EL Proceso de Investigacion Cientifica Mario Tamayo y Tamayo
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA UNIDAD ACADÉMICA DE...
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UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA. TEMA: “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA EMPRESA CONSTRUCTORA ÁLVAREZ DE PROPIEDAD DEL ING. CHRISTHIAN ÁLVAREZ HURTADO DEL CANTÓN SANTA ROSA” AUTORA: ESPERANZA MARÍA VACACELA BELDUMA DIRECTOR: ING.COM. HUGO TAMAYO IBÁÑEZ MGS. MACHALA EL ORO ECUADOR 2016
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UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA
UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TRABAJO DE TITULACIÓN
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA.
TEMA:
“ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PARA LA EMPRESA CONSTRUCTORA ÁLVAREZ DE PROPIEDAD DEL
ING. CHRISTHIAN ÁLVAREZ HURTADO DEL CANTÓN SANTA ROSA”
AUTORA:
ESPERANZA MARÍA VACACELA BELDUMA
DIRECTOR:
ING.COM. HUGO TAMAYO IBÁÑEZ MGS.
MACHALA EL ORO ECUADOR
2016
II
III
ING. HUGO TAMAYO IBÁÑEZ, DIRECTOR DE TESIS DE GRADO, DE LA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, DE LA UNIDAD ACADÉMICA
DE CIENCIAS EMPRESARIALES, DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DE
MACHALA.
C E R T I F I C A :
Que la presente tesis denominada “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA EMPRESA CONSTRUCTORA
ÁLVAREZ DE PROPIEDAD DEL ING. CHRISTHIAN ÁLVAREZ HURTADO
DEL CANTÓN SANTA ROSA”, ha sido elaborada por la egresada
ESPERANZA MARÍA VACACELA BELDUMA de conformidad con el
Reglamento de Títulos y Grados de la Unidad Académica de Ciencias
Empresariales, previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y
Auditoría CPA, he revisado detalladamente su contenido y forma por lo que
APRUEBO y autorizo su presentación como TESIS DE GRADO, para que
continúe con los trámites respectivos para su sustentación.
Atentamente,
DIRECTOR DE TITULACION
IV
AUTORÍA DE TESIS
Las ideas, comentarios y criterios expuestos en la presente Tesis de Grado
titulada: “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES PARA LA EMPRESA CONSTRUCTORA ÁLVAREZ DE
PROPIEDAD DEL ING. CHRISTHIAN ÁLVAREZ HURTADO DEL CANTÓN
SANTA ROSA”, son de absoluta responsabilidad de la autora.
Machala, abril de 2015
V
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DE GRADO
Los integrantes del Tribunal de Grado aprueban la presente Tesis de Grado,
denominada: “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES PARA LA EMPRESA CONSTRUCTORA ÁLVAREZ DE
PROPIEDAD DEL ING. CHRISTHIAN ÁLVAREZ HURTADO DEL CANTÓN
SANTA ROSA”, misma que ha sido elaborada de acuerdo con los reglamentos
internos de la Unidad Académica de Ciencias Empresariales de la Universidad
Técnica de Machala.
VI
DEDICATORIA
A Dios todo poderoso por todas sus bendiciones, fortaleza
y sabiduría que me ha brindado todo este tiempo de
estudio y de trabajo en mi vida.
A mi madre Alegria Belduma , mi esposo Jose Guerrrero
Guerrero y mi hija Diana Elizabeth, por ser mi impulso de
lucha todos los días y a mi querido padre Edmundo
Hernán Vacacela Ajila, que desde el cielo me acompaña a
todos los días mis hermanos Pedro, Wuilmer, Aida,
Mauricio, Jorge y la familia de mi querido esposo su
madre Luz Guerrero, sus hermanos Nieves, Guillermo,
Flor y a mis adorables sobrinos wuilmer Bastidas a su
esposa Patricia, Anderina Belduma, Emiliano Belduma y
Lizbeth Guerrero .
Que han sido la inspiración de lucha para llegar a la
propuesta gracias por esas palabras de aliento y apoyo
incondicional.
Esperanza María Vacacela Belduma.
VII
AGRADECIMIENTO
A mi familia que siempre me ha apoyado, por sus
consejos y apoyo incondicional.
Mi más sincero reconocimiento de gratitud al Ing. Hugo
Tamayo Ibáñez, Director de Tesis, quien con su
paciencia, dedicación y apoyo al compartir conmigo sus
valiosos conocimientos permitió la culminación de la
presente Tesis de Grado
Al Ing. Christhian Álvarez Hurtado, Ing. Veronia Palacios,
propietario de la empresa Constructora Álvarez, por
facilitarme la información requerida para el desarrollo y
culminación de mi Tesis.
Sociólogo Luis Armijos
Esperanza María Vacacela Belduma.
VIII
ÍNDICE DE CONTENIDOS
A. Páginas preliminares
PORTADA ........................................................................................................... I
APROBACIÓN DEL TUTOR ............................................................................. III
AUTORÍA DE TESIS ......................................................................................... IV
APROBACIÓN DEL TRIBUNAL DE GRADO..................................................... V
DEDICATORIA .................................................................................................. VI
AGRADECIMIENTO ........................................................................................ VII
ÍNDICE DE CONTENIDOS ............................................................................. VIII
ÍNDICE DE CUADROS .................................................................................... XII
ÍNDICE DE GRÁFICOS .................................................................................. XIII
RESUMEN EJECUTIVO ................................................................................. XIV
B. Texto
INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 15
CAPÍTULO I
PROBLEMA
1.1 Tema ................................................................................................... 16
1.2 Planteamiento del problema ................................................................ 16
1.2.1 Contextualización ................................................................................ 16
1.2.2 Análisis crítico ..................................................................................... 20
1.2.3 Prognosis ............................................................................................ 20
1.2.4 Formulación del problema ................................................................... 21
1.2.5 Preguntas directrices ........................................................................... 21
1.2.6 Delimitación del objeto de la investigación .......................................... 21
1.3 Justificación ......................................................................................... 22
1.4 Objetivos ............................................................................................. 23
1.4.1 Objetivo general .................................................................................. 23
1.4.2 Objetivos específicos ........................................................................... 23
IX
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes investigativos ................................................................ 24
2.2 Categorías fundamentales .................................................................. 26
2.2.1 Manual de procedimientos contables .................................................. 29
2.2.1.1 Objetivos del manual de procedimientos contables............................. 29
2.2.1.2 Importancia del manual de procedimientos contables ......................... 30
2.2.2 Manuales ............................................................................................. 31
2.2.2.1 Ventajas de los manuales ................................................................... 31
2.2.2.2 Secciones y contenidos de los manuales ............................................ 32
2.2.3 Control interno contable ...................................................................... 34
2.2.3.1 Control interno ..................................................................................... 35
2.2.3.2 Objetivos del control interno ................................................................ 36
2.2.3.3 Controles generales y específicos ....................................................... 36
2.2.4 Empresa .............................................................................................. 37
2.2.4.1 Objetivos de la empresa ...................................................................... 37
2.2.4.2 Estructura organizativa básica de una empresa .................................. 39
2.2.4.3 Función contable de una empresa ...................................................... 40
2.2.5 Sistema contable ................................................................................. 41
2.2.5.1 Estructura de un sistema contable ...................................................... 41
2.2.5.2 Objetivos del sistema contable ............................................................ 43
2.2.6 Proceso contable ................................................................................. 44
2.2.7 Normas contables................................................................................ 45
2.2.7.1 Importancia de las normas contables .................................................. 45
2.2.7.2 Normas internacionales de contabilidad .............................................. 46
2.2.7.3 Normas internacionales de Información Financiera ............................ 46
2.2.8 Contabilidad ........................................................................................ 46
2.2.8.1 Contabilidad financiera ........................................................................ 47
2.2.8.2 Objetivos de la contabilidad ................................................................. 47
2.3 Hipótesis .............................................................................................. 48
2.4 Detalle de las variables ....................................................................... 48
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
X
3.1 Enfoque ............................................................................................... 49
3.2 Modalidad básica de la investigación .................................................. 49
3.3 Nivel o tipo de investigación ................................................................ 50
3.4 Población y muestra ............................................................................ 50
3.5 Operacionalización de las variables .................................................... 52
3.6 Plan de recolección de información ..................................................... 56
3.7 Plan de procesamiento de la información ............................................ 56
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
4.1 Resultados de las observaciones realizadas en la empresa
Constructora Álvarez ........................................................................... 57
4.1.1 Procedimientos contables ................................................................... 57
4.1.2 Departamento de contabilidad ............................................................. 57
4.1.3 Plan de cuentas ................................................................................... 57
4.1.4 Estados financieros ............................................................................. 58
4.1.5 Registros contables ............................................................................. 58
4.1.6 Documentos de control ........................................................................ 58
4.2 Resultados de las entrevistas realizadas al personal contable de la
empresa Constructora Álvarez ............................................................ 59
4.3 Resultados de las encuestas realizadas a los profesionales en
contabilidad ......................................................................................... 63
4.4 Verificación de hipótesis ...................................................................... 74
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones ....................................................................................... 75
5.2 Recomendaciones ............................................................................... 76
CAPÍTULO VI
PROPUESTA
6.1 Datos informativos ............................................................................... 77
6.1.1 Nombre de la propuesta ...................................................................... 77
6.1.2 Institución ejecutora ............................................................................. 77
XI
6.1.3 Beneficiarios ........................................................................................ 77
6.1.4 Ubicación ............................................................................................. 78
6.1.5 Tiempo estimado ................................................................................. 78
6.1.6 Equipo técnico responsable ................................................................ 78
6.2 Antecedentes de la propuesta ............................................................. 78
6.3 Justificación ......................................................................................... 79
6.4 Objetivos ............................................................................................. 80
6.4.1 Objetivo general .................................................................................. 80
6.4.2 Objetivos específicos ........................................................................... 80
6.5 Análisis de factibilidad ......................................................................... 80
6.6 Fundamentación .................................................................................. 81
6.7 Descripción de la propuesta ................................................................ 81
6.7.1 Procedimientos contables ................................................................... 82
6.7.1.1 Procedimientos de registro y control de bancos .................................. 82
6.7.1.2 Procedimientos de registro y control de documentos por cobrar ......... 88
6.7.1.3 Procedimientos de registro y control de inventarios ............................ 92
6.7.1.4 Procedimientos de registro y control de proveedores por pagar ......... 96
6.7.1.5 Procedimientos de registro y control de impuestos ........................... 100
6.7.1.6 Procedimientos de registro y control de anticipo de clientes ............. 104
6.7.2 Plan de cuentas ................................................................................. 108
6.7.2.1 Plan de cuentas propuesto para la empresa Constructora Álvarez ... 108
6.7.3 Funciones y responsabilidades del personal contable ...................... 116
6.8 Plan de acción ................................................................................... 118
6.9 Administración de la propuesta ......................................................... 118
6.10 Resultados esperados ....................................................................... 118
6.11 Estrategias de implementación ......................................................... 119
6.12 Presupuesto ...................................................................................... 120
6.13 Cronograma ...................................................................................... 120
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
XII
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1. Secciones y contenidos de un manual ............................................ 32
Cuadro 2. Operacionalización variable independiente ..................................... 52
Cuadro 3. Operacionalización de la variable dependiente ............................... 54
Cuadro 4. Manual de procedimientos contables .............................................. 63
Cuadro 5. Estructura del manual de procedimientos contables ....................... 64
Cuadro 6. Procedimientos contables para los activos ...................................... 65
Cuadro 7. Procedimientos contables para los pasivos ..................................... 66
Cuadro 8. Procedimientos contables de ingresos y egresos ........................... 67
Cuadro 9. Relación de los procedimientos y el control contable ...................... 68
Cuadro 10. Importancia de las actividades de control contable ....................... 69
Cuadro 11. Elementos para un adecuado sistema contable ............................ 70
Cuadro 12. Políticas contables ......................................................................... 71
Cuadro 13. Normas de control contable ........................................................... 72
Cuadro 14. Tipos de procedimientos de control ............................................... 73
Cuadro 15. Comparación de resultados de la investigación ............................ 74
Cuadro 16. Datos informativos de la empresa ................................................. 77
Cuadro 17. Presupuesto ................................................................................ 120
Cuadro 18. Cronograma ................................................................................ 120
XIII
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Árbol del problema........................................................................... 19
Gráfico 2. Red de inclusiones conceptuales .................................................... 26
Gráfico 3. Constelación de ideas de la variable independiente ........................ 27
Gráfico 4. Constelación de ideas de la variable dependiente .......................... 28
Gráfico 5. Empresa Constructora Álvarez ........................................................ 39
Gráfcio 6. Diagrama del proceso contable ....................................................... 44
Gráfico 7. Manual de procedimientos contables .............................................. 63
Gráfico 8. Estructura del manual de procedimientos contables ....................... 64
Gráfico 9. Procedimientos contables para los activos ...................................... 65
Gráfico 10. Procedimientos contables para los pasivos ................................... 66
Gráfico 11. Procedimientos contables de ingresos y egresos .......................... 67
Gráfico 12. Relación de los procedimientos y el control contable .................... 68
Gráfico 13. Importancia de las actividades de control contable ....................... 69
Gráfico 14. Elementos para un adecuado sistema contable ............................ 70
Gráfico 15. Políticas contables ......................................................................... 71
Gráfico 16. Normas de control contable ........................................................... 72
Gráfico 17. Tipos de procedimientos de control ............................................... 73
XIV
RESUMEN EJECUTIVO
El manual de procedimientos contables es un documento que describe las
actividades relacionadas con el procesamiento de la información económica-
financiera, con la finalidad de coordinar y controlar la gestión contable de las
empresas. Por la importancia de este tema, se desarrolló la presente
investigación en la empresa Constructora Álvarez del cantón Santa Rosa,
donde se ha detectado la carencia de un manual de procedimientos contables,
lo que está afectando negativamente el desarrollo del sistema contable,
situación generada por los inapropiados procedimientos de registro y control
contable, plan de cuentas con falencias, deficiente organización del área
contable, e inaplicación de normas y políticas contables, por lo tanto se planteó
como objetivos estudiar las falencias que presentan los procedimientos
contables, así como investigar los factores que inciden en el sistema contable
de la empresa. Para el logro de este objetivo se estableció una metodología de
estudio orienta al análisis de datos para contestar las preguntas de
investigación y verificar hipótesis, para lo cual se aplicó el enfoque cuantitativo
y cualitativo, además de la selección de modalidades de investigación como la
documental-bibliográfica y de campo. Los resultados del estudio permitieron
establecer una propuesta de manual de procedimientos contables para el
correcto desarrollo del sistema contable de la empresa Constructora Álvarez
del cantón Santa Rosa.
Palabras clave: Manual, procedimientos contables, procedimientos, empresa,
sistema contable.
15
INTRODUCCIÓN
En la presente tesis de grado “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA EMPRESA CONSTRUCTORA
ÁLVAREZ DE PROPIEDAD DEL ING. CHRISTHIAN ÁLVAREZ HURTADO
DEL CANTÓN SANTA ROSA” se describen los procedimientos, normas y
políticas para el mejoramiento del sistema contable de la empresa. La
investigación ha sido estructurada de la siguiente manera:
En el primer capítulo se plantea y contextualiza la problemática de estudio,
seguido del análisis crítico, formulación del problema, preguntas directrices, la
justificación, y señalamiento del objetivo general y específicos.
En el segundo capítulo se expone los antecedentes investigativos, luego se
establecen las categorías fundamentales donde se explica los conceptos
relacionados con el manual de procedimientos contables. A continuación se
plantea la hipótesis, detallándose el señalamiento de variables.
En el tercer capítulo se da a conocer el procedimiento metodológico, donde se
establece las distintas técnicas y métodos de investigación, y se determina el
universo y muestra de estudio, luego se presenta la operacionalización de
variables, finalizando con el plan de recolección y procesamiento de la
información.
En el cuarto capítulo se realizó el análisis de los resultados y la interpretación
de datos obtenidos en las observaciones, entrevistas y encuestas, permitiendo
de esta forma la verificación de hipótesis.
En el quinto capítulo, se plantea las conclusiones y las recomendaciones.
En el sexto capítulo está conformado por los antecedentes de la propuesta,
justificación, objetivos, y desarrollo de la propuesta de manual de
procedimientos contables. Adicionalmente se determina el plan de acción,
resultados esperados, administración de la propuesta, estrategias de
implementación de la propuesta, presupuesto y cronograma.
16
CAPÍTULO I
PROBLEMA
1.1 Tema
“Elaboración de un manual de procedimientos contables para la empresa
Constructora Álvarez de propiedad del Ing. Christhian Álvarez Hurtado del
cantón Santa Rosa.”
1.2 Planteamiento del problema
1.2.1 Contextualización
Macro contextualización
A nivel mundial, las empresas requieren de guías básicas para realizar cada
una de las actividades que se llevan a cabo en la unidad, con la finalidad de
optimizar la utilización de los recursos, así como para uniformar los métodos de
trabajo. En este sentido se hace necesario plasmar por escrito estas
instrucciones en documentos denominados manuales.
La elaboración de los manuales depende de las necesidades de información de
cada empresa, permitiendo de esta forma abarcar cada uno de los aspectos de
cualquier área de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las
exigencias de la administración.
En el ámbito de la contabilidad, los manuales de procedimientos son
documentos que contienen información ordenada y sistemática de los pasos y
operaciones que deben seguirse para la correcta ejecución del sistema de
información contable. En su estructura se establece de manera clara los
objetivos, procedimientos, actividades de control, normas, políticas y
documentos para el apropiado procesamiento de las transacciones de carácter
económico-financiero de las entidades.
Los manuales de procedimientos son herramientas de gestión que facilitan el
aprendizaje y proporcionan la orientación precisa en el personal para alcanzar
17
uniformidad de criterios y conocimiento de las funciones y responsabilidades en
el área contable. Su importancia está implícita en el contenido, ya que es un
documento en el que se recogen los diferentes procedimientos necesarios para
cumplir una tarea, teniendo como fin establecer una adecuada comunicación
en los trabajadores involucrados, viabilizando la realización de sus tareas en
forma ordenada y sistemática.
Meso contextualización
A nivel nacional, las pequeñas y medianas empresas no cuentan formalmente
con procedimientos de registro y control contable, ya que consideran que este
tipo de herramienta de gestión es necesaria únicamente para las grandes
empresas debido a la cantidad de operaciones que se ejecutan. Sin embargo,
los manuales de procedimientos deben ser implementados por todas las
empresas independientemente de su tamaño, estructura y naturaleza de sus
operaciones.
En todas las empresas ecuatorianas es necesario tener un adecuado manual
de procedimientos contables, pues este contiene una descripción detallada de
los lineamientos a seguir para la correcta consecución de las actividades
propias del proceso contable, contribuyendo de esta forma a la generación de
registros y estados financieros confiables para la toma de decisiones.
Micro contextualización
En el cantón Santa Rosa de la provincia de El Oro, el sector de la construcción
ha evidenciado un incremento en sus actividades relacionados con la ejecución
de obras públicas y vivienda. En este contexto, este tipo de empresas debe
contar con eficientes y eficaces procedimientos administrativos, contables,
financieros y tributarios.
Por tanto, es fundamental el diseño de un manual de procedimientos, ya que
gracias a éste se puede llevar a cabo metódicamente las funciones generales
de la empresa, contribuyendo de esta manera a evitar riesgos y fraudes,
viabilizando la protección y cuidado de los activos, así como también se logra
evaluar la eficiencia de las actividades económicas.
18
Debido a la importancia de esta temática, se efectuó el siguiente estudio en la
empresa Constructora Álvarez, del cantón Santa Rosa, donde se constató la
carencia de un manual de procedimientos contables, lo que está afectando el
sistema contable de dicha entidad.
Esta situación se origina por los inapropiados procedimientos de registro y
control contable, plan de cuentas con falencias, deficiente organización del
área contable, e inaplicación de normas y políticas, ocasionando la
presentación de información contable poco confiable, dificultades para el
procesamiento de las transacciones económicas, incumplimiento de las
actividades contables, así como la falta de uniformidad en los registros
contables.
19
Gráfico 1. Árbol del problema
Fuente: Investigación directa
Elaboración: La autora
La carencia de un manual de procedimientos contables está afectando el
sistema contable de la Constructora Álvarez del cantón Santa Rosa
Presentación de
información contable
poco confiable
Dificultades para el
procesamiento de las
transacciones
económicas
Incumplimiento de las
actividades contables
No hay uniformidad en
los registros contables
Inapropiados
procedimientos de
registro y control
contable
Plan de cuentas con
falencias
Deficiente
organización del área
contable
Inaplicación de normas
y políticas contables
Efe
cto
s
Cau
sas
Problema
20
1.2.2 Análisis crítico
La empresa Constructora Álvarez, del cantón Santa Rosa, carece de un
manual de procedimientos contables, lo que ha afectado su sistema contable.
Esta problemática se estaría produciendo por las siguientes causas:
En la empresa existen inapropiados procedimientos de registro y control
contable, es decir, no se ha establecido de manera documentada o por
escrito las distintas actividades para la consecución de un resultado eficaz y
eficiente por parte del personal contable, ocasionado que la presentación de
información contable poco confiable.
Otro aspecto evidenciado son las falencias en el plan de cuentas, donde no
se estaría contando con cuentas necesarias para un adecuado control de
las operaciones contables, por ende se presentan dificultades en el
procesamiento de las transacciones económicas de la empresa.
En la empresa se ha constatado una deficiente organización del área
contable, debido a que no se ha definido de manera clara las tareas y
responsabilidades del personal contable, provocando el incumplimiento y
descoordinación de las actividades contables.
La inaplicación de normas y políticas, ha ocasionado la falta de uniformidad
en los registros contables de la empresa, debido a que no se han
seleccionado los principios, métodos, así como los criterios técnicos
esenciales para estandarizar la elaboración de reportes y estados
financieros con datos comparables.
1.2.3 Prognosis
Si la problemática existente en la empresa Constructora Álvarez persiste
debido a que no se ha elaborado un manual de procedimientos contables, el
desarrollo del sistema de información contable se vería gravemente afectado
impidiendo un adecuado procesamiento de las transacciones, lo que
conllevaría a que los estados financieros no revelen la verdadera situación
económica y financiera de la organización. La ausencia de esta herramienta de
21
gestión podría además incidir negativamente en la eficiencia y eficacia de las
operaciones contables, administrativas, financieras y tributarias, ya que
provocaría la inobservancia de las actividades de control, produciéndose
errores e irregularidades que en el corto y mediano plazo repercutirían en la
rentabilidad y sostenibilidad económica de la empresa.
1.2.4 Formulación del problema
¿Cómo afecta la carencia de un manual de procedimientos contables en el
sistema contable de la Constructora Álvarez del cantón Santa Rosa?
Variable independiente: Manual de procedimientos contables
Variable dependiente: Sistema contable
1.2.5 Preguntas directrices
¿Qué falencias presentan los procedimientos contables de la empresa
Constructora Álvarez del cantón Santa Rosa?
¿Qué factores inciden en el sistema contable de la empresa Constructora
Álvarez del cantón Santa Rosa?
¿Es factible establecer una propuesta de manual de procedimientos
contables para el correcto desarrollo del sistema contable de la empresa
Constructora Álvarez del cantón Santa Rosa?
1.2.6 Delimitación del objeto de la investigación
Delimitación de campo
De campo: Contabilidad
Área: Manuales
Aspecto: Manual de procedimientos contables
Delimitación espacial
Esta investigación se realizó en la empresa Constructora Álvarez del cantón
Santa Rosa, de la provincia de El Oro
22
Delimitación temporal
El problema fue estudiado durante el año 2015
1.3 Justificación
Los manuales de procedimientos tienen por finalidad indicar de manera
ordenada y sistemática, las instrucciones de cómo manejar la información
económica-financiera de una entidad, a quién comunicarla, así como prescribir
el tratamiento contable de cada una de las cuentas de importancia relativa que
integran los estados financieros; garantizando el cumplimiento con los
requerimientos establecidos por la Normas Internacionales de Información
Financiera.
Por la importancia de este tema se procedió a la realización de la presente
investigación en la empresa Constructora Álvarez, del cantón Santa Rosa,
dedicada a las actividades de ingeniería civil, donde se pudo evidenciar la
ausencia de un manual de procedimientos contables, lo que está afectando el
sistema contable de dicha entidad. Esta situación se origina por los
inapropiados procedimientos de registro y control contable, plan de cuentas con
falencias, deficiente organización del área contable, e inaplicación de normas y
políticas.
Por la presencia de esta problemática se ha planteado el siguiente tema tesis
de grado: “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES PARA LA EMPRESA CONSTRUCTORA ÁLVAREZ DE
PROPIEDAD DEL ING. CHRISTHIAN ÁLVAREZ HURTADO DEL CANTÓN
SANTA ROSA”
La investigación tiene por objetivo analizar cómo afecta la carencia de un manual
de procedimientos contables en el sistema contable de la entidad objeto de
estudio, para posteriormente diseñar e implementar los procedimientos de
registro y control necesarios para la generación de información económica
financiera confiable y oportuna para la toma de decisiones.
Es importante señalar que el presente trabajo cumple con los lineamientos de
investigación establecidos por la Unidad Académica de Ciencias
23
Empresariales, por ende cuenta con el apoyo de las autoridades de la
Universidad y del propietario de la empresa en donde se desarrolló la
investigación. Adicionalmente, este estudio conlleva un interés personal, ya que
permitió la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría CPA.
El proceso investigativo fue programado según un cronograma de actividades,
para ser realizado en un tiempo específico. Además se contó con recursos
económicos, materiales y humanos necesarios para el cumplimiento de los
objetivos planteados.
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo general
Analizar cómo afecta la carencia de un manual de procedimientos contables en
el sistema contable de la Constructora Álvarez del cantón Santa Rosa.
1.4.2 Objetivos específicos
Estudiar las falencias que presentan los procedimientos contables de la
empresa Constructora Álvarez del cantón Santa Rosa.
Investigar los factores que inciden en el sistema contable de la empresa
Constructora Álvarez del cantón Santa Rosa.
Establecer una propuesta de manual de procedimientos contables para el
correcto desarrollo del sistema contable de la empresa Constructora Álvarez
del cantón Santa Rosa.
24
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes investigativos
Carlos Alberto Carche Padilla (2012), en su tesis de grado, denominada
“Análisis de la estructura contable, financiera y tributaria de la
empresa “Vinicio Auto Centro” del cantón El Guabo y diseño de un
manual de procedimientos contables, financieros y tributarios”, de la
Universidad Técnica de Machala se indica:
“Las empresas en general presentan deficiencias en su estructura contable
debido a la falta de recursos humanos capacitados en el área financiera y
tributaria, lo que origina que sus transacciones económicas no reflejen la
veracidad de su operatividad.
Por tanto, la importancia que tiene el diseño y ejecución del manual de
procedimientos aplicando las normas contables vigentes es que facilitará un
instrumento de múltiples beneficios para obtener un control permanente de
las operaciones económicas de la empresa.” (Carche Padilla, 2012)
Gloria Alexandra Saavedra Samaniego (2012), en su tesis de grado,
denominada: “Análisis del sistema contable de la Finca Fabiola de
propiedad del señor Jorge Adalberto Saavedra Porras del cantón
Arenillas, y diseño de un manual de procedimiento contable y
tributario”, de la Universidad Técnica de Machala se manifiesta:
“El manual de procedimientos contable y tributario, es un componente
adicional del sistema contable, el cual se crea para obtener una información
detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, y
procedimientos contables y tributarios necesarios para el desarrollo de las
actividades y proporciona un mayor conocimiento de las actividades del
proceso contable.” (Saavedra Samaniego, 2012)
25
Nancy Paola Espinoza Rodríguez (2013), en su tesis de grado denominada
“Análisis del sistema contable de la Camaronera Pesquera e Industrial
Bravito S.A. de la ciudad de Machala y elaboración de un manual de
procedimientos contables”, de la Universidad Técnica de Machala, se
expone:
“Una forma de organizar toda la información en la empresa son los
manuales en todas las dimensiones que podamos considerar… para que el
área contable se mantenga eficiente, empleando diversas técnicas como
auditorías, análisis financieros, diagnóstico del sistema contable, de los
procesos, entre otros, los cuales tratan de dar una mejor operacionalización
de los recursos con que cuenta la organización.
Para el buen funcionamiento del sistema contable en la empresa es
necesario desarrollar e implementar un Manual de Procedimientos
Contables, para que exista mejor organización en los procesos, la
información sea confiable y haya más agilidad en todas las operaciones a
ejecutarse en la empresa.” (Espinoza Rodriguez, 2013)
María Eugenia Guerrero Aguilar (2012), ), en su tesis de grado de la
Universidad Técnica de Ambato, titulada “Manual de procesos
administrativos y contables encaminados a la liquidación legal de la
Cooperativa de Vivienda Techo Propio de la ciudad de Ambato”, se
indica:
“La restructuración de los procesos administrativos contables optimizará
tiempos, disminuyendo papeleo, y definiendo funciones para que la
empresa cumpla con los estándares de calidad requerida, cumpliendo sus
labores con eficacia y eficiencia, y obteniendo resultados más confiables.
Los manuales constituyen en una herramienta con que cuentan las
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación.”
(Guerrero Aguilar, 2012)
26
2.2 Categorías fundamentales
Gráfico 2. Red de inclusiones conceptuales
Fuente: Investigación directa
Elaboración: La autora
EmpresaEmpresa
Control interno contable
Control interno contable
ManualesManuales
Manual de procedimientos
contables
Manual de procedimientos
contables
ContabilidadContabilidad
Normas contablesNormas
contables
Proceso contableProceso contable
Sistema contableSistema contable
Variable
independiente Variable
dependiente
27
Gráfico 3. Constelación de ideas de la variable independiente
Fuente: Investigación directa
Elaboración: La autora
Objetivos
Importancia
Ventajas de los manuales
Secciones y contenidos de los manuales
Control interno
Controles generales
Objetivos
Controles específicos
Objetivos
Área de finanzas
Área de administrativa
.
Área técnica.
Función contable
Control interno
contable Manuales
Manual de procedimientos
contables
Empresa
Estructura organizativa Área de
finanzas
28
Gráfico 4. Constelación de ideas de la variable dependiente
Fuente: Investigación directa
Elaboración: La autora
Objetivos Sistema contable
Registro
Clasificación
Resumen
Apertura o inicial
Desarrollo o gestión
Conclusión o cierre
Estructura general de la
NIIF
Importancia de las normas contables
Contabilidad en construcción de
viviendas.
Objetivos
Estructura de un sistema contable
Normas
contables Proceso
contable
Contabilidad
NIIF
NIC CINIIF
SIC
29
CONCEPTUALIZACIÓN DE LA VARIABLE INDEPENDIENTE
2.2.1 Manual de procedimientos contables
El manual de procedimientos contables es “un documento en el que se
describen todas y cada una de las actividades propias del Departamento de
Contabilidad, con la finalidad de que sirva de guía o referencia, tanto al
personal que labora en el propio departamento como a aquel que se
desempeña en otras áreas administrativas de la institución, estableciendo para
tal efecto las políticas, mecanismos y lineamientos necesarios para que el
registro contable de las operaciones se realice en estricto apego a la legislación
vigente en la materia, con la finalidad de que los estados financieros reflejen
fielmente la situación financiera de la institución.” (Manual de procedimientos
del departamento de contabilidad, 2011)
2.2.1.1 Objetivos del manual de procedimientos contables
Los manuales de procedimientos contables cumplen los siguientes objetivos:
“Establecer el registro de las transacciones contables a través del Sistema
Contable.
Elaborar en forma oportuna los estados financieros.
Registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos
monetarios, las transacciones y eventos de carácter financiero de la
entidad.” (CAPUFE - Manual de Procedimientos de Contabilidad, 2010)
Interpretar de los resultados en observancia de las normas internacionales
de información financiera, facilitando la presentación de los estados
financieros.
Estos objetivos del manual de procedimiento contable nos permite llevar un
orden y secuencia en los flujos financieros, disminuyendo las posibilidades de
una crisis económico-financiera de la empresa.
30
2.2.1.2 Importancia del manual de procedimientos contables
“Toda empresa necesita en algún momento documentar el trabajo que realizan
los empleados para poder responder entre otras las siguientes interrogantes:
¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿con que frecuencia?, o ¿por autorización de
quién? Se lleva a cabo los procesos. La necesidad de establecer manuales
surge por varias razones y llevan a las organizaciones a plasmar en blanco y
negro todos los procedimientos que se siguen en el desarrollo del trabajo diario.
Algunas empresas se ven en la situación de absoluto desconocimiento del
trabajo que es llevado a cabo por un empleado que se enferma, es despedido o
se retira de la empresa quedando la actividad cortada, sin posibilidades de ser
cubierta inmediatamente, por cuanto no hay quien entrene o capacite al
suplente o nuevo trabajador sobre las labores a realizar, y sobre todo llevar en
orden o con la misma regularidad la actividad, provocando malestar en la
empresa.
Esta situación se vuelve una debilidad que profundiza el problema, cuando tal
realidad sucede en el departamento de contabilidad. Muchas empresas, tienen
fecha de cierre mensual o anual en donde el margen de tiempo para el
cumplimiento en la entrega de cifras es corto e inflexible. Si por ejemplo, el jefe
de costos de una manufacturera se retira de la empresa justo antes de la fecha
de cierre y este se lleva algún conocimiento que no ha sido compartido con
algún subalterno u otro empleado, podría significar que el cierre del ciclo de
producción, entre los cuales estarán los inventarios, pase por serias
dificultades. Esta es una razón por la cual, los manuales dentro de una
empresa tienen una gran significación, como herramienta para el manejo y
planificación de los recursos organizacionales, sean estos recursos humanos o
materiales.” (Andrade Cedeño, y otros, 2014)
Sin embargo vale decir, que el manual, no debe ser interpretado como el
camino único a seguir en la administración y planificación tanto de las
actividades económicas como financieras de una empresa, sino como un
mecanismo preventivo de posibles crisis económico-financieras.
31
2.2.2 Manuales
Los manuales se pueden definir como un documento que reúne los
conocimientos fundamentales para orientar el desarrollo eficaz y eficiente de las
acciones y actividades, dentro de una empresa. Por lo que los manuales son un
elemento fundamental para fomentar una adecuada gestión empresarial,
proporcionando los mecanismos técnicos para lograr el profesionalismo a los
integrantes de una organización. La implementación de los manuales en las
entidades contribuye a estandarizar la ejecución de las actividades
administrativas, productivas, comerciales y financieras permitiendo su
crecimiento y permanencia en el mercado cada vez más variante y novedoso.
“Dentro del ámbito de los negocios, cada vez se descubre más necesidades e
importancia de tener y usar manuales, sobre todo, manuales de políticas y
procedimientos que le permitan a una organización formalizar sus sistemas de
trabajo, y multiplicar la tecnología que le permita consolidar su liderazgo y su
posición competitiva. (Álvarez Torres, 2006)
En síntesis, los manuales en nuestros tiempos modernos y con una variación
constante en los comportamientos del Mercado Mundial Globalizado, se
vuelve imprescindible, su elaboración, uso y seguimiento, para alcanzar
mejores resultados en el manejo y administración de las empresas que deseen
permanecer y competir en las nuevas relaciones del Comercio nacional,
regional e internacional.
2.2.2.1 Ventajas de los manuales
Dentro de las ventajas que brinda un manual a las organizaciones se
encuentran las siguientes:
“Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción
de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del
personal.
32
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar
su alteración arbitraria.
Determina en forma más sencilla las responsabilidades administrativas y
funcionales.” (Rebolledo Verdejo, 2010)
Pero para que todas estas ventajas del manual funcionen deben estar sujetas a
la actualización constante de la información económica-comercial en el medio
externo local, nacional, regional e internacional, que sea confiable y real con la
situación productiva del área de producción donde se desenvuelve las
actividades de la empresa, como también tener un sistema de comunicación
ágil, transparente y oportuno que permita asumir las mejores decisiones para la
inversión, expansión y productividad, en corto, mediano y largo plazo.
2.2.2.2 Secciones y contenidos de los manuales
(Díaz Jiménez, 2005) Nos manifiesta que los manuales contables tienen:
Cuadro 1. Secciones y contenidos de un manual
33
34
Fuente: Libro: Análisis y planeamiento
Elaboración: Luis Fernando Díaz Jiménez
2.2.3 Control interno contable
El control interno contable lo conforman, aquellos procedimientos que tiene por
objetivo, asegurar los activos de la organización, además de incorporar la
confiabilidad en el procesamiento de los datos económicos, que son los
insumos elementales para la planificación económico-financiera, que la
contabilidad permite llevar de manera eficiente, evitando desequilibrios o déficit
en los flujos, entre activos y pasivos de la empresa:
35
2.2.3.1 Control interno
A nivel mundial el control interno se lo definen como el conjunto sistemático,
coherente de procesos y reglamento que se aplican y siguen al interior de la
empresa o institución, que tienen como finalidad que los recursos de la misma
sean utilizados adecuadamente, que la información contable contenga datos
confiables y oportunos, que se promueva la eficiencia y eficacia en el
desarrollo de las operaciones organizacionales. A continuación analiza cada
uno de estos objetivos:
Que los recursos de la empresa sean utilizados apropiadamente, hace
referencia al correcto uso de los activos con el propósito de contar con
procesos que viabilicen su protección, como por ejemplo, los controles
físicos de inventarios, los procesos de manipulación de las materias primas,
el etiquetaje de la propiedad, registro de mercadería, planta y equipo, entre
otros
Que la información contable contenga datos veraces, consiste en que el
tratamiento contable de las transacciones permita generar registros e
informes que revelen información útil y confiable para la toma de decisiones
gerenciales. Para esto es necesario contar con procedimientos que
permitan la contabilización exacta y oportuna de las actividades
económicas.
Que se promueva la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las
operaciones, es decir, que el personal de la empresa debe crear una
conciencia orientada al cumplimiento cabal de los procedimientos, normas,
disposiciones y responsabilidades, logrando de esta forma una gestión
empresarial de calidad y calidez con el trabajo comprometido a un mismo
fin.
Llevar una contabilidad ordenada y bien planificada, nos permite identificar los
síntomas de la economía y sus posibles enfermedades financieras que puedan
afectar el normal ritmo productivo empresarial y sobre todo asumir correctivos a
tiempo para evitar desequilibrios en el normal proceso productivo.
36
2.2.3.2 Objetivos del control interno
“Los objetivos de control se presentan en tres rasgos: efectividad y eficiencia
en las operaciones; confiabilidad de la información financiera; y, cumplimiento
de las leyes y regulaciones aplicables. Sus principales características se
describen a continuación:” (Fonseca Luna, 2011)
Efectividad y eficiencia en las operaciones. La efectividad consiste en
brindar seguridad que los procedimientos se realicen conforme a lo
establecido por la dirección. La eficiencia se vincula al apropiado manejo y
utilización de los recursos materiales, económicos y humanos.
Confiabilidad de la información financiera. Significa que la organización
debe formular mecanismos y actividades de control, orientados a
proporcionar seguridad razonable sobre los datos procesados en el sistema
de información contable, para que éstos sean fiables, comparables y
verificables. La información financiera debe mostrar los resultados
verdaderos de gestión empresarial, ofreciendo confianza a los distintos
usuarios de ésta.
Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables. Hace referencia a que
los mecanismos y actividades de control establecidos por la dirección,
deben contribuir al acatamiento irrestricto de las disposiciones legales a las
que está sujeta la entidad.
2.2.3.3 Controles generales y específicos
Controles generales
Este tipo de control regula los aspectos relacionados con el entorno de la
organización, por lo que es llamado también control circulante. Su objetivo es
verificar el desempeño y cumplimiento de las tareas establecidas. Además se
refiere a la situación actual de la competencia en el medio y actividad en que se
desempeña la empresa, logrando establecer estrategias de competitividad y
desarrollo empresarial, mejorando nuestros productos.
37
Controles específicos
Comprende el conjunto de actividades particulares para verificar el correcto
desarrollo y procesamiento de cada una de las transacciones económicas que
se suscitan en la entidad, permitiendo la identificación de riesgos o
vulnerabilidades en los procedimientos contables. Propicia un equilibrio entre
los flujos de activos y pasivos, procurando que los ingresos superen dos o tres
veces los egresos para mantener una balanza económica favorable a la
empresa y sus actividades económico-productivas.
2.2.4 Empresa
La definición de empresa desde el punto de vista económico-jurídico,
comprende el conjunto organizado de los medios de producción, que están
bajo la responsabilidad de una persona, para conseguir beneficios económicos,
proporcionando estabilidad en la gestión empresarial.
“Obsérvese que el concepto transcrito recae sobre la organización, sobre las
actividades que realiza el empresario, sobre el establecimiento o conjunto de
bienes de que dispone el mismo para llevar a cabo sus fines, y sobre las
relaciones de hecho que son la consecuencia de ese establecimiento sobre el
que recae la actividad del empresario.” (Ruiz de Velasco y del Valle, 2007)
Es precisamente en ese tejido de relaciones internas y externas de las que
depende directamente la vida productiva y la gestión contable de la empresa
para sobrevivir en un mercado mundial cada vez más complejo y variable como
consecuencia de los cambios rápidos y profundos que sufre el sistema
productivo mundial, inducidos por los avances de la ciencia y la tecnología.
2.2.4.1 Objetivos de la empresa
Uno de los objetivos es de carácter social al dotar de viviendas a las personas
de escasos recursos económicos mediante los diferentes programas de
vivienda que ofrece el estado, así las personas más vulnerables del a Cantón
Santa Rosa y sus alrededores pueden tener acceso a una vivienda humilde
pero digna acorde a su derecho como ciudadanos ecuatorianos y ahí también
está la corresponsabilidad de la empresa privada afín a esta área, como es el
38
caso de la empresa constructora Álvarez, con localización en el Cantó Santa
Rosa.
Todos estos objetivos aunque están interrelacionados, presentan a su vez
características propias y diferenciadas, que permiten sistematizar
convenientemente su control bajo sistemas específicos y también con
requerimientos concretos.
Objetivos operativos: Cada empresa tiene sus propios objetivos
operacionales muy diferenciados a otras empresas, ya que los mismos
están muy relacionados con las prioridades, políticas y la orientación de la
gestión de la gerencia. Es fundamental que este tipo de objetivos estén
claramente definidos y coordinados con los demás objetivos y estrategias
específicos, ya que es sobre los objetivos operativos, donde la empresa
invierte una representativa parte de sus recursos.
Objetivos informativos: Estos objetivos se relacionan con los procesos
informativos que debe implementar y desarrollar en la empresa en todos
sus niveles y actividades operativas, fundamentalmente en equipos y
aplicaciones informáticas, en los que tienen que garantizarse su eficacia y
factibilidad. Entre todos los procesos informativos, destaca por su especial
relevancia, tanto interna como externa, el proceso centrado en el uso y
presentación de la información contable.
Objetivos sobre resultados: estos objetivos se relacionan con la
obligación que tiene la empresa de conseguir unos determinados
resultados, preferentemente económico-financieros que incrementen la
rentabilidad de sus actividades, creen valor para los accionistas y otros
stakeholders. La información financiera es un recurso indispensable para la
gestión de control y evaluación de procesos. El término fiabilidad implica la
preparación de dichos estados bajo principios contables y otros principios y
regulaciones contables que sean relevantes y coherentes con los intereses
de la empresa.
Objetivos estratégicos: Son los relacionados con la misión y la visión
empresarial, establecidos por la alta dirección y con el fin último de
39
mantener y optimizar las ventajas competitivas de la empresa que
garanticen su supervivencia a largo plazo.
Objetivos sobre responsabilidades sociales: Tanto legales y normativos,
como de responsabilidad social pues toda empresa debe desarrollar su
actividad en el marco de normas legales y reglamentarias que regulan los
más diversos aspectos de las relaciones sociales (normativa mercantil, civil,
laboral, financiera, medio ambiente, seguridad, etc.). Los antecedentes de
una sociedad en cuanto al cumplimiento de las leyes y normas, pueden
incidir –tanto positiva como negativamente–, en su reputación dentro de la
comunidad.” (De Jaime Eslava, 2013)
2.2.4.2 Estructura organizativa básica de una empresa
Gráfico 5.
Fuente: Empresa
Elaboración: La autora
Una empresa mantiene por lo general la siguiente estructura:
“Gerencia: la función de gerencia “es el proceso de obtener resultados a
través del cumplimiento de labores de otras personas. Los gerentes son las
personas que tienen la responsabilidad de dirigir y orientar procesos
productivos con la colaboración comprometida de obreros, empleados y
recursos logísticos organizacionales como maquinaria, sistema de
información, capital, materias primas, productos y servicios.
GERENTE
FINANCIERA ADMINISTRATIVA TECNICA
40
Sus objetivos pueden incluir la obtención de resultados organizacionales,
como generar utilidades, alcanzar eficiencia organizacional y alta
productividad, y cuidar del desempeño social organizacional. (Rodríguez
Córdoba, 2005)
Es decir la empresa entre sus objetivos mediatos, debe incluir estrategias
para garantizar el bienestar de sus empleados y colaboradores, a los cuales
debe considerar como parte de una gran familia empresarial de cuyo trabajo
y dedicación dependen los resultados esperados y estos deben asegurar un
buen vivir para todos y todas sin ningún tipo de discriminación, sino dar lo
justo al esfuerzo particular en el proceso productivo empresarial.
Área de finanzas: controlar y gestionar el empleo de los recursos
financieros a través de la función contable y de la gestión económica.
(González Gómez, 2002)
Área administrativa: esta se encarga del control y la realización de todos
los trabajos administrativos relacionados con la actividad de la empresa.
Área técnica: las funciones técnicas empresariales están directamente
ligados con la producción de bienes, etc.
2.2.4.3 Función contable de una empresa
“Para que una empresa pueda mantener un buen funcionamiento en sus
cuentas y secuencia financiera en general, debe tener controlados multitud de
factores que garanticen su estabilidad y continuidad. Entre estos factores
tenemos que destacar uno que se considera él más importantes, hablamos de
la contabilidad en la empresa, que es el corazón de la vida productiva de la
empresa, que sin el mismo no podría existir y funcionar.
Cuando hablamos de contabilidad en una empresa nos referimos a las técnicas
que se emplean para poder recoger todos los movimientos contables que ésta
lleva a cabo. Gracias a la revisión y estudio de estos datos, es posible implantar
modelos de control y llegar a tomar decisiones en el seno de la compañía. Se
trata de una ciencia centrada en el estudio contable de la empresa.” (Díaz, 2013)
41
Todo la información que se genera en todas las áreas productivas de la
empresa, y en especial la información contable, deben ser organizadas y
sistematizadas siguiendo parámetros metódicos de las ciencias contables, para
establecer conocimientos científicos que permitan determinar las mejores
decisiones que orienten o reorienten las actividades y volúmenes de producción,
de una manera más metodológica y técnica, que agiliten la gestión empresarial y
generar mejores y mayores ingresos a la misma.
CONCEPTUALIZACIÓN DE LA VARIABLE DEPENDIENTE
2.2.5 Sistema contable
“Es el conjunto organizado de elementos que ejercen una acción recíproca
entre sí, con el propósito de llevar a cabo en y por procesos, correctamente el
procesamiento de las actividades contables y generar información económica y
financiera acorde las NIIF y las leyes de regulación tributaria nacional (SRI).
La información contable se puede clasificar en dos relevantes variables de
interacción: La contabilidad financiera o la contabilidad externa y la
contabilidad de costos o contabilidad interna.” (Silver, 2012)
De estas dos variables depende directamente los resultados de productividad y
crecimiento económico de la empresa, sin embargo su interacción también
determina un manejo ágil y oportuno de las condiciones del mercado local o
internacional para la extensión de las operaciones productivas que determinan
su misma productividad y ganancia.
2.2.5.1 Estructura de un sistema contable
“Un sistema de información contable sigue un modelo básico ofreciendo así
control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo /
beneficio.
El sistema contable de cualquier empresa debe ejecutar tres pasos básicos
para ayudar en la toma de decisiones comerciales.
1) Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar
un registro sistemático de las acciones comerciales diarias en términos
42
económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones
que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar
en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción
terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los
eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos
monetarios, pero si acercarnos a su sintomatología comercial y orientación en
el mercado mundial con repercusiones en los mercados nacionales y locales.
2) Clasificación de la información: un registro completo de todas las
actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos,
demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas
encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar
en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través
de las cuales se recibe o paga dinero.
3) Resumen de la información: Para mejorar la eficiencia y agilidad de la
información contable utilizada por quienes toman decisiones, debe ser
resumida sus elementos más relevantes y precisos. Por ejemplo, una
relación completa de las transacciones de venta de una empresa como
Mars sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a
leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la
información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén
necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras
que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida
por almacén.” (Vargas Cárdenas, 2014)
De lo que se trata al fin de cuentas, es de contar con insumos de
información contable, especifica y confiable, para que quien tiene que
asumir decisiones en cualquier nivel de la dirección gerencial, tome
las mejores acciones a favor de la empresa y contribuir a mejores
resultados no solo en términos de ingresos o ganancias, sino en
términos de calidad y desarrollo empresarial.
43
2.2.5.2 Objetivos del sistema contable
El fin del sistema contable, es producir información cuantitativa de las
transacciones y eventos económicos, que afectan a la organización con el
objeto de facilitar los procesos de decisión y transmitir de manera permanente y
oportuna señales acerca del funcionamiento de la organización, a la cual se la
ve en la moderna administración empresarial, como un organismo vivo, que
siente y padece de enfermedades en su fisiología productiva por lo que es vital
estar preparados para saber interpretar, analizar y sistematizar estos síntomas
para encontrar la cura más adecuada a la enfermedad. En términos
administrativos, es estar listos y preparados para asumir los cambios o
variaciones del mercado de bienes y servicios en el cual se especializa la
empresa y poder estar en mejores condiciones de enfrentarlos y asumirlos.
El sistema tiene una directa relación con el entorno: alertarlo sobre las
variaciones que están ocurriendo dentro de la organización. Este propósito se
consigue articulando la información contable dentro de los parámetros
productivos y de comercialización.
Los objetivos, o metas internas del sistema para progresar en el cumplimiento
de su propósito, son:
1) El registro sistemático de las transacciones y eventos económicos que
afectan a la organización.
2) La preparación de los informes correspondientes: estados financieros, notas
complementarias e informes de control interno, entre otros.” (Bernal Niño,
2004)
44
2.2.6 Proceso contable
Gráfcio 6. Diagrama del proceso contable
Fuente: Investigación directa
Elaboración: La autora
Los resultados de las operaciones efectuadas por un negocio se resumen y
presentan a los propietarios, al final de un tiempo determinado que se conoce
como periodo contable.
“El ciclo contable, es un conjunto de fases de la contabilidad, que se cumplen
periódicamente en cada ejercicio económico, durante la vida de una
empresa, y que tienen como finalidad preparar la información acerca de los
resultados obtenidos en dicho ejercicio y de la situación económico-financiera y
patrimonial al término del mismo.” (Martín Mateos, 2015)
Tanto el periodo como el ciclo contable, son fases del proceso económico-
financiero, que determinan en función de los resultados obtenidos en el tiempo
previamente establecido, para aplicar estados comparativos que permiten un
mejor razonamiento y entendimiento de la información para invertir de mejor
manera los recursos económicos y financieros en el momento y condiciones
más favorables posibles y obtener el mejores resultados en términos de
ganancias económicas, sociales y productivas.
A.- Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de contabilidad, tanto
en el caso de una empresa que inicia su actividad por primera vez, como en el
de aquélla que ya ha venido desarrollando una actividad productiva en
ejercicios precedentes. Para cuyo efecto se debe tener claros los principios,
leyes y reglamentos tanto del sistema público de control contable como de la
misma empresa en la forma y orientación de la gestión contable a seguir.
Documento fuente
Diario general
Mayor General y Auxiliar
Balance de comprobacion y hoja de
trabajo
Estado Financieros
45
B.- Desarrollo o gestión: se extiende a lo largo del ejercicio económico
anual y tiene la finalidad de interpretar y registrar contablemente las
operaciones que surgen como consecuencia de la actividad de la empresa. Es
como llevar una memoria contable de los actos y compromisos cumplidos en el
tiempo de creación de la empresa y sirve para reflejar la evolución de las
actividades productivas y comerciales de la misma para su análisis y
reflexiones de aciertos y desaciertos en la toma de decisiones.
C.- Conclusión o cierre: consiste en un trabajo de recopilación y síntesis, por
el cual se introducen determinadas modificaciones o ajustes a las cuentas que
permitan elaborar una información contable de síntesis, los estados financieros,
que se ponen a disposición de todos los usuarios” (Apellániz, 2000)
Es el conjunto de resultados alcanzados en el periodo contable y sirve también
de orientación en la toma de decisiones para los estados económico-
financieros.
2.2.7 Normas contables
“Constituyen bases o reglas establecidas con carácter obligatorio, que permiten
que las operaciones registradas y los saldos de las cuentas presentadas en los
Estados Financieros expresen una imagen fiel del patrimonio, de la situación
financiera y de los resultados de las empresas.” (Vera, 2012)
Esta información es necesaria para la regularización de los montos económicos
del patrimonio de la empresa sino también que es necesaria para transparentar
la información económico-financiera para el cumplimiento de los compromisos
legales de control y regularización de crecimiento económico y pago de
aranceles para contribuir con el desarrollo del País.
2.2.7.1 Importancia de las normas contables
“La normalización contable pretende la adopción de métodos y prácticas
contables homogéneas por parte de las empresas, tanto a nivel nacional como
internacional. Este proceso permite que la información contable sea
comparable y comprensible por todos los usuarios en cualquier ámbito
geográfico” (Lasa Zuluaga, 2013)
46
2.2.7.2 Normas internacionales de contabilidad
Las NIC, son el conjunto de normas que sistematizan y dan uniformidad a la
elaboración de la información contable – financiera de las entidades.
“Se ha considerado importante establecer estas normas en la presentación de
la información financiera, ya que facilita la comparabilidad de los estados
financieros entre empresas que operan en distintos países.
Estas normas originan de grandes estudios y esfuerzos de diferentes entidades
financieras, educativas y profesionales del área contable a nivel mundial, a fin
de estandarizar la información presentada en los estados financieros y
universalizar su aplicación en el sistema empresarial mundial, con las
particularidades de cada mercado local o nacional.
Las NIC son emitidas por el International Accounting Standards Board (anterior
International Accounting Standards Committee).” (Cámara Oficial de Comercio,
Industria, Servicios y Navegación de España |, 2015)
2.2.7.3 Normas internacionales de Información Financiera
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) son un conjunto
de normas, leyes y principios que determina la clase de datos que debe
revelarse en los estados financieros, además indica el modo en que éstos
datos deben exponerse.
2.2.8 Contabilidad
“Es el proceso de interpretar, clasificar, registrar, medir y resumir en términos
monetarios la actividad económica que tiene una empresa. Es decir, proceso
sistemático en el que se miden las actividades de la empresa y se registra esa
información, para que esta se convierta en informes y estados financieros, los
cuales se comunican a todos los usuarios.” (Lasa Zuluaga, 2013)
Por esto es que la contabilidad, se vuelve tan necesaria en toda empresa y
esta institucionalizada en la estructura organizacional de la misma para llevar
47
de una manera más técnica y organizada la información contable que resulta
del proceso de producción y comercialización.
2.2.8.1 Contabilidad financiera
“Se conforma por una serie de elementos tales como las normas de registro,
criterios de contabilización, formas de presentación, etc. A este tipo de contabilidad
se le conoce como contabilidad financiera, debido a que expresa en términos
cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad, así como
determinados acontecimientos económicos que le afectan, con el fin de
proporcionar información útil y segura a usuarios externos para la toma de
decisiones.
Este tipo de contabilidad es útil para acreedores, accionistas, analistas e
intermediarios financieros, el público inversionista y organismos reguladores
entre otros, todos usuarios externos de la información contable.” (Guajardo
Cantú, y otros, 2008)
Es en si la Ciencia del manejo contable de las actividades económico-
financieras, y del estado de la empresa en términos monetarios y medibles
cuantitativamente para su comprensión y análisis.
2.2.8.2 Objetivos de la contabilidad
“Es suministrar información de la situación económica y financiera de la
empresa los cual es necesario para conocer el patrimonio de las mismas y
ejercer un control sobre ellas.
De acuerdo a eso podemos resumir sus objetivos:
Cuantificar los recursos (Materiales, logísticos, humanos y económico-
financieros).
Reflejar los derechos de las partes. Distribuir de una manera más justa y
equitativa las ganancias entre los miembros del proceso productivo
empresarial.
48
Medir los cambios de los recursos y de los derechos. Actualizarse a las
normativas y leyes o reglamentos como del sistema de ciencia y tecnología
aplicado en el área de producción.
Determinar los periodos específicos de dichos cambios. Identificar los
periodos o tiempos en que se producen con frecuencia malestares en el
consumo de nuestros productos, lo que se llama temporada alta o baja.
Tener la información usando la unidad monetaria como común
denominador. Se invierte y produce para generar ganancias en términos
monetarios.
Controlar las propiedades de la entidad. Como se están usando e
invirtiendo los recursos materiales y monetarios de la empresa.
Programar el uso que se dé a estas propiedades.” (Castro, y otros, 2008)
2.3 Hipótesis
La aplicación de un manual de procedimientos contables, contribuirá al
adecuado proceso, del sistema contable de la empresa Constructora Álvarez
del cantón Santa Rosa.
2.4 Detalle de las variables
Variable independiente: Manual de procedimientos contables
Variable dependiente: Sistema contable
Unidad de observación: Constructora Álvarez
49
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA
3.1 Enfoque
Para el proceso investigativo se aplicó un enfoque cuantitativo, ya que para el
estudio del problema se requirió examinar datos numéricos obtenidos de las
encuestas y el muestreo probabilístico, que determino la inexistencia de un
manual de procedimiento contable. El enfoque cuantitativo proporcionó una
explicación de la realidad bajo una perspectiva interna, externa y objetiva.
Para lograr una mayor comprensión del problema, se empleó el enfoque
cualitativo, el mismo que permitió examinar los hechos en un contexto natural,
conforme a la interpretación de las personas implicadas. La información fue
recogida mediante las entrevistas y observaciones, donde se pudo describir a
profundidad las causas y efectos de la ausencia de un manual de
procedimientos contables en la empresa Constructora Álvarez.
3.2 Modalidad básica de la investigación
Las modalidades de investigación utilizadas para el estudio del problema fueron:
Investigación de campo: consistió en el proceso de análisis y compresión
de una realidad, basado en la obtención información directamente del lugar
objeto de estudio. De acuerdo a esta modalidad fue necesario hacer uso de
técnicas como la observación, entrevista y encuesta.
Investigación bibliográfica: comprende el proceso sistemático de
recolección y análisis de información teórica-científica obtenida de libros,
documentos, revistas, internet, entre otras fuentes secundarias. Su
propósito fue extraer y recopilar información relevante de textos
concernientes con los manuales de procedimientos contables sus usos y
resultados.
50
3.3 Nivel o tipo de investigación
Nivel descriptivo: comprende la descripción, registro, análisis e
interpretación de la naturaleza actual del problema.
En el presente estudio se describieron las situaciones utilizando
herramientas como la observación.
Asociación de variables: es aquel tipo de estudio que persigue medir el
grado de relación existente entre las variables independiente y dependiente,
es decir, este tipo de investigación estuvo orientado a verificar si la ausencia
de un manual de procedimientos contables incide en el sistema contable de
la empresa Constructora Álvarez.
3.4 Población y muestra
La población seleccionada para analizar las características y falencias de los
procedimientos de registro y control contable de la empresa Constructora
Álvarez, estuvo dirigida al personal interno y a las personas escogidas para
conocer las opiniones sobre la importancia del diseño de un manual de
procedimientos contables en las empresas, conformada por los agremiados en
el Colegio de Contadores de El Oro. Siendo una población numerosa, en el
orden de 146 profesionales, fue necesario calcular una muestra.
Para la determinación de la muestra se realizaron los siguientes cálculos:
Fórmula:
𝑻𝒎 =N
1 + ( % EA)2 × N
Datos:
Tm = X (Tamaño de la muestra)
N = 146 profesionales en contabilidad (población)
EA = 5% = 0,05 (Error Admisible)
51
Cálculos:
𝐓𝐦 =146
1 + (0.05)2 × 146
𝐓𝐦 =146
1 + (0,0025) × 146
𝐓𝐦 =146
1 + 0,365
𝐓𝐦 =146
1,365
𝐓𝐦 = 106,96
𝐓𝐦 = 107 Contadores a encuestar
52
3.5 Operacionalización de las variables
Cuadro 2. Operacionalización variable independiente
Variable independiente: Manual de procedimientos contables
Conceptualización Dimensiones Indicadores Ítems Técnicas Instrumentos Unidades de
investigación
Los manuales de
procedimientos
contables son
instructivos donde
se detalla de forma
ordenada la
secuencia de las
actividades para el
cumplimiento de las
funciones de
gestión contable.
Manuales
Procedimientos
contables
- ¿Cree usted que con el diseño de un manual de
procedimientos contables se contribuirá con el correcto
desarrollo del sistema contable de la empresa? ¿Por qué?
Entrevista Guía de
entrevista
Personal
contable
- ¿El manual de procedimientos contables es un factor
necesario para el correcto desarrollo del sistema contable de
una empresa?
- ¿Cómo debe estar estructurado un manual de
procedimientos contables?
Encuesta Cuestionario Contadores
externos
- Nivel de cumplimiento de los procedimientos contables
- Tipos de procedimientos contables Observación
Guía de
observación
Departamento
contable
Procedimientos
contables de los
activos
- ¿Cómo considera usted los actuales procedimientos para el
registro y control de los activos? Entrevista
Guía de
entrevista
Personal
contable
- ¿Qué procedimientos contables son prioritarios implementar
en los activos de una empresa constructora? Encuesta Cuestionario
Contadores
externos
Procedimientos
contables de los
pasivos
- ¿Qué falencias presentan los procesos de registro y control
de los pasivos? Entrevista
Guía de
entrevista
Personal
contable
- ¿En qué áreas son paritarios los procedimientos de registro y
control de los pasivos en una empresa constructora? Encuesta Cuestionario
Contadores
externos
Procedimientos
contables de
ingresos y
egresos
- ¿Qué tipo de procedimientos se ha implementado en la
empresa para el correcto registro y control de los ingresos y
egresos?
Entrevista Guía de
entrevista
Personal
contable
- ¿Por qué es importante implementar procedimientos
contables para los ingresos y egresos de una empresa? Encuesta Cuestionario
Contadores
externos
53
Conceptualización Dimensiones Indicadores Ítems Técnicas Instrumentos Unidades de
investigación
Control
interno
contable
Ambiente de
control
- ¿Qué herramientas de gestión contable se han establecido
para crear un adecuado ambiente de control? Entrevista
Guía de
entrevista
Personal
contable
- ¿Considera usted qué los manuales de procedimientos
promueven un apropiado entorno de control contable? Encuesta Cuestionario
Contadores
externos
Actividades
de control
- ¿Qué aspectos o áreas contables cuentan con procesos de
control interno contable? Entrevista
Guía de
entrevista
Personal
contable
- ¿Por qué es necesario que las empresas diseñen e
implementen actividades de control contable? Encuesta Cuestionario
Contadores
externos
Empresa
Departament
o de
contabilidad
- ¿Cómo ha afectado la ausencia de un manual de
procedimientos contables en las actividades del
departamento de contabilidad?
Entrevista Guía de
entrevista
Personal
contable
- Infraestructura del área contable
- Recursos materiales y tecnológicos
- Recursos humanos
Observación Guía de
observación
Departamento
contable
Fuente: Investigación directa
Elaboración: La autora
54
Cuadro 3. Operacionalización de la variable dependiente
Variable dependiente: Sistema contable
Conceptualización Dimensiones Indicadores Ítems Técnicas Instrumentos Unidades de
investigación
Es el conjunto
organizado de
elementos que
ejercen una acción
recíproca entre sí,
con el propósito de
llevar a cabo
correctamente el
procesamiento de
las actividades del
proceso contable y
generar información
económica y
financiera acorde
las NIIF
Proceso
contable
Plan de cuentas
- Sistema de codificación
- Estructura del catálogo de cuentas
- Manual del catálogo de cuentas
Observación Guía de
observación
Plan de
cuentas
Estructura del
sistema contable
- ¿Cómo considera la estructura actual del sistema
contable de la empresa? Entrevista
Guía de
entrevista
Personal
contable
- ¿Qué elementos son necesarios para el adecuado
desarrollo del sistema contable de una empresa? Encuesta Cuestionario
Contadores
externos
Estados
financieros
- ¿Qué tipo de problemas se presentan en los
procedimientos de preparación de la información
financiera?
Entrevista Guía de
entrevista
Personal
contable
- Características cualitativas del:
Estado de situación financiera
Estado de resultados
Estado de flujos de efectivo
Observación Guía de
observación
Estados
financieros
Normas
contables
Políticas
contables
- ¿Qué aspectos de la contabilidad regula las actuales
políticas de la empresa? Entrevista
Guía de
entrevista
Personal
contable
- ¿Es necesario que las empresas cuenten con un manual
de políticas contables? Encuesta Cuestionario
Contadores
externos
Normas de
control contable
- ¿Cómo han contribuido las normas de control en el
cumplimiento de los procedimientos contables? Entrevista
Guía de
entrevista
Personal
contable
- ¿Por qué es importante que las entidades implementen
normativas para el control interno contable? Encuesta Cuestionario
Contadores
externos
55
Conceptualización Dimensiones Indicadores Ítems Técnicas Instrumentos Unidades de
investigación
Contabilidad
Registros
contables
- ¿Qué tipo de procedimientos de control se han
implementado en la empresa para el correcto registro de
las transacciones?
Entrevista Guía de
entrevista
Personal
contable
- ¿Qué procedimiento de control es prioritario implementar
en las empresas para asegurar razonablemente el
correcto registro de las transacciones?
Encuesta Cuestionario Contadores
externos
- Libros contables
- Organización de los regiros contables Observación
Guía de
observación
Estados
financieros
Documentos de
control
- Tipos de documentos
- Características de los documentos de control Observación
Guía de
observación
Estados
financieros
Fuente: Investigación directa
Elaboración: La autora
56
3.6 Plan de recolección de información
Las actividades seguidas para la recolección de la información fueron:
Revisión teórica mediante la consulta de fuentes bibliográficas y digitales.
Establecimiento de la metodología de estudio: selección de métodos y
técnicas de investigación.
Determinación de la población y muestra.
Definir los criterios de los datos que se requieren en el estudio:
operacionalización de las variables.
Elaboración de los instrumentos de investigación: Guía de entrevista, guía
de observación, cuestionario de encuesta.
Aplicación de los instrumentos de investigación.
3.7 Plan de procesamiento de la información
El programa de actividades para procesar los datos obtenidos mediante los
instrumentos de investigación, son las siguientes:
Agrupación y organización de los datos de acuerdo a los resultados.
Análisis e interpretación de la información.
Verificación de la hipótesis.
Redacción de las conclusiones mediante la extracción ordenada y
sintetizada de los datos obtenidos en el proceso investigativo.
Determinación de las recomendaciones como mecanismos de solución a la
problemática evidenciada en la entidad.
57
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
4.1 Resultados de las observaciones realizadas en la empresa
Constructora Álvarez
4.1.1 Procedimientos contables
De las observaciones efectuadas en la empresa, se determinó la inexistencia
de un manual de procedimientos contables donde se indique de manera
detallada las operaciones a seguirse para el adecuado procesamiento de la
información contable.
Esta situación ha ocasionado un nivel elevado de desorganización e
incumplimiento de las actividades contables.
4.1.2 Departamento de contabilidad
La empresa Constructora Álvarez cuenta con una oficina destinada para
contabilidad, la cual se divide en dos secciones. Una para el contador y otra
para el auxiliar de contabilidad. Su área es relativamente amplia por lo que
existe una adecuada disposición del mobiliario para crear un ambiente de
trabajo cómodo y ordenado.
La empresa cuenta con un sistema contable computarizado, sin embargo sus
funciones no son aplicadas completamente por motivo de la ausencia de un
instructivo que permita el tratamiento contable de las actividades
económicas.
4.1.3 Plan de cuentas
El plan de cuentas de la empresa presenta ciertas falencias en su estructura,
debido a que no tiene definido una estructura uniforme, además de carecer de
las cuentas principales para llevar un adecuado registro de las actividades de
construcción.
Asimismo se pudo conocer que la entidad carece de un manual que explique la
dinámica de las cuentas contables.
58
4.1.4 Estados financieros
De la revisión de los archivos contables de la empresa, se comprobó que la
empresa elabora siempre anualmente el estado de situación financiera y el
estado de resultados, de acuerdo a la estructura del formulario 102
declaraciones de Impuesto a La Renta al SRI.
La empresa no elabora el estado de flujos de efectivo, ni tampoco las notas
explicativas, por lo cual es inadecuado su proceso contable.
4.1.5 Registros contables
Conforme a las observaciones realizadas se pudo conocer que la empresa
registra sus operaciones económicas únicamente en el libro diario, es decir, no
aplica comprobantes de acuerdo a la naturaleza de las transacciones, esto
es: comprobantes de ingreso, comprobantes de egreso y comprobantes de
diario.
Los archivos de la entidad se encuentran organizados de acuerdo a la
información tributaria, esto es, registros y facturas por concepto de compras,
así como registros y facturas relacionadas con las ventas.
4.1.6 Documentos de control
De la revisión de los archivos contables se constató que en la empresa se
elaboran los siguientes documentos o reportes de control:
Reporte de compras.
Reporte de retenciones de impuestos.
Reportes de ventas.
Planillas de trabajo.
Los primeros tres documentos tienen como finalidad establecer un control y
seguimiento tributario, facilitando los procesos de declaración de impuestos,
mientras que la planilla de trabajo es un documentos elaborado para controlar
los avances de obra.
59
4.2 Resultados de las entrevistas realizadas al personal contable de la
empresa Constructora Álvarez
1. ¿Cree usted que con el diseño de un manual de procedimientos
contables se contribuirá con el correcto desarrollo del sistema
contable de la empresa? ¿Por qué?
Contador: opina que los manuales de procedimientos son instrumentos
necesarios para una adecuada ejecución del sistema contable, ya que
viabilizaría de manera efectiva el procesamiento de la información
económica-financiera, y en consecuencia contribuiría en la presentación de
registros y reportes contables confiables.
Auxiliar de contabilidad: indica que la implementación de un manual de
procedimientos es un factor importante que contribuiría positivamente en la
gestión del sistema de información contable de la empresa, debido a que
proporcionaría los mecanismos para coordinar y organizar el desarrollo de
las actividades contables.
2. ¿Cómo considera usted los actuales procedimientos para el registro y
control de los activos?
Contador: son parcialmente adecuados, ya que en el negocio no se ha
formalizado las actividades para efectuar la contabilización y supervisión de
los activos, a través de un documento o instructivo por escrito, por ende
existe descoordinación en la verificación del efectivo e inventarios.
Auxiliar de contabilidad: asimismo indicó que este tipo de procedimientos
son parcialmente inadecuados, ya existen ciertas falencias en los
relacionado a los procesos de conciliación bancaria, seguimiento de los
valores por cobrar y control de los inventarios.
3. ¿Qué falencias presentan los procesos de registro y control de los
pasivos?
Contador: respondió que principalmente se observan problemas para la
elaboración de los reportes tributarios, los mismos que al momento de la
declaración de los impuestos, contienen inconsistencias en los valores
respecto a los registros contables.
60
Auxiliar de contabilidad: manifestó que existen ciertas falencias en el registro,
control y cancelación de los valores por pagar a los proveedores, y en menor
medida en el seguimiento de los anticipos de clientes por avances de obra.
4. ¿Qué tipo de procedimientos se ha implementado en la empresa para
el correcto registro y control de los ingresos y egresos?
Contador: En la entidad no se ha implementado procedimientos formales
para el adecuado procesamiento y revisión de los ingresos y egresos.
Auxiliar de contabilidad: indicó que la entidad carece de procedimientos que
viabilicen el correcto registro de los ingresos por concepto de servicios de
construcción, así como para el procesamiento de la información de los
costos y gastos operativos.
5. ¿Qué herramientas de gestión contable se han establecido para crear
un adecuado ambiente de control?
Contador: respondió que en la empresa no se ha considerado el
establecimiento de mecanismos de control, tales como: normas,
procedimientos y funciones, para crear un adecuado ambiente de control.
Auxiliar de contabilidad: manifestó que desconoce que en la empresa se
haya establecido herramientas o mecanismos para un apropiado entorno de
control contable.
6. ¿Qué aspectos o áreas contables cuentan con procesos de control
interno contable?
Contador: respondió que en la empresa se realizan verificaciones de la
documentación (facturas por concepto de compras y ventas), antes de ser
registrada en el sistema contable.
Auxiliar de contabilidad: indicó que la empresa carece de procesos de
control interno contable.
7. ¿Cómo ha afectado la ausencia de un manual de procedimientos
contables en las actividades del departamento de contabilidad?
Contador: manifestó que la ausencia de un manual de procedimientos
contables ha provocado principalmente la descoordinación y errores en el
61
procesamiento de la información contable, afectando la presentación
oportuna de la información económica-financiera.
Auxiliar de contabilidad: considera que la falta de un manual de
procedimientos contables ha incidido negativamente en el desarrollo de las
operaciones de registro y control de las transacciones económicas.
8. ¿Cómo considera la estructura actual del sistema contable de la
empresa?
Contador: manifestó que el actual sistema contable es parcialmente
adecuado, lo que impide su integración con otras áreas operativas.
Auxiliar de contabilidad: considera que el sistema contable presenta ciertas
falencias debido a que no está complementado por herramientas de gestión
apropiadas, tales como: procedimiento, normas, políticas, funciones y
documentos, que posibiliten su correcta ejecución y procesamiento de la
información.
9. ¿Qué tipo de problemas se presentan en los procedimientos de
preparación de la información financiera?
Contador: según el entrevistado, el principal problema está relacionado con
los saldos desactualizados de las cuentas, lo que retrasa e impide una
presentación oportuna de los estados financieros.
Auxiliar de contabilidad: opina que existen ciertas inconsistencias en la
información de los registros contables, por tanto, los procesos para ajustar
los saldos contables, ocasiona dificultades para la elaboración y
presentación oportuna de los estados financieros.
10. ¿Qué aspectos de la contabilidad regula las actuales políticas de la
empresa?
Contador: contestó que en la entidad carece de políticas contables con la
finalidad de regular los procesos de registro y verificación de las
transacciones económicas.
62
Auxiliar de contabilidad: respondió que la empresa carece de un manual de
políticas contables, por ende, no puede opinar respecto de este tema.
11. ¿Cómo han contribuido las normas de control en el cumplimiento de
los procedimientos contables?
Contador: Indicó, que al igual que las políticas contables, la empresa no
cuenta de manera formal con normas para el control de los procedimientos
contables.
Auxiliar de contabilidad: manifestó que no puede proporcionar una opinión
al respecto, ya que el negocio no ha emitido un documento que contenga de
manera específica las normas de control interno. Agrega: que la ausencia
de una normativa interna ha provocado el incumplimiento o errores en el
desarrollo de las actividades contables.
12. ¿Qué tipo de procedimientos de control se han implementado en la
empresa para el correcto registro de las transacciones?
Contador: considera que se estaría aplicando procedimientos de control de
tipo preventivo, ya que en la empresa se realizan verificaciones de la
documentación (facturas por concepto de compras y ventas), antes de ser
registradas en el sistema contable.
Auxiliar de contabilidad: indicó que la entidad no se ha implementado
procesos de verificación que permitan el correcto registro de las
operaciones contables.
63
4.3 Resultados de las encuestas realizadas a los profesionales en
contabilidad
1. ¿El manual de procedimientos contables es un factor necesario para el
correcto desarrollo del sistema contable de una empresa?
Cuadro 4. Manual de procedimientos contables
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Gráfico 7. Manual de procedimientos contables
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Análisis: Del 100% de los encuestados, el 91% opinaron que el manual de
procedimientos contables si es un factor necesario. Y un porcentaje reducido,
del 15%, los contadores indicaron que el manual de procedimientos contables
es poco necesario paro el adecuado desempeño del sistema contable.
Interpretación: Nuestros profesionales encuestados nos dieron a conocer que
es muy necesario un manual de procedimientos contables porque aporta a la
realización de su trabajo como profesionales y en consecuencia es una guía de
procedimientos normados para toda empresa.
64
2. ¿Cómo debe estar estructurado un manual de procedimientos
contables?
Cuadro 5. Estructura del manual de procedimientos contables
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Gráfico 8. Estructura del manual de procedimientos contables
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Análisis: El 30% respondió que un manual de procedimientos contables debe
contar principalmente por actividades de control. El 26% contestaron que es
fundamental determinar una normativa de control. El 20% considera que debe
contener un manual de funciones. El 14% opina que es importante contar con
políticas contables. El 10% contestó que es necesario diseñar documentos de
control.
Interpretación: Independientemente de los porcentajes señalados por los
encuestados y que reflejan ciertas preferencias hacia las normas, políticas,
manuales y actividades de la empresa, se consideraría que todos estos
factores son fundamentales a la hora de llevar la contabilidad.
65
3. ¿Qué procedimientos contables de control son prioritarios
implementar en los activos de una empresa constructora?
Cuadro 6. Procedimientos contables para los activos
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Gráfico 9. Procedimientos contables para los activos
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Análisis: El 52% considera que en los activos, es prioritario procesos de
verificación del efectivo. El 29% es importante establecer procedimientos de
registro y control de las existencias. El 19% indicó que es necesario diseñar
procedimientos para el registro y control de propiedad, planta y equipo.
Interpretación: Desde el punto de vista profesional nos dan a conocer que en
el control de efectivo, clientes, inventarios, propiedad planta y equipo debe
estar incluido y detallado en el manual de una forma sistemática, la cual
contribuye al buen desarrollo de la empresa brindando información clara y
precisa para los profesionales, sus accionistas y terceros.
66
4. ¿En qué cuentas de pasivo son prioritarios los procedimientos de
registro y control de los pasivos en una empresa constructora?
Cuadro 7. Procedimientos contables para los pasivos
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Gráfico 10. Procedimientos contables para los pasivos
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Análisis: El 48% considera que es prioritario implementar procedimientos para
el control de los ingresos anticipados. El 31% respondió que se debe diseñar
procesos para la cancelación de las deudas a los proveedores. El 14%
manifestó que es importante desarrollar procesos de pagos de impuestos. El
7% que se debe contar con procedimientos para el cumplimiento de las
obligaciones laborales.
Interpretación: Los profesionales en contabilidad consideran que todas las
cuentas son importantes y para el efecto se lleve un control periódico de las
cuentas del pasivo que posee la empresa.
67
5. ¿Por qué es importante implementar procedimientos contables para
los ingresos y egresos de una empresa?
Cuadro 8. Procedimientos contables de ingresos y egresos
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Gráfico 11. Procedimientos contables de ingresos y egresos
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Análisis: El 62% opinaron que los procedimientos contables para los ingresos
y egresos permiten conocer de manera confiable y oportuna los niveles de
rentabilidad. El 38% respondió que este tipo de procedimientos son necesarios
para generar información actualizada.
Interpretación: De acuerdo a la mayoría de los contadores, los procedimientos
contables para los ingresos y egresos, son importantes ya que proporcionan los
mecanismos adecuados para determinar los resultados de la gestión de forma
veraz, mediante la generación de información actualizada y oportuna de las
actividades operativas de la empresa.
68
6. ¿Considera usted qué los manuales de procedimientos promueven un
apropiado entorno de control contable?
Cuadro 9. Relación de los procedimientos y el control contable
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Gráfico 12. Relación de los procedimientos y el control contable
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Análisis: Los contadores encuestados indicaron en una proporción del 100%
que los manuales de procedimientos si promueven un apropiado entorno de
control contable.
Interpretación: Los profesionales contables consideran que los manuales son
una herramienta de seguimiento primordial en el control contable de la
empresa, pero sin caer en el error de hacer de ella una receta única y inflexible.
69
7. ¿Por qué es necesario que las empresas diseñen e implementen
actividades de control contable?
Cuadro 10. Importancia de las actividades de control contable
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Gráfico 13. Importancia de las actividades de control contable
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Análisis: El 80% manifestó que las actividades de control contable son
necesarias principalmente para verificar el correcto cumplimiento de los
procedimientos contables. El 20% opinaron que los procesos de control
contable son fundamentales para proporcionar información contable confiable.
Interpretación: De lo indicado por los encuestados, se deduce que los
procesos de control contribuyen al desarrollo eficiente y eficaz de las
operaciones contables, minimizando o evitando el cometimiento de fraudes e
irregularidades que puede incurrir al personal del negocio.
70
8. ¿Qué elementos son necesarios para el adecuado desarrollo del
sistema contable de una empresa?
Cuadro 11. Elementos para un adecuado sistema contable
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Gráfico 14. Elementos para un adecuado sistema contable
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Análisis: El 50% respondieron que el principal elemento para el adecuado
desarrollo del sistema contable es el manual de procedimientos contables. El
32% manifestó que es necesario contar con una normativa de control y 18%
consideró que es importante la automatización del sistema de información
contable.
Interpretación: La mayoría de los contadores opina que en una empresa debe
haber un manual de procedimientos contables para viabilizar el correcto
procesamiento y control de las transacciones económicas y financieras.
71
9. ¿Es necesario que las empresas cuenten con un manual de políticas
contables?
Cuadro 12. Políticas contables
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Gráfico 15. Políticas contables
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Análisis: El 100% de los profesionales en contabilidad encuestados está de
acuerdo que las empresas deben contar con un manual de políticas
contables.
Interpretación: De acuerdo a los contadores las políticas contables son
documentos necesarios para el buen desarrollo de las empresas, con el
propósito el de integrar en forma ordenada las normas y actividades de la
misma la cual contribuiría a la toma de decisiones en caso de ser necesario.
72
10. ¿Por qué es importante que las entidades implementen normativas
para el control interno contable?
Cuadro 13. Normas de control contable
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Gráfico 16. Normas de control contable
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Análisis: Del 100% de los contadores encuestados, el 51% opina que las
normas de control son importantes para coordinar la ejecución de los
procedimientos contables. El 31% respondieron que las normas de control son
necesarias para promover el adecuado procesamiento de la información
contable. El 18% contestó que son fundamentales para regular el desempeño
del personal contable.
Interpretación: La mayoría de los profesionales contables opinaron que las
normas de control tienen como función principal coordinar la ejecución de los
procedimientos contables, por ende son un factor importante para mejorar el
desempeño del personal de contabilidad.
73
11. ¿Qué procedimiento de control es prioritario implementar en las
empresas para asegurar razonablemente el correcto registro de las
transacciones?
Cuadro 14. Tipos de procedimientos de control
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Gráfico 17. Tipos de procedimientos de control
Fuente: Encuesta
Elaboración: La autora
Análisis: El 85% respondió que es prioritario implementar procedimientos de
control preventivo. El 15% manifestó que es fundamental aplicar
procedimientos de control concurrente.
Interpretación: La mayoría de los contadores consideran que los controles
deben ser preventivos para el buen funcionamiento de la empresa, asegurando
razonablemente el correcto registro de las transacciones, sin embargo es
importante que se practiquen controles posteriores estos en forma
independiente por auditoria.
74
4.4 Verificación de hipótesis
El procedimiento de verificación de hipótesis consistió en:
1. Planteamiento de la hipótesis:
El contar con un manual de procedimientos contables contribuirá al correcto
desarrollo del sistema contable de la empresa Constructora Álvarez del cantón
Santa Rosa.
2. Formulación del modelo lógico de la hipótesis:
Hipótesis nula (H0): El contar con un manual de procedimientos contables
no contribuirá al correcto desarrollo del sistema contable de la empresa
Constructora Álvarez del cantón Santa Rosa.
Hipótesis alternativa (H1): El contar con un manual de procedimientos
contables si contribuirá al correcto desarrollo del sistema contable de la
empresa Constructora Álvarez del cantón Santa Rosa.
3. Comparación de los resultados de la investigación de campo:
Cuadro 15. Comparación de resultados de la investigación
Población Pregunta Respuesta Decisión
Contador ¿Cree usted que
con el diseño de
un manual de
procedimientos
contables se
contribuirá con
el correcto
desarrollo del
sistema contable
de la empresa?
¿Por qué?
Opina que los manuales de
procedimientos son
instrumentos necesarios
para una adecuada
ejecución del sistema
contable, ya que viabilizaría
de manera efectiva el
procesamiento de la
información económica-
financiera, y en
consecuencia contribuiría
en la presentación de
registros y reportes
contables confiables.
Se acepta
la hipótesis
alternativa
(H1)
Fuente: Investigación directa
Elaboración: La autora
75
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
1. Del estudio de los procedimientos contables de la empresa Constructora
Álvarez del cantón Santa Rosa, se comprobó que no se ha establecido de
manera documentada las distintas actividades para la consecución eficaz y
eficiente de las transacciones contables relacionadas con el registro y
control de bancos, documentos por cobrar, inventarios, pago a proveedores,
pago de impuestos, y anticipo de clientes.
2. Se pudo conocer que el principal factor que inciden en el sistema contable
de la empresa Constructora Álvarez del cantón Santa Rosa, son las
falencias en el plan de cuentas, donde no se estaría contando con cuentas
necesarias para un adecuado control de las operaciones contables, por
ende se presentan dificultades en el procesamiento de las transacciones
económicas de la empresa.
3. En la empresa no se ha considera el diseño e implementación de un manual
de procedimientos contables, basado en adecuados actividades de registro
y control, establecimiento de las funciones del personal contable, y la
aplicación de normas y políticas para estandarizar la elaboración de
reportes financieros con datos comparables.
76
5.2 Recomendaciones
1. Establecer procedimientos contables para la empresa Constructora Álvarez
del cantón Santa Rosa, de manera documentada acerca de las distintas
actividades para la consecución eficaz y eficiente de las transacciones
contables relacionadas con el registro y control de bancos, documentos por
cobrar, inventarios, pago a proveedores, pago de impuestos, y anticipo de
clientes.
2. Reestructurar el plan de cuentas de la empresa Constructora Álvarez del
cantón Santa Rosa, con la finalidad de contar con los rubros y partidas
necesarias para un adecuado control de las operaciones contables, así
como para el adecuado desarrollo del sistema contable.
3. Diseñar en la empresa Constructora Álvarez del cantón Santa Rosa, un
manual de procedimientos contables, basado en adecuados actividades de
registro y control, establecimiento de las funciones del personal contable,
así como la aplicación de normas y políticas para estandarizar la
elaboración de reportes financieros con datos comparables.
77
CAPÍTULO VI
PROPUESTA
6.1 Datos informativos
6.1.1 Nombre de la propuesta
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA EMPRESA
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ DE PROPIEDAD DEL ING. CHRISTHIAN
ÁLVAREZ HURTADO DEL CANTÓN SANTA ROSA
6.1.2 Institución ejecutora
A continuación se muestra la información relevante de la institución objeto de
estudio:
Datos informativos de la empresa
Razón Social: ÁLVAREZ HURTADO CHRISTHIAN OSCAR
RUC: 0703332007001
Tipo de Contribuyente Persona Natural
Obligado a llevar Contabilidad SI
Actividad Económica Principal CONSTRUCCION DE VIVIENDAS
Fecha de inicio de actividades 09-03-2007
Ubicación del Establecimiento EL ORO / SANTA ROSA
Fuente: Investigación directa
Elaboración: La autora
6.1.3 Beneficiarios
Las personas beneficiarias con la implementación del manual de
procedimientos son:
Propietario
Personal contable
Empresa.
78
6.1.4 Ubicación
El estudio se realizó en la empresa Constructora Álvarez del cantón Santa
Rosa, de la provincia de El Oro
6.1.5 Tiempo estimado
El proceso investigativo fue desarrollado durante el año 2015.
Fecha de inicio: Enero del 2015
Fecha de finalización: Marzo del 2015
6.1.6 Equipo técnico responsable
El personal responsable para el desarrollo y ejecución de la propuesta son.
Empresa
Contador de la empresa
Investigador proponente de la propuesta
6.2 Antecedentes de la propuesta
Los manuales de procedimientos son instrumentos para la información y
coordinación del trabajo. Desde el punto de vista de la contabilidad, indican los
pasos y operaciones que deben seguirse para el adecuado procesamiento de
las transacciones económicas y financieras, con la finalidad de revelar
información contable confiable y actual.
Por la importancia de este tema, se consideró necesario efectuar un estudio de
las actividades contables en la empresa Constructora Álvarez, con la finalidad
de evaluar sus procedimientos, donde se pudo conocer que no se ha
establecido de manera documentada las actividades contables, además existen
falencias en el plan de cuentas, y no se cuenta con funciones, normas y
políticas para regular los procedimientos contables.
Con los antecedentes antes descritos, es importante la realización de la
presente propuesta orientada al diseño de un manual de procedimientos
79
contables para la empresa Constructora Álvarez de propiedad del ing.
Christhian Álvarez Hurtado del cantón Santa Rosa, con la finalidad de lograr un
adecuado desempeño del sistema contable.
6.3 Justificación
En la actualidad las empresas necesitan procesos permanentes de revisión de
sus procedimientos para el registro y control de las transacciones económicas,
logrando de esta manera eficiencia y eficacia en el funcionamiento del sistema
contable.
Debido a la relevancia de esta herramienta de gestión, se desarrolló la
presente investigación en la empresa Constructora Álvarez del cantón Santa
Rosa, donde se comprobó que no se ha establecido de manera documentada
las distintas actividades para la consecución eficaz y eficiente de las
transacciones contables relacionadas con el registro y control de bancos,
documentos por cobrar, inventarios de materiales de producción, pago a
proveedores, pago de impuestos, y anticipo de clientes.
Además, se pudo conocer que el principal factor que inciden en el sistema
contable de la empresa Constructora Álvarez del cantón Santa Rosa, son las
falencias en el plan de cuentas, donde no se estaría contando con cuentas
necesarias para un adecuado control de las operaciones contables, por ende
se presentan dificultades en el procesamiento de las transacciones económicas
de la empresa.
Finalmente, en la empresa no se ha considera el diseño e implementación de
un manual de procedimientos contables, basado en adecuados actividades de
registro y control, establecimiento de las funciones y responsabilidades del
personal contable y la aplicación de normas y políticas para estandarizar la
elaboración de reportes y estados financieros con datos comparables.
Por la presencia de esta problemática, se justifica la realización de la presente
investigación titulada: Elaboración de un manual de procedimientos contables
para la empresa Constructora Álvarez de propiedad del Ing. Christhian Álvarez
Hurtado del cantón Santa Rosa.
80
El objetivo del presente manual de procedimientos, es contar con un
instrumento de apoyo para el área contable, que permita orientar el adecuado
tratamiento de las transacciones económicas y financieras.
6.4 Objetivos
6.4.1 Objetivo general
Elaborar un manual de procedimientos contables para la empresa Constructora
Álvarez de propiedad del Ing. Christhian Álvarez Hurtado del cantón Santa Rosa.
6.4.2 Objetivos específicos
1. Establecer procedimientos contables para la empresa Constructora Álvarez
del cantón Santa Rosa, de manera documentada acerca de las distintas
actividades para la consecución eficaz y eficiente de las transacciones
contables relacionadas con el registro y control de bancos, documentos por
cobrar, inventarios, pago a proveedores, pago de impuestos, y anticipo de
clientes.
2. Reestructurar el plan de cuentas de la empresa Constructora Álvarez del
cantón Santa Rosa, con la finalidad de contar con los rubros y partidas
necesarias para un adecuado control de las operaciones contables, así
como para el adecuado desarrollo del sistema contable.
3. Diseñar en la empresa Constructora Álvarez del cantón Santa Rosa, un
manual de procedimientos contables, basado en adecuados actividades de
registro y control, establecimiento de las funciones y responsabilidades del
personal contable y la aplicación de normas y políticas para estandarizar la
elaboración de reportes y estados financieros con datos comparables.
6.5 Análisis de factibilidad
Económica-financiera
Desde la perspectiva económica-financiera, la propuesta del manual de
procedimientos es viable, porque ésta proporcionaría eficiencia y eficacia
operativa en el área contable, permitiendo el adecuado registro y control de las
actividades contribuyendo de esta forma a la correcta generación de
información financiera útil y oportuna para la toma de decisiones económicas.
81
Organizacional
Desde la perspectiva organizacional, el manual de procedimientos favorece el
cumplimiento de las funciones y responsabilidades de personal contable,
coordinando las actividades para el apropiado procesamiento de la información
contable.
6.6 Fundamentación
La presente propuesta se fundamenta en el diseño e implementación de un
manual de procedimientos contables, el mismo que consiste en un documento
que contiene las instrucciones sistemáticas para el registro, control y
comunicación de la información económica-financiera.
Además los manuales de procedimientos permiten crear un ambiente de
control, orientado al cumplimiento de las funciones, responsabilidades, normas
de control para proteger los recursos de la empresa y proporcionar
confiabilidad en la elaboración de los estados financieros.
6.7 Descripción de la propuesta
La presente propuesta desarrolló los siguientes temas:
a) Procedimientos contables
Procedimientos de registro y control de bancos
Procedimientos de registro y control de documentos por cobrar
Procedimientos de registro y control de inventarios
Procedimientos de registro y control de proveedores por pagar
Procedimientos de registro y control de impuestos
Procedimientos de registro y control de anticipo de clientes
b) Plan de cuentas
c) Funciones y responsabilidades del personal contable
82
6.7.1 Procedimientos contables
6.7.1.1 Procedimientos de registro y control de bancos
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de bancos
Tipo de procedimiento: Conciliación bancaria
Objetivo: Comparar los valores que la empresa tiene registrados en el libro
bancos, contra los datos proporcionados por la institución
financiera a través del estado de cuenta.
Políticas
Los procesos de conciliación bancaria deben realizarse de manera
mensual.
La conciliación bancaria consistirá en el verificación de la siguiente
información:
Los depósitos del mes registrados por la empresa vs los del Banco.
Los cheques girados en el mes y los pagados por el Banco.
Las notas de crédito y débito no registrados en el Libro Bancos.
Otros aumentos o disminuciones en el saldo de bancos producto de
errores numéricos en los registros contables.
El contador es responsable del proceso de conciliación de las cuentas
bancarias, con la finalidad de mantener actualizados los saldos y conocer
la disponibilidad financiera en Bancos.
El propietario es responsable del manejo de las cuentas bancarias.
Los pagos a los proveedores de bienes y servicios serán efectuados
únicamente mediante cheque cuyo monto excedan $50,oo
Los cheques serán girados a nombre del proveedor.
Elaboración: La autora
83
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de bancos
Tipo de procedimiento: Conciliación bancaria
Descripción del procedimientos
1. El auxiliar de contabilidad recibe el estado de cuenta bancario de la
empresa.
2. Procede a la emisión del mayor auxiliar de bancos.
3. Realiza la conciliación bancaria, es decir, la comparación de los valores
entre el mayor auxiliar y el estado bancario.
4. Examina e identifica posibles inconsistencias relacionadas con:
Depósitos que el banco no ha registrado hasta la fecha de corte.
Los cheques emitidos por la empresa, pero que aún no han sido
cobrados por el beneficiario.
Las notas de crédito y débito bancario.
Se verifica la existencia de cualquier error numérico en los
documentos.
5. Contadora: Verifica y firma de la conciliación bancaria.
6. Efectúa los respectivos asientos contables relacionados con las notas de
crédito y débito bancario.
7. Firma la documentación.
8. Procede al archivo de la conciliación bancaria y demás documentación.
Elaboración: La autora
84
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de bancos
Flujo grama de conciliación bancaria
Elaboración: La autora
Inicio
Auxiliar de contabilidad
Recibe el estado de cuenta bancario de la empresa
Estado de cuenta bancario
Procede a la emisión del mayor auxiliar de bancos
Libro bancos
Realiza la comparación de los valores entre el mayor auxiliar
y el estado bancario
Conciliación bancaria
Examina: Depósitos no registrados
por el banco. Los cheques emitidos por la
empresa, pero no cobrados por el beneficiario.
Las notas de crédito y débito bancario
Se verifica errores numéricos en los documentos
Contadora
Verifica y firma de la conciliación bancaria
Efectúa los asientos contables
Firma la documentación
Archivo
Fin
85
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de bancos
Asientos contables
Registro de notas de crédito
Registro de notas de débito
Elaboración: La autora
86
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de bancos
Caso Práctico
Elaboración: La autora
CUENTA Nº: 214599322 SALDO ANTERIOR:
RAZON SOCIAL: ÁLVAREZ HURTADO CHRISTHIAN OSCAR FECHA DE CORTE:
EMPRESA: CONSTRUCTORA ÁLVAREZ SALDO ACTUAL:
$ 34.306,75
$ 32.480,85
06/01/2015 ND - 565512 18,25 $ 14.855,99
DB Nº 1225355
CH-2368
10.000,00
-
-
1.825,90
30/01/2015 ND - 565667 23,74 $ 32.457,11
21/01/2015
28/01/2015
20/01/2015 ND - 565666 - 3,50 $ 24.306,75
13/01/2015 CH-2365 - 3.258,80 $ 24.302,75
19/01/2015 NC-1515458633 7,50 $ 24.310,25
08/01/2015 CH- 2364 - 2.750,24 $ 12.105,75
10/01/2015 DB Nº 1112333 15.455,80 - $ 27.561,55
02/01/2015 CH- 2362 - 5.125,00 $ 14.849,85
05/01/2015 NC-1515151586 24,39 $ 14.874,24
FECHA COMP. Nº CRÉDITOS DÉBITOS SALDOS
01/01/2015 $ 19.974,85
BANCO DE MACHALAESTADO DE CUENTA
$ 19.974,85
31 de enero de 2015
$ 32.457,11
87
CONSTRUCTORA ÁLVAREZÁLVAREZ HURTADO CHRISTHIAN OSCAR
RUC # 0703332007001
CTA.CTE.: 214599322 BANCO : MACHALA FECHA : 5 DE FEBRERO 2015
SALDO REAL BANCO
Depósitos en tránsito
Total depósitos en tránsito -
Cheques pendientes de cobro
Pago a proveedores CH-2363 160,00
Compra de mercadería CH-2366 1.648,24
Compra de mercadería CH-2367 7.985,47
Total cheques pendientes de cobro 9.793,71
SALDO BANCARIO AJUSTADO 22.663,40
SALDO SEGÚN LIBRO BANCOS
Notas de crédito:
NC-1515151586 24,39
NC-1515458633 7,50
Total notas de crédito 31,89
Notas de débito:
ND - 565512 18,25
ND - 565666 3,50
ND - 565667 23,74
Total notas de débito 45,49
SALDO LIBRO BANCOS AJUSTADO
22.677,00
22.663,40
ELABORADO POR : APROBADO POR: VISTO BUENO
CONCILIACIÓN
BANCARIA
32.457,11
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de bancos
Caso práctico
Elaboración: La autora
88
6.7.1.2 Procedimientos de registro y control de documentos por cobrar
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de documentos por cobrar
Tipo de procedimiento: Cobro a clientes
Objetivo: Mantener registros actualizados de los valores por cobrar. Dar
seguimiento para el cobro oportuno de las cuentas y documentos
por cobrar.
Políticas
El departamento de cobranzas es responsable de controlar y recuperar de
forma oportuna los valores por cobrar.
Mantener una comunicación escrita con clientes de la empresa. A fin de
confirmar saldos.
El proceso de cobro a los clientes se efectuará mediante la realización de
llamadas telefónicas, mensajes de texto y/o por correo electrónico.
El proceso de cobro de la cartera que ya ha vencido el plazo de cobro, se
realizará mediante visitas personales y en última instancia se procederá
aplicar medidas judiciales.
Contabilidad es responsable de mantener registros actualizados de los
saldos de las cuentas por cobrar, con la finalidad de generar información
Anualmente se determinará una provisión para cuentas incobrables del
1%, conforme a lo establecido en el art. 10, numeral 11 de la ley de
régimen tributario interno. Contable confiable de este rubro.
Para el registro de los valores por cobrar, se deberá elaborar un reporte
para cada cliente.
De manera semanal se procederá a verificar los montos y plazos de la
cartera por cobrar.
Elaboración: La autora
89
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de documentos por cobrar
Tipo de procedimiento: Cobro a clientes
Descripción del procedimiento
1. El responsable del área de cobranzas, examina los reportes de valores por
cobrar.
2. Comprueba las fechas y saldos por cobrar.
3. Comunica, vía telefónica, a los clientes el valor que tienen que cancelar y
la fecha de vencimiento.
4. Recepta los valores del cliente.
5. La contadora elabora el asiento contable de cobro a cliente, emitiendo el
respectivo comprobante de ingreso a caja, el mismo que debe contar con
la aprobación del representante legal.
6. Registra en el reporte de valores por cobrar, la cancelación del cliente.
7. Firma la documentación.
8. Procede al archivo de la documentación.
Elaboración: La autora
90
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de documentos por cobrar
Flujo grama de cobro a clientes
Elaboración: La autora
Inicio
Departamento de cobranzas:
Examina los reportes de valores por cobrar
Reportes de valores por cobrar
Comprueba las fechas y saldos por cobrar
Comunica, vía telefónica, a los clientes el valor que tienen
que cancelar
Recepta los valores del cliente
Contadora
Elabora el asiento contable de cobro a cliente. El mismo que debe contar con la aprobación
del gerente
Registra en el reporte de valores por cobrar, la
cancelación del cliente
Firma la documentación
Archivo
Fin
Reportes de valores por cobrar
91
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de documentos por cobrar
Asientos contables
Registro de cobro a clientes
Elaboración: La autora
92
6.7.1.3 Procedimientos de registro y control de inventarios
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de inventarios
Tipo de procedimiento: Compra de materiales de construcción
Objetivo: Coordinar los procesos de registro y control de adquisiciones de
materiales para la construcción.
Políticas de compra a los distribuidores
El jefe de compras es responsable del abastecimiento oportuno de los
materiales de construcción a los diferentes proyectos en ejecución.
Mantener listas de proveedores, cuya base de datos esté actualizada para
una adecuada comunicación de los pedidos.
Los procesos de compra se llevarán a cabo bajos los criterios de
economía en los precios, calidad de los productos, y oportunidad en la
entrega de los bienes.
Las órdenes de compra serán emitidas únicamente por el responsable de
compras, previo a un análisis de cotizaciones de los proveedores.
El propietario o administrador es la persona encargada de autorizar la
realización de las adquisiciones de materiales de construcción, mediante
la firma de las órdenes de compra.
Contabilidad llevará el registro de las transacciones de compra bajo el
sistema de inventario permanente.
Las entradas y salidas de materiales, así como su valoración serán a
través de la aplicación de las tarjetas kardex.
El método para valorizar los materiales será el promedio ponderado.
Elaboración: La autora
93
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de inventarios
Tipo de procedimiento: Compra de materiales de construcción
Descripción del procedimiento
1. El responsable de compras coordina con el jefe de obra los requerimientos
de materiales de construcción.
2. Realiza el análisis de precios, a través de solicitud de cotizaciones a los
proveedores.
3. Emite las respectivas órdenes de compra.
4. El propietario autoriza y firma las órdenes de compra.
5. El responsable de compras realiza la adquisición de los materiales de
construcción.
6. El jefe de obra recepta los materiales en el lugar del proyecto de
construcción.
7. Constata que el pedido esté conforme a la factura y orden de compra.
8. El auxiliar de contabilidad realiza el asiento contable de la adquisición de
materiales.
9. Ingresa en los kardex los materiales adquiridos.
10. Elabora el reporte de compras y retenciones.
11. Si la compra es a crédito, se elabora el reporte de valores por pagar.
12. Emite el cheque y comprobante de retención.
13. El propietario autoriza y firma la documentación para la cancelación al
proveedor.
14. El responsable de compras cancela al proveedor.
15. El auxiliar de contabilidad procede al archivo de la documentación.
Elaboración: La autora
94
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de inventarios
Flujo grama de compra de inventario
Elaboración: La autora
Inicio
Responsable de compras
Coordina con los jefes de obra los requerimientos de materiales de construcción
Órdenes de compra
Realiza el análisis de precios, a través de solicitud de
cotizaciones
Propietario
Autoriza y firma las órdenes de compra
Responsable de compras
Realiza la adquisición de los materiales de construcción
Jefe de obra
Recepta los materiales en el lugar del proyecto de
construcción
Constata que el pedido esté conforme a la factura y orden
de compra
Archivo
Fin
Factura
Auxiliar de contabilidad
Realiza el asiento contable de la adquisición de materiales
Kardex Reporte de compras y
retenciones Reporte de valores por
pagar Cheque
Comprobante de retención
Emite las respectivas órdenes de compra
Propietario
Autoriza y firma la documentación
Responsable de compras
Cancela al proveedor
95
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de inventarios
Asientos contables
Registro de la compra de materiales de producción
Elaboración: La autora
96
6.7.1.4 Procedimientos de registro y control de proveedores por pagar
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de proveedores por pagar
Tipo de procedimiento: Pago a proveedores
Objetivo: Mantener registros actualizados de los valores por pagar a los
proveedores. Cumplir con el pago oportuno de las deudas a los
proveedores.
Políticas
Para el control de los valores por pagar, se deberá elaborar un reporte
para cada proveedor.
De manera semanal se procederá a verificar los montos y plazos de la
cuentas por pagar.
Los pagos a los proveedores se efectuarán dentro de los plazos de
vencimiento.
El propietario es la persona encargada de autorizar los pagos a los
proveedores, mediante la firma del cheque y visto bueno del
comprobante de pago.
Contabilidad es responsable de mantener registros actualizados de los
saldos de las cuentas por pagar, con la finalidad de generar información
contable confiable sobre las obligaciones con los proveedores.
Las cuentas por pagar se reconocerán cuando se produzca una
obligación legal de cancelar dicha deuda.
Contabilidad registrará una cuenta por pagar, en los libros contables, de
acuerdo al precio de la transacción más los costos incluidos en ella.
Elaboración: La autora
97
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de proveedores por pagar
Tipo de procedimiento: Pago a proveedores
Objetivo: Mantener registros actualizados de los valores por pagar a los
proveedores. Cumplir con el pago oportuno de las deudas a los
proveedores.
Descripción del procedimiento
1. El auxiliar de contabilidad, examina los reportes de valores por pagar.
2. Comprueba las fechas y saldos por pagar a los proveedores.
3. Elabora el asiento contable de pago a proveedores, emitiendo el
respectivo comprobante de pago.
4. Emite el cheque y comprobante de retención.
5. El propietario autoriza y firma la documentación para la cancelación al
proveedor.
6. El auxiliar de contabilidad cancela al proveedor.
7. Registra la cancelación en el reporte de valores por pagar.
8. Procede al archivo de la documentación.
Elaboración: La autora
98
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de proveedores por pagar
Flujo grama pago a proveedores
Elaboración: La autora
Inicio
Auxiliar de contabilidad
Examina los reportes de valores por pagar
Reportes de valores por pagar
Comprueba las fechas y saldos por pagar a los
proveedores
Elabora el asiento contable de pago a proveedores
Emite el cheque y comprobante de retención
Propietario
Autoriza y firma la documentación para la
cancelación al proveedor
Registra la cancelación en el reporte de valores por pagar
Archivo
Fin
Reportes de valores por pagar
Auxiliar de contabilidad Cancela al proveedor
99
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de proveedores por pagar
Asientos contables
Registro pago a proveedores
Elaboración: La autora
100
6.7.1.5 Procedimientos de registro y control de impuestos
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de impuestos
Tipo de procedimiento: Declaración y pago de impuestos
Objetivo: Cumplir de manera oportuna con la declaración y pago oportuno
de los impuestos mensuales.
Políticas
El contador es el responsable del cumplimiento oportuno y correcto de las
obligaciones tributarias.
La declaración de impuestos se realizará conforme a las disposiciones
legales tributarias vigentes, en caso de darse multas e intereses a pagar
debe asumirlo el responsable por falta de deficiencias.
La declaración y pago de los impuestos se efectuarán dentro de los plazos
de vencimiento.
Contabilidad preparará mensualmente los siguientes reportes tributarios:
Reporte de compras y retenciones
Reporte de ventas
Previo a la declaración de los impuestos se realizará una conciliación de la
información de los reportes tributarios contra los registros contables de los
impuestos.
Los comprobantes de venta y de retención deben cumplir con los
requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta,
Retención y Documentos Complementarios, para su registro en los libros
contables y reportes tributarios.
101
Elaboración: La autora
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de impuestos
Tipo de procedimiento: Declaración y pago de impuestos
Descripción del procedimiento
1. El auxiliar de contabilidad elabora de manera mensual el reporte de
compras y retenciones, así como el reporte de ventas.
2. El contador: Verifica la exactitud de los registros tributarios e información
contable.
3. La contadora procede a elaborar los formularios 103 y 104.
4. Revisa que los datos del formulario sean los correctos.
5. Se proceda a declarar los formularios a través de la página web del SRI.
6. Realiza los asientos contables relacionados con la liquidación de los
impuestos.
7. Firma la documentación.
8. Procede al archivo de la documentación.
102
Elaboración: La autora
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de impuestos
Flujo grama pago de impuestos
Elaboración: La autora
Inicio
Auxiliar de contabilidad
Elabora de manera mensual los reportes tributarios
Verifica la exactitud de los registros tributarios e información contable
Contadora
Procede a realizar los formularios 103 y 104
Gerente.
Revisa que los datos del
formulario sean los correctos
Se proceda a declarar los formularios a través de la
página web del SRI
Efectúa los asientos contables
Firma la documentación
Archivo
Fin
Reporte de compras y retenciones,
Reporte de ventas
Formulario 104 Formulario 103
103
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de impuestos
Asientos contables
Declaración y pago de retenciones en la fuente
Declaración y pago del IVA
Elaboración: La autora
104
6.7.1.6 Procedimientos de registro y control de anticipo de clientes
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de anticipo de clientes
Tipo de procedimiento: Registro de anticipos de obra
Objetivo: Llevar un adecuado registro y control de los anticipos de obra
entregados por los clientes.
Políticas
Se reconocerá los anticipos realizados por clientes al momento de firmar el
contrato del proyecto, y se haga efectivo un abono al valor de la obra.
El departamento de contabilidad es responsable del registro y control de
los anticipos entregados por los clientes por concepto de avances de
obras, los cuales deben ser registrados como ingresos conforme a la NIIF.
Se registrará todos los fondos recibidos anticipadamente por parte de los
clientes, acreditando a la respectiva cuenta auxiliar de avance de obra
para cada proyecto en ejecución.
El documento que acredita la solicitud de anticipo de obra al promotor del
proyecto es la “Planilla de trabajos”.
Se mantendrá un archivo detallado de los costos incurridos en la ejecución
de la obra, para constancia durante los procesos de fiscalización.
Elaboración: La autora
105
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de anticipo de clientes
Tipo de procedimiento: Registro de anticipos de obra
Objetivo: Llevar un adecuado registro y control de los anticipos de obra
entregados por los clientes.
Descripción del procedimiento
1. El jefe de obra informa a contabilidad de manera semanal los avances de
obra.
2. El personal de contabilidad elabora la planilla de trabajos, indicando las
cantidades y costos de materiales, mano de obra, así como otros costos
incurridos en el proyecto.
3. Se determina el porcentaje de avance de obra.
4. El gerente verifica la información para la posterior autorización.
5. La contadora entrega la información al promotor de la obra: Institución
Pública o Privada.
6. Verifica la transferencia interbancario por concepto de avance de obra.
7. Realiza el registro contable del anticipo de avance de obra.
8. Firma la documentación.
9. Procede al archivo de la documentación.
Elaboración: La autora
106
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de anticipo de clientes
Flujo grama de anticipo de obra
Elaboración: La autora
Inicio
Jefe de obra
Informa a contabilidad de manera semanal los avances
de obra.
Personal de contabilidad
elabora la planilla de trabajos, indicando las cantidades y costos de materiales, mano
de obra, así como otros costos incurridos en el
proyecto
Se determina el porcentaje de avance de obra
Contadora
Se entrega la información al promotor de la obra:
Institución Pública o Privada
Verifica la transferencia interbancario por concepto de
avance de obra
Firma la documentación
Archivo
Fin
Planilla de trabajos
Realiza el registro contable del anticipo de avance de
obra
Gerente
Verifica la información para su autorización
107
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Procedimientos de registro y control de anticipo de clientes
Asientos contables
Registro de anticipo de obra
Registro de reconocimiento de ingresos
Elaboración: La autora
108
6.7.2 Plan de cuentas
6.7.2.1 Plan de cuentas propuesto para la empresa Constructora Álvarez
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
PLAN DE CUENTAS
Plan de cuentas propuesto para la empresa Constructora Álvarez
109
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
PLAN DE CUENTAS
Plan de cuentas propuesto para la empresa Constructora Álvarez
110
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
PLAN DE CUENTAS
Plan de cuentas propuesto para la empresa Constructora Álvarez
111
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
PLAN DE CUENTAS
Plan de cuentas propuesto para la empresa Constructora Álvarez
112
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
PLAN DE CUENTAS
Plan de cuentas propuesto para la empresa Constructora Álvarez
113
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
PLAN DE CUENTAS
Plan de cuentas propuesto para la empresa Constructora Álvarez
114
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
PLAN DE CUENTAS
Plan de cuentas propuesto para la empresa Constructora Álvarez
115
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
PLAN DE CUENTAS
Plan de cuentas propuesto para la empresa Constructora Álvarez
116
6.7.3 Funciones y responsabilidades del personal contable
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL
CONTABLE
Funciones y responsabilidades del contador
Responsabilidades:
Organizar, dirigir y controlar los procedimientos del sistema contables de la
empresa.
Elaborar la información financiera de la empresa, en concordancia con las
normas contables vigentes, y en observancia de las leyes tributarias.
Funciones:
Determinar los procedimientos para el adecuado desarrollo del sistema
contable.
Efectuar el registro cronológico de las transacciones económicas y
financieras.
Establecer las políticas contables.
Determinar los procesos de control interno contable.
Realizar el control y evaluación de los procedimientos contables.
Cumplir correcta y oportunamente con las obligaciones tributarias.
Asesorar al propietario en los aspectos contables, tributarios, financieros y
laborales.
Efectuar el control de los costos de los proyectos de construcción.
Revisar y aprobar los registros, reportes y demás documentación elaborada
por el auxiliar contable.
Elaborar anualmente los estados financieros de la empresa.
Realizar el análisis financiero de los estados contables.
Controlar el desempeño del personal a su cargo.
Colaborar y coordinar las actividades con los demás departamentos.
Otras funciones afines al cargo.
Elaboración: La autora
117
CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL
CONTABLE
Funciones y responsabilidades del auxiliar de contabilidad
Responsabilidades:
Registrar y proveer información oportuna de las transacciones económicas
y financieras de la empresa.
Asistir al contador de la empresa en la gestión y control de las operaciones
contables.
Funciones:
Efectuar el registro cronológico de las transacciones económicas y
financieras.
Cumplir con los procesos, normas y políticas de control contable.
Mantener actualizado y organizado el archivo de la documentación
contable.
Preparar los registros y reportes de control de los proyectos de
construcción.
Elaborar los registros tributarios.
Elaborar los registros de ventas.
Llevar un registro y control de los ingresos de efectivo de la empresa.
Llevar el adecuado control de los cuentas por cobrar y pagar
Llevar un registro permanente de los inventarios.
Llevar el registro y control del efectivo en caja y bancos.
Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias para la aprobación del
contador.
Asistir al contador en la elaboración de los estados financieros de la
empresa.
Colaborar y coordinar las actividades con los demás departamentos.
Otras funciones afines al cargo.
Elaboración: La autora
118
6.8 Plan de acción
Para la ejecución de la propuesta, fue necesario planificar sistemáticamente las
actividades para el cumplimiento de sus objetivos, los cuales se muestran a
continuación.
1. Socialización de la propuesta con el propietario y contador de la empresa.
2. Capacitación del personal contable sobre la propuesta.
3. Implementación de la propuesta.
4. Evaluación de la propuesta.
6.9 Administración de la propuesta
La administración de la propuesta, estará representada por el propietario de la
empresa, quien tiene la responsabilidad de autorizar la implementación de los
distintos procedimientos contables, así como los demás cambios sugeridos en
el manual.
El contador de la empresa cumple la función de controlar y evaluar la correcta
aplicación de los procedimientos de registro y control contable., con la finalidad
de fortalecer su implementación hacia el logro de la eficiencia y eficacia
operativa.
6.10 Resultados esperados
Los resultados esperados con la implementación de la propuesta de manual de
procedimientos contables son:
Coordinación de manera eficaz y eficiente las actividades contables de la
empresa.
Mantener un correcto registro de las transacciones económicas y
financieras de la entidad.
Efectuar el control oportuno de las actividades contables
Reglamentar los procedimientos contables.
Contribuir al desarrollo del sistema contable de la empresa.
119
Proporciona información confiable para la elaboración de los estados
financieros.
6.11 Estrategias de implementación
A continuación se indican las estrategias que permitieron la correcta
implementación del manual de procedimientos contables:
1. Presentar la propuesta al propietario, explicando detalladamente su
contenido, así como las ventajas que ofrece el manual.
2. Explicar al contador las características de la propuesta, y establecer los
ajustes necesarios para su aprobación e implementación final.
3. Desarrollar un programa de capacitación, dirigida al personal contable de la
empresa, sobre los temas de la propuesta.
4. Efectuar un corte de las actividades contables, para la introducción del plan
de cuentas reestructurado.
5. Efectuar pruebas previas de los procedimientos contables, con la finalidad
de evaluar su ejecución y comprensión del manual.
6. Ejecución definitiva los procedimientos contables y control continuo.
120
6.12 Presupuesto
Cuadro 17. Presupuesto
Detalle Costo
Explicación y argumentación de la propuesta al propietario y
contador de la empresa 400,00
Procesos de preparación de los integrantes del área contable
sobre la propuesta 1.000,00
Implementación de la propuesta 750,00
Evaluación de la propuesta 350,00
Equipo de computación 800,00
Materiales y suministro de oficina 50,00
Infocus 30,00
Total: 2.500,00
Financiamiento de la empresa 2.500,00
Fuente: Investigación directa
Elaboración: La autora
6.13 Cronograma
Cuadro 18. Cronograma
Tiempo
Acciones
Enero Febrero Marzo
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Explicación y
argumentación de la
propuesta al propietario y
contador de la empresa
Procesos de preparación
de los integrantes del
área contable sobre la
propuesta
Implementación de la
propuesta
Evaluación de la
propuesta
Fuente: Investigación directa
Elaboración: La autora
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[Citado el: 1 de Mayo de 2015.] http://www.monografias.com/trabajos94/principio-
y-normas-contables/principio-y-normas-contables.shtml.
Anexo 1
Anexo 2
RUC DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
Anexo 3
CROQUIS DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA ÁLVAREZ
Anexo 4
FOTOS DE SUS INSTALACIONES Y UBICACIÓN
Anexo 5
Tema: “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA EMPRESA CONSTRUCTORA ÁLVAREZ DE PROPIEDAD DEL ING. CHRISTHIAN ÁLVAREZ HURTADO DEL CANTÓN SANTA ROSA.”
Objetivo: Investigar las características y falencias de los procedimientos contables, así como revisar la documentación de control de la empresa Constructora Álvarez
Observaciones:
Procedimientos contables
1 Nivel de cumplimiento de los procedimientos contables
( )
4 3 2 1 0
Comentarios:
2 Tipos de procedimientos contables ( )
4 3 2 1 0
Comentarios:
Departamento de contabilidad
1 Infraestructura del área contable ( )
4 3 2 1 0
Comentarios:
2 Recursos materiales y tecnológicos ( )
4 3 2 1 0
Comentarios:
Observaciones:
3 Recursos humanos ( )
4 3 2 1 0 Comentarios:
Plan de cuentas
1 Sistema de codificación ( )
4 3 2 1 0 Comentarios:
2 Estructura del catálogo de cuentas ( )
4 3 2 1 0 Comentarios:
3 Manual del catálogo de cuentas ( )
4 3 2 1 0 Comentarios:
Estados financieros
1 Estado de situación financiera ( )
4 3 2 1 0 Comentarios:
2 Estado de resultados ( )
4 3 2 1 0 Comentarios:
3 Estado de flujos de efectivo ( )
4 3 2 1 0 Comentarios:
Registros contables
1 Libros contables ( )
4 3 2 1 0 Comentarios:
Observaciones:
2 Organización de los regiros contables ( )
4 3 2 1 0
Comentarios:
Documentos de control
1 Tipos de documentos ( )
4 3 2 1 0
Comentarios:
2 Características de los documentos de control ( )
4 3 2 1 0
Comentarios:
Observador: Fecha:
Anexo 6
Tema: “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA EMPRESA CONSTRUCTORA ÁLVAREZ DE PROPIEDAD DEL ING. CHRISTHIAN ÁLVAREZ HURTADO DEL CANTÓN SANTA ROSA.”
Entrevista dirigida a: Personal contable
Objetivo: Conocer las características y falencias de los procedimientos de registro y control contable de la empresa Constructora Álvarez.
Cuestionario:
1. ¿Cree usted que con el diseño de un manual de procedimientos contables se contribuirá con el correcto desarrollo del sistema contable de la empresa? ¿Por qué?
2. ¿Cómo considera usted los actuales procedimientos para el registro y control de los activos?
3. ¿Qué falencias presentan los procesos de registro y control de los pasivos?
4. ¿Qué tipo de procedimientos se ha implementado en la empresa para el correcto registro y control de los ingresos y egresos?
5. ¿Qué herramientas de gestión contable se han establecido para crear un adecuado ambiente de control?
Cuestionario:
6. ¿Qué aspectos o áreas contables cuentan con procesos de control interno contable?
7. ¿Cómo ha afectado la ausencia de un manual de procedimientos contables en las actividades del departamento de contabilidad?
8. ¿Cómo considera la estructura actual del sistema contable de la empresa?
9. ¿Qué tipo de problemas se presentan en los procedimientos de preparación de la información financiera?
10. ¿Qué aspectos de la contabilidad regula las actuales políticas de la empresa?
11. ¿Cómo han contribuido las normas de control en el cumplimiento de los procedimientos contables?
12. ¿Qué tipo de procedimientos de control se han implementado en la empresa para el correcto registro de las transacciones?
Anexo 7
Tema: “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA EMPRESA CONSTRUCTORA ÁLVAREZ DE PROPIEDAD DEL ING. CHRISTHIAN ÁLVAREZ HURTADO DEL CANTÓN SANTA ROSA.”
Población encuestada: Profesionales contables
Objetivo: Conocer las opiniones de los contadores externos sobre la importancia del diseño de un manual de procedimientos contables en las empresas.
Cuestionario:
1. ¿El manual de procedimientos contables es un factor necesario para el correcto desarrollo del sistema contable de una empresa?
- Muy necesario ( )
- Poco necesario ( )
- Nada necesario ( )
2. ¿Cómo debe estar estructurado un manual de procedimientos contables?
- Normas de control ( ) - Políticas contables ( ) - Documentos de control ( ) - Manual de funciones ( ) - Actividades de control ( )
3. ¿Qué procedimientos contables son prioritarios implementar en los activos de una empresa constructora?
- Procedimientos relacionados al control del efectivo ( )
- Procedimientos para el cobro a clientes ( )
- Procedimientos para el manejo de los inventarios ( )
- Procedimientos de registro y control de propiedad, planta y equipo
( )
4. ¿En qué áreas son paritarios los procedimientos de registro y control de los pasivos en una empresa constructora?
- Procedimientos para el pago a proveedores ( ) - Procedimientos de control de ingresos anticipados ( ) - Procedimientos tributarios ( ) - Procedimientos para el cumplimiento de obligaciones
laborales ( )
Cuestionario:
5. ¿Por qué es importante implementar procedimientos contables para los ingresos y egresos de una empresa?
- Para conocer de manera confiable y oportuna los niveles de rentabilidad
( )
- Generar información actualizada de las actividades operativas de la empresa
( )
- No es necesario implementar este tipo de procedimientos ( )
6. ¿Considera usted qué los manuales de procedimientos promueven un apropiado entorno de control contable?
- Si ( )
- No ( )
- Desconoce ( )
- Otras ( )
7. ¿Por qué es necesario que las empresas diseñen e implementen actividades de control contable?
- Verificar el correcto cumplimiento de los procedimientos contables
( )
- Proporcionar información contable confiable - No es necesario establecer actividades de control contable
( ) ( )
8. ¿Qué elementos son necesarios para el adecuado desarrollo del sistema contable de una empresa?
- Normativa interna de control ( ) - Automatización del sistema de información contable ( ) - Manual de procedimientos contables ( )
9. ¿Es necesario que las empresas cuenten con un manual de políticas contables?
- Si ( )
- No ( )
10. ¿Por qué es importante que las entidades implementen normativas para el control interno contable?
- Coordinar la ejecución de los procedimientos contables ( )
- Regular el desempeño del personal contable ( )
- Promover el adecuado procesamiento de la información contable
( )
- No es necesario establecer normas de control contable ( )
11. ¿Qué procedimiento de control es prioritario implementar en las empresas para asegurar razonablemente el correcto registro de las transacciones?
- Procedimientos de control preventivo ( )
- Procedimientos de control concurrente ( )
- Procedimientos de control correctivo ( )
Anexo 8
CONSTRUCTORA ÁLVAREZÁLVAREZ HURTADO CHRISTHIAN OSCAR
RUC # 0703332007001
FECHA DESCRIPCIÓN CHEQUE REF. DEBE HABER SALDO
LIBRO BANCOS
BANCO: PERÍODO:
CONTABILIDAD
CUENTA Nº :
Anexo 9
CONSTRUCTORA ÁLVAREZÁLVAREZ HURTADO CHRISTHIAN OSCAR
RUC # 0703332007001
CTA.CTE.: BANCO : FECHA :
SALDO REAL BANCO
Depósitos en tránsito
Total depósitos en tránsito -
Cheques pendientes de cobro
Total cheques pendientes de cobro -
SALDO BANCARIO AJUSTADO -
SALDO SEGÚN LIBRO BANCOS
Notas de crédito:
Total notas de crédito -
Notas de débito:
Total notas de débito -
SALDO LIBRO BANCOS AJUSTADO
CONCILIACIÓN
BANCARIA
-
ELABORADO POR : APROBADO POR: VISTO BUENO
Anexo 10
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Anexo 11
CONSTRUCTORA ÁLVAREZÁLVAREZ HURTADO CHRISTHIAN OSCARRUC # 0703332007001
RUC/CI :
Otros gastos:
Total:
-
Jefe de bodega -
ORDEN DE COMPRA
Nro. OC.: 00000000
Proveedor
Impuestos: - Lugar de entrega:
Otros cargos: -
Intereses: -
Subtotal: - Forma de pago:
Descuento: - Fecha de entrega:
% Imp. Precio TotalCant. Marca DescripciónPrecio
CompraPrecio Total % Desc.
Proveedor: Fecha:
Nro. Cotización:
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Anexo 17
Anexos 18
![El Proceso De Investigacion Cientifica Mario Tamayo Y Tamayo[1]](https://static.fdocuments.mx/doc/165x107/5470a07db4af9fae0a8b47fe/el-proceso-de-investigacion-cientifica-mario-tamayo-y-tamayo1.jpg)
