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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL DEPARTAMENTO ACADEMICO DE GRADUACIÓN
TRABAJO DE TITULACIÓN
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE LICENCIADO EN SISTEMA DE INFORMACIÓN
ÁREA
DESARROLLO DE SISTEMAS
TEMA SISTEMA DE GESTIÓN DE BIENES DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
AUTOR
FRANCO RODRÍGUEZ CHRISTIAN JONATHAN
LDIRECTOR DEL TRABAJO ING. UGARTE FAJARDO JORGE GUSTAVO.MBA
2015
GUAYAQUIL – ECUADOR
ING. ELECT. UGARTE FAJARDO JORGE GUSTAVO.MBA
II
DECLARACIÓN DE AUTORÍA “La responsabilidad del contenido de este Trabajo de Titulación, me corresponde exclusivamente; y el patrimonio intelectual del mismo a la Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil”
FRANCO RODRÍGUEZ CHRISTIAN JONATHAN C.I. 0921906145
III
DEDICATORIA
A Dios;
A mis Padres;
A mis Amigos; Dedico la presente Tesis Primero a Dios por Haberme Guiado hasta este momento Importante de mi carrera, y por Darme Fuerzas y entendimiento para poder comprender todo el conocimiento adquirido. A mi Madre por darme los ánimos, consejos, amor y cariño para que me siga esforzando y dar todo de mí, y dedicarle a través de esta tesis que he logrado esta Meta que más que mía es de ella. A mi Padre por su esfuerzo y paciencia logro vendarme todas las herramientas para conseguir tan esperado anhelo de ser profesional. A mis Amigos por brindarme su apoyo al momento que más necesitado y darme cuenta de su valiosa amistad.
IV
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por cubrirme con su manto de bendiciones ya que él me dio la vida y el entendimiento, y me demuestra en todo momento su fidelidad. A mis Padres que con su apoyo diario toda mi carrera y siempre estar conmigo para darme ánimo y aliento de seguir adelante. A mis Amigos por ayudarme en todo momento difícil de entendimiento y así lograr un entendimiento más claro y conciso. A mi tutor Ing. Jorge Ugarte por su paciencia, sugerencias, aportaciones y recomendaciones durante todo este proceso que sin su experiencia no hubiera sido posible todo este proyecto.
V
ÍNDICE GENERAL Descripción Pág. PROLOGO 1
CAPITULO I INTRODUCCIÓN
N° Descripción Pág.1.1 Introducción 2
1.2 Antecedentes 3
1.3 Planteamiento del problema 5
1.4 Objetivos 12
1.4.1 Objetivos generales 12
1.4.2 Objetivos específicos 12
1.5 Limites 12
1.5.1 Delimitación 12
1.5.2 Temporal 12
1.5.3 Espacial 13
1.6 Justificación 13
CAPITULO II
MARCO TEORICO N° Descripción Pág.2.1 Definiciones 15
CAPITULO III MARCO METODOLOGICO N° Descripción Pág. 3.1 Alcance de la investigación 20
3.1.1 Alcance del Sistema 22
VI
N° Descripción Pág. 3.2 Hipótesis 23
3.3 Definición de variables 23
3.4 Diseño de la investigación 24
3.5 Selección de la muestra 24
3.5.1 Población 24
3.6 Recolección de datos 25
3.7 Metodología de desarrollo 26
3.7.1 Fase de Análisis 27
3.7.2 Estudio de factibilidad 39
3.7.3 Fase de Diseño 42
3.7.4 Definición de Estándares 55
3.7.5 Descripción de las Tablas 60
3.7.6 Fase de Construcción 74
3.7.7 Fase de Implementación 75
3.8 Planificación 88 C
APITULO IV
CAPITULO IV ANALISIS Y DISCUSION DE RESULTADOS
N° Descripción Pág. 4.1 Preparación de los Datos 89
4.2 Análisis de los Datos 90
4.3 Comprobación de hipótesis 96
4.4 Definición de Requerimientos 96
CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
N° Descripción Pág. 5.1 Conclusiones 98
5.2 Recomendaciones 99
74
25
24
26
27
39
42
55
74 75
88
89
96
VII
ANEXOS
Anexo N°1: Diagrama entidad relación 101
Anexo N°2: Encuesta 102
BIBLIOGRAFÍAS 104
VIII
INDICE DE CUADROS
N° Descripción Pág. 1 Planteamiento del problema 7 2 Matriz del problema 11
3 Tabla RUP 26
4 Artefactos 27
5 Caso de uso N°1. Procedimiento Generales 32
6 Caso de uso N°2. Funciones del Administrador 33 7 Caso de uso N°3. Consultas Generales 33 8 Caso de uso N°4. Autorizaciones y Permisos 34
9 Análisis de diseño 35
10 Recurso Humano 40
11 Recursos Consumibles 40
12 Recursos Tecnológicos: Software 41
13 Recursos Tecnológicos: Hardware 41
14 Recursos Tecnológicos Software y Hardware 41
15 Recursos de Operación 42
16 Resumen de Costos 42 17 Tabla Usuario 50
18 Tabla Inventario 50 19 Tabla Sub_categoria 51 20 Tabla Categoría 51 21 Tabla Corte 51 22 Tabla Proveedor 51
23 Tabla Guia_remision 52 24 Tabla Det_Guia_remision 52 25 Tabla Solicitante 52
26 Tabla Solicitud_suministro 53
27 Tabla Det_Solicitud_suministro 53
27 32
33 33
51
42
34
40
41 41
40
42
IX
N° Descripción Pág. 27 Tabla Det_Solicitud_suministro 53
28 Tabla Guía Computadora 54 29 Tabla Solicitud Computadora 54 30 Tabla Computadora Obsoleta 55 31 Nombre del Sistema 56
32 Nombre de los Activos 58
33 Tabla de Porcentajes de Encuestas realizadas 89
34 Porcentaje de las personas encuestadas 89
35 Pregunta N° 1 91
36 Pregunta N° 2 92
37 Pregunta N° 3 93
38 Pregunta N° 4 94
39 Pregunta N° 5 95
89
91 92 93
94 95
X
INDICE DE FIGURAS
N° Descripción Pág. 1 Diagrama Causa efecto 10 2 Caso de uno N°1. Procedimiento General 28
3 Caso de uno N°2. Funciones del Administrador 29 4 Caso de uno N°3. Consultas Generales 30
5 Caso de uno N°4. Autorizaciones y Permiso 31 6 Modelo dinámico de Guía de Remisión 36
7 Modelo dinámico de Solicitud 37 8 Modelo dinámico de Consulta 38 9 Diseño Conceptual 43
10 Creación de la Forma de la Base de Datos 44 11 Descripción del Modelo del (SGBFII) 45
12 Descripción del Modelo de los datos que se ingresa en el
Sistema 46 13 Descripción del Modelo de la manera de como Buscar y
Consultar los productos del sistema 46 14 Diseño Lógico: Modelo Entidad Relación 47
15 Descripción de Modificaciones o Actualización del inventario
Para el administrador 48
16 Descripción de consultas de documentos para el 49
Administrador 17 Análisis Campo Fuerza 90 18 Pregunta N° 1 91
19 Pregunta N° 2 92
20 Pregunta N° 3 93
21 Pregunta N° 4 94
22 Pregunta N° 5 95
23 Diagrama conceptual 97
92
37
38 43
46
46
90 91
92
97
49
AUTOR: FRANCO RODRÍGUEZ CHRISTIAN JONATHAN TEMA: SISTEMA DE GESTIÓN DE BIENES DE LA FACULTAD DE INGENÍERA INDUSTRIAL DIRECTOR: ING. ELECT. UGARTE FAJARDO JORGE G. MBA
RESUMEN
Este trabajo propone identificar los errores existentes en el departamento administrativo de la Facultad de Ingeniería Industrial, con el objetivo principal de mejorar y automatizar el presente procedimiento, a través de una recolección de datos con la metodología RUP(Proceso Racional Unificado) el cual permitirá corregir fallos existentes para implementar un sistema capaz de organizar y llevar un mayor registros de las entradas, salidas e inventarios anuales de los bienes. La gestión de usuarios permite la seguridad otorgando permisos específicos para que todos los datos sean manipulados de forma correcta y de esta manera se evita el mal uso y posibles falencias al momento de ingresar o archivar algún proceso, se recomienda capacitar a todo el personal involucrado para el uso apropiado.
PALABRAS CLAVES: Gestión, Procedimiento, Administrativo,
Seguridad, Universidad Seguridad, Usuario, Sistema, Bienes
FRANCO RODRÍGUEZ CHRISTIAN J. C.C. 0921906145
ING. ELECT. UGARTE FAJARDO JORGE G.MBA DIRECTOR DEL TRABAJO
ING. ELECT. UGARTE FAJARDO JORGE G. MBA
AUTHOR: FRANCO RODRÍGUEZ CHRISTIAN JONATHAN SUBJECT: GOODS MANAGEMENT SYSTEM OF THE FACULTY OF INDUSTRIAL ENGINEERING DIRECTOR: ELECT. ENG. UGARTE FAJARDO JORGE G. MBA
ABSTRACT
This work aims to identify existing errors in the administrative department of the Faculty of Industrial Engineering, with the main objective to improve and automate this procedure, through a collection of data with the RUP (Rational Unified Process) which will allow to correct the flaws to implement a system capable of organizing and carrying more records entries, the outputs and annual inventories of goods. The user management allows the security granting specific permissions for all data are handled properly and thus misuse and possible gaps when entering or archiving any process is avoided, it is recommended to train all the involved team for proper use. .
KEY WORDS: Management, Procedure, Administrator, Security, University User, Systems, Goods
FRANCO RODRÍGUEZ CHRISTIAN J. C.I. 0921906145
ELECT. ENG. UGARTE FAJARDO JORGE G. MBA DIRECTOR OF WORK
INDUSTRIAL ENGINEERING GOODS MANAGEMENT SYSTEM OF THE FACULTY OF ELECT. ENG. UGARTE FAJARDO JORGE G. MBA
PRÓLOGO
En esta tesis, usted encontrará la información del procedimiento que
se llevó a cabo para la implementación del Sistema de Gestión de Bienes
de la Facultad de Ingeniería Industrial lo cual permitirá la automatización
de la información así como el reordenamiento estructural.
En los primeros capítulos se hablara sobre todos los procesos con el
cual se llevó la obtención de información para mejorar el ordenamiento de
bienes de la facultad y así llevar el control de los bienes de una manera
óptima y ágil, lo cual se obtuvo mediante encuesta a los involucrados para
así mejorar el procedimiento actual con él que cuenta la facultad.
La realización del sistema se llevó acabo de acuerdo a las
necesidades que requiere el departamento de administración el cual es el
encargado de todos los bienes físicos de la facultad, sé realiza un balance
del costo del sistema y el tiempo en la realización y funcionabilidad del
mismo de acuerdo a los procesos actuales obtenidos a las diferentes
entrevistas y encuestas.
Se muestra la funcionalidad del Sistema de Gestión de Bienes de la
Facultad de Ingeniería Industrial mediante gráficos, capturas de pantalla
y casos de uso que demuestran cómo funciona el registro de información
actual que lleva dicho departamento y en como funcionara el sistema para
el mayor entendimiento y su fácil uso, así como también que bases de
datos contara este sistema para respaldo de información.
Por ultimo pero no menos importante, se muestra las páginas web y
libros en donde se obtuvo la información previo a la realización del
sistema así como las los modelos de encuesta que se utilizaron para
poder acoger todas las necesidades pertinentes.
CAPITULO 1
INTRODUCCIÓN
1.1 Introducción
En la actualidad la información se ha convertido en un recurso vital
para las organizaciones, por lo que debe ser objeto administrarla de forma
que permita asegurar su correcto uso. En este mismo orden de ideas,
surge la necesidad de desarrollar sistemas de información, los cuales han
tenido un gran uso dentro de la sociedad y además una gran influencia en
todos los ámbitos: social, cultural, económico y educativo;
particularmente, ésta última ha aprovechado los beneficios aportados por
este gran recurso, razón por la cual, en la actualidad son muchas las
instituciones de educación que hacen uso de redes para poder realizar
sus procesos acorde con el trabajo que realizan, lo cual representa un
gran avance para el mismo, sobre todo cuando las instituciones de
educación necesitan demostrar ante las otras instituciones sus ventajas y
avances en cuanto al uso de las tecnologías modernas.
En el transcurso de los años, se han logrado avances en la
automatización de procesos; los cuales proporcionan ayudas en el
cumplimiento de las funciones dentro de las universidades, sobre todo en
esta época en la cual se necesita ahorrar tiempo, así como también, se
requiere el control de las actividades que se llevan a cabo para facilitar el
acceso a la información. Además es necesario fortalecer la Gestión
Universitaria, que se constituye en elemento integrador de las actividades
de Docencia, Investigación y Extensión, en este sentido la implementación
de sistemas de Información para facilitar la toma de decisiones en lasáreas administrativas resultan indispensables para la operatividad de las
universidades.
Introducción 3
En general, el objetivo básico de las metodologías estructuradas es
asegurar que todas las personas relacionadas con el proyecto de diseño
de sistemas comprendan cabalmente el sistema, sus estructuras de datos
y sus procesos. Dentro de este marco de referencia, se intenta reducir
tiempo y errores en las fases posteriores del desarrollo de sistemas y
construir un sistema que llene las necesidades del usuario.
Fundamentalmente, las tareas claves de estos métodos de diseño
estructurado es la descripción del sistema actual de trabajo que está
siendo investigado en términos funcionales (qué es exactamente lo que
se hace y cómo se hace y después establecer los requerimientos de un
nuevo sistema para llevar a cabo estas funciones en forma más efectiva).
Se debe mencionar que dentro de la función administrativa para que
sea eficiente se debe tener un sistema de gestión de recursos de activos
automatizado, ágil y de fácil manejo el cual permita un eficaz control de
inventarios. Se implementará en el proceso administrativo, junto con la
planeación, la organización y la dirección para lograr el propósito antes
mencionado.
Se debe mencionar que un sistema de gestión de activos es una
planificación táctica para gestionar la infraestructura y activos de una
organización con la finalidad de cumplir un estándar del servicio.
Los beneficios de un sistema de gestión de bienes como un plan
desarrollado para la gestión de uno o más activos que combina una
gestión multidisciplinaria con la gestión del ciclo de vida del activo, para
obtener del modo más rentable el nivel de servicio definido.
1.2 Antecedentes
El apoyo de la tecnología con respecto a los sistemas de gestión
empresarial, son el resultado de la interacción colaborativa entre
personas, tecnologías y procedimientos -colectivamente llamados
Introducción 4
sistemas de información - orientados a solucionar problemas
empresariales. Los sistemas de gestión empresarial se diferencian de los
sistemas de información comunes en que para analizar la información
utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la
organización. Académicamente, el término es comúnmente utilizado para
referirse al conjunto de los métodos de gestión de la información
vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma de decisiones
(por ejemplo: Sistemas de apoyo a la decisión, Sistemas expertos y
Sistemas de información para ejecutivos).
Los Beneficios son notorios porque en sus orígenes, las empresas
utilizaban los ordenadores para la práctica empresarial de informatizar las
nóminas. Como las aplicaciones que históricamente se venían
desarrollado siempre eran para gestionar la información sobre ventas,
inventarios, y otros datos que ayuden en la gestión de la empresa, el
término "SIG" (o "MIS") surgió para describir este tipo de aplicaciones.
Hoy, el término se utiliza ampliamente en una serie de contextos e incluye
(sin limitarse a ello): sistemas de apoyo de decisiones, los recursos y
aplicaciones de gestión de personal, gestión de proyectos, y aplicaciones
de recuperación de bases de datos y la formación empresarial.
Se debe destacar la priorización del gobierno a través de la Secretaría
Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación
(SENESCYT) en la transformación de la educación superior en el país.
Por primera vez en la historia se está construyendo una verdadera
articulación entre educación superior, ciencia y tecnología.
Promover la articulación entre las instituciones de los Sistema de
Educación Superior y el de Ciencia, Tecnología, Innovación y Saberes
Ancestrales y los actores del sector productivo a nivel nacional e
internacional, con el objetivo de desarrollar programas y proyectos de
investigación y actividades científicas en áreas estratégicas que
contribuyan al desarrollo del país, asumiendo el desafío de avanzar hacia
Introducción 5
una sociedad basada en el conocimiento.
La nueva Ley Orgánica de Educación Superior (LOES) permite poner
fin a procesos que durante años han funcionado de manera ineficiente.
Este es el caso de la certificación de títulos que realizaba el ex – Conesup
y que permitió muchas irregularidades.
Cada universidad será responsable de enviar las nóminas de sus
graduados con la firma de responsabilidad del rector, que confirma que
estos títulos obedecen a un proceso de estudios. Estas nóminas serán
validadas por la SENESCYT y el graduado no necesita hacer filas ni
pagos innecesarios para certificar su título. Este trámite quedó en la
historia; el proceso será automático y gratuito, sin filas, trámites ni
papeles, un proceso acorde con el siglo XXI.
La LOES impulsa el camino a la excelencia. Las universidades
recibirán asignaciones de acuerdo con su calidad académica y se crearán
incentivos para incrementar la investigación dentro de ellas.
Además, ahora existe un organismo independiente que será el
encargado de regular a las universidades. Se trata del Consejo de
Educación Superior (CES). Este consejo estará integrado por
representantes de universidades con un perfil calificado y que no tengan
conflicto de intereses. El CES provisional ya está conformado y
próximamente se llamará concurso de méritos y oposición para formar el
Consejo definitivo.
1.3. Planteamiento del problema Se debe mencionar que las instituciones de educación superior se han
dado cuenta que uno de sus recursos más importantes es la información
que manejan para lograr un eficiente control de sus activos, y que no hay
mejor manera de mantenerla lo más confiable, veraz, oportuna y en el
Introducción 6
menor tiempo posible, que con la ayuda de los sistemas automatizados
que permita que sus inventarios sean confiables, pues estos suministran
una plataforma de vital importancia para la toma de decisiones, hasta el
punto que le permite conocer con eficiencia la disponibilidad de sus
recursos, ya que por medio de estos se logran niveles de eficiencia
organizativa administrativa.
Los sistemas de información han cambiado, puesto que el control de
activos en años anteriores ha sido de forma manual, sistema que es
caduco, lento y hasta poco confiable, por ello se propone el uso de
tecnologías para apoyar y facilitar el control de los procesos de gestión de
los recursos de la Facultad de Ingeniería; por consiguiente, existe la
necesidad de integrar las diferentes innovaciones tecnológicas que de
alguna manera contribuyan al desarrollo eficiente de la gestión
administrativa.
A medida que las instituciones crecen y se desarrollan, su proceso de
gestión y administración de sus activos se hace más complicada, lo cual
genera un aumento de las actividades y el uso de sistema manuales se
vuelve lento, se aumenta gastos en papelería, archivadores, escritorio de
demás útiles de oficina, por ello se hace necesario implementar un
sistema de gestión de bienes , porque estos procesos de control de activo
requieren más rapidez para lograr con eficiencia los objetivos esperados,
para ello se utiliza la incorporación de nuevas tecnologías.
En las universidades también aumenta en cantidad el manejo de los
activos que la conforman, lo cual requiere de un personal dispuesto a adaptarse a las nuevas tecnologías, de esta manera se puede alcanzar el
éxito de los sistemas que se integran a las instituciones.
Por medio del sistema automatizado de gestión los procesos
administrativos serán rápido y eficiente en su desempeño lo que evitará
pérdidas de tiempo en el suministro y búsqueda de información, agilizará
Introducción 7
los procesos de recolección y manejo de los proyectos e informes por
parte el área de administración de la facultad de Ingeniería Industrial y
garantizará la entrega a tiempo de los mismos, se realizará el seguimiento
y control de los proyectos de manera adecuada por parte de Planificación
y por ende se mejorará la capacidad de respuesta de ésta delegación
ante las autoridades, logrando un mejor desempeño y convirtiéndose en
mejoras para la comunidad universitaria y para la institución.
De igual forma, permitirá al usuario almacenar en un repositorio de
datos único y confiable toda la información relacionada a su proyecto. Con
el empleo de una base de datos informática se logrará tener una
consistencia en los datos, además de guardar información completa, útil y
bien organizada. Así mismo contará con un entorno fácil de acceder, con
seguridad física de datos y en los accesos, de tal forma que sólo el
personal autorizado podrá ver, editar o eliminar información de un
determinado proyecto.
CUADRO Nº 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Fuente: Investigación directa
Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Falta de control e información referente activos o bienes
No se registra información
automatizada
No se encuentran los reportes e informes realizados para los
bienes
La información no se encuentra
valorizada
En la mencionada investigación se determinaron los problemas que
afectan al área de Administración de la facultad de Ingeniería Industrial,
entre los cuales se encuentran el hecho de que no disponen de un
sistema de información que les permita comunicarse en red con los demás
departamentos para recibir y manejar los proyectos nuevos y recurrentes,
ya que actualmente las dependencias tienen que trasladarse desde su
Fuente: Investigación directa
Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Introducción 8
lugar de trabajo hasta la delegación para entregar los documentos, Se
pierde mucho tiempo en la elaboración de los proyectos, debido a que se
utilizan libros de Microsoft Excel que no facilitan su elaboración.
La principal consecuencia de estos problemas es el atraso en la
información solicitada lo que conlleva a que los documentos no sean
entregados a tiempo, además existe una falta de control de recepción de
los proyectos e informes además de un aumento en cantidad de los
archivos y carpetas, siendo cada día más lento el proceso de búsqueda
de información.
Tomando en cuenta esta problemática se vio la necesidad urgente que
tiene el área de Administración de la facultad de Ingeniería Industrial de
manejar esta información de manera automatizada y a través de este
proyecto se desarrolló el sistema que permitirá que la gestión y el control
de los proyectos nuevos y recurrentes sea manejado con mayor fluidez y
sin ningún inconveniente para el personal que labora en esa área, lo cual
les traerá como beneficios el ahorro de tiempo, así como también, el
control de las actividades que se llevan a cabo para facilitar el acceso a la
información.
Uno de los principales problemas por lo que atraviesa la Facultad de
Ingeniería Industrial es la falta de un sistema de gestión de bienes de
activos, lo que ocasiona problemas en su administración.
La necesidad inminente que tienen las empresas e instituciones
públicas y privadas de manejar grandes volúmenes de información que
estas generan a diario, al igual que la existencia de nuevas tecnologías de
la información y comunicación que permiten el manejo adecuado de dicha
información, facilitan el poder brindar un servicio para el manejo de la
misma más eficiente con la finalidad de contar con dicha información más
depurada, exacta y al instante que permita a la empresa tomar decisiones
más acertadas que mejoren el desarrollo día a día de las mismas.
Introducción 9
Los bienes de la institución son un pilar fundamental, ya que estos
activos nos permiten el desarrollo diario de las actividades necesarias
para el crecimiento de la institución. Por lo que se hace necesario
considerar aspectos primordiales, como es la adquisición, mantenimiento,
reemplazo, control, administración e implicaciones financieras que tiene el
activo fijo dentro de la Facultad de Ingeniería Industrial.
El crecimiento vertiginoso que ha tenido la Facultad de Ingeniería
Industrial en los últimos años ha ocasionado que el volumen de bienes de
la institución sea extremadamente grande, creando la necesidad urgente
de poseer una aplicación informática de última tecnología que permita el
manejo adecuado de los mismos.
En tal virtud la universidad ha realizado un gran esfuerzo por
desarrollar un sistema de gestión de bienes para el mejor manejo y control
de toda la información que la institución posee, tanto en el ámbito
académico, administrativo y financiero, desarrollándose diversos módulos
que ayuden a conseguir dichos objetivos, los cuales están alineados a las
políticas de la institución y por ser una institución del estado igualmente
debe estar alineado con las diversas políticas gubernamentales para un
mejor proceso de rendición de cuentas.
La problemática se presenta porque los archivos se acumulan y
ocupan mucho espacio además es difícil buscarlos en un momento de
requerir información, también se producen errores y perdida de
documentos a continuación se hará un diagrama de causa - efecto para
detallar lo antes mencionado:
La mejora que implementara la Facultad de Ingeniería Industrial una
fácil búsqueda de aquellos bienes o artículos que se encuentre en bodega
para así poder realizar un inventario y pedidos de artículos será el sistema
de Gestión de Bienes el cual contara con un control de inventario y
pedidos de artículos o bienes.
Introducción 10
Verificación de Producto poco efectividad
Existe dificultad para saber la existencia del inventario
Perdida de documentos y retraso en consultas de información
Dificulta tarea de organización y búsqueda de archivos
FIGURA Nº 1
DIAGRAMA DE CAUSA – EFECTO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan Detalle del diagrama de Causa- efecto En la Figura nº1 se detalla todo los problemas que tiene el área
administrativa de la facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de
Guayaquil, como por ejemplo:
- La difícil búsqueda, es decir cuando se tiene que verificar la
entrada y salida de algún producto.
- Falta de respaldo de la información es evidente en el área
administrativa de la Facultad de Ingeniería Industrial porque se las
lleva mediante el archivo de las guías u otros documentos físicos y
no se las registran electrónicamente.
- Perdida de información porque aún se maneja con documentos los
cuales son propensos a pérdidas, accidentes u otros factores.
- Acumulación de documentos porque con el paso de tiempo los
documentos son tantos el cual cuando se requiere alguna
información para verificar algún dato se hace difícil la búsqueda.
Acumulación de datos y difícil busqueda
Falta de respaldo
Demasiados archivos en Excel
Verificación de existencias tardía Difícil búsqueda
Introducción 11
CUADRO # 2 MATRIZ DEL PROBLEMA
Problema Central Problema
Secundario Causa Efecto
Acumulación de documentos Difícil búsqueda Documentos
desorganizados
Falta de inventario de
productos
Falta de registro de ingresos de los
productos
Existencias injustificadas
Fallas en los reportes mensuales
y anuales
Productos sin justificación de
existencia
Respaldo de la información inadecuado
Formatos de Excel y documentos archivados
Ineficiente búsqueda a la hora de consultar
Tardía creación de reportes
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Detalle de la matriz del problema En el cuadro n° 2 se encontró las causas de los problemas principales
que tiene el área administrativa de la facultad de Ingeniería Industrial de la
Universidad de Guayaquil, como: Acumulación de Documentos.- Esto da referencia a que el área
administrativa maneja documentos como solicitud de suministros los
cuales se registran a diario como promedio un total de 30 de estos
documentos los cuales sirve para realizar el pedido de productos para las
diferentes áreas
Falta de registros de ingresos de los productos.- Se da mención a
este tipo de problema ya que muchos de los productos son por obsequios
de otras facultades los cuales no se registra en ningún documento
teniendo como principal problema un control de inventario.
Respaldo de la información inadecuado.- Un fundamental problema
es que los archivos son almacenados en folder o archivadores
provocando así riesgos como dañarse que se mojen u otro accidente.
Introducción 12
1.4. Objetivos
1.4.1. Objetivo General
Implementar un sistema de información que permita una gestión
rápida, automática y segura de dichos procesos.
1.4.2. Objetivos Específicos
a) Revisar el modelado del sistema desarrollado para el área
administrativa de la Facultad de Ingeniería Industrial de la
Universidad de Guayaquil.
b) Determinar los requisitos funcionales y no funcionales del sistema a
implementar.
c) Diseñar la arquitectura del sistema tomando en cuenta los
requisitos funcionales y técnicos definidos para el mismo.
d) Desarrollar el sistema de acuerdo a las necesidades.
e) Construir el sistema en base a la arquitectura diseñada.
f) Implementar el sistema previamente desarrollado y probado.
1.5. Límites
1.5.1 Delimitación
El presente desarrollo del Sistema se lo área administrativa de la
universidad de Guayaquil Facultad de Ingeniería Industrial y trata sobre la
Gestión de Bienes y el control de todos los productos que ingresan a la
facultad.
1.5.2 Temporal
El período estimado para el desarrollo de este trabajo es de nueve
meses en el cual se realizan las siguientes etapas: análisis, diseño,
desarrollo e implementación del sistema de Gestión de activos para la
Facultad de Ingeniería Industrial se lo implantara en dos etapas:
Introducción 13
- La etapa inicial que consiste en la estructura del sistema se hará en
septiembre del 2013 y termina el marzo del 2014
- La etapa complementaria que es la puesta en marcha del sistema que se realizara el 15 marzo 2014 hasta el 30 de mayo del 2014.
1.5.3 Espacial
Sustantivo. Desarrollo del Sistema de Gestión de Bienes de la
Facultad de Ingeniería Industrial.
Localización.- Área de Administración de la Facultad de Ingeniería
Industrial de la Universidad de Guayaquil.
1.6. Justificación de la Investigación
La presente investigación realizada en el centro de Administrativo, se
basa en el desarrollo de un Sistema Administrativo para el manejo y
control de los procesos en el área Administrativa de la Facultad de
Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil. Este sistema
permitirá a la Universidad automatizar la gestión y el control de las
actividades relacionadas al manejo de los bienes, lo cual supondrá un
acceso rápido y sencillo a los datos, gracias a interfaces gráficas y
amigables. Además, los datos accedidos estarán siempre actualizados, lo
cual es un factor muy importante para poder llevar un control centralizado
de los bienes.
El Sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial
aportará una gran cantidad de beneficios, entre los cuales se encuentran:
Asignación de responsables de activos: puesto que a través del
sistema se logrará mejorar la información contable de los activos y
saber quién es el responsable de su elaboración y de la utilización
del kardex para el control: Porque por medio de ellos se podrá
contabilizar y conocer la fecha de adquisición, reposición y
Introducción 14
distribución de cada uno de los activos. Contabilizar sus
existencias: lo que permitirá llevar un mayor control de la bodega
para realizar pedidos de productos.
Intercambio de información entre comisiones y la dirección general:
El intercambio de información permitirá tener un mayor control y
respaldo de la información además de cuadrarla entre las
comisiones y la dirección general.
Disminución de tiempo de actividades relacionadas con los
sistemas de gestión de activos: puesto que los sistemas
automatizados permitirán logran mayor control, registro y detalle de
los activos de la Facultad de Ingeniería Industrial.
Respaldo de información en una base de datos altamente
confiable: puesto que el sistema de gestión conforme vaya
ingresando la información esta se sumara a los datos o valores ya
ingresados.
CAPITULO 2 2. Marco Teórico Activos Se considera Activo al conjunto de Bienes de naturaleza relativamente
permanente, adquiridos, construidos o recibidos en calidad de pedidos,
que son utilizados por la Institución en la Facultad de Ingeniería Industrial.
El objetivo general de la gestión de Activos, es Resguardar el
Patrimonio de la Facultad de Ingeniería Industrial, a través de registros
computarizados y controles de inventarios reales y físicos de los Bienes
Activos, su manejo se ceñirá al principio de la Autonomía, en un marco de
absoluta transparencia.
La gestión de los activos
Normalmente, las empresas inmersas en su trabajo rutinario, le han
dado siempre importancia a controlar físicamente sus principales activos
como son: los inventarios, de quienes dependen para el funcionamiento
normal de la empresa.
Responsabilidad del control de activos
Históricamente, siempre se pensó que la responsabilidad del Control
Físico de los Activos debía recaer en el Departamento Contable, quien no
respondió.
Adecuadamente a la importancia que tiene un control de los mismos,
limitándose a un registro contable global de las adquisiciones. Hoy, en día
el control físico de los productos recae en el área administrativa de una
Marco Teórico 16
empresa, pues con ello podrá:
- Tener el control del Activo en el lugar que lo destinó y asignar a
un puesto o persona determinada que solicite algún producto.
- Calcular mejor las existencias en bodega para la realización de
pedidos futuros.
Inicio del control
El control de los Activos se inicia a partir de un Inventario Físico al
barrer; es decir, tomando todo lo existente, durante el cual se identifica
físicamente cada Activo con una etiqueta, placa u otro medio que será su
identificación definitiva. La identificación se hace en el lugar donde se
encuentre el activo, asignándole de este modo el Área Usuaria al que
pertenece. Adicionalmente se consignará también el estado físico en que
se encuentra cada activo.
Este primer inventario servirá para la elaboración de la Base de Datos
inicial de los activos fijos existentes en la empresa.
Contenido de una base de datos de un sistema de gestión de activos
La Base de Datos de un buen Sistema de Gestión de Activos, debe
contener la siguiente información:
a) Código de Identificación física de cada activo
b) Código de Equipo y Modelo
c) Descripción amplia del activo
d) Fecha de adquisición
e) Documento de adquisición y número de registro.
f) Área Usuaria a la que pertenece
g) Corte anual
h) Estado actual
Marco Teórico 17
Con estos datos, se podrá iniciar el Sistema de Gestión de Activos , el
cual normalmente se carga en un Sistema Computarizado, aunque
también se puede llevar en forma manual.
Mantenimiento del sistema de Gestión de activos
Como es normal, los Activos tendrán movimiento futuro por:
- Nuevas adquisiciones
- Retiros por solicitudes
- Retiros por bajas
- Transferencias a otros departamentos
- Retiros y posteriores ingresos por reparaciones
Para tener un control del Sistema de Gestión de Bienes, todo
movimiento de los registros en el sistema, deberá realizarse dentro de un
procedimiento definido, que indique:
- Los documentos a utilizar a cada movimiento
- Las rutas que debe seguir el documento
- Las autorizaciones que debe tener el documento
Ahora bien, como los Activos tienen una razonable permanencia en el
área administrativa, diversas personas manejarán el sistema, llevando un
Manual de Procedimientos, que contiene el diseño tanto de los
documentos como del flujo diagramado de cada uno de los movimientos
de los activos.
Sistema computarizado de Gestión de activos
En la actualidad, existen muchos Software que permiten un control
individual del Activo, el cual contempla todas las opciones descritas en el
Manual de Procedimientos. Dada la agilidad y la rapidez de los Software,
Marco Teórico 18
la Gerencia Administrativa y/o la Gerencia Contable podrían mantener
actualizado el Sistema Computarizado, el cual podrían consultar en
cualquier momento.
Inventarios permanentes
Si bien como se ha descrito:
- Un Inventario
- Un Manual de Procedimientos
- Un Software
Son la base de un buen Sistema de Gestión de Bienes, es
imprescindible que cada cierto tiempo, la Gerencia Administrativa y la
Gerencia de Contabilidad ambas involucradas, revisen cada cierto tiempo
la validez del Sistema de Control de Activos Fijos, mediante:
- Inventarios periódicos rotativos parciales
- Inventarios totales cada cierto tiempo
Estos controles adecuados permitirán efectuar los ajustes necesarios y
conseguir que el Sistema de Gestión de Bienes esté siempre actualizado.
Enfocar el uso de herramientas automatizadas Un sistema integrado usuario–máquina, el cual implica que algunas
tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy
bien hechas por la máquina, para prever información que apoye las
operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en
una empresa.
El sistema utiliza equipos de computación y software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el análisis, la planificación, el
Marco Teórico 19
control y la toma de decisiones, además de bases de datos.
Fuente obtenida en: Manual de gestión de activos y mantenimientos
autores Arata, Adolfo y Furlanetto, Luciano.
CAPITULO 3
MARCO METODOLOGICO
3.1 Alcance de la investigación
La presente investigación tiene como finalidad lograr la implementación
de un Sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería
Industrial, lo que permitirá un mejor control del manejo de los activos y
demás bienes materiales que ella posee.
Para ello se emplean los siguientes métodos de la investigación para
lograr que cumpla con el alcance de la misma.
► Exploratorio.
Se utiliza la investigación exploratoria para dar explicación respecto del
problema que se presenta en la Facultad Ingeniería Industrial y el mismo
que no ha sido estudiado con anterioridad, para ello se procederá a
recoger e identificar antecedentes generales, números y cuantificaciones,
temas y tópicos respecto del problema investigado, y brindar las
sugerencias que deberían examinarse en profundidad en su solución y
lograr con ello un mejoramiento de los procesos administrativos por medio
de la implementación del Sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de
Ingeniería Industrial.
Para ello se va a investigar en la Facultad de Ingeniería Industrial y
documentar las experiencias que tienen el personal administrativo y por
primera vez indagar sobre sus causas.
Se utiliza este método de investigación porque se va a examinar un
tema o problema de investigación poco estudiado o que no ha sido Se utiliza este método de investigación porque se va a examinar un
tema o problema de investigación poco estudiado o que no ha sido
Marco Metodológico 21
abordado antes. Con ello se permitirá encontrar las causas y todas las
fallas que tiene el procedimiento de registrar y contabilizar los activos y
lograr así plantear una solución óptima, eficaz y segura para el registro de
la información.
► Descriptivo.
El uso de la investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las
situaciones y causas predominantes a través de la descripción exacta de
las actividades, mecanismos y formas como se lleva el control y registro
de la documentación y de los bienes materiales de la Facultad de
ingeniería Industrial.
En base a la información recopilada con el método anterior se
procederá a identificar las relaciones que existen entre las variables y
para nuestro estudio permitirá identificar si la falta de un sistema de
gestión de bienes es la causa de que los procesos administrativos no
sean eficaces.
Por ello los datos recopilados serán analizados a fin de extraer
generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento.
► Explicativo.
La investigación explicativa busca por qué? de los hechos mediante el
establecimiento de relaciones causa-efecto del tema en estudio. Para ello
se considerara el análisis realizado en la etapa anterior en el cual se
utiliza el sistema de gestión de bienes para mejorar los procesos
administrativos relacionados con la gestión de bienes. En esta etapa se
obtendrán conclusiones y recomendaciones las mismas que forman parte
de la generación de nuevos conocimientos además de poder solucionar el
gran problema de Facultad de Ingeniería Industrial en cuanto al control de
bienes o artículos.
Marco Metodológico 22
3.1.1 Alcance del Sistema
El alcance del sistema es reducir el uso de procesos, transacciones y
manejo de archivos electrónicos con poca información, lo cual se pretende
crear un sistema que contenga todos esos pasos o fases con una manejo
adecuado y ordenado de la información además realizando todos los
procesos correspondiente para una consulta óptima de la información.
Requerimientos funcionales Entre los requerimientos tenemos el proceso que se lleva a cabo en la
facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil, el
sistema pretende facilitar dichos procesos y reunirlos en un misma base
de datos , ayudando a una búsqueda más efectiva y confiable también a
un ordenamiento óptimo de los productos y ver las consultas respectivas
cuando se los requieran.
El comportamiento interno del sistema se basa en un registro confiable
y seguro de una búsqueda eficaz de una consulta óptima y sobre todo de
un respaldo seguro sin pérdida de información.
Los atributos del sistema serán:
Desempeño
- Tiempo de respuesta.- será optimo y de inmediato cuando se
quiera realizar un consulta o búsqueda.
- Seguridad.- el sistema tendrá una administrador de usuario
permitiendo así crear permisos para que solo ciertos usuarios
puedan utilizar el sistema.
- Confiabilidad.- el sistema tendrá un respaldo de todos sus
registros evitando así la perdida de la información ingresada.
Marco Metodológico 23
Escalabilidad El sistema cuenta con la opción de modificar, eliminar y consultar
registro dando una gran ventaja al manejo de la información.
3.2 Hipótesis
La implementación de un sistema de gestión de bienes de la Facultad
de Ingeniería Industrial permite mejorar la eficiencia de los procesos
administrativos relacionados con el control de activos en la institución
antes mencionada.
Hipótesis descriptiva El área administración de la Facultad de Ingeniería Industrial tiene un
procedimiento de Gestión ineficiente
3.3 Definición de variables Variable independiente
Sistema de gestión de bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial,
es decir el mejoramiento del procedimiento del manejo de información tal
como sus movimientos (activo-pasivos) y un inventario que permite
controlar el stock de os bienes.
Variable dependiente
Procesos administrativos para el control de bienes de la facultad de
Ingeniería Industrial, lo cual permitirá reconocer las necesidades que tiene
en la actualidad, para poder cubrir y desarrollar un sistema óptimo y eficaz
para el manejo y control de los bienes para agilizar asi todos los
procedimientos involucrados.
Marco Metodológico 24
3.4 Diseño de la investigación
Esta investigación es experimental porque se basa en el análisis de las
condiciones iniciales de los procesos de gestión de control de activos de
la facultad de Ingeniería Industrial con lo cual se procederá al desarrollo e
implantación de un sistema de gestión de bienes para lograr mejoras en el
manejo de información y la utilización de recursos en el área
administrativa.
3.5 Selección de la muestra Se hará mediante recolección de datos tales como entrevistas,
informes y archivos tanto físicos como electrónicos. 3.5.1 Población
La población del área administrativa de la facultad de Ingeniería
Industrial es de aproximadamente 12 personas, lo cual se ha tomado a 10
personas que son las más interesadas en la propuesta planteada. Grupo: 10 Personas (Área administrativa de la faculta de Ingeniería
Industrial de la Universidad de Guayaquil).
Muestreo: para este sistema se ha utilizado un muestreo
probabilístico estratificado con base en la siguiente fórmula para poder
identificar problemas mediante entrevistas y encuestas que tiene el
proceso actual realizadas al personal administrativo que tiene la facultad
de Ingeniería industrial.
Formula Estadística k^2*p*q*n n= (e^2*(N-1)+k^2*p*q) Simbología n= tamaño de la muestra
Marco Metodológico 25
e= error admisible
N= tamaño de población
k= nivel de confianza elegido
p= porcentaje de inasistencia
q= porcentaje complementario
n=?n = . ^ ∗ . ∗ . ∗. ( ) . ∗ . ∗ .
e=0.07 n = .( . . ) .
N=10
k= = 1.2 n = ..
p= =0.8 n = 9.5 TAMAÑO DE MUESTRA = 9.5
p= =0.8
3.6 Recolección de datos
Mediante entrevistas realizadas con el personal del área administrativa
se conocerá las condiciones actuales de los procesos, documentos físicos
y electrónicos utilizados como también con formatos de informes,
reportes requeridos y las mejoras que pueden ser aplicadas al proceso
por medio de una herramienta informática como lo será el Sistema de
Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial.
Las técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista
para desarrollar los sistemas de información pueden ser las entrevistas, la
encuesta, el cuestionario y la observación.
Todos estos instrumentos se aplicarán en un momento en particular,
con la finalidad de buscar información que será útil a una investigación en
común. En la presente investigación trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recolección de datos, con las técnicas ya
Marco Metodológico 26
antes nombradas. Seguir en el proceso de recolección de datos, con las
técnicas ya antes nombradas. 3.7. Metodología de desarrollo
Se empleará el método de la observación directa que determina la
importancia de observar el proceso de gestión de bienes y la importancia
de implementar un sistema automatizado y para ello desarrollaremos las
fases de inicio de la metodología RUP (Rational Unified Process en inglés,
habitualmente resumido como RUP) como también el reconocimiento de
los artefactos que se usaran para obtener información.
Fase de Inicio:
El propósito del sistema de gestión de bienes es que puedan
optimizar el registro y la búsqueda de productos con mayor rapidez, así
como también llevar un conteo y visualizar un movimiento de cualquier
producto como entradas y salidas, además tendrá la opción de
modificar, imprimir o guardar a Excel cualquier registro.
CUADRO Nº 3 TABLA RUP
Nombre de Columna
Propósito Contenidos/Comentarios
Control de kardex, oficios, formularios
Se registra todos los
activos que tiene la
facultad Industrial
Ordenamiento de la sección
administrativa de la Facultad
Industrial.
Creado / Revisado Se usa para llevar el
registro de la entrada de
activos y lo cual se
crean archivos físicos y
electrónicos
Los archivos muchas veces
son demasiados y
demandan mucho espacio
Marco Metodológico 27
Revisar Detalles Se revisa y se declaran
el tipo de falencia como
son registros en archivos
de Word y Excel
• Formal-Interno
Se discutirá y analizará las
fallas que tiene el actual
sistema para así poder
corregirlo
Herramientas Usadas
Word , Excel e imágenes
de formularios
Procedimiento realizados
mediantes bases de datos
en web Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
CUADRO Nº 4 ARTEFACTOS
Artefactos Creado / Revisado Revisar Detalles
Herramientas Usadas
Incep Elab Const Trans
Procesos y
documentación
e información
X X Informal Word , Excel y
formularios
Caso de Uso X X
Formal-
interno
Word
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco
3.7.1. Fase de Análisis
Se aplicará como instrumento de recolección de datos a la encuesta
cuyos datos serán tabulados y analizados, mediante casos de uso el cual
analizaran y permitirá identificar todos los procesos que tiene la Facultad
de Ingeniería Industrial para poder desarrollar el sistema de Gestión de
Bienes.
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Marco Metodológico 28
Departamento Administrativo de la Facultad Industrial Procedimiento General
FIGURA Nº 2 CASOS DE USO N°1
ENCARGADO DEL DEPARTAMENTO
PROVEEDOR
Producto
Entrega Guía de remisión
Imprime Registro
Salida
Registro
Inventario
Reporte y guardado
Kardex <<extends>>
<<extends>>
<<extends>>
<<extends>
<<extends>>
<<user>>
Registro Computadora
Salida computadora
Computadora Obsoleta
<<extends>>
<<extends>>
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Marco Metodológico 29
Caso de uso de Funcionalidad del Sistema registró Administrador Funciones del Administrador
FIGURA Nº 3 CASO DE USO N° 2
ADMINISTRADOR
Registro Proveedores/s
olicitantes
Registro Productos en el inventario
Otorgar permisos
Registro De
computadora
Registro de computadoras
obsoletas
Registro del movimiento de los productos
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Marco Metodológico 30
Caso de uso de Funcionalidad de consulta Consultas Generales
FIGURA Nº 4
CASO DE USO N° 3
USUARIO CONSULTA
Consulta De
computadora
Consulta computadoras
obsoletas
Consulta del Kardex
Consulta Proveedores/s
olicitantes
Consulta Productos en el inventario
Seleccionar usuario para
consultar
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Marco Metodológico 31
Caso de uso de Funcionalidad de permisos otorgados Autorizaciones y Permisos
FIGURA Nº 5
CASO DE USO N° 4
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Detalle del caso de usos
En el caso de uso anterior se visualiza el proceso que se lleva a cabo
en la Facultad de Ingeniería Industrial para poder registrar un producto
Permiso para ingresar proveedores/solicitantes
Permiso para registro
En el inventario
Permiso para registra
productos
ADMINISTRADOR
Permiso registro de
computadora
Permiso registro computadoras
obsoletas
Permiso para registra kardex
Marco Metodológico 32
empieza cuando el proveedor entrega producto y entrega la guía de
remisión que es un documento de detalle de los productos que entrego el
proveedor, el usuario lo registra por medio de papeles lo cual llevan el
producto a su respectiva bodega y registrando en el inventario, se
distribuyen por medio de pedidos que lo hacen con un documento llamado
solicitud de suministro que lleva enumeración , una vez obtenido dicho
documento registran al kardex que donde se ingresan las entradas y las
salidas mandando así un reporte y guardándolo en un archivo en Excel
para posteriormente imprimirlo y así poder tener una constancia del
movimiento de dicho producto.
CUADRO Nº 5 CASO DE USO N° 1 PROCEDIMIENTO GENERAL
Caso de uso Departamento administrativo de la Facultad
Industrial de la Universidad Guayaquil
Actores Encargado del departamento
Propósito Registrar bienes y llevar movimientos
Resumen Registro de los bienes y también los
movimientos.
La consulta se realiza según la
necesidad. Tipo Primero o abstracto
Referencia cruzadas
Control y registro de movimientos y
documentos Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
CUADRO Nº 6 CASO DE USO N° 2 FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR
Caso de uso Funcionalidad del sistema de gestión de
bienes pasos que realiza y ejecuta el
Administrador
Actores Encargado de registrar llevar movimientos
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Marco Metodológico 33
Propósito Registra bienes y lleva movimientos de
manera ordenada
Resumen Registro y consulta se realiza según
la necesidad. Los datos son almacenados de
manera correcta y ordenada.
Lleva los movimientos de los bienes
es decir la entrada y la salida (activos
y pasivos). Tipo Primero o abstracto
Referencia cruzadas
Control y registro de movimientos a través
de los pasos que tiene en el área
administrativa. Fuente: Investigación directa Elaborado por: Christian Franco
CUADRO Nº7
CASO DE USO N° 3 CONSULTAS GENERALES Caso de uso Funcionalidad de consulta del sistema de
gestión de bienes pasos que realiza y
ejecuta cualquier usuario que haya sido
registrado
Actores El usuario que necesite consultar
Propósito Consultar de manera fácil y rápida.
Resumen Consultar los proveedores y
solicitantes.
Consultar los movimientos.
Búsqueda ideal de requerimientos de
los usuarios.
Tipo Primero o abstracto
Referencia cruzadas
Consulta de movimientos a través de los
pasos que tiene en el área administrativa. Fuente: Investigación directa Elaborado por: Christian Franco
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Marco Metodológico 34
CUADRO Nº 8
CASO DE USO N° 4 AUTORIZACIONES Y PERMISOS Caso de uso Funcionalidad de permisos otorgados por el
Administrador del sistema de gestión de
bienes para el acceso a diferentes funciones
del mismo. Actores El Administrador otorga los permisos para
manipular el sistema
Propósito Facilitar el acceso y manipulación de
información
Resumen El Administrador crea usuarios con
permisos para manipular información.
Mas ordenamiento al ahora de
registrar los productos o consultar.
Tipo Primero o abstracto
Referencia cruzadas
El requerimiento de acceso para el sistema
de Gestión de Bienes de la Facultad de
Ingeniería Industrial. Fuente: Investigación directa Elaborado por: Christian Franco
Análisis de diseño Realizada la correspondiente recolección de datos y procedimientos
que utilizan en la actualidad como son:
- Documentos
- Entrevistas
- Datos de productos y de proveedores
- Salida e ingreso de productos mediantes registro del Kardex
Se realiza el siguiente diseño:
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Marco Metodológico 35
CUADRO Nº9 ANALISIS DE DISEÑO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Christian Franco
Análisis Para su arquitectura se han estudiado los requisitos funcionales del
sistema desde un punto de vista dando el modelo dinámico de la guía y
solicitud y su consulta la cual sirve para la verificación de productos que
ingresaron.
Departamento Administrativo de la facultada de Ingeniería
Industrial
Registro / Archivadores
Formularios Inventario Kardex
-Proveedores -departamentos
Proveedores
-Productos -Stock -Facturas
-Entrada producto -Salida Producto -Costos
-Datos -Referencias
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Marco Metodológico 36
Marco Metodológico 37
Marco Metodológico 38
Marco Metodológico 39
Detalle de las figuras 6, 7 y 8 En las Figura Nº 6 y 7 se demuestra el comportamiento de cómo se
lleva los registro sin el Sistema de Gestión de Bienes, son procesos que
ya se menciona con anterioridad en este modelo describe el
comportamiento del producto para poder darnos una idea de cómo
funcionara el futuro sistema y también para reconocer sus posible errores.
En la Figura Nº 8 lo que se puede visualizar es la forma en que se
puede consultar y que elemento están involucrados al momento de
búsqueda de la información.
3.7.2. Estudio de factibilidad.- Operativa, tecnológica y económica
El presente estudio es factible mencionar los pasos que se llevan a
cabo para poder lograr un desarrollo del sistema de Gestión de Bienes de
la Facultad de Ingeniería Industrial en los siguientes aspectos:
Operativo.- se puede realizar y cumplir los procesos administrativos
con mayor eficacia y eficiencia, que se podrá realizar por medio de
permisos a usuarios para que puedan ejecutar diferentes tareas en el
Sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial.
Tecnológica.- Existen los suficientes recursos tecnológicos que
implementan el sistema de gestión de bienes de la Facultad de Ingeniería
Industrial
Económica.- Los ingresos serán evaluados por mano de obra y
herramientas a utilizar para el desarrollo del Sistema de Gestión de
Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial, para lograr y tener una
expectativa en cuanto estará valorado el sistema en el mercado, como se
detalla a continuación:
Marco Metodológico 40
Recurso Humano Se implementa el costo de las personas que intervinieran para el desarrollo del sistema.
CUADRO N º 10 RECURSO HUMANO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Christian Franco Recursos consumibles
Se implementa el costo de todos los materiales para desarrollar el
sistema.
CUADRO Nº 11
RECURSOS CONSUMIBLES RECURSOS CALCULADO PARA CANTIDAD PRECIO TOTAL 6 MESES UNITARIO
Impresiones B/N 118 $ 0,10 $ 11,80 Fotocopias 88 $ 0,02 $1,76
Total $13,56 Fuente: Investigación directa Elaborado por: Christian Franco Recursos Tecnológicos Para el desarrollo de este sistema es necesaria la adquisición del
hardware y software que se detalla en los siguientes cuadros con cada
uno de sus costos.
Software: Costos de licencias y programas Utilizados.
RECURSOS HORA HOMBRE CANTIDAD MESES
SALARIO MENSUAL TOTAL
ANALISTA 4.06 1 2 $ 650,00 $ 1.300,00 PROGRAMADOR 2.81 1 4 $ 450,00 $ 1.800,00
Total $ 3.100,00
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Marco Metodológico 41
CUADRO Nº 12 SOFTWARE
DESCRIPCION SUBTOTAL Licencia Microsoft Windows Profesional $ 195,00 Avast! Free Antivirus $ 40,00 MySQLWorkbench 6.0 $ 0,00 Java Netbeans 7.0 $ 0,00 Librerias Java $ 0,00 Adobe Photoshop $ 0,00 Total $ 235,00 Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco rodríguez Christian Jonathan
Hardware:
CUADRO Nº 13 HARDWARE
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco rodríguez Christian Jonathan
Hardware y Software:
CUADRO Nº 14 HARDWARE Y SOFTWARE
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco rodríguez Christian Jonathan
Recursos de Operación Los Gastos de Operación para la realización del proyecto se resumen
en la tabla siguiente:
Marco Metodológico 42
CUADRO Nº15 RECURSOS DE OPERACIÓN
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Finalmente en el Estudio Factibilidad: Económico se presenta el
resumen de Costos del desarrollo en el que se consideraron los costos de
recurso humano, consumibles, tecnológicos y de operación
Resumen de costos
CUADRO Nº 16 RECURSOS DE COSTOS
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Christian Franco
En consecuencia por todo lo anteriormente planteado y en vista que
existe los recursos necesarios para la realización de este sistema, se
considera que este sistema es factible económicamente, con un costo de
$5.124, 56 dólares.
3.7.3. Fase de Diseño El diseño se realizará en base a los programas computacionales que
permitirán implementar un sistema automatizado para un mejor control de
los activos.
RUBRO MESES COSTO TOTAL Internet Plan Fijo 6 $ 18,00 $ 108,00
Teléfono Convencional 1 $ 8,00 $ 8,00 Electricidad 6 $ 10,00 $ 60,00
Total $ 176,00
RECURSO TOTAL Recurso Humano $ 3.100,00
Recurso Consumible $ 13,56 Recurso tecnológico $ 1.835,00 Recurso Operación $ 176,00
Total $ 5.124,56 Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Marco Metodológico 43
Diseño de la Base de Datos
El diseño de la Base de Datos se divide en: Diseño conceptual, Diseño
Lógico y Diseño Físico.
Diseño Conceptual En esta etapa se describe el contenido de la información de la base de
datos, las tareas a realizar son:
FIGURA #9
DISEÑO CONCEPTUAL/ MODELO ENTIDAD RELACIÒN
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Christian
Registro
Inventario
Guía O
Solicitud Solicitud Suministro
1
1
1
Detalle Guía
Proveedor
Guía Remisión
Detalle Solicitud
1
Solicitante
1
1
1
1
1
Sub-Categoría
1
Categoría
DISEÑO CONCEPTUAL/ MODELO ENTIDAD RELACIÒN Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Marco Metodológico 44
Creación de la Forma de la Base de Datos A continuación daremos forma a las base de datos que tendrá el sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial.
Marco Metodológico 45
En la Figura Nº10 se demuestra las funciones del administrador del
sistema que podrá realizar Modificaciones y Eliminación, Consultas, Guías
de Remisión, Solicitud de Suministro y Kardex logrando así un control
eficaz.
A partir de este modelo se puede obtener las demás conclusiones para
poder dar forma al sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de
Ingeniería industrial.
FIGURA Nº 11 DESCRIPCIÓN DEL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE g BIENES DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Figura 11.-Sistema es el acceso al sistema de Gestión de Bienes de
la Facultad de Ingeniería Industrial, que permite tener una serie de
opciones para que el administrador pueda manipular, logrando así tener
una información más ordenada con todos los permisos activos y opciones de registrar, eliminar y modificar información.
MENU
OPCIONES
SISTEMA
REGISTROS CONSULTAS
SALIDAS
Sistema de Gestión de Bienes de la facultad de
Ingeniería Industrial
OPCIONES
Marco Metodológico 46
FIGURA Nº 12 DESCRIPCIÓN DEL MODELO DE LOS DATOS QUE SE INGRESARAN
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan Figura 12.Tipos de Documentos son los datos que manipulan en el
área administrativa de la facultad de Ingeniería Industrial , como las guías
de remisión, solicitud de suministro y el kardex donde se registran los
movimientos de los productos de entrada y salida.
FIGURA Nº 13 DESCRIPCIÓN DEL MODELO DE LA MANERA DE COMO BUSCAR Y
CONSULTAR LOS PRODUCTOS EN EL SISTEMA
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
CONSULTA
INFORME
SISTEMA
REGISTROS ENTRADAS
SALIDAS
CONSULTA DE DATOS
Guía Remisión
Solicitud de Suministro
Kardex
REGISTRAN MOVIMIENTOS
TIPOS DE DOCUMENTOS
REGISTRO
Marco Metodológico 47
Figura 13.-Consulta en esta opción tendremos el proceso de
búsqueda de algún producto sea su ingreso su salida o ambos realizados
en el kardex, se lo hará de una manera ordenada ágil y eficaz en el
sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial.
Diseño Lógico: Modelo Entidad Relación
Esta etapa es una descripción de la arquitectura de la base de datos
que vamos a crear en el cual almacenaremos los datos de nuestro
sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial.
FIGURA Nº14
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Marco Metodológico 48
Figura Nº15.-Modificaciones o actualizaciones se describe de una
manera específica cuales son las tablas que se podrán modificar corregir
y actualizar datos en caso de errores al momento de ingresar productos
existentes, en este mapa, se visualiza que datos serán modificados en las tablas inventario, proveedor, solicitantes.
Marco Metodológico 49
Figura Nº16.-Modificaciones o Actualizaciones se describe las
actualizaciones en las tablas guía de remisión, detalle guía remisión,
solicitud de suministro, detalle de solicitud de suministro al momento de
ingresar datos.
Marco Metodológico 50
Diseño Físico: Modelo Entidad Relación
Se obtendrá a partir del modelo Lógico y es una descripción de la
implementación de la base de datos, lo cual incluirá la estructura de
almacenamiento de datos.
CUADRO Nº 17 TABLA USUARIOS
CAMPO TIPO NULO PREDETERMINADO idUsuario SMALLINT NO
nick CHAR (45) NO
password VARCHAR(45) NO
kardex VARCHAR(1) NO
proveedor VARCHAR(1) NO
solicitante VARCHAR(1) NO
Ingreso_com VARCHAR(1) NO
Egreso_com VARCHAR(1) NO
com_obsoletas VARCHAR(1) NO
categoria VARCHAR(1) NO
inventario VARCHAR(1) NO
gestión_user VARCHAR(1) NO Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
CUADRO Nº 18 TABLA INVENTARIO
CAMPO TIPO NULO PREDETERMINADO idinventario INT NO
descripcion VARCHAR(45) NO
fisico INT NO
medidas VARCHAR(45) NO
ubicacion VARCHAR(45) SI NULL
subcategoria SMALLINT NO Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Marco Metodológico 51
CUADRO Nº 19 TABLA SUB-CATEGORIA
CAMPO TIPO NULO PREDETERMINADO idSub_categoria SMALLINT NO
descripcion VARCHAR(45) NO
categoria SMALLINT NO Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
CUADRO Nº 20 TABLA CATEGORIA
CAMPO TIPO NULO PREDETERMINADO idecategoria SMALLINT NO
descripcion VARCHAR(45) NO Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
CUADRO Nº 21 TABLA CORTE
CAMPO TIPO NULO PREDETERMINADO idcorte BIGINT NO
año TINYINT NO
cantidad INT SI NULL
producto INT SI NULL Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
CUADRO Nº 22 TABLA PROVEEDOR
CAMPO TIPO NULL PREDETERMINADO id SMALLINT NO
Nombre VARCHAR(45) NO
Teléfono VARCHAR(45) SI NULL
Dirección VARCHAR(45) SI NULL
Marco Metodológico 52
Ruc VARCHAR(20) SI NULL Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
CUADRO Nº 23 TABLA GUIA_REMISION
CAMPO TIPO NULL PREDETERMINADO idGuia_Remision BIGINT NO
numero_guia BIGINT NO
fecha DATETIME NO
usuario SMALLINT NO
proveedor SMALLINT NO Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
CUADRO Nº 24 TABLA DET_GUIA_REMISION
CAMPO TIPO NULL PREDETERMINADO
idDet_Guia_Remision BIGINT NO
Guía_Remision BIGINT SI NULL
inventario INT SI NULL
cantidad SMALLINT NO
saldo SMALLINT NO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
CUADRO Nº 25 TABLA SOLICITANTE
CAMPO TIPO NULL PREDETERMINADO
id SMALLINT NO
Marco Metodológico 53
Nombre VARCHAR(45) NO
Departamento VARCHAR(45) SI NULL Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
CUADRO Nº 26 TABLA SOLICITUD_SUMINISTRO
CAMPO TIPO NULL PREDETERMINADO
idSolicitud_Suministro BIGINT NO
numero_solicitud BIGINT NO
fecha DATETIME NO
Usuario SMALLINT NO
Solicitante SMALLINT NO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
CUADRO Nº 27 TABLA DET_SOLICITUD_SUMINISTRO
CAMPO TIPO NULL PREDETERMINADO
idDet_Solicitud_Suministro BIGINT NO
Solicitud_Suministro BIGINT SI NULL
Inventario INT SI NULL
cantidad SMALLINT NO
saldo SMALLINT NO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Marco Metodológico 54
CUADRO Nº 28 TABLA GUIACOMPUTADORA
CAMPO TIPO NULL PREDETERMINADO
idguiacomputadora INT NO
serieEquipo VARCHAR(45) SI NULL
serieMonitor VARCHAR(45) SI NULL
serieTeclado VARCHAR(45) SI NULL
serieMouse VARCHAR(45) SI NULL
serieImpresora VARCHAR(45) SI NULL
serieProyector VARCHAR(45) SI NULL
marca VARCHAR(35) NO
Det_Guia_Remision BIGINT NO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
CUADRO Nº 29 TABLA SOLICITUDCOMPUTADORA
CAMPO TIPO NULL PREDETERMINADO
idSolicitudComputadora INT NO
ubicacion VARCHAR(50) NO
Marco Metodológico 55
Det_solicitud_Suministro BIGINT NO
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
CUADRO Nº 30 TABLA COMPUTADORAOBSOLETA
CAMPO TIPO NULL PREDETERINADO
idcomputadoraObsoleta INT NO
razon VARCHAR(145) NO
fecha DATE NO
ubicacion VARCHAR(50) SI NULL
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
3.7.4 Definición de estándares
El objetivo de esta etapa es de unificar los nombres a utilizar en el
sistema y que permita así una mayor facilidad al momento de registrar y
dar mantenimiento y en la búsqueda de información, se presentara la
siguiente estandarización y formato.
Formato para el almacenamiento de información Se guardara la información con la característica correspondiente a lo
que se requiere para así garantizar un respaldo seguro y efectivo.
Marco Metodológico 56
Formato de nombre de la base de datos XXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Nombre de la Base de Datos
Nombre del Sistema Nombre de la base de datos Base de Datos: Gestionador
Nombre del sistema
C:// Raíz
Base de Datos
Registro Consultas Respaldos Aplicación (Ambiente: Trabajó, Prueba, Desarrollo)
CUADRO Nº31 NOMBRE DEL SISTEMA
DESCRIPCION NOMBRES DEL SISTEMA
SISTEMA DE GESTIÒN DE
BIENES DE LA FACULTAD
INGENIERÌA INDUSTRIAL
SGBFII
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
SGBFII – Sistema de Gestión de Bienes de la Facultad Ingeniería Industrial
Marco Metodológico 57
Nombre de la tablas XXX XX XXXXXXXX 99 # Secuencia de la Tabla Nombre Mnemónico de la Tabla
Tipo de Tabla H = Histórico
M = Muestra
C = Cabecera
D = Detalle
P = Parámetros
T = Temporal
Identificador del Sistema (SGBFII)
Ejemplo: Usuario
Nombre de campos
XXX 99 XXXXXX
Nombre Mnemónico del Campo # Secuencial de la tabla
Identificador del sistema (SGBFII)
Marco Metodológico 58
Ejemplo: Nick
Nombre de los formularios XXX X XXXXXX
Nombre Descriptivo Tipo de Formulario
I = Ingreso
C = Consultas
O = Opciones
M = Modificación
E = Eliminación
Identificador del sistema (SGBFII) Nombre de los controles XXX XXXXXXXXXX
Nombre Mnemónico de su Función
Prefijo de Control
CUADRO Nº 32
NOMBRE DE LOS ACTIVOS
Objeto Prefijo
Text Box txt
Combo Box cbx
Button btn
Label lbl
Marco Metodológico 59
Check Box chk
Radio Button rdb
Group Box gbx
Picture Box pbx
List View liv Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Formato procedimientos y funciones
X XXX XXXXXXXXXXX XXXXX
Nombre descriptivo
Ámbito del Procedimiento Agregar Eliminar Modificar Consultar Identificador del Procedimiento / Función
Formato de nombres de reportes
XXX XXX XXXXXX
Nombre descriptivo
Indicador tipo de forma
Identificador del Sistema
Abreviación del sistema (SGBFII)
Marco Metodológico 60
3.7.5 Descripción de las tablas
Marco Metodológico 61
Marco Metodológico 62
Marco Metodológico 63
Marco Metodológico 64
Marco Metodológico 65
Marco Metodológico 66
Marco Metodológico 67
Marco Metodológico 68
Marco Metodológico 69
Marco Metodológico 70
Marco Metodológico 71
Marco Metodológico 72
Marco Metodológico 73
Marco Metodológico 74
3.7.6. Fase de Construcción
Se construirá bajo la supervisión del asesor en un lapso de seis
meses, recopilando toda la información de los procesos que realicen en el
área administrativa, además se deberá hacer un modelo idéntico de los
documentos que maneja el área para hacer al sistema más eficiente tales
como :
GUÍA DE REMISIÓN
Consiste en una lista de productos que se entrega a la Facultad de
Ingeniería Industrial para así tener el control de entrada
Solicitud de Suministro archivos de Excel Solicitud de mantenimiento y/o reparación de bienes n° 001
Departamento: FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL
Fecha: Guayaquil, Marzo 7 del 2013
Nombre de los equipos y/o bienes: Mantenimiento de 117
acondicionadores de aire.
Marco Metodológico 75
CANT DESCRIPCION MARCA MODELO SERIE INVENTARIO
1 Acondicionador de aire tipo ventana
PANASONIC CW-
C240SP 144132275
3 2,500,116
1 Acondicionador de aire tipo ventana
PANASONIC CW-
C240SP 144131807
5 2,500,809
1 Acondicionador de aire tipo ventana
PANASONIC CW-
C240SP 144131646
8 2,501,061
1 Acondicionador de aire tipo ventana
PANASONIC CW-
C240EP 147700119
1 2,500,203
1 Acondicionador de aire tipo ventana
PANASONIC CW-
XC240EP 147870545
3 2,500,539
1 Acondicionador de aire tipo ventana
PANASONIC CW-
C240EP 147700147
2 2,500,211
1 Acondicionador de aire tipo ventana
PANASONIC CW-
C240EP 147700628
8 2,500,827
1 Acondicionador de aire tipo ventana
PANASONIC CW-
C240EP 147700614
6 2,500,529
1 Acondicionador de aire tipo ventana
CARRIER WRCAR2
43R 101436090
0043 S/N
1 Acondicionador de aire tipo ventana
FEDDERS 1FY324N
7B AT251379X S/N
1 Acondicionador de aire tipo ventana
FEDDERS 1FY324N
7B GS027767X S/N
1 Acondicionador de aire tipo ventana
FEDDERS 1FY324N
7B MS045978X 2,502,308
En el siguiente formato se registra las salidas de los productos sea por
daño o por pedidos
3.7.7. Fase de Implementación
Se implementará como un medio eficiente para lograr y crear el
sistema de control de bienes en la Facultad de Ingeniería Industrial, contando con los procesos de recolección de información, análisis,
Marco Metodológico 76
diseño, y desarrollo para poder llegar a una herramienta útil y eficaz de un
mayor control y fácil búsqueda de información.
Se realiza las correspondientes capturas del Sistema de Gestión de
Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial para visualizar:
1. Pantalla de acceso al sistema Ingreso al sistema mediante un Nick y contraseña que nos es otorgado
El administrador lo cual regula el acceso para manipular el registro dentro
del sistema.
2. Menú del sistema
Muestra el menú del sistema con sus diferentes opciones para realizar
diferentes gestiones como ingresar proveedores, solicitantes o hacer
algún movimiento de producto además podemos apreciar una dinámica
consulta de información tales como proveedores, usuarios además nos
muestra los permisos otorgados por el administrador a los diferentes
usuarios se utiliza esto para mayor seguridad e evitar así alguna perdida
de información por algún error del usuario.
Marco Metodológico 77
3. Menú ingreso - Opción inventario
En esta opción se puede ingresar un producto que cuenta con
opciones visibles como guardar modificar entre otros también su ubicación
y podemos editarlas en caso que exista un error como también las
categorías del sistemas ya que se dividen según su categoría ejemplo
Marcador es un producto de oficina junto a su sub-categoría accesorio de
oficina... en este formulario podemos llamar directamente a la opción de
agregar categoría sin necesidad de escoger en el menú la categoría.
Marco Metodológico 78
4. Agregar solicitantes
En esta opción se registra agrega y busca al solicitante de suministros
es decir al que pide el producto para su departamento como los productos
tales como plumas, carpetas etc… también tenemos la opción de
búsqueda para así optimizar al solicitante a encontrar como las opciones
anteriores tenemos para modificar guarda y eliminar de la base de datos.
5. Menú ingreso opción gestión de usuarios sistema
En esta opción se puede agregar y otorgar los permisos para la
manipulación del sistema es decir permitiendo hacer las debidas
funciones otorgadas al nuevo usuario para así hacer al sistema más
seguro al cuanto al manejo de información.
Marco Metodológico 79
6. Menú ingreso opción gestión de usuarios sistema otorgando perdpermisos
En el respetivo formulario se puede visualizar como se darán los
permisos al respectivo usuario creado para que así pueda tener acceso al
sistema y manipular las opciones que el administrador le otorgué de
acuerdo a las necesidades requeridas por la persona que lo solicita, con
esta opción se manipulara los datos con mayor seguridad en alguna
perdida de información.
7. Menú ingreso opción categorías y sub-categorías sistema
En esta opción se puede agregar las categorías correspondientes,
también se las puede editar desde la opción agregar inventario este sería
otro método más sencillo de poder ingresarlas aquí creara las categorías
que no están registradas con su respectiva sub-categoría lo cual conlleva
a una mejor solución de búsqueda cuando el sistema tenga los datos
ingresados a su totalidad.
Marco Metodológico 80
8. Menú ingreso opción proveedores sistema
En esta opción se puede agregar los proveedores también podemos
modificarlos, guardar, eliminar y buscar a dicho proveedor así una manera
más óptima de ver la información de la base de datos.
9. Transacciones o movimientos opción registro kardex sistema
En esta opción se puede hacer el movimiento es decir ingresar cuanto
producto llegan con su respectiva guía de remisión o en otra opción la
solicitud de suministro que es las herramientas o productos del personal,
también como la búsqueda de los proveedores o solicitantes como se
puedo apreciar en los botones de búsqueda.
Marco Metodológico 81
10. Transacciones o movimientos opción registro kardex sistema jkukbotón modificar/buscar
En esta opción se puede hacer cambios a movimiento ya ingresado,
como también consultar o buscar alguna guía o solicitud haciendo mucho
más eficiente al sistema, se podrá observar cuantos productos ingresan
en esa guía de remisión o solicitud de suministros al momento de
registrarlo se lo hace con el número del mismo documento además cuenta
con la búsqueda de los proveedores o solicitantes ya registrados y si es el
caso con el registro inmediato de algún nuevo proveedor o solicitante.
Marco Metodológico 82
11. Menú transacciones o movimientos ingreso de computadoras kjkkjsistema
En el siguiente formulario visualizado se registra las computadoras que
ingresan, se efectúa de esta forma ya que los equipos o accesorios tiene
un registro único que vienen con un número de serie de fábrica, esta
ventana solo registrara el ingreso así como la búsqueda por serie para
aso poder saber en qué lugar estará dicho artículo así como también
quien hizo el pedido con esto se podrá llevar un mayor control al momento
de algún inventario, además muchos de los objetos antes mencionados
son costosos por ende es que se tiene en mayor control y muchos de
estos artículos son para uso de la Facultad de Ingeniería Industrial .
Marco Metodológico 83
12. Menú transacciones o movimientos egreso de computadoras kjkk sistema
Se registra todas las computadoras y accesorios la cual salen o hacen
movimiento es decir en el destino que se pondrán a usar, se ara de esta
forma ya que los equipos o accesorios tiene un registro único, que vienen
con un número de serie de fábrica, esta ventana solo registrara el egreso
así como la búsqueda por serie además podremos ver que suministro
esta egresado o cual está en bodega.
Marco Metodológico 84
13. Menú transacciones o movimientos registro de computadoras kjkhobsoletas sistema
Se registra todas las computadoras y accesorias dañados, se hará de
esta forma ya que los equipos o accesorios tiene un registro único ya que
vienen con un número de serie de fábrica, esta ventana solo registrara el
informe de cada computadora o accesorio dado de baja o dañado así
como la búsqueda por serie además podremos ingresar el motivo del
daño.
obsoletas sistema
Marco Metodológico 85
14. Menú consultas movimiento de inventario (kardex) sistema
En esta opción se puede consultar tantos los ingresos como lo egresos
y el saldo mediante una búsqueda por fecha y por el código del producto
como se puede apreciar en la ventana capturada además tenemos la
opción de exportar que sirve para guardar todo los registros en Excel y
también la opción de imprimir de esta manera se agilizara la consulta del
movimiento de determinado artículo.
Marco Metodológico 86
15. Menú ingreso computadora sistema En esta opción se puede consultar tantos los ingresos de las
computadoras de la universidad como antes fue mencionado se lo hace x
unidad ya que tiene un registro único y se lo puede hacer desde un
equipo completo hasta un accesorio, aquí también encontramos la opción
de exporta los registro a Excel y también la impresión de los registro de la
tabla.
Marco Metodológico 87
16. Menú egreso computadora sistema
En esta opción se puede consultar tantos los egreso de las
computadoras de la universidad como antes fue mencionado se lo hace x
unidad ya que tiene un registro único y se lo puede hacer desde un
equipo completo hasta un accesorio, aquí también se encuentra la opción
de exporta los registro a Excel y también la impresión de los registro de la
tabla.
17. Menú computadora dañadas sistema
En esta opción se puede consultar las computadoras dañadas o dadas
de baja de la universidad como se mencionó se lo hace x unidad ya que
tiene un registro único y se lo puede hacer desde un equipo completo
hasta un accesorio, aquí también encontramos la opción de exporta los
registro a Excel y también la impresión de los registro de la tabla.
Marco Metodológico 88
3.8 . Planificación
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Christian Franco
CAPITULO 4
ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE RESULTADOS
4.1 Preparación de los datos Los resultados presentados a continuación fueron obtenidos de las
debidas entrevistas realizadas al personal administrativo de la Facultad de
Ingeniería industrial.
CUADRO # 33 TABLA DE PROCENTAJES DE LAS ENCUESTAS REALIDAS
PREGUNTA Nº1
PREGUNTA Nº2 PREGUNTA Nº3
PREGUNTA Nº4
SI% 90,5 94,5 89,3 94
NO % 9,5 5,5 10,7 6 TOTAL%
100 100 100 100
CUADRO # 34 TABLA DE PROCENTAJES DE LAS ENCUESTAS REALIZADAS
En las tablas anteriores se demuestra los resultados de cada una de
las encuestas que se realizó al personal administrativo de la facultad de
Ingeniería Industrial.
PREGUNTA Nº5
WEB% 3 DE ESCRITORIO% 97
TOTAL% 100
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Análisis y Discusión de Resultados 90
4.2 Análisis de los datos
FIGURA Nº17 ANALASIS CAMPO-FUERZA
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan Detalle de análisis campo – fuerza En la Figura nº17 se detalla todo lo que se puede recopilar para lograr
el mejoramiento de dicho problema, lo que permitió identificar las fallas
para poderlos resolver.
Se Menciona lo que favoreció a corregir en el proceso, como fueron
las guías permitiendo así conocer los proveedores que le entregan los
suministros requeridos a la facultad de Ingeniería Industrial de la
Universidad de Guayaquil, así como también el modelo de solicitud de
suministro que son documentos para realizar pedidos a los diferentes
departamentos y laboratorios, fueron de un herramienta fundamental para
identificar los problemas, además la explicación de cómo se lleva el corte
anual del movimiento de los productos.
Documentación entregada por proveedores y solicitantes Falla determinada
Procesos contribuyentes
- Documentación de guías
- Documentación solicitudes
- Registro de Excel - Informes de corte anual - Registro de
computadoras - Registro de accesorios - Archivos de registro de
Procesos de impedimento
- Explicación de procesos confusa
- Sin registro de computadoras dadas de baja
- Falta de registro de los solicitantes
Análisis y Discusión de Resultados 91
0
2
4
6
8
10
12
FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI
NO
TOTAL
Encuestas realizadas
1. ¿Considera usted que se debe implementar un Sistema para llevar el control de Activos en la Facultad de Ingeniería Industrial?
CUADRO Nº 35 PREGUNTA Nº 1
ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJES SI 8 80% NO 2 20% TOTAL 10 100%
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
FIGURA N°18
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan Análisis e interpretación del gráfico La mayoría de los encuestados dieron como respuesta un rotundo si,
para que se implemente el sistema que permitirá mejorar el
procedimiento que se lleva a cabo en la actualidad.
PREGUNTA Nº 1
Análisis y Discusión de Resultados 92
0
20
40
60
80
100
120
FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI
NO
TOTAL
2. ¿El procedimiento actual le permite llevar un rápido control de las existencias en bodega?
CUADRO N°36
PREGUNTA Nº 2
ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
NO 1 10%
SI 9 90%
TOTAL 10 100% Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
FIGURA N°19
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Análisis e interpretación del gráfico El personal administrativo demostró que el procedimiento que se lleva
que no es eficiente, rápido y de fácil acceso, haciendo evidente la
necesidad de un Sistema de Gestión de bienes.
PREGUNTA Nº 2
Análisis y Discusión de Resultados 93
0
20
40
60
80
100
120
FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI
NO
TOTAL
3. ¿Considera usted que se toma demasiado tiempo al momento de consultar información de algún documento?
CUADRO N°37 PREGUNTA Nº 3
ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
NO 3 30%
SI 7 70%
TOTAL 10 100% Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
FIGURA N°20
Análisis e interpretación del gráfico
En esta pregunta la mayoría de los encuestados están de acuerdo en
que el tipo de búsqueda o consulta de algún documento que soliciten para
verificar información es tardío demostrando asa otro punto a cubrir por el
sistema.
PREGUNTA Nº 3
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Análisis y Discusión de Resultados 94
0
20
40
60
80
100
120
FRECUENCIAS PORCENTAJES
SI
NO
TOTAL
4. ¿Cree usted que existe un exceso de archivos de Excel que contengan información de movimientos de un solo activo?
CUADRO N°38 PREGUNTA Nº 4
ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
NO 1 10%
SI 9 90%
TOTAL 10 100% Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
FIGURA N°21 PREGUNTA N° 4
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan Análisis e interpretación del gráfico La mayoría de los encuestados dio por respuesta que sí, porque se le
complica al momento de una búsqueda.
Análisis y Discusión de Resultados 95
0
20
40
60
80
100
120
FRECUENCIAS PORCENTAJES
WEB
DE ESCRITORIO
TOTAL
5. ¿En qué plataforma consideraría usted que debería ser implementado el Sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial?
CUADRO N°39
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
FIGURA N°22 PREGUNTA N°5
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
Análisis e interpretación del gráfico
La mayoría de los encuestado dijo que si a la aplicación de escritorio,
por la inestabilidad del internet, por esta razón optaron por la aplicación
de escritito que servirá para que se puedan comunicar entre usuarios y la
facultad de Ingeniería Industrial.
ALTERNATIVAS FRECUENCIAS PORCENTAJES
WEB 1 10 DE ESCRITORIO 9 90
TOTAL 10 100
PREGUNTA Nº 4
Análisis y Discusión de Resultados 96
4.3 Comprobación de la hipótesis
La entrevista realizada al personal administrativo cree que la
Implementación de un sistema de gestión de bienes de la Facultad de
Ingeniería Industrial permite mejorar los procesos actuales y la forma de
mantener la información facilitando la búsqueda y un ordenamiento de
documentos.
4.4 Definición de requerimientos: Recolección de información Esta etapa consiste en recaudar la información pertinente en el área
administrativa de la facultad de Ingeniería Industrial como archivos
informáticos y físicos. Para ello es importante tener presentes las diversas
fuentes que nos pueden ser útiles en la tarea de recabar información para
nuestra investigación.
Una vez localizadas las fuentes de información sobre los sistemas de
gestión y control de activos, procederemos a recopilarlas, para lo cual se
pueden utilizar las técnicas documentales y, en su caso, las de campo.
Esta técnica consiste en extraer, procesar y retener la información en
una ficha, para emplearla en la investigación y así poder noción del
sistema requerido.
También se solicitó e investigó en publicaciones periódicas que
contienen resúmenes de artículos publicados sobre los sistemas de
gestión y control.
La información fue recolectada en base a entrevistas aplicadas a los
directivos, personal administrativo de la Facultad de Ingeniería Industrial,
la misma tuvo como finalidad conocer las causas que originan el problema
de los procesos y manuales y determinar la importancia que tienen los
sistemas de gestión automatizados.
Análisis y Discusión de Resultados 97
La recolección de la información fue el proceso que se realizó desde el
momento de iniciar la investigación, puesto que esto puso en evidencia
que los sistemas de controles manuales, fueron eficientes en su tiempo,
pero ahora, ya no responden a las necesidades e intereses del control de
activos fijos de la Facultad de Ingeniería Industrial.
Además se aplicó como instrumento un formato de información y su
participación dentro de los procesos de gestión con la finalidad de
determinar las necesidades de los directivos, personal, administrativo, y
comunidad universitaria.
FIGURA Nº 23
DIAGRAMA CONCEPTUAL
Fuente: Investigación directa Elaborado por: Franco Rodríguez Christian Jonathan
ACTIVOS
KARDEX
ADMINISTRADOR DE ACTIVOS PROCESOS
Registra activos
Realizar movimientos
Realiza pedidos
Entrega de pedidos
Actualiza Fisico
CAPITULO 5
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones Se seguía una secuencia de actividades con la aplicación de distintas
herramientas que permitieron realizar este trabajo enmarcado en los
lineamientos de ingeniería de software.
En el transcurso de la investigación y recolección de información se
pudieron visualizar los puntos requeridos para facilitar el manejo de la
información .Luego de haber realizado la investigación de las
problemáticas encontradas al área de administración, en la facultad de
Ingeniería Industrial de la universidad de Guayaquil, se llegaron a las
conclusiones que se exponen en los párrafos subsiguientes:
1. Mediante la utilización del marco metodológico se ha identificado
todos los problemas que tiene la facultad como por ejemplo la
búsqueda rápida eficaz de un registro.
2. Mediante la utilización de la metodología RUP, en su fase inicio, se
llevó los reconocimiento de cómo se lleva el registro, movimientos y
que herramientas utilizan para poder hacerlo.
3. El sistema está diseñado bajo plataforma de escritorio, lo cual
permite su acceso desde cualquier parte de la red local, ofreciendo
una mayor facilidad a los usuarios al momento de hacer cualquier
tipo de registró o consulta además cuenta con un administrador el
cual otorga permisos para manipular la información.
Conclusiones y Recomendaciones 99
3. El desarrollo del sistema satisface las necesidades y requerimientos
de las secciones, ya que mejora el control en los procesos de envió,
recepción y seguimiento de solicitudes realizadas por los usuarios
también la búsqueda de registro y la administración de usuarios para
que puedan manipular el sistema.
5.2 Recomendaciones
Con el objetivo de obtener una buena interacción entre la nueva
aplicación y el usuario se deben tomar en consideración ciertas
recomendaciones y sugerencias que garanticen la efectividad de los
procesos u operaciones. Entre ellas se pueden mencionar:
1. La implantación del sistema mediante un plan paulatino y conciso
para mejorar la recepción y afinación del mismo.
2. Capacitación para el personal, y la adquisición de nuevos equipos
para el uso correcto del sistema de Gestión de Bienes de la
Facultad de Ingeniería Industrial.
3. El entendimiento del sistema de cómo funciona junto con sus
procesos y consultas para garantizar la perfecta manipulación del
sistema.
4. Realizar una campaña que dé a conocer el nuevo sistema y el
usuario se acceda y comprenda el funcionamiento.
5. Investigar y estar al tanto de algún cambio que se pueda o deba
realizar al nuevo sistema.
6. Establecer un plan de aprendizaje a los usuarios para el uso y
operación del sistema, indicándole las responsabilidades y
funciones que deben cumplir.
4.
ANEXOS
Anexos 101
En el grafico anterior se muestra el diagrama entidad relación que
permite visualizar el modelo que tendrá nuestra base de datos donde la información se guardara, además visualizamos sus relaciones entre sí.
ANEXOS
En el grafico anterior se muestra el diagrama entidad relación que permite
visualizar el modelo que tendrá nuestra base de datos donde la información se
guardara, además visualizamos sus relaciones entre sí, como los nombres de
los datos y los caracteres que lleva la base de datos.
ANEXO N° 1 DIAGRAMA ENTIDAD RELACIÓN
Anexos 102
ANEXO N° 2 ENCUESTA
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL
CARRERA DE LIC. EN SISTEMAS DE INFORMACION
ENCUESTA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO
PERSONA ENTREVISTADA:
__________________________________________________
1. ¿Considera usted que se debe implementar un Sistema para llevar el control de Activos en la Facultad de Ingeniería Industrial?
( ) SI
( ) NO
¿Por qué?
_________________________________________________________
2. ¿El procedimiento actual le permite llevar un rápido control de las existencias en bodega?
( ) SI
( ) NO
¿Por qué?
_________________________________________________________
3. ¿Considera usted que se toma demasiado tiempo al momento de consultar información de algún documento?
( ) SI
( ) NO
¿Por qué?
Anexos 103
4. ¿Cree usted que existe un exceso de archivos de Excel que contengan información de movimientos de los activos?
( ) SI
( ) NO
¿Por qué?
_________________________________________________________
5. ¿En qué plataforma consideraría usted que debería ser implementado el Sistema de Gestión de Bienes de la Facultad de Ingeniería Industrial?
( ) WEB
( ) DE ESCRITORIO
¿Por qué?
_________________________________________________________
____________________________
FIRMA DEL ENTREVISTADO
BIBLIOGRAFÍA
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