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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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1. OBJETIVO

Establecer la manera como se deben elaborar y controlar los documentos (Incluyendo los registros) del sistema de gestión de la calidad.

2. ALCANCE

Este Procedimiento es de aplicación en todos los procesos del sistema de gestión de la calidad del programa de Ingeniería Industrial de la Universidad de Santander UDES, que necesiten elaborar documentos de manera estandarizada en cuanto a la presentación de su cuerpo y el control de documentación interna y externa y el control de registros.

3. DEFINICIONES

Para efectos de esta norma interna se establecen las siguientes:

Archivo inactivo:Lugar donde se almacenan los registros de todas las áreas una vez transcurrido el tiempo de retención en archivo activo.

Caracterización:Documento que describe las características generales del proceso.

Copia controlada: Documento en el cual se puede identificar el nivel de aprobación, distribución (localización de ejemplares) y estado de revisión este documento se puede tener en diferentes medios.

Disposición: Destino o fin que se le da a un registro, una vez terminado el tiempo de retención en un archivo.

Código: GED-P-15-01 Versión: 01 Página 1 de 17Elaboró: Facilitador de calidad

Revisó: Coordinador de Calidad Aprobó: Dirección de Programa


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Documento: Datos que poseen significado y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.

Documento interno : Documentos del programa que pueden modificarse de manera independiente.

Documento externo: Documentos que rigen al programa que no se puede modificar de manera independiente. (Leyes, decretos, estatutos, documentos propios de otros programas o dependencias de la universidad, entre otros).

Documento del Sistema de gestión de Calidad: Todos aquellos documentos relevantes para el Sistema de Calidad que definen a los servicios que presta el programa y que son necesarios para el funcionamiento eficaz del Sistema como por ejemplo, el manual de calidad, los procedimientos, los registros, las normativas gubernamentales, entre otros.

Formato : Plantilla destinada especialmente a la consignación o anotación de datos.

Instructivo: Es la descripción detallada del desarrollo de una actividad o tarea específica involucrada dentro de un proceso.

Manual: Es un documento que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros del programa y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.

Manual de calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de Calidad del programa, es el documento donde se especifican la misión y visión del programa con respecto a la




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calidad así como la política de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha política de calidad.

Nivel de acceso : Grado de disponibilidad de un documento o registro, para el caso particular del programa existen dos: Confidencial: Sólo cargos responsables y consulta con autorización y General: Sin limitaciones.

Procedimiento : Documento que describe la forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso en particular que comunica los métodos establecidos para el desempeño y administración del trabajo e identifica el responsable por el desarrollo de cada etapa. Los procedimientos en algunos casos referencian los Procedimientos de trabajo.

Protección : Actividad tendiente a garantizar el estado de un registro y definir los niveles de acceso.

Recuperación : Facilidad para consultar un registro almacenado.

Registro : Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Reglamento : Conjunto de reglas y conceptos ya establecidos a fin de establecer parámetros para realizar una tarea dentro de las actividades previamente establecidas en el programa.

Responsable : Personal dentro del programa encargado del almacenamiento, ubicación, recuperación y estado; ya sea impreso o en medio magnético de los registros.

Retención: Tiempo durante el cual permanece almacenado un registro.




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Sistema de Gestión de Calidad : Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para establecer la política y los objetivos para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad

Ubicación : Sitio o lugar en donde se encuentra archivados los registros.

4. CONDICIONES GENERALES

El nombre de cada Documento o Procedimiento siempre debe iniciar con la codificación seguida del nombre completo, según el tipo de documento que se esté elaborando. La redacción de los Documentos o Procedimientos debe ser clara, precisa y coherente de tal manera que facilite su comprensión y no dé lugar a interpretaciones erradas.

El texto debe estar libre de términos subjetivos como suficientemente, adecuadamente, apropiadamente o similares y garantizar al máximo no utilizar abreviaturas, sino palabras completas.

5. INSTRUCCIONES

5.1.CODIFICACIÓN

Se escribe el código del documento de acuerdo al tipo de documento asociado con el sistema de gestión de la calidad, aplicando los siguientes criterios:

Estructura:



AAA - B- CC - DD


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AAA: Hace referencia al proceso que generó el documento. Los procesos establecidos en el programa de Ingeniería Industrial de la Universidad de Santander UDES, son los siguientes:

CÓDIGO PROCESO

DIR DirecciónSEC Seguimiento, Evaluación y ControlDCA DocenciaEXT ExtensiónINVGEHGEFGEDGEI

InvestigaciónGestión Humana

Gestión FinancieraGestión Documental

Gestión de Infraestructura

B: Hace referencia al tipo de documento. Los documentos están definidos de la siguiente forma:

CÓDIGO DOCUMENTO

C CaracterizaciónF FormatoI InstructivoM ManualPR

ProcedimientoReglamento

CC: Código con el que se identifica el programa o dependencia dentro de la Universidad de Santander UDES




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CÓDIGO PROGRAMA0204

Instrumentación QuirúrgicaMercadeo y Publicidad

0610

Administración Financiera y de SistemasTerapia Ocupacional

11 Fonoaudiología13 Ingeniería de Sistemas14 Fisioterapia15 Ingeniería Industrial17 Bacteriología y laboratorio clínico18 Medicina19 Administración de Negocios internacionales20 Ingeniería Civil21 Psicología26 Ingeniería Electrónica27 Derecho (Nocturno)28 Enfermería29 Derecho (Diurno)31 Ingeniería Ambiental33 Microbiología Industrial35 Medicina Veterinaria41 Tecnología en Gestión Financiera y de Sistemas42 Tecnología en Mercadotecnia y Publicidad43 Tecnología en Sistemas44 Tecnología en Alimentos45 Tecnología en Contabilidad e Impuestos46 Tecnología en Supervisión de Obras Civiles47 Tecnología en Diseño Gráfico Publicitario49 Tecnología Industrial

DD: Consecutivo dentro del proceso. Número asignado al documento independiente del tipo de documento que este sea.

5.2.PARTES DEL DOCUMENTO




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Para efectos de presentación, las partes del documento son: Encabezado, cuerpo del documento y pie de página

Encabezado: Está conformado por: escudo del programa de Ingeniería Industrial, nombre de la universidad, nombre del programa de Ingeniería Industrial, título, código, versión y página del documento, estos elementos se encuentran ubicados en los campos que indica la siguiente figura:

TÍTULO. SE DESCRIBE DE MANERA BREVE Y CONCISA EL CONTENIDO

DEL DOCUMENTO

Código:AAA-B-CC-DD

Versión:

Página __ de __

Versión: Se escribe el estado de revisión vigente del documento, el cual se inicializa en cero 0 cuando el documento es creado.

Página X de Y: En donde X es el número de la página actual y Y es el número de páginas que contiene el documento.

Pie de página: El pie de página del documento está conformado por el código, versión, y página del mismo y en la siguiente fila está conformada por: Elaboró, revisó y aprobó.

Código: AAA-B-CC-DD

Versión: Página X de Y

Elaboró: F Revisó: Aprobó:

5.3.CUERPO DEL DOCUMENTO.

El cuerpo del documento está conformado por el objetivo, alcance, definiciones, condiciones generales, procedimiento o instrucciones e historial de revisión.




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Objetivo: Precisa sin ambigüedad los aspectos que trata el Proceso o Procedimiento y amplía la información del título. Este capítulo es obligatorio y debe aparecer al comienzo de los mismos.

Alcance: Capítulo obligatorio donde se presentan los límites de aplicabilidad de la norma, campo de acción o ámbito de influencia, cubrimiento. Áreas o divisiones donde se aplica el documento o a quienes aplica, hasta donde opera o aplica el documento.

Definiciones: Capítulo opcional donde se relacionan los términos y definiciones necesarias para la comprensión del Proceso/Procedimiento. Se describe el significado de los términos de carácter técnico y/o no comunes que se empleen en la redacción del documento y no sean de amplio conocimiento o que su interpretación pueda generar confusión. Al elegir un término para un concepto, es necesario asegurarse de que no se ha utilizado otro término para el mismo concepto en otro Proceso / Procedimiento. En la presentación de este capítulo los términos pueden ordenarse alfabéticamente o por jerarquía de conceptos, en cuyo caso el término más general debe aparecer en primer lugar.

Condiciones Generales: Capítulo opcional donde se establecen las actividades, los requerimientos, las políticas o las disposiciones que deben ser tenidas en cuenta para la ejecución del proceso o actividad.

Procedimiento o Instrucción: Capítulo obligatorio donde se relacionan las actividades que describen el proceso o instrucción que se está normalizando. Contiene la descripción del proceso como tal, puede redactarse como un artículo descriptivo, puede establecerse en una tabla, identificando para cada paso que se hace, como se hace, quién lo hace y los documentos y registros que se utilizan junto con un diagrama de flujo del paso a paso.

Control de Cambios: Capítulo obligatorio de los documentos donde se explica la historia del mismo, es decir los cambios realizados desde su creación. Estos cambios de deben relacionar en una tabla, en cuyas filas se identifican




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cronológicamente los cambios realizados, la primera columna (VERSIÓN) describe el número de revisiones hechas, la segunda (FECHA DE APROBACIÓN) identifica la fecha en que fue realizado el cambio, esta fecha se anota escribiendo el número del día, luego el nombre del mes y por último el número del año correspondiente, la tercera (SOLICITUD N°) identifica el número de la solicitud para el cambio del documento y la cuarta y última (DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO) describe la naturaleza de los cambios realizados Este control realizado en este capítulo debe coincidir con el listado maestro de documentos del sistema de gestión de la calidad de la Entidad, el cual es administrado por el Coordinador de Calidad.

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN

SOLICITUD NO. DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

5.4.ESTRUCTURA DE LOS MANUALES

Los manuales generados en el Sistema de Gestión de Calidad del programa, como por ejemplo, el Manual de calidad y el manual de funciones y responsabilidades, tendrán un contenido diferente y este se elaborará según las necesidades del programa.

Para la presentación de los manuales se debe guardar similitud en cuanto a los parámetros establecidos en los numerales 5.1. Y 5.2.

6. NORMATIVIDAD APLICABLE AL TIPO DE DOCUMENTO.

Toda Norma (Ley, Decreto, Resolución, Ordenanza, Acuerdo) que regula la ejecución del tipo de Documento.

7. CONTROL DE DOCUMENTO Y REGISTROS




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7.1. CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD

RESPONSABLE DE ACTIVIDAD

DOCUMENTO DE SOPORTE




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1. Solicitud de creación, modificación o anulación del documento: Cuando algún líder de proceso detecta la necesidad de crear o modificar algún documento, lo comunica vía mail a la Coordinación de calidad; dicha comunicación debe contener las nuevas especificaciones.

Líder del proceso e-mail interno

2. Revisión del documento: El Coordinador de Calidad realiza la revisión del documento y lo adapta a los parámetros establecidos para la documentación del sistema. Las modificaciones adicionales al documento son analizadas con el líder de proceso correspondiente.

Coordinador de CalidadProcedimiento para gestión documental

GED-P-15-01

3. Validación del documento: El líder de proceso da el visto bueno al nuevo documento, de no ser así este debe ser modificado según las necesidades establecida previamente y pasar al numeral 2.

Líder del procesoProcedimiento para gestión documental

GED-P-15-01

4. Aprobación del documento: Debe quedar registrado en acta de comité de calidad y posteriormente entregado al responsable de la

Coordinador de Calidad Acta de ReuniónSEC-F-15-03




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gestión documental.

Cuando el documento deba ser utilizado por estudiantes, docentes o egresados se podrá realizar una prueba piloto para asegurar que las instrucciones dentro del documento sean precisas y oportunas.

5. Inclusión del documento en el sistema: El Coordinador de calidad registra el nuevo documento en el listado maestro de documentos.

Coordinador de Calidad

Formato Listado maestro de documentos

GED-F-15-03

6. Distribución y divulgación del documento: El Coordinador de calidad se encarga de entregar el nuevo documento al personal responsable de su aplicación para que estos se encarguen de su publicación y entrega.

Coordinador de CalidadDCA-F-15-03 Formato

de Asistencia

7. Recolección de documentos obsoletos: Cuando se actualice un documento y se distribuya su nueva versión el Coordinador de calidad debe recuperar la anterior y destruirla.

Coordinador de CalidadDCA-F-15-03 Formato

de Asistencia

7.2. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS




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DESCRIPCIÓN DE RESPONSABLE DE DOCUMENTO DE Código: GED-P-15-01 Versión: 01 Página 13 de 17Elaboró: Facilitador de calidad



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ACTIVIDAD ACTIVIDAD SOPORTE1. Identificación de documentos externos: El líder de cada proceso identifica la documentación externa necesaria para la realización de las actividades cotidianas e informa al Coordinador de Calidad de su utilización.

Líder del proceso

2. Registro del documento: El Coordinador de Calidad registra el documento externo en el listado maestro de documentos.


Formato Listado maestro de

documentos GED-F-15-03

3. Actualización de documentos externos: El Coordinador de Calidad debe realizar por lo menos una inspección anual para verificar que las versiones utilizadas sean las vigentes.


Formato Listado maestro de

documentos GED-F-15-03

4. Documentos externos obsoletos: Los documentos externos obsoletos se retiran inmediatamente del sitio de trabajo y se conserva en el archivo inactivo de la empresa (si se considera necesario).





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7.3. CONTROL DE REGISTROS




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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD

RESPONSABLE DE ACTIVIDAD

DOCUMENTO DE SOPORTE

1. Consignación de los registros: Todo registro que pertenezca al sistema debe ser consignado en el Listado maestro de registro.

Coordinador de CalidadFormato Listado

maestro de Registro GED-F-15-04

2. Actividades de control: Determinar el responsable, el nivel de acceso y el tiempo de almacenamiento de cada registro.

Líder de procesoFormato Listado


3. Validación de los registros: Evaluar si los registros están siendo debidamente diligenciados y en el caso de no ser así capacitar al personal responsable.


4. Almacenamiento de los registros: Conservar los registros durante el tiempo requerido por él programa, definido en el listado maestro de registro.

Líder de procesoFormato Listado


5. Disposición final de los registros: determinación de la disposición final de los registros después de haber cumplido con el tiempo de almacenamiento estipulado en

Líder de proceso Formato Listado maestro de Registro

GED-F-15-04




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el listado maestro de registro.

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN

SOLICITUD NO. DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

0 09/03/2012 0 Emisión Inicial. 01 18/04/2018 1 Actualización del membrete



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