Usuarios del SECOP Sistema Electrónico para la Contratación Pública Diciembre 28 de 2011.

Usuarios del SECOPSistema Electrónico para la Contratación Pública

Diciembre 28 de 2011

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2

Contenido

1. Antecedentes. 2. Objetivos.3. Ficha técnica. 4. Demográficos.5. Resultados.5.1 Nivel de uso del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP. 5.2 Valoración de la utilidad de la información del SECOP. 5.3 Percepciones generales de la mesa de ayuda y chat.5.4 Oportunidades de mejora.6. Conclusiones y recomendaciones.

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3

Antecedentes

El Estado Colombiano se esfuerza por implementar herramientas de apoyo a la gestión de las Entidades en busca de la eficiencia y transparencia de uso de los recursos públicos, más específicamente para los procesos de contratación pública. Para ello el Gobierno Nacional a través del Programa Gobierno en línea del Ministerio de Tecnologías de la información y la Comunicaciones ha desarrollado y operado desde abril de 2003 el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP (www.contratos.gov.co), el cual constituye un mecanismo para centralizar la información sobre la contratación que adelantan las entidades y facilitar la interacción de contratantes y contratistas.

El Portal Único de Contratación se constituye como la Fase Informativa del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto Reglamentario 066 de 2008. Éste es un sistema electrónico que permite la consulta de información sobre los procesos contractuales que gestionan las entidades del Estado. El principal objetivo del Portal es promover la transparencia, eficiencia y uso de tecnologías en la publicación por Internet de las adquisiciones públicas para el beneficio de empresarios, organismos públicos y de la ciudadanía en general. A través del Portal cualquier persona, empresa u organismo, dentro o fuera del territorio nacional, puede acceder a la información sobre la demanda de bienes y servicios por parte del Estado y obtener la documentación relacionada de estos procesos de contratación.

Teniendo en cuenta el impacto que tiene el Portal y en vista de la pronta implementación de la fase transaccional, se adelantó un sondeo con el objeto de identificar las percepciones de los usuarios del SECOP en términos de utilidad, facilidad de accesos y oportunidades de mejora.

A continuación se presentan los resultados del sondeo realizado entre el 9 y 28 de diciembre de 2011.

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4

Objetivos

OBJETIVO GENERALDeterminar la percepción de uso y calidad del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP entre las empresas usuarias del portal.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS• Determinar la percepción de las empresas usuarias del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP sobre

el portal www.contratos.gov.co.

• Determinar la percepción de las empresas usuarias del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP sobre la calidad de los servicios recibidos a través del portal.

• Establecer el nivel de uso del portal para conocer información sobre la demanda de bienes y servicios por parte de las empresas.

• Conocer las percepciones de las empresas usuarias respecto al portal en cuanto a disponibilidad, oportunidad y veracidad de la información, facilidad de navegación, diseño del portal, funcionamiento de enlaces, entre otros.

• Conocer las percepciones de las empresas usuarias respecto a la utilidad de la herramienta para acceder a los procesos de contratación del Estado.

• Identificar las oportunidades de mejora del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP desde el punto de vista de sus usuarios.

• Identificar las oportunidades de mejora la mesa de ayuda del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP.

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Ficha Técnica (1)

Empresa contratante Programa Gobierno en línea

Empresa ejecutora Centro Nacional de Consultoría S.A.

Naturaleza de la Investigación Cuantitativa

Técnica de recolección Encuesta autodiligenciada a través de la página Web del SECOP y telefónica

Grupo Objetivo Empresas que visitan el portal de contratación del SECOP

Muestra Efectiva

-Encuestas vía Web:310-Encuestas telefónicas:90La encuesta online tuvo excelente tasa de respuesta, lo que permitió recolectar el mayor número de encuestas por este medio y optimizar los tiempos de campo. Las 90 encuestas telefónicas se grabaron en el programa de captura por Web.

Fecha de campo 16 al 22 diciembre . El trabajo de recolección inició 3 días después de lo establecido en el cronograma de la propuesta porque se hicieron las pruebas al programa (por Web) entre el 13 y 16 de diciembre .

Método de Muestreo

Por ser una encuesta vía Web se hizo por autoselección de las empresas que quisieran contestar el formulario. Las empresas que contestaron por vía telefónica se obtuvieron por barrido de bases de datos de empresas que habían tenido contratos adjudicados por el Estado proporcionadas por Gobierno en línea, para las cuales se obtuvieron datos telefónicos

No es pertinente hablar de cobertura del estudio dado que no se trabajó sobre una muestra de empresas estadísticamente significativa. La encuesta fue diligenciada por las empresas que entraron al portal y espontáneamente decidieron acceder al link para participar en el sondeo.

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Ficha Técnica (2)

Tipo de incentivos Rifa de un ipad entre las personas que respondieron la encuesta. Entregado por el Centro Nacional de Consultoría.

Número de encuestadores 7 para encuesta telefónica

Método de supervisión Revisión en línea.

Instrumentos Cuestionario estructurado (Anexo – Uno ( 1))

Procedimientos de ponderaciónLos datos no se ponderan porque dada la metodología de recolección por Web, no se puede estimar el universo de empresas usuarias del portal.

Marco Muestral No se cuenta con el universo d e empresas usuarias del Portal SECOP.

Errores muestrales N/A

Procedimiento de selección de encuestados

Encuesta telefónica: una persona de la empresa que haya ingresado al portal para consultar temas de contratación. Encuesta On line: persona que ingresara a la página de SECOP e ingresara al link de la encuesta.

4. Demográficos

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8

Base: Total Encuestados 400

Tamaño de la empresa

Microempresa30%

Mediana Empresa

15%

Gran Empresa20%

Pequeña Empresa

35%

GRAN EMPRESA (Más de 200 trabajadores o activos totales de más de 15.000 SMLV)

MEDIANA EMPRESA

(Entre 51 y 200 trabajadores o activos totales entre 5.001 y 15.000 SMLV)

PEQUEÑA EMPRESA

(Entre 11 y 50 trabajadores o activos totales entre 501 y 5.000 SMLV)

MICROEMPRESA (Menos de 11 trabajadores o activos totales inferiores a 501SMLV)

%%

9

Sector de la economía

28

19

12

11

11

9

4

2

2

1

1

Comercio al por mayor y al por menor

Construcción

Actividades inmobiliarias, empresariales y del alquiler

Servicios de Consultoria

Administración Pública

Industrias Manufactureras

Intermediación financiera

Transporte almacenamiento y comunicaciones

Suministros de electricidad, gas y agua

Agricultura, ganadería, caza y silvicultura

Salud


%%

10

Empresa

Total Gran Empresa Mediana Empresa

Pequeña Empresa Microempresa

Base = Total Encuestados 400 81 59 139 121

Comercio al por mayor y al por menor 28 15 19 32 35

Construcción 19 10 15 20 25

Actividades inmobiliarias, empresariales y del alquiler 12 17 14 5 14

Servicios de Consultoria 11 5 14 16 9

Administración Pública 11 26 15 70 3

Industrias Manufactureras 9 5 7 12 8

Intermediación financiera 4 11 3 1 1

Transporte almacenamiento y comunicaciones 2 2 8 1 1

Suministros de electricidad, gas y agua 2 3 2 1 2

Agricultura, ganadería, caza y silvicultura 1 3 - 2 2

Salud 1 2 3 1 -

Sector de la Economía

%

5.1 Nivel de uso del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP

%%

12

Frecuencia de uso del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP

71

18

5

2

1

1

2

Diario

2 ó 3 Veces por Semana

2 ó 3 Veces por Mes

Mensual

Bimensual

Eventualmente/ Licitaciones

No entra / no conocía el sistema

Semestral

No responde


1. ¿Con qué frecuencia ingresa usted al Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP (https://www.contratos.gov.co) durante el último año? (respuesta única)

%%

13

Empresa

TotalGran

EmpresaMediana Empresa



Diario 71 77 71 73 64

2 ó 3 Veces por Semana 18 18 14 17 20

2 ó 3 Veces por Mes 5 4 5 3 7

Mensual 2 - 2 4 3

Bimensual 1 - 2 2 1

Eventualmente/ Licitaciones 1 1 3 - -

No entra / no conocía el sistema

- - - - 2

Semestral - - - - 1

No responde 2 - 3 1 2

Frecuencia de uso del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP- Tipo de empresa

1. ¿Con qué frecuencia ingresa usted al Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP (https://www.contratos.gov.co) durante el último año? (respuesta única)

%

%%

14

Principal razón de consulta en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP

54

16

9

8

4

3

1

1

3

Participar como proponente en los proceso de contratación

Acceder a los procesos de contratación que se encuentran adelantando las entidades

Enterarse de los procesos de contratación del Estado

Conocer información sobre la demanda de bienes y servicios por parte de las Entidades públicas

Conocer el estado actual de los procesos de contratación

Ingresar información contractual

Ejercer veeduría en la ejecución de los recursos públicos

Identificar proveedores de productos y/o servicios

Identificar opciones de mercado

Otra


2. ¿Cuál es la principal razón para que usted consulte el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP? (respuesta única)

%%

15

Empresa




Participar como proponente en los proceso de contratación 54 41 52 60 56

Acceder a los procesos de contratación que se encuentran adelantando las

entidades16 20 10 19 13

Enterarse de los procesos de contratación del Estado 9 7 12 8 11

Conocer información sobre la demanda de bienes y servicios por parte de las

Entidades públicas8 8 10 5 10

Conocer el estado actual de los procesos de contratación 4 6 5 4 -

Ingresar información contractual 3 10 - 2 2

Ejercer veeduría en la ejecución de los recursos públicos 1 - 2 - 2

Identificar proveedores de productos y/o servicios 1 1 2 - 1

Identificar opciones de mercado - 1 - - 1

Otra 3 5 5 1 3

Principal razón de consulta en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP- Tipo de empresa

2. ¿Cuál es la principal razón para que usted consulte el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP? (respuesta única)

%

%%

16

Utilidad de la información del Portal para el objeto del negocio

¿La información que brinda el Portal le resulta útil y adecuada para el objeto de sus negocios?

Si

No

5

95

0%

20%

40%

60%

80%

100%


Empresa

TotalGran



Base = Total Encuestados

400 81 59 139 121

SI 95 96 97 96 93

NO 5 4 3 4 7

3. ¿La información que brinda el portal le resulta útil y adecuada para el objeto de sus negocios? (respuesta única)

%

%%

17

Tipo de información consultada través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP

5061

97 91 96 92

5039

3 9 4 8

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Información general y noticias

Normatividad Información general de los procesos de

contratación

Requisitos de los procesos de contratación

Información detallada del proceso de

contratación

Seguimiento a un proceso de

contratación


Si

No

5. ¿Qué tipo de información ha consultado a través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP en el último año? (para cada uno de los ítems de la pregunta, respuesta única)

%%

18

Tipo de información consultada través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP

32 29 3857

23

68 71 6243

77

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Estadísticas y reportes de la

contratación pública

Preguntas frecuentes

Cómo utilizar el Portal

Información necesaria para formulación de

propuesta

Contratos financiados con

organismos internacionales


Si

No

5. ¿Qué tipo de información ha consultado a través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP en el último año? (para cada uno de los ítems de la pregunta, respuesta única)

%%

19

Consulta de datos de contacto para la formulación de preguntas

¿Ha consultado datos de contacto de los encargados de los procesos

de contratación para formular preguntas referentes a los mismos?

48

52

0%

20%

40%

60%

80%

100%


Si

No

6. ¿Ha consultado datos de contacto de los encargados de los procesos de contratación para formular preguntas referentes a los mismos? (respuesta única)

%%

20

Calidad general del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP

15

30

47

71

0%

20%

40%

60%

80%

100%

TTB: 45%

¿Cómo califica la calidad general del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP?

[5] Excelente

[4] Muy Buena

[3] Buena

[2] Regular

[1] Mala

Base: Califican 400

Empresa

Total Gran Empresa

Mediana Empresa


Base = Califican 400 81 59 139 121

[5] Excelente 15 15 12 13 20

[4] Muy Buena 30 34 34 30 26

[3] Buena 47 46 49 49 45

[2] Regular 7 4 5 7 8

[1] Mala 1 1 - 1 1

Top Two Boxes 45 49 46 43 46

7. ¿Cómo califica la calidad general del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP? (respuesta única)

%

%%

21

Calidad general del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP; en cuanto a…

15 17 18 20 16 14

26 2729

2922 21

4549 78 40

38 39

126 4

918 20

2 1 1 2 6 6

0%

20%

40%

60%

80%

100%

La disponibilidad de la información del

portal

Volumen de información

La utilidad de los contenidos del

portal

La veracidad de la información del

portal

El nivel actualización de información del

portal

La facilidad de navegación (uso de

la herramienta)

[5] Excelente

[4] Muy Buena

[3] Buena

[2] Regular

[1] Mala

TTB:42% TTB:44%TTB:46%

TTB:48%TTB:38% TTB:

35%


8. ¿Cómo califica la calidad general del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP? En cuanto a (Lea después de cada atributo la escala excelente, muy buena, buena, regular o mala, para cada uno de los ítems respuesta única)

%%

22

15 13 20 15 10

23 20

2625

21

4849

49

4046

11 144

17 20

3 4 1 3 3

0%

20%

40%

60%

80%

100%

El diseño (Tamaño, letra, colores, organización)

El funcionamiento de los Enlaces

Lenguaje La disponibilidad permanente de la

página para su consulta

El tiempo de respuesta de la

aplicación

[5] Excelente

[4] Muy Buena

[3] Buena

[2] Regular

[1] Mala

TTB:37%TTB:33%

TTB:46% TTB:40%TTB: 31%


Calidad general del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP; en cuanto a…

8. ¿Cómo califica la calidad general del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP? En cuanto a (Lea después de cada atributo la escala excelente, muy buena, buena, regular o mala, para cada uno de los ítems respuesta única)

%%

23

Conclusiones

• La frecuencia de uso del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP es alta. El 71% de los encuestados asegura ingresar diariamente, aspecto que ratifica la utilidad de la herramienta. Cabe resaltar que dicho comportamiento no presenta variaciones de acuerdo al tamaño de la empresa, de manera que el uso del portal presenta una tendencia similar en los cuatro grupos de empresas (grandes, medianas, pequeñas y micros)

• Participar como proponente en los procesos de contratación (54%), es la principal razón de acceso y consulta del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP.

• Se registra un menor uso, pero importante en todo caso, que revela una expectativa de los usuarios, para informarse de la normatividad de la contratación pública y de la rendición de cuentas que permitan hacer veeduría ciudadana.

• El 95% de los usuarios del SECOP manifiesta que la información que brinda el portal resulta útil y adecuada para el objetivos de sus negocios. Percepción que no presenta diferencias importantes por tamaño de empresa.

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24

Conclusiones

• Respecto al tipo de información más consultada a través del SECOP aparece toda aquella que brinda orientaciones detalladas de los procesos de contratación (requisitos y seguimiento). Mientras que en las secciones de como utilizar el portal, preguntas frecuentes, estadísticas y reportes de contratación pública y contratos financiados por organismos internacionales se observa una demanda inferior por parte de los usuarios.

• Un poco menos de la mitad de los usuarios (48%) asegura haber consultado datos de contacto de los encargados de los procesos de contratación para formular preguntas al respecto.

• El 45% de los usuarios del SECOP califica la calidad general del sistema como excelente + muy buena. En términos generales esta percepción indica que la herramienta puede ser mejorada para alcanzar mejores porcentajes de calidad, dado que no supera el 50% en los TTB. Los aspectos más críticos son el nivel de actualización de la información, el diseño, el funcionamiento de los enlaces, la facilidad de navegación y el tiempo de respuesta de la aplicación. Estos son atributos que obtiene calificaciones inferiores al 40% en el TTB.

%%

Conclusiones

• Se recomienda que la página haga visible y accesible la información de la normatividad de la contratación pública. Asimismo, que ofrezca información estadística sobre los procesos, con el fin de rendir cuentas a los veedores y que aumente el sentido de transparencia.

• Los aspectos que registran mayor demanda de mejoras son tiempo de respuesta y disponibilidad de la página para acceder a la información y el funcionamiento de los enlaces. Se recomienda que la página desarrolle y haga seguimiento a indicadores de eficiencia en los tiempos de respuesta y el funcionamiento de la página y que haga público el cumplimiento periódico de estos indicadores.

5.2 Valoración de la utilidad de la información del SECOP

%%

27

56

43

1

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2011

Utilidad de la información consultada en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP

¿Usted considera que la información que ha consultado en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP ha

sido…?

Muy útiles

Útiles

Poco útiles

Nada útiles


Empresa

TotalGran



Base = Total Encuestados

400 81 59 139 121

Muy útil 56 64 51 56 52

Útil 43 33 49 44 45

Poco útil 1 3 - - 2

Nada útil - - - - 1

9. ¿Usted considera que la información que ha consultado en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP ha sido…? (respuesta única)

%

%%

28

88 9475 72

12 625 28

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Características del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP

¿La información que ha consultado en el Sistema

Electrónico para la Contratación Pública – SECOP

le ha permitido enterarse oportunamente de los

procesos de contratación del Estado?

¿La información que ha consultado en el Sistema

Electrónico para la Contratación Pública – SECOP

le ha permitido hacer seguimiento a los procesos de

contratación del Estado?

¿El motor de búsqueda que tiene disponible el Sistema

Electrónico para la Contratación Pública – SECOP permite ubicar fácilmente los

procesos de contratación sobre los que la empresa

tiene interés?

¿A través del Sistema Electrónico para la

Contratación Pública – SECOP es fácil acceder a la página Web de otra entidad del

gobierno u organismo multilateral a través de

enlaces?


Si

No

10. ¿Usted considera usted que… (para cada uno de los ítems respuesta única)

%%

29

Empresa

Total Gran Empresa

Mediana Empresa



1. SECOP le ha permitido enterarse oportunamente de los procesos de contratación del Estado?

SI 88 91 95 91 79

NO 12 9 5 9 21

2. ¿La información que ha consultado en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP le ha permitido a los procesos de contratación del Estado?

SI 94 93 98 94 91

NO 6 7 2 6 9

3. ¿El motor de búsqueda que tiene disponible el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP permite ubicar fácilmente los procesos de contratación sobre los que la empresa tiene interés?

SI 75 77 75 78 71

NO 25 26 25 22 29

4. ¿A través del Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP es fácil acceder a la página Web de otra entidad del gobierno u organismo multilateral a través de enlaces?

SI 72 74 69 73 69

NO 28 26 31 27 31

Características del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP- Tipo de empresa

10. ¿Usted considera usted que… (para cada uno de los ítems respuesta única)

%%

30

Conclusiones

• El 56% de los usuarios encuestados percibe muy útil la información consultada en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, sin embargo se observa una valoración más positiva en las grandes empresas (64% muy útil) que en el resto de las empresas (aun cuando en las otras empresas también es positiva la valoración).

• Los usuarios reconocen en mayor proporción la utilidad del SECOP para enterarse oportunamente de los procesos de contratación y hacer seguimiento a los mismos (94%). Percepción que va en línea con los objetivos de la estrategia en términos de eficiencia y transparencia de la gestión pública.

• En menor medida, aunque aun valorado por la gran mayoría de usuarios positivamente, se considera que el motor de búsqueda permite ubicar fácilmente los procesos de contratación y acceder a páginas web de otras entidades del gobierno u organismos multilaterales a través de enlaces.

5.3 Percepciones generales de la mesa de ayuda y chat

%%

32

22

72 78

78

28 22

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Percepciones generales de la mesa de ayuda que presta el Secop

Conoce el servicio de mesa de ayuda que presta el Secop?

Las solicitudes que ha presentado se han resuelto

oportunamente?

El personal de la mesa de ayuda mostró dominio del

tema que consultó?

Si

No

Base: Total Encuestados 400 Base= conocen el servicio de mesa de ayuda que presta el Secop 90 Base: Total Encuestados 90

11. Conoce el servicio de mesa de ayuda que presta el Secop?12. Las solicitudes que ha presentado se han resuelto oportunamente? 13. El personal de la mesa de ayuda mostró dominio del tema que consultó? (preguntas de respuesta única)

%%

33

Empresa



11. Conoce el servicio de mesa de ayuda que presta el Secop?

BASE = TOTAL ENCUESTADOS 400 81 59 139 121

SI 22 26 24 24 18

NO 78 74 76 76 82

12. Las solicitudes que ha presentado se han resuelto oportunamente?

Base= conocen el servicio de mesa de ayuda que presta el Secop

90 21 14 33 22

SI 72 71 79 70 73

NO 28 29 21 30 27

13. El personal de la mesa de ayuda mostró dominio del tema que consultó?

BASE = TOTAL ENCUESTADOS 90 21 14 33 22

SI 78 90 79 67 82

NO 22 10 21 33 18

Percepciones generales de la mesa de ayuda que presta el Secop- Tipo de empresa

11. Conoce el servicio de mesa de ayuda que presta el Secop?12. Las solicitudes que ha presentado se han resuelto oportunamente? 13. El personal de la mesa de ayuda mostró dominio del tema que consultó? (preguntas de respuesta única)

%%

34

Calidad del servicio prestado por la mesa de ayuda

15

29

37

154

0%

20%

40%

60%

80%

100%

¿ Como califica el servicio prestado por la

mesa de ayuda?

[5] Excelente

[4] Muy Buena

[3] Buena

[2] Regular

[1] Mala

TTB: 44%

Base: Califican 90

14. ¿Como califica el servicio prestado por la mesa de ayuda? (respuesta única)

%%

35

10

90

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2011

15. ¿Conoce el Chat del Centro de Contacto Ciudadano? (respuesta única)

¿ Conoce el Chat del Centro de Contacto Ciudadano?

Si

No

NS

NR


Empresa

TotalGran




SI 10 15 8 8 9

NO 90 85 92 92 91

Nivel de conocimiento del Chat del Centro de Contacto Ciudadano

%

%%

36

Calidad de la atención brindada a través de los diferentes canales del Secop

14 15 10

22 2014

44 4248

12 16 19

8 7 9

0%

20%

40%

60%

80%

100%

La atención brindada por correo electrónico

La atención brindada telefónicamente

La atención brindada a través del chat

[5] Excelente

[4] Muy Buena

[3] Buena

[2] Regular

[1] Mala

TTB: 35% TTB: 35%TTB: 24%


16. Cómo califica la atención brindada a través de cada uno de los siguientes canales?

%%

37

Conclusiones

• Tan sólo el 22% de los usuarios conoce el servicio de mesa de ayuda que presta el SECOP, entre quienes lo conocen el 72% señala que se han resuelto las solicitudes oportunamente, el 78% percibe que el personal mostró dominio del tema consultado y el 44% lo califica como excelente y muy bueno.

• El 10% de los usuarios conocen el chat del centro de contacto ciudadano, el porcentaje más alto está en las empresas grandes (15%).

• El SECOP brinda atención a través de tres canales correo electrónico, teléfono y chat. Los canales mejor percibidos en términos de calidad son el correo y teléfono con un 35% en el TTB, comparado con la atención brindada a través del chat que la califican con un 24% en el TTB (Excelente + muy buena)

• Facilitar el diseño y el uso de los filtros para delimitar las búsquedas, actualizar permanentemente la información de los procesos y mejorar la velocidad de carga son las principales oportunidades de mejora del portal según sus usuarios.

• Se recomienda enfatizar mucho el desarrollo de las herramientas de interacción virtual. Es necesario dar a conocer más el chat y las herramientas disponibles para atención en línea. Este uso se puede incentivar a través de una ventana de tips de uso.

• En este mismo sentido es recomendable desarrollar audiencias de aclaraciones por medio de chat.

5.4 Oportunidades de mejora

%%

39

Oportunidades de mejora al Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP y la mesa de ayuda

17

11

11

6

6

4

4

3

3

3

3

3

Facilitar el diseño y el uso de los filtros para delimitar las búsquedas

Actualizar permanentemente la información de los procesos

Mejorar le velocidad de carga

Regular el horario de las publicaciones

Hacer seguimiento a las contrataciones / veeduría ciudadana/ exigencia de transparencia

Ampliar la capacidad de la plataforma tecnológica (infraestructura)

Mejorar el acceso a la pagina/ agilidad/ mas sencillo el acceso (funcionalidad)

Facilitar el manejo de la aplicación/ vocabulario/ más entendible/ quitar sub menús/menos textos

Mejorar el diseño

Mejorar la asistencia en línea

Implementar sistema de alertas para cuando salga un nuevo proceso y su seguimiento

Reglamentar la información que se pública/ ser más rigurosos (estandarización)


17. En su opinión qué mejoras deberían hacerse al Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP y la mesa de ayuda? Incluya todos los aspectos

6. Conclusiones y recomendaciones estratégicas

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Recomendaciones estratégicas

• Diseñar un sistema de suscripción automatizado por cada uno de los procesos, de manera que cuando haya un nuevo documento o una modificación al procesos se emita de manera automática un correo a los suscriptores del proceso. Adicionalmente se sugiere que el servicio de suscripción permita que los suscriptores marquen cada uno de los criterios de los procesos en los que eventualmente está interesado para que sean notificados automáticamente por correo electrónico cuando salga a licitación un procesos con los criterios señalados por el suscriptor (Ej. procesos en Bogotá, de infraestructura, etc.)

• Incluir filtros que delimiten mejor las búsquedas: un filtro que identifique los procesos abiertos y los adjudicados, un filtro que identifique el sector económico al que el proceso pertenece: Ej. Consultoría, infraestructura, servicios, etc.

• Mejorar el motor de búsqueda, dado que la percepción de los usuarios es de poca eficiencia. Aparentemente no reconoce las búsquedas cuando se realizan con el código del proceso. Así mismo debería simplificarse los códigos de los procesos y omitir los guiones.

• Permitir consultar la página desde dispositivos móviles.

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• Establecer un horario para que las entidades contratantes puedan hacer modificaciones o incluir documentos adicionales en el portal. Numerosas veces los documentos aclaratorios o modificatorios de los procesos se incluyen en horas de la noche o la madrugada del día de cierre y no todos los proponentes acceden a esta información. En este sentido en la medida en que el portal es el garante de la transparencia de los procesos y de la contratación pública, se espera que cumpla una tarea de estandarización de los procesos y de los tiempos.

• Identificar a los proponentes interesados en el proceso y adicionalmente a la publicación de los procesos de contratación, se deberían publicar los convenios inter administrativos realizados por las entidades.

• Reforzar el SECOP como sistema de veeduría ciudadana, permitiendo generar algunos indicadores de gestión como procesos adjudicados, total de recursos, por entidad contratante, por empresa adjudicada, procesos con mayor número de objeciones de los proponentes, entre otros.

• Se sugiere que el sistema permita poder presentar las propuestas vía Web o mail.

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• Se recomienda que las observaciones de los proponentes en cada una de las etapas queden registradas en la página del proceso, como una especie de foro virtual del proceso, tal como sucede en el portal de contratación del Distrito Capital.

• Se sugiere incluir vínculos a la normatividad de contratación del proceso. Ej. Si el proceso es licitación pública, incluir un vinculo con la normatividad de esta modalidad de contratación; y así sucesivamente para cada uno de las modalidades de contratación (Menor cuantía, lista corta, subasta, lista multiusos, entre otras)

MUCHAS GRACIAS

Usuarios del SECOP Sistema Electrónico para la Contratación Pública Diciembre 28 de 2011.

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