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UNIVERSITASXXI® - ACADÉMICO GESTIÓN DE GRUPOS y RECURSOS DOCENTES

OFICINA DE COOPERACIÓN UNIVERSITARIA, S.A.SEPTIEMBRE DE 2003

Oficina deCooperación Universitaria, S.A. Gestión de grupos y plan docente

Recursos docentes

Archivo: GR20030930_UXXI_Gestión de Grupos_RRDD_5.1.doc F. modif.: 07/11/2003 Pág.: 2 / 24

ÍNDICE DE CONTENIDOS

1. INTRODUCCIÓN: FUNCIONALIDADES CONTEMPLADAS ..............................................................................................3

1.1. PROCESOS QUE SE REALIZAN EN OTROS MÓDULOS DEL SISTEMA................................................................3

1.2. PROCESOS QUE SE REALIZAN EN ESTE MÓDULO...............................................................................................3

2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS..................................................................................................................................4

2.1. GESTIÓN DE LAS ACTIVIDADES ..............................................................................................................................4

2.1.1. DEFINICIÓN DE LAS CLASES DE ACTIVIDAD ................................................................................................4

2.1.2. SEGURIDAD EN LA DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES...............................................................................4

2.1.3. CÓMO DAR DE ALTA ACTIVIDADES ...............................................................................................................5

2.1.4. SEGURIDAD EN LA ASOCIACIÓN DE UNA ACTIVIDAD A UNA ASIGNATURA............................................6

2.1.5. ACTIVIDADES POR ASIGNATURA ...................................................................................................................7

2.1.6. CÓMO DAR DE ALTA ACTIVIDADES COMPARTIDAS POR VARIAS ASIGNATURAS .................................9

2.1.7. ACTIVIDADES NO ASOCIADAS A NINGUNA ASIGNATURA........................................................................10

2.2. ALTA MANUAL DE GRUPOS DE ACTIVIDAD.........................................................................................................10

2.2.1. SEGURIDAD EN LA DEFINICIÓN DE GRUPOS DE ACTIVIDAD ...................................................................10

2.2.2. GRUPOS DE ACTIVIDAD EN PLANIFICACIÓN ..............................................................................................11

2.2.3. COMPLETAR DATOS DEL GRUPO DE CARA A LA MATRÍCUILA...............................................................12

2.3. GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE LOS GRUPOS DE ACTIVIDAD ASOCIADOS A ASIGNATURAS....................12

2.3.1. CÓMO SE DEFINEN LOS CRITERIOS DE GENERACIÓN DE GRUPOS DE ACTIVIDAD.............................12

2.3.2. CÓMO SE PUEDEN DEFINIR LAS PLAZAS OFERTADAS PARA UNA ASIGNATURA................................14

2.3.3. SEGURIDAD EN LA GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE GRUPOS .................................................................16

2.3.4. CÓMO FUNCIONA EL ASISTENTE DE GENERACIÓN DE GRUPOS............................................................16

2.4. CÓMO SE DEFINEN AUTOMÁTICAMENTE GRUPOS DE ACTIVIDADES NO ASOCIADAS A ASIGNATURAS .18

2.5. ALTA DE AGRUPACIONES DE GRUPOS DE ACTIVIDAD .....................................................................................18

2.6. ALTA DEL PLAN DOCENTE.....................................................................................................................................19

2.6.1. CONTROLES DE ACCESO A LOS DATOS.....................................................................................................20

2.6.2. PLAN DOCENTE DEL PROFESOR/PLAZA.....................................................................................................20

2.6.3. PLAN DOCENTE POR GRUPO DE ACTIVIDAD..............................................................................................21

2.7. OTROS PROCESOS .................................................................................................................................................23

2.7.1. CONSULTA DE ASIGNATURAS DE UN PLAN ...............................................................................................23

2.7.2. QUÉ ASIGNATURAS IMPARTE UN DEPARTAMENTO..................................................................................23


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1. INTRODUCCIÓN: FUNCIONALIDADES CONTEMPLADASLa gestión que, en versiones anteriores del sistema, se podía duplicar en dos o más módulos, se ha unificadode tal forma que cada uno de los procesos que afectan a la Gestión de las asignaturas está localizado en unúnico lugar en la aplicación. En este documento se detallan aquellos que se realizan en el Módulo de Recursosdocentes reservando el resto de guías de procesos para explicar otras acciones que no son propias de laplanificación; se recomienda especialmente la revisión de la Guía de planes de estudios.

1.1. PROCESOS QUE SE REALIZAN EN OTROS MÓDULOS DEL SISTEMALos siguientes procesos previos, anteriores en la gestión al alta de actividades, se realizan en otros módulosdel sistema:

• Alta del plan de estudios y asignaturas en el Módulo de planes. El alta del plan de estudios comprendelas siguientes operaciones:

Alta de las asignaturas (Pantalla de Mantenimiento de asignaturas)

Alta de los datos generales del plan (Pantalla de Apertura del plan de estudios)

Alta del grafo: nodos, arcos y bloques (Pantallas de Mantenimiento de nodos, Mantenimiento delgrafo)

Inclusión de la asignatura en el correspondiente bloque del grafo (Pantalla Mantenimiento del grafo).

Asociación del plan o el estudio al centro en el que se imparte (Pantalla Mantenimiento de estudios).

• Oferta de la asignatura para el curso académico que se está considerando (por ejemplo, curso2003/04). El curso académico puede ser el curso siguiente, es decir, se van a planificar los grupos delpróximo año académico, o del actual, si se están dando de alta para el año académico activo (PantallaOferta/Mantenimiento de vigencia de asignaturas - Mantenimiento de vigencia de asignaturas por año yplan). Estos datos pueden copiarse automáticamente en el proceso de Copia del ejercicio.

Es esencial tener en cuenta que si la asignatura no está ofertada para el curso académico en el quese quieren definir los grupos, no se podrá continuar con el proceso. El ejercicio activo para lageneración de los grupos debe referirse al año para el que se ha definido la oferta.

• Relación de la asignatura con el departamento y el área. Esta tabla también deberá copiarse y darsede alta los valores correspondientes antes de realizar la definición automática de los grupos o dar de altamanualmente la relación en la pantalla de Mantenimiento de dedicaciones.

1.2. PROCESOS QUE SE REALIZAN EN ESTE MÓDULOLos procesos que se pueden realizar desde el Módulo de Recursos docentes, y que se van a analizar endetalle en esta Guía, son los siguientes:

• Gestión de actividades: clases de actividad, actividades por asignatura, actividades compartidas,actividades no específicas

• Alta manual de grupos de actividad

• Definición de criterios de generación de grupos

• Generación automática de grupos de actividad

• Alta de agrupaciones

• Asignación del plan docente


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2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOSA continuación se describen en detalle los procesos indicados en el Apartado 1.2. y que afectan a laplanificación de los grupos de actividad y asignación de profesorado especialmente.

2.1. GESTIÓN DE LAS ACTIVIDADES

2.1.1. DEFINICIÓN DE LAS CLASES DE ACTIVIDAD

FORMA DE ACCESO

• Módulo de Recursos docentes

Tablas básicas

Clases de actividad

FUNCIÓNEn esta pantalla se van a dar de alta los diferentes tipos de actividades que se manejan en la Universidad,por ejemplo, clases de teoría, clases de prácticas, laboratorios, etc. y cada una de ellas se relacionará con eltipo o forma de impartición (teoría o práctica).

Para dar de alta una clase de actividad bastará con insertar un identificador y una descripción . En la parteinferior de la pantalla se asociará cada clase de actividad al tipo o modo correspondiente, desplegando lacorrespondiente lista de valores. Por ejemplo, actividad 1, teoría, modo Teórico. Actividad 2, laboratorios, modopráctico.

2.1.2. SEGURIDAD EN LA DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADESPara poder dar de alta una actividad hay que revisar los valores de los parámetros ACT_PRACT yACT_TEORIA (Módulo de administración) y establecer qué valor han de tener por defecto o al nivel deejercicio.

• Si los parámetros tienen el valor DEPARTAMENTO, un usuario de un departamento podrá dar de altaactividades asociadas al modo teoría o práctica.

• Si los parámetros tienen el valor CENTRO, un usuario de un centro podrá dar de alta actividadesasociadas al modo teoría o práctica.

• Si los parámetros tienen el valor AMBOS, tanto los usuarios de centros como de departamentos podrándar de alta actividades.

• Independientemente del valor de dichos parámetros, cualquier usuario podrá consultar y visualizar lasactividades que existen y las asignaturas que están asociadas a dicha actividad, sin ninguna limitación.

• Sólo podrá modificar los datos de una actividad (clase, identificación, descripción, número de créditos,etc. ) o borrarla si:

El valor del parámetro le da derecho a ello por el modo de actividad asociado. Si intenta modificaruna actividad de teoría y no tiene derecho a ello, el sistema le avisará que no está autorizado.

Si teniendo permiso por el parámetro, las asignaturas asociadas a la misma son de su centro odepartamento. Si hubiera alguna asignatura que no fuera de su centro o departamento, no se podrámodificar ningún dato de la actividad (campos protegidos contra actualizaciones).

En ningún caso podrá modificarse la clase de actividad de una actividad a otra para la que elusuario no tiene permisos, es decir, si el usuario puede dar de alta actividades de práctica pero node teoría, podrá modificar todos los datos de la actividad de prácticas, pero no podrá cambiar la clasea una de teoría.


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2.1.3. CÓMO DAR DE ALTA ACTIVIDADES

FORMA DE ACCESO

• Módulo de Gestión de Recursos docentes

Planeación y ejecución

Planes de estudios

Actividades

Mantenimiento de actividades

FUNCIÓNEn esta pantalla se realiza el mantenimiento de las actividades, sea cual sea su tipología. El sistema permite ladefinición de tres tipos de actividades:

• Específicas: asociadas a una asignatura. Una determinada asignatura puede estar organizada endiferentes actividades que van a influir directamente en las condiciones de impartición; por ejemplo, laasignatura Física I puede estar compuesta de clases teóricas y prácticas (laboratorios). Para lageneración de los grupos puede ser interesante poder definir grupos según estas condiciones ya que losrequisitos pueden variar considerablemente (los grupos de teoría pueden tener una capacidad máxima de100 personas mientras que los grupos de clases prácticas pueden verse reducidos a 25 personas).

• Compartidas: relacionadas con más de una asignatura.

• No específicas: no asociadas a ninguna asignatura; por ejemplo, una conferencia, foro, etc.

El tipo de actividad viene determinado por el número de relaciones que la actividad guarda con la asignatura yque se informan al usuario en esta pantalla mediante las casillas “Esp” y “Com”. De esta manera, una actividadserá específica cuando esté relacionada con una sola asignatura. En caso de estar asociada a más de unaasignatura, se tratará de una actividad compartida; y, por último, si la actividad no se relaciona con ningunaasignatura, se tratará de una actividad no específica (que el usuario podrá reconocer por no tener marcada lacasilla “Esp” ni “Com”.

El mantenimiento de actividades cualquiera de estas tipologías se realiza desde esta pantalla1, debiendo seguirlos siguientes pasos:

• La Universidad puede definirse para el Modo práctico y para el Modo teórico diferentes clases deactividad. Por ejemplo, para el Modo práctico pueden existir Laboratorios, Salidas al campo, Prácticas,etc. Estas diferentes clases de actividad se habrán dado de alta en el Mantenimiento de Clases deactividad (Módulo Gestión de recursos docentes/Tablas Básicas/Clases de actividad) y se recuperan enel campo Cl. Actividad de esta pantalla.

• Una vez seleccionada la Clase de actividad, se introducirán los siguientes datos:

Identificador de la actividad (como máximo 8 caracteres). En caso de no informar este campo, algrabar la actividad, el sistema le asignará al identificador el valor del código interno con que se grabala actividad que es un número secuencial.

Descripción de la actividad.

1 Siempre y cuando el usuario tenga los permisos correspondientes, definidos según el parámetro descrito enel Apartado anterior. El mensaje que obtendrá el usuario, en caso de que no pueda dar de alta actividades,será que “No tiene permisos para realizar la operación”.


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Nº de créditos de la actividad, que se guardan para cada modo (teórico y práctico) validando elsistema que de ser asociada la actividad a asignaturas, este número de créditos no exceda a losdefinidos para las asignatura/s.

El campo % de reparto hace referencia a la distribución de los créditos de la actividad entre losprofesores que la imparten. Si una actividad tiene dos grupos y en cada grupo hay dos profesores,cada profesor, como parte de su plan docente, recibirá los créditos de la actividad dependiendo del %de reparto. Por ejemplo, si se ha establecido un 100% para el reparto: si hay dos profesores se leasignará a cada uno de ellos el 50% de la carga docente. Si fuera un 200%, la carga docente sería deun 100% para cada uno. En el caso de que la Universidad no utilice el resto de funcionalidades delmódulo de recursos docentes, este campo no tendrá ninguna implicación.

• Se indicará si el responsable de la actividad es el Departamento o el Centro. Este control es a efectosde creación de grupos, es decir, si se indica que una actividad es gestionada por un centro, sólo elcentro podrá dar de alta grupos para dichas actividades y los departamentos sólo podrán consultar. Si laactividad es responsabilidad del departamento, sólo éste podrá dar de alta los grupos.

• Los campos N.A.R (número de alumnos reales) y N.A.P (número de alumnos planificados) son camposde salida que muestran diferentes datos dependiendo del ejercicio seleccionado:

Si se trata de un ejercicio en planificación, el campo N.A.R muestra el número de alumnosmatriculados en la actividad en el ejercicio en ejecución correspondiente al año académico anterior; elcampo N.A.P muestra la suma de la capacidad de los grupos de la actividad.

Si se trata de un ejercicio en ejecución, el campo N.A.R muestra los alumnos matriculados en laactividad en ese año académico; campo campo N.A.P. indica (como en el caso anterior) la suma de lacapacidad de los grupos de la actividad.

Los campos “Esp” y “Comp” son completados de manera automática por el sistema dependiendo delnúmero de veces que la actividad esté relacionada con asignaturas.

• Tipo de calificación: campo opcional que se cumplimentará si la Universidad utiliza el sistema decalificaciones parciales. Recuperará los sistemas de calificación dados de alta en el Módulo de actas.

2.1.4. SEGURIDAD EN LA ASOCIACIÓN DE UNA ACTIVIDAD A UNA ASIGNATURAUna vez dada de alta la actividad, será necesario asociarla a la/s asignaturas correspondientes. La seguridaden la asociación de una determinada actividad a una asignatura se basa en las siguientes premisas:

• Las asignaturas deberán estar asociadas a un departamento que será el responsable de su gestión(Mantenimiento de dedicaciones o Créditos por departamento) y pertenecerán a un plan impartido en uncentro.

• En función de la definición de los parámetros ACT_PRACT y ACT_TEORIA (pueden tener los valoresCENTRO, DEPARTAMENTO, AMBOS al nivel de ejercicio), los usuarios de un centro, de undepartamento o de ambos habrán podido dar de alta las correspondientes actividades para la asignatura,tal y como se mencionaba en el apartado anterior. Ahora bien, un usuario sólo podrá asociar unaactividad a las asignaturas de su centro y su departamento; en el caso de que una actividad ya tengaasociada alguna asignatura que pertenece a otro centro o departamento, no tendrá control sobre dichaactividad.

Por ejemplo si ACT_PRACT=DEPARTAMENTO, un usuario del Departamento de Filología Alemanapodrá dar de alta actividades de modo práctico y asociarlas a todas las asignaturas que gestiona(Mantenimiento de Dedicaciones), pero no podrá crear nuevas actividades y asociarlas a asignaturasde otro departamento. Igualmente no podrá modificar los datos de actividades asociadas a otrasasignaturas que no son de su departamento.

ATENCIÓN: en el caso de actividades compartidas no habrá ningún problema si las asignaturas quecomparten la actividad pertenecen al mismo centro o departamento, pero si no es así y un usuario de uno delos departamentos/centros asocia una actividad a su asignatura, el otro departamento/centro no podrá asociarla suya. Este caso no es frecuente, y, en cualquier caso, bastará con recurrir a un usuario administrador paraque dé de alta la relación.


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2.1.5. ACTIVIDADES POR ASIGNATURA

FORMA DE ACCESO



Planes de estudios

Actividades

Actividades por asignatura

FUNCIÓNDesde esta pantalla se realiza la asociación de una actividad a la asignatura.

La pantalla se estructura en dos bloques:

• En el primero de ellos se recupera el identificador, nombre y créditos teóricos y prácticos de laasignatura.

• En el segundo bloque se definen las actividades (teoría y práctica) asociadas a la asignatura.

En primer lugar se selecciona la clase de actividad de la actividad a asociar.

Mediante la lista de valores de actividad seleccionamos la actividad (que previamente habremosregistrado en Mantenimiento de actividades), recuperando el identificador y la descripción, % dereparto, créditos teóricos o prácticos de la actividad (según el modo a que pertenezca), número dealumnos reales y planificados (campos N.A.R y N.A.P) y responsable de la actividad (centro odepartamento).

Los campos de créditos validarán:

Que la suma de todos los créditos asociados a las diferentes actividades del mismo modo nosupere el número de créditos teóricos o prácticos del profesor (pantalla de Mantenimiento deasignaturas). Por ejemplo, si se ha definido en el Modo práctico de la asignatura Física I (3 créditosprácticos para el profesor), dos actividades (Laboratorio y Salidas al campo), la suma de loscréditos asociados a cada una de ellas no puede ser mayor que el número de créditos prácticos dedicha asignatura para el profesor, es decir, 3 créditos. Sólo puede existir una excepción en el casode que el porcentaje de reparto entre los profesores supere el 100%. Este control se aplicaráconsiderando el centro asociado a la actividad de manera que, en caso de tener actividadesasociadas a centros, la validación de créditos por modo sumará por centro más las no asociadas acentro.

Que en caso de que la actividad contenga grupos que ya tienen asignado el plan docente, no sepueda modificar el número de créditos de la actividad a un nuevo valor que sea inferior a la sumade los créditos asignados al grupo en plan docente. Por ejemplo, para una actividad con 9 créditosque tiene un grupo con profesores asociados por valor de los 9 créditos, se podrá modificar a unnúmero mayor o igual a 9 pero nunca inferior.

Las siguientes casillas se deberán marcar para la actividad en los siguientes casos:

• Académica: la Universidad puede permitir que el alumno se matricule para una misma asignatura en losdiferentes grupos de teoría, prácticas, laboratorio, etc., o bien puede establecer que no todas han de sermatriculadas por el alumno, es decir, puede considerar que es suficiente con que el alumno se matriculeen el grupo de la actividad principal y organizar a posteriori, y de forma externa al sistema, el reparto enel resto de actividades. La gestión de los grupos que se recuperarán en la matrícula se referiráexclusivamente a los de aquellas actividades definidas como "matriculables" para la asignatura.

• Principal: la casilla se marca de manera automática al insertar una actividad, si bien sólo podrá existiruna actividad marcada como principal; no obstante el sistema permite que una asignatura quede


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definida sin actividad principal si el usuario así lo decide y desmarca la casilla. En cualquier casoadvertimos que aquellas asignaturas que no tengan ninguna actividad principal no se recuperarán enmatrícula puesto que la matrícula en los grupos de esta actividad serán los que determinarán lageneración de las líneas de acta. En el caso de que para una asignatura existan diferentes actividadesen función del centro en el que se imparten, podrá existir una actividad principal por centro.

• Ofertable: si una actividad es matriculable y está además marcada como ofertable, el alumno podráseleccionar el grupo correspondiente, pero, si no está así definida, se asignará al alumno un grupo pordefecto. Una vez finalizado el proceso de matrícula, sí podrá reajustar sus grupos manualmente en laaplicación mediante la opción de cambios de grupo.

• Responsable: esta casilla aparecerá por defecto marcada para aquellas actividades que pertenecen auna única asignatura. En el caso de actividades compartidas se marcará de manera automática para laprimera asignatura asociada a la actividad, permitiendo posteriormente modificar la responsabilidad a otraasignatura. Como en el caso de la casilla principal, el usuario puede desmarcar la casilla de responsablequedando una actividad compartida sin asignatura responsable. La responsabilidad de una asignaturarepercute en los cálculos de carga que el sistema realiza en los casos de actividades asociadas aasignaturas que pertenecen a diferente departamento y/o área.

Finalmente, una determinada actividad de una asignatura puede asociarse a un Centro de tal modo que siuna misma asignatura está en varios planes y estos se imparten en diferentes centros, podría tener diferentesactividades en función del mismo. Por ejemplo:

Asignatura 100 forma parte del Plan 1 (Derecho), centro 1 (Facultad de Derecho, campus X)

Asignatura 100 forma parte del Plan 2 (Derecho), centro 2 (Facultad de Derecho, campus Y)

Esta asignatura podría tener para el centro 1 dos actividades: teoría y prácticas en un despacho; mientras quepara el centro 2 sólo va a existir la actividad de teoría. Esta funcionalidad es importante de cara a aquellasuniversidades multicampus.

ATENCIÓN:Es importante insistir en las siguientes consideraciones:

• La Universidad deberá establecer, antes del inicio de la matrícula, qué actividades son académicas ycuáles no, ya que, una vez iniciado el proceso no se permitirá realizar modificaciones al respecto o, de locontrario, un alumno podría estar matriculado en más grupos que otro.

• La actividades de una misma asignatura pueden ser diferentes en función del centro en que seimpartan (multicampus).

• Las asignaturas pueden tener asociadas varias actividades matriculables, pero sólo una de ellaspuede señalarse como Actividad principal de la misma, teniendo en cuenta las siguientes restricciones:

Si una actividad principal está asociada a un centro determinado, se podrán dar de alta másactividades principales, siempre y cuando éstas se asocien también a centro; por lo tanto, se puededecir que sólo podrá existir una actividad principal por centro. De este modo, un alumno de un determinado centro (expediente) sólo podrá matricular grupos

de aquellas actividades asociadas a su centro o que no estén asociadas a ninguno de ellos.

En el caso de que un alumno matricule una asignatura como libre configuración siempre elegiráel centro en el que la va a matricular y las actividades o grupos que se le ofrezcan serán los queestén asociados al centro de la asignatura.

• La actividad principal de una asignatura será la que el sistema asocie a la gestión económica y,partiendo de ésta, se generarán las líneas de acta.

• No tiene sentido marcar una actividad como ofertable o principal, si no es matriculable (marcada lacasilla de Académica), pero el sistema no realizará ningún control al respecto.


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• En el caso de actividades compartidas, es decir, actividades cuya docencia está compartida por variasasignaturas, una de ellas será la responsable (a efectos informativos y de cálculos de carga). Si se tratade la actividad de una única asignatura, esta casilla aparecerá siempre marcada por defecto, pudiendoser desmarcada por el usuario.

Para que un usuario pueda dar de alta grupos de una determinada actividad deberá tener asociado el perfil decentro o departamento correspondiente o total (mantenimiento de usuarios). No obstante, cualquier usuario delcentro o departamento en cuestión sí podrá dar de alta el plan docente o crear el horario del grupo.

2.1.6. CÓMO DAR DE ALTA ACTIVIDADES COMPARTIDAS POR VARIAS ASIGNATURASEntendemos por actividades compartidas las asociadas a más de una asignatura. Con las modificacionesimplementadas en la versión 5.1. (como ya hemos comentado anteriormente) el tipo de actividad quedaasignado por el sistema dependiendo del número de asignaturas asociadas a una asignatura por lo que no hayun tratamiento concreto de las actividades compartidas. Una vez registrada la actividad, la asociación a lasasignaturas podrá realizarse de la manera descrita en el punto 2.1.4.

Para la consulta de las asignaturas asociadas a una actividad, se ha implementado la siguiente pantalla:

FORMA DE ACCESO



Planes de estudios

Actividades

Mantenimiento de actividades

Botón de enlace Asignaturas

FUNCIÓNLa pantalla presenta dos bloques:

• Identificador, descripción y créditos de la actividad.

• Asignaturas asociadas a la actividad con los atributos propios de la actividad: identificador y descripciónde la asignatura, créditos teóricos y prácticos, casillas de responsable, ofertable y académica (según hansido definidas en Actividades por Asignatura).

Hay que tener en cuenta las siguientes restricciones:

• Al insertar los créditos de una actividad compartida se están insertando para la clase de actividadseleccionada con lo que todas las asignaturas asociadas a dicha actividad compartida tienen que tener,al menos, el mismo número de créditos o superior para dicha actividad.

Por ejemplo, si existe una actividad compartida 1 de teoría con 10 créditos asociados, todas lasasignaturas que tomen parte en dicha actividad tienen que tener una actividad de teoría con 10 créditosasociados o más.

• Del mismo modo, en esta pantalla se está controlando que no se pueda asociar una asignatura a unadeterminada actividad compartida si la asignatura ya tiene otras actividades y la suma de todas ellassupera el número de créditos de la actividad para dicha clase.

Por ejemplo, actividad compartida, teoría, 10 créditos asociados. Se quiere incluir la asignatura 99 quetiene una actividad de teoría con 11 créditos, se podría sin ningún problema, pero si la asignatura 99 yatiene otra actividad de teoría de 2 créditos, el sistema no lo permitirá porque la suma de todos los créditosde las actividades de teoría supera los créditos teóricos de la asignatura.


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2.1.7. ACTIVIDADES NO ASOCIADAS A NINGUNA ASIGNATURAEstas actividades son fácilmente reconocibles, puesto que no tienen marcadas las casillas “Esp” y “Com” y elcampo N.A.R. (número de alumnos reales) será siempre “0” puesto que estas actividades no son matriculables.Son actividades que no dependen de ninguna asignatura puesto que se trata de conferencias, seminarios, etc.que no están asociadas a una impartición determinada.

A diferencia de las actividades compartidas, las no específicas no se relacionan con las asignaturas y bastarácon dar de alta un grupo, pulsando el correspondiente botón de enlace, si se quiere disponer de él paraasociar el horario, profesor, etc.

2.2. ALTA MANUAL DE GRUPOS DE ACTIVIDADUna vez dadas de alta las actividades de una asignatura, compartidas o no específicas, según proceda, seránecesario dar de alta manualmente o generar automáticamente los correspondientes grupos de actividad. Eneste apartado se describe el proceso de alta manual, reservando para el siguiente apartado, la generaciónautomática de grupos de actividad.

2.2.1. SEGURIDAD EN LA DEFINICIÓN DE GRUPOS DE ACTIVIDADMediante la casilla Responsable del Mantenimiento de actividades se determina qué tipo de usuario va apoder dar de alta los grupos de actividad. Los valores que puede tener este campo son: Centro, Departamentoy Ambos, de tal modo que sólo los usuarios del centro de la asignatura o los del departamento o ambos podrándar de alta sus grupos:

• El campo Responsable de la actividad = CENTRO, sólo los usuarios del centro de la asignatura podrándar de alta los grupos. En el caso de que, aun siendo la responsabilidad de los usuarios de los centros, laactividad en cuestión esté asociada a un centro diferente del centro del usuario, éste no podrá dar de altalos grupos ni podrá ver los que se han generado (Véase apartado anterior).

• El campo Responsable de la actividad = DEPARTAMENTO, sólo los usuarios del departamento asociadoa la asignatura, podrán dar de alta los grupos.

• El campo Responsable de la actividad = AMBOS, los usuarios del centro de la asignatura o deldepartamento asociado a la misma podrán dar de alta los grupos.

La modificación o borrado de los grupos se controlará igualmente mediante el campo Responsable de talmodo que sólo el usuario del centro o departamento podrá modificar los grupos que ha dado de alta. Ahorabien, si el grupo de actividad tiene asociado un plan y, por tanto, un centro (botón %), sólo los usuariosasociados a dicho centro podrán borrarlo o modificarlo. Si el grupo está asociado a un departamento, sólo losusuarios de dicho departamento podrán borrarlo o modificarlo. Si no se asocia ni el plan ni el departamento algrupo, cualquier usuario podrá borrar o modificar los datos del mismo.

• La asignatura A está asociada al departamento B01 y B02. Un usuario del departamento B01 recupera laasignatura A y puede dar de alta una actividad (ACT_TEORIA=DEPARTAMENTO). En el campoResponsable de la actividad figura AMBOS, luego puede dar de alta un grupo de actividad. Da de altados grupos: uno asociado al departamento B01 y otro asociado al departamento B02. El usuario podrámodificar y borrar los datos del grupo de su departamento, pero no podrá modificar ni borrar los datos delgrupo asociado al departamento B02. Podrá dar de alta nuevos grupos y borrar y modificar los datos deaquellos que no estén asociados a ningún departamento.

Es importante tener en cuenta que en la pantalla de Grupos de actividad, tanto la casilla de Departamento,como la de Centro recuperarán sólo el departamento del usuario (uno de los asociados a la asignatura) y elcentro del usuario (uno de los centros en los que se imparte la asignatura) lo que supondrá que:


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• Un usuario de un departamento sólo puede asociar un grupo a su departamento y podrá asociarlo acualquiera de los centros en los que se imparte la asignatura.

• Un usuario de un centro determinado podrá asociar un grupo a cualquier departamento de la asignaturapero sólo podrá asociar grupos a su centro.

2.2.2. GRUPOS DE ACTIVIDAD EN PLANIFICACIÓNPara dar de alta Grupos de actividad o modificarlos se puede acceder desde diferentes pantallas en función dela acción que el usuario quiera llevar a cabo:

• Pantalla de Actividades por asignatura, Gestión de asignaturas o desde el propio Wizard, botón deenlace Grupos de actividad (de utilidad para dar de alta grupos de una asignatura)

• Pantalla Mantenimiento básico de actividades, botón de enlace Grupos de actividad (de utilidad paradar de alta grupos de actividad no específicas de una asignatura o de una actividad compartida).

• Accediendo directamente a la pantalla desde el punto de menú, también se podrán insertarmanualmente los grupos de actividad correspondientes.

En el primer bloque de la pantalla Actividades se recupera la asignatura, actividad, clase de actividad y númerode créditos de la misma. Si se trata de una actividad no específica, el campo asignatura aparecerá vacío.

En el segundo bloque de la pantalla, el usuario deberá insertar obligatoriamente los siguientes datos:

• Identificador (alfanumérico) y descripción del grupo

• Duración del grupo de actividad

• Turno

Opcionalmente, el usuario podrá insertar los campos:

• Capacidad del grupo: este campo tendrá relevancia para aquellos grupos asociados a actividadesmatriculables ya que, si la Universidad opta por limitar la capacidad del grupo, se impedirá que másalumnos de los indicados se matriculen en el mismo.

• Departamento y área: se podrá asociar el grupo a un determinado departamento y área que estén, a suvez, asociados a la asignatura. En función de si estos campos se han completado o no, la asignación delplan docente corresponderá sólo al departamento que figure aquí o a cualquier departamento que estéasociado a la asignatura, si en este campo no hay ningún valor. En el caso de que se hayan generado losgrupos automáticamente (véase Apartado siguiente), marcando la casilla Departamento responsable,estos campos se habrán completado como resultado del proceso de generación.

• Plan – Centro: pulsando el botón %, se accede a una pantalla en la que se podrá registrar el plan –centro asociado al grupo. Esta relación tendrá importancia para el reparto de la carga por grupos. En elcaso de que se hayan generado los grupos automáticamente marcando la casilla Asociar a plan, estoscampos se habrán completado como resultado del proceso de generación.

• Idioma: campo opcional que indica el idioma de impartición del grupo y que no tendrá ningunaimplicación.

Desde la pantalla de Grupo de actividad existen varios botones de enlace que permiten al usuario acceder, asu vez, a otras funcionalidades:

• Datos de matrícula: desde esta pantalla se accede a la pantalla de Grupos de actividad que seráesencial para los usuarios de gestión académica que quieran completar los datos de aquellos grupos quevan a ser matriculables por el alumno: cuotas, límite por plan, control de capacidad, etc.


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• Plan docente: desde este botón de enlace se permite acceder a la pantalla de Plan docente de tal formaque el usuario podrá dar de alta los profesores asociados al grupo de actividad (Véase Apartado Plandocente de este guía).

• Detalle de periodos: se accede a la consulta de los periodos de impartición del grupo, definidos en elmódulo de horario.

• Horario: pulsando este botón se accede al módulo de horarios para proceder a registrar el horario delgrupo de actividad con que estemos trabajando.

• Generación de grupos: se accede al Wizard que permite la generación automática de grupos para unaasignatura.

2.2.3. COMPLETAR DATOS DEL GRUPO DE CARA A LA MATRÍCUILALos usuarios que quieran completar datos de los grupos de actividad y referidos a aquellas actividadesacadémicas, es decir, matriculables podrán hacerlo desde la correspondiente pantalla en el Módulo deMatrícula o Actas. Véase Guía de matrícula.

2.3. GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE LOS GRUPOS DE ACTIVIDAD ASOCIADOS AASIGNATURAS

Para poder utilizar el asistente que ofrece UNIVERSITASXXI® - ACADÉMICO para la generación automática omanual de grupos es necesario realizar los siguientes pasos previos:

• Establecimiento de los criterios automáticos que va a utilizar la Universidad en la generaciónautomática de grupos

• Indicación del número de plazas libres que se van a ofertar por asignatura.

A continuación se describen estos dos pasos previos para posteriormente explicar la utilización del asistente.

2.3.1. CÓMO SE DEFINEN LOS CRITERIOS DE GENERACIÓN DE GRUPOS DE ACTIVIDADEl sistema dispone de un procedimiento que facilita la generación de grupos de actividad automáticamente,dependiendo del criterio elegido por el usuario. La definición de los criterios se ha de realizar antes de utilizarel proceso desde la pantalla:



Tablas básicas

Criterios de generación

En esta pantalla se definen los criterios de generación automática de grupos que puede utilizar laUniversidad; se podrán utilizar todos aquellos que tengan marcada la casilla de Permitir uso. Son lossiguientes:

2.3.1.1. CRITERIO CLASE DE ACTIVIDADEste criterio permitirá generar grupos según la clase de actividad definida por la Universidad. Por ejemplo,grupos de 80 personas para la actividad de teoría y de 20 para la actividad de práctica de cualquiera de lasasignaturas de la Universidad. Se deberá incluir un criterio de generación para todas las actividades que use laUniversidad ya que, de lo contrario, el asistente avisará que no puede generar los grupos por no encontrar ladefinición para la clase de actividad.


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En el bloque inferior izquierdo de la pantalla se selecciona la clase de actividad, asociando el sistemaautomáticamente el modo de dicha clase (teoría o práctica). En el bloque derecho se inserta el número dealumnos que deberán tener los grupos y, bien un porcentaje de ruptura o el número de alumnos a partir delcual se creará un nuevo grupo para los sobrantes en el reparto. Por ejemplo, si la asignatura tiene 100 plazas yse ha definido un criterio de generación que sea grupos de 80 con un porcentaje de ruptura del 50%, crearásólo un grupo de 100 alumnos ya que los 20 alumnos sobrantes no superan el 50% de 80; sin embargo, si laasignatura tuviera 121 plazas se crearían 2 grupos: uno de 80 y otro de 41.

Si se define un número de alumnos, todos aquellos alumnos sobrantes en el reparto se repartirán en los gruposya existentes o se creará un nuevo grupo, dependiendo del valor introducido. Si en el caso anterior, laasignatura tiene 100 plazas, con grupos de 80 y el número de reparto = 10, puesto que 20 es mayor que 10,generará un nuevo grupo. Si el número de reparto = 30, los 20 alumnos sobrantes se repartirán entre el restode los grupos y no se creará uno adicional.

2.3.1.2. CRITERIO CURSO Y CICLOEste criterio permitirá la generación automática de grupos en función del ciclo y curso definido para lasasignaturas en el grafo del plan de estudios. De este modo se podrán crear grupos con unas determinadascondiciones para las asignaturas de primer ciclo y con condiciones diferentes para las de segundo ciclo.Igualmente se puede combinar con la clase de actividad de tal forma que se puede establecer un criterio degeneración para la actividad de teoría de asignaturas de primer curso y otro diferente para la actividad deprácticas de las asignaturas de dicho curso.

En el bloque inferior izquierdo de la pantalla se introducirán el ciclo o el ciclo y curso y en el bloque derecho dela misma, se inserta el número de alumnos que deberán tener los grupos y, bien un porcentaje de ruptura o elnúmero de alumnos a partir del cual se creará un nuevo grupo para los sobrantes en el reparto.

2.3.1.3. CRITERIO GRADO DE EXPERIMENTALIDAD DEL PLAN DE ESTUDIOSSi se opta por este criterio se generarán grupos en función del grado de experimentalidad del plan al quepertenezca la asignatura. En el caso de que la asignatura pertenezca a más de un plan y estos tengandiferente grado de experimentalidad, el sistema generará al menos un grupo de actividad por cada plan condistinto grado de experimentalidad y siempre y cuando la asignatura esté ofertada para cada plan de estudios.Por ejemplo, la asignatura 99 se imparte en el plan de estudios P1 con grado de experimentalidad 2 y en elplan de estudios P2 con grado de experimentalidad 3, estando ofertada para ambos planes. Al generar gruposde actividad se obtendrá un grupo para el plan P1 y otro para el plan P2 puesto que el criterio de generación esdiferente en ambos. En caso de estar ofertado únicamente para el plan P1, los grupos a generar seríanúnicamente para dicho plan y según los criterios definidos para su grado de experimentalidad.

Este criterio se puede combinar con la Clase de actividad, de tal modo, que se pueda establecer una capacidaddiferente en función del grado de experimentalidad de las asignaturas de un plan y de si son de prácticas oteoría, por ejemplo.


2.3.1.4. CRITERIO GRADO DE EXPERIMENTALIDAD DEL ÁREAEn función del departamento y área asociados a la asignatura (RRDD/ Planes de estudios/ Asignaturas/Créditos por departamento/dedicaciones) y el grado de experimentalidad de esta última (Mantenimiento deÁreas de conocimiento, campo Cód.), se generarán tantos grupos como sea necesario según el criterioindicado en el bloque inferior. Es importante tener en cuenta que sólo podrá aplicarse correctamente si existe


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un departamento responsable de la asignatura; por lo tanto, si existen varios departamentos que se repartenla dedicación de la asignatura, con diferentes áreas y grados de experimentalidad, se generarán en función delresponsable.

Este criterio puede combinarse con la Clase de actividad de tal forma que si se quieren definir diferentescapacidades para los grupos en función de si son de prácticas o teoría y del grado de experimentalidad delárea, bastará con definir estas dos condiciones en la pantalla.


2.3.1.5. CRITERIO POR DEFECTOEn el caso de que el sistema no encuentre un criterio para la generación de los grupos, tomará el criterio pordefecto definido en la pantalla. En el bloque Valores por defecto se define el número de plazas de los gruposque se deberían generar, si no se encuentra el criterio adecuado, así como el porcentaje de ruptura o númerode alumnos como ya hemos visto.

Por ejemplo, si se ha definido un criterio “Clase de actividad” para la actividad de prácticas (grupos de 20 conun porcentaje de ruptura del 50%), pero no se ha hecho para la actividad de teoría, en el caso de que laasignatura cuente con ambos tipos de actividades, el sistema dividirá el número de plazas de la asignaturaentre 20 para generar los grupos de prácticas, pero para generar los de teoría, al no encontrar criterio para estaclase de actividad, tomará el criterio por defecto. El funcionamiento de distribución de alumnos es el mismo quepara el resto de criterios.

2.3.2. CÓMO SE PUEDEN DEFINIR LAS PLAZAS OFERTADAS PARA UNA ASIGNATURAComo paso previo a la generación de grupos de actividad de forma automática, y según los criteriosestablecidos por la Universidad, será necesario definir plazas para la asignatura. Las plazas pueden definirsede dos formas:

• Estableciendo plazas por plan, es decir, indicando cuántas plazas se van a ofertar de cada tipología ypara cada uno de los planes-centros en los que se haya incluido la asignatura.

• Estableciendo plazas para cada una de las relaciones plan-centro independientemente de la tipología.

En el caso de que la generación quiera hacerse manual con el Wizard, no será necesario definir plazas porplan y bastará con indicar en el generador el número total de alumnos.

2.3.2.1. DESDE DÓNDE SE INDICAN LAS PLAZAS OFERTADAS PARA LA GENERACIÓN AUTOMÁTICADE GRUPOS

FORMA DE ACCESO



Planes de estudios

Asignaturas

Gestión de asignaturas

PANTALLA PRINCIPAL


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En el primer bloque (Asignaturas) se recuperan todas las asignaturas de cualquier plan ofertadas para el añoacadémico correspondiente al ejercicio activo (seleccionado desde la pantalla de Ejercicios/Vigentes); lasasignaturas pueden ser vigentes o no vigentes ya que será necesario contar con estas últimas para poderestablecer los horarios de examen. De este modo se recupera información sobre:

Código y descripción de la asignatura Número de créditos teóricos y prácticos de la asignatura

Número de créditos teóricos y prácticos asociados al profesor. Estos campos se recuperanautomáticamente del Mantenimiento de asignaturas (serán los valores anuales si se hubieran definidopara el curso académico o los valores definidos por defecto para la asignatura).

Alumnos para generar: plazas definidas para la asignatura de las que se va a partir en la generaciónautomática de grupos. Es importante tener en cuenta que, en el caso de que ya hubiera algún grupode actividad con capacidad definida previamente, esta capacidad se restará (en el proceso deGeneración automática de grupos) del número total de plazas que figure en este campo. Por ejemplo,se ha establecido un total de 100 plazas para la asignatura A de las que se va a partir para generargrupos pero ya existe un grupo de actividad con capacidad de 20 alumnos, el sistema contará con 80plazas para la generación automática. Este campo facilita también la comparación con el número dealumnos matriculados en un año académico, información que se recupera en el bloque inferior de lapantalla.

Profesor responsable: se recupera el profesor responsable de la asignatura para el ejercicio. Sólo serecuperarán aquellos que tengan contrato en el ejercicio y los profesores externos, pero no serealizará ninguna validación adicional. Podrá actualizarse siempre que sea necesario.

En el segundo bloque de la pantalla (Plazas Matrícula), se recuperarán los datos de alumnos matriculados endicha asignatura. Si se está trabajando con un ejercicio en ejecución, por defecto, se recuperará el añoactivo y los alumnos matriculados en dicho curso; si se trabaja con un ejercicio en planificación serecuperará por defecto el año anterior al que se está planificando y los alumnos matriculados en él para quedichos datos puedan ser tomados como referencia; no obstante, el usuario podrá seleccionar cualquier cursoacadémico y verificar cuántos alumnos se han matriculado y su distribución en cada uno de ellos. De estemodo se podrán ver los alumnos matriculado en una determinada asignatura y un curso académico y seindicará:

• Número de alumnos matriculados por tipología

• Plan y centro al que pertenece dicho plan

• Total de alumnos matriculados en la asignatura

PESTAÑA PLAZAS POR PLANDesde esta pantalla y para definir las plazas por plan hay que pulsar dicho botón de enlace situado en elextremo inferior izquierdo de la pantalla.

• En el primer bloque de la pantalla se recupera el código y descripción de la asignatura y el número dealumnos o plazas que se han establecido para la generación de grupos, es decir, la suma de las plazasofertadas para todos los planes y tipologías de la asignatura.

• En el bloque inferior izquierdo (Planes) se recuperan todos aquellos planes en los que se encuentraincluida la asignatura.

La asignatura se recuperará tantas veces como planes - centros la tengan incluida indicando, en cadacaso, la tipología de la misma.

• Finalmente, en el bloque de Plazas, se indicarán cuántas plazas se ofertan para cada uno de los casosmencionados.

Para cada relación de la asignatura con el plan y el centro, se podrá definir un determinado númerode plazas por tipología. Desplegando la lista de valores se recuperará la tipología de la asignatura enel plan según se haya definido en el grafo correspondiente.


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Se podrá insertar únicamente la tipología Libre configuración (primer y segundo ciclo) o Fuera deprograma (cursos de doctorado) para indicar las plazas ofertadas.

Se podrá optar por no definir plazas por tipología dejando el campo tipología en blanco e indicandosólo el número de plazas total.

El campo Total plazas será la suma de todas las plazas ofertadas por tipología para cada relaciónplan – centro.

• En la parte inferior de la pantalla, y a modo de consulta, se visualizan los siguientes datos:

Nombre del centro y del campus en el que se encuentra dicho centro

Nombre del estudio

Tipo de duración de la asignatura.

2.3.3. SEGURIDAD EN LA GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE GRUPOSEl funcionamiento es el siguiente:

• No podrá generar automáticamente grupos un usuario que no tenga permisos para dar de alta nuevosgrupos, dependiendo de cómo se haya definido el campo Responsable en la actividad. Por ejemplo, si elusuario es de un departamento y el campo Responsable de la actividad es el Centro, no podrá generargrupos para dicha asignatura.

• Si tiene permisos para hacerlo, podrá generar grupos pero, si ha marcado la casilla de Borrar gruposexistentes? y existe algún grupo asociado a un departamento o centro diferente al suyo, dichos gruposno se podrán borrar y no se generarán los nuevos grupos. En este caso, el usuario deberá generargrupos desmarcando la casilla Borrar grupos existentes: de este modo, no se borrarán los gruposexistentes y se generarán los nuevos que desea el usuario.

• Igualmente, si un usuario de un centro marca la casilla de Asociar a plan y la asignatura se imparte envarios planes, el sistema impedirá la generación de grupos. Si un usuario de departamento que no es elresponsable de la asignatura marca la casilla de Departamento responsable, el sistema lo impedirá ydeberá generar grupos sin dicha asociación.

• Si la asignatura cuenta con dos actividades, cada una de ellas asociada a un centro, y el usuario quegenera los grupos es de un centro, sólo podrá generar grupos para su actividad. El Wizard impedirá laselección de la actividad del otro centro.

• Sobre los grupos resultantes, podrá borrar o modificar los datos de cualquiera de ellos siempre que nose hayan asociado a un departamento/centro que no sea el del usuario.

2.3.4. CÓMO FUNCIONA EL ASISTENTE DE GENERACIÓN DE GRUPOSUna vez indicadas las plazas que se van a ofertar para una asignatura y los criterios que va a utilizar laUniversidad, se puede proceder a la generación automática de grupos.

Seleccionada la asignatura se pulsa el botón Generar grupos de actividad. El sistema automáticamente abreel asistente y bastará con pulsar el botón Siguiente para acceder a la selección de las actividades para las quese desea generar grupos. En el caso de que no se hubieran definido actividades para la asignatura, el sistemapreguntará al usuario si desea que se genere una por defecto (la actividad por defecto generada será siemprede teoría y vendrá ordenada por el identificador de la actividad).

El usuario debe seleccionar todas aquellas actividades para las que desee generar grupos y pulsar el botónSiguiente; en el caso de que sólo exista una actividad para la asignatura, ya aparecerá seleccionada pordefecto. Si el usuario desea generar grupos basándose en un criterio automático, bastará con dejar marcadadicha casilla. Los datos obligatorios de Duración y Turno, así como el Idioma, se recuperarán por defecto conlos siguientes valores aunque podrán modificarse:


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• La Duración en función de la duración que se haya definido para la asignatura en el Mantenimiento deasignaturas. Si la asignatura es cuatrimestral, por defecto, se recuperará primer cuatrimestre y el usuariopodrá modificarlo y si no se hubiera definido la duración recuperará anual por defecto.

• El turno con un valor arbitrario que podrá ser modificado por el usuario.

• Respecto al Idioma, aunque no es un campo obligatorio, se recuperará por defecto el idioma definidopara la Universidad activa (pantalla Mantenimiento de Universidades).

Todos los grupos se generarán por defecto con estos datos. Igualmente, el usuario podrá optar por lassiguientes posibilidades:

• Borrar grupos existentes: en el caso de que la actividad ya tenga algún grupo generado conanterioridad, se podrá proceder al borrado de estos, siempre y cuando dichos grupos no tengan plandocente o alumnos matriculados. En caso contrario, no se procederá a su borrado aunque el usuario loindique.

• Asociar a plan: si se marca esta opción, los grupos que se generen estarán asociados a plan.

• Departamento responsable: si el usuario marca esta opción, los grupos generados se asociarán aldepartamento y área marcados como responsable de la asignatura. Hay que tener en cuenta que si noexiste ningún departamento responsable, el sistema no dará ningún mensaje de error pero no figuraráningún departamento en los mismos por lo que recomendamos la revisión de los departamentosresponsables de cada asignatura (ver apartado 2.6.2.2. de este documento) .

Una vez definidos los correspondientes valores, y pulsando el botón Siguiente, se accede a la selección decriterios. Sólo aparecerán activos aquellos criterios que sean utilizados por la Universidad porque así se hayaestablecido en la pantalla de Criterios de generación. El usuario selecciona el criterio de generación del grupoy continúa con el proceso. El resultado de la generación puede comprobarlo en la siguiente pestaña.

Es importante realizar las siguientes consideraciones:

• Si el asistente no puede generar los grupos porque no encuentre definición para el criterioseleccionado, aplicará el Criterio por defecto establecido o, si no se hubiera definido éste, se avisará alusuario de esta situación para que proceda a su corrección.

• Si se ha seleccionado una actividad compartida, es decir, una actividad que está asociada a más de unaasignatura y el criterio aplicado no coincidiera, el sistema no podrá generar automáticamente grupos yavisará al usuario para que revise dicho criterio o dé de alta los grupos manualmente. Por ejemplo, unaactividad compartida por dos asignaturas que pertenecen a planes con diferente grado deexperimentalidad: si el criterio para generar los grupos es el Grado de experimentalidad y los tamaños delos grupos son diferentes, el sistema no podrá generarlos automáticamente y avisará al usuario para queproceda a seleccionar otro criterio o a dar de alta manualmente los grupos correspondientes.

• Las plazas que el sistema utilizará para la creación de los grupos serán las definidas en Plazas por plandescontando las plazas de los grupos que ya existieran. Por ejemplo, se establecen 50 plazas para lageneración de grupos pero ya existe un grupo de actividad con 10 plazas de capacidad; sólo seasignarán las 40 plazas restantes.

• Los grupos generados estarán asociados a la actividad principal o no en función de cuáles hayan sidolas actividades seleccionadas.

• Desde la pestaña Resultados se podrá proceder a la modificación de cualquiera de los datos de losgrupos de actividad generados (identificador, descripción, capacidad, turno, duración e idioma).

• Las características de los grupos generados podrán ser modificadas y completadas también desdeotras pantallas, tal y como se explicará en los siguientes apartados.

En el caso de que el usuario opte por no generar los grupos con criterios automáticos sino manualmente,bastará con que lo indique pulsando el correspondiente botón. De este modo accederá a una pantalla en la queindicará, bien el número de alumnos/grupo o el número de grupos que quiere generar para la asignatura viendo


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igualmente los resultados en la siguiente pestaña. Si se desea realizar una generación manual de grupos, sinasociar a plan, no será necesario definir plazas por plan y bastará indicar el número total de alumnos y variarel número de alumnos por grupo a voluntad.

2.4. CÓMO SE DEFINEN AUTOMÁTICAMENTE GRUPOS PARA LAS ACTIVIDADES NOASOCIADAS A ASIGNATURAS

Una actividad no específica es aquella que no se ha asociado a ninguna asignatura, por ejemplo, unseminario, una proyección de una película, un examen de oposición, etc. Para generar automáticamentegrupos para una actividad no específica es suficiente con acceder a la pantalla de Generación de grupos desdela actividad no específica (Mantenimiento de actividades) o desde:

• Planes de estudios

Grupos de actividad

Generación de grupos (Actividades no específicas)

En el primer bloque de la pantalla se recupera la actividad para la que se quieren generar los grupos.Pulsando el botón Siguiente, el asistente completa los datos obligatorios (Duración y Turno), así como elIdioma con valores por defecto. En los campos Alumnos/Grupo y Grupos, el usuario deberá indicar cuántosgrupos quiere generar y el número de alumnos de cada grupo. Si hubiera grupos definidos previamente para laactividad y se quisieran borrar, bastará con marcar la casilla Borrar grupos existentes.

No obstante, al pulsar el botón Generar, el sistema preguntará al usuario si realmente quiere borrar dichosgrupos y procederá al borrado, siempre y cuando el grupo no tenga asignado un docente o un horario. En lapestaña Resultados se puede comprobar los grupos que se han generado. Si se quiere realizar algunamodificación sobre los mismos, bastará con acceder al Mantenimiento de grupos, gracias al botón de enlacesituado en la parte inferior izquierda de la pantalla.

2.5. ALTA DE AGRUPACIONES DE GRUPOS DE ACTIVIDAD

FORMA DE ACCESO



Planes de estudios

Grupos de actividad

Agrupaciones

FUNCIÓNEsta pantalla será utilizada por las Universidades en el caso de que se quieran definir determinadasagrupaciones de asignaturas (grupos de actividad de las asignaturas) para que puedan ser recuperadas en lamatrícula o con cualquier otro objetivo. Se deberán dar de alta los siguientes campos:

• Identificador y descripción de la agrupación

• Se indicará si la agrupación que se va a crear es para utilizarla en matrícula o no, marcando la casillacorrespondiente.

• Se podrá asociar la agrupación a un centro, plan, curso o turno. Estos campos serán utilizados en elcaso de que la Universidad utilice el asistente para generar agrupaciones ya que buscará por el criterioseleccionado.


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Pulsando el botón de enlace Grupos de actividad, se accederá la pantalla en la que se asociarán los gruposde actividad que van a formar parte de la agrupación. Basta con desplegar la lista de valores de las asignaturasy seleccionar la actividad y grupo que se desea incluir en la agrupación. Sólo se recuperarán aquellasasignaturas y grupos que cumplan los criterios establecidos para la actividad.

En el caso de que se quiera utilizar el asistente, bastará con pulsar el botón Generar agrupaciones, situado enla parte inferior derecha de la pantalla. Se despliega así una ventana en la que el usuario podrá limitar aún másla búsqueda de grupos indicando una asignatura, la clase de actividad (por ejemplo, todos los grupos deprácticas) o todos los grupos de actividad cuyo identificador contenga determinados caracteres. Igualmente elasistente puede borrar todos los grupos incluidos hasta el momento en la agrupación (chequeando la casilla“Eliminar grupos anteriores” o bien hacer generaciones sucesivas que respeten los grupos ya existentes (casilladesmarcada).

2.6. ALTA DEL PLAN DOCENTEEl plan docente es la asignación de profesores a los grupos de actividad que van a impartir. Para que losusuarios puedan completar esta fase en la Universidad deben darse las siguientes condiciones:

• Las asignaturas que vayan a tener docencia presencial en el curso académico que se esté planificando,tendrán generados los grupos de actividad.

• Se conocerán los datos del profesor y número de créditos que impartirá en cada grupo.

El sistema ofrece dos pantallas al usuario en las que podrá establecer la relación entre los grupos de actividady profesor; por tanto podrá optar entre hacer el plan docente completo de un profesor o plaza docente,asignándole a éste todos los grupos a impartir, o bien definir para cada grupo quiénes serán los profesoresque van a impartir docencia.

Desde el punto de vista de los profesores y las plazas docentes, el sistema realiza los siguientes controlesde cara a una asignación de grupos:

• El profesor que recibe los grupos debe tener contrato y adscripción vigente en el ejercicio en que seestá realizando el plan docente (bastará con que tenga fecha de finalización dentro del ejercicio).

• Si el plan docente se realiza a una plaza aún vacante, ésta deberá tener una fecha de creación yamortización dentro del ejercicio académico.

• Siempre que una plaza tenga adscrito un profesor para todo el ejercicio en el que se está realizando laasignación docente, tanto en las consultas por maestro (pantalla plan docente por profesor/plaza) comoen las listas de valores (pantalla plan docente por grupos de actividad), únicamente se recuperará elprofesor y, en ningún caso, la plaza docente que ocupa.

• Siempre que una plaza docente tenga una adscripción dentro del ejercicio académico que no la cubra porcompleto, ésta tendrá que ser cubierta previamente con una nueva adscripción para poder completar laasignación de grupos; es decir, no se podrá asignar parte del plan docente a un profesor y el resto a laplaza vacante cuando la adscripción no cubre todo el periodo.

• No se recuperan en las listas de valores aquellos profesores o plazas cuya fecha de finalización de laadscripción (en el caso de los profesores) o de amortización (en el caso de las plazas) esté dentro delejercicio pero se encuentre también en el rango de días afectado por el llamado margen de contratación(establecido por el parámetro MARGEN_CONTR en valor por defecto o por curso académico). Porejemplo, planificando en el ejercicio 2003/04 (cuya fecha de comienzo es 1 de octubre de 2003finalizando el 30 de septiembre de 2004), si se ha definido para el parámetro un margen de 4 días,aquellos profesores o plazas, cuya fecha fin de adscripción o amortización se sitúe entre el 1 y el 5 deoctubre de 2003, no podrán recibir asignación docente. Del mismo modo aquellos profesores cuyocontrato se inicie dentro de las fechas del ejercicio pero en el margen de contratación correspondiente alfin del mismo, no se recuperarán para realizar el plan docente. Por ejemplo, si el profesor inicia sucontrato el 28 de octubre de 2003, no se recuperará en el plan docente del ejercicio 2002/03, perológicamente sí para realizar el plan docente del 2003/04.


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2.6.1. CONTROLES DE ACCESO A LOS DATOSUna vez dados de alta los grupos de actividad de una asignatura, se podrá dar de alta el plan docente deacuerdo con las siguientes restricciones:

• El parámetro SEG_PD_SN va a determinar si se ha de controlar o no la coherencia entre el responsablede la actividad y el usuario que da de alta el plan docente. Si SEG_PD_SN = S, el sistema verificará quesi la actividad está asociada a centro, un usuario de un departamento no pueda dar de alta el plandocente de la asignatura y viceversa, si la actividad está asociada a departamento, el usuario del centrode la asignatura no podrá dar de alta el plan docente. Si el parámetro SEG_PD_SN = N, no se realizaráeste control.

Si SEG_PD_SN= S:

• Si la responsabilidad sobre la actividad es del departamento, podrá dar de alta el plan docentecualquier usuario de los departamentos asociados a la asignatura, salvo que el grupo esté asociado auno de ellos; en este caso, sólo podrá dar de alta el plan docente un usuario de dicho departamento. Elusuario del centro no podrá dar de alta el plan docente porque no es el tipo de usuario asociado a laactividad. Los profesores que podrá asociar serán los de su departamento.

Siguiendo con el ejemplo: la asignatura A está asociada al departamento B01 y B02. Existen dosgrupos uno asociado al departamento B01 y otro asociado al departamento B02. Un usuario deldepartamento B01 podrá asignar el plan docente a su grupo pero no al que tiene asignado eldepartamento B02. Un usuario del centro no podrá dar de alta el plan docente.

• Si la responsabilidad sobre la actividad es del centro, podrá dar de alta el grupo y el plan docentecualquier usuario de dicho/s centro/s salvo que el grupo esté asociado a uno de ellos. En este caso, sóloel usuario del centro asociado al grupo podrá dar de alta el plan docente. El usuario de departamento nopodrá dar de alta el plan docente porque no tiene la responsabilidad sobre la actividad y se estárealizando dicho control. Los profesores que podrá asociar serán los de cualquier departamento asociadoa la asignatura.

Si SEG_PD_SN= N:

• No se realizará el control para comprobar si el tipo de usuario responsable de dar de alta la actividad es ono el mismo tipo de usuario que va a dar de alta el plan docente.

• Si el grupo no tiene asociado ni centro ni departamento, el plan docente podrá darlo de alta un usuariode cualquiera de los departamentos asociados a la asignatura o de los centros de la misma. No sevalidará que este tipo de usuario coincida con el responsable de la actividad.

• Si el grupo tiene asociado departamento o centro, sólo podrá dar de alta el plan docente un usuario deldepartamento o centro del grupo. No se validará que este tipo de usuario coincida con el responsablede la actividad.

2.6.2. PLAN DOCENTE DEL PROFESOR/PLAZA

FORMA DE ACCESO

• Módulo de Recursos Docentes

Menú Planificación y Ejecución

Opción Plantilla Docente

Plan Docente Profesor/Plaza


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FUNCIÓNDesde esta pantalla la Universidad puede completar la asignación de plan docente tomando como referencia elprofesor o la plaza aún vacante; por ello los datos referentes a estos se recuperan en el primer bloque,debiendo seleccionar en el segundo bloque los datos del grupo a asignar.

En el primer bloque se puede ver:

• El código o descripción de la plaza docente (si ésta está vacante para todo el ejercicio académico) o bienel DNI y nombre completo del profesor.

• Fecha de creación y amortización, si se trata de una plaza, o de comienzo y fecha de fin de laadscripción, si es un profesor.

• Departamento y área a los que está adscrita la plaza.

En el segundo bloque se realiza la selección de los grupos de actividad que podrán ser tanto de actividadesespecíficas como no específicas (por ello el campo Asignatura no es obligatorio). Los campos a completar son:

• Asignatura a la que pertenece el grupo que imparte el profesor. En caso de asignar un grupo deactividad no específica, este campo no debe ser informado.

Las asignaturas que se recuperan en la lista de valores son tanto de primer y segundo ciclo como dedoctorado.

Si se accede a esta pantalla desde el módulo de doctorado se recuperarán en la lista de valoressólo las asignaturas de programas de doctorado.

• Actividad. La lista de valores muestra las actividades definidas para la asignatura. Si la asignación es aun grupo de actividad no específica, al no haber completado el campo asignatura, la lista de valoresrecupera las actividades no específicas registradas en el sistema. Si se trata de una actividad compartidapodremos registrar el plan docente seleccionando cualquiera de las asignaturas que comparten laactividad pero no se recuperará en sucesivas consultas. Sí será posible consultar el plan docente delgrupo de la actividad compartida desde la pantalla que se describe en el siguiente apartado.

• Grupo Actividad. La lista de valores sólo recupera los grupos de actividad creados para la actividad yasignatura seleccionadas.

• Créditos. En este campo se indican los créditos que imparte el profesor. El sistema controla que loscréditos asignados al grupo no sobrepasen los definidos para la actividad, valor que se puede consultaren la parte inferior de la pantalla.

2.6.3. PLAN DOCENTE POR GRUPO DE ACTIVIDAD

FORMA DE ACCESO

• Módulo de Recursos Docentes

Menú Planificación y Ejecución

Opción Plantilla Docente

Plan Docente por Grupo de Actividad

FUNCIÓNEsta pantalla es otra opción para realizar la asignación docente, en este caso tomando como referencia elgrupo de actividad. Por ello en el primer bloque de la pantalla se recuperan los datos referentes a grupo,actividad y asignatura. Junto a estos datos, el sistema indica si la actividad es compartida y los campos deporcentaje de reparto y créditos de la actividad.


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• Si se accede a esta pantalla desde el módulo de recursos docentes se recuperarán todas las asignaturasy cursos de doctorado.

• Si se accede desde el módulo de doctorado, sólo se recuperarán las asignaturas pertenecientes aprogramas de doctorado y no de las de primer y segundo ciclo.

Los créditos de la actividad marcan el número máximo de créditos a asignar entre los profesores queimparten docencia en un grupo (si la actividad T1 -teoría- de la asignatura Física tiene 3 créditos asignados,todos los profesores que imparten docencia en el grupo sólo podrán tener asignados, como máximo y entretodos ellos, 3 créditos). Sólo se podrá superar ese número cuando se defina un porcentaje superior al 100% enla actividad en el campo Porcentaje máximo.

El porcentaje máximo influye en el número de créditos que se pueden atribuir a un profesor al realizar el PlanDocente del siguiente modo: cuando la actividad tiene un porcentaje máximo de 100%, el total de créditos quese pueden repartir entre el profesor o profesores que impartirán las clases será el mismo que los créditos quesupone la actividad. Sin embargo, si se define un porcentaje mayor de 100, se podrá sobrepasar ese númerode créditos.

Por ejemplo: la asignatura "Diseño de Proyectos" (6 créditos prácticos) de la titulación de Arquitectura, cuentacon una peculiaridad en su impartición y es que dos profesores coordinan y siguen el trabajo de los alumnos enel aula de manera simultánea. Por ello la carga docente de ambos profesores debe poder recoger el total de loscréditos de la actividad, puesto que no existe un reparto en la docencia. Si la actividad queda definida con 6créditos y un porcentaje de reparto del 100%, el sistema no permite sobrepasar ese número de créditos entreambos profesores. Para dar cobertura a una situación como la del ejemplo citado, el porcentaje de reparto en laactividad tendrá que ser = 200% y así ambos profesores podrán recibir los 6 créditos de docencia.

Para la asignación de profesores es necesario situarse en el segundo bloque de la pantalla y recuperar,mediante la lista de valores, los profesores o plazas vacantes disponibles. El usuario podrá seleccionar eldepartamento y área del docente a asignar, realizando el sistema los siguientes controles:

• Los profesores o plazas que recupera están vigentes durante el ejercicio en que se está realizando elplan docente (según las puntualizaciones indicadas anteriormente).

• En el caso de que el sistema verifique que se trata de un curso de doctorado, se permitirá asignarprofesores externos, impidiéndose esta asignación si la asignatura es de primer y segundo ciclo.

• La suma de créditos asignados por grupo a uno o varios profesores no rebasa el número de créditosdefinido para la actividad y limitado por el porcentaje máximo de la actividad.

• En el caso de que el grupo esté asociado a un departamento y área, sólo se recuperarán los docentes dedicho departamento. Si no se ha indicado esta relación se recuperarán los docentes de losdepartamentos asociados al usuario que está dando de alta el plan docente.

En la parte inferior de la pantalla se informa del departamento y área de adscripción del profesor o plaza a quese ha asignado el plan docente. La casilla de verificación “Ext” situada a la izquierda de los campos delprofesor, se indica si el profesor es o no externo; si se marca, la lista de valores recuperará los profesoresexternos mientras que, si no se marca recuperará los profesores de la Universidad siempre que tengan uncontrato y adscripción dentro de las fechas del ejercicio.

Por último indicar que en caso de realizar el plan docente a una plaza vacante durante todo el ejercicio losgrupos asignados constarán posteriormente en el plan docente del profesor que la ocupe. En caso de lasplazas cubiertas por más de un profesor en el ejercicio académico, el plan docente asignado a la plaza quedaráasociado sólo al primero de ellos.


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2.7. OTROS PROCESOS

2.7.1. CONSULTA DE ASIGNATURAS DE UN PLAN

FORMA DE ACCESO



Planes de estudios

Asignaturas

Asignaturas por plan

FUNCIÓNDesde esta pantalla se pueden consultar las asignaturas que están incluidas en un plan de estudios, esdecir, se han dado de alta en el correspondiente grafo y se encuentran ofertadas para el ejercicioseleccionado. En el caso de que una asignatura no se oferte en un determinado curso académico no podrándefinirse las plazas correspondientes a su impartición.

En el primer bloque de la pantalla se introduce el código del plan de estudios o se puede consultar por elestudio o centro para el que interese conocer los planes asociados. En el segundo bloque se recuperan todaslas asignaturas que forman parte del plan de estudios y que están ofertadas indicando el código, descripción,curso y ciclo al que han sido asociadas en el grafo, si fuera así, y la duración de la asignatura, si se hubieraindicado en el Mantenimiento de asignaturas. En el caso de que la asignatura estuviera incluida en el plan deestudios en diferentes bloques o asociada a diferentes cursos y/o ciclo se recuperará varias veces.

2.7.2. QUÉ ASIGNATURAS IMPARTE UN DEPARTAMENTO La relación existente entre áreas y departamentos y la asignatura también puede darse de alta o consultarsedesde las siguientes pantallas:

• Asignaturas por departamento

• Gestión de asignaturas, botón de enlace Créditos por departamento

2.7.2.1. ASIGNATURAS POR DEPARTAMENTOFORMA DE ACCESO



Planes de estudios

Asignaturas

Asignaturas por departamento

FUNCIÓNDesde esta primera pantalla se puede establecer la relación partiendo del departamento y las áreas con élrelacionadas para un determinado curso académico. Por ejemplo, al Departamento de Filología Alemana,área de conocimiento Lingüística aplicada, se asocia la asignatura Lingüística I ya que dicho departamento esel responsable de su impartición en un 100%.


Recursos docentes


Si se opta por dar de alta la relación desde esta pantalla será necesario recuperar los diferentes departamentosy áreas e ir dando de alta los datos correspondientes.

En el primer bloque de la pantalla se recupera el departamento y área y el curso académico en el que existedicha relación. En el segundo bloque se recuperan todas las asignaturas en las que dicho departamento y áreaparticipan en su impartición. Por ejemplo, el área de Lingüística del Departamento de Alemán, el curso 2002-03participa en la impartición de las asignaturas Lingüística I, Lingüística II, Alemán I, etc.

En el segundo bloque se indicará también, para cada asignatura, si el departamento que encabeza es elresponsable de la misma y tiene o no el control de las actas (sólo podrá haber uno). Igualmente se indica ladistribución de créditos teóricos y prácticos del departamento en los campos correspondientes. Estos datosson informativos y se utilizarán para calcular la carga del departamento (grupos).

Cualquier dato que se modifique en esta pantalla quedará también reflejado en la que se describe acontinuación e igualmente en Mantenimiento de dedicaciones (Módulo de planes de estudios). Lainformación que se puede consultar es, por tanto, la siguiente:

Departamento/Área - Año

Asignatura

2.7.2.2. CRÉDITOS POR DEPARTAMENTO /DEDICACIONESFORMA DE ACCESO



Planes de estudios

Asignaturas

Créditos por departamento / Dedicaciones

FUNCIÓNDesde esta pantalla es posible dar de alta la relación de la asignatura con el departamento y el área desde laasignatura, es decir, se recupera en el primer bloque la asignatura y se indican todos los departamentos yáreas que participan en su impartición.

Los campos que se recuperan en el segundo bloque son los mismos descritos en la pantalla anterior: seindica si el departamento tiene o no el control de las actas y es el responsable de la asignatura y el número decréditos teóricos y prácticos en los que participa. Es importante que la responsabilidad del departamento en laasignatura sea revisada cuidadosamente puesto que incide en la generación automática de grupos de actividady la casilla de Control de las actas para la apertura masiva de actas por departamento.

Cualquier dato que se modifique en esta pantalla quedará reflejado en la descrita en el apartado anterior.

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