GESTIÓN DOCUMENTAL II

TALLER 3

YASMID PINEDA VELOSA

GRUPO G4

TUTOR

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

BOGOTÁ COLOMBIA

2014

Introducción

1. Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos

se deben de tener en cuenta para su implementación.

2.Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del proceso

de implantación del Sistema de Gestión de Archivos.

3.Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión

Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

CONTENIDO

4.Elabore una tabla con las características de los sistemas de Gestión

Documental y explique en que consiste cada una de ellas.(Decreto 2609

Cap. III Art. 1

5,Visite una entidad que tenga implementado un Sistema

de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho

sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto

hasta la fase final de implantación del mismo.

Allí mismo indague las 3 preguntas siguientes:

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en

ambientes electrónicos?

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del

sistema de Gestión de documentos?

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el

sistema?

Conclusiones

Webgrafia

INTRODUCCION

El desarrollo de nuevas tecnologías aplicadas para SGD

facilitan el acceso a todos los documentos e información de la

empresa, un sistema implementado permite controlar y

centralizar los documentos para su búsqueda y recuperación

rápida y eficientemente. una ventaja importante es gestionar y

hacer mas flexible la administración de los documentos.

La Gestión Documental es un proceso que desencadena dinámicas vitales para el

desempeño de las compañías. Del manejo adecuado de la información dependen

muchos de los efectos positivos de los procesos que desencadena el desarrollo de su

actividad. Además de la agilización en la búsqueda y localización de documentos clave en

la toma de decisiones y en la satisfacción de los clientes, la Gestión Documental permite

alcanzar niveles máximos de operatividad al reemplazar métodos manuales por

electrónicos, lo que a su vez tiene como consecuencia ahorros notables al reducirse el

uso de papelería y el espacio físico para almacenarla. Valor implícito: una administración

amable con el medioambiente

EL DIAGNOSTICO:

Sirve como garantía en el adecuado desarrollo de políticas de gestióndocumental en las entidades, su análisis es el resultado de la investigación,recolección e interpretación de la información recolectada en la TRD y TVD.

• En el diagnostico se determina el diseño y el desarrollo de plan de acciónpara identificar los problemas, oportunidades, fortalezas.

• Definir la requisición de la información, mantenimiento y evaluación.

REQUISITOS

Requisito Técnico: son las herramientas creadas para darle trámite a losprocedimientos de la gestión, por ejemplo:

• Los manuales de procesos, procedimientos y funciones.

• Formatos.

• Tablas de retención y valoración documental.

• Adquisición normatividad en general.

• Permanencia del archivo en sus tres fases del ciclo vital y de unidad de

correspondencia.

• Normalización de los 8 procesos del PGD.

• Planteamientos de estrategias que evidencien los procedimientos.

REQUISITOS

Requisitos administrativos: Es la integración del PGD con todas lasfunciones administrativas de la entidad, bajo los siguientes criterios:

• La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programaestratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.

• Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad(centralizado, o descentralizado).

• Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad.

• El archivo debe contar con el talento humano para realizar dicha labor.

• Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimasrecomendaciones del Archivo General de la Nació

REQUISITOS

Administrativo: Incorporar en la entidad lo establecido en los decretos:

• 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura Artículo 4. “Coordinación de la Gestión Documental” .

• 2578 de 2012 del Ministerio de Cultura Art 15. “Conformación del Comité Interno de Archivo”, con el fin de con el fin de empoderar a la Secretaría General o a quien haga a Sus veces, como responsable de la gestión documental de la entidad.

REQUISITOS

FASES DENTRO DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION DEL SGA

DEFINICION DE

PROYECTO

• Es el estudio detallado del documento Análisis Funcional donde queda especificado

los requerimientos que debe cumplir en PGA de la organización.

• Se selecciona la herramienta que cumplirá las expectativas de la organización

DISEÑO DE LA

HERRAMIENTEA

• Continuar paso a paso los parámetros establecidos en el documento de Análisis

Funcional

IMPLEMENTACIÓN

• Análisis de la herramienta, se realizan pruebas para verificar si cumple las

funcionalidades indicadas en el documento Análisis Funcional

FASES DENTRO DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION DEL SGA

FORMACIÓN DE

USUARIOS

• Capacitación, seguimiento y retroalimentación a los usuarios con el fin de comprobar

las funcionalidades de la herramienta según lo indicado en el documento Análisis

Funcional

EXPLOTACIÓN

DEL SISTEMA

• Fase de implementación de la herramienta en toda la organización

ACCESO WEB

• Fase final donde se comprueba que el sistema funciona apropiadamente se divulga

en la WEb y se realiza el acceso a los usuarios.

Organizar los documentos físicos y electrónicos incluyendo sus metadatos a través SGD

Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en TRD y TVD

Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo a los tiempos establecidos en las TRD o TVD

Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información conexa (metadatos)n a lo largo del ciclo de vida del documento

Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones documentales, en series y subseries

Permitir, facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la entidad cuando sean requeridos

Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en serie y subserie, a largo plazo independiente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación

Generalidades SGD. (Decreto 2609 de 2012).

CONFORMIDAD

Los SI y SGDE, deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades

INTEROPERABILIDADlos SGD deben tener la habilidad de intercambiar SI, a lo lago del tiempo, basado en el principio de: *Neutralidad tecnológica.*uso de formatos abiertos *Estándares nacionales o internacionales.

SEGURIDAD

SGD deben mantener la información administrativa en un entornos aseguro

METADESCRIPCIÓN

La estructura de los metadatos normalizados sean manuales o

automatizados contengan los mismos sistemas y aplicativos

ADICIÓN DE CONTENIDOS Agregar nuevo contenido

a los documentos, en forma de metadatos, sin que se altere*La autenticidad.*Valor evidencial*Intedrigad de los documentos

Características de los SGD. (Decreto 2609 Cap. III Art. 1)

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO

Creación y captura de documentos en el sistema debe ser para los usuarios:*De faciil y sencilla de manejar

Características de los SGD. (Decreto 2609 Cap. III Art. 1)

GESTION DISTRIBUIDA

Los SGD deben tener la

capacidad de importar y

exportar masivamente los

documentos

Series,

Subseries

Expedientes

Metadatos

hacia otros SGD

DISPONIBILIDAD Y ACCESO

Un SGDE, debe asegurar que los

documentos electrónicos

conserven :

*Autenticidad

*Integridad

*Inalterabilidad

*Accesibilidad

*Interpretación

*Comprensión

*Capacidad de ser procesados

*Reutilizados

NEUTRALIDAD TECNOLOGICA

Garantizar la libre adopción de

tecnologías. Teniendo en

cuenta:

*Recomendaciones

*Conceptos

*Normativas

Para fomentar servicio,

contenido y aplicaciones

eficaces

Bajo una libre y leal

competencia

VISITA ENTIDAD

ENTIDAD:FUNDACION EDUCATIVA DE INGLATERRAAtendida por:Sebastián León LondoñoAuxiliar de archivo y correspondenciaSistema de Gestión Documental: Novasoft Enterprise bajo el formato ISAD(G).

*Aspectos importantes de su proyección:

La fundación crea la necesidad de implementar un programa de gestión documental, puesto

que los parámetros de gestión documental no estaban estipulados, a causa de ello cada

funcionario diseñaba su método personal para archivar.

Los tiempos de respuesta a solicitudes realizadas por el personal tanto interno (estudiantes)

como externo (Secretaria de educación) eran ineficientes puesto que el proceso de

búsqueda de documentos era complejo.

Se estima que 10 años equivalente en tiempo a la memoria institucional se ha perdido debido

al mal manejo de la documentación.

VISITA ENTIDAD

La falta de estrategias y procesos normalizados en materia de gestión documental le ha

generado dificultades de índole administrativo y académico la Fundación , por cuanto al

deficiente manejo de la documentación institucional y el desconocimiento de la importancia

de la misma. Para lo anterior se requirió de un SGD que se adapto al plan estratégico

institucional y los planes de mejora continua en la Fundación.

VISITA ENTIDAD

1. ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en el ambiente electrónico?En la actualidad la Fundación lleva la segunda y tercera etapa dentro del proyecto deimplementación del sistema de gestión documental. En la primera etapa se llevó a cabo unlevantamiento de información, con el objetivo de identificar claramente los fondos y lasunidades documentales que conforman toda la estructura de información de la compañía.Una vez identificado esto, se llevó a cabo un proceso de inspección, investigación, análisis ydefinición de las unidades documentales que conforman toda la estructura organizacional.Como producto de ello se desarrollaron las TRD – Tablas de retención documental.Actualmente se lleva a cabo un proceso de implementación inicial de las TRD con el objetivode identificar aquellos fondos documentales que ya han superado su valor administrativo,legal, fiscal y contable. Es importante hacer esta aclaración previa, con el ánimo de identificarque actualmente la Fundación se encuentra en el camino de implementar un Software degestión documental que facilite la virtualización de todas las unidades documentales. Seespera que ésta fase sea iniciada una vez los procesos de aplicación de las TRD seanfinalizados. Actualmente se están estableciendo políticas y lineamientos que permitangenerar una estandarización dentro del proceso de producción de documentos. Las TRD unclaro lineamiento para identificar el ciclo de vida de cada documento, los estándarespreliminares que refieren la conservación de los archivos físicos, han permitido identificaraquellas unidades que por su alto nivel de impacto en la organización requieren de unaconservación digital que asegure la conservación y veracidad de los documentos.

VISITA ENTIDAD

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de gestiónde documentos?Actualmente se están evaluando diferente software de gestión documental, entre ellos seencuentran Docuware y OpenSource. Dentro de los criterios previos que se han estimadopara evaluar la selección del sistema de gestión documentos son:

Capadidad de Integración: Es uno de los criterios más importantes dentro de éste proceso,puesto que dentro de la estructura organizacional de la Fundación se evidencia la utilizaciónde sistemas de gestión administrativa – Novasoft- y de gestión académica – ManageBac. Espor ello que el SGD que se evalúe debe cumplir con unos requisitos importantes queaseguren la integralidad entre sistemas.

Estándares de Seguridad de la InformaciónArquitectura de la plataformaSistema de almacenamientoFirma digitalCapacidad de soporte técnico y servicio postventa

VISITA ENTIDAD

3. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?

En este momento la integridad de la información está siendo plasmada en la política degestión documental, la cual se encuentra en estos momentos en construcción. Se evidencia lanecesidad de construir una cadena de producción, comunicación, evaluación y conservaciónde la información. El objetivo estratégico se centra en la generación de estándares quepermitan salvaguardar la información independiente del sistema que se utilice. Actualmentese tienen identificados los productores de información, y se ha venido trabajando con ellosde forma focal, para que de forma conjunta se logren establecer criterios de creación ymanejo de la información.De la mano del departamento de Tecnología se identificarán los requerimientos técnicos delSistema, con el objetivo de asegurar que éste tenga un alto nivel de integración con losdemás sistemas de la organización. El objetivo es construir un sistema Holístico deinformación y de gestión documental. Hasta ahora estamos iniciando y en parte eso es lo quenos emociona en el área de Gestión documental de la Fundación.

VISITA ENTIDAD

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en el ambiente electrónico?En la actualidad la Fundación lleva la segunda y tercera etapa dentro del proyecto deimplementación del sistema de gestión documental. En la primera etapa se llevó a cabo unlevantamiento de información, con el objetivo de identificar claramente los fondos y lasunidades documentales que conforman toda la estructura de información de la compañía.Una vez identificado esto, se llevó a cabo un proceso de inspección, investigación, análisis ydefinición de las unidades documentales que conforman toda la estructura organizacional.Como producto de ello se desarrollaron las TRD – Tablas de retención documental.Actualmente se lleva a cabo un proceso de implementación inicial de las TRD con el objetivode identificar aquellos fondos documentales que ya han superado su valor administrativo,legal, fiscal y contable. Es importante hacer esta aclaración previa, con el ánimo de identificarque actualmente la Fundación se encuentra en el camino de implementar un Software degestión documental que facilite la virtualización de todas las unidades documentales. Seespera que ésta fase sea iniciada una vez los procesos de aplicación de las TRD seanfinalizados. Actualmente se están estableciendo políticas y lineamientos que permitangenerar una estandarización dentro del proceso de producción de documentos. Las TRD unclaro lineamiento para identificar el ciclo de vida de cada documento, los estándarespreliminares que refieren la conservación de los archivos físicos, han permitido identificaraquellas unidades que por su alto nivel de impacto en la organización requieren de unaconservación digital que asegure la conservación y veracidad de los documentos.

Conclusión

La Fundación Educativa de Inglaterra, a implementado un programa de Gestión

Documental, con miras a lograr mejores procesos y actividades en el manejo de la

información, con el fin de apoyar una toma de decisiones eficaz y lograr avanzar en el

camino hacia la excelencia.

Webgrafia

Decreto 2609 de 2012 Consulta de norma Disponible en: www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958

Importancia del programa de gestión documental. (2012). Disponible en: http://importanciadelpdg.blogspot.com/

Contreras Aguilar, A. Palacio Farfán, E. Aguilar Corchuelo, E.K. Sarmiento Poveda, N. (2012), Informe administrativo extenso, Disponible en:

https://docs.google.com/document/d/1yiPEXujyWasm32Ov4Xsnqcg71l6MVxq-oC4sG4bF1_k/edit