VRP-DPY-I-008 Instructivo para Aseguramie

VICEPRESIDENCIA DE REFINACIÓN Y PETROQUÍMICA

Coordinación de Planeación y Logística - GRP

VRP-DPY-I-008

INSTRUCTIVO DE ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD DE CONTRATOS EN

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ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

CESAR HERNANDO SALINAS CH.

Profesional de Gestión Calidad GRP

GUSTAVO ADOLFO LOPEZ Líder de Proyectos Tipo B de

la GRP

LUIS EDUARDO SEPULVEDA Coordinación de Planeación y

Logística GRP

JOSE DAVID MARTINEZ Jefe Departamento Proyectos

GRP

Este documento es propiedad de ECOPETROL S.A. y no debe ser copiado, reproducido y/o circulado sin su autorización This document is property of ECOPETROL S.A. it not be copied, reproduced and/or circulated without authorization



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TABLA DE CONTENIDO Página

1. OBJETIVO ........................................................................................................... 3

2. ALCANCE ............................................................................................................. 3

3. GLOSARIO .......................................................................................................... 3

4. DOCUMENTOS DEROGADOS ................................................................................ 5

5. REFERENCIA NORMATIVAS ................................................................................. 5

6. CONDICIONES GENERALES ................................................................................. 7

7. PLAN DE ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD .......................................... 8

7.1 PRIMER ETAPA: PLANEACIÓN DEL CONTRATO .................................................. 9

7.2 SEGUNDA ETAPA: EJECUCIÓN DEL CONTRATO ................................................ 11

7.2.1 SEGUIMIENTO AL PLAN DE CALIDAD ........................................................... 11

7.2.2 AUDITORIAS DE CALIDAD POR ECOPETROL S.A. Y/O INTERVENTORIA ....... 12

7.3 TERCERA ETAPA: CIERRE DEL CONTRATO ....................................................... 12

7.3.1 INFORME FINAL DE ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD .................. 12

8. REGISTROS ....................................................................................................... 14

9. CONTINGENCIAS .............................................................................................. 14

10. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................ 14

11. ANEXOS .......................................................................................................... 15



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1. OBJETIVO Estandarizar los requerimientos de aseguramiento y control de calidad que deben ser tenidos en cuenta para todos los contratos de los proyectos, ejecutados por la Gerencia de Proyectos de Refinación y Petroquímica. 2. ALCANCE El documento aplica para los contratos de reposición de equipos, montaje de plantas, mantenimiento de software, ampliaciones, entre otros, con el fin de garantizar la calidad de los trabajos y establecer la confiabilidad e integridad previo y durante el comisionamiento de los equipos, que hacen parte de los contratos que se desarrollan en la Gerencia de Proyectos de Refinación y Petroquímica (de aquí en adelante GRP), de ECOPETROL S.A. 3. GLOSARIO

• Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

• Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente no deseada.

• Aseguramiento de la Calidad: Realización de actividades planeadas y sistemáticas relativas a la calidad, para asegurar que el proyecto emplee todos los procesos necesarios para cumplir los requerimientos.

• Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de un contrato y evaluarlo de manera objetiva.

• Control de la Calidad: Seguimiento a resultados específicos del proyecto para determinar si cumplen con los estándares de calidad relevantes, e identificación de formas de eliminar las causas de resultados insatisfactorios.



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• Control de Calificación de Procedimientos de Soldadura y Soldadores: Formato para registro de Variables durante la calificación del WPS y WPQ.

• EC: Empresa CONTRATISTA. • Especificación: Documento que establece requisitos.

• Especificación para Realizar el Plan de Calidad: Directriz ajustada a la norma NTC-ISO 9001:2000 y según NTC-ISO 10005, que presenta los requerimientos mínimos que un CONTRATISTA debe presentar al cliente para dar cumplimiento a los hitos del proyecto.

• Gestión de la Calidad: Actividades de la organización ejecutora que determinan las políticas, objetivos y responsabilidades de calidad para asegurar que el proyecto satisfará las necesidades para las cuales se emprendió.

• GRB: Gerencia Refinería Barrancabermeja. • GRP: Gerencia de Proyectos de Refinación y Petroquímica. • Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañadas cuando sea apropiado por medición, ensayo / prueba o comparación con patrones.

• No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. • Gestión QAQC: Actividades conducentes al cumplimiento del aseguramiento y control de calidad en la ejecución del proceso.

• Plan de Calidad: Es la descripción de la secuencia de actividades a ser desarrolladas por el CONTRATISTA de la obra, estableciendo directrices de selección y utilización de los recursos necesarios, para llegar al cumplimiento de los requisitos de calidad.

• Planificación de la Calidad: Identificación de los estándares de calidad relevantes para el proyecto y determinación de la forma de satisfacerlos.



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• Plan del Plan de Aseguramiento y Control de Calidad: Es un documento que contiene un listado de entregables que el CONTRATISTA, debe de presentar previo y durante la ejecución del proyecto. En este documento se relacionan las fechas de entrega de la documentación.

• Producto No Conforme: Es un producto que no cumple con las características implícitas o definidas, por tanto debe ser identificado y controlado para su uso o entrega.

• Proyecto: Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevada a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos, específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.

• PQR: Registros de calificación del procedimiento de soldadura. • RCSA: Refinería de Cartagena S.A.

• Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme para qué se cumplan con los requisitos.

• Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

• WPQ: Calificación de la habilidad del soldador para realizar el procedimiento.

• WPS: Especificación del procedimiento de soldadura. 4. DOCUMENTOS DEROGADOS No Aplica. 5. REFERENCIA NORMATIVAS Para el desarrollo del plan de aseguramiento y control de calidad de los contratos, se deberán tener en cuenta las siguientes normas, entre otras:



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• AGMA American Gear Manufacturers Association.

• AISI American Iron and Steel Institute.

• AISC American Institute of Steel Construction.

• AMCA Air Movement and Control Association.

• ANSI American National Standards Institute.

• API American Petroleum Institute.

• ASME American Society of Mechanical Engineers.

• ASTM American Society for Testing and Materials.

• AWS American Welding Society.

• CICIND Comité International des Cheminées Industrielles.

• CMAA Crane Manufacturers Association of America.

• DEP Design and Engineering Practice (Shell Global Solution).

• DIN Deutch Industrie Normen.

• EJMA Expansion Joint Manufacturers Association.

• FM Factory Mutual Research Corporation.

• ICEA Insulated Cable Engineers Association.

• ICONTEC Instituto Colombiano de Normas Técnicas.

• IEC International Electrotechnical Comission.

• IEEE Institute of Electrical and Electronic Engineering.

• ISA Instrument Society of America.



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• ISO International Standard Organization.

• LRFD Load and Resistance Factor Design.

• NACE National Association of Corrosion Engineers.

• NEC National Electric Code.

• NEMA National Electrical Manufacturer’s Association.

• NFPA National Fire Protection Association.

• NSR Normas Colombianas de Diseño y Construcción Sismo Resistente.

• OSHA Occupational Safety & Health Administration.

• TEMA Tubular Exchanger Manufacturers Association.

• UL Underwriters Laboratories.

• VRP-DPY-I-004 Instructivo de Control de Documentos de la GRP. 6. CONDICIONES GENERALES El aseguramiento y control de calidad de los contratos, será realizado por la Empresa CONTRATISTA (de aquí en adelante EC). EL profesional de Calidad de ECOPETROL S.A. o la INTERVENTORÍA realizará el control de la documentación entregada por la EC, la verificación mediante inspecciones en campo y de la realización de auditorías periódicas durante la etapa de ejecución. Algunos puntos de control y verificación durante las inspecciones en campo son los siguientes:

• Seguimiento del plan de calidad implementado para el contrato.

• El control de calidad de actividades criticas.



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• El control de la información, incluye los procedimientos.

• El control en el recurso humano.

• Control de equipos de medición, el cual asegura la óptima utilización de herramientas adecuadas para la labor contratada.

Para garantizar la calidad de las labores contratadas, las EC presentarán la documentación relacionada en el capitulo 7, según sea la especialidad y el alcance del contrato. Si se omite algún punto de control por mínimo que este sea, o si resulta alguna gestión de calidad adicional durante la ejecución de la obra, la EC será responsable del aseguramiento y control de calidad de la actividad, bajo la respectiva verificación de ECOPETROL S.A. y la INTERVENTORIA. 7. PLAN DE ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD El QAQC de la EC deberá concertar y realizar en la primera semana de actividades, con el Profesional de Calidad de ECOPETROL S.A. o la INTERVENTORÍA, el plan del plan de aseguramiento y control de la calidad del contrato (VRP-DPY-F-004). Durante la reunión se relacionarán los procedimientos específicos requeridos para el buen desarrollo del contrato, que deberán ser entregados a ECOPETROL S.A. o la INTERVENTORÍA, previo a la realización de las actividades por parte de la EC. El plan de trabajo de aseguramiento y control de calidad de los contratos, se llevara a cabo por etapas, las cuales incluyen Planeación, Ejecución y Cierre (Ver Figura 1. Actividades de Gestión de Calidad por Etapas del Contrato). La documentación solicitada por ECOPETROL S.A. o la INTERVENTORÍA deberá ser entregada dentro del tiempo estipulado para cada fase del contrato, como requisito para dar inicio a la siguiente fase del mismo.



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Figura 1. Actividades de Gestión de Calidad por Etapas del Contrato

7.1 PRIMER ETAPA: PLANEACIÓN DEL CONTRATO La EC deberá presentar para aprobación de ECOPETROL S.A. o la INTERVENTORÍA, la siguiente información:

• Manual de calidad y copia de la certificación del sistema de calidad de la EC.

• Plan de calidad, que debe presentar concordancia con la norma NTC-ISO 9001y NTC-ISO 10005, si es requerido.

• Matriz de responsabilidades de la organización (EC).

• Los procedimientos o instructivos (copia magnética y dura), acordes con la especialidad y alcance del contrato.

• WPS y PQR (si es requerido).

• Descripción de normas aplicables al trabajo a desarrollar.



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• Formato de control de no conformidades.

• Formato de acciones correctivas y preventivas.

• Procedimiento de compras: para este documento se debe tener en cuenta el listado de marcas aceptadas definido por ECOPETROL S.A y se debe anexar los formatos de entrega y recibo.

• Procedimiento de recepción, inspección, almacenamiento de materiales.

• Registro de calificación de soldadores WPQ (si es requerido).

• Plan radiográfico o de inspección por ultrasonido y plan de alivios térmicos (si es requerido).

• Cuadros de control y seguimiento de actividades del contrato.

• Protocolos y formatos para registro de actividades, donde se incluye formatos de pruebas funcionales y de lazo, formatos de pruebas de verificación y formatos de calibración (estos documentos deben estar actualizados según la matriz de responsabilidades del contrato).

• Registro de calificación y certificación de mano de obra calificada (pintores, refractoristas y todo el personal cuya labor tenga un impacto importante sobre la calidad del producto).

• Certificados de calibración y patronamiento de instrumentos de medición.

• Registros de calidad y certificación de materiales necesarios para la obtención de un producto, ejemplo: diseños de mezcla de concretos, prueba de proctor modificado, certificados de calidad de pinturas, recubrimientos, certificados con número de colada legible de tuberías, y todos los registros necesarios para asegurar la calidad del producto o servicio, (si es requerido).

• Registro de gestión al taller de alistamiento o inducción QA/QC de la EC: este taller consiste en la divulgación del plan de calidad y los procedimientos implementados para el contrato.



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• Incluir el programa de auditorías internas al plan de aseguramiento y control de calidad, indicando su frecuencia (mínimo 1 por semestre o durante el plazo de ejecución del Contrato), duración, alcance y los responsables por la realización de cada una de las mismas.

Los certificados de los instrumentos de medición deben ser expedidos por una entidad reconocida a nivel nacional o internacional. Los certificados no deben de exceder de un año de vigencia desde el día de la expedición. 7.2 SEGUNDA ETAPA: EJECUCIÓN DEL CONTRATO Para dar inicio a esta etapa del contrato, será necesario que toda la documentación requerida de la etapa previa sea entregada y aprobada por ECOPETROL S.A. o la INTERVENTORÍA. Para la realización al control de calidad se dará especial énfasis a las siguientes recomendaciones, durante la ejecución de las obras: 7.2.1 Seguimiento al Plan de Calidad

Durante la etapa de ejecución la EC deberá informar semanalmente sobre los resultados alcanzados con la implementación del plan de calidad. Estos informes deben incluir como mínimo lo siguiente:

• Estado del diligenciamiento de los registros y protocolos, actualizado con las actividades realizadas en obra.

• Los registros de las acciones tomadas resultantes de las auditorias que se realicen por parte de la EC, deberán ser enviados a ECOPETROL S.A. o INTERVENTORÍA, indicando específicamente las acciones correctivas y las fechas para el cierre de las no conformidades detectadas.

• Si la INTERVENTORÍA lo requiere se debe incluir una copia de los registros de las siguientes pruebas y ensayos:

� Curvas de alivio térmico (si es requerido). � Registros de realización de ensayos no destructivos (END) (si es requerido).

� Registro de ruptura de cilindros de concreto (si es requerido). � Pruebas de continuidad y aislamiento de sistemas eléctricos (si es requerido).



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• Se solicitarán los todos los registros que se consideren relevantes para asegurar la calidad del producto o servicio.

• Registros de seguimiento e identificación (trazabilidad), de materiales comprados por la EC, (incluir sus certificados de calidad).

• El CONTRATISTA deberá presentar a ECOPETROL S.A. y/o INTERVENTORÍA cuando ellos lo requieran los cuadros de control y seguimiento actualizados.

7.2.2 Auditorías de Calidad por ECOPETROL S.A. o INTERVENTORIA

Durante el desarrollo del contrato, ECOPETROL S.A. o la INTERVENTORÍA, previo aviso mediante comunicación informal o formal, podrá realizar auditorias de calidad e inspecciones a la EC, tomando como base las especificaciones del contrato, el plan de calidad acordado y los documentos relacionados en este documento. La auditoría será realizada según la norma NTC-ISO 19011.

Copia de las auditorías realizadas por ECOPETROL S.A. o la INTERVENTORIA serán entregadas al ente certificador de la Empresa CONTRATISTA, si se presenta un reiterado incumplimiento en la toma de acciones a los hallazgos encontrados en la auditoria.

7.3 TERCERA ETAPA: CIERRE DEL CONTRATO 7.3.1 Informe final de Aseguramiento y Control de Calidad

El informe final debe contener los siguientes puntos:

• Plan de calidad del contrato.

• Relacionar el personal que afectó directamente la calidad de los trabajos ejecutados: Se debe anexar un cuadro de resumen de sus hojas de vida, donde se especifique la experiencia general y específica de la actividad realizada.



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• Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los trabajos ejecutados cumplen con los requisitos de calidad: apilar en forma ordenada los registros, protocolos diligenciados durante la obra, registros de verificación, validación, seguimiento, inspección y registros de ensayos o pruebas específicas.

• Estadísticas de no conformidades y el tratamiento de no conformidades detectadas durante la obra. Presentar copia de las acciones correctivas y preventivas realizados en el contrato con visto bueno de liberación y seguimiento por parte de ECOPETROL S.A. o la INTERVENTORÍA.

• Estadísticas de reprocesos y costos de no calidad de productos.

• Registro de manejo de propiedad del cliente: Corresponde a la evidencia de la forma en que la EC cuido y preservo los materiales y equipos mientras estuvieron bajo su custodia.

• Registros de identificación y seguimiento de materiales realizadas en obra, incluir la totalidad de los certificados de calidad.

• Reporte de equipos intervenidos: Relacionar las actividades realizadas para el mantenimiento, reposición o montaje realizado a cada equipo, para esto se debe presentar un formato que incluya las características del equipo intervenido, materiales utilizados con sus respectivos códigos, los trabajos adicionales realizados producto de la inspección y los controles de calidad ejercidos en cada una de las actividades.

La EC deberá adjuntar esta documentación en el Informe Final o dossier del contrato. Por último, ECOPETROL S.A. no reconocerá valores adicionales por la elaboración del plan de calidad, auditorias de calidad y en general por la implementación y/o desarrollo del sistema de gestión de calidad para el contrato. Esta aclaración se realiza debido a que los costos se consideran inherentes a la calidad de la ejecución de los trabajos o producto final que debe entregar la EC.



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8. REGISTROS

• VRP-DPY-F-004 Plan del Plan Aseguramiento y Control Calidad.

• VRP-DPY-F-005 Especificaciones para realizar el Plan de Calidad.

• VRP-DPY-F-007 Control de Calificación de Procedimientos de Soldadura.

• VRP-DPY-F-044 Control de Entregables Mínimos para el Aseguramiento de Calidad de Contratos en Ejecución de la GRP.

• VRP-DPY-F-092 Plantilla de Informe de Auditoría.

• VRP-DPY-F-095 Solicitud de Acción Correctiva.

• VRP-DPY-F-096 Seguimiento de No Conformidad y PNC de EC.

9. CONTINGENCIAS Las no conformidades evidenciadas en las auditorias o inspecciones serán registradas por ECOPETROL S.A. y/o la INTERVENTORIA, se adjuntaran a la evaluación de desempeño y a la vez serán reportadas al ente certificador del sistema de gestión de calidad de la EC, cuando se incumpla en la toma de acciones pertinentes, para el cierre de la inconformidad.

10. BIBLIOGRAFÍA

• Quality Management, 08PMP-M07 QUALITY-2006-08-27, Curso de Preparación para el examen de certificación internacional PMP.

• Norma para Sistemas de Gestión de Calidad NTC-ISO 9000.

• Norma para Planes de Calidad NTC-ISO 10005.

• Norma para Auditoria NTC-ISO 19011.



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11. ANEXOS

No. Título

1 Plan del Plan Aseguramiento y Control Calidad.

2 Especificación para Realizar el Plan de Calidad.

3 Control Calificación de Procedimientos de Soldadura.

4 Control de Entregables Mínimos para el Aseguramiento de Calidad de Contratos en Ejecución de la GRP.

5 Plantilla de Informe de Auditoría.

6 Solicitud de Acción Correctiva.

7 Seguimiento de No Conformidad y Producto No Conforme.

Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la dependencia responsable:

CESAR HERNANDO SALINAS CH. Profesional de Gestión de Calidad GRP Ext.: 49636

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