UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La...

UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA La Universidad Técnica Particular de Loja

ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORIA

MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA

IMPLANTACION DEL SISTEMA CONTABLE PARA NILSSON´S ENGLISH CENTER. DE LA CIUDAD DE MACHALA. PERIODO:

ENERO A DICIEMBRE 2008.

TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCION DEL TITULO DE LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA. CONTADOR PUBLICO AUDITOR

AUTORES: ENMA LOURDES BENALCÁZAR ALARCÓN Adriana Katerine Taipe Imbago DIRECTORA: DRA. EDITH MERINO

CENTRO UNIVERSITARIO MACHALA

2010

ii

Dra. Edith Merino

PROFESORA DE LA ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORIA

CERTIFICA:

Que el presente trabajo de práctica profesional realizado por los estudiantes Enma

Lourdes Benalcázar Alarcón y Adriana Katerine Taipe Imbago, ha sido orientado y revisado

durante su ejecución, por lo tanto autorizo su presentación.

Loja. 10 de Marzo del 2010

f)……………………………

iii

“Nosotras, Enma Lourdes Benalcázar Alarcón y Adriana Katerine Taipe Imbago declaramos ser

autoras del presente trabajo y eximimos expresamente a la Universidad Técnica Particular de

Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales.

Adicionalmente declaramos conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico

de la Universidad Técnica Particular de Loja que en la parte pertinente textualmente dice

“Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones,

trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que realicen a través, o con el apoyo financiero,

académico o institucional (operativo) de la Universidad”

f)……………………………… f)………………………………………..

Autora Autora

iv

AUTORÍA

Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo, son de

exclusiva responsabilidad de las autoras.

…………………………………………… …………………………………..

Enma Lourdes Benalcázar Alarcón Adriana Katerine Taipe Imbago

v

DEDICATORIA

Con el más grande amor que siento y he

sentido en mi vida, dedico este trabajo a mí

hija Belén y a la memoria de mi madre.

Enma Benalcázar Alarcón

A mi amiga Enma, mujer emprendedora y

motivación principal de este trabajo.

Adriana Taipe Imbago

vi

AGRADECIMIENTO

Nuestro más sincera gratitud a la Universidad Técnica Particular de Loja por la oportunidad

brindada a fin de culminar con éxito la meta emprendida hace ya algunos años.

Al Licenciado Timothy Nilsson, Director y Propietario de Nilsson´s English Center de la ciudad

de Machala, por su gentil colaboración al proporcionar toda la información necesaria para

desarrollar el presente trabajo de investigación.

De manera especial, nuestro más sentido agradecimiento a la Señora Bernadette Nilsson,

Administradora de Nilsson´s English Center quien colaboró estrechamente con su experiencia e

innovaciones en este trabajo.

Queremos expresar el debido reconocimiento al Señor José María Rodríguez Salgado quien

facilito el software contable SYFAC 2009.

Las autoras.

vii

INDICE DE CONTENIDOS

Resumen Ejecutivo…….……………..……………………………………………………….……..IX

CAPITULO I

1. ASPECTOS GENERALES DE “NILSSON ENGLISH CENTER”

1.1 Base Legal………………………………………………………………………...................2

1.2 Reseña Histórica……………………………………………………………………………...3

1.3 Portafolio de Productos………………………………………………………………………4

1.4 Organigrama Estructural y Funcional de “Nilsson´s English Center”…………...………8

1.5 Diseño Estructural de las Funciones……………………………………………………….9

1.6 Sistema contable actual…………………………………………………………………….18

2. EL PROCESO CONTABLE

2.1 Métodos de Contabilización……………………………………………………………..…21

2.2 Diseño de Plan de Cuentas………………………………………………………………..28

2.3 Libros Contables…………..……………………………………………………………...…56

2.4 Estados Financieros……….………………………………………………………………..60

3. CONTROL INTERNO Y MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

3.1 Definición de Control Interno………………………………………………………………76

3.2 El Control Interno Contable……………………………………………………………......80

3.3 Manual de Procedimientos Contables…………………………………………………….94

3.4 Elaboración de Manuales de Procedimientos Contables y Administrativos…..........105

viii

4. APLICACIÓN DEL PROGRAMA CONTABLE COMPUTARIZADO SYCFAC 2009

4.1 La Tecnología en la Contabilidad……………………………………………………117

4.2 Proceso para el registro de operaciones en un software contable…………………..119

4.3 Instalación y Manual de Manejo del software contable SYCFAC 2009……………..122

4.4 Libro Diario General y Estados Financieros de Nilsson´s English Center…………..153

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

1. Conclusiones……………………………………………………………………………….292

2. Recomendaciones…………………………………………………………………………292

BIBLIOGRAFIA....................................................................................................................294

ANEXOS

ix

RESUMEN EJECUTIVO

En su primer capítulo el proyecto registra los inicios del Nilsson´s English Center,

esto mediante la base legal de su formación y reseña histórica, lo que nos permite mostrar

una imagen previa de la empresa en la que se basa todo nuestro trabajo, además se

presenta todos los servicios que ofrece el centro; y cómo está actualmente organizado en

cuanto a funciones y responsabilidades.

En el segundo capítulo se realiza un breve repaso conceptual de términos y métodos

contables que se aplicarán en el proyecto, y se presenta el plan de cuentas diseñado según

las necesidades actuales del centro.

A continuación en el tercer capítulo se expone las definiciones de control interno;

tanto del área contable como el resguardo físico de los bienes que forman parte de una

empresa. También se explica la importancia de un manual de procedimientos contables y

los pasos debidos para realizar el mismo.

Siendo el punto principal del proyecto la aplicación del programa contable SYCFAC

en el Nilsson´s English Center, se procede en el capítulo cuarto a definir la importancia de la

tecnología en la contabilidad y valorar la utilidad de esta; a continuación se expone un

detallado manual del manejo del programa SYCFAC a beneficio de la empresa; y, para

culminar el capítulo se presentan los balances generados por el programa contable previo

registro de toda la información; entre estos: Balance Inicial, Balance de Pérdidas y

Ganancias y Balance General.

x

En los anexos del proyecto se presentan las propuestas de dos manuales muy

necesarios para el centro; un manual de control interno contable y un manual de

procedimientos administrativos.

Toda la información ha sido expuesta de forma clara y sencilla para una presta

aplicación.

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES DE “NILSSON ENGLISH CENTER”

2

1.1 Base Legal

La División de Educación Popular Permanente de la Dirección Provincial de Educación y

Cultura de El Oro, según acuerdo No.026 autoriza la creación y funcionamiento del Centro de

Capacitación Ocupacional Particular que lleva el nombre de “NISSON´S ENGLISH CENTER”

ubicado en la ciudadela Unioro, entrada primera, de la ciudad de Machala, provincia de El Oro,

para dictar cursos de inglés, con una duración de un año. La Supervisión de Educación Popular

Permanente de El Oro asesora y legaliza las acciones del Centro y las da a conocer a la

DINEPP Provincial.

El Servicio de Rentas Internas de El Oro, inscribió en el Registro de Contribuyentes a

Nilsson John Timothy con el número cero siete cero cuatro cuatro dos seis seis ocho cero cero

uno, el día dieciocho de enero del dos mil cinco, estableciendo al contribuyente como persona

natural no obligada a llevar contabilidad, disponiendo el cumplimento de declaraciones

semestrales del impuesto al valor agregado ya que el servicio de enseñanza grava tarifa cero.

El dieciocho de septiembre del dos mil siete cambia este requerimiento a declaración mensual

de este impuesto, al aumentar en sus actividades económicas el servicio de traducción, el

mismo que grava el impuesto al valor agregado de tarifa del doce por ciento. Cabe recalcar que

se ha cumplido además con la declaración del impuesto a la renta desde que inicio las

actividades el Centro.

3

1.2 Reseña Histórica

“Nilsson’s English Center” es la realización de un gran sueño del Licenciado Jhon

Timothy Nilsson, quien con el objeto de ayudar a los adolescentes y profesionales a cumplir con

un requisito muy importante para avanzar en el mundo globalizado de hoy, el desempeñarse

cabalmente en el idioma ingles, en la actualidad el manejo de una computadora y el buen

conocimiento del ingles abre la puerta a una gran variedad de puestos de trabajo.

Poco tiempo después de llegar a Ecuador el Licenciado John Timothy Nilsson empezó

su carrera educativa en la Ciudad de Baños de Ambato en el año de 1995, como maestro de

esta lengua en una entidad educativa, en la ciudad de Machala continuó este servicio en el

Centro Cultural de Idiomas, en el cuál además se desempeñó como Director General del

Centro, permitiéndole adquirir experiencia en el campo administrativo de un centro de

capacitación idiomática.

Con el camino recorrido emprendió el gran sueño de crear un centro de enseñanza del

idioma ingles, que son muy escasos en la ciudad de Machala, abrir en especial un

establecimiento con un buen nivel de enseñanza.

Para lograr llegar a la meta propuesta se tuvo que afrontar algunos inconvenientes el

más duro fue conseguir el permiso para el funcionamiento y certificación de legalización que

otorga la DIRECCION PROVINCIAL DE ESTUDIOS DE EL ORO.

4

Se busco una ubicación estratégica en la ciudad, la urbanización UNIORO, la mayoría

de sus estudiantes viven en esta zona residencial, la adecuación del local fue una ardua labor

pues se trataba de una casa de dos plantas, con parqueadero amplio, piscina y cinco cuartos

espaciosos, se ha utilizado todos los compartimientos de la casa de manera muy adecuada

sacándoles el mayor provecho, como un ejemplo la piscina ahora es parte muy importante de

los cursos vacacionales. Además se implementan como ayudas educativas: láminas de

enseñanza, audiovisuales, computadoras, un completo inmobiliario, etc.

Luego de tener lista las instalaciones el se realizó el registro legal en el Servicio de

Rentas Internas otorgado por el Registro Único de Contribuyentes, las puertas de “Nilsson’s

English Center” fueron abiertas en Febrero del 2005.

1.3 Portafolio de Productos

Los niveles de enseñanza que se brindan se efectúan en el siguiente orden: Para los

niños de etapa Pre-Escolar y Escolar se cursan 5 niveles, estas clases se brindan por las

tardes.

PRE-ESCOLAR

BUTTONS:

1er. Nivel ( para niños de 3 años)

2do. Nivel ( para niños de 4 años)

3er. Nivel ( para niños de 5 años)

5

ESCOLAR

HIP-HIP-HOORAY:

1er. Nivel (para niños de 6 años)

2do. Nivel (para niños de 7 años)

3er. Nivel (para niños de 8 años)

4to. Nivel (para niños de 9 años)

5to. Nivel (para niños de 10 años)

Para los adolescentes y adultos se cursan 10 niveles, si el aspirante tiene bases de

ingles previas, accede a una prueba de ubicación mediante la cual se establece el nivel

adecuado en el que se lo va a ubicar, las clases se brindan en las noches.

(ADOLESCENTES Y ADULTOS)

PRINCIPIANTE

1er. Nivel (4 meses)

2do. Nivel (3 meses)

3er. Nivel (3 meses)

INTERMEDIO

4to. Nivel (3 meses)



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AVANZADO

7mo. Nivel (4 meses)

8vo. Nivel (4 meses)

9no. Nivel (4 meses)

10mo.Nivel (4 meses)

PREPARACION PARA LA PRUEBA TOEFL (Test of English as a Foreign Language)

Se tiene la certificación requerida para preparar a los estudiantes de nivel avanzado

para la prueba TOEFL, la cual permite al estudiante acceder a los beneficios que establece la

Embajada de los Estados Unidos de América. Otros servicios que brinda “Nilsson’s English

Center” son:

Servicios de Traducción de Documentos y Seminarios

Este servicio es solicitado en especial por compañías de exportación como son de

camarón, banano y minería, pues constantemente están firmando convenios y contratos que

necesitan ser traducidos.

Clases por Horas y de Nivelación

Con el propósito de brindar la oportunidad de mejorar la fluidez del lenguaje de aquellos

que ya tienen conocimiento del idioma y para la nivelación del lenguaje, cuando algún

estudiante esta teniendo bajas notas en su rendimiento.

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Cursos Vacacionales

Uno de los más esperados servicios que brinda el centro, consiste en enseñar mientras

se divierten, en un total de cinco días en las mañanas, tres de estos días se efectúan con ayuda

didáctica en las aulas y laboratorio, los dos últimos días se alterna con actividades como;

piscina, cocina y deportes, desde luego todo mientras se practica el uso del idioma ingles.

Al culminar el curso vacacional se lleva a cabo la clausura, un evento en el que

participan todos los niños y padres de familia invitados, se entrega los certificados de

aprobación del curso, se prepara un acto artístico y se disfruta de bocaditos, esta actividad

llena de buenos recuerdos a los niños que participan en cada curso.

8

1.4 Organigrama Estructural y Funcional de Nilsson´s English Center

Elaborado por: Enma Benalcázar Alarcón

Fuente: Entrevista al Director General (Lic. Timothy Nilsson)

9

1.5 Diseño Estructural de las funciones

Para crear una empresa no basta con planta, equipo, materiales, hace falta un elemento

adicional como son los empleados, factor determinante para el éxito de la misma. La selección

del personal es muy importante para lograr este objetivo.

La integración del personal implica llenar y mantener los puestos de la empresa. Esto

se lleva a cabo mediante la identificación de las necesidades que tiene la misma. Uno de los

aspectos mas importantes de la administración del personal de una empresa es la división

departamental sobre el cual cada uno tiene su responsabilidad. En otras palabras debe de

existir un jefe o director, hasta recepcionista, etc. Los sueldos que perciban los empleados son

también un factor importante en su desempeño y estabilidad.

Diseño estructural de “NILSSON’S ENGLIS CENTER”

Todos los puestos deben definirse; pues, se debe conocer las responsabilidades de

cada uno de ellos y como se los lleva a cabo. El propósito de un diseño de funciones se

enfoca en que el empleado realice sus labores de manera eficaz como han sido definidas y

evitar recargarse de trabajo; a su vez remover a empleados que no están llenando las

expectativas en el cumplimiento de sus labores.

El diseño estructural que se encuentra aplicado en “NILSSON ENGLISH CENTER” es el

siguiente:

10

Lic. Timothy Nilsson

Director General

Funciones:

1.- Dirigir el Centro

2.-Administrar y disponer de sus bienes

3.-Supervisar el Personal y cumplimiento de sus labores

4.- Prepara el plan de actividades y modificarlo de ser necesario

5.- Contratación y despido de personal

Descripción del Puesto:

Nombre del puesto: Director General

Nombre del departamento: Dirección

Descripción del puesto: Dirección General del Centro

Requerimiento del puesto: Licenciado en Ciencias de la Educación Especialidad

Ingles, experiencia en el cargo, sexo indistinto, mayor de 23 años, estado civil

indistinto

Formación: Título Universitario

Experiencia laboral: 3 años

Habilidad laboral: Conocer todas las labores básicas de dirección de una entidad

educativa

Ser perito en Idioma Inglés

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Subordinado a: no aplica

Subordinados a él: Administradora, Secretario Ejecutivo, Docentes y Personal de

Mantenimiento

Responsabilidad principal:

a) Preparación de Planes de Estudio

b) Velar por el cumplimiento de las disposiciones de la Dirección de Estudios

c) Supervisar el nivel de enseñanza que se imparte en el Centro

d) Disponer de las medidas necesarias para el cumplimiento de objetivos

Administrador

Sra. Bernadette Nilsson

Funciones:

1.- Manejo y Promoción de la imagen del Centro

2.- Supervisar el Personal subordinado y cumplimiento de sus labores

3.- Controlar los movimientos contables y bancarios del Centro

4.- Responsable de pagos y cobranzas

Descripción del Cargo:

Nombre del puesto: Administrador

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Nombre del departamento: Administración

Descripción del puesto: Administrador del Centro

Requerimiento del puesto: Conocimientos Administrativos de una entidad educativa,

y/o experiencia en el cargo, sexo indistinto, mayor de 23 años, estado civil indistinto

Formación: Conocimientos Contables y Administrativos

Experiencia laboral: 2 años

Habilidad laboral: Conocer todas las labores básicas de:

Manejo de una Entidad Educativa

Promoción de un Servicio

Buen manejo de las Relaciones Públicas

Control en Organización y Presupuesto

Subordinado a: Director General

Subordinados a él: Secretario Ejecutivo, Docentes y Personal de Mantenimiento


a) Control de los aspectos contables y financieros

b) Supervisar pagos a proveedores y cobranzas a clientes

c) Satisfacer las necesidades o requerimientos de los estudiantes

d) Promocionar los diferentes cursos a efectuarse

e) Supervisión del buen funcionamiento del Centro

Sr. Jorge Riofrío Lambert

Secretario Ejecutivo

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Funciones:

Atención a clientes

Atender correos electrónicos, teléfono y fax

Entrega de documentos a los departamentos

Llevar archivo organizadamente

Llevar control de actividades de dirección y administración

Realizar, controlar y justificación de pagos varios

Elaborar solicitud y requisición de cheque

Elaborar matrículas y facturas

Descripción del cargo:

Nombre del puesto: Secretario-a Ejecutivo-a


Descripción del puesto: Registro de ingresos, manejo de caja chica y desarrollo de

todas las actividades indicadas por el Director y Administrador

Requerimiento del puesto: Sexo indistinto, de 22 años en adelante, estado civil

indistinto, escolaridad secretario

Formación: Trato de personal, atención y discreción.

Experiencia laboral: 1 año

Habilidad laboral: Uso de computadora, fax, teléfono, etc.

Subordinado a: Director General, Director Académico, Administrador

Subordinados a él: Personal de Mantenimiento

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a) Dar uso adecuado a equipo asignado

b) Llevar control de caja chica

c) Manejar control de archivo de gerencia

d) Atender de manera eficiente el fax, teléfono y computadora

e) No proporcionar información confidencial sin autorización de sus superiores

g) Asistir a juntas de trabajo al ser requerido

Facultades:

Manejo de caja chica, resguardo de llaves de dirección y demás departamentos

Docentes

Lic. Javier Rojas

Lic. Horacio Hinojosa

Lic. Winston Guillen

Lic. Danilo Duran

Prof. Tatiana de Naula

Prof. Jack Miles

Funciones:

Enseñanza de calidad a los alumnos asignados a cada clase

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Controles de asistencia y participación de estudiantes

Velar por la disciplina de su clase

Preparar evaluaciones y trabajos prácticos

Coordinar actividades con sus alumnos dentro de la institución

Descripción del cargo:

Nombre del puesto: Docente


Descripción del puesto: Enseñanza y Evaluación

Requerimiento del puesto: Sexo indistinto, de 22 años en adelante, estado civil

indistinto

Formación: Docencia


Habilidad laboral: Trabajo en otras entidades educativas

Subordinado a: Director General, Administrador, Secretario

Subordinados a él: Personal de Mantenimiento


Docencia y supervisión de estudiantes asignados

Personal de Mantenimiento

Sr. Rene Ortiz

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Funciones:

Limpiar el Centro pulcramente

Velar por la seguridad de estudiantes al ser retirados por sus padres o persona

autorizada.

Descripción del Cargo:

Nombre del cargo: Conserje


Descripción del puesto: Limpieza y mantenimiento de las instalaciones

Requerimiento del puesto:

Sexo: Masculino, edad de 21 años en adelante, estado civil indistinto, escolaridad no

aplica.

Formación: no aplica

Experiencia laboral: no aplica

Habilidad laboral: Honradez y Cordialidad

Subordinados a: Director General, Director Administrativo, Administrador, Secretario

Ejecutivo

Subordinados a él: no aplica

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Limpieza Mantenimiento de las instalaciones

Facultades:

Solicitar que se identifiquen cuando quieran acceder a las instalaciones

Guardia

Sr. Javier Carvajal

Funciones:

Velar por la seguridad de las instalaciones del centro, estudiantes y el personal que

labora

Descripción del Puesto:

Nombre del puesto: Guardián


Descripción del puesto: Seguridad y vigilancia

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Requerimiento del puesto:

Sexo masculino, de 22 años en adelante, estado civil indistinto


Habilidad laboral: Destrezas en defensa personal

Subordinado a: Director General, Administrador, Secretario y Docentes

Subordinados a él: no aplica


La seguridad de las instalaciones y quienes estén dentro de este

Facultades:

Control del ingreso de personas al centro

1.6 Sistema contable actual

Al revisar la documentación e investigar los métodos actuales de registros contables

encontramos algunas novedades que han significado barreras para la presente práctica, al

momento el Centro no lleva un sistema contable, aún cuando tienen documentos de registro

tales como: comprobantes de ingresos y egresos, en relación a estos documentos podemos

comentar que: los comprobantes de ingresos lamentablemente no han sido llenados de manera

completa, únicamente se ha adjuntado la copia del depósito bancario; en cuanto a los

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comprobantes de egresos bancarios, estos tienen un registro detallado que justifica la emisión

de cada cheque. Además cuentan con un registro de caja efectivo en Excel.

De manera oportuna se han guardado los documentos que pueden respaldar

movimientos tanto de caja efectivo como de fondos en bancos, estos son recibos de cobros y

pagos, talonarios de cheques y un listado de cheques con fechas futuras para depósito que se

recibieron por parte de sus clientes.

CAPITULO II

EL PROCESO CONTABLE

21

2.1 Métodos de Contabilización

Cualquier empresa, para llevar a cabo sus actividades y que realiza operaciones con el

mundo exterior, compras, ventas, etc.; como consecuencia de estas actuaciones, su patrimonio

se ve alterado y obtiene resultados ya sean beneficios o pérdidas.

La contabilidad es la base sobre el cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por

tanto las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro, desde el

negocio más pequeño hasta las grandes corporaciones, la ciencia de la contabilidad aporta un

gran cúmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales

capacitados como son los contadores.

La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar hechos económicos, que ocurren

en un negocio. De tal manera que se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos

procedimientos que conducen a un máximo rendimiento al constituir una empresa determinada.

En la actualidad se han automatizado tantos procesos en los cuales se integra se

ordena y se presenta la información contable. De modo que el presente trabajo contiene una

visión a la automatización de los procesos contables, así como; objetivos, importancia, entre

otros aspectos relacionados con el desarrollo de la misma.

La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve

obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para

guardar la información requerida. El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra

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del monje veneciano Luca Pacioli titulada “La Summa de Aritmética, Geometría Proportioni et

Proportinalita” en donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez que

perdura hasta nuestras días el Fray Luca Pacioli, quien en el año 1494 estableció las bases de

la teoría contable. Entre los principales méritos que tuvo este monje es de haber explicado

en forma detallada el manejo de las cuentas lo cual se conoce hasta hoy LA TEORIA DE LA

PARTIDA DOBLE o teoría del cargo y del abono.

El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha trascendido

hasta en nuestros días en el sentido que todos los negocios recurren de alguna manera a la

partida doble.

El principio de la dualidad o partida doble se aplica fundamentalmente que “no hay

deudor sin acreedor o viceversa”, para que se cumpla dicho principio se requieren por lo

menos de dos cuentas, la una que recibe irá al DEBE, es decir que se debitará y la otra que

entregará irá al HABER, es decir que se acreditará, las cuales tendrán el mismo valor. Esta

acción se conoce como Asiento Contable.

Disposiciones Legales en un Ciclo Contable

La contabilidad en nuestro país se lleva en forma obligatoria, por el sistema de la partida

doble, en idioma nacional (castellano) y en moneda americana que es el dólar, ya que en

nuestro país esta implantada la dolarización desde el año 2.000. La Ley, determina que el

ejercicio económico de las empresas termina el 31 de Diciembre de cada año, salvo

autorización otorgada por el servicio de rentas internas (SRI). Es obligación de las empresas

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enviar copias del balance de situación y pérdidas y ganancias conjuntamente con la

declaración y pago de impuestos a la renta al SRI, de acuerdo al noveno dígito del RUC y el

plazo establecido por la ley.

La importancia de llevar la contabilidad es que; permite conocer con exactitud, la real

situación económica-financiera que tiene la empresa. Todo el que tiene ingresos monetarios

tiene la responsabilidad de manejar cuidadosamente su patrimonio.

Ciclo Contable

Los sistemas de contabilidad varían mucho de una empresa a otra, dependiendo de la

naturaleza del negocio u operaciones que realiza. Si existe un sistema de contabilidad eficiente

la empresa obtendrá en cualquier momento información de sus inventarios, capital, ventas etc.

Por consiguiente el ciclo contable o de operaciones es un conjunto de pasos o fases, durante la

vida de un negocio. Es necesario destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de

registros que van desde transacciones conforme van ocurriendo, incluyendo los ajustes.

En el presente trabajo nuestro esfuerzo se concentra en llevar un sistema que permita

registrar todas las transacciones que se dan a diario en esta institución, antes de aplicar la

automatización hay que determinar las clases de registros que se necesitan de una manera

manual. Tenemos este pequeño análisis de una estructura contable que se necesita saber e

interpretarlos.

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Una Transacción Comercial es un intercambio de bienes o de servicios,

información que se obtiene del documento de origen o fuente, el mismo que sirve

como soporte contable para su verificación en el momento requerido.

La jornalización es el registro y control de la transacción comercial, en el

libro diario.

La mayorización agrupa los valores de cada una de las cuentas del libro

diario.

Balance de Comprobación, listado y verificación de todas las cuentas del

libro mayor con sus respectivas sumas y saldos.

Regulación y Ajustes de Cuentas, actualizar los valores de las cuentas de

mercaderías y otras generalmente se efectúan al finalizar un periodo contable.

Estados Financieros, demuestran los cambios y variaciones de la

situación financiera de una empresa, incurridos en un periodo económico de

conformidad con los principios de contabilidad existentes en el país.

Estado de Resultados, establecer el resultado económico (Pérdidas y

Ganancias o de Resultados) del ejercicio contable, con el propósito de demostrar si

existe ganancia o pérdida.

Estado de Situación Financiera, demuestra la situación económica de la

empresa al cierre del ejercicio contable, o al inicio según sea el caso.

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Estado de Flujo de Caja, demuestra el comportamiento del dinero (al inicio

y al final de un ejercicio económico), con el objeto de no ocasionar desequilibrios

económicos.

Estado de Superávit, demuestra las variaciones de las utilidades retenidas

de años anteriores más o menos las utilidades o pérdidas del presente año, se elabora

básicamente para el conocimiento de los socios accionistas de la empresa.

Análisis Financiero, evaluación y diagnóstico económico-financiero de la

empresa mediante la relación de ciertos índices que permitan analizar con objetividad

el comportamiento de las cuentas que se interesa conocer, para la toma oportuna de

decisiones.

Documentación o Formularios

Son todas las formas impresas que se requerirán con el fin de recaudar información en

las diferentes áreas de una empresa. Constituyen un elemento que siempre y cuando este

firmado y autorizado podrá servir como comprobante para garantizar una operación. Toda

operación debe de estar respaldada por un comprobante o formulario que permita su apropiada

contabilización.

Requisitos de todo formulario:

Numeración

Que contenga todos los datos necesarios para facilitar el control

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Redacción clara y sin errores

Además del original, emitir las copias necesarias

Poseer firmas

Entre los principales formularios tenemos:

Facturas

Recibos

Ordenes de compras

Otros

La Orden de Compra

Es un documento comercial que identifica las mercaderías o productos que compra la

compañía.

La Factura

Es un documento en el que se documenta la venta de mercaderías, artículos u otros

efectos, en el se hace constar la razón social de la empresa entre las cuales debe de constar la

dirección, el número de la misma, el número del RUC (Registro Único de Contribuyentes) las

mercaderías vendidas, en cantidades, precio de el valor unitario, el valor total, descuento si lo

hubiere, el IVA, las condiciones de pago y otros datos relativos a la operación como son: las

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firmas, el pie de imprenta etc. Las facturas suelen emitirse por triplicado. El original al cliente y

las copias se utilizan para contabilizar los registros pertinentes.

El Recibo

Es un documento en el cual la persona reconoce haber recibido una determinada suma

de dinero en efectivo o mediante cheque a su orden, un pagare, mercaderías u otros bienes.

Los recibos por lo general se extienden por duplicado. El original se da a la persona que hace

el pago y la copia es conservada por el que recibe.

El Cheque

Es una orden de pago dada sobre un banco en el cual el girador tiene fondos

depositados en esa cuenta corriente. En fin es un medio por el que una persona o empresa

ordena a un banco el pago de una suma de dinero, siempre que tenga saldo a su favor.

Entonces se procederá a pagar a su beneficiario.

Comprobantes de Ingresos

Es un documento que registra el dinero en efectivo y/o cheque (s) a la empresa por

varios conceptos.

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Comprobantes de Egresos

En el se registra el egreso o pago de dinero en efectivo y/o cheques de la empresa por

varios conceptos.

Desembolsos de Caja

Es un formulario que se llena cuando hay un egreso de dinero por diferentes conceptos.

2.2 Diseño del Plan de Cuentas

Las cuentas se ordenan en cinco grandes grupos:

1. ACTIVO

2. PASIVO

3. PATRIMONIO

4. INGRESOS

5. GASTOS

Clasificación analítica de las principales cuentas que intervienen en una empresa.

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El Activo

Se refiere a todos los valores que posee la empresa como derechos y obligaciones,

relacionados con su objeto social. Como ejemplo de lo que es un activo podemos citar el

dinero, los terrenos, edificios, las maquinarias, los materiales etc.

Los Activos puede dividirse en tres grandes categorías: Corrientes, Fijos y Otros.

Los Activos Corrientes

Esta conformados por el efectivo y todo lo que se fuera a convertir en dinero en corto

plazo, dentro de un año a partir del balance o estado de situación y lo conforman: disponible,

inversiones, exigible y realizable. El efectivo constituye un activo corriente y el mas líquido de

todos los activos, por esta razón se ubica en primer lugar de la hoja del balance.

Específicamente los activos corrientes incluyen las siguientes cuentas:

a) Caja y Bancos (disponible)

b) Inversiones temporales (inversiones)

c) Cuentas y Documentos por cobrar (exigible)

d) Rentas Acumuladas por cobrar (exigible)

e) Inventario-mercaderías (realizable)

f) Gastos pagados por anticipados (alquiler, interés, propaganda, etc.)

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Caja

Controla el movimiento del dinero recaudado y entregado. Representa dinero en

efectivo. Se debita por los valores que recibe o ingresa a dicha cuenta; estos valores

aumentan su saldo. Se acredita por pagos de deudas, a proveedores, sueldos, etc. Estos

valores disminuyen su saldo. Su saldo siempre es deudor. Nunca será acreedor. La caja se

divide en caja chica y en caja general.

La caja chica es un fondo que se utiliza para gastos menores de la empresa.

La caja general es aquella donde se guarda todo el dinero diario recibido por diferentes

conceptos.

Bancos

Controla los depósitos, retiros mediante cheques girados, notas de crédito y notas de

débito. Se debita por los depósitos que se realice en la cuenta corriente de la empresa así

como las notas de créditos y cualquier otro documento que incremente sus ingresos, valores

que aumentan su saldo. Se acredita por cheques pagados, así como por las notas de débito y

cualquier otra forma de pago que signifique un egreso de la cuenta. Su saldo es deudor,

representa el dinero depositado en el mismo.

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Inversiones temporales

Las inversiones temporales se incluyen dentro de esta categoría, ya que por definición

estas cuentas controlan las inversiones realizadas en los diferentes certificados y/o títulos en

las instituciones financieras. Esta cuenta se debita cuando colocamos valores en las

instituciones financieras y así mismo se acredita por los valores recibidos o acreditados en

nuestra cuenta, parcial o totalmente y que la compañía espera liquidar y convertir en dinero en

efectivo en el periodo de un ano llámense también a corto plazo.

Cuentas y Documentos por cobrar

Las cuentas y documentos por cobrar son y serán así mismo liquidados en el periodo

de un año, contando desde la fecha del balance general, constituyen activos corrientes. No

son más que títulos de crédito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagarés etc.

Su saldo es deudor.

Inventarios-Mercaderías

El promedio que se requiere para convertirse en cuentas por cobrar o dinero se conoce

como ciclo de operaciones de una empresa es menos de un año para la mayoría de las

empresas, por lo tanto se incluye en los activos corrientes.

Como se conoce existen empresas comerciales, de servicios e industriales. Las

empresas de servicios venden un servicio, las comerciales venden mercadería que han

32

comprado previamente a la fabrica o a un comerciante mayorista, las industriales como su

nombre lo indica se dedica a la fabricación del producto.

Por lo tanto es muy importante para el comerciante trabajar con un inventario de

mercaderías, en este aspecto es el que difiere con la de servicios ya que ambos incurren en

gastos, impuestos, alquiler, etc. Sin embargo el comerciante tiene que agregar un valor

adicional de las mercancías que vende. Las ventas de los inventarios son la fuente de ingresos

principal por eso es necesario un adecuado control contable. El control de las mercaderías por

artículo, se controlan con tarjetas Kárdex.

Existen varios métodos para llevar el control de los inventarios como son:

El Método FIFO

El Método LIFO

El Método Promedio

El Método por el Precio de Mercado

El Método FIFO o PEPS

(Primero en entrar primero en salir). Las mercaderías salen de la empresa al costo de la

primera adquisición, luego al costo de la siguiente y así sucesivamente hasta llegar al costo de

la última adquisición.

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El Método LIFO o UEPS

(Ultimo en entrar primero en salir). Las mercaderías salen de la empresa al costo de la

última mercancía ingresada, luego al costo de la anterior y así sucesivamente hasta llegar al

costo de la más antigua.

El Método Promedio

Básicamente se suman los valores correspondientes al saldo del inventario inicial y de

todas las compras realizadas hasta el momento de efectuar el cálculo y este valor se divide

para el número total de unidades que consta en la columna del saldo o existencia de la tarjeta,

para así aplicar en las siguientes salidas de las mercaderías.

Método de Mercado

Por este método las mercaderías salen a un costo estimado igual al precio del mercado

al momento que se realiza la venta, considerando en que ese mismo instante en que se realiza

dicha venta, deben de reponerse las existencias, en función del último precio del mercado más

todos los gastos adicionales hasta que el artículo este en el sitio o lugar de venta (Este método

seria el mas recomendable)

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Gastos pagados por anticipado

Estos gastos también se pueden incluir en los activos corrientes. Aunque nunca se

espera convertirlos en dinero efectivo, su inclusión se basa en el hecho en el que el gasto no

se realizara por anticipado, la cuenta de caja o bancos seria mayor. Hay un especial

tratamiento para esta cuenta ya que cuando llega el momento de la cancelación.

Los Activos Fijos

Definición: Un activo fijo es el que representa a las siguientes características siguientes:

1) Que sea de naturaleza duradera.

2) Que no este destinado a la venta.

3) Que se use en la empresa o negocio.

Existen dos tipos de Activos Fijos: Tangibles e Intangibles.

Los Activos Fijos Tangibles

Justamente como cualquier cosa tangible, pueden verse y tocarse. Pueden ser grandes

o pequeños, pero en cualquier caso son cosas materiales y tienen un valor según sean sus

propiedades físicas. Las tres clases de activos fijos tangibles son las siguientes:

1. Tipo No Depreciable

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2. Tipo Depreciable

3. Tipo Agotable

Según esto, el terreno, los edificios, las máquinas, los automóviles, los camiones,

muebles de oficina, equipos de oficina, que pertenecen a la compañía, son con toda

probabilidad activos fijos. Todas estas cosas tienen vida relativamente duradera y no están

destinados a la venta, se usan en el negocio, de manera que se clasifican como activos fijos.

Téngase en cuenta que para poder clasificar estos como activos fijos deben de

presentar las tres características antes mencionadas. Por ejemplo un edificio se ajusta

claramente a esta noción pero en el caso de que no se usara en el negocio (por ejemplo una

bodega desocupada), aun seria un activo, si pero no activo fijo. Caería en la categoría de

“otros activos”. Como por ejemplo los camiones normalmente son activos fijos, pero si el

negocio fuese de vender estos vehículos, cualquier camión que posea que este a la venta ya no

seria un activo fijo, sino activo corriente (inventario-mercadería). La cuentas de estos activos

fijos de debitan por las compras o ingresos de estos.

Depreciación-Introducción

La duración mayor de un período contable es lo que distingue a los bienes que forman

parte de la planta y equipo del negocio o empresa. Las palabras activos fijos ha sido un término

utilizado por los contadores no obstante este va desapareciendo con los años y estamos

adoptando planta y equipo o también propiedades en la presentación de los estados

financieros.

36

A causa del desgaste natural o de caída en desuso, ciertas propiedades de la empresa

pierden su valor con el tiempo. Esta disminución de valor es llamada depreciación, que es un

gasto de operación del negocio. Un terreno no cae en desuso, su valor puede aumentar o

disminuir debido a cambio de factores de la demanda, pero esto nada tiene que ver con la

depreciación y por consiguiente no lo vamos a considerar. El resto de las propiedades si se

deprecian. En consecuencia la depreciación periódica debe registrarse dentro de estos activos.

La contabilización de la depreciación nunca puede ser exacta en el sentido usual de la palabra.

La contabilización de la depreciación se basa necesariamente en estimaciones que a veces

resultan relativamente exactas y otras inexactas. A pesar de la inexactitud, aun no hay más

alternativa que tratar de depreciarlos sobre una base razonable como sea posible.

La estimación de vida útil de la planta puede ser de 2, 3, 5, 10 o más años. Al

determinar la vida útil de un activo el contador deberá de considerar la utilidad para la empresa,

así como la vida física del activo.

Métodos de depreciación

Hay un número de métodos aceptables que pueden usarse para contabilizar la

depreciación dispuesta por la ley de régimen tributario interno y su reglamento y los métodos

recomendados por la técnica contable.

En el Reglamento General de Aplicación del Impuesto a la Renta encontramos la

siguiente disposición legal “Las depreciaciones de los Activos Fijos de un respectivo negocio, se

realizan en base de los siguientes porcentajes:

37

Inmuebles (excepto terrenos) 5% anual

Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles el 10% anual

Vehículos, equipos de transporte, equipo camionero móvil, equipos de

computación el 20% anual.

Cuando la depreciación de inmuebles se hubiera iniciado con un esquema diferente

bajo el cual la vida útil calculada haya sido mayor a la estipulada y no sea posible aplicar el

cálculo señalado, la depreciación del saldo se realizara en 10 años. Cuando el contribuyente

haya adquirido repuestos destinados exclusivamente al mantenimiento de un activo fijo, podrá

a su criterio, cargar directamente al gasto. El Director del Servicio de Rentas Internas podrá

autorizar depreciaciones en porcentajes anuales mayores. Cuando se compre un bien que

haya estado en uso, el adquiriente debe calcular razonablemente la vida útil probable para

depreciar el costo de adquisición. Los métodos más conocidos y aceptados por la técnica

contable son los siguientes:

En Línea Recta

Unidades Producidas

Saldos Decrecientes

Suma de Años Dígitos

Método de Línea Recta

En el método de depreciación en línea recta se supone que el activo se desgasta por

igual durante su vida útil. Este método se usa con frecuencia por lo sencillo de su cálculo,

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consiste en restar al costo el valor residual o valor de desecho y dividir para el número de años

de vida útil del bien así:

Depreciación de Línea Recta

Monto de depreciación

para cada año de vida del activo = Costo – Valor de desecho

o gasto de depreciación anual Años de Vida útil

Si la empresa adquiere un vehículo en 25.000,oo dólares, se estima su vida útil en 5

años y un valor residual del 10% del costo, tenemos:

Costo del vehículo $25.000,oo

Valor residual o desecho 2.500,oo

Vida útil 5 años

Valor neto a depreciarse 22.500,oo

25.000 - 2.500 = 4.500

5

Activos Fijos Intangibles

Son aquellos que no tienen ninguna forma física, pero que sin embargo, tienen un valor

acorde a de los derechos o privilegios que confieren al dueño. Una patente es un ejemplo de

un activo intangible esta confiere a su dueño el derecho a fabricar cierta cosa o para usar

cierto proceso de manufactura y este derecho es exclusivo. El costo de una marca esta dado

por el valor pagado para su explotación y la amortización por el tiempo que dura dicho contrato.

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La amortización se calcula en línea recta como se dijo anteriormente en el caso de la

depreciación de los activos fijos con un valor residual de CERO. En el asiento de ajuste por la

amortización, la cuenta de débito constituye una cuenta de gastos indirectos de fabricación que

forman parte del costo de fabricación del producto y la cuenta de crédito disminuye el valor de la

patente.

Otros Activos

Los activos que por definición no son ni corrientes ni fijos se agrupan en esta categoría

llamada “otros activos” estos activos son:

1. Inversiones a largo plazo: acciones y bonos que se venderán hasta después de un

año (por consiguiente no son activos corrientes).

2. Activos que podrían considerarse como fijos, pero que no lo son, por no estar siendo

utilizados en el negocio como un terreno vacante, una bodega desocupada, etc.

3. Documentos o Cuentas por pagar a largo plazo: aquellas que vencen hasta

después de un año.

4. Fondos: sumas especiales de dinero destinadas por la compañía para ciertos usos

en el futuro, por ejemplo atender extensiones de plantas, retiro de emisiones de bonos, etc.

40

LOS PASIVOS

Se refiere a las obligaciones contraídas por la empresa con terceras personas valores

que deben de ser pagados a corto y largo plazo, dependiendo de la naturaleza de la deuda.

Los pasivos se sub-clasifican en dos grandes categorías: corrientes (corto plazo) y no corriente

(a largo plazo).

Pasivos Corrientes (a corto plazo)

Son todos los pasivos que se vencen en el tiempo de un año, contando desde la fecha

del balance general, se consideran como pasivos corrientes y se clasifican como tales. Hay

una excepción a esta cláusula de “vencimiento de un año”, cuando el ciclo de operaciones de

una compañía (como se mencione en la sección de activos corrientes) es, mayor de un año, en

cuyo caso los pasivos corrientes serian aquellos que se vencen dentro del periodo del ciclo de

operaciones (el mismo periodo de tiempo que se utilice para clasificar los activos corrientes).

Los siguientes son ejemplos de pasivos que normalmente vencen inmediatamente

luego de la fecha del balance:

Cuentas por pagar

Documentos por pagar

Seguro Social, IESS

Descuentos por pensiones alimenticias

Dividendos por pagar

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Impuestos sobre la renta a pagar

Gastos acumulados por pagar (salarios impuestos, etc.)

Conforme con lo que la ley dispone la Ley del Seguro Social Obligatorio, es obligación

por el patrono retener a los trabajadores el aporte individual al IESS, de sus salarios totales.

Según resolución del Concejo Superior del IESS a partir de mayo de 1.992. Por lo general se

destina el 9,35% como aporte personal y 11,15% como aporte patronal que da un total del

20,50%.

Fondo de Reserva

A partir del décimo tercer mes de trabajo, el patrono tiene la obligación de depositar en

el IESS el valor correspondiente al fondo de reserva. El período que cubre el fondo de reserva

va desde el 1ro.de julio del año anterior, al 30 de junio del año de pago. Si un trabajador laboró

una parte de año una vez que haya cesado su trabajo, se enviara al IESS el fondo de reserva

por el período trabajado, equivalente a la doceava parte de los sueldos ganados desde el mes

de julio hasta su separación. Si el trabajador laboró un año completo tendrá derecho a la

doceava parte de los ingresos correspondientes al período que comprende el fondo de reserva.

El fondo de reserva se deposita en el IESS. En el registro contable se debita del fondo de

reserva y se acredita a Bancos, la cuenta de débito es una cuenta de gastos. Actualmente se

encuentra vigente la ley que, permite al patrono cancelar mensualmente al trabajador el valor

proporcional del 8.33% de su sueldo correspondiente al pago por fondo de reserva; a no ser

que el trabajador haya efectuado su solicitud de acumulación de fondos de reserva; lo que

implicaría que el patrono continué cancelando al IESS los valores correspondientes.

42

Impuesto a la Renta

En la empresa o negocio el impuesto a la renta tiene dos fuentes, la primera se relaciona

con el impuesto relacionado al trabajo de todos los empleados y la segunda con los resultados

económicos. También son considerados como pasivos corrientes, al menos por algunos

contadores, las cuentas de renta diferida, tales como alquiler recibido por anticipado, etc.

Aquellos contadores que se oponen a esta clasificación presentan este tipo de cuentas en una

tercera categoría especial de pasivos llamada simplemente “pasivos diferidos” y no las manejan

ni como pasivos corrientes ni como pasivos a largo plazo. Al contabilizar los pasivos el

contador debe de esmerarse de una manera muy especial de incluir a todos ellos. Hay casos

de fraude donde el contador no incluye deliberadamente pasivos importantes. Esta falta de

ética le traerá al profesional tarde que temprano graves problemas.

Pasivos no Corrientes (a largo plazo)

Son aquellos que no se vencen sino después de un año contados a partir de la fecha

del balance general (o, si el ciclo de operaciones es mayor de un año, hasta después del

periodo, cualquiera que sea).

Hay tres ejemplos comunes de pasivos a largo plazo y todos son en cierta forma

documentos por pagar.

a) Documentos por pagar ordinarios. El primer ejemplo lo constituyen las letras o

pagarés ordinarios, los cuales son solo promesas escritas que garantizan el pago de cierta

43

cantidad de dinero. Tales documentos si se van a pagar después de un año, contando a partir

de la fecha del balance general, se clasifican como pasivo a largo plazo.

b) Bonos por pagar. Los bonos por pagar son una clase especial de documentos por

pagar que generalmente vencen a los 10 o 20 años, contados a partir de la fecha de su

emisión. En el año en que se vencen en pasivos corrientes, pero hasta entonces se clasifican

como pasivos a largo plazo.

c) Hipotecas por pagar. Una hipoteca por pagar es otra forma de documento por

pagar o pagaré especial que confiere al prestamista un derecho sobre determinada propiedad

en caso de que el pagaré no le sea cancelado. Las hipotecas se cancelan generalmente. Las

hipotecas se cancelan generalmente por medio de pagos periódicos a través de cierto número

de años. Por consiguiente, la parte de la hipoteca que se va a pagar en un año, contando

desde la fecha del balance general, se debe clasificar como pasivo corriente, pero el resto de la

deuda se considera pasivo a largo plazo.

Otros Pasivos

Están las cuentas que no han sido cobradas anticipadamente y que por su naturaleza no

pueden ser consideradas como ingresos íntegros del periodo económico, es decir se irán

difiriendo para el tiempo estimado.

44

Patrimonio

El Patrimonio se refiere a los valores que son propiedades de la empresa, básicamente

las cuentas de patrimonio son el: Capital Social, Reserva Legal, Facultativa y otras Reservas,

Utilidades o Pérdidas de ejercicios anteriores, Utilidad o Pérdida del presente ejercicio, Reserva

por Revalorización del Patrimonio.

Capital Social

Es el aporte en bienes o en dinero entregado por el propietario(s) socios o accionistas

de la empresa, el que consta la respectiva escritura de la constitución de la empresa.

Reserva Legal

Para las compañías de Responsabilidad Limitada, de conformidad con la ley se debe de

estimar un 5% de las utilidades líquidas de cada ejercicio, para formar un fondo de reserva,

hasta llegar por lo menos al 20% del capital social. Para las compañías Anónimas o de

Economía Mixta, de conformidad como lo estima la ley en nuestro país se debe de destinar un

porcentaje no menor al 10% de las utilidades liquidas de cada ejercicio, para formar un fondo

de reserva, hasta llegar por lo menos al 50% del capital suscrito. La base del cálculo será la

utilidad del ejercicio, deducida la participación de los trabajadores y el impuesto a la renta.

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Facultativa

Es aprobada en la junta general de socios o accionistas, de acuerdo a su conveniencia.

Otras Reservas

Las aprobadas en la junta general de socios o accionistas diferentes a los anteriores y

que constan en el estatuto social de la compañía.

Utilidades o (Pérdidas) de ejercicios anteriores

Las correspondientes a las utilidades no distribuidas o las pérdidas.

Utilidades o (Pérdidas) del presente ejercicio

La correspondiente a la utilidad líquida o la pérdida, se considera como utilidad liquida,

después de deducir la participación de los trabajadores, impuesto a la renta y reservas.

Las Cuentas de Ingresos y Gastos

.

Los Ingresos

Son todos los Ingresos Monetarios, los que van a estar en función de la actividad de la

empresa y su estructura.

46

Los Ingresos se clasifican en Ingresos Operacionales y en No Operacionales.

Los Ingresos Operacionales

Son consideradas las utilidades obtenidas por la venta de mercaderías, es decir la

diferencia establecida entre el costo y el precio de venta.

Ingresos no Operacionales. Se clasifican en:

a) Ingresos Financieros

Son considerados básicamente las utilidades provenientes de:

Intereses cobrados por ventas a crédito

Intereses ganados por inversiones realizadas

Por diferencial cambiario

b) Otros Ingresos

Se refiere a las utilidades que no integran dentro de los grupos anteriores (Ingresos

Operacionales e Ingresos financieros) provenientes de:

Arriendos Cobrados

Comisiones Ganadas por ventas (generalmente en consignación)

Utilidad en ventas de Activos Fijos.

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Gastos

Son todos los gastos monetarios que significan desembolsos para la empresa, los

que van a estar en función de su organización (en un ejercicio económico).

Clasificación

Los gastos se clasifican en:

Gastos Operacionales

Son considerados los gastos realizados y necesarios para el normal desarrollo de la

actividad empresarial, asignados a:

Sueldos y/o salarios

Beneficios sociales de ley

Suministros de oficina

Servicios de: agua, luz, teléfono, fax

Arrendamiento de local comercial

Mantenimiento y reparaciones

Publicidad y propaganda

Depreciaciones

Amortizaciones, etc.

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Gastos no Operacionales

Se clasifican en:

Gastos Financieros

Son considerados básicamente los gastos realizados por:

Intereses pagados por compras a crédito

Intereses, comisiones y otros gastos bancarios

Por diferencial cambiario

Otros Gastos

Se refiere a los gastos que no integran dentro de los grupos anteriores (gastos

operacionales y gastos financieros), provenientes de:

Comisiones pagadas

Pérdida en venta de Activos Fijos

Plan de Cuentas

Toda empresa para iniciar su contabilidad debe de estructurar un plan o catálogo de

cuentas, con el fin de facilitar su manejo mediante códigos de identificación, especialmente

49

para ser utilizados en sistemas informáticos para ingresar los datos. No podemos hablar de un

plan de cuentas uniformes porque su estructura dependerá de sus necesidades.

Se recomienda dentro de ciertas cuentas principales el uso de cuentas auxiliares, con

el propósito de tener una información mas clara y concreta. Cuando el sistema manual se

sustituye por el computador es decir implementamos un sistema contable, ahorramos tiempo

por la velocidad en que se procesan los datos. Para que este sistema se lleve a cabo

necesitamos de códigos ya que ofrecen muchas ventajas al ingresar las cuentas, y subcuentas.

50

Diseño de Plan de Cuentas “THE NILSSON’S ENGLISH CENTER”

CODIGO CUENTAS

1. ACTIVO

1.1. CORRIENTE

1.1.01 Caja

1.1.01.001 Caja Efectivo

1.1.01.002 Caja Chica

1.1.2 Bancos

1.1.02.001 Banco del Pichincha 3103882504

1.2. Exigible

1.2.01. Cuentas por Cobrar

1.2.01.001 Matriculas por Cobrar

1.2.01.002 Mensualidades por Cobrar

1.2.01.003 Cuentas por Cobrar por Contratos a Empresas

1.2.01.004 Cuentas por Cobrar a Empleados

1.2.01.005 Otras Cuentas por Cobrar

1.2.01.006 Documentos por Cobrar

1.2.01.007 Cuentas por Cobrar Timothy Nilsson

1.3. Realizable

51

1.3.01. Inventarios

1.3.01.001 Inventario de Material Bibliográfico

1.4. Diferido

1.4.01. Anticipo a Impuestos

1.4.01.001 Anticipo Retención en la Fuente del Impuesto a la Renta

1.4.01.002 Anticipo Retención en la Fuente del IVA

1.4.01.003 IVA Pagado

1.4.01.004 Crédito Tributario de IVA

1.4.01.005 Crédito Impuesto a la Renta

1.5. Depreciables

1.5.01. Propiedad, Planta y Equipo

1.5.01.001 Equipos de Oficina

1.5.01.002 Equipos de Computación

1.5.01.003 Muebles y Enseres

2. PASIVO

2.1. CORRIENTE

2.1.01. Proveedores

2.1.01.001 Edusol

2.1.01.002 English Book Centre

2.1.01.003 Proveedores de Servicios

2.1.02. Otras Cuentas por Pagar

2.1.02.001 Cuentas por Pagar a Empleados

52

2.1.02.002 Cuentas por Pagar al IESS

2.1.02.003 Cuentas por Pagar al IESS PRESTAMO QUIROGRAFARIO

2.1.02.004 Otras Cuentas por Pagar

2.1.03. Impuesto por Pagar

2.1.03.001 IVA Cobrado

2.1.03.002 Impuesto a la Renta por Pagar

2.1.03.003 IVA por pagar

2.2. NO CORRIENTE

2.3. Otros Pasivos

3. PATRIMONIO

3.1. CAPITAL

3.1.01 Capital

3.1.01.001 Capital

4. INGRESOS

4.1. INGRESOS OPERACIONALES

4.1.01. Ventas Tarifa 0%

4.1.01.001 Curso Regular Completo

4.1.01.002 Matrículas

4.1.01.003 Mensualidades

4.1.01.004 Seminarios

4.1.01.005 Cursos Vacacionales

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4.1.01.006 Clases por horas

4.1.01.007 Inscripción Curso Vacacional

4.1.01.008 Semana Curso Vacacional

4.1.01.009 Clases de Violín

4.1.01.010 Preparación TOEFL

4.1.02 Ventas Tarifa 12%

4.1.02.001 Traducciones

4.2. Ingresos no Operacionales

4.2.01. Ingresos

4.2.01.001 Otros Ingresos

5. EGRESOS

5.1. GASTOS OPERACIONALES

5.1.01. Compras Tarifa 0%

5.2. Gastos Administrativos

5.2.01. Sueldo y Remuneraciones

5.2.01.001 Sueldo Básico

5.2.01.002 Décimo Tercer Sueldo

5.2.01.003 Décimo Cuarto Sueldo

5.2.01.004 Aporte Patronal al IESS

5.2.01.005 Vacaciones

5.2.01.006 Horas Clases

5.2.02. Servicios Básicos

5.2.02.001 Luz Eléctrica

54

5.2.02.002 Agua Potable

5.2.02.003 Teléfonos

5.2.02.004 Internet

5.2.02.005 Arriendo

5.2.03. Suministros y Materiales

5.2.03.001 Fotocopias

5.2.03.002 Suministros de Oficina

5.2.03.003 Materiales de Limpieza

5.2.04. Mantenimiento y Reparaciones

5.2.04.001 Reparación y Mantenimiento de Equipos de Oficina

5.2.04.002 Reparación y Mantenimiento de Equipos de Computación

5.2.04.003 Reparación y Mantenimiento de Muebles y Enseres

5.2.04.004 Mantenimiento de piscina

5.2.05. Depreciación

5.2.05.001 Depreciación de Equipos de Oficina

5.2.05.002 Depreciación de Equipos de Computación

5.2.05.003 Depreciación de Muebles y Enseres

5.2.06. Cuentas Incobrables

5.2.06.001 Cuentas Incobrables

5.3. Gastos Financieros

5.3.01. Gastos Bancarios

5.3.01.001 Servicios Bancarios

5.3.01.002 Mantenimiento Tarjeta Débito

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5.3.01.003 Comisión Cheque Devuelto

5.3.01.004 Comisión e Impuestos por Chequera

5.3.01.005 Comisión Empresas Emisoras Tarjeta

5.4. Compras

5.4.01. Compras 0%

5.4.01.001 Material Bibliográfico

5.4.02 Compras 12%

5.5. Gastos en Ventas

5.5.01. Gastos en Ventas

5.5.01.001 Publicidad y Propaganda

5.5.01.002 Eventos Estudiantiles

6. CUENTAS DE ORDEN

6.1. Deudoras

6.2. Acreedoras

56

2.3 Libros Contables

Los libros contables son aquellos que deben de llevar los comerciantes

obligatoriamente, en las cuales se registran sistemáticamente las operaciones que realizan por

un tiempo determinado. Los dueños de negocios o empresas deben de conservar estos libros.

La teneduría de libros es simplemente el conjunto de normas y técnicas.

Antes de pasar a explicar como se registran las cuentas en el libro diario es

conveniente aplicar el principio de la dualidad. Cada elemento que interviene en el ente

económico se representa por medio de una cuenta que de manera simplificada se simboliza

mediante en forma de una T. Los libros diario el libro mayor producen una formación muy

valiosa al gerente de la empresa ya que esto le ayudara a corregir los planes del negocio por

cualquier variación desfavorable.

El Libro Diario

El libro diario no reemplaza ni substituye al libro mayor. En el diario se anotan todas

las transacciones y de ahí se toma la información necesaria para hacer los asientos en el libro

mayor. Sus páginas se distinguen porque tienen dos columnas para anotar las cantidades de

dinero. La primera columna corresponde a los débitos que es el DEBE y la segunda a los

créditos que corresponde al HABER. Cada asiento en el diario tiene una fecha y una

explicación en la transacción.

57

El primer registro de de una operación se hace en el Diario. Es el libro en el cual se

registran los (servicios prestados, compras, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Para que los

registros sean válidos deben de asentarse en el libro debidamente autorizado. A esta

operación se le llama asentar en el diario.

El asiento de cada transacción indica que cuentas debe de cargarse y cuales deben

acreditarse posteriormente en el mayor. En el Libro Diario se registran todos los hechos y

operaciones contables los cuales se ordenan por fecha de creación. Al conjunto de asientos

que quedan registrados se le llama Libro Diario. El libro diario nos informa del movimiento en

si, es decir, que cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto. El orden

cronológico, mediante asientos, se registraran en el libro diario todas las operaciones que se

realicen.

Importancia y Finalidad

Es un libro que debe de ser llevado obligatoriamente en todo tipo de comercio es

conocido también como libro de “Entrada Original”, porque en el se registran por primera vez

las operaciones de la empresa.

Ventajas del Libro

El diario cumple tres funciones. En primer lugar, reduce la posibilidad de errores, pues

si las operaciones se registran directamente en el mayor, existiera el peligro de omitir el débito

o el crédito. Este peligro se reduce al mínimo con el uso del diario. Aquí los débitos y los

58

créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir fácilmente esta clase

de errores.

El Libro Mayor

El Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio. Es el

libro de contabilidad en donde se organizan y se clasifican las diferentes cuentas que moviliza la

empresa o negocio de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos

deben de asentarse en el libro debidamente autorizado.

Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con

el propósito de conocer su movimiento y saldo en modo particular. Los débitos y créditos a las

distintas cuentas, según se muestren en los asientos de diario se registran en las cuentas

mediante el proceso pasar al mayor. El valor que tiene cada cuenta a una fecha se la conoce

con el nombre de saldo. Este viene con el nombre de saldo. Este viene por la diferencia entre

la suma del debe y de la suma del haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser:

Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber.

Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber.

Nulo, si el valor de ambas sumas coinciden.

En cualquier fecha, en el libro mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores

coincidirá con la suma de los saldos acreedores y, además, el valor total de las sumas del Debe

será igual al importe total de las sumas del Haber. Se denomina cuenta deudora a la que tiene

59

el saldo deudor. Por el contrario, una cuenta es acreedora si su saldo es acreedor. Se designa

como débito de una cuenta a la suma de su Debe y al total del Haber como crédito de la

cuenta.

Importancia y Finalidad

Cuando se habla de cuenta en el medio contable permite clasificar el activo, el pasivo y

el capital, agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad, permitiendo controlar los

aumentos y disminuciones que experimenten. El libro mayor constituye un libro obligatorio que

debe de llevar toda empresa, este libro agrupa todas las cuentas del Activo, Pasivo, Capital,

Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la contabilidad.

Conclusión

El estudio y manejo de la información de los libros diarios y mayor de una empresa nos

proporciona una herramienta para conocer la situación de una empresa en un momento dado

ya que por ejemplo de la cuenta Bancos podemos saber con que dinero contamos para

transacciones futuras.

60

2.4 ESTADOS FINANCIEROS

Introducción

Los dueños y gerentes de negocios necesitan tener información financiera actualizada

para tomar las decisiones correspondientes sobres sus futuras operaciones. La información

financiera de un negocio se encuentra registrada en las cuentas del mayor. Sin embargo las

transacciones que ocurren durante el periodo fiscal alteran los saldos de las cuentas. Los

cambios deben de reportarse periódicamente en los estados financieros. En un complejo

mundo de los negocios; hoy en día, caracterizado por el proceso de la globalización de las

empresas, la información financiera cumple un rol muy importante al producir datos

indispensables para la administración y el desarrollo del sistema económico.

La contabilidad es una disciplina del conocimiento humano que permite preparar

información de carácter general sobre la entidad económica. Esta información es mostrada

por los estados financieros. La expresión “estados financieros” comprende Balance General,

Estados de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujo

de Efectivo, (EFE), notas, otros estados y material explicativo, que se identifican como parte de

los estados financieros. La confiabilidad de los estados financieros refleja la veracidad de lo que

sucede en la empresa.

Los Estados Financieros representan los recursos generados o las utilidades en la

operación, los principales cambios ocurridos en la estructura financiera de la entidad y su

reflejo final en el efectivo e inversiones a través de un tiempo determinado. Debido a su gran

61

importancia, la información que proporcionan deben ser: compresibles y confiables es decir que

refleje con veracidad dicha información que servirá para los socios de la empresa y en ciertas

circunstancias a bancos y acreedores.

Partes o Estructura

Los Estados Financieros tienen las siguientes partes:

Encabezamiento

En el que consten en líneas separadas:

Nombre o razón social de la empresa.

Nombre del estado que se elabora

Periodo al que corresponda

Contenido

Cuerpo o detalle

Grupos o subgrupos y cuentas que intervienen con sus valores

respectivos.

Firmas de Representación

De quienes legalizan

Del contador que elabora

62

Del gerente que aprueba

Fecha.- De elaboración.

Formas o Modelos de Presentación

Las formas mas usuales de presentación para los estados financieros son:

- Vertical o Analítica

- Horizontal o en forma de T o de cuenta

Clases de Estados Financieros

1. Balance General

2. Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias

3. Estados de Flujos de Efectivos

4. Estado de Superávit y otros

De conformidad con lo dispuesto en nuestra legislación, se debe elaborar y presentar

anualmente al SRI y Superintendencia de compañías, los estados financieros básicos de:

resultados y de situación. Además se elabora para información interna de los socios o

accionistas, para los bancos y/o acreedores el estado de flujo de efectivo y el estado de

superávit.

63

Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias

Cuando una empresa o negocio vende un producto o negocio, recibe la compensación

correspondiente esa compensación en palabras contables se llama Ingresos, dentro de un

periodo contable los Ingresos tienen que ser mayor que los Gastos.

El Estado de Resultados es el que determina la utilidad o pérdida de un ejercicio

económico, como resultado de los ingresos y gastos; en base a este estado, se puede medir el

rendimiento económico que ha generado la actividad de la empresa, las ventas o servicios que

genere el negocio aparecerán en la parte superior de cada estado, en la parte inferior se

mostrara un reporte acerca de las utilidades. Es importante recalcar que no todas las

cantidades que aparecen en el estado representan flujos de efectivo el estado de resultados es

elaborado a través del método devengado. Esto significa que los ingresos se reconocen

cuando se ganan, no cuando se recibe el efectivo y que los gastos se realizan cuando se

incurren en ellos y cuando se paga en efectivo.

Las empresas comerciales generalmente tienen una fuente principal de ingresos como

es la venta de mercaderías, pero también existen empresas que se dedican a la venta de

servicios como es el caso del presente trabajo vende el servicio de enseñar el idioma ingles,

como siguiente contexto tenemos los gastos que se hacen para que el negocio funcione en

marcha, generalmente los negocios se clasifican en dos grandes grupos que son: los gastos de

ventas y gastos administrativos.

64

Los gastos de ventas son aquellos que se relacionan con el movimiento de ventas como

la publicidad que le demos al negocio, salarios, viajes, comisiones a los vendedores. Los

gastos administrativos son los que no tienen nada que ver con el movimiento de ventas; como

son los salarios de los empleados, alquiler, depreciaciones, etc. Los gastos se restan de los

ingresos y nos da como resultado la utilidad bruta como sabemos que es de ley restar los

impuestos correspondientes obteniendo la ganancia neta.

Esquema del Estado de Pérdidas y Ganancias o de Resultados en forma analítica.

65

THE NILSSON’S CENTER

ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

DEL 1o DE ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2.008

INGRESOS

Ingresos por Matrículas xxxxxxx

Ingresos por Pensiones xxxxxxx

Ingresos por Cursos Completos xxxxxxx

Ingresos por Seminarios xxxxxxx

Otros Ingresos xxxxxxx

TOTAL DE INGRESOS xxxxxxx

GASTOS

Sueldos y Salarios xxxxxxx

Arriendos xxxxxxx

Intereses Pagados xxxxxxx

Deprec. Eq. de Oficina xxxxxxx

TOTAL DE GASTOS xxxxxxx

UTILIDAD DEL EJERCICIO xxxxxxx

Machala, Diciembre 31 del 2.008

---------------------------- ----------------------------

Contador Director General

66

Balance General o Estado de Situación Financiera

Es el que demuestra la situación financiera de la empresa al inicio o final de un ejercicio

económico según sea el caso. Consta del Activo, Pasivo y Patrimonio el activo muestra los

elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero. Las

leyes exigen que este documento sea fiel imagen del estado patrimonial de la empresa.

El activo suele dividirse en tres grandes grupos que son Corrientes, Fijos y otros. El

pasivo se subdivide en Corriente y no Corriente, el Patrimonio o Capital representa las

Utilidades, el Capital Social, Reservas, hay otras cuenta que suelen aparecer según sea el

caso, los activos de la empresa deben de ser mayores que los pasivos de lo contrario la

empresa ha fracasado, la diferencia entre estos dos se denomina patrimonio. Por ejemplo si los

activos de la empresa arrojan un total de $50.000,00 y el valor de los pasivos es de $15.000,00

quiere decir que el valor del patrimonio seria de $35.000,00 esto significaría que de los

$50.000,00 que posee la empresa, $15.000,00 serio de los acreedores y el resto seria de los

dueños.

En resumen tenemos que los Activos se ubican en la columna izquierda, en la derecha

los Pasivos con el fin de balancear las columnas va el Patrimonio, la cual debe de ser

necesariamente la diferencia entre el activo y el pasivo. Lo cual nos lleva a la ecuación

contable:

ACTVO= PASIVO + PATRIMONIO o

ACTIVOS- PASIVOS = PATRIMONIO

67

Generalmente un balance no se prepara más de una vez al mes, pero técnicamente uno

puede construirlo después de cada transacción comercial. No es lo mismo una sociedad

anónima como la empresa de un solo propietario. La sección del patrimonio contendrá

únicamente una cuenta de capital, mientras que para la sociedad anónima mostrara acciones,

también superávit y ganancias retenidas.

Esquema de forma Analítica de un Balance General.

THE NILSSON’S ENGLISH CENTER

ESTADO DE SITUACION FINAL

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2008

ACTIVO

CORRIENTE

DISPONIBLE xxxxxx

Caja xxxxxx

Bancos xxxxxx

EXIGIBLE xxxxxx

Cuentas por Cobrar xxxxxx

FIJO

Vehículos xxxxxx

(-) Dep. Acum. De vehículos xxxxxx xxxxxx

OTROS ACTIVOS

Gastos de constitución xxxxxx

(-) Amortiz. Por Gastos de Cons. Xxxxxx xxxxxx

TOTAL DEL ACTIVO xxxxxx

68

PASIVO

CORRIENTE xxxxxxx

Cuentas por Pagar xxxxxx

NO CORRIENTE xxxxxxx

Documentos por Pagar (LP) xxxxxx

TOTAL DEL PASIVO xxxxxx

PATRIMONIO xxxxxxx

Capital Social xxxxxx

Reserva Legal xxxxxx

Utilidad del Ejercicio xxxxxx

TOTAL DEL PASIVO Y PATRIMONIO xxxxxx

Machala, Diciembre 31 del 2.008

---------------- -----------------

Contador Director General

69

Estados de Flujo de Efectivo

De acuerdo con las Normas de Contabilidad NEC 3, que sustituyen a las normas

internacionales de contabilidad NIC 7, referente a la presentación del Estado de Flujos de

Efectivo o Flujo de Caja, es necesariamente anotar ciertos elementos teóricos básicos.

Efectivo

Comprende todo el efectivo existente en caja y bancos.

Equivalentes de efectivo

Son las inversiones a corto plazo de alta liquidez que son inmediatamente convertidas

en efectivo de 30 a 90 días y las que no están sujetas a un riesgo que cambien en su valor.

Flujos de Efectivo

Son las entradas y salidas de efectivo y sus equivalentes.

Actividades de Operación

Consideradas las principales actividades operativas de la empresa, relacionadas con la

producción, compra o venta de las mercaderías, gastos de sueldos, arriendos, publicidad etc.

70

Es decir los gastos ocasionados para el normal desarrollo de la empresa. La diferencia entre

entradas y salidas, corresponde al flujo neto del efectivo de la actividad.

Entradas:

- Venta de mercaderías, o Ventas de Servicios

- Cobro de Clientes

- Prestamos a Socios

- Venta de Cartera vencida

- Intereses Ganados

Salidas:

- Compra de mercaderías y/o servicios

- Pago a proveedores

- Pago de sueldos y beneficios sociales

- Pago por Impuestos al fisco

- Intereses Pagados

Actividades de Inversión

Consideradas a las actividades relacionadas con la compra y/o ventas de activos fijos

(propiedad, planta y equipo), intangibles y otros activos a largo plazo. La diferencia entre

entradas y salidas, corresponde al flujo neto del efectivo de la actividad.

71

Entradas:

- Venta de activos fijos

- Venta de papeles fiduciarios

Salidas:

- Compra de activos fijos

- Compra de papeles fiduciarios

- Dividendos pagados de corto plazo

Actividades por financiamiento

Consideradas a las actividades relacionadas con aportaciones a nuevos socios,

préstamos bancarios y/o pagos de dividendos a corto y largo plazo.

Entradas:

- Aporte de nuevos socios

- Préstamos bancarios

Salidas:

- Dividendos pagados por préstamos.

72

El Estado de Flujos de Efectivo

Es un estado financiero básico, siendo de obligación su presentación de acuerdo a las

NEC 3, el flujo de efectivo reemplaza al Estado de Cambios en la posición financiera. Se

elabora además para el conocimiento de los socios o accionistas, instituciones financieras y

proveedores.

El procedimiento para la elaboración del Estado de Flujo de Caja. Se elabora en una

hoja de trabajo donde consten:

1. El Balance General del inicio y final del período

Para poder comparar y establecer las respectivas variaciones de las cuentas del Activo,

Pasivo y establecer las respectivas variaciones del las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio

en las actividades de: Operación, Inversión y Financiamiento se registraran sus respectivos

valores, en la de Eliminación, constaran los valores relacionados con cuentas que no

representan movimiento de efectivo, por ejemplo compramos un Activo y pagamos con un

Pasivo, Provisión de Cuentas Incobrables, en el total, es el resultado de las variaciones,

excepto de la de Caja y Bancos.

73

2. El Estado de Resultados o Pérdidas y Ganancias

Para obtener básicamente los valores recibidos por clientes y pagados a proveedores

y empleados, de donde obtendrá el efectivo neto proveniente o utilizado en actividades de

operación.

3. Detalles de otras transacciones durante el año

En el que constara otros datos adicionales.

Métodos de Cálculos

Se puede elaborar por el método directo y método indirecto, por ambos métodos se

legara al mismo resultado, pero es mas conveniente el método directo, porque en este la

información se realiza por actividades de: operación, inversión y financiamiento; es decir con

una información mas desagregada; por el método indirecto, partimos de la utilidad o perdida del

ejercicio, tenemos un ejemplo sencillo para su interpretación:

ACTIVIDADES

De Operación 15.000,00 Ventas 10.000,00

De Inversión (2.000,00) Costo de Ventas (6.000,00)

De Financiamiento (5.000,00) Gastos de Depreciación (1.000,00)

Flujo de Caja (Neto) 8.000,00 En efectivo 3.000,00

74

En el giro normal de la empresa (Actividades de Operación) ingreso 15.000,00 dólares;

pero se pago en actividades de inversión y financiamiento 2.000,00 y 5.000,00 dólares

respectivamente por lo tanto el flujo de caja es de 8.000,00 dólares.

En teoría en caja debe de haber 3.000,00 dólares, lo cual es falso; en práctica en caja

existe 4.000,00 porque la depreciación de 1.000,00 es un gasto pero no un desembolso. Los

ingresos van siempre con el signo de positivo (+) y los pagos en negativo (-).

Estados de Superávit (o ganancias retenidas)

En un estado financiero, que demuestra los cambios o variaciones ocurridas en las

utilidades o pérdidas que no han sido distribuidas a los socios o accionistas ( en ejercicios

económicos anteriores y durante el presente ejercicio), se elabora para el conocimiento de los

socios o accionistas de la empresa, quienes podrán analizarse interpretar sobre el

comportamiento de su capital. Se deben de tomar en cuenta, que las causas mas usuales que

se observan en la cuenta de superávit son:

Ganancia o pérdida neta de ejercicios anteriores

Ganancia o pérdida del presente ejercicio

Dividendos pagados

Donaciones de capital.

CAPITULO III

CONTROL INTERNO Y MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

76

3.1 Definición de Control Interno

Es el grupo de controles y prácticas contables y administrativas que ayudan a asegurar

que en una organización se tomen decisiones aprobadas y apropiadas. También al control

interno se lo define como un proceso para garantizar que las actividades reales se ajusten a las

actividades planeadas. El control interno se inicia una vez que la planificación administrativa,

contable y financiera ha terminado su trabajo.

El control interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la herramienta más

importante para el logro de los objetivos, la utilización eficiente de los recursos y para obtener la

productividad, además de prevenir fraudes, errores violación a principios y normas: contables,

fiscales y tributarias.

El control interno es un proceso ejecutado por el concejo de directores, la administración

y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con

miras a la consecución de objetivos en las siguientes áreas:

Efectividad y eficiencia en las operaciones.

Confiabilidad en la información financiera.

Cumplimiento en las leyes y regulaciones aplicables.

El control interno comprende el plan de organización, el conjunto de métodos y

medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud

y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las

77

operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de sus

metas y objetivos programados.

La responsabilidad es de todos los integrantes de la organización, sea esta pública y

privada, son responsables directos del sistema del control interno, esto es lo que garantiza la

eficiencia total.

Los sistemas de control interno tienen un denominador común, la organización en

función de procedimientos que se ejecutan y su correlación con las demás actividades

empresariales. Si bien el control interno no puede ser perfecto, puede que alguien logre saltar

las vallas de control para cometer robos a su manera, se trata de diseñar una herramienta de

control adecuado para ayudar a reducir el perjuicio a la empresa.

El diseño de un sistema de control interno no significa establecer reglas firmes con

castigos físicos para el incumplido y muerte para el que reincide; no, al contrario el control

interno debe orientar a formar conciencia en cada uno de los funcionarios y empleados de la

empresa.

Entre las medidas de control interno administrativo y de seguridad de una empresa

tenemos las siguientes:

78

Empleados Caucionados

Un empleado que maneje o bienes de la empresa debe de estar caucionado. La fianza

que rinda a favor de la empresa crea en el una responsabilidad mayor, por temor a enfrentarse

a una situación embarazosa que le obligue a perder su credibilidad; por esto la obligatoriedad

de caucionar al personal no solamente es una garantía para que la empresa pueda recuperar lo

perdido, sino también la confianza de la responsabilidad en dicho empleado.

Protecciones Físicas

Es importante tomar ciertas medidas preventivas para evitar problemas por ejemplo: al

emitir un cheque se debe proteger con cintas adhesivas para evitar alteraciones en su cifra en

letras; el efectivo recaudado en el día se deposita en una caja fuerte y la clave de seguridad

conocen personas muy allegadas al manejo del efectivo; la empresa contrata guardias de

seguridad para custodiar todos los lugares y evitar robos.

Utilización de Equipo Mecánico

La utilización de equipos como cajas registradoras, protectores de cheques, relojes que

marcan el tiempo, ayudan al mejor control interno. Una caja registradora con su cinta utilizada

permite conocer todas las transacciones que se han realizado todo el día, el control diario de

caja es conciliado con las papeletas de ventas. Los protectores de cheques fijan en forma

impresa las cantidades giradas para evitar alteraciones. Los relojes de tiempo controlan

entradas y salidas del personal.

79

Control de inventarios

El control de inventarios en artículos que se venden al detalle se hace indispensable,

ya que es permanente las mermas en el inventario, este es un término por demás cortes para

no llamarlo con su propio nombre, hurtos de mercaderías , estos problemas se tornan cada día

mas complicados, con frecuencia se conoce que en almacenes pequeños, la gente entra con

pretexto de buscar alguna mercancía y de inmediato se esconde entre sus vestidos algún bien,

el robo es tan abierto como el siguiente caso; En una ferretería se exhibe un compresor de

aire, por un valor de 1.500 dólares debidamente asegurado precisamente contra robos, no

estaba incorporado una llave para controlar el paso del aire y el cilindro para la pintura, un

buen día de pronto apareció el motor, transcurrido una hora del robo apareció un señor muy

elegante a comprar lo que le faltaba el motor para completar el equipo de compresión, le

denunciaron ante la policía, el acusado resulto ser el dueño de la ferretería, por levantar falso

testimonio. En sitios donde se exhiben los productos como en el supermercado, el robo es

permanente, generalmente se controla por circuito cerrado de televisión y se han encontrado

carteras de señoras los objetos del supermercado.

Existen varios controles que se utilizan en los almacenes como entrenar al personal al

custodio de las mercaderías, otro sistemas son pequeñas alarmas que son colocadas en el

artículo al pasar por la puerta de control esta suena dando aviso que esta no ha sido registrada

por la máquina registradora. El control de los inventarios debe de orientarse a los empleados

las empresas deben tomar acciones duras paras los empleados que participen en un ilícito de

esta clase.

80

3.2 El Control Interno Contable

Una empresa entrego coimas a un funcionario del gobierno, en el mercado se

encuentran nuestros productos de exclusiva distribución a precios inferiores, en el listado de las

cuentas por cobrar no aparecen los nombres de clientes conocidos, existen denuncias de

varios proveedores, que los encargados de compras exigen un porcentaje mayor por

comisiones, etc. Son noticias que dejan mucho que pensar del control interno de las empresas,

la pregunta que viene de hecho se relaciona con: ¿conocen de estos acontecimientos los

directivos de la empresa?, el control interno es la responsabilidad fundamental de la empresa.

El control interno contable es el conjunto de métodos y procedimientos que se orientan

en la autorización de las operaciones, la protección de los activos y la exactitud y legalidad de

los registros contables, basados en las transacciones reales relacionados con la finalidad

misma de la empresa. Un buen control contable evita el fraude y refuerza la eficiencia laboral,

consigue minimizar el error y disminuir el desperdicio.

A continuación analizaremos algunos aspectos del control interno contable y su

aplicación.

Control Interno del Efectivo

Los contadores utilizan efectivo para designar monedas, billetes, cheques, giros

bancarios y dinero en general, depositado en los bancos, No se registra como efectivo, recibos

por préstamos en efectivo, ni cheques posfechados. Los cheques a fecha futura son

81

prohibidos por la ley el tenedor del cheque puede presentar el cobro al instante, lo cual le

origina una multa al girador. En el caso de que el cheque no dispusiere de los fondos

suficientes, será protestado por el banco, con el cobro del 5% de multa, más las comisiones del

banco. La fuente principal de dinero proviene de las ventas o servicios que la empresa realice,

pueden ser estos ingresos al contado o a crédito.

Un buen sistema de control interno para el efectivo, debe de proveer los procedimientos

apropiados para proteger tanto las entradas como las salidas del dinero. En dichos

procedimientos se observan tres principios básicos: en primer lugar, debe de existir

necesariamente una adecuada separación de funciones, de tal manera que las personas

responsables del manejo del efectivo y su custodia no sean las mismas que las encargadas de

los registros contables. En segundo lugar, el dinero recibido debe de depositarse en los bancos

en forma intacta como se recibió no mayor a un plazo de 24 horas. Por tanto es prohibido

cambiar cheques, dar préstamos, etc. Por ultimo, todos los gastos se efectúan con cheque, con

excepción a los gastos menores que se realizan con el fondo menor de caja chica.

Un control interno es diseñado para cada empresa, de acuerdo a sus necesidades y su

propia conformación administrativa, no se puede aplicar un sistema de control interno de una

empresa a otra empresa. Seria como utilizar una camisa de fuerza. Hay principios generales de

control interno como son los siguientes.

82

Delimitación de Responsabilidades

Una asignación precisa de funciones es producto de un buen sistema de control interno.

Para cada situación o trabajo, es necesario que haya una persona responsable. Cuando una

misma responsabilidad se comparte con varias personas y algo no sale bien, es difícil

determinar él o los culpables. Por ejemplo: si un inventario es controlado por dos personas, una

de ellas es del horario de la mañana y otra en horario de la tarde y se pierden bienes por cierto

valor, la una persona le acusara a la otra que en su horario de trabajo ocurrió la pérdida. ¿A

cual de las dos se le cargaran los bienes pedidos? Posiblemente a las dos. Para evitar esto a

cada persona se le asignara un lote de bienes que los vigilara permanentemente y cuidara de

ellos evitando pérdidas que le perjudiquen económicamente.

Utilización de Registros Apropiados

“Cuentas claras y amistad eterna”. Si una empresa descuida los registros adecuados

de sus bienes, los desvíos no se dejan de esperar y se presenta la fuga de toda clase de

bienes, ya que no existen registros adecuados que reflejen de inmediato la falta de los mismos.

Los registros consistentes de todos los movimientos de la empresa proporcionan medios de

control, puesto que establecen áreas de control de los activos.

El Control Contable debe de estar separado de la custodia de bienes

Un empleado que tenga bajo su responsabilidad el manejo de efectivo o la custodia de

bienes, no debe de tener acceso al registro contable, por obvias razones. Si se produce un

83

faltante de dinero o se pierden bienes, con el acceso al registro contable se presta para

legalizar el desvío. Por ejemplo si una persona tiene bajo su responsabilidad el equipo de

oficina y cambia deliberadamente un bien por otro de calidad inferior puede alterar la marca con

sus características, al tener acceso al registro contable para consumar un ilícito lo cual puede

ser detectado por auditoria interna.

Distribución de tareas en las fases de las transacciones

En las compras de mercaderías, generalmente se desarrolla las siguientes fases:

cotización de precios, selección del proveedor, recepción de las mercaderías compradas,

ingreso a bodega, pago a los proveedores. Cada una de estas fases debe de encargarse una

persona o departamento. Una sola persona o departamento no puede encargarse de todo el

proceso, puesto que facilita que alguien adquiera bienes personales y pague la empresa, o se

paguen facturas ficticias. Con la separación de funciones se evitan varios procedimientos, que

pueden perjudicar al negocio, como compras de mercaderías de baja calidad, registros de

cantidades menores a las facturadas, valores alterados, etc.

El control interno del efectivo se ha diseñado para evitar fraudes, robos no obstante un

buen sistema de control interno debe de ayudar a conseguir otros objetivos de la gerencia tales

como la exactitud en las transacciones de efectivo y el mantenimiento de saldos adecuados, sin

que lleguen a ser excesivos.

84

Efectivo por las ventas de servicios o de ventas al contado

Las ventas que se realicen durante el día deben de ingresarse en una caja registradora,

la cinta del papel debe de mantenerse bajo llave. Los valores que ingresan al finalizar el día un

empleado de contabilidad verificara el contenido de caja, cruzando la información entre las

notas de ventas con los registros de la cinta de papel preparado por la registradora y el dinero

recibido, este será contado y entregado a un empleado de tesorería, al día siguiente el tesorero

de la empresa enviara al banco el dinero en forma intacta.

Salidas de efectivo

Para establecer y lograr un adecuado control sobre las salidas de efectivo existen dos

procedimientos. El primero consiste en registrar en la cuenta Caja los valores recibidos, por

clientes, cobro de cuentas, ventas etc., cuando se envía al banco se debita bancos y se

acredita caja; el segundo procedimiento consiste en registrar los valores directamente en la

cuenta de efectivo o bancos. El primer procedimiento tiene su razón de ser por cuanto existen

momentos en los cuales no es posible depositar el dinero recibido, por ejemplo el 31 de

diciembre o cualquier otra fecha que sea final de periodo contable. En este caso en la hoja de

balance aparecerá la cuenta caja con valor debitado. El segundo procedimiento representa

todo el contenido del efectivo existente en la empresa en un momento determinado, en una

sola cuenta: efectivo o bancos.

85

Libro Caja

La utilización de este libro permite controlar diariamente en forma transitoria los

movimientos de ingresos o egresos del dinero y/o monedas metálicas. Por su naturaleza este

saldo será deudor, en vista que no saldrá más dinero de el que ingresa, salvo en casos

especiales, por ejemplo que el jefe de la empresa o la persona encargada del manejo de la

cuenta caja efectúe un préstamo de dinero para cubrir tal o cual gasto.

Arqueo de Caja

Es el recuento físico del dinero, cheques y otros documentos disponibles en dicho

arqueo, es decir que respaldan el saldo de la cuenta Caja a determinada fecha, con el propósito

de comparar y verificar la existencia del dinero es equivalente al saldo de la cuenta (el arqueo

de caja se lo hace en forma diaria o semanal según el movimiento o política de la empresa).

Libro de Bancos

La utilización de este libro tiene la finalidad de controlar todos y cada uno de los valores

efectuados en uno o varios bancos, tales como: depósitos realizados, retiros mediante cheques

girados y pagados, notas de débito y notas de crédito según sea el caso. Por su naturaleza el

saldo de esta cuenta es deudor, en vista de que el banco no pagara más dinero de el que

recibió en depósitos, salvo en algún caso por ejemplo; si nos autorizan un sobregiro ocasional o

préstamo bancario.

86

Depósitos Bancarios

Se registra en el libro de bancos todos los depósitos que realizamos en nuestra cuenta

corriente (Cta. Cte.), los mismos que serán acreditados en el momento que el verifique que

haya fondos sobre los cheques que depositamos, pero si el depósito es en dinero ese mismo

momento se efectivizará en la cuenta corriente.

Cheques Girados

Se registra en el libro bancos el momento en que giramos un cheque a un beneficiario

y a su vez el banco contabilizara en el momento en que se haya presentado y pagado. Por

cada cheque que giramos debemos de anotar el número respectivo del cheque, el nombre del

beneficiario con su respectivo valor tanto en números como en letras, con la fecha y firma(s) del

titular (s) de la cuenta. Cuando se gira un cheque mal (es decir existe un error) anotamos la

fecha, el número del cheque respectivo y en la columna del beneficiario pondremos la palabra

anulado sin valor alguno. Estas anotaciones a más de hacerlas en el libro bancos también se

lo harán en el talonario de la chequera. (Excepto la firma del girador).

Notas de Debito (N/D)

Se producen por servicios prestados de un banco, tales como: pagos de intereses,

dividendos de prestamos recibidos de un banco, entrega del estado de cuenta corriente,

entrega de chequera, por cheques protestados por falta de fondos o inconformidad de firma (s),

etc. (las N/D disminuyen el saldo de la cuenta corriente).

87

Notas de Crédito (N/C)

Se producen por prestamos efectuados, depósitos no registrados por el banco,

intereses ganados en cuenta corriente etc. (las N/C aumentan el saldo a la cuenta corriente).

Estado de Cuenta Corriente

Es un listado que mensualmente envía un banco haciéndonos conocer numéricamente

el movimiento económico de nuestra cuenta corriente en el que constan los depósitos,

cheques girados o pagados, notas de débito, notas de crédito por los diferentes conceptos.

Conciliación Bancaria

Al final de cada mes, todos los bancos comerciales envían a cada cliente un extracto o

estado de su cuenta. Este estado nos suministra el saldo que teníamos en el comienzo del

mes, en consecuencia los depósitos efectuados por la empresa , como los cheques pagados

por el banco, por ultimo nos da el saldo que tenemos al finalizar el mes el cual será el saldo

inicial mas los depósitos menos los cheques que hemos pagado. La cuenta bancos debe de

conciliarse ya que siempre se presentan problemas en el saldo que presenta el banco no es el

mismo que tenemos en nuestra cuenta bancos. Cuando hablamos de conciliación, queremos

decir que debemos de cerciorarnos de que si los saldos son iguales y si no lo son averiguar la

causa.

88

La política de los bancos es cerrar sus operaciones mensuales uno o dos días antes de

finalizar el mes; en consecuencia los depósitos efectuados por la empresa como los cheques

pagados por el banco por ejemplo en los días 30 y 31 nunca van a estar registrados por parte

del banco, además los gastos que el banco a pagado por el servicio de: luz eléctrica, agua,

teléfono, como los correspondientes por entrega de: chequera, envió de la cuenta corriente,

intereses y sobregiros ocasionales, dividendos por prestamos bancarios, etc., por obvias

razones no van a estar registrados en el libro bancos de la empresa, es una razón mas para

que no cuadren o no coincidan estas cuentas.

Existen razones importantes para que la conciliación no coincida con el saldo del libro

banco como son los cheques sin cobrar, cuando la compañía paga un cheque, inmediatamente

se acredita la cuenta bancos, pero es posible que el cheque no fue pagado inmediatamente o

también no lo cobraron por circunstancias ajenas, otra parte son los depósitos en transito si el

deposito se realizó el 31 es seguro que en el estado de cuenta no suma ese valor. Los

cheques sin fondos son también complicaciones en el saldo de la cuenta bancos, como las

suspensiones de pago en algunos casos existen errores provenientes del banco por eso no es

tan fácil preparar una conciliación.

Ajustes mensuales en el libro diario de las N/D y las N/C

Se debe de elaborar los asientos contables de las N/C y N/C en el libro diario

mensualmente, por los valores que constan en el estado de cuenta corriente. Enviado por el

banco, en virtud de que no estuvo registrado en nuestro libro de bancos, por las razones

89

explicadas en la conciliación bancaria, con el objeto de que dichos valores queden

contabilizados.

Fondo de caja chica

Como se ha dicho anteriormente la mejor manera de controlar el dinero es haciendo

desembolsos por medio de cheques. Sin embargo siempre hay excepciones cuando ocurren

gastos menores los cuales por razones prácticas pueden pagarse de un fondo menor, la

reposición de caja chica se la realizara con cheque.

Los gastos que se originan de caja chica son de menor cuantía y no ameritan un

cheque por ejemplo la compra de una cinta, el pago de una carrera de un taxi, periódicos,

estampillas, transporte para el mensajero y otros gastos menores. Cuando se va a establecer

un fondo de caja chica la compañía tiene que decidir con qué cantidad de dinero va iniciarlo o

por cuanto, esto incide en varios factores como el volumen de gastos que espera cubrir con

este fondo, el peligro de los ladrones no esta de más de pensar y si es muy pequeño habrá que

reembolsarlo con mucha frecuencia.

Se girará un cheque a la persona indicada para manejar este fondo, puede ser que la

señorita secretaria, recepcionista o cajera, la que cambia el cheque y así se convertirá en dinero

en efectivo. Su reembolso se hará previa la presentación de los documentos debidamente

legalizados para que vuelva a su valor inicial. Siendo esta una reposición repetitiva.

90

Importancia del control interno contable

Los resultados contables presentados en los estados financieros, sirven de herramienta

administrativa y financiera para que los directivos de la empresa tomen las decisiones

adecuadas y enmienden los errores detectados; la documentación que sustenta a cada una de

las transacciones debe ser archivada adecuadamente capaz de llegar a esa fuente de

información en el momento adecuado, procurando en todo momento que los documentos sean

legalmente emitidos.

Tipos de Fraude

El fraude se origina en el engaño, significa tomar algo por engaño y el resultado

inmediato ilícito de uno, por el perjuicio económico del otro, es decir la empresa o institución

para la que trabaja. Se dice siempre que el trabajo es una bendición de Dios, debemos por

tanto cuidarlo y defenderlo con todos nuestros valores y energías. Los fraudes mas frecuentes

son:

Robo en efectivo

Robo de suministros y materiales

Utilización indebida del teléfono, fax y otros instrumentos de

telecomunicaciones

Presentación de gastos por servicios jamás recibidos

Incluir en el rol de pagos, personas que no laboran en las empresas o

exagerar valores como el del tiempo de servicio, cursos realizados, etc.

91

Arreglos entre el personal de compras y el proveedor para obtener

beneficios económicos indebidos

Cobro de valores a clientes y registro inapropiado en la contabilidad

Facturaciones exageradas de los proveedores

Uso inadecuado de los vehículos de la empresa

Pago de viáticos y gastos de viajes exagerados

Pago de viáticos y gastos de viaje por desplazamientos del personal, no

autorizados

Falsificación de documentos que signifique egresos de efectivo.

Manipulación de libros

La exactitud del registro contable, es uno de los principios del control interno, capaz de

que los resultados obtenidos sean reales y tanto la participación del 15% a los trabajadores y el

pago del impuesto a la renta sean justos. Los registros contables que se realizan por medio de

computadoras se alteran fácilmente para alterar dichos registros para beneficio personal, por

ejemplo. Un funcionario bancario, oriento los centavos que deja de pagar el banco en los

cheques efectivizados hacia su cuenta personal, lo que le significo una cantidad muy grande

de dinero. Por este motivo es indispensable que el control interno verifique ordinariamente los

documentos de soporte de las diversas transacciones que realiza la empresa.

92

Objetivos del control interno contable:

La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente

como herramienta útil para la gestión y el control

Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de

información no financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control

Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de

los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de

la entidad

Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus

objetivos y misión

Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se

desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias

Separación de tareas

Este es uno de los elementos que ayuda en la recopilación de la información de una

forma rápida y ordenada cada uno es dueño de la tarea que desempeña, conoce activamente

las actividades controladas y puede en todo instante presentar, además limita las posibilidades

de fraude, esta separación de tareas se puede analizar desde los siguientes puntos:

a) Independencia en los registros contables. Es necesario mantener registros contables

adecuados e independientes capaz de que los resultados tengan una calidad elevada y

confiable. El jefe de fábrica debe de informar sobre la utilización de los materiales, mano de

93

obra, gastos de materiales consumidos en la fábrica este funcionario no debe estar involucrado

en la área contable, tampoco con la área de compras y su información para el registro contable

debe de ser eficaz basado en hechos realizados diariamente, no estimados.

b) Separación de la custodia de activos, de contabilidad. Esta práctica disminuye la

tentación de fraude. Todas las funciones de contabilidad deben de estar separadas de todas

las actividades operativas de la empresa; por ejemplo si una persona hace las funciones de

cajera no debe de relacionarse con las compras de materia prima, la persona encargada de las

compras no debe de encargarse de los pagos de cheques.

c) Separación de las autorizaciones y las ejecuciones. Las personas que autorizan las

operaciones no deben de tener relación con el control de activos involucrados, ejemplo la

persona que autoriza el pago a un proveedor, no debe de encargarse del control de activos

relacionados con la compra, tampoco puede relacionarse con el registro contable. El

funcionario encargado de autorizar la movilización de los vehículos no debe de disponer de

vehículo alguno para su servicio personal.

d) Separación de funciones de la función contable. El contador general debe de

organizar el trabajo de todo el personal que labora en el área contable, no es recomendable que

una sola persona ejecute el registro contable, desde los registros de entrada original hasta la

presentación de los estados financieros. También se recomienda que una sola persona no

mantenga la misma función por un largo periodo de tiempo, es necesario rotar el trabajo, que

cada empleado ejecute las tareas de contabilidad y se evite desviaciones negativas.

94

Documentación adecuada

Es indispensable que cada movimiento administrativo y contable de la empresa utilice

documentos impresos, estos deben de reunir los requisitos legales como administrativos de la

empresa, si los documentos son recibidos por transacciones realizadas fuera de la empresa, se

debe exigir que reúnan los requisitos exigidos por la ley; por ejemplo en las facturas de

compras, importaciones, etc.

Verificación independiente

Una de las primeras actividades que desarrollan los auditores externos es la evaluación

de control interno, mediante los sistemas de auditoria generalmente aceptados. El auditor

externo verificara que las conciliaciones bancarias hayan sido realizadas por personas ajenas

a la contabilidad, a la emisión de cheques, al manejo de efectivo y a los depósitos bancarios.

3.3 Manual de los Procedimientos Contables

Los métodos manuales para el registro de las operaciones, como su nombre lo indican

se llevan a mano. Dentro de las operaciones de un negocio o empresa, los procesos contables

se definen como una secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las

operaciones que realiza el negocio. El objetivo de documentar estos procedimientos es el de

comunicar a todos los integrantes de la institución el trabajo que deben realizar y como lo

deben de llevar a cabo:

95

Un sistema de plan de cuentas relacionadas al negocio es el primer paso establecer, el

que será utilizado para identificar las cuentas. Estas cuentas estarán identificadas con números

y otros elementos que formaran conjuntos y subconjuntos, el funcionamiento efectivo de un

sistema contable seria imposible si las transacciones no estarían identificadas y codificadas.

Las cuentas que intervienen en un plan de cuentas son cuentas del activo, pasivo, capital,

ingresos y egresos

Registro de las operaciones para evaluar el registro de las operaciones en la empresa

seguimos la ecuación contable que todos conocemos:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

En contabilidad se aplica el principio de la partida doble en la que se dice no hay deudor

sin acreedor, mediante el cual se recibe y se entrega: dinero, mercaderías o servicios en

general, para esta operación se necesitaran se necesitan dos cuentas que irán al DEBE y al

HABER. Las operaciones más comunes en una empresa son:

-Cobros y pagos en efectivo con cheques

-Compras de materiales a crédito y contado

-Ventas de Bienes o Servicios al contado y crédito

-Otorgamiento de documentos a proveedores

Con el diseño de cuentas elaboradas según las necesidades de la empresa o negocio

se establece la seguridad del que hacer las transacciones en el libro diario y el libro mayor no

96

se comentan errores. Los libros contables son los instrumentos donde se realizan las

operaciones entre los principales tenemos el libro diario y el libro mayor.

En el libro diario registraremos las operaciones diarias, la fecha , el ingreso o salida del

efectivo, el detalle o nombre de quienes han intervenido, el tipo de documentación

comprobatoria (documento fuente) originado por este asiento por ejemplo facturas, recibos, o

algún documento que se pacta la operación.

Antes de ser usado este libro que previamente hemos graficado debe de ser foliado,

por las autoridades mercantiles de la empresa y que sirvan como soporte legal del negocio.

Existen diferentes de diario, cada uno esta basado en las necesidades de la empresa. Este

libro es llamado de la primera anotación

El libro mayor, es aquel en que son pasados todas las cuentas que se registran el libro

diario, es decir este libro abre una cuenta para cada concepto que integran el activo, pasivo,

capital y resultado . Este es libro es llamado también el de la segunda anotación.

Balance de Comprobación, verifica que los saldos del debito y crédito del libro mayor

sean iguales, la importancia del libro mayor en la contabilidad es que la mayorización este

hecha correctamente antes de prepararnos hacer los estados financieros, el balance de

comprobación puede ser hecho en cualquier hoja. Luego se procederá a contabilizar todos los

gastos e ingresos o el estado de resultados y el estado de situación final.

97

A continuación tenemos las principales cuentas de los estados financieros y los

procedimientos contables que se utilizan para las transacciones.

Cuenta Procedimiento Aplicable

Caja Registro de los desembolsos de caja

Bancos Autorización para desembolsos de cheques

Cuentas por Cobrar Procedimiento de la Facturación, cuentas

por cobrar, cuentas por cobrar a empleados

Inventario Procedimiento de Material Bibliográfico

Activos Fijos Procedimientos para la compra de activos

Cuentas por Pagar Procedimientos con los saldos deudores a

los proveedores y empleados

Prestamos Bancarios Procedimiento de los saldos e intereses

Impuestos por pagar Procedimiento para el pago de los impuestos

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Área de Efectivo

La palabra efectivo designa, monedas, billetes, cheques, giros bancarios y dineros en

general depositado en los bancos. Las operaciones mas comunes que realiza un comercio o

negocio es la compra o venta de bienes y servicios los cobros y pagos que se realizan en

efectivo se los denominan con la cuenta Caja.

Ingresos de efectivo son todos los montos que recibe la empresa por concepto de

ventas, servicios, intereses ganados, ventas por activos etc.

Egresos de efectivo, son todos los desembolsos de efectivo por adquisición de bienes o

servicios, pago al personal, pago por deudas o inversiones.

Es importante hacer arqueos periódicos con la finalidad de comparar y verificar la

existencia del dinero que existe en esta cuenta. Se debe de registrar en la cuenta caja los

valores por las ventas, cobros a los clientes, etc. Cuando estos valores se envían al banco se

procede a debitar la cuenta bancos y se acredita caja.

Algunos de los formularios mas usados para controlar el ingreso y egreso de efectivo

son:

Vales de caja

Recibos de Caja Chica

Reposición de caja chica

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Orden de pago

Planillas de depósito

Aviso de cheques devueltos

Arqueo de caja

Movimiento diario de caja

Facturas

Bancos

Es una cuenta que esta ligada caja pero se prefiere tener cuidado por separado de

estas cuentas. La cuenta bancos tiene la finalidad de controlar los valores de depósitos,

retiros, manejo de cheques etc. La conciliación bancaria permite controlar los movimientos

económicos de la empresa, con el estado mensual que envía la institución bancaria estará

detallado todos los cheques girados y pagados, notas de debito y de crédito y esta se deberá

realizar mensualmente para evitar cometer errores. Los saldos de la cuenta bancos tiene que

ser igual a la del estado de cuenta del negocio o empresa. Los cheques girados por la empresa

tienen que ser autorizados por una sola firma como es el caso del gerente o director. El

objetivo de esta cuenta es darnos la información exacta de cuando disponemos en Bancos.

Fondo de Caja chica

Se designa un fondo o valor, a una persona que llevará los registro de control y

anotaciones necesarias de su uso para su continua reposición, al final de cada día constatara

la existencia del efectivo. Esta cuenta se destina especialmente para gastos menores.

100

Cuentas por cobrar

En la cuentas por cobrar tenemos que tener un delicado tratamiento por que ellas se

originan de las ventas de servicios o bienes, que están pendiente de pago por un corto

tiempo. Tenemos cuentas por cobrar a los empleados y otras cuentas por cobrar. El manejo de

las facturas están ligadas con las cuentas por cobrar, esta cuenta es una de las más

fundamentales para la empresa porque de esta dependen sus ingresos.

El registro es sumamente sencillo, se registra el valor del crédito cuando las ventas no

son al contado y cuando las ventas del servicio son al contado la factura juega un papel

importante en todas las operaciones, este documento debe de ser enumerado secuencialmente,

el propósito fundamental es la exactitud con la que se realiza esta operación.

Cuentas por cobrar a empleados provienen de préstamos o anticipos realizados a los

empleados que serán devueltos en un plazo determinado. Estas cuentas deben de mantener

un registro de antigüedad. Otras cuentas por cobrar son anticipos al seguro u otros.

El Área de Compras e Inventarios

La empresa debe de estar en capacidad de poder determinar cuanto y cuando se

deben de hacer los pedidos de materiales. Se deben de asegurar que las compras se realicen

en cantidades precisas, no comprar en exceso, tomar descuentos de los proveedores.

Los principales formularios para el manejo de las compras son:

101

Requisición

Órdenes de Compra

Entradas y salidas de la mercadería

Tarjetas de inventario

Notas de entrega de mercadería

Se debe chequear si hay necesidad de la adquisición del material que se necesite y

proceder a la orden de compras previamente numerada donde se detalle lo que se va a

comprar con la firma autorizada competente para esto. Es importante que este documento

tenga copia la que tiene que ser archivada. Cuando se reciba la compra esta tiene que ser

capturada con el informe de recepción, la cual tiene que ser comparada con la orden de

compra que tenemos en nuestros archivos acorde a lo solicitado.

El Área de Activos Fijos

El procedimiento para el tratamiento de planta y equipo es muy complejo, estos activos

son de larga duración que se adquieren para uso de las operaciones del negocio y que no

están disponibles para la venta como son: terrenos, edificios., maquinarias, equipos de oficina,

vehículos, estos activos tienen un periodo de vida útil y cada año su valor sufre una

depreciación al valor de cuando se lo adquirió. La depreciación es el término contable para

registrar la disminución del valor y la duración de vida útil. Cuando el activo sufre

completamente su devaluación se lo deberá de reemplazar por la compra de otro. En nuestro

país se dan algunas maneras o formas de llevar la depreciación de estos activos, cualquiera

102

que el negocio escoja es aplicable en la contabilidad, también existen activos que su valor se

revaloriza o aumenta como son los edificios y terrenos.

Área del Personal

Otra área que debe de ser documentada es el área del personal. Los objetivos que

deben de cubrir los procedimientos del área de recursos humanos o de personal son los

siguientes:

Recopilar toda la información referente a los datos del personal

Procesar las salidas y entradas del personal

Controlar los desembolsos que originan los pagos del personal

Manejar todas las actividades de reclutamiento, selección, evaluación y

diseño de carrera del personal

Los procedimientos del nómina del personal están enfocados en las operaciones que

deriven los empleados, En el proceso de manejo del personal, se pueden identificar los

siguientes formularios”

Solicitud de empleo

Ficha del trabajador

Recibos de pagos

Planificación de vacaciones

Contrato de trabajos

103

Evaluación del personal

Requisición del personal

Prestamos al personal

Liquidación de prestaciones

Control de asistencia

Tarjeta de tiempo

La nómina adquiere una gran importancia en la empresa moderna, es necesario que las

compañías logren un equilibrio entre los recursos humanos y los recursos materiales, de tal

forma que la empresa esté representada por su capital humano y financiero. El pago de las

retenciones y aporte laborables deben de ser realizados como establecen las leyes y

reglamentos el objetivo es pagar los valores de una manera oportuna. Se debe de tener un

especial cuidado cuando el empleado tiene un préstamo y tiene saldos pendientes.

Área de Cuentas por Pagar

El proceso de cuentas por pagar se inicia en el momento en que la empresa adquiere

un bien o material y acuerda el pago a crédito. En las cuentas por pagar se analizan las

condiciones de la compra, los procesos de las compras están ligados con las cuentas por

pagar, el proceso de almacenaje y existencia. El objetivo principal de esta cuenta es el de

controlar los desembolsos de la empresa. Otras cuentas por pagar son provenientes de

operaciones no comerciales de la compañía, pueden incluir las reposiciones de gastos de viaje

a empleados, prestamos de inventarios y otros conceptos como retenciones de impuestos, etc.

104

Área de los Préstamos Bancarios

Deben de contabilizare según la modalidad del préstamo contratado por la entidad

financiera. Si el pagaré fue suscrito con la modalidad de los intereses pagados anticipadamente

o si los intereses están incluidos en la mensualidad, debemos poner mucha atención con los

débitos que nos hace el banco por este concepto, esta cuentas sufre una disminución mensual

por el cual al cerrar el ejercicio debemos de tomar en cuenta los pagos que se han hecho para

que así no haya ninguna clase de error, normalmente estas correcciones de revisión son los

llamados ajustes que se deben seguir.

Área de Impuestos a Pagar

El procedimiento del impuesto al valor agregado (IVA) debe de estar documentado

porque es muy importante hacer su declaración cada año, el IVA grava el valor de la

comercialización y servicios en la forma que el gobierno lo prevé, también existen excepciones

a este cobro de impuestos, la ley en nuestro país el IVA grava el 12%. La cuenta IVA es una

cuenta corriente generalmente de naturaleza de crédito, en cuanto a su saldo y por lo tanto

aparecería en el balance dentro de los pasivos corrientes, pues se trata de una cuenta de

pagar al fisco no obstante la naturaleza del saldo puede tener tendencia al debito y seria un

activo corriente, equivalente a una cuenta por pagar al fisco. Al liquidar el IVA se pueden

presentar tres casos:

1) Que los valores pagados por el IVA (en compras) sean mayores que lo valores

cobrados por el IVA (en ventas), en este caso existe crédito tributario o fiscal, valor que queda

105

pendiente a favor de la empresa para ser compensado en el mes o meses próximos, hasta que

se devengue el total de dicho valor.

2) Que los valores pagados por el IVA (en compras), sean menores que los valores

cobrados por el IVA (en ventas), en este caso se adjunta la diferencia con la respectiva

declaración del impuesto.

3) Que los valores cobrados por el IVA (en compras), sean iguales que los valores

cobrados por el IVA (en ventas), en este caso coincidente se hará constar los valores y no se

paga impuesto alguno ni existe crédito fiscal

3.4 Elaboración e Implantación de Manuales de Procedimientos

Introducción

Un manual de procedimientos es un documento que contiene la descripción de

actividades que deben de seguirse en la realización de una unidad administrativa. El manual

incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su

responsabilidad y participación. En el se encuentra registrada la información básica referente al

funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la

evaluación de el control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes

de que el trabajo se esta realizando o no adecuadamente.

106

Utilidad

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Ayudan en la

inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma

detalladas las actividades de cada puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Intervienen en la

consulta del personal. Establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Para controlar el cumplimiento del trabajo y evitar alteraciones arbitrarias, facilita las labores de

auditoria, evaluación del control interno, aumenta la eficiencia de los empleados indicándoles lo

que deben hacer y que no deben, construye una base para el análisis posterior del trabajo y

mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Conformación del Manual

Este documento debe de incorporar la siguiente información:

Logotipo de la organización.

Nombre oficial de la organización.

Denominación y extensión.

Lugar y fecha de elaboración.

Numero de revisión.

Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

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Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en

segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utilice la forma y por

último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe de colocarse un guión o

diagonal.

B) Índice o Contenido

Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte el documento.

C) Prólogo y/o Introducción

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia

de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas

comprendidas en el manual.

D) Objetivos de los procedimientos

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos

son informar y controlar el cumplimiento de las rutinas del trabajo y evitar alteraciones

arbitrariedades, simplificar la responsabilidad por falta de errores, facilitar las labores de

auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia, que tanto los empleados como sus

jefes conozcan si el trabajo se esta realizando adecuadamente, reducir los costos al aumentar

la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

108

E) Áreas de Aplicación y/o Alcance de los Procedimientos

Esfera de acción que cubren los procedimientos. Dentro de la administración pública

los procedimientos han sido los clasificados, atendiendo al ámbito y a sus alcances, en:

procedimientos administrativos o sectoriales.

F) Responsables

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en

cualquiera de sus fases.

G) Políticas o Normas de Operación

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se

determinan en forma explicita para facilitar la cobertura de la responsabilidad de las distintas

instancias que participaban en los procedimientos. Además deberá contemplarse todas las

normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la

operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que

deben de considerarse en su planteamiento:

Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el

marco general de actuación del personal, a efecto de que este no incurra en fallas.

109

Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean

comprendidos incluso por personas no familiarizados con los aspectos administrativos o

con el procedimiento mismo.

Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta

a los niveles jerárquicos superiores.

H) Conceptos

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales,

por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de

su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

I) Procedimientos (descripción de las operaciones)

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las

operaciones que se realizan en un procedimiento explicando en que consisten señalando

además los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es

general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe de anotarse la unidad administrativa que

tiene a cargo cada operación.

Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa que tiene

que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las

110

operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias

opciones en una misma operación.

J) Formulario de Impresión

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro

del mismo o se adjuntan como apéndices, en la descripción de las operaciones que impliquen

su uso, debe de hacerse referencia especifica de estas, empleando para ello números

indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar

instructivos para su llenado.

K) Diagramas de Flujo

Representación grafica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un

procedimiento y/o el recorrido de formas materiales, en donde se muestran las unidades

administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento

detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos

utilizados en cada caso. Los diagramas presentados en forma sencilla y accesible en el

manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para

este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.

111

L) Glosario de Términos

Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de

elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.

Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos.

Diseño del Proyecto

La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda vez

que a los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión

en la interpretación de su contenido por parte de quien lo consulta. Es por ello que se debe

poner mucha atención en todas cada una de sus etapas de integración, delineando un

proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos fases y procedimientos que

fundamentan la ejecución del trabajo.

A) Responsables

Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es indispensable

prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducción de acciones en diversas

personas, sino que asignarse un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le

debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y

actualización. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación de la

información.

112

Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que sea el

personal con un buen manejo de relaciones humanas y que conozca de la organización puede

nombrar a la persona que tenga conocimientos y la experiencia necesaria para llevarlo a cabo.

Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento

administrativo (en caso de contra con ese mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios

de consultores externos.

B) Delimitación del universo de estudio

Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización tienen

que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en el, para ello,

deben realizar un:

Estudio Preliminar

Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades

que se realizan en el área o áreas donde se va actuar. Con base en el se puede definir la

estrategia global para el levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma,

actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el

trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el

estudio.

113

Fuentes de Información

Referencia de las instrucciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos

de información de donde se pueden obtener datos para la investigación. Entre las más

representativas se pueden mencionar:

Instituciones:

-Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o

sector de la que es objeto de estudio.

-Organizaciones líderes en el mismo campo de trabajo.

-Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el

funcionamiento de la organización, archivos de la organización, personal directivo y operativo,

clientes, usuarios, recursos computacionales con acceso de información interna o externa de la

organización como soporte de estudio.

Preparación del Proyecto

Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe de

preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por:

Propuesta técnica, (que debe incluir):

114

Antecedentes: recuento de todos los manuales preparados con anterioridad.

Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.

Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las ventajas

que ello reportara a la organización.

Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.

Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecución.

Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento

de la organización, sus productos y/o servicios, clima organizacional y relaciones con el

entorno.

Alcance: área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la

estructura orgánica y/ o territorial.

Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para

desarrollarlo.

Costo: estimación global y especifica de recursos financieros que demanda su

ejecución.

115

Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como

elementos de apoyo.

CAPITULO IV

APLICACIÓN DEL PROGRAMA CONTABLE COMPUTARIZADO

SYCFAC 2009

117

4.1 La Tecnología en la Contabilidad

Cuando hablamos de aspectos tecnológicos y su impacto en la Contabilidad, no

podemos dejar de ver el desarrollo que han causado las computadoras con su capacidad de

almacenamiento, rapidez y procesamiento. Todo profesional en el área contable, administrativa

y financiera, requiere conocer el funcionamiento de sistemas mecanizados. Gran parte la

mayoría de las empresas están basando su desarrollo con la automatización de los sistemas.

¿Que son las computadoras?

La computadora es una máquina en que se procesa información, sus características

son alta velocidad y la precisión que alcanza en la realización de las operaciones. Es un

equipo cuyos elementos incluyen una unidad central de proceso mas conocida como CPU,

una memoria, una unidad aritmética-lógica e INTERFASES básicas. Tenemos que distinguir los

elementos de un sistema de cómputo:

-Desde el punto de vista del hardware

-Desde el punto de vista del software

El Hardware

Es la parte física de la computadora todo lo que se puede tocar, permite ejecutar el

software y componentes lógicos, el hardware que integra la mayoría de los sistemas contienen

un teclado, un monitor, una unidad de disco, y una unidad de sistema.

118

El monitor tiene una pantalla que presenta informaciones, es decir las instrucciones que

el usuario envía a la computadora, el teclado se emplea para comunicar las instrucciones a la

computadora y la información que se desea procesar, la posición que ocupan las teclas en el

teclado es procesada por el fabricante, pero la forma en que se utilizara es la determinada por

el software que usted elija.

Hay dos clases de unidades de disco, unidad del disco duro y la del disco compacto o

disquete. La unidad del disco contiene un disco duro incorporado al sistema, el cual permite

manejar y grabar una gran cantidad de información en un solo sitio y no se lo puede remover,

la unidad de disco compacto guarda información pero se la puede remover. La unidad central

del procesamiento del sistema contiene un (CPU) y la memoria en que están colocados los

chips. Otras de las partes importantes de la computadora son los dispositivos de entrada y

salida es el teclado, el Mouse, monitor y la impresora.

El software

Está constituido por los programas e instrucciones que se utilizan para entablar

comunicación con la computadora es decir la parte lógica que se divide en software operativo

y software del usuario.

El software del sistema operativo es un conjunto de programas necesarios, para poder

trabajar se encarga de manejar las operaciones de la computadora u controlar los dispositivos

periféricos, el software del usuario, son órdenes lógicas escritas en un lenguaje de

programación creadas para resolver diferentes tareas.

119

No existe un impedimento para que un negocio implante un sistema contable

electrónico con la información previamente documentada. Normalmente un software de

contabilidad siguiendo las instrucciones de su uso, podemos adaptarlos a las necesidades de

la empresa

Seguridad o password

Al instalar el programa la empresa debe tener una clave de seguridad, los datos de la

empresa son ingresados , domicilio, registro de contribuyente, etc., una vez dada toda la

información entramos al programa, primero empezamos con el catálogo de cuentas y así

sucesivamente, nos dará reportes , balances , diario , estados financieros, tener copias de

respaldos. Una de las principales ventajas es la velocidad, es un poco costoso pero vale la

pena.

Tenemos la computadora y el software, ahora necesitamos a la persona que se vaya a

encargar de operarlo y las normas a seguir. Nuestro objetivo es asegurar la integridad de los

datos, el adecuado registro de las operaciones, presentar la información financiera en forma

contable, garantizar la presentación de la información

4.2 Proceso para el registro de operaciones en un Software Contable

Se requiere que los datos sean clasificados y codificados para luego

ser registrados

120

Una de las herramientas mas importantes para el registro de las

operaciones es el manual de cuentas

Los registros son la memoria permanente de toda empresa, al estar

clasificadas las cuentas, no es difícil buscar alguna transacción, es indispensables que

estén codificadas o enumeradas

Los tipos de cuenta las cuales se ordenan las operaciones son el activo,

pasivo y patrimonio

Tenemos que definir una clave de acceso para ingresar al programa por

seguridad, con el Mouse nos desplazamos para elegir la opción a seguir

El menú nos permite configurar las opciones del programa, debemos de

suministrar toda la información de la empresa y grabarla

El programa contendrá varias opciones de entrada de donde nos

queremos dirigir

Cuando la empresa hace una venta de sus bienes o servicios tenemos

que escoger la opción facturar automáticamente

El software nos da la opción de numerar toda información que ingresemos

Podemos modificar cualquier error que hallamos tipiado

El material que la empresa disponga lo podemos registrar en la opción de

inventarios

Podemos obtener un reporte sobre las ventas a la fecha

Estar al corrientes de las Cuentas por Cobrar y obtener todos los detalles

de la deuda del cliente

121

Al ingresar todos los datos que disponga la empresa, como son los bienes

de la empresa, clientes, proveedores, empleados y las ventas a lo que se dedica, el

programa nos dará los reportes necesarios que necesitemos

Lo mas importante, la obtención de los estados financieros del negocio

Normas para el ingreso de información al programa contable automatizado

Se refiere a los controles que garantizan la rápida ubicación de la información y su

adecuado procesamiento por ejemplo debe tenerse un absoluto control en el manejo de la

clave de acceso, a veces sucede que cuando no ingresamos en una forma correcta la clave, la

entrada se puede bloquear.

La base de datos debe de comprender un adecuado sistema de archivos físicos. Se

debe de elegir una persona con conocimientos del programa para evitar errores en el ingreso de

los datos y su ingreso al programa debe de ser autorizado.

Se deben efectuar operaciones que den origen a transacciones, y evitar las

transacciones duplicadas.

Hay que ceñirse al formato de datos, esto quiere decir que al ingresar la información al

programa se busque la opción apropiada. No tratar de escribir información numérica, cuando

es alfanumérica en los campos no previstos para ello. Asegurarse que no existen campos

faltantes dentro de un registro, los mismos que no van a generar consistencia en la

información.

122

Mantener mucha precisión cuando se trata de llenar los datos de una factura.

Supervisar la existencia de datos, por ejemplo si queremos ver si un código de un

empleado existe para consultar información.

Controles totales, es obligación mantener el balance entre débitos y créditos en una

transacción del libro diario debido al principio de contabilidad por partida doble.

Generalmente los programas contables a veces rechazan por algún motivo

transacciones, estas transacciones deben de ser analizadas para que puedan ser procesadas y

no tener retrasos en la información.

4.3 Instalación de Software Contable SYCFAC 2009 y Manual de Manejo

El objetivo de instalar un programa contable al centro de enseñanza del idioma Ingles

Nilsson’s English Center, es por la sencilla razón de que no están llevando un sistema contable,

donde obtengan una información veraz, que les demuestre cómo están sus finanzas. Debido

a todas sus debilidades contables, nosotros hemos propuesto implantar un software contable

automatizado que permitirá la obtención de resultados eficaces.

La instalación del Programa Contable SYCFAC 2009 en el Centro de Enseñanza Ingles

Nilsson’s English Center se establecerá en el periodo comprendido del 1ro de Enero hasta el

31 de Diciembre del 2008.

123

SISTEMA DE FACTURACION Y CONTABILIDAD

SYCFAC

MANUAL DEL MANEJO DEL PROGRAMA CONTABLE

“SYCFAC 2009”

124

Al instalar el programa se crea una carpeta en el escritorio donde se ubica el acceso

directo a SYCFAC.

Para ingresar al programa solo damos clic en el icono de SYFAC, ingresamos la clave

previamente registrada por el programador y visualizaremos automáticamente la fecha del año

en curso, pero si necesitamos revisar información contable de años anteriores debemos digitar

en el espacio del año el dato requerido.

Para el manejo del programa se utiliza el ratón, mediante el cursor podemos ingresar a

cualquier menú del programa o para obtener un reporte. Además se usan algunas teclas para

abreviar el proceso y desplegar ventanas.

ESC Retrocede el menú y permite salir del programa

F4 Despliega lista de datos para escoger el ítem que se requiera como

clientes, productos, etc.

F9 Con esta tecla podemos grabar.

ICONOS DE AYUDA

Modificar

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://www.castelldefels.com/on-line/carpeta.gif&imgrefurl=http://www.castelldefels.com/on-line/ayuda.htm&h=23&w=24&sz=1&tbnid=TH0WMlxLiXSMcM:&tbnh=23&tbnw=24&hl=es&start=14&prev=/images%3Fq%3DCarpeta%2Bamarilla%26svnum%3D10%26hl%3Des%26lr%3D%26sa%3DG


125

Nuevo

Grabar

Es aceptar un cambio o para ingresar a un dialogo

MENU PRINCIPAL

FACTURACION

VENTAS

COMPRAS

CUENTAS POR COBRAR

CUENTAS POR PAGAR

ARTICULOS

AGENDA

FINANCIERO

CONTABILIDAD

ROL DE PAGOS

GERENCIA

SRI

UTILITARIO

CONFIGURACION

AUDITORIA

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://entren.dgsca.unam.mx/Tutorialpp/images/nuevo/hoja14.jpg&imgrefurl=http://entren.dgsca.unam.mx/Tutorialpp/tutorpwp/practica.html&h=68&w=66&sz=8&tbnid=TrlU3mMNsUHLKM:&tbnh=65&tbnw=63&hl=es&start=5&prev=/images%3Fq%3DNuevo%2BHoja%2Ben%2BBlanco%26svnum%3D10%26hl%3Des%26lr%3D%26sa%3DG


http://images.google.com/imgres?imgurl=http://informacion.cospa.es/images/image012.jpg&imgrefurl=http://informacion.cospa.es/introdat.asp%3FVuelta%3DVia&h=191&w=182&sz=3&tbnid=3lXboyMslh2zxM:&tbnh=97&tbnw=92&hl=es&start=6&prev=/images%3Fq%3DDisquete%26svnum%3D10%26hl%3Des%26lr%3D

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://informacion.cospa.es/images/image012.jpg&imgrefurl=http://informacion.cospa.es/introdat.asp%3FVuelta%3DVia&h=191&w=182&sz=3&tbnid=3lXboyMslh2zxM:&tbnh=97&tbnw=92&hl=es&start=6&prev=/images%3Fq%3DDisquete%26svnum%3D10%26hl%3Des%26lr%3D

126

UTILITARIO

MENU CONFIGURACION

Este menú es el primero en el que ingresaremos pues nos permite configurar las

opciones del programa según las necesidades de la empresa. Antes de iniciar cualquier

registro se debe configurar los datos de la empresa. Al terminar la configuración de cada opción

se debe proceder a grabar.

En la opción DATOS DE LA EMPRESA se registraran los datos referenciales como:

Nombre de la Empresa

Nombre de Representante

RUC

Teléfonos

En el caso del NEC no está obligado a llevar contabilidad por lo que no marcamos ésta

opción.

Procedemos a configurar los datos de facturación entre esto, se elige facturación en

negativo debito a que el “NEC” ofrece servicios y no un bien. No elegimos la opción retención

en compras pues como se indicó anteriormente el “NEC” no está autorizado.

En la opción CONTABILIDAD, registramos el número de comprobantes que se tiene al

inicio de la contabilidad tanto en: Comprobantes de Ingreso, Egreso y Flujo de Caja.

127

Una vez que hemos configurado tanto los datos de la empresa, datos de facturación

ahora procedemos a seleccionar las opciones de IMPRESIÓN aquí se nos permite escoger y

configurar la impresora que estará disponible para la impresión de reportes del programa, es

muy conveniente escoger la opción de Presentación Preliminar pues esto nos dará la ventaja de

revisar el reporte solicitado antes de imprimir.

En la opción de NUMERACIÓN, permite registrar el número factura con el que se inicia

el programa SYFAC.

SECCION FACTURACION

MENU DE VENTAS

En este menú permite emitir los comprobantes de venta autorizados y demás

documentos en las ventas entre estos:

FACTURAS

NOTAS DE VENTA

NOTAS DE CREDITO

Además de las opciones

SALIDA DE MERCADERIA

PROFORMA

128

CIERRE DE CAJA

CIERRE POR CAJERO

UTILIDAD EN VENTAS

PRESUPUESTOS Y VENDEDORES

TRANSFERENCIA DE COBERTURA

COMPROBANTES DE VENTA (FACTURA, NOTA DE VENTA, NOTA DE CREDITO)

Los comprobantes de venta indicados anteriormente cuenta con propiedades que

facilitan la preparación del mismo. Si nos ubicamos en casillero de clientes colocamos la tecla

F4 se despliega de inmediato la lista de clientes registrados, al elegir el cliente automáticamente

se muestra todos los datos del cliente seleccionado los que se imprimirán en el documento.

De igual manera si en la factura escogemos el icono Nuevo, se expandirá un

cuadro de diálogo para elegir el servicio a vender, se registrará la cantidad y el precio en caso

de que el servicio se de a un precio especial, caso contrario el precio estará previamente

grabado.


129

Nos ubicamos en el casillero de CODIGO y presionamos la tecla F4, para desplegar la

lista de los productos existentes.

130

Al completar todos los datos y alguna nota aclaratoria en el casillero Notas se da clic en

el icono grabar o F9, se despliega una pequeña ventana que ofrece la opción de archivar la

factura.

Al aceptar el archivo del documento debemos previamente revisar todos los datos para

confirmar que todos estén bien ingresados. Luego se despliega un recuadro para elegir la forma

de pago entre: crédito o contado según el caso, de ser una venta de contado solo se despliega

una ventana para confirmar los datos y solicitar impresión de comprobante de venta (Factura,

Nota de Venta, etc.).

Si la forma de pago que se presenta es a crédito se despliega una ventana donde

solicitara los días de plazo para el pago correspondiente y automáticamente emite la fecha de

vencimiento, ahora nos pide confirmar que todos los datos estén correctos y la impresión del

documento.

PROFORMA

El manejo de este documento se efectúa tal como un comprobante de venta. Además de

los comprobantes de venta se cuenta con documentos de control interno:

CIERRE DE CAJA

CIERRE POR CAJERO

Estos controles permiten comprobar los ventas registradas en el sistema con los dineros

recaudados por caja, pudiendo realizar el arqueo correspondiente, se registra la fecha de inicio

131

y cierre de caja para poder arquear los valores, cuando registramos la forma de pago de una

factura como contado automáticamente se registra ese ingreso en caja, si hay egresos de

efectivo tenemos que registrarlo en (Gastos de Caja), nos dirigimos al menú superior en

(PROCESOS) y elegimos Gastos de Caja chica y se despliega la ventana para ingresar el

movimiento efectuado.

REPORTES DEL MENU VENTAS

Consultar y/o Modificar documentos

Reporte de ventas

Índice de rotación

Consultar ventas por artículos

Cargamentos

Revisar Cargamentos

Ventas por Vendedor

Comisión en Ventas y Cobros

Reporte Consignación

CONSULTAR Y/O MODIFICAR DOCUMENTOS

En este reporte se puede obtener acceso a los comprobantes de ventas generados en el

sistema, es sus clasificaciones:

Según documento:

132

FACTURAS

NOTAS DE VENTA

SALIDAD DE MERCADERIA

TRANSFERENCIA DE MERCADERIA

PROFORMA

Según su estado:

ARCHIVADAS

PENDIENTES

ANULADAS

Según forma de pago

CREDITO

CONTADO

Organizadas por:

FECHA

CLIENTE

NUMERO

Esto permite consultar cualquier comprobante de venta o documento emitido por salida

de mercadería, reimprimir o anular el mismo.

133

REPORTE DE VENTAS

Este reporte ofrece la facilidad de totalizar las ventas en un periodo de tiempo

determinado por el solicitante, clasificándolas según lo requiera: ventas por cliente, ventas por

servicio.

A su vez estos pueden distribuirse según los comprobantes de ventas: facturas notas de

venta, salida de mercadería, transferencia de mercadería, pro forma.

MENU COMPRAS

Las propiedades de este menú incluyen:

INGRESAR COMPRAS

AJUSTE DE INGRESOS

RETENCIONES

NOTAS DE ENTREGA

LIQUIDACION DE COMPRAS

INGRESAR COMPRAS

Permite registrar las facturas de compras efectuadas, para lo cual nos guiamos de

manera similar al registro de facturas de ventas, nos ubicamos en el casillero de cliente y

134

presionamos F4 para que se despliegue la lista de clientes y elegir entre estos, luego damos clic

en el ícono de (nuevo) y usando F4 desplegamos la lista del servicio a elegir para esta factura.

El proceso de revisión culmina con elegir el ícono de grabar y registrando la forma de

pago, si es de contado o a crédito, si elige a crédito automáticamente se genera el reporte en el

anexo de cuentas por pagar.

REPORTES DEL MENU COMPRAS

Entre estos reportes tenemos:

Consultas y/o Modificar documentos por número de Factura

Reporte de Compras

Consultar Compras por Proveedor

Consultar Compras por Artículo

Consultar Compras por Factura

CONSULTAS Y/O MODIFICAR DOCUMENTOS POR NÚMERO DE FACTURA

En caso de haber alguna variación en las compras esta propiedad nos permite efectuar

cambios en la factura de ingreso de la misma.

135

REPORTES DE COMPRAS

Permite obtener los totales de compras efectuadas en un periodo seleccionado, así

como clasificar esas compras en base ha:

PROVEEDOR ARTÍCULO

ALMACEN TOTALES AGRUPADOS

TOTALES DETALLADOS RESUMENES POR DIA

MENU ARTICULOS

Este menú cuenta con varias propiedades a utilizar según las necesidades de las

empresas:

LISTADO DE ARTICULOS

LISTADO DE ARTICULOS CON FECHAS DE VENCIMIENTO (EJM. MEDICINAS)

LISTADO DE ARTICULOS A DETALLE DE MOVIMIENTO

LISTADO DE ARTICULOS POR CODIGO DE BARRAS

ACTUALIZACION DE PRECIOS

LISTADO DE ARTICULOS

Para ingresar un nuevo artículo damos clic en el icono NUEVO y se despliega una

ventana para registrar todos los datos del artículo, tales como descripción, precio, indicando si

136

es producto que grava IVA, si es un bien o servicio, en caso de tener imagen del producto se

puede añadir.

Si necesitamos modificar algún artículo de la lista en cualquiera de sus descripciones,

damos clic en el icono MODIFICAR y se expande esta misma ventana.

REPORTES DEL MENU ARTICULOS

KARDEX

CONSULTA DE PRECIOS

LISTADO RAPIDO

GENERADOR

GENERADOR 2

MOVIMIETO DE ARTICULOS

UNIDADES

INVENTARIO A FECHA

PRECIO ESPECIAL EN ARTICULOS POR CLIENTE

CONTEO FISICO

Entre los más requeridos:

KÁRDEX DE ARTÍCULOS

Presenta una lista de los artículos creados, y el stock actual de cada uno, si requerimos

conocer al detalle el movimiento de cada uno, debemos elegir el artículo de la lista y dando clic

en el control requerido de los que tenemos:


137

SALIDA DE ARTÍCULOS

INGRESO DE ARTÍCULOS

KARDEX

SALIDA DE ARTÍCULOS

En este reporte se registran todas las salidas del servicio seleccionado dentro de un

periodo determinado, indicando el cliente a quien se le facturó, tipo de comprobante de venta,

número de comprobante, cantidad y precio de venta (sin incluir impuestos). Además totaliza la

cantidad total de salidas del artículo, sea por razones de venta, promociones, bajas, etc.

INGRESO DE ARTICULOS

En este reporte se detalla el total de ingresos (compras) del artículo seleccionado,

detallando el proveedor, tipo de documento de la transacción, número de documento, fecha,

cantidad y costo de adquisición; además totaliza la cantidad del artículo ingresado, todo esto

dentro de un periodo de tiempo determinado por el usuario.

Para contar un registro completo de ingresos y salidas de cada artículo, damos clic en

Kárdex, nos presenta un detalle completo según las fechas de cada ingreso y salida del

producto, el stock actual, stock anterior, registro según bodega.

138

ACTUALIZAR PRECIOS

Permite modificar los precios de los artículos existentes, esto también se puede hacer en

LISTADO ARTICULO.

CONSULTA DE PRECIOS

Presenta una descripción detallada de los artículos, lo que incluye: nombre alterno,

costo último, stock, marca, existencia mínima, precios que se han definido, comisión, es una

fuente rápido para obtener precios de cada servicio a la venta en el negocio.

MENU CUENTAS POR COBRAR

En este menú encontramos las siguientes propiedades:

ABONOS POR CLIENTE

ABONO POR FACTURAS

COBROS POR REGISTRO

NUEVAS CUENTAS POR COBRAR

INSTITUCIONES

RECUPERACION DE CARTERA

RECUPERACION POR FACTURA

139

ABONOS POR CLIENTE

Facilita una presentación del acumulado de deudas por cliente, lo que permite un

reconocimiento breve del estado de cartera, al ingresar con un clic en cada cliente se obtiene un

desglose de la deuda detallando todas las facturas pendientes de cobro, es una opción muy

oportuna a la hora de realizar cobranzas por teléfono para recordar al cliente todos los detalles

de la deuda pendiente.

Detalle general de cuentas por cobrar por clientes

Expande un listado general de los clientes que tiene deudas con la empresa, y los

totaliza si queremos conocer cuantas facturas corresponden a un cliente específicos elegimos el

cliente y damos clic en el icono ACEPTAR/INGRESAR (fig. VISTO BUENO)

Deuda detallada del cliente

Presenta en lista el total de facturas que debe el cliente, con datos como: tipo y número

de documento, fecha de venta y fecha de vencimiento, además registra los abonos anteriores

hechos a cada factura.

Para realizar un abono al cliente damos un clic en el visto, automáticamente se

despliega una ventana para efectuar ese movimiento, registrando: fecha de abono, valor

abonado, comprobante de pago (factura, cheque, nota de crédito, retención en la fuente,

140

retención IVA, tarjeta de crédito o depósito). El sistema registra el abono y presenta el saldo

pendiente, de cubrirse el total de la deuda el cliente desaparece del reporte.

Se debe aclarar que una vez que se registra el abono a la factura no se puede reversar

el movimiento por esta ventana, deberá recurrir a RECUPERACION DE CARTERA, para

eliminar, rectificar un abono efectuado erróneamente, por tanto es muy importante verificar los

datos antes de registrarlos al sistema.

Este mismo proceso de abono a cuentas por cobrar puede realizar mediante el número

de factura pendiente.

NUEVAS CUENTAS POR COBRAR

Permite registrar cuentas pendientes de cobro al inicio de la contabilidad, ingresando los

datos del cliente fecha de inicio de la deuda, valores, plazo de crédito, número de documento

(factura, nota de venta, etc.).

RECUPERACION DE CARTERA

Todas las cuentas pagadas por los clientes se ordenan en este archivo alfabéticamente,

totalizando además la cartera recuperada hasta la fecha de consulta.

Detalle de Pagos de cliente.- Esta propiedad del sistema permite conocer las facturas

canceladas por el cliente, totalizando además la cartera cubierta por el mismo.

141

Al escoger una de las deudas canceladas por el cliente se puede conocer los abonos

que efectuó para el pago de esa deuda, esto representa un DESGLOSE DE PAGOS, además

en éste detalle se puede rectificar algún abono errado, para esto damos clic en la factura,

ingresamos al detalle de pagos y eliminamos el abono errado. Al momento de realizar este

movimiento automáticamente el programa registra la deuda existente en CUENTAS POR

COBRAR CLIENTES.

El menú Cuentas por Cobrar, ofrece los siguientes reportes:

Cuentas por Cobrar

Cuentas Cobradas

Asignar Clientes a Instituciones

Instituciones Deudoras

Instituciones Canceladas

Cartera Histórica

Cheques para depositar

Facturas para entregar a recaudadores

REPORTE CUENTAS POR COBRAR

Este reporte permite conocer la cartera general según la fecha escogida, además se

puede clasificar el reporte en referencia a: vendedor, cliente, en forma agrupada, en orden

alfabético, por fecha, por tipo de documento.

142

CUENTAS COBRADAS

El mismo formato de las cuentas por cobrar, solo que refleja las cuentas que ya han sido

canceladas por los clientes en sus respectivas clasificaciones según la necesidad del usuario.

MENU CUENTAS POR PAGAR

En este menú se lleva un control sobre los pagos efectuados a proveedores por

compras a crédito, cuando se efectúa una compra a crédito automáticamente el sistema registra

el valor de la deuda en este reporte, y cuando efectuamos un pago por el medio que sea:

cheque, efectivo depositado; debemos ir a este menú y registrar el abono correspondiente,

damos clic en ABONO A PROVEEDORES y se despliega una ventana con el total de las

deudas que tenemos registradas separadas por proveedor, escogemos el proveedor al que

realizamos el abono:

DETALLE DE DUEDAS POR PROVEEDOR

Cuando escogemos el proveedor se despliega un detalle con todas las facturas

pendientes de pago, si queremos realizar un abono, elegimos la factura correspondiente de ese

proveedor y realizamos el abono eligiendo la forma de pago:

En cuanto se efectúa la emisión de cheque correspondiente o transferencia de pago

debemos dar de baja la factura en el anexo de cuentas por pagar.

Otro menú en Cuentas por Pagar es RECUPERACION DE CARTERA.

143

En este reporte podemos revisar todos los pagos efectuados a nuestros proveedores y

el detalle de los mismos, elegimos el proveedor y se desplegará una lista con todas las facturas

canceladas.

Elegimos la factura específica de la cual necesitemos conocer el detalle de pago y se

despliega la ventana con el reporte de cada abono realizado a esa factura, forma de pago,

fecha de pago. Al igual que en Cuentas por Cobrar podemos realizar una rectificación en caso

de error en un registro, pero solo en este menú de recuperación de cartera

En cuentas por pagar se cuenta con el reporte CUENTAS POR PAGAR HISTORICAS,

un reporte detallado de todas las cuentas pagadas a proveedores en el período que

determinemos, permitiendo clasificarlos según Proveedor, Forma de Pago, Fechas

determinadas.

REPORTE DE CUENTAS POR PAGAR HISTORICAS

MENU AGENDA

Este menú cuenta con las siguientes propiedades

MENU CLIENTES

VENDEDORES

PROVEEDORES

EMPLEADOS

144

TRANSPORTISTAS

En cada uno de estos iconos, podremos registrar datos de nuestros proveedores,

vendedores, empleados y transportistas; lo que se encuentra enlazado con el menú de compras

y ventas, al tener todos los datos registrados aquí se facilitará la tarea en las otras actividades

mencionadas.

Además es un medio de consulta para realizar nuestras comunicaciones pues en esta

propiedad se registran todos los datos, incluidos: teléfonos, direcciones, representantes, tipo de

cliente.

MENÚ CLIENTE

Este cuenta con las siguientes ventajas:

LISTADO CLIENTES

ZONAS

REPORTE DE CLIENTES

LISTADO CLIENTES

En este recuadro se presenta un listado general de la cartera de clientes existente. Para

ingresar un nuevo cliente seguimos los siguientes pasos:

En el reporte de LISTADO CLIENTES elegimos la opción NUEVO y se despliega la

siguiente ventana:

145

EDICION DE CLIENTES

En este recuadro ingresaremos todos los datos solicitados para registrar un cliente, que

van desde: código contable, empresa, cliente, dirección, teléfonos, fax, formas de pago, correo

electrónico; en caso de ser un cliente con opción a ventas a crédito se registrará el valor

máximo de crédito y el número de facturas vencidas que se le permitirá tener, esto es muy

importante definir correctamente según el Tipo de Cliente, además es una medida de seguridad,

si el cliente realiza una comprar mayor al crédito permitido para él, el sistema simplemente

rebota la factura y detiene la venta, de igual manera si se sobrepasa del número de facturas

vencidas.

Para registrar el RUC, primero se registra el número de cédula, el sistema los acepta y

automáticamente lo envía como RUC aumentado los tres dígitos 001 al número de cédula

registrado.

EMPLEADOS

Procedemos a registrar los datos de todos los empleados que laboran en la empresa, lo

que nos ayudará a la emisión de roles de pago.

AGENDA PROVEEDORES

Para ingresar un nuevo proveedor utilizamos el icono NUEVO y registramos todos los

datos que solicita el sistema.

146

SECCIÓN FINANCIERO

MENU CONTABILIDAD

En este menú encontramos las siguientes ventajas:

ASIENTOS CONTABLES

PLAN DE CUENTAS

INTEGRACIÓN

INVENTARIO INICIAL

BANCOS

ÍNDICES FINANCIEROS

CONFIGURACION CUENTAS

DOCUMENTOS

PLAN DE CUENTAS

Para establecer en el programa los códigos contables que se usarán para el registro,

seguimos los siguientes pasos:

En la opción de PLAN DE CUENTAS damos clic y se desplegará una ventana en la cual

podremos; registrar una nueva cuenta, modificarla o eliminarla según sea el caso.

147

En esta opción contamos con los iconos: NUEVO, MODIFICAR, ELIMIAR E IMPRIMIR,

al registrar un nuevo código se despliega la ventana Ingreso de una Nueva Cuenta.

ASIENTOS CONTABLES

En el sistema SYFAC los movimientos del libro BANCO tiene la propiedad de registrar

en el movimiento el ASIENTO CONTABLE, cualquier ASIENTO que no este relacionado con

movimientos de BANCO, se registrará a través de esta venta ASIENTO CONTABLE, ejemplo,

los asiento de provisión, compras y ventas a crédito, asientos de regularización de mercadería,

etc.

Se debe tener en cuenta que el asiento debe cumplir con los principios contables como

Partida Doble, pues de no se así; en caso de existir una diferencia entre debe y haber

automáticamente el asiento se registra como pendiente y no es archivado hasta corregido este

error. Además los asientos están clasificados en: ARCHIVADOS, PENDIENTES, ANULADOS,

TODOS. Podemos buscar los asientos realizados en cada una de estas clasificaciones.

Cuenta también con un casillero para registrar el número de asiento que se necesita

consultar y al dar ENTER automáticamente lo ubica en este.

Usamos el icono nuevo y se desplegará la siguiente ventana: En la que se registrará el

movimiento a realizar.

148

Para poder empezar con el registro damos clic en el icono de NUEVO y se abre el

asiento, para registra las cuentas nos ubicamos en el casillero CODIGO y con la tecla F4 se

desplegará el plan de cuentas preparado anteriormente:

BANCOS

Contamos con las siguientes opciones en este menú:

NUEVOS BANCO

NUEVAS CUENTAS

INGRESO DE MOVIMIENTOS

NUEVOS BANCOS

Se utiliza esta opción cuando la lista de bancos con la que cuenta el programa no

registra el Banco con el que trabaja la empresa.

NUEVAS CUENTAS

Esta opción permite registrar todas las cuentas con las que trabaja la empresa, usando

los íconos NUEVO, MODIFICAR, ELIMINAR, podemos realizar la actividad deseada. Cuando

es creada una cuenta automáticamente en la opción INGRESO DE MOVIMIENTOS se registra

la cuenta o cuentas creadas.

149

INGRESO DE MOVIMIENTOS

Cuando se va a registrar un movimiento en la cuenta lo hacemos usando el icono

NUEVO:

Se despliega un recuadro en el que debemos registras datos del movimiento como:

fecha, número de documento (comprobante bancario), valor, beneficiario, tipo (damos clic en la

fecha de este casillero y se despliega las opciones CHEQUE-DEPOSITO-NOTA DE DEBITO Y

NOTA DE CREDITO elegimos según el movimiento; en observaciones podemos registra un

detalle adicional en caso de requerirlo.

En la parte inferior de la ventana MOVIMIENTO BANCARIO, tenemos las opciones:

TRANSFERIR SALDOS, ACTUALIZACIÓN DE SALDO, INTEGRAR CONTABILIDAD Y

ESTADO DE CUENTA.

En especial las opciones INTEGRACION CONTABLE Y ACTUALIZACIÓN DE SALDO,

son las más usadas.

ACTUALIZACIÓN DE SALDO

Cuando realizamos una conciliación bancaria con nuestro Estado de Cuenta o corte

bancario, al comprobar que cada movimiento se encuentre registrado en el libro banco damos

un clic en el recuadro pequeño que esta en la parte derecha de cada movimiento y se señala

con un visto, al señalar todos los movimientos conciliados damos clic en ACTUALIZACION DE

SALDO y automáticamente se registra el valor actual de nuestro Estado de Cuenta.

150

Una nota importante es que si queremos eliminar un movimiento contable el programa lo

rechaza cuando este movimiento ya esta conciliado, si hemos cometido un error debemos quitar

la señalización de visto dando clic dos veces y nuevamente ACTUALIZAR SALDO.

INTEGRAR CONTABILIDAD

Es una propiedad muy importante, pues una vez registrado el movimiento bancario,

podemos desde esta misma ventana realizar el asiento contable; para esto nos ubicamos en el

movimiento bancario correspondiente y damos clic en INTEGRAR CONTABILIDAD, se

despliega la ventana de Ingreso o Modificación de Asiento Contable, el sistema registra

automáticamente una cuenta en el debe y otra en el haber con el valor del movimiento bancario,

desde luego podemos modificar la cantidad de cuentas y valores que intervendrán en el asiento

a excepción de la cuenta BANCO esta se mantendrá exactamente con el mismo valor del

movimiento bancario.

Tener presente que cuando este asiento es grabado, automáticamente lo podemos

encontrar en la opción asientos contables, pero para modificarlo debemos ubicarnos en la

ventana Movimiento Bancario, lo que debemos recordar siempre es que: si queremos modificar

un asiento que se originó por movimiento bancario debemos hacerlo directamente en la opción

Bancos-Movimiento Bancario.

Si necesitamos eliminar un asiento originado por movimiento bancario, debemos primero

revisar y anotar el número de asiento que le dio el programa en Bancos – Movimiento Bancario

y elegir la opción eliminar. Luego salimos hacia la ventana Asientos Contables y buscamos el

151

número de asiento eliminado; pues, aunque lo borramos a través de Movimiento Bancario eso

no lo elimina de manera automática de los archivos de Asiento Contables por lo que debemos

cumplir siempre con este paso, caso contrario habrá un descuadre por esto.

MAYOR GENERAL

Podemos obtener una impresión del mayor de una cuenta en particular en una fecha

determinada.

BALANCE GENERAL

Según lo requerido el programa imprime el Balance, se debe tener presente que siempre

debemos registrar en la opción fecha DESDE (la fecha de inicio del periodo contable). Para una

presentación completa y detallada es importante escoger la opción denominada (incluir cuentas

de detalle) y escoger hasta el quinto nivel de líneas de presentación.

BALANCE DE COMPROBACION

Este reporte solo se podrá imprimir por periodos indicando la fecha de inicio y

terminación del mismo, nos apertura a una revisión detallada de los movimientos de cada

espacio de tiempo seleccionado. En presentación del diario general, balance general y de

comprobación. Todo esto lo convierte en una herramienta útil de consulta.

152

ESTADO DE PERDIDAS Y GANACIAS

Este menú nos permite la impresión del Estado de Pérdidas y Ganancias según la fecha

requerida, los datos de fecha deber ser exactos para que el programa funcione, pues caso

contrario no abre la ventana (Ejemplo poner Junio 31 cuando ese mes y año tiene sólo Junio

30). Y cuando elegimos una fecha de ejercicios anteriores que fueron cerrados, no se obtiene

ningún resultado del programa.

CREAR NUEVO PERIODO CONTABLE

Esta opción la usamos al final de periodo contable cuando se ha realizado la conclusión

del ejercicio mensual entonces al ingresar a esta opción registramos el número del siguiente

periodo (ejemplo: febrero 2008 sería periodo 2) y colocamos la fecha de inicio del periodo en el

caso de ejemplo sería 01 / 02 / 2008 y seleccionamos la opción que indica activo

automáticamente los asientos contables del periodo anterior se archiva definitivamente sin

opción a realizar cambios de ningún tipo sobre el periodo anterior, se debe estar completamente

seguro de haber realizado todo el cierre del ejercicio correctamente para evitar serios

inconvenientes. El cierre de periodo en el programa SYFAC 2009 se debe realizar mes a mes,

es decir existirán 12 periodos contables en el año.

153

ACTUALIZAR INFORMACION DE PERIODOS

Esta opción esta cerrada con candado de programa por lo que no podemos ingresar en

ella.

4.3 Libro Diario General y Estados Financieros, de Nilsson´s English Center

El programa contable SYCFAC 2009 después de ingresar todos los datos

correspondientes al ejercicio contable enero a diciembre del 2008, generó los siguientes

estados de financieros y documentos contables.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

292

1.- Conclusiones

Debemos recalcar que al examinar el resultado del servicio brindado por el centro a sus

estudiantes, pudimos palpar la buena atención que reciben, además las constantes

evaluaciones que se realizan muestran el avance de los estudiantes en su aprendizaje; es muy

gratificante poder aportar con nuestros conocimientos para que un centro de enseñanza tan

valioso continúe arduamente con sus labores.

Una vez culminado nuestro proyecto hemos podido comprobar las ventajas que brinda

un programa contable a la hora de tomar decisiones; por ejemplo al tener un libro banco

siempre actualizado se ha podido girar cheques sin temor de que estos no tengan el respaldo

económico para su cobro; un control diario de las cuentas por cobrar ha permitido bajar

considerablemente el valor de la cartera, todo esto ha sido fundamental para la obtención de los

ingresos necesarios para cubrir las obligaciones de la empresa con terceros lo que incluye de

manera prioritaria al personal que labora en el centro; pues anteriormente los pagos de sueldo

se realizaban a tiempo; pero se dejaba a la empresa sin fondos para continuar con sus labores

de manera tranquila.

2.- Recomendaciones

Ahora el director general y propietario del centro tiene un conocimiento pleno del

movimiento contable, con esto y las recomendaciones que ha continuación exponemos

esperamos contribuir a una mejora en el área financiera y administrativa del centro:

293

El punto principal en nuestra recomendación, se basa en separar totalmente los gastos

personales del propietario y su familia de los egresos relacionados con la empresa.

El área contable ha recibido un gran aporte con la aplicación del programa SYCFAC

2009; pero este no será una herramienta útil si no tiene el respaldo de documentación

apropiada por lo que ser recomienda un mejor control de los archivos, para que en el futuro

puedan llenarse completa y correctamente los comprobantes de ingresos y egresos financieros,

pues esta fue una de las mayores barreras que se presentaron para ingresar la información en

el programa contable.

En relación al personal, en nuestra temporada de trabajo en el centro pudimos notar

falencias en algunos empleados, por lo que el Manual de Procedimientos que adjuntamos para

el personal en cada uno de sus cargos de responsabilidad va ha ser muy oportuno; de manera

especial al personal de mantenimiento.

Además un aspecto también relacionado con el personal; y, que se recomendó mejorar

tiene que ver con los anticipos que se otorgan a los empleados; pues en el año 2008 se

presentaron una considerable cantidad de anticipos, algunos sin respaldo documentado lo que

en ciertos casos se ha pasado por alto a la hora de efectuar el pago de sueldos.

294

BIBLIOGRAFIA

Sarmiento Rubén, Contabilidad General, Editorial

Catacora Carpio Fernando, Sistemas y Procedimientos Contables, Mcgraw-Hill

Interamericana de Venezuela S.A.

GESTIOPOLIS, información web.

MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE

Machala, 10 de Marzo 2010

Primera Revisión

Responsables de elaboración: Adriana Taipe

Enma Benalcázar

Autorizado por: Lic. Timothy Nilsson

Director General del Centro

INDICE

PROLOGO………………………………………………………………………..III

OBJETIVO DE LOS PROCEDIMIENTOS…………………………………….IV

AREAS DE APLICACIÓN……………………………………………………….V

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES…………………………….1

III

PROLOGO

El Centro Particular dedicado a la enseñanza del idioma ingles ¨Nilsson English Center¨

fue abierto cumpliendo con todos los requisitos legales para su funcionamiento, ubicado en la

Ciudad de Machala provincia de El Oro, en la ciudadela unioro.

Ante la necesidad imperante de procedimientos contables que guíe al personal

administrativo para cumplir con sus labores con mayor eficiencia y respaldo, se presenta el

siguiente manual.

IV

OBJETIVO DE LOS PROCEDIMIENTOS

El principal objetivo es que “NILSSON’S ENGLISH CENTER” pueda lograr un

registro de sus movimientos contables, ahorro de tiempo y recursos; del área administrativa a

fin de conocer la realidad económica del centro.

V

AREAS DE APLICACIÓN

Este manual está dirigido en especial al Área Administrativa del personal que

corresponde al director general, administradora y secretario.

1

Control de efectivo- Cheques

El cobro de facturas lo efectuará el secretario, él preparara un control de efectivo

diario y luego de registrar este respaldo contable entregará el dinero en efectivo o cheques a

la administradora quién lo pondrá a resguardo bajo llave. Sólo la administradora tiene a su

cuidado las llaves de la Caja.

Luego el secretario preparará las correspondientes papeletas de depósito al

empleado de mantenimiento de turno, el está encargado de efectuar el depósito y entregar

de inmediato el comprobante emitido por el Banco. La administradora entregará el efectivo

para su depósito.

Esto se efectuará todo los días que ingrese efectivo después de las 14:00 horas.

Todos los días al finalizar la jornada, el Administrador efectuará un control del Caja, con el

respaldo de los comprobantes de egreso, facturas o recibos de pago.

Solo el secretario y la administradora tienen acceso a la oficina administrativa,

nadie más puede acceder a ella a menos que alguna de las antes mencionadas se

encuentre presente.

Tratamiento de cheques

Al recibir cheques como forma de pago, estos deben estar girados a nombre

TIMOTHY NILSSON o NILSSON´S ENGLISH CENTER. En caso de recibir cheques post

fechados se efectuará el ingreso en el registro correspondiente.

2

Todo pago se efectuará con Cheque, salvo los gastos menores que se cubrirán con

Caja Chica. Al emitir cheques para efectuar pagos, estos deben ser girados directamente a

nombre de quien emite la factura del bien o servicio adquirido, no ha terceros.

Pago en cheque con un valor mayor de 300 dólares será con cheque cruzado. Se

protegerá con cinta adhesiva el nombre del beneficiario. El secretario preparará el detalle

de pagos a efectuar con su correspondiente respaldo, el administrador realiza un control

antes de reunirse con el Director General quien es el único autorizado para firmar los

cheques.

Cotizaciones y Compras

El secretario se encargará de solicitar cotizaciones a proveedores de bienes y

servicios; pero estas deben ser autorizadas o tener el visto bueno del Administrador y

Director General.

Manejo de Equipos

Se cuenta con el equipo de DATA FAST, este solo debe ser usado por el secretario o

administradora, pues ellos están capacitados para esto. El acceso a los equipos de la oficina

de administración es de exclusivo uso del Secretario y del Administrador.

Conciliación Bancaria

La Entidad Financiera en las que se apertura una cuenta corriente brinda el servicio

de Banca Virtual, los días lunes, miércoles y viernes, la administradora efectuará un corte de

3

las cuentas y procederá a conciliar el libro bancos cuyos registros de movimientos realizó el

secretario con los comprobantes de ingreso y egreso correspondientes.

Al encontrar novedades al realizar la conciliación bancaria de inmediato revisará con

el secretario cada una de estas, a fin de investigar cada movimiento no registrado en el

sistema.

Fondo de Caja Chica

El valor determinado para los gastos de caja chica es de 75,00 dólares. El personal

mantenimiento recibirá por parte del secretario efectivo para gastos como: copias,

movilización para ir a banco, de todo esto deberán entregar recibos al secretario para su

justificación.

El secretario deberá establecer un cálculo aproximado del los gastos del personal

para una tarea indicada a este como ir al banco, tomará en cuenta los valores conocidos

como pasajes, estos deberá coincidir exacta o aproximadamente a lo que detalle el

empleado.

Se repondrá caja chica cuando exista un mínimo de 15.00 dólares para evitar

quedarse sin efectivo. Para la reposición el secretario presentará los respaldos y liquidación

de caja chica a la administradora, una vez obtenido su visto bueno el Director General

emitirá el cheque de reposición a nombre del secretario.

4

Presentación de Balances

Cuando el secretario presente los balances deberá adjuntar detalle de Ventas del

periodo, Reporte de Cuentas por Cobrar a fecha, Reporte de Cuentas por Pagar.

Para la entrega de Balances y reportes se efectuará una reunión con el Secretario,

Administrador y Director General.

Roles de Pago

El secretario preparará los roles, pero bajo la supervisión del Administrador quien

está al tanto de las labores de su personal, verificará el pago justo por los días laborados, y

descuento por anticipos efectuados. El valor máximo de anticipo es 20 dólares por semana.

Documentación de Respaldo

Cuando se efectúe un pago en efectivo se emitirá un recibo de pago, donde constará

la firma del beneficiario su nombre y número de cédula, fecha de realización, así como

concepto del pago y valor entregado tanto en números como en letras.

Cuando se emita cheque como forma de pago, deberá llenarse el comprobante de

egreso de bancos, registrando

La fecha

Valor

Beneficiario del Cheque

Cuenta de Origen del Cheque

5

Concepto

Movimiento Contable

Firma de Beneficiario

Número de Cédula

Sello del NEC

Cuando un estudiante cancela valores por concepto de matrícula o mensualidad

seguimos el siguiente procedimiento:

Se emite la factura por el valor del pago realizado por el estudiante, detallando el

concepto del mismo (curso completo, matrícula, mensualidad), además se registra el

nombre de estudiante beneficiario del pago, nivel que cursa. Las facturas constan de

original y dos copias, la primera es para el cliente, la segunda se ingresa como respaldo al

archivo de NEC. Si la forma de pago es en efectivo, cheque, o con tarjeta de crédito se

detallará en la factura.

Si la forma de pago es con tarjeta de crédito, se procederá a emitir el Boucher,

teniendo cuidado en elegir la opción correcta solicitada por el cliente.

Cuando se reciba el efectivo, o cheques, se procederá según lo indicado en el

Control de Efectivo.

Cuando el secretario recibe los documentos de respaldo por depósitos efectuados a

las cuentas, deberá llenar el Comprobante de Ingreso a Bancos con los siguientes detalles:

La fecha

6

Valor

Estudiante-Cliente que efectuó el pago

Número de documento

Concepto

Movimiento Contable

Sello del NEC

Los siguientes son los procedimientos que se deberían seguir en el NEC en cuanto

al manejo de la contabilidad:

Usar el Plan de Cuentas preparado especialmente para las

necesidades del negocio-

Registrar las operaciones, con el principio contable que conocemos si

recibimos un bien, entregamos un valor.

Se deberá hacer uso de los libros contables como son el libro diario y

el libro mayor. La persona encargada de registrar a los estudiantes para los cursos,

deberá dar un documento o factura donde se especifica el valor que se ha

cancelado sea por matricula o por el valor del curso completo, la original se la

entregara al cliente o estudiante y la copia se la archivara.

Se deberá registrar en el libro diario esta transacción, si se recibió

dinero en efectivo debitamos caja y acreditamos matricula o curso completo.

7

Los pagos de matriculas se efectúan con cheques o con tarjeta de

crédito igualmente se hará el mismo procedimiento como se hace con dinero en

efectivo.

Se deben de revisar en el libro mayor las cuentas que se hayan

registrado en el libre diario, para un mejor control y luego el balance de

comprobación correspondiente.

El tratamiento de la cuenta caja debe de ser a diario, el dinero debe

de ser recaudado y depositado en el banco con un plazo máximo de dos días.

Los cheques girados deben de ser legalmente autorizados por el

Director y contabilizados en la columna de crédito cuando han sido pagados y

girados por el Centro.

La administradora será la persona encargada de realizar la

conciliación bancaria, verificar que los saldos de la cuenta bancos sea igual que la

del estado de cuenta que el banco envía, las notas de debito y crédito efectuadas

por el banco, se las debe de contabilizar para que no se produzcan errores.

Las cuentas por cobrar se originan por las pensiones mensuales

vencidas de los estudiantes, se llevará un registro de cada estudiante, para efectuar

las cobranzas.

8

Las cuentas por cobrar a empleados es una cuenta que debe de ser

usada para los empleados como su nombre lo indica y para evitar confusiones se

llevará un registro adicional por cada empleado.

La adquisición de material bibliográfico, se debe de hacer, constatando

que se necesite y no hacer pedidos innecesarios. Toda compra se debe de hacer

con autorización del director del centro. Se debe de llevar un control del material que

existe al final de cada mes.

NEC, cuenta con un laboratorio de Ingles, donde las computadoras

son manejadas par los estudiantes, estas maquinas deben de estar sujetas a

depreciación, por el uso de que son objetos, además se debe de llevar la

depreciación todos los activos fijos que posee la empresa.

El pago de los empleados debe de hacerse en una fecha determinada

y se le debe de considerar todos los beneficios de ley, si el empleado es estable o

solo trabaja por horas

Se deberá llevar registros de los aportes personales de los empleados

y patronales. Para hacer su oportuna cancelación al IESS

Se contabilizara todos los beneficios por ley que le corresponden a los

empleados como son décimo tercero, décimo cuarto, vacaciones y fondos de

reserva.

9

Si se ha adquirido un préstamo con el banco se deberá tener un

archivo donde se guarden todos los pagares o notas de debito que hiciera el banco

para no cometer equivocaciones, porque se supone que la cancelación se la hace

mensualmente entonces la cuenta documentos por pagar va a ir disminuyendo cada

mes. Tener en cuenta por los intereses que tiene que pagar la empresa salgan

reflejados en el estado de cuenta o los pagos ya están incluyendo los intereses.

Todas las transacciones que realice el Centro tiene que hacerse en el

libro diario. En el final del ciclo contable se debe proceder los saldos al balance de

comprobación. Para realizar esta operación se contabilizara todas las transacciones

hechas desde el primer y el último día del mes. Luego que tenemos las cuentas del

balance , procedemos hacer la contabilización del estado de perdidas y ganancias y

el estado de situación final

Cada semana se grabará respaldos de los archivos existentes

correspondientes al NEC, esto a fin de evitar pérdida de información por daños en

equipos de computación.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Machala, 10 de Marzo 2010

Primera Revisión

Responsables de Elaboración: Adriana Taipe y Enma Benalcázar

Autorizado por: Lic. Timothy Nilsson

Director General

ÍNDICE

TEMA No. Página

PROLOGO……….………………………………………..……………………..III

OBJETIVO DE LOS PROCEDIMIENTOS…………………......……………..IV

AREAS DE APLICACIÓN…………………………………..…………………..V

DIRECCION GENERAL………………………………….……………………..1

ADMINISTRADOR……………………………………………..………………..6

SECRETARIO EJECUTIVO… ………………………………………………..11

DOCENTES…………………………………...…………………………………17

PERSONAL DE MANTENIMIENTO…………………………………………..22

GUARDIAN………………………………………………………………………27

III

PROLOGO

Este centro particular que se dedica a la enseñanza del idioma extranjero como es el

ingles fue abierto con permiso de las autoridades de educación pertinentes. Para brindarle

a la culta ciudadanía de esta provincia la oportunidad de aprender un lenguaje que es

aceptado en el mundo entero.

Se encuentra ubicado en la Ciudad de Machala provincia de El Oro, cuenta con

espaciosas aulas de clases para la comodidad de sus alumnos, se encuentra ubicado en la

ciudadela unioro, entrada primera, de la ciudad de Machala, provincia de El Oro.

El centro fue constituido legalmente por la Dirección Provincial de Educación y

Cultura de El Oro, el 13 de Enero de 2005.

Conocedores de la necesidad de contar una guía oportuna, para que cada miembro

de “NILSSON´S ENGLISH CENTER” pueda conocer de una manera sencilla las tareas que

están dirigidas a su puesto de responsabilidad, hemos desarrollado este manual, esperando

poder cubrir con las perspectivas puestas en el mismo.

IV

OBJETIVO DE LOS PROCEDIMIENTOS

El principal enfoque es que “NILSSON’S ENGLISH CENTER” tenga un

funcionamiento de una manera eficaz, al determinar las responsabilidades de cada miembro

del centro para tratar en lo posible de no cometer errores y no duplicar tareas. Logrando

una mejor eficiencia y facilitando el trabajo de todos.

V

AREAS DE APLICACIÓN

Este manual está dirigido en especial para el Área Administrativa, Docentes y

Personal de Mantenimiento, todos los que conforman el equipo de trabajo de “NILSSON’S

ENGLISH CENTER”, pues si cada uno se esfuerza por cumplir cabalmente con las labores

impuestas a su cargo, todo el personal en conjunto será beneficiado.

- 1 -

DIRECTOR GENERAL

PROCEDIMIENTOS

Funciones que lleva a cabo:

1) Nombre de su Cargo: Director

Es la máxima autoridad

2) Su horario es de lunes a viernes

3) Comienza desde las 15:00 PM hasta las 21:00 PM

4) Selecciona, evalúa y liquida al personal

5) El supervisa las labores de todo el personal a su cargo (administrativo, docente y

de servicios)

6) Todos los cheques llevan su firma y autorización en coordinación con la

Administradora

7) En lo que se refiere al personal docente el busca excelencia y experiencia en los

profesores

8) Prepara material de estudio en cada nivel de los cursos, siempre buscando la

más alta calidad en la enseñanza

- 2 -

9) En lo que respecta a la publicidad él escoge la clase de publicidad que el

Centro necesita, ya sea escrita o transmitida

10) Evalúa cada prueba que dan los aspirantes y colocarlos en el nivel adecuado

11) Organiza campañas de publicidad conjuntamente con los conserjes, para que

volantes sean entregados en puntos estratégicos de la ciudad

12) Maneja todos los tramites relacionados al IESS ya sean retenciones y de

pagos individuales y patronales del personal

13) Incrementa los sueldos de empleados, previa información con la administradora

14) Vela por que las instalaciones e infraestructura del Centro estén adecuadas

para desarrollar las labores en armonía

15) Da mucha importancia a los métodos y manejo de la enseñanza que imparten

los docentes

16) Procura que se obtengan los medios económicos para cubrir todos los gastos

que se generen en la Institución, involucrándose con los Ingresos y buscar mejoras

17) Brindar seguridad para el descanso y la recreación de los estudiantes

18) Pone énfasis en que el laboratorio cuente con los equipos necesarios para su

funcionamiento

- 3 -

19) Le da prioridad a la capacitación del personal, porque lo más importante es el

potencial humano

20) Registro y salida de empleados, pasando la información a la administradora,

para su correspondiente liquidación o avisos de entrada

21) Como ultima estancia colabora con el dialogo si algún inconveniente se

presentara en el Centro, haciendo un llamado de atención a los profesores

22) En los niveles más altos de estudio, cumple también como profesor

23) Establece las políticas, normas y pautas para la realización de contratos de

enseñanza del idioma ingles con compañías y otros contratos relacionados de compras y

ventas de bienes y servicios

24) En clases a compañías el es profesor exclusivo

25) Revisión y firma de los certificados de los alumnos para su oportuna

refrendación

26) Aprobación de alguna mejora física que necesite el Centro

Responsable de Supervisión:

El Director es el propietario del Centro

- 4 -

Requisitos de Nivel Educativo:

Administrador de Empresas, o Carreras afines con la Administración

Experiencia Requerida

Al menos un año en labores de Dirección de Educación

Recomendaciones

- Mantener el liderazgo de la organización junto con la Administradora

-El Desarrollo y mantenimiento de autoridad para complementar los controles de

organización de la Institución

-Un Sistema Contable que suministre una oportuna, completa y exacta información

de las operaciones

-Control y Archivo de documentos

-Automatización de la contabilidad

-Implementar un buzón de quejas y sugerencias para el público

-Generación de Recomendaciones

-Definición clara de las funciones y responsabilidades de cada funcionario

- 5 -

-La elaboración de un sistema presupuestario que establezca un control y utilización

de recursos

-La aplicación de un Sistema de Méritos para el personal

- 6 -

ADMINISTRADORA

PROCEDIMIENTOS

La administración es una de las actividades más importantes y los administradores

tienen la responsabilidad de emprender acciones para el cumplimiento de sus objetivos.

Las funciones que la administradora realiza en el Centro son las siguientes:

1) Nombre de su cargo: Administradora

Su jefe inmediato es el Director

2) Su horario de trabajo es de lunes a viernes

3) La jornada empieza de 8:00 AM a 14:00 PM y desde las 15:00 PM hasta 19:00

PM

4) La administradora se enfoca en preservar y mantener un ambiente en que el

personal trabaje con eficiencia

5) Supervisa al personal a su cargo (secretario, personal docente y mantenimiento)

6) Provee el material didáctico a los profesores para realizar su rutina de trabajo

7) Verifica que el material dado a los profesores sea impartido en el tiempo

previsto en los cursos respectivos y así evitar retrasos

- 7 -

8) Tiene la labor de supervisar la asistencia de los docentes y si por alguna razón

un profesor no asiste, ella es la responsable de solucionar este inconveniente con un

reemplazo provisional

9) Como una política de comunicación ella esta abierta al dialogo a los alumnos y

los padres de familia por algún problema que se presentase en el Centro. Ella solucionara

algún aspecto negativo que se pudiera presentar entre los alumnos y los profesores y

todas las opiniones positivas son tomadas en consideración a posibles mejoras

10) Coordina actividades recreativas de enseñanza en la piscina y cancha deportiva

entre los alumnos y profesores

11) Autoriza, la realización de actividades fuera del Centro pero con autorización de

los padres de familia cuando se trata de menores de edad (Hotel Oro Verde, o algún lugar

cercano)

12) Organiza los eventos por clausura de los cursos, manteniendo el orden y

buenas costumbres entre los asistentes.

13) Ella es la responsable de enviar o hacer circular notificaciones para el personal

y estudiantes previamente autorizados por el director

14) Se encarga de hacer los pedidos de material bibliográfico que utilizan los

docentes, útiles de oficina y todo lo necesario que se necesite para el buen funcionamiento

del establecimiento

- 8 -

15) Cumple con las obligaciones adquiridas por la Institución como son el

alquiler, pago de servicios básicos (teléfono, agua potable, luz), Internet, mantenimiento de

piscina, mantenimiento de equipo de oficina,

16) Es responsable por la nómina del personal y el movimiento que este genere

15) Elabora los cheques que corresponden a los empleados, previa la firma del

Director

18) Supervisa que los profesores comiencen las clases sin retrasos y así mismo

terminen en el periodo señalado.

19) Siempre esta haciendo cotizaciones, buscando los precios más convenientes

para la empresa y al mismo tiempo tratando de obtener calidad

20) La Administradora es la encargada de la publicidad y que se realice en el

tiempo proyectado

21) Manejo y control del libro Bancos y Caja, Arqueo de Caja, Conciliación Bancaria

22) Con la ayuda del Secretario revisa facturas diariamente, comprobantes de

ingreso y egresos

23) Reúne la documentación requerida para la declaración del Impuesto a la Renta

24) Registra los anticipos de sueldo

- 9 -

25) Tiene limitaciones a los gastos, cuando la cantidad se considera demasiada

elevada tiene que pedir la autorización y decisión del Director

26) Provee la información contable al Director

27) Hacer cumplir puntualmente a los docentes con los cronogramas de recepción

de las calificaciones

Responsable de Supervisión:

El Director del Centro es su jede inmediato

Requisitos del Nivel Educativo

Licenciados en Administración de Empresas o Ingeniero Comercial o Carreras afines

a la Administración

Experiencia Requerida

Al menos un año de experiencia en las labores de Administración

Recomendaciones

La Administradora tiene que aplicar un método de meritos y sanciones al

personal a su cargo y generar recomendaciones

- 10 -

Llevar un método de control que evalúe las gestiones

Proveerle información al Director de cómo son los resultados

esperados

El ámbito de la Administración es sumamente grande y el grado de

responsabilidad de la administradora se basa en la planeación

El diseñar un contorno eficaz y lograr el mejor desempeño del

personal que esta a su cargo es el éxito que se desea.

El objetivo es que todos conozcan sus funciones y que estas sean

cumplidas con cabalidad y control.

Elaborar guías, políticas, procedimientos y normas del funcionamiento

de la organización

Tratar de no cometer errores

Normas del Centro:

La Unidad Educativa es responsable de hacer conocer toda la organización y como

esta estructurada. Proveerle al profesional el espacio físico, equipos y útiles de oficina para

que pueda desarrollar su trabajo al más alto nivel.

- 11 -

SECRETARIO

PROCEDIMIENTOS

El propósito de este manual es el de establecer los mecanismos esenciales para un

mejor desarrollo de la empresa. En el se están definiendo las actividades necesarias a

realizarse y las responsabilidades que conllevan.

Funciones:

1) Nombre de su Cargo: Secretario

Su jefe inmediato es la Administradora

2) Propósito General: Realizar todas las labores secretariales en el Centro

3) Actividades Diarias:

Su horario de trabajo es de lunes a viernes

De 8:00 AM a 12:30 PM y 3:00 PM a 18:30 PM

Recibe y orienta a la ciudadanía en general sobre los cursos de

ingles, la metodología de estudio, los profesores, la comodidad de las instalaciones,

el costo y las facilidades de pago

Siempre cortés y amable con el público

- 12 -

Responde con liderazgo el proceso de inscripción, selección y

matricula de los estudiantes, toma pruebas de ubicación para el nivel

correspondiente cuando vienen los alumnos por primera vez y se les da el material

necesario para realizarla

El Secretario esta capacitado para calificar una parte de la prueba con

respuestas que ya están implantadas por el Centro y otra parte se las deja al Director

para su respectiva revisión y calificación

Cuando se cumple todo el proceso de ubicación y el Director ha dado

su calificación, el le dará las instrucciones necesarias al interesado para la

correspondiente matricula

Llena los formularios de las matriculas y como requisitos a los

interesados se les pedirá la cedula y si son menores de edad siempre tendrá su

representante como responsables

Recibe los pagos de los cursos que se imparten en el Centro

Cuando el menor de edad hace la cancelación, solo se le da un recibo

provisional, hasta que no se acerque su representante, por seguridad ha que la

factura se pudiera extraviar y evitar la duplicación de la facturación

Prepara las lista de los estudiantes a los profesores para el control de

la asistencia

- 13 -

Lleva un control de los pagos mensuales de los estudiantes

Mantiene un registro de los profesores del Centro, para controlar su

asistencia

Prepara el material bibliográfico para los profesores, como son CD,

casetes, material didáctico, etc.

Registra todos los documentos como son los comprobantes de ingreso

y egreso

Manejo de Data Fax, cuando los pagos son tarjetas de crédito

Control diario de caja por los ingresos de dinero en efectivo recibido de

las matriculas

El es el responsable del Archivo

Lleva un control de cobranzas, mediante llamadas telefónicas, o

también en el Centro

Preparación e Impresión de los Certificados cuando se termina cada

nivel y luego son llevados a la Dirección de Estudio con la documentación soporte

para su respectivo tramite de refrendación

Digita cartas, informes, presentaciones y otros documentos

- 14 -

Redacta oficios y documentos sencillos según sean sus

requerimientos

Llena facturas, cheques, formularios

Velar por la higiene de donde trabaja

Tomar dictados

Mantiene actualizado el directorio telefónico

Elabora la agenda diariamente para su jefe inmediato

Mantener confidencial la información que maneja

Entregar a tiempo y en forma adecuada la información que se le

solicite

Maneja con eficiencia las calificaciones, registros de asistencia propias

del alumnado, trabajando conjuntamente con los docentes. Esta información debe

de ser entregada a la administradora

Responsabilidades de Supervisión:

1) Recibe supervisión de su jefe inmediato

- 15 -

2) Si esta cumpliendo con las metas asignadas y los compromisos que esto

conlleva

3) Ser pulcro y puntual

Requisitos de nivel educativo:

Secretario (a) Ejecutivo(a)

Experiencia Requerida:

Un año en labores secretariales

Conocimientos, Habilidades y Destrezas:

Manejo de Computadoras Personales

Curso de Relaciones Humanas en atención al cliente

Tener una buena ortografía

Conocimientos de como manejar un archivo

Fax, Fotocopiadoras

- 16 -

Normas del Centro:

Como se pretende que el empleado realice las actividades asignadas a él o ella, el

Centro proveerá al secretario todas las condiciones necesarias para realizar a cabo todas

sus actividades como son materiales, útiles y equipos. Y lo capacitara de cómo es el

funcionamiento de la empresa. Todos cometemos errores y no hay excepción en esta regla,

pero el secretario debe en lo posible no cometerlos ya que podrían causar pérdidas, daños,

atrasos de consideración, por lo tanto las actividades deben de realizarse con cuidado y

precisión.

- 17 -

DOCENTES

PROCEDIMIENTOS

El objetivo de este Manual es que sea una fuente de información que facilite al

personal docente la correcta ejecución de sus tareas. Definir por escrito misiones, funciones

y procedimientos del Centro.

Funciones:

1) Nombre del Cargo: Docente con especialización en enseñanza del lenguaje

Ingles

2) Jefe Inmediato: La Administradora del Centro

3) Propósito General: La Enseñanza del Idioma Ingles

4) Sus Actividades Diarias:

Llegar puntual y firmar su entrada en la hoja de control que lleva la

Institución

Se dirige a donde el Secretario donde él le entregara el material para

su rutina de trabajo

Estar puntual para empezar a dar su clase

- 18 -

Al final de la clase, debe de hacer constar por escrito, el tema y

capitulo que se ha abarcado, al final de la hoja de asistencia el profesor dejara

saber que materiales necesitara para el día siguiente

El docente diariamente entregara al secretario los materiales que

utilizo en la clase

Debe de llenar un reporte diario de los avances de Writing (escritura),

Reading (lectura) y Speaking (hablado)

Llevar diariamente el control de asistencia de los estudiantes a su

cargo, en su carpeta de docente

Utilizar el material bibliográfico, en el tiempo que programa el director,

para poder hacer las respectivas evaluaciones a tiempo

Las pruebas que tomen los docentes a los estudiantes deben ser

calificadas y entregadas al secretario, las cuales son archivadas debidamente en la

oficina. Estas pruebas están solo a disposición de los maestros por cualquier

consulta

Cuando los padres tienen interés por saber el progreso de sus hijos y

piden el reporte de sus calificaciones, el docente tiene la obligación de informarle

como esta el alumno. A veces ciertos padres de familia pueden pedir alguna

demostración de los avances de lo que su representado esta aprendiendo

- 19 -

Tiene la responsabilidad por la seguridad e integridad de los

alumnos dentro y fuera de clases especialmente cuando están practicando algún

deporte en las canchas o piscina

En la clausura de los cursos de verano el docente organizara algún

evento para la despedida, conjuntamente con los estudiantes

Mantener la disciplina y el orden en las clases

Revisar las tareas, libros

Informar algún inconveniente que se presentase en las instalaciones

del aula

Realizar los trabajos con los alumnos en la realización de las tareas

en clase

Control de Asistencia y Notas

Actualización Profesional y estar dispuesto al aprendizaje continuo a

la actualización permanente

Responsabilidades de Supervisión

-Los docentes reciben supervisión de la Administradora o del Director de el

Centro que es la máxima autoridad

- 20 -

-Si están cumpliendo con responsabilidad sus funciones

Normas del Centro

1) La Institución esta constantemente monitoreando a los docentes, cumplan con

cabalidad los objetivos y que el resultado del rendimiento académico de los alumnos sea el

esperado en las evaluaciones como en la metodología

2) El Centro esta en la obligación de capacitar a su personal, para así lograr la

educación de calidad que ofrece

3) Se exige puntualidad en los horarios dados a los docentes

4) No se permite que un niño sea maltratado de ninguna forma, si algo se pone

fuera de control el docente se dirigirá a la administradora

5) En cuanto a las necesidades biológicas, los maestros darán especial atención al

caso

6) Diseñar estrategias de enseñanza y aprendizaje

7) Encaminar a los estudiantes a actividades que trabajen en grupo o que socialicen

entre ellos, establecer un clima relacional

8) Mantener las normas de disciplina y horario

- 21 -

9) Es importante que el docente trate de conocer las características individuales de

cada estudiante y darle especial atención, cuando el estudiante tiene problemas con el

aprendizaje

10) Fomentar la participación de los estudiantes en todas las actividades

11) Evaluar el aprendizaje de los estudiantes

12) Tener contactos con los padres de familia cuando los estudiantes especialmente

son menores de edad

13) Actuar como ejemplo para los estudiantes

14) Uso adecuado del laboratorio

15) Sanciones con el incumplimiento de sus labores y meritos e incentivos en el

cumplimiento de las metas trazadas

16) Las normas del Centro están basadas en que los estudiantes tengan un mínimo

de puntaje como:

60/100 (no es aceptable)

70/100, 80/100 (es aceptable)

90/100, 100/100 (Excelente)

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PERSONAL DE MANTENIMIENTO

PROCEDIMIENTOS

La organización de la empresa es muy importante, tener al día un documento que

enmarque las actividades que cada empleado debe de realizar y que este debe de conocer.

El objetivo es que el negocio marche o evolucione sin necesidad que sus dueños o

administradores lo estén vigilando.

Este manual de funciones y responsabilidades es un documento que se ha

preparado a los empleados del área de conserjería y guardianía.

Funciones de los Conserjes:

1) Nombre de su cargo: Conserje

Su jefe inmediato es la administradora del Centro

2) Tiene la responsabilidad de la limpieza total del establecimiento

3) Sus tareas son la limpieza de:

las aulas de clases,

el laboratorio,

las oficinas administrativas,

el patio,

el contorno de las piscinas,

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los baños, proveer papel sanitario, jabón para lavarse las manos,

papel toalla,

los pasillos de las escaleras y escaleras,

la cocina,

las ventanas,

la limpieza de la terraza,

sacar la basura de todo el establecimiento y colocar en los tachos

nuevas fundas. Colocar la basura en un lugar determinado par su recogimiento,

chequear el funcionamiento de la bomba de agua

realizar algún tramite que la administradora amerite. Como es el pago

de servicios básicos ( la luz, teléfono y agua)

4) Son dos conserjes y su horario de trabajo empieza desde el día lunes a viernes

y los sábados son alternados. Un Conserje tiene el horario de 7:30 AM hasta la 1:00 PM

y el otro Conserje tiene el horario de las 2:00 PM hasta las 8:00 PM.

5) El Conserje del turno de la tarde tiene la obligación antes de dejar el Centro de

cerrar todas las aulas, dejar apagados los aires y las luces.

6) El trabajo de los conserjes tiene que ser delimitado por el tiempo, para que unos

minutos antes de que se vayan tengan su trabajo listo.

7) Como el trabajo es compartido tienen que limitar áreas que a cada uno le

corresponde.

8) Ser respetuoso con el personal.

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9) Usar ropa limpia y adecuada, acorde a su trabajo.

10) No llegar atrasado a su trabajo. Es permitido al menos unos cinco minutos tarde

y unos quince por semana.

Con la implementación de unas reglas de juego bien claras solo se requiere un

poco de control e ir haciendo los correctivos necesarios para que el negocio se mantenga

en sintonía. Hemos redactado este documento con el fin de que se hagan reflexiones y

recomendaciones para lograr mejores beneficios de los empleados.

Procedimientos que se deben de seguir:

La compañía o empresa tiene la obligación de instruir al empleado de

cómo se manejan los objetivos, los procedimientos y normas.

El conserje tiene que cumplir las labores asignadas.

Orientar e integrar al nuevo personal. Debe de ser comunicativo y dar

la bienvenida a todo nuevo empleado.

Conocer sus tareas. La administración esta supuesta a dar a

conocer cuales son sus tareas.

Tratar de simplificar el trabajo como estar pendiente del tiempo.

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Establecer un esquema de información. Cualquier cosa que necesite, no

tiene que dudar en comunicarse con la administradora.

Muchos negocios pequeños como es el Centro a veces consideran que no necesitan

este tipo de manual pero si bien es cierto que es muy necesario que los empleados

conozcan todos los integrantes y cual es su obligación de cada uno.

Vamos a aplicar ciertas reglas que mejoraran la capacidad del rendimiento de los

empleados en esta área tan importante.

1) Clasificar

2) Orden

3) Limpieza

4) Implantación de la limpieza

5) Disciplina

Clasificar. Tener a nuestra vista todos los implementos que necesitamos para

nuestro trabajo y no llenarnos de cosas inservibles que ocupan espacio. Solo debemos de

contar con lo necesario. Organizar todas las herramientas indispensables, tener un espacio

específico para todo. Eliminar la pérdida de productos, usar los que tienen mas tiempo y

dejar los nuevos así no se echan a perder y no hay despilfarros de dinero.

Orden. Hay que ser ordenados en todos los aspectos tenemos un ejemplo como

proceder en una forma adecuada en el caso que si hay algún piso mojado tener algún

letrero o aviso que indique que en esa área no se puede caminar y así evitar los

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accidentes. Tenemos el caso de dos conserjes en este caso ellos tienen que compartir el

trabajo en una forma justa, es importantísimo el chequeo rutinario de las instalaciones

eléctricas.

Limpieza. No se trata simplemente de eliminar la suciedad, polvo, se trata de evitar

cualquier tipo de contaminación en las ares asignadas. Planificar el mantenimiento de la

limpieza de las áreas asignadas con toda responsabilidad. Es necesario que alguien

inspeccione el trabajo. El personal debe de estar completamente informado de cómo usar

los elementos de la limpieza.

Implantación de la limpieza. Retirar el polvo, aceite o grasa, asegurar la limpieza

de la suciedad de las grietas del piso, paredes, cajones, maquinarias, ventanas, etc.

Limpiar todas las superficies, es necesario informar si se necesita algún mantenimiento de la

pintura, algún problema o inconveniente que se presentase.

Disciplina. La disciplina significa mantener el hábito del empleo y las normas

establecidas y así obtener los beneficios esperados. La disciplina no puede medirse, existe

en la mente y voluntad de las personas y la importancia de mantener nuestros trabajos.

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GUARDIAN

PROCEDIMIENTOS

1) Nombre de su cargo: Guardián

Su jefe inmediato es la Administradora del Centro.

2) Tiene la responsabilidad de la vigilancia de las instalaciones del Centro y del

alumnado.

3) Sus tareas son:

Vigilar y cuidar de toda la instalación del Centro y prevenir algún tipo

de robo

Seguridad física de los alumnos

Cumple y controla la entrada y salida de los alumnos

Diariamente inspecciona que las cerraduras de las puertas estén en

perfecto estado

Presentar o informar alguna inquietud sobre la seguridad del Centro

Cumplir con su trabajo con debida responsabilidad

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4) Su horario de trabajo es diariamente de lunes a viernes de 2:30 PM a 7:00 PM.

5) Cerca del Centro existe una cooperativa de taxis, donde ciertos estudiantes a

veces lo toman cuando sus padres no los pueden recoger, el guardia chequea que aborden

debidamente el vehículo.

6) El Guardia tiene que ser organizado y unos minutos antes de que deje el Centro

supervisar que todo este bien. No esperar que sean los últimos minutos.

7) No llegar atrasado al recinto de trabajo.

8) Usar ropa limpia y adecuada para el desempeño de sus labores.

Procedimientos que debe de seguir el Guardián en el Centro:

El Centro tiene la obligación de instruirlo como se requiere se lleven

las actividades de seguridad en el establecimiento.

El Guardián tiene que llevar a cabo sus actividades asignadas

diariamente.

El Centro debe de proveerle algún tipo de arma para su defensa.

Conocer sobre defensa persona.

El Guardia debe de estar preparado para algún eventual problema que

se presentase en el Centro y tendrá que proveerle seguridad y protección en el

desempeño de sus actividades.

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El Centro tiene que tener alguna clase de alarma que avise alguna

clase de hurto.

Recomendaciones para los empleados de mantenimiento de limpieza y

guardianía de Nilsson’s English Center.

La administración debe de incentivar a sus empleados cuando el trabajo esta siendo

realizando de la manera en que se espera, de alguna manera el empleado necesita que le

digan que todo esta marchando perfectamente, como por ejemplo algún bono, o un

incentivo, pero cuando las cosas no están bien, se debe poner un poco mas de mano dura

y firme para que las tareas sean cumplidas a cabalidad. Dar una oportunidad al cambio

pues de lo contrario se debe de contratar a alguien que necesite el trabajo y que lo valore.

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