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INFORME INSPECCIÓN VIGILANCIA Y CONTROL

Versión: 01 2015/08/04

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PROCESO: Inspección, Control y Vigilancia Código:ICV-F-04

CIUDAD Y FECHA DE LA VISITA: Bogotá, 2 de marzo de 2017

ASUNTO: Visita de Inspección ___ Control__x__ Vigilancia ___ Otro:

DATOS DE LA ENTIDAD

Razón Social: PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN

NIT: 899.999.119-7

Representante Legal: FERNANDO CARRILLO FLOREZ

Dirección: Carrera 5ª nro. 15 – 60

Teléfono: 571) 587 87 50

Correo electrónico: [email protected] / [email protected]

Correo electrónico: x

Tipo de entidad: Organismo de control

PARTICIPANTES Y ASISTENTES

Por parte de la Entidad

Nombre Completo Cargo y Correo Electrónico

Jaime Alberto Quiñones Moncayo Héctor Julio Garzón Vivas

Jefe de la División de Documentación Asesor de la oficina de control interno

POR PARTE DEL AGN:

Nombre Completo Dependencia /Cargo y Correo Electrónico

Henrry Pava Vargas Miguel Ángel Álvarez Flórez Yenni Marcela Gasca Muete

Grupo de Inspección y Vigilancia Grupo de Inspección y Vigilancia Grupo de Inspección y Vigilancia

ANTECEDENTE DE LA VISITA DE INSPECCION VIGILANCIA CONTROL

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado (AGN) realizó Visita de Control a la Procuraduría General de la Nación (PGN), con base en los hechos de público conocimiento recientemente informados en los diferentes medios de comunicación, relacionados con la presunta destrucción y/o eliminación inadecuada de los archivos de la PGN que contenían indagaciones preliminares y acciones preventivas. Lo Anterior, teniendo en cuenta que a la PGN le es aplicable lo establecido en las Leyes 594 de 2000 y 1712 de 2014 (Ley de Transparencia), y demás normatividad de archivo vigente en lo que se refiere a la Función Archivística, puntualmente a:

1. La custodia y consulta de documentos del archivo de la Entidad (Arts. 7 al 10 Ley 594 de 2000, y parágrafo 1 del artículo 2 Decreto 1515 de 2013).

2. La adopción de un Programa de Gestión Documental, específicamente en lo atinente a la consulta y conservación de los documentos (Art. 15 Ley 1712 de 2014).

3. Su pertenencia al Sistema Nacional de Archivos y la adopción, articulación, y difusión de las políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones que en materia archivística y de gestión de documentos y archivos determine el Archivo General de la Nación. Asimismo de la responsabilidad de los servidores en la aplicación de aplicar las normas establecidas por el AGN. ( Literal b) Art. 5 Ley 594 de 2000, Arts. 2 y 3 del Decreto 2578 de 2012 y Art. 3 Decreto 2609 de 2012, compilados en el decreto 1080).

mailto:[email protected]

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4. Acoger los criterios que establezca el AGN para la Conservación de los archivos públicos. (Art. 34 Ley 594 de 2000.).

5. Ser sujeto de visitas de Inspección, Vigilancia y Control por parte del AGN, para la verificación de las normas archivísticas, y ser requerida ante situaciones irregulares para que adelante los correctivos (en caso de ser posible) o correr traslado a los órganos competentes para que determinen responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes. (Art. 32 Ley 594 de 2000).

6. Acoger las órdenes que el AGN considere necesarias para evitar que continúen las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos. ( Literal a) Art. 35 Ley 594 de 2000).

DESARROLLO DE LA VISITA DE VIGILANCIA

En desarrollo de la visita, el día 2 de marzo de agosto de 2017 los funcionarios del Grupo de Inspección y Vigilancia (GIV) del Sistema Nacional de Archivos (SNA) del AGN, procedieron a verificar lo siguiente:

1. Instancias Asesoras en Materia Archivística: De conformidad con el literal c) del artículo 2.8.2.1.4 del Decreto 1080 de 2015, las entidades tienen la obligación de conformar el Comité interno de archivo, como instancia asesora en materia archivística. Se procedió a verificar: Resolución número 265 del 13 de julio de 2000 “por el cual se crea el comité de archivo de la Procuraduría General de la Nación y se le asignan funciones”, modificada mediante resolución 231 del 24 de agosto de 2007. De conformidad con el artículo 2.8.2.1.15 del decreto 1080, conformación del comité interno de archivo, se evidencia que faltan entre los integrantes del citado Comité, el jefe o responsable del área de sistemas o tecnologías de información y el jefe de la oficina de control interno quien tendrá voz pero no voto, o quien haga sus veces. Las funciones registradas en el acto de creación del Comité Interno de Archivo de la PGN no son en su totalidad las exigidas por el artículo 2.8.2.1.16 del decreto 1080 del 2015. Igualmente, es pertinente que se registre la periodicidad de cesión del comité interno de archivos, en el acto administrativo. Se verificaron las actas de las diferentes cesiones por parte del comité interno de archivo desde el consecutivo N° 28 hasta el número 37. De las cuales puntualmente se observaron las siguientes:

Actas de reunión número 33 del 21 de febrero del 2013, temas: ajustes TRD, autorización eliminación fondos documentales.


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Acta de reunión N° 34, del 24 de febrero de 2014 no se evidencia en la carpeta correspondiente, se evidenció en otra carpeta, temas: informe y autorización de eliminación de las dependencias y Ajustes TRD.

Acta número 35, 16 de diciembre de 2014, temas: informe y autorización de

eliminación de las dependencias y Ajustes TRD.

Acta número 36, del 8 de octubre de 2015, temas: informe y autorización de eliminación de las dependencias y Ajustes TRD.

Acta número 37, del 19 de agosto de 2016: Aprobación de las TRD elaboradas

por indenova, aprobación Programa de Gestión Documental (PGD). Por lo anterior, se concluye que si bien la PGN tiene conformado un Comité de Archivo, el acto administrativo de creación se debe justar según lo establecido en los artículos 2.8.2.1.15 y 2.8.1.16 Decreto 1080 de 2015.

2. Instrumentos Archivísticos 2.1 Tablas Retención Documental –TRD – Cuadros de Clasificación Documental De conformidad con el artículo 24 de la Ley 594 del 2000 y Articulo 13 Ley 1712 del 2014, es obligación de las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental. En concordancia con lo anterior, el Acuerdo 04 de 2013, establece el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y actualización que deben seguir las entidades. El Grupo de Inspección y Vigilancia procedió a verificar: Procesos de Gestión Documental, Sub- proceso administración de material documental. INS-GD-AM-002: Instructivo para la aplicación de las tablas de retención y valoración documental, las transferencias documentales y la eliminación, se resaltan los siguientes ítems:

Se define en el ítem 10 los pasos para la eliminación de documentos. El coordinador del grupo de archivo presenta las solicitudes al comité de archivo de la

PGN el cual toma las acciones correspondientes en cada caso. Las aprobaciones de eliminación aparecerán en el acta respectiva del comité de archivo

y se comunicarán a cada dependencia. La dependencia elaborará un acta de eliminación en la que conste el número de acta

del comité de archivo que autorizó la eliminación y adjuntará los formatos de inventario para tal efecto.

Cumplida esta etapa debe establecerse, como regla general, que los documentos deben salir destruidos (picados) de la entidad y el proceso de destrucción debe ser supervisado por funcionarios del grupo de archivos y de control interno designados para dicho fin en el nivel central. En el nivel territorial la supervisión de la destrucción es responsabilidad del jefe de la dependencia.

Actos administrativos de aprobación de TRD:

Acuerdo número 10 del 23 de julio de 1999, aprobación de las TRD por el AGN. Resolución 264 del 13 de julio del 2000 que institucionalizó por primera vez las TRD en

la PGN.


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Actualización de las TRD institucionalizada mediante resolución 093 del 6 de marzo de 2008 (a la fecha no era exigible la convalidación de las TRD por parte del AGN)

La TRD se encuentra en proceso de actualización. En conclusión, se evidencia que la PGN cuenta con TRD aprobadas por el AGN, no obstante dicho instrumento debe ser actualizado de conformidad con la estructura orgánica vigente, en cumplimiento a lo preceptuado por el Acuerdo 04 de 2013. 2.2 Programa de Gestión Documental - PGD El artículo 21 de la Ley 594 de 2000, en concordancia con los artículos 2.8.2.5.10, 2.8.2.5.11, 2.8.2.5.12 del Decreto 1080 de 2015 y el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, indican que las entidades del Estado deben formular, elaborar y adoptar Programas de Gestión Documental, en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos, como parte del plan estratégico institucional y del plan de acción anual. Se evidenció en el acta número 37 de reunión por parte del comité interno de archivo del 19 de agosto de 2016, en donde el comité sugirió algunos ajustes al PGD, igualmente se evidencia que mediante resolución número 10 del 13 de enero de 2017 se adopta el programa de gestión documental de la PGN el cual está pendiente de publicación. Por lo anterior, la PGN debe culminar el proceso de publicación del Programa de Gestión Documental, en observancia a lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014, toda vez que dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de esta norma, las entidades obligadas debieron adoptar el PGD. 2.3 Inventario Único Documental De acuerdo con lo descrito en el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 13 de la Ley 1712 de 2014, es obligación de las entidades de la administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzca en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. De igual manera el artículo (7) séptimo del Acuerdo No. 042 del 2002, establece: “Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental, junto con su instructivo, (…) Frente a este aspecto el Grupo de Inspección y Vigilancia sólo verificó la existencia del formato único de inventario documental, normalizado por el sistema de gestión de calidad. Lo cual se evidencia en el registro REG-GD-AS-002 y se relaciona en el instructivo INS-GD-AM-002 para su aplicación en los archivos de gestión y transferencias primarias. 3. Disposición final de los documentos El artículo 15 del acuerdo 04 de 2013 y artículo 2.8.2.2.5 del Decreto 1080 de 2015 establece que la eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá estar basada en la Tabla de Retención Documental o en las tablas de valoración documental y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Interno de Archivo.


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Con fundamento en lo anterior, se verificó el cumplimiento del procedimiento establecido frente a: 1. Publicación en la página web por un periodo de 30 días de los inventarios de los

documentos que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados.

No se evidenció que en el procedimiento se contemple la publicación de los inventarios en la página web, conforme lo cita la norma.

2. Verificación de las observaciones a los inventarios de los documentos objeto de

eliminación, y si las mismas se publicaron en la página web.

Los ciudadanos no presentaron observaciones en su momento, toda vez que los inventarios no han sido objeto de publicación previa al proceso de eliminación.

3. Aprobación de la eliminación de los documentos, y que conste en acta de eliminación de

documentos, suscrita por el Presidente y Secretario Técnico del Comité de archivo.

No se evidenciaron las Actas de Eliminación de Documento correspondientes a los aprobaciones realizadas por los Comités Internos de Archivo N° 33 y 37. Las actas de eliminación que sí se pudieron evidenciar, no están suscritas por los responsables que cita la norma. Las actas no se elaboran de conformidad con el parágrafo único del artículo 2.8.2.2.5 del decreto 1080 sobre eliminación de documentos: Las actas deben indicar de manera específica nombre de series, fechas, volumen de documentos, y número de expedientes a eliminar, así como el acto administrativo de aprobación de la TRD. A manera de ilustración para este punto tercero se pueden observar las siguientes imágenes tomadas el día de la visita directamente de los archivos originales de la PGN que contienen todo la información de TRDs, actos administrativos y cesiones del Comité Interno de Archivo, Inventarios Documentales a eliminar, Actas de Eliminación, entre otros: 3.1 DEL ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No.33 y el respectivo proceso de

Eliminación aprobado en ella: (NO se encontró Acta de Eliminación):


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Como se observa en esta imagen los documentos que se solicitaron eliminar en el Comité Interno de Archivo No. 33 NO se registra el código ni la serie o subserie documental en los inventarios documentales objeto de eliminación.

Como se observa en esta imagen del Acta del Comité Interno de Archivo No. 33 se aprobaron eliminaciones de documentos con la afirmación literal: “No se encontraron series que deba conservar esta dependencia por lo tanto se puede autorizar su eliminación”, siendo que, como se observó en la imagen anterior a esta (inventarios documentales a eliminar), NO estaban identificadas las series y subseries a eliminar.


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3.2 DEL ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No.34 y el respectivo proceso de Eliminación aprobado en ella:

Como se observa en esta imagen en los Inventarios Documentales de los documentos autorizados para eliminación en el Comité Interno de Archivo No. 34 NO se registra código ni series o subseries.



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Como se observa en esta imagen en los Inventarios Documentales de los documentos autorizados para eliminación en el Comité Interno de Archivo No. 35 NO registra código, ni series o subseries.

Como se observa en esta imagen del Acta del Comité Interno de Archivo No. 35 se aprobaron eliminaciones de documentos con la afirmación literal: “No se encontraron series que deba conservar esta dependencia por lo tanto se puede autorizar su eliminación”, siendo que, como se observó en la imagen anterior a esta (inventarios documentales a eliminar), NO estaban identificadas las series y subseries a eliminar.


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Como se observa en esta imagen el acta de eliminación de los documentos que se autorizaron en el Comité Interno de Archivo No. 35 NO fue suscrita por los funcionarios responsables que cita la norma.



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Como se observa en esta imagen, previo a la sesión del Comité Interno de Archivo No. 36 (del 8 de octubre de 2015), se solicitó la eliminación de las series “acción preventiva” originales, por parte de la Delegada para la Función Pública, sin que el Grupo de Inspección y Vigilancia del AGN pudiera evidenciar en la visita de control la existencia de estas series en las TRD actualizadas de esta dependencia de la PGN, por lo tanto tampoco es viable concluir cual sería el tiempo de retención de las mismas antes de su eliminación. Ahora bien, se pudo evidenciar el tiempo de retención de la subserie documental “Proyectos de acciones preventivas y control de gestión” para la Delegada para Asuntos del Trabajo y Seguridad Social, el cual es de diez (10) años, con base en la TRD que se observa en al siguiente imagen:

Lo anterior permite concluir que, asumiendo que el tiempo de retención de TODAS las series documentales relacionadas con “ACCIONES PREVENTIVAS” de la PGN es de diez (10) años, la eliminación de estas series pertenecientes a la Delegada para la Función Pública se hicieron en promedio entre cinco (5) y seis (6) años desde la fecha de finalización del expediente, ya que se eliminaron en octubre de 2015, con base en autorización del Comité N° 36.

Así mismo, en los inventarios documentales de la Procuraduría Delegada para Asuntos del Trabajo y Seguridad social, se evidencia que en el campo de “series” registran es la denominación de un tipo documental “Protocolo” el cual hace parte de la serie Proyectos de


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acciones preventivas y control de gestión, la cual como se relacionó anteriormente tiene un tiempo de retención de 10 años, no obstante se evidencian unidades documentales que fueron eliminadas antes de cumplirse el tiempo establecido.

Como se observa en esta imagen los documentos que se autorizaron eliminar en el Comité Interno de Archivo No. 36 NO registra en los inventarios documentales las series o subseries. y en este caso puntual existe la observación que los archivos a eliminar son “inhibitorios”, sin que el GIV haya podido establecer los tiempos de retención en las TRD aprobadas de la PGN, de este tipo de documentos.

Como se observa en esta imagen del Acta del Comité Interno de Archivo No. 36 se aprobaron eliminaciones de documentos con la afirmación literal: “No se encontraron series que deba conservar esta dependencia por lo tanto se puede autorizar su eliminación”, siendo que, como


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se observó en la imagen anterior a esta (inventarios documentales a eliminar), NO estaban identificadas las series y subseries a eliminar.

Como se observa en esta imagen el acta de eliminación de los documentos aprobados en el Comité Interno de Archivo No. 36 NO fue suscrita por los funcionarios responsables que cita la norma

3.5 DEL ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No.37 y el respectivo proceso de Eliminación aprobado en ella: (NO se encontró Acta de Eliminación):


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Como se observa en esta imagen los documentos que se autorizaron eliminar en el Comité Interno de Archivo No. 37 NO registra en los inventarios documentales las series o subseries. Se agrupan documentos con diferentes asuntos tales como “correspondencia” en las cuales podría existir documentación que haga parte de un expediente o serie documental.

En el acta de aprobación de eliminación de documentos por parte del comité N° 37, no es claro si la eliminación obedece a un análisis de los tiempos de retención conforme a la TRD toda vez que solo se aduce que las eliminaciones fueron “autorizadas” pero no se registra el nombre de


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las series documentales, ni el acto administrativo de aprobación de las TRD por las cuales se surte el proceso de eliminación.

4. Verificación de los inventarios documentales objeto de eliminación, los cuales se deben

conservar de manera permanente y publicados en la página web, junto con las respectivas actas de eliminación, de conformidad al numeral iv) del artículo 15 del Acuerdo 04 de 2013.

Las actas de comité de archivo, en las cuales se aprobó la eliminación de documentos, se acompañan de los inventarios documentales; no obstante, los inventarios están incompletos toda vez que faltan datos tales como: Nombre de la serie documental, código de la serie documental. En algunos casos se evidenció que se registra es el tipo documental y no la serie. Otro aspecto a tener en cuenta, es el tiempo de retención establecido en la TRD, antes de realizar el proceso de eliminación, toda vez que se evidenciaron casos en los cuales presuntamente se eliminó documentación antes de cumplirse el tiempo de retención. (Ver cuadro adjunto: archivo “PGN” formato Excel que se entrega con el presente informe).

Lo anterior se puede ilustrar igualmente con la siguiente imagen. Se observa una inconsistencia frente a los tiempos de retención establecidos para la serie documental Procesos Disciplinarios (21 años), frente a la instrucción dada mediante memorando del 11 de mayo de 2016, de la División de Documentación de la PGN, en la cual se estipula que “las actuaciones que llegaron hasta apertura de investigación o inhibitorio se podrán eliminar vencidos los 5 años”.

5. Eliminación por series y subseries documentales, y no por tipos documentales. Verificación

que no se hayan eliminado documentos individuales de una serie o de un expediente, excepto de que se trate de copias idénticas o duplicados.


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Dada la ausencia de series y subseries y/o la indeterminación de estas en los inventarios documentales, no es posible verificar si la eliminación obedeció a expedientes completos o por tipos documentales.

Por todo lo anterior se presume un incumplimiento del artículo 15 del Acuerdo 04 de 2013, toda vez que no se ha realizado el debido procedimiento para la eliminación de documentos, adicionalmente es importante que antes de continuar con los procesos de eliminación documental se realice el proceso de actualización, aprobación y convalidación de las TRD. Se adjunta cuadro con los casos puntuales identificados una vez confrontadas actas de comité, actas de eliminación, inventarios documentales, TRD y publicación en página web. (Ver cuadro adjunto: archivo “PGN” formato Excel que se entrega con el presente informe).

CONCLUSIÓN

Una vez realizado el respectivo análisis de los datos recopilados y la verificación de los soportes entregados por la entidad, es pertinente que la Procuraduría General de la Nación formule un Plan de Mejoramiento Archivístico - PMA, con el objeto de establecer las acciones de mejora a partir de los presuntos incumplimientos señalados, el cual deberá ser aprobado por el Comité Interno de Archivo, como lo establece el artículo 2.8.8.3.6.del Decreto No. 1080 de 2015; sin perjuicio del traslado que deba realizar el AGN a los entes de control para lo de su competencia. Plan que deberá ser entregado en el formato establecido por el Archivo General de la Nación y en el término definido en el mismo artículo. A continuación, se resumen los presuntos incumplimientos:

No. PRESUNTOS INCUMPLIMIENTOS NORMATIVIDAD PRESUNTAMENTE INCUMPLIDA

1

Instancia Asesora en materia Archivística:

Ajustar el acto de conformación del comité con relación a

los integrantes y funciones.

Artículos 2.8.2.1.14 y 2.8.2.1.16 del Decreto 1080 del

2015.

2 Instrumentos Archivísticos

2.1

Tabla de Retención Documental y Cuadros de

Clasificación Documental.

Actualizar las TRD y Cuadros de Clasificación, conforme a

la estructura orgánica vigente.

Artículo 24 de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo 04 de 2013.

Ley 1712 de 2014

2.2 Programa de Gestión Documental – PGD-.

Culminar el proceso de publicación del PGD en página web.

Artículo 15 de la Ley 1712 del 2014 y el artículo 2.8.2.5.10

del Decreto 1080 de 2015.

3.

Disposición final de documentos.

Ajustar procedimientos conforme a lo preceptuado en la

norma.

Acuerdo 04 de 2013.

Artículo 2.8.2.2.5 del Decreto 1080 de 2015.

Proyectó: Henry Pava Vargas – Profesional Universitario

Miguel Álvarez-Profesional GIV Yenni Marcela Gasca.- coordinadora Grupo de Inspección y vigilancia.

Anexos: Archivo en Excel. Archivado en: 341.90. Inspección, control y vigilancia

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