PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS DEL CONTRATO ADMINISTRATIVO DE SERVICIOS DE “IMPLANTACIÓN DE LAS ÁREAS SAP HCM, PORTAL Y BW PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA CAPV, Y LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS” (EXPTE. C.C.C. C02/002/2011)

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JUSTIZIA ETA HERRIADMINISTRAZIO SAILA

DEPARTAMENTO JUSTICIA Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

1 INTRODUCCIÓN......................................................................................................52 OBJETO DEL CONTRATO......................................................................................73 ÁMBITO ORGANIZATIVO Y COLECTIVOS GESTIONADOS..........................94 SITUACIÓN ACTUAL............................................................................................115 REQUISITOS BÁSICOS.........................................................................................12

5.1 Adecuación del estándar..................................................................................125.2 Normativa........................................................................................................125.3 Modelo de gestión e implantación...................................................................135.4 Principio del dato único...................................................................................145.5 Gestión multi-idioma.......................................................................................155.6 Firma electrónica.............................................................................................155.7 Notificaciones telemáticas...............................................................................155.8 Archivo Documental.......................................................................................165.9 Libro Registro..................................................................................................165.10 Pago telemáticos..............................................................................................165.11 Portal del empleado y del Responsable...........................................................165.12 Servicio de alertas............................................................................................165.13 Búsquedas, consultas, informes y estadísticas................................................165.14 Generador de consultas e informes..................................................................175.15 Cambios organizativos....................................................................................175.16 Codificaciones.................................................................................................175.17 Identificación personal....................................................................................185.18 Datos de Terceros............................................................................................185.19 Registro de Inhabilitados.................................................................................185.20 Movimientos provisionales y definitivos........................................................185.21 Unidad monetaria............................................................................................185.22 Integración con herramientas ofimáticas.........................................................195.23 Impresión de documentos................................................................................195.24 Respuesta del sistema......................................................................................195.25 Intercambio de información con otros sistemas o entes externos...................195.26 Integración con el Sistema de Gestión Económico-Financiero.......................195.27 Función interventora y control financiero.......................................................195.28 Oficina Técnica de SAP..................................................................................20

6 REQUISITOS FUNCIONALES..............................................................................216.1 Estructura Orgánica.........................................................................................216.2 Plantilla y RPT o instrumentos de estructuración de los puestos de trabajo.. 266.3 Registro de Personal........................................................................................326.4 Nómina............................................................................................................39

6.4.1 Integración con el sistema de gestión económico-financiero..............................................496.5 Portales de RRHH...........................................................................................52

6.5.1 Portal de RRHH de intranet.................................................................................................536.5.2 Portal de RRHH de internet.................................................................................................55

6.6 Gestión de Tiempos y Planificación del Servicio............................................566.6.1 Control de presencia............................................................................................................60

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6.7 Información a la Dirección..............................................................................626.8 Atenciones Sociales.........................................................................................64

7 REQUISITOS TÉCNICOS.......................................................................................667.1 Consideraciones generales...............................................................................667.2 Estándares........................................................................................................667.3 Accesibilidad y usabilidad...............................................................................677.4 Capacidad multi-idioma..................................................................................677.5 Arquitectura.....................................................................................................68

7.5.1 Componentes.......................................................................................................................697.5.2 Disponibilidad......................................................................................................................707.5.3 Despliegue...........................................................................................................................727.5.4 Instalaciones.........................................................................................................................73

7.6 Portal................................................................................................................747.7 Solution Manager............................................................................................757.8 Construcción del sistema.................................................................................767.9 Logística de Software......................................................................................777.10 Seguridad.........................................................................................................80

7.10.1 Gestión de Usuarios.............................................................................................................817.10.2 Gestión de Autorizaciones...................................................................................................817.10.3 Autenticación.......................................................................................................................827.10.4 Firma de Documentos..........................................................................................................82

7.11 Adaptabilidad y capacidad de crecimiento......................................................827.12 Rendimiento....................................................................................................83

7.12.1 Tiempo de respuesta............................................................................................................847.13 Administración del Sistema.............................................................................857.14 Backup y Restore.............................................................................................877.15 Monitorización................................................................................................887.16 Gestión de la Información...............................................................................897.17 Proceso de migración y carga inicial de datos.................................................897.18 Interfaces con otros sistemas de información..................................................917.19 LOPD...............................................................................................................947.20 Procesos de fondo (Jobs).................................................................................94

8 IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA.........................................................................968.1 Metodología.....................................................................................................978.2 Mantenimiento en fase de Proyecto................................................................998.3 Estrategia del desarrollo e implantación..........................................................998.4 Plazo de ejecución.........................................................................................1008.5 Gestión del cambio (Control del cambio organizativo)................................100

8.5.1 Gestión de la Comunicación..............................................................................................1018.5.2 Gestión de la Formación....................................................................................................101

8.6 Gestión de riesgos..........................................................................................1058.7 Gestión de la calidad.....................................................................................106

8.7.1 Nivel de Aseguramiento de la Calidad..............................................................................1078.7.2 Controles de Calidad..........................................................................................................1088.7.3 Indicadores.........................................................................................................................108

8.8 Documentación a entregar.............................................................................1098.9 Servicios complementarios............................................................................114

8.9.1 Servicio de Atención a Usuarios........................................................................................114PBT C02/002/2011

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8.9.2 Soporte a la implantación (Soporte post-implantación)....................................................1158.10 Dirección y organización de los trabajos.......................................................1158.11 Equipo de trabajo...........................................................................................118

8.11.1 Perfil Profesional...............................................................................................................1188.11.2 Composición del Equipo....................................................................................................119

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1 INTRODUCCIÓN

El Gobierno Vasco dispone en la actualidad de soluciones informáticas que dan respuesta adecuada a las necesidades planteadas en sus correspondientes áreas y se encuentra en un estado de total estabilidad desde el punto de vista operativo y funcional. Sin embargo, el propio proceso natural de transformación que se va produciendo continuamente en el plano tecnológico y las necesidades de adaptación de arquitecturas y aplicativos en 16 bits, como es el caso de G.I.P., ejercieron una presión que motivaron la necesidad de plantearse, cuales debían ser las líneas de evolución estratégica y funcional de los sistemas existentes.Así se plantea la necesidad de disponer de una solución de gestión única y uniforme, con el resto de particularidades propias de gestión de cada colectivo (Administración General, Justicia, Educación e Interior), para optimizar y unificar la gestión de los recursos humanos de todos los empleados de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco y, además, en el caso de la Administración Educativa para realizar cierta gestión sobre todos los empleados de los centros de privada tanto concertados como no concertados, y ofrecer a la Administración datos en tiempo real de la situación de sus efectivos que le permitan la toma de decisiones en el ejercicio de sus competencias. A tal efecto, se realizó un análisis de las diferentes alternativas de evolución tecnológica del sistema, de manera que queden alineados con entornos tecnológicos actualizados y en sintonía con las tendencias del mercado y con las propias directrices estratégicas establecidas por la Dirección de Informática y Telecomunicaciones del Gobierno Vasco.Tomando como base el citado análisis se ha optado por la implantación de una solución de mercado sólida, líder del mercado y perdurable, con la cobertura funcional que más se aproxime a la de un desarrollo propio a medida, con referencias en otras Administraciones, persiguiendo un alto nivel de garantía y un menor esfuerzo de implantación, un esfuerzo también menor de mantenimiento tanto evolutivo, como correctivo o adaptativo, centrado en la actualización de versiones. Una garantía de evolución y

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adaptación a los nuevos estándares; una solución escalable y con soluciones técnicas que permita incluir adaptaciones a medida y la integración con otros sistemas externos.El sistema se configurará por tanto, en una plataforma única que dispondrá de diferentes módulos contemplados en el paquete. Dichos módulos deberán ser programados y parametrizados con el fin de dar cabida a todas las casuísticas y situaciones posibles dando respuesta a las particularidades de todos los colectivos. Dicha programación y parametrización que seguirá las indicaciones de los órganos competentes se deberá guiar por apartarse lo menos posible del estándar del fabricante. En el supuesto de problemáticas muy específicas se realizarán las adaptaciones pertinentes para encajarlas. Cabe asimismo la posibilidad de que interactúen otros sistemas externos que deberán unirse mediante interfaces.Este Sistema será un sistema diseñado para la gestión administrativa y como resultado de la misma, el control y la información. El Sistema se basará en un núcleo central de Gestión de Procedimientos Administrativos, que permita realizar la tramitación específica de la Gestión de Personal de los diferentes colectivos. Para realizar la tramitación se utilizará el módulo de Gestión de Procedimientos de la solución adoptada. Las diferentes unidades implicadas (empleados públicos, responsables departamentales, responsables de los centros educativos tanto públicos como privados, responsables de las oficinas judiciales y fiscales, gestores de la Función Pública y directivos) participarán en la gestión, cada una con un rol previamente determinado, realizando las funciones que tengan asignadas y aportando u obteniendo la información y documentación asociada.El sistema y todos los desarrollos específicos que se realicen, deberán asegurar el cumplimiento de todos requerimientos impuestos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).La solución global para el desarrollo del nuevo Sistema de Recursos Humanos será requerida por EJ-GV mediante la ejecución de dos contratos independientes:

- Proyecto de implantación de las áreas SAP HCM, Portal y BW para la Administración de la CAPV (objeto del presente pliego)

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- Proyecto de implantación de un Gestor de Expedientes electrónico para el Sistema de Recursos Humanos de la Administración de la CAPV (fuera del alcance del presente pliego)

Durante una etapa anterior se acometió parte del desarrollo del nuevo Sistema requerido, llevándose a cabo algunas de las tareas asociadas a dicho desarrollo . Como resultado de estas tareas existen unos resultados parciales que deberán reaprovecharse al máximo posible.

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2 OBJETO DEL CONTRATO

El objeto de la presente contratación es el desarrollo de un proyecto llave en mano, para la implantación de las áreas SAP HCM, Portal y BW del nuevo Sistema de Recursos Humanos de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco sobre plataforma SAP, como solución integrada, que permita sustituir las aplicaciones de RRHH que actualmente prestan la funcionalidad en él contenida, e incorporar la funcionalidad adicional que sea requerida por el Gobierno Vasco, en los términos y condiciones que se establecen en el presente Pliego de Especificaciones Técnicas.El servicio engloba las fases de análisis y recogida de requisitos, desarrollo y puesta en explotación y soporte al arranque del mismo.El sistema se desarrollará principalmente sobre los productos SAP ERP (ABAP), SAP Netweaver Portal (JAVA) y SAP BI (ABAP+JAVA). No se excluye la posibilidad de que algunas funcionalidades, se desarrollen en las plataformas J2EE estándar de EJIE. En todo momento deberán respetarse todas las convenciones establecidas por la Dirección de Informática y Telecomunicaciones y EJIE para el desarrollo, explotación y albergue de aplicacionesSi bien las licencias de SAP y del gestor de base de datos, las aportará el Gobierno Vasco, queda comprendido en el objeto de este contrato el servicio de instalación del software en los servidores que la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco determine. Quedan comprendidas además la integración en la arquitectura tecnológica actual, con los ajustes que se precisen y la definición de los ajustes en la infraestructura que se necesiten.La labor consultora incluirá el análisis de la situación actual, de las necesidades y de las particularidades de los procesos de gestión de recursos humanos y su redefinición bajo un prisma de eficacia y eficiencia mediante el diseño de un nuevo modelo de gestión (reingeniería de procesos). El nuevo sistema se define como una aplicación homogénea, global y única para la gestión de todos los empleados del Gobierno Vasco, pero al mismo tiempo adaptada a las peculiaridades de cada uno de los colectivos y a las

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necesidades organizativas que puedan plantearse, teniendo flexibilidad para adaptarse a nuevas situaciones empresariales.El desarrollo del nuevo sistema ha de contemplar e integrar las acciones necesarias para satisfacer, además de los requisitos de toda índole que se han expuesto en este Pliego de Prescripciones Técnicas, los objetivos a alcanzar, teniendo en cuenta la normativa vigente aplicable y la situación actual de los sistemas, así como las relaciones entre sí de los distintos subsistemas expuestos o con otros sistemas o entidades externos.El nuevo sistema deberá prestar, al menos, la misma funcionalidad que en la actualidad prestan los diferentes sistemas de información de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco y aquella funcionalidad nueva que se relaciona.

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3 ÁMBITO ORGANIZATIVO Y COLECTIVOS GESTIONADOS

La Administración de la Comunidad Autónoma de País Vasco se organiza básicamente en Departamentos y Organismos Autónomos que son creados mediante el Decreto de Áreas correspondiente a cada legislatura. El Decreto de Áreas crea los Departamentos y Organismos Autónomos y establece sus competencias generales. Cada uno de ellos, a su vez, elabora un Decreto de Estructura donde se establecen sus órganos y la distribución de competencias entre los mismos. El sistema engloba el conjunto del personal de la Administración de la Comunidad Autónoma de País Vasco, integrado por los colectivos dependientes de la Administración General, Administración de Justicia, Administración Educativa e Interior.Los diferentes colectivos de personal, de forma resumida, son gestionados de la siguiente manera:

Administración General: la gestión se realiza por una Dirección de Personal en cada Departamento u Organismo Autónomo y es supervisada por la Dirección de Función Pública. Por otra parte, algunas direcciones de Personal delegan parte de la gestión en otras unidades dependientes de ellas (Delegaciones territoriales, Centro Educativo Ibaiondo,…)

El personal de Administración de Justicia es gestionado directamente por el Departamento correspondiente a través de una Dirección de personal. Además existen empleados propios de esta administración no dependientes de la Comunidad Autónoma del País Vasco que colaboran en la gestión como son los Secretarios Judiciales y Fiscales.

Administración Educativa: El personal de centros de enseñanza pública es gestionado directamente por el Departamento respectivo a través de las Delegaciones Territoriales siguiendo las instrucciones de la Dirección de Gestión de Personal.El personal de centros de enseñanza privada es registrado directamente por el Departamento respectivo a través de las

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Delegaciones Territoriales y, en concreto, los centros concertados son gestionados por la Dirección de Administración y Gestión Económica.

Interior: En relación al personal contenido en este colectivo, el personal de Ertzaintza y Laborales de Interior es gestionado por la Dirección de Recursos Humanos mientras que el personal de la Academia de Policía del País Vasco lo es por la Dirección de la Academia. Además la Dirección de la Academia gestiona los alumnos de curso básico de la Ertzaintza y la asistencia a actividades formativas de policías locales y otros cuerpos de policía.

En esta gestión los modelos de datos son específicos por cada Registro de Personal.La Dirección de Función Pública centraliza y gestiona la nómina de todos los colectivos y administra las reglas y elementos comunes de la aplicación.En el colectivo de Educación la Dirección de Administración y Gestión Económica gestiona la subvención que se da a los centros privados concertados y que se denomina Pago Delegado.Asimismo, dentro de cada colectivo hay un centro de formación y un servicio de prevención de riesgos laborales.Los actuales sistemas dan cabida aproximadamente a 50.000 empleados divididos en diferentes relaciones de empleo y diferentes convenios o acuerdos que regulan las condiciones de trabajo si bien todos ellos obedecen a un patrón común.Así mismo existen alrededor de 2.500 Unidades Organizativas, 1.000 gestores de RRHH, 600 centros educativos públicos y 400 centros privados, 20 centros administrativos, 30 centros policiales, etc…El Pago Delegado que se realiza a los centros concertados se refiere a unos 10.000 profesores.En caso de producirse durante el desarrollo del proyecto, cambios en la estructura del Gobierno, el sistema deberá adaptarse a los nuevos requerimientos.

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4 SITUACIÓN ACTUAL

En la actualidad la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco dispone de distintos sistemas informáticos y aplicaciones para resolver las necesidades de tratamiento de la información en el ámbito de recursos humanos. Estos sistemas o aplicaciones, que han ido creciendo a lo largo del tiempo y siguen creciendo en la actualidad al ritmo de las necesidades surgidas, ya cubren actualmente la mayoría de los requisitos expuestos en este pliego de prescripciones técnicas. Sin embargo, el estado actual es un cúmulo de sistemas que no permite una visión global del proceso de gestión de recursos humanos que facilite la toma de decisiones en el tiempo necesario.El hecho de que las actuales aplicaciones y sistemas en funcionamiento cuenten con información imprescindible para el funcionamiento del nuevo sistema, hace que en el desarrollo del presente proyecto deban tenerse muy en cuenta los procesos de migración y carga inicial de datos y una cuidadosa planificación en la puesta en marcha de cada nueva funcionalidad, toda vez que habrá que seguir manteniendo los vínculos que correspondan entre el nuevo sistema y el actual a fin de que ambos sistemas, en lo que corresponda, se encuentren actualizados en todo momento.

Durante una etapa anterior se acometió parte del desarrollo del nuevo Sistema bajo las mismas especificaciones que se indican en el presente pliego. Los resultados parciales obtenidos deberán reaprovecharse al máximo posible. En caso de no reutilización, este hecho deberá justificarse por escrito (mediante un informe) y contar con aprobación por parte de la Dirección de Proyecto de EJ-GV

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5 REQUISITOS BÁSICOS

La solución se basará en productos SAP y deberá incorporar la mayor parte de las funcionalidades requeridas por la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco de manera fiable, mediante una estructura modular integrada.La aplicación no sólo se concebirá como la herramienta para el registro de los hechos administrativos de personal, sino que además deberá facilitar la gestión de los trámites de personal que realizan las distintas unidades y proporcionar la información necesaria para la gestión directiva de los responsables técnicos y políticos.La herramienta pretende integrar en un único sistema de información, las funciones de recursos humanos que se describen en el presente documento y que en la actualidad son llevadas a cabo por una multiplicidad de sistemas.Con carácter general los requisitos sobre los que se fundamenta el nuevo sistema son los siguientes:

5.1 Adecuación del estándar

El sistema deberá estar adecuado funcionalmente a las necesidades y particularidades de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco ya sea mediante la configuración o parametrización de la solución estándar SAP, mediante la adaptación de los módulos existentes o mediante los desarrollos adicionales que se determinen.

5.2 Normativa

El sistema deberá ajustarse a lo dispuesto en la normativa vigente en materia de personal en el ámbito territorial de la Comunidad Autónoma, así como a la de ámbito estatal que le sea de aplicación. Así mismo, deberá permitir la adecuación a la normativa vigente en materia de personal específica de los colectivos de Administración General, Administración de Justicia, Administración Educativa e Interior.

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Deberá ser flexible en su concepción para adaptarse a todas aquellas modificaciones normativas incluidas en las leyes de presupuestos para cada ejercicio económico, decretos de Área y Estructura u otras disposiciones de carácter general que incidan en la gestión de personal.El contratista garantizará la incorporación de todos aquellos cambios legales, funcionales u organizativos que se produzcan durante el desarrollo del proyecto y hasta la fecha de su entrada en producción mediante las correspondientes actualizaciones del producto o implementaciones que procedan, garantizándose las oportunas dataciones del sistema para su cumplimiento.

5.3 Modelo de gestión e implantación

El modelo de diseño de la aplicación se basa en la diferenciación entre dato, proceso y procedimiento. Bajo este modelo de diseño el modelo de implantación se basará en tres escalones que se identifican como: Versión común de la herramienta SAP, procesos comunes de desarrollo único y procedimientos específicos de cada colectivo que obedecerán a un desarrollo coordinadoLa gestión se basará en gran medida en un núcleo central de Gestión a través de Procedimientos Administrativos (mediante la utilización de un Gestor de Expedientes electrónico) que permita realizar la tramitación de la gestión del personal y de la organización. La implantación de la solución SAP HCM (bajo el prisma transaccional) deberá asegurar la correcta gestión de RRHH tanto desde el uso del transaccional como desde la ejecución de los procedimientos administrativos (además deberá optimizar al máximo la carga inicial de datos provenientes de los sistemas actuales).Tal y como se indica en la Introducción de este documento, la construcción del Gestor de Expedientes electrónico se encuentra fuera del alcance del presente pliegoLa implantación de este sistema permitirá automatizar los procesos de negocio de una manera eficiente y cómoda para todos los usuarios y facilitar los flujos de información de todas las unidades implicadas en la gestión.

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Se almacenará en formato electrónico toda la documentación, es decir tanto los documentos generados como los documentos aportados a modo de petición o justificante (e incluso documentos generados ”reentrantes” en el sistema). Una parte de dicha documentación conformará el dossier o carpeta de personal de cada empleado.La Gestión será multiorganismo. Deberá permitir que la gestión se realice de forma independiente para los diferentes ámbitos de gestión de la Administración. No obstante deberán existir mecanismos de consolidación eficaces y flexibles. La operativa será descentralizada en aquellos ámbitos de gestión que la Administración considere oportunos. Por lo que el sistema proporcionará capacidad operativa en ámbitos geográficos dispersos.La información se capturará en los diferentes centros de gestión. Disponiéndose de todas aquellas validaciones del sistema que se consideren oportunas para garantizar la calidad de los datos y la capacidad de validación por parte de los órganos competentes.Se garantizará la limitación del acceso a los datos correspondientes a colectivos, estructura de gestión o ubicación geográfica que se encuentren dentro del ámbito de responsabilidad de cada perfil de usuario.Permitirá la participación de empleados, ex empleados, tramitadores de la Educación Privada, personal pasivo, policías locales, Funcionarios de Habilitación Estatal y demás personal que se determine, en los procesos que les son de aplicación.

5.4 Principio del dato único

Los datos que ha de recoger el sistema serán registrados una única vez, produciendo efectos inmediatos en todos los módulos que deban ser afectados, garantizándose en todo momento la integridad y coherencia del sistema de información.Este aspecto tiene especial relevancia en el colectivo de Educación donde una persona puede tener varios nombramientos o contratos y trabajar al mismo tiempo en la red pública como en la privada.

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Dispondrá de un nivel adecuado de normalización implantándose el dato único de personal y evitando redundancias y mantenimientos duplicados de información.El usuario tendrá disponible la información histórica con soluciones distintas según la tipología del dato.Bajo el mismo modelo de datos existirán datos comunes a todos los colectivos y otros específicos de cada colectivo.Los datos comunes son, como mínimo, los datos necesarios para la Administración de la Gestión de Personal y aquellos que necesariamente deben ser inscritos en el Registro de Personal.Todos los datos relevantes almacenados en el sistema deben estar datados.Garantizar la generación de procesos automatizados en todos aquellos supuestos en que los datos necesarios para los mismos se encuentren ya registrados.Dotar de una base de datos única, sin perjuicio de que el acceso a la misma esté limitado en función del perfil asignado y de que las salidas de información puedan obtenerse por entidad, centro de gasto o con el nivel de desagregación que se defina.

5.5 Gestión multi-idioma

El sistema debe tener capacidad para poder ser gestionado en cualquiera de los dos idiomas oficiales de la comunidad (euskera-español). Asimismo permitirá la gestión de determinadas características de la organización y de sus puestos en otros idiomas (ingles, francés y alemán).El multi-idioma es un aspecto ya previsto dentro de SAP-ERP y por tanto la solución debería ir alineada con dicha infraestructura (modelo de datos y funcionalidades). Además, es recomendable su integración con las herramientas estándar de SAP para la traducción con el fin de facilitar la identificación de los objetos a traducir, de garantizar la mantenibilidad de las traducciones realizadas y cubrir todos los ámbitos (identificación de los textos traducidos y no traducidos, nuevas necesidades de traducción por implantación de parches, EhP y upgrades, obtención de estadísticas, posibilidad de realizar seguimientos,…).

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Es necesario que exista el bilingüismo en todos los ámbitos de la gestión: pantallas, reports, documentos, datos, etc. Hay que tener en cuenta como premisa inicial que los documentos y parte de los reports se “formalizan” en los idiomas simultáneamente (bilingüe euskera-español) y que el resto de reports y pantallas presentan únicamente un idioma de los dos

5.6 Firma electrónica

El sistema contemplará el uso de la firma electrónica (IZENPE, DNIe,…) de documentos y archivos, garantizando la inalterabilidad del contenido de los documentos, la fecha y hora de la transacción y la identidad de los emisores, receptores y firmantes.

5.7 Notificaciones telemáticas

El sistema deberá estará preparado para poder realizar notificaciones a través del sistema corporativo de notificación telemática que forma parte de la plataforma de e-Administración de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

5.8 Archivo Documental

Deberá integrarse con DOKUSI como herramienta corporativa de la Gestión de Archivo Documental de EJ-GV.

5.9 Libro Registro

Tanto las solicitudes como los documentos, aportados y generados, se registrarán a través de los servicios de Libro de Registro.

5.10 Pago telemáticos

Cuando proceda el pago de tasas, deberá permitir la realización del pago electrónico en el sistema de pagos de la Administración de la CAPV (Pasarela de Pago electrónico) integrado con SIPCA.

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5.11 Portal del empleado y del Responsable

En el desarrollo de los distintos procesos de gestión de personal del nuevo sistema se tendrá siempre presente la posibilidad del autoservicio del empleado a través del Portal del Empleado y del Responsable, teniendo en cuenta la posibilidad de realizar la solicitud vía telemática.

5.12 Servicio de alertas

El sistema deberá implementar un servicio de alertas (complementario al que aporta el propio Sistema SAP), orientado a empleados y tramitadores, para la información de recursos humanos. El objetivo es facilitar a los usuarios implicados, y de forma automática, los trámites/ acciones que estén pendientes o que afectan a su gestión, independientemente del área organizativa en el que desempeñen sus funciones. Como medio complementario para estos avisos se utilizará el correo electrónico, SMS, … Incorporará sistemas de apoyo al administrador para la toma de decisiones en las áreas que gestione.

5.13 Búsquedas, consultas, informes y estadísticas

El sistema deberá incorporar toda la funcionalidad de búsqueda y consulta y la obtención de todos aquellos informes y estadísticas que se establezcan en cada ámbito funcional como de uso frecuente y necesario tanto para la gestión ordinaria como para la toma de decisiones por los órganos de gestión a todos los niveles, permitiendo diferentes criterios de selección, ordenación, agrupación, detalle, totalización y presentación.Desde el resultado de las búsquedas y consultas se permitirá el acceso al registro de detalle de la información.Los resultados obtenidos deberán poder ser exportados en formatos compatibles con otras aplicaciones informáticas (hojas de cálculo, pdf, html, etc.)El sistema permitirá la navegación en los informes, profundizando desde el nivel general hasta el particular.

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5.14 Generador de consultas e informes

Con independencia de las consultas e informes requeridos que se establezcan en cada ámbito funcional, el sistema deberá disponer de un módulo de consulta y una herramienta para el desarrollo de informes personalizados orientados al usuario final, sin necesidad de conocimientos de programación, que le permita explotar información no planeada y que puedan ser integrados en forma natural al resto de los informes estándar o definidos por el usuario. Se aportará una herramienta de consulta/informes no estructurados, de uso sencillo y parametrizable para los usuarios del sistema, permitiendo obtener diferentes vistas de la información almacenada en el sistema.

5.15 Cambios organizativos

El sistema debe permitir la modificación de las estructuras, tanto jerárquicas como funcionales, de forma que se garantice la coherencia temporal de la información de acuerdo con las fechas de vigencia. Los cambios organizativos no deben afectar a los sistemas de información.

5.16 Codificaciones

La aplicación permitirá en cualquier momento la recodificación de la forma más automatizada posible, para reflejar los posibles cambios de organización.Para los colectivos que así lo requieran, el sistema deberá permitir la construcción de la interfaz correspondiente para cargar determinadas codificaciones si éstas se mantienen en el sistema corporativo de los citados colectivos.

5.17 Identificación personal

Se contemplará el tratamiento adecuado de extranjeros.Se tratará convenientemente la identificación tanto de los empleados de la Administración (en el colectivo de Educación tanto del personal de los centros públicos como privados) como de terceros y se gestionará adecuadamente cualquier cambio de los datos de identificación.

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El sistema deberá adecuarse a los mecanismos de identificación electrónica del personal que para el personal de cada colectivo puedan existir.

5.18 Datos de Terceros

El sistema dispondrá de una base de datos de Terceros única para todas las entidades del sistema, sin perjuicio de las limitaciones de acceso que se establezcan en función de las definiciones de perfiles de usuarios. Esta base de datos se integrará con la base de datos de personal corporativa y cada tercero tendrá un identificador único. Deberá utilizar el Servicio de validación (sistema de terceros), que forma parte de la plataforma de e-Administración.

5.19 Registro de Inhabilitados

Se contemplará el registro, control y seguimiento de inhabilitaciones judiciales o administrativas.

5.20 Movimientos provisionales y definitivos

El sistema permitirá que las informaciones se introduzcan una única vez y en tiempo real, debiéndose contemplar la posibilidad de trabajar con movimientos provisionales, de tal manera que la información distinga lo provisional de lo definitivo, permitiéndose realizar las anotaciones definitivas en los registros mediante validación de los apuntes provisionales efectuados.

5.21 Unidad monetaria

La moneda de trabajo será el EURO, aunque deberá guardar información histórica en pesetas.

5.22 Integración con herramientas ofimáticas

Todos los documentos oficiales se imprimirán a través de las herramientas ofimáticas estándar de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

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5.23 Impresión de documentos

El sistema permitirá la generación e impresión de los documentos que se establezcan tanto de forma individual o masiva.

5.24 Respuesta del sistema

El sistema deberá tener tiempos de respuesta adecuados a la función a realizar, en especial para diálogos interactivos, permitiendo consulta y actualización en tiempo real.En consecuencia, el contratista deberá realizar pruebas de estrés sobre los sistemas llevando a cabo los ajustes necesarios para la consecución de los tiempos de respuesta que se definan y consideren aceptables por parte de EJ-GV

5.25 Intercambio de información con otros sistemas o entes externos

El contratista deberá realizar las interfaces necesarias para la integración con otros sistemas internos o externos de la Administración.

5.26 Integración con el Sistema de Gestión Económico-Financiero

Se facilitará la integración con el sistema de gestión económico-financiero: control del gasto, gestión presupuestos,…

5.27 Función interventora y control financiero

En el caso de la función interventora el sistema deberá permitir la fiscalización mediante el acceso a los datos necesarios del sistema así como a la justificación documental de las variaciones de nómina.Este proceso no será en ningún caso manual, debe quedar algún tipo de registro en la herramienta que autorice o no la realización de procesos posteriores.

5.28 Oficina Técnica de SAP

El Gobierno Vasco tiene contratada una Oficina Técnica con SAP para garantizar la adecuación funcional y técnica del producto.

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En consecuencia, SAP podrá realizar informes orientados al cumplimiento de dicho objetivo y el contratista deberá aplicar de forma obligatoria todas las acciones derivadas de dichos informes de forma que se obtenga la certificación final (funcional y técnica) por parte de SAP

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6 REQUISITOS FUNCIONALES

6.1 Estructura Orgánica

El sistema deberá permitir la definición de diferentes tipos de estructura, tanto jerárquica como funcional, atendiendo a las necesidades de los distintos colectivos.Posibilitará el registro y mantenimiento de los datos históricos que conciernen tanto a las distintas estructuras como a los centros de trabajo.Además de los Órganos Colegiados, la estructura recogerá también otros órganos administrativos identificados en la organización, Entes y Sociedades Públicas y Fundaciones.Permitirá la planificación, diseño y publicación de la estructura organizativa de las diferentes entidades de los colectivos de Administración General, Administración de Justicia, Administración Educativa e Interior de la Comunidad Autónoma del País Vasco, debiendo permitir una fácil adaptación a los cambios, tanto del módulo en sí como en cascada respecto al resto de módulos relacionados.

El objetivo fundamental de este módulo es reflejar y gestionar de una manera flexible la organización de la Administración de la Comunidad Autónoma y sus centros de trabajo (en el colectivo de Educación tanto públicos como privados), de forma que permita la adscripción y localización del personal desde las distintas perspectivas de la organización, permitiendo una fácil adaptación a los cambios.

Deberá tener la posibilidad de:

Definir unidades organizativas de forma flexible, contemplando diferentes tipos: orgánicas, funcionales, etc.

Definición de funciones, competencias y atributos asociados a las unidades organizativas.

Establecer la relación que sea necesaria para la correcta contabilización de la nómina, entre las unidades organizativas del

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módulo de Plantilla y RPT y las estructuras Presupuestarias de Contabilidad.

Ante cambios en las estructuras Presupuestarias de Contabilidad, posibilitar las recodificaciones automáticas de ambas estructuras.

Establecer jerarquías y ordenaciones dentro de las mismas. Este orden se podrá alterar por el propio usuario del sistema sin intervención de personal técnico. No deberán existir límites a la expansión de la estructura tanto horizontal como verticalmente, ni límites de inserciones intermedias.

Permitir procesos de cambio automáticos masivos derivados de la reestructuración orgánica o funcional de los Departamentos y sus Organismos públicos, así como de las dependencias funcionales: movimientos de ramas entre departamentos.

Creación y cambio de adscripción de unidades orgánicas, para simular distintas estructuras orgánicas posibilitando la visualización de las nuevas situaciones así generadas y pasarlas a vigentes en caso de ser aprobadas.

Los movimientos que se generen en la estructura orgánica deberán simular y en el caso de que se pase a real generar los procedimientos administrativos o notificaciones concretas que haya que realizar como consecuencia de las modificaciones propuestas.

Todos los movimientos de estructura deberán tener asociada una modificación automática de la RPT o de la Plantilla orgánica.

Cálculo económico de los costes asociados a cada estructura y evolución de costes a lo largo del tiempo.

Tratamiento de unidades orgánicas vacantes.

Registro de la dotación de puestos y dotaciones asignadas, de acuerdo con las funciones, responsabilidades y procesos en los que intervienen las unidades organizativas.

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Consultar información histórica a una fecha determinada. Para cada unidad se controlarán las fechas de primera creación, las sucesivas modificaciones y la de inicio de vigencia de la última versión, que permita ver la evolución de la organización a lo largo del tiempo.

Deberá permitir a cada Departamento u Organismo poder realizar consultas y listados de su estructura y centros de trabajo, con relación de su personal, desde distintos puntos de vista, teniendo en cuenta la política de seguridad definida y posibilitando su integración con las herramientas ofimáticas estándar de la Administración de Comunidad Autónoma del País Vasco.

El proveedor propondrá y configurará un software independiente a SAP, para la ayuda a la impresión y edición de los organigramas. Este producto deberá estar certificado por SAP y será aportado por el Gobierno Vasco.

Informes requeridos, tanto los estándares como los que determine la unidad usuaria.

Indicadores y ratios para análisis de estructuras e impacto organizativo asociado.

Publicación de estructuras en Intranet, con acceso de seguridad protegido y con posibilidad de visualización de datos por niveles de confidencialidad.

Permitir la publicación y consulta a través del Portal del Empleado tanto de la información de las distintas estructuras como de la del directorio de centros.

Otros procesos relacionados: Gestión de Centros de Trabajo

Establecer la relación de centros de trabajo para la ubicación del personal. El sistema deberá permitir el mantenimiento, registro y explotación de dichos centros y sus ubicaciones físicas y el mantenimiento de direcciones postales, edificios, sedes principales, delegaciones, etc. de la organización.

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Registrar la relación de centros de trabajo de la administración de Justicia fuera de la Comunidad Autónoma del País Vasco. El sistema deberá permitir el mantenimiento, registro y explotación de dichos centros y sus ubicaciones físicas y el mantenimiento de otros datos de los mismos, como diversas codificaciones de los mismos (En la actualidad 3 códigos).

Los centros deberán estar relacionados con la estructura orgánica. El personal adscrito orgánica o funcionalmente a una misma unidad podrá estar físicamente disperso en distintos centros. Así mismo una persona podrá prestar servicios en más de un centro de trabajo.

Permitir conocer las distintas ubicaciones en las que se reparte un centro de destino (centros de trabajo) y viceversa, los centros que se aglutinan en una misma ubicación física o edificio.

Creación, fusión, integración o supresión de centros Permitir la publicación y consulta a través del Portal del

Empleado tanto de la información de las distintas estructuras como de la del directorio centros.

Para el colectivo de Educación contemplar información específica de los centros educativos entre otros: zonificación, nivel educativo, tipo de centro, titularidad, etc……

Asimismo, el colectivo de Educación debe registrar los centros de trabajo públicos y privados de fuera de la CAV.

Gestión de Órganos colegiados. Emisión automatizada de las incidencias relativas a puestos con

impacto económico en área de Nómina. Debe contemplarse el establecimiento de un mecanismo automático que permita generar interfaces para la incorporación en nómina de los datos relativos a aquellos cambios organizativos considerados como de carácter económico.

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Se deberá poder definir el Carácter y Grado de Prioridad de cada unidad orgánica de acuerdo con el Plan de normalización del uso del euskera,

Carácter Prioridad

Atención al público Social General

Singular

EuskeraBilingües L1( 1º grado)L2 (2º grado de prioridad) Sin prioridad

En el caso de Interior, Ertzaintza, la unidad orgánica mínima objeto de ser contemplada en el módulo de estructura organizativa a los efectos del adecuado control de presencia del módulo de gestión de tiempos así como del circuito de procedimientos para hacer llegar a una u otra bandeja de trabajo las tareas pendientes, será el “subgrupo de trabajo” al que pertenece el empleado. Otra especificidad a destacar en este punto es que las unidades orgánicas de “grupo” y “subgrupo de trabajo” son unidades de gestión requeridas en el módulo de PD pero con una gestión muy distinta al resto de unidades orgánicas del módulo. “Grupo” y “Subgrupo de trabajo” son atributos de gestión ordinaria y descentralizada (por los usuarios gestores de los centros policiales) y no de la Relación de Puestos de Trabajo (RPT). Como tales atributos de gestión ordinaria descentralizada, requieren una gestión ágil y on-line que está directísimamente relacionada con la funcionalidad del módulo de gestión de tiempos (En PD se crea el grupo/subgrupo y en PT se asocian profesionales a dichos grupos/subgrupos y la operativa es on-line, con todo lo que ello implica).

Otros procesos asociados que se identifiquen durante el análisis.

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6.2 Plantilla y RPT o instrumentos de estructuración de los puestos de trabajo.

El sistema debe disponer de los mecanismos que permitan la creación, ordenación, planificación, gestión y estructuración de los puestos de trabajo de los colectivos de Administración General, Administración de Justicia, Administración Educativa e Interior.El sistema permitirá el registro de todos los datos que vengan identificados en las RPTs de los colectivos.Posibilitará la gestión de posiciones abiertas a distintas relaciones de empleo, por ejemplo, aquellas que están abiertas tanto a personal funcionario como a personal laboral.Permitirá la gestión de máximas y mínimas permanencias en los puestos que así lo requieran.Gestionará automáticamente la herencia de datos entre funciones y posiciones.En la estructura se identificarán y gestionarán las unidades de tramitación que de una u otra forma participen en la gestión de los expedientes administrativos.El sistema permitirá la gestión de localidades y municipios.Permitirá la incorporación de nuevas RPTs según las necesidades de los distintos colectivos (p.e. el colectivo de Justicia está en proceso de transformación y definición de su organización; a fecha de hoy aún no dispone de RPT. Cuando esté definida, el sistema deberá permitir implantar esa nueva RPT en sustitución de la Plantilla Orgánica).El sistema permitirá gestionar los puestos que ocupen los Funcionarios de Habilitación Estatal (FHE)El sistema de RPT se estructura en puestos de trabajo y dotaciones de los mismos.

Puesto de trabajo: es un conjunto de responsabilidades (funciones) reunidos por diferentes criterios y con una serie de características definidas. Los diferentes puestos engloban las dotaciones.

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Dotaciones de puestos de trabajo: número de unidades que corresponden a un puesto. Las dotaciones de un mismo puesto pueden tener tareas y/o características diferentes unas de otras.

Los puestos del colectivo de Administración General además se construyen en base a funciones y las dotaciones en base a tareas

Función: es un enunciado que identifica el qué se debe hacer Tareas: es un enunciado que identifica el cómo se debe hacer, deriva de la función.

Los puestos y dotaciones se gestionan mediante plantillas, (como la plantilla orgánica de la Administración de Justicia) y, en su caso, en relaciones de puestos o instrumentos organizativos similares.

Plantilla: comprende la totalidad de las dotaciones de puestos de trabajo existentes. (En el colectivo de Educación tanto para los centro públicos como privados)Relación de puestos de trabajo o instrumento organizativo de estructuración de las dotaciones de puestos de trabajo: son las herramientas organizativas que teniendo en cuenta la plantilla permiten la ordenación y planificación de los recursos humanos mediante la inclusión en los mismos de todas o parte de las dotaciones existentes y de las características que se definan de las mismas. (En el colectivo de Educación sólo para centros públicos)

El sistema debe disponer de los mecanismos que permitan la elaboración y gestión de las plantillas de cada uno de los colectivos. así como la coexistencia de plantilla orgánica y RPT.

Se deberá tener en cuenta la normativa específica de los distintos colectivos.

El colectivo de Educación dispone de varias RPTs:Según cuerpoSegún nivel educativo sin tener en cuenta si se es laboral o funcionario.

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Según determinados puestos (IVEI, centros de apoyo, centros de atención hospitalaria, etc…..)

La gestión de los puestos y las plazas o dotaciones deberá permitir: La definición de puestos de trabajo que se hará en base a funciones las

cuales se construyen con una estructura de verbo, objeto y ámbito. La definición de dotaciones de los puestos de trabajo que se decidirán en

función de las tareas que deben ejecutar las cuales se definen con una estructura de verbo, objeto y ámbito.

Las funciones tendrán asociadas tareas y dispondrán de diferentes indicadores.

La gestión de las funciones y tareas mediante su creación, modificación, actualización, etc.

La definición del perfil de competencias requerido para los puestos de trabajo basado en conocimientos, aptitudes, destrezas y rasgos de personalidad.

Deberá permitir definir los requisitos formativos asociados al perfil de los puestos.

La clasificación de los puestos y dotaciones en Cuerpos, Escalas, Especialidades, Categorías, centros, etc.

La definición de características o indicadores para las clasificaciones de puestos.

La posibilidad de agrupar por diferentes criterios las funciones, tareas, cuerpos, escalas, especialidades, etc.

En el caso del colectivo de Educación posibilidad de agrupar según nivel, especialidad, perfil y fecha de preceptividad.

La posibilidad de definir agrupaciones superiores de puestos a los que se adscribe en virtud de características definidas.

Definir la modalidad de ocupación por diferentes características (colectivos, relación de empleo, situación administrativa, convenio, clase, categoría, grupo, etc.)

La definición de las características y condiciones retributivas de los puestos y dotaciones.

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Creación de conceptos retributivos unidos a puestos, dotaciones y características.

Los diferentes requisitos de los puestos, condiciones de trabajo, horario, etc.

La integración con la estructura Orgánica mediante la descripción de la dotación con su código, dependencia orgánica y funcional

Su asignación a las diferentes unidades orgánicas, cada puesto deberá estar ubicado físicamente en una localidad y estar vinculado a un centro de trabajo

Definir puestos estructurales, no estructurales, temporales, ... Deberá contemplar la dimensión temporal de la clasificación de los

puestos. Deberá contemplar la dimensión temporal del centro de trabajo. Definir puestos y dotaciones con dedicación parcial o por horas y

permitir la ocupación de más de una dotación por la misma persona.

Simulación de creación, amortización, readscripción y modificación de características de los puestos y dotaciones: Mediante herramientas gráficas y fáciles de usar, debe permitirse la

simulación de cambios organizativos en las estructuras definidas, posibilitando la visualización de las nuevas situaciones así generadas y del análisis del impacto, tanto económico como funcional que se produce.

Debe contemplarse también la posibilidad de conversión de una simulación en una situación real y vigente a partir de una fecha determinada, mediante confirmaciones expresas.

La creación, readscripción, modificación o supresión de puestos generará los procedimientos de personal asociados a los cambios operados.

Se deberán poder realizar todas aquellas modificaciones, como crear, amortizar, readscribir, modificar las características de los puestos, bien de forma individual, o bien globalmente sobre todas o alguna agrupación de puestos.

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Deberán actuar sobre lotes de propuestas pendientes, con una fecha de efectividad.

La modificación, readscripción, creación, amortización de puestos y dotaciones siempre deberá realizarse en una estructura idéntica a la real, pudiéndose crear tantas copias como fuesen necesarias por usuario. Se irán realizando altas, modificaciones y/o amortizaciones, analizando los resultados y los costes.

Se podrán crear y suprimir dotaciones a través del presupuesto. Cualquier modificación efectuada se incorporará automáticamente a la

plantilla real así como a aquellos instrumentos de ordenación que se definan.

El mantenimiento fechado de los puestos y dotaciones desde su creación hasta su amortización.

La consulta de un puesto a una determinada fecha, facilitará toda la información: características, titular, ocupante, posible sustituto.

Creación y amortización automática de dotaciones temporales mediante la gestión de procedimientos de contratos temporales.

Cambios masivos: Deberá de disponer de herramientas para proceder a cambios masivos de información.

Retroactividad: El sistema deberá permitir retrotraer cualquier tipo de movimiento.

Vinculaciones de Reserva: Deberá ser posible vincular a un puesto un derecho de resera. También habrá que tener en cuenta las reservas que no son a puesto concreto, sino a localidad, municipio, centro de trabajo, similar retribución, etc….

Ocupación de puestos: Deberá ser posible vincular a un puesto todos aquellos ocupantes que estén relacionados en un momento determinado.Deberá contemplarse la posibilidad de que un puesto de funcionario sea ocupado por un laboral y viceversaContemplar las diferentes modalidades de ocupación (adscripción, provisional, definitiva, comisiones de servicios, prácticas)

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Posibilidad de vincular la ocupación a límites temporales o cumplimiento de determinados requisitos. como es el caso en la Administración de Justicia durante el plazo posesorio, pendientes de Cese que se encuentran inmersos en una licencia o permiso y hasta que no finalizan no cesan siguiendo vinculados a su puesto…..Deberá ser posible conocer en todo momento el estado de “ocupación” o “no ocupación de la plaza”

Presupuestos: El sistema deberá permitir la valoración económica de los puestos tanto a nivel teórico, sin ocupante, como real. Definir de manera fechada la plantilla presupuestaria.

El sistema deberá permitir la publicación y consulta permanente de los puestos con las características que se definan a través del Portal del Empleado.

Búsquedas, consultas, informes y estadísticas: El sistema deberá incorporar toda la funcionalidad de búsqueda y consulta y la obtención de todos aquellos informes y estadísticas necesarios tanto para la gestión ordinaria como para la toma de decisiones por los órganos de gestión a todos los niveles. Consultas e informes de acuerdo con los distintos ámbitos de gestión

y dependencias jerárquicas. Consultas e informes de puestos por cualquiera de sus

características. Informes requeridos, tanto los estándares como los que determine la

unidad usuaria. Provisión de puestos: El sistema deberá facilitar, entre otros:

Elaboración de las Ofertas de Empleo Público. Elaboración de las convocatorias de concursos de funcionarios. Elaboración de las convocatorias de traslado, acceso y resultas de

personal laboral. Búsqueda de vacantes para ofrecer en reingresos. Reservar puestos temporalmente para los diferentes procesos

Gestión de Plantilla PBT C02/002/2011

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Identificar las necesidades de plantilla. Simulación de previsión de necesidades y escenarios.

Simulación de costes de la plantilla. Tratamiento de plantillas aprobadas. Simulación de plantillas según el sistema de clasificación que se

determine. Simulación automatizada de costes . Gestión de otros puestos de trabajo que no pertenecen a la plantilla pero

que transitoriamente colaboran (becarios, colaboradores, contratos en prácticas, de formación, etc.)

En la Administración de Justicia habrá que tener en cuenta la necesidad de Registrar todos los puestos de Responsable de la Oficina Judicial y Fiscal, aunque la mayoría sean desempeñados por Secretarios Judiciales y Fiscales, empleados que no gestiona la Comunidad Autónoma del País Vasco, aunque éstos mismos sí participan en colaboración con el órgano de Gestión de personal de la Comunidad Autónoma del País Vasco en la gestión de los empleados que de ellos dependen funcionalmente .

En general, deberá permitir todo tipo de consultas para facilitar los procesos de provisión.

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6.3 Registro de Personal

El objeto de este módulo será la inscripción registral de los actos y circunstancias que a lo largo del tiempo, afecten a la vida administrativa del personal funcionario, eventual, interino y estatutario, así como a todo el personal que tenga una relación laboral con la Administración de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco, desde su incorporación hasta su separación por las causas que fueren.Para los colectivos de la Administración Educativa y de la Administración de Justicia deben registrarse también los servicios prestados fuera de la Comunidad Autónoma del País Vasco en sus ámbitos de actuación respectivamente.Para la Administración de Justicia, también deberán registrarse los procesos de alta, baja y modificaciones de Secretario Judiciales y Fiscales dentro del ámbito de la Comunidad Autónoma del País Vasco, ya que son personal colaborador en la gestión, por lo que habrá que diseñar el cauce de comunicación de estos procesos con el Ministerio de Justicia.La información introducida en este módulo y los actos administrativos anotados en el Registro de Personal serán la base sobre la que se sustente el cálculo de la nómina, el Pago Delegado, certificados, etc.; además la información aquí registrada es la pieza básica de la información de los Recursos Humanos, activos y no activos, por lo que se interrelacionará con otros módulos y, en particular, con el Portal del empleado.Este módulo permitirá la introducción de todos los datos iniciales y las posteriores modificaciones concernientes a los trabajadores de la Comunidad Autónoma del País Vasco, que permitirán una correcta gestión de su vida administrativa.Así mismo, permitirá el almacenamiento de todos los actos administrativos que afecten al historial administrativo del empleado. Además, para la Administración de Justicia deberán establecerse cauces telemáticos para la comunicación al Registro Central de Personal de la Administración de Justicia de todos aquellos actos que se establezcan.Se deberá dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal y su normativa de desarrollo.

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La Gestión del registro de personal deberá contemplar la posibilidad de: Gestión de datos administrativos, a través de :

Definición de diferentes colectivos (Administración General, Administración de Justicia, Interior, Administración Educativa) que englobados diferentes relaciones de empleo generales (Funcionario, Laboral, Alto Cargo, Estatutario, etc.) que se puedan dividir en diferentes tipos (funcionarios de carrera, interino, laboral fijo, laboral temporal,…) que estas a su vez puedan subdividirse en otras dependiendo de la forma de ocupación del puesto o de tipo de contrato o relación (funcionario interino en cobertura de vacante, por sustitución, laboral temporal por obra o servicio determinado, de interinidad, etc.). En el caso de los centros de educación concertados y privados las relaciones de empleo (laboral, cooperativista, religioso, etc) se podrán dividir en diferentes tipos (indefinidos, fijos discontinuos, etc……) También habrá que tener en cuenta a grupos de personal que sin tener estrictamente una relación laboral con la Comunidad Autónoma del País Vasco, son sin embargo objeto de su gestión en alguno de los campos de su actuación (nómina, gestión de tiempos, cotizaciones, abono indemnizaciones, pasivos, beneficiarios, Registro de Personal..)

Definición del tratamiento de funcionarios en prácticas, distinguiendo aquellos de nuevo ingreso de los que ya tenían una relación anterior con la Administración por lo que les corresponde licencia en prácticas, y efectos correspondientes de cada situación, económicos, de control en la gestión de tiempos, de vinculaciones con las plazas, etc….

Definición y creación de situaciones administrativas generales (servicio activo, excedencia voluntaria,…) con las posibilidad de subdivisión de las mismas en diferentes tramos que permitan especificar la situación de ocupación de los puestos.

Registro de Convenios y Acuerdos. Habrá que tener en cuenta que personal regulado por un Convenio de un colectivo puede ser gestionado en todo o en parte por otro colectivo.

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Definición y creación de cuerpos, escalas, opciones, categorías, especialidades, etc.

Definición y creación de números de registro teniendo en cuenta la especificidad del colectivo de Educación en cuanto a estructura antigua y nueva.

Definición, creación y gestión de títulos, servicios externos, grados, oposiciones, cursos, idiomas, competencias, experiencias, habilitaciones cargos directivos, escalafones….

Registro de datos administrativos históricos, con el fin de que pueda estar contemplada toda la vida administrativa de un empleado.

Definición y generación de los períodos correspondientes al periodo vacacional para los docentes del colectivo de Educación.

Definición flexible de ámbitos de gestión, gestión multiorganismo. El sistema garantizará la gestión independiente y el acceso restringido a los datos propios de cada uno de los ámbitos de gestión definidos por los órganos competentes de la gestión de personal para los colectivos de Administración General, Administración de Justicia, Administración Educativa y Interior de la Comunidad Autónoma del País Vasco. Gestión de datos personales, a través de :

Mantenimiento de datos personales con identificación única del empleado, conservando los históricos de aquellos datos susceptibles de ser modificados.

Identificación del empleado (DNI, nombre, apellidos,..), fotografía, Número de Registro Personal, domicilio, Cuerpo, grado, categoría, situaciones administrativas, nivel, situación familiar (hijos, cónyuge – datos colaterales (relación) de los trabajadores en el caso de cónyuges, etc.), Antigüedad (Servicios previos, servicios en prácticas, servicios en activo), Retributiva (nivel, antigüedad, complementos), Formación (Expediente académico, otros), datos de oposiciones, etc. Entre los datos propios del colectivo de Interior se encuentran:

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Policial (taquilla, permisos, cursos y conocimientos no oficiales)

Medallas Diplomas Reconocimientos de acto de servicio Situaciones administrativas específicas del sector

(segunda actividad, etc.)

Entre los datos propios del colectivo de Educación se encuentran: cargos directivos y académicos Compromiso de estabilidad Habilitaciones Generación de tiempos de servicio específicos

Gestión de datos personales para el cálculo de la nómina como: Mantenimiento de datos necesarios para realizar los

cálculos del IRPF. Mantenimiento de datos personales con incidencia en

nómina, tanto en devengos, como en descuentos. Mantenimiento de descuentos específicos, como pueden

ser retenciones judiciales, anticipos,... guardando importes totales, mensuales y fechas de inicio y fin. Control de finalización de fechas. Impresión y generación de la documentación necesaria de los mismos.

Definición de categorías y niveles salariales acordes con los convenios.

Permitir la realización de las inscripciones y anotaciones registrales y la consulta de los datos registrados de conformidad con los procedimientos y garantías establecidos.

Permitir implementar los procedimientos retroactivos adecuados para que al hacer modificaciones sobre datos introducidos la aplicación genere todo lo necesario para restaurar la situación.

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Almacenar y mantener los procedimientos administrativos del personal al servicio de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco, tanto de los actos anotados en el Registro de Personal como de aquellos que afecten a la vida administrativa del empleado. Se deberán controlar los plazos en aquellas situaciones en que ese dato sea determinante para producir efectos administrativos y/o económicos.

Facilitar el histórico de la situación administrativa del empleado (puestos y situaciones administrativas por las que ha pasado). Para la Administración de Justicia y la Administración educativa también sobre las situaciones administrativas fuera de la Comunidad Autónoma del País Vasco. Asimismo para la Administración educativa el histórico debe contemplar los puestos y las situaciones administrativas de los empleado en la educación privada. Toda la información aquí almacenada deberá tener carácter histórico, permitiendo que el sistema se sitúe a nivel de consulta o generación de informes en cualquier momento pasado y muestre la situación en dicho momento.

El sistema deberá poder contemplar toda la vida administrativa del empleado, su expediente teniendo en cuenta que para la Administración de Justicia y la Administración Educativa la vida administrativa es la correspondiente a la desarrollada en dichas administraciones en cualquier ámbito territorial fuera de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

Garantizar que las certificaciones emitidas por el Registro de Personal se correspondan íntegra y auténticamente con el contenido de los expedientes personales conservados con los documentos originales

Facilitar la consulta y modificación de datos mínimos del empleado desde el Portal del Empleado.

Realizar alertas sobre condiciones cumplidas en una fecha, tipo de jubilaciones, reconocimientos de antigüedad y grado, finalizaciones de contrato, etc.

Gestionar la ocupación de puestos, a través de :

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La gestión historificada de los distintos puestos ocupados con sus respectivos modos de ocupación: comisión de servicio, concurso, libre designación, interinidad,...

El sistema debe permitir el desplazamiento automático a lo largo del tiempo y posibilitar la consulta histórica de los diferentes puestos ocupados y situaciones administrativas del empleado.

Posibilidad de vincular puestos abiertos a funcionarios y laborales según necesidades.

Identificar y tratar los diferentes tipos de sustitución aún cuando no se ocupe la misma plaza.

Definir y garantizar los derechos preferentes. El sistema debe permitir la gestión de mínimas y máximas

permanencias, obligación de concursar, derechos preferentes y otros atributos singulares que llevan asociados determinados puestos de trabajo como consecuencia del buen desempeño de la labor policial y del Régimen Estatutario que le es de aplicación al personal policial.

El sistema debe contemplar la generación de diferentes tipos de reserva de puestos

Asimismo debe contemplar la reserva genérica a puestos con unas determinadas características: Localidad, municipio, similar retribución, mismo centro de trabajo, etc.

El sistema debe gestionar el nacimiento de garantías de ocupación de un puesto de determinadas características, como consecuencia de un procedimiento administrativo y la finalización de dicha garantía.

Debe permitir asimismo la gestión de otras garantías, como por ejemplo para la adscripción provisional.

Debe controlar las vinculaciones que se puedan dar entre empleados que ocupan un mismo puesto (Sustituto-Sustituido)

Debe contemplar la posibilidad de que un puesto de funcionario sea cubierto por un laboral y viceversa.

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Gestionar los reconocimientos, a través de : Generación automática y masiva o individual de todos los

procesos de reconocimiento de antigüedad, trienios, sexenios, grados y servicios prestados, teniendo en cuenta las peculiaridad de la Administración de Justicia y Administración Educativa en las que deben tenerse en cuenta los servicios prestados fuera de la Comunidad Autónoma del País Vasco.Para la Administración de Justicia no se podrán contemplar de forma automática los servicios prestados en el resto de colectivos ya que éstos tendrán que ser objeto de reconocimiento de servicios previos.Tampoco podrá se computado y reconocido automáticamente el primer trienio para los funcionarios interinos ya que los servicios que lo conforman deben ser objeto de reconocimiento previo y tampoco podrán ser computados a los funcionarios de carrera los servicios previos a esa condición ya que así mismo deben ser objeto de reconocimiento.

Reconocimiento del grado personal tanto a instancia de parte distinguiendo entre los diferentes modos de adquisición y la repercusión económica que lleva aparejado dicho reconocimiento.

Reconocimiento de servicios previos y trienios con la particularidad de que un funcionario puede computar el tiempo de servicios prestados en distintos grupos y también en distinta administración. Respecto al personal laboral hay que tener en cuenta aquellos contratos que son a tiempo parcial o fijos -discontinuos, en los que el cómputo se sale del procedimiento general.

También se tendrán en cuenta aquellas situaciones en las que por ley se reconoce el tiempo a efectos de antigüedad aunque no se esté en servicio activo, como la excedencia por cuidado de hijo, la situación en servicios especiales u otras que puedan presentarse en el futuro.

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El sistema deberá generar los certificados, diligencias y listados necesarios para el reconocimiento de servicios previos, trienios, sexenios, grados, etc.

Explotación de la Información Deberá realizar de forma sencilla tantas consultas, informes y

estadísticas como sean necesarios para la correcta gestión del sistema. Entre ellos deberá realizar los informes que recojan el número de efectivos, su distribución, su coste, la procedencia de las altas, la causa de las bajas y aquellos otros indicadores que puedan precisarse para el mejor conocimiento de los recursos humanos del sector público.

Emisión de todo tipo de certificados relacionados con la vida administrativa del personal al servicio de esta Administración.

Emisión del formulario del expediente administrativo de un empleado

Interface con el Sistema de Recursos Humanos del Servicio Vasco de Salud – Osakidetza, para comunicar los datos comunes que necesariamente deban ser inscritos en el Registro de Personal.

Funcionarios de habilitación Estatal, el sistema permitirá la inscripción de los actos y circunstancias que afecten a la vida administrativa de los FHE. Así mismo se integrará con el sistema de registro de los Habilitados del ministerio a fin de coordinar el registro autonómico con el Ministerial (estatal).

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6.4 Nómina

El objetivo es el cálculo de las nóminas de todo el personal al servicio de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco y de los Organismos Autónomos (actualmente 7 empresas), incluidos en los sectores de Administración General, Educación, Justicia e Interior, con una gestión de cuentas de cotización compartidas por varias empresas y con gestión diferenciada de obligaciones tributarias y contabilidad.El sistema comprenderá cualquier gestión que lleve implícito el abono de un devengo, la práctica de una retención, o una cotización de cualquier tipo sean estas operaciones positivas o negativas.La confección de la nómina deberá poderse adaptar con rapidez a las frecuentes modificaciones legislativas que se vayan produciendo, tanto en lo que afecta a los conceptos de devengo como de descuento (seguros sociales, I.R.P.F., etc.) tanto en los casos en que la modificación sea de carácter general (normas tributarias, Seguridad Social,…) como en aquellos que sean resultado de la aprobación de un convenio, decreto, etc. (año sabático,…).El sistema capturará información para el cálculo procedente de los módulos de Plantilla y R.P.T. Registro de personal, Gestión de Tiempos y Planificación del Servicio, Acción Social o de cualquier otro módulo que mantenga datos con repercusión económica.El sistema permitirá el cálculo y liquidación de retribuciones en función de los importes efectivamente devengados.En caso de que no se calcule en el nuevo sistema la nómina para todos los empleados existirá un mecanismo de consolidación de resultados con el sistema de nómina actual que permita obtener y cumplir con la información necesaria u obligatoria para el empleado, entidades externas como la Seguridad Social, Diputaciones, EPSVs, …El sistema recogerá la correcta contabilización de los gastos de personal.Incorporará las siguientes funcionalidades: Mantenimiento de reglas y parámetros para el cálculo de la nómina

Deberá poder gestionarse un sistema de tablas, con fechas de vigencias y de valores de conceptos. Las mismas deberán poder

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parametrizarse a nivel de Convenio, Categoría, Grupo profesional, Grupo del puesto de trabajo, Nivel del Complemento del puesto, Nivel del Complemento personal, etc.

Mantenimiento de fórmulas Configuración del cálculo parametrizable a nivel de usuario

avanzado. Automatización de las retribuciones básicas, complementos fijos,... Automatización de deducciones formalizables: IRPF, Seguridad

Social, MUFACE, MUGEJU, derechos pasivos, etc. Conceptos de nómina

Se permitirá la introducción de incidencias sobre los datos normales mediante conceptos auxiliares.

No existirá límite en el cálculo para el tratamiento de conceptos ni por colectivo ni por trabajador.

También tiene que poder disponer de un sistema ágil y flexible para definir conceptos de devengos y sobre todo descuentos, realizando informes específicos por cada tipo de descuento.

Retribuciones variables El sistema de nómina incorporará el resultado final de la

tramitación y gestión de las retribuciones variables. Mantenimiento de datos personales con repercusión en nómina

Datos bancarios. Datos de beneficiarios. Cuotas y pagos a terceros. Situaciones de IRPF, datos para la generación de las obligaciones

sociales, etc. Generación de nóminas

El sistema de nómina deberá contemplar y tratar de forma integrada a todos los colectivos de la Administración sea cual sea su relación de empleo. Dentro del colectivo de Administración de

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Justicia deberá contemplar al personal idóneo de los Juzgados de Paz de menos de 7.000 habitantes.

Definición del calendario de nómina Definición de ámbitos de gestión de nómina Cálculo de nómina parametrizable Posibilidad de generar nóminas ordinarias y complementarias en

el mismo mes. Imputación de anticipos. Imputación de adelantos Asignación de indemnizaciones y complementos y tratamiento de

las obligaciones sociales relacionadas con los mismos Cálculo de pagas extraordinarias, finiquitos y nóminas parciales.

Todos los empleados reciben dos pagas extraordinarias, teniendo en cuenta los días trabajados. Para los trabajadores que realizan contratos de sustitución, el devengo de las pagas se realiza prorrateado en la nómina del mes.

Cálculo de la nómina con diferentes contratos o de distinta retribución para un profesional en un mismo mes.

Cálculos de conceptos por meses, días, horas, porcentajes. Cálculo de liquidaciones por reducción de la jornada (implica

cálculo en tres planos): Devengo en función de las horas efectivamente trabajadas. Devengo en función del reparto del salario anual (anual / 14

independientemente de los días u horas del mes) Abono

Cálculo de Cesantías y Prestación Económica Temporal. Cálculo de cualquier otro concepto que se decida deba ir en el

cálculo de la nómina. Cálculo de Seguridad Social y regulación del mes anterior:

Automatización en el cálculo de cotizaciones, incapacidad transitoria o cualquier otra situación relacionada.

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Tratamiento de ayudas de acción social. Cálculo de atrasos y revisiones, con retroactividad automática

ante cambios en las circunstancias del trabajador con efecto en nómina.

Tratamiento de devengos y descuentos, realizando informes específicos por cada tipo de descuento.

El sistema debe disponer de un módulo que cubra las diferentes liquidaciones que realiza la Administración: finiquitos, indemnizaciones y jubilaciones.

Simulación del cálculo de nómina: Tendrá que permitir modificación, borrado y nuevo cálculo de nóminas. Tanto colectivamente en función de los campos que se precisen, como individualmente por cada trabajador.

Permitirá el bloqueo de operaciones a un empleado o grupo de empleados por diferentes características.

Asimismo contemplará la modificación de la imputación económica de recibos calculados en los casos que se precise.

Cargas masivas de datos (trienios, sexenios, cargos directivos, huelgas) desde el módulo de Gestión de Procedimientos y Registro de Personal

Nómina de Pago Delegado realizará el tratamiento informatizado cuya finalidad es el pago a los profesores de aquellos centros educativos privados con los que la Comunidad Autónoma tiene concierto educativo.

Gestión de los Justificantes de Pago a la Seguridad Social del personal Autónomo y Religioso incluido en el pago delegado (RETAS). La Comunidad Autónoma se hace cargo y devuelve al centro una parte del importe correspondiente a esa cotización a Seguridad Social.

El sistema deberá cargar los datos resultantes de su gestión en la aplicación de Contabilidad.

En la gestión de pagos a terceros se contemplará:

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Gestión de pagos a beneficiarios. Gestión de pagos por cuotas sindicales, asociaciones

profesionales, etc. Gestión de pagos por retenciones judiciales, embargos u otras

obligaciones. Gestión de pagos para aseguradoras, fondos de pensiones, etc.

Histórico de Nómina. Retroactividad

Se permitirá el cálculo retroactivo para poder incorporar variaciones en los datos de nómina que hayan sido introducidos con posterioridad a la efectividad.

Se diferenciarán el cálculo mes y los cálculos retroactivos con el suficiente nivel de detalle en todos ellos.

Se guardará un histórico con los datos da cada cálculo que se cierre como definitivo.

Se podrán realizar cálculos retroactivos individuales o colectivos (revalorizaciones por convenio, acuerdos sindicales, pagas de compensación, etc.)

El sistema debe disponer de un módulo de retroactividades automáticas y otro que cubra las diferentes liquidaciones que realiza la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

Se podrá elegir contra qué presupuesto se va a contabilizar en caso de retroactividades (presupuesto actual o del ejercicio anterior) durante el período en que conviven ambos presupuestos abiertos en función de una serie de variables (convenio, relación de empleo, etc).

El Sistema realizará las acciones necesarias para el correcto funcionamiento de las obligaciones frente a entidades externas, Diputaciones, Seguridad Social, etc en el caso del cálculo de retroactividades contra el sistema antiguo

Incorporación automática de conceptos desde/a otros módulos PBT C02/002/2011

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Todos los pagos fuera de nómina: dietas, cursos de formación, asistencia a tribunales,... se incluirán dentro del sistema por los órganos gestores correspondientes, confeccionándose el correspondiente documento de pago.

Cuando la nómina esté confeccionada y fiscalizada, se deberá reflejar en el sistema contable de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco que existiera en el momento de la implantación del nuevo sistema de gestión de recursos humanos, para su tramitación, autorización y contabilización.

Los asientos de nómina se contabilizarán en su totalidad y de una sola vez y para cada uno de los Organismos Autónomos existentes, para lo cual se deberá permitir que si en el trámite de Fiscalización no se autoriza la contabilización de la nómina, esta podrá ser corregida y enviada nuevamente al trámite de Fiscalización tantas veces como sea necesario antes de realizar la contabilización de la misma.

No se permitirán asientos de nómina fuera del sistema lo que garantizará la integridad de la información del sistema de nómina con el sistema de contabilidad.

Se deben poder agrupar distintas nóminas en únicos ficheros de transferencias bancarias y permitiendo asociar a cada nómina o conjunto de nóminas una cuenta bancaria ordenante.

Se debe poder comunicar con la Oficina de Control Económico para que realice la aprobación de determinados mantenimientos que serán introducidos por Función Pública, como puede ser la asignación de la estructura económica a un grupo/área de personal. Esta comunicación no será manual, deberá quedar constancia en el sistema.

Se debe poder relacionar la estructura organizativa con la estructura definida para el presupuesto y derivar correctamente las diferentes clasificaciones de la partida presupuestaria.

Se debe poder relación una relación de empleo con una estructura económica.

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Se deberá poder realizar estimaciones del coste anual de todos los gastos de personal, atendiendo a diferentes criterios: relación de empleo, Institución, Colectivo, Departamentos, etc… Este proceso se podrá repetir a lo largo del ejercicio.

Se deberá tener en cuenta la posibilidad de cambios en las estructuras de la aplicación presupuestaria tanto de un ejercicio a otro como dentro de un mismo ejercicio.

Descuentos El sistema gestionará anticipos y adelantos de nómina: altas,

descuentos y control de saldos. Gestionará los anticipos y adelantos al personal emitiendo sus

resoluciones tanto estimatorias como denegatorias, incluyendo los anticipos y adelantos en la nómina y descontando los mismos en sucesivos meses, el pago tanto del anticipo como del adelanto se realizará fuera de nómina.

Se deberán contemplar los ingresos de anticipos y adelantos fuera de nómina, lo que se tendrá en cuenta para el control de saldos.

Se contemplará la interrupción temporal del descuento así como la cancelación manual del mismo dejando constancia del motivo y de la situación en el momento de la cancelación.

Se deberá contemplar la implicación contable del adelanto cuando existe un cambio de Organismo por parte del interesado, desde su concesión a su total cancelación.

Bajas por IT y maternidad Tratamiento de situaciones de Incapacidad transitoria,

maternidades y cualquier otra circunstancia regulada. Se contemplará la repercusión de las situaciones de IT y de

maternidad en el cálculo de nómina. El sistema calculará la base de IT en función de los datos del

sistema pero dejará la opción de modificarla manualmente dejando constancia de ello en el sistema.

Permisos y licencias

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Se contemplará la repercusión de las situaciones de permisos y licencias en el cálculo de la nómina, así como la de descuentos por huelgas.

Indemnizaciones por razón de servicio El procedimiento que lo gestione deberá estar directamente

integrado con la planificación y control de presencia del personal, posibilitando la utilidad de generar liquidaciones de gastos cuasi-automáticas en función del horario planificado/realizado por el personal.

Nóminas negativas El sistema será capaz de diferenciar las nóminas negativas y

permitir un tratamiento específico para ellas, permitiendo la cancelación de las mismas en la Tesorería General del País Vasco, lo que deberá quedar reflejado en la nómina del trabajador.

Se deberá contemplar asimismo, el paso de la deuda no cobrada en periodo voluntario a vía ejecutiva.

Justificación de la nómina El sistema calculará automáticamente las diferencias entre la

nómina calculada una vez dada por definitiva y la nómina del mes anterior.

Se justificarán automáticamente las diferencias bajo dos epígrafes: altas/bajas y variaciones.

El sistema dispondrá de herramientas para cambios globales de motivos de justificación por lotes de Departamentos, servicios, conceptos, etc.

Seguridad social y clases pasivas Se facilitará el cálculo de las cotizaciones a la Seguridad Social

tanto cuota empleado como Empresa distinguiendo mes e incidencias.

La liquidación de los Seguros Sociales se efectuará a través del programa RED.

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Se facilitará la impresión de los modelos TC1 y/o su remisión electrónica.

Se facilitará el cálculo de la cuota Empresa para su aplicación presupuestaria.

Se facilitarán los productos necesarios y con el detalle necesario para facilitar el cuadre de los TC1 y la cuota Empresa.

Se facilitará la generación automática para la remisión al sistema RED de las variaciones de datos que en el registro de personal y en los datos propios de nómina afecten a variaciones a comunicar a la seguridad social a través de los módulos de afiliación.

Se facilitará la generación automática para la transmisión al sistema DELTA de los partes de accidente de trabajo que entre en el sistema.

Se facilitará la emisión del soporte mensual para MUFACE y MUGEJU.

El nuevo sistema informático de nómina tiene que gestionar los diferentes mutualismos que existen en la Administración actualmente: Seguridad Social (régimen general), MUFACE, MUGEJU y Derechos Pasivos.

Dentro de la cotización, contemplará todos los tipos de liquidaciones que en este momento establece la Seguridad Social y facilitará que se puedan incluir los que puedan establecerse.

Contemplará la imputación económica de las cuotas empresariales y de los pagos delegados, gestionando el reintegro de estos últimos.

Cotizaciones complementarias. Gestión de cotización de colectivos especiales. Asimismo, esta gestión deberá producir los informes necesarios

para el control de los mismos. Se generará la información necesaria, para su reflejo en nómina,

cuando se deriven obligaciones económicas del absentismo. En relación a Mutuas, aseguradoras, sindicatos, colegios

profesionales, etc.

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Emisión de fichero con retenciones en nómina por los conceptos relacionados con terceras partes.

Cálculo del IRPF El cálculo del IRPF será parametrizable. Todos los meses se realizará el proceso de regularización del IRPF,

únicamente a aquellas personas que han sufrido variación en sus datos de nómina o en sus datos personales y que éstos afecten al IRPF

Ajustará automáticamente el IRPF de ejercicios anteriores de abono de atrasos de ejercicios anteriores.

El cálculo de las retenciones del IRPF considerará, en el cómputo de retribuciones a estimar, tanto los conceptos fijos como los variables del ejercicio anterior que se consideren como tales.

Se facilitará la confección automática de los modelos 190, 110, etc. para las Haciendas Forales y la AEAT y para los trabajadores por entidad. El envío de los citados modelos por sistemas telemáticos establecidos (editran, etc.)

Emisión de certificados de retenciones: Certificados de retenciones (10T) en formato PDF Emisión masiva de certificados de retenciones Emisión de duplicados individuales.

ITZARRI-EPSV (Entidad de Previsión social voluntaria) Se facilitará la incorporación de los datos relativos al plan de

pensiones y a las aportaciones de la empresa. Validación

Se dispondrá de los productos necesarios para proceder a la comprobación de la bondad de los datos introducidos manual o automáticamente.

Consulta de nóminas Consulta de parámetros de cálculo, históricos de nómina,

resúmenes e informes.PBT C02/002/2011

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Visualización de los cálculos Los resultados del cálculo se podrán visualizar en una interfaz de

aspecto similar al recibo de nómina. Transferencias bancarias

El sistema generará las cintas de transferencias bancarias con los criterios que se determinen, en función de la cuenta del destinatario: cuenta corriente, IBAN, etc..

Se facilitará la emisión de las cintas de transferencias mensuales con la posibilidad de realizar diversas agrupaciones de trabajadores hacia entidades.

Recibos de nómina El sistema generará los recibos de nómina, en los que se

desglosarán todos los conceptos que lleven atrasos. El sistema permitirá generar un recibo individual. El sistema permitirá la impresión de los recibos y su generación

para almacenar electrónicamente. El sistema permitirá el acceso autentificado de cada trabajador a

sus lotes de recibos con la posibilidad de consulta e impresión de los mismos.

Generación de informes Se dispondrá de una herramienta de generación de informes que

permita la elaboración rápida de diversos informes sobre los datos existentes en el sistema. Emisión automatizada de informes oficiales de nómina. Emisión automatizada de informes de control del gasto.

Productos de explotación de fin de mes Se facilitarán los productos de explotación de fin de mes siguientes, tanto a nivel general como por departamento, por sección, (para el colectivo de Administración de Justicia), unidad, etc. conforme a los parámetros de petición y los modelos establecidos:

Listados de comprobación de conceptos:PBT C02/002/2011

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Listados de comprobación de I.T.: Listados de nómina negativas. Listados de todas las retribuciones variables que se abonen en

cada momento. Listados de justificaciones. Listado Resumen de nómina. Listados de retenciones: Aplicaciones Presupuestarias Transferencias bancarias Ficheros de datos Anticipos Adelantos Recibos de nómina Listados de bases de Seguridad Social

1.1.1 Integración con el sistema de gestión económico-financiero

Integración de los objetos y estructura de Recursos Humanos con los datos maestros del Sistema Corporativo de Gestión de Presupuestos (en la actualidad, IKUS).

Elaboración de plantillas presupuestarias y de gastos de personal e integración en las distintas versiones de elaboración de presupuestos.

Vincular la Relación de Puestos de Trabajo a códigos de anexo del personal definido en presupuestos con el fin de poder realizar el control del gasto por puesto de trabajo.

Se permitirá la comprobación automática de la disponibilidad de crédito

Generación de ADs de principio de año

Teniendo en cuenta: las antigüedades que se consolidan en el año, las finalizaciones de contratos informados, no se tienen

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en cuenta las plazas sin ocupante, sólo personas activas en el sistema a una fecha.Posibilidad de que la simulación calcule un porcentaje sobre el importe total.

La estimación para la generación del AD de inicio de ejercicio se podrá repetir a lo largo del ejercicio únicamente para el caso de los sustitutos.

Posibilidad de un cálculo de diferencias producidas por subidas salariales para el caso de que éstas se produzcan después de la contabilización del AD de inicio de ejercicio. Las diferencias salariales se podrán distinguir por colectivo.

Existencia de variables que permitan realizar diversos cálculos: porcentaje de estimación, meses a estimar, conceptos que entran en el cálculo o no cada año, plazos para el cálculo de sustituciones, etc. El sistema deberá permitir realizar cálculos parciales.

Durante el año se producen procesos masivos que deberán contabilizarse, como es el caso de creaciones y amortizaciones de plazas, OPEs, concursos, convenios colectivos, traspasos de personal por que se asumen competencias, etc. En este caso se debería comparar con el crédito existente en ese momento y generar los documentos de compensación correspondientes.

Los criterios que se podrán elegir para el cálculo de las ADs son: Globalmente, Por institución (sociedad), por Departamentos, por Relación de empleo, por colectivos Emisión de informes de la simulación: existirán distintos tipos de informes como mínimo tendrán los siguientes datos: DNI, nombre, apellidos, aplicación presupuestaria e importe.Envío del fichero a IKUS. Se enviará un fichero por institución (Gobierno Vasco y Organismos Autónomos).

También se incorporará, al sistema contable, información totalizada por tercero de las retribuciones tanto regulares como irregulares y retenciones practicadas anualmente de cara a la obtención del modelo 190 así como a las certificaciones del interesado.

Generación de informes para la intervención. Gestión de cambio de procedimientos de gasto derivados del

cambio de ejercicio presupuestario.

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Gestión de procedimientos de gasto relativos a las propuestas de contratación de carácter no permanente, así como de los gastos relativos a gratificaciones, conceptos variables, productividad, indemnizaciones por razón del servicio, gastos de formación, etc.

Gestión de los cambios de imputación económica derivada de las modificaciones de la estructura presupuestaria, que permitan el abono de atrasos. Imputación de costes de personal por servicios.

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6.5 Portales de RRHH

A medida que se vayan poniendo en marcha los módulos del sistema, se ofrecerán en formato de portal web determinadas funcionalidades de RRHH a distintos roles o perfiles de usuario:

Empleado Responsable jerárquico de Unidad organizativa Responsable Cargo Gestor Funcionario de habilitación estatal (FHE) Miembro de policía local Empleado no activos Antiguo empleado Representante sindical Responsable de Servicio Médico Responsable oficina judicial y fiscal Responsable de Centro Educativo Público (representante de terceros) Responsable de Centro Educativo Privado Resto: Personal pasivo, becario del EPIF y personal con trabajos a

favor de la comunidad

Dichas funcionalidades se ofrecerán por medio de dos portales claramente diferenciados:

Portal de RRHH en Intranet Portal de RRHH en Internet

Asimismo para el colectivo de Educación el portal servirá como vía de comunicación y gestión entre el empleado y el centro educativo (en el caso de los centros educativos públicos) y entre el centro educativo (tanto público como privado) y las Delegaciones Territoriales.

Como criterio general, podemos decir que el portal de intranet proporcionará las funcionalidades web para empleados activos de EJ-GV: empleados, responsables, directivos, etc. (contenidos intranet), y que el portal de Internet ofrecerá las correspondientes funcionalidades de RRHH de Gobierno Vasco para usuarios que no tienen consideración de empleados activos (contenidos Internet). Esto no quita que dentro del portal de RRHH de intranet se deban ofrecer algunas de las funcionalidades para usuarios no empleados por EJ-GV.

El acceso autenticado al Portal del Empleado proporcionará la identificación del usuario y por tanto la posibilidad de acceder a la información de carácter personal y a los servicios de gestión.

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Es importante resaltar que el portal, por propia definición, será el punto único de acceso a las funcionalidades de RRHH, incluidas aquellas cuyo desarrollo no es objeto del presente pliego, como por ejemplo las funcionalidades de provisión y selección (solicitudes de comisión de servicios, …).El facilitar información relevante, un acceso seguro y contenidos personalizados es fundamental para el correcto desarrollo del mismo.

1.1.2 Portal de RRHH de intranet

Aunque a buen seguro el portal de RRHH de intranet ofrecerá funcionalidades para usuarios no empleados por EJ-GV, podemos simplificar diciendo que se trata del portal del empleado y responsable de EJ-GV.El portal de RRHH de intranet deberá tener una doble funcionalidad:

Ser un canal de comunicación con los empleados en materia de su interés, tales como concursos, convocatorias de ayudas, acceso personalizado a su historial administrativo, visualización e impresión de los recibos de nómina,...

Servir como elemento integrador del empleado en procesos de gestión previamente configurados en los que va a tomar parte y en los que el empleado va a colaborar en la formación del historial administrativo.

Los servicios a desarrollar bajo el presente pliego, contemplarán principalmente las siguientes funcionalidades:

Servicios de información, tanto a nivel general de todos los empleados como a nivel particular o personalizado.

Consulta de la estructura orgánica de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

Consulta de plantillas y RPT. Consulta de todo lo relacionado con la gestión de tiempos Consulta de su nómina y posibilidad de impresión de su recibo. Consulta de los procesos de selección y provisión. Consulta de los Planes departamentales, programas y acciones

formativasPBT C02/002/2011

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Consulta de la trayectoria profesional, cursos, etc. Petición de los diferentes certificados que proporcione el

sistema HCM Consulta de la evaluación de Riesgos Laborales (seguridad y

salud) Consulta de la valoración del puesto de trabajo y las medidas

pendientes y adoptadas con relación a la Prevención de Riesgos Laborales.

Consulta de ayudas de acción social Consulta de Normativa aplicable a cada grupo Información de Normalización lingüística Informes y cuadros de mando accesibles a través de Portal

para el personal directivo y mandos intermedios. El portal se integrará con el módulo de BW, a fin de que las

funcionalidades que se determine en el módulo de BW sean accesibles a través del portal para el perfil que así se habilite.

Información corporativa, atendiendo los roles y perfiles definidos.

Consulta de pagos a Seguridad Social/Mutuas y aportaciones de empresa a EPSVs.

Consulta e impresión del documento 10T. Consulta de la tablas de IRPF. Consulta de datos personales, familiares, comunicaciones, hoja

de servicio, grado, antigüedad, baremo de méritos… Consulta de oposiciones/concursos, cualificaciones y

habilitaciones Consulta de información a cerca de las atenciones sociales y

posibilidad de inscripción en las mismas. Consulta de temas del ámbito de la relaciones laborales. Funcionalidades de búsqueda de contenidos, buzón de

sugerencias y RSS.PBT C02/002/2011

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Consulta de la bolsas de trabajo existentes para cada colectivo/grupo.

A medida que se vayan desarrollando nuevos módulos, el portal se seguirá desarrollando y ampliando su funcionalidad conjuntamente con el desarrollo de estos módulos.La información del Portal de RRHH de intranet EJ-GV será suministrada en su mayoría por el sistema de HCM implantado en el proyecto. Esta integración será posible mediante el despliegue de los paquetes de negocio Web Employee Self Service y Manager Self Service que SAP así como por el desarrollo de aplicaciones a medida basadas en los servicios estándar de autoservicio.

1.1.3 Portal de RRHH de internet

El portal de RRHH de internet tendrá como objetivo principal ser una canal de comunicación de información de RRHH de EJ-GV con personas no empleadas por EJ-GV en materia de su interés, tales como concursos, visualización e impresión de los recibos de nómina, 10Ts, certificados de servicios prestados, certificados de empresa, ...

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6.6 Gestión de Tiempos y Planificación del Servicio

La importancia cada vez mayor de la retribución ligada a la jornada impide realizar un cálculo retributivo automatizado sin un desarrollo del módulo de Gestión de tiempos y de planificación del servicio. Es innegable el peso específico de la planificación y el control horario sobre el conjunto de la gestión de los recursos humanos. También es necesario tener en cuenta que este módulo tiene más importancia aun en el Departamento de Interior dada su forma de prestación de servicio.El nuevo sistema deberá dar respuesta a la gestión descentralizada de tiempos que actualmente está operativa en el colectivo de Interior para el personal de la Ertzaintza. El desempeño policial en un esquema de 365 días x 24 horas, requiere de una muy compleja y versátil gestión de calendarios y jornadas en muchas ocasiones asociadas a conceptos variables de nómina y/o devengo de indemnización de gastos por razón de servicio.La prestación del servicio 365 días por 24 horas ha de ser tenida en cuenta, igualmente, a los efectos de que los cierres de nómina no generen “cierres” , “bloqueos” ó “sobrecargas” del módulo de PT, dejando al usuario policial sin herramienta de gestión de planificación y presencia.El colectivo de Educación que recoge la planificación y el control horario de todo el profesorado a través de las aplicaciones denominadas cuadro pedagógico, parte de faltas y R-GIPE. En el cuadro pedagógico se recoge el horario de cada profesor donde se plasman las asignaturas que imparten con sus tramos horarios. En el parte de faltas se recogen las ausencias que se resuelven directamente en el centro y en el R-GIPE (Registro de gestión integrada de personal de Educación) se recogen las ausencias que resuelven las Delegaciones Territoriales y la Dirección de Gestión de Personal.

Este módulo deberá realizar un control y seguimiento de:

Gestión y mantenimiento de turnos de trabajo, confeccionándolos y planificándolos en función de las necesidades de personal.

Permitirá la elaboración de informes y consultas de personal presente/ausente, turnos de trabajo anuales, mensuales,

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mensuales por centro, mensuales por trabajador, listado mensual de horas por empleado, cálculo de estadísticas, etc.

Permitirá la elaboración de informes sobre las licencias y permisos, teniendo en cuenta que una licencia o permiso puede conllevar diversos absentismos como por ejemplo la licencia por enfermedad y sus prórrogas mensuales….

Establecimiento de los mínimos a cubrir por días, categorías y servicios.

Gestión de vacantes, guardias. calendarios, vacaciones, absentismo, etc.

Detección de vacantes por ausencias producidas y análisis de disponibilidad de plantilla.

Tratamiento de trabajadores por horas y días.

Gestión de las planillas de los diferentes colectivos

Control de los diferentes servicios prestados con repercusión en la nómina

Gestión de productividad

El nuevo sistema debe ser compatible y obtener la información necesaria de los sistemas de control horario estándar de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco. Esta información relativa a turnos, guardias, jornadas partidas, festivos, vacaciones, permisos, licencias etc., repercutirá de manera automática tanto en nómina como en seguridad social y demás sistemas de previsión social.Se deberá tener en cuenta dada su peculiaridad la gestión del periodo vacacional docente.Para el colectivo de Interior se deberán tener en cuenta las siguientes especificaciones y funcionalidades: Asignación de profesionales a los centros de trabajo

Cada profesional está ubicado en un centro de trabajoPBT C02/002/2011

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En un mismo centro pueden existir diferentes grupos / subgrupos de planificación correspondiendo a cada uno de ellos un calendario de entre los definidos para cada período.

Gestión del personal en grupos / subgrupos. Los distintos centros de trabajo de la Ertzaintza se organizan en grupos y subgrupos, cada uno de los cuales tiene asignado sus efectivos.

Establecimiento de cadencias de ritmo de trabajo Por convenio se definen unas cadencias y ritmos que deben cumplir

los diferentes profesionales. Existen diversas cadencias En cada centro, cada grupo / subgrupo comenzará la cadencia de

trabajo en una semana concreta de la misma Estas cadencias permiten definir los diferentes calendarios anuales

de la Ertzaintza. Asociación de calendarios a grupos según cadencias definidas. Definición de calendarios por centro y grupo / subgrupo Definición de sub-calendarios en los calendarios de grupo: en ocasiones,

es posible que durante una parte del ciclo del calendario, parte del grupo / subgrupo deba realizar un horario diferente al resto del mismo.

Personalización de calendarios de grupo / subgrupo, bien mediante: Cambios previstos no procedimentados: vacaciones, cambios de

turno, etc. Derivados de la gestión: licencias, reducciones de jornada, etc.

Definición de tipos de jornada Se facilitará la definición de tipos de jornada permitiendo realizar

acumulaciones por dichos tipos Asociación de franjas horarias a los tipos de jornada Contemplar la existencia de los siguientes tipos de jornada

especiales: De disponibilidad: cuyo cómputo horario efectivo se producirá

en el caso de que se realice alguna actividadPBT C02/002/2011

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Primadas: cuyo cómputo de horas es por un valor superior al realizado (con porcentaje posibilitando topes máximos). El cómputo adicional se producirá ante cumplimiento de determinados hitos

Jornada reducida con la especificidad de cada colectivo en su aplicación dentro de a jornada diaria.

Para la Administración de Justicia deberá contemplarse la gestión del control de la realización de las guardias, partiendo de un calendario de realización así como del cumplimiento de los requisitos que se definan, pudiendo llegar incluso a la generación automática de las mismas.

Gestión complementos retributivos vinculados a planificación horaria. Planificación de varios tipos de jornada en un mismo día Gestión de horas acumuladas

Cada trabajador debe realizar un mínimo de horas fijadas en el convenio laboral.Como consecuencia del desarrollo diario del trabajo, puede que las horas realizadas superen las fijadas.Por tanto se facilitará la gestión de horas acumuladas: Exceso de horas del ejercicio anterior: Previa autorización, se

acumularán al ejercicio siguiente, con un tratamiento y gestión claramente diferenciados de las horas del ejercicio en curso

Exceso de horas del ejercicio en curso. Siempre que, considerando las horas previstas, el cumplimiento del calendario sea superior a lo establecido por Convenio.

Planificación de incidenciasAutomatización de cambios en planificación personal por acciones derivadas del procedimiento del personal, por ejemplo, licencias, bajas, etc.

Consulta histórica de las planificaciones personales Control de presencia

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Se consideran los siguientes aspectos adicionales a los requisitos: Incorporación de un sistema de fichaje con ficha magnética y/o de

aproximación Integración con la aplicación policial “Zutabe” y con las aplicaciones

de control de presencia existente en cada uno de los colectivos. Validación y ajustes de las jornadas / horas reales trabajadas Gestión de la información

Información diaria de las horas realizadas Información de horas de presencia, vacaciones y absentismo Movimientos diarios por tipo de jornada Información de incidencias Personas por centro Horas por centro Horas acumuladas por persona y centro

Gestión de productividad

Parametrización de baremos para control de productividad Control de productividad Emisión automatizada de importes por concepto de plus de

productividad para su tratamiento en el Área de Nómina Gestión resto complementos retributivos vinculados a control

presencia.

Control de desviaciones entre Calendarios de grupo y personales

Planificado y realizado

Integración del nuevo sistema con el cuadro pedagógico.

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1.1.4 Control de presencia

El objetivo fundamental es el control de presencia de los empleados. Recibirá información de los sistemas de control de presencia que gestionan los marcajes de terminales (relojes y tornos) y les suministrará la información que estos requieran para su correcto funcionamiento.Funcionalidades: Permitirá la parametrización de las jornadas, de los horarios y de los

calendarios. Permitirá asignar un horario a cada funcionario. Cálculo automático de

vacaciones, permisos y días de libre disposición. Permitirá la parametrización de incidencias:

ausencias justificadas ausencias sin justificar incidencias de ajuste incidencias de las fichadas

Enlaza con la información del registro de personal sobre situaciones administrativas que impliquen no obligación de asistir al centro de trabajo.

Recoge los cambios de tipo de jornada y recalcula los días de vacaciones, permisos y días de libre disposición.

Calcula los saldos horarios –diferencia entre la jornada legalmente establecida y la efectivamente realizada-, compensa incumplimientos horarios con horas trabajadas en exceso en las condiciones que se establezca.

Enlazará con el Portal del Empleado y Responsable a fin de ofrecer información registrada en este módulo a ambos. En el portal estará visible la información que se establezca referente a fichajes, absentismos, calendarios, contingentes de tiempos… Esta información estará visible en modo consulta para ambos perfiles. Además, el empleado podrá realizar las gestiones, relacionados con este módulo que así se establezcan, a través del portal.

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Realizará un control de los incumplimientos de jornada. Enviará notificaciones de aviso e imputaciones automáticas a horas libres.

Enlazará con nómina, para realizar la deducción proporcional de retribuciones en caso de ausencias injustificadas

Permitirá realizar consultas sobre: Incumplimientos del horario, impuntualidad, tasa de absentismo. días

y horas del ejercicio del derecho de huelga y sus enlaces con nómina en su caso para la reducción de retribuciones.

El ejercicio de la conciliación familiar, el uso de la flexibilidad de los horarios y de la elección del tipo de jornada.

Licencias o permisos del personal (en algunos casos suma de varios absentismos)

Elaboración de diversos informes sobre saldos horarios diarios, mensuales, horas de exceso de diverso origen, horas compensadas, horas recuperadas y sus saldos, etc….

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6.7 Información a la Dirección

El módulo de información a la dirección es el encargado de acercar la información agregada de la aplicación, a los directivos de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco., sobre la evolución de las plantillas, presupuesto, datos administrativos, nómina,...Su función será ofrecer informaciones agregadas con posibilidad de enfoques temporales y especiales diferentes y, todo ello, con la máxima rapidez y facilidad. El objetivo será servir eficientemente a la toma de decisiones en materia de personal.Entre otros deberá incluir:

Mantenimiento de estructura de información. Mantenimiento de indicadores de gestión

Indicadores demográficos Indicadores de plantilla Indicadores de contrataciones Indicadores de costes

Mantenimiento de unidades de información Determinación de indicadores, ratios Obtención de información para la tramitación de Preguntas

Parlamentarias Cálculo de simulaciones, proyecciones. Etc.

Facilitará la agrupación de estos indicadores en cuadros de mando y, adicionalmente, incluirá mecanismos sencillos e intuitivos de representación gráfica de la situación de los valores constitutivos de estos cuadros de mando.Contemplará la integración con herramientas microinformáticas de forma que sean fácilmente traspasados datos desde el sistema a este tipo de aplicaciones.

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El módulo de información a la dirección estará relacionado con el portal de tal modo que, aquel personal que se establezca mediante utilización de roles y perfiles pueda acceder a las funcionalidades de este módulo a través del portal.Se irá desarrollando a medida del resto de los otros módulos.Este módulo, Business Warehouse, también se utilizará en determinadas ocasiones para ofrecer información, consultas concretas y/o informes cuando por razones de rendimiento se considere necesario…

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6.8 Atenciones Sociales

Este módulo servirá, básicamente, para crear, actualizar y asignar a los empleados las ayudas que, dentro de los planes de acción social se otorguen.

Dentro de lo que son las atenciones sociales hay que gestionar tanto las ayudas que no tienen convocatoria periódica (anticipo de nómina, adelanto de nómina…) como las ayudas con cierta periodicidad (fondo social, de formación…)

Para conseguir el objetivo global definido anteriormente el módulo debe ser capaz de ofrecer las siguientes características:

Definición de las ayudas

Contemplar diversos tipos de ayudas, sus requisitos (antigüedades, periodos trabajados, etc.), documentos justificativos necesarios, presupuesto , compatibilidades y con una determinada valoración.

Las fases básicas son:

Fase de definición. Donde se definirán los periodos de validez de la atención, las ayudas y subayudas que componen la atención y los requisitos a cumplir por el empleado.

Fase de inscripción. Se inscribirán todas las solicitudes recibidas, cumplan o no requisitos. En todo caso se resolverá sobre todas ellas en la forma en que se establezca para cada colectivo/grupo.

Fase de subsanación de errores, donde en su caso, se solicitará la mejora o subsanación de la solicitud.

Fase de la mesa social, donde se decide el reparto del fondo social. A esta mesa hay que llevar una propuesta de distribución del fondo la cual se podrá modificar y obtener el resultado final del reparto en función de las decisiones adoptadas en el seno de esta mesa.

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Fase de pago. Donde se abonan las cantidades establecidas en el reparto del fondo.

Atendiendo a las peculiaridades de las atenciones sociales de los distintos colectivos/grupos se podrán repetir las fases en el tiempo. Así mismo, habrá que tener en cuenta que una única solicitud pueda llevar implícita la participación en más de una ayuda, aplicándosele, si los hubiere, el quebranto, el coeficiente reductor, o ambos, a la totalidad de la cuantía otorgada y no a las ayudas parciales.

Presentación de las ayudas

El sistema debe poder facilitar la grabación de solicitudes a través del portal del empleado. También debe poder registrar de forma segura la documentación aportada.

Gestión de Ayudas

Gestión, control y seguimiento de la información aportada por el empleado

Una vez recogida toda la documentación, se procede a la adjudicación y como resultado se conceden las ayudas, se publican y pasan a pagarse, especificando por cada concepto el tipo de ayuda y aplicándoles descuentos de IRPF, si así corresponde a la ayuda tratada.

Consulta de ayudas a través del portal del empleado

Emitir las resoluciones aprobadas, denegadas y mixtas y los correspondientes listados, por lotes, tanto en papel como en formato electrónico, así como para su publicación.

Integración con otros módulos: Registro de Personal: extraer/consultar todos los datos necesarios

para el proceso.

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Nómina y Expediente Económico: incorporación de los datos que se deberán hacer efectivos en las retribuciones del solicitante.

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7 REQUISITOS TÉCNICOS

7.1 Consideraciones generales

Dentro de las tareas a realizar se incluyen la definición de la solución, la instalación, parametrización y puesta en marcha de los productos software necesarios para los diferentes entornos utilizados en el proyecto cuando fuera preciso, así como la documentación de los trabajos realizados.El contratista del presente pliego deberá contemplar la coexistencia con el proyecto paralelo para la construcción y puesta en marcha del gestor de expedientes de RRHH (“Proyecto de implantación de un Gestor de Expedientes electrónico para el Sistema de Recursos Humanos de la Administración de la CAPV”), de forma que la solución completa deberá permitir el correcto funcionamiento del gestor. En caso de conflicto, ambos proyectos deberán llegar a un acuerdo equitativo que cubra las necesidades de EJGV.

7.2 Estándares

En la realización y codificación de las unidades de tratamiento de las aplicaciones se utilizará una metodología estructurada y homogénea de diseño y programación, no debiendo existir procesos diferentes para la solución de funcionalidades idénticas.

Las herramientas para el desarrollo deberán adecuarse a los estándares tecnológicos establecidos por EJ-GV (www.euskadi.net/informatika). Deberán respetarse las normativas establecidas para desarrollo, explotación y albergue de aplicaciones. En caso de que se plantee la utilización de herramientas no recogidas en los estándares, dichas normativas deberán actualizarse y completarse por parte de la empresa contratista, previa autorización para su uso por parte de Ejie .

Así mismo, en lo que respecta a la implantación de sistemas en explotación y su posterior operación, se estará a tenor de lo dispuesto en el documento Normativa de Explotación de Ejie. Si durante el desarrollo de los trabajos sufrieran algún cambio, estos deberán ser asumidos por la empresa contratista de los mismos.

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Para aquellas funcionalidades a publicar en Internet deberá tenerse en cuenta la normativa de la presencia de Euskadi en Internet (euskadi.net).

La empresa contratista deberá definir los Libros de Estilo para los portales de empleado de intranet de todos los colectivos. Dichos libros contendrán principios o bases comunes y ciertas especificidades para cada uno de los colectivos.

7.3 Accesibilidad y usabilidad

El diseño del sistema tendrá en cuenta el nivel de accesibilidad AA (WAI-AA), para aquellas funcionalidades que sean accesibles desde Internet.Las pantallas de usuario final tendrán una interfaz gráfica y ofrecerán un entorno de uso sencillo y eficiente. Ha de disponer de ayuda interactiva y contextual a nivel de pantalla y de campo cuando sea necesario. El diseño de formularios, informes, documentos y pantallas deberán estar normalizados (en forma y en contenido) y compartir elementos comunes y generales (variables, denominación de campos, orden de la información,…).

7.4 Capacidad multi-idioma

Los sistemas SAP son complejos, y la traducción de los sistemas SAP es, asimismo, una tarea igualmente complicada. No basta con traducir simplemente objeto por objeto desde el principio hasta el final, sino que hay que planificar una optimización máxima del proceso de traducción y su posterior mantenimiento.Por lo tanto, lo que requiere este proyecto será una estrategia de traducción optimizada a largo plazo que tenga en cuenta las configuraciones de software y hardware, los cambios de los sistemas SAP (EhPs, notas, Support Packages,…), el transporte de las traducciones, las metodologías de traducción y la optimización de procesos, etc.Todo desarrollo adicional (no contemplado en la solución estándar SAP) que sea abordado durante el proyecto deberá proveer de la completa infraestructura necesaria para el bilingüismo (modelo de datos y funcionalidades)El objetivo consiste en traducir únicamente los elementos accesibles (documentos. reports, textos, etiquetas, ayudas, mensajes..) desde el portal

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del empleado dirigidos a los roles identificados en el apartado “Portales de RRHH” del presente pliego. Respecto a la metodología a seguir, se utilizarán, en la medida de lo posible, los procedimientos y herramientas de traducción estándar de SAP, justificando debidamente las posibles desviaciones del estándar.La empresa contratista será responsable de habilitar la capacidad multi-idioma, introducir las traducciones en los sistemas (desarrollos, elementos SAP,….) y entregar los textos en castellano a traducir cuya realización corresponderá a EJ-GV.

7.5 Arquitectura

La aplicación deberá funcionar en una arquitectura Web de 3 capas con adaptación a las normas de accesibilidad Web recomendadas por la W3C de nivel AA.Las plataformas elegidas para la implantación del proyecto son las siguientes:

El contratista se ajustará al entorno tecnológico definido en los estándares del Gobierno Vasco, adoptando los que se consideren necesarios para la ejecución de este proyecto conforme a sus características específicas. Las plataformas tecnológicas y productos comunes de base serán, entre otros:

Entorno tecnológico SAP Netweaver 7.0 (2004s) o superior, en sus modalidades de uso ABAP, JAVA y ABAP+JAVA

Gestor de Base de Datos ORACLE 10g o superior.

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Sistema Operativo de Servidor Red Hat Enterprise Linux 5.2 o superior (capas web y servidores de aplicación) sobre plataforma X86_64 (64 bits)

Sistema Operativo de Servidor HP-UX 11.31 o superior (capa backend) sobre plataforma IA64 (64 bits)

Servidor Web Apache 2.x Servidor de aplicaciones J2EE BEA Weblogic Server 8.1 o superior Protocolo de comunicaciones TCP/IP Puestos de Trabajo Clientes Microsoft Windows XP o superior Paquete de ofimática Microsoft Office Herramienta de gestión de proyectos Microsoft Project Correo electrónico SMTP Navegador Firefox, Internet Explorer Lenguajes de programación ABAP y JAVA Entornos de desarrollo APAB Workbench, Netweaver Developer Studio

y Netweaver Developer Infraestructure. HP Load Runner Plataformas de integración Oracle Service Bus y Weblogic Integration Interwoven TeamSite Autonomy

El sistema deberá funcionar en distintos escenarios de puestos cliente, tanto fijos como móviles, con diferentes características técnicas y configuraciones y diferentes condiciones de conectividad (ADSL, RDSI, etc.), debiéndose realizar las pruebas necesarias que correspondan.Asimismo el contratista deberá definir y establecer, previo acuerdo con Ejie, las políticas y normativas de implantación, albergue y operación para el nuevo sistema. Para ello se tendrán en cuenta como punto de partida las políticas generales actuales de explotación de Ejie.Por último, el contratista tendrá que definir e implementar el plan de contingencias del nuevo sistema, teniendo en cuenta la normativa general establecida por Ejie. El coste del hardware y licencias de software necesario no es objeto del presente pliego.

1.1.5 Componentes

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La solución completa de RRHH del proyecto se construirá sobre la base de SAP ERP, que se complementará con otros productos y sistemas para conformar la solución completa, entre los que podemos destacar:

Gestor de Expedientes electrónico, desarrollo a medida en ABAP/4 basado en SAP HCM, SAP Business Workflow y SAP RMS, para la gestión de expedientes

El portal de RRHH como punto de acceso a los contenidos de empleado y responsable (basado en SAP Netweaver Portal)

SAP BW para la explotación de la información y la toma de decisiones SAP Solution Manager como herramienta de gestión centralizada de

sistemas SAP SAP NWDI y Netweaver Developer Studio para el desarrollo Java SAP TDMS (Test Data Migration Server) para el clonado de datos,

anonimización de datos, clonado y creación de sistemas, … Casewise Corporate Modeler para la modelización de procedimientos Sistemas de control de presencia y acceso Dorlet DASS Platea (Plataforma Tecnológica para la e-Administración) como

proveedor de servicios horizontales de ayuda a la gestión electrónica Dokusi para la gestión documental (basado en EMC Documentum) Herramientas para la Publicación de Organigramas

1.1.6 Disponibilidad

Se trata de un sistema 24x7, por lo que su disponibilidad deberá ser cercana al 100%, que pasa por implementar mecanismos que maximicen su disponibilidad. Por tanto, deberá diseñarse una solución de alta disponibilidad (HA) para todos los componentes y subsistemas con riesgo de convertirse en puntos de fallo (SPOF o Single Point of Failure) de los procesos de negocio.Asimismo, habrá que diseñar un plan de contingencia adecuado para garantizar la continuidad, aun reducida, de la actividad; o para recuperar la operatividad en supuestos en que la continuidad resulte imposible.La empresa contratista deberá contemplar:

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El 100% de los elementos hardware y software, de los procedimientos, y de los recursos humanos y logísticos, y de datos, que gobierne directamente.

La coordinación con otros medios técnicos, humanos y logísticos que no gobierne directamente.

La identificación de circuitos de trabajo, procedimientos u otros aspectos organizativos no dependientes de ella, que deberían contar con alternativas de funcionamiento.

Una propuesta de partida de arquitectura de HA para producción podría ser:

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Es importante destacar que los entornos de desarrollo y pruebas no se implantarán en arquitectura de alta disponibilidad.

1.1.7 Despliegue

El despliegue de la solución se realizará sobre tres entornos bien diferenciados, según las recomendaciones de SAP:

Entorno de Desarrollo: Entorno de trabajo donde se llevan acabo todas las tareas de desarrollo a nivel de programación y parametrización. Se contemplan los productos SAP ERP, SAP Portal, SAP BW y SAP NWDI.

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Entorno de Pre-producción (Integración / Calidad / Formación): Entorno de trabajo donde se llevan acabo las pruebas de calidad de todos aquellos desarrollos y parametrizaciones generadas a partir del mantenimiento correctivo y evolutivo del sistema SAP. Sirve también para realizar pruebas técnicas, funcionales, de rendimiento y estrés, y para impartir formación. Se contemplan los productos SAP ERP, SAP Portal y SAP BW.

Entorno de Producción: Entorno que permitirá ejecutar los procesos reales contemplados en el proyecto. Se contemplan los productos SAP ERP, SAP Portal, SAP BW y SAP Solution Manager.

Además del normal acceso de los usuarios finales al entorno de Producción, a la empresa contratista se le proporcionarán determinadas capacidades de acceso remoto a los sistemas de desarrollo, pruebas y producción:

La empresa contratista tendrá acceso VPN a los sistemas de desarrollo por los puertos de servicio de los sistemas SAP, Web, SSH y BBDD.

Los sistemas de pruebas únicamente serán accesibles de forma remota por los puertos de servicio SAP y web, este último siempre a través de la capa de gateways de aplicación (Proxy inverso). Aquellas tareas que haya que realizar al margen de lo indicado, habrá que realizarlas de forma presencial en los puestos habilitados por Ejie para ello.

No se habilitará acceso remoto alguno al entorno de producción, por lo que habrá que realizar todas las tareas para este entorno de forma presencial en los puestos habilitados por Ejie para ello.

Dentro del marco del mantenimiento de los sistemas SAP R/3 4.6C productivos existentes, EJ-GV dispone de conexión RDSI con SAP según el siguiente esquema:

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La infraestructura podrá utilizarse en el ámbito del proyecto, aunque en caso de necesidades adicionales, será responsabilidad de la empresa contratista la definición y puesta en marcha de los cambios correspondientes.

1.1.8 Instalaciones

Será responsabilidad del contratista la revisión y aceptación de las instalaciones realizadas por el equipo de proyecto anterior, así como la realización de todas aquellas correcciones que se estimen oportunas, además de la implantación de parches (notas, SPs, SPSs, CRTs, EhP, etc…) al nivel adecuado:

Entorno de desarrollo SAP ERP Entorno de desarrollo SAP Portal Entorno de desarrollo SAP NWDI Entorno de preproducción SAP ERP Entorno de preproducción SAP Portal Entorno de producción SAP Solution Manager

Asimismo, deberá realizar la puesta en marcha de los sistemas pendientes: Entorno de desarrollo SAP BW Entorno de preproducción SAP BW Entorno de producción SAP ERP Entorno de producción SAP Portal

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Entorno de producción SAP BW Sistemas de la capa Web/Gateways de Aplicación de los entornos de

pruebas y producción (funcionalidades de proxy inverso y reescritura)También será responsabilidad del contratista la definición de la solución y la puesta en marcha de cualquier sistema que se considere necesario para la correcta ejecución del proyecto.Deberá estudiarse la posibilidad de realizar las instalaciones de SAPGUI para Windows de forma desatendida.

7.6 Portal

Las funcionalidades web de RRHH se ofrecerán por medio de dos portales claramente diferenciados:

Portal de RRHH en Intranet Portal de RRHH en Internet

El portal de intranet será único (con estilos y contenidos diferenciados para cada uno de los sectores), se desplegará sobre la plataforma SAP Netweaver Portal y preferentemente los nuevos desarrollos se realizarán en tecnología WebDynpro JAVA. El portal de Internet deberá desarrollarse según el modelo de presencia de Euskadi en Internet (euskadi.net).

Cabe destacar la integración que desde SAP Portal se realizará con algunos de los servicios horizontales de EJ-GV (p.e. servicio horizontal de firma y servicio de registro telemático). Esta integración se realizará por ejemplo para el caso de la aplicación Gestión de Expedientes web de cara a completar el proceso administrativo por la vía telemática según los estándares y la política definida por EJ-GV en su infraestructura.

De la misma forma, el Portal del Empleado se integrará con la infraestructura de seguridad XLNETs y el resto de sistemas de autenticación existentes, de cara a garantizar la seguridad de acceso a la aplicación así como permitir realizar Single sign-on con el resto de aplicaciones de EJ-GV,.

El portal de intranet no estará expuesto en Internet y será accesible desde Internet por medio de infraestructura VPN SSL, disponible únicamente para empleados de EJ-GV. La implantación de la infraestructura VPN SSL no es objeto del presente pliego, pero si la puesta en marcha de los escenarios de portal de RRHH accesibles por este mecanismo.

Aquellas funcionalidades para no empleados no expuestas en el portal de RRHH de Internet serán accesibles únicamente desde puestos “gestionados por EJ-GV” habilitados para tal efecto (kiosco). El suministro de este hardware no está incluido en este proyecto.

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A continuación se muestra una tabla con el resumen de accesos previstos para los distintos roles, desde las distintas redes sectoriales (Red Corporativa del Gobierno Vasco, red sectorial de educación, red sectorial de interior y red sectorial de justicia) y desde Internet.

CONTENIDOS INTRANET (Portal) CONTENIDOS INTERNET (euskadi.net)

ROL RCGV Sec. ED Sec. IN Sec. JU Internet InternetEmpleado

SSL VPN SSL VPN -Responsable jerárquico de Unidad organizativa SSL VPN SSL VPN -Responsable Cargo Gestor SSL VPN SSL VPN -Funcionario de habilitación estatal (FHE) KIOSCO - - - -

Miembro de policía local - - KIOSCO - -

Empleado no activos KIOSCO KIOSCO KIOSCO KIOSCO -

Antiguo empleado KIOSCO KIOSCO KIOSCO KIOSCO -

Representante sindical SSL VPN SSL VPN -Responsable de Servicio Médico SSL VPN SSL VPN -Responsable oficina judicial y fiscal - - - -

Responsable de Centro Educativo Público(representante de terceros)

- SSL VPN - - SSL VPN -Responsable de Centro Educativo Privado - - - - -

Resto: Pensionista, becario, personal idóneo y personal con trabajos en beneficio de la comunidad

KIOSCO KIOSCO KIOSCO KIOSCO -

7.7 Solution ManagerEl contratista deberá revisar y validar la instalación existente de Solution Manager, y en caso de que sea necesario actualizar y/o poner en marcha los escenarios de Solution Manager que se consideren oportunos, entre los que podemos destacar:

Monitorización centralizada CEN CTS+ Root Cause Analysis Servicio y reporting EarlyWatch Alert para todos los sistemas que

conforman el escenario del proyecto

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Reporting SLR para todos los sistemas que conforman el escenario del proyecto

Sesión de Go-Live

7.8 Construcción del sistema

Los desarrollos y parametrizaciones se ajustarán siempre a los requisitos funcionales, así como a los diseños conceptuales, funcionales y técnicos correspondientes, asegurando la trazabilidad de los requisitos de principio a fin.Se maximizará la compartición y reutilización de funcionalidades entre los desarrollos, evitando duplicados de código.Deberá garantizarse el acceso a la información, implementando los mecanismos de seguridad y confidencialidad correspondientes, así como de auditoría.Deberán contemplarse posibles funcionamientos anómalos de los componentes, implementando gestión de excepciones y control de errores.Se realizarán los desarrollos teniendo en cuenta que deberá construirse un sistema multi idioma.Se deberá maximizar el uso de parámetros de configuración en detrimento de la codificación de constantes en el código fuente.El contratista se comprometerá a realizar análisis estático de código sobre los desarrollos antes de su transporte a pruebas, y así depurar en primera instancia el código que se promociona.Los desarrollos proporcionarán un rendimiento adecuado al uso previsible del sistema, que se determinará durante la fase de consultoría, y asegurarán la escalabilidad, garantizando así la estabilidad y las condiciones de crecimiento del sistema.Para el aseguramiento de la calidad de los entregables del proyecto, la empresa contratista deberá establecer el procedimiento de Gestión de Calidad dónde estén descritas todas las medidas dispuestas por la empresa para asegurar la calidad de los trabajos. Dicho procedimiento deberá abarcar las tareas de: definición del Plan de Calidad; establecimiento de metodologías, estándares, herramientas, métricas; planificación de

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revisiones, de las posibles acciones correctoras; diseño de los distintos informes de calidad,…). Dicho procedimiento será de obligado cumplimiento (en el apartado Gestión de Calidad del presente pliego se describe en más detalle la gestión requerida). Deberá realizarse un análisis de usabilidad y navegabilidad de las interfaces de usuario desarrolladas.Las aplicaciones creadas por el contratista deberán ser fácilmente mantenibles, a través de módulos y herramientas de administración.La separación de la lógica de Presentación y lógica de Negocio deberá estar clara en el código, así como el acceso a los datos.Un aspecto importante a la hora de realizar un desarrollo, y de obligado cumplimiento por los desarrolladores, será dejar una traza o log, un rastro de las acciones que se van realizando a lo largo de su ejecución. Se establecerán por tanto las pautas para llevar a cabo el seguimiento en tiempo de ejecución de todos los desarrollos a realizar y así:

Rastrear de manera más rápida y cómoda la ejecución de un programa.

Encontrar y depurar errores más rápidamente. Extraer estadísticas y conclusiones sobre los programas. Facilitar la tarea de las personas encargadas del mantenimiento de

los desarrollos. Realizar un mantenimiento más eficiente de las aplicaciones.

La metodología de trazas y logs será de lectura y cumplimiento obligatorio para todos los desarrolladores, de manera que conozcan:

Las herramientas necesarias para la creación de Logs. Cómo utilizar el Log de manera rápida y sencilla en cada una de las

tecnologías que intervienen en los desarrollos. En qué casos deben de aplicar la creación de un log.

7.9 Logística de Software

Se revisará y completará la estrategia de gestión de cambios del proyecto, que deberá contemplar todos los tipos de cambio posibles:

ParametrizacionesPBT C02/002/2011

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Desarrollos Notas Support Packages Support Package Stacks Enhanced Packages (EhP) Conflict Resolution Transports (CRT) Copias de mandante Copias de sistema Otros…

Se diseñaran e implantarán los procesos de gestión/promoción de cambios de acuerdo a la estrategia propuesta y a los condicionantes de Ejie.La promoción de cambios se realizará pasando por los 3 entornos disponibles:

Se usará Enhanced Change and Transport System (CTS+) para el transporte de desarrollos y parametrizaciones, ubicado en el sistema Solution Manager.

Se definirán los procedimientos y reglas de transporte adecuados a las particularidades de Gobierno Vasco y Ejie, debiendo estar de acuerdo con las buenas prácticas de SAP.

El contratista deberá proponer una estructura de mandantes para el ERP de acuerdo con las soluciones y componentes a implementar. La propuesta de partida de Ejie para el escenario de mandantes y la secuencia de promoción de cambios es la siguiente, aunque podría alterarse si se considera oportuno:

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Se revisará la configuración del sistema TMS para la puesta en marcha de un workflow de aprobación de los transportes.

El contratista propondrá un plan de pruebas sobre las instalaciones y componentes implementados que garanticen la fiabilidad y la calidad de los entornos. La ejecución del plan propuesto será responsabilidad del contratista, y pasarán un control de calidad por parte de EJ-GV/Ejie.

Se garantizará la trazabilidad de los desarrollos y parametrizaciones a lo largo de su ciclo de vida para lo cual se deberán cumplir las siguientes pautas:

Identificación de todos y cada uno de los desarrollos en el diseño conceptual correspondiente

Elaboración de un diseño funcional, un diseño técnico y un plan de pruebas para cada uno de los desarrollos, que tendrán la consideración de entregables

Documentación online de las órdenes de transporte, con los códigos de desarrollo asociados, los cambios que se introduzcan en objetos ya existentes, etc…

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Documentación online en el código fuente para identificar las modificaciones realizadas, así como para estructurar el código de forma que su seguimiento sea más natural

Se gestionará de forma que se puedan contemplar los siguientes aspectos: Versiones en los entornos de pruebas y producción Se podrá obtener la funcionalidad diferencial entre versiones de objetos Permitirá conocer las incidencias corregidas o modificaciones

funcionales implantadas en una determinada versión Posible Reconstrucción de cualquier versión de un objeto de los entornos

de pruebas y producción. Se dará soporte mecanizado al traspaso entre los tres entornos:

desarrollo, pruebas y producción.

7.10 Seguridad

La Gestión de Recursos Humanos contará con un sistema de seguridad de acceso y uso de los sistemas de información corporativos que permitirá definir la política de seguridad y acceso a la información para cada perfil, puesto y usuario. El sistema garantizará en cada caso el acceso a la información correspondiente al perfil de usuario y que corresponderá con los criterios de gestión establecidos por la Comunidad Autónoma del País Vasco.

Se deberá garantizar la identidad de los usuarios del sistema en cada una de las operaciones realizadas, la confidencialidad de las operaciones registradas en el mismo, así como la utilización de firma electrónica avanzada, todo ello considerando las plataformas tecnológicas corporativas que existan para autenticación y firma electrónica.

El sistema deberá:

Garantizar la custodia de la documentación e información garantizando, en todo momento su seguridad.

Incorporará mecanismos de auditoría para el control de accesos y el registro de intentos de conexión. Deberán quedar registrados todas

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las incidencias o sucesos acontecidos en el Sistema, específicamente de los usuarios que realicen actualizaciones.

Incorporar funcionalidades que permitan dar cumplimiento a las obligaciones que marca la actual ley de protección de datos.

Garantizar la adopción de todas las medidas necesarias que aseguren que la integridad de los datos accedidos.

1.1.9 Gestión de Usuarios

El diseño y construcción de los procesos de gestión de usuarios serán responsabilidad del contratista del proyecto, que deberá tener en cuenta la relación existente entre la gestión de usuarios y los procesos de gestión de personal del área de RRHH, que lógicamente deberá contemplar en la solución propuesta. Por tanto, se deberán desarrollar mecanismos que faciliten la gestión de usuarios a partir de la gestión de RRHH.Cada colectivo dispone actualmente de su propio sistema de gestión de identidades, por lo que la solución de gestión de usuarios del nuevo sistema deberá integrarse con todos ellos. Dependiendo de los mecanismos de autenticación que se adopten, habrá que contemplar también posibles procesos de cambio contraseña de acceso.

1.1.10 Gestión de Autorizaciones

La solución deberá contar con criterios de seguridad a la hora de acceder a la información, estableciendo permisos diferentes para el acceso a las funcionalidades y parametrización, tanto en modo modificación como en modo consulta.Habrá que definir y construir los procesos de mantenimiento de roles (alta, baja y modificación) y su asignación, preferiblemente de forma indirecta usando la estructura organizativa. Habrá que tener en cuenta la estrecha relación entre el empleado gestionado en la solución y el usuario de sistema de SAP, y la existente entre el puesto de trabajo/posición/función que el empleado ocupa y los permisos que necesita para acceder al sistema como le corresponde.

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Se definirán roles que agrupen las funcionalidades existentes. Se definirá para cada rol el conjunto de información al que tiene acceso en base a criterios de restricción (como tipología de programa, colectivo, centro, asignación organizativa, territorio histórico, etc ...). A partir de esta definición, habrá que poner en marcha la solución de autorizaciones, determinando si se usarán autorizaciones base, estructurales, contextuales o una combinación de ellas. Se dará solución técnica a los requisitos que se indiquen en el documento de definición funcional de roles. En cuanto a la asignación de roles a usuarios, se detallarán los procesos de modificación y consulta correspondientes, que en gran medida serán consecuencia de cambios en la asignación organizativa (PA y PD) y que deberán automatizarse en la medida de lo posible. 1.1.11 Autenticación

El contratista diseñará y pondrá en marcha la solución de autenticación del nuevo sistema, que deberá contemplar las alternativas existentes:

Autenticación básica por login y password Autenticación por medio de tarjetas con certificado x.509 que

incluyen las credenciales de los empleados en el propio certificado: tarjeta corporativa de EJ-GV, ONA, y DNIe.

Autenticación por SAP Logon Ticket Autenticación por Web SSO (Single Sign On) Autenticación por ESSO (Enterprise Single Sign On) Integración con los sistemas de autenticación de cada uno de los

colectivos Otras

1.1.12 Firma de Documentos

En el proyecto se manejarán 3 tipos de firma: Firma electrónica en puesto cliente mediante tarjetas con certificado Firma electrónica mediante Certificados de Órgano Administrativo

instalados en servidor Firma manuscrita en Papel

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7.11 Adaptabilidad y capacidad de crecimiento

El nuevo sistema no debe aspirar únicamente a aglutinar los distintos sistemas que en la actualidad actúan por separado, mejorando su gestión, sino que debe estar preparado tecnológicamente para abordar los cambios funcionales y tecnológicos futuros, a los que deberá ir adaptándose de la manera más óptima posibleEl sistema debe estar lo suficientemente dimensionado y ser lo suficientemente flexible para poder afrontar con éxito los futuros traspasos de competencias del Estado a esta Comunicad Autónoma, cualquier cambio organizativo, reorganizaciones administrativas, formativo o de cualquier otra naturaleza que afecten al volumen de empleados, pudiendo crecer, tanto en número de usuarios concurrentes como en volumen de datos almacenados y también en número de organismos o unidades administrativas involucradas, todo ello sin pérdida apreciable de rendimiento y operatividad.El nuevo sistema deberá ser transparente a los cambios estructurales producto de las reorganizaciones administrativas, preservando en todo momento la seguridad del acceso a los datos para cada uno de los ámbitos de gestión definidos por la Administración de la CAPV.La solución de ser parametrizable y/o modificable, para adaptarla a las necesidades de la gestión de personal de la Administración de la CAPV, sin que ello suponga un menoscabo de la operatividad, facilidad de uso y rendimiento.Permitirá de forma automática que se conserven las parametrizaciones y los desarrollos específicos de la Administración de la CAPV en los cambios de versión.

7.12 Rendimiento Debido al elevado número de usuarios del nuevo sistema y a la necesidad de completar determinados procesos en paralelo por parte de todos los usuarios en unos plazos muy reducidos, así como de ofrecer información en tiempo y forma a cualquier nivel de gestión desde el que ésta sea solicitada, será requisito imprescindible para la aceptación del sistema que éste cumpla unas óptimas condiciones técnicas y operativas en cuanto a tiempo

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de respuesta, rendimiento, optimización del ancho de banda utilizado, escalabilidad, agilidad de la interfaz disponibilidad, trazabilidad, etc.

Los tiempos de respuesta del sistema tendrán en cuenta la dispersión geográfica de los distintos ámbitos de gestión de la Administración de la CAPV.

Se deberá estudiar el tráfico de comunicaciones generado por los sistemas y las necesidades de conexión y ancho de banda de la infraestructura de comunicaciones para soportar las transacciones y operaciones generadas por el sistema, teniendo en consideración las situaciones de pico.

Se revisará el dimensionamiento realizado por el equipo de proyecto anterior y en caso de que sea necesario deberán definirse los ajustes en la infraestructura que se necesiten para el correcto funcionamiento del sistema (hardware, sistemas de almacenamiento, comunicaciones, puestos cliente, etc.)

Se definirán indicadores de rendimiento (KPIs) de los procesos de negocio principales y/o significativos de cada área y se realizarán pruebas de carga y estrés que certifiquen el correcto funcionamiento del sistema de acuerdo a los indicadores establecidos, verificando los niveles de respuesta de la aplicación ante las previsiones de carga del sistema. Así mismo se verificará el comportamiento global del sistema en cuanto a consumo de memoria y CPU de sus componentes.En caso de necesidad, se realizará el proceso de optimización de rendimiento (tuning) de los sistemas y componentes afectados.

El contratista pondrá a disposición del Gobierno Vasco las herramientas que permitan medir de manera sencilla los niveles de cumplimiento de los indicadores de seguimiento del servicio que se determinen y compararlos con los objetivos que se establezcan.

Se establecerán estrategias de descarga de datos y documentos antiguos que garanticen en todo momento un rendimiento óptimo del sistema. Si procede, el contratista deberá definir y poner en práctica una estrategia

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para el diseño y la instrumentación del archivado de información histórica de RRHH, con arreglo a las directrices de arquitectura y sistemas de EJ-GV.

1.1.13 Tiempo de respuesta

Para todos los sistemas y módulos, sin excepción, se determinara el tiempo de respuesta objetivo de las pantallas del usuario final, que servirán como referencia para identificar posibles problemas de rendimiento y usabilidad:

Para una transacción de consulta ligera (recuperación de un conjunto limitado de datos de un solo item).

Para una transacción de consulta pesada (recuperación de un importante conjunto de datos de un solo item, o pocos datos pero de un número elevado de items).

Para una transacción de actualización media (ni especialmente pesada ni especialmente ligera).

Otros casos se analizarán en base a los ejemplos anteriores.

Será responsabilidad del contratista conseguir que la mayor parte de las funcionalidades respondan de acuerdo a lo establecido. En cualquier caso, se deberá garantizar que los usuarios puedan sostener un ritmo de trabajo sin esperas ilógicas.

Otro tipo de operaciones y opciones que no puedan encajarse en los supuestos anteriores recurrirán al criterio general de sostenimiento del ritmo de trabajo (tanto si hablamos de usuarios como si hablamos de programas) sin esperas ilógicas.

Para aquellas operaciones y opciones que no puedan medirse en términos de pantalla de usuario final (procesos batch, servicios, etc.):

Debe ser capaz de procesar con buen rendimiento evaluación de tiempos, nómina, seguros sociales, y todos los trabajos adicionales ligados al proceso de Nómina, en horario de tarde/noche; y extracciones sistemáticas de información como el fichero de Plantilla u otros semejantes;

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Debe ser capaz de procesar con buen rendimiento, y cumpliendo ventanas horarias, los procesos anuales de cambio de partidas presupuestarias, recálculo de IRPF, cálculos asociados a determinación de importes anuales para Hacienda, y otros similares. Así como también retroactividades incluso masivas.

Debe ser capaz de procesar trabajos en diferido que no supongan desatar procesos masivos ni generalizados, en horario de mañana, sin afectar sensiblemente al on-line.

Los procesos batch no deberán disminuir la disponibilidad y respuesta de los sistemas, en el horario de 7:00h a 22:00h.

Las duraciones anormalmente largas de procesos batch se analizarán todo lo necesario hasta encontrar alternativas que las reduzcan a extremos manejables.

Los servicios (componentes de todo tipo que sean llamados on-line por otros programas) tendrán un tiempo de respuesta tal que el elemento llamante no incurra en esperas.

7.13 Administración del Sistema

La empresa contratista diseñará, implantará, utilizará y traspasará (para la ejecución por parte de explotación) los procedimientos de operación, producción y técnica de sistemas, necesarios para la correcta gestión de los sistemas SAP del Gobierno Vasco, adaptados en la medida de lo posible, a las normas y procesos de explotación de Ejie.Se entenderán también incluidos los procedimientos asociados con mantenimiento preventivo y correctivo del hardware y software, gestión de cambios, gestión de configuraciones, gestión de versiones, identificación y comunicación de riesgos, y acciones de despliegue y vuelta atrás, entre otros.El sistema permitirá efectuar la gestión centralizada, su administración y su monitorización, además permitirá el análisis del tiempo de respuesta de las transacciones del sistema, tiempos totales y parciales para cada uno de los factores que intervienen en el tiempo de respuesta.Las áreas a cubrir serán al menos:

Procesos de gestión de sistemas, entendiendo por tales la instalación, configuración, monitorización, y resolución de problemas, de sistemas

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básicos (hardware, sistema operativo, back office, utilidades generales, etc.)

Procesos de gestión de bases de datos, entendiendo por tales la instalación, configuración, monitorización, y resolución de problemas, de gestores de base de datos, con todo su software y utilidades asociables, aplicación de Support packages y parches, reorganizaciones periódicas de BD, gestión de tablespaces y archivos, etc.…

Procesos de gestión de almacenamiento y backup, entendiendo por tales la configuración, monitorización, y resolución de problemas, de toda la infraestructura de almacenamiento en disco y cinta y en otros medios de residencia permanente de la información

Procesos de gestión de comunicaciones, entendiendo por tales la configuración, monitorización, y resolución de problemas, de todos los elementos utilizados para la comunicación entre distintos servidores y máquinas, y entre el entorno SAP y oficinas externas de la empresa contratista.

Procesos de monitorización, entendiendo por tales la vigilancia activa del estado de operatividad del conjunto de la arquitectura técnica y de cada uno de sus componentes; su rendimiento; atención ante alarmas, riesgos y otros sucesos; desencadenamiento de las acciones oportunas, y ejecución de las mismas, hasta el restablecimiento de la normalidad.

Procesos de gestión de aplicaciones, entendiendo por tales la instalación, configuración, monitorización, y resolución de problemas, en todo el software SAP, incluyendo las notas y parches proporcionados por SAP, y los desarrollos específicamente realizados para el Gobierno Vasco; transportes, migraciones de datos, y cualesquiera otras operaciones asociadas con el adecuado mantenimiento en operatividad y con la adecuada evolución de los sistemas SAP del Gobierno Vasco.

Entre otros:o Copias de mandanteso Gestión de copias heterogéneas y homogéneaso Gestión de transportes entre los tres entornos SAP.o Monitorización del rendimiento de la plataforma

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o Estado y Autorización de usuarios. o Parada y arranque de sistemas SAPo Soporte al sistema de impresión y spool.o Gestión de modos de operación.o Gestión de las comunicaciones entre sistemas SAP.o Actualización de parámetros a nivel de SAP y base de datos.o Configuración de tareas periódicas automatizadas. o Gestión de transportes SAP. o Monitorización de procesos periódicos de carga.o Instalación de support-packages, add-ons y plug-ins. o Programación de procesos en background. o Mantenimiento de los procesos de Backup.o Etc…

Se entregará una propuesta de mantenimiento del sistema con tareas puntuales y periódicas, indicando en el caso de estas últimas la periodicidad con la que realizarlas.

7.14 Backup y RestoreEl contratista deberá definir y poner en práctica una solución de gestión de backups, haciendo pruebas de salvado y recuperación para comprobar el correcto funcionamiento de la solución, que se realizarán conjuntamente con Ejie.

La solución de backup y restore dará cobertura al sistema ante fallos o errores, y dado que se trata de un sistema multicomponente y distribuido, en lugar de centrase en soluciones tecnológicas individuales, se diseñará una solución global, especificando los distintos escenarios de backup y restore posibles. Así mismo se procedimentarán todas las operaciones de copia y restauración del sistema.

Los sistemas de producción son 24x7, por lo que el proceso de backup en este entorno se realizará en modo online. Los entornos de pruebas y producción son menos exigentes, con lo que es posible realizar backups offline.

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El software de backup que se usa en Ejie es Legato Networker y la programación se realiza por medio de BMC Control-M, de modo que no está previsto usar los mecanismos que SAP proporciona para este fin (brtools, dbacockpit, etc…). La gestión de Legato Networker y Control-M no entra dentro del alcance del proyecto.

7.15 Monitorización

Se presentará una solución completa de monitorización para el Sistema, centralizando todos aquellos componentes que así lo permitan, indicando claramente la metodología de monitorización, mostrando todas las herramientas que serán necesarias, etc…Asimismo, se identificarán las necesidades de monitorización de procesos de negocio, a las que habrá que dar cobertura dentro del alcance del proyecto.

La solución de monitorización prevista se basará en 3 herramientas principales:

BMC Patrol para la monitorización reactiva por parte de los operadores, con el módulo específico de SAP para el entorno de producción

BMC Control-M para la gestión y monitorización de Jobs en todos los entornos

SAP CCMS como complemento a las opciones anteriores, principalmente con orientación a administradores de sistemas SAP, y de forma centralizada (CEN) desde SAP Solution Manager

Además, deberá contemplar otras opciones de monitorización: Nagios para monitorizaciones básicas: sistema operativo y BBDD SAP Early Watch Alert (EWA) para la realización automática de

informes de alerta SAP SLR (Service Level Reporting) para la realización automática de

informes de nivel de servicio Herramientas de monitorización especificas de componentes SAP Business Process Monitoring (BPMon) en Solution Manager para la

monitorización de los procesos de negocio críticos desde el punto de PBT C02/002/2011

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vista de negocio (en detrimento de la monitorización de los componentes tecnológicos involucrados).

SAP BI como repositorio de información CPH (Central Performance History)

Asimismo, el contratista deberá proponer al Gobierno Vasco las mejores prácticas para garantizar el rendimiento de los sistemas que formen parte del proyecto. Dicha propuesta deberá pasar la verificación de Ejie antes de su ejecución.

7.16 Gestión de la Información

En el nuevo sistema la consolidación de la información deberá ser inmediata, pudiendo, en el momento en que la información entre en el sistema, ser consultada por cualquier usuario autorizado.Deberá permitir la gestión de la información desde el propio sistema de información de recursos humanos, bien directamente o a través de un repositorio de información o “Data Warehouse”.El sistema se integrará de forma eficiente con las herramientas ofimáticas y de trabajo en grupo estándar de la Administración de la CAVP, permitiendo la emisión de cartas personalizadas, etiquetas, formularios,...Todos los documentos oficiales se imprimirán a través de las herramientas ofimáticas estándar de la Administración de CAPV.

7.17 Proceso de migración y carga inicial de datos

El proceso de migración desde las aplicaciones actuales al nuevo sistema a implantar se considera un factor de vital importancia dentro del marco del proyecto.La migración se realizará según la secuencia que se determine en el plan de migración.Serán objeto de migración por parte del contratista todos los datos de los sistemas existentes, asegurando así un pleno y óptimo funcionamiento del sistema para la utilización por parte de sus usuarios, así como un adecuado soporte a los procesos de gestión de recursos humanos descritos en el presente Pliego.

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El contratista será responsable de la ejecución de cualquier tarea adicional que sea requerida para garantizar que el sistema esté operativo en el momento del arranque o arranques parciales que se establezcan. Esto implica que el contratista deberá:

Asumir en el alcance la migración de los todos los datos contenidos en las aplicaciones actuales y que pasarán a ser gestionados por el nuevo sistema.

Planificar adecuadamente las tareas, tanto desde el punto de vista conceptual como operativo.

El contratista deberá validar, depurar, convertir, consolidar la información proveniente de los distintos colectivos y, finalmente, cargar los datos en el nuevo sistema.

Controlar el resultado final del proceso, garantizando la consecución de los resultados que se hayan previsto.

En caso de que se establezca algún proceso continuo de migración, o descarga de datos desde los antiguos sistemas, éste tendrá consideración de interfaz.

Los procesos de migración deberán diseñarse teniendo en cuenta la reversibilidad del dato necesaria para el área de integración.

Se deberán aportar, asimismo, los procedimientos y herramientas que correspondan para la incorporación en el nuevo sistema de toda aquella información necesaria que no estuviera contemplada hasta la fecha en las estructuras de datos de las aplicaciones actuales.

Se deberá comprobar, en todo caso, la consistencia de los datos cargados (tanto los obtenidos a partir de otras aplicaciones, como los grabados de forma manual) mediante las correspondientes pruebas de integridad de datos.

Los aspectos principales en los que se centrará el proceso de migración son los siguientes:

Determinar una estrategia detallada para conseguir el alcance de migración

Estudio de los sistemas de información origen que permita identificar las fuentes de datos: tablas, entidades y relaciones existentes en los modelos actuales. Para esta tarea servirá de ayuda el mapa de

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aplicaciones generado dentro del área de Integración con otros sistemas

Análisis de los datos existentes en origen llevándose a cabo un estudio sobre la calidad de los datos extraídos de las fuentes de datos identificadas

Análisis de los requisitos del nuevo sistema que permitirán identificar los repositorios de datos que será necesario cargar

Elaboración de un catalogo de datos que identificará el mapeo de datos origen/destino identificando qué datos necesitan depuración previa, tablas de equivalencia, procesos de transformación, etc…

Esta tarea permitirá, también, identificar las carencias de información existentes en los sistemas origen

Una vez construidos los procesos de transformación, conversión y carga de datos, tras probarlos unitariamente, se llevarán a cabo pruebas integradas del ciclo completo de migración en el entorno de test que permitirán comprobar que los procesos funcionan correctamente y que los datos cargados cumplen los indicadores de calidad establecidos.

Una vez confirmados los resultados satisfactorios de las pruebas integradas se podrá abordar el siguiente estado de pruebas, el Paralelo. El objetivo de estas pruebas es comprobar el correcto funcionamiento del sistema, tomando como referencia los diferentes sistemas productivos actuales. Se establece un mínimo de 4 paralelos por colectivo de paralelos, sin que esto suponga realizar un mantenimiento duplicado de los sistemas a comparar.

Durante el período de Paralelos, el proceso de migración se ejecutará periódicamente, para mantener la consistencia de los datos de SAP, la comparación de resultados de nómina, la verificación de los interfaces, la realización de pruebas, configurar la carga de datos definitiva, etc...

Con cada una de las ejecuciones, se revisarán y chequearán los datos migrados, por comparación con los datos existentes en los sistemas actuales, analizando los indicadores de calidad. Todos estos trabajos deberán estar perfectamente documentados y deberán tener su correspondiente documentación de explotación.

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Gobierno Vasco determinará qué procesos serán necesarios realizar para la adecuada comparación de resultados, paralelos, etc… Se proporcionarán los informes necesarios para poder comprobar los datos y validar el resultado.

Antes de la migración final sobre la nueva solución SAP HCM se elaborará un Plan de Migración que deberá incluir, como mínimo, la planificación para la ejecución de las distintas extracciones de datos, la secuencia de tareas y tiempos de todos de los procesos así como una definición detallada del plan de contingencia

7.18 Interfaces con otros sistemas de informaciónEl contratista realizará el diseño, desarrollo e implantación de todos los interfaces con otros sistemas y entidades externas que mantienen relación con el sistema de RRHH.

Deberán mantenerse las integraciones existentes, minimizando el impacto de la puesta en marcha del nuevo sistema, mediante la propagación de la información desde el nuevo Sistema hacia los modelos de datos actuales.

De igual manera deberán abordarse las necesidades adicionales de intercambio de información derivados de la implantación de un nuevo modelo de gestión de recursos humanos: certificación electrónica, gestión documental, Portal del Empleado, etc...

Al gestionarse con el nuevo Sistema la información integrada de distintos colectivos, existe la necesidad de distribución de la información a los antiguos sistemas y por tanto deberá considerar la existencia de filtrado de datos a la hora de revertir la información a cada uno de ellos.

Asimismo, deberán realizarse todas aquellas integraciones derivadas de la puesta en marcha de una nueva plataforma tecnológica: BMC Patrol, BMC Control-M, etc…

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El hecho de que el presente pliego no contemple la puesta en marcha de todas las funcionalidades de RRHH, provocará la coexistencia entre módulos funcionales del nuevo sistema y de los sistemas actuales de los 4 colectivos. Esto supone que será necesario disponer de interfaces hasta que las funcionalidades afectadas no sean absorbidas por el nuevo sistema.

Las aplicaciones actuales que sean parcialmente sustituidas por el nuevo sistema, sufrirán un proceso de desintegración, es decir, deberán adaptarse según el grado de integración de su funcionalidad y convivirán con la solución SAP HCM. El desarrollo de los mecanismos de intercambio de información deberá abordarse minimizando las adaptaciones necesarias en las aplicaciones actuales, y teniendo en cuenta las limitaciones tecnológicas existentes en los entornos actuales. La responsabilidad de la adaptación del software de las aplicaciones actuales recaerá sobre EJ-GV.

Las estrategias de integración podrán ser distintas según el colectivo y/o el entorno afectado.

Como línea de trabajo a seguir, se generará un mapa de aplicaciones que permita el análisis de todas las aplicaciones/sistemas/entidades afectadas así como, de los flujos de Información existentes o derivados de los nuevos requisitos, entre ellas.

Se analizarán e inventariarán todos los bloques de información que fluyen entre las diferentes aplicaciones o entidades de cada colectivo y el sistema SAP de RRHH. Para cada flujo se determinaran sus características principales: aplicaciones implicadas, sentido (entrada/ salida), colectivo, periodicidad, etc…

Tomando como base los planteamientos iniciales y las soluciones tecnológicas de EJ-GV, deberán determinarse en detalle los escenarios tecnológicos de integración necesarios por cada colectivo. Los posibles escenarios identificados hasta el momento son: distribución ALE/IDOC del dato maestro, consumo y exposición de web services, integraciones asíncronas según modelo publicador/suscriptor (eventos), intercambio de ficheros (por NFS y otros medios) y uso de conectores basados en interfaces SAP estándar (Dorlet DASS, EMC Documentum, etc…).

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A partir de los flujos identificados y los escenarios de integración propuestos se identificarán las interfaces que serán necesarias construir. Por cada interfaz deberá entregarse una documentación que describa su funcionalidad, todas sus características (aspectos de seguridad, volumen de información, periodicidad de ejecución, etc.) y el escenario en el que se encajará.

Teniendo en cuenta que cada uno de estos los interfaces constituirá una unidad de desarrollo, se elaborará su correspondiente documentación técnica (diseño funcional, diseño técnico y plan de pruebas).

Las pruebas de funcionamiento de la integración desarrollada deberán abarcar el ciclo completo de intercambio de datos, desde la extracción de los datos en origen hasta la consolidación de dichos datos en destino, siendo responsabilidad del contratista la planificación y coordinación de todos los recursos necesarios: software afectado (procesos estándar de la solución SAP HCM, nuevos desarrollos, adaptaciones sobre aplicaciones antiguas, aplicaciones intermedias, herramientas de envío…) y personal de todas las partes implicadas.

Durante la fase de pruebas se irán elaborando tanto el plan de implantación como los manuales de operación/explotación de interfaces.

El tramo de retroactividad de los periodos anteriores a la fecha de arranque se calculará con los sistemas actuales, por lo que el resultado se deberá transmitir al Sistema por medio de los interfaces correspondientes.

7.19 LOPDEl contratista quedará obligado al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica de Protección de Datos, sobre protección de datos de carácter personal. En este sentido, deberá sujetarse a los preceptos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, LOPD, y su Reglamento de Desarrollo, RD 1720/2007, de 21 de diciembre.Además de las medidas básicas de seguridad que han de cumplir todos los ficheros que contengan datos de carácter personal, se establecerán

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aquellas otras medidas especiales de nivel medio y alto para aquellos ficheros que, por la especial naturaleza de los datos que contienen o por las propias características de los mismos, exigen un grado de protección mayor. A este respecto, se tendrán en cuenta las aclaraciones de la Agencia de Protección de Datos respecto a los ficheros de nómina.

Así mismo, se tendrá en cuenta lo exigido respecto al cifrado en la transmisión de datos a través de redes de telecomunicaciones cuando para la transmisión de datos entre dependencias de la misma entidad se utilicen redes de telecomunicaciones de titularidad ajena.La empresa contratista elaborará un catálogo de la información (datos y documentos) susceptible de un tratamiento especial según la LOPD. Este catálogo además de identificar la información deberá clasificarla en función del nivel de sensibilidad y definir las medidas a aplicar en cada caso.En el caso del colectivo de Interior se tendrá en cuenta que, una vez identificada la información impactada por la LOPD, deberá catalogarse información adicional que será susceptible de aplicación de ciertas medidas similares a las derivadas de la LOPD Se revisará el Documento de Seguridad del proyecto, en el caso de que exista, y se propondrán y ejecutarán los cambios necesarios

7.20 Procesos de fondo (Jobs)Se realizará un inventario detallado de los procesos de fondo, tanto funcionales como técnicos, y se diseñará el plan de ejecución de los mismos, incluyendo los que inicia el usuario final y los que se planifican y ejecutan bajo el control del gestor de planificación. Deberá contemplar los siguientes aspectos:

Periodicidad y ventanas de ejecución Criticidad y prioridad Dependencias Duración Seguimiento de la ejecución y terminación Acciones correctoras en caso de incidencia y rearranque de procesos

de acuerdo con las instrucciones disponibles en función de la incidencia.

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Impacto en caso de modificaciones de la planificación ordinaria debido a cambios urgentes.

Notificación a las áreas implicadas (Administración, Desarrollo etc,) de acuerdo con las normas establecidas.

Control de la capacidad Realización de estadísticas referentes a la ejecución de la

planificación: tiempos de ejecución, errores, etc. Etc...

En definitiva, el estudio, diseño, simulación y puesta en producción de los procesos de fondo, así como la documentación asociada: dependencias, criticidad de ejecución, tiempos, etc…

Se contemplará la integración de procesos de fondo con la herramienta corporativa existente para tal fin, BMC Control-M.

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8 IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA

Al tratarse de un proyecto llave en mano, el contratista deberá llevar a cabo cuantas tareas sean precisas para garantizar el correcto desarrollo y la completa puesta en producción del nuevo sistema en condiciones óptimas de operatividad, así como el posterior soporte y evolución del mismo, y todo ello con los niveles de calidad, plazos y niveles de servicio requeridos por Gobierno Vasco.

Dentro de los trabajos a realizar se incluyen la instalación, configuración, parametrización y puesta en marcha de los productos software suministrados para los diferentes entornos utilizados en el proyecto cuando fuera preciso.

Se considera de especial relevancia una adecuada gestión del día a día del proyecto por parte del contratista, el cual será responsable de que éste se desarrolle en forma y plazo, debiendo resolver, o comunicar con suficiente antelación a la Dirección del Proyecto cuando no sea posible la resolución por parte del propio contratista, todos aquellos riesgos que puedan poner en peligro la consecución de los objetivos y plazos del proyecto.

El sistema se desarrollará sobre la solución de mercado para la gestión de recursos humanos en el sector público SAP ERP HCM, SAP Enterprise Portal y SAP BW.Las licencias de uso de estos productos ya han sido adquiridas previamente por la Administración de la CAPV.

Toda tecnología no incluida en este pliego o en la oferta del contratista requerirá la aprobación de la Dirección del Proyecto a propuesta de la Comisión de Seguimiento.

Tendrá capacidad de integración total con el sistema económico financiero de la administración de la CAPV.

El sistema deberá reunir en una plataforma única todos los sistemas que en la actualidad soportan la gestión de Recursos Humanos, dentro del ámbito

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establecido en el apartado de Requisitos del presente pliego, y sus procesos deberán cubrir todo este circuito, conformando un marco común de actuación para todas las unidades afectadas.Se considera conveniente para correcta ejecución del contrato que el contratista disponga de las acreditaciones de calidad de Partner de servicios de SAP España en las siguientes soluciones horizontales:

SAP Enterprise DataWareHouse SAP Gestión de Contenidos: Gestión Documental SAP Integración y Adaptación de Procesos: Desarrollo y Composición

de Aplicaciones SAP Enterprise SOA SAP Gestión y Optimización de los Sistemas: Administración de

Sistemas SAP Gestión y Optimización de los Sistemas: Plataforma de Calidad

SAP SAP Gestión Ciclo Vida de las Aplicaciones (ALM):  Solution Manager SAP Administración de Personal y RRHH SAP Portal para la Gestión de RRHH Oracle SOA Suite (BEA Aqualogic Service Bus) Oracle Identity Management Oracle Database Oracle Weblogic BMC Control-M BMC Patrol HP Service Guard HP-UX HP Load Runner EMC Content Management (Documentum)

8.1 Metodología

La organización del trabajo y ejecución del proyecto estará basada en la Metodología de planificación y desarrollo de sistemas de información ARINBIDE.

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ARINBIDE se concibe como una metodología práctica para el ciclo de vida completo del software, basada en Métrica 3, y adaptada a las necesidades y directrices de EJ-GV/Ejie, Además consta de un apartado para establecimiento de una metodología de Gestión de Proyectos. Como Plan de Calidad la propia metodología, en sus apartados de trabajo habitual, genera los registros de calidad necesarios para el sistema de calidad de EJ-GV/Ejie. Por las características del Proyecto las tareas y entregables podrán ser complementados con las recomendaciones o definiciones contenidas en la metodología Accelerated SAP (ASAP).

Para todo el ciclo de vida del proyecto, ARINBIDE define las siguientes fases metodológicas:

Gestión del proyecto (GPR) Análisis del Sistema de Información (ASI) Diseño del Sistema de Información (DSI) Construcción del Sistema de Información (CSI) Implantación y Aceptación del Sistema (IAS) Mantenimiento del Sistema de Información (MSI) Gestión de la configuración (GCO)

Información detallada sobre las fases y entregables de la metodología ARINBIDE, se encuentra en la página web (http://www.ejie.net/documentacion.htm), así como información sobre estándares tecnológicos, de desarrollo, de calidad

Igualmente será de referencia el Documento de Estándares Tecnológicos de Gobierno Vasco, publicado en: www.euskadi.net/informatika

La aplicación de la metodología propuesta estará apoyada en el uso de las herramientas informáticas necesarias. A tal efecto la oferta incluirá todas las licencias de uso necesarias.

El modelo de ciclo de vida del software seleccionado deberá contemplar la realización de prototipos de diseño del sistema de cara a facilitar las labores de definición y validación de las especificaciones por parte de los usuarios.Esta propuesta especificará al menos

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Desglose del proceso en fases, actividades, tareas, etc.

Productos a obtener.

Técnicas de modelización utilizadas

Participantes en cada una de las tareas.

Actividades de planificación, seguimiento y control de las actividades y de los recursos humanos.

Actividades relacionadas con la seguridad intrínseca del sistema de información y con las del propio proceso de desarrollo.

Gestión de la configuración.

Plan de Garantía de Calidad del proyecto

8.2 Mantenimiento en fase de ProyectoEl contratista se responsabilizará de la administración y el mantenimiento de los componentes y subcomponentes de los productos ofertados así como los de terceros que hayan sido necesarios para los escenarios de negocio implementados, y que deberán corresponder siempre a la última versión que el componente disponga, siendo esta versión compatible y óptima para tales escenarios.

En caso de que a lo largo de la implantación haya que actualizar alguno de estos componentes, esta tarea será responsabilidad del contratista aunque no se llevará a cabo sin la supervisión por parte de EJ-GV, que además, se reservará el derecho a asumir labores de despliegue en cada uno de los entornos (Desarrollo, Preproducción y Producción). En cualquier caso se habrán de cumplir los procedimientos y niveles de calidad establecidos.

8.3 Estrategia del desarrollo e implantación

Debido a la criticidad de los sistemas de los Recursos Humanos, se abordará el desarrollo de una estrategia de implantación y arranque del sistema en la que se determinarán: Migración de datos: criterios de migración de datos

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Criterios de incorporación de funcionalidades Criterios de incorporación de colectivos u subconjunto de los mismos. Convivencia entre sistemas: interfaces entre los sistemas nuevos y

actuales y los procedimientos de paralelo entre los sistemas actuales y el nuevo sistema integrado.

Gestión de riesgos Evolución de la normativa legal Periodos críticos de colectivos

La estrategia diseñada por la empresa la contratista deberá contemplar los siguientes límites para el arranque (incluyendo todos los módulos, la migración, la seguridad y los interfaces) de cada uno de los colectivos:

o colectivo de Admón. General y Justicia: 12 meses desde la fecha de inicio del contrato

o colectivo de Interior: 15 meses desde la fecha de inicio del contrato

o colectivo de Educación: 18 meses desde la fecha de inicio del contrato

8.4 Plazo de ejecución

El plazo de ejecución es de 21 meses a contar desde el día siguiente a la formalización del contrato

8.5 Gestión del cambio (Control del cambio organizativo)

La renovación de sistemas representa un proceso de cambio que se configura como un elemento esencial para la adecuada gestión del Proyecto. Resulta indispensable para asegurar el éxito:

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Valorar la disposición para el cambio, identificar barreras potenciales, e incorporar acciones correctivas en el proceso.

Monitorizar la reacción natural de las organizaciones al cambio y facilitar estrategias para gestionar esas reacciones.

Desarrollar y mantener un plan de comunicación comprensivo para las áreas afectadas por el cambio.

Asegurar la visibilidad del Equipo Directivo y su participación en todo el proceso.

Facilitar metodología, herramientas y formación a todos los participantes para asegurar el éxito.

Implicar a los órganos de los que depende el Proyecto; establecer medidas de implantación.

1.1.14 Gestión de la Comunicación

El contratista debe implementar las estrategias necesarias para gestionar la comunicación, las cuales deben abordar las siguientes tareas: Organización y arranque del proyecto: se realizará la identificación y

captación de personal clave que por su implicación directa en el proyecto o por sus conocimientos deban participar de manera activa en el mismo a lo largo de su ciclo de vida. Dicho personal recibirá la formación necesaria en función de los roles que deban asumir.

Creación de la Estructura de Gestión: se definirá y establecerá cada uno de los comités y grupos de decisión necesarios para asegurar el correcto desarrollo del proyecto en cada una de sus fases. También definirán las funciones, el sistema de comunicaciones y reporting y las pirámides de decisión.

Equipos de innovación: creación y seguimiento de los equipos de innovación que participen activamente en el proyecto, proponiendo mejoras, identificando riesgos y colaborando, en suma, como asesores de los diferentes grupos de trabajo.

Difusión del proyecto dentro y fuera de la organización y recogida de opiniones, mediante el uso de la Intranet y el Portal de Internet del

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Gobierno Vasco y siempre bajo la coordinación de la Dirección de Proyecto.

1.1.15 Gestión de la Formación

La formación se considera un elemento clave del proyecto para asegurar la adecuada transmisión del conocimiento tanto a personal técnico como a formadores, usuarios claves y usuarios finales del sistema.

La empresa contratista desarrollará y llevará a cabo la ejecución de un plan de formación que cubra todas las fases del proyecto y que garantice tanto la capacitación funcional como técnica de los usuarios y profesionales de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco implicados en el proyecto, cualquiera que sea la función que realicen tanto durante su ejecución como tras su finalización.

Dicho plan se desarrollará conforme a las siguientes especificaciones:

Se elaborará un Plan de Formación, con el mayor nivel de detalle posible, que contemple al menos los siguientes apartados:

Perfiles identificados: donde se describirán cada uno de los perfiles identificados y contenido para cada uno de los colectivos: dirección y usuarios clave, equipo de proyecto, formadores, usuarios finales, etc.

Objetivos de formación: teniendo en cuenta los perfiles identificados y las necesidades de formación, se identificarán los objetivos a alcanzar por el proceso formativo. Para ello, previamente será necesario llevar a cabo un análisis de impacto para conocer qué funciones van a cambiar y lo que supondrá para cada usuario el cambio.

Diseño de los cursos: donde se describe el tipo de formación, teniendo en cuenta los condicionantes de calendario, número de personas a formar y logística disponible para la impartición.

Calendario de formación: se determinarán las fechas idóneas para la formación de cada grupo identificado por perfil, teniendo en cuenta las fechas en las cuales deben comenzar a operar con la nueva aplicación. Se deberá especificar el número de horas de cada curso en función del perfil de los asistentes.

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Evaluación de participantes: propuesta de los métodos que se utilizarán para evaluar el aprovechamiento y asimilación de los cursos de los diversos participantes.

Logística: se determinarán los recursos materiales y humanos necesarios para la impartición de los cursos, la realización de las diferentes actividades que se programen y el lugar donde se desarrollarán las sesiones de formación.

El plan de formación deberá tener en cuenta:

Personal perteneciente a los colectivos de Administración General, Administración de Justicia, Administración Educativa e Interior.

La distribución geográfica del personal de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

Los puestos desempeñados por las personas.

Experiencia y conocimientos de la materia a impartir y de los requisitos previos para un correcto aprovechamiento de la formación.

La formación a todas las personas de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco designadas por los Departamentos y sus Organismos Públicos que estén afectados por el nuevo sistema.

Impartición de Cursos: Los cursos se desarrollarán en los plazos establecidos en el plan de formación desarrollado al efecto, incluyendo las posteriores revisiones del mismo, garantizando el pleno cumplimiento de la planificación acordada, tanto en fechas y lugares, como en contenidos.

Los cursos que correspondan al contratista, serán impartidos por monitores que tendrán el nivel de preparación adecuado para los contenidos de cada uno de ellos.

La formación se realizará en el/los lugar/es que la Dirección de Proyecto, a propuesta del Comités Sectoriales, determine.

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La empresa contratista proporcionará el material necesario al alumno para el correcto seguimiento de los mismos y el estudio posterior.

El contenido de los cursos variará atendiendo a la naturaleza de los mismos, estando orientados a la formación práctica del usuario o personal técnico asistente mediante un número suficiente de ejercicios.

Los cursos presenciales tendrán un máximo de entre 12 y 15 asistentes. La duración máxima diaria para todos los cursos será de 6 horas.

El contenido de formación deberá poder ser reutilizado cuando se necesite. El material de los cursos deberá ser incorporado al espacio Web de la Intranet destinado a la difusión del proyecto. Para ello, deberán adaptarse los contenidos y cuestionarios de los cursos al formato corporativo.

Se contemplarán, los siguientes perfiles de los asistentes:

Directivos y usuarios clave, formación de apoyo en la toma de decisiones y para aportar criterio a la hora de definir la estrategia y planificación del proyecto.

Personal de los equipos de trabajo del Gobierno Vasco y Ejie participante en el proyecto, de forma que se garantice el conocimiento y uso por parte de éstos de las herramientas o paquetes suministrados para la realización del proyecto

Personal de explotación/implantación, formación sobre instalación, configuración y explotación de productos o herramientas englobados dentro del proyecto que deban ser utilizados por este personal.

Personal del Centro de Atención a Usuarios de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco, encargado de dar soporte de primer nivel a los usuarios finales.

Formadores de usuarios, de forma que se garantice el conocimiento sobre los productos o herramientas suministradas.

Usuarios de la aplicación, distinguiéndose entre:PBT C02/002/2011

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Usuarios participantes en el desarrollo del proyecto

Usuarios finales

Se deberá realizar una formación de monitores / formadores:

Debido a la gran cantidad de usuarios tanto de actualización como de consulta, a su dispersión geográfica y a la movilidad de los mismos, se hace necesario la creación de un grupo de formadores compuesto por personal de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco, que formarán a los futuros usuarios del sistema.

Dentro de este grupo de formadores, deberá haber especialistas en los diferentes colectivos: Administración General, Administración de Justicia, Administración Educativa e Interior.

Deberá haber un mínimo de formadores por cada territorio y por cada colectivo y un mínimo por cada Departamento en los Servicios Centrales, especializado en Administración General.

La formación que reciban estos formadores estará enfocada al manejo del sistema y a que puedan en un futuro formar a los nuevos usuarios que se incorporen al mismo.

Los planes de formación que deberán impartir estos formadores de usuarios finales deberán ser confeccionados por la empresa contratista.

No obstante, en las ofertas se podrán proponer diferentes alternativas de aprendizaje o su combinación de manera que se facilite su realización y se aproveche al máximo por el mayor número de personas (realización desde el puesto de trabajo, etc.).

Al margen del plan de formación, el contratista se compromete durante la ejecución de los trabajos, a facilitar a las personas designadas por la Administración de la CAPV toda la información y documentación que éstas soliciten para disponer de un pleno conocimiento técnico del desarrollo del proyecto, así como de los eventuales problemas técnicos que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizadas para resolverlos.

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El contratista deberá comprometerse a realizar una formación a medida específica del proyecto para el traspaso de conocimientos. Al menos, se deberá tener en cuenta a los siguientes equipos:

Asistencia Técnica y equipo de colaboración CAU Explotación/Operación/Implantación Técnicos de sistemas

El contratista debe implementar las acciones necesarias para efectuar la transferencia tecnológica conducente a facilitar el conocimiento suficiente del personal técnico al servicio de la Administración de la CAPV que le permita asumir la realización de ulteriores desarrollos y el mantenimiento y explotación de la aplicación realizada, a los efectos de asegurar el soporte que, en su momento, requieran los usuarios finales

También deberá proporcionar acceso a la información acerca de la solución estándar, generada a partir de las experiencias de implantación del producto en otras Administraciones Públicas. Se detallará en la oferta las condiciones económicas anuales de este servicio

8.6 Gestión de riesgos

El contratista debe ejecutar el Plan de Gestión de Riesgos, que incluirá al menos los siguientes aspectos:

Definición de la estrategia de la gestión de riesgos

Identificación de los posibles riesgos.

Análisis de riesgos

Priorización

Minimización

Gestión de los riesgos

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Plan para la Resolución de Riesgos

Plan de Gestión del entorno del proyecto

Se deberán prever actuaciones específicas para los riesgos asociados a:

Evolución de la Normativa legal

Periodos críticos de colectivos afectados

A la par del proyecto se deberá realizar un seguimiento de los riesgos del proyecto que deberá tener en cuenta:

Los hitos del proyecto

Los hitos del plan de riesgos

Este plan evolucionará y acompañará a todo el desarrollo del proyecto y con una periodicidad mensual, se revisará.

8.7 Gestión de la calidad

EJ-GV contempla la calidad en distintos ámbitos de aplicación, tanto calidad en los procesos como calidad en los productos.

Para asegurar la calidad en el proceso de gestión del proyecto, durante le ejecución del mismo el contratista deberá contemplar y proveer la documentación que sea requerida en cumplimiento de la metodología ARINBIDE.

Por otro lado, con el objetivo de asegurar la calidad en el proceso de elaboración y la calidad de los productos software obtenidos, será de referencia obligatoria el modelo de aseguramiento de la calidad definido por Ejie en el documento Estándares de calidad de producto software vigente, que contempla:

Asignación del Nivel de Aseguramiento de la Calidad (NAC) del sistema a desarrollar

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Definición de los controles de calidad a ejecutar, en base al NAC asignado

Metodología de pruebas y calidad del software, que define el desglose de fases, actividades y tareas así como el conjunto de entregables a elaborar para el aseguramiento de la calidad del sistema.

Obtención de Indicadores NAC, que define un conjunto mínimo de indicadores que toda aplicación bajo estándares tecnológicos deberá satisfacer, así como el procedimiento y herramientas para obtenerlos.

En este ámbito de definición de la calidad, será de referencia el documento de Aseguramiento de la Calidad de Sistemas Software, así como la Metodología de Pruebas.

La empresa contratista establecerá un plan orientado a la gestión y control de la calidad que permita asegurar el correcto desarrollo de los trabajos y la ejecución de las diferentes fases del proyecto. Incluirá todas aquellas medidas que considere necesarias para el aseguramiento de la misma a lo largo del proyecto.

Se entregará la normativa establecida para la codificación ABAP, nomenclatura de Objetos, nomenclatura de documentos, las plantillas de documentación técnica y funcional,…que el contratista deberá revisar y que será de obligado cumplimiento.

1.1.16 Nivel de Aseguramiento de la Calidad

El NAC asignado para este proyecto es: ALTO

1.1.17 Controles de Calidad

En función del NAC asignado, se han definido una serie de controles de calidad, cuya ejecución es obligatoria o recomendada, tal y como se define en el documento de Aseguramiento de la Calidad de Sistemas Software. El contratista deberá contemplar la ejecución de estos controles de calidad, dentro del alcance del proyecto objeto de contratación.

Durante el desarrollo de los trabajos y la ejecución de las diferentes tareas a realizar, EJ-GV podrá establecer controles de calidad adicionales sobre la

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actividad desarrollada y los productos obtenidos. EJ-GV tendrá derecho a llevar a cabo auditorías sobre las actividades del contratista en el proyecto para asegurarse de que la prestación de los servicios se lleva de acuerdo con lo establecido en el contrato.

El contratista tendrá la obligación de: Facilitar el acceso a todo el material e información solicitado por el

grupo auditor. Designar personas responsables que colaboren con los auditores. Participar en las reuniones que convoque el auditor. Analizar las evidencias encontrados para que el informe sea

consensuado. Emprender rápidamente acciones correctoras o preventivas. Emitir una respuesta oficial a los defectos de los que ha informado el

grupo de auditores.

1.1.18 Indicadores

Aunque la propia Metodología de Pruebas ya define un conjunto completo de indicadores y sus umbrales asociados, existe un conjunto básico de indicadores que toda aplicación a implantar en el entorno de EJ-GV/Ejie deberá satisfacer.

En el entorno de desarrollo, para obtener los resultados de los indicadores para el proyecto se deberán seguir las instrucciones marcadas en el documento “Directrices de Desarrollo”, en el que se especifican detalladamente los pasos a realizar y las herramientas a utilizar en cada momento.

El contratista del presente contrato deberá contemplar la ejecución de las tareas necesarias para la obtención de estos indicadores, dentro del alcance del proyecto objeto de contratación.

Igualmente, como parte del aseguramiento de la calidad, se ha definido para el entorno de pruebas (preproducción) el documento “Directrices de Desarrollo”. El contratista del presente contrato deberá suministrar toda la

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información y entregables que sean requeridos en este ámbito para la realización de las pruebas por parte de EJ-GV/Ejie.

8.8 Documentación a entregar

Como parte de los trabajos objeto del contrato, el contratista se compromete a generar para cada producto obtenido toda la documentación establecida, con la premisa de mantener la coherencia y permitir la trazabilidad de principio a fin. Se utilizarán convenciones de numeración y denominación para asegurar que todos los objetos y documentos tengan referencias únicas.

Se generará y entregará toda la documentación funcional, técnica y de seguimiento necesaria para mantener y explotar el sistema, ya que la documentación entregada garantizará el mantenimiento posterior del sistema por parte de la Administración.

Asimismo, se habilitarán ayudas al usuario por medio de documentación online en los sistemas de producción.

La documentación, quedará en propiedad exclusiva del Gobierno Vasco sin que el contratista pueda conservarla, ni obtener copia de la misma o facilitarla a terceros sin autorización expresa.

La documentación que haya de entregarse se presentará tanto en soporte papel como en soporte electrónico, siguiendo los estándares del Gobierno Vasco y usando un formato modificable. La gestión de la documentación se realizará por medio de un portal de colaboración sharepoint habilitado a tal efecto.

La documentación se entregará a su debido tiempo, de forma que permita la revisión del contenido y forma necesaria, para la recepción de los distintos módulos o servicios realizados en las entregas parciales y permita realizar un seguimiento adecuado al proyecto por parte de la Administración de la CAPV.

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El contratista se compromete a actualizar de forma continua y sistemática toda la documentación técnica y funcional del proyecto, por lo que cada vez que se entregue una nueva versión de un producto, se deberá entregar, de forma simultánea, la versión actualizada de la documentación cuyo contenido haya cambiado como consecuencia de la actualización de funcionalidad o corrección de fallos del sistema.

La documentación será clara, concisa, precisa y mantenible de forma que permita cumplir, dependiendo del tipo de documento, las funciones para las que haya sido diseñada. Todos los documentos del mismo tipo estarán estructurados de la misma forma.El Comité de Seguimiento será el que apruebe las modificaciones tanto de contenido como de formato de dicha documentación de cara a facilitar su mantenimiento posterior.

Se realizarán al menos los siguientes entregables (la documentación ya existente no es definitiva y se deberá revisar y/o completar):

Arquitectura Solución de albergue (ya existente) Plan de contingencia y alta disponibilidad Documento de prerrequisitos de cada instalación (ya existente) Manuales de instalación

o Desarrollo (ya existente)o Pruebas (ya existente)o Producción

Inventario de comunicaciones

Rendimiento Sizing de los distintos sistemas (ya existente) Inventario de KPIs con valores recomendados Plan de pruebas de rendimiento y estrés Plan de Pruebas de la funcionalidad entregada Plan de Pruebas Técnicas Archivado

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Seguridad Documento de Diseño de Seguridad Lógica y Física Definición funcional de tipos de usuario (ya existente) Definición técnica de tipos de usuario Gestión de usuarios Gestión de autorizaciones Solución de autenticación Catálogo de Información con tratamiento regulado (datos

personales de LOPD, datos confidenciales,…)

Plan de Corte Estrategia de Migración Catálogo de datos: mapeo campos origen-destino, reglas de

transformación, tablas de conversión y equivalencia Plan de Migración y Carga de datos por cada tipo de Sistema

Origen Documento funcional y técnico de los programas de migración Programas, herramientas y/o procedimientos automatizados

necesarios de carga masiva de datos por cada Sistema origen Resultado de las pruebas integradas de la migración: informes

de calidad, estadísticas de carga, duración de los distintos procesos,…

Resultado de la migración real: informes de calidad, estadísticas de carga …

Integración Estrategia de integración Mapas de aplicaciones: Adm. General, Educación, Interior,

Laborales de Interior, APPV, Justicia (ya existente) Flujos de información (ya existente) Matriz interfaces-flujos Escenarios de integración (ya existente) Diseños funcionales de los interfaces Diseños técnicos de los interfaces Plan de pruebas de los interfaces Informe de pruebas de integración

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Plan de implantación Manual de operación/explotación de interfaces

Logística de software Solución de logística de software (ya existente) Manual de promoción de desarrollos y parametrizaciones Manual de promoción de cambios SAP (Notas, Support

Packages, EhPs,…) Manual para la copia de mandantes Manual para el copiado homogéneo y heterogéneo de sistemas

Jobs Inventario de jobs del proyecto , especificando las

características propias del área de gestión de procesos batch: nombre, descripción, periodicidad, ventana de ejecución, dependencias con otros jobs o procesos, duración estimada, tipo de lanzamiento, etc…

Diseños funcionales, técnicos y plan de pruebas de los jobs en los casos en que proceda

Manual de explotación/operación de jobs

Traducción a Euskera

Administración de sistemas Manuales de Explotación/Operación de los sistemas (ya

existente) Manuales de administración de los sistemas (ya existente) Inventario de tareas según periodicidad (puntuales, diarias,

semanales, mensuales, etc…)

Backup y restore Solución de backup y restore Procedimiento de Restauración del sistema

Monitorización Solución de Monitorización

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Instalación, configuración y puesta en marcha de la solución de monitorización

Definición de umbrales Indicadores de nivel de servicio, KPIs Anexo al manual de explotación con reacciones ante alarmas

Formación Plan de Transferencia tecnológica y de conocimiento Plan de formación Material de formación de usuarios Manuales de Usuario de la funcionalidad entregada en bilingüe

Desarrollos y parametrizaciones Metodología de trazas y logs (ya existente) Propuesta de normas de codificación (ya existente) Mapa de Procesos del nuevo Sistema Catálogo de requisitos y relación de módulos del nuevo

Sistema Guía de estilo para el diseño de las interfaces de usuario. Diseño Funcional de Desarrollos (ya existente) Diseño Técnico de Desarrollos (ya existente) Plan de pruebas de Desarrollos y Parametrizaciones Informe de pruebas de validación de módulos Plan de Implantación/ Despliegue de la funcionalidad entregada Manual de implantación. Manual de parametrización (ya existente)

Otros Informe del análisis de la obtención de retroactividades, de

fecha anterior a la puesta en producción, tras el arranque

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8.9 Servicios complementarios

1.1.19 Servicio de Atención a Usuarios

El contratista proporcionará un Servicio de Atención a Usuarios de segundo y tercer nivel así como la infraestructura tecnológica y de personal necesaria, siendo la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco la encargada de dar servicio de primer nivel a través de su Centro de Atención a Usuarios (CAU). Dicho Servicio deberá estar en funcionamiento desde el momento en que se ponga en explotación el primer módulo del sistema.

Este Servicio estará en funcionamiento durante todo el periodo de garantía.

Este Servicio contará con 2 niveles de soporte:

Soporte de segundo nivel, con especialistas en áreas funcionales del sistema. Con funciones de resolución de incidencias o escalado al tercer nivel.

Soporte de tercer nivel, formado por un equipo de mantenimiento especialista en el sistema. Resolverá incidencias técnicas y/o de software.

A través del Centro de Atención a Usuarios de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco se dará soporte de primer nivel, con funciones de recepción, registro, primera evaluación, resolución o escalado.

Para el correcto funcionamiento de este Servicio el contratista lo dotará en número de personal especializado, comprometiéndose a mantener los indicadores de gestión que se estimen oportunos.

En este sentido se deberán proponer indicadores y procedimientos de gestión para garantizar un óptimo nivel de servicio y atención respecto:

Tiempo de respuesta llamadas

Tiempo Resolución de incidencias

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Tiempo en resolución de anomalías

La empresa contratista facilitará un sistema de asistencia tecnológica permanente.

Proporcionará mensualmente informes pormenorizados y estadísticas sobre el tiempo medio de respuesta, llamadas abandonadas, tipo de incidencias, plazo de resolución, nivel en que han sido resueltas, número de personas implicadas en su resolución, etc.

1.1.20 Soporte a la implantación (Soporte post-implantación)

El contratista deberá proporcionar un soporte de tres meses de duración tras cada uno de los arranques previstos en el proyecto para garantizar el correcto funcionamiento realizando los ajustes necesarios

Para ello definirá el plan de trabajo identificando tanto las tareas como el equipo de trabajo necesario para la prestación de todos los servicios que deberá incluir este soporte:

• Ajuste y optimización de sistemas, procesos de negocio, modelo organizativo, parametrización y desarrollo …

• Apoyo “in situ” y continuo a los usuarios en el uso del nuevo sistema funcionalidad implantada

• Apoyo a los equipos de mantenimiento tanto funcionales como técnicos

• Refuerzo de la formación• Gestión de incidencias • ….

Tras el periodo de soporte proporcionará un informe pormenorizado y estadísticas sobre las posibles incidencias ocurridas y plazos de resolución.

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8.10 Dirección y organización de los trabajos

El contrato se ejecutará con estricta sujeción a las estipulaciones contenidas en los documentos contractuales y conforme a las instrucciones que, en interpretación técnica de éstos dicte la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco.

Dentro de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco se ha creado la siguiente estructura de órganos:

Comité de Dirección - Resolución conflictos co-dirección y Decisión máxima.

Sus funciones principales son:

Recibir información ejecutiva respecto al estado del proyecto

Liderazgo e impulso al Proyecto

Máxima capacidad de decisiones para el cumplimiento del contrato a nivel: Estratégico y Organizativo, Presupuestario y Alcance de Proyecto

Estará constituido por:

Consejero/a de Justicia y Admón. Pública

Viceconsejero/a de Administración Pública

Viceconsejero/a de Función Pública

Dirección Proyecto (JP Funcional y JP Técnico)

Comité Multi-Sectorial - Participación e Información a Direcciones sectoriales

Sus funciones principales son:

Recibir información resumen y consolidada respecto al estado del proyecto (tanto a nivel global como del colectivo en concreto)

Estará constituido por:

Directores de RRHH sectoriales

Responsables Informáticos sectorialesPBT C02/002/2011

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Director/a de Informática y Telecomunicaciones

Director/a General de Ejie / Director/a Proy. y A.T.

Dirección Proyecto ( JP Funcional y JP Técnico)

Directores/Jefes Proyecto empresa contratista

Comité Sectorial - Decisiones sectoriales Funcionales /Negocio RRHH / Técnicas (red sectorial)

Sus funciones principales:

Desde el punto de vista de su colectivo, toma decisiones de unificación, tanto a nivel de reingeniería, funcionalidad y/o tecnología

Lidera la Gestión de Cambio a nivel sectorial (comunicación, toma decisiones)

Dota de recursos sectoriales a tiempo parcial

Aprobación modelos organizativos sectoriales

Estará constituido por:

Director/a de Recursos Humanos

Director/a de Recursos Informáticos

Responsable sectorial

Comité Operativo: constituye el motor para la puesta en funcionamiento del sistema. Es el núcleo central de las decisiones operativas y de propuesta. Actuará bajo el mando directo de los miembros del Comité de Dirección que ejerzan la dirección del proyecto.

Sus funciones principales:

Detección, revisión y seguimiento de Puntos Críticos

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Gestión de la Organización del Proyecto: Asignación recursos EJ-GV, Asignación recursos Equipo empresa contratista

Coordinación de recursos materiales

Seguimiento y control de la planificación del Proyecto

Seguimiento de la Gestión de Riegos

Seguimiento y control del Plan de Calidad

Reporting al Comité se Seguimiento.

Facilitadores de la ejecución de los posibles Planes de Acción

Seguimiento e impulso global de las acciones a corto plazo

Velar por el cumplimiento de la Metodología definida

Toma de decisiones operativas de negocio. Originadas y/o requeridas desde: Diseño y Construcción de cada módulo y/o subproyecto, Gestión del Cambio (Comunicación-Formación)

Toma de decisiones operativas del ámbito tecnológico

Aprobación del Informe de Seguimiento mensual

Aprobación Diseños Funcionales

Aprobación resultados de Pruebas de Aceptación

Estará constituido por:

Dirección Proyecto ( JP Funcional y JP Técnico)

Directores/Jefes Proyecto empresa contratista

Consultores estratégicos de la empresa contratista (opcionales) del ámbito de RRHH, Reingeniería, Gestor de Expedientes, Portal y Gestión del Cambio

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Responsables colectivo/área EJ-GV/Ejie (opcionales).

8.11 Equipo de trabajo

1.1.21 Perfil Profesional

Los miembros del equipo de trabajo adscrito a la ejecución del contrato deben acreditar el perfil profesional que se establece en el Anexo VII del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.

Se considera conveniente para correcta ejecución del contrato, que el equipo de trabajo que se va adscribir a la ejecución del contrato disponga de las certificaciones siguientes:

SAP HCM SAP Integración SAP Enterprise SOA SAP Netweaver SAP Portal SAP BW  Oracle SOA Suite (BEA Aqualogic Service Bus) Oracle Identity Management Oracle Database Oracle Weblogic BMC Control-M BMC Patrol HP Service Guard HP-UX (1cert.) HP Load Runner EMC Content Management (Documentum) PLATEA Internet PLATEA Tramitación PLATEA Integración PLATEA Documental PMP – Project Management Professional

Certificaciones en PLATEA y Geremua

Con el fin de asegurar la capacitación técnica del personal involucrado en el desarrollo de los proyectos, en el ámbito del uso de plataformas y sistemas corporativos, se considera conveniente la acreditación de dichos conocimientos en base a Certificaciones de los técnicos propuestos por el licitador. La expedición de dichas acreditaciones, así como la formación destinada a la consecución de las mismas se lleva a cabo por el European Software Institute (ESI).

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Se han establecido dos perfiles de Certificación (analista y desarrollador), para cada una de las siguientes especialidades:

Infraestructura de tramitación electrónica, PLATEA-Tramitación Infraestructura de presencia en internet, PLATEA-Internet Infraestructura de integración Framework J2EE, Geremua

1.1.22 Composición del Equipo

El contratista está obligado a mantener la composición del equipo que se identifique en el procedimiento de adjudicación del contrato a lo largo de todo el plazo de ejecución del contrato.

De conformidad con lo dispuesto en la cláusula 17 de la carátula del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares y la cláusula 32.8 y Anexo VII del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares esta obligación reviste el carácter de obligación contractual esencial, de manera que, su incumplimiento constituye causa de resolución del contrato.

Alteración a solicitud del contratista

Si a lo largo del plazo de ejecución del contrato, el contratista, debido a causas justificadas, necesita alterar la composición, lo comunicará por escrito al Comité de Dirección del Proyecto con 15 días hábiles de antelación- salvo en caso de ILT- con indicación de los siguientes datos:

- Identificación de la persona y motivo de la alteración- Propuesta, debidamente documentada, de posibles candidatos con un

perfil de cualificación profesional igual o superior al de la persona que se pretende sustituir.

El Comité de Dirección del Proyecto deberá autorizar la alteración.

Alteración a solicitud de la Administración

Si a lo largo del plazo de ejecución del contrato, la Dirección del Proyecto, debido a causas justificadas, considera necesario alterar la composición, lo comunicará por escrito al contratista indicando los motivos, y el contratista, en el plazo de 15 días hábiles, propondrá al menos 2 posibles candidatos con un perfil de cualificación profesional similar debidamente documento.

La Dirección del Proyecto deberá autorizar la alteración.

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