Web de Gastos Menores - Portal...
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Web de Gastos Menores
Novedades e instructivo de cargaMayo 2016
Razón social00.00.2015Gerencia de Administración de Procesos Económicos y Control Patrimonial
Dirección de Contabilidad & Administración
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01. Acceso y consultasCómo ingresar
02. Alta de gastosCómo buscar un empleadoCómo generar un gastoCómo verificar el estado de una rendición
03. NovedadesDevoluciones para correcciónRechazos de rendiciones
01. Índice
04. Reclamo de físicosQué debo hacer
05. ConsultasConsultas de pagoManuales, política, novedades, etc…
01 Acceso y Consultas
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¿Cómo ingresar?Todos tenemos acceso a la Web de Gastos Menores (WGM), solo que difieren las URL según el dominio de nuestro Usuario NT
http://intranet/aplicaciones/sap/FSGastoMenor.aspx
http://intranet/aplicaciones/sapM/FSGastoMenor.aspx
Dominios TASA
Dominios Tmoviles*
*Los dominios T-móviles pueden requerir Logueo
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¿Problemas en la WEB?
Debemos generar un Ticket Remedy al Soporte para que lo revise.
Grupo >> Soporte a Gestiones Administrativas Subgrupo >> Web de Gastos MenoresClasf. Inicial >> Problemas
Es importante que describas el problema con detalle.
02 Alta de RGM
¿Cómo se genera una Rendición de Gasto Menor (RGM)?
¿Qué cosas debo tener en cuenta a la hora de genera una RGM?
¿Quién aprueba mi RGM?
Debemos hacer click en Alta de GM
Por WGM solo se pueden rendir los gastos incluidos en la política
Quien esté configurado como responsable de CECO
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1 Debemos buscar al empleado*
*Si el empleado buscado no figura en la WGM, debemos solicitar el alta mediante Ticket Remedy a:Soporte a Gestiones Administrativas >> Web de Gastos Menores >> ABM de Datos Maestros
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Buscar empleado
Los filtros disponibles son los siguientes:
• Tipo de documento: se puede escoger entre los disponibles de una lista.
• Número de documento: el número de documento debe coincidir con el del empleado a buscar.
• Nombre: en este campo se puede especificar el nombre y apellido del empleado. Permite búsquedas parciales, o sea que si se ingresa por ejemplo “Perez”, buscará todos los empleados que se llamen así.
• Convenio: permite búsquedas parciales.• Jefatura: permite búsquedas parciales.
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3Seleccionamos el empleado al que cargar el gasto
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4 Debemos agregar los datos del gasto
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Si el comprobante es FACTURA no se tilda el campo y se deben completar los campos formales de la misma.
Si el comprobante es TICKET (o el comprobante está extraviado) se tilda el campo y se deben adjuntar comprobantes o notas de extravío.
Si no existe comprobante por rendir KM (<40) se tilda el campo y se destilda el sin comprobante.
Depende del tipo de comprobante
Depende de la rendición (El único concepto sin comprobante es el KM)
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Ahora tenemos la opción de Aprobador Alternativo dentro de la generación del ítem del gasto, en donde podrás elegir al Responsable de CECO*
*Si el responsable buscado no figura como aprobador, debemos solicitar el alta mediante Ticket Remedy a:Soporte a Gestiones Administrativas >> Web de Gastos Menores >> ABM de Datos Maestros
Ahora podemos elegir conceptos que determinan la cuenta contable a la cual se imputa un gasto.
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+
El campo “Número de Comprobante” espera que el valor ingresado este compuesto por 4 números, seguido de una letra, seguido de 8
números.
El campo “Fecha de Comprobante” espera que el formato de la fecha sea “dd/mm/aaaa” (ej: 19/11/2007). Como otra opción, se puede
presionar el botón “+” que aparece a la derecha del campo para que se despliegue un calendario donde se puede seleccionar la fecha.
El campo “C.U.I.T.” espera que se ingrese un numero de 11 dígitos, sin espacios y sin caracteres separadores. El sistema chequea que
el número de cuit sea válido.
Los campos de “importe no gravado” e “importe gravado”, utilizanel punto como separador decimal y permiten hasta dos posiciones
decimales.
El “importe IVA” es calculado en base a la alícuota IVA seleccionada.Para ver el valor del importe se puede pulsar el botón “+” que está
la derecha del campo.
De igual manera se puede pulsar el botón “+” a la derecha del campo
“importe total” para ver el mismo.
Una vez ingresados todos los datos, para agregar el gasto a la rendición, se debe presionar el botón “Aceptar”.
Luego el sistema validará que se hayan ingresado todos los datos requeridos y que estos tengan un formato válido. De haber algúnproblema se alertará al usuario indicándole cuales campos faltan completar o si tienen un formato erróneo al final de la ventana.
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Se puede repetir la carga para agregar más líneas de gastos a una misma rendición
Una vez que todos los datos hayan sido ingresados se debe pulsar el botón “Aceptar” para que se genere la rendición y sea almacenada. El sistema devolverá el número de la misma.
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Ahora podemos adjuntar los comprobantes y/o realizar el seguimiento del mismo…
! Ante la ausencia de comprobantes la rendición NO será procesada
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El seguimiento lo realizamos desde la sección de Consulta de GM
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Para eso se dispone de variosfiltros para facilitar la búsqueda.Se puede especificar el número derendición, el empleado al cualcorresponde la misma, un rangode fecha de comprobante, o elestado de los gastos.
Debemos hacer click en búsquedapara poder visualizar la/s RGM, yconsultar el estado en queencuentra y quien debe avanzarlo:
03 Novedades
Implementamos nuevos estados para las rendiciones
Automatizamos reclamos y seguimientos que se estaban realizando de forma manual
Mejoramos la carga de las rendiciones
Y seguimos trabajando para mejorar aun más…
Veamos como te influyen en tu tarea
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Nuevos estados de RendicionesTanto aprobadores como CUPA ahora podemos solicitar correcciones a las rendiciones sin la necesidad de generar un rechazo y una nueva carga del gasto.
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2
3
El usuario deberá realizar la modificación indicada y presionar el botón
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Seleccionamos el ítem
Presionamos el botón
Ingresamos el motivo por el cual se devuelve la rendición.Esta notificación llegará por mail al usuario.
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Nuevos estados de RendicionesTanto aprobadores como CUPA ahora podemos rechazar las rendiciones que no cumplan la política de Gastos Menores.
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2
3
En el caso de Rechazos, los gastos no pueden ser modificados, ni reenviados.
Seleccionamos el ítem
Presionamos el botón
Ingresamos el motivo por el cual se rechaza la rendición.Esta notificación llegará por mail al usuario.
04 Reclamo de físicos
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Desde CUPA tenemos la opción de reclamos de físicoya que es obligatorio el envío de comprobantes originales (o cartas de extravío firmadas) de las rendiciones contabilizadas
¿Qué hacemos si nos llega este mail?
Debemos enviar los comprobantes originales del Gasto indicado en el mail a Av. Ing. Huergo 723 – Piso 7 al Equipo de Viático
05 Consultas
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Para consultar pagos y consultas generalestenemos habilitado ticket Remedy y nuestro Grupo de Yammer
• Grupo Yammer• Ticket Remedy
Grupo >> Soporte a Gestiones Administrativas Subgrupo >> Cuentas a pagar (empleados) Clasf. Inicial >> Rendición/Gasto Menor/FDV
Es importante que indiques el numero de rendición y tus datos personales (DNI/Legajo).
Si tenes que consultar por varias rendiciones podes hacer un solo ticket, indicando en el mensaje cada rendición por la que consultas.
https://www.yammer.com/telefonica.com/#/threads/inGroup?type=in_group&feedId=6994629&view=all
Aquí podrás encontrar los instructivos, políticas, y consultas dudas que podemos despejar entre todos.
Es la herramienta por la que podrás realizar consultas de pago, en la ruta:
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Concepto Cuenta Contable
(GERENTE) Patente 6290101000
(GERENTE) Service 6290101000
Avisos y Telegramas 6290502000
Correspondencia 6290501000
Escribanía 6230104000
Fuerza de Venta 6290100000
Gastos con Vehículo propio 6290101000
Gastos de fotocopias 6290300000
Gastos de imprenta 6290300000
Gastos de representación 6290202000
Gastos de Staff 6290201000
Gastos Serv y Comisiones Bancarias 6269900000
Mantenimiento Edificios 6289999000
Manutención 6290201000
Materiales de Oficina 6289900000
Mensajería 6290500000
Movilidad 6290100000
Otros Gastos 6289999000
Otros Tributos 6329900000
Publicaciones 6290000000
Refrigerio 6290201000
Transporte Público 6290100000