Técnicas para la elaboración de Técnicas para la elaboración de cuadros de clasificación:cuadros de clasificación:Experiencia Procuraduría Experiencia Procuraduría

General de la República de General de la República de Costa RicaCosta Rica

Xiomara Ramírez AguilarXiomara Ramírez AguilarJulio 2010Julio 2010

PROCURADURÍA GENERALPROCURADURÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE LA REPÚBLICA

La PGR afrontó la organización La PGR afrontó la organización de su fondo documental, a raíz de su fondo documental, a raíz de un proceso de modernización de un proceso de modernización en la Institución en 1999 en la Institución en 1999 (orgánico-funcional, y procesos de (orgánico-funcional, y procesos de trabajo).trabajo).

PROCURADURÍA GENERALPROCURADURÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE LA REPÚBLICA

Mediante Decreto-Ley N° 40 del Mediante Decreto-Ley N° 40 del 2 de junio de 1948, se creó la 2 de junio de 1948, se creó la Procuraduría, concibiéndola Procuraduría, concibiéndola como el centro superior como el centro superior consultivo y directivo de los consultivo y directivo de los asuntos de carácter jurídico de la asuntos de carácter jurídico de la Administración Pública.Administración Pública.   

PROCURADURÍA GENERALPROCURADURÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE LA REPÚBLICA

Producto de las funciones Producto de las funciones facilitativas de la institución se facilitativas de la institución se genera: genera: Certificaciones, circulares, Certificaciones, circulares, correspondenciacorrespondenciainformes, resoluciones, solicitudes.informes, resoluciones, solicitudes.

FUNCIONES PROCURADURÍA FUNCIONES PROCURADURÍA GENERALGENERAL

Entre sus principales funciones están: Entre sus principales funciones están:

a)a) Representante legal del Estado en Representante legal del Estado en las materias propias de su las materias propias de su competencia.competencia.  b) Centro superior consultivo-técnico b) Centro superior consultivo-técnico jurídico de la Administración Pública.jurídico de la Administración Pública.

c) c) Desarrolla una labor de asesor Desarrolla una labor de asesor imparcial de la Sala Constitucional.imparcial de la Sala Constitucional.

Sistema de clasificación: orgánico Sistema de clasificación: orgánico funcional, y por aparte las series funcional, y por aparte las series documentales.documentales.

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN SISTEMA DE CLASIFICACIÓN

EJEMPLO CUADRO DE EJEMPLO CUADRO DE CLASIFICACIÓN PGRCLASIFICACIÓN PGR

Procuraduría General

Área Derecho Función Pública

Área Derecho Público

Área Derecho Agrario

Área Derecho Penal

Área ÉticaPública

ProcuradorGeneral

Series documentales:Series documentales:DictámenesDictámenesOpiniones JurídicasOpiniones JurídicasOpiniones Legales Opiniones Legales Acciones de InconstitucionalidadAcciones de InconstitucionalidadRecursos de AmparoRecursos de AmparoRecursos de Hábeas Courpus Recursos de Hábeas Courpus Expedientes JudicialesExpedientes Judiciales

SISTEMA DE CLASIFICACIÓN SISTEMA DE CLASIFICACIÓN

PROCESO ARCHIVÍSTICOPROCESO ARCHIVÍSTICOCLASIFICACIÓNCLASIFICACIÓN

Directrices Directrices Plan de Gestión (Plan de Gestión (Elaborado por la Elaborado por la

Encargada del AC y coordinadoras, Encargada del AC y coordinadoras, Avalado por el AN)Avalado por el AN)

Cultura archivística: Cultura archivística: reunionesreuniones correos electrónicoscorreos electrónicos

PROCESO ARCHIVÍSTICOPROCESO ARCHIVÍSTICOCLASIFICACIÓNCLASIFICACIÓN

Capacitación y asesorías:Capacitación y asesorías:

Dirigida a secretariasDirigida a secretariasAplicación del Cuadro de Aplicación del Cuadro de clasificaciónclasificación

PROCESO ARCHIVÍSTICOPROCESO ARCHIVÍSTICOCLASIFICACIÓNCLASIFICACIÓN

Inspecciones:Inspecciones: En los Archivos de GestiónEn los Archivos de GestiónSe realizan mensualmenteSe realizan mensualmentePapel de las Coordinadoras en Papel de las Coordinadoras en este proceso este proceso

Sistema Integrado de Gestión (SIG) Sistema Integrado de Gestión (SIG) Clasificacion.aviClasificacion.avi

Registro y control del ingreso de Registro y control del ingreso de documentosdocumentosControla procesos archivísticos, Controla procesos archivísticos, como la clasificación como la clasificación documental.documental.

PROGRAMA INFORMÁTICOPROGRAMA INFORMÁTICO

PROCESO ARCHIVÍSTICOPROCESO ARCHIVÍSTICOCLASIFICACIÓNCLASIFICACIÓN

PROGRAMA ADAIPROGRAMA ADAIOrganización de la Organización de la documentacióndocumentaciónEjecución de dos proyectosEjecución de dos proyectos

Gestión Documental: evita producción Gestión Documental: evita producción masiva, duplicidad de documentos, masiva, duplicidad de documentos, organización de los documentos.organización de los documentos.

Facilita otros procesos archivísticos: Facilita otros procesos archivísticos: ordenación, descripción, valoración y ordenación, descripción, valoración y selección.selección.

Garantiza eficiencia y eficacia: en los Garantiza eficiencia y eficacia: en los servicios de consulta y préstamo de servicios de consulta y préstamo de documentos.documentos.

VENTAJAS DE LA CLASIFICACIÓNVENTAJAS DE LA CLASIFICACIÓN

GraciasGracias

xiomarara@pgr.go.crxiomarara@pgr.go.cr

Certificaciones Correspondencia Circulares Resoluciones Solicitudes

Correspondencia Informes Invitaciones Solicitudes