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XIX CONGRESO INTERNACIONAL DE INVESTIGACIÓN EN CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. GESTIÓN DE LAS

ORGANIZACIONES RUMBO AL 3er MILENIO

Institución de procedencia:

UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Título de la ponencia:

Sistema de apoyo para la gestión interna de los bienes muebles patrimoniales de una institución de educación superior. Una propuesta de mejora

Capítulo: Administración de la Educación

Autores:

LA Pastor Gerardo José Medina Reyes. Correo electrónico:

[email protected] Teléfono: (228) 1-08-35-41

Dra. Teresa García López. Correo electrónico:


MIEFC Gustavo Lorenzo García López. Correo electrónico:


Lugar y fecha:

Durango, Durango del 21 al 24 de abril de 2015

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

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Sistema de apoyo para la gestión interna de los bienes muebles patrimoniales de una institución de educación superior. Una

propuesta de mejora

Resumen En este trabajo se describe un estudio realizado para la mejora en el ámbito de la gestión de los bienes muebles que forman parte del patrimonio de una Institución de Educación Superior, particularmente dentro de un Departamento de Comunicación cuyo fin es la difusión audiovisual de las actividades y de los conocimientos desarrollados dentro de la misma. Metodológicamente, se llevó a cabo una revisión documental –desde la perspectiva jurídica– con el interés de conceptualizar al bien mueble patrimonial como un activo físico que posee derechos de propiedad, duración y funcionalidad –independientemente de su valor económico– mayores a un año, representando una inversión con respecto a la producción y/o a la prestación de servicios, dentro y fuera de las instalaciones propias a una organización pública. Posteriormente, se revisó la normatividad aplicable y los procesos institucionales que implican su gestión patrimonial. Finalmente, se efectuó un análisis del sistema actual que es utilizado para el control interno para dichos bienes, identificando los problemas existentes, determinando los requerimientos de información necesarios para llevar a cabo su gestión y fijando objetivos de trabajo orientados al diseñó de una propuesta de mejora que integrara los datos y estructurara los procesos inherentes a su manejo a través del desarrollo de los módulos e interfaces digitales soportados por un software para la creación y el manejo de bases de datos.

Palabras clave: bien mueble patrimonial, mejora, sistema de información

3

Introducción

En este trabajo se abordan los aspectos metodológicos relacionados con una

propuesta de mejora para la gestión actual de los bienes muebles adscritos al

Departamento de Medios Audiovisuales (DMA) de la Universidad Veracruzana

(UV). El interés de los autores radica en describir las diferentes fases por las

cuales transita un proyecto de mejora para los sistemas de información que se

desarrollan en las organizaciones públicas. Inicialmente, para la comprensión de la

temática, se puntualizaron dos elementos teóricos que componen al estudio: los

bienes muebles y los sistemas de información. Después, se describen las etapas

relativas al análisis situacional y a la revisión de los requerimientos del sistema.

Finalmente, se cierra dicho estudio con la presentación de las características más

relevantes llevadas a cabo en la fase del diseño para el sistema de información

propuesto.

El bien mueble patrimonial

Originalmente, el término ‘patrimonio’ proviene de las raíces latinas pater, padre, y

monium, carga, lo cual remite a la hacienda o propiedad que alguien ha heredado

de sus ascendientes; es decir, representa el conjunto de bienes activos y pasivos

que integran el valor económico de las propiedades con que cuenta una persona

(Muñoz, 2010, pág. 2).

Apelando a lo previo, los bienes económicos tangibles –tales como el

mobiliario, equipo, transporte, terrenos, edificios, entre otros– pueden ser

denominados jurídicamente como bienes patrimoniales. De manera general, el

Código Civil Federal (2013) faculta al Estado para reservarse algunos bienes que

sirvan de soporte para la realización de las funciones públicas, particularmente

aquellos que pudieran ser inalienables1 e imprescriptibles2, o poseer propiedades

muebles e inmuebles durante el tiempo que fueran destinados a efectuar un

servicio público.

1 Es decir, no se pueden donar, vender, transmitir o cualquiera similar a la enajenación.

2 Dicho en otras palabras, que no se extingue el derecho de posesión patrimonial.

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Los bienes inmuebles se remiten a aquellos que no pueden trasladarse de

un sitio a otro sin destruir su forma o su esencia, por lo que prestan su utilidad en

el mismo lugar donde se encuentran ubicados. Su noción se liga invariablemente a

la fijeza y evoca una cosa que no puede ser desplazada sin alterar su constitución

(Muñoz, 2010, pág. 61). Para la UV, los bienes inmuebles patrimoniales indicados

en el Artículo 4 de su Reglamento para el Control Patrimonial son:

… los terrenos, predios, solares, fincas, jardines, edificios, casas, obras de infraestructura, construcciones y todo aquello que esté unido a un inmueble en forma fija, de tal manera que no pueda separarse sin deterioro del mismo o del objeto a él adherido, así como aquellos que lo son por su naturaleza y por determinación de la Ley

Al referirse a los bienes muebles se deben contemplar los activos que

pueden ser transportados sin deteriorar su forma o naturaleza para prestar su

utilidad en cualquier lugar o sitio donde se encuentren. Es decir, corresponde a

una cosa cuyo movimiento es posible sin ningún riesgo para su composición

(Muñoz, 2010, pág. 61). Nuevamente, tomando como fundamento el artículo

previamente citado, son bienes muebles patrimoniales de la UV:

… los cuerpos que pueden trasladarse de un lugar a otro y se muevan por sí mismos, o por efecto de una fuerza exterior… entre otros, las patentes, marcas y derechos

3 de

autor; la producción artística, literaria, científica y tecnológica; los productos químicos, biológicos y agropecuarios; los activos biológicos; los vehículos automotores, así como las donaciones de derechos y donaciones en especie

Así, un bien mueble patrimonial se define –para los propósitos del estudio–

como un activo físico que posee derechos de propiedad mayores a un año. Al

margen de su ponderación económica, representa una inversión con respecto a la

producción y/o a la prestación de servicios públicos dentro y fuera de las

instalaciones, mismas que fungirán la mayor parte del tiempo como los

contenedores dónde serán localizados dichos activos.

Una vez obtenida la definición de bien mueble, se continúa con el

establecimiento de las premisas relativas a los sistemas de información

administrativos.

3 Los bienes intangibles revisados en este estudio –como facturas, marcas, patentes, producción intelectual, etcétera–

únicamente serán considerados como bienes muebles al momento de materializarse ya sea en un documento, en una obra artística, en un medio óptico, u otros de carácter corpóreo.

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Los sistemas de información administrativos

Desde un enfoque administrativo, un sistema de información se define como un

“… conjunto de elementos interrelacionados que recolectan, recuperan, procesan,

almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el

control en una organización” (Laudon & Laudon, 2008, pág. 14). Dicho de otra

manera, éstos brindan soporte a las actividades de gestión mediante la interacción

de cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida

de la información (Cohen & Asín, 2005).

Para su formalización en el ámbito público, diversos autores recomiendan –

ver Tabla 1– el uso de una metodología descendente o en cascada denominada

Ciclo de Vida, misma que reside su importancia en establecer las distintas etapas

que conducen el desarrollo de un sistema de información administrativo.

Tabla 1 Diferentes etapas propuestas para el ciclo de vida de los sistemas

A. Ziya Aktas James A. Senn Keneth E. Kendall Cohen & Asín

1) Planeación 1) Investigación

preliminar

1) Identificación de problemas, oportunidades y objetivos

2) Determinación de requerimientos de información

1) Factibilidad

2) Análisis 2) Determinación de

requerimientos del sistema

3) Análisis de las necesidades del sistema

2) Análisis

3) Diseño

3) Diseño del sistema 4) Desarrollo del

software 5) Prueba de los

sistemas

4) Diseño del sistema recomendado

5) Desarrollo y documentación del software

3) Diseño 4) Programación

4) Implantación 6) Implantación y

evaluación 6) Prueba y mantenimiento

del sistema 5) Pruebas

5) Mantenimiento

7) Implantación y evaluación del sistema

6) Implantación 7) Operación

Fuente: Elaborado a partir de la revisión de García (2013).

Partiendo de lo anterior, a continuación se describen brevemente cada una

de las etapas que lo componen de acuerdo con Aktas (1987):

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1. Planeación. Consiste en investigar y reconocer la situación actual, pasando

por la identificación de los planteamientos iniciales, los problemas y las

restricciones existentes en la organización hasta llegar a la determinación

de la factibilidad operativa, técnica y económica para el desarrollo del

sistema de información (Oz, 2008).

2. Análisis. Radica en descomponer las necesidades de información de

acuerdo con las actividades y procesos necesarios que realizan los

usuarios a fin de traducirlas e incorporar su solución dentro de un sistema.

Para llevarlo a cabo, se debe considerar la estimación del tiempo y los

recursos que serán empleados durante el desarrollo (Cohen & Asín, 2005).

3. Diseño. Esquematiza “… el formato físico de los datos que el sistema va a

manejar y almacenar, la arquitectura del software, cómo van a estar

conectados los diferentes programas y módulos, los procedimientos y las

interfaces del sistema con los usuarios o con otros sistemas” (Sánchez,

Chalmeta, Coltell, Monfort, & Campos, 2003, pág. 56).

4. Implantación. Consiste en “… probar todos los módulos de forma conjunta,

su interconexión y la completitud de un sistema” (Sánchez et al., 2003, pág.

56).

5. Mantenimiento. Una vez puesto en marcha el sistema, se busca la mejora

de sus procesos a través de la depuración y actualización de sus elementos

a fin de hacer frente a los cambios presentados en sus procesos, entorno

legal, nuevos estándares técnicos, entre otros (Gómez & Suárez, 2010).

Con el objeto de desarrollar un sistema orientado a la mejora de los

procesos internos relativos a la gestión de los bienes muebles, fueron retomadas

las tres primeras fases del modelo previamente descrito. Sin embargo, antes de

ejecutar dichas fases, se hace indispensable revisar los elementos contextuales

que fundamentan la existencia del DMA dentro de la UV.

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El contexto del estudio

Desde su creación, el DMA de la UV ha representado un soporte para la

comunidad universitaria en materia audiovisual, considerando –a partir de la

producción original hasta el registro en video– la cobertura y/o transmisión de los

eventos institucionales más relevantes, tales como: los Consejos Generales

Universitarios, la actividad Rectoral, los Congresos Regionales, Coloquios,

Conferencias magistrales, etcétera.

Por ello, cada año el DMA debe alcanzar el siguiente objetivo general:

Brindar a la comunidad universitaria servicios audiovisuales y de televisión en materia de información, soporte, consultoría y creación de productos originales orientados a la difusión y promoción de las funciones sustantivas de la Universidad Veracruzana” (Universidad Veracruzana, 2014-6).

Derivado de lo anterior, se cuenta con los siguientes objetivos específicos:

a) Ofrecer una señal de televisión institucional en streaming mediante el portal web de la Universidad Veracruzana.

b) Promover la producción del Departamento de Medios Audiovisuales (TeleUV) en medios de comunicación institucionales.

c) Brindar apoyo en materia de soporte y consultoría audiovisual a entidades universitarias que así lo requieran.

d) Realizar producciones de televisión y video originales de metraje variado. e) Digitalizar el acervo videográfico del departamento de medios audiovisuales. f) Contar con elementos de apoyo que permitan atender casos de riesgo en la

coordinación de acciones para resguardar la integridad física de la comunidad universitaria (Universidad Veracruzana, 2014-6).

Para dar cabal cumplimiento a dichos objetivos, el DMA se compone

primordialmente de una estructura operativa –ver Figura 1–encabezada por la

Jefatura, la cual funge como máxima autoridad. En un segundo nivel se encuentra

el área de Recursos Técnicos, que incluye a los Programadores, Camarógrafos,

Director de cámara y Operador de switcher; al mismo nivel, se tiene el área de

Producción, integrada por Productores, Editores y Pos-productores, así como un

área de Videoteca, integrada por un Encargado y los Operadores responsables de

la conversión y digitalización de los contenidos audiovisuales generados tanto por

la producción original, como por los diversos apoyos brindados a la comunidad

universitaria en el ámbito audiovisual.

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Departamento de

Medios

Audiovisuales

Producción

Videoteca

Recursos Técnicos

Administración

Figura 1. Organigrama del Departamento de Medios Audiovisuales

Nota Fuente: Elaboración propia.

Mención aparte merece el área reservada para la Administración, la cual se

constituye por un Encargado de la Administración, quien tiene a su cargo distintos

tipos personal, entre los cuales se encuentran los Auxiliares de oficina, Vigilantes,

Conductores de equipo terrestre e Intendentes. En su conjunto, esta área es

fundamental para la gestión pertinente de los recursos asignados al DMA.

Debido principalmente a la complejidad de la gestión administrativa del

DMA, surgió la propuesta de mejora para el control actual de los bienes muebles

adscritos al Departamento, mediante el desarrollo de un sistema de apoyo que

almacene otros datos internos de gran relevancia de dichos muebles, con el

propósito de generar reportes distintos y complementarios a los que actualmente

tienen acceso los usuarios del área administrativa y que serán compatibles con los

datos previamente capturados a través del denominado Sistema Integral de

Información Universitaria (SIIU).

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Planeación del proyecto

Desde la experiencia del encargado de administración, la presente propuesta se

valió de la técnica de observación con el fin de determinar la situación actual

dentro de dicho departamento en el rubro de sus bienes muebles. Lo más

destacado fue:

Supervisión inexistente para la asignación de la ubicación, custodia y

responsabilidad de los bienes muebles.

Conflictos en los objetivos laborales provocados por la centralización de

activos físicos en ciertos puestos y/o áreas.

Programa Operativo Anual (POA) del DMA erróneamente presupuestado y

no acorde a las necesidades de adquisición y mantenimiento de los bienes

muebles.

Desconocimiento de la potencialidad de funciones y características

aprovechables en los activos físicos.

Confusión en el tratamiento que se le da a los bienes muebles (ej.:

adquirido, reemplazado, complementario o sustituto).

Inconsistencias entre los datos almacenados en el módulo de activo fijo del

SIIU y los obtenidos por la administración del DMA en las verificaciones

físicas.

Levantamientos físicos anuales con bienes muebles pendientes de

localizar, extraviados, no adscritos a la dependencia e incluso no

identificados.

Escenarios no anticipados, tales como salidas, robos, extravíos, gastos por

mantenimiento correctivo, bienes rastreados en otras dependencias,

etcétera.

Posibles observaciones por solventar emitidas por los diversos órganos de

fiscalización, fundamentadas en la legislación vigente.

Una vez vislumbrada esta problemática, se obtuvo la autorización y el

apoyo financiero –por parte de la Jefatura y la Administración, respectivamente–

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para que el equipo de trabajo pudiera tener acceso a toda clase de documentos

administrativos referente a los bienes muebles del DMA, tales como archivos,

resguardos, circulares, oficios, formatos, etc. Al mismo tiempo, se realizó un

análisis relativo a los requerimientos de información que soportaran los procesos

para la gestión de los bienes muebles patrimoniales adscritos al DMA de la UV.

Análisis de las necesidades de información

De acuerdo con el Artículo 223 del Estatuto General de la Universidad

Veracruzana (2014-1), la Dirección de Control Patrimonial (DCP) es “… la

dependencia responsable de formular y proponer políticas y procedimientos en

materia de bienes muebles, mobiliario y equipo, así como dirigir, coordinar y

evaluar el control integral de los bienes muebles, inmuebles y derechos

patrimoniales…” (pág. 82-83). Además, en el Artículo 6 del Reglamento para el

Control Patrimonial (Universidad Veracruzana, 2013) se dice que la misma

“…establecerá las políticas y lineamientos de aplicación general, para el registro,

afectación, disposición final, baja y enajenación por venta o donación de los

bienes muebles e inmuebles patrimonio de la Universidad Veracruzana”.

A continuación, se describe cada uno de los procesos básicos requeridos

por la DCP para la gestión de los bienes muebles dentro de cada dependencia

que forma parte de la UV:

Adhesión de etiquetas de código de barras y envío de resguardos. Tiene

como objetivo, relacionar las propiedades físicas de un bien mueble adquirido

por la UV con respecto a la información de su custodia y localización vigente.

Esto se oficializa fijándole una etiqueta permanente al bien y emitiendo,

sellando, y enviando a la DCP un resguardo –firmado por sus responsables y

por su usuario– donde se señala su ubicación actual (Universidad Veracruzana,

2014-2).

Solicitud de registro de bienes muebles. Consiste en requerir autorización a

la DCP, para reconocer como parte del patrimonio de la UV, el mobiliario y

equipo cedido en donación, los activos biológicos y las obras artísticas. De

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acuerdo a la valuación de sus características físicas, se determina el valor de

mercado de cada uno y son registrados como activos fijos para llevar a cabo su

custodia y control pormenorizado dentro de las dependencias que conforman a

la institución (Universidad Veracruzana, 2014-2).

Levantamiento físico del inventario. Verifica la existencia y el estado físico de

los bienes muebles con el propósito de conciliarlos con aquellos que han sido

registrados y adscritos a las dependencias (Universidad Veracruzana, 2014-3).

Cada año, este proceso se modifica y normaliza en función de las necesidades

de información que se presentan para la institución.

Transferencias. Proceso que surge cuando existe consentimiento y

autorización de traspasar los bienes muebles asignados y resguardados de una

entidad académica o dependencia a otra (Universidad Veracruzana, 2014-4).

Permite obtener un inventario de bienes actualizado, lo cual genera información

confiable, oportuna y veraz del patrimonio con que cuenta la UV.

Baja de bienes. Dictamen efectuado por la DCP para retirar aquellos bienes

muebles inservibles y obsoletos, a solicitud expresa de las dependencias de la

UV, con la intención de evitar su hacinamiento y promover la optimización de

los espacios físicos dentro de las instalaciones universitarias. Toda vez que han

sido desincorporados del patrimonio de la institución, dichos activos fijos

pueden ser legalmente enajenados mediante un proceso de venta denominado

subasta pública, o en su defecto donados a otras instituciones públicas y/o de

asistencia social (Universidad Veracruzana, 2014-5).

Sin embargo, además de la DCP y sus procesos genéricos, no se debe

dejar de lado la presencia de dos organismos más –ver Figura 2– que cuentan con

atribuciones para solicitar información complementaria de los bienes muebles

incorporados al patrimonio de las dependencias que integran a la UV; primero, la

Contraloría General (CG), órgano que opera directamente para la Junta de

Gobierno de la Universidad Veracruzana, y segundo, la Oficina del Abogado

General (OAG), la cual depende directamente de la Rectoría de la UV.

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Tanto la CG como la OAG, tienen facultades para solicitar a las

dependencias universitarias información acerca de los bienes muebles cuyo costo

o valor unitario sea menor a los treinta y cinco días de salario mínimo vigente en el

Estado de Veracruz, para su registro contable y afectación en el POA. Esta

información requiere llevar a cabo el levantamiento manual del inventario de

manera periódica (ver Figura 2) debido a que el tratamiento para este tipo de

bienes muebles es diferente al de los procesos genéricos llevados a cabo a través

del SIIU.

Dirección de

Control

Patrimonial UV

Cuantificación y

localización

Contraloría

General y Oficina

del Abogado

General

Registro contable

y afectación en el

POA

Inventario manual

Bienes muebles cuyo costo o valor unitario sea igual o mayor a los treinta y

cinco días de salario mínimo vigente en el Estado de Veracruz

Bienes muebles cuyo costo o valor unitario sea igual o mayor a los treinta y

cinco días de salario mínimo vigente en el Estado de Veracruz

SIIU

Bienes muebles cuyo costo o valor unitario sea menor a los treinta y cinco

días de salario mínimo vigente en el Estado de Veracruz

Bienes muebles cuyo costo o valor unitario sea menor a los treinta y cinco

días de salario mínimo vigente en el Estado de Veracruz

Figura 2. Diferencias en el manejo de los bienes muebles patrimoniales de la UV


Con el propósito de identificar las necesidades de datos e información para

cada tratamiento, a continuación se presenta un análisis que identifica desde los

Proveedores, las Entradas, el Proceso, la Salida y hasta los Usuarios (PEPSU)

que están relacionados con la gestión de los bienes patrimoniales.

Por un lado, los bienes muebles que solicita revisar la SAF son aquellos

que han sido registrados en el SIIU con un costo o valor unitario igual o mayor a

los treinta y cinco días de salario mínimo vigente en el Distrito Federal, según el

artículo 8 del Reglamento para el Control Patrimonial (Universidad Veracruzana,

2013-1). Aquí, se puede observar la interacción específica –ver Tabla 2– que tiene

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el DMA de la UV con algunos de los procesos genéricos establecidos por la DCP,

mismos que ya fueron puntualizados previamente.

Tabla 2 PEPSU de bienes muebles de costo igual o mayor a treinta y cinco salarios mínimos

Proveedor Entrada Proceso Salida Usuario

Dirección de Recursos Materiales UV

Dirección de Control Patrimonial UV

Orden de compra

Orden pago

Comprobante fiscal

Acta de donación

Registro de bienes muebles patrimoniales, iguales o superiores a los 35 salarios mínimos

Resguardo de mobiliario y equipo

Departamento de Medios Audiovisuales UV


Etiqueta permanente de cada bien mueble con costo igual o mayor a los 35 salarios mínimos

Conciliación del inventario de bienes muebles existentes y adscritos, iguales o superiores a los 35 salarios mínimos

Resultado del levantamiento físico de inventario de bienes muebles




Transferencia de bienes muebles, iguales o superiores a los 35 salarios mínimos

Reporte de solicitud de movimientos de activo fijo


Dependencia de la UV que recibe el bien mueble



Baja de bienes muebles, iguales o superiores a los 35 salarios mínimos

Reporte de solicitud de movimientos de activo fijo


Almacén de Bajas de la DCP de la UV


Por otro lado, los activos que solicita revisar la Contraloría General y la

OAG son aquellos cuyo costo o valor unitario está por debajo de la cuota

señalada. Para su control, el DMA –ver Tabla 3– obtiene las entradas y salidas de

sus procesos internos a través del levantamiento físico manual de aquellos bienes

muebles que han sido registrados contablemente, los cuales son adquiridos

mediante una orden de pago que afecta a las asignaciones presupuestadas dentro

de su POA Anual (Universidad Veracruzana, 2014-6).

Tabla 3 PEPSU de bienes muebles de costo menor a treinta y cinco salarios mínimos


Dirección de Recursos Materiales UV

Departamento

Cotización autorizada

Orden de pago

Comprobante

Registro de bienes muebles patrimoniales, menores a los 35 salarios mínimos

Relación de control interno para bienes muebles


Contraloría

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de Medios Audiovisuales UV

fiscal Resguardo de control interno para bienes muebles

General UV

Oficina del Abogado General UV


Etiqueta de control interno para cada bien mueble con costo menor a los 35 salarios mínimos

Conciliación del inventario de bienes muebles existentes y adscritos, menores a los 35 salarios mínimos

Resultado manual del levantamiento físico de inventario de bienes muebles, menores a los 35 salarios mínimos


Contraloría General UV

Oficina del Abogado General UV



Transferencia de bienes muebles, menores a los 35 salarios mínimos

Reporte manual de solicitud de movimientos de bienes muebles, menores a los 35 salarios mínimos

Dependencia de la UV que recibe el bien mueble



Baja de bienes muebles, menores a los 35 salarios mínimos

Reporte manual de solicitud de movimientos de bienes muebles, menores a los 35 salarios mínimos


Almacén de Bajas de la DCP de la UV


A modo de cierre para el presente análisis, ambas formas de conceptualizar

las disposiciones en materia de legislación patrimonial por parte de las autoridades

han impedido dar cabal cumplimiento a los procesos establecidos para la gestión

de los bienes muebles de la UV, lo cual ha motivado a la Administración y a la

Jefatura del DMA a proponer un sistema de apoyo interno que facilite el manejo de

los datos y genere información complementaria y distinta a la que ofrece el SIIU en

cuanto a los bienes muebles que forman parte del patrimonio universitario.

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Diseño del sistema de soporte a la gestión de bienes muebles

Identificados los problemas existentes en la gestión de los bienes muebles,

determinada la factibilidad de realización del proyecto y concluido el análisis de los

procesos existentes, se procedió a concretar la propuesta de mejora mediante el

diseño de un sistema información que diera soporte a los procesos que componen

la gestión de los bienes muebles adscritos al patrimonio del DMA.

Objetivo general

Proponer un sistema de información que mejore y facilite los procesos relativos a

la gestión de los bienes muebles que conforman el patrimonio del DMA de la UV.

Objetivos particulares

Almacenar datos e información adicional a la que proporciona el módulo de

activo fijo del SIIU con respecto al registro y control de los bienes muebles.

Incluir datos e información de otros bienes muebles, compatibles con los

campos contenidos en el módulo de activo fijo del SIIU.

Simplificar el proceso de los levantamientos físicos del inventario de bienes

muebles patrimoniales.

Emitir los reportes necesarios, distintos y complementarios a los que ofrece

el módulo de activo fijo del SIIU para el manejo de los bienes muebles.

Estructura modular propuesta

Dispuestos los objetivos de trabajo, se inicia la documentación del diseño a partir

de la definición de cada uno de los catálogos que conformarán al Sistema de

Gestión de Bienes Muebles (GBM v.1.0), mismos que facilitarán el acceso y el

control de la información complementaria de los bienes muebles patrimoniales del

DMA de la UV por medio de un manejador de base de datos denominado

Microsoft Access v.2013.

Particularmente, el uso de esta herramienta permite generar el código y

modelar las estructuras de programación que dan respuesta a los problemas

detectados en el análisis de las necesidades de información a través del Lenguaje

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de Consulta Estructurado (SQL), con lo cual se puede atribuir a algunos campos la

propiedad de clave principal tanto para salvaguardar la integridad referencial y

evitar duplicidad en la información, así como para vincular diversas características

a cada bien mueble adscrito al DMA que sea consultado o agregado.

Así, en principio, se propone un catálogo general para el registro de bienes

muebles que sea compatible –ver Tabla 4– con los campos de datos contenidos

en el módulo de activo fijo del SIIU, obteniendo la información a partir de las

necesidades para la gestión tanto de los bienes que han sido incorporados

históricamente por la DCP, como aquellos adquiridos contablemente por el DMA.

La clave principal será el campo asociado a la etiqueta permanente (etiq_perm), el

cual podrá incluir aquellas etiquetas emitidas tanto por la DCP como por los

encargados del control interno de los bienes muebles del DMA de la UV.

Tabla 4 Catálogo general del sistema GBM v.1.0 procedentes del SIIU

Campo Tipo Formato Descripción

fecha_adq fecha/hora dd/mm/aaaa Fecha en que se adquirió el bien.

fecha_cat* fecha/hora dd/mm/aaaa Fecha de registro del bien en el GBM.

imagen* objeto OLE PDF Foto que identifica al bien mueble.

firmas* lógico sí/no ¿El bien tiene un resguardo firmado?

identificador* lógico sí/no ¿El bien tiene una etiqueta adherida?

vale_salida* lógico sí/no ¿El bien sale de la dependencia, bajo la responsabilidad del usuario?

etiq_perm texto corto 10 caracteres Número de inventario (etiqueta de código de barras).

descrip texto corto 30 caracteres Nombre del bien.

marca texto corto 30 caracteres Marca del bien.

modelo texto corto 30 caracteres Modelo del bien.

serie texto corto 40 caracteres Código que identifica el bien.

caract* memo 255 caracteres Características del bien mueble registrado.

etiq_orig texto corto 10 caracteres Número temporal con el cual se solicitó el bien.

origen* texto corto 30 caracteres Origen financiero del bien.

cuenta_agrup texto corto 40 caracteres Nombre de la cuenta de gasto.

cuenta_activ texto corto 40 caracteres Nombre de la cuenta de registro del bien.

proveedor texto corto 10 caracteres Código del proveedor a quien se adquirió el bien.

pedido texto corto 10 caracteres Clave del pedido con el que se solicitó el bien.

clave_fact texto corto 40 caracteres Clave del folio con el que fue pagado el bien.

folio_fact texto corto 10 caracteres Código de la factura.

monto moneda Pesos Importe original del bien.

garantía número Entero Cantidad de años para hacer válida la garantía del bien.

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vida_útil número Entero Cantidad de años en que el bien será útil.

Nota Fuente: Elaboración propia con base en el software Microsoft Access 2013. Los campos marcados con asterisco (*) son los considerados para adicionarse en el sistema GBM y que no contempla el SIIU.

Para su funcionamiento, este módulo requiere contar en principio con un

catálogo –ver Tabla 5– que almacene las distintas presentaciones (modelo) que

pueden ofrecer diversos los fabricante (marca) por cada bien mueble.

Tabla 5 Catálogo de modelo para el sistema GBM v.1.0



modelo texto corto 30 caracteres Modelo del bien.

Nota Fuente: Elaboración propia con base en el software Microsoft Access 2013.

En concordancia con lo anterior, se tiene otro catálogo que incluye como

campo único y clave principal –ver Tabla 6– el nombre del fabricante (marca) por

cada bien mueble adscrito al DMA.

Tabla 6 Catálogo de marca para el sistema GBM v.1.0




Asimismo, se incluye un catálogo sencillo –ver Tabla 7– de una clave

principal que permita diferenciar el tipo de origen con respecto al financiamiento de

todos los bienes muebles adscritos al DMA.

Tabla 7 Catálogo de origen para el sistema GBM v.1.0


clave_origen Número entero Código que identifica de dónde proviene el financiamiento del bien.

origen texto corto 30 caracteres Origen financiero del bien.


Completando este módulo, al igual que el SIIU, se ha considerado tener

presente un catálogo –ver Tabla 8– que permita al responsable de la información

asignar, como clave principal, la cuenta agrupadora donde recae la inversión del

bien mueble incorporado al patrimonio de la UV.

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Tabla 8 Catálogo de cuenta agrupadora para el sistema GBM v.1.0


clave_cuenta_agrup número entero largo Código que identifica la cuenta de gasto.



Seguido del anterior, se tiene un catálogo que asocia a la cuenta

agrupadora con la selección de la cuenta de activo a la cual pertenece un bien.

Bajo la integridad referencial, los campos previamente citados han sido elegidos

como claves principales –ver Tabla 9– a fin de crear las relaciones de uno a varios

que permitan tanto actualizar como eliminar los datos que se ingresen al momento

de capturar el registro de un bien mueble adscrito al patrimonio de la UV.

Tabla 9 Catálogo de cuenta de activo para el sistema GBM v.1.0


clave_cuenta_agrup número entero largo Código que identifica la cuenta de gasto.


clave_cuenta_activ número entero largo Código que identifica la cuenta de registro del bien.

cuenta_activ texto corto 40 caracteres Nombre de la cuenta de registro del bien.


Debido a lo estático que se vuelven los datos una vez almacenados, es muy

difícil dar un seguimiento real a las condiciones que se presentan en los bienes

muebles patrimoniales. Por ello, se propone un catálogo –ver Tabla 10– que

admita toda clase de documentos y archivos digitales relacionados con los bienes

muebles adscritos al DMA de la UV, mismos que serán registrados por fecha, tipo

de documento y descripción.

Tabla 10 Catálogo de objetos para el sistema GBM v.1.0


etiq_perm texto corto 10 caracteres Número de inventario (etiqueta de código de barras).

fecha_obj fecha/hora dd-mmm-aaaa Nombre del bien.

objeto objeto OLE PDF Archivo digital del bien mueble.

coment memo 255 caracteres Descripción del archivo digital del bien mueble.


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Los problemas y necesidades relacionadas íntimamente con la ubicación de

los bienes muebles patrimoniales, dieron lugar a proponer un catálogo –ver Tabla

11– que permita el control y facilite el rastreo de los mismos al momento de

realizar el proceso del levantamiento físico del inventario. Partiendo del Catálogo

general del sistema de registro de bienes muebles, se tiene nuevamente como

clave principal al campo de etiqueta permanente (etiq_perm), incluyendo el mismo

atributo a los campos relativos a la fecha de ubicación (fecha_ubic), a la persona

al cual fue asignado el bien (usuario) y a la localización física (loc_física) en la que

se encontró al momento de efectuar la revisión de rigor.

Tabla 11 Catálogo de ubicación para el sistema GBM v.1.0


no_resg autonumeración entero largo Número de resguardo.

etiq_perm* texto corto 10 caracteres Número de inventario (etiqueta de código de barras).

fecha_ubic fecha/hora dd-mmm-aaaa Fecha con la cual se ingresó el cambio de ubicación.

usuario* texto corto 50 caracteres Nombre de la persona que resguarda dicho bien.

loc_fisica* texto corto 50 caracteres Espacio dentro de la dependencia donde se encuentra el bien.

condición texto corto 30 caracteres Estado físico en que se encuentra el bien.

observ memo 255 caracteres Se describen características y/o datos no considerados.

Nota Fuente: Elaboración propia con base en el software Microsoft Access 2013. Los campos marcados con asterisco (*) son los considerados para adicionarse en el sistema GBM y que no contempla el SIIU.

Al igual que en el catálogo general de bienes muebles, el presente módulo

cuenta con relaciones hacia las condiciones, usuarios y localización fisca.

Previamente, se han propuesto –ver Tabla 12– diversas clases de

situaciones en las cuales podrían hallarse los bienes muebles al momento de su

revisión a través del campo principal de condiciones (condición), entre las cuales

destacan: en uso, almacenado, mantenimiento, inservible, obsoleto, transferencia,

baja y otras que no hayan sido consideradas en el presente catálogo. No obstante,

hay que precisar que dichos criterios pueden variar en función de la interpretación

que le dan los analistas de la DCP, las disposiciones emitidas por la SAF para las

revisiones físicas semestrales y en cuanto a las posibles re-formulaciones legales

en materia del patrimonio público.

20

Tabla 12 Catálogo de condición para el sistema GBM v.1.0


clave_condición número Entero Código que identifica el estado físico en que se encuentra el bien.

condición texto corto 30 caracteres Estado físico en que se encuentra el bien.


Se ha incorporado un catálogo –ver Tabla 13– con los datos referentes al

personal que actualmente utiliza o ha tenido la custodia del bien mueble verificado.

Aquí destaca, como campo principal, la persona (usuario) que tenía la

responsabilidad de su manejo y uso al momento de llevar a cabo la revisión.

Además de dicho dato fundamental, se incluyen otros de igual relevancia, tales

como: su número de personal (num_pers), su tipo de contratación (contratación),

su función dentro de la dependencia (cargo), y su estatus en cuanto a la vigencia

de su contratación (activo).

Tabla 13 Catálogo de usuario para el sistema GBM v.1.0


num_pers Número entero largo Código que identifica a la persona que resguarda dicho bien.

usuario texto corto 50 caracteres Nombre de la persona que resguarda dicho bien.

contratación texto corto 30 caracteres Tipo de contratación de la persona que resguarda el bien.

cargo texto corto 30 caracteres Nombre del área del puesto de la persona que resguarda el bien.

activo Lógico sí/no ¿La persona labora actualmente en la UV?


En cuanto a su distribución, se tienen una serie de catálogos que permiten

indicar el lugar específico dentro y fuera de las instalaciones de la institución

dónde se encontró el bien mueble.

El primero de ellos –ver Tabla 14– hace énfasis en cuanto a la localización

fisca, mismo que es utilizado como campo principal. A diferencia de otras

dependencias que cuentan con bienes muebles de poca rotación, el DMA tiene su

mobiliario y equipo ubicados dentro y fuera de sus instalaciones lo cual

invariablemente requiere de otros campos que permitan indicar localizaciones

físicas alternas, tales como la dependencia de la Universidad Veracruzana

(depend) así como la región (zona) donde se sitúa dicha ubicación.

21

Tabla 14 Catálogo de localización física para el sistema GBM v.1.0


zona texto corto 30 caracteres Región a la que está asignado el bien.

depend texto corto 50 caracteres Organización a la que está asignado el bien.

clave_loc_fisica Número entero largo Código que identifica al espacio donde se encuentra el bien.

loc_fisica texto corto 50 caracteres Espacio dentro de la dependencia donde se encuentra el bien.


Derivado del anterior, se cuenta con un catálogo –ver Tabla 15– que asocia

a la dependencia (depend) con las regiones de la UV donde se ubica ésta. En el

intento de salvaguardar la integridad referencial, se incluyen claves para

diferenciar tanto para el campus o región (clave_zona) como para la dependencia

(clave_depend).

Tabla 15 Catálogo de dependencia para el sistema GBM v.1.0


clave_zona número entero Código que identifica a la región a la que está asignado el bien.


clave_depend número entero largo Código que identifica a la organización a la que está asignado el bien.

depend texto corto 50 caracteres Organización a la que está asignado el bien.


Finalmente, para el funcionamiento del catálogo de localización física, se

consideró –ver Tabla 16–el listado de las cinco regiones (zona) en las cuales se

ubica geográficamente a la Universidad Veracruzana a lo largo del estado.

Tabla 16 Catálogo de zona para el sistema GBM v.1.0


clave_zona número Entero Código que identifica a la región a la que está asignado el bien.



Después de revisar cada uno de los catálogos que conforman a la base de

datos del sistema propuesto, se muestran los resultados derivados de la

interrelación de cada uno de sus campos por medio del Lenguaje SQL, mismo que

facilitó el diseño de sus interfaces trabajo y la generación de salidas de

información a modo de reportes.

22

Integración de las estructuras y diseños de interfaz e informes para la propuesta del sistema

De lo previamente expuesto, se pudo identificar –ver Figura 3– el origen de los campos así como su inclusión dentro

de cada módulo propuesto para el funcionamiento del sistema GBM v.1.0. De aquí, se observa que la base de la

información radica en aquellos datos que incluye el SIIU, los cuales únicamente se verán complementados a partir de

otros campos que son indispensables para el control interno de los bienes muebles adscritos al DMA de la UV.

Catálogo general

Fecha de catálogo

Imagen

Firmas

Identificador

Vale de salida

Características

Origen

Verificaciones físicas

Número de resguardo

Fecha de ubicación

Usuario

Condición

Observación

Usuario DMA

Cargo

Status de contratación

Ubicación

Usuario

Clave de dependencia

Dependencia

Localización física

Dependencia

Clave de zona

Zona

Localización física

Usuario UV

Número de personal

Contratación

Documentación

Fecha de objeto

Objeto

Comentario

Sistema GBM

v.1.0

Financiamiento

Cuenta agrupadora

Cuenta de activo

Proveedor

Pedido

Clave de factura

Folio de factura

Monto

Garantía

Vida útil

Maestra de registro

Fecha de adquisición

Etiqueta permanente

Descripción

Marca

Modelo

Serie

Etiqueta original

Campos base adquiridos del Modulo de Activo Fijo del SIIU

Campos a incluirse para el diseño del sistema GBM v.1.0

Figura 3. Módulos que integran al sistema GBM v.1.0

Nota Fuente: Elaboración propia con base en el software Microsoft Visio 2010.

23

Asimismo, los campos que integran al sistema de apoyo pueden ser contemplados –ver Figura 4– mediante un

mapa que muestre sus claves principales y relaciones con otros.

10_objeto

PK,FK1,I1 etiq_perm

PK fecha_obj

objeto

coment

99_marca

PK marca

99_modelo

PK,FK1,I1 marca

PK modelo

10_ubicacion

PK No_resg

PK,FK1,I1,I2 etiq_perm

PK fecha_ubic

PK,FK4,I5 usuario

FK3,I4 loc_fisica

FK2,I3 condicion

observ

FK3 depend

99_origen

PK origen

I1 clave_origen

00_bienes_muebles

PK etiq_perm

fecha adq

fecha_cat

imagen

firmas

I6 identificador

vale_salida

descrip

FK2,I3 marca

FK2,I3 modelo

serie

caract

etiq_orig

FK3,I1,I4 origen

FK1,I2 cuenta_agrup

FK1,I2 cuenta_activ

I7 proveedor

pedido

I5 clave_fact

folio_fact

monto

garantía

vida_útil

99_usuario

PK usuario

num_pers

contratación

cargo

Activo

99_condicion

PK condicion

I1 clave_condicion

99_zona

PK zona

I1 clave_zona

99_cuenta_activ

PK,FK1,I1 cuenta_agrup

PK cuenta_activ

I2 clave_cuenta_agrup

I3 clave_cuenta_activ

99_cuenta_agrup

PK cuenta_agrup

I1 clave_cuenta_agrup

99_depend

PK depend

I3 clave_zona

I2 clave_depend

FK1 zona

99_loc_fisica

PK,FK1 depend

PK loc_fisica

I2 clave_loc_fisica

Figura 4. Diagrama de entidad-relación para el sistema GBM v.1.0

Nota Fuente: Elaboración propia con base en el software Microsoft Visio 2010.

24

Una vez determinadas las relaciones del sistema, se procedió –ver Figura 5– al diseño de su interfaz gráfica.

Figura 5. Pantalla de trabajo para el sistema GBM v.1.0


25

En cuanto al diseño de informes, se proponen –ver Figura 6– resguardos internos.

Figura 6. Resguardo de control interno de bienes patrimoniales del sistema GMB v1.0


26

Además, se diseñó –ver Figura 7– un reporte total de los bienes muebles del DMA, mismo que puede solicitarse

por distintos criterios y variables.

Figura 7. Reporte maestro de bienes muebles del sistema GBM v.1.0


27

Consideraciones para la implementación

La DCP, administradora del módulo de activo fijo del Sistema Integral de Información

Universitario (SIIU), libera para los usuarios finales –como pueden ser titulares de

dependencias, directivos, jefes de departamento, administradores, pagadores,

responsables de proyectos, analistas, etcétera– una serie de consultas y reportes los

cuales tienen como objeto facilitar y apoyar a la gestión patrimonial de los bienes

muebles e inmuebles de la UV a través de este sistema. Sin embargo, esto no ha sido

del todo posible debido a que dicho sistema tiene limitaciones, lo cual le impide a los

responsables de las dependencias conocer datos de interés e importancia para tomar

decisiones referentes a los bienes muebles a su cargo.

Toda vez que se ha obtenido la conceptualización del sistema de información y

su prototipo digital, se está en posibilidad de emitir algunas observaciones y apuntes

finales:

El éxito del desarrollo de un sistema de información se encuentra en función

de la profundidad del análisis con el que se aborda una situación anómala.

Por lo tanto, la eficiencia del mismo será evaluado con respecto al manejo de

su información para la toma de decisiones. En el caso de GBM v.1.0, uno de

los factores clave de su funcionamiento recae directamente en su uso para

resolver integralmente la problemática previamente descrita.

No obstante, esta alternativa para el manejo de los bienes muebles debe

alcanzar –a corto plazo– la homologación, sincronización y compatibilidad

con las entradas y salidas de información que emite el SIIU. Lo anterior,

debido a que existe el riesgo latente de hacer sub-funcional al sistema

propuesto, lo cual invariablemente redundaría en un instrumento que

duplicaría la información patrimonial de los recursos citados.

En cuanto al tema de la accesibilidad, es necesario que el DMA administre el

uso del sistema por niveles de seguridad, con el propósito de proteger la

integridad de los datos y de la información recuperada o recopilada. De no

hacerse, se comprometerían los esfuerzos por solucionar las problemáticas

previamente mencionadas.

28

Pese a los esfuerzos que se han logrado en cuanto al diseño de las

interfaces, todavía deben mejorarse. En gran medida, el cómo se presentan

los datos y la información es determinante para descubrir en los usuarios la

agilidad, versatilidad e intuición para su manejo correcto y eficiente.

El apoyo interno proporcionado por las autoridades y por los integrantes del

DMA, inicialmente, facilitaron la decisión de continuar con las actividades necesarias

para el desarrollo de la propuesta. Sin embargo, existieron otros elementos de suma

importancia, que también fueron relevantes para el logro del objetivo.

Uno de ellos se relacionó íntimamente con el ámbito tecnológico. Por un lado, se

requirió que el equipo de cómputo donde se ejecute el sistema cuente –como mínimo–

con un procesador Pentium i5 de 1.5 Mhz, memoria RAM de 4Gb, disco duro de 50 Gb

a 7200 rpm, y una resolución gráfica de 1280x800 pixeles. Por otro, se debe contar con

el sistema operativo Windows 7 de 32 bits y Microsoft Access 2013 para que el sistema

GMB v 1.0 pueda ser operado por el usuario. En ambos casos, se contó con los

recursos tecnológicos necesarios.

Adicionalmente desde el punto de vista de los recursos humanos, la formación y

experiencia, se requiere que un analista sea asignado para compilar los datos y la

información generada en el rubro de la gestión de bienes muebles. Al mismo tiempo,

dicha persona se encargará de mantener actualizada la información almacenada dentro

del módulo de activo fijo del SIIU y del GBM v.1.0, verificando constantemente las

incidencias y la presencia física de los bienes muebles dentro de la dependencia.

El proyecto finalmente propone un sistema automatizado de control interno de

activos fijos, compatible con los procesos de gestión patrimonial, que simplifique el

manejo de la información relativa a los bienes muebles, además de incluir datos de

otros bienes no considerados por el SIIU. Presenta las siguientes características:

a) Conveniencia: Contribuirá, a corto plazo, a resolver la problemática

previamente citadas en el ámbito de la información para la gestión de los

bienes muebles patrimoniales, lo cual propiciará la toma de decisiones más

oportuna por parte de los responsables de la dependencia.

29

b) Implicaciones prácticas: Se buscó hacer eficientes los tiempos de

respuesta a las solicitudes de información y generar confiabilidad para la

gestión de bienes muebles; paralelamente se identificaron datos físicos

actualizados y verificados de los activos físicos móviles adscritos al DMA, los

cuales difirieron muchas veces de aquellos previamente capturados dentro

del SIIU de la UV.

c) Valor teórico: Considerando que el análisis del comportamiento de algunos

factores críticos inherentes a los bienes muebles del DMA de la UV, el

estudio puede ser un catalizador que acerque los conceptos manejados por la

ingeniería de sistemas, la contabilidad y el derecho, hacia el cuerpo doctrinal

que integra a las ciencias administrativas.

d) Utilidad metodológica: Se propone un referente metodológico, en un futuro

cercano, para la obtención de la información y para el manejo de los bienes

muebles con alcance institucional para el control interno de las dependencias

y entidades que conforman a la UV.

Las dependencias no tienen forma de regular y controlar sus bienes muebles,

todo lo deja la DCP en función del manejo del SIIU. La propuesta no es un doble

control, es un apoyo más para el control de las dependencias fundamentada en sus

necesidades particulares y con el interés final de solamente contribuir a la mejora de la

gestión de los bienes muebles en instituciones educativas de educación superior

particularmente en el ofrecimiento de información relevante para la toma de decisiones.

30

Referencias

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Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. (24 de Diciembre de 2013). Código Civil Federal. Recuperado el 23 de Febrero de 2014, de Leyes Federales de México: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/2_241213.pdf

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