Versión vigente No. - Universidad Autónoma del Estado de...

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Procedimiento: Auditoría Administrativa Financiera

Contraloría Universitaria Dirección de Auditoría a Administración Central Departamento de Auditoría Administrativa Financiera

Fecha: 03/06/09

Versión Vigente No. 00

Versión vigente No. 06 Fecha: 28/10/10

C O N T E N I D O

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Políticas

6. Diagrama de Bloque del Procedimiento

7. Glosario

8. Anexos

9. Revisión Histórica

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1. Propósito

Establecer la secuencia e interacción de pasos a seguir para llevar a cabo la planeación,

ejecución, informe y seguimiento de la auditoría administrativa financiera, así como los

lineamientos aplicables para su realización por parte de la Dirección de Auditoría a Administración

Central.

2. Alcance

Aplica a las Dependencias de la Administración Central de la Universidad Autónoma del Estado de

México.

3. Responsabilidad y Autoridad

El Contralor de la Universidad es responsable de:

Aprobar y hacer cumplir el Programa Anual de Auditorías a Administración Central.

Presentar al Rector y al titular de la dependencia auditada, el informe resultante de la auditoría practicada.

Informar al Rector respecto de las conclusiones del informe de auditoría administrativa financiera.

Autorizar el cierre de las auditorías administrativas financieras, una vez solventadas en su totalidad las observaciones resultantes de las mismas.

Promover el buen desempeño del proceso en el marco del Sistema de Gestión de la Calidad de la UAEM.

El Contralor de la Universidad tiene autoridad para:

Modificar el Programa Anual de Auditorías a Administración Central.

Aprobar los informes de las auditorías practicadas.

Solicitar a las dependencias de Administración Central la información estratégica necesaria para la realización de auditorías.

Evaluar y autorizar la ejecución de auditorías solicitadas.

El Director de Auditoría a Administración Central es responsable de:

Elaborar el Programa Anual de Auditorías a Administración Central y en su caso; ajustarlo en base a las auditorías que sean solicitadas.

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Ejecutar el Programa Anual de Auditorías a Administración Central.

Presentar al Rector y al titular de la dependencia auditada, el informe de auditoría de manera conjunta con el Contralor de la Universidad.

Promover la atención y dar seguimiento a las observaciones generadas en las auditorías.

Autorizar el oficio de seguimiento de observaciones y/o estatus de observaciones, conjuntamente con el Contralor de la Universidad.

Cerrar las auditorías, una vez solventadas en su totalidad las observaciones resultantes de las mismas.

Realizar las acciones necesarias que tiendan a mejorar la presencia, conducta y calidad profesional de los auditores en apego al Código de Ética Profesional del Contador Público y del Administrador.

Responder el formato de evaluación interna de la auditoría.

Planificar documentar, implementar, evaluar el desempeño y mejorar continuamente el proceso de conformidad a lo establecido en el manual de calidad y en la TEP.

Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el proceso.

Informar a la Alta Dirección el desempeño del proceso.

Informar a los miembros del proceso de los cambios autorizados al mismo.

El Director de Auditoría a Administración Central tiene autoridad para:

Validar y autorizar el plan de trabajo de las auditorías a realizar.

Autorizar la propuesta de los auditores a cada auditoría.

Supervisar y evaluar el trabajo de auditoría.

Tomar las medidas necesarias en caso de retraso o incumplimiento en la entrega de información por parte del auditado.

Realizar las acciones pertinentes respecto a las causas que no permitan el cumplimiento del plan de trabajo de la auditoría.

Aprobar y liberar el informe de auditoría administrativa financiera para su revisión y aprobación por parte del Contralor de la Universidad.

Aprobar el oficio de seguimiento de observaciones y/o oficio de estatus de observaciones para su aprobación por parte del Contralor de la Universidad.

Promover la capacitación del personal de la Dirección de Auditoría a Administración Central, en los aspectos que se consideren relevantes para el buen desempeño de sus funciones.

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Realizar las acciones pertinentes, derivadas de los resultados del análisis de la evaluación interna de la auditoría, de la evaluación del desarrollo de la auditoría, de la evaluación del desempeño del auditor de la evaluación de la satisfacción del usuario.

El Jefe del Departamento de Auditoría Administrativa Financiera es responsable de:

Coordinar la elaboración del plan de trabajo de las auditorías administrativas financieras.

Planear y organizar conjuntamente con el coordinador de auditoría, los recursos humanos y materiales necesarios para llevar a cabo las auditorías administrativas financieras.

Proponer al Director de Auditoría a Administración Central, el personal que integrará el equipo de auditoría.

Verificar que se cuente oportunamente con los recursos necesarios en apego a la planeación de la auditoría.

Supervisar la realización de las auditorías administrativas financieras a las dependencias de Administración Central.

Vigilar el apego del equipo auditor al Código de Ética Profesional del Contador Público y del Administrador, durante la ejecución de la auditoría.

Informar al Director de Auditoría a Administración Central de las incidencias reportadas por el coordinador de auditoría, las causas del retraso de la ejecución de auditoría, así como el retraso o incumplimiento en la entrega de información por parte del auditado.

Revisar con el coordinador de auditoría, el informe de auditoría y anexos correspondientes.

Aplicar los formatos de evaluación del desarrollo de la auditoría y evaluación del desempeño del auditor, así como informar los resultados del análisis al Director de Auditoría a Administración Central.

Dar seguimiento al proceso de solventación de las observaciones generadas en las auditorías.

Revisar el oficio de seguimiento de observaciones y/o el oficio de estatus de observaciones.

Realizar propuestas de mejora continua al Proceso de Auditoría Administrativa Financiera; así como coordinar las actividades para llevarlas a cabo.

El Jefe del Departamento de Auditoría Administrativa Financiera tiene autoridad para:

Revisar y dar el visto bueno al plan de trabajo de la auditoría.

Presentar la propuesta de los auditores a cada auditoría.

Gestionar los recursos para garantizar la operación del proceso.

Supervisar el desarrollo de la auditoría.

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Solicitar al coordinador de auditoría se informe de las incidencias relevantes de la auditoría.

Tomar las medidas necesarias en caso de que algún integrante del equipo auditor no este dando cumplimiento a sus responsabilidades durante el desarrollo de la auditoría.

Solicitar la integración del informe y anexos correspondientes al coordinador de auditoría.

Autorizar la adecuada integración del legajo de los papeles de trabajo de acuerdo a las Normas y Procedimientos de Auditoría.

Determinar el grado de conformidad de las observaciones durante la auditoría y del proceso de solventación de las mismas conjuntamente con el coordinador de auditoría.

El Coordinador de Auditoría es responsable de:

Elaborar la propuesta del plan de trabajo de la auditoría administrativa financiera.

Vigilar el apego del los auditores al Código de Ética Profesional del Contador Público y del Administrador, durante la ejecución de la auditoría.

Dar cumplimiento al plan de trabajo de la auditoría, o en su caso informar al Jefe de Departamento de las causas por las cuales se presente retraso en el desarrollo de la auditoría.

Asesorar, apoyar y guiar a los auditores en la metodología y procedimientos aplicados, así como coordinar, dirigir y supervisar el cumplimiento de las responsabilidades de cada uno de los integrantes del equipo auditor.

Informar al Jefe de Departamento las causas que no permitan el cumplimiento del plan de trabajo de la auditoría.

Supervisar la elaboración e integración del legajo de los papeles de trabajo en apego a las Normas y Procedimientos de Auditoría.

Notificar al Jefe de Departamento de Auditoría Administrativa Financiera y al Director de Auditoría a Administración Central, las incidencias relevantes y observaciones que puedan generar un daño al patrimonio universitario.

Elaborar el informe de auditoría de manera conjunta con los auditores en apego a las Normas y Procedimientos de Auditoría, analizando las observaciones generadas, estableciendo a su vez las recomendaciones correspondientes.

Distribuir la información y documentación de la atención de observaciones a los auditores para su análisis de acuerdo a los rubros revisados durante la auditoría.

Elaborar el oficio de seguimiento de observaciones y/o el oficio de estatus de observaciones.

Llevar el control y registro de los avances que reporta la dependencia auditada respecto del seguimiento de las observaciones hasta el cierre de la auditoría.

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Ordenar y entregar al archivo de la Contraloría Universitaria el legajo de papeles de trabajo y la documentación soporte de las auditorías realizada para su resguardo.

El Coordinador de Auditoría tiene autoridad para:

Coordinar, dirigir y supervisar la planeación, ejecución, informe y seguimiento de la auditoría a cargo.

Solicitar la información necesaria a la dependencia auditada para la realización de la auditoría. En caso de retraso o incumplimiento por parte del auditado, informar al Jefe del Departamento.

Informar al Jefe de Departamento, el cumplimiento de las responsabilidades de cada uno de los auditores.

Solicitar a los auditores el análisis de la información y el grado de avance en la solventación de las observaciones, para la elaboración del oficio de seguimiento de observaciones y/o el oficio de estatus de observaciones.

Los auditores son responsables de:

Apegarse al Código de Ética Profesional del Contador Público y del Administrador.

Dar cumplimiento al plan de trabajo autorizado.

Trabajar de manera coordinada de acuerdo a las Normas y Procedimientos de Auditoría.

Informar al Coordinador de Auditoría, las causas que no permitan el cumplimiento del plan de trabajo de la auditoría.

Elaborar los papeles de trabajo de acuerdo a las Normas y Procedimiento de Auditoría, así como a los requisitos establecidos.

Integrar de manera conjunta con el Coordinador de Auditoría, el legajo de papeles de trabajo correspondiente.

Participar en la elaboración del informe de auditoría y anexos, documentando y sustentando adecuadamente las observaciones de auditoría y las recomendaciones correspondientes.

Participar en el seguimiento de las observaciones de acuerdo a los rubros analizados durante la auditoría, hasta la solventación de la totalidad de las mismas.

Dar cumplimiento a las disposiciones emanadas del SGC y contribuir al cumplimiento del objetivo de calidad y en su caso, sugerir mejoras al proceso.

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Los Auditores tienen autoridad para:

Solicitar a la dependencia auditada la información que se considere necesaria durante el desarrollo de la auditoría.

Solicitar al coordinador de auditoría la asignación de los recursos necesarios para la adecuada ejecución de la auditoría.

Las Dependencias de la Administración Central durante el proceso de auditoría tienen la responsabilidad de:

Atender los requerimientos consignados en el Oficio de Presentación.

Atender las observaciones en el plazo establecido en el informe de auditoría.

Continuar con el proceso de atención de observaciones hasta que la Contraloría Universitaria la considere concluida mediante la entrega del oficio de cierre de auditoría.

Las Dependencias de la Administración Central durante el proceso de auditoría tienen la autoridad para:

Efectuar la solicitud del servicio a la Contraloría Universitaria.

Responsabilidad de las Dependencias de la Administración Central como proveedoras de información:

Atender los requerimientos de información.

Presentar la información debidamente validada y de manera oportuna. Autoridad de las Dependencias de la Administración Central como proveedoras de información:

Solicitar aclaraciones pertinentes respecto a la información requerida, en su caso. 4. Normatividad Aplicable

1.- Legislación Universitaria:

Artículos 39 párrafo primero de la Ley de la Universidad Autónoma del Estado de México; 144,

145 fracción I, II, III, IV, V, X, XIV y XVII, 148 párrafo primero y segundo del Estatuto Universitario

de la Universidad Autónoma del Estado de México; 136, 138 inciso b), 141 y 142 inciso a) del

Acuerdo por el que se Actualiza la Estructura Orgánico Funcional de la Administración Central de

la Universidad Autónoma del Estado de México vigente a partir del 17 de febrero 2009 y demás

relativos y aplicables de la normatividad universitaria.

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2.- Contratos colectivos de trabajo de la FAAPAUAEM y SUTESUAEM.

3.- Circulares emitidas por las dependencias de la Administración Central.

4.- Procedimientos establecidos por las dependencias de la Administración Central.

5.- Reglamento de ingresos extraordinarios generados por Organismos Académicos, Unidades

Académicas y espacios universitarios.

6.- Programa de Actualización del Inventario de Bienes Muebles de la UAEM.

7.- Normatividad federal aplicable a recursos autorizados por la Federación.

8.- Normatividad estatal aplicable a recursos autorizados por el Gobierno del Estado de México.

9.- Demás leyes aplicables.

5. Políticas

1.- El Programa Anual de Auditorías a Administración Central será estructurado de manera anual por el Director de Auditoría a Administración Central y será autorizado por el Contralor de la Universidad para su ejecución. Dicho programa será actualizado cada vez que se incluya una auditoría solicitada. 2.- La solicitud de auditoría por parte de las dependencias de Administración Central deberá realizarse mediante oficio dirigido al Contralor de la Universidad, turnando copia al Rector para su conocimiento. 3.- El Programa Anual de Auditorías a Administración Central será considerado como información reservada y será público un año posterior a su ejecución. 4.- En casos particulares, el Director de Auditoría a Administración Central podrá delegar funciones al Jefe del Departamento de Auditoría Administrativa Financiera con la finalidad de dar continuidad al proceso de auditoría. 5.- Considerando las necesidades y circunstancias, el Director de Auditoría a Administración Central cuando lo juzgue necesario podrá delegar funciones del Jefe de Departamento de Auditoría Administrativa Financiera al Coordinador de Auditoría con la finalidad de realizar de manera adecuada el proceso de Auditoría Administrativa Financiera. 6.- Considerando los compromisos de la Dirección de Auditoría a Administración Central, los auditores podrá ser reasignado a otra auditoría o actividad propia de la Dirección, previa autorización del titular de la misma.

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7.- Las Dependencias de Administración Central deberán entregar la información solicitada en el plazo establecido en los oficios de solicitud de información con la finalidad de no retrasar la ejecución de la planeación de la auditoría. 8.- En caso de que el retraso en la entrega de información por parte de las Dependencias de Administración Central sea constante, se solicitará el apoyo de la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo con la finalidad de atender el Principio de la Calidad “Relaciones Mutuamente Beneficiosas con el Proveedor” y evitar en la medida de lo posible, no conformidades a los procesos del SGC. 9.- El proceso de auditoría administrativa financiera consta de las siguientes etapas: planeación, ejecución, informe y seguimiento. 10.- La auditoría administrativa financiera se efectuará conforme a:

a. Políticas y procedimientos del Manual de Auditoría Administrativa Financiera. b. Políticas y procedimientos de la UAEM. c. Normas y procedimientos de auditoría emitidos por el Instituto Mexicano de

Contadores Públicos. 11.- El manejo y salvaguarda de la documentación original proporcionada para su análisis durante la auditoría deberá ser garantizada por la dependencia auditada. 12.- Los resultados del informe de auditoría serán informados exclusivamente al Rector y al titular de la dependencia auditada y en su caso al titular de la Secretaría correspondiente. 13.- La información y resultados derivados de las auditorías realizadas serán consideradas como información reservada por esta Contraloría por 5 años posteriores a su aplicación. 14.- De manera particular y considerando los resultados obtenidos, el Director de Auditoría a Administración Central conservará bajo su resguardo, el original del Informe de Auditoría Administrativa Financiera durante el tiempo que juzgue necesario. 15.- Los formatos de evaluación del desarrollo de la auditoría y evaluación del desempeño del auditor, deberán ser contestados y entregados antes de concluir la reunión de cierre de los trabajos de auditoría en campo. 16.- Los formatos de evaluación del desarrollo de la auditoría y evaluación del desempeño del auditor que sean entregados extemporáneamente, se considerarán como nulos para los efectos de medición y toma de decisiones de la auditoría y del equipo auditor. 17.- El producto principal del proceso de Auditoría Administrativa Financiera es el informe de auditoría, mismo que será medido mediante el formato de Satisfacción del Usuario. 18.- Derivado del producto principal se generan productos de seguimiento que a continuación se mencionan: Oficio de Seguimiento de Observaciones, Oficio de Status de Observaciones y Oficio de Cierre de Auditoría.

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19.- Una vez que es entregado el informe de auditoría, el Director de Auditoría a Administración Central responderá el cuestionario de evaluación interna de la auditoría y se efectuará el análisis de los resultados obtenidos para posteriormente tomar las medidas conducentes. 20.- Para efecto de la medición del proceso y del producto únicamente se considerarán las tres primeras etapas (planeación, ejecución e informe) ya que el tiempo de realización de la etapa de seguimiento es variable, debido a que ésta depende de la complejidad de la atención a los resultados de la auditoría y del grado de atención que la dependencia auditada aplique a las observaciones emitidas. 21.- El contenido de este procedimiento es de observancia general por parte del personal adscrito a la Dirección de Auditoría a Administración Central, que interviene en el Proceso de Auditoría Administrativa Financiera. 22.- El contenido de este procedimiento se actualizará cuando menos una vez al año o en el caso de que surjan modificaciones relevantes que afecten al proceso de auditoría administrativa financiera. 23.- El manejo y salvaguarda de la documentación original analizada será responsabilidad de la Dependencia auditada hasta él termino de los trabajos en campo. 24.- El manejo y salvaguarda del legajo de papeles de trabajo y soporte documental será responsabilidad de los auditores, hasta su entrega al archivo de la Contraloría Universitaria para su resguardo.

25.- La documentación que forme parte del legajo de papeles de trabajo deberá estar foliada de forma consecutiva. 26.- La documentación que integre el legajo de papeles de trabajo deberá contar con las marcas, cruces e índices de auditoría, así como la firma del auditor que los elabora y el visto bueno del coordinador de auditoría. 27.- El criterio de solventación de observaciones se basa en el número de acciones realizadas para atender las recomendaciones emitidas, estableciendo un porcentaje a las mismas. En las observaciones que contengan una recomendación general que conlleve a realizar un número indeterminado de acciones, la asignación del porcentaje de solventación se realizará de manera proporcional a la información y documentación presentada para cada una de ellas. 28.- El contenido del presente procedimiento surtirá efectos a partir del día de su aprobación, por parte de las autoridades correspondientes.

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6.- DIAGRAMA DE BLOQUE

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Fecha: 03/06/09


Contralor de la UniversidadJefe del Departamento de Auditoría

Administrativa FinancieraDirector de Auditoría a Administración Central

Inicio

1

Define el Programa Anual de Auditorías a

Administración Central en base a lo establecido

en el Plan Rector de Desarrollo Institucional y lo

turna al Contralor de la Universidad para su

aprobación.2

Recibe el Programa Anual de Auditorías a

Administración Central y verifica que sea

congruente con las metas y estrategias

establecidas en el PRDI, con la finalidad

de dar cumplimiento a los compromisos

institucionales.

3 ¿Cumple ?

Si

Conecta con el paso

1 para su corrección.

Recibe el programa Anual de Auditorías a

Administración Central aprobado por el Contralor de

la Universidad, reproduce (1e) y lo turna al Jefe del

Departamento de Auditoría Administrativa

Financiera, informándole la programación de las

auditorías a realizar durante el año. El programa

original es archivado para su control.

4

Recibe (1e) del Programa Anual de

Auditorías a Administración Central, lo

archiva para su control. Teniendo

conocimiento de las auditorías a

realizar, registra en el formato de

control de auditorías la auditoría

correspondiente al momento que ésta

da inicio. Propone al Director de

Auditoría a Administración Central al

coordinador de auditoría y al equipo

auditor en base a las necesidades de la

auditoría y disponibilidad de personal

que exista al momento de la auditoría.

A

No

13



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Director de Auditoría a Administración CentralCoordinador de AuditoríaJefe del Departamento de Auditoría

Administrativa Financiera

A

Aprueba y/o modifica la propuesta de

designación del coordinador de auditoría y los

auditores, en base a las necesidades de la

auditoría y disponibilidad del personal que

exista al momento de la auditoría.

5

¿Cumple?

Si

No

Conecta con el paso


6

Informa a los auditores de la auditoría a

realizar señalando la dependencia a

auditar, el alcance de la auditoría, la fecha

de inicio y el periodo programado para la

realización de la misma; así como de la

designación del coordinador de auditoría y

personal que participará en la misma.7

Prepara conjuntamente con los auditores,

el plan de trabajo de auditoría, el Oficio de

Notificación de Auditoría al Rector, los

oficios de solicitud de información a las

Dependencias de Administración Central,

así como la Solicitud de Recursos

Humanos y Materiales, estos últimos los

turna al Jefe del Departamento de

Auditoría Administrativa Financiera.

8

Recibe los formatos de Solicitud de

Recursos Humanos y Materiales, los

revisa y realiza la gestión ante la Unidad

de Apoyo Administrativo para que el

responsable proceda a otorgar los

recursos al coordinador de auditoría.

B

14



Fecha: 03/06/09


Jefe del Departamento de Auditoría

Administrativa FinancieraContralor de la UniversidadResponsable de la Unidad de

Apoyo AdministrativoCoordinador de Auditoría

Recibe la Solicitud de los

Recursos Humanos y

Materiales y archiva para su

control. Posteriormente realiza

la asignación de los recursos y

los entrega al Coordinador de

Auditoría, con la finalidad de

que los trabajos en campo

puedan realizarse de manera

satisfactoria.

B9

Recibe los recursos y los

resguarda para su aplicación

durante la auditoría, envía al Jefe

de Departamento de Auditoría

Administrativa Financiera los

oficios de solicitud de información

a Dependencias de

Administración Central para

revisión.

10

11

Recibe oficios de solicitud de

información a Dependencias de

Administración Central para

revisión, informa al Director de

Auditoría a Administración Central

y los turna para firma del

Contralor de la Universidad (O).

Recibe oficios (O) de solicitud

de información a

Dependencias de

Administración Central para su

firma.

12 ¿Cumple?

Si

No

Conecta con el paso


C

15



Fecha: 03/06/09


Dependencias de Administración

Central

Contralor de la UniversidadDirector de Auditoría a

Administración Central



C

13

Recibe los oficios de solicitud de

información a Dependencias de

Administración Central, firmados

y sellados por el Contralor de la

Universidad (O) y se remiten a

las Dependencias de

Administración Central.

14

Reciben oficios de solicitud de

información (O-1), se enteran,

firman de recibido y envían (1)

de éstos al Contralor de la

Universidad, el (O) lo archivan

para su control. Posteriormente

se turnan oficios al Contralor

de la Universidad con la

información solicitada mediante

oficio de respuesta (O-1),

cumpliendo el plazo de 3 días

hábiles estipulado en los

oficios de solicitud de

información a Dependencias

de Administración Central.

15

Recibe los oficios de

respuesta de solicitud de

información enviados por las

Dependencias de

Administración Central O-1)

se entera, se firma de

recibido y envía (1) de éstos

a las Dependencias de

Administración Central, el

(O) lo turna al Director de

Auditoría a Administración

Central para inicio de la

auditoría.

16

Recibe oficios de respuesta de

solicitud de

información enviados por las

Dependencias de Administración

Central (O) y los turna al Jefe del

Departamento de Auditoría

Administrativa Financiera e

informa al Contralor de la

Universidad el inicio de la

auditoría.

D

16



Fecha: 03/06/09


Director de Auditoría a Administración

CentralCoordinador de Auditoría



D

Recibe los oficios e información solicitada

(O) y lo entrega al Coordinador de la

Auditoría. Coordina la elaboración del

oficio de presentación junto con el

Coordinador de Auditoría (O-3) y el anexo

de solicitud de información a la

Dependencia a auditar, actas de

formalización e inicio y término de

auditoría (O-1e) y las archiva

temporalmente. Mediante el plan de

trabajo de auditoría comprueba que se

cuente con los recursos humanos,

materiales y la información necesaria

para iniciar la auditoría.

17

18

Recibe oficios e información enviados por las

Dependencias de Administración Central (O),

los revisa y los asigna a los auditores en base

a lo establecido en el Plan de Trabajo quienes

los archivan temporalmente.

Posteriormente acude con el equipo auditor a

la Dependencia correspondiente en la fecha

indicada, para el inicio de la auditoría.

19

Acude con el Jefe del Departamento de

Auditoría Administrativa Financiera y los

auditores a la Dependencia

correspondiente para llevar a cabo la

reunión de inicio de los trabajos de

auditoría, recibe por parte del Jefe del


Administrativa Financiera; el oficio de

presentación y acta de formalización e

inicio de auditoría, en dicha reunión

participan el Titular de la Dependencia a

Auditar así como el Administrativo

(enlace). Se da lectura al oficio de

presentación y al acta de formalización

e inicio de auditoría y entrega al titular

de la Dependencia, el oficio de

presentación (O-1e), (1e) se remite al

minutario de la Contraloría Universitaria

y el acta de formalización e inicio de

auditoría (O-1e); firmada por los que en

ella participan (1e) se integra al legajo

de papeles de trabajo.

E

17



Fecha: 03/06/09


Director de Auditoría a

Administración CentralTitular de la DependenciaAuditoresCoordinador de AuditoriaAdministrativo (enlace) de

la Dependencia a Auditar

E20

Recibe al personal de la

Contraloría Universitaria,

se entera de la auditoría y

recibe el oficio de

presentación (O-1), firma

de recibido en (1e) del

oficio y lo entrega al


Administración Central,

recibe al equipo auditor

enterandose de los

requerimientos y firma el

acta de formalización e

inicio de auditoría (O-1e),

conservando el (O) del

acta. Proporciona un

espacio físico para los

auditores e informa a los

responsables de las áreas

de la Dependencia a

Auditar, el inicio de la

auditoría.

Se instala en el espacio

asignado y recibe del

Coordinador de Auditoría

la información

proporcionada por las

Dependencias de


conforme a lo establecido

en el plan de trabajo.

21

Se entera del inicio de

la auditoría, recibe a los

auditores e informa a

los responsables de las

áreas de la

Dependencia; recopila

la información y la

proporciona al

Coordinador de

Auditoría, quien la

distribuirá a los

auditores conforme al

plan de trabajo.

22

23

Recibe la documentación

proporcionada por el

enlace y la distribuye a los

auditores conforme al plan

de trabajo. Así mismo hace

entrega del Cuestionario

de Control Interno al enlace

quien se encarga de dar

respuesta a su contenido,

éste es remitido al

coordinador de la auditoría

para analizarlo

conjuntamente con los

auditores.

F

18



Fecha: 03/06/09




Jefe del Departamento de

Auditoria Administrativa

Financiera

Coordinador de AuditoriaAuditores

F

24

Recibe la información, analiza, y

documenta mediante la

elaboración de papeles de

trabajo los resultados de su

revisión, asimismo se dan a

conocer las observaciones

determinadas. Informando de sus

avances al Coordinador de

Auditoría, en caso de que la

información proporcionada se

considere insuficiente, se

informará al Coordinador para

que se realice una solicitud

adicional.25

Se reúne con los auditores

con la finalidad de concluir el

análisis e integración del

soporte documental de las

observaciones determinadas

durante la auditoría realizada,

revisan en conjunto que el

soporte documental sea el

necesario y se verifica el

cumplimiento al plan de

trabajo e informa al Jefe de


Administrativa Financiera y al


Administración Central el

cumplimiento del plan de

trabajo y las observaciones y

resultados preliminares;

destacando los de mayor

relevancia, para que

posteriormente se proceda a

establecer la fecha de

conclusión de los trabajos en

campo.

26

Revisa el cumplimiento del

plan de trabajo de la auditoría,

se entera de la conclusión de

los trabajos de campo y del

resultado de la auditoría.

Informa al Director de


Central.27

Se entera del resultado

general de la auditoría y de

las observaciones relevantes

de la revisión y establece la

fecha de conclusión de los

trabajos en campo y acuerda

con el titular de la

Dependencia Auditada la

fecha de la reunión de cierre

de los trabajos en campo.

G

19



Fecha: 03/06/09


Titular de la DependenciaDirector de Auditoria a Administración

Central

Jefe del Departamento de Auditoria


G

28

Se entera de la reunión de conclusión de

trabajos de campo y recibe al personal de la

Contraloría Universitaria en la fecha

establecida.

29

Asiste con el Jefe de Departamento de

Auditoría Administrativa Financiera y el

Coordinador de Auditoría a la reunión

acordada de conclusión de los trabajos

de campo. Informa las generalidades del

resultado de la auditoría y en su caso

realiza las aclaraciones correspondientes

con el Titular de la Dependencia

Auditada. Asimismo, da lectura al acta de

término de auditoría la cual es

proporcionada en (O-1e) y es firmada por

los participantes en la reunión. Entrega

(O) al titular de la dependencia auditada y

turna el (1e) al Coordinador de Auditoría

quien lo integra al legajo de papeles de

trabajo. Asimismo, se aplican los

formatos de evaluación del desarrollo de

la auditoría y evaluación del desempeño

del auditor y los turna al Jefe de


Financiera para su análisis.

30

Realiza el análisis de los datos de la

evaluación del desarrollo de la auditoría y la

evaluación al desempeño del auditor e

informa al Director de Auditoría a

Administración Central quien en su caso

realiza las acciones pertinentes.

H

20



Fecha: 03/06/09


AuditoresCoordinador de Auditoría


Auditoría Administrativa

Financiera



H

Recibe los resultados de la

evaluación del desarrollo de la

auditoría y evaluación del

desempeño del auditor, en su

caso toma las decisiones

pertinentes.

31

Supervisa la elaboración del

informe de auditoría con el

Coordinador de Auditoría.

32

Supervisa la integración del

legajo de papeles de trabajo y

coordina la elaboración del

informe de auditoría

conjuntamente con los

auditores.

33

34

Procede a la integración del

legajo de papeles de trabajo y

elaboración del informe de

auditoría, bajo supervisión del

Coordinador de Auditoría.

I

21



Fecha: 03/06/09


AuditoresCoordinador de AuditoríaJefe del Departamento de Auditoría




I

Una vez concluido el informe se

remite al Jefe del Departamento

de Auditoría Administrativa

Financiera para su revisión, asi

mismo revisa el legajo de

papeles de trabajo para que sea

ingresado al archivo de la

Contraloría Universitaria.

35

36

Recibe el Informe de auditoría

para su revisión y en su caso

realizar las correcciones

pertinentes para turnarlo al


Administración Central para su

revisión y aprobación.

Recibe el informe de auditoría

para su revisión y aprobación y lo

turna al Contralor de la

Universidad para revisión y firma.

37

¿Cumple?

No

Si

J

Conecta con

el paso 36

22



Fecha: 03/06/09


Oficina de Rectoria


Auditoría Administrativa

Financiera


CentralContralor de la Universidad

J

38

Recibe el informe de

auditoría para su revisión y

firma.

¿Si Cumple?

Conecta con

el paso 36

No

Si 39

Recibe el informe de auditoría y

da la instrucción al Jefe del


Administrativa Financiera, para

que realice la reproducción de

los documentos y agende la

reunión para entrega del informe

de auditoría a las dependencias

correspondientes.

40

Se hace la entrega y una vez

que cuenta con los ejemplares

necesarios del informe de

auditoría, así como del formato

de Satisfacción del Usuario

proporcionados por el

Coordinador de Auditoría, los

entrega al Director de Auditoría

a Administración Central para

efectuar la entrega

correspondiente de los mismos.

41

Recibe los ejemplares del

Informe de auditoría, así como el

formato de Satisfacción del

Usuario, el cual se entregará

directamente a la oficina de

Rectoría y se procede a

entregarlos a las instancias

respectivas y finalmente a la

Dependencia Auditada durante la

reunión previamente acordada

con el Titular.

42

Recibe (O-1e) del informe de

auditoría, (1e) firma de

recibido, el original lo archiva

para su control y recibe el

formato de Satisfacción del

Usuario para su llenado

adjuntando el acuse de

recibido del Informe.

K

23



Fecha: 03/06/09


Oficina de Rectoria

Secretaría a la que

pertenezca la Dependencia

Auditada

Coordinador de AuditoríaTitular de la DependenciaDirector de Auditoría a


No

45

Recibe (O-1e) del

informe de auditoría,

(1e) firma de recibido, y

un ejemplar lo archiva

para su control.

44

Presenta la información y

documentación que

atienda las observaciones

derivadas de la auditoría,

considerando las

recomendaciones

emitidas en los plazos

establecidos.

Recibe (1e) del Informe, se

entera de los resultados de

la auditoría por parte del


Administración Central; lo

firma (1), y lo archiva para

su control, en tanto inicia el

seguimiento a las

observaciones

considerando el plazo

establecido de 15 días

hábiles conforme al

calendario de labores de la

UAEM.

Si a la conclusión del

plazo establecido no

envía la respuesta de

solventación, se envía

oficio de status de

observaciones.

K

¿Cumple?

Si

46

L

Recibe el (1e) del informe

de auditoría para ingresarlo

al archivo de Contraloría

Universitaria y anexarlo al

legajo de papeles de trabajo

para su resguardo final en

tanto se cumpla el plazo de

15 días hábiles conforme al

calendario de labores de la

UAEM para el seguimiento

de observaciones. Se le

informa al Director de


Central.

Recibe (O-1) del oficio de

atención de observaciones

con soporte documental,

informa al Contralor de la

Universidad respecto a la

atención por el Titular de la

Dependencia auditada de las

observaciones emitidas, turna

(O) al Jefe del Departamento

de Auditoría Administrativa

Financiera para proceder al

análisis de la documentación

por parte del coordinador de

auditoría y los auditores.

47

43

Una vez que se entrega el

informe de auditoría da

respuesta a la Evaluación

Interna de la Auditoría y

turna al Jefe del



para el análisis

correspondiente.

48

Conecta con el

paso 49

24



Fecha: 03/06/09



Central

Jefe del Departamento de Auditoría Administrativa

FinancieraCoordinador de Auditoria

L

49

Recibe del Director de Auditoría a

Administración Central la Evaluación Interna de

la Auditoría, elabóra el análisis de datos e

informa al Director de Auditoría a

Administración Central quien en su caso


Recibe (O) del oficio emitido por la

Dependencia Auditada junto con el soporte

documental para la solventación de las

observaciones, informando al Coordinador de

Auditoría para ser analizado y revisado,

conjuntamente con el equipo auditor.

51

Recibe del Jefe del Departamento de

Auditoría Administrativa Financiera (O) del

oficio emitido por la Dependencia Auditada

junto con el soporte documental para la

solventación de las observaciones, mismo

que distribuye de acuerdo a lo asignado en

el plan de trabajo a los auditores para su

análisis, revisión y determinar el grado de

avance. Posterior a ello, elabora el original y

un ejemplar del oficio de seguimiento de

observaciones que informa de los

porcentajes de avance en la solventación de

las observaciones emitidas y las acciones

pendientes de realizar por la Dependencia

Auditada, con la finalidad de dar a conocer

los elementos que permitan solventar las

observaciones a la brevedad posible. En

caso de solventar las observaciones en su

totalidad, elabora (O-1) del oficio de cierre

de auditoría; lo turna al Jefe del


Financiera.

52

Recibe (O-1) del oficio de seguimiento de

observaciones y/o (O-1) del oficio de cierre de

auditoría para su revisión y los turna al

Director de Auditoría a Administración Central. 53

Recibe (O-1) del oficio de seguimiento

de observaciones y/o (O-1) del oficio

de cierre de auditoría para su revisión y

firma, turnándolo al Contralor de la

Universidad para su firma.

M

50

Derivado del análisis de datos de la

Evaluación Interna de Auditoría


25



Fecha: 03/06/09


Titular de la DependenciaDirector de Auditoría a Administración CentralContralor de la Universidad

M

54


observaciones y/o (O-1) del oficio de cierre de

auditoría para firma y ser entregado a la

Dependencia Auditada.

55


observaciones y/o (O-1) del oficio de cierre

de auditoría firmado por el Contralor de la

Universidad para ser entregado a la

Dependencia Auditada.

56

Recibe (O-1) del oficio de seguimiento

de observaciones para su atención y/o

(O-1) del oficio de cierre de auditoría.

Con el oficio de cierre de auditoría se da

por concluido el proceso.

¿Cumple?

En caso de que en el oficio de

seguimiento de observaciones se

informe que no se solventa la

totalidad de las observaciones se

conecta con el paso 45, hasta

solventar la totalidad de las

observaciones emitidas.

No

Si

FIN

26



Fecha: 03/06/09


7. Glosario

Auditoría: Examen objetivo y sistemático de las operaciones financieras y administrativas de

una entidad, practicado con posterioridad a su realización y con objeto de evaluarlas.

Auditoría Administrativa: Revisión sistemática y evaluatoria de una dependencia o parte de

ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si ésta opera eficientemente.

Auditoría Financiera: Examen y comprobación de las operaciones, registros e información

financiera de una dependencia, correspondientes a un período determinado; determinación de

las disposiciones legales, políticas y otras normas aplicables así como la revisión y evaluación

del control interno establecido.

Auditoría Administrativa – Financiera: Revisión que contempla aspectos administrativos y

financieros de la dependencia auditada.

Auditor: Profesional que con base en su examen emite una opinión sobre la información y

procesos revisados.

Administración Central: Instancia de apoyo con que cuenta el Rector para la coordinación,

dirección, seguimiento y evaluación de las actividades que coadyuvan al cumplimiento del

objeto y fines institucionales, se integra con dependencias administrativas que llevan el nombre

de Secretarías, Direcciones Generales, Coordinaciones Generales y Abogado General, las

cuales cuentan con una jerarquía de niveles de delegación compuesta de directores,

coordinadores y jefes de departamento o unidad.

Contraloría Universitaria: Órgano auxiliar del Rector en el ejercicio de sus facultades y

obligaciones en materia de conservación, control y vigilancia patrimonial, presupuestal y

administrativa.

Control Interno: Es el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para proporcionar

una seguridad razonable de lograr los objetivos específicos de la dependencia.

Informe de Auditoría: Documento que contiene los resultados relevantes de la auditoría

administrativa financiera, debidamente soportados. Éste deberá presentarse cuantificado y

numerado en forma objetiva, clara y constructiva. Se acompaña de los anexos correspondientes

que apoyan aspectos que requieren de mayor detalle.

Legajo de Auditoría: Conjunto de papeles de trabajo que soportan la auditoría realizada.

Legislación Universitaria: Conjunto de normas y disposiciones que expide en Consejo

Universitario de la Universidad Autónoma del Estado de México, para el desarrollo de las

funciones sustantivas y adjetivas de la Universidad.

27



Fecha: 03/06/09


No Conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado.

Observación: Declaración realizada durante la auditoría y sustentada mediante evidencia

objetiva.

Papeles de Trabajo: Documentación preparada por el auditor, así como la que le fue

suministrada por la dependencia auditada o terceros que proporcionan la evidencia necesaria

que respalda la opinión del auditor, la cual debe estar representada físicamente por documentos

y /o información en medios magnéticos.

Plan Rector de Desarrollo Institucional: Instrumento que tiene por objeto precisar, cualitativa

y cuantitativamente, tanto las políticas, estrategias, objetivos y metas, como la apertura

programática a observarse durante la gestión de quien lo presenta. Tendrá una vigencia de

cuatro años y se vinculará congruentemente con el Plan General de Desarrollo.

Planeación de Auditoría: Consiste en prever cuales procedimientos de auditoría van a

emplearse, la extensión y oportunidad en que serán utilizados y el personal que debe intervenir

en el trabajo.

Programa de Auditoría: Documento en que se reflejan las pruebas de cumplimiento y las

pruebas sustantivas que se diseñaron como resultado de la evaluación de los objetivos del

control interno.

Programa Operativo Anual (POA): Instrumento que traduce los lineamientos generales de la

planeación institucional, en objetivos y metas concretas por realizar en el corto plazo, definiendo

responsables, temporalidad y acciones para lo cual se asignan recursos en función de las

disponibilidades y necesidades contenidas en recursos humanos, materiales y financieros.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.

Seguimiento de auditoría: Procedimiento que inicia a partir de la entrega de los productos de

auditoría, con el objeto de dar atención a las observaciones derivadas de la misma.

Solventación: Solución dada por la dependencia auditada a la observación determinada como

resultado de los trabajos de auditoría.

Glosario de Anexos

Formato de Programa Anual de Auditorías a Administración Central: Documento en el que se mostrará cada una de las Auditorías Administrativas Financieras programadas periódicamente para el año en curso.

Formato de Control de Auditorías: Documento mediante el cual se controlará cada Auditoría Administrativa Financiera a través de una clave, la cual servirá de referencia en documentos posteriores.

28



Fecha: 03/06/09


Formato de Oficio de Notificación de Auditoría al Rector: Documento que tiene por objetivo el dar a conocer al rector la fecha programada de la Auditoria Administrativa Financiera y la Dependencia de Administración Central a la que ira dirigida.

Formatos de Oficios de Solicitud de Información a Dependencias de Administración Central: Documento a través del cual se solicitará información de apoyo necesaria para llevar a cabo la Auditoría Administrativa Financiera.

Formatos de Solicitud de Recursos Humanos y Materiales: Documento a través del cual se hará la solicitud de recurso humano y material necesario para el buen cumplimiento de las actividades de la Auditoría Administrativa Financiera programada.

Formato de Oficio de Presentación: Documento con el que se le dará a conocer al titular de la Dependencia Auditada que se llevará a cabo la Auditoría Administrativa Financiera así como la presentación de los auditores asignados para la realización de dicha auditoría.

Formato de Acta de Formalización e Inicio de Auditoría: Documento en el que se formaliza el inicio de los trabajos de la Auditoría Administrativa Financiera en la dependencia auditada.

Formato de Solicitud de Documentos e Información Adicional a la Dependencia a Auditar: Documento mediante el cual se solicitará la documentación correspondiente a los rubros a auditar.

Formato de Acta de Término de Auditoría: Documento en el que se hará constar que se dan por terminados los trabajos de la Auditoría Administrativa Financiera en campo de la dependencia auditada.

Formato de Evaluación del Desarrollo de la Auditoría: Documento que es llenado por el titular de la Dependencia Auditada con el fin de evaluar el desarrollo de la Auditoría Administrativa Financiera.

Formato de Evaluación del Desempeño del Auditor: Documento que es llenado por el personal auditado con el fin de evaluar el desempeño de los auditores.

Formato de Evaluación Interna de la Auditoría: Documento que es llenado al termino de la Auditoría Administrativa Financiera en campo por el Director de Auditoría a Administración Central, con el fin de hacer una evaluación interna.

Formato de Informe de Auditoría: Documento que contendrá los resultados relevantes de la Auditoría Administrativa Financiera, debidamente soportados. Éste deberá presentarse cuantificado y numerado en forma objetiva, clara y constructiva. Se acompaña de los anexos correspondientes que apoyan aspectos que requieren de mayor detalle.

Formato de Satisfacción del Usuario: Documento para la medición del cumplimiento de la satisfacción del usuario al momento de recibir el informe de la Auditoría Administrativa Financiera.

Formato de Oficio de Seguimiento de Observaciones: Documento a través del cual se informará a la Dependencia Auditada de las observaciones solventadas, así como las acciones pendientes de implementar para estar en posibilidades de solventar las observaciones pendientes.

Formato de Oficio de Estatus de Observaciones: Documento mediante el cual se informará a la Dependencia Auditada el porcentaje de avance en el que se encuentran a la fecha sus observaciones por solventar derivadas de la Auditoría Administrativas Financieras.

29



Fecha: 03/06/09


Formato de Oficio de Cierre de Auditoría: Documento que se emite al haber solventado satisfactoriamente las observaciones derivadas de la Auditoría Administrativa Financiera.

30



Fecha: 03/06/09


8. Anexos

a. Formato de Programa Anual de Auditorías a Administración Central. b. Formato de Control de Auditorías.

c. Formato de Oficio de Notificación de Auditoría al Rector.

d. Formatos de Oficios de Solicitud de Información a Dependencias de Administración Central.

e. Formatos de Solicitud de Recursos Humanos y Materiales.

f. Formato de Oficio de Presentación.

g. Formato de Acta de Formalización e Inicio de Auditoría.

h. Formato de Solicitud de Documentos e Información Adicional a la Dependencia a Auditar.

i. Formato de Acta de Término de Auditoría.

j. Formato de Evaluación del Desarrollo de la Auditoría.

k. Formato de Evaluación del Desempeño del Auditor.

l. Formato de Evaluación Interna de la Auditoría.

m. Formato de Informe de Auditoría.

n. Formato de Satisfacción del Usuario.

o. Formato de Oficio de Seguimiento de Observaciones.

p. Formato de Oficio de Estatus de Observaciones.

q. Formato de Oficio de Cierre de Auditoría.

31



Fecha: 03/06/09


9. Revisión Histórica

Número de

revisión

Fecha de revisión

Revisó (Puesto)

Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio

00 12/09/07

Director de

Auditoría a

Administración

Central

R.D. No aplica por ser primera edición.

01 07/03/08

Director de

Auditoría a

Administración

Central

R.D

Se incluyó en el punto 5, una nueva

política y en el punto 6 se hace

mención al formato de control de

auditorías, los cuestionarios de

evaluación del desarrollo de la

auditoría y del desempeño del auditor.

Se agregó la responsabilidad y

autoridad de las Dependencias.

Administración Central.

02 21/11/08

Director de

Auditoría a

Administración

Central

R.D

Se modificaron los puntos 1,3, 4, 5, 6 y

8 ya que se realizó una reingeniería

total al proceso de de Auditoría

Administrativa Financiera.

03 18/09/09

Director de

Auditoría a

Administración

Central

R.D

Se actualizó la normatividad aplicable

al procedimiento, se incluyeron nuevas

políticas, se realizó la reingeniería del

diagrama de bloque, se actualizaron

los anexos y se realizaron cambios en

el encabezado y pie de página

colocando los logotipos del SGC y

administración 2009-2013.

El el encabezado y pie

04 18/11/09

Director de

Auditoría a

Administración

Central

R.D

Se realizaron los cambios a los

encabezados de los anexos del

procedimiento derivados de la

modificación a la Lista Maestra de

Documentos.

32



Fecha: 03/06/09


05 06/05/10

Director de

Auditoría a

Administración

Central

R.D

Se incluyo el uso del formato de

Satisfacción del Usuario en los puntos

40,41y 42 del Diagrama de bloque y se

incluyo el formato dentro del apartado

de Anexos.

06 28/10/10

Director de

Auditoría a

Administración

Central

R.D

Se elimino la política 11 por estar

incluida en la política 13 y las políticas

22, 23 y 29 se modificaron haciendo

mención de este documento como

procedimiento.

Se unificaron los encabezados de los

anexos y se incorporo la definición de

cada uno de ellos en el glosario.

Se reestructuro la persona encargada

de la revisión y re aprobación del

procedimiento.

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