UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL - repositorio.ug.edu.ecrepositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/6992/1/Tesis...

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL UNIDAD DE TITULACIÓN

TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE

LICENCIADO EN SISTEMA DE INFORMACIÓN

ÁREA PLAN DE NEGOCIOS

TEMA “SECRETARIA VIRTUAL”

AUTOR TUTIVEN LOZANO CINTHYA ALEXANDRA

DIRECTOR DE TESIS ING. RAMOS TÓMALA DAVID FERNANDO, MAE

2014 GUAYAQUIL – ECUADOR

ii

La responsabilidad de los hechos, ideas y doctrinas expuestos en

esta tesis corresponden exclusivamente al autor.

Tutiven Lozano Cinthya Alexandra

C.C.: 0922620422

iii

DEDICATORIA

La principal inspiración el motor y las fuerzas para realizar este

proyecto de graduación, es Dios y mi familia los cuales son en mi vida mi

principal apoyo para cumplir esta meta.

A mis profesores por lo conocimientos académicos impartidos a

cada uno de los que conformamos la Licenciatura.

iv

AGRADECIMIENTO

Definitivamente a Dios, mi guía, mi proveedor; esta alegría de poder

alcanzar tan anhelada meta, podre siempre de tu mano alcanzar otras.

Mi madre, mi padre, hermanos, y a mi esposo por darme la

estabilidad emocional, sentimental; para poder llegar hasta este logro, que

definitivamente no hubiese podido ser realidad sin ustedes GRACIAS.

Mi esposo por ayudarme a creer en que si podía llegar a cumplir

esta meta, por su apoyo incondicional en todas las circunstancia

posibles.

De todo corazón muchas gracias por su apoyo

ÍNDICE GENERAL Nº Descripción Pág. Prólogo 18

CAPITULO I

INTRODUCCIÓN

Nº Descripción Pág.

1.1 Antecedentes 19

1.2 Identificación del problema 19

1.2.1 Nombre de la empresa 19

1.2.2 Descripción del negocio 20

1.2.3 Misión, visión 21

1.2.4 Objetivos, estrategias y metas. 21

1.2.5 Valores. 22

1.2.6 Tendencia del entorno internacional 23

1.3 Justificativos 26

1.3.1 Justificación 26

1.3.2 Delimitación 26

1.4 Objetivos 27

1.4.1 Objetivo general 27

1.4.2 Objetivos específicos 27

CAPITULO II ANÁLISIS DE MERCADO

Nº Descripción Pág. 2.1 Análisis político, económico, social y tecnológico 28

2.1.1 Análisis político 28

vi


2.1.2 Análisis económico 29

2.1.3 Análisis social 30

2.1.4 Análisis tecnológico 30

2.2 Análisis de la industria 31

2.3 Análisis de la empresa 31

2.3.1 Análisis de valor 32

2.4 Matriz FODA 36

2.5 Planificación estratégica 37

2.5.1 Ventaja diferencial del servicio 38

2.6 Análisis de mercado 39

2.6.1 Análisis de nuestro mercado meta 39

2.6.2 Determinación del tamaño del mercado objetivo 40

2.6.3 Tamaño del mercado objetivo 41

2.6.4 Análisis de la competencia 44

2.7 Plan de mercadeo y estrategias de ventas 44

2.7.1 Objetivos del plan de mercadeo 44

2.7.2 Presentación y descripción del producto 45

2.7.3 Estrategias de precio 47

2.7.4 Estrategias de comercialización 49

2.7.5 Estrategias de ventas 50

2.7.6 Estrategias de publicidad y promoción 50

2.7.7 Estrategias de distribución 51

CAPITULO III ANÁLISIS TÉCNICO

Nº Descripción Pág. 3.1 Cadena de valor de la empresa 52

3.1.1 Descripción actividades primarias 55

3.1.1.1 Logística interna o de entrada 56

3.1.1.2 Operaciones 58

vii


3.1.1.2.1 Proceso de prestación del servicio 56

3.1.1.2.2 Diagrama del flujo del proceso 57

3.1.1.3 Logística externa o de salida 58

3.1.1.4 Mercadeo y ventas 58

3.1.1.5 Servicio o post-venta 58

3.1.2 Descripción actividades apoyo 58

3.1.2.1 Infraestructura 58

3.1.2.2 Gestión personal 59

3.1.2.3 Tecnología 59

3.1.2.4 Aprovisionamiento 59

3.2 Análisis técnico operativo 59

3.2.1 Servicio al cliente 61

3.2.2 Facturación 62

3.2.3 Compras 62

3.2.4 Cobranzas 63

3.3 Desarrollo del producto o sistema 63

3.3.1 Metodología de desarrollo 63

3.3.2 Estrategia de desarrollo 64

3.3.3 Cronograma de implementación 66

3.4 Diseño y distribución de la oficina 67

3.5 Localización geográfica 67

CAPITULO IV

ANÁLISIS ADMINISTRATIVO

Nº Descripción Pág. 4.1 La empresa 69

4.2 Personal de la empresa 69

4.3 Estructura de la organización 71

4.3.1 Aéreas y actividades 71

4.4 Descripción de cargos y funciones 72

viii


4.4.1 Gerencia general 72

4.4.2 Secretaría administrativa 73

4.4.3 Jefe de ventas 73

4.4.4 Jefe técnico 74

4.4.5 Vendedores 75

4.4.6 Conserje mensajero 75

4.5 Plan de control de calidad 76

4.6 Plan de capacitación de la organización 76

4.7 Políticas de organización 77

CAPITULO V

ANÁLISIS LEGAL Y SOCIAL

Nº Descripción Pág. 5.1 Aspectos legales 78

5.1.1 Procesos para constitución de una compañía 79

5.2 Aspectos de legislación 83

5.3 Análisis social 86

5.4 Análisis ambiental 86

5.5 Análisis del comercio electrónico 87

CAPITULO VI ANÁLISIS ECONÓMICO Y FINANCIERO

Nº Descripción Pág. 6.1 Inversión 95

6.1.1 Inversión fija 95

6.1.2 Capital de operaciones 96

6.1.3 Inversión total 96

6.2 Financiamiento 97

6.3 Ingresos 97

ix


6.3.1 Ingresos por venta 97

6.3.2 Costos de Venta 98

6.3.3 Otros ingresos 99

6.4 Gastos 99

6.4.1 Gastos administrativos 99

6.4.2 Gastos operativos 100

6.4.3 Análisis de costos 101

6.4.4 Gastos financieros 102

6.5 Depreciación 102

6.6 Flujo de caja (incluir los tres escenarios 104

pesimista, normal y optimista)

6.7 Estado financiero 106

6.7.1 Balance general 106

6.7.2 Estado de resultado 106

CAPITULO VII

ANÁLISIS DE RIESGOS


7.1 Identificar riesgo en la información 108

7.2 Cálculo del riesgo en la inversión 109

7.3 Plan de administración de riesgos 113

CAPITULO VIII

PUNTO DE EQUILIBRIO


8.1 Punto de equilibrio 118

8.2 Evaluación del proyecto 122

x

CAPITULO IX CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Nº Descripción Pág. 9.1 Conclusiones 127

9.2 Recomendaciones 128

GLOSARIO DE TÉRMINOS 129

ANEXOS 133

BIBLIOGRAFÍA 156

xi

ÍNDICES DE GRÁFICOS

Nº Descripción Pág. 1 Infraestructura personal 33

2 Abogados inscrito 41

3 Mercado global en Guayaquil 44

4 Cadena de valor 55

5 Cadena de valor SecrEmpresa 55

6 Flujo de proceso 57

7 Proceso servicio al cliente 61

8 Proceso facturación 62

9 Proceso cobranzas 63

10 Estructura organizacional 71

xii

ÍNDICE DE CUADROS

Nº Descripción Pág. 1 Especificaciones técnicas 35

2 Análisis interno FODA 36

3 Análisis externo FODA 36

4 Abogados inscrito 41

5 Abogados inscrito mercado global 41

6 Mercado global en Guayaquil 45

7 Tarifa España 48

8 Tarifa estados unidos 48

9 Tarifa argentina 48

10 Tarifa Secrempresa 49

11 Permanencia en el mercado 66

12 Gerencia general 72

13 Secretaria administrativa 73

14 Jefe de venta 73

15 Jefe técnico 74

16 Vendedor 75

17 Mensajero 75

18 Aportación para iniciar la empresa 79

19 Inversión fija 95

20 Capital de operaciones 96

21 Inversión total 97

22 Financiamiento 97

23 Presupuesto de ingresos por venta anual 98

24 Presupuesto de ingresos por venta anual (unidades) 98

25 Costo de venta 99

26 Gasto administrativo 100

27 Porcentaje de incremento anual 101

xiii


28 Gasto operativo 101

29 Análisis de costo 102

30 Depreciación 103

31 Flujo de caja mensual 104

32 Flujo de caja anual 105

33 Balance general 106

34 Estado de resultado 107

35 Calculo del riesgo de la inversión 109

36 Ratios financiero 111

37 Ratios financiero promedio 5 años 111

38 Punto de equilibrio 120

39 Punto de equilibrio agenda 121

40 Punto de equilibrio de email 122

41 Evaluación del proyecto % 123

42 Evaluación del proyecto 123

43 Escenario optimista % 124

44 Escenario optimista 124

45 Escenario pesimista % 125

46 Escenario pesimista 125

47 Análisis integral del proyecto 126

ÍNDICE DE IMÁGENES

Nº Descripción Pág. 1 Secretaria virtual 23

2 Virtual servicie 25

3 Ejes de intervención 29

4 Tecnología 35

5 Página web de Secrempresa 46

6 Diseño de oficina 67

7 Localización geográfica 68

ÍNDICE DE ANEXOS

Nº Descripción Pág. 1 Encuesta 132

2 Inversión de activos fijos 141

3 Gastos operativos 142

4 Balance general 143

5 Ingreso por ventas 144

6 Gasto administrativo 145

7 Depreciación 146

8 Punto de equilibrio llamada 147

9 Punto de equilibrio agendas 149

10 Punto de equilibrio email 151

11 Cronograma de implementación 153

AUTOR: TUTIVEN LOZANO CINTHYA ALEXANDRA TEMA: SECRETARIA VIRTUAL DIRECTOR: ING. RAMOS TÓMALA DAVID, MAE

RESUMEN

Este es un estudio orientado al levantamiento de un negocio referente a una empresa, describir los pasos conciertes para lograr el objetivo fundamental de la empresa en comercializar el servicio de secretaria virtual en el mercado nacional con la última tecnología y lo más importante es mantener el servicio en diferente parte de la ciudad ya que en los actuales momento no existen el producto en nuestro país. En el aspecto económico y financiero se aplican los métodos estándares en el campo financiero contable. Como servicio de estos análisis observa cómo se inicia una empresa y los factores que se debe considerar previamente para que fluya el planteamiento, cuyo resultado final es un documentó que muestra la trayectoria desde la constitución de la empresa hasta las proyecciones de resultados con respecto a la inversión. SecrEmpresa Requiere de una inversión inicial de $16.000,00dolares, para los activos tangibles e intangibles necesarios para la puesta en marcha del negocio, la proyección del negocio de venta se basa en la comercialización de 1116 servicio, él primer año incrementando el 8.27%, a partir del segundo años el 8%. Tercer año 8%, cuarto año y el quinto año del 8%.La inversión inicial que necesitamos para crear y arrancar con el negocio será de $16.000,00 obteniendo en el primer año de ventas $61.380,00 dólares, segundo años $66.290,40 dólares, tercer año $71.593,63 dólares, cuarto año de $ 77.321,12, el quinto año de $ 83.506,81 dólares. Para recuperar la inversión se necesita dos años y siete meses, la creación de la empresa será con capital de dos socios. La empresa en construcción tiene como finalidad mantenerse con tecnología de punta ya que en sus manos esta información delicada. Los valores filosóficos estarían presentes en cada instancia y niveles de la empresa. Estamos seguros con los indicadores económicos que hemos realizado, consideramos que la incorporación de la empresa en el mundo de los negocios es factible. El TIR es del 57%. Palabra Clave: Valores, proyección del negocio, tecnología de punta

Cinthya Tutiven Lozano. Ing. David Ramos Tómala, MAE C.C.: 0922620422 Director de Tesis

AUTHOR: TUTIVEN LOZANO CINTHYA ALEXANDRA TOPIC: SECRETARIA VIRTUAL DIRECTOR: ING. RAMOS TÓMALA DAVID, MAE

ABSTRACT

This is a survey aimed at a business regarding a company study conciertes describe the steps to achieve the fundamental objective of the company in the market of virtual secretarial service in the domestic market with the latest technology and the most important thing is to keep the service in different part of the city and in the current time there are no product in our country. In the economic and financial aspects of the standard methods are applied in the financial accounting field . As these service notes how a company analyzes and factors to be considered prior to the approach flow starts, the end result is a documented showing the path from the constitution of the company until the projections of results regarding the investment. SecrEmpresa requires an initial investment of $ 16,000.00 dollars for tangible and intangible assets necessary for the implementation of business , projected sales business is based on service marketing 1116 , he first year increasing 8.27 % to from the second year 8%. 8% third year , fourth year and fifth year of 8%. Initial investment we need to create and start the business will be getting $ 16,000.00 in the first year sales $ $ 61,380.00, $ 66,290.40 second year $ , third year $ $ 71,593.63 , $ 77,321.12 fourth year , the fifth year of $ $ 83,506.81 . To recover the investment it takes two years and seven months, the establishment of the company to be capital of two partners. The construction company aims to keep up with technology and in their delicate hands this information. The philosophical values would be present in each instance and company levels. We are certain economic indicators that we have made , we believe that the incorporation of the company in the business world is feasible. The IRR is 57%. KEYWORDS: Securities, business projection, technology

CinthyaTutiven Lozano. Ing. David Ramos Tómala, MAE C.C.: 0922620422 Thesis Director

PRÓLOGO

La dinámica cambiante de la sociedad hace que los seres humanos

tomen nuevas costumbres e indirectamente nuevas tecnologías en el

ámbito empresarial y profesional también se actualiza con nueva

tecnología para brindar un servicio mejor sin necesidad de tener una

secretaria.

Nuevas formas de comunicación hacen que las distancias se

acorten, así mismo las noticias buenas y malas llegan lo más rápido

posible, hay que aprovechar esta tecnología para mantenerse a buen

recaudo y prevenir posibles actos en contra de la integridad personal de

los profesionales en el ámbito laboral.

Este avance dinámico de la sociedad y la tecnología hace que

ciertos servicios que parecían óptimos sean obsoletos en cierto tiempo.

Los profesionales de hoy en día están actualizados con tecnología

de punta ya que maneja información confidencial y puedan ingresar de

cualquier lugar que se encuentren.

Los valores filosóficos estarán presentes en toda instancia en el área

de los profesionales.

CAPÍTULO I

INTRODUCCIÓN

1.1. Antecedentes

Surge como solución a un problema como es la contratación de

personal administrativo o secretarias que puedan liberar al profesional o

gestor de la PYME (Pequeñas y medianas empresas) de aquellos

trabajos a los que no puede dedicar el tiempo suficiente sin descuidar la

parte productiva de su actividad, pero que resultan imprescindibles para el

correcto desarrollo de la misma (excelencia)(Secretariaadministrativa's,

2013)

Por fin le brindamos una respuesta a sus necesidades como

empresario o profesional, ofreciéndole un servicio integral y personalizado

de atención telefónica, atención al cliente, secretariado y administrativo a

un mínimo costo de lo que le supondría contratar ese mismo personal

administrativo físicamente en su empresa

1.2. Identificación del problema

Somos una innovadora solución que ofrece diversas opciones

rentables y fiables para la gestión de la empresa, de tal forma que se

pueda centrar en la promoción y desarrollo de su negocio.

Desde SecrEmpresa, le ofrecemos la ayuda que el cliente necesita

para que pueda dedicarse a aquellas tareas “más importantes” para el

desarrollo de su trabajo, delegándonos aquellas que le roban tiempo.

Introducción 19

Utilizamos la última tecnología y recursos humanos altamente

capacitados como herramientas para la gestión administrativa a

distancia.

Entre los servicios que vamos a ofrecer al cliente estarán:(Online,

2013)

Atención de llamadas.

Gestión de Agendas.

Gestión de E-mails

1.2.1. Nombre de la empresa

“SecrEmpresa”. Es una empresa de asistencia virtual que brinda

servicio Ejecutivos para Abogados que tengan una oficina o ofrezcan sus

servicios legales. Puede realizar tareas administrativas que la empresa

necesite.

1.2.2. Descripción del negocio

Secretaria virtual es un negocio innovador que puede ayudar a

conseguir más productividad e imagen profesional, imagina tener la

libertad de tener profesionales administrativos siempre que los necesitas,

y no depender de un contrato laboral cuando ya no es necesario

El cliente obtendría el servicio personalizado que mejor se adapte a

sus necesidades empresariales específicas, ya no estarías en la

obligación de contrataciones, pagar nóminas, seguros sociales, pagos

extras.

Le ofrecemos una agenda compartida donde la secretaria virtual

apuntará las citas previas que sus clientes le soliciten.

Introducción 20

Cada vez que reciba una nueva llamada, apuntaremos los datos de

contacto de su cliente y el motivo de la llamada en un panel de control al

que podrá acceder en cualquier momento

Las secretarias online realizarán exactamente las mismas tareas que

realizaría una secretaria presencialmente.

Generalmente cuentan con una oficina virtual donde el jefe, no

importa donde este, va acceder a través de una clave y ve todo el trabajo

y las citas que le hayan organizado.

Atención de llamadas.- cubre la gestión de llamadas y su filtro para

que la organización reciba únicamente aquellas que cumplan una

serie de parámetros establecidos. Ofrecerá un Ivr que consiste en un

sistema telefónico que es capaz de recibir una llamada e interactuar

con el humano a través de grabaciones de voz y el reconocimiento de

respuestas simples, como "sí", "no" u otras. Es un sistema

automatizado de respuesta interactiva, orientado a entregar y/o

capturar información a través del teléfono, permitiendo el acceso a

servicios de información u otras operaciones.

Gestión de agenda y citas.- cubre la gestión de todo nuestro

calendario de reuniones y citas al cual tendrá acceso en todo

momento. Se llevara un registro de cada una de sus citas y consultas

Gestión De E-mails.- Se enviara toda su correspondencia electrónica,

así mismo se controlara los envíos que se realicen para que la

empresa tenga un detalle de quien y cuando se enviaron. Además el

cliente tendrá respuestas personalizadas, reducirá el tiempo de

gestión de lo email.(secreempresas)

Introducción 21

1.2.3. Misión, visión

Misión

Somos una empresa dedicada a establecer sistema de secretaria

virtual que contribuye al desarrollo integral de quienes nos elijan,

garantizando confianza y confidencialidad en el servicios prestado.

Visión

Ser la empresa líder a nivel nacional reconocida por la calidad y

variedad de servicios a favor de la MYPES, logrando así que los clientes

alcancen el máximo grado de productividad y desarrollo que garantice su

éxito empresarial.

1.2.4. Objetivos, estrategias y metas

1.2.4.1. Objetivos

Ser los primeros en implementar una página web de servicio de

Secretaria Virtual, que se constituya en el primer proyecto piloto

Ecuatoriano, concebido a nivel nacional para la experimentación en

cualquier campo tecnológico, social y económico.

.

1.2.4.2. Estrategias

Ofrecemos un servicio de calidad.

Precios cómodos.

Publicidad por internet, entrega de volantes.

Publicaciones de anuncios en revistas de circulación local.

Establecer políticas de incursiona-miento con los clientes.

Valerse de los constantes cambios tecnológicos para mantener

Introducción 22

actualizados los servicios y ofrecer siempre lo último y lo mejor en

cuanto a tecnología se refiere.

Diseñar e implementar políticas de satisfacción laboral.

Brindar seguro médico particular para los empleados.

Ingresar a nuestros empleados al seguro social.

Capacitación periódica de nuevas herramientas de desarrollo

1.2.4.3. Metas

La empresa nunca más volverá a perder una llamada. Obtendrá una

atención al cliente profesional y 100 % personalizada.

Nos tomamos muy en serio la privacidad y confidencialidad de

nuestros clientes. Por ello, en ningún supuesto cederemos, venderemos o

facilitaremos información alguna recogida en nuestras bases de datos

fuera de aquella estrictamente necesaria para el desarrollo de nuestras

actividades

1.2.5. Valores

La Empresa tiene los siguientes valores:

Somos Líderes: capaces de innovar y guiar a los demás.

Somos Dinámicos: siempre buscando nuevas y mejores

soluciones.

Somos Íntegros: siempre seremos totalmente honestos con

nuestros clientes y con nosotros mismos. Siempre trataremos de hacer las

cosas bien, con un proceder ético. Creemos en la transparencia total y en

la confianza mutua.

Introducción 23

Somos Apasionados de la Tecnología: nos obsesiona la

Tecnología y los beneficios que puede reportar a nuestros clientes.

Creemos que la tecnología no es un fin en sí misma, sino una plataforma

que nos permite ayudar a nuestros clientes a mejorar el rendimiento de

sus empresas.

Somos emprendedores: tenemos una actitud de perfeccionamiento

flexible tanto a nivel interno como externo. Todos nos beneficiaremos de

las ideas, la innovación, la energía y el entusiasmo de una empresa

dinámica, próspera y en constante crecimiento.

Que nos hace diferentes: nuestro compromiso con los resultados

de nuestros clientes, nuestro conocimiento experto y nuestros elevados

estándares de calidad.(General de Alquiler de Maquinaria, 2013)

1.2.6. Tendencia del entorno internacional

La figura de Secretaria Virtual nació haces unos diecisiete años en

los Estados Unidos y alrededor de diez años en Argentina, como

respuesta a las exigencias laborales y con el doble objetivo de brindar

una mejor calidad de vida a las mujeres emprendedora que por motivos

personales, decidieron iniciar solas su propio proyecto laboral. Haciendo

factible que dichas mujeres trabajen desde sus hogares, manejando sus

propios horarios y honorarios.

IMAGEN Nº1 SECRETARIA VIRTUAL

Fuente: Secretaria.es Elaborado por: CinthyaTutiven

Introducción 24

Los países como España, Estados Unidos y Colombia han sido los

pilotos en poner en marcha este nuevo negocio.

SECRETARIA VIRTUAL C3, este producto que en Colombia

disponen de una línea telefónica corporativa, una secretaria o asistente

para la atención personalizada de sus clientes y quiera hacer crecer o

crear su propio negocio a un bajo costo.

Con una SECRETARIA VIRTUAL C3 NO tiene que incurrir en:

Gastos de vinculación laboral de una secretaria o asistente

Costos en infraestructura telefónica y espacios físicos.

Gastos en sistemas que le organicen su información y esté disponible

las 24 horas del día.

Además de poder contar con otro servicios que le ayudara a las

empresas.

Podrá tener un número telefónico exclusivo en cada una de las

ciudades de Bogotá, Cali y Medellín

Nuestro personal contesta con el nombre de su empresa.

Administración de su agenda (creación, cancelación de citas)

Contestamos todas sus llamadas de forma simultánea.

Notificación de las llamadas por correo electrónico, Celular y página

administrativa del sistema.

Virtual SERVICE, es una empresa en España que surge en el año

1999 que se encarga de realizar tareas de secretariado desde nuestra

oficina para empresas y profesionales independientes sin que usted.

Tenga necesidad de aumentar el personal de su empresa y sólo pague

por los servicios que usted necesita, gozando de una secretaria a su

Introducción 25

Fuente: Virtual Service Elaborado por: CinthyaTutiven

disposición durante la jornada laboral. Le ofrecemos servicios dinámicos y

adecuados con capacidad de organización y adaptación plena a su

negocio.(Online, 2013)

IMAGEN Nº.2 VIRTUAL SERVICE

Entorno Nacional

En nuestro país no existe empresa con esta nueva tecnología.

Como empresa nueva e innovadora en el país brindamos a los

clientes unos servicios no antes incursionados en nuestro país, que es

secretaria virtual a la oficina ofreciendo innumerable beneficio.

Nuestra oficina virtual está creada para adaptarnos a usted y hacerle

más fácil su trabajo, de modo que realizamos todo el trabajo desde

nuestra oficina sin necesidad de desplazamientos por su parte ni por la

nuestra, sirviéndonos de las Nuevas Tecnologías.

Introducción 26

1.3. Justificativos

1.3.1. Justificación

La tecnología de la internet y comunicaciones está aportando

cambios en los negocios y en general en la vida de las personas al

acercar clientes y proveedores y brindado esquemas de comunicación

directa u online, creando así nuevas oportunidades para brindar servicios

que antes se daban solo a nivel presencial y requerían movilización como

el trabajo de las secretarias.

El presente proyecto se enfoca en la investigación de las

necesidades de clientes como abogados, etc. de disponer de secretarias

para el manejo de agendas, control de llamadas, etc. para acceder a los

datos desde cualquier parte del país, al mismo tiempo diseña nuevos

esquemas de servicios por parte de mujeres y amas de casas que desde

su hogar pueden ingresar a la formar parte de la fuerza laborar y ejercer

una actividad económica y su profesión, utilizando como herramienta

estratégica la internet.

Para la consecución de los objetivos planteados se buscara el apoyo

de las diferentes técnicas de investigación como medio para diagnosticar

sus fortalezas y debilidades. Adicionalmente acudiremos a la aplicación

de cuestionarios y entrevistas.(Deogracia, 2013)

1.3.2. Delimitación

Dentro de las delimitaciones abarcaremos el ámbito geográfico, en el

cual determinaremos la cobertura que brinda este servicio en la ciudad de

Guayaquil, para así tener una mejor aceptación en el mercado, y

posteriormente en las ciudades más importantes del país como Cuenca y

Quito, donde existe una gran demanda de buffet de abogados.

Introducción 27

1.4 Objetivos

1.4.1 Objetivo general

Analizar el modelo de servicio de Secretaria Virtual utilizando las

ventajas que brinda la internet y comunicaciones modernas, para

solucionar la necesidad de profesionales, abogados, etc. en disponer de

servicios de contestación de email, llamadas y gestión de agenda, a

través de la prestación del servicio por amas de casas y mujeres que

disponen de dicha capacidad y tiempo, para realizar dicha tarea desde

sus domicilios.

Lo que constituye el primer proyecto piloto ecuatoriano, concebido

a nivel nacional para la experimentación de este modelo de servicio en el

campo tecnológico utilizando herramientas del internet y comunicación

online que permite el desarrollo social y económico.

1.4.2 Objetivos específicos

Investigar las necesidades de clientes como abogados, de disponer

de secretarias para manejo de agendas, control de email y llamadas,

desde cualquier parte de la Ciudad.

Elaborar el plan de desarrollo de la empresa analizando la factibilidad

técnica, económica, financiera

Desarrollar el sitio web o herramienta on line que permita la

comunicación entre la prestadora del servicio, las secretarias y el

cliente, abogados, etc.

CAPÍTULO II

ANÁLISIS DE MERCADO

2.1 Análisis político, económico, social y tecnológico

2.1.1 Análisis político

Secretaria Virtual es un hecho concreto que surge en el Ecuador de

hoy como una respuesta a necesidades tan básicas como las de ofrecerle

un servicio de mayor de secretaria virtual.

El país demuestra tener muchas fortalezas, tanto en su grupo

humano como en el valor agregado que representa esta modalidad del

ejercicio de la Secretaria Virtual. También está lleno de oportunidades, de

las cuales podemos valernos para hacer crecer y expandir esta nueva

experiencia. El desafío consiste entonces en aprovechar estos factores

positivos, lograr fortalecer las debilidades y anular las amenazas

existentes, sin dejar de anticiparnos a las que aún no visualizamos.

Después de la iniciativa del ministerio de trabajo en cooperación de

la OIT (Organización Internacional del Trabajo) se ratifica que acciones

relacionadas con la microempresa tenían muchos problemas de

concepción, implementación y ejecución de los emprendimientos.

El congreso impulsa la capacitación a las MYPES( Pequeñas y Medianas

Empresas) esto permite que los pequeños empresarios puedan analizar

leyes que le sean útiles en este servicio de Secretaria

Virtual(elcomercio.com, 2013)

Análisis de mercado 29

Fuente: http://www.mipro.gob.ec Elaborado por: CinthyaTutiven

2.1.2 Análisis económico

Debido a la crisis mundial en el ecuador las micro y pequeñas

empresas tuvieron un alto nivel de morosidad por préstamos de entidades

financiera.

Mejorar la productividad y competitividad de micro, pequeñas y

medianas empresas de forma individual o asociadas entre sí que sean

productoras de bienes o servicios con valor agregado, para que su

producción sea de calidad y acceda a mercados nacionales e

internacionales, fomentando la oferta exportable ecuatoriana a través de

cooperaciones técnicas no reembolsables por ejemplo el Proyecto para el

fomento productivo de las MIPYMES Ecuatorianas.:

La inversión real se incrementa con tasas más favorables para el

comienzo de actividades generadoras de recursos.

Por ende tenemos más sitios de empleo generados porque se

requiere de mano de obra nueva para utilizar en el servicio que se vaya a

ofrecer. (Financiero, 2013)

IMAGEN Nº.3 EJES DE INTERVENCIÓN


2.1.3 Análisis social

De una manera general los problemas sociales se entienden como

el conjunto de males que aflige a ciertos sectores de la sociedad, los

remedios para ponerle término y la paz que solucione la lucha de clases

entre pobres y ricos.

Esto se da por la evolución y el crecimiento de la sociedad, por lo

que se dan conflictos entre quienes poco o nada tienen y aquellos que

cuentan con algo o mucho más.

Los malos gobiernos, que por la mezquindad y ambición de ser ricos

y más ricos, dan como resultado:(Congreso, 2013)

El desempleo.

La delincuencia.

La Prostitución.

Las violaciones.

Los asaltos.

Los asesinatos.

El alcoholismo; y,

La pobreza.

2.1.4 Análisis tecnológico

El desarrollo tecnológico en el Ecuador, en los últimos años no ha

sido Significativo, debido al bajo nivel de inversión en investigación y

desarrollo. En la región, el porcentaje de inversión del Ecuador respecto al

PIB (Producto Interno Bruto) está debajo de 32 naciones como Nicaragua

y Bolivia. Al hablar de tecnología, muchos piensan en computadoras y

tecnología de punta, pero eso no lo es todo, necesitamos empezar a

competir en aspectos que estamos muy lejos de poder desarrollar


(tecnología propia), la tecnología es la aplicación del conocimiento y

perfeccionarlo hasta ponerlo en la industria.

En estudio reciente donde se incorporan indicadores de desarrollo

humano, tecnológico y de acceso a herramientas tecnológicas ubican al

Ecuador dentro

De las últimas posiciones frente a los países de la región; el acceso

a las tecnologías de información y de aquellos que saben usarlas ha

determinado una diferencia sustancial en la manera en que se comunica

el mundo actual, es por eso que Secretaria Virtual ayudara a las

empresas a tener una mayor flexibilidad al uso de la

tecnología.(elcomercio.com, 2013)

2.2 Análisis de la industria

La industria a nivel internacional de la Secretaria Virtual ha tenido

una muy buena acogida, ya que esto ha dado soluciones para las

pequeñas y medianas empresas que necesitaban de este servicio, sin la

necesidad de incrementar más gastos. A nivel nacional una ventajas, es

que no incurra en gastos fijos, Carga prestacional, Gastos de vinculación

laboral de una secretaria o asistente

2.3 Análisis de la empresa

El servicio de secretaria virtual se basa en la necesidad de miles de

grandes y pequeñas empresas que cada día se ven más obligados a

externalizar servicios, y tienen la necesidad por ejemplo, de una persona

para trabajos puntuales, por ejemplo que digite datos obtenidos para crear

bases de datos o realizar análisis, envíe cartas de presentación, y deje

en el correo la correspondencia a clientes y por ultimo simplemente

responda sus llamadas y organice la agenda de una persona o un grupo


de personas de la organización.(Secretariaadministrativa's, 2013)

Características de la empresa

SecrEmpresa es una compañía de servicios administrativos y está

incursionando en el sector del área Judicial puntualmente en el proceso

del servicio de agenda miento de Citas, control de Email, Recepción de

llamadas

Componentes de la empresa

Nombre de la Empresa:SecrEmpresa

Dirección: Kennedy norte Av. NahimIsaias Nº 2003,

Clasificación de la Empresa: Dimensión: Mediana.

Forma Jurídica: Sociedad Anónima.

2.3.1 Análisis de valor

La cadena de valor empresarial, o cadena de valor, es un modelo

teórico que permite describir el desarrollo de las actividades de una

organización empresarial generando valor al cliente final, descrito y

popularizado por Michael Porter en su obra CompetitiveAdvantage:

Creating and Sustaining Superior Performance.El uso del modelo de la

cadena de valor de una empresa considera la comparación de sus

procesos de negocios con los de sus competidores o con otras empresas

de industrias relacionadas y a identificar las mejores prácticas de la

industria. El benchmarking implica la comparación de la eficiencia y

efectividad de sus procesos de negocios contra estándares estrictos y

luego la medición del desempeño contra esos estándares.

Cadena de Valor, es una herramienta que permite la visualización

del flujo de recursos utilizados en la obtención de valor para el cliente y


Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CinthyaTutiven

así obtener ventaja competitiva (WikiPedia, 2013)

GRÁFICO Nº.1 INFRAESTRUCTURA PERSONAL

Logística de entrada.- son las actividades asociadas a la recepción

de los clientes, conocer el servicio que requieren:

Pago anticipado del servicio

Firma del contrato según el tiempo de que vayan a utilizar el servicio

Capacitación de clientes

Recibir al cliente en el caso de que el cliente se acerque a la oficina o

recibir la llamada en el caso de que el cliente solicite el servicio por

medio de una llamada telefónica.

invitar al cliente a la sala de espera

Preguntar el tiempo que desee el servicio.

Realizar el cobro del valor del servicio 50% Operaciones

SERVICIO

INFRAESTRUCTURA

PERSONAL

DESARROLLO TECNOLOGICO

LA EMPRESA

APROVISIONAMIENTO

OPERACIONES

DISTRIBUCIÓN

MARKETING Y VENTAS


Informar costos del servicio

Registrar la hora y el día en que se utilizara el servicio Indicar a los clientes las diferentes comodidades a obtener el servicio

y lo más importante que les ayudara a minimizar gastos.

Logística de salida

Registrar la hora o el día en que finaliza el servicio

Informar al cliente el valor total del servicio prestado Efectuar el cobro del 50% faltante del servicio una vez finalizado, si es

de contado de ser a crédito esperar hasta después de 30 días.

Personal

Personal calificado para dar un excelente servicio a cada una de las

actividades de los clientes.

Personal técnico para atender los problemas de la página Web.

Marketing y venta Anunciar en medios de prensa escrita Elaborar y repartir cartas de presentación

Elaborar y repartir volantes publicitarios

Para SecreEmpresa tenemos como actividades primarias: logística interna, operaciones, logística externa, marketing y ventas, servicio post-venta. Como actividades de apoyo tenemos: aprovisionamiento,

desarrollo tecnológico, recursos humanos, infraestructura de la empresa.

Tecnología

Utilización del dispositivo (PC 12” todo en uno pantalla táctil)


Fuente: Investigación Directa Elaborado por: Cinthya Tutiven


IMAGEN Nº.4 TECNOLOGÍA

Especificaciones técnicas del PC todo en uno ET2400 de ASUS:

CUADRO Nº. 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Modelo ET2400INT ET2400XVT

CPU Intel® Core™ i5 -650 /

Intel® Core™ i3 -540

Intel® Core™ i7 -

740QM

Chipset H55 HM55

Gráfica NVIDIA G310M NVIDIA N11E-GS

1.5G (3D)

Fermi

Memoria DDR3 1066 MHz 2GB DDR3 1333 MHz 2GB

Disco Duro 1TB/750G/500G

SATAII 7200rpm 3.5"

1TB

SATAII7200rpm 3.5"

Pantalla 23.6" 1920 x 1080 23.6" 1920 x 1080

(120Hz 3D)

Pantalla

Táctil Sí

Unidad

Óptica

Bandeja

Blue-ray reader / Super

Multi DVD

Bandeja

Blue-rayreader



Abastecimiento

Cuenta para acceso a Internet

Pago de Agua, Luz y Teléfono

Adquisición de suministros varios

2.4 Matriz foda

Habiendo realizado un análisis interno de los servicios que va a

ofrecer “SecrEmpresa” hemos establecidos las siguientes fortalezas y

amenazas a la competencia en el mercado nacional. A continuación

presentamos el análisis interno de la matriz FODA.

CUADRO Nº. 2 ANÁLISIS INTERNO FODA

FORTALEZA

ANÁLISIS INTERNO

Completo conocimiento de las necesidades de nuestro

cliente.

Servicio con poca competencia en el mercado.

Ubicación Estratégica.

Red de contactos con los diferentes bufete de abogados de la

zona, lo cual permite llegar al público más fácilmente.

Servicio diferente de información que se complementa para la

reducción de personal.

Servicio personalizado a clientes.

Procesos y procedimientos de calidad.

DEBILIDADES

Por ser una nueva empresa en el mercado, con este servicio,

no tenemos posicionamiento en el mercado.

Falta de experiencia en marketing especializado

Poca experiencia en el rubro virtual y gestión de tecnología

virtual




A continuación presentamos el análisis externo de la matriz FODA.

CUADRO Nº. 3 ANÁLISIS EXTERNO FODA

2.5 Planificación estratégica

Al negocio tradicional le quedan los días contados. Esto lo hemos

venido observando desde la entrada de las TIC (tecnologías de la

información y comunicación) en la sociedad, y las empresas que se

resistieron a introducir las tecnologías en sus procesos de negocio fueron

las primeras en caer. Sin embargo, se han necesitado algunos años para

darse cuenta de algo intangible: de nada sirve tener conexión a Internet y

disponer de una página web (mejor o peor posicionada), y esperar luego

simplemente a que nos lleguen los clientes, facilitándoles aplicaciones y

recursos innovadores

OPORTUNIDADES

ANÁLISIS EXTERNO

Mercado virgen en el país

Disponibilidad de tecnología y precios accesibles

Escalabilidad a corto plazo.

Políticas laborables afines al crecimiento y

desarrollo de las MYPES (Pequeñas y Medianas

empresas).

AMENAZAS

Poca disposición a la innovación.

Inestabilidad Política

Incertidumbre e inestabilidad financiera mundial.

Pocas barreras de ingreso para nuevos

competidores


2.5.1 Ventaja diferencial del Servicio

SecrEmpresa dividió en tres categorías las ventajas diferenciales de

nuestros servicios: funcionales, globales y corporativas.

Funcionales

Crear manual de funciones.

Implementar un Sistema de Respaldos de Programas Fuentes.

Mantener actualizada una Base de Conocimientos y que esté

disponible para todos en cualquier momento, como primera instancia

de consulta.

Globales

Abordar convenios institucional que permitan "ganar/ganar" con

proveedores.

Valerse de los constantes cambios tecnológicos para mantener

actualizados los servicios y ofrecer siempre lo último y lo mejor en

cuanto a tecnología se refiere.

Asesorías de nuevos Proyectos.

Asesorías por compra nuevos equipos, etc.

Corporativas

Diseñar e implementar políticas de satisfacción laboral.

Brindar seguro médico particular para los empleados.

Ingresar a nuestros empleados al seguro social.

Certificación técnica sobre equipos móviles al personal técnico.

Capacitación periódica de nuevas herramientas de desarrollo para

servicios virtuales.


2.6 Análisis del mercado

Un objetivo eficaz es analizar y hacer estrategias de mercado en el

área judicial y estudiar las necesidades de los consumidores de servicios

jurídicos. Por tanto no tiene sentido que no esté introducido de una

manera más clara o no en los despachos de abogados,

independientemente de cuál sea su tamaño, pues no se trata de ello, el

tamaño, sino de concebir ideas para ser más competitivos y ser capaces

de sostener las mismas como políticas del despacho en el tiempo,

aplicándolas de una forma sistematizada, y mesurando sus resultados

dentro de un plan mayor u objetivos de la firma legal.

El marketing en su fase de Estudio del Mercado, ayuda a entender

los procesos y necesidades y a tomar decisiones, y contribuye a hacer

una estrategia de análisis de problemas laborales o de empresa, para

proyectar en el mercado las mejores acciones a realizar, como asistir a

conferencias u otro tipo de eventos (o realizarlos la misma firma) donde

hay un público que interesa a la firma legal, introducirse en un nicho o

segmento del mercado legal de la mano de artículos en revistas

especializadas, etc.

El estudio y análisis lleva a la acción final, dentro de la estrategia

global de la firma y ello atendiendo a sus recursos o medios. Por tanto no

se trata de más o menos medios económicos para aplicar políticas de

marketing.

2.6.1 Análisis de nuestro mercado meta

Nos hemos centrado en los abogados actuales, es decir el método

de investigación se orienta a los buffet de abogados, debido a que nuestro

servicio es una página Web de secretaria virtual y dependemos

directamente de los abogados como usuario final y que este tenga acceso


al servicio Web. Las características de nuestro mercado está enfocado a:

Abogados de cualquier edad que vivan en la provincia del Guayas.

Abogados que tengan una oficina u ofrezcan sus servicios legales.

Se pondrá como una conclusión el número total de abogados

(14000) / 5 años indicando que durante el primer año se llegaremos a

2800 abogados y con un porcentaje del 20%

2.6.2 Determinación del tamaño del mercado objetivo

Ecuador tiene más abogados (37.373) que médicos (32.262), según

los resultados del Censo de Población y Vivienda 2010, a pesar de que

sus habitantes se enferman más y litigan menos.

En términos estadísticos la tasa de morbilidad por cada 10.000

personas es 737, mientras que la de juicios es 406.

La mitad de los abogados del país se concentra en Quito (10.730) y

Guayaquil (8.126).

Con 73 juristas por cada 10.000 habitantes, Sucumbíos supera al

promedio nacional que es 26. Le siguen Pichincha (44), Loja (42),

Galápagos (37), Azuay (36) y Cañar (31).

El Colegio de Abogados del Guayas discrepa con las cifras

proporcionadas por el Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC).

"En la provincia tenemos 14.794 afiliados y en el país hay un total de

47.713", precisa Pedro Javier Granja, secretario del gremio local y de la

federación nacional.


Fuente: expreso.ec Elaborado por: Cinthya Tutiven

2.6.3 Tamaño del mercado objetivo

El doctor Juan Ramos Mancheno, decano de la Facultad de

Jurisprudencia y Ciencias Sociales de la Universidad Laica Vicente

Rocafuerte de Guayaquil, coincide con la opinión de que los números no

reflejan la realidad y "son incongruentes".

Asegura que hay por lo menos 14.000 abogados inscritos en la

provincia del Guayas.

Tampoco considera que predomine el sexo masculino entre los

profesionales del Derecho. "Si usted va a las aulas encuentra que en la

mayoría de ellas hay más mujeres que hombres, siquiera el 60%. Hay al

menos cinco años de distancia en estas cifras del INEC. Que sería el

mercado objetivo.

Según el INEC hay 14.000 abogados inscritos en la provincia del

Guayas que se clasifican de la siguiente manera:

CUADRO Nº.4 ABOGADOS INSCRITOS

FUNCIONES Nº DE ABOGADOS

EN GUAYAQUIL

Abogados Penalistas 2296

Abogados Derecho Publico 966

Abogados en Derecho Económico 4648

Otros 6090

Total 14000




GRÁFICO Nº.2 ABOGADOS INSCRITOS

CUADRO Nº.5

ABOGADOS INSCRITOS MERCADO GLOBAL

Tamaño del mercado objetivo

La muestra es el número de elementos, elegidos o no al azar, que

hay que tomar de un universo para que los resultados puedan

extrapolarse al mismo, y con la condición de que sean representativos de

la población.

El tamaño de la muestra depende de tres aspectos:

ACTIVIDADES PORCENTAJE % MERCADO

GLOBAL

Abogados Penalistas 16,41 5085,89

Abogados Derecho Publico 6,87 2129,19

Abogados en Derecho Económico 33,21 10292,65

Otros 43,51 13484,89

ACTIVIDADES PORCENTAJE % MERCADO

GLOBAL

Abogados Penalistas 16,41 5085,89

Abogados Derecho Publico 6,87 2129,19

Abogados en Derecho Económico 33,21 10292,65

Otros 43,51 13484,89


Del error permitido.

Del nivel de confianza con el que se desea el error.

Del carácter finito o infinito de la población.

Para ello utilizaremos la siguiente fórmula:

푛 =푁 ∗ 푍 ∗ 푝 ∗ 푞

푑 ∗ (푁 − 1) + 푍 ∗ 푝 ∗ 푞

Dónde:

N = Total de la población

Za2 = Corresponde al Nivel de Confianza elegido

p = proporción esperada o probabilidad de que ocurra el evento

q = probabilidad de que no ocurra el evento

d = precisión de la información obtenida

El valor asignado a las variables es:

N =13484.89

Za2 = 1.96

p = 0.05

q = 0.95

d = 0.05

Reemplazando las variables por los valores descritos anteriormente

tendremos que:

푛 =13484,89 ∗ 1,96 ∗ 0,05 ∗ 0,95

0,05 ∗ (13484,89− 1) + 1,96 ∗ 0,05 ∗ 0,95

푛 =13484,89 ∗ 1,96 ∗ 0,05 ∗ 0,95

0,0025 ∗ 13483,89 + 3,8416 ∗ 0,05 ∗ 0,95

푛 = ,,

== 72,6

Por lo tanto necesitamos nuestra muestra de población la componen 73

abogados.


2.6.4 Análisis de la competencia

Actualmente en el País no existe competencia, es por eso que

estamos seguros y confiamos en el potencial del servicio de

“SecrEmpresa” introducirá al mercado ecuatoriano, tendrá una gran

demanda. Pero en otros países como España, Estados Unido y Colombia

ya están implementando el servicio de una Secretaria Virtual para la

atención personalizada de sus clientes y quiera hacer crecer o crear su

propio negocio a un bajo costo.

2.7 Plan de mercadeo y estrategias de ventas

2.7.1 Objetivo del plan de mercadeo

El objetivo que SecrEmpresa quiere obtener del plan de mercadeo

es obtener información valiosa para la decisión de continuar con el

estudio técnico. Es decir que este plan debe suministrar información sobre

los volúmenes de demanda y la posibilidad de ofrecer el servicio de

Secretaria virtual en el mercado de manera competitiva.

Nos proponemos posesionar aproximadamente con 1116 servicios

en la Ciudad de Guayaquil.

Alcanzar una participación de 8.27% con nuestro sistema de

secretaria virtual, en el segundo año con un incremento de 8% sobre el

mercado y un 8% en tercer año en el cuarto año un 8% y el quinto año

8%.


Fuente: Estudio de mercado Elaborado por: Cinthya Tutiven

Fuente: Estudio de mercado Elaborado por: Cinthya Tutiven

CUADRO Nº.6 MERCADO GLOBAL EN GUAYAQUIL

GRÁFICO Nº. 3

MERCADO GLOBAL EN GUAYAQUIL

2.7.2 Presentación y descripción del producto

Nuestro portal Web dentro de su contenido estará las descripciones de

cada uno de los servicios que se ofrecerán.

El servicio que se ofrecerá se garantizara una absoluta

confidencialidad.

1 2 3 4 5

Mercado

global en

Guayaquil

Participación del

mercado en el

primer año

Incrementar en

el segundo

año

Incrementar un

el tercer año

Incrementar el

cuarto año

Incrementar

en el quinto

año

8,27% 8% 8% 8% 8%

13.485 1116 1205 1406 1406 1518


Fuente: secrempresa.com Elaborado por: Cinthya Tutiven

IMAGEN Nº. 5 PÁGINA WEB DE SECREMPRESA

Objetivos específicos

El Servicio de SecrEmpresa tiene los siguientes objetivos

específicos:

Un servicio bien diseñado para satisfacer las necesidades y deseos

del consumidor de la manera más productiva para el cliente. Esto es

con la máxima calidad al menor precio.

Una organización y estructura efectiva para distribuir el servicio hacia

el cliente, y a traerlo a este en el momento y lugar más oportuno a

través de una publicidad y promoción técnica y creativamente ideada.

Un plan de Marketing de RESULTADOS que de acuerdo a la posición

real de la empresa y del servicio, defina claramente los objetivos cuali-

cuantitativos del negocio y el cómo o la manera de obtenerlos.


Combinando estratégicamente de la manera más potencial, las

Fuerzas y Oportunidades del servicio y disminuyendo sus debilidades

y riesgos.

2.7.3 Estrategias de precio

Debido que lo que se propone es un servicio nuevo, SecrEmpresa

ha decidido que la estrategia ideal sería la de penetración (fijar precios

bajos desde el principio para conseguir la mayor penetración del

mercado). SecrEmpresa justifica la selección de esta estrategia debido a

los siguientes factores:

El servicio no constituye una auténtica novedad y puede ser

rápidamente imitado.

La demanda es altamente sensible al precio.

Posibilidad de entrada de nuevos competidores.

Economías de escala: los precios iníciales bajos podrán generar una

demanda que permitirá producir grandes series a costes menores.

Necesidad de recuperación rápida de la inversión.

Pero igual se detallan ejemplos con valores que son aplicados en

otros países que ya cuentan con el servicio de secretaria virtual.

En cambio en los países como España, Argentina y Estados Unidos

los valores varían según el tipo de servicio como el tiempo que lo desean

utilizar.

Por ejemplo España tiene estos servicios con la siguiente tarifa:





CUADRO Nº. 7 TARIFA ESPAÑA

CUADRO Nº. 8 TARIFA ESTADOS UNIDOS

CUADRO Nº. 9

TARIFA ARGENTINA

Servicio Costos

Atención de llamadas € 80,00

Gestión de Agenda € 55,00

Gestión De E-mails € 70,00

Servicio Costo

Atención de llamadas $250.00 Mensual hasta 100 contactos

telefónicos.

Gestión de Agenda $350.00

Gestión De E-mails $25.00

Servicio Costo

Atención de llamadas 75

Gestión de Agenda 200

Gestión De E-mails 120



CUADRO Nº. 10 TARIFA SECREMPRESA

2.7.4 Estrategias de comercialización

Las estrategias de comercialización que SecrEmpresa aplica

consisten en objetivos de ventas, la medida de esta estrategia no es el

dinero recibido por nuestros clientes, sino de obtener nuevos clientes que

se unan a nuestra empresa. Por lo cual nos basaremos en las estrategias:

Mejoramiento continúo en necesidades concretas del usuario final.

Precios cómodos.

Ofrecer un servicio de calidad.

Facilidades de pago en los servicios Administrativo.

Implementar sistema de mercadeo.

Buscar o establecer financiamiento con instituciones bancarias.

Nuestra compañía se desarrollara, en su primera fase de inicio en la

región costa específicamente en la ciudad de Guayaquil, que es donde se

va a promocionar nuestro servicio a los bufetes de abogados como a los

abogados independientes, de esta forma poco a poco ir extendiéndose a

otras ciudades del país.(García, 2013)

Servicio Costos

Atención de llamadas $ 55,00

Gestión de Agenda $ 55,00

Gestión De E-mails $ 55,00


2.7.5 Estrategias de ventas

SecrEmpesa considera que la satisfacción del cliente tiene importancia primordial, para mejorar este servicio incorpora a su

estructura orgánica un Jefe de Ventas y bajo su cargo Vendedores. El vendedor tiene que actuar como filtro en la negociación, permite definir el

negocio por las relaciones que desarrolla con el cliente y permite una canalización más verdadera para el intercambio de información. El vendedor para SecrEmpesa realiza una venta personal que involucra la

comunicación persona a persona. La venta personal debe tener las siguientes características:

Aplicación del concepto de marketing. Construir relaciones con el cliente.

Descubrir las necesidades del cliente. Ofertar los productos apropiados bajo estas necesidades. Comunicar los beneficios al cliente.

Por último realizar las transacciones pertinentes de la venta. Para lograr que se cumplan las estrategias de ventas el vendedor

debe tener el siguiente adiestramiento en la negociación: El vendedor tiene que adquirir un extenso conocimiento de los

servicios que tiene SecrEmpresa. Aprender a seleccionar la comunicación de beneficios más apropiados

para cada caso. Entender y transmitir el posicionamiento de la oferta empresarial. Debe estar bien informado, conociendo y aplicando adecuadamente la

estrategia de producto, aportará valor al comprador. 2.7.6 Estrategias de publicidad y promoción

Para SecrEmpresa la publicidad y promoción de ventas es


considerada como una actividad importante y eficaz. Las diferentes

actividades son:

Coordinar entrevistas con diferentes bufetes de abogados que hay

en Guayaquil, para ofrecerles nuestro servicio, para explicarles cuales son

las ventajas que tendrían al adquirirlo.

En la página WEB de nuestra empresa, ofreceremos los servicios

que tenemos. Esta servirá también como medio de publicidad, pues en

ella el cliente va a tener la posibilidad de conocer y elegir el tipo de

servicio.

Página WEB con el servicio

Publicidad a través en Medios de comunicación , folletos, revistas

Nuestra compañía se desarrollara, en su primera fase de inicio en la

región costa específicamente en la ciudad de Guayaquil, que es donde

se va a promocionar nuestro servicio a los diferentes bufetes de

abogado que hay y así poco a poco ir extendiéndose a otras ciudades

del país.

2.7.7 Estrategias de distribución

Realizar ventas directas de Internet, es decir convertir la red en un

canal. Esto significa vender nuestro servicio desde la Web, brindando

facilidades a nuestros clientes en hacerles demostraciones de cómo

funcionaría nuestro servicio de secretaria virtual.

El equipo de venta se encargara de realizar visitas a los abogados

que estén interesados en contratar el servicio.

Hacer marketing de nuestros servicios a nuestros clientes

potenciales, resaltando los beneficios de SecrEmpresa.

CAPÍTULO III

ANÁLISIS TÈCNICO

3.1 Cadena de valor de la empresa

La cadena de valores la principal herramienta para identificar nuestra

fuente de generación de valor para el cliente: SecrEmpresa realiza una

serie de actividades para diseñar, producir, comercializar, entregar y

apoyar el servicio; nuestra cadena de valor identifica 9 actividades

estratégicas de la empresa, cada uno con un costo, a través de la que se

puede crear valor para los clientes, estas 9 actividades se dividen en 5

actividades primarias y 4 de apoyo.

La cadena de valor de SecrEmpresa es esencialmente una forma de

análisis de la actividad empresarial. Actividades de nuestra cadena de

valores será de una forma menos costosa y mejor diferenciada que sus

rivales. Por consiguiente la cadena de valor de SecrEmpresa está

conformada por toda su actividad generadora de valor agregado y por los

márgenes que estas aportan.

Nuestra cadena de valor genérica está constituida por tres

elementos básicos:

A. Las actividades primarias, Nuestras actividades primarias son

consideradas para nuestra empresa un factor fundamental para los

procesos de gestión, desde el momento que comienza a buscar el

mercado hasta la post-venta.

Análisis técnico 53

Por ejemplo se les ofrece los servicios a los clientes, indicándole

cada una de las ventajas que tienen al comprarlo, y así podrá ahorrar

tiempo y dinero, así mismo se le dará su respectivo asesoramiento del

servicio.

B. Las actividades de apoyo a las actividades primarias, Desarrollo

de tecnología, incluye el desarrollo de tecnología para apoyar a las

actividades de la cadena de valor, por ejemplo investigación y desarrollo,

automatización de procesos, diseño, rediseños.

Las de infraestructura empresarial como por ejemplo finanzas,

contabilidad, gerencia de la calidad, relaciones públicas, asesoría legal.

Gerencia general.

C. El margen, que es la diferencia entre el valor total y los costos

totales incurridos por la empresa para desempeñar las actividades

generadoras de valor.

Actividades de apoyo

Abastecimiento: Es la función de comprar insumos utilizados en la

cadena de valor, no a insumos comprados en sí.

Por ejemplo cuenta para el acceso a internet, la compra de equipos

tecnológicos, suministros varios, etc

Desarrollo de tecnología: La empresa cuenta con una página Web

donde tendrá cada una de las opciones del servicio que ofrece

SecreEmpresa.com

El desarrollo de este nuevo servicio tecnológico ayuda de secretaria

virtual realizara exactamente las mismas tareas que realizaría una


Secretaria presencial.

Administración de recursos humanos:SecrEmpresa implementara

actividades en la búsqueda, contratación, entrenamiento, desarrollo, etc.

Del personal que trabajara en la empresa.

Por ejemplo personal técnico calificado para atender los problemas

que haya con algún servicio.

Infraestructura de la empresa: La empresa trabajara en varias

actividades, para poder llevar un buen control de la administración

general, todas las finanzas, contabilidad, y asuntos legales, etc.

Conclusión

SecrEmpresa tiene como la esencia principal de la Cadena de Valor

es relacionando el valor agregado de un producto, es decir que nuestros

clientes está dispuesto a pagar por el servicios que ofrece la empresa y

que permite medir su posición competitiva.

La empresa cuenta con herramientas de análisis, ya que permite

realizar un estudio completo de los procesos de producción, fabricación,

gestión y desarrollo del servicio.

Para finalizar en SecrEmpresa, debemos asumir que una Cadena

de Valor representa una parte tremendamente importante del manejo de

la empresa, ya que es lo que nos dará distinción, reconocimiento,

fidelidad por parte de nuestros clientes.




GRÁFICO Nº. 4 CADENA DE VALOR

3.1.1 Descripción de actividades primarias

Se han establecido 5 actividades primarias:

Logística de Entrada, Operaciones, Logística de Salida, Marketing Y

ventas y Servicio o Post-Venta

GRÁFICO Nº.5 CADENA DE VALOR SECREMPRESA

AC

T. D

E A

POY

O

SER

VIC

IOSD

E

LA E

MPR

ESA

A

CTI

VID

AD

ES

PRIM

AR

IAS

INFRAESTRUCTURA

INNOVACIÓN CONSTANTE

Actividades

relacionadas con

la recepción y

almacenamiento

de la

información del

servicio que

Actividades

relacionadas con

la

transformación

de cada unos de

los servicios y

Procesamiento

Actividades

relacionadas con

la entrega del

servicio a los

clientes.

Actividades

relacionadas con

la publicidad y

venta de los

servicios.

Actividades

relacionadas

con la

prestación de

servicio para

mantener el

valor del

Gestión de Agendas

Atención de

llamadas

Gestión de E-mails

LOGISTICA

DE ENTRADA OPERACIONES

MERCADOTECNIA

LOGISTICA

DE SALIDA

SERVICIO

ATENCIÓN

AL CLIENTE


3.1.1.1 Logística interna o de entrada

Son las actividades asociadas a la recepción de los clientes, conocer

el servicio que requiere:

Se recibe a nuestros clientes en la Oficina de la empresa

Pregunta qué tipo de necesidad Tiene con respecto a nuestro servicio

de Secretaria Virtual.

Brindar Información oportuna al cliente y mostrar los beneficios que se

tiene al escoger nuestros servicio de Secretaria Virtual.

Elige Plan

Elabora un contrato

Elige forma de pago

3.1.1.2 Operaciones

1. Elaborar el registro.

2. Elaboración y presentación de la propuesta al cliente.

3. Elaborar la descripción del Servicio a Brindar al Cliente.

4. Al aceptar el servicio de Secretaria Virtual. indicar los costos al

cliente

3.1.1.2.1 Proceso de prestación de servicios

Identificar los procesos: A través de un análisis lógico y global del

negocio se identifican los procesos relacionados con los factores críticos

para el éxito de la empresa o que ofrezcan ventaja competitiva.

Diagrama de flujos: Se definen las actividades que conforman el

proceso así como las interconexiones de los flujos de entrada y de salida

de las actividades. Mapa de procesos: Agrupados en categorías según la

finalidad o a la estructura del sistema de gestión de calidad. Normalmente



en tres categorías, estratégica, procesos operativos y de apoyo o de

soporte.

Sistema de control: Para su gestión a los objetivos se le asignan

las metas, cuantificadas mediante métricas o indicadores.

Alinear la actividad con la estrategia: Como complemento al

modelo de gestión por procesos diseñamos el mapa estratégico que va a

conducir la ejecución y la gestión estratégica.

3.1.1.2.2 Diagrama de flujo de proceso

GRÁFICO Nº. 6 FLUJO DE PROCESO

Indicar el beneficio del Servicio

Preguntar por sus necesidades

Recibir al cliente

Inicio

Acepta Condiciones

Tomar datos del cliente

Preparar forma de pago

Fin

Si

No


3.1.1.3 Logística externa o de salida

Entrega formal de comprobante de pago y contrato del cliente.

Acordando fecha y hora en que se comience a utilizar el servicio

3.1.1.4 Mercadeo y ventas

Elaborar y repartir volantes publicitarias.

Publicidad del portal web de la empresa.

Publicidad en radio y revistas de la ciudad y el país.

Realizar visitas a las empresas dando a conocer el servicio

3.1.1.5 Servicio o post-venta

Distribución de la Publicidad en nuestra página Web.

Asesoramiento de instalación y mantenimiento del servicio de

Secretaria Virtual.

Asesoramiento a nuestros clientes, para la compra de cada uno de

nuestros servicios.

Facilidad de pagos.

3.1.2 Descripción de actividades de apoyo

Infraestructura, Gestión de Personal, tecnología y abastecimiento

3.1.2.1 Infraestructura

Adecuación de las diferentes aéreas

Alquiler de local.

Pago de servicios básicos.

Adquisición de suministros varios


3.1.2.2 Gestión personal

Personal calificado para las áreas:

Gerencia General.

Secretaria Recepcionista.

Departamento de Sistemas.

Departamento de Crédito y Cobranzas.

Departamento de Ventas.

3.1.2.3 Tecnología

Nuestra empresa estará siempre a la vanguardia en cuanto se

refiera a tecnología. (Software y Hardware, metodología de desarrollo)

con programas que nos ayude a la creación de la página Web de

SecrEmpresa utilizaremos:

HTML, PHP, MYSQL

3.1.2.4 Aprovisionamiento

La información es el insumo clave para llevar a cabo la gestión de

análisis y requerimiento de las necesidades de los clientes por lo tanto

este es el primer paso en firme que se da frente al cliente.

Compras: se ha de tener en cuenta el precio, la calidad, el plazo de

entrega, las condiciones de pago, etc.

3.2 Análisis técnico operativo

Análisis Interno y Externo


Los análisis Internos y Externos se los refleja dentro de la empresa

(interno) y en las instituciones que se proporcionarían el servicio

(externo).

Análisis Interno

En el análisis interno será evaluado por los equipos informáticos que

nuestra empresa requerirá para el buen desempeño de las funciones.

Para ello necesitamos en primera instancia lo siguiente:

Hardware

2 computadoras personales

Conexiones de red, voz, teléfono e internet

Impresora multifuncional

Impresora tinta

Software

Licencias de Windows y office

Licencias de Windows Server 2003

Programas Inventario (facturación-inventarios-contabilidad-cuentas

por cobrar)

Muebles y enseres

Escritorios gerencias

Counter principal

Sillas tipo secretaria

Archivador vertical

Mesa de trabajo



3.2.1 Servicio al cliente

El servicio al cliente, le permitirá a los futuros usuarios obtener

cada uno de los servicios que ofrezca la empresa para así poder cubrir

con las inquietudes que tenga el usuario.

GRÁFICO Nº. 7

PROCESO SERVICIO AL CLIENTE

Inicio

Cliente contacta a la empresa

Secretaria contesta al cliente

Le explica los servicios que ofrece la

empresa

El cliente obtiene la información que requería

Fin



3.2.2 Facturación

El cliente contrata el servicio, el personal de ventas hace la factura a

nombre de la empresa pagando el valor acordado entrando en vigencia si

existen descuentos y promociones para ese cliente.

GRÁFICO Nº. 8 PROCESO FACTURACIÓN

3.2.3 Compras

El proceso compras es simple como insumo de compras solo son los

controles Fusión que solo se los hace como una inversión inicial al

principio de las operaciones de empresa, se la hace por medio de la Web

Inicio

Cliente contrata el servicio

Se genera la respectiva factura

Cliente firma el pago del servicio

Se contabiliza la venta

Fin


Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CintthyaTutiven

en sus página propia de la empresa SecrEmpresa

3.2.4 Cobranzas

Se realiza por el departamento de ventas o directamente el cliente

puede pagar en la empresa en efectivo o con tarjeta de crédito, no habrá

valores por pagar a crédito para los clientes.

GRÁFICO Nº. 9 PROCESO COBRANZAS

3.3 Desarrollo del producto o sistema

SecrEmpresa, induce una serie de resultados que favorecen la

administración de la compañía, pero para lograrlo es necesario

implementar la metodología y la aplicación para monitorear, y analizar los

indicadores obtenidos del análisis.

3.3.1 Metodología de desarrollo

Las Metodologías Para el Desarrollo de Sistemas son métodos que

Inicio

Venta cobra las factura

Cliente paga a la empresa o al vendedor

Fin


indican cómo hacer más eficiente el desarrollo de sistemas de

información. Para ello suelen estructurar en fases la vida de dichos

sistemas con el fin de facilitar su planificación, desarrollo y mantenimiento.

Las metodologías de desarrollo de sistemas deben definir: objetivos,

fases, tareas, productos y responsables, necesarios para la correcta

realización del proceso y su seguimiento.

Los principales objetivos de una metodología de desarrollo son:

Asegurar la uniformidad y calidad tanto del desarrollo como del

sistema en sí.

Satisfacer las necesidades de los usuarios del sistema.

Conseguir un mayor nivel de rendimiento y eficiencia del personal

asignado al desarrollo.

Ajustarse a los plazos y costes previstos en la planificación.

Generar de forma adecuada la documentación asociada a los

sistemas.

Facilitar el mantenimiento posterior de los sistemas.

Para poder desarrollar el Sistema de Secretaria se aplicara la

Metodología de Desarrollo del Prototipo. SecrEmpresa pondrá mucha

atención a la construcción de prototipos ya que estos son muy eficaces

bajo las circunstancias correctas. (Congreso, 2013)

3.3.2 Estrategia de desarrollo

Proponemos diversas estrategias para mejorar su presencia y sus

ventas en la web, con los servicios de Secretaria Virtual que se detallan a

continuación:

Atención de llamadas.- cubre la gestión de llamadas y su filtro para

que la organización reciba únicamente aquellas que cumplan una serie


de parámetros establecidos. Ofrecerá una línea global y una específica

para cada cliente.

Tendrá acceso a su agenda vía Internet, contara con buzón

personal donde escuchara todos los mensajes que su secretaria le haya

grabado; desde cualquier lugar. Control total de las llamadas recibidas a

través de nuestra web, por email.

Gestión de agenda y citas.- cubre la gestión de todo nuestro

calendario de reuniones y citas al cual tendrá acceso en todo momento.

Se llevara un registro de cada una de sus citas y consultas

Gestión De E-mails.- Se enviara toda su correspondencia

electrónica, así mismo se controlara los envíos que se realicen para que

la empresa tenga un detalle de quien y cuando se enviaron. Además el

cliente tendrá respuestas personalizadas, reducirá el tiempo de gestión de

lo email

SecrEmpresa lo que busca básicamente es complementar los

indicadores financieros con los indicadores no financieros y lograr un

balance de tal forma que la empresa pueda tener unos buenos resultados

en el corto plazo y construir su futuro. Uno de los ejemplo de la

estrategia de desarrollo, es expandir el servicio de nuestra página web de

Secretaria virtual a nivel nacional e inclusive tener miras hacia el exterior.

Por eso es importante compartir con todo el personal, y estar pendiente

de que todos seamos un solo equipo para poder seguir adelante en

nuestra empresa. Por eso es importante tener presente estas

indicaciones:

Análisis del Macro-ambiente y el entorno cercano.

Declaración de la Visión.

Formulación de la Misión.


Fuente: http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/e/ed/Cadena_de_valor.png Elaborado por: Cinthya Tutiven

Declaración de los Valores corporativos que tiene SecrEmpresa

CUADRO Nº. 11 PERMANENCIA EN EL MERCADO

3.3.3 Cronograma de implementación

Una vez que tengamos definidas estas variables estaremos en

condiciones de implementar la metodología en SecrEmpresa que consta

de las siguientes etapas:

Formulación de objetivos estratégicos (Financieros / De mercado / De

procesos / De personas / De tecnología).

Construcción de indicadores de medición asociados a cada objetivo.

Búsqueda del valor actual de los indicadores.

Proyección del valor de los indicadores.

Definición de las acciones asociadas a cada objetivo para movilizar los

indicadores.



3.4 Diseño y distribución de la oficina

IMAGEN Nº. 6 DISEÑO DE OFICINA

3.5 Localización geográfica

SecrEmpresa es una firma orgullosamente ecuatoriana, la empresa

está ubicada en la ciudad de Guayaquil tomando en consideración el

potencial de clientes que podemos tener siendo nuestro mayor mercado.

La oficina se encontrara ubicada en Kennedy norte Av. NahimIsaias Nº

2003, cerca de algunos bufetes de abogados. Los teléfonos de contacto

son 2983442

La oficina donde funcionara la empresa es alquilado, por lo que se

pagara un arrendamiento mensual, la misma que cuenta con todos los

servicios básicos como son: agua, luz, teléfono.


Fuente:www. google.maps Elaborado por: CintthyaTutiven

IMAGEN Nº. 7 LOCALIZACIÓN GEOGRÁFICA

CAPÍTULO IV

ANÁLISIS ADMINISTRATIVO

4.1. La Empresa

La empresa “SecrEmpresa” estará conformado por profesionales en

el área especificada, dispuesto a cumplir con las metas de la empresa y

junto poder cumplir la visión de empresa, buscando buscar siempre la

superación laboral, social y tecnológica.

“SecrEmpresa” Se constituirá según el régimen de sociedad

anónima, emitiendo acciones de igual valor entre todos los socios quienes

serán participes de todos los ingresos y egresos generados por la

empresa. Esta sociedad estará conformada por 2 socios: Gerente General

quien labora en la empresa en la parte administrativa, un socio capitalista,

quien no labora en la empresa.

Los socios inversionista formaran parte de la junta directiva, las

metas y las estrategias que se tomaran es parte del trabajo de los

inversionista. De ser posible los inversionistas deberán tener

conocimiento en hardware y de administración de empresas, ya que las

decisiones que se tomen serán de vital importancia para la organización.

4.2. Personal de la empresa

“SecrEmpresa” durante los primeros años mantendrá una

estructura organizacional pequeña, únicamente con el Gerente General,

Contador General, Soporte Técnico, Secretaria/Asistente, Vendedores y

Análisis administrativo 71


Servicios Varios.

Para revisar el desarrollo de la empresa y cifras financieras se

realizaran comités trimestrales, a los cuales asistirán el Gerente General y

los socios inversionistas con los que contaran la empresa.

4.3. Estructura de la organización

La Empresa “SecrEmpresa” está conformada de la siguiente

manera:

GRÁFICO Nº. 10 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

4.3.1. Áreas y actividades

Ventas, Se encargara en perfeccionar el servicio y introducirlo al

mercado, y así podrá hacer los respectivos cambios que necesitare

nuestros servicios para la satisfacción de nuestros clientes.

Finanzas, Esta área será de vital importancia ya que la empresa

1001 Secretaria Administrativa

1010 Jefe deVentas

1013 Conserje, Mensajero

1011 Jefe Técnico

1012 Vendedores

1000 Gerente General



trabaja con base en constantes movimientos de dineros. Esta área se

encargará de la obtención de fondos y del suministro del capital que se

utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer con los

medios económicos necesarios para cada uno de sus departamentos, con

el objeto de que pueda funcionar debidamente.

4.4. Descripción de cargos y funciones

SecrEmpresa tiene los siguientes cargos con sus respectivas

funciones:

4.4.1. Gerencia general

CUADRO Nº. 12 GERENCIA GENERAL

Gerente Administrativo Código del diagrama.- 1000

Objetivo.- Planificar, organizar y dirigir q se cumplan las actividades, requerimientos y lineamientos, de procesos en todas las tareas.

Planificación estratégica y operacional Seguimiento control y evaluación de los servicios q brinda la empresa Dirige y coordina las acciones de las diferentes áreas a fin de cumplir con los objetivos de la

empresa. Orienta la gestión de la empresa al servicio y al usuario así como promueve su mejoramiento

continuo. Establecer estrategias para la selección de proveedores Revisión de propuestas técnicas y presupuestarias

Funciones

A quien reporta.- Directorio de La empresa

TITULACION Ing. Comercial o Afines Con conocimientos técnicos Q maneje 2 idiomas

EXPERIENCIA 2 años

COMPETENCIAS -Gestión empresarial -Capacidad para liderazgo -Trabajo en equipo




4.4.2. Secretaría administrativa

CUADRO Nº. 13 SECRETARIA ADMINISTRATIVA

4.4.3. Jefe de ventas

CUADRO Nº. 14 JEFE DE VENTA

Cargo: Jefe de Ventas Código: 1010

Objetivo.- Coordina para a las actividades q realiza la empresa en la área de ventas.

Elaboración de facturas y cobranzas Atender consultas y del personal y clientes oportunamente Coordina las reuniones de gerencia Cierra trato con los clientes una vez que estos queden convencidos de que desean nuestros

servicios Elaborar estrategias de publicidad y promoción En cualquier caso es responsable de administrar y dirigir la labor de ventas en diversas sub-aéreas

en las que normalmente se divide la función de ventas Buscar clientes potenciales Informar sobre las ventas al departamento de contabilidad y finanzas

Funciones

Su jefe inmediato.- GERENTE GENERAL

Titilación -Ing. En ventas

Experiencia Mínimo dos años

Competencias -Excelentes relaciones interpersonales

Cargo: Secretaria Administrativa Código: 1001

Objetivo.- Coordinar y dar soporte a las actividades q realiza la empresa en las áreas de control y desempeño.

Manejar y distribuir documentación técnica Elaboración de facturas y cobranzas Atender consultas y del personal y clientes oportunamente Coordina las reuniones de gerencia Contactar a clientes y proveedores Realizar otras funciones q le permitan cumplir con los objetivos del puesto.

Funciones

Su jefe inmediato.- GERENTE GENERAL

Titulación -Bachiller o estudio superior en secretariado

Experiencia Mínimo un año

Competencias -Excelentes relaciones interpersonales



4.4.4. Jefe técnico

CUADRO Nº. 15 JEFE TÉCNICO

Cargo.- Técnicos Código.- 1011

Objetivo.- Asegurar la correcta utilización de equipos y procesos en los servicios técnicos q ofrece la empresa.

Analizar y evaluar las modificaciones para el desarrollo del dispositivo. Supervisar el correcto proceso de manufactura del sistema Asegurar el desempeño técnico laboral Coordinar la entrega de los equipos a los clientes asegurando el correcto funcionamiento de los

mismos. Solicitar capacitación técnica permanente y continua.

Funciones

Jefe inmediato.- Gerente General

Titulación.- Tecnólogo en Sistemas Electrónica básica

Experiencia Mínimo 2 años

Competencias Organizar las actividades

de elaboración del dispositivo

Gran capacidad de trabajo en equipo


Elaborado por: CintthyaTutiven



4.4.5. Vendedores

CUADRO Nº. 16 VENDEDOR

4.4.6. Conserje Mensajero

CUADRO Nº. 17 MENSAJERO

Cargo: Ventas Código: 1012

Objetivo.- Coordina para a las actividades q realiza la empresa en la área de ventas.

Prospectar nuevos clientes. Mantener y retener a los clientes. Conocer los servicios de su empresa Conocer el mercado de sus clientes Organizar, planificar y ejecutar sus objetivos. Formarse constantemente en las técnicas necesarias para su labor. Dar servicio a sus clientes. Administrar eficientemente su cartera de clientes. Informar sobre el mercado.

Funciones

Su jefe inmediato.- Jefe de ventas

Titilación -Ing. En ventas, ing. Marketing o afines

Experiencia Mínimo un año

Competencias -Excelentes relaciones interpersonales, en el área de ventas

Cargo: Conserje, Mensajero Código del diagrama: 1013

Objetivo.- Organizar y clasificar los envíos y las entregas de documentos varios.

Entregar la mercadería de los clientes Planificar la entrega de oficios en las diferentes zonas de Guayaquil Programar los mantenimientos del vehículo Dar buen servicio al cliente Cuidar de las instalaciones y equipos de la empresa

Funciones:

Su jefe inmediato.- Secretaria Administrativa

TITULACION Bachiller de la república Licencia profesional

EXPERIENCIA 2 años

COMPETENCIAS -Excelentes relaciones con los compañeros de trabajo


4.5. Plan de control de calidad

Para conseguir una buena calidad en el producto o servicio hay que

tener en cuenta tres aspectos importantes (dimensiones básicas de la

calidad):

1. Dimensión técnica: engloba los aspectos científicos y tecnológicos que

afectan al producto o servicio.

2. Dimensión humana: cuida las buenas relaciones entre clientes y

empresas.

3. Dimensión económica: intenta minimizar costes tanto para el cliente

como para la empresa

4. Motivación a los empleados para poder brindar un buen servicio

Otros factores relacionados con la calidad son:

Cantidad justa y deseada de servicio que hay que se ofrece.

Rapidez de distribución del servicio o de atención al cliente.

Precio exacto o rendimiento (según la oferta y la demanda del

servicio).

4.6. Plan de capacitación de la organización

Se realizaran evaluación periódica a nuestros colaboradores cada 6

meses, para asímedir el grado de desempeño que han tenido, y de esta

manera poder tener el control de cómo nuestro personal se desempeña

en la compañía

Norma de conducta y ética profesional

No deben participar en negocios con los clientes

Honestos y puntuales

Buena conducta y relación personal


4.7. Políticas de organización

Las políticas de la organización serán revisadas cada año y aprobada

por la Gerencia General.

Implementación de un sistema de evaluación del desempeño a los

empleados cada año

Impartir talleres generales y establecer alianzas estratégicas con

firmas especializadas para capacitar al personal.

Representar jurídica y legalmente a la empresa ante terceros.

Dirigir y controlar las funciones administrativas de la empresa.

Supervisar el correcto y oportuno cumplimiento de las funciones del

personal analizando la eficiencia del desempeño del trabajo.

Atender y promover nuevos clientes

Realizar estrategias para el cumplimiento de las metas

Coordinar la programación de actividades.

CAPÍTULO V

ANÁLISIS LEGAL Y SOCIAL

5.1 Aspectos legales

La empresa “SecrEmpresa” se establecerá en Guayaquil-Ecuador

con el fin de brindar el servicio de Secretaria Virtual, con el fin de brindar

este servicio a los abogados sean estos individuales o bufetes.

Según el Art. 143 de la ley de Compañías, “La Compañía Anónima

es una sociedad cuyo capital, divididos en acciones negociables, está

formado por la aportación de los accionistas que responden únicamente

por el monto de sus acciones”.

De acuerdo a la Ley al artículo anterior mencionado la empresa

“SecrEmpresa” se constituirá en una sociedad anónima ya que para su

formación se requiere un mínimo de dos personas las mismas que

responderán por sus obligaciones sociales y legales hasta el monto de

sus aportaciones individuales.

La vida legal de “SecrEmpresa” iniciara desde la fecha de inscripción

del contrato social en el Registro Mercantil. La cual para efectos fiscales y

tributarios las compañías de responsabilidad Sociedad Anónima son

Sociedades de Capital.

Los socios aportaran para inicio de la empresa los siguientes

valores:

Análisis legal y social 79


Al constituirse la compañía, el capital será íntegramente suscrito y

pagado, los aportes en dinero se depositara en una cuenta especial de

“Integración de Capital”, que será abierta en el Banco de Pichincha a

nombre de “SecrEmpresa”, los certificados de depósitos de tales aportes

se protocolizaran con las escrituras correspondientes y se entregaran a

cada socio donde contara como de carácter no negociable. El Banco de

Pichincha pondrá los valores en cuenta a disposición del

administrador.(slideshare.net, 2013)

5.1.1 Procesos para la constitución de una compañía

Para que una compañía sea legalizada debe cumplir los siguientes

requisitos:

1. Contratar abogado registrado en el colegio profesional

2. Aprobar la denominación por parte de la Superintendencia de

Compañías.

Solicitud dirigida a la Superintendencia de Compañías, exponiendo

la creación, revisión y aprobación del nombre de la compañía, cuya

solicitud debe estar firmada por un abogado plenamente registrado, su

registro oficial y certificado de votación.

3. Solicitar Crédito Empresarial.

SOCIO VALOR Socio 1 5500 Socio 2 5500

Préstamo Bancario 5000 Total 16000

CUADRO Nº. 18 APORTACIÓN PARA INICIAR LA EMPRESA


Para acceder a un crédito en una entidad financiera se necesitan los

Siguientes requisitos:

a. Datos del Negocio

Ubicación.

Actividad Comercial

Monto del préstamo

Detalle de la inversión

b. Referencias familiares

c. Referencias del Proveedores

d. Información del Garante del Préstamo

e. Copia de pago del impuesto predial si el local es propio o certificado

de arriendo

f. Copia de Matrícula del Vehículo si lo tuviere

4. Aporte en la cuenta de integración de capital en un Banco de la

localidad.

5. Elaboración de Escritura Publica

a. Protocolización de la escritura publica

El notario del cantón debe dar fe del documento suscrito por los

accionistas y elevarlo a escritura pública, esto es:

Revisar Minuta por parte del abogado y los accionistas.

Presentación de la minuta

Cierre y entrega de cuatro testimonios de la escritura pública.

Escritura de la Minuta.


Los comparecientes, personas naturales que intervienen en la

Escritura.

Nacionalidad

Edad

Estado Civil

Domicilio

Nombres Completos

Declaración de Voluntad: Los comparecientes declaran la

constitución de la Compañía Anónima y que se someten a las

disposiciones de la Ley de Compañías, del Código de Comercio y del

Código Civil

Estatuto de la Compañía, documentos que debe contener:

Nombre.

Dirección.

Objeto o Fin.

Plazo de duración.

Capital y Acciones.

Gobierno y Administración.

Convocatorias a reunión de Directorio.

Facultades del Directorio.

Disolución de la Compañía.

6. Ingreso de la Escritura en la Superintendencia de Compañías.

Carta dirigida al Superintendente de Compañías, expresando el

ingreso de la documentación, firmado por el Abogado, su registro

profesional y certificado de votación.


Presentar los testimonios de la Escritura Pública, anexando copia de

La aprobación de denominación y cuenta de integración de capital.

7. Aprobación de la Escritura.

La Superintendencia emite una resolución luego de analizar la

documentación presentada, en caso de no ser aprobada, se procede a

una subsanación y/o impugnación ante los tribunales respectivos.

A ser aprobada se realizara los siguientes pasos:

8. Publicación por la prensa den extracto de la Superintendencia de

Compañías.

9. Apertura y pago de Patente Municipal.

10. Inscripción en el Registro Mercantil.

11. Elaboración e Inscripción de nombramientos en Registro Mercantil.

12. Afiliación a la Cámara de Producción respectiva.

Por la actividad del negocio de “Secretaria Virtual” se afiliara a la

Cámara de Comercio, cuyos requisitos son los siguientes:

Solicitud de afiliación, Adjuntando:

Copia Cédula de Identidad.

Copia Certificado de Votación.

Copia del RUC.

Copia de Escritura de Constitución de la Compañía.

Copia de los Nombres Legales.

13. Obtención del R.U.C en el SRI.

Se efectuará presentando la siguiente documentación:


a. Original y copia de la Escritura de la Constitución o copia notariada.

b. Original y copia del Nombramiento del Representante legal de la

Compañía.

c. Copia de Cédula y Certificado de votación del representante legal.

d. Formulario 01ª y 01B debidamente firmado por el representante legal.

e. Original y copia de lanilla de agua, luz o teléfono, a nombre de uno de

los accionistas, o gerente o nombre de la compañía, si en caso no

tuviere estos documentos, se adjuntara contrato de arrendamiento

inscrito en la Corte de Justicia.

f. Si el trámite lo realiza una tercera persona, deberá adjuntar una carta

de autorización por parte del gerente de la compañía, copia de cédula

de identidad y certificado de votación.

14. Presentación de documentos finales a Superintendencia de

Compañías.

15. Oficio de movilización de fondos por parte de la Superintendencia de

Compañías.

5.2 Aspectos de legislación

La estructura publica de la formación de “SecrEmpresa “será

aprobado por la superintendencia de compañías de Guayaquil, el que

ordenara la publicación, por una sola vez, de un extracto de la escritura,

conferido por la superintendencia, en uno de los periódicos de mayor

circulación en el domicilio de la compañía dispondrá el registro de la

misma en el registro mercantil.

De la resolución del superintendente de compañías que niegue la

aprobación, se podrá recurrir ante respectivo tribunal distrital de lo

contencioso administrativo, al cual el superintendente remitirá los

antecedentes para que resuelva en definitiva. La escritura de constitución

de “SecrEmpresa” será otorgada por todo los socios, la escritura deberá


de obtener lo siguiente:

Nombres, apellidos y estado civil de los socios si fueran personas

naturales pero en el caso de ser personas jurídicas la denominación

objetiva o razón social nacionalidad o domicilio. La denominación objetiva o razón social de la compañía.

El objetivo social concretamente. La duración de la compañía La dirección de la compañía

El importe de capital social con la expresión de números de las participaciones en las que estuviese dividido y el valor nominal de la misma.

La indicación de las participaciones que cada socio suscriba o pague en numérico o en especies, el valor atribuido a estas y la parte del

capital no pagado la forma y el plazo para integrarlo. La forma en que se organizara la administración y fiscalización de la

compañía si se hubiere acordado del establecimiento de un órgano de

fiscalización y la indicación de los funcionarios que tengan la representación legal.

La forma de liberar y tomar resoluciones en la junta general y el modo

de convocarla y constituirla y los demás pactos políticos y comisiones especiales que los socios juzguen conveniente establecer, siempre que no se opongan a lo dispuesto a la ley de compañías

La aprobación de la escritura de constitución de compañía será

pedida al superintendente de Compañías por los Administradores o Gerentes por la personas en ellas designadas estos no lo hicieron dentro de los treinta días de suscrito el contrato lo hará cualquiera de los socios

a costa del responsable de la omisión.

Trámites municipales

Para la legalización de negocios en el Municipio se requiere lo


siguiente:

Patente de Comercio

Las personas jurídicas presentaran los siguientes requisitos:

a. Formulario “Solicitud para Registro de Personas Jurídicas”.

b. Copia legible de los estados financieros del periodo contable a

declarar, con la fe de presentación de la Superintendencia de

Compañías o de Banco según el caso.

c. Copia legible de la cédula de identidad y nombramiento actualizado

del representante legal.

d. Copia legible del R.U.C actualizado.

e. Original y copia de Certificado de Seguridad (Otorgado por el

Benemérito Cuerpo de Bomberos). Si es más de un local presentar por

cada uno de los locales.

f. Copia de la escritura de constitución (cuando es por primera vez).

g. Copia del comprobante de pago de la Tasa Anual de Turismo (para

establecimientos que desarrollan actividad turística).

Pasos del trámite .

1. Solicitar el Formulario “Solicitud para Registro de Patentes Personas

Jurídicas” en la ventanilla única Municipal (Cámara de Comercio) o en

ventanilla de patente de la Dirección Financiera de la Municipalidad

(Bloque Noreste 2). El valor de la tasa de trámite para el pago de

patente se incluirá en el comprobante de Pago de la Liquidación de

dicho Impuesto.

2. Llenar la solicitud en letra imprenta o máquina.

3. Adjuntar los requisitos indicados a la solicitud y entregar en la

ventanilla única Municipal (Cámara de Comercio), o en las ventanillas

de Patente o 1.5 por mil de la Dirección Financiera de la Municipalidad


(Bloque Noreste 2), donde se indicara el monto de la liquidación

correspondiente.

NOTA: No se aceptará documentación incompleta o ilegible, ni

declaraciones enmendadas.

4. Cancelar en la Ventanilla única Municipal (Cámara de Comercio), o en

las ventanillas de recaudaciones de la Dirección Financiera de la

Municipalidad (Bloque Noreste 1), el valor de la liquidación.

5.3 Análisis social

Se dará empleo a las personas que demuestren los debidos

conocimientos en el departamento donde exista vacante. Durante los

primeros 4 años la compañía trabajara con poco personal el cual

colaborara para alcanzar los objetivos de la empresa, a medida que la

empresa se posicione en el mercado, las actividades de la empresa

aumentaran por lo que estaremos en la posibilidad de contratar nuevo

personal en el área que así lo quiera.

La empresa en la contratación del recurso humano reconoce los

beneficios de ley prescrito en la constitución de la República del Ecuador

(estipulado en las leyes laborales).

5.4 Análisis ambiental

SecrEmpresa basada en la tecnología y servicios que presta a la

comunidad, ha determinado que el impacto ecológico es nulo, debido a

que nuestro servicio al no tener impacto directo sobre el medio ambiente,

no genera emisiones que contaminen la tierra, el agua, el aire.

Las instalaciones que se realizaran tendrán un estricto seguimiento


para que dispongan de las comodidades correspondientes para brindar

un ambiente adecuado ayudando de la forma a la protección de la salud mental y física de las personas que vayan a trabajar.

Los residuos que originen de las actividades para la adecuación del lugar y las actividades diarias propias del negocio serán depositados en

las fundas herméticamente cerradas y entregadas a la empresa de reciclaje

Obligaciones y derechos de los socios

La única obligación que tienen los socios es la de cubrir al ente

social el monto de su aportación. Sin embargo, conforme al artículo 70, cuando así lo establezca el contrato social, los socios, además de sus

obligaciones generales, tendrán la de hacer aportaciones suplementadas en proporción a sus primitivas aportaciones.

Cada uno de los socios de una sociedad limitada tiene una serie de derechos. Entre ellos se encuentran los siguientes:

Derecho a participar en el reparto de beneficios y en el patrimonio de la sociedad en caso de liquidación.

Derecho de tanteo en la adquisición de las participaciones de los

socios salientes. Derecho a participar en las decisiones sociales y a ser elegidos como

administradores. Derecho de información en los períodos establecidos en las escrituras. Derecho de obtener información sobre los datos contables de la

Sociedad.

5.5 Análisis del comercio electrónico

Realizar comercio electrónica no es solamente comprar cosas a


través de internet, sino la posibilidad de establecer una línea de comercio

estable y realizar a través de medios electrónicos toda una conducta

mercantil que incluye ofertas, pedidos, negociaciones, en general todo lo

que es usual en el comportamiento de la vida mercantil, incluyendo todos

los problemas legales que conlleva en el entorno ajeno a lo electrónico las

transacciones de negocios.

Dentro de la “Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y

Mensajes de Datos” de la República del Ecuador, el negocio de

TecMovSa se basa en la parte de “Mensajes de Datos” a continuación

exponemos esa parte de ley.

LEY DE COMERCIO ELECTRÓNICO, FIRMAS ELECTRÓNICAS Y MENSAJES DE DATOS DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR

EL H. CONGRESO NACIONAL

Considerando: Que, el uso de sistemas de información y de redes

electrónicas, incluida la Internet ha adquirido importancia para el

desarrollo del comercio y la producción, permitiendo la realización y

concreción de múltiples negocios de trascendental importancia, tanto para

el sector público como para el sector privado.

Que, es necesario impulsar el acceso de la población a los servicios

electrónicos que se generan por y a través de diferentes medios

electrónicos.

Que, se debe generalizar la utilización de servicios de redes de

información e Internet, de modo que éstos se conviertan en un medio para

el desarrollo del comercio, la educación y la cultura.

Que, a través del servicio de redes electrónicas, incluida la Internet


se establecen relaciones económicas y de comercio, y se realizan actos y

contratos de carácter civil y mercantil que es necesario normarlos,

regularlos y controlarlos, mediante la expedición de una Ley especializada

sobre la materia.

Que, es indispensable que el Estado Ecuatoriano cuente con

herramientas jurídicas que le permitan el uso de los servicios electrónicos,

incluido el comercio electrónico y acceder con mayor facilidad a la cada

vez más compleja red de los negocios internacionales.

En uso de sus atribuciones, expide la siguiente:

ARTÍCULO 1.- OBJETO DE LA LEY.- Esta Ley regula los mensajes

de datos, la firma electrónica, los servicios de certificación, la contratación

electrónica y telemática, la prestación de servicios electrónicos, a través

de redes de información, incluido el comercio electrónico y la protección a

los usuarios de estos sistemas.

DE LOS MENSAJES DE DATOS

ARTÍCULO 2.- RECONOCIMIENTO JURÍDICO DE LOS MENSAJES DE DATOS.- Los mensajes de datos tendrán igual valor

jurídico que los documentos escritos. Su eficacia, valoración y efectos se

someterá al cumplimiento de lo establecido en esta Ley y su reglamento.

ARTÍCULO 3.- INCORPORACIÓN POR REMISIÓN.- Se reconoce

validez jurídica a la información no contenida directamente en un mensaje

de datos, siempre que figure en el mismo, en forma de remisión o de

anexo accesible mediante un enlace electrónico directo y su contenido

sea conocido y aceptado expresamente por las partes.

ARTÍCULO 4.- PROPIEDAD INTELECTUAL.- Los mensajes de


datos estarán sometidos a las leyes, reglamentos y acuerdos

internacionales relativos a la propiedad intelectual.

ARTÍCULO 5.- CONFIDENCIALIDAD Y RESERVA.- Se establecen

los principios de confidencialidad y reserva para los mensajes de datos,

cualquiera sea su forma, medio o intención. Toda violación a estos

principios, principalmente aquellas referidas a la intrusión electrónica,

transferencia ilegal de mensajes de datos o violación del secreto

profesional, será sancionada conforme a lo dispuesto en esta Ley y

demás normas que rigen la materia.

ARTÍCULO 6.- INFORMACIÓN ESCRITA.- Cuando la Ley requiera

u obligue que la información conste por escrito, este requisito quedará

cumplido con un mensaje de datos, siempre que la información que éste

contenga sea accesible para su posterior consulta.

ARTÍCULO 7.- INFORMACIÓN ORIGINAL.- Cuando la Ley requiera

u obligue que la información sea presentada o conservada en su forma

original, este requisito quedará cumplido con un mensaje de datos, si

siendo requerido conforme a la Ley, puede comprobarse que ha

conservado la integridad de la información, a partir del momento en que

se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos.

Se considera que un mensaje de datos permanece íntegro, si se

mantiene completo e inalterable su contenido, salvo algún cambio de

forma, propio del proceso de comunicación, archivo o presentación.

Por acuerdo de las partes y cumpliendo con todas las obligaciones

previstas en esta Ley, se podrán desmaterializar los documentos que por

ley deban ser instrumentados físicamente;

Los documentos desmaterializados deberán contener las firmas


Electrónicas correspondientes debidamente certificadas ante una de las

entidades autorizadas según lo dispuesto en el artículo 29 de la presente

Ley, y deberán ser conservados conforme a lo establecido en el artículo

siguiente.

ARTÍCULO 8.- CONSERVACIÓN DE LOS MENSAJES DE

DATOS.- Toda información sometida a esta Ley, podrá ser conservada;

éste requisito quedará cumplido mediante el archivo del mensaje de

datos, siempre que se reúnan las siguientes condiciones:

a. Que la información que contenga sea accesible para su posterior

consulta;

b. Que sea conservado con el formato en el que se haya generado,

enviado o recibido, o con algún formato que sea demostrable que

reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida;

c. Que se conserve todo dato que permita determinar el origen, el

destino del mensaje, la fecha y hora en que fue creado, generado,

procesado, enviado, recibido y archivado; y,

d. Que se garantice su integridad por el tiempo que establezca en el

Reglamento a esta Ley.

Toda persona podrá cumplir con la conservación de mensajes de

datos, usando los servicios de terceros, siempre que se cumplan las

condiciones mencionadas en este artículo.

La información que tenga por única finalidad facilitar el envío o

recepción del mensaje de datos, no será obligatorio el cumplimiento de lo

establecido en los literales anteriores.

ARTÍCULO 9.- PROTECCIÓN DE DATOS.- Para la elaboración,

transferencia o utilización de bases de datos, obtenidas directa o

indirectamente del uso o transmisión de mensajes de datos, se requerirá


el consentimiento expreso del titular de éstos, quien podrá seleccionar la

información a compartirse con terceros.

La recopilación y uso de datos personales responderá a los

derechos de privacidad, intimidad y confidencialidad garantizados por la

Constitución Política de la República y esta Ley, los cuales podrán ser

utilizados o transferidos únicamente con autorización del titular u orden de

autoridad competente.

No será preciso el consentimiento para recopilar datos personales

de fuentes accesibles al público, cuando se recojan para el ejercicio de

las funciones propias de la administración pública, en el ámbito de su

competencia, y cuando se refieran a personas vinculadas por una relación

de negocios, laboral, administrativa o contractual y sean necesarios para

el mantenimiento de las relaciones o para el cumplimiento del contrato.

El consentimiento a que se refiere este artículo podrá ser revocado a

criterio del titular de los datos; la revocatoria no tendrá en ningún caso

efecto retroactivo.

ARTÍCULO 10.- PROCEDENCIA E IDENTIDAD DE UN MENSAJE DE DATOS.- Salvo prueba en contrario se entenderá que un mensaje de

datos proviene de quien lo envía y, autoriza a quien lo recibe, para actuar

conforme al contenido del mismo, cuando de su verificación exista

concordancia entre la identificación del emisor y su firma electrónica,

excepto en los siguientes casos:

a. Si se hubiere dado aviso que el mensaje de datos no proviene de

quien consta como emisor; en este caso, el aviso se lo hará antes de

que la persona que lo recibe actúe conforme a dicho mensaje. En caso

contrario, quien conste como emisor deberá justificar plenamente que

el mensaje de datos no se inició por orden suya o que el mismo fue


alterado; y,

b. Si el destinatario no hubiere efectuado diligentemente las

verificaciones correspondientes o hizo caso omiso de su resultado.

ARTÍCULO 11.- ENVÍO Y RECEPCIÓN DE LOS MENSAJES DE DATOS.- Salvo pacto en contrario, se presumirá que el tiempo y lugar de

emisión y recepción del mensaje de datos, son los siguientes:

a. MOMENTO DE EMISIÓN DEL MENSAJE DE DATOS.- Cuando el

mensaje de datos ingrese en un sistema de información o red

electrónica que no esté bajo control del emisor o de la persona que

envió el mensaje en nombre de éste o del dispositivo electrónico

autorizado para el efecto.

b. MOMENTO DE RECEPCIÓN DEL MENSAJE DE DATOS.-Cuando el

mensaje de datos ingrese al sistema de información o red electrónica

señalado por el destinatario. Si el destinatario designa otro sistema de

información o red electrónica, el momento de recepción se presumirá

aquel en que se produzca la recuperación del mensaje de datos. De

no haberse señalado un lugar preciso de recepción, se entenderá que

ésta ocurre cuando el mensaje de datos ingresa a un sistema de

información o red electrónica del destinatario, independientemente de

haberse recuperado o no el mensaje de datos; y,

c. LUGARES DE ENVÍO Y RECEPCIÓN.- Los acordados por las partes,

sus domicilios legales o los que consten en el certificado de firma

electrónica, del emisor y del destinatario. Si no se los pudiere

establecer por estos medios, se tendrán por tales, el lugar de trabajo,

o donde desarrollen el giro principal de sus actividades o la actividad

relacionada con el mensaje de datos.

ARTÍCULO 12.- DUPLICACIÓN DEL MENSAJE DE DATOS.- Cada


mensaje de datos será considerado diferente. En caso de duda, las partes

pedirán la confirmación del nuevo mensaje y tendrán la obligación de

verificar técnicamente la autenticidad del mismo.(Congreso, 2013)


CAPÍTULO VI

ANÁLISIS ECONÓMICO Y FINANCIERO 6.1 Inversión

6.1.1 Inversión fija

Para contar todos los requerimientos para que SecrEmpresa.

funcione adecuadamente y entregue un servicio de calidad a sus clientes,

se requiere de una inversión inicial en activos fijos la cual está compuesta

de Equipos de Cómputo y Red, Muebles y Enceres, Instalaciones

Eléctricas, Equipos de Oficina, Otros Activos y los Activos Intangibles, a

continuación se presenta un resumen.

Inversión de Activos Fijos

Detalle Monto

Equipos de Cómputo y Red 3.410.00

Instalaciones Eléctricas 800.00

Muebles y Enceres 2.325.00

Equipos de Oficina 5.060.00

Activos Intangibles 750.00

Total Inversión 12.345.00

CUADRO Nº. 19 INVERSIÓN FIJA

Análisis económico y financiero 96


6.1.2 Capital de operaciones

El Capital de Operaciones considera aquellos recursos que requiere

el Proyecto para atender las operaciones de producción y

comercialización del servicio y, contempla el monto de dinero que se

precisa para dar inicio al Ciclo Productivo del Proyecto en su fase de

funcionamiento. En otras palabras es el Capital adicional con el que se

debe contar para que comience a funcionar el Proyecto, esto es financiar

la producción antes de percibir ingresos.

6.1.3 Inversión total

Para contar con la inversión Total deSecrEmpresa. Se requiere de

una inversión inicial en activos fijos, gastos de arranque, gastos de

constitución, Capital de trabajo y las inversiones de software que se

detalla a continuación.

DETALLE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE 2012

AGUA 20 20 20 60,00

LUZ 50 50 50 150,00

TELEFONOS F/M 120 120 120 360,00

INTERNET 20 20 20 60,00

UTILES DE OFICINA 25 25 25 75,00

PUBLICIDAD 100 100 100 300,00

TOTALES 1005,00

CUADRO Nº. 20 CAPITAL DE OPERACIONES




6.2 Financiamiento

La inversión inicial será financiada por un aporte de capital propio de

los socios y un préstamo con el Banco de Guayaquil al 18.92% de interés

anual.

6.3 Ingresos

6.3.1 Ingresos por venta

Los ingresos por venta que la empresa tendrá a lo largo de los años

provendrán de las siguientes fuentes:

APORTE DE SOCIOS

PRESTAMO BANCARIO 5000

CAPITAL PROPIO 11000

TOTAL DE APORTACION 16000

Activos Fijos 11.595,00

Gastos de Arranque 1.542,00

Gastos de Constitución 675,00

Capital de trabajo 942,00

Inversión en Software 750,00

Total Inversión Inicial 15.504,00

CUADRO Nº. 21 INVERSIÓN TOTAL

CUADRO Nº. 22 FINANCIAMIENTO




2012 2013 2014 2015 2016

Llamadas 31.020,00 33.501,60 36.181,73 39.076,27 42.202,37

Agenda 24.420,00 26.373,60 28.483,49 30.762,17 33.223,14

Emails 5.940,00 6.415,20 6.928,42 7.482,69 8.081,30

Totales 61.380,00 66.290,40 71.593,63 77.321,12 83.506,81

6.3.2 Costo de venta

El costo de venta son los costos en que se incurre para

comercializar nuestro servicio. Es el valor en que se ha incurrido para

producir o comprar un bien que se vende.

2012 2013 2014 2015 2016

Llamadas

564 609 658 710 767

Agenda

444 480 518 559 604

Emails

108 117 126 136 147

Totales

1.116 1.205 1.302 1.406 1.518

CUADRO Nº. 23 PRESUPUESTO DE INGRESOS POR

VENTA ANUAL

CUADRO Nº. 24 PRESUPUESTO DE INGRESOS POR

VENTA ANUAL (UNIDADES)



6.3.3 Otros ingresos

En vista que la empresa no tiene otros ingresos no se detalla ningún

cuadro que represente dichos valores

6.4 Gastos

6.4.1 Gastos administrativos

Las remuneraciones que percibirán los colaboradores de la empresa

están basadas en los siguientes factores:

Características del cargo

Responsabilidad del cargo

Capacidad financiera anual

Mano de Obra

Personal Sueldo Mensual Costo por día Total

Secretaria 318 11 10

Jefe de Venta 500 17 17

Vendedor 318 11 10

Jefe Técnico 318 11 10

Gastos Generales

Electricidad 29 1,0 0,97

Teléfono 120 4,0 4,00

Internet 20 0,7 0,67

Totales 1623 54,10 52,31

Costo Por Día 52,31

Utilidad(30%) 15,69

Precio de Venta Por dia 68

CUADRO Nº. 25 COSTO DE VENTA



6.4.2 Gastos operativos

Serán todos los gastos derivados para el funcionamiento nuestra

empresa, que se detallan a continuación

Proyección de Sueldos

Servicio Rubro 2012 2013 2014 2015 2016

Gerente General S.B.M 1150.00 1219,00 1279.95 1369.5 1465.41

P.S 3077.40 5089.08 5343.54 5717.58 6117.01

Jefe de Ventas S.B.M 500 530 556,50 595,46 637,14

P.S 1587,60 2212,64 2323,28 2485,91 2659,92

Jefe Técnico S.B.M 318,00 337.08 353.93 378.71 405.22

P.S 850.97 902.03 947.13 1013.43 1084.37

Secretaria S.B.M 318,00 337.08 353.93 378.71 405.22

P.S 850.97 902.03 947.13 1013.43 1084.37

Vendedores S.B.M 318,00 337.08 353.93 378.71 405.22

P.S 850.97 1407.24 1477.60 1581.04 1691.71

Conserje/mensajero S.B.M 318,00 337.08 353.93 378.71 405.22

P.S 850.00 902.03 947.13 1013.43 1084.37

Totales 10741.27 14512.37 15237.98 16304.64 17445.97

CUADRO Nº. 26 GASTOS ADMINISTRATIVOS




6.4.3 Análisis de costos

El análisis de costo es simplemente, el proceso de identificación de

los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto. El análisis de

costo determina la calidad y cantidad de recursos necesarios.

Años Incremento

2012 5%

2013 5%

2014 7%

2015 7%

DETALLE 2012 2013 2014 2015 2016

Electricidad 600 630 661,50 707,81 757,35

Internet 240 252 264,60 283,12 302,94

Útiles de oficina 300 315 330,75 353,90 378,68

Publicidad 500 525 551,25 589,84 631,13

Municipio 57 59,85 62,84 67,24 71,95

Cuerpo de bomberos 50 52,5 55,13 58,98 63,11

Alquiler 3750 4125 4537,5 4991,25 5490,375

Dominio y Hosting 400 440 484 532,4 585,64

Capacitación 1000 1100 1210 1331 1464,1

cámara de comercio 635 666,75 700,09 749,09 801,53

Agua Potable 240 252 264,60 283,12 302,94

Teléfono (Fijo y Moviles) 960 1008 1058,40 1132,49 1211,76

TOTALES 8.732,00 9.426,10 10.180,66 11.080,25 12.061,50

CUADRO Nº. 27 PORCENTAJE DE INCREMENTO ANUAL

CUADRO Nº. 28 GASTO OPERATIVO



6.4.4 Gastos financieros Durante la puesta en marcha de la empresa es necesario incurrir en

ciertos gastos, al mismo tiempo se debe empezar a brindar los servicios

que se pondrán a la venta

6.5 Depreciación

La depreciación es la pérdida de valor contable que sufren los

activos fijos por el uso que se le somete y su función productora de renta.

Proyección Anual

Detalle 2012 2013 2014 2015 2016

Costos Fijos

Electricidad 600,00 630,00 661,50 707,81 757,35

Agua 240,00 252,00 264,60 283,12 302,94

Teléfono 960,00 1.008,00 1.058,40 1.132,49 1.211,76

Internet 240,00 252,00 264,60 283,12 302,94

Sueldos del Personal 35.064,00 37.167,84 39.026,23 41.758,07 44.681,13

Prestaciones Sociales 7.819,27 11.415,05 11.985,80 12.824,80 13.722,54

Alquiler 3.750,00 4.125,00 4.537,50 4.991,25 5.490,38

Interés de Préstamo Bancario 831,61 549,68 209,52 - -

Depreciaciones 2.541,17 2.541,17 2.541,17 1.404,50 1.404,50

Dominio y Hosting 400,00 440,00 484,00 532,40 585,64

Capacitación 1.000,00 1.100,00 1.210,00 1.331,00 1.464,10

Publicidad 500,00 525,00 551,25 589,84 631,13

Útiles de Oficina 300,00 315,00 330,75 353,90 378,68

Afiliación Cámara de Com. 635,00 666,75 700,09 749,09 801,53

Impuestos Municipales (*) 57,00 59,85 62,84 67,24 71,95

Cuerpo de Bomberos(**) 50,00 52,50 55,13 58,98 63,11

Total Costos Fijos 54.988,05 61.099,83 63.943,37 67.067,62 71.869,67

CUADRO Nº. 29 ANÁLISIS DE COSTO



En medida en que avanza el tiempo de servicio, decrece el valor de los

activos.

DETALLE Tiempo

años Periodo

%

Depreciación Inversión Depreciación

Depreciación

Acumulada

EQUIPOS DE

COMPUTACIÓN

3 0 3410

1 33% 1136,67 1136,67

2 33% 1136,67 2273,33

3 33% 1136,67 3410,00

INSTALACIONES

5 0 800

1 20% 160 160

2 20% 160 320

3 20% 160 480

4 20% 160 640

5 20% 160 800

MUEBLES Y

ENSERES

2325

10 1 10% 232,5 232,5

2 10% 232,5 465

3 10% 232,5 697,5

4 10% 232,5 930

5 10% 232,5 1162,5

6 10% 232,5 1395

7 10% 232,5 1627,5

8 10% 232,5 1860

9 10% 232,5 2092,5

10 10% 232,5 2325

EQUIPOS DE

OFICINA

5 0 5060,00

1 20% 1012 1012

2 20% 1012 2024

3 20% 1012 3036

4 20% 1012 4048

5 20% 1012 5060

CUADRO Nº. 30 DEPRECIACIÓN



6.6 Flujo de caja

El Flujo de Caja trata de determinar el estado de liquidez de la

empresa o del proyecto, es decir la cantidad de dinero en efectivo que se

espera tener en un momento dado en el futuro.

Para nuestro caso el presente estado financiero se elaboró

considerando todos los ingresos fruto de los tres servicios que ofrecerá la

empresa, también constan los egresos dentro de los cuales se detallan la

inversión inicial, los costos fijos y variables, pagos del préstamo bancario,

pago de impuestos y las depreciaciones, se incluyó también la utilidad del

ejercicio en los años futuros.

Inicio Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Inversión Inicial

11.595,00

1.542,00

675,00

942,00

750,00

15.504,00

Ingresos

5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00 5.115,00

Egresos

153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45

153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45 153,45

50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00 50,00

20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00

25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00 25,00

41,67 41,67 41,67 41,67 41,67 41,67 41,67 41,67 41,67 41,67 41,67 41,67

57,00 - - - - - - - - - - -

50,00 - - - - - - - - - - -

100,00 - - 178,33 - - 178,33 - - 178,33 - -

20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00 20,00

80,00 80,00 80,00 80,00 80,00 80,00 80,00 80,00 80,00 80,00 80,00 80,00

443,67 236,67 236,67 415,00 236,67 236,67 415,00 236,67 236,67 415,00 236,67 236,67

597,12 390,12 390,12 568,45 390,12 390,12 568,45 390,12 390,12 568,45 390,12 390,12

4.517,88 4.724,88 4.724,88 4.546,55 4.724,88 4.724,88 4.546,55 4.724,88 4.724,88 4.546,55 4.724,88 4.724,88

677,68 708,73 708,73 681,98 708,73 708,73 681,98 708,73 708,73 681,98 708,73 708,73

960,05 1.004,04 1.004,04 966,14 1.004,04 1.004,04 966,14 1.004,04 1.004,04 966,14 1.004,04 1.004,04

2.880,15 3.012,11 3.012,11 2.898,43 3.012,11 3.012,11 2.898,43 3.012,11 3.012,11 2.898,43 3.012,11 3.012,11

16.000,00

496,00 2.880,15 3.012,11 3.012,11 2.898,43 3.012,11 3.012,11 2.898,43 3.012,11 3.012,11 2.898,43 3.012,11 3.012,11

496,00 3.376,15 6.388,26 9.400,38 12.298,80 15.310,92 18.323,03 21.221,46 24.233,57 27.245,68 30.144,11 33.156,23

3.376,15 6.388,26 9.400,38 12.298,80 15.310,92 18.323,03 21.221,46 24.233,57 27.245,68 30.144,11 33.156,23 36.168,34 Saldo Final de Caja

Total Costos Fijos

Total Egresos

Utilidad antes de Imp.

Part. Trab. (15%)

Impto. a la Rta. (21,25%)

Utilidad Distribuible

Aporte de Socios

Cuentas Por Pagar

Préstamo Bancario

Flujo de Caja del Año

Saldo Anterior

camara de comercio

Agua Potable

Telefono (Fi jo y Movi les )

Electricidad

Internet

Utiles de oficina

Publicidad

Municipio

Movilización

Cuerpo de bomberos

Gastos Fijos

Ingresos por Ventas

Gastos Variables

Total Gastos Variables

Total Inversión Inicial

Activos Fijos

Gastos de Arranque

Gastos de Constitución

Capital de trabajo

Inversión en Software

Flujo de Caja

Proyección Mensual

DetalleMeses

CUADRO Nº. 31 FLUJO DE CAJA MENSUAL



Inversión Inicial

Ingresos

Egresos

0,74

Años Meses Dias

2 7 -

Flujo de CajaProyección Anual

DetalleAños

2011 2012 2013 2014 2015 Año 5

Activos Fijos 11.595,00

Gastos de Arranque 1.542,00

Capital de trabajo 942,00

Gastos de Constitución 675,00

Total Inversión Inicial 15.504,00

Inversión en Software 750,00

83.506,81 61.380,00 66.290,40 71.593,63 77.321,12 Ingresos por Ventas

Gastos VariablesMovilizacion 1.841,40 1.988,71 2.319,63 2.319,63 2.505,20

2.505,20 Total de Gastos Variables 1.841,40 1.988,71 2.319,63 2.319,63

Gastos Fijos

Electricidad 600,00 630,00 661,50 707,81 757,35

1.132,49 1.211,76

Agua 240,00 252,00 264,60 283,12

240,00 252,00 264,60 283,12

302,94

Teléfono 960,00 1.008,00 1.058,40

302,94


Internet

4.991,25 5.490,38

Prestaciones Sociales 7.819,27 11.415,05 11.985,80 12.824,80

831,61 549,68 209,52 -

13.722,54

Alquiler 3.750,00 4.125,00 4.537,50

-

Depreciaciones 2.541,17 2.541,17 2.541,17 1.404,50 1.404,50

Interes de Préstamo Bancario

1.331,00 1.464,10

Dominio y Hosting 400,00 440,00 484,00 532,40

500,00 525,00 551,25 589,84

585,64

Capacitaciòn 1.000,00 1.100,00 1.210,00

631,13

Utiles de Oficina 300,00 315,00 330,75 353,90 378,68

Publicidad

67,24 71,95

Afiliación Cámara de Com. 635,00 666,75 700,09 749,09

50,00 52,50 55,13 58,98

801,53

Impuestos Municipales (*) 57,00 59,85 62,84

63,11 Cuerpo de Bomberos(**)

69.387,25 74.374,88

Total Costos Fijos 54.988,05 61.099,83 63.943,37 67.067,62

4.550,55 3.201,86 5.330,63 7.933,87

71.869,67

Total Egresos 56.829,45 63.088,54 66.263,00

9.131,93

Part. Trabajadores (15%) 682,58 480,28 799,59 1.190,08 1.369,79

Utilidad antes de Impuestos

5.057,84 5.821,61

Impuesto a la Renta (21,25%) 966,99 680,40 1.132,76 1.685,95 1.940,54

Utilidad Distribuible 15.504,00 - 2.900,97 2.041,19 3.398,28

Adición de la Depreciación

Aporte de Socios 16.000,00

232,50 232,50

Equipos de Computo y Red 1.136,67 1.136,67 1.136,67

160,00 160,00 160,00 160,00

Muebles y Enseres 232,50 232,50 232,50

160,00

Equipos de Oficina 1.012,00 1.012,00 1.012,00 1.012,00 1.012,00

Instalaciones Eléctricas

Total de Adición de Depreciación 2.541,17 2.541,17 2.541,17 1.404,50

67,50 67,50 67,50 67,50

1.404,50

Amortizaciones

67,50

Activos Intangibles (Software) 250,00 250,00 250,00

Gastos de Constitución

Cuentas Por Pagar

4.504,58 3.414,00 4.497,86 6.529,84

Préstamo Bancario 5.000,00 1.255,06 1.485,85 1.759,09

7.293,61

Saldo Anterior

Flujo Neto de Efectivo 496,00

19.442,28 26.735,89

Saldo Final de Caja 5.000,58 8.414,58 12.912,44 19.442,28

10.503,42 - 2.088,84 - 10.823,60 30.265,88

26.735,89

Flujo Neto de Efectivo 15.504,00 - 5.000,58 8.414,58 12.912,44

57.001,77

Suma de Flujos Futuros Desc. 37.603,74 4.167,15 5.843,46 7.472,48 9.376,10 10.744,55

Flujo Acumulado de Efectivo

Acumulado de Flujos Futuros 11.336,85 - 5.493,39 - 1.979,09 11.355,19 22.099,74

VPN 22.099,74 TIR 58%

Periodo de RecuperaciónProyección en Años

Periodo de Recuperación

Año Flujo Neto Flujo Acumulado Calculo del Periodo de Recuperación

0 15.504,00 - 15.504,00 - Año anterior a l P.R. + Costo no recuperado a inicio de año

1 4.167,15 11.336,85 - Flujo de efectivo durante el año

5493,39

3 7.472,48 1.979,09 7472,48

10.744,55 22.099,74

2 5.843,46 5.493,39 - 2

4 9.376,10 11.355,19

5

CUADRO Nº. 32 FLUJO DE CAJA ANUAL



6.7 Estados financieros

Los estados financieros de la empresa para este año serán el

balance general y estado de resultado

6.7.1 Balance general

El balance general (BG) mide la riqueza de la empresa en un

instante y se rige por el principio de partida doble, lo cual se expresa en

un equilibrio que está dado por la siguiente ecuación: Activos - Pasivos =

Patrimonio

6.7.2 Estado de resultados

El estado de pérdidas y ganancias o de resultados (P y G) busca

determinar la utilidad que produce la empresa.

Para la elaboración de este informe se consideraron los ingresos por

las ventas, con su respectivo costo y los costos fijos

Detalle 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Activos 13.516,00 15.025,30 15.462,80 16.956,65 21.741,77 27.271,56

Pasivos 4.500,00 3.244,94 1.759,09

Patrimonio 9.016,00 11.780,36 13.703,72 16.956,65 21.741,77 27.271,56

Total P+P 13.516.00 15.025.3 15.462.80 16.956,65 21.741.77 27.271.56

CUADRO Nº. 33 BALANCE GENERAL



Proyección Anual

Detalle

2012 2013 2014 2015 2016

Ingresos

Ventas 61.380,00 66.290,40 71.593,63 77.321,12 83.506,81

Costos de Ventas 1.841,40 1.988,71 2.147,81 2.319,63 2.505,20

Utilidad Bruta 59.538,60 64.301,69 69.445,82 75.001,49 81.001,61

Costos Fijos

Electricidad 600,00 630,00 661,50 707,81 757,35

Agua 240,00 252,00 264,60 283,12 302,94

Teléfono 960,00 1.008,00 1.058,40 1.132,49 1.211,76

Internet 240,00 252,00 264,60 283,12 302,94


Prestaciones Sociales 7.819,27 11.415,05 11.985,80 12.824,80 13.722,54

Alquiler 3.750,00 4.125,00 4.537,50 4.991,25 5.490,38

Interés de Préstamo Bancario 831,61 549,68 209,52 - -

Depreciaciones 2.541,17 2.541,17 2.541,17 1.404,50 1.404,50

Dominio y Hosting 400,00 440,00 484,00 532,40 585,64

Capacitación 1.000,00 1.100,00 1.210,00 1.331,00 1.464,10

Publicidad 500,00 525,00 551,25 589,84 631,13

Útiles de Oficina 300,00 315,00 330,75 353,90 378,68

Afiliación Cámara de Com. 635,00 666,75 700,09 749,09 801,53

Impuestos Municipales (*) 57,00 59,85 62,84 67,24 71,95

Cuerpo de Bomberos(**) 50,00 52,50 55,13 58,98 63,11

Total Costos Fijos 54.988,05 61.099,83 63.943,37 67.067,62 71.869,67

Utilidad Antes de Impuestos 4.550,55 3.201,86 5.502,46 7.933,87 9.131,93

Part. Trabajadores (15%) 682,58 480,28 825,37 1.190,08 1.369,79

Impuesto a la Renta (21,25%) 966,99 680,40 1.169,27 1.685,95 1.940,54

Utilidad Neta 2.900,97 2.041,19 3.507,82 5.057,84 5.821,61

CUADRO Nº. 34 ESTADO DE RESULTADO

CAPÍTULO VII

ANÁLISIS DE RIESGO

7.1. Identificar riesgos en la información

Un riesgo se estima por las consecuencias a que puede dar lugar en

caso de desencadenamiento (lesiones y daños materiales), y por la

probabilidad y frecuencia de que ocurra.

En los procesos administrativos el riesgo se puede analizar y evaluar

de forma similar al riesgo que conllevan a estos fenómenos peligrosos. El

peligro para un proceso administrativo esta presentado por eventos que

de presentarse impedirán que se cumplan los objetivos empresariales. En

los procesos administrativos el daño puede ser que no se cumplan las

metas y los objetivos de la institución. La afectación a los intereses

económicos de la institución, la falta de credibilidad, la pérdida de clientes

y ganancias etc.

Cuando un riesgo se sale de nuestro control producen accidentes

que provocan muertes, lesiones, daños a los equipos, materiales y/o

medio ambiente. Todo esto resulta como perdida para la empresa, ya

que ocurrido un accidente la empresa debe:

1. Contratar un nuevo trabajador y prepararlo para esa actividad.

2. Redistribuir los trabajadores en el área.

3. Pérdidas de tiempo.

4. Aumentos de seguro.

5. Comprar o reparar la maquinaria y/o equipos.

6. Pago de indemnizaciones.

Análisis de riesgo 109

7. Pérdida de tiempo de los trabajadores involucrados en el accidente.

Los accidentes producto de un riesgo incontrolado puede ser tan

grande, que pueden terminar en una empresa llevando a todos sus

trabajadores a la cesantía. Para esto la empresa debe tomar

Inicialmente las precauciones mínimas para neutralizar y asegurar

los esfuerzos invertidos tanto económicamente como socialmente.

Así mismo tenemos los controles que mitigan los riesgos. Un control

son políticas, prácticas y las estructuras organizativas diseñadas para

brindar garantía adicional de que se lograrán los objetivos del negocio y

se impedirán o detectarán o corregirán los acontecimientos no deseados.

7.2. Cálculo del riesgo en la inversión

De acuerdo a los riesgos que se establecieron, se procede a evaluar los

diferentes riesgos que tiene la empresa teniendo en cuenta el impacto y la

probabilidad de que la amenaza pueda ocurrir. Para dichas variables se

usarán las siguientes escalas:

PROBABILIDAD 1. BAJA 3. MEDIA 5. ALTO

IMPACTO 2. BAJO 4. MEDIO 6. ALTO

ACTIVIDAD PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO INHERENTE

Personal no capacitado 3 4 12

Desconocer misión y visión 3 4 12

Ineficiente atención a clientes 1 6 6

Desconocer funciones del personal 1 4 4

Incentivo inadecuado 1 2 2

Cobros inadecuados a clientes 1 6 6

CUADRO Nº.35 CÁLCULO DEL RIESGO DE LA INVERSIÓN



ACTIVIDAD PROBABILIDAD IMPACTO RIESGO INHERENTE

Incremento de costos fijos y variables 1 4 4 Asesorías técnicas no cumplen no son las

estimadas durante el año 3 4 12

Las ventas de servicios no son las estimadas

durante el año 3 4 12

Poca cantidad de clientela 3 6 18

Manejo excesivo de recursos de la empresa

aumentando sus costos 1 6 6

Problema con los contratos del personal de la

empresa 1 6 6

Cambio en las regulaciones de las compañías,

impuestos, etc. 1 2 2

Despido de empleados por actos fraudulentos

cometidos en la empresa 1 6 6

Ataque de virus en computadoras 5 4 20

Pérdida Información de la empresa 1 6 6

Uso de software obsoleto 1 4 4

Uso de hardware obsoleto 1 4 4

Proveedores no calificados 3 4 12

Facilidad de acceso a la información por falta

de seguridad en equipos de computo 3 4 12

Uso de software sin licencia 3 6 18

Incendio 1 6 6

Robos 1 6 6

Según como se puede destacar en el presente cuadro de riesgos,

SecrEmpresa debe darle mayor prioridad a los riesgos inherentes de

mayor calificación, el cual indica el orden de prioridad en que cada uno de

los eventos que puedan ocurrir en la empresa, los cuales deben ser

tratados con los respectivos controles del caso.

RIESGOS FINANCIEROS

Con el propósito de analizar el riesgo en la inversión se hace usa de




los ratios financieros, en cuanto a Ventas, Utilidades e inversión.

A continuación de describe los ratios utilizados. Porcentajes

promedios en los 5 años.

CUENTA PROMEDIO 5 AÑOS

RENDIMIENTO SOBRE INVERSION 37%

RENDIMIENTO SOBRE PATRIMONIO 18%

UTILIDAD ACTIVO 29%

UTILIDAD VENTAS 20%

MARGEN UTILIDAD BRUTA 93%

MARGEN NETO UTILIDAD 4%

DUPONT 13.56%

Formulas aplicadas

= %

UTILIDAD NETATOTAL ACTIVO

RENDIMIENTO SOBRE LA INVERSIÓN

CUENTA 2012 2013 2014 2015 2016

RENDIMIENTO SOBRE INVERSION 18% 124% 20% 2% 20%

RENDIMIENTO SOBRE PATRIMONIO 23% 14% 22% 3% 29%

UTILIDAD ACTIVO 29% 20% 31% 35% 32%

UTILIDAD VENTAS 70% 5% 7% 10% 10%

MARGEN UTILIDAD BRUTA 77% 97% 97% 97% 97%

MARGEN NETO UTILIDAD 5% 3% 5% 1% 7%

DUPONT 29% 20% 31% 35% 32%

CUADRO Nº. 36 RATIOS FINANCIERO

CUADRO Nº. 37 RATIOS FINANCIERO PROMEDIO 5 AÑOS


RENDIMIENTO SOBRE INVERSIÓN.- Establece la efectividad total

de la administración y producir utilidades sobre los activos totales

disponibles.

RENDIMIENTO SOBRE PATRIMONIO.- Mide la rentabilidad de los

fondos aportados por el inversionista.

UTILIDAD ACTIVO.- La eficiencia en el uso de los activos de una

empresa.

UTILIDAD VENTAS.- La utilidad obtenida por la empresa.

MARGEN UTILIDAD BRUTA.- Indica la cantidad que se obtiene de

utilidad, después que la empresa ha cubierto el costo de los productos y

servicios que vende.

MARGEN NETO UTILIDAD.- Rentabilidad más específico que el

anterior. Relaciona la utilidad líquida con el nivel de las ventas netas. Mide

el porcentaje de cada UM de ventas que queda después de que todos los

= %TOTAL PATRIMONIO

RENDIMIENTO SOBRE EL PATRIMONIOUTILIDAD NETA

UTILIDAD DE ACTIVOUTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS

= %ACTIVO

UTILIDAD DE VENTASUTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS

= %VENTAS

MARGEN UTILIDAD BRUTAVENTAS - COSTOS VENTAS

= %VENTAS

MARGEN NETO UTILIDADVENTAS NETAS

= %VENTAS BRUTAS

DUPONTUTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS

= %ACTIVO TOTAL


gastos, incluyendo los impuestos, han sido deducidos. Cuanto más

grande sea el margen neto de la empresa tanto mejor.

DUPONT.- Este ratio relaciona los índices de gestión y los márgenes

de utilidad, mostrando la relación en la rentabilidad del activo.

7.3. Plan de administración de riesgos

El Plan de Administración de Riesgos describe cómo se estructurará

y se realizara la Gestión de riesgos en el Proyecto. El Plan de

Administración de Riesgos es uno de los planes subsidiarios que integran

el Plan del Proyecto. El plan de Administración de Riesgos incluye como

mínimo lo siguiente:(Financiero, 2013)

Metodología.

Roles y Responsabilidades.

Preparación del Presupuesto.

Periodicidad.

Categorías de Riesgo.

Matriz de la Probabilidad y el Impacto.

Tolerancias Revisadas de los interesados.

Formatos de Informe.

Seguimiento.

Metodología

Define los métodos se van a utilizar y que fuentes de información de

datos se emplearan para la gestión. Como metodología se sugiere seguir

los procesos del Estándar del PMBOK Edition 2004:

Durante la etapa de planificación:


Identificación de riesgos.

Análisis cualitativo.

Análisis cuantitativo (si se requiere)

Planificación de la respuesta al riesgo.

Y durante la etapa de seguimiento y control:

Seguimiento y control de riesgos.

Roles y responsabilidades

Define el líder, el apoyo y los miembros del equipo de gestión de

riesgos para cada tipo de actividad del plan de gestión de riesgos, asigna

personas a estos roles y explica sus responsabilidades.

Originador del riesgo

El originador del riesgo inicialmente identifica el riesgo y formalmente

lo presenta al Gerente del Proyecto. El originador del riesgo es

formalmente responsable por:

La Temprana identificación del riesgo dentro del proyecto.

La documentación formal del riesgo, completando el Formato para

Riesgos.

La publicación del Formato de Riesgo para la revisión del Gerente del

Proyecto.

Gerente del proyecto

El Gerente del Proyecto recibe, registra, y monitorea el progreso de

todos los riesgos del proyecto. El Gerente del Proyecto es formalmente

responsable de:

Recibir los Formatos de Riesgos e identificación de riesgos apropiados


para el proyecto.

Grabar todos los riesgos en el Registro de Riesgos. Presentar todos los riesgos al grupo de Revisión del Proyecto. Reportar y comunicar todas las decisiones tomadas por el Grupo de

Revisión del Proyecto. Monitorear el progreso y las acciones de mitigación asignadas.

Grupo de revisión del proyecto

El Grupo de Revisión del Proyecto confirma el riesgo, es decir su probabilidad e impacto, y asigna las acciones según la estrategia seleccionada para cada riesgo. El Grupo es formalmente responsable por:

Un Regular repaso de los riesgos registrados en el Registro de

Riesgos.

La identificación de solicitudes de cambio necesarias para mitigar los riesgos identificados.

Asignación de acciones para mitigar el riesgo. El cierre de riesgos que no presentan acciones pendientes y no

presentan probablemente más impacto al proyecto.

Equipo del proyecto

El Equipo del proyecto está comprometido con las acciones de mitigar el riesgo, delegados por el Grupo de Revisión del Proyecto.

Preparación del presupuesto

Asigna recursos y estima los costes necesarios para la gestión de riesgos a fin de incluirlos en la línea base de coste del proyecto.

Periodicidad Define cuándo y con qué frecuencia se realizará el proceso de


gestión de riesgos durante el ciclo de vida del proyecto, y establece las

actividades de gestión de riesgos que se incluirán en el cronograma del

proyecto.

Categorías de riesgo

Para poder identificar los riesgos en una forma estructurada se

puede crear una Estructura detallada de riesgos (RBS). Se pueden

categorizar en:

Riesgos Técnicos.

Riesgos Externos.

Riesgos de la Organización.

Riesgos de la Dirección de Proyectos.

Matriz de probabilidad eimpacto

Los riesgos se priorizan según sus posibles implicaciones para

lograr los objetivos del proyecto.

Tolerancias revisadas de los interesados

Las tolerancias de los interesados pueden revisarse en el proceso

Planificación de la Gestión de Riesgos, ya que se aplican al proyecto

específico.

Formatos de informe

Describe el contenido y el formato del registro de riesgos, proforma

de riesgos, así como de cualquier otro informe de riesgos que se requiera.

Define cómo se documentarán, analizarán y comunicarán los resultados

de los procesos de gestión de riesgos.


Seguimiento

Documenta cómo todas las facetas de las actividades de riesgo

serán registradas para beneficio del proyecto actual, para futuras

necesidades y para las lecciones aprendidas. Documenta si serán

auditados los procesos de gestión de riesgos y cómo se realizaría dicha

auditoría.

Formatos y plantillas

Insertar una copia de cada una de las plantillas requeridas tales

como Formato de Riesgo para identificar, revisar y mitigar los riesgos del

proyecto.

CAPÍTULO VIII

PUNTO DE EQUILIBRIO 8.1. Punto de equilibrio

El punto de equilibrio, en términos contables es aquel punto de

actividad (volumen de ventas) donde los ingresos totales son iguales a los

costos totales, es decir, el punto de actividad donde no existe utilidad ni

pérdida.

Hallar el punto de equilibrio es hallar el número de unidades a

vender, de modo que se cumpla con lo anterior (que las ventas sean

iguales a los costos).

Los objetivos principales del punto de equilibrio son:

Analizar una primera simulación que nos permita saber a partir de qué

cantidad de ventas se empezarán a obtener utilidades.

Conocer la viabilidad de un proyecto, al saber si nuestra demanda

supera nuestro punto de equilibrio.

Determinar a partir de qué nivel de ventas, pude ser recomendable

cambiar un Costo Variable por un Costo Fijo o viceversa.

Identificar el número de unidades o ventas se debe realizar, para

lograr cierta utilidad.

Análisis del Punto de Equilibrio de la Recepción de llamadas

Punto de equilibrio120


Punto de equilibrio en dólares

Es el valor de las ventas necesarias para que la empresa opere sin

perdidas ni ganancias, si las ventas del negocio están por debajo de esta

cantidad la empresa pierde y por arriba de la cifra mencionada son

utilidades para la empresa.

Punto de equilibrio en porcentaje

En el caso del primer año el valor nos indica que de las ventas

totales, el 95,81% es empleado para el pago de los costos fijos y variables

y el 4,19% restante, es la utilidad neta que obtiene la empresa.

Punto de equilibrio en unidades

Este valor nos indica las unidades necesarias a vender para obtener

el punto de equilibrio.

Punto de Equilibrio Llamadas

Medida 2012 2013 2014 2015 2016

P. E. en Dólares 29720,17 32726,14 34372,88 35990,10 38577,41

P.E. en Porcentaje 95,81% 97,69% 95,00% 92,10% 91,41%

P.E. en Unidades 540 595 625 654 701

CUADRO Nº.38 PUNTO DE EQUILIBRIO














el punto de equilibrio.


Medida 2012 2013 2014 2015 2016

P. E. en Dólares 23396,73 25763,13 27059,50 28332,63 30369,45

P.E. en Porcentaje 95,81% 97,69% 95,00% 92,10% 91,41%

P.E. en Unidades 425 468 492 515 552

CUADRO Nº. 39 PUNTO DE EQUILIBRIO AGENDA














el punto de equilibrio

8.2. Evaluación del proyecto

Para este proyecto se utilizaron como variable de sensibilización el

volumen de ventas y los costos variables.


Medida 2012 2013 2014 2015 2016

P. E. en Dólares 5691,10 6266,71 6582,04 6891,72 7387,16

P.E. en Porcentaje 95,81% 97,69% 95,00% 92,10% 91,41%

P.E. en Unidades 103 114 120 125 134

CUADRO Nº. 40 PUNTO DE EQUILIBRIO DE EMAIL




Si el VPN o el VAN es positivo, significa que el proyecto debería ser

aceptado

Escenario normal.

En este escenario se proyectaron los siguientes valores que a

continuación se detallan en la tabla correspondiente.

Variable %

Tasa de Incremento por ventas

anuales 8%

Tasa de Incremento de Costos

Fijos 10%

Costos Variables 2%

Con estos valores el negocio toma los siguientes resultados:

Variable % Valores

Tasa de Rentabilidad 20% .

VAN - 22.099,74

TIR 57% -

Tiempo de recuperación - 2 años, 7 meses

CUADRO Nº. 41 EVALUACIÓN DEL PROYECTO %

CUADRO Nº. 42 EVALUACIÓN DEL PROYECTO




Escenario optimista

En este escenario se determinó el incremento y/o disminución de

las variables según el detalle mostrado a continuación.


Escenario pesimista

En este escenario se determinó la disminución de las variables

según el detalle mostrado a continuación.

Variable % Valores

Tasa de Rentabilidad 20% -

VAN

74.665,89

TIR 120% -

Tiempo de recuperación

4 mes

Variable %

Incremento del Volumen de Ventas 7%

Incremento de los Costos Variables 7%

CUADRO Nº. 43 ESCENARIO OPTIMISTA %

CUADRO Nº. 44 ESCENARIO OPTIMISTA





Variable % Valores

Tasa de Rentabilidad 20%

VAN

- 8.298,97

TIR -2%

Tiempo de recuperación

5 años, 4 mes

VAN = (30% * VAN pesimista) + (20% * VAN optimista) + (50% VAN

NORMAL).

TIR = (30% * TIR pesimista) + (20% * TIR optimista) + (50%

TIRNORMAL).

Variable %

Disminución del Volumen de Ventas 7%

Disminución de los Costos Variables 7%

CUADRO Nº. 45 ESCENARIO PESIMISTA %

CUADRO Nº. 46 ESCENARIO PESIMISTA



Escenarios Tasa Van $ TIR Probabilidad

Normal 20% 22.099,74 58% 50%

Optimista 20% 74.665,89 120% 20%

Pesimista 20% - 8.298,97 -2% 30%

Negocio 20% 23.7426 52.9% 100%

De acuerdo al criterio de evaluación derivado de la aplicación de

esta técnica el proyecto de Secretaria Virtual es viable pues el VAN y el

TIR del negocio es positivo. Es decir el proyecto genera un rendimiento

mayor que el costo de la inversión realizada y por lo tanto desde el punto

de vista del análisis conviene ejecutar el proyecto.

CUADRO Nº. 47 ANÁLISIS INTEGRAL DEL PROYECTO

CAPÍTULO IX

CONCLUSIONES

9.1. Conclusiones

Para concluir este trabajo de tesis, este capítulo se dedicara a

mostrar las conclusiones y recomendaciones obtenidas a lo largo del

trabajo en este proyecto. Lo anterior será con el fin de que se le pueda

dar continuidad al proyecto, así como mostrar los beneficios obtenidos.

Por fin le brindamos una respuesta a sus necesidades como

empresario o profesional, ofreciéndole un servicio integral y

personalizado de atención telefónica, atención al cliente, secretariado

y administrativo a un mínimo costo de lo que le supondría contratar

ese mismo personal administrativo físicamente en su empresa

El plan de negocio no se hubiera desarrollado de manera satisfactoria

sin el apoyo del marco teórico, que fue como una guía crearlo de

acuerdo a las necesidades de la empresa y factores que se debe

tomar en cuenta. mediante este plan se ha logrado determinar el

mercado al que estará enfocado, que será la clase media – media alta

y se realizó en la Ciudad de Guayaquil.

Se logró Investigar las necesidades de clientes en este caso nos

basamos específicamente al campo legal de los abogados, de

disponer de secretarias para manejo de agendas, control de email y

llamadas, desde cualquier parte de la Ciudad.

Obteniendo clientes satisfechos por el servicio que ha recibido y así

poder recomendarlos con otros futuros cliente.

Conclusiones 128

9.2. Recomendaciones

Dentro de un proyecto como lo fue este se desea que haya una

mejora continua del mismo; por lo tanto se recomienda que cada uno de

los servicios que ofrece sean eficaces y de mucha ayuda para el cliente.

Además que se vayan implementando otros servicios administrativos

para así cubrir otras necesidades que los clientes tienen, y poco a poco

irse expandiendo por otras ciudades.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Acceso legal: Acceso por parte de terceras personas o entidades,

incluyendo gobiernos, al texto en claro, o claves criptográficas, o datos

cifrados, de acuerdo a la ley.

Autenticación: Proceso por el cual se garantiza que el usuario que

accede a un sistema de ordenador es quién dice ser. Por lo general, los

sistemas de autenticación están basados en el cifrado mediante una clave

o contraseña privada y secreta que sólo conoce el auténtico emisor.

Autoridad certificadora: Entidad que da testimonio de la

pertenencia o atribución de una determinada firma digital a un usuario o a

otro certificador de nivel jerárquico inferior.

Browser: Navegador, visualizador; programa o aplicación para

navegar a través del Web (WWW), tal como Netscape o Internet Explorer,

accediendo a documentos, imágenes, ficheros.

Gbps: Unidad especialmente utilizada para medir la velocidad de

conexión a internet. Un giga (1 Gbps) equivalente a un millón de bits por

segundo, lo que son 125.000 Bytes/seg. O 122 Kb/seg.

Mb: Con esta palabra puede hacerse referencia tanto a la velocidad

de una conexión como a la cantidad de información en byte

Glosario de términos130

Una conexión a internet con bajada de 2 megas transfiere 2 millones de

bits por segundo, por lo tanto, 2 millones dividido 8, resulta en 200.000

bytes por segundo, o sea 200 kb/seg.

En términos más estrictos un mega de conexión suele hacer referencia a

1024 kilobits por segundo.

Modem: (Modular – Remodular) periférico de entrada/salida, que

puede ser interno o externo a una computadora, y sirve para conectar

una línea telefónica con la computadora. Se utiliza para acceder a Internet

u otras redes, realizar llamadas, etc.

Michael Porter: La cadena de valor fue descrita y popularizada por

Michael Porter en su best-seller de 1986. Competitive advantage:

Creating and sustaining Superior performance. New Cork, NY The free

Press. La cadena de valor categoriza las actividades que producen valor

añadido en una organización.

Red: Una red de ordenadores es un conjunto de PC S y otros dispositivos, como impresoras, discos, que se conectan entre si con cables, para que puedan comunicarse entre ellos, con el fin de compartir información y recursos, haciendo que todas las personas o departamentos de una empresa, estén trabajando unidos, sin duplicar la información, transmitiéndola de forma rápida y eficaz, ala vez, que comparten recursos caros, que de no tener la red, muchas empresas prescindirían. Las redes varían en tamaño: unas pueden estar comprendidas en una oficina (LAN) llamadas redes locales y otras extenderse a lo largo de mundo (WAN) o redes Extensas.

Secretaria Virtual: Una secretaria virtual es cualquier persona que va a trabajar para un interesado, pero desde un lugar apartado. Y que realiza las tareas que cualquier secretaria lo haría

Glosario de términos131

Tir:Sigla de tasa interna de rentabilidad, también denominado rendimiento interno de un activo. Se utiliza generalmente para definir la rentabilidad de un activo de renta fija en función de comparar su cupón con su precio de mercado.

Vpn: Una red privada Virtual (VPN) conecta los componentes de una

red sobre otra red. VPN logra este objetivo mediante la conexión de los usuarios de distintas redes a través de un túnel que se construye sobre internet o sobre cualquier red pública. VPN habilidad a los usuarios para trabajar en sus hogares o en sus compañías conectados de una forma segura con el servidor corporativo usando la infraestructura provista por la red pública (como internet).

Van: VAN (Valor actual neto). Diferencia entre el valor actual de los flujos de fondos que suministrara una inversión, y el desembolso inicial necesario para llevarla a cabo. Se recomienda efectuar la inversión si el VAN es positivo.

ANEXOS

Anexos 133



ANEXO Nº 1 ENCUESTA

Opciones Encuestados Tendencia Femenino 37 52,11% Masculino 34 47,89%

Total 71 100,00%

1. Genero

Opciones Encuestados Tendencia Entre 10-18 10 14,08% Entre18-30 25 35,21% Mayor a 30 27 38,03% Otro 9 12,68%

Total 71 100%

2.Edad

Anexos 134

Fuente: Investigación Directa Elaborado por: CinthyaTutiven


3. Educación

Opciones Encuestados Tendencia Secundaria 11 15,5% Superior 34 47,9% Tecnólogo 26 36,6%

Total 71 100,0%

4. ¿Cómo describiría el servicio que le brinda a sus clientes?

Opciones Encuestados Tendencia Bueno 22 31,0% Excelente 21 29,6% Muy Bueno 23 32,4% Regular 4 5,6% (en blanco) 1 1,4%

Total 71 100,0%



5. ¿Cuánto tiempo usted tarda en atender a sus clientes?

6 ¿Usted se considera un buen profesional?

Opciones Encuestados Tendencia No 4 5,6% Si 67 94,4%

Total 71 100,0%

Opciones Encuestados Tendencia Entre 1 semana y 2 meses 13 18,3%

Entre 2 meses y 1 año 13 18,3% Menos 1 semana 24 33,8% O dependiendo del Caso 21 29,6%

Total 71 100,0%

Anexos 136



7. ¿Usted retorna inmediatamente llamadas telefónicas o mensajes de e-

mail de sus clientes?

Opciones Encuestados Tendencia

No 19 26,8%

Si 52 73,2%

Total 71 100,0%

8. ¿Está disponible siempre a las necesidades del cliente?

Opciones Encuestados Tendencia A veces 27 38,0%

No 11 15,5% Si 33 46,5%

Total 71 100,0%

Anexos 137



9. ¿Actualmente Ud. Se dedica a ofrecer sus servicios como profesional?


(en blanco) 2 2,8% Total 71 100,0%

10.¿Tiene alguna secretaria que lleve control de cada una de sus

llamada?


No 45 63,4%

Si 26 36,6%

Total 71 100,0%

Anexos 138



11.¿Tiene alguna secretaria que lleve control de cada una de sus

llamadas?


Bastante 27 38,0%

Mucho 33 46,5%

Poco 11 15,5%

Total 71 100,0%

12. Indique uno o varios de estos servicios de comunicación que haya

usado en el último año


Celular 1 1,4%

Celular, Teléfono Convencional 1 1,4%

Internet, Celular 7 9,9%

Internet, Teléfono Convencional 1 1,4%

Todas 61 85,9%

Total 71 100,0%

Anexos 139



13. Usted está de acuerdo que las empresas ahorre en

contratación de Personal Administrativo

14. ¿Qué opina sobre la idea de poder tener una secretaria Virtual de

cumpla con cada una de sus expectativas?


(en blanco) 1 1,4% Total 71 100,0%


Buena 17 23,9%

Excelente 15 21,1%

Muy buena 37 52,1%

(en blanco) 2 2,8%

Total 71 100,0%

Anexos 140



15. ¿Ha escuchado alguna vez sobre el servicio de

Secretarias Virtual?

16. ¿Le gustaría tener la oportunidad de usar el servicio de una

secretaria que esté pendiente de cada una de sus citas de trabajo y que

no se pierda un cliente por no contestar una llamada


(en blanco) 1 1,4% Total 71 100,0%


No 3 4,2%

Si 67 94,4%

(en blanco) 1 1,4%

Total 71 100,0%

Anexos 141


17. ¿Cuánto estaría dispuesto a pagar anualmente por el servicio de una

Secretara Virtual?


Entre $ 200 y $ 250 25 35,2%

Entre $100 y $150 23 32,4%

Menos de $ 50 21 29,6%

Menos de $ 50 , Entre

$100 y $150 1 1,4%

(en blanco) 1 1,4%

Total 71 100,0%

Anexos 142


ANEXO 2 INVERSIÓN DE ACTIVOS FIJOS

DESCRIPCION CANT Valor Unitario Total Inversión EQUIPOS DE COMPUTACION Computadoras personales 4 550,00 2.200,00 Computadoras portátil 1 800,00 800,00 Impresora Inyección Tinta Multifunción 2 90,00 180,00 UPS 1 150,00 150,00 Switch Principal 1 80,00 80,00 Total de Equipo de Computación 3.410,00 INSTALACIONES : INSTALACIONES ELECTRICAS VOZ/DAT 1 800,00 800,00 Total de Instalaciones 800,00 Muebles y Enseres: Escritorios 3 150,00 450,00 Escritorio gerencia 1 250,00 350,00 Counter Principal 1 350,00 350,00 Sillas Tipo Secretaria 4 60,00 240,00 Silla Gerencia 1 120,00 120,00 Sillas Normales 5 45,00 225,00 Archivador Vertical 3 100,00 300,00 Archivador Aéreo 2 90,00 180,00 Mesa de Trabajo 1 110,00 110,00 Total de Muebles y Enseres 2.325,00 Equipos de oficina Acondicionador de Aire 3 500,00 1.500,00 Telefax 1 90,00 90,00 Teléfono 3 40,00 120,00 Central telefónica 1 400,00 400,00 Dispensador de agua 1 130,00 130,00 Fotocopiadora ( impresora scanner) 1 2.700,00 2.700,00 Sumadora 2 60,00 120,00 Total Equipo de Oficina 5.060,00 Total Inversión Activo Fijo 11.595,00 Activo intangible Software

Licencias de NOD23 Versión 4 1 95,99 95,99

Office SB 2007 W32 Spanish 1pk DSP OEI 1

275,00 275,00

ERP Open Source 1 0 0

Licencias de OpenOffice 3 0 0

Utilitario de Sonido y Conver 1 200,00 200,00

750,00

Anexos 143


ANEXO 3 GASTOS OPERATIVOS

ANUAL

DETALLE Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

Electricidad 600 630 661,50 707,81 757,35

Internet 240 252 264,60 283,12 302,94

Útiles de oficina 300 315 330,75 353,90 378,68

Publicidad 500 525 551,25 589,84 631,13

Municipio 57 59,85 62,84 67,24 71,95

Cuerpo de bomberos 50 52,5 55,13 58,98 63,11

Alquiler 3750 4125 4537,5 4991,25 5490,375

Dominio yHosting 400 440 484 532,4 585,64

Capacitación 1000 1100 1210 1331 1464,1

cámara de comercio 635 666,75 700,09 749,09 801,53

Agua Potable 240 252 264,60 283,12 302,94

Teléfono (Fijo y

Móviles) 960 1008 1058,40 1132,49 1211,76

TOTALES 8.732,00 9.426,10 10.180,66 11.080,25 12.061,50

Anexos 144


ANEXO 4 BALANCE GENERAL

Activos

Activo Corriente

Activos Fijos

Activos Diferidos

Pasivos

Pasivos Corrientes

Patrimonio

28.345,43 Total Pasivo y Patrimonio 13.516,00 15.161,92 15.717,25 17.465,98 22.523,82

Utilidad Retenida 6.984,00 - 4.083,03 - 2.041,84 -

28.345,43

Pago de Dividendos

Total Patrimonio

5.821,61 1.465,98 6.523,82

9.016,00 11.916,97 13.958,16 17.465,98 22.523,82

Capital 16.000,00 16.000,00 16.000,00

5.057,84 Utilidades 6.984,00 - 2.900,97 2.041,19 3.507,82

Pasivo a Largo Plazo 4.500,00

16.000,00 16.000,00 16.000,00

Total Pasivos 4.500,00 3.244,94 1.759,09 -

Impuestos por Pagar

3.244,94 1.759,09 -

Participación a Trabajadores

Total Activos 13.516,00 15.161,92 15.717,25 17.465,98

405,00 337,50

Activos Intangibles (Software) 750,00

22.523,82 28.345,43

Total Activos Diferidos 1.425,00 1.107,50 790,00 472,50

Amortización de Activos Intangibles 250,00 500,00 750,00

Amortización de Gastos de Const. 67,50 135,00 202,50

675,00

750,00 750,00 750,00

675,00

Total Activos Fijos 11.595,00

270,00 337,50

Gastos de Constitución 675,00 675,00 675,00 675,00

Depreciación de Equipos de Oficina 1.012,00 2.024,00 3.036,00

1.162,50

5.060,00

9.053,83 6.512,67 3.971,50 2.567,00

5.060,00

800,00

Instalaciones 800,00

4.048,00 5.060,00

Equipos de Oficina 5.060,00 5.060,00 5.060,00 5.060,00

Depreciación Acumulada de Instalacio 160,00 320,00 480,00 640,00

Depreciación Acumulada de Muebles 232,50 465,00 697,50

800,00

2.325,00

800,00 800,00 800,00 800,00

2.325,00

Equipos de Computo y Red 3.410,00

930,00 1.162,50

Muebles y Enseres 2.325,00 2.325,00 2.325,00 2.325,00

Depreciación Acumulada de Equipos 1.136,67 2.273,33 3.410,00

3.410,00 3.410,00 3.410,00

26.845,43 19.551,82 Total Activo Corriente 496,00

26.845,43 Caja/Bancos 496,00 5.000,58 8.414,58 13.021,98 19.551,82

Balance GeneralProyección Anual

DetalleAños

Balance Inicial 2012 2013 2014 2015 2016

5.000,58 8.414,58 13.021,98

Anexos 145




ANEXO 5 INGRESO POR VENTAS

Presupuesto de Ingresos por Venta Anual (Unidades)

Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5

Llamadas 564 609 658 710 767

Agenda 444 480 518 559 604

Emails 108 117 126 136 147

Totales 1.116 1.205 1.302 1.406 1.518

Presupuesto de Ingresos por Venta Anual


Llamadas 31.020,00 33.501,60 36.181,73 39.076,27 42.202,37

Agenda 24.420,00 26.373,60 28.483,49 30.762,17 33.223,14

Emails 5.940,00 6.415,20 6.928,42 7.482,69 8.081,30

Totales 61.380,00 66.290,40 71.593,63 77.321,12 83.506,81

Anexos 146

C

AR

GO

CO

NC

EPTO

CA

NTI

DA

DV

ALO

R

CA

NTI

DA

D V

ALO

RC

AN

TID

AD

VA

LOR

C

AN

TID

AD

VA

LOR

C

AN

TID

AD

VA

LOR

G

EREN

TE G

ENER

AL

SALA

RIO

BA

SIC

O M

ENSU

AL

111

50,0

01

1219

,00

112

79,9

51

1369

,55

114

65,4

1SA

LAR

IO B

ASI

CO

AN

UA

L13

800,

0014

628,

0015

359,

4016

434,

5617

584,

98P

RES

TAC

ION

ES S

OC

IALE

S A

NU

ALE

S 30

77,4

050

89,0

853

43,5

457

17,5

861

17,8

1

JE

FE D

E V

ENTA

SSA

LAR

IO B

ASI

CO

150

01

530

155

6,50

159

5,46

163

7,14

SALA

RIO

BA

SIC

O A

NU

AL

6000

6360

6678

7145

,46

7645

,642

2P

RES

TAC

ION

ES S

OC

IALE

S A

NU

ALE

S 13

38,0

022

12,6

423

23,2

824

85,9

126

59,9

2

JEFE

TEC

NIC

O

SALA

RIO

BA

SIC

O M

ENSU

AL

231

8,0

233

7,08

235

3,93

237

8,71

240

5,22

SALA

RIO

BA

SIC

O A

NU

AL

3816

,040

44,9

642

47,2

145

44,5

148

62,6

3P

RES

TAC

ION

ES S

OC

IALE

S A

NU

ALE

S 85

0,97

902,

0394

7,13

1013

,43

1084

,37

SE

CR

ETA

RIA

SALA

RIO

BA

SIC

O M

ENSU

AL

131

8,00

133

7,08

135

3,93

137

8,71

140

5,22

SALA

RIO

BA

SIC

O A

NU

AL

3816

,00

4044

,96

4247

,21

4544

,51

4862

,63

PR

ESTA

CIO

NES

SO

CIA

LES

AN

UA

LES

850,

9790

2,03

947,

1310

13,4

310

84,3

7

VEN

DED

OR

ESSA

LAR

IO B

ASI

CO

MEN

SUA

L1

318,

001

337,

081

353,

931

378,

711

405,

22SA

LAR

IO B

ASI

CO

AN

UA

L38

16,0

040

44,9

642

47,2

145

44,5

148

62,6

3P

RES

TAC

ION

ES S

OC

IALE

S A

NU

ALE

S 85

0,97

1407

,24

1477

,60

1581

,04

1691

,71

CO

NSE

RJE

, MEN

SAJE

RO

SALA

RIO

BA

SIC

O M

ENSU

AL

131

8,00

133

7,08

135

3,93

137

8,71

140

5,22

SALA

RIO

BA

SIC

O A

NU

AL

3816

,00

4044

,96

4247

,21

4544

,51

4862

,63

PR

ESTA

CIO

NES

SO

CIA

LES

AN

UA

LES

850,

9790

2,03

947,

1310

13,4

310

84,3

7

Tota

les

SALA

RIO

BA

SIC

O M

ENSU

AL

2922

,00

3097

,32

3252

,19

3479

,84

3723

,43

SALA

RIO

BA

SIC

O A

NU

AL

3506

4,00

3716

7,84

3902

6,23

4175

8,07

4468

1,13

PR

ESTA

CIO

NES

SO

CIA

LES

AN

UA

LES

7819

,27

1141

5,05

1198

5,80

1282

4,80

1372

2,54

PR

OY

ECC

IÓN

AN

UA

L

GA

STO

S D

E SU

ELD

OS

2012

2013

2014

2015

Añ

o 5

AN

EXO

S 6

GA

STO

S A

DM

INIS

TRA

TIVO

S

Fue

nte:

Inve

stig

ació

n D

irect

a E

labo

rado

por

: Cin

thya

Tut

iven

Anexos 147


ANEXO 7 DEPRECIACIÓN

DETALLE Tiempo Años Periodo %

Depreciación Inversión Depreciación Depreciación Acumulada

EQUIPOS DE COMPUTACIÓN

3 0 3410

1 33% 1136,67 1136,67

2 33% 1136,67 2273,33

3 33% 1136,67 3410,00

INSTALACIONES

5 0 800

1 20% 160 160

2 20% 160 320

3 20% 160 480

4 20% 160 640

5 20% 160 800

MUEBLES Y ENSERES

2325

10 1 10% 232,5 232,5

2 10% 232,5 465

3 10% 232,5 697,5

4 10% 232,5 930

5 10% 232,5 1162,5

6 10% 232,5 1395

7 10% 232,5 1627,5

8 10% 232,5 1860

9 10% 232,5 2092,5

10 10% 232,5 2325

EQUIPOS DE OFICNA

5 0 5060,00

1 20% 1012 1012

2 20% 1012 2024

3 20% 1012 3036

4 20% 1012 4048

5 20% 1012 5060

Anexos 148

ANEXO 8 PUNTO DE EQUILIBRIO LLAMADA


PE$ 56909,64 63180,06 66121,07 69355,95 74321,51


PE% 92,72% 95,31% 92,36% 89,70% 89,00%


PE.U 1035 1149 1202 1261 1351

92,72% 95,31% 92,36% 89,70% 89,00%

1035 1149 1202 1261 1351

PUNTO DE EQUILIBRIO EN PORCENTAJE

PUNTO DE EQUILIBRIO EN UNIDADES

Anexos 149


Anexos 150


ANEXO 9 PUNTO DE EQUILIBRIO AGENDAS



2012 2013 2014 2015 2016

PE$ 22553,57 25060,34 26226,63 27508,06 29477,64

2012 2013 2014 2015 2016

PE% 92,36% 95,02% 92,08% 89,42% 88,73%

2012 2013 2014 2015 2016

PE.U 410 456 477 500 536

92,36% 95,02% 92,08% 89,42% 88,73%

410 456 477 500 536

Anexos 151


Anexos 152



ANEXO 10 PUNTO DE EQUILIBRIO EMAIL



2012 2013 2014 2015 2016

PE$ 5486,00 6095,76 6379,45 6691,15 7170,24

2012 2013 2014 2015 2016

PE% 92,36% 95,02% 92,08% 89,42% 88,73%

2012 2013 2014 2015 2016

PE.U 100 111 116 122 130

92,36% 95,02% 92,08% 89,42% 88,73%

100 111 116 122 130

Anexos 153


Anexos 154


ANEXO 11 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN

BIBLIOGRAFÍA

ALVARADO, M. (s.f.). monografia.com. Obtenido de

http://www.monografias.com/trabajos94/cadena-valor-y-ventaja-

competitiva/cadena-valor-y-ventaja-competitiva.shtml

Arn Written by Claudio. (s.f.). Web Marketing Emprendedores. Obtenido

de http://www.webmarketingemprendedores.com/marketing-

online/estrategia-de-marketing-y-negocios/

BENÍTEZ, J. (19 de 09 de 2013). El Comercio.com. Obtenido de

http://www.elcomercio.com.ec/sociedad/Tecnologia-innovacion-

emprendimiento-emprendedores-Ecuador-desarrollo-

nuevasTecnologias_0_995900422.html

Campitelli, A. (s.f.). Monografia.com. Obtenido de

http://www.monografias.com/trabajos12/monogrr/monogrr.shtml

Congreso, N. (2013). Congreso Nacional. Obtenido de

http://www.telecomunicaciones.gob.ec/wp-

content/uploads/downloads/2012/11/Ley-de-Comercio-Electronico-Firmas-

y-Mensajes-de-Datos.pdf

Deogracia, P. D. (2013). Monografia.com. Obtenido de

http://www.monografias.com/trabajos82/tecnologias-informacion-y-

comunicacion/tecnologias-informacion-y-comunicacion2.shtml

elcomercio.com. (2013). elcomercio.com. Obtenido de

http://www.elcomercio.ec/negocios/Analisis-politica-publica-

Ecuador_2_802139780.html

Financiero, E. (2013). El Financiero. Obtenido de

http://www.elfinanciero.com/economia/economia.html

García, G. M. (2013). eumed.net. Obtenido de

http://www.eumed.net/ce/2012/gme.html

General de Alquiler de Maquinaria, S. A. (2013). Gam Maquinaria.

Obtenido de http://www.gamalquiler.es/actividad.php

Bibliografía 156

Guía de palnificación financiera. (s.f.). Obtenido de

http://www.financialplanninginfoguide.com/plan-de-administracion-de-

riesgos.html

Londoño, T. (s.f.). monografia.com. Obtenido de

http://www.monografias.com/trabajos90/metodologia-desarrollo-sistema-

informacion/metodologia-desarrollo-sistema-informacion.shtml

Non-commercial, A. (s.f.). Scribd. Obtenido de

http://es.scribd.com/doc/27109310/ESTRATEGIAS-DE-DISTRIBUCION

Online, T. s. (2013). Tus secretarias Online. Obtenido de

http://www.tussecretariasonline.com/

secreempresas.

http://www.secreempresas.com/ANTIGUAS/servicios.html.

Secretariaadministrativa's. (2013). Secretariaadministrativa's Blog.

Obtenido de http://secretariaadministrativa.wordpress.com/tag/secretaria-

virtual/

slideshare.net. (2013). Obtenido de http://www.slideshare.net/yani85/ley-

de-compaias

Todos, L. S. Analisis de Riesgo . Madrid.

Villegas, L. R. (s.f.). Wikipedia. Obtenido de

http://es.wikipedia.org/wiki/Cadena_de_valor

VirOnline. (s.f.). VirOnline. Obtenido de http://secretariasvironline.com/

WikiPedia. (2013). Obtenido de

http://es.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lisis_del_punto_de_equilibrio

WordPress.com. (29 de 09 de 2010). Secretariaadministrativa's Blog.

Obtenido de http://secretariaadministrativa.wordpress.com/tag/secretaria-

virtual/

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL - repositorio.ug.edu.ecrepositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/6992/1/Tesis...

Documents

Transcript of UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL - repositorio.ug.edu.ecrepositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/6992/1/Tesis...