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PROCESO DE PLANEACION ESTRATEGICA Fecha de Revisión 02/02/2018

N/A Fecha de Aprobación 12/03/2018

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR FICHA DE PROYECTOS ARTICULADOS AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Versión 1

INS-PE-00-007 Página 1

1. ARTICULACIÓN PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL (PEI)

El Plan Estratégico Institucional - PEI es un instrumento de gestión que permite establecer la información básica para hacer posible la articulación de las políticas institucionales con los objetivos estratégicos y estos con los proyectos y actividades misionales de la Procuraduría General de la Nación -PGN.

El objetivo general del PEI 2017-2021 “Por una Procuraduría Ciudadana” es recuperar la confianza y fortalecer las capacidades del Estado, la PGN y la sociedad civil para identificar, prevenir, intervenir, sancionar y no tolerar la corrupción y la mala administración (gestión indebida de lo público) y garantizar derechos, cumplir deberes y salvaguardar el ordenamiento jurídico.

Para alcanzar el objetivo se definieron tres (3) áreas de trabajo denominadas ejes de acción:

1. Integridad – lucha contra la corrupción,

2. Derechos – convivencia y justicia – legitimidad,

3. Gestión para un estado moderno, transparente y en paz.

No 1 INTEGRIDAD / LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN. Aumentar la Integridad y la ética público-privada en la gestión de lo público,

EJE No 2. DERECHOS – CONVIVENCIA Y JUSTICIA Promover la efectividad de los derechos y la legitimidad de la justicia

No. 3 GESTIÓN PARA UN ESTADO TRANSPARENTE Y EN PAZ. Consolidar una Procuraduría con planeación y gestión estratégicas

A su vez, el desarrollo de los ejes de acción se fundamenta en 3 objetivos estratégicos, 7 objetivos específicos y 21 metas de metas de resultado que se presentan a continuación:

Objetivos Específicos Metas1. Implementar una estrategia ciudadana 1. Implementar un sistema de gestión de riesgos de corrupción y

Página 1 de 10 Procuraduría General de la Nación - PGN Oficina de Planeación - OPLAN

Aumentar la integridad y la ética público - privada en la gestión de lo público, promoviendo haciendo efectivos los mecanismos anticorrupción y la corresponsabilidad, para recuperar la confianza ciudadana y fortalecer la cultura de lo público.

Objetivo Estratégico 1





de cero tolerancia con la corrupción mediante instrumentos del nivel

nacional e internacional que desestimule comportamientos

corruptos y de mala administración de lo público.

mala administración de lo público implementado, en territorios y sectores.

2. Aumentar en 20% la resolución de casos de corrupción3. Lograr 15 ajustes normativos, de arquitectura institucional y de

comportamiento por territorios y sectores4. Aplicar 100% convenios internacionales en materia de

cooperación técnica, financiera y judicial.5. Implementar 7 alianzas por la transparencia y la integridad, por

sector o territorio. 6. Lograr mayor corresponsabilidad

público-privada mediante un sistema de gestión ética y control social para

fortalecer la institucionalidad y aumentar la transparencia e

integridad.

6. Crear 7 instancias de trabajo entre la sociedad civil - PGN : mesas sectoriales que articulen actores y organizaciones.

7. Implementar 1 sistema permanente de petición y rendición de cuentas por territorios y por sectores.

8. Aumentar 30% cumplimiento de la Ley de Transparencia en los sujetos obligados.

9. Transformar en ciudadanos y servidores las creencias y

comportamientos que vulneran lo público a través de formación,

sanciones e incentivos para rescatar la ética, revalorar la justicia y cuidar lo

público.

9. Implementar 1 estrategia territorial y sectorial de sanciones e incentivos.

10. Implementar 1 estrategia de formación pedagógica constitucional, ética, cultura ciudadana y de la legalidad.

Objetivos Específicos MetasMejorar la capacidad institucional para identificar y

responder a la vulneración de los derechos y promover el cumplimiento de los deberes. Para ello

se desarrollarán instrumentos preventivos y sancionatorios que mejoren la materialización de

los derechos, la realización de la paz, la reparación de las víctimas y la profundización de la

democracia, con perspectiva territorial y diferencial.

11. Implementar 1 sistema de gestión de riesgos para prevenir la efectividad de derechos y prevenir su vulneración

12. Construir un índice de evaluación del impacto de la intervención para la protección del patrimonio público y el beneficio social.

13. Implementar 1 mecanismo de seguimiento a los acuerdos de paz con las FARC EP

Recuperar la confianza en la justicia (Cómo) promoviendo reformas al sistema judicial,

fortaleciendo la aplicación de los mecanismos de solución de conflictos y mejorando con nuevas

estrategias la capacidad de intervención del ministerio público en el territorio, (Para) en

beneficio del interés colectivo, para disminuir las impunidades legal, moral y cultural.

14. Promover una propuesta multinivel de reforma y ajustes a la justicia.

15. Construir 1 índice de eficiencia de mecanismos de prevención intervención

16. Incrementar 20% el uso y efectividad de nuevas estrategias para la gestión de la justicia (preventivas, disciplinarias e intervención).


Promover la efectividad de los derechos y la legitimidad de la justicia, implementando mecanismos de prevención y respuesta a su vulneración, para que los responsables los hagan efectivos y así disminuyan las impunidades legal, moral y cultural, a través de la recuperación del valor de la justicia y el mejoramiento de su aplicación, con acceso, oportunidad y calidad, para que las personas vivan mejor en el territorio, en convivencia y sin conflicto armado.






Objetivo Específico Meta

Lograr una organización articulada y fortalecida con liderazgo, transparencia,

sinergia territorial y gestión inteligente para recuperar la confianza ciudadana.

17. Implementar 1 modelo de gobierno corporativo con transparencia, basados en la comunicación multinivel e inteligente y en los principios de estado abierto.

18. Implementar un modelo integrado de planeación y gestión. 19. Implementar 1 esquema de análisis integral preventivo20. Desarrollar 1 modelo de gestión del talento humano.

Consolidar una entidad coordinada e integrada territorialmente y con su entorno

nacional e internacional mediante mecanismos de articulación para lograr una

respuesta efectiva al ciudadano.

21. Desarrollar 1 estrategia de articulación entre el centro y el territorio.

En aras de fortalecer los procesos de generación y captura de información en las etapas de formulación, programación y seguimiento del PEI se materializa el contenido del mismo en una herramienta denominada plan indicativo - PI que contiene las metas de producto del PEI, proyectos BID, Proyectos estratégicos, Iniciativas de la alta gerencia, metas complementarias (misionales y recurrentes) y POAS: El PEI a su vez se basa en la lógica de Cadena de Valor.1

1 El núcleo del modelo lo constituye lo que en algún momento denominamos cadena de producción pública. Ésta postula que el sector público puede ser entendido como un conjunto de instituciones dedicadas a generar productos –bienes o servicios– que se entregan a la población. Estos productos constituyen la razón de ser de una institución ya que, a través de ellos, satisfacen necesidades sociales contribuyendo de este modo en forma directa al logro de políticas.

Los objetivos de política, a su vez, se operacionalizan en resultados e impactos esperados; ambos cotejables y susceptibles de seguimiento. Para producir los bienes y servicios se requieren cantidades y calidades adecuadas de insumos y, para adquirirlos, se necesitan recursos financieros. Se denomina operación al proceso mediante el cual se transforman recursos en productos. Ver en: La cadena de valor público: un principio ordenador que previene la colisión metodológica. Autor: Aníbal Jorge Sotelo Maciel. Página 3 de 10 Procuraduría General de la Nación - PGN

Oficina de Planeación - OPLAN

Consolidar una Procuraduría con planeación y gestión estratégicas, a través de un talento humano que da ejemplo de servicio público, y de una gestión del conocimiento y de las TICs al servicio de la misionalidad, para mejorar la calidad de vida del ciudadano, en la nación y el territorio.






Gráfico 1. Cadena de valor

Insumos Producto Resultados Impacto

Recursos HumanosRecursos

FinancierosInfraestructura

Proceso de transformación de insumos en

productos: actividades

administrativas, presupuestales, contractuales,

etc.

Bienes y/o servicios con los que se cumplen los

objetivos específicos.

Cambios generados

por los productos.

(%)

Efectos esperados sobre

el bienestar general y calidad

de vida de la población.

Metas e Indicadores

El PI es un instrumento de planificación que posibilita el seguimiento a las metas del PEI, constituyéndose en el insumo principal para la evaluación del nivel de cumplimiento y avance del mismo. Su elaboración, a partir de la parte misional y estratégica del PEI, contribuye a aclarar, concretar y precisar las metas que quedaron en el PEI aprobado y posibilitando así el Seguimiento y Evaluación a la ejecución de las mismas.

En aras de cerrar el proceso de articulación y concreción de metas en productos específicos se solicita a las dependencias “determinar” qué productos de su plan indicativo son susceptibles de agrupar en proyectos acorde a los requerimientos mínimos de un proyecto (definición del problema, causas, efectos, objetivo general y específicos, productos, actividades, fuentes de financiación, avances programado, ponderación, costeo por producto, etc.) y de manera consecuente proceder a diligenciar la respectiva ficha de proyectos (formato Excel).

De otro lado, muchas dependencias presentaron actividades recurrentes que no constituyen productos derivados de proyectos con sus requerimientos mínimos metodológicos, en estos casos de actividades las dependencias solo deben reportarlas en los POAS día a día que se cargan al Strategos.

En todo caso se reitera a todas las dependencias que de conformidad con el artículo tercero de la resolución 278 de 2007, todas las dependencias deben formular compromisos o proyectos que contribuyan al cumplimiento del PEI:

Se anexa un resumen en un archivo Excel (metas base PEI) del reporte inicial de las metas diligenciadas por cada dependencia para la valoración y determinación de proyectos.






2. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR FICHA DE PROYECTOS2 ARTICULADOS AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

DATOS BÁSICOS

1. Dependencia: Seleccionar la dependencia que liderará el proyecto.

Ejemplo: Delegada Asuntos Civiles y Laborales

2. Líder del proyecto: Registrar el nombre y cargo del funcionario que liderará el proyecto.

Ejemplo: Procurador Delegado Asuntos Civiles y Laborales

3. Nombre del proyecto3: Registre el nombre del proyecto, teniendo en cuenta que éste debe responder a tres interrogantes:

¿Qué se va a hacer?, ¿Sobre qué? y ¿Dónde?

De esta manera se estructura el nombre considerando tres partes: Proceso: La acción o acciones que se van a desarrollar Objeto: El motivo del proceso Localización: Indica la ubicación precisa del proyecto.

Ejemplo: Fortalecimiento de la Conciliación Extrajudicial en Derecho para la Construcción de Paz

4. Vigencia: Corresponde al año de ejecución del proyecto

Ejemplo: Año: 2018

5. Objetivo estratégico, 6. Objetivo específico, y 7. Metas de resultado: Para el diligenciamiento de los ítems 5, 6 y 7 tenga presente el Plan Estratégico Institucional (PEI). Seleccione de la lista de desplegable del formato para la formulación de proyectos el objetivo estratégico al cual le apunta el proyecto, el formato desplegará los objetivos específicos asociados a el objetivo estratégico; escoja el objetivo específico al que le apunta el proyecto, realice la misma acción para la escogencia de la meta asociada al objetivo específico, escogiendo una de ellas. y debe seleccionar de la matriz del archivo Excel uno de los tres objetivos estratégicos, uno de los siete objetivos específicos y la correspondiente meta de resultado (21 metas establecidas).

2 Para un análisis más detallado consultar: Guía Básica para la Preparación de Proyectos. Yehidyi Ambrosio Pineda. Procuraduría General de la Nación. 2014.

3 Unidad operacional de la planeación para el desarrollo que vincula recursos para resolver problemas o necesidades sentidas de la población. (DNP. 2005. Metodología General Ajustada)






Ejemplo: Objetivo estratégico: Promover la efectividad de los derechos y la legitimidad de la justiciaObjetivo Específico: Recuperar la confianza en la justicia promoviendo reformas al sistema judicial, fortaleciendo la aplicación de los mecanismos de solución de conflictos y mejorando con nuevas estrategias, la capacidad de intervención del ministerio público en el territorio, en beneficio del interés colectivo, para disminuir las impunidades legal, moral y cultural.

Metas de resultado: 16. Incrementar 20% el uso y efectividad de nuevas estrategias para la gestión de la justicia (preventivas, disciplinarias e intervención).

8. Temática: Definir la temática a la cuál hará referencia el proyecto, ejemplos: Victimas, Infancia y adolescencia, transparencia, contratación pública, etc.

Ejemplo: Conciliación Extrajudicial

9. Dependencias o Entidades involucradas (Participantes): Cuando el proyecto es desarrollado solamente por la dependencia que lo está formulando, solo se coloca el nombre de la dependencia, pero en los casos en los que participan más dependencias, mencione las dependencias del nivel central y territorial que participarán en la ejecución del proyecto. Igualmente mencione los grupos, personas, instituciones, beneficiarios, cooperantes, perjudicados, etc. relacionados con el Proyecto o los que se encuentran en su ámbito de influencia.

Ejemplo: Delegada Asuntos Civiles y laborales, Oficina de Planeación PGN, Departamento Nacional de Planeación, Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

10. Definición del problema o necesidad: El problema se refiere a un conjunto de hechos o circunstancias que dificultan la consecución de algún fin. (RAE, 2001 , p.1). En efecto, corresponde a una situación negativa en un momento determinado. Un problema no es la ausencia de su solución, sino un estado existente negativo.

Para definir el problema tenga en cuenta lo siguiente:

Debe ser concreto y delimitado para poder plantear posteriormente un solución adecuada Un problema no es la ausencia de su solución, sino un estado existente negativo. Es necesario que el operador se apoye en un análisis previo para llegar a definir el

problema, aplicando metodologías como análisis situacional, matriz DOFA, marco lógico, análisis de causas y efectos, árbol de problemas, análisis prospectivo, entre otros.

El planteamiento del problema no se debe confundir con la solución

Ejemplo: Limitado acceso de la población (especialmente de la población vulnerable) a la conciliación extrajudicial como herramienta de solución de conflictos civiles y comerciales.






Para describir la situación actual, la cual amplia la idea del problema, se incluye las causas y efectos que se derivan del problema o necesidad y si este tiende a empeorar en el futuro y en qué medida.

11. Causas principales y secundarias: El uso más habitual de la noción de causa es referido a lo que se considera como el fundamento o el origen de algo, con su acción produce o crea algo.

De conformidad a la incidencia, importancia, jerarquía o categoría, las causas se diferencian entre principales y secundarias.

Ejemplo causas principales: Bajo conocimiento de la población de los derechos y beneficios de la conciliación

extrajudicial en materia civil y comercial Limitada oferta de servicio gratuito de conciliación extrajudicial en materia civil y comercial

para insolventes Insuficiente infraestructura física y locativa disponible para ampliar el servicio y la cobertura

de conciliación Limitada formación habilitante del recurso humano disponible, para asignarlo a las labores

de conciliación

Ejemplo causas secundarias: Escasa difusión del servicio de conciliación extrajudicial Se privilegian las funciones misionales tradicionales de la PGN Alto índice de ocupación física y locativa de las instalaciones de la PGN Baja oferta de bienes inmuebles adecuados para prestación del servicio en regiones Concentración de la oferta de capacitación en conciliación extrajudicial en ciudades

principales

12. Efectos: Constituyen las repercusiones o consecuencias encadenadas del problema central. Según su incidencia, importancia, jerarquía o categoría se clasifican en efectos directos (consecuencias inmediatas del problema principal) y efectos indirectos (consecuencias de otros efectos del problema).

Ejemplo efectos: Altos niveles de conflictividad en detrimento de la convivencia pacífica Congestión de la justicia ordinaria Exclusión de la población vulnerable para el servicio de justicia civil y comercial Detrimento de la imagen de la Procuraduría General de la Nación

13. Alcance del proyecto: Al definir el alcance del proyecto se definen los límites o fronteras de este. Puede definirse en varios ámbitos de acuerdo a la temática del proyecto, por ejemplo geográfico (región, ciudades, municipios, etc.), institucional (entidades nacionales, entidades territoriales), tipo de población (niños, jóvenes, ciudadanos, etc.), cobertura poblacional (# de habitantes de un municipio), entre otros.






Igualmente, se debe incorporar el tipo de población beneficiada, quiénes componen el grupo poblacional que se beneficiará con el proyecto. Por ejemplo, funcionarios, niñez, población discapacitada, adultos mayores, desplazados, madres gestantes, etc.

Ejemplo alcance: El proyecto se desarrollará en las regiones Orinoquía, Centro Oriente y Amazonía y cubrirá una población beneficiada de aproximadamente 250.000 personas pertenecientes a estratos 1 a 4.

14. Objetivo general: Definir lo que se pretende alcanzar con la implementación del proyecto. El objetivo general debe visualizar el cambio respecto al problema planteado o necesidad que se quiere cubrir.

Ejemplo: Aumentar el acceso de la población (especialmente de la población vulnerable) a la conciliación extrajudicial en derecho de sus conflictos civiles y comerciales que ofrece la PGN.

15. Objetivos específicos: Definir los objetivos específicos del proyecto, los cuales corresponden a la desagregación del objetivo general en productos. Son objetivos más concretos que permiten conseguir el objetivo general. Identifican de forma precisa aquello que se pretende alcanzar con la ejecución del proyecto. Los objetivos específicos deben estar necesariamente relacionados con el objetivo general. Es decir, concretan y materializan el objetivo general. Los objetivos específicos deben coincidir con los productos, son cuantificables, medibles mediante indicadores.

Ejemplo Objetivos Específicos: Aumentar el conocimiento de la población en cuanto a los derechos y beneficios de la

conciliación extrajudicial en materia civil y comercial Incrementar la oferta de servicio gratuito de conciliación extrajudicial en materia civil y

comercial para insolventes Ampliar la infraestructura física y locativa para el servicio de conciliación Mejorar las competencias del recurso humano disponible, en lo relacionado con la

conciliación extrajudicial

16. Meta de producto4: Definir indicador de producto que refleje la ejecución de los bienes o servicios a ser entregados en cumplimiento del objetivo específico. Se obtienen mediante los procesos de transformación de los insumos (lógica de cadena de valor), contribuyen a la meta de resultado asociada y siempre corresponden a un valor positivo. El producto debe ser tangible, medible, cuantificable.

17. Indicador de producto: Corresponde a la fórmula o forma de cálculo de la meta. Es la forma del cómo se medirán o compararán las variables definidas del indicador en relación con la unidad de medida establecida. La unidad de medida del indicador puede ser expresada en porcentaje, número, variable o relación entre variables)5.

4 En la redacción de la meta se deben evitar utilizar verbos débiles tales como: Apoyar, Comprender, Concebir, Concientizar, Conocer, Convencer, Difundir, Establecer, Explorar, Fomentar, Fortalecer, Gestionar, Lograr, Promover, Reconocer, Reflexionar, Sensibilizar, etc. que se expresan como el cumplimiento de una condición o como una escala de valores o de opinión.5

Resolución 212 de 2003 y resolución 287 de 2008. Procuraduría General de la Nación.Página 8 de 10 Procuraduría General de la Nación - PGN






Ejemplo de meta e indicador:

Meta de producto (16) Indicador de producto- Difundir el servicio de

conciliación a mínimo 250.000 personas en tres regiones del país

- No. de pautas publicitarias desarrolladas en un periodo de tiempo T.

- No. de personas encuestadas que conocen el servicio de conciliación extrajudicial

Incrementar el servicio de conciliación a nivel regional en un 50%

(No. de conciliaciones realizadas en las regiones en el periodo T / No. conciliaciones realizadas en el periodo (T-1))*100. Tasa de crecimiento.

Habilitar tres nuevas sedes (1 por región) para el servicio de conciliación extrajudicial

No. de sedes habilitadas

Capacitar a nivel de diplomado a 350 funcionarios de la PGN a nivel central y regional

No. de funcionarios capacitados a nivel de diplomado en conciliación.

18. Actividades (Opcional en caso de no tener metas de producto): Acciones o tareas recurrentes que deben realizar las respectivas dependencias, en un plazo de tiempo específico, utilizando un monto de recursos asignados con el fin de lograr un objetivo dado (misional o recurrente) que apoyan el PEI. . Las actividades son medios para alcanzar productos.

19. Financiación: Definir la fuente de financiación del proyecto (Funcionamiento, proyecto de inversión, BID, otras), el monto en pesos y el proyecto principal de donde provienen dichos recursos.

Ejemplo fuente de financiación: Presupuesto Proyecto de inversión.

20. Productos / Actividades: Corresponden a los productos o actividades definidos en los bloques 16 o 18.

21. Fecha de inicio: Corresponde a las fechas de inicio del listado de productos / actividades. El formato de fecha es DD/MM/AAAA.

Ejemplo fecha de inicio: 01-04-2018

22. Fecha de finalización: Corresponde a las fechas de finalización del listado de productos / actividades. El formato de fecha es DD/MM/ AAAA.

Está compuesto por el listado de productos / actividades, fechas de inicio y finalización en la vigencia, peso porcentual de cada producto dentro del proyecto y porcentaje de avance trimestral programado y los responsables de la ejecución y entrega.

Ejemplo fecha de terminación: 05-12-2019

23. Avance Programado: El avance corresponde al porcentaje de programación para la consecución de productos / actividades.Página 9 de 10 Procuraduría General de la Nación - PGN






24. Ponderación de las metas de producto / actividades: Para cada producto / actividad se debe establecer una ponderación dentro del proyecto, teniendo en cuenta la complejidad, prioridad, nivel de importancia, entre otros. La suma de las ponderaciones debe ser igual al 100%.

25. Fuente de desagregada: Seleccione por producto o actividad la fuente de financiación: Funcionamiento, proyecto de inversión, BID, otras.

25. Monto de recursos: Corresponde al monto estimado del proyecto costeado o dividido por cada producto o actividad.

Cualquier inquietud metodológica favor contactar a la oficina de Planeación de la PGN, con los funcionarios: Manuel Augusto Contreras Vargas, Harold Franco Trujillo y José Lenin Galindo,

extensiones 10900, 10903 y 10928 o por email al correo: [email protected]


mailto:[email protected]

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