UNIVERSIDAD HISPANOAMERICANA Política de Empresas.

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Política de EmpresasPolítica de Empresas

POLITICA DE EMPRESASPOLITICA DE EMPRESASLas Políticas de Empresas son instrumentos de la administración que deben ser debidamente comprendidos y salvaguardados, si se les quiere usar adecuadamente. Los aspectos más importantes a desarrollar son:

I. Ámbito e importancia de las políticas.

II. Clasificación de las políticas.

III. Características de las políticas.

IV. Establecimiento de políticas.

V. Control de las políticas.

VI. Para qué sirven las políticas.

VII. Cómo cumplir las Políticas ?

VIII. Las Políticas y los Sistemas de Gestión.

IX. Políticas y Comunicación.

ConceptualizaciónLas Políticas de Empresas figuran entre los instrumentos más útiles del administrador o gerente, pero también están entre los que más fácilmente se confunden.

Es importante que se tenga una idea clara y precisa de lo que son y de lo que no son, así como, de lo que pueden hacer y lo que no pueden hacer.

La política se refiere a las La política se refiere a las líneaslíneas, ,

directricesdirectrices y prácticas administrativas y prácticas administrativas

que se establecen para respaldar y que se establecen para respaldar y

fomentar el trabajo que llevará a fomentar el trabajo que llevará a

alcanzar, los objetivos y las metas alcanzar, los objetivos y las metas

enunciadas.enunciadas.

Conceptualización

Definición:

Las politicas son declaraciones u orientaciones generales y específicas que se establecen para que gobiernen el trabajo, de modo que este se lleve a cabo de acuerdo con los objetivos deseados.

LAS POLITICAS NO SON EL TRABAJO, GOBIERNAN EL TRABAJO, PERO NO LO HACEN.

Las políticas no son los objetivos, su propósito es que orienten el trabajo hacia el objetivo.

Las politicas orientan a los funcionarios cuando deben tomar decisiones en funciones reiteradas de funcionamiento.

Conceptualización

Se debe recordar que las políticas no Se debe recordar que las políticas no son objetivos. Su propósito es que son objetivos. Su propósito es que orienten el trabajo hacia el objetivo.orienten el trabajo hacia el objetivo.

Conceptualización

1. Ambito e importancia de las políticas

Las políticas de empresas sientan las Las políticas de empresas sientan las

bases para el control administrativo, bases para el control administrativo,

permiten la coordinación a lo largo y permiten la coordinación a lo largo y

ancho de las unidades de la ancho de las unidades de la

organización y disminuyen la cantidad organización y disminuyen la cantidad

de tiempo que los gerentes dedican a de tiempo que los gerentes dedican a

tomar decisiones.tomar decisiones.

Cualquiera que sea su alcance y forma, Cualquiera que sea su alcance y forma,

las políticas funcionan como un las políticas funcionan como un

mecanismo que sirve para implementar mecanismo que sirve para implementar

estrategias y para alcanzar objetivos.estrategias y para alcanzar objetivos.

1. Ámbito e importancia de las políticas

Políticas y sus contribuciones:

a) Las políticas extienden geográficamente el

ámbito de competencia de un administrador

o gerente. En cierto sentido, el gerente o

administrador extiende su capacidad de

guiar al grupo que esta bajo su órdenes.


b) Las políticas ayudan al funcionario ejecutivo en su trabajo de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar el trabajo de otras personas.

Las políticas sirven para que proporcionen al gerente o administrador un instrumento de ayuda para él y sus subordinados, con el fin de que trabajen en equipo de forma constante y científica. Por tanto, eficazmente.


II. Clasificación de las políticas

Las políticas son instrumentos, pero al igual que ocurre como con

otros instrumentos, el funcionario ejecutivo deberá contar con un

catálogo o lista de políticas posibles.

Por tanto, es posible clasificar todas las políticas en dos grupos

generales:

◦ 1. Políticas de la organización.

◦ 2. Políticas de función.

1. Políticas de la organización:

Las políticas pueden clasificarse de acuerdo con las ramas de la organización a las que pertenecen.

Existen dos tipos principales:

Externas

Internas

II. Clasificación de las políticas

Externas: Son políticas externas, las que orientan a la organización en sus relaciones con grupos y organismos fuera de ella. Se ocupan de cuestiones tales como: relaciones públicas, organizaciones comunales, participaciones con el gobierno, grupos obreros, patronales, sindicatos y cámaras de comercio, entre otros.

Estas políticas aportan respuestas a preguntas tan importantes como: ¿Con cuánto deberá la empresa contribuir, a las diversas clases de organismos de beneficiencia y/o educativos ?

Políticas de la organización

¿Deberán o no, los funcionarios ejecutivos tomar parte en asuntos de la comunidad, tales como grupos de negocios, partidos políticos, grupos de presión, organismos cívicos, grupos recreativos, etc.?

¿Deberá o no, pagarse anuncios a nombre de la empresa, para tratar en ellos problemas públicos, cuestiones locales o nacionales, campañas políticas, etc.?

Este tipo de políticas orientarán a todo el personal, en lo que respecta a sus relaciones fuera de la organización.


Internas: tienen que establecerse políticas generales para

toda la organización y luego, las divisiones y subdivisiones,

hasta alcanzar el nivel más bajo.

Deberán las empresas, contar con políticas que sean

adecuadas para cada una de las divisiones y subdivisiones,

y estas deben ser congruentes con las políticas

superiores.


Cada una de las partes de una organización tiene que contar con sus objetivos específicos y por ende, también necesitarán políticas específicas que las guíen hacia sus metas específicas.

Las políticas internas de la organización están destinadas, en particular, a que orienten cualquier unidad en sus relaciones internas y en sus relaciones con otros departamentos, divisiones o secciones.

Las políticas menores tienen, naturalmente, que estar en la debida relación con las políticas principales que abarcan toda la compañía, ya que, de no ser así, el resultado será el caos.


Políticas de FunciónEsta categoría reconoce el hecho de que los departamentos o

funciones especializados, deberán establecer políticas pertinentes,

respecto a los problemas particulares a los que se enfrentan.

Dentro de esta categoría en necesario que se dirija la atención hacia la

especialización de las funciones de los ejecutivos, así como, de las

operaciones.

III. Características de las políticas.Características más importantes de las políticas:

1. Las políticas han de guardar relación con los objetivos.

2. Las políticas han de establecerse prestando la debida consideración a todos los objetivos.

3. Las políticas tienen que basarse en la justicia y la honradez.

4. Las políticas tienen que reunir en sí mismas estabilidad y flexibilidad.

5. Las políticas tienen que complementarse unas a otras.

6. Las políticas deben conocerlas y comprenderlas todos los afectados.

IV. Establecimiento de las políticasExisten cuatro pasos principales, que se necesitan para el

uso eficaz de las políticas que nos ayudarán a señalar el

modo en que cierto número de personas pueden estar

involucradas en relación con cualquier política dada.

PASOS PARA EL USO EFICAZ DE LA POLITICAS

1. Formulación y recomendación

2. Determinación

3. Ejecución

4. Revisión y apreciación

1. FORMULACIÓN Y RECOMENDACION Reconocimiento de la necesidad de

una política, pensar en un enunciado adecuado y proponerlo a la autoridad pertinente, para su aprobación y recomendar su adopción.

2. DETERMINACIÓN Decidir si se establecerá o no una

política, aceptar, corregir o rechazar la

política recomendada y establecer la

autoridad empresarial, para llevarla a la

práctica.

3 EJECUCIÓN Dar a conocer la decisión, cuidando de que la

política quede comprendida, aceptada y que se

cumpla, por todos los afectados por ella.

4.REVISIÓN Y APRECIACIÓN

Comprobar periódicamente, con el fin de ver si se cumple con la política y apreciar su idoneidad y efectividad, respecto a los fines para los que se estableció.

Esto puede llevar a recomendaciones de correcciones, para que se logren mejores métodos de ejecución o de una política nueva.

Este paso puede dar por resultado que haya que comenzar de nuevo, a partir del paso #1.

V. Control de las políticas

La última tarea de la administración de políticas, es el control de las mismas.

Para ello se hace necesario cumplir los siguientes aspectos:

1. Control de las características de las políticas.

2. Observancia de las políticas

3. Evaluación de las políticas

Así como todas las empresas tienen

sistemas de gestión, maneras de hacer

las cosas, también todas tienen

políticas. Sin embargo:

VI. Políticas de la Empresa ¿Para que sirven?

Rara vez estas políticas están claramente definidas.

Generalmente no son comunicadas, ni entendidas por los

integrantes de la empresa.

Con frecuencia no están alineadas con la Misión /Visión de

la empresa.


No siempre se desprenden de ellas objetivos claros.

En la mayoría de los casos no son revisadas periódicamente para

adecuarlas a los cambios tanto internos como del contexto nacional e

internacional.


¿Quién no ha escuchado la frase? : “La empresa debe mejorar su rentabilidad”; ¿Es ésta una política?. No, aún no, le falta un elemento clave : “el compromiso”.

“La empresa mejorará continuamente su rentabilidad”. Ahora sí es una política, contiene el compromiso de mejorar la rentabilidad, la palabra que define el compromiso es: “mejorará”.


Es posible ampliarla

“La empresa mejorará continuamente su rentabilidad para asegurar su

permanencia en el negocio y aumentar la satisfacción de sus

accionistas.”


Otro ejemplo :

“No podemos seguir perdiendo clientes por problemas de Calidad”.

La política asociada podría ser :

“La empresa cumplirá los requisitos acordados con los clientes”

Definir las políticas no es difícil, el problema es cumplirlas. Pero sin ellas la

empresa no controla su futuro.


Sin ellas la empresa es un barco a la deriva, lo único que

puede hacer es tratar de evitar el naufragio, capeando

cada tormenta que se presenta con una tripulación

pobremente coordinada que aplica su mejor saber y

entender, con un gran desperdicio de recursos y de

esfuerzo individual y con un final previsible: el

agotamiento y el desastre.


La política es el faro, todos en el barco lo miran y

todos en el barco saben ahora hacia donde van,

saben donde está el puerto y cuando lleguen,

volverán a partir guiados por otro faro y hacia un

nuevo puerto.


Siempre habrá tormentas, los oficiales coordinarán

los esfuerzos y conocimientos de la tripulación,

juntos decidirán como llegar al puerto y medirán

día a día el avance corrigiendo inmediatamente los

desvíos y eliminando sus causas.


MISION–VISION–POLITICA–OBJETIVO– META

Estos términos tienen gran relación entre si, por su

significado y uso, pero en el momento de definir,

establecer, implementar, evaluar y controlar, las

políticas de la empresa, Por tanto, los conceptos

asociados a estos términos son de gran utilidad.


El primer requisito es definir políticas “cumplibles”. Para ello, al definir

las políticas, es necesario identificar y analizar los factores internos y

externos que inciden en el cumplimiento de las mismas.

VII. Como cumplir las políticas

El análisis interno incluirá :

a) la cultura de la empresa

b) los recursos disponibles

c) otras debilidades y fortalezas de la empresa


El análisis externo incluirá las variables del entorno, tanto nacional como

internacional :

a) Económico

b) Sociales

c) Tecnológicas

d) Político-legales

e) La competencia

f) Otras amenazas y oportunidades


El entorno rápidamente cambiante en el cual la empresa se desenvuelve obliga a revisar y actualizar constantemente las políticas.

Los objetivos indican las acciones concretas que deben realizarse exitosamente para dar por cumplidas las políticas. Por tanto, deben ser medibles. Al igual que en el caso de las políticas, al definirlos, es necesario considerar si están afectados por factores internos y externos y en que grado.


En el momento de establecer los objetivos es fundamental definir :

•Responsable del cumplimiento del objetivo.

•Plazo de cumplimiento.

•Variable a medir.

•Método y frecuencia de medición.

En todos los casos la dirección debe, además de suministrar los recursos necesarios, asegurar que el responsable del cumplimiento del objetivo posee las competencias requeridas y, si es necesario, proveerle la adecuada capacitación


Las estadísticas que emite la normativa ISO

anualmente, muestran un constante

incremento en el número de empresas que

certifican Sistemas de Gestión de la Calidad y

Ambientales.

VIII. Políticas y Sistemas de Gestión

Por otro lado, con el objeto de cumplir con la legislación vigente, las

empresas desarrollan e implementan Sistemas de Seguridad e Higiene y

Sistemas Administrativo-Contables.

Estos sistemas, así como otros que las empresas incorporan de

acuerdo a sus necesidades, requieren compromisos específicos.


Es de esencial importancia al definir las políticas,

considerar los requisitos, tanto, de los sistemas

vigentes, como de aquellos cuya incorporación está

prevista en un futuro próximo.


De nada sirven las políticas si no son comunicadas y comprendidas, por

todos los integrantes de la empresa.

Comprendidas significa que cada empleado es capaz de describir, con sus

propias palabras, de que manera su trabajo contribuye al cumplimiento de

las políticas de la empresa.

IX. Políticas y Comunicación

Es vital entender que solo se alcanzarán los objetivos, si el

personal incorpora las políticas a su manera de pensar y lo

refleja en sus actitudes.

La dirección debe ser plenamente consciente de su papel

en este proceso, no hay posibilidades de éxito, si ella no

“predica con el ejemplo”.


El personal sigue atentamente las actitudes de la

dirección y sólo incorpora las políticas a su manera de

pensar y actuar, cuando verifica que la dirección ya lo ha

hecho.

La dirección es la “guardiana” de las políticas y lo

demuestra día tras día y siempre en cada una de sus

palabras, actitudes, acciones y decisiones


GRACIAS

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