Versión: 8.0 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA CARACTERIZACIÓN DE ... · caracterizaciÓn de proceso...
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Analizar informe, tomar decisiones de los resultados de indicadores de
gestión e informes, análisis, verificación y aprobación de asociados,
análisis y revisión de políticas del sector Hortifrutícola, realización de
eventos y difusión de la información del subsector.
Directrices de mejora para atención al cliente, Soluciones a
requisitos o necesidades especiales de clientes - informe de
aprobación de vinculación de nuevos asociados,
lineamientos de política del subsector Hortifrutícola, revisión
cumplimiento directrices en realización de eventos y difusión de la
información del subsector, así como los canales de difusión.
Determinación de mejoras y recursos para los procesos y SG HSEQ -
Verificación y control del alcance del sistema HSEQ.
Asignación de recursos -Alcance sistema de gestión HSEQ
determinado.
Determinación del representante por la dirección OHSAS 18001 - fijación
de políticas o directrices de comunicación interna.
Representante por la Dirección OHSAS 18001.
Determinación de medios de comunicación interna para el SG
HSEQ - matriz de comunicación.
Planeación Estratégica - Todos los procesos del SG HSEQ
Gestión HSEQ
Informe de auditorías - Registros de auditoría - Informes de estado
del SG HSEQ - Grado de conformidad Indicador de Conformidad
HSEQ - Determinación del alcance del sistemas HSEQ.
Planeación Estratégica - Gestión HSEQ
Realización de la revisión por la dirección, análisis del desempeño del
sistema HSEQ, análisis de los entornos de la organización.
Planeación Estratégica (Norma ISO 9001-OHSAS
18001 - ISO 14001)
Requerimiento de análisis del entono interno y externo de la
organización.
Determinación del modelo de análisis interno y externo de la organización,
divulgación y análisis de los modelos de contexto interno y externo.
Matriz DOFA para análisis interno y externo de la organización -
Solicitud de realización, de matrices DOFA de la organización.Planeación Estratégica - Todos los procesos del SGC
SALIDAS DEL PROCESO
PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO) ENTRADA SALIDAS CLIENTE (ENTIDAD/PROCESO)
ENTRADAS DEL PROCESO
Planeación Estratégica - Gestión HSEQ
Planeación Estratégica (Norma ISO 9001-OHSAS
18001 - ISO 14001)Requerimiento de Revisión por la Dirección.
Desarrollo Gremial
Solicitud de aprobación de
vinculación de nuevos asociados - Solicitud de revisión política
sector Hortifrutícola - Solicitud de aprobación realización de
eventos, directrices e información divulgación del subsector.
Planificación del modelo de riesgos en la organización, determinación y
aplicación del modelo de riesgos, verificación y mejora del modelo de
riesgos en la organización - Aplicación del modelo de riesgos en los
procesos del sistema de gestión HSEQ.
Modelo de riesgos - matrices de riesgos - Solicitud de manejo y
actualización cuando sea necesario de riesgos en los procesos.Planeación Estratégica - Todos los procesos del SGC
Planeación Estratégica (Norma ISO 9001-OHSAS
18001 - ISO 14001)
Requerimiento de pensamiento basado en riesgos de la
organización.
Revisiones por la dirección - Acta revisión por la dirección -
Requerimientos de revisión por la dirección.Planeación Estratégica - Gestión HSEQ
SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos.
FRECUENCIAMETA
Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas
representativo de Colombia.Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.
Planeación Estratégica - Desarrollo Gremial-Planes,
Programas y Proyectos
Planeación Estratégica (Norma ISO 9001-OHSAS
18001 - ISO 14001)
Requerimiento de Representante por la dirección en OHSAS
18001.2007, comunicación interna.
Determinación de Política HSEQ por medio de los objetivos HSEQ,
misión, visión y alcance del SIG y su correspondiente divulgación.
Política HSEQ - Requerimientos de revisión de política y objetivos
cuando sea aplicable. Divulgación de política - objetivos HSEQ a
procesos.
Trimestral
Medir la gestión de la gerencia general con base en las actividades solicitadas por la Junta Directiva Nacional y /o
la Asamblea Nacional de Asohofrucol
RENTABILIDAD SOSTENIBILIDAD CRECIMIENTO
ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.
OBJETIVO DEL
PROCESO: Proporcionar los lineamientos para el direccionamiento estratégico de la organización, revisar la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión integral HSEQ para garantizar el cumplimiento de los requisitos del cliente, de la organización, legales y reglamentarios
Versión: 8.0
Código: PE-CA-001
Fecha: 12/02/2018
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Optimizar los recursos y procesos
de la Organización.Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para el año 2018.
Revisión de los informes de gestión por procesos y de resultados de
auditorías internas.
Informes revisados - Requerimientos de informes del estado del SG
HSEQ.
Identificación de resultados de indicadores de gestión para determinación,
actualización o cambio de objetivos HSEQ.Indicadores revisados y medidos del SG HSEQ.
AMBIENTAL Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado. Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades administrativas.
OBJETIVO DE GESTIÓN INDICADOR
Planeación Estratégica (Norma ISO 9001)Requerimientos de Revisión, fijación, y control de Política de y
Objetivos HSEQ, planeación estratégica.Planeación Estratégica - Todos los procesos del SG HSEQ
Identificación y generación de presupuestos, control de contabilidad -
finanzas, Elaboración y emisión de presupuestos - Control y verificación de
presupuestos.
Presupuestos elaborados, contabilidad y finanzas controladas. Planeación Estratégioca - Presupuesto - ContabilidadPresupuesto Requerimiento de presupuestos para la organización.
100%
Planificación de objetivos HSEQ, emisión de objetivos, divulgación,
medición y control.Objetivos - Medición de Objetivos de HSEQ.
DESAROLLO DEL PROCESO
Gestión de planeación estratégica
Versión: 8.0
Código: PE-CA-001
Fecha: 12/02/2018
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
PresupuestoSolicitud de apropiación trimestral de recursos.
Establecer lineamientos para el control de la documentación del proceso.
Socialización de los lineamientos normativos para el control de la
documentación.
Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización de
informes u obtención de la información.
Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y formación
de los trabajadores de manera que adquieran el conocimiento requerido
para el desarrollo de su labor.
Medición del desempeño del personal del proceso.
Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas tecnológicas
utilizadas por la Organización.
Entrega de Unidades Documentales. Gestión Documental
Requerimientos de personal.
Evaluaciones de desempeño personal de planta y prestación de
servicios.
Talento Humano
Talento Humano
Talento HumanoNecesidades de capacitación.
Legalizaciones. ContabilidadInformación del valor comprometido del presupuesto asignado para la
Organización.
Elaboración del flujo de información para establecimiento de presupuesto
y seguimiento del mismo.Presupuesto
Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo.
Manual General de Archivo.
Transferencia de unidades documentales.
Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
Solicitudes de evaluación de personal.
Solicitudes de capacitación.
Comprometido.
workflows de cuenta por pagar con visto bueno y con registro
presupuestal (comprometido u obligación).
Gestión Documental
Gestión Documental
Gestión Documental
Talento Humano
Talento Humano
Todos los procesos
Presupuesto
MAPA DE PROCESOS MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PARTES INTERESADAS
DESPLIEGUE ESTRATÉGICO MATRIZ DE COMUNICACIONES
Gestión HSEQ
DOCUMENTOS DEL PROCESO
CARACTERIZACIÓN. PROCEDIMIENTO DE REALIZACIÓN DE JUNTAS DIRECTIVAS.
INSTRUCTIVO IDENTIFICACIÓN PARTES INTERESADAS. ORGANIGRAMA.
PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN , ACTUALIZACIÓN Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.
Gestión HSEQ
Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos
ambientales, identificación de peligros, evaluación de riesgos y
determinación de controles).
Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y
cuidado de la salud y la seguridad.
Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del
proceso.
Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y
enfermedades profesionales.
Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas
activas, reporte de actos y condiciones inseguras y soportes que
apliquen a cada uno de los controles operacionales bajo programas
de gestión ambientales y en SST.
Tecnologías de la InformaciónAseguramiento de la Información y mantenimiento y préstamo de
equipos.Tecnología de la Información
Proceso de Contratación y Compras contratos y ordenes de compra o de servicio. registro y elaboración de comprometidos presupuestales. Comprometido.Proceso de Contabilidad, procesos de Contratación y
Compras
Gestión HSEQ Indicadores, actas de Asistencia y Capacitación. Gestión HSEQ
Talento Humano Actas de capacitación. Talento Humano y Gestión HSEQ
Caracterización partes interesadas - Solicitud de verificación y
control de necesidades y expectativas de partes interesadas a
procesos correspondientes (Según parte interesada).
Desarrollo Gremial
Talento Humano
Contratación y Compras
Planeación Estratégica
Planeación Estratégica (Norma ISO 9001 - ISO
14001)
Requerimiento de planeación, preparación y realización de Juntas
Directivas de Asohofrucol y FNFH.
Solicitud de recursos económicos, causaciones contables, revisión de
información requerida.Presupuesto aprobado, pagos realizados, información requerida.
Desarrollo Gremial
Presupuesto
Contabilidad
Tesorería
Planeación Estratégica
Identificación de las partes interesadas, determinación de las necesidades
y expectativas pertinentes de las partes interesadas hacia Asohofrucol,
generación de modelo de verificación y control necesidades y expectativas
de las partes interesadas.
Gestión Documental workflows de cuentas por pagar.dar concepto sobre la disponibilidad presupuestal, visto bueno y elaborar
registro presupuestal (obligación).
Workflows de cuenta por pagar con visto bueno y con registro
presupuestal (comprometido u obligación).
Planeación Estratégica (Norma ISO 9001 - ISO
14001)
Requerimiento de comprensión de las expectativas y necesidades
de las partes interesadas en la organización.
MATRIZ DOFA PLAN ESTRATÉGICO
MATRIZ CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN MATRIZ REQUISITOS LEGALES
Proceso de Contabilidad
Planes, Programas, Documentos, y Directrices HSEQ.
Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
Seguridad de la Información y Recursos Tecnológicos.
Cumplimiento de actividades y requisitos del Sistema de Gestión.
Asistencia a procesos de Formación y capacitación.
Cumplimiento de política y procedimientos para el tratamiento de la
información y los recursos.
Versión: 8.0
Código: PE-CA-001
Fecha: 12/02/2018
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
REGISTROS ASOCIADOS
LA GERENCIA DETERMINA A PARTIR DEL DESPLIEGUE ESTRATÉGICO, LA GENERACIÓN DE LA POLÍTICA HSEQ Y ASEGURA QUE SEA
DIVULGADA, REALIZA REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ACTUALIZACIONES O CAMBIOS
LA GERENCIA REVISA EL RESULTADO DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE CADA PROCESO Y DETERMINA LOS OBJETIVOS HSEQ. LA GERENCIA REVISA LOS PRESUPUESTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y REALIZA SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS MISMOS.
LA GERENCIA REALIZA LAS REVISIONES POR LA DIRECCIÓN UNA VEZ AL AÑO JUNTO CON LOS DUEÑOS DE PROCESOS QUE SE
CONSIDEREN NECESARIOS.
LA GERENCIA REVISA EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS DE LOS PROCESOS, CUMPLIMIENTO A NECESIDADES DE PARTES INTERESADAS, GESTIÓN DEL
RIESGO EN LA ORGANIZACIÓN.
FORMATO REVISION POR LA DIRECCIÓN.
INFORME REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.
ACTAS DE JUNTAS DIRECTIVAS.
ACTIVIDADES BÁSICAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO
Nombre: Maria Paula Beltrán Tejada
Cargo: Coordinadora HSEQ
Nombre: Álvaro Ernesto Palacio Peláez
Cargo: Gerente General
OHSAS 18001:2007ISO 14001:2015ISO 9001:2015RESPONSABLE DEL PROCESO RECURSOS DEL PROCESO
REVISADO POR: APROBADO POR:
"ORIGINAL FIRMADO" "ORIGINAL FIRMADO"
3.0, 4.1, 4.2, 4.4, 4.4.2, 5.1, 5.2, 5.2.1,
5.2.2, 5.3, 6.1, 6.1.1, 6.1.2, 6.2, 6.2.1,
6.2.2, 6.3, 7.1.1, 7.1.2, 7.1.6, 7.2, 7.3, 7.4,
7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1,
9.1.1, 9.1.3, 9.3, 10.1, 10.2, 10.3
3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.3, 6.1.4,
6.2.1, 6.2.2, 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8.1,
8.2, 9.1.1, 9.1.2, 9.3, 10.1, 10.2, 10.3
3.0, 4.1, 4.2, 4.4.1, 4.3.2,
4.3.3, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2,
4.4.3, 4.4.5, 4.4.7, 4.6
Equipos de oficina
Papelería
Recursos Humanos
Gerente General, Profesional de Gerencia, Director administrativo y financiero
Fecha: 12/02/2018
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
RENTABILIDAD SOSTENIBILIDAD CRECIMIENTO
ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.Optimizar los recursos y procesos
de la Organización.
Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para el
año 2018.
PRESUPUESTO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PRESUPUESTO
Versión: 4.0
Código: PT-CA-001
OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar el manejo adecuado del presupuesto tanto de ingreso como de gastos, efectuando el control y seguimiento y realizando los ajustes o modificaciones necesarias de acuerdo al comportamiento presentado durante la vigencia.
Cumplimiento de Políticas, Misión, Visión, Alcance, Valores y Objetivos de la Organización. Cumplimiento de actividades, informes e indicadores. Planeación Estratégica y Gestión HSEQ
Gestión HSEQ Cumplimiento de actividades y requisitos del Sistema de Gestión. Indicadores, actas de Asistencia y Capacitación. Gestión HSEQ
Talento Humano Asistencia a procesos de Formación y capacitación. Actas de capacitación. Talento Humano y Gestión HSEQ
Junta Directiva, Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
informe presupuestal.
Ejecutores de proyecto
Organismos de vigilancia y control
todos los procesos
Entidades de control
ENTRADAS DEL PROCESO
DESAROLLO DEL PROCESO
FRECUENCIAMETA
90%
INDICADOR
Ejecución presupuesto de gastos generales de funcionamiento de inversión
Ejecución presupuesto de gastos de personal de funcionamiento de inversión
90%
SALIDAS DEL PROCESO
PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO) ENTRADA SALIDAS CLIENTE (ENTIDAD/PROCESO)
Determinar la variación del ingreso de un periodo con respecto al anterior variación del ingreso de ASOHOFRUCOL 5% Mensual y anual
SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos. Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo de Colombia. Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.
AMBIENTAL Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado.
Trimestral
Trimestral
OBJETIVO DE GESTIÓN
Determinar la ejecución presupuestal de los gastos generales de funcionamiento de inversión
Determinar la ejecución presupuestal de los gastos de personal de funcionamiento de inversión
Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades
administrativas.
Todos los procesosNecesidades de recursos económicos (información para elaboración del PAI
y acuerdo presupuestal).
Todos los procesos Solicitudes de modificación presupuestal.
Todos los procesos Solicitud de apropiación trimestral de recursos.
Ejecutores de proyectos, organismos de vigilancia y
control
Todos los procesos
Solicitud de informe presupuestal.
Funcionarios del área,
otros procesos, organismos de vigilancia y control Necesidades de establecer acciones correctivas, preventivas y de mejora.
proceso de contratación y compras Contratos y ordenes de compra o de servicio.
Gestión Documental Workflows de cuentas por pagar.
Todos los procesos Requisición de contratación y compras, requerimiento de personal.
Tecnologías de la Información
Visto bueno de presupuesto.
Cumplimiento de política y procedimientos para el tratamiento de la información y los recursos.
Consolidación del presupuesto y elaboración del acuerdo presupuestal anual
Visto bueno para ejecución de Proyectos, Control de gastos.
Dar concepto sobre la disponibilidad presupuestal, visto bueno y elaborar registro presupuestal (obligación).
Elaboración de informe.
Diligenciar formato plan de mejoramiento o formato Acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Planeación Estratégica
Planes, Programas, Documentos, y Directrices HSEQ.
Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
Seguridad de la Información y Recursos Tecnológicos.
requisición de contratación y compras, requerimiento de personal con visto bueno de
presupuesto.
presupuesto anual.
acuerdo presupuestal.
Auditoria interna, Junta Directiva, Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Rural
Despliegue estratégico de la Organización.
Contratación y compras
proceso de Talento Humano
documento de traslado o acuerdo presupuestal.Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
Auditoria Interna , Junta Directiva
workflows de cuenta por pagar con visto bueno y con registro presupuestal (comprometido u
obligación).Proceso de contabilidad
Aseguramiento de la Información y mantenimiento y préstamo de equipos. Tecnologías de la Información
Gestión Documental
Gestión Documental
Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo.
Manual General de Archivo.
Acciones.
Gestión HSEQ
Funcionarios del área
Otros procesos relacionados con las acciones implementadas
Registro y elaboración de comprometidos presupuestales. comprometido. proceso de contabilidad, procesos de compras y contratación
Consolidación de presupuesto trimestral y elaboración del acuerdo presupuestal trimestral. acuerdo presupuestal.
Concepto y elaboración del documento de modificación ( documento de traslado interno o acuerdo
presupuestal).
Establecer lineamientos para el control de la documentación del proceso.
Socialización de los lineamientos normativos para el control de la documentación.
Contabilidad
Contabilidad
obligación.
Legalizaciones.
Fecha: 12/02/2018
PRESUPUESTO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PRESUPUESTO
Versión: 4.0
Código: PT-CA-001
ELABORACIÓN DEL ACUERDO DE EJECUCIÓN Y CIERRE PRESUPUESTAL EXIGIDO POR LA RESOLUCIÓN 09554 DE 2000. ELABORACIÓN DEL ACUERDO PRESUPUESTAL DEFINITIVO.
SEGUIMIENTO PERMANENTE A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL. CONCILIACIÓN ENTRE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD.
VERIFICACIÓN DE COMPROMETIDOS VS CONTRATOS. RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE TRASLADOS PRESUPUESTALES PARA ANÁLISIS Y APROBACIÓN.
VALIDACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS PARA LA APROBACIÓN DEL PROYECTO. PRESENTACIÓN DE PORCENTAJE DE GASTO DEL PRESUPUESTO ESTABLECIDO.
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS Y DEL ACUERDO PRESUPUESTAL. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS Y DEL ACUERDO PRESUPUESTAL.
CONCILIACIÓN DE ACTIVOS ASOHOFRUCOL – FNFH. HOJA DE RUTA.
ACTA DE ENTREGA, PRESTAMO, DEVOLUCIÓN Y CALIFICACIÓN DE ESTADO DEL ACTIVO. ACTA DE DEVOLUCIÓN Y CAFILIACIÓN DE ESTADO DEL ACTIVO.
LEVANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FNFH-ASOHOFRUCOL. ACTA DE BAJA DE ACTIVOS DE INVENTARIO DEL FNFH.
ACTA DE BAJA DE ACTIVOS INVENTARIO DE ASOHOFRUCOL. CONCEPTO TÉCNICO DE BAJA DE ACTIVOS.
ACTIVIDADES BÁSICAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO
DOCUMENTOS DEL PROCESO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO ASOHOFRUCOL.
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ACTIVOS PARA PROYECTOS. PROCEDIMIENTO CONTROL DE ACTIVOS ADMINISTRATIVOS.
REGISTROS ASOCIADOS
Talento Humano
Todos los procesos
Cruces de cuentas entre procesos.
Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos para los procesos.
Gestión HSEQ
Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales,
identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de
controles).
Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y cuidado de la salud y la seguridad.
Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del proceso.
Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y enfermedades profesionales.
Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas activas, reporte de actos y
condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada uno de los controles operacionales bajo
programas de gestión ambientales y en SST.
Gestión HSEQ
Solicitudes de evaluación de personal.
Solicitudes de capacitación.
Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización de informes u obtención de la
información.
Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y formación de los trabajadores de manera
que adquieran el conocimiento requerido para el desarrollo de su labor.
Controlar los procesos de contratación y compras de manera que se ajusten a los presupuestos
establecidos.
Realizar el control del presupuesto de acuerdo a los lineamientos establecidos.
Nombre: Maria Paula Beltrán Tejada
Cargo: Coordinadora HSEQ
Nombre: Giovanni Velásquez Sarmiento
Cargo: Director Administrativo y Financiero
REVISADO POR: APROBADO POR:
"ORIGINAL FIRMADO" "ORIGINAL FIRMADO"
3.0, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2,
9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3
3.0, 5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.5.1, 7.5.2,
7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1, 10.2, 10.33.0, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5
Físicos (infraestructura de oficina, equipos de comunicaciones)
humano ( profesionales en carreras administrativas)
tecnológicos (equipos de computo, Software Panda y Sevenet)
Coordinadora de presupuesto
OHSAS 18001:2007ISO 14001:2015ISO 9001:2015RESPONSABLE DEL PROCESO RECURSOS DEL PROCESO
Gestión Documental
Talento Humano
Contratación y compras
Tesorería y contabilidad
Talento Humano
Transferencia de unidades documentales.
Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
Necesidades de contratación.
Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos adecuados y suficientes para la realización de
su labor.
Medición del desempeño del personal del proceso.
Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas tecnológicas utilizadas por la Organización. Necesidades de capacitación.
Contabilidad
Gestión Documental
Presupuesto
Presupuesto
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
Informe de activos fijos.
Entrega de Unidades Documentales.
contratos y ordenes de compra o de servicio.
workflows de cuentas por pagar.
Requerimientos de personal.
Evaluaciones de desempeño personal de planta y prestación de servicios.
CLIENTE (ENTIDAD/PROCESO)
ENTRADAS DEL PROCESO
DESAROLLO DEL PROCESO
Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado.Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras
actividades administrativas.
Fecha: 19/02/2018
RENTABILIDAD SOSTENIBILIDAD CRECIMIENTO
ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.Optimizar los recursos y procesos
de la Organización.
Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de
pesos para el año 2018.
SOCIALAumento de los comités que generan consecución de
recursos.
Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo de
Colombia.
Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de
asociados.
OBJETIVO DEL
PROCESO:
Desarrollar el programa de gestión documental dentro de la entidad, creando directrices que permitan aplicar eficiente, eficaz y efectivamente los procesos archivísticos de organización, alistamiento, consulta, conservación y disposición final de los documentos, teniendo en
cuenta los principios de procedencia, orden original, el ciclo vital del documento, Tablas de Retención Documental y la normatividad archivística.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
AMBIENTAL
FRECUENCIA
Definir las políticas y procedimientos necesarios para el manejo de la
gestión de los archivos dentro de la entidad alineado con el sistema
integrado de Gestión. Cumplimiento de Políticas, Misión, Visión, Alcance,
Valores y Objetivos de la Organización.
Actas de capacitación.
Planes, Programas, Documentos, y Directrices HSEQ.
Realizar seguimiento periódico a las labores físicas y operativas del
manejo de la documentación.Informe Trimestral de Producción.
Garantizar el cumplimiento de las Tablas de Retención Documental,
garantizar el cumplimiento de la normatividad archivística aplicable,
creando las directrices para la buena custodia, conservación y manejo de
la información física y digital.
Tablas de Retención Documental Manual General de
Archivo e Instructivo General de Alistamiento.Todos los procesos.
GESTIÓN DOCUMENTAL
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
Versión: 4.0
Código: GA-CA-001
OBJETIVO DE GESTIÓN
Velar por la integridad física de la documentación generada por los procesos de la Asociación y el FNFH, por
memoria de la organización.
Optimizar tiempos de consulta y mejorar la trazabilidad de la información que reposa en el archivo central y de
gestión que se encuentra bajo su custodia.
INDICADOR
Integridad física
SALIDAS DEL PROCESO
PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO) ENTRADA SALIDAS
Semestral
META
Procesamiento de la documentación 100% Trimestral
Prestar soporte a las demás áreas en cuanto al manejo de la documentación que producen.
Radicación de documentos con imputación contable 10% Trimestral
Prestamos documentales
100%
95% Trimestral
Asesorar a la entidad en cuanto a la aplicación de la
Normatividad Archivística, Aprobar las TRD realizando su
respectivo seguimiento estableciendo los mecanismos de control
para garantizar la buena custodia, conservación y manejo de la
información física y digital.
Talento Humano y Gestión HSEQ.
Gestión HSEQ
Transferencia Documental.
Proceso de gestión documental
Proceso de gestión documental Cuantificación de actividades ejecutadas por el proceso. Dirección Administrativa y Financiera.
Todos los procesos.
Atender los requerimientos de consulta y préstamo de Documentos. Formato de Préstamo de Unidades Documentales. Todos los procesos y usuarios.
Cumplimiento de actividades y requisitos del Sistema de Gestión.
Asistencia a procesos de Formación y capacitación.
Gestión HSEQ.
Talento Humano
Indicadores, actas de Asistencia y Capacitación.
Archivo General de la Nación AGNNormativa aplicable a entidades privadas con funciones
publicas.
Gerencia General y/o Dirección Administrativa y
FinancieraDespliegue estratégico de la Organización.
Comité Interno de Archivos
Dar cumplimiento con la normatividad vigente en pro de la preservación
documental dentro de la organización.
Tablas de Retención Documental y Manual General de
Archivo.
Comité Interno de Archivo y Todos los procesos de la
Organización.
Préstamo de Unidades Documentales.
Documentos Radicados Planillas de control de
correspondencia.Todos los procesos.
Necesidades de los Procesos.Realizar capacitaciones periódicas en todos los procesos para incentivar la
cultura de organización y preservación documental.Acta de Capacitación.Todos los procesos
Todos los procesos Documentos.
Todos los procesos.
Recibir y Radicar los Documentos de Ingreso en la entidad. Clasificar y
Distribuir la documentación recibida en su respectivo proceso.
Manual General de Archivo. Todos los procesos.
Organizar y transferir los archivos de gestión al Archivo Central y los
archivos históricos al Archivo General de la Nación cuando allá lugar. Transferencia de unidades documentales.Todos los procesos
Fecha: 19/02/2018
GESTIÓN DOCUMENTAL
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 4.0
Código: GA-CA-001
PLANILLA REGISTRO REEMPLAZO DE RECEPCIÓN.
Legalizaciones.
Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización de
informes u obtención de la información.
Establecer lineamientos para el control de la documentación del proceso.
Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y formación
de los trabajadores de manera que adquieran el conocimiento requerido
para el desarrollo de su labor.
Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos adecuados y
suficientes para la realización de su labor.
Medición del desempeño del personal del proceso.
Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas tecnológicas
utilizadas por la Organización.
Información del valor comprometido del presupuesto asignado para la
Organización.
Entrega de Unidades Documentales.
Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo.
Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos para los
procesos.
Solicitudes de evaluación de personal.
Solicitudes de capacitación.
Comprometido.
Gestión HSEQ
Tesorería.
Gestión Documental.
Talento Humano.
Talento Humano.
Talento Humano.
Talento Humano.
Contabilidad.
Documentos Físicos que generen pago.
Entrega de Unidades Documentales.
Requerimientos de personal.
Requerimientos de personal.
Evaluaciones de desempeño personal de planta y
prestación de servicios.
Necesidades de capacitación.
Tecnologías de la Información.
Implementación de los controles del Plan de Gestión Integral de residuos. Plan de Gestión de Residuos implementado. Gestión HSEQ.
Todos
Gestión Documental
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
Todos los procesos
Presupuesto
Plan de Gestión de Residuos.
Tecnologías de la Información Seguridad de la Información y Recursos Tecnológicos.Cumplimiento de política y procedimientos para el tratamiento de la
información y los recursos.
Aseguramiento de la Información y mantenimiento y
préstamo de equipos.
Gestión HSEQ
Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos
ambientales, dotación y elementos de protección personal EPP,
identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación
de controles).
Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y
cuidado de la salud y la seguridad.
Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del
proceso.
Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y
enfermedades profesionales.
Registros de reunión, correos informativos, registro de
pausas activas, Entrega y seguimiento de EPP, reporte de
actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen a
cada uno de los controles operacionales bajo programas de
gestión ambientales y en SST.
Gestión HSEQ.
DOCUMENTOS DEL PROCESO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. MANUAL GENERAL DE ARCHIVO.
INSTRUCTIVO GENERAL DE ALISTAMIENTO DOCUMENTAL. MANUAL DE CORRESPONDENCIA.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
REALIZAR EL ALISTAMIENTO DOCUMENTAL CONFORME A LO ESTIPULADO EN LOS MANUALES E INSTRUCTIVOS, TOMANDO
COMO BASE LAS TRD.
VELAR POR LA INTEGRIDAD DE LA DOCUMENTACION QUE REPOSA EN EL ARCHIVO CENTRAL EN MIRAS DE CONSERVACION Y
PRESERVACION POR MEMORIA DE LA ORGANIZACIÓN.REVISAR LOS FORMATOS DEL PROCESO EN PRO DE OPTIMIZAR LAS LABORES.
ACTIVIDADES BÁSICAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO
EL PROCESO DE GESTION DE ARCHIVO REVISA Y EVALUA EL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE APLICACION DE LAS TRD COMO
HERRAMIENTA ARCHIVISTICA DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE QUE LE APLICA A LA ORGANIZACIÓN.
REVISAR Y CONVOCAR AL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS Y ACTUALIZACIONES A LAS TRD SEGÚN LO DETERMINE LA
NORMATIVIDAD VIGENTE Y LOS CAMBIOS EXISTENTES EN LA ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD.
DETERMINAR PERIODICAMENTE LA NECESIDAD DE ACTUALIZACION DE SERIES Y SUBSERIES DE LAS TRD, A MEDIDA QUE SE
VAYA GENERANDO DOCUMENTACION NUEVA EN LOS PROCESOS.INCENTIVAR LAS POLITICAS Y SENCIBILIZACIONES SOBRE EL MANEJO DE LA DOCUMENTACION EN LA ENTIDAD.
TESTIGO DOCUMENTAL. RELACIÓN DE DOCUMENTOS PARA PROCESAR EN ARCHIVO.
ACTA DE ELIMINACIÓN. REGISTRO PRESTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS.
RELACIÓN DE CUENTAS PARA RADICAR. RÓTULO PARA UNIDADES DOCUMENTALES.
REGISTROS ASOCIADOS
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL. BASE DE DATOS PARA UNIDADES DOCUMENTALES.
PLANILLA DE ENTREGA CORRESPONDENCIA SELLADA O SIN IDENTIFICAR. HOJA DE CONTROL.
Fecha: 19/02/2018
GESTIÓN DOCUMENTAL
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 4.0
Código: GA-CA-001
Norma Ohsas 18001 - 2007Norma ISO 14001 - 2015
Nombre: Maria Paula Beltrán Tejada
Cargo: Coordinadora HSEQ
Nombre: Giovanni Velásquez Sarmiento
Cargo: Director Administrativo y Financiero
REVISADO POR: APROBADO POR:
"ORIGINAL FIRMADO" "ORIGINAL FIRMADO"
3.0, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3,
7.4, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2,
9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3
3.0, 5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2,
7.2, 7.3, 7.5.1, 7.5.2,
7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1, 10.2,
10.3
3.0, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5
Software
Computadores, Scanner, Datamax
Papelería e Insumos de Alistamiento Documental
Acceso a redes de Internet e Intranet
Recurso Humano
Norma ISO 9001 - 2015RESPONSABLE DEL PROCESO RECURSOS DEL PROCESO
Gestor de Gestión Documental
Mobiliario de Oficina
Versión: 3.0
Código: TE-CA-001
OBJETIVO DE GESTIÓN
Mantener diversificación en las inversiones del FNFH
Disminuir el número de transferencias devueltas durante el mes
INDICADOR
Porcentaje de recursos invertidos por entidad financiera
Porcentaje de transferencias con estado exitoso
Fecha: 12/02/2018
Controles de seguridad implementados.
Revisión - Foliación - Rotulación - Impresión de testigos Documentales. Entrega de Unidades Documentales.
Registro en el sistema Contable.
SALIDAS DEL PROCESO
TESORERÍA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TESORERÍA
Mensual
100%
SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos.Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo
de Colombia.
Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número
de asociados.
AMBIENTAL Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Lograr que el manejo de los dineros y títulos valores de la Institución, cumplan con los principios de eficiencia, eficacia y equidad consagrados en la Constitución, la Ley, y procedimientos internos; brindar siempre el mejor servicio y atención al cliente interno y
externo, disponiendo de información rápida, confiable y actualizada, que se ajuste a los planes, programas y proyectos que la Institución se ha propuesto.
FRECUENCIAMETA
Ruta de Mensajería.
Recibo de Caja. Contabilidad
Elaboración y/o autorización de caja menor.
Análisis de liquides - Flujos de caja respectivo - presupuesto establecido. Constitución de CDTs. Entidad Bancaria
Gestión Documental
Tesorería
Custodia de documentos Físicos para pagos o dispersiones. Consolidación con transferencia. Gestión Documental
Verificación del sistema Vs arqueos respectivos. Conciliación entre áreas. Contabilidad - presupuesto
Entrega de sobres y/o documentos para radicación. Entrega de acuse de recibido al responsable.Entidades que se requieran MADR - Bancos - EPS
otras
Todos los procesos Facturas Cuentas de Cobro o documento equivalente.
Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de
nuestras actividades administrativas.
RENTABILIDAD SOSTENIBILIDAD CRECIMIENTO
ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.Optimizar los recursos y procesos
de la Organización.
Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil
millones de pesos para el año 2018.
100%
Dispersión de pago al contratista o proveedor
( entidad bancaria ).Proveedor - Contratista
PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO) ENTRADA SALIDAS CLIENTE (ENTIDAD/PROCESO)
ENTRADAS DEL PROCESO
DESAROLLO DEL PROCESO
Proceso de Inversión Comité de Inversión ( Gerente - Director - Tesorería ).
TesoreríaTransferencias- cheque de Gerencia Egresos - Transferencias
entre cuentas.
MADR y/o Entidades públicas Ingresos de dinero en Deposito.
Todos los procesos Facturas o recibos de caja menor cuantía.
Gestión Documental Documentos Físicos que generen pago.
Transferencia de unidades documentales.
Gestión HSEQ
Elaboración de Comprobantes para la preparación y dispersión del pago.
Mensual
Contabilidad
Contabilidad
Gestión Documental
Gestión Documental
Desembolsos.
Contabilización Nómina.
Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo.
Manual General de Archivo.
Controlar los gastos de la Organización.
Controlar los ingresos y los egresos de las diferentes cuentas de la
organización.
Establecer lineamientos para el control de la documentación del
proceso.
Socialización de los lineamientos normativos para el control de la
documentación.
Contabilidad
Contabilidad
Gestión Documental
Entidad Bancaria Certificados de DECEVAL (CDTs).
Todos los procesos
Gestión HSEQ Controles de seguridad.
Gestión Documental
Legalizaciones.
Extractos bancarios.
Entrega de Unidades Documentales.
Implementación de los controles de seguridad con el riesgo publico y
químico.
Elaboración cheque.
Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización de
informes u obtención de la información.
Versión: 3.0
Código: TE-CA-001
Fecha: 12/02/2018
TESORERÍA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TESORERÍA
FLUJOS DE CAJA. PRESUPUESTO ESTABLECIDO.
ACTIVIDADES BÁSICAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO
REVISION CONSTANTE DE WORKFLOW - DOCUMENTOS FISICOS. RADICACIÓN LOS PRIMEROS DÍAS DE CADA MES.
SEGUIMIENTO SEGÚN RUTA DIARIA DE MENSAJERÍA. REEMBOLSO CONSTANTE.
ACTA DE COMITÉ DE INVERSIONES. RUTA DE MENSAJERÍA.
CONCILIACIÓN ENTRE PROCESOS. CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE FFCM.
REEMBOLSO FFCM. ARQUEO FFCM.
INSTRUCTIVO DE PAGOS.
REGISTROS ASOCIADOS
ANÁLISIS DE LIQUIDEZ. ANÁLISIS CONCENTRACIÓN DE RECURSOS.
ANÁLISIS DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS. ANÁLISIS BENEFICIOS ADICIONALES.
Gestión HSEQ
Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos
ambientales, dotación y elementos de protección personal EPP,
identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación
de controles).
Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y
cuidado de la salud y la seguridad.
Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del
proceso.
Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y
enfermedades profesionales.
Registros de reunión, correos informativos, registro de
pausas activas, Entrega y seguimiento de EPP, reporte
de actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen
a cada uno de los controles operacionales bajo
programas de gestión ambientales y en SST.
Gestión HSEQ
DOCUMENTOS DEL PROCESO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE PAGOS.
PROCEDIMIENTO DE INVERSIONES. INSTRUCTIVO CAJA MENOR.
Nombre: Maria Paula Beltrán Tejada
Cargo: Coordinadora HSEQ
Nombre: Giovanni Velásquez Sarmiento
Cargo: Director Administrativo y Financiero
REVISADO POR: APROBADO POR:
"ORIGINAL FIRMADO" "ORIGINAL FIRMADO"
3, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4,
7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1.1,
9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3
3.0, 5.2, 5.3, 6.2.1,
6.2.2, 7.2, 7.3, 7.5.1,
7.5.2, 7.5.3, 8.1, 8.2,
10.1, 10.2, 10.3
3, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5
Talento Humano
Talento Humano
Todos los procesos
Presupuesto
Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
Solicitudes de evaluación de personal.
Solicitudes de capacitación.
Comprometido.
Tecnológicos ( Físicos - Programas panda Sevenet Portales Bancarios )
FISICOS infraestructura - Materiales - Equipos de comunicaciones
Recursos Humanos
OHSAS 18001:2007ISO 14001:2015ISO 9001:2015RESPONSABLE DEL PROCESO RECURSOS DEL PROCESO
Coordinador de Tesorería
Requerimiento de personal.
Evaluaciones de desempeño personal de planta y
prestación de servicios.
Necesidades de capacitación.
Legalizaciones.
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
Contabilidad
Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y
formación de los trabajadores de manera que adquieran el conocimiento
requerido para el desarrollo de su labor.
Medición del desempeño del personal del proceso.
Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas
tecnológicas utilizadas por la Organización.
Información del valor comprometido del presupuesto asignado para la
Organización.
Tesorería.
Elaboración del flujo de información para establecimiento de
presupuesto y seguimiento del mismo.solicitud de apropiación trimestral de recursos. presupuesto.
El profesional de prepuesto registra en panda la obligación,
con base a la factura o la cuenta de cobro o anticipo anexo.Tesorería.
Información de convenios y cortes.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
RENTABILIDAD
Conciliaciones Bancarias.
AMBIENTAL
Mantenernos como el gremio
hortifrutícola mas representativo
de Colombia.
Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de
asociados.SOCIAL
Coordinador de proyectos
SALIDAS DEL PROCESO
PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO) ENTRADA SALIDAS CLIENTE (ENTIDAD/PROCESO)
presupuesto
workflows de cuenta por pagar con visto bueno
y con registro presupuestal (comprometido u
obligación).
Versión: 3.0
Código: CO-CA-001
Aumento de los comités que generan consecución
de recursos.
Presupuesto Obligación.
Recursos humanos Novedades Nómina.
Todos los procesos Legalizaciones.
Tesorería Extractos bancarios.
Todos los procesos toda la información con imputación contable.
Coordinador de proyectos Informe financiero.
Profesional de Presupuesto Informe de Activos fijos.
OBJETIVO DEL
PROCESO:
Proporcionar información de hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa u organización; de forma continua, ordenada y sistemática, sobre la marcha y/o desenvolvimiento de la misma, con relación a sus
metas y objetivos trazados, con el objeto de llevar cuenta y razón del movimiento de las riquezas públicas y privadas con el fin de conocer sus resultados, para una acertada toma de decisiones.
ENTRADAS DEL PROCESO
DESAROLLO DEL PROCESO
FRECUENCIAMETA
Disminuir los consumos innecesarios en la
Organización.
Mantener un sistema integrado
de gestión certificado.
Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras
actividades administrativas.
SOSTENIBILIDAD CRECIMIENTO
ECONÓMICOCumplir la meta de recaudo proyectada para el
periodo.
Optimizar los recursos y
procesos
de la Organización.
Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de
pesos para el año 2018.
El coordinador de recursos humanos ingresa las novedad de
la nómina al panda.Contabilización Nómina. Tesorería.
Trimestral
El encargado de la radicación de las legalizaciones, las
suma y las radica con hoja de ruta a contabilidad.Registro contable. Contabilidad.
Con el extracto bancario y el libro auxiliar se realizan las
conciliaciones bancarias de las entidades.Contabilidad.
Con los registros contables se liquidan los impuestos
respectivos a presentar.Borradores de impuestos. Revisoría Fiscal / Tesorería.
Conciliación de proyectos, contable, presupuestal y
financieramente.Conciliación Proyectos. Unidad técnica.
Conciliación mensual de activos fijos, de las organizaciones. Conciliación de Activos fijos. Auditoría interna.
Los coordinadores de proyectos de acuerdo al avance del
proyecto solicita por correo electrónico la elaboración de la
factura respectiva de cada convenio.
Fecha: 12/02/2018
CONTABILIDAD
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO CONTABILIDAD
OBJETIVO DE GESTIÓN
Medir la oportunidad en la entrega de los informes como por ejemplo Estados Financieros,
Obligaciones tributarias, informes a entes externos, entre otros.
INDICADOR
Oportunidad en la presentación de informes. 90%
Factura.
Desembolso.
Versión: 3.0
Código: CO-CA-001
Fecha: 12/02/2018
CONTABILIDAD
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO CONTABILIDAD
Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación
y formación de los trabajadores de manera que adquieran el
conocimiento requerido para el desarrollo de su labor.
Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos
para los procesos.
Establecer lineamientos para el control de la documentación
del proceso.
Socialización de los lineamientos normativos para el control
de la documentación.
Entrega de las unidades documentales necesarias para la
realización de informes u obtención de la información.
Realizar el mantenimiento, soporte y preservación de la
información de los diferentes procesos de la Organización.
Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos
adecuados y suficientes para la realización de su labor.
Entrega de Unidades Documentales.
Requerimientos de soporte y mantenimiento de
hardware y software.
Requerimiento de personal.
Evaluaciones de desempeño personal de planta
y prestación de servicios.
Necesidades de capacitación.
Gestión documental.
Tecnologías de la Información.
Talento Humano.
Talento Humano.
Talento Humano.
Medición del desempeño del personal del proceso.
Gestión documental
Gestión documental
Gestión documental
Tecnología de la Información
Talento Humano
Tablas de Retención Documental y Manual
General de Archivo.
Manual General de Archivo.
Transferencia de unidades documentales.
Mantenimientos correctivos y preventivos de las
plataformas utilizadas para el control de la
información contable.
Participación en las actividades que generan conciencia
ambiental y cuidado de la salud y la seguridad.
Información de los cambios que ocurran dentro de las
actividades del proceso.
Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales
y enfermedades profesionales.
Gestión HSEQ
Matrices (identificación de aspectos y valoración
de impactos ambientales, identificación de
peligros, evaluación de riesgos y determinación
de controles).
Talento Humano
Talento Humano
Solicitudes de evaluación de personal.
Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
REGISTROS ASOCIADOS
CONCILIACIÓN CONTABILIDAD VS PRESUPUESTO - ASOHOFRUCOL. CONCILIACIÓN CONTABILIDAD VS PRESUPUESTO - FNFH.
CONCILIACIÓN BANCARIA ASOHOFRUCOL - FNFH. SOLICITUD DE TIQUETES AÉREOS.
ANTICIPO. LEGALIZACIÓN.
LEGALIZACIÓN DE GASTOS POR MENOR CUANTÍA PARA CONTRATISTAS.
DOCUMENTOS DEL PROCESO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS.
PROCEDIMIENTO DE AJUSTES CONTABLES. PROCEDIMIENTO DE MEDIOS MAGNÉTICOS.
PROCEDIMIENTO DE SUPERAVIT.
Registros de reunión, correos informativos,
registro de pausas activas, reporte de actos y
condiciones inseguras y soportes que apliquen
a cada uno de los controles operacionales bajo
programas de gestión ambientales y en SST.
Gestión HSEQ.
Versión: 3.0
Código: CO-CA-001
Fecha: 12/02/2018
CONTABILIDAD
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO CONTABILIDAD
OHSAS 18001:2007ISO 14001:2015ISO 9001:2015RESPONSABLE DEL PROCESO RECURSOS DEL PROCESO
Nombre: Maria Paula Beltrán Tejada
Cargo: Coordinadora HSEQ
Nombre: Giovanni Velásquez Sarmiento
Cargo: Director Administrativo y Financiero
REVISADO POR: APROBADO POR:
"ORIGINAL FIRMADO" "ORIGINAL FIRMADO"
3.0, 4.1, 4.2, 4.4.2, 5.2.2, 5.3,
6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5,
7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1,
7.5.3.2, 9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2,
10.3
3.0, 5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2,
7.2, 7.3, 7.5.1, 7.5.2,
7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1, 10.2,
10.3
3.0, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5 Físicos - Infraestructura - Materiales - Equipos de
comunicación.
Tecnológicos (Físicos - Programas panda Sevenet Portales
Bancarios).
Coordinador de contabilidad
ACTIVIDADES BÁSICAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO
ANÁLISIS DE INFORMACIÓN, CONCILIACIÓN DE PARTIDAS CONCILIATORIAS CON RECAUDO Y TESORERÍA.ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ENTRE MÓDULO DE ACTIVOS Y CONTABLE, AJUSTES NECESARIOS POR
CUANTÍAS.
ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE INFORMACIÓN PRESUPUESTAL, CONTABLE Y FINANCIERA DE CADA PROYECTO, PARA
VERIFICAR DIFERENCIAS Y DETERMINAR A QUE CORRESPONDEN.
contabilidad
Talento Humano Informe de gestión.Realizar informe que contenga todas las actividades realizadas y el
cumplimiento de la contratación requerida por los diferentes procesos.Solicitud informe de gestión. Talento humano
Versión: 3.0
Código: CC-CA-001
OBJETIVO DE GESTIÓN
Determinar el cumplimiento de las requisiciones de compras recibidas vs las evacuadas con orden de compra.
Evaluar el desempeño de los proveedores.
INDICADOR
Eficacia de las requisiciones de compras.
Evaluación de proveedores.
Controles de SST
Plan de Gestión de Residuos implementados.
Talento Humano
Fecha: 12/02/2018
Documentos para contratación, contrato de trabajo.
Talento Humano Requerimiento de personal con verificación de documentos.Realizar la verificación de la documentación obligatoria para la
contratación de personal.
Talento HumanoSolicitud de contratación de personal de prestación de servicios con
verificación de documentos.
Elección del proveedor, elaboración del contrato u orden. Contratos firmados y vistos buenos. Todos los procesos
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Gestión HSEQ
Gestión HSEQ
Talento Humano Actas de capacitación. Talento Humano y Gestión HSEQ
despliegue estratégico de la Organización.
Planes, Programas, Documentos, y Directrices HSEQ.
Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
Cumplimiento de Políticas, Misión, Visión, Alcance, Valores y Objetivos
de la Organización.
Cumplimiento de actividades y requisitos del Sistema de Gestión.
Asistencia a procesos de Formación y capacitación.
Gestión HSEQControles de SST
Plan de Gestión de Residuos.
Construcción de base de datos real de asociaciones activas y
número de asociados.
AMBIENTAL Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado.Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de
nuestras actividades administrativas.
Talento Humano Solicitud de contracción de personal.
SALIDAS DEL PROCESO
PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO) ENTRADA SALIDAS CLIENTE (ENTIDAD/PROCESO)
OBJETIVO DEL
PROCESO: Adquisición de bienes y servicios con la oportunidad y calidad requeridos.
ENTRADAS DEL PROCESO
DESAROLLO DEL PROCESO
FRECUENCIA
Semestral
META
CONTRATACIÓN Y COMPRAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
100%
100%
RENTABILIDAD SOSTENIBILIDAD CRECIMIENTO
ECONÓMICO
Todos los procesos Solicitud de tramites contractuales.
Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.Optimizar los recursos y procesos
de la Organización.
Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil
millones de pesos para el año 2018.
Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo de
Colombia.
solicitud de aprobación de garantías.
SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos.
Elaboración del contrato u orden. Contratos firmados y vistos buenos. Talento Humano
Todos los procesosSolicitud de liquidación de proveedores y validación de certificados de
cumplimiento.
Elaboración del acta de liquidación y reevaluación del proveedor revisión
y validación de certificados de cumplimientos.
Acta de liquidación firmada y carpeta y Firma y sello del
proceso de contracción y compras.Gestión documental
Todos los procesos Requerimientos de suministros.
Todos los procesos Solicitud de terminación anticipada.
Mensual
Implementación de los controles de seguridad aplicables según tipo de
actividad
Implementación de los controles del Plan de Gestión de Residuos.
Cumplimiento de actividades, informes e indicadores. Planeación Estratégica y Gestión HSEQ
Minuta con firma de gerente y vistos buenos. todos los procesos
Firma y sello del proceso de contracción y compras. todos los procesos
acta de aprobación de garantías.acta de aprobación de garantías con firma y sellos del proceso
de contratación y compras.todos los procesos
Elaboración de la minuta.
Gestión HSEQ Indicadores, actas de Asistencia y Capacitación.
Elaboración de la minuta. Minuta con firma de gerente y vistos buenos. todos los procesos
Planeación Estratégica
revisión y validación de certificados de cumplimientos.Todos los procesos Solicitud de validación de certificados de cumplimientos.
Todos los procesos
Realizar la verificación de la documentación obligatoria para la
contratación de contratistas.
presupuesto comprometido.Información del valor comprometido del presupuesto asignado para la
Organización.Legalizaciones.
Versión: 3.0
Código: CC-CA-001
Fecha: 12/02/2018
CONTRATACIÓN Y COMPRAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS
Coordinador de Operaciones administrativas y financieras - Contratación y Compras
Solicitudes de contratación.
Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
Solicitudes de evaluación de personal.
Solicitudes de capacitación.
Todos los procesos
Talento Humano
Talento Humano
Todos los procesos
presupuesto
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
Solicitudes de modificación presupuestal.
Requerimiento de personal.
Evaluaciones de desempeño personal de planta y prestación de
servicios.
Necesidades de capacitación.
Realizar las modificaciones presupuestales requeridas para contratación
de personal.
Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y formación
de los trabajadores de manera que adquieran el conocimiento requerido
para el desarrollo de su labor.
Medición del desempeño del personal del proceso.
Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas tecnológicas
utilizadas por la Organización.
Gestión documentalEntrega de Unidades Documentales.Establecer lineamientos para el control de la documentación del proceso.
Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo.
Manual General de Archivo.
Transferencia de unidades documentales.
Gestión documental
Gestión documental
Gestión documental
REVISADO POR: APROBADO POR:
"ORIGINAL FIRMADO" "ORIGINAL FIRMADO"
3.0, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5,
7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 8.1, 8.4, 9.1.1,
9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3
3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 5.2,
5.3, 6.1.2, 6.1.3,
6.1.4, 6.2.1, 6.2.2,
7.2, 7.3, 7.5.1, 7.5.2,
7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1,
10.2, 10.3
3.0, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5
REQUISICIÓN. CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO PROVEEDORES.
CERTIFICADO DE EXPERIENCIA DE PROVEEDORES. REVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE PROVEEDORES.
ACTA DE INICIO, CONTRATO O CONVENIO. SOLICITUD DE COTIZACIÓN.
ACTA DE COMITÉ DE COMPRAS.
Nombre: Maria Paula Beltrán Tejada
Cargo: Coordinadora HSEQ
Nombre: Giovanni Velásquez Sarmiento
Cargo: Director Administrativo y Financiero
REGISTROS ASOCIADOS
CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO CONTRATISTAS. ACTA DE APROBACIÓN DE GARANTÍAS.
SOLICITUD DE TRÁMITES CONTRACTUALES. LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES. COMPARATIVO DE COTIZACIONES.
VALIDACIÓN DE CERTIFICADOS DE CUMPLIMIENTO. SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DEL PROVEEDOR.
INFORMES DE GESTIÓN. COMITÉS DE COMPRAS.
ACTIVIDADES BÁSICAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO
ELABORACIÓN DE CONTRATOS U ÓRDENES. ELABORACIÓN DE ACTAS DE LIQUIDACIÓN.
APROBACIÓN DE GARANTÍAS.
DOCUMENTOS DEL PROCESO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO.
Gestión HSEQ
Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos
ambientales, identificación de peligros, evaluación de riesgos y
determinación de controles).
Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y
cuidado de la salud y la seguridad.
Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del
proceso.
Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y
enfermedades profesionales.
Gestión HSEQ
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN.
Tecnológicos ( Hardware y Software )
Físicos infraestructura - Materiales - Equipos de Comunicaciones
Recursos Humanos
OHSAS 18001:2007ISO 14001:2015ISO 9001:2015RESPONSABLE DEL PROCESO RECURSOS DEL PROCESO
Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas
activas, reporte de actos y condiciones inseguras y soportes
que apliquen a cada uno de los controles operacionales bajo
programas de gestión ambientales y en SST.
ELABORACIÓN DE TRÁMITES CONTRACTUALES.
MANUAL DE CONTRATACIÓN. MANUAL DE COMPRAS.
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS.
Monitorear el desempeño de todo el sistema integrado de gestión de manera que se puedan detectar fácilmente procesos
con bajo desempeño para implementar los planes de acción con la oportunidad requerida.80% Mensual
Semestral
Generar conciencia ambiental en todos los procesos de la organización en cada periodo evaluadoGeneración de conciencia ambiental
(No. Programas eficaces / No. Programas implementados) * 100100% Semestral
Intervenir todos los niveles de riesgo de nivel alto y muy alto en la matriz de peligros y riesgos para reducir la valoración de
mínimo el 60% de ellos a nivel medio y bajo en el año 2017
Disminución del nivel de riesgo
(No. Riesgos reducidos a nivel inferior 3 / No. Riesgos en nivel 1 y 2) * 10060% Anual
Desempeño del SIG
Promedio del resultado de desempeño del SIG
(indicadores de todos los procesos)
Cumplimiento del SIG
(No. Actividades ejecutadas del plan de trabajo / No.
Actividades programadas del plan de trabajo) * 100
Mejoramiento contínuo
(No. Acciones eficaces / No. Acciones
implementadas) 100
Desempeño gestión HSEQ
Desarrollo Gremial resultado de encuestas de satisfacción de clientes.
PLANEAR
* Documentar y mantener el Sistema de Gestión
Integrado
* Planear el programa de Auditorías
* Presupuestar costos de implementación y
mantenimiento del Sistema
* Programar actividades a ejecutar para el Sistema
HACER
* Controlar documentos y Registros
* Hacer seguimiento a indicadores de gestión de los
diferentes procesos y consolidar resultados
* Coordinar y realizar auditorías internas
* Administrar las No Conformidades y las acciones
correctivas y preventivas
* Elaborar el informe del Estado del SGI para revisión
por la Dirección
* Documentar acciones (correctivas y preventivas)
producto de auditorías externas
* Socializar y realizar capacitaciones de despliegue de
los diferentes elementos ambientales, SST y Ambiental
* Elaborar matrices legales, peligros y riesgos, aspectos
e impactos y los diferentes programas para el Sistema
VERIFICAR
* Verificar la eficacia de las acciones (correctivas y
preventivas) implementadas
* Verificar el cierre de auditorias internas
* Verificar cumplimiento de requisitos en cada proceso
* Verificar cumplimiento de indicadores
* Realizar inspecciones
ACTUAR
* Implementar acciones de correctivas, preventivas y de
mejora
* Implementar correctivos para la mejora del Sistema
* Requisitos a cumplir
* Documentos y Registros
* Lineamientos del Sistema
* Planes y Programas
* Matriz de requisitos Legales
* Matriz de Peligros Y Riesgos
* Matriz de Aspectos e Impactos
Ambientales
* Informes de Auditorías
* Plan de Emergencias
* Sensibilizaciones y capacitaciones del SGI
* Informes de inspecciones
* Indicadores de desempeño SGI
* Informe de gestión del SGI a la dirección
* Certificado de afiliaciones de ARL de prestaciones de servicio.
Todos los procesos de la Organización
Clientes
Proveedores
Demás partes interesadas
Listado maestro de Proveedores, evaluación y reevaluación de
proveedores.
Todos los procesos
Indicadores, Reportes de No Conformidad, requerimientos de
documentación, acciones de mejora, informes de
retroalimentación de clientes y proveedores, acciones y
decisiones para la mejora.
Documentos para afiliación a ARL.
Planeación EstratégicaDespliegue estratégico, lineamientos para el Sistema, recursos
físicos, humanos y económicos.
Clientes
Personal competente, plan de capacitación y entrenamiento.
Tecnología de la Información
ENTRADAS DEL PROCESO
DESAROLLO DEL PROCESO
FRECUENCIAMETA
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
AMBIENTAL Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado.
Cumplimiento del 100% de los requisitos legales y normativos aplicables en Colombia y a la organización en cada periodo
de medición
Cumplimiento legal
(No. Requisitos legales cumplidos / Requisitos legales aplicables) * 100100%
SALIDAS DEL PROCESO
Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para el
año 2018.
SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos. Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo de Colombia. Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.
RENTABILIDAD SOSTENIBILIDAD
ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.Optimizar los recursos y procesos
de la Organización.
CLIENTE (ENTIDAD/PROCESO)
Fecha: 12/02/2018
OBJETIVO DEL
PROCESO: Brindar las herramientas de seguimiento, control y mejoramiento continuo para cumplir con los requisitos ambientales, de seguridad y salud en el trabajo y de calidad establecidos para la Organización, Clientes y demás partes interesadas
Versión: 11.0
Código: GH-CA-001
OBJETIVO DE GESTIÓN INDICADOR
Requisitos ambientales, de Seguridad y Salud en el Trabajo y
Calidad.
Talento Humano
GESTIÓN HSEQ
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN HSEQ
Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades
administrativas.
CRECIMIENTO
Asignación de Hardware y Software cronograma de
mantenimiento.
Asesores jurídicos Conceptos jurídicos y/o contratos.
Gestión Documental
PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO) ENTRADA SALIDAS
Entrega de Unidades Documentales. Gestión Documental
Gestión Documental
Gestión Documental
Gestión Documental
Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo.
Manual General de Archivo.
Transferencia de unidades documentales.
Establecer lineamientos para el control de la documentación del proceso.
Socialización de los lineamientos normativos para el control de la documentación.
Formalización de las unidades documentales necesarias para la realización de informes u obtención
de la información.
Tablas de retención documental.
Contratación y Compras
Fecha: 12/02/2018
Versión: 11.0
Código: GH-CA-001GESTIÓN HSEQ
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN HSEQ
FICHA TÉCNICA DE INDICADORES. PLANTILLA DE INDICADORES.
CUADRO CONTROL OPERACIONAL. FORMATO BASE PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS.
PROGRAMA VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA DEL RIESGO BIOMECÁNICO. PROGRAMA RIESGO PÚBLICO.
PROGRAMA VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA RIESGO BIOLÓGICO. POLÍTICA PREVENCIÓN DEL CONSUMO DE ALCOHOL, TABAQUISMO Y SUSTANCIAS PSICOACTIVAS.
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DE SIG. REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL.
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE CAMBIO.
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA.
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE PELIGROS. PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO.
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES. PROCEDIMIENTO INVESTIGACIÓN ACCIDENTES E INCIDENTES LABORALES.
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTERNAS, EXTERNAS, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA. PROCEDIMIENTO CONTROL DE SALIDAS NO CONFORMES.
LISTADO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS. RECURSOS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.
REGISTRO GENERACIÓN DE RESIDUOS PELIGROSOS. DIAGNÓSTICO AMBIENTAL POR SEDE.
LISTADO DE ASISTENCIA PAUSAS ACTIVAS
MATRIZ RIESGOS Y OPORTUNIDADES AMBIENTALES.
CONTROL DE REPORTE DE QUEJAS Y RECLAMOS. ENTREGA RESIDUOS SÓLIDOS.
LISTA DE CHEQUEO ORDEN Y ASEO. CONSENTIMIENTO INFORMADO.
OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.
DIAGNÓSTICO AMBIENTAL POR PROCESO. VERIFICACIÓN PARA TRANSPORTE DE RESIDUOS PELIGROSOS.
HOJA DE VIDA EXTINTORES. INSPECCIÓN BOTIQUÍN.
INSPECCIÓN EXTINTORES. INSPECCIÓN SERVICIOS GENERALES.
INSPECCIÓN DE OFICINAS. INSPECCIÓN ÁREAS COMUNES Y PARQUEADERO.
CONTROL DE SIMULACROS. PRESUPUESTO HSEQ.
CONTROL DE BOTIQUIN Y PRIMEROS AUXILIOS. FORMATO ENTREGA EPP.
REPORTE DE NO CONFORMIDAD. PROGRAMA DE AUDITORÍA.
EVALUACION DE AUDITORES. PLAN DE AUDITORÍA.
LISTA DE VERIFICACIÓN. ACTA DE REUNIÓN.
CONTROL DE REPORTES DE NO CONFORMIDAD. INFORME DE AUDITORIA.
LISTADO DE ASISTENCIA. LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS.
PROGRAMA GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS. PROGRAMA ORDEN Y ASEO.
ANEXO 5 LISTA IPS PARTE 2 (PLAN DE EMERGENCIAS).
ANEXO 5 LISTA IPS PARTE 3 (PLAN DE EMERGENCIAS).
ANEXO 2 PAUSAS ACTIVAS (PROGRAMA DE RIESGO BIOMECÁNICO).
CARTILA RIESGO PÚBLICO (FACTOR DELICUENCIAL) [PROGRAMA DE RIESGO PÚBLICO].
ANEXO 6 MEDIOS DE TRANSPORTE (PLAN DE EMERGENCIAS).
ANEXO 7 MOVILIZACIÓN MANUAL DE PACIENTES (PLAN DE EMERGENCIAS).ANEXO 8 PISTAS AÉREAS (PLAN DE EMERGENCIAS).
ANEXO 1 PLEGABLE ORDEN Y ASEO (PROGRAMA ORDEN Y ASEO).ANEXO 9 TRASLADO DE PACIENTES EN CAMILLA (PLAN DE EMERGENCIAS).
ANEXO 1 CÁLCULO DE SALIDA (PLAN DE EMERGENCIAS).
FOLLETO ESTANDARES DE SEGURIDAD VIAL [PROGRAMA DE RIESGO PÚBLICO].
DOCUMENTOS DEL PROCESO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. MATRIZ ANÁLISIS DE CICLO DE VIDA.
MATRIZ IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES.
MATRIZ DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL "EPP". PLAN DE PREVENCIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS.
PROGRAMA DE INSPECCIONES HSEQ. PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DEL AGUA.
PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DE LA ENERGÍA. PROGRAMA DE PRÁCTICAS SOSTENIBLES.
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES.
REGISTROS ASOCIADOS
INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES O INCIDENTES LABORALES. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.
REPORTE ACTOS Y CONDICIONES INSEGURAS. CONTROL DE ACCIONES DE MEJORA.
ANEXO 1 CUESTIONARIO NORDICO KUORINKA (PROGRAMA DE RIESGO BIOMECÁNICO).
ANEXO 2 INSTRUCTIVO PARA EMERGENCIAS – CONMUTADOR TELÉFONO Y VIGILANTE (PLAN DE EMERGENCIAS).
ANEXO 3 DIRECTORIO TELEFÓNICO Y CENTRO DE ATENCIÓN MÉDICA (PLAN DE EMERGENCIAS).ANEXO 4 MEDEVAC (PLAN DE EMERGENCIAS).
ANEXO 5 LISTA IPS PARTE 1 (PLAN DE EMERGENCIAS).
Fecha: 12/02/2018
Versión: 11.0
Código: GH-CA-001GESTIÓN HSEQ
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN HSEQ
ACTIVIDADES BÁSICAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO
INSPECCIONES PLANEADAS Y NO PLANEADAS. REALIZACIÓN DE SIMULACROS DE EMERGENCIA Y MEDIR RESULTADOS.
Coordinador HSEQ
REALIZAR INFORMES DE ESTADO DE SALUD. MEDIR RESULTADOS DE PROGRAMAS.
REALIZACIÓN DE ENCUESTAS DE MORBILIDAD SENTIDA. REALIZAR ENCUESTAS DE PERFIL SOCIODEMOGRÁFICA.
VERIFICACIÓN DE EFICACIA DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA. REALIZAR INFORMES PARA LA ALTA DIRECCIÓN.
AUDITORÍAS INTERNAS. SEGUIMIENTO A RESULTADO DE INDICADORES.
RECURSOS DEL PROCESO
Tecnológicos ( Hardware y Software )
Físicos infraestructura - Materiales - Equipos de Comunicaciones
Recursos Humanos
OHSAS 18001:2007ISO 14001:2015ISO 9001:2015RESPONSABLE DEL PROCESO
Nombre: Maria Paula Beltrán Tejada
Cargo: Coordinadora HSEQ
Nombre: Giovanni Velásquez Sarmiento
Cargo: Director Administrativo y Financiero
REVISADO POR: APROBADO POR:
"ORIGINAL FIRMADO" "ORIGINAL FIRMADO"
3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.4.1, 4.4.2, 5.1, 5.2, 5.2.2, 5.3, 6.1, 6.1.1,
6.1.2, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 7.1.4, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3,
7.5.3.1, 7.5.3.2, 8.2, 8.7, 9.1.1, 9.1.3, 9.2, 9.3, 10.1, 10.2, 10.3
3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1.1,
6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2.1, 6.2.2, 7.1, 7.2, 7.3,
7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8.1,
8.2, 9.1.1, 9.1.2, 9.2, 9.3, 10.1, 10.2, 10.3
3.0, 4.1, 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1,
4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7,
4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4, 4.5.5, 4.6
Versión: 9.0
Código: TI-CA-001
Fecha: 12/02/2018
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
TODOS
Gestión Documental
Gestión Documental
Gestión Documental
Aseguramiento de la Información y mantenimiento y préstamo de equipos.
Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo.
Manual General de Archivo.
Transferencia de unidades documentales.
AMBIENTAL Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado.
Todos los procesos
Todos los procesos
Seguridad de la Información y Recursos Tecnológicos.
Entrega de Unidades Documentales.
Realizar las actividades de mantenimiento, soporte y preservación de la
información de todos los procesos de la información.
Establecer lineamientos para el control de la documentación del
proceso.
Socialización de los lineamientos normativos para el control de la
documentación.
Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización
de informes u obtención de la información.
Mantenimiento y ejecución de planes de apoyo al sistema HSEQ.
Mantener al máximo la conectividad (Internet - fluido eléctrico).
Ejecución del plan de mantenimiento locativo así como la
implementación de medidas que contribuyan con el proceso ambiental.
Mantener al máximo grado de disponibilidad el sistema de gestión documental
SEVENET.
Mantener disponible a través de la intranet e internet el servicio de
gestión documental SEVENET a todos los procesos.
Gestión HSEQ
Controles de SST
Plan de Gestión de Residuos implementados.Gestión HSEQ
Talento Humano
Gestión Documental
Indicadores, actas de Asistencia y Capacitación. Gestión HSEQ
Talento Humano Actas de capacitación. Talento Humano y Gestión HSEQ
Despliegue estratégico de la Organización.
Planes, Programas, Documentos, y Directrices HSEQ.
Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
Cumplimiento de Políticas, Misión, Visión, Alcance, Valores y Objetivos
de la Organización.
Cumplimiento de actividades y requisitos del Sistema de Gestión.
Asistencia a procesos de Formación y capacitación.
Planeación Estratégica
Implementación de los controles de seguridad aplicables según tipo de
actividad
Implementación de los controles del Plan de Gestión de Residuos.
Contabilidad Mantenimiento , desarrollo y disponibilidad del sistema de contabilidad PANDA.
Gestión HSEQControles de SST
Plan de Gestión de Residuos.
Proceso de SG
SALIDAS DEL PROCESO
PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO) ENTRADA SALIDAS CLIENTE (ENTIDAD/PROCESO)
OBJETIVO DEL PROCESO: Mantener en disponibilidad los recursos tecnológicos como son los sistemas de información, los equipos, servidores, las aplicaciones, las telecomunicaciones que permiten a las diferentes áreas de la empresa, cumplir con su misión. Así mismo, generar la gestión y control del mantenimiento de instalaciones físicas de la
entidad
ENTRADAS DEL PROCESO
DESAROLLO DEL PROCESO
FRECUENCIAMETA
Mensual
<=50%
OBJETIVO DE GESTIÓN
Medir tiempo dedicado a la solución de fallas en los equipos
Determinar el porcentaje de fallas originadas por el inadecuado manejo de los usuarios
INDICADOR
Tiempo Help desk
Fallas de los equipos por inadecuado manejo de los usuarios
<=20%
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades administrativas.
Disponibilidad operativa del hardware y software de la empresa. Todos los procesos
Mantener la conectividad de internet y fluido el fluido eléctrico de la
empresa por medio de planes de conectividad principales y de
contingencia.
Disponibilidad de conectividad digital.
Mensual
Soporte a estos requerimientos desde el soporte correctivo y el plan
mantenimiento preventivo.
Todos los procesos
RENTABILIDAD SOSTENIBILIDAD CRECIMIENTO
ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.Optimizar los recursos y procesos
de la Organización.Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para el año 2018.
SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos.Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas
representativo de Colombia.Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.
Recaudo - Contabilidad y Unidad Técnica
Realizar el seguimiento, evaluación a los nuevos requerimientos del
aplicativo de contabilidad, mantener disponible el aplicativos para su
operación y consulta a través de un tercero.
Disponibilidad para el manejo de la contabilidad de la coordinación. Contabilidad
Cumplimiento de actividades, informes e indicadores. Planeación Estratégica y Gestión HSEQ
Todos los procesos Requerimientos de soporte y mantenimiento de hardware y software.
Administrativa - Plan Nacional - Proyectos Solicitudes de desarrollo del SIGECA.
Recaudo - tesorería -UTMantenimiento de la operatividad y solicitud de requerimientos de mejora de la
plataforma RECAUDONET.
Disponibilidad para ingreso, modificación y consulta de toda información
de los procesos de la empresa.Todos los procesos
Mantenimientos locativos correctivos y preventivos así como la
implementación de medidas de apoyo al proceso ambiental.SG y HSEQ
Desarrollo y puesta en funcionamiento de los diferentes módulos que
permitan el ingreso, modificación y consulta de proyectos y todos los
objetivos incluidos en el marco lógico del plan nacional.
Desarrollo y puesta en funcionamiento de la Plataforma SIGECA, que
permite la administración de los planes proyectos adelantados por la
empresa.
Plan Nacional, Administrativa y Proyectos
Mantenimiento de los módulos del software RECAUDONET, así como
el desarrollo de nuevos módulos que permitan el cumplimiento de su
misión a través de un tercero.
Manejo de la información para la gestión del proceso de recaudo,
información contable para el proceso de tesorería e información
estadística para la Unidad Técnica.
Versión: 9.0
Código: TI-CA-001
Fecha: 12/02/2018
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
Presupuesto
Todos los procesos
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos para los procesos.
Solicitudes de evaluación de personal.
Solicitudes de capacitación.
Comprometido. Contabilidad
Requerimientos de personal.
Evaluaciones de desempeño personal de planta y prestación de
servicios.
Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y
formación de los trabajadores de manera que adquieran el conocimiento
requerido para el desarrollo de su labor.
Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos
adecuados y suficientes para la realización de su labor.
Medición del desempeño del personal del proceso.
Talento Humano
Talento Humano
Talento HumanoNecesidades de capacitación.
Legalizaciones.
Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas
tecnológicas utilizadas por la Organización.
Información del valor comprometido del presupuesto asignado para la
Organización.
Nombre: Maria Paula Beltrán tejada
Cargo: Coordinadora HSEQ
Nombre: Giovanni Velásquez Sarmiento
Cargo: Director Administrativo y financiero
REVISADO POR: APROBADO POR:
"ORIGINAL FIRMADO" "ORIGINAL FIRMADO"
3, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.1.3, 7.1.4,
7.1.5, 7.1.5.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.5.1, 7.5.2,
7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 8.3, 9.1.1, 9.1.3, 10.1,
10.2, 10.3
3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 5.2, 5.3, 6.1.1,
6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2.1, 6.2.2, 7.2,
7.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1,
10.2, 10.3
3, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5
Tecnológicos ( Sistemas de información )
FISICOS infraestructura - Equipos - servidores
Recursos Humanos
Coordinador de Tecnología
RESPONSABLE DEL PROCESO RECURSOS DEL PROCESO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. INSTRUCTIVO PARA LA CONSULTA EXTERNA DEL CORREO Y DEL SIG.
INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE CARNÉ. MANUAL PARA EL MANTENIMIENTO DE EQUIPOS.
MANUAL DE HABEAS DATA. POLÍTICA DE USO DE LAS TICS.
PROGRAMA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO. PLAN DE CONTINGENCIA.
ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y DESARROLLO DE LOS REQUERIMIENTOS.
OHSAS 18001:2007ISO 14001:2015ISO 9001:2015
Gestión HSEQMatrices (identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales,
identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles).
Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y
cuidado de la salud y la seguridad.
Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del
proceso.
Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y
enfermedades profesionales.
Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas activas,
reporte de actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada
uno de los controles operacionales bajo programas de gestión
ambientales y en SST.
ACTIVIDADES BÁSICAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO
SEGUIMIENTO A LOS MANTENIMIENTOS REALIZADOS EN CADA EQUIPO ASÍ COMO LAS PERSONAS A LAS QUE HA SIDO ASIGNADO PARA CONTROL FISCAL. APLICACIÓN DEL PLAN DE CONTINGENCIA DE LA CONECTIVIDAD DE LA EMPRESA TANTO DEL FLUIDO ELÉCTRICO COMO DEL INTERNET
AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS. REGISTRO, LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN.
ESCENARIO DE PRUEBAS
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN SEGURIDAD. PROCEDIMIENTO BACKUPS DE INFORMACIÓN.
PROCEDIMIENTO PARA REQUISICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE DESARROLLOS INFORMÁTICOS. PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE EQUIPOS.
REGISTROS ASOCIADOS
HOJA DE VIDA EQUIPOS. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES.
REQUERIMIENTO TÉCNICO. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.
DOCUMENTOS DEL PROCESO
Gestión HSEQ
Transferencia de unidades documentales.
Todos los procesos Reporte de novedades de nómina. Realizar el pago quincenal a los trabajadores de la organización.
Gestión Documental Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo. Establecer lineamientos para el control de la documentación del proceso.
Entrega de Unidades Documentales. Gestión Documental
Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización de
informes u obtención de la información.
Gestión Documental Manual General de Archivo.Socialización de los lineamientos normativos para el control de la
documentación.
Gestión Documental
Fecha: 12/02/2018
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Elaboración de certificaciones laborales, de prestación de servicios y certificados
de ingresos y retenciones.Certificados.
Verificación de cumplimiento del perfil del cargo y de los documentos para
contratación.
Talento Humano
Elaboración informe de talento humano. Informe de gestión. Contratación y compras
OBJETIVO DE GESTIÓN
Establecer el porcentaje de inasistencia de los empleados al trabajo por motivos de incapacidades, permisos, problemas familiares, etc.
Establecer el porcentaje de cumplimiento del Programa de Capacitación
Verificar la gestión del proceso. Resultados indicadores de gestión. Talento humanoIndicadores de gestión.
CLIENTE (ENTIDAD/PROCESO)
Establecer la fluctuación del recurso humano en la entidad
Solicitud de contratación de personal de prestación de servicios con
verificación de documentos.
Todos los procesos
Código: TH-CA-001
Nómina, Liquidaciones (Prima, Cesantías, Intereses/Cesantías, Vacaciones),
Pila (planilla integral de liquidación de aportes).
INDICADOR
Mensual
Vincular persona, realización de las actividades de afiliaciones, exámenes
médicos y realización de Inducción al empleado.
Verificación de cumplimiento del perfil del cargo y de los documentos para
contratación.Requerimiento de personal con verificación de documentos. Contratación y compras
Cumplimiento del programa de capacitación
Todos los procesos Solicitud de certificación laboral.
gestión documental - Talento Humano
Tabulación evaluaciones de desempeño, registro de las necesidades de
capacitación, informe.Necesidades de capacitación, programa de capacitación y entrenamiento.
Talento humanoIncapacidades, licencias, facturas de libranza, Contratos de trabajo,
carta de terminación de contrato y de renuncia.
Realización y control del programa de Capacitación al personal, verificación de
cumplimiento del programa y mejoras.
Todos los procesos
Requerimiento de personal.
Documentos para contratación, contrato de trabajo. Examen médico de ingreso, formularios de afiliación, programa de inducción.
Liquidación de: nómina, prestaciones sociales, contrato de trabajo, aportes a la
seguridad social y parafiscales.
Talento humano
Mensual
META
Ausentismo
Rotación de personal
Contratación y compras
Empleado, contratista, Talento Humano
Personal capacitado.
SALIDAS
TALENTO HUMANO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TALENTO HUMANO
De 0 a 3% Mensual
Versión: 9.0
RENTABILIDAD CRECIMIENTO
Aumento de los comités que generan consecución de recursos.
FRECUENCIA
Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo de
Colombia.
Asistencia a procesos de Formación y capacitación. Actas de capacitación.
Seguridad de la Información y Recursos Tecnológicos.
PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO)
OBJETIVO DEL PROCESO: Establecer los lineamientos para asegurar la competencia del personal, soportar oportunamente los procesos en cuanto a suministro de personal, capacitación, y entrenamiento, para así mejorar el bienestar laboral.
ENTRADAS DEL PROCESO
DESAROLLO DEL PROCESO
Tecnologías de la Información
Solicitud de contratación de personal de prestación de servicios.
Contratación y compras
100%
De 0 a 3.5%
Todos los procesos Necesidades de capacitación.
SALIDAS DEL PROCESO
Cumplimiento de política y procedimientos para el tratamiento de la información
y los recursos.
Evaluaciones de desempeño personal de planta y prestación de
servicios.
Talento Humano
ENTRADA
Todos los procesos
Talento Humano y Gestión HSEQ
Aseguramiento de la Información y mantenimiento y préstamo de equipos. Tecnologías de la Información
Novedades de nómina. Contabilidad
Talento Humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
Solicitud informe de gestión.
Talento humano
Gestión HSEQ Planes, Programas, Documentos, y Directrices HSEQ.
Optimizar los recursos y procesos
de la Organización.
Indicadores, actas de Asistencia y Capacitación.
Contratación y compras
Gestión HSEQ
Planeación Estratégica Despliegue estratégico de la Organización.Cumplimiento de Políticas, Misión, Visión, Alcance, Valores y Objetivos de la
Organización.Cumplimiento de actividades, informes e indicadores. Planeación Estratégica y Gestión HSEQ
Cumplimiento de actividades y requisitos del Sistema de Gestión.
Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.SOCIAL
SOSTENIBILIDAD
Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado.Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades
administrativas.
ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para el año
2018.
AMBIENTAL
Determinar las fortalezas y debilidades individuales, de los procesos y de la organización de tal manera que se puedan generar los planes
de acción para fortalecer las debilidades y potencializar las fortalezas detectadas.Competencia del personal 90% Anual
Fecha: 12/02/2018
Código: TH-CA-001
TALENTO HUMANO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TALENTO HUMANO
Versión: 9.0
Todos los procesos
PROCEDIMIENTO RETIRO DE UN EMPLEADO Y LIQUIDACIÓN DE CONTRATO LABORAL. PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES.
REGISTROS ASOCIADOS
FORMATO MATRIZ DE DEFINICIÓN DE CARGOS CRITICOS. ENTREVISTA DE SELECCIÓN DE PERSONAL.
Talento humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y formación de los
trabajadores de manera que adquieran el conocimiento requerido para el
desarrollo de su labor.
Actas de capacitación.
APROBADO POR:
"ORIGINAL FIRMADO"
Presupuesto Comprometido.Información del valor comprometido del presupuesto asignado para la
Organización.
Nombre: Maria Paula Beltrán Tejada
Cargo: Coordinadora HSEQ
Nombre: Giovanni Velásquez Sarmiento
Cargo: Director Administrativo y Financiero
"ORIGINAL FIRMADO"
Legalizaciones. Contabilidad
REVISADO POR:
Económico
Tecnológico
RECURSOS DEL PROCESO ISO 9001:2015RESPONSABLE DEL PROCESO OHSAS 18001:2007ISO 14001:2015
Humano
DOCUMENTOS DEL PROCESO
3.0, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.1.1, 6.2.1, 6.2.2, 7.1.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5,
7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3
3.0, 5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.5.1,
7.5.2, 7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1, 10.2, 10.3
3.0, 4.2, 4.3.1, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2,
4.4.3, 4.4.5, 4.5.2, 4.5.3
Gestión HSEQ
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL DE PLANTA Y DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS.
PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES. PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA.
Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos
ambientales, identificación de peligros, evaluación de riesgos y
determinación de controles).
Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y cuidado de
la salud y la seguridad.
Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del proceso.
Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y enfermedades
profesionales.
Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas activas, reporte
de actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada uno de los
controles operacionales bajo programas de gestión ambientales y en SST.
PAZ Y SALVO.
REGISTRO DE LA IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN. EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DE LA CAPACITACIÓN.
REQUERIMIENTO DE PERSONAL. RESULTADOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL.
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA. PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO.
PROCEDIMIENTO CONTROL DE VISITANTES. MANUAL DE FUNCIONES.
PROGRAMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA RIESGO PSICOSOCIAL.
VERIFICAR QUE EL MANUAL DE FUNCIONES SE ENCUENTRE ACTUALIZADO. VERIFICAR QUE SE CUMPLA CON LO ESTABLECIDO EN EL REGLAMENTO INTERNO DE LA ASOCIACIÓN.
ACTIVIDADES BÁSICAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO
VERFICAR QUE TODAS LAS NOVEDADES (INGRESO, RETIRO, VACACIONES, TRASLADOS DE EPS Y AFP, VARIACIONES DE SALARIO, INCAPACIDADES Y LICENCIAS) SE
REPORTEN EN LA LIQUIDACIÓN DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL.
VERIFICAR QUE TODAS LAS NOVEDADES (INGRESO, RETIRO, VACACIONES, TRASLADOS DE EPS Y AFP, VARIACIONES DE SALARIO, LIBRANZAS, INCAPACIDADES Y
LICENCIAS) SE TENGAN EN CUENTA EN LA LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA.
VERIFICACIÓN DE REFERENCIAS LABORALES Y ACADÉMCIAS.
TERMINOS DE REFERENCIA CONVOCATORIA CONTRATACIÓN DE PERSONAL.
COMPROBAR QUE LOS VALORES EN LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO SEAN LOS CORRECTOS, QUE SE INCLUYAN TODAS LAS PRESTACIONES SOCIALES A
QUE TIENE DERECHO EL EMPLEADO Y EN GENERAL QUE SE CUMPLA CON TODAS LAS ACTIVIDADES ESTABLECIDAS EN EL PROCEDIMIENTO.
VERIFICAR QUE LOS VALORES EN LA LIQUIDACIÓN DE LAS PRESTACIONES SOCIALES (PRIMA, VACACIONES, CESANTÍAS E INTERESES DE CESANTÍAS) SEAN LOS
CORRECTOS.
Gestión HSEQ
PROGRAMA DE CAPACITACIONES Y/O ENTRENAMIENTOS. VALORACIÓN DE DESEMPEÑO PARA EL DESARROLLO NIVEL 2
VALORACIÓN DE DESEMPEÑO PARA EL DESARROLLO NIVEL 1 VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PARA CONTRATACIÓN DE PERSONAL.
INGRESO DE PERSONAL.
Coordinador de talento humano.
PLAN DE BIENESTAR SOCIAL LABORAL. REGISTRO DE VISITANTES.
SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. PLAN DE INDUCCIÓN.
REGISTRO DE VACACIONES.
VISITA DOMICILIARIA.
VERIFICAR QUE SE CUMPLA CON TODAS LAS ACTIVIDADES ESTABLECIDAS EN EL PROCEDIMIENTO.VERIFICAR QUE SE CUMPLA CON TODAS LAS ACTIVIDADES ESTABLECIDAS EN EL PROCEDIMIENTO Y QUE SE ALCANCE EL OBJETIVO PROPUESTO DE LAS
CAPACITACIONES.
REGISTRO DE FORMACIÓN O CAPACITACIÓN.
Disminuir los consumos innecesarios en la Organización.
OBJETIVO DE GESTIÓN
Satisfacción del cliente asociado
Satisfacción del cliente eventos Acorde con la programación anual de los eventos
SALIDAS DEL PROCESO
PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO) ENTRADA SALIDAS CLIENTE (ENTIDAD/PROCESO)
OBJETIVO DEL PROCESO: Brindar las pautas para realizar la vinculación de asociados, promoción de eventos, apoyo gremial, representatividad en el subsector y difusión de información para el subsector
ENTRADAS DEL PROCESO
DESAROLLO DEL PROCESO
FRECUENCIA
Anual
META
90%
2
Versión: 10.0
Código: DG-CA-001DESARROLLO GREMIAL
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DESARROLLO GREMIAL
AMBIENTAL
Tecnología de la Información
Equipos de cómputo, mantenimiento de instalaciones físicas, software,
software y programas en funcionamiento, página web , Seguridad de la
Información y Recursos Tecnológicos.
80%
SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos.Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo de
Colombia.Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.
Fecha: 12/02/2018
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
SOSTENIBILIDAD CRECIMIENTO
ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.
Anual
INDICADOR
RENTABILIDAD
Mantener un sistema integrado de gestión certificado.Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades
administrativas.
Optimizar los recursos y procesos
de la Organización.
Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para
el año 2018.
Satisfacer las necesidades del cliente
Satisfacción del cliente revista frutas y hortalizas 90%
Solicitud de conceptos jurídicos. Asesores Jurídicos
Tesorería
Planes, Programas, Documentos, y Directrices HSEQ.
Tablas de retención documental. Legalización de cuentas.
Documentar y mantener estrategias para desarrollo gremial.
Planear los congresos y otros eventos para difusión y
divulgación de información.
Crear estrategias o ejecutar proyectos de difusión y
comunicación dentro del subsector.
Planear estrategias para la vinculación de asociados.
Realizar congresos.
Publicar revista de Frutas y Hortalizas.
Vinculación de asociados.
Participar en la creación de lineamientos sectoriales.
Representar el gremio en diferentes escenarios de interés para
el subsector.
Evaluación de satisfacción del subsector.
Comité de edición y publicación de la revista.
Informes finales de eventos.
Actas de juntas directivas de Asohofrucol.
Implementación de acciones para la mejora.
Recaudo
Administrativo y financiero
Requerimientos de personal, necesidades de formación, capacitación y
entrenamiento.
Revista frutas y hortalizas para recaudadores, solicitud de información de
productores y comercializadores de frutas y hortalizas.
Conceptos jurídicos.
Contratación y Compras contratos y ordenes de compra o de servicio. Información de nuevos asociados y posibles nuevos recaudadores. Recaudo
Gestión HSEQ
Solicitud de información de productores beneficiarios de proyectos, solicitud de
artículos de resultados de proyectos para revista de frutas y hortalizas.
Planes, Programas y ProyectosInformación de productores beneficiarios de proyectos, artículos de
resultados de proyectos para revista frutas y hortalizas y página web.Talento Humano
Tecnología de la Información
Administrativo y financiero presupuesto general aprobado, recursos físicos.
Talento Humano Personal competente, programa de capacitación y entrenamiento.
Asesores Jurídicos
Gestión Documental
Indicadores, acciones para la mejora, procedimientos, instructivos y formatos,
Reportes de No Conformidad, necesidades de capacitación, actas de formación.Gestión HSEQ
Incremento en el número de eventos realizados
Promover la asociatividad en el sector Hortifrutícola
RecaudoSolicitud de revista frutas y hortalizas para recaudadores, información
de productores y comercializadores de frutas y hortalizas.
Informes de gestión, información para revisión por la Dirección, resultado de
indicadores de gestión, solicitud de aprobación de nuevos asociados.
Incremento en el número de asociados por departamento 10% Anual
semestral
Planeación estratégicaPlaneación estratégica
Lineamientos para los procesos, lineamientos de política del subsector
Hortifrutícola, acciones y decisiones para la mejora, aprobación de
vinculación de nuevos asociados, despliegue estratégico.
Necesidad de recursos administrativos y financieros.
Solicitud de información para artículos cargados a la página web, solicitud de
diseños para material publicitario, necesidad de hardware y software en
funcionamiento.
Planes, Programas y Proyectos
Planeación estratégica
Junta Directiva y Planeación Estratégica
PPP
Recaudo
Necesidad de la Organización de ejecutar planes, programas y
proyectos de acuerdo a los lineamientos y requisitos legales
de la Organización.
Establecer las directrices para la Organización.
Estatutos de la organización y actas de reunión de las juntas directivas.
Aprobación de planes, programas y proyectos.
1.1. Lineamientos de la política del sub sector Hortifrutícola 1.2.Lineamientos de la
política de recaudo de la contribución parafiscal 1.3. Lineamientos generales para
los procesos, acciones y decisiones del Área de Recaudo. Al igual que las
políticas de mejora, seguimiento e indicadores del proceso. 1.4 Lineamientos y
conceptos jurídicos 1.5 Acto administrativo de certificación de las contribuciones
parafiscales, que presta merito ejecutivo 1.6 Despliegue Estratégico para la
Organización.
Solicitudes de aprobación de planes , Programas y Proyectos.
Requisitos Legales y estatutos.
Versión: 10.0
Código: DG-CA-001DESARROLLO GREMIAL
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DESARROLLO GREMIAL Fecha: 12/02/2018
5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3,
8.1, 10.1, 10.2, 10.34.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5
Equipos de oficina
Papelería
Recursos Humanos
Gerente General - Profesional en Gerencia
Nombre: Maria Paula Beltrán Tejada
Cargo: Coordinadora HSEQ
Nombre: Álvaro Ernesto Palacio Peláez
Cargo: Gerente General
OHSAS 18001:2007ISO 14001:2015ISO 9001:2015RESPONSABLE DEL PROCESO RECURSOS DEL PROCESO
REVISADO POR: APROBADO POR:
"ORIGINAL FIRMADO" "ORIGINAL FIRMADO"
3, 4.1, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5,
7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 8.2, 8.2.1, 9.1.1, 9.1.2,
9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3
REGISTROS ASOCIADOS
ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN AFILIADOS A ASOHOFRUCOL. FORMATO DE AFILIACIÓN DE ASOCIADOS.
REGISTRO DE ENVÍO REVISTA FRUTAS Y HORTALIZAS. REGISTRO DE ENVÍO DE REVISTA FRUTAS Y HORTALIZAS.
DOCUMENTOS DEL PROCESO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN ASOCIADOS.
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE LA REVISTA DE FRUTAS Y HORTALIZAS. PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVENTOS.
PROCEDIMIENTO PREPARACIÓN Y REALIZACIÓN DE ASAMBLEAS. INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE LAS COMUNICACIONES, IMAGEN CORPORATIVA Y USO DE DISTINTIVOS DE ASOHOFRUCOL - FNFH.
INSTRUCTIVO PARA PUBLICACIÓN DE ARTÍCULOS EN LA REVISTA FRUTAS Y HORTALIZAS
Gestión HSEQ
Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos
ambientales, identificación de peligros, evaluación de riesgos y
determinación de controles).
Participación en las actividades que generan conciencia
ambiental y cuidado de la salud y la seguridad.
Información de los cambios que ocurran dentro de las
actividades del proceso.
Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y
enfermedades profesionales.
Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas activas, reporte de
actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada uno de los controles
operacionales bajo programas de gestión ambientales y en SST.
Gestión HSEQ
Gestión Documental
BASE DE DATOS DE ASOCIADOS.
ACTIVIDADES BÁSICAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO
COMITÉ DE EDICIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA REVISTA. REUNIONES JUNTA DE ASOHOFRUCOL.
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN EVENTOS. ENCUESTA DE SATISFACCIÓN REVISTA FRUTAS Y HORTALIZAS.
ACTA JUNTA DIRECTIVA DEPARTAMENTAL. ACTA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL.
ACTA ASAMBLEA NACIONAL DE DELEGADOS. PLANEACIÓN DE EVENTOS.
FORMATO DE PRESENTACIÓN.
LISTADO DE ASISTENCIA A EVENTOS FORMATO MEMBRETE.
Gestión Documental
Gestión Documental
Talento Humano
Talento Humano
Todos los procesos
Presupuesto
Gestión Documental
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
Contabilidad
Establecer lineamientos para el control de la documentación
del proceso.
Socialización de los lineamientos normativos para el control de
la documentación.
Entrega de las unidades documentales necesarias para la
realización de informes u obtención de la información.
Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y
formación de los trabajadores de manera que adquieran el
conocimiento requerido para el desarrollo de su labor.
Medición del desempeño del personal del proceso.
Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas
tecnológicas utilizadas por la Organización.
Información del valor comprometido del presupuesto asignado
para la Organización.
Entrega de Unidades Documentales.
Requerimiento de personal.
Evaluaciones de desempeño personal de planta y prestación de servicios.
Necesidades de capacitación.
Legalizaciones.
Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo.
Manual General de Archivo.
Transferencia de unidades documentales.
Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
Solicitudes de evaluación de personal.
Solicitudes de capacitación.
comprometido.
SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos.Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo
de Colombia.Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.
AMBIENTAL Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado.Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades
administrativas.
PPP-Unidad Técnica de Proyectos (formulación).
Contratación y Compras.
Tercera entidad.
Gestionar, elaborar, ejecutar y controlar planes, programas y proyectos para el sector hortofrutícola Legalización de recursos 80% Trimestral
Medir la eficiencia en el tiempo de entrega de los informes técnicos finales de resultados de proyectos por parte de los
profesionales de seguimiento y controlInformes técnicos finales de resultados de proyectos 70% Mensual
Medir la satisfacción para seguimiento y control de proyectos
100%
70%
80%
Versión: 11.0
Código: PP-CA-001
OBJETIVO DE GESTIÓN
Medir el nivel de ejecución del presupuesto asignado a los proyectos de Asohofrucol en ejecución
Conocer el grado en el que el cliente de las capacitaciones que realiza Asohofrucol considera que éstos satisfacen sus
necesidades e intereses
Medir el impacto anual de los proyectos por medio de los productores atendidos
Medir el flujo de recursos recaudados que se están invirtiendo en el subsector hortofrutícola
INDICADOR
Ejecución de recursos a proyectos de Asohofrucol
Satisfacción del cliente - Capacitaciones
Porcentaje de productores atendidos en el año
Porcentaje de recursos invertidos en el subsector hortofrutícola
70%
Satisfacción para seguimiento y control de proyectos
PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS
Trimestral
Ejecución planes, programas y proyectos cofinanciados por el FNFH y
ejecutados por terceras entidades.
Solicitud de creación de circuito del proyecto.
Radicación de documentos legales (proyecto, contrato + póliza, acta de
inicio entre otros) y factura del primer desembolso de la tercera entidad
que ejecuta.
Presupuesto.
Tecnología de la información,
Contabilidad.
Unidad de Seguimiento y Control Proyectos.
Tercera entidad.
SALIDAS DEL PROCESO
PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO) ENTRADA SALIDAS CLIENTE (ENTIDAD/PROCESO)
OBJETIVO DEL PROCESO: Gestionar, elaborar, ejecutar y controlar planes, programas y proyectos.
ENTRADAS DEL PROCESO
DESAROLLO DEL PROCESO
FRECUENCIA
Anual
META
Fecha: 12/02/2018
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
RENTABILIDAD SOSTENIBILIDAD CRECIMIENTO
ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.Optimizar los recursos y procesos
de la Organización.
Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para el
año 2018.
Medir el incremento en el número de convenios suscritos Incremento en el número de convenios suscritos 3 Anual
90% Semestral
Medir el cumplimiento de las actividades de seguimiento a proyectos Eficacia Seguimiento a Proyectos 100% Trimestral
Productores, agroindustria y exportadores.
Desarrollo Gremial
Junta Directiva Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola
(FNFH) y de Asohofrucol.
PPP-Unidad Técnica de Proyectos (Ejecución).
Entidades o actores públicos o privados (cofinanciadoras).
Asesores Jurídicos.
Planeación Estratégica , Recaudo, Contabilidad,
Presupuesto, Tesorería, Tecnología de la información,
Talento humano, Contratación y Compras, Gestión
documental y Gestión HSEQ.
Iniciativa (situación deseada), oportunidad o necesidad del
subsector.
Información primaria y secundaria del sector.
Estatutos de la organización y actas de reunión de las
juntas directivas.
Aprobación de planes, programas y proyectos.
Lecciones Aprendidas.
Lineamientos de inversión.
Aprobación de planes, programas y proyectos.
Documentos legales de Asohofrucol.
Cartas de compromiso, pólizas, apertura de cuentas entre
otros.
Acta de junta FNFH de aprobación del proyecto.
Ficha presentación proyecto
Ficha de aprobación de proyecto
Documentos Legales.
Anual
Mensual
Identificación y formulación de Planes, Programas o Proyectos para el
sector. (identificación de oportunidades y necesidades del sector,
formulación, verificación, control, radicación y aprobación).
Evaluación: Análisis de viabilidad de propuestas.
Captación de información inicial
( sistematización y análisis).
Identificación y registro de beneficiarios.
Análisis financieros, económicos, sociales y ambientales entre otros.
Perfil y/o documentos del plan, programa o proyecto.
Bases de datos y documentos con información de acuerdo a las
necesidades de cada proyecto.
Ficha de análisis de viabilidad.
Documento de Proyecto formulado y radicado.
Convenios o contratos suscritos.
Ficha técnica de proyectos aprobados por el FNFH.
Actas Junta Directiva Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola (FNFH).
Productores y organizaciones de productores, entidades
públicas y privadas cofinanciadoras, Junta Directiva Fondo
Nacional de Fomento Hortifrutícola (FNFH), Junta Directiva
Asohofrucol, otros.
PPP-Unidad Técnica de Proyectos (Ejecución) y Unidad de
Seguimiento y Control.
Planeación Estratégica, Desarrollo Gremial, Recaudo,
Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Tecnología de la
información, Talento humano, Contratación y Compras, gestión
documental y Gestión HSEQ.
Versión: 11.0
Código: PP-CA-001PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS Fecha: 12/02/2018
Proyecto Aprobado, Convenio revisado y aceptado. Seguimiento Técnico y Financiero a la ejecución del Proyecto.
Cliente interno, externo y partes interesadas.
PPP (SyC). Plan de Seguimiento y Control a Proyectos. Entidad Ejecutora.
Desarrollo Gremial.
Productores y otros actores públicos o privados.
Recaudo.
PPP-Unidad Técnica de Proyectos (formulación/ejecución) y
Unidad Técnica de seguimiento y control de proyectos.
Tecnología de la Información, Contratación y Compras.
Cliente interno, externo y partes interesadas. Requerimiento de consultas. Tramites y direccionamiento de consultas técnicas.
PPP (Ejecución).
Proyecto aprobado
(contrato + póliza y demás documentos legales + proyecto y
factura del primer desembolso) de la tercera entidad que
ejecuta.
Seguimiento Legal/Contractual.
Proyecto Aprobado, Convenio revisado y aceptado. PPP (SyC).
Factura Primer desembolso (Terceros). Gestión Documental (Radicación Procedimiento de Pagos).
Tramite de consultas técnicas.
Información del sector.
Resultados del proyecto.
Noticias.
Informes de avances
técnicos y financieros.
Informes finales.
Difusión y socialización de resultados de Planes, Programas y Proyectos.
Redacción y edición de artículos y boletines.
Elaboración y diseño de cartillas, pendones y otro material divulgativo.
Realizar entrevistas.
Logística de eventos (Congresos, seminarios, talleres, ferias entre otros).
Gestionar la imagen corporativa y manual de marca.
Análisis de información y datos estadísticos.
Artículos, videos, revista Frutas y Hortalizas, boletines, pendones entre
otros.
Manual de marca.
Eventos (Congresos, seminarios, talleres, ferias entre otros).
Comportamiento y tendencias del sector.
Publicaciones, boletines, presentaciones, eventos y manejo de redes
sociales.
Productores, Recaudadores,
Entidades del sector público y privado nacionales e
internacionales, Junta Directiva del FNFH y de Asohofrucol.
Planeación Estratégica , Contabilidad, Presupuesto, Tesorería,
Tecnología de la información, Talento humano, Contratación y
Compras, gestión documental y Gestión HSEQ.
Ejecución planes programas y proyectos cofinanciados por el FNFH y
ejecutados por Asohofrucol.
Ejecución de proyectos marco ejecutados por Asohofrucol y derivados
ejecutados por terceros, financiados por el FNFH.
Ejecución planes programas y proyectos financiados por fuentes
diferentes al FNFH y ejecutados por Asohofrucol.
Acta de Liquidación/ Acta de Terminación/ acta de Cierre. gestión documental (Radicación Procedimiento de Pagos).
Entidad Ejecutora. Informe Final de Ejecución Técnica y Financiero. Revisión Final de ejecución técnica y financiera.
Informe de Resultados Técnico Final.Entidad Ejecutora
PPP SyC (Liquidación).Informe de Seguimiento y Control Financiero a Proyectos Final.
Entidades Ejecutoras.Acta de Liquidación/ Acta de Terminación/ Acta de Cierre
Suscritas.Cierre de Seguimiento y control, Administrativo y Contable del Proyecto.
Visitas de seguimiento y Control. Entidad Ejecutora.
Proyección Acta Liquidación/ Acta de Terminación/ Acta de Cierre.
Entidad Ejecutora.
Informes de Avance técnico.
Revisión Avance ejecución técnica y financiera.
Informe de Visita de Seguimiento y control técnico.
Entidad Ejecutora.
Informe de Avance Financiero.
Matriz Contractual
Informe de Seguimiento y Control Financiero a Proyectos.
Para Terceros:
Cuadro de Legalizaciones
Ficha Aprobación Desembolso
Factura Desembolso
Procedimiento de pagos.
Acta de Liquidación/ Acta de Terminación/ Acta de Cierre. Entidades Ejecutoras.PPP (SyC).
Informe de Resultados Técnico Final.
Informe de Seguimiento y Control Financiero a Proyectos
Final.
PPP (SyC). Plan de Seguimiento y Control a Proyectos. Seguimiento Técnico y Financiero a la ejecución del Proyecto.
Plan operativo de proyecto-POP.
Informes de avance y finales Técnicos y Financieros.
Certificados de cumplimiento de contratistas y proveedores.
De acuerdo a las necesidades del proyecto se utilizan los formatos
correspondientes como Acta entrega de bienes y servicios, listados de
asistencia, fichas de inscripción, fichas de diagnóstico, fichas de
asistencia técnica entre otros.
Transferencia documental.
Solicitud de cierre de proyecto.
Modificaciones (Prorrogas/Adiciones/Reducciones).
Lecciones aprendidas.
PPP-Unidad de Seguimiento y Control Proyectos.
PPP-Unidad Técnica de proyectos(Comunicaciones).
Auditorias Externas.
Productores.
Productores beneficiarios de proyectos.
Actores relacionados con el sector.
Junta directiva de Asohofrucol y FNFH
Entidades cofinanciadoras.
Planeación Estratégica , Contabilidad, Presupuesto, Tesorería,
Tecnología de la Información, Talento Humano, Contratación y
Compras, Gestión Documental y Gestión HSEQ.
PPP-Unidad Técnica de proyectos (Formulación).
PPP-Unidad Técnica de proyectos (formulación).
PPP- Unidad de Seguimiento y Control de Proyectos.
Productores.
Planeación Estratégica , Contabilidad, Presupuesto,
Tesorería, Tecnología de la información, Talento humano,
Contratación y Compras, Gestión Documental y Gestión
HSEQ.
PPP-Unidad Técnica de proyectos (Comunicaciones).
Entidad Cofinanciadora.
Junta del FNFH.
Acta de junta de aprobación del proyecto.
Ficha presentación proyecto.
Ficha de aprobación de proyecto.
Anexo 2. Presupuesto y acuerdos trimestrales.
Convenio, Propuesta, Contratos y liquidaciones de
proveedores y equipo técnico.
Información de avance técnico y financiero, contabilidad del
proyecto y pagos.
Instructivo de archivo.
Acompañamiento en la difusión y divulgación.
Versión: 11.0
Código: PP-CA-001PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS Fecha: 12/02/2018
Talento Humano.
Medición del desempeño del personal del proceso.
Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas
tecnológicas utilizadas por la Organización.
Información de los proyectos financiados con recursos provenientes del
recaudo de la cuota de fomento Hortifrutícola.
Legalizaciones.
Información de convenios y cortes.
Entrega de Unidades Documentales
Requerimientos de personal.
Evaluaciones de desempeño personal de planta y prestación de servicios.
Necesidades de capacitación.
Recaudo.
Contabilidad.
Contabilidad.
Gestión Documental.
Talento Humano.
Talento Humano.
Verificación del presupuesto establecido versus los gastos generados
para el proyecto.
Información del valor comprometido del presupuesto asignado para la
Organización.
Controlar el avance de los proyectos ejecutados por Asohofrucol.
Establecer lineamientos para el control de la documentación del proceso.
Socialización de los lineamientos normativos para el control de la
documentación.
Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización de
informes u obtención de la información.
Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos adecuados
y suficientes para la realización de su labor.
Todos los procesos.
conciliación de proyectos.
Comprometido.
Informes de coordinadores de proyectos.
Tablas de Retención Documental y Manual General de
Archivo.
Manual General de Archivo.
Transferencia de unidades documentales.
Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos para los
procesos.
Solicitudes de evaluación de personal.
Solicitudes de capacitación.
Talento Humano.
Contabilidad.
Presupuesto.
Unidad Técnica.
Gestión Documental.
Gestión Documental.
Gestión Documental.
Talento Humano.
Gestión HSEQ.
Matrices (identificación de aspectos y valoración de
impactos ambientales, identificación de peligros, evaluación
de riesgos y determinación de controles).
Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y
cuidado de la salud y la seguridad.
Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del
proceso.
Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y
enfermedades profesionales.
Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas activas,
reporte de actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada
uno de los controles operacionales bajo programas de gestión
ambientales y en SST.
Gestión HSEQ.
DOCUMENTOS DEL PROCESO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE CONVOCATORIAS EN EL MARCO DE LOS PLANES PROGRAMAS O PROYECTOS.
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y FORMULACIÓN DE PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS. PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y REALIZACIÓN DE CONVENIOS INTERISTITUCIONALES.
FICHA DE DIAGNÓSTICO DE BENEFICIARIOS FINAL.
INFORME DE SEGUIMIENTO FINANCIERO. INFORME DE AVANCE FINANCIERO (EJECUTOR ASOHOFRUCOL).
INFORME DE RESULTADOS TÉCNICOS FINAL.
PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS. PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA DE DIAGNÓSTICO DE BENEFICIARIOS. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA DE ASISTENCIA TÉCNICA.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA DE INSCRIPCIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES. MANUAL DE LA UNIDAD DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA DE INSCRIPCIÓN DE BENEFICIARIOS INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL REGISTRO DE VISITA DE IMPLEMENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS AGRÍCOLAS – BPA
REGISTROS ASOCIADOS
INFORME DE AVANCE FINANCIERO.
LISTADO DE ASISTENCIA CONVENIOS MATRIZ REVISIÓN DE CONTRATACIÓN
INSTRUCTIVO PARA ADQUISICIÓN Y USO DE MATERIAL VEGETAL PARA PROYECTOS DE ESTABLECIMIENTO O SOSTENIMIENTO DE CULTIVOS DE
FRUTAS.MANUAL DE IMÁGEN CORPORATIVA.
TRÁMITE DE CONSULTAS TÉCNICAS. FICHA ANÁLISIS DE VIABILIDAD DE PROYECTOS DE INVERSIÓN FNFH - ASOHOFRUCOL.
ACTA DE INICIO PROYECTOS EJECUTADOS ASOHOFRUCOL - FNFH. ACTA DE ENTREGA, RECIBO Y COMPROMISO DE USO ADECUADOD E MATERIALES Y/O INSUMOS POR PARTE DE LOS BENEFICIARIOS.
ACTA DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE MATERIALES E INSUMOS (PROVEEDOR - ASOHOFRUCOL). ACTA DE RECEPCIÓN DE MATERIALES E INSUMOS.
ACTA DE DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN INTERNA DE PROYECTOS. INFORME DE ACTIVIDADES.
FICHA DE INSCRIPCIÓN DE BENEFICIARIOS. FICHA DIAGNÓSTICO DE BENEFICIARIOS INCIAL.
FICHA DE ASISTENCIA TÉCNICA. FICHA DE INSCRIPCIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE ORGANIZACIONES.
FICHA DE PRESENTACIÓN DE PROYECTO. PLAN OPERATIVO DE PROYECTOS POP.
INFORME EJECUTIVO DEL PROYECTO. FICHA TÉCNICA PROYECTOS APROBADOS.
REGISTRO DE ASISTENCIA TÉCNICA, AMBIENTAL Y O SOCIAL. EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DE LA CAPACITACIÓN.
FICHA DE SOLICITUDES DE APOYO DE PROYECTOS DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN.
Versión: 11.0
Código: PP-CA-001PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS Fecha: 12/02/2018
ISO 9001:2015RESPONSABLE DEL PROCESO RECURSOS DEL PROCESO
3.0, 4.1, 4.2, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.1.2, 6.2.1, 6.2.2,
7.1.5.2, 7.1.6, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3,
7.5.3.1, 7.5.3.2, 7.5.3.2, 8.1, 8.2.2, 8.2.3.1, 8.2.3.2,
8.5, 8.6, 9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3
3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 5.2, 5.3, 6.1.2, 6.1.3,
6.1.4, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.5.1, 7.5.2,
7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1, 10.2, 10.3
3.0, 4.2, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5
Humanos
Económicos
Tecnológicos y Técnicos
Humanos
Económicos
Tecnológicos y Técnicos
Humanos
Económicos
Tecnológicos y Técnicos
Directora de Gestión Económica y de Ejecución - Director Técnico y de Formulación - Director de Seguimiento y Control
de Proyectos
Nombre: Maria Paula Beltrán Tejada
Cargo: Coordinadora HSEQ
Nombre: Martha Orozco - Jesús Rivera - Jordan Alegría
Cargo: Directora de Gestión Económica y de Ejecución - Director Técnico y de Formulación - Director de Seguimiento y Control de Proyectos
REVISADO POR: APROBADO POR:
"ORIGINAL FIRMADO" "ORIGINAL FIRMADO"
OHSAS 18001:2007ISO 14001:2015
DOCUMENTO FINAL DEL SEGUIMIENTO TÉCNICO REALIZADO AL PROYECTO EN TODA SU EJECUCIÓN, DONDE SE DA EL PORCENTAJE FINAL
TÉCNICO PARA SU POSTERIOR LIQUIDACIÓN.
DOCUMENTO DE LIQUIDACIÓN O TERMINACIÓN QUE AGRUPA LOS CONCEPTOS LEGALES, TÉCNICOS Y FINANCIEROS GLOBALES DE LA FINALIZACIÓN
DEL PROYECTO.
DOCUMENTO DE TERMINACIÓN QUE AGRUPA LOS CONCEPTOS LEGALES, TÉCNICOS Y FINANCIEROS GLOBALES DE LA FINALIZACIÓN DEL
PROYECTO (ASOHOFRUCOL).
ACTIVIDADES BÁSICAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO
INFORME DE VISITA SEGUIMIENTO A PROYECTOS. PLAN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL A PROYECTOS.
INFORME DE EJECUCIÓN TÉCNICA. MATRIZ CONSOLIDADA PNFH.
ACTA DE LIQUIDACIÓN DE PROYECTOS. INFORME DE SEGUIMIENTO Y CONTROL FINANCIERO A PROYECTOS.
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS ACTA DE TERMINACIÓN DE PROYECTOS.
MATRIZ CONSOLIDADA DE PROYECTO FNFH – ASOHOFRUCOL. ACTA DE VISITA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL A PROYECTOS.
REGISTRO DE VISITA DE IMPLEMENTACIÓN DE BPA
PPP-UNIDAD TÉCNICA DE PROYECTOS (COMUNICACIONES) LE HACE SEGUIMIENTO Y CONTROL POR MEDIO DEL CRONOGRAMA DE PUBLICACIONES
DE LA REVISTA Y FORMATO DE CUMPLIMIENTO DE LA LABORES DE COMUNICACIONES.
DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS COFINANCIADOS CON LOS RECURSOS DEL FONDO NACIONAL DE
FOMENTO HORTIFRUTÍCOLA; ASÍ COMO LA ESTRUCTURA OPERATIVA DE LA UNIDAD, LAS FUNCIONES, PROCEDIMIENTOS, FORMATOS, INSTRUCTIVOS
Y DEMÁS RESPONSABILIDADES DE LA UNIDAD DE SEGUIMIENTO Y CONTROL.
PROGRAMACIÓN DE LAS VISITAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO Y FECHAS DE ENTREGA DE INFORMES
TÉCNICOS Y FINANCIEROS POR PARTE DEL EJECUTOR.
DOCUMENTO QUE RECOPILA EL AVANCE DE EJECUCIÓN TÉCNICA DE LOS PROYECTOS, VERIFICADO EN LA VISITA DE SEGUIMIENTO CON SUS
RESPECTIVAS OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES.
DOCUMENTO DONDE SE REPORTA EL AVANCE DE EJECUCIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS, VERIFICADO EN LOS INFORMES FINANCIEROS
ENTREGADOS POR EL EJECUTOR Y/O LA VISITA RESPECTIVA.
FORMATO DONDE SE REPORTA AL PROCESO DE CONTABILIDAD, EL MONTO Y PORCENTAJE LEGALIZADO DE UN DETERMINADO DESEMBOLSO DADO
A UN EJECUTOR TERCERO EN CALIDAD DE ANTICIPO.
FORMATO DONDE SE DA LA APROBACIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA DE UN DETERMINADO DESEMBOLSO A LOS EJECUTORES TERCEROS, EN ÉL SE
DAN LOS PORCENTAJES DE AVANCE TÉCNICO Y FINANCIERO REQUERIDOS CONTRACTUALMENTE, CON SUS RESPECTIVAS RECOMENDACIONES,
OBSERVACIONES Y ALERTAS.
DOCUMENTO FINAL DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL FINANCIERO AL PROYECTO, DONDE SE DAN LOS RESULTADOS FINALES, (VALOR TOTAL
EJECUTADO, SALDO SI LO HAY Y PORCENTAJE FINAL FINANCIERO), PARA SU POSTERIOR LIQUIDACIÓN.
ELABORACIÓN DE METAS E INDICADORES NACIONALES, ANUALES Y PLURIANUALES.SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA Y OPERATIVA, DIRECCIÓN DE GESTIÓN ECONÓMICA Y EMPRESARIAL, DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Y GERENCIA GENERAL.
PPP-UNIDAD TÉCNICA DE PROYECTOS (FORMULACIÓN) REALIZA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL AL CUMPLIMIENTO DE LOS DOCUMENTOS DEL
PROCESO POR MEDIO DE UNA BASE DE DATOS DE FORMULACIÓN DE PROYECTOS.
PPP-LA UNIDAD TÉCNICA DE PROYECTOS (EJECUCIÓN) UTILIZA LA HERRAMIENTA DEL PLAN OPERATIVO DEL PROYECTO PARA HACER LA
PLANIFICACIÓN Y EL SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES, CONTROL TÉCNICO Y FINANCIERO, PROGRAMACIÓN DE INFORMES, CONTROL DE
DESEMBOLSOS, CONTROL DE EQUIPO TÉCNICO, CONTROL DE PROVEEDORES, MATRIZ DE RIESGOS Y LECCIONES APRENDIDAS. ADEMÁS SE LLEVA
EL CONTROL DE TODOS LOS PROYECTOS POR MEDIO DE LA BASE DE DATOS DE PROYECTOS ASOHOFRUCOL POR AÑO.
Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo
de Colombia.
Construcción de base de datos real de asociaciones activas y
número de asociados.
Medir el grado de satisfacción de los recaudadores frente a los servicios prestados por ASOHOFRUCOL.
INDICADOR
Cumplimiento de recaudo
Satisfacción de la gestión de Recaudo
La información de los proyectos ejecutados con los recursos parafiscales,
permite estructurar los respectivos informes de gestión del área. Al igual, que
dota de herramientas a los gestores al momento manifestarse sobre la
inversión de los recursos y el fomento del sub sector.
Se entrega la información correspondiente para dar
cumplimiento al TITULO VII de la Ley 118 de 1994.Planes, Programas y Proyectos
Mensual
100%
100% Recaudo programado
Solicitudes de carácter administrativo y consultivo. Entes externos de legislación y regulación
Constituyen la principal fuente de generación de recursos del FNFH. Al igual,
que del debido reporte de la información de los recursos recaudados depende el
correcto funcionamiento del esquema de inversión.
Desarrollo Gremial y Planeación Estratégica
1.1. Lineamientos de la política del sub sector Hortifrutícola
1.2.Lineamientos de la política de recaudo de la contribución parafiscal
1.3. Lineamientos generales para los procesos, acciones y decisiones del
Área de Recaudo. Al igual que las políticas de mejora, seguimiento e
indicadores del proceso. 1.4 Lineamientos y conceptos jurídicos 1.5 Acto
administrativo de certificación de las contribuciones parafiscales, que
presta merito ejecutivo 1.6 Despliegue Estratégico para la Organización.
1. Traslados de los recursos parafiscales recaudados, o pago por
conceptos de sanción 2.Envio de información registro de los recaudados
según Decreto Reglamentario 3748 de 2004 articulo 5° y 7° parágrafo 3.
Solitudes administrativas y consultivas.
Entidades BancariasReporte de ingresos de las consignaciones provenientes de los sujetos
obligados al recaudo.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Fecha: 05/03/2018
Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de
nuestras actividades administrativas.
RENTABILIDAD SOSTENIBILIDAD
AMBIENTAL Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado.
CRECIMIENTO
ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.Optimizar los recursos y procesos
de la Organización.
Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil
millones de pesos para el año 2018.
OBJETIVO DE GESTIÓN
Medir la eficacia de los ingresos de la cuota de fomento Hortifrutícola y del ingreso de nuevos recaudadores, frente a lo
programado.
SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos.
Planes, Programas y Proyectos
Constituyen el canal mediante el cual se hace posible el traslado de los recursos
recaudados, al igual que brindan certeza sobre las fechas y montos
consignados.
SALIDAS DEL PROCESO
RECAUDO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO RECAUDO
PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO) ENTRADA SALIDAS CLIENTE (ENTIDAD/PROCESO)
OBJETIVO DEL PROCESO: Administrar de manera efectiva el recaudo de la Contribución Parafiscal Cuota de Fomento Hortifrutícola, a través de la implementación de estrategias conforme a la normatividad vigente.
ENTRADAS DEL PROCESO
DESAROLLO DEL PROCESO
FRECUENCIA
Trimestral
META
Versión: 9.0
Código: RE-CA-001
Información de los proyectos financiados con recursos provenientes del
recaudo de la cuota de fomento Hortifrutícola.
Entes externos de legislación y regulación
1.Congreso de la Republica: Legislación sobre la contribución parafiscal 2.
Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural: Reglamentación 3. Dirección
de Aduanas e Impuestos Nacionales: Resoluciones.
Recaudadores de la cuota de fomento
Gestión HSEQ Indicadores, actas de Asistencia y Capacitación. Gestión HSEQPlanes, Programas, Documentos, y Directrices HSEQ. Cumplimiento de actividades y requisitos del Sistema de Gestión.
Entidades Externas De carácter tanto publico como privado, que reporten base de datos de
posibles sujetos en el esquema parafiscal.
Los lineamientos dictados por la administración de Asohofrucol, constituirán los
parámetros y guías generales de acción del área de recaudo. Suma, que el
Gerente General de la entidad es el competente para expedir la certificación
que trata el artículo 4° del Decreto 2025 de 1996, la cual tiene naturaleza de
acto administrativo. y presta merito ejecutivo.
1.1 Presupuesto de recaudo, 1.2 Informes de Gestión 1.3
Resultados de indicadores 1.4 Documentos que requieren
decisión de gerencia, así como la expedición de actos
administrativos. 1.5 Asuntos consultivos.
Desarrollo Gremial y Planeación Estratégica
1. Requerimientos consultivos y administrativos 2. Información
Normativa 2. Cobros Pre Jurídicos 3. Cobros jurídicos.Recaudadores de la cuota de fomento
1. Solicitud de información que permita identificar los sujetos
que realizan el traslado. 2. Solicitud de reporte de ingresos en lo
que respecta a montos y fechas.
Entidades Bancarias
Corresponden a una de las fuentes de identificación de posibles sujetos
obligados al recaudo, y a través de esfuerzos mancomunados es posible lograr
una mayor difusión de la normativa parafiscal Hortifrutícola.
1. Solicitud de Bases de Datos dada la competencia que
otorga a Asohofrucol la Ley 118 de 1994. 2. Capacitaciones
entorno a la Contribución Parafiscal Cuota de Fomento
Hortifrutícola.
Entidades Externas
Establecen el marco normativo a seguir, en lo que refiere al recaudo de los
recursos provenientes de la contribución parafiscal.
Planeación estratégica y Desarrollo Gremial
1.1. Lineamientos de la política del sub sector Hortifrutícola
1.2.Lineamientos de la política de recaudo de la contribución parafiscal
1.3. Lineamientos generales para los procesos, acciones y decisiones del
Área de Recaudo. Al igual que las políticas de mejora, seguimiento e
indicadores del proceso. 1.4 Lineamientos y conceptos jurídicos 1.5 Acto
administrativo de certificación de las contribuciones parafiscales, que
presta merito ejecutivo 1.6 Despliegue Estratégico para la Organización.
Los lineamientos dictados por la administración de Asohofrucol, constituirán los
parámetros y guías generales de acción del área de recaudo. Suma, que el
Gerente General de la entidad es el competente para expedir la certificación
que trata el artículo 4° del Decreto 2025 de 1996, la cual tiene naturaleza de
acto administrativo. y presta merito ejecutivo.
1.1 Presupuesto de recaudo, 1.2 Informes de Gestión 1.3
Resultados de indicadores 1.4 Documentos que requieren
decisión de gerencia, así como la expedición de actos
administrativos. 1.5 Asuntos consultivos.
Desarrollo Gremial
Fecha: 05/03/2018
RECAUDO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO RECAUDO
Versión: 9.0
Código: RE-CA-001
PROCEDIMIENTO DETERMINACIÓN Y PAGO DE LAS OBLIGACIONES POR CONCEPTO DE LA CUOTA DE FOMENTO HORTIFRUTÍCOLA.
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN, VINCULACIÓN, ACOMPAÑAMIENTO Y VISITA A RECAUDADORES. INSTRUCTIVO PARA CONSIGNACIÓN CUOTA DE RECAUDO.
INSTRUCTIVO PARA ENVÍO INFORMACIÓN REGISTRO DE LOS RECAUDOS.
Información del valor comprometido del presupuesto asignado para la
Organización.
Talento Humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y formación de los
trabajadores de manera que adquieran el conocimiento requerido para el
desarrollo de su labor.
Talento Humano Solicitudes de evaluación de personal. Medición del desempeño del personal del proceso.
Todos los procesos Solicitudes de capacitación.Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas tecnológicas
utilizadas por la Organización.
Contabilidad Solicitud de legalización. Realizar el control de los gastos de la Organización. Legalizaciones. Contabilidad
Gestión Documental Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo.
Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas
activas, Entrega y seguimiento de EPP, reporte de actos y
condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada uno de los
controles operacionales bajo programas de gestión ambientales
y en SST.
Legalizaciones.
solicitud de apropiación trimestral de recursos.
Gestión HSEQ
Establecer lineamientos para el control de la documentación del proceso.
Evaluaciones de desempeño personal de planta y prestación de
servicios.Talento Humano
Necesidades de capacitación. Talento Humano
Contabilidad
Presupuesto
PROCEDIMIENTO ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL AL RECAUDO DE LA CUOTA DE FOMENTO HORTIFRUTÍCOLA.
DOCUMENTOS DEL PROCESO
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. INSTRUCTIVO PARA PROGRAMACIÓN DE VISITAS DE RECAUDO.
INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME MENSUAL DE RECAUDO.
REGISTROS ASOCIADOS
ACTAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL. ACTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DIGITAL.
RELACIÓN DE TRANSPORTES INTERMUNICIPALES POR VISITAS A RECAUDADORES Y NOTIFICADOS.
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE LA GESTIÓN DE RECAUDO RELACIÓN DE TRANSPORTES URBANOS POR VISITAS A RECAUDADORES Y NOTIFICADOS.
Planes, Programas y Proyectos Información de los proyectos financiados con recursos provenientes del
recaudo de la cuota de fomento Hortifrutícola.
La información de los proyectos ejecutados con los recursos parafiscales,
permite estructurar los respectivos informes de gestión del área. Al igual, que
dota de herramientas a los gestores al momento manifestarse sobre la
inversión de los recursos y el fomento del sub sector.
Se entrega la información correspondiente para dar
cumplimiento al TITULO VII de la Ley 118 de 1994.Planes, Programas y Proyectos
Gestión DocumentalEntrega de Unidades Documentales.
Talento Humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia.
Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y formación de los
trabajadores de manera que adquieran el conocimiento requerido para el
desarrollo de su labor.
Talento Humano Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos para los procesos.Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos adecuados y
suficientes para la realización de su labor.
Requerimientos de personal. Talento Humano
Gestión Documental Transferencia de unidades documentales.Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización de
informes u obtención de la información.
Presupuestoworkflows de cuenta por pagar con visto bueno y con registro presupuestal
(comprometido u obligación).
Elaboración del flujo de información para establecimiento de presupuesto y
seguimiento del mismo.
Presupuesto comprometido.
Gestión HSEQ
Gestión Documental Manual General de Archivo.Socialización de los lineamientos normativos para el control de la
documentación.
Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales,
dotación y elementos de protección personal EPP, identificación de
peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles).
Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y cuidado de
la salud y la seguridad.
Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del proceso.
Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y enfermedades
profesionales.
Fecha: 05/03/2018
RECAUDO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO RECAUDO
Versión: 9.0
Código: RE-CA-001
Nombre: Maria Paula Beltrán
Cargo: Coordinadora de HSEQNombre: Jorge Mario Salas
Cargo: Director de Recaudo
REVISADO POR: APROBADO POR:
"ORIGINAL FIRMADO" "ORIGINAL FIRMADO"
3, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5,
7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 8.5, 8.6, 9.1.1,
9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3,
5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2,
7.2, 7.3, 8.1, 10.1,
10.2, 10.3,
4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5Recursos Humanos
Recursos Económicos
Recursos Tecnológicos y Técnicos
Director de Recaudo
OHSAS 18001:2007ISO 14001:2015ISO 9001:2015RESPONSABLE DEL PROCESO RECURSOS DEL PROCESO
PROGRAMACIÓN DE VISITAS: ES EL CRONOGRAMA QUE DESARROLLA EL GESTOR DE RECAUDO DURANTE EL MES, Y EN EL QUE SE REGISTRAN LAS
VISITAS A REALIZAR TANTO A LOS RECAUDADORES ACTIVOS COMO A LOS POTENCIALES.
ACTA DE VISITA: DOCUMENTO EN EL CUAL SE REGISTRAN LA INFORMACIÓN, LOS RESULTADOS Y LAS CONCLUSIONES DE TODAS
LAS VISITAS REALIZADAS POR LOS ASESORES REGIONALES, TANTO A LOS RECAUDADORES ACTIVOS COMO A LOS POTENCIALES.
INFORME DE GESTIÓN: DOCUMENTO EN EL CUAL EL GESTOR DE RECAUDO REGISTRA EN FORMA RESUMIDA LOS RESULTADOS DE LAS VISITAS Y
ACTIVIDADES REALIZADAS MENSUALMENTE.
ACTIVIDADES BÁSICAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO