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FONDO MIXTO DE CULTURA Y DESARROLLO TERRITORIAL CHOCÓ-PACIFÍCONIT. 901.039.684–5

MANUAL INTERNO DE CONTRATACIÓN, FONDO MIXTO DE CULTURA Y DESARROLLO TERRITORIAL CHOCÓ-PACÍFICO

RESOLUCION No. 001 DE 2020(20 de abril de 2020)

Por la cual se adopta el Manual de Contratación del Fondo Mixto de Cultura y Desarrollo Territorial Chocó-Pacifico y se deroga la Resolución No. 002 del 03 de abril de 2017.

El DIRECTOR EJECUTIVO EN CALIDAD DE REPRESENTANTE LEGAL DEL FONDO MIXTO DE CULTURA Y DESARROLLO TERRITORIAL CHOCÓ-PACÍFICO.

En ejercicio de sus facultades,

CONSIDERANDO:

A. EL "FONDO MIXTO DE CULTURA Y DESARROLLO TERRITORIAL CHOCÓ-PACIFICO". Es una asociación sin ánimo de lucro, constituida por aportes públicos y privados, regida por las normas del derecho privado para su administración, dirección y contratación, con observancia a la ley 397 da 1997 y el Articulo 96 de la ley 489 de 1998 sobre constitución de asociaciones y fundaciones para el cumplimiento de las actividades propias de las entidades públicas con participación de particulares.

B. Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.

C. Que el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, establece que “Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la

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gestión fiscal de que trata los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal”.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. ADOPTAR EL NUEVO MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL FONDO MIXTO DE CULTURA Y DESARROLLO TERRITORIAL CHOCÓ-PACÍFICO, así:

INTRODUCCIÓN

El Fondo Mixto de Cultura y Desarrollo Territorial Chocó-Pacífico, en desarrollo de su objeto social a través de tres (3) grandes ejes: Interventoría, Obra y Fomento Sociocultural; bien puede ser, ostentando la calidad de gerente o ejecutor directo; y en cumplimiento de su misión de promover la cultura y el desarrollo social, implementa este Manual Interno de Contratación, contentivo de principios; disposiciones generales; reglas inherentes a la fase precontractual y planeación de la actividad contractual, la selección de contratistas, la celebración, ejecución y liquidación de los contratos; de la distribución de funciones en el orden interno; de buenas prácticas de la Gestión Contractual; así como otras disposiciones, todas orientadas a asegurar el principio de transparencia, de libre concurrencia y competencia, de selección objetiva, entre otros postulados propios de la moralidad administrativa durante la Contratación Interadministrativa y la Contratación Derivada.

ABREVIATURAS.

SIGLA DEFINICIÓNC.C Código Civil, Ley 84 de 1873.Co. Co. Código de Comercio, Decreto 410 de 1971.C.D.P. Certificado de Disponibilidad Presupuestal.C.P Constitución Política de Colombia.C.P.A.C. A Código de Procedimiento Administrativo y de lo

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Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011.D.A.F.P Departamento Administrativo de la Función Pública.Fondo Mixto/el Fondo

Fondo Mixto de cultura y desarrollo territorial chocó-pacifico FONPACIFICO.

Manual. Manual Interno de Contratación, Fondo Mixto de cultura y desarrollo territorial chocó-pacifico FONPACIFICO

R.P Registro presupuestal.SMMLV Salario Mínimo Mensual Legal Vigente.

DOCUMENTOS ASOCIADOS

1. MPP Manual de Procesos y Procedimientos para la suscripción de Contratos o Convenios Interadministrativos.

2. LCIT-Lista de Chequeo de Entrega Inicial de la información Técnica.

TITULO 1DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 2º. OBJETO.

Establecer los lineamientos jurídicos, técnicos y financieros bajo los cuales El Fondo Mixto de Cultura y Desarrollo Territorial Chocó-Pacífico adelanta los procesos de celebración, ejecución y liquidación de la Contratación Interadministrativa y la Derivada.

ARTÍCULO 3°. ALCANCE.

Este Manual es aplicable a la actividad contractual del Fondo Mixto, en cumplimiento de los acuerdos que suscriba con Entidades Estatales, así como aquellos que celebre con sus aliados estratégicos, en adelante, Contratación Derivada.

ARTÍCULO 4°. NATURALEZA JURÍDICA DEL FONDO.

El Fondo Mixto de Cultura y Desarrollo Territorial Chocó-Pacífico es una asociación sin ánimo de lucro de carácter mixto, regida por el derecho privado, su sustento normativo está contemplado en el Articulo 63 de la Ley 397 de 1997 y el Decreto 1080 de 2015 en su Artículo 2.2.2.1; constituida con una participación del

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sector público y privado, donde la Gobernación del Chocó tiene una participación del 55% y el sector privado del 40%. El Fondo Mixto fue creado con sujeción a la ordenanza No. 024 de 2016 por la Honorable Asamblea Departamental del Chocó y su número de identificación tributaria (NIT) es el No. 901.039.684–5

ARTÍCULO 5°. RÉGIMEN APLICABLE.

Los Contratos celebrados por el Fondo Mixto en calidad de Contratante, de acuerdo al inciso tercero del artículo 96 de la Ley 489 de 1998, estarán sujetos a las disposiciones previstas en el Código de Comercio y las del Código Civil para las asociaciones civiles de utilidad común, ello, sin perjuicio de la aplicación de los principios de la función pública y de control fiscal contemplados respectivamente en los artículos 209 y 267 de la Carta Política según sea el caso; así como el sometimiento al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal, tal y como lo contempla el artículo 13 de la Ley 1150 del 2007.

Así mismo, su funcionamiento se sujetará a lo contemplado en los Estatutos Internos del Fondo y demás normas legales o reglamentarias que le sean aplicables en su condición de Asociación Mixta sin ánimo de lucro.

ARTÍCULO 6°. PRINCIPIOS.

Las actuaciones de quienes intervengan en calidad de servidores públicos o Contratistas, el proceso de contratación que adelante el Fondo, además de los principios Constitucionales y legales mencionados anteriormente; deberán dar primacía a lo sustancial sobre lo formal; los principios de planeación, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, contradicción, selección objetiva, transparencia, economía, primacía del interés general, responsabilidad, autonomía de la voluntad, buena fe contractual, igualdad y los generales del derecho.

Éstos, además de operar como criterio orientador de las funciones, servirán como parámetro de interpretación de las normas relativas a las múltiples etapas contractuales.

PRINCIPIOS CONSTITUCIONALESBuena fe Las actuaciones de los particulares y de las autoridades

públicas deben estar gobernadas por el principio de buena fe, la cual se presume en todas las gestiones que se adelanten.

Celeridad Potestad de las autoridades de impulsar oficiosamente los

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procedimientos, así como de suprimir el surtimiento de trámites innecesarios.

Contradicción las personas interesadas en las actuaciones de la administración tendrán oportunidad de conocer y controvertir, por medios legales, las actuaciones administrativas

Debido Proceso

Conjunto de garantías mínimas que se reconocen a los partícipes de las actuaciones administrativas, con especial relevancia en materia sancionatoria, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007.

Economía Prevalencia del derecho sustancial sobre el formal Agilizar decisiones y procedimientos – Planeación del contrato - Mejoramiento de condiciones de precio en igualdad de calidad.

Eficacia Se enfoca en el cumplimiento de los procedimientos de acuerdo a la finalidad trazada, así como la solución efectiva de las necesidades en condiciones de calidad-Cumplimiento de metas y finalidades.

Eficiencia Optimización de recursos con la obtención del máximo rendimiento posible a menores costos.

Imparcialidad Garantía para la efectiva realización de los derechos de todas las personas sin discriminación alguna.

Legalidad Los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y porOmisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.

Moralidad Actuación decorosa, recta, legal y honesta en el ámbito administrativo.

Planeación Este principio garantiza que la escogencia de los contratistas, la celebración, ejecución y liquidación no sea producto de la improvisación, de modo que esté precedida de estudios encaminados a determinar su viabilidad técnica, económica y jurídica.

Publicidad Las decisiones, serán comunicadas oportunamente a los interesados a través del medio más eficaz.

Primacía del Interés general.

Las actuaciones administrativas se realizan con miras al adecuado cumplimiento de los fines del Estado y la satisfacción del interés general, ante el cual cede el particular.

Selección Objetiva

La escogencia de los contratistas se realizará a partir del ofrecimiento más favorable para la entidad y el fin buscado, sin llegar a tener en consideración factores de índole subjetiva. Siendo así, los factores de escogencia serán fijados de manera previa a través del formulario de condiciones.

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Transparencia

Garantía de objetividad, igualdad e imparcialidad en los diversos procedimientos que adelante la Administración para la escogencia de contratistas, de tal modo que los interesados cuenten con la posibilidad de controvertir las decisiones.

ARTÍCULO 7°. REGLAS DE INTERPRETACIÓN.

En la interpretación de las normas relativas aplicables a los procedimientos de contratación, las cláusulas y estipulaciones contractuales, se tendrá como criterio rector, los principios señalados en el artículo 5° de este Manual, así como las demás reglas de interpretación previstas en la legislación civil y comercial del ordenamiento jurídico colombiano.

ARTÍCULO 8°. MODOS DE SELECCIÓN.

En la Contratación Derivada, la escogencia de los contratistas, se podrá realizar a través de:

1. Ordenes de Servicio.2. Selección Corta.3. Selección Larga.4. Contratación Directa.

Los plazos para la realización de los procedimientos de contratación de contratistas, aplicable a cada modalidad de selección, serán aquellos establecidos en el Formulario de Términos de Referencia que se dicten para tal fin por el Departamento de Planeación del Fondo. Lo anterior, teniendo en cuenta que éstas serán procedentes en los siguientes casos:

MODALIDAD DE SELECCIÓN

CATEGORÍA PROCEDIBILIDAD

Orden de Servicio A Adquisición de bienes, servicios o realización de obras cuya cuantía oscile entre cero (0) y veintiocho (28) SMLMV.

Selección Corta B Adquisición de bienes, servicios o realización de obras cuya cuantía supere los veintiocho (28) y menor a doscientos ochenta (280) SMLMV.

Selección Larga C Adquisición de bienes, servicios o realización de obras con cuantía superior

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a doscientos ochenta (280) SMLMV

ARTÍCULO 9°. SELECCIÓN OBJETIVA.

La selección del Contratista, se realizará en atención al principio de selección objetiva, es decir, que ésta dependerá del ofrecimiento que resulte más favorable a los fines buscados y los intereses del Fondo Mixto. Ello, sin tomar en consideración factores de afecto, interés, o en general, cualquier clase de motivación de índole subjetiva.

Se tendrá por más favorable, aquella oferta que, a partir de los factores técnicos y económicos de escogencia, y de la ponderación del puntaje prefijado en el Formulario de Términos de Referencia, resulte más ventajosa para el Fondo.

ARTÍCULO 10°. PARTÍCIPES.

Podrán suscribir, en calidad de Contratistas del Fondo Mixto, en forma individual o conjunta, las personas natural o jurídica, nacional o extranjera, con o sin ánimo de lucro, a las que les asista capacidad jurídica y se encuentren debidamente inscritos en el Pool de Aliados estratégicos.

Los proponentes y contratistas de las ofertas conjuntas, serán solidariamente responsables ante al Fondo, por la totalidad de prestaciones, compromisos y obligaciones derivados de la oferta y de los acuerdos contractuales que se llegasen a suscribir.

ARTÍCULO 11. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.

Los términos no definidos, se entenderán de acuerdo con su significado legal, técnico, natural y obvio; por su parte, la interpretación de este Manual y de los Documentos Asociados, deberán ser entendidos con el significado que a continuación se indica:

TÉRMINO DEFINICIÓNActa de Inicio Con este documento se da inicio a la ejecución del

contrato, es decir, que a partir de su suscripción, se empieza a contar los días estipulados para el cumplimiento del objeto.

Acta de Liquidación Documento suscrito de común acuerdo entre las partes o

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elaborado por el Fondo Mixto, en el caso de una liquidación unilateral; en la que se realiza un corte de cuentas definitivo, a través del registro del balance económico, jurídico y técnico del acuerdo ejecutado, así como la especificación de la manera en que se ejecutaron las obligaciones recíprocas, el cruce de cuentas, los ajustes y reconocimientos a que haya lugar, el estado de las garantías, balance financiero y de gestión, incumplimientos, compensaciones, obligaciones postcontractuales y la forma de cumplirse, conciliaciones, acuerdos y transacciones a que llegaren para poner fin a las divergencias presentadas o las salvedades y poder declararse a paz y salvo.

Acta de Terminación Documento en el cual, las partes del contrato, certifican la terminación del mismo.

Acta de Recibo Final Documento a través del cual se realiza la verificación de la ejecución del objeto contractual, con miras a determinar si éste se efectuó cabalmente y de acuerdo a las especificaciones prefijadas en el acuerdo suscrito.

Actas Parciales de Ejecución

Documentos que se levantan periódicamente durante la ejecución de los contratos para registrar en ellas, el progreso en la ejecución de las prestaciones contractuales. Éstos constituyen el soporte para la elaboración de las cuentas de cobro.

Adición de Contrato Documento que modifica un Contrato en ejecución cuando este requiere la adición de recursos o plazo, cuya inclusión es indispensable por su conexidad y necesidad para cumplir con el objeto contractual. Cuando la adición es en dinero, este recurso debe contar con el respectivo CDP, expedido por la entidad Estatal.

Análisis de Justificación y Conveniencia

Documento previo a la emisión de la Carta de Invitación a los Posibles Contratistas, a través de la que, se analiza y justifica desde la perspectiva técnica y jurídica la viabilidad y conveniencia de la tipología contractual que se requiere para el caso.

AnticipoModalidad de pago que las partes en desarrollo del principio de autonomía de la voluntad, libremente pueden convenir; este, debe ser destinado exclusivamente para la ejecución del contrato.

Aprobación de Garantías

Documento emitido por el Departamento Jurídico del Fondo, en el cual se deja constancia de la viabilidad y suficiencia de las garantías constituidas por el contratista.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD

Documento expedido por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de

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PRESUPUESTAL (CDP)

apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos eventuales y futuros mientras estos se perfeccionan y se efectúa el correspondiente registró presupuestal.

Capacidad para contratar

Aptitud de ejercer por sí mismo sus derechos sin requerir e la autorización de otra persona, y no es atributo propio de la persona, porque hay personas que son incapaces, es decir, sujetos que no pueden ejercer sus derechos por sí mismos.

Carta de Invitación a los posibles Contratistas

Invitación suscrita por el Director Ejecutivo y publicada en la página web del Fondo, a través de la que se hace un llamado a los Aliados estratégicos del pool para participar en el proceso de Contratación Derivada, de acuerdo a los términos fijados en el Formulario de Términos de Referencia.

Carta de Aceptación Oficio de notificación remitido al contratista cuya propuesta haya resultado electa en el proceso de selección.

Contratación Derivada

Actividad contractual adelantada por el Fondo en calidad de contratante para la ejecución y el cumplimiento pleno de los Contratos y Convenios Interadministrativo.

Contratante Derivado/Contratante

Papel desempeñado por el Fondo Mixto en los procesos de contratación derivada.

Contratista Derivado/ Contratista

Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, con o sin ánimo de lucro, inscrito en el Pool de Aliados estratégicos que en forma individual o conjunta se obliga con el Fondo a dar o hacer una determinada prestación a cambio de una contraprestación o precio, de acuerdo a las especificaciones del objeto contratado.

Contrato Acuerdo de voluntades opuestas que se combinan para producir un efecto jurídico.

Formulario de Términos de

Referencia / el Formulario

Documento expedido por el Departamento de Planeación del Fondo, en el que se especifican las condiciones e instrucciones generales, exigencias, términos, oportunidades y criterios de evaluación aplicables a un proceso de selección de contratación derivada en concreto.

Manual Interno deContratación

Manual expedido por el Fondo Mixto a través del Director Ejecutivo, en el cual se establecen las políticas, principios, lineamientos y reglas aplicables a todos los procedimientos contractuales, entre ellos, la selección, celebración, ejecución y liquidación de la Contratación Interadministrativa y la Derivada.

Pool de Aliadosestratégicos

Base de datos de los contratistas postulados, admitidos y vinculados al Fondo como Aliados estratégicos para la suscripción y ejecución de Contratos Derivados.

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Presupuesto de Ejecución

Documento expedido por la Dirección de Planeación de manera previa al inicio de la ejecución del Contrato o Convenio Interadministrativo, en el que se determinan las condiciones y parámetros técnicos, jurídicos y financieros para adelantar la Contratación Derivada.

Propuesta económica

Oferta realizada por el asociado interesado en resultar electo en proceso de selección de Contratación Derivada, de acuerdo a los parámetros fijados en el Formulario Términos de Referencia.

REGISTRO PRESUPUESTAL

(RP)

Operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la aprobación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.

ARTÍCULO 12. GARANTÍAS.

Cuando el Fondo ostente la calidad de contratista en un Contrato Interadministrativo o de parte interviniente en un Convenio de esta naturaleza, para su ejecución, en cumplimiento de las disposiciones contractuales, prestará, y exigirá en los contratos derivados, las garantías que se haya fijado por parte de la Entidad Estatal con la que se haya suscrito tal acuerdo.

En el caso de Contratos Derivados, teniendo en cuenta la naturaleza, el objeto, la cuantía, la forma de ejecución y los eventuales riesgos que puedan realizarse, el Fondo les exigirá a los contratistas, que presten la garantía que se ajuste a las necesidades del caso. Por consiguiente, se aceptará como garantía las pólizas expedidas por compañías aseguradoras legalmente autorizadas para funcionar en Colombia para entidades públicas. Podrá no exigirse la constitución de garantías en contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, siempre que ello esté debidamente justificado en el Formulario de Términos de Referencia.

La aprobación de éstas, está a cargo del Departamento Jurídico.

ARTÍCULO 13. DEBĖR DE ANÁLISIS DEL SECTOR.

El Fondo Mixto de Cultura y Desarrollo Territorial Chocó-Pacífico durante la etapa de planeación contractual, adelantará los estudios necesarios para conocer el

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sector relativo al objeto del proceso de selección derivada desde el ámbito legal, comercial, financiero, técnico y de análisis de riesgo.

TÍTULO IIGESTIÓN CONTRACTUAL

CAPÍTULO IDE LA CONTRATACIÓN INTERADMINISTRATIVA

ARTÍCULO 14. FASE DE PLANEACIÓN.

Durante esta etapa, el Departamento de Planeación, está a cargo de presentar un estudio de factibilidad del proyecto de Contrato o Convenio a la Dirección Ejecutiva y los Departamentos Jurídico y el Financiero.

Para ello, atendiendo a la naturaleza y al objeto del acuerdo contractual, durante esta fase, de ser requeridos, será indispensable contar con los siguientes documentos:

1. Ficha de Estadísticas Básicas de Inversión -EBI.2. Constancia de inscripción del proyecto en el Banco de Proyectos de la Entidad.3. Análisis de Precios Unitarios -APU- aprobado.4. Presupuesto oficial.5. Cronograma contractual.6. Manual de Contratación de la Entidad.7. Manual de Interventoría de la Entidad.8. Los documentos señalados en la Lista de Chequeo de entrega Inicial de la Información Técnica -LCTI-, en el evento que el objeto contractual sea una obra.

ARTÍCULO 15. FASE PRECONTRACTUAL.

Una vez la Dirección Ejecutiva, el Departamento Jurídico y el Departamento Financiero haya avalado el reporte de Planeación, dicho Departamento con la

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colaboración del jurídico, recopilará la información concreta y detallada del proyecto de acuerdo contractual a suscribir contenida en:

1. Estudios Previos y Anexos.2. Documentos de Análisis del Sector.3. Acto Administrativo de Justificación.4. Certificado de Disponibilidad Presupuestal.5. Matriz de Riesgos.6. Oficio de Consulta sobre los Impuestos y Tributos aplicables a la tipología contractual.En esta fase y durante las posteriores, se acudirá al uso del canal de comunicación más eficaz establecido con la Entidad Pública vinculada.

ARTÍCULO 16. FASE CONTRACTUAL.

Perfeccionado el Convenio o Contrato, se procederá a abrir un expediente físico de éste en el archivo del Departamento Jurídico del Fondo: En la carpeta deberá obrar copia de todos los documentos que se suscriban en el marco de la ejecución del acuerdo, entre ellos:

1. Copia del Convenio o Contrato Interadministrativo.2. Anexos del Convenio o Contrato Interadministrativo.3. Copia de la Garantía (s) prestada a favor de la Entidad.4. Copia del Acta de Aprobación de la Póliza expedida por la Entidad.5. Registro Presupuestal.

ARTÍCULO 17. PRESUPUESTO DE EJECUCIÓN.

El Departamento de Planeación, de manera previa al inicio de la ejecución del Contrato o Convenio, deberá someter a consideración y aprobación de la Dirección Ejecutiva y de los Departamentos Jurídico y Financiero, el Presupuesto de Ejecución del acuerdo contractual.

Éste en conjunto con los documentos precontractuales y contractuales, constituyen el soporte para elaborar el Formulario de Términos de Referencia y los Contratos Derivados.

ARTICULO 18. OFERTA DE SERVICIOS A OTRAS ENTIDADES CON APOYO DE ASOCIADO TECNICO.

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Cuando el fondo mixto basado en su experticia y la de sus asociados técnicos, presenta propuestas o participa en convocatorias de proyectos o contratación de entidades públicas de cualquier orden para ser operador bajo la modalidad de convenio, contratación interadministrativa o convenios de cooperación, en estos casos podrá actuar solo o en consorcio mediante Documento Privado con asociados técnicos cuando se requiera acreditar y garantizar la idoneidad mediante concurrencia de capacidades técnicas y/o financieras que aporta el asociado; el o los asociados técnicos que acompaña al fondo en el proceso será seleccionado previamente y de forma directamente por invitación según la experiencia técnica, teniendo en cuenta sus antecedentes de operación en el área geográfica donde se realizará el proyecto, nivel de solvencia económica que contribuya a cumplir los requerimientos de la entidad contratante.

Cuando el fondo se presenta a convocatorias de otras entidades públicas, además del cumplimiento de los requisitos generales deberá:

1. Realizar invitación a asociados técnicos.2. Selección directa a uno o más asociado técnicos idóneos que contribuyan a

garantizar la idoneidad.3. Suscribir Documento Privado de acuerdo (“consorcio temporal”) para

presentación de propuesta a la entidad pública. Este documento incluirá además de las generalidades, condiciones y garantías.

4. Formular proyecto u oferta según el caso.5. Si el fondo suscribe convenio con la en entidad oferente se formaliza contrato

con el o los asociados técnicos que acompañan la iniciativa.

Nota: El fondo como organización de naturaleza mixta podrá en compañía y con aportes de un asociado técnico presentar proyectos a entidades públicas o privadas, previo suscripción de acuerdo de voluntades mediante Documento Privado “consorcio”

CAPÍTULO IIDE LA CONTRATACIÓN DERIVADA

ARTÍCULO 19. DE LA INSCRIPCIÓN AL POOL DE ALIADOS ESTRATÉGICOS:

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Como requisito para la participación en el proceso de selección y contratación con el Fondo Mixto, el contratista aspirante, deberá encontrarse previamente inscrito en el Pool de Aliados de la Entidad. Para ello, deberá presentar en la sede del Fondo, la siguiente documentación.

CATEGORÍA DOCUMENTOS

A

Formulario inscripción Categoría A.Registro Único Tributario.Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio.Certificación bancaria.Fotocopia de Cedula de Ciudadanía.Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.Certificado de Antecedentes Fiscales expedido por la Contraloría General de la República.

B

Formulario inscripción Categoría BPortafolio de Servicios en caso de ser una Persona JurídicaRegistro Único TributarioRegistro Único de ProponentesCertificado de Existencia y Representación Legal expedido por laCámara de ComercioBalance General de los últimos años (aplica para Persona Jurídica o persona Natural).Fotocopia de Cedula de Ciudadanía del Representante Legal o de la persona Natural.Tarjeta Profesional, en caso de ser persona natural.Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría.General de la Nación y de Antecedentes Fiscales expedido por la Contraloría General de la República.Tres (3) Certificaciones de experiencia e idoneidad profesional.Formulario inscripción Categoría CHoja de vida en Formato Único del DAFPPortafolio de Servicios en caso de ser una Persona JurídicaRegistro Único TributarioRegistro Único de ProponentesCertificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de ComercioBalance General de los últimos años (aplica para Persona Jurídica o persona Natural).

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C Estado de pérdidas y Ganancias, junto con la C.C del contador y tarjeta profesional (aplica para Persona Jurídica o Persona Natural)Fotocopia de Cedula de Ciudadanía del Representante Legal o de la persona Natural.Tarjeta Profesional, en caso de ser Persona Natural.Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación y de Antecedentes Fiscales expedido por la Contraloría General de la RepúblicaTres (3) Certificaciones de experiencia e idoneidad profesional.Formulario único declaración juramentada (aplica para Representante Legal o Persona Natural-formato, este se puede descargar en la dirección web del Fondo www.fonpacifico.org

ARTICULO 20. FORMUARIO DE TÉRMINOS DE REFERENCIA.

En cada uno de los procesos de selección y Contratación Derivada, previo aval de la Dirección Ejecutiva, el Departamento de Planeación expedirá el Formulario de Términos de Referencia, el cual como mínimo deberá contener:

1. Descripción sucinta de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.2. Descripción del objeto a contratar.3. Condiciones técnicas exigidas y obligaciones.4. Valor estimado del Contrato justificado.5. Listado de la documentación y anexos requeridos para la presentación de la propuesta.6. Requisitos exigidos al oferente.7. Garantías.8. Condiciones e instrucciones generales del proceso de selección.9. Cronograma de actividades y plazos.10. Criterios de evaluación de las propuestas.11. Fecha de notificación de la adjudicación.12. Reglas aplicables a la fase de liquidación.

A través de este documento, el Fondo fija los requisitos jurídicos, técnicos, financieros y económicos que los oferentes deberán cumplir para que su oferta pueda ser habilitada, evaluada y escogida. Los parámetros del proceso de

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http://www.fonpacifico.org/


selección de contratistas, se formularán teniendo en cuenta la naturaleza, cuantía, objeto y condiciones propias de cada proyecto.

PARÁGRAFO. Una vez éste quede aprobado por los directores de las dependencias correspondientes, el Departamento de Planeación, publicará por un término de setenta y dos (72) horas en la página web del Fondo www.fonpacifico.org, la invitación formal a los Aliados estratégicos del pool, para participar como oferentes del proyecto que se va a ejecutar, otorgando a éstos un término para concurrir a la entidad a reclamar copia del Formulario y sus correspondientes anexos.

ARTÍCULO 21. CONDICIONES GENERALES DE PARTICIPACIÓN.

Estarán habilitados para celebrar contratos con el Fondo, en forma individual o conjunta, las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, nacionales o extranjeras, con o sin ánimo de lucro que, de conformidad con la Ley, las disposiciones que las regulen, sus actos de creación y las Reglas de Participación, les asista capacidad jurídica y se encuentren inscritos como Aliados estratégicos en el pool de la entidad.

En caso de realizarse una oferta conjunta, los proponentes y Contratistas, serán solidariamente responsables ante el Fondo, respecto de todas las prestaciones o compromisos derivados de los acuerdos de voluntades suscritos.

PARÁGRAFO PRIMERO. Los Aliados estratégicos que deseen participar en la futura contratación, deberán comparecer a la sede del Fondo en las veinticuatro (24) horas siguientes al vencimiento del plazo de publicación del Formulario de Términos de referencia, para solicitar la entrega física de dicho documento.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Los Aliados estratégicos que hayan comparecido a solicitar la entrega del Formulario, podrán requerir la aclaración de los términos fijados en este, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo para su reclamación.

ARTÍCULO 22. MODIFICACIÓN DE LAS REGLAS DE PARTICIPACIÓN.

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http://www.fonpacifico.org/


El Fondo Mixto, podrá mediante adendas, modificar los términos fijados en el Formulario de Términos de Referencia para aclarar aspectos técnicos o del proceso, modificar el cronograma del mismo, o del plazo final para efectuar dichas modificaciones o aclaraciones.

La publicación de las adendas y los demás documentos que se expidan con ocasión del proceso de selección sólo podrá realizarse en días hábiles.

ARTÍCULO 23. CAUSALES DE RECHAZO DE OFERTAS.

Dando cumplimiento a los principios de igualdad y primacía del derecho sustancial, durante el proceso de selección y en general en la actividad contractual adelantada por el Fondo, prevalecerá lo sustancial sobre lo formal. Siendo así, no constituye causal suficiente para el rechazo de oferta, el error o defecto que pueda ser corregido dentro del plazo previsto en el Formulario de Términos de Referencia para tal fin.

Además de las condiciones de rechazo propias del caso, el Fondo no admitirá aquellas propuestas que, pudiendo haber sido subsanadas:

a) No contenga toda la documentación solicitada y debidamente diligenciada.b) No se presente con uno o más formatos completa y debidamente diligenciados.c) No se presente con la respectiva carta de presentación.d) Los documentos adjuntos no hayan sido firmados por el Representante Legal.e) No cumpla con los requisitos de personal solicitadof) No se ajuste a lo exigido en tiempo, valor, forma de pago, experiencia general y específica, personal.g) Sea entregada en lugar, día y hora diferente a las establecidas en las condiciones.h) Se presente dos o más veces la información por un mismo interesado ya sea directamente o por intermedio de otra personai) Cambie, modifique o elimine las Actividades y/o las Cantidades de Obra fijadas.j) Con fórmulas u operaciones aritméticas (Multiplicación y/o Suma) equivocadas por error u omisión del proponente.k) No tenga como anexo los respectivos análisis de precios unitarios de cada propuesta, de acuerdo con lo requerido.I) Presentada por un NO invitado a la presente convocatoria.

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m) Artificialmente baja.

ARTÍCULO 24. DECLARACIÓN DE FALLIDO DEL PROCESO DE SELECCIÓN.

El Fondo Mixto, declarará fallido el proceso de selección a través de comunicación remitida a los oferentes, en aquellos casos en que no sea posible hacer selección objetiva o cuando la evaluación de las propuestas no resulte satisfactoria.

ARTÍCULO 25. CANCELACIÓN Y SUSPENSIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN.

El Formulario de Términos de Referencia, por tratarse de reglas aplicables al proceso de selección en la Contratación Derivada, junto con cualquier tipo e invitación realizada por el Fondo para recibir propuestas o cotizar, en ningún caso constituyen propuesta con oferta de Contrato o legítima expectativa del proponente; por lo tanto, el Fondo Mixto, siempre estará facultado para seleccionar o no alguna de las ofertas, e inclusive, podrá suspender o cancelar en cualquier momento el procedimiento de selección en cualquiera de sus etapas, cuando aparezcan circunstancias técnicas, económicas, de fuerza mayor, orden de autoridad, razones de utilidad o conveniencia que sustenten tal decisión.

ARTÍCULO 26. EMPATE EN LA EVALUACIÓN DE PROPUESTAS.

En caso de darse un empate en el puntaje asignado a las propuestas habilitadas, se seleccionará al invitado que en la evaluación realizada por el FONDO MIXTO al momento de la inscripción tenga más experiencia técnica.

SECCIÓN IDE LAS CATEGORÍAS DE CONTRATACIÓN

ARTÍCULO 27. DE CONTRATACIÓN EN LA CATEGORÍA A.

Para que la oferta del asociado quede habilitada, éste deberá cumplir con las siguientes exigencias:

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1. Conocer y cumplir las condiciones de la Oferta fijadas en el Formulario de Términos de Referencia.2. Presentar oferta o cotización dentro de las oportunidades fijadas.3. Recibir Orden de Servicio por parte del Fondo Mixto para la ejecución.ARTÍCULO 28. DE CONTRATACIÓN EN LA CATEGORÍA B.

Para que la oferta del Aliado estratégico quede habilitada, además de cumplir con las exigencias fijadas en el Formulario de Términos de Referencia, deberá:

1. Presentar oferta atendiendo las condiciones fijadas en el Formulario.2. Anexo1. Carta de Presentación.3. Anexo 2. Balance Financiero.4. Anexo 3. Cotización.5. Anexo 4. Capacidad Financiera.6. Anexo 5. Experiencia.

ARTÍCULO 29. DE CONTRATACIÓN EN LA CATEGORÍA C.

Para que la oferta del Aliado estratégico quede habilitada, además de cumplir con las exigencias fijadas en el Formulario de Términos de Referencia, deberá allegar:

1. Presentar Oferta según requisitos del proceso de selección Categoría C y el Formulario.2. Certificado de inscripción al pool de Aliados estratégicos del Fondo Mixto.3. Documento de conformación de consorcio o unión temporal en caso que aplique.4. Cuando aplique, la autorización para la presentación de la propuesta y la suscripción del contrato.5. Certificación expedida por el revisor fiscal aportes a la sociedad.6. FM-SAT-DO-11 - Información del Proponente.7. FM-SAT-DO-12 - Carta de Presentación de la Oferta.8. FM-SAT-DO-13 - Balance Financiero.9. FM-SAT-DO-14 - Relación contratos en ejecución.10. FM-SAT-D0-15 - Propuesta Económica.

SECCIÓN II

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DE LA CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DE LOS CONTRATO.

ARTÍCULO 30. PERFECCIONAMIENTO Y CONTENIDO.

Los Contratos Derivados que celebre el Fondo, se perfeccionarán cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la prestación y éste se eleve a escrito.

Las estipulaciones de los Contratos serán acordes a la normatividad civil y comercial colombiana. Los plazos para la ejecución se harán conforme a lo previsto en el artículo 829 del Código de Comercio, aun cuando el Contrato no tenga carácter mercantil, de acuerdo con los artículos 20, 21 y 22 del Co.Co.

En los plazos de meses y años, su vencimiento tendrá lugar el mismo día del correspondiente mes o año; si éste no tiene tal fecha, expirará en el último día del respectivo mes o año. El plazo que pero venza en día feriado se prorrogará hasta el día hábil siguiente. En los plazos de meses o años, el día de vencimiento o el término del plazo será hábil hasta las seis (6) de la tarde, aún si el Contrato no es mercantil. En el plazo en días, se excluirá el día en que el negocio jurídico se haya celebrado, salvo que de la intención expresa de las partes se desprenda otra cosa.

ARTÍCULO 31. CONDICIONES PARA LA EJECUCIÓN.

La ejecución del Contrato, iniciará una vez se haya suscrito por las partes la correspondiente Acta de Inicio y se haya dado por parte del contratista, pleno cumplimiento de las condiciones fijadas en éste.

ARTÍCULO 32. INDEMNIDAD.

En los Contratos Derivados celebrados por el Fondo, obligatoriamente se deberá incorporar la cláusula de indemnidad conforme a la legislación vigente. A través de esta, el Contratista se obliga a mantenerlo indemne de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del Contratista o sus subcontratistas.

ARTÍCULO 33. MODIFICACIONES, ADICIONES Y PRÓRROGAS CONTRACTUALES.

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Siempre que las condiciones lo exijan y resulte viable desde el punto técnico, financiero y jurídico, el Fondo podrá acordar con el Contratista, la suscripción de modificaciones, adiciones y prórrogas durante la vigencia del término contractual. Las razones que justifican la decisión, deberán estar plasmadas sucintamente en el documento que expida para el caso.

ARTÍCULO 34. EXIGIBILIDAD Y CLÁUSULA PENAL.

Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones y la reparación de los perjuicios causados por su incumplimiento total o parcial, el Fondo podrá pactar cláusulas penales conminatorias, sancionatorias e indemnizatorias, así como descuentos.

Por ende, con fundamento en la legislación privada, ante la mora del contratista en el cumplimiento de sus obligaciones, previa autorización de este y agotado el requerimiento escrito al Contratista de las razones del incumplimiento, podrá:

1. Aplicar las cláusulas penales de carácter conminatorio, sancionatorio e indemnizatorias, mediante la efectividad y exigibilidad de las garantías otorgadas.2. Hacer compensaciones o descuentos para el reconocimiento del pago por mayor permanencia o actividad de la interventoría pactadas de mutuo acuerdo.

ARTÍCULO 35. INFORMES.

La recolección y revisión de los informes elaborados por los Contratistas en cumplimiento de las obligaciones pactadas en el Contrato Derivado, estará a cargo del Departamento Técnico del Fondo. Una vez estén aprobados, éstos deberán ser remitidos a funcionario o área designada por la Entidad Pública vinculada a la Contratación Interadministrativa.

ARTÍCULO 36. SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS CONTRATOS.

La Supervisión y Seguimiento de la fase de ejecución de los contratos suscritos, estará a cargo del Departamento de Planeación, el Técnico y el Jurídico del Fondo; de tal modo por lo menos una vez a la semana, se celebrará entre los delegados de estas dependencias, una reunión de evaluación del estado técnico, financiero y jurídico de éstos. A partir de ello, se asignarán funciones y se

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formularán proyectos de decisión que serán sometidos a consideración de la Dirección Ejecutiva.

SECCIÓN III

DE LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

ARTÍCULO 37. LIQUIDACIÓN.

La liquidación de los Contratos Derivados se hará de mutuo acuerdo, previo cumplimiento de las exigencias fijadas en el Contrato, dentro del plazo pactado por las partes para tal fin. En caso de no existir tal término, la liquidación se deberá realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del Contrato.

Cuando el Contratista no suscriba el Acta de Liquidación dentro del plazo previsto para ello o no se llegue a un acuerdo sobre el contenido de la misma, ésta podrá ser realizada directamente por elFondo Mixto dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo para la liquidación bilateral.

Si vencido los plazos anteriormente establecidos no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento de los términos anteriores.

No será necesario establecer el requisito de liquidación del Contrato en los siguientes eventos:

1. Contratos de ejecución instantánea2. Contratos de prestación de servicios profesionales, de apoyo a la gestión y actividades artísticas.

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PARÁGRAFO PRIMERO. El Acta de Liquidación, antes de ser firmada por la Dirección Administrativa, deberá contar con el visto bueno del Departamento de Planeación y del Jurídico.

PARÁGRAFO SEGUNDO. La liquidación de todos y cada uno de los Contratos Derivados, constituye un requisito indispensable para elevar la solicitud de liquidación del Contrato o Convenio Interadministrativo a la Entidad Pública vinculada.

ARTÍCULO 38. TRÁMITE DE CIERRE DEL EXPEDIENTE.

En los Contratos en los que haya operado la caducidad o prescripción para la liquidación, el Fondo podrá expedir un Acta de Trámite de Cierre del Expediente a efectos de dejar constancia sobre el punto final de la actuación.

Para constancia se firma en Quibdó-Chocó, a los veinte (20) días del mes de abril de 2020

STEVEN REALPE ESCOBARREPRESENTANTE LEGAL

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