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INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTIN CODAZZITERRITORIAL NARIÑO
GESTIÒN DOCUMENTAL
SOCIALIZACION DE LA CIRCULAR No 333 DE 24 DE 2015,E INFORME SOBRE AVANCE DE LAS TRD EN DEPENDENCIAS
Se realizo visita a cada una de las dependencias (Pagaduría, Sistemas, Conservación, Centro de Información,) para dar a conocer el manual de Procedimientos Manejo de Archivos de Gestión y Central, actualización de los formatos de acuerdo a la Circular No 333 del 24 de julio del 2015, y avance de acuerdo a la aplicación de las TRD.
Los funcionarios que me a tendieron a la socialización manifestaron lo siguiente:
AREA DE PAGADURIA
CODIGO DE OFICINA: 6015.19
RESPONSABLE: JOSE LUIS ANDRADE RODRIGUEZ
FUNCIONARIO-(A) CECILIA DEL CARMEN AGUILAR ZAMBRANO
FECHA: 27-Agosto-2015
HORA: 3:30 pm
AVANCE: Están debidamente organizadas de acuerdo a las TRD se ha realizado foliación y archivar carpetas en cajas.
OBSERVACIONES: La funcionaria Cecilia del Carmen Aguilar informo que a medida que llega documentación el espacio queda muy pequeño. Y también afecta el cambio de personal en el Proceso de Gestión documental y no se ha llevado inventario, hay bastante documentación que no se ha revisado.
FOTOGRAFIAS
CARPETAS EN SUS RESPECTIVAS CAJAS
SOCIALIZACIÒN DE LA CIRCULAR 333 DEL 24 DE JULIO DEL 2015
Los formatos son importantes para una buena revisión hay algunos que no aplicamos ya que desde años anteriores hay documentación almacenada que falta por revisar.
FORMATOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MANEJO DE ARCHIVOS DE GESTION Y CENTRAL
AREA DE AVALUOS
CODIGO DE OFICINA: 6015.8-23
RESPONSABLE: RAUL SANTACRUZ LOPEZ
FUNCIONARIO-(A): CARMEN AMELIA MARTINEZ FECHA: 27 Agosto del 2015
HORA: 9: 00 am
AVANCE: Por su trabajo no ha realizado rotulación de inmobiliarios, falta foliación.
OBSERVACIONES: Necesita un apoyo para que le colabore con la organización de la documentación.
FOTOGRAFIAS
FALTA ROTULACION
SOCIALIZACION DE LA CIRCULAR 333 DEL 24 DE JULIO DEL 2015
Nos actualizamos para una correcta aplicación de algunos formatos.
AREA DE CONSERVACION
CODIGO DE OFICINA: 6015.22
RESPONSABLE: GUSTAVO PARADA
FUNCIONARIO-(A) SARA ELIZABETH MIRANDA
FECHA: 27 de Agosto del 2015
HORA: 11:00 am
AVANCE: Me informo que debido a su trabajo no ha realizado rotulación ni foliación.
OBSERVACIONES: Por el momento cuenta con un apoyo para que le colabore con la organización de la documentación en legajar en cada carpeta, pero no es constante ya que pertenece a una área diferente.
SOCILIAZACION DE LA CIRCULAS 333 DEL 24 DE JULIO DEL 2015
Nos actualizamos para una correcta aplicación de algunos formatos.
AREA DE CENTRO DE INFORMACION
FUNCIONARIO-(A) ANA MERCEDES CALVACHI
FECHA: 31 de Agosto del 2015
HORA: 9:00 am
AVANCE: Realizo rotulación, foliación y legajar en carpetas para su correspondiente organización.
OBSERVACIONES: Respecto a la rotulación hay que hacer una corrección, necesita un apoyo para que le colabore con la organización de la documentación y inmobiliarios para continuar archivando.
FOTOGRAFIAS
SOCILIAZACION DE LA CIRCULAS 333 DEL 24 DE JULIO DEL 2015
Nos actualizamos para una correcta aplicación de algunos formatos.
GRACIAS