UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ...€¦ · para la empresa digmasur s.a.,...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO

PARA LA EMPRESA DIGMASUR S.A., DEDICADA AL TRANSPORTE DE

CARGA PESADA, UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE

QUITO

TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE

INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN

CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO

AUTOR: DIEGO XAVIER MENA BONILLA

TUTOR: ING. MÓNICA DE JESÚS JIMBO SANTANA MGT.

QUITO D.M., ABRIL DE 2017

REFERENCIAS DEL AUTOR: Diego Xavier Mena Bonilla,

[email protected]

REFERENCIAS DEL TUTOR: Ing. Mónica de Jesús Jimbo Santana Mgt.

[email protected]

Mena Bonilla, Diego Xavier (2017). Sistema de control interno

administrativo-financiero para la empresa Digmasur S.A., dedicada

al transporte de carga pesada, ubicada en el Distrito Metropolitano

de Quito. Trabajo de Titulación, modalidad proyecto de

investigación para la obtención del Título de Ingeniero en

Contabilidad y Auditoría. Contador Público Autorizado. Carrera de

Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 229 p.

iii

DERECHOS DE AUTOR

Yo, Diego Xavier Mena Bonilla, con C.C. 171730692-0 en calidad de autor del trabajo

de investigación: SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-

FINANCIERO PARA LA EMPRESA DIGMASUR S.A., DEDICADA AL

TRANSPORTE DE CARGA PESADA, UBICADA EN EL DISTRITO

METROPOLITANO DE QUITO Autorizo a la Universidad Central del Ecuador a

hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o parte de los que contiene esta

obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente

autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los

artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su

Reglamento.

Asimismo, autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la

digitalización y publicación de este trabajo de investigación en el repositorio virtual, de

conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la ley Orgánica de Educación Superior.

En la ciudad de Quito, a los 19 días de Abril del 2017

Diego Xavier Mena Bonilla, con

C.C. 171730692-0

[email protected]

iv

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Yo, Ing. Mónica de Jesús Jimbo Santana Mgt. en calidad de tutora del trabajo de

titulación, SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO


CARGA PESADA, UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO

elaborado por el estudiante Diego Xavier Mena Bonilla, de la Carrera de Contabilidad y

Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador,

APRUEBO, en consideración de que el trabajo de titulación reúne los requisitos y

méritos necesarios en el campo metodológico y epistemológico, para ser sometido al

jurado examinador que se designe en virtud de continuar con el proceso de titulación

determinado por la Universidad Central del Ecuador.


Ing. Mónica de Jesús Jimbo Santana Mgt.

C.C. 171047115-0

v

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE

TITULACIÓN

Yo Ing. Mónica de Jesús Jimbo Santana Mgt. en calidad de tutor del trabajo de

titulación SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO


CARGA PESADA, UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO,

elaborado por El estudiante. Diego Xavier Mena Bonilla de la Carrera de Contabilidad y

Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador,

APRUEBO, el nivel de similitud en correspondencias con los parámetros establecidos

considerando el resultado del programa especializado para tal efecto, el análisis y

revisión personal.

Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF


Ing. Mónica de Jesús Jimbo Santana Mgt.

C.C. 171047115-0

vii

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA

viii

DEDICATORIA

Con todo mi cariño, aprecio y respeto esta tesis las dedico a ustedes:

A mi madre Vilma y a mi padre Ángel, que son mi razón de ser, les doy las gracias por

haber formado en mí un hombre con valores, sueños y con retos en la vida que se los

puede alcanzar con mucho esfuerzo, dedicación y perseverancia. Gracias por el amor

que me dan día a día, por el ejemplo de vida que sigo de ustedes, por el apoyo

incondicional y sobretodo los consejos en toda mi trayectoria estudiantil. Es un orgullo

dedicarles mi título a ustedes y gracias por las veces que han sido duros conmigo, sé que

no todo fue en vano y lo hicieron por verme un gran profesional. Los Amo.

A mi abuelito Julio Bonilla y a mi abuelita Pastora Armas, por parte de mi madre y

padre respectivamente, en vida puedo compartir mi triunfo con ustedes y dedicarles, ya

que siempre se han preocupado por sus nietos en que sean profesionales.

A mi hermana Gaby y mi hermano Fernando, por estar siempre pendiente de mí y

aconsejándome, gracias por compartir momentos de alegría, tristeza, apoyo y hasta

disgustos. Sé que siempre podré contar con ustedes y por más que pasen los años nunca

nos vamos a separar y estar unidos como hemos sido.

A mis sobrinos Matías, Andrés y una alegría más que se está formando dentro de mi

hermana, son la mejor inspiración que tengo para ser una mejor persona en la vida. Son

una bendición tan grande para mí y para toda la familia. Los quiero mucho.

A mi novia Jadira, que a pesar de todo lo vivido, siempre ha estado conmigo dándome

ánimos y apoyo incondicional para poder concluir esta etapa de la vida que la

comenzamos juntos.

Diego Xavier Mena Bonilla

ix

AGRADECIMIENTO

Al concluir mi tesis de grado previo a la obtención de mi título profesional quiero

agradecer:

A Dios, por haberme llenado de bendiciones, haberme dado salud, permitiéndome llegar

hasta este punto y la fortaleza necesaria para lograr mis objetivos, así con la bondad y

amor que siempre lo he recibido.

A la Universidad Central del Ecuador – Facultad de Ciencias Administrativas, a todas

las Autoridades de la Facultad, a los docentes que a lo largo de mi tiempo de estudio

forjaron mi fututo profesional y personal con principios y valores sólidos.

A la Ingeniera Mónica Jimbo, por guiarme en la elaboración del presente trabajo de

titulación, ya que sin escatimar esfuerzo alguno, me brindó su apoyo, paciencia,

asesoramiento y sobretodo exigencia, lo que me ha permitido concluir este trabajo de

manera satisfactoria.

A la Asociación de Estudiantes de Contabilidad y Auditoría liderada por Cristian

Chávez, a un gran equipo al cual me debo y formo parte, que me ha enseñado el poder

de ayudar a la gente sin remuneración alguna y mucho más en formarme como líder

dentro y fuera de nuestra querida Facultad.

A todo el equipo de trabajo de la Empresa Digmasur S.A., por su colaboración y por el

tiempo brindado para el desarrollo de este trabajo. Gracias por apoyar en la superación

del personal y de cada uno de sus colaboradores.

Y a todos aquellos que participaron directa o indirectamente en la elaboración de esta

tesis.

Diego Xavier Mena Bonilla

x

CONTENIDO

DERECHOS DE AUTOR .................................................................................................... iii

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN .................................. iv

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO

DE TITULACIÓN .................................................................................................. v

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................... vii

DEDICATORIA ................................................................................................................. viii

AGRADECIMIENTO .......................................................................................................... ix

CONTENIDO ........................................................................................................................ x

LISTA DE TABLAS ........................................................................................................ xviii

LISTA DE FIGURAS ......................................................................................................... xx

ANEXOS .......................................................................................................................... xxiii

RESUMEN ....................................................................................................................... xxiv

ABSTRACT ...................................................................................................................... xxv

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1

1. LA EMPRESA ........................................................................................................ 2

1.1. Antecedentes ....................................................................................................... 2

1.1.1. Reseña Histórica ................................................................................................. 3

1.1.1.1. Ubicación de la Empresa .................................................................................... 5

1.1.1.2. Principales Mercados de Digmasur S.A. ............................................................ 6

1.1.2. Base Legal de la Empresa ................................................................................... 7

1.1.2.1. Ley de Compañías .............................................................................................. 7

1.1.2.2. Ley de Régimen Tributario Interno .................................................................... 9

1.1.2.3. Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial .................. 10

1.2. Direccionamiento Estratégico ........................................................................... 11

1.2.1. Misión de la Empresa ....................................................................................... 11

1.2.2. Visión de la Empresa ........................................................................................ 12

1.2.3. Valores de la Empresa ...................................................................................... 12

1.2.4. Objetivos de la Empresa ................................................................................... 13

1.2.5. Estrategias para el 2016 -2017 .......................................................................... 14

1.2.6. Matriz Estratégica ............................................................................................. 15

1.3. Estructura Organizacional ................................................................................ 16

xi

1.3.1. Organigrama Estructural ................................................................................... 16

1.3.2. Organigrama Funcional .................................................................................... 17

1.4. Análisis Situacional .......................................................................................... 20

1.4.1. Ambiente Externo ............................................................................................. 21

1.4.1.1. Macro-Ambiente ............................................................................................... 21

1.4.1.1.1. Factor Social ..................................................................................................... 23

1.4.1.1.2. Factor Político ................................................................................................... 25

1.4.1.1.3. Factor Tecnológico ........................................................................................... 26

1.4.1.1.4. Factor Económico ............................................................................................. 26

1.4.1.2. Micro-Ambiente ............................................................................................... 33

1.4.1.2.1. Clientes ............................................................................................................. 34

1.4.1.2.2. Proveedores....................................................................................................... 35

1.4.1.2.3. Competencia ..................................................................................................... 35

1.4.2. Análisis Interno ................................................................................................. 37

1.4.2.1. Planificación ..................................................................................................... 37

1.4.2.2. Organización ..................................................................................................... 38

1.4.2.3. Dirección........................................................................................................... 38

1.4.2.4. Control .............................................................................................................. 39

1.4.3. Matriz Resumen FODA .................................................................................... 39

1.4.4. Matriz Estratégica FODA ................................................................................. 41

1.4.5. Análisis Matriz Estratégica FODA ................................................................... 43

2. MARCO TEÓRICO DEL CONTROL INTERNO ............................................... 44

2.1. Introducción ...................................................................................................... 44

2.2. Definición ......................................................................................................... 44

2.3. Importancia ....................................................................................................... 46

2.4. Características ................................................................................................... 46

2.5. Objetivos ........................................................................................................... 47

2.6. Principios .......................................................................................................... 47

2.7. Ventajas y desventajas ...................................................................................... 48

2.7.1. Ventajas ............................................................................................................ 48

2.7.2. Desventajas ....................................................................................................... 48

2.8. Responsabilidad ................................................................................................ 48

xii

2.9. Elementos ......................................................................................................... 49

2.10. Clasificación ..................................................................................................... 50

2.10.1. Por la función .................................................................................................... 50

2.10.1.1. Administrativo .................................................................................................. 50

2.10.1.2. Financiero o Contable ....................................................................................... 50

2.10.2. Por la acción ..................................................................................................... 51

2.10.2.1. Previo ................................................................................................................ 51

2.10.2.2. Concurrente....................................................................................................... 51

2.10.2.3. Posterior ............................................................................................................ 51

2.11. Tipos de Controles ............................................................................................ 51

2.11.1. Control Previo ................................................................................................... 51

2.11.2. Control Concurrente ......................................................................................... 52

2.11.3. Control Posterior ............................................................................................... 52

2.12. Métodos de Evaluación..................................................................................... 53

2.12.1. Método Narrativo o Descriptivo ....................................................................... 53

2.12.2. Método de Cuestionario .................................................................................... 54

2.12.3. Método de Flujograma o Gráfico ..................................................................... 55

2.13. Riesgos .............................................................................................................. 56

2.13.1. Definición de Riesgo ........................................................................................ 56

2.13.2. Origen de los Riesgos ....................................................................................... 57

2.13.3. Categorías de los Riesgos ................................................................................. 57

2.13.3.1. Riesgo inherente ............................................................................................... 57

2.13.3.2. Riesgo de control .............................................................................................. 58

2.13.3.3. Riesgo de detección .......................................................................................... 58

2.13.4. Calificación de la Confianza y Riesgo.............................................................. 59

2.14. Modelos ............................................................................................................ 60

2.14.1. Control Interno según modelo COSO (Committee of Sponsoring

Organizations of the Treadway) ....................................................................... 60

2.14.1.1. Definición ......................................................................................................... 61

2.14.1.2. Objetivos ........................................................................................................... 61

2.14.1.3. Componentes del Control Interno según el modelo COSO .............................. 61

2.14.1.3.1. Ambiente de Control......................................................................................... 62

xiii

2.14.1.3.2. Evaluación de Riesgo ....................................................................................... 63

2.14.1.3.3. Actividades de Control ..................................................................................... 64

2.14.1.3.4. Información y Comunicación ........................................................................... 65

2.14.1.3.5. Supervisión ....................................................................................................... 66

2.14.2. Control Interno según el modelo COSO II ....................................................... 66

2.14.2.1. Componentes del Control Interno según el modelo COSO II .......................... 67

2.14.2.1.1. Ambiente de Control......................................................................................... 68

2.14.2.1.2. Establecimiento de objetivos ............................................................................ 68

2.14.2.1.3. Identificación de eventos .................................................................................. 68

2.14.2.1.4. Evaluación de riesgos ....................................................................................... 69

2.14.2.1.5. Respuesta al riesgo ........................................................................................... 69

2.14.2.1.6. Actividades de control ...................................................................................... 69

2.14.2.1.7. Información y comunicación ............................................................................ 69

2.14.2.1.8. Monitoreo ......................................................................................................... 70

2.14.3. Modelo MICIL.................................................................................................. 70

2.14.3.1. Componentes del MICIL .................................................................................. 70

2.14.4. Modelo CORRE ............................................................................................... 71

2.14.4.1.1. Definición ......................................................................................................... 71

2.14.4.2. Componentes del CORRE ................................................................................ 72

2.14.5. Modelo COSO III ............................................................................................. 72

2.14.5.1. Componentes y Principios del Control Interno según COSO III ..................... 75

2.14.5.1.1. Entorno de Control ........................................................................................... 76

2.14.5.1.2. Evaluación de Riesgos ...................................................................................... 78

2.14.5.1.3. Actividades de Control ..................................................................................... 81

2.14.5.1.4. Sistemas de Información................................................................................... 82

2.14.5.1.5. Supervisión del Sistema de Control – Monitoreo ............................................. 83

2.15. Evolución del Marco Integrado de Control Interno COSO (Committee

of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)........................... 84

3. ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA ............................. 85

3.1. Análisis del Control Interno Administrativo .................................................... 85

3.1.1. Análisis al Área Administrativa........................................................................ 85

3.1.1.1. Resultados del Análisis del Área Administrativa ............................................. 87

xiv

3.1.2. Análisis al Área Técnico-Operativo ................................................................. 89

3.1.2.1. Resultados del Análisis del Área Técnico-Operativo ....................................... 91

3.2. Análisis del Control Interno Financiero ........................................................... 92

3.2.1. Análisis al Área de Contabilidad ...................................................................... 92

3.2.1.1. Resultados del Análisis del Área de Contabilidad ............................................ 95

3.2.2. Análisis en el Área de Tesorería ....................................................................... 96

3.2.2.1. Resultados del Análisis del Área de Tesorería ................................................. 98

3.3. Matriz de Evaluación del Control Interno aplicado al Departamento

Administrativo y Financiero ............................................................................. 99

3.3.1. Matriz de Riesgos aplicada a la Empresa Digmasur S.A. ................................ 99

3.3.2. Ponderación de las preguntas aplicadas a la Matriz de Riesgos ..................... 100

3.3.3. Calificación Global de Riesgo en la Empresa Digmasur S.A. ....................... 106

3.3.4. Resultado del riesgo existente en los Departamentos Administrativo

de la Empresa Digmasur S.A. ......................................................................... 108

3.3.5. Resultado del riesgo existente en los Departamentos Financiero de la

Empresa Digmasur S.A. ................................................................................. 116

4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVO-FINANCIERO BASADO EN EL MODELO

COSO III ............................................................................................................. 117

4.1. Objetivos del Control Interno ......................................................................... 118

4.1.1. Objetivo General ............................................................................................. 118

4.1.2. Objetivos Específicos ..................................................................................... 119

4.2. Mapa de Procesos ........................................................................................... 119

4.3. Evaluación de componentes COSO III ........................................................... 124

4.3.1. Cuestionarios del Componente Entorno de Control ....................................... 126

4.3.2. Cuestionarios del Componente Evaluación de Riesgos ................................. 133

4.3.3. Cuestionarios del Componente Actividades de Control ................................. 143

4.3.4. Cuestionarios del Componente Sistemas de Información .............................. 153

4.3.5. Cuestionarios del Componente Supervisión del sistema de control –

Monitoreo ....................................................................................................... 162

4.3.6. Análisis Componentes COSO III ................................................................... 171

4.3.6.1. Mapa de Riesgos y Matriz de Riesgos ............................................................ 173

xv

4.4. Procedimientos de Control Interno al Departamento Administrativo ............ 179

4.4.1. Control Interno en el Área de Talento Humano ............................................. 179

4.4.1.1. Descripción General ....................................................................................... 179

4.4.1.2. Procedimientos de Control para Selección de Personal ................................. 180

4.4.1.2.1. Descripción ..................................................................................................... 180

4.4.1.2.2. Objetivo .......................................................................................................... 180

4.4.1.2.3. Políticas........................................................................................................... 180

4.4.1.2.4. Procedimiento ................................................................................................. 181

4.4.1.2.5. Flujograma ...................................................................................................... 182

4.4.1.3. Procedimientos de Control para Inducción del Personal ................................ 183

4.4.1.3.1. Descripción ..................................................................................................... 183

4.4.1.3.2. Objetivo .......................................................................................................... 183

4.4.1.3.3. Políticas........................................................................................................... 183

4.4.1.3.4. Procedimiento ................................................................................................. 184

4.4.1.3.5. Flujograma ...................................................................................................... 185

4.4.1.4. Procedimientos de Control para Capacitación del Personal ........................... 186

4.4.1.4.1. Descripción ..................................................................................................... 186

4.4.1.4.2. Objetivo .......................................................................................................... 186

4.4.1.4.3. Políticas........................................................................................................... 186

4.4.1.4.4. Procedimientos ............................................................................................... 187

4.3.1.1.1. Flujograma ...................................................................................................... 188

4.4.1.5. Procedimiento de Control para Evaluación del Personal ............................... 189

4.4.1.5.1. Descripción ..................................................................................................... 189

4.4.1.5.2. Objetivo .......................................................................................................... 189

4.4.1.5.3. Políticas........................................................................................................... 189

4.4.1.5.4. Procedimiento ................................................................................................. 189

4.4.1.5.5. Flujograma ...................................................................................................... 191

4.4.2. Control Interno en el Área Técnico-Operativo ............................................... 192

4.4.2.1. Descripción General ....................................................................................... 192

4.4.2.2. Objetivos ......................................................................................................... 192

4.4.2.3. Políticas........................................................................................................... 192

4.4.2.4. Procedimiento ................................................................................................. 193

xvi

4.4.2.5. Flujogramas .................................................................................................... 195

4.5. Procedimientos de Control Interno al Departamento Financiero ................... 198

4.5.1. Procedimientos de Control para Caja Chica ................................................... 198

4.5.1.1. Descripción ..................................................................................................... 198

4.5.1.2. Objetivo .......................................................................................................... 198

4.5.1.3. Políticas........................................................................................................... 198

4.5.1.4. Procedimiento ................................................................................................. 199

4.5.1.5. Flujogramas .................................................................................................... 200

4.5.2. Procedimientos de Control para Bancos ......................................................... 202

4.5.2.1. Descripción ..................................................................................................... 202

4.5.2.2. Objetivo .......................................................................................................... 202

4.5.2.3. Políticas........................................................................................................... 202

4.5.2.4. Procedimiento ................................................................................................. 203

4.5.2.5. Flujogramas .................................................................................................... 204

4.5.3. Procedimientos de Control para Cuentas por Cobrar ..................................... 206

4.5.3.1. Descripción ..................................................................................................... 206

4.5.3.2. Objetivo .......................................................................................................... 206

4.5.3.3. Políticas........................................................................................................... 206

4.5.3.4. Procedimiento ................................................................................................. 207

4.5.3.5. Flujogramas .................................................................................................... 208

4.5.4. Procedimientos de Control para Servicios ...................................................... 209

4.5.4.1. Descripción ..................................................................................................... 209

4.5.4.2. Objetivo .......................................................................................................... 209

4.5.4.3. Políticas........................................................................................................... 209

4.5.4.4. Procedimiento ................................................................................................. 209

4.5.4.5. Flujograma ...................................................................................................... 210

4.5.5. Procedimientos de Control para Impuestos .................................................... 211

4.5.5.1. Descripción ..................................................................................................... 211

4.5.5.2. Objetivo .......................................................................................................... 211

4.5.5.3. Políticas........................................................................................................... 211

4.5.5.4. Procedimiento ................................................................................................. 212

4.5.5.5. Flujograma ...................................................................................................... 213

xvii

4.5.6. Procedimientos de Control para Cuentas por pagar ....................................... 214

4.5.6.1. Descripción ..................................................................................................... 214

4.5.6.2. Objetivos ......................................................................................................... 214

4.5.6.3. Políticas........................................................................................................... 214

4.5.6.4. Procedimiento ................................................................................................. 215

4.5.6.5. Flujograma ...................................................................................................... 216

4.5.7. Procedimientos de Control para Provisiones .................................................. 217

4.5.7.1. Descripción ..................................................................................................... 217

4.5.7.2. Objetivo .......................................................................................................... 217

4.5.7.3. Políticas........................................................................................................... 217

4.5.7.4. Procedimiento ................................................................................................. 218

4.5.7.5. Flujograma ...................................................................................................... 219

4.5.8. Procedimientos de Control para Costos Indirectos de Producción ................. 220

4.5.8.1. Descripción ..................................................................................................... 220

4.5.8.2. Objetivo .......................................................................................................... 220

4.5.8.3. Políticas........................................................................................................... 220

4.5.8.4. Procedimiento ................................................................................................. 220

4.5.8.5. Flujograma ...................................................................................................... 221

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................ 222

Conclusiones ...................................................................................................................... 222

Recomendaciones .............................................................................................................. 224

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 227

ANEXOS ........................................................................................................................... 231

xviii

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Accionistas de Transportes Digmasur S.A .......................................................... 4

Tabla 2 Matriz Estratégica de Digmasur S.A. ................................................................ 15

Tabla 3 Número de habitantes en Ecuador ..................................................................... 23

Tabla 4 Tasa de Desempleo ............................................................................................ 25

Tabla 5 Inflación Anual .................................................................................................. 27

Tabla 6 Producto Interno Bruto (PIB) ............................................................................ 28

Tabla 7 Producto Interno Bruto por Industria ................................................................ 29

Tabla 8 Tasa Activa Efectiva Referencial ...................................................................... 31

Tabla 9 Tasa Pasiva Efectiva Referencial ...................................................................... 32

Tabla 10 Riesgo País ...................................................................................................... 33

Tabla 11 Compañías de Carga Pesada ............................................................................ 36

Tabla 12 Análisis Matriz Estratégica FODA .................................................................. 43

Tabla 13 Niveles de Riesgo ............................................................................................ 60

Tabla 14 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Administración ....... 88

Tabla 15 Cuestionario Área Técnico-Operativo ............................................................. 89

Tabla 16 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área Técnico-Operativo ....... 91

Tabla 17 Cuestionario al Área de Contabilidad.............................................................. 93

Tabla 18 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Contabilidad ........... 96

Tabla 19 Cuestionario al Área de Tesorería ................................................................... 97

Tabla 20 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Tesorería ................. 99

Tabla 21 Ponderación Matriz de Riesgo....................................................................... 100

Tabla 22 Clasificación del Riesgo ................................................................................ 106

Tabla 23 Evaluación del Riesgo Departamento Administrativo .................................. 108

Tabla 24 Evaluación del Riesgo Departamento Financiero ......................................... 115

Tabla 25 Entorno de Control Área Financiera.............................................................. 129

Tabla 26 Entorno de Control Área Administrativa ...................................................... 132

Tabla 27 Evaluación de Riesgo Área Financiera.......................................................... 138

Tabla 28 Evaluación de Riesgo Área Administrativa .................................................. 142

Tabla 29 Actividades de Control Área Financiera ....................................................... 148

Tabla 30 Actividades de Control Área Administrativa ................................................ 152

xix

Tabla 31 Sistemas de Información Área Financiera ..................................................... 158

Tabla 32 Sistemas de Información Área Administrativa.............................................. 161

Tabla 33 Supervisión del sistema de Control – Monitoreo Área Financiera ............... 166

Tabla 34 Supervisión del sistema de Control – Monitoreo Área Administrativa ........ 170

Tabla 35 Resultado de Evaluación por Componente.................................................... 171

Tabla 36 Probabilidad ................................................................................................... 174

Tabla 37 Impacto .......................................................................................................... 174

xx

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Logotipo de la Empresa ..................................................................................... 3

Figura 2 Macro-Localización de la Empresa .................................................................... 5

Figura 3 Micro-Localización de la Empresa .................................................................... 6

Figura 4 Instalaciones de la Empresa ............................................................................... 6

Figura 5 Unidades de Transporte de la Empresa .............................................................. 7

Figura 6 Extracto Constitución de la Compañía ............................................................... 8

Figura 7 Organigrama Estructural Digmasur S.A. ......................................................... 16

Figura 8 Organigrama Funcional Digmasur S.A. ........................................................... 17

Figura 9 Análisis Situacional de la Empresa .................................................................. 21

Figura 10 Macro Ambiente............................................................................................. 22

Figura 11 Población del Ecuador.................................................................................... 24

Figura 12 Tasa de Crecimiento ....................................................................................... 24

Figura 13 Inflación Anual .............................................................................................. 27

Figura 14 Producto Interno Bruto (PIB) ......................................................................... 29

Figura 15 Tasa de Interés................................................................................................ 30

Figura 16 Tasa Activa Efectiva Referencial ................................................................... 31

Figura 17 Tasa Pasiva Efectiva Referencial ................................................................... 32

Figura 18 Riesgo País ..................................................................................................... 33

Figura 19 Micro-entorno ................................................................................................ 34

Figura 20 Ambiente Interno ........................................................................................... 37

Figura 21 El Control Interno .......................................................................................... 45

Figura 22 Tipos de Controles ......................................................................................... 52

Figura 23 Símbolos del Flujograma ............................................................................... 56

Figura 24 COSO I ........................................................................................................... 62

Figura 25 COSO II ERM ................................................................................................ 68

Figura 26 Componentes del Modelo MICIL .................................................................. 71

Figura 27 Modelo CORRE ............................................................................................. 71

Figura 28 Componentes del CORRE ............................................................................. 72

Figura 29 Evolución del COSO ...................................................................................... 74

Figura 30 Modelo COSO III ........................................................................................... 75

xxi

Figura 31 Evaluación del Control Interno Área de Administración ............................... 88

Figura 32 Evaluación del Control Interno Área Técnico-Operativo .............................. 92

Figura 33 Evaluación del Control Interno Área de Contabilidad ................................... 96

Figura 34 Evaluación del Control Interno Área de Tesorería ........................................ 99

Figura 35 Organigrama funcional propuesto ................................................................ 118

Figura 36 Mapa de Procesos ......................................................................................... 123

Figura 37 Componentes del Modelo Coso III .............................................................. 124

Figura 38 Entorno de Control ....................................................................................... 129

Figura 39 Entorno de Control ....................................................................................... 132

Figura 40 Evaluación del Riesgo .................................................................................. 138

Figura 41 Evaluación del Riesgo .................................................................................. 142

Figura 42 Actividades de Control ................................................................................. 148

Figura 43 Actividades de Control ................................................................................. 152

Figura 44 Sistemas de Información .............................................................................. 158

Figura 45 Sistemas de Información .............................................................................. 161

Figura 46 Supervisión del Sistema de Control – Monitoreo ........................................ 166

Figura 47 Supervisión del sistema de Control – Monitoreo ......................................... 170

Figura 48 Respuesta por componente evaluado ........................................................... 171

Figura 49 Respuesta por componente evaluado ........................................................... 172

Figura 50 Matriz de Riesgos ......................................................................................... 179

Figura 51 Calificación de Riesgos ................................................................................ 179

Figura 52 Flujograma de Selección de Personal .......................................................... 182

Figura 53 Flujograma de Inducción al Personal ........................................................... 185

Figura 54 Flujograma de Capacitación del Personal .................................................... 188

Figura 55 Flujograma de Evaluación del Personal ....................................................... 191

Figura 56 Flujograma de Recolección de leche ........................................................... 195

Figura 57 Flujograma de Entrega de leche a Pasteurizadora ....................................... 196

Figura 58 Flujograma de Limpieza del Vehículo ......................................................... 197

Figura 59 Flujograma de Creación de Fondo de Caja Chica ........................................ 200

Figura 60 Flujograma de Reposición del Fondo de Caja Chica ................................... 201

Figura 61 Flujograma de Bancos-Ingresos ................................................................... 204

Figura 62 Flujograma de Bancos-Egresos .................................................................... 205

xxii

Figura 63 Flujograma de Cuentas por Cobrar .............................................................. 208

Figura 64 Flujograma de Prestación de Servicios ........................................................ 210

Figura 65 Flujograma de Declaración de Impuestos .................................................... 213

Figura 66 Flujograma de Cuentas por Pagar ................................................................ 216

Figura 67 Flujograma de Provisión de Cartera ............................................................. 219

Figura 68 Flujograma de Costos Indirectos de Producción .......................................... 221

xxiii

ANEXOS

Anexo A Constitución de la Empresa Digmasur S.A. .................................................. 231

Anexo B Estado de Situación Inicial de Digmasur S.A. .............................................. 232

Anexo C Estado de Resultados de Digmasur S.A. ....................................................... 233

xxiv

SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO


CARGA PESADA, UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE

QUITO

RESUMEN

El presente trabajo de investigación tiene como propósito el desarrollar un sistema de

control interno administrativo-financiero para la Empresa Digmasur S.A., con el fin de

promover un desarrollo organizacional, reducir los riesgos, lograr mayor eficiencia,

eficacia y con transparencia en los procesos de los departamentos administrativo y

financiero.

Por lo expuesto anteriormente la propuesta del control interno se basa en necesidades

que la empresa tiene y partiendo de este antecedente se establecen objetivos, políticas,

procesos, actividades y procedimientos en las áreas de los departamentos administrativo

y financiero, a fin de mitigar los riesgos existentes y salvaguardar los recursos

existentes.

La empresa tendrá herramientas de auditoría para evaluar el funcionamiento de las

áreas, coordinación de actividades y alcanzar objetivos. La ejecución de los

procedimientos diseñados permitirá obtener información confiable y oportuna, para que

los directivos de la empresa den seguimiento periódico a los controles establecidos para

revelar falencias y corregirlas de forma acertada.

PALABRAS CLAVE: SISTEMA DE CONTROL INTERNO / COSO III /

POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO / HERRAMIENTAS DE AUDITORÍA /

RIESGO DE AUDITORÍA / RIESGO DE CONTROL INTERNO

xxv

INTERNAL ADMINISTRATIVE-FINANCIAL CONTROL SYSTEM FOR THE

COMPANY DIGMASUR S.A., DEDICATED TO THE TRANSPORT OF

HEAVY LOAD, LOCATED IN THE METROPOLITAN DISTRICT OF QUITO

ABSTRACT

The purpose of this research is to develop a system of internal administrative and

financial control for the company Digmasur SA, in order to promote organizational

development, reduce risks, achieve greater efficiency, efficacy and transparency in the

processes of Administrative and financial departments.

Therefore, the internal control proposal is based on needs that the company has and

from this background establishes objectives, policies, processes, activities and

procedures in the areas of administrative and financial departments, in order to mitigate

the existing risks and safeguard existing resources.

The company will have audit tools to evaluate the performance of the areas, coordinate

activities and achieve objectives. The execution of the designed procedures will allow

obtaining reliable and timely information, so that the company executives periodically

follow the established controls to reveal mistakes and correct them.

KEYWORDS: INTERNAL CONTROL SYSTEM / COSO III / INTERNAL

CONTROL POLICIES / AUDIT TOOLS / AUDIT RISK / INTERNAL CONTROL

RISK

1

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, todo tipo de empresas, ya sean grandes o pequeñas y sin importar la

actividad que desarrollen, requieren de procedimientos internos para salvaguardar las

inversiones realizadas por los socios, tomando en cuenta que los controles no deben ser

mecanismos aislados, sino una serie conjunta de acciones que logren el cumplimiento

de objetivos y que faciliten el progreso de la organización, con un control interno eficaz

dentro de la entidad, ayuda con la toma de decisiones a los directivos de forma correcta.

En la investigación se describe los antecedentes y el origen de la empresa, las diferentes

instancias con las que se relaciona, la filosofía empresarial, el direccionamiento

estratégico y su análisis situacional de la organización abarcando su macroentorno y su

microentorno, obteniendo la información de la entidad para desarrollar la matriz

estratégica FODA a manera de resumen.

Se presenta una investigación actual para desarrollar el control interno de la empresa,

con el modelo COSO III, donde se realiza un estudio razonable y acorde a la

investigación. Teniendo en cuenta herramientas de auditoría como son los cuestionarios,

determinando la presencia de ineficiencias de control interno en cada una de las áreas de

la empresa Digmasur S.A.

Finalmente se propone el sistema de control interno con procesos en cada área que la

organización cuenta, complementando a la evaluación y al control interno se establece

objetivos, políticas, actividades y procedimientos que debe tener cada proceso de los

departamentos administrativo y financiero, estableciendo conclusiones del trabajo de

investigación con las recomendaciones sugeridas, para que cumplan sus objetivos,

metas propuestas y que contribuyan al desarrollo de la empresa Digmasur S.A.

2

1. LA EMPRESA

1.1. Antecedentes

El transporte siempre ha sido parte de la humanidad desde épocas ancestrales. Dando

una visión a las primeras civilizaciones, ellos transportaban las cosas sobre su espalda,

posterior lo hicieron utilizando a los animales, después el descubrimiento de la rueda y

por último la máquina y con ello se tuvo otra dimensión. El transporte siempre ha ido

evolucionando junto al comercio.

Los grandes países desarrollados (con mucha riqueza mundial), forman una red densa

de transportes con altos consumos energéticos y un mercado internacional donde

muchas mercancías y personas son transportadas por todo el mundo. Sus

infraestructuras y servicios son muy complejos y están muy desarrollados. Los países

menos desarrollados tienen un transporte de menor complejidad con pocos avances

técnicos y con infraestructuras poco desarrolladas. El número de desplazamientos es

escaso y los transportes que se producen son a causa del escaso mercado internacional

en el que están involucrados.

En el Ecuador al existir compañías de transporte terrestre ha ayudado a la

comercialización y en parte el crecimiento económico del país. Pues al transporte

podemos considerarlo como un servicio intermediario, contribuyendo poco a poco a

mejor la calidad de vida en la sociedad.

A medida que la producción nacional continúa elevándose, la demanda de transporte y

otros servicios se incrementa. El desarrollo de las cadenas productivas, junto con un

mayor nivel de especialización de productos y servicios, requieren de servicios de

transporte y logística de mercancías para el desplazamiento de su producción y para el

comercio exterior.

El servicio de transporte terrestre comercial consiste en trasladar bienes, de un lugar a

otro, dentro del ámbito señalado. La prestación de este servicio estará a cargo de las

3

compañías o cooperativas legalmente constituidas y habilitadas para este fin. Esta clase

de servicio será autorizado a través de permisos de operación.

“Art. 55.- En las normas INEN y aquellas que expedida la Agencia Nacional de Tránsito

respecto del servicio de carácter comercial, se contemplarán, entre otros aspectos de

prevención y seguridad, el color, de ser el caso diferenciado y unificado según el tipo, la

obligatoriedad de contar con señales visuales adecuadas tales como distintos, el número

de placa en el techo del vehículo, acceso y espacios adecuados y el cumplimiento de

normas de seguridad apropiadas respecto de los pasajeros”. (Agencia Nacional de

Tránsito, 2012)

En el presente capítulo se presenta la actividad que maneja la empresa y como se

encuentra en el ámbito interno y externo, así como datos que sean relevantes que

posteriormente servirán para el debido análisis en el desarrollo del capítulo. La

información básica de la empresa se obtuvo de documentación fehaciente que fueron

proporcionados por la Gerencia.

Figura 1 Logotipo de la Empresa

En: Digmasur S.A., 2016

1.1.1. Reseña Histórica

En el Ecuador, el transporte tiene como ponderación de 10,05 en el Índice de la

Actividad Económica Coyuntural y en la economía ecuatoriana el sector “transporte y

almacenamiento” representa aproximadamente un 7% del PIB. La existencia del

transporte de carga pesada ha ayudado a la comercialización de los productos para que

tenga una mejor llegada de puerta a puerta, con puntualidad y la mercadería sin daño

alguno.

4

La actividad del transporte es esencial para cada uno de los sectores de la economía

Ecuatoriana, pues es imprescindible para la movilización de los diferentes tipos de

cargas de mercadería de un lugar a otro; ya que ninguna ciudad dispone de todos los

productos de consumo final producidos por las industrias establecidas en las grandes

ciudades.

En Digmasur S.A algunos socios son propietarios de su unidad que como herramienta

de trabajo laboran para el servicio de transporte de lácteos, los mismos que brindan la

seguridad y garantías de la mercadería en tránsito lo cual conlleva a que tanto el cliente

final como el generador de la carga se vea un alto grado de satisfacción.

La empresa DIGMASUR S.A., se encuentra legalmente constituida desde el 4 de Julio

del 2013 en la ciudad de Quito bajo las normas ecuatorianas, se encuentra ubicada al sur

de la ciudad en la Calle CHICAÑA OE5-458 y HUIGRA, Ciudadela Cooperativa 14 de

Enero.

Su capital es de $800,00 con un valor nominal de $1 cada acción, en el que constan 14

socios distribuidos de la siguiente manera:

Tabla 1 Accionistas de Transportes Digmasur S.A

No. APELLIDOS Y NOMBRES CAPITAL % DE

APORTACIÓN

1 ANDRADE VINUEZA JORGE GUILLERMO 57,00 7,125

2 BARREIRO YANEZ AMANDA PAULINA 57,00 7,125

3 BARREIRO YANEZ ANGEL GERMAN 57,00 7,125

4 BUÑAY CANDO DENNIS FABIAN 57,00 7,125

5 BUÑAY DANIEL 57,00 7,125

6 CARVAJAL GUERRA WILSON FERNANDO 57,00 7,125

7 CHANGO VIERA LUIS MILTON 57,00 7,125

8 MEJIA PACHECO GALO HERNAN 57,00 7,125

9 MONTENEGRO CUASQUER JOSE TELMO 58,00 7,250

10 MONTERO SOLIZ CRISTOBAL AGUSTIN 57,00 7,125

11 PARCO BORJA JUAN PABLO 57,00 7,125

12 PILICITA VASQUEZ EDWIN WILLAM 57,00 7,125

13 RAMÍREZ MAYANQUER MARCO EDELBERTO 58,00 7,250

14 RAMIREZ MORALES MARCO IVAN 57,00 7,125

TOTAL $ 800,00 100%

En: Transportes Digmasur S.A., 2016

5

En la actualidad la empresa DIGMASUR S.A. tiene como propósito satisfacer los

requerimientos de sus clientes, además por la demanda existente se ofrece servicios de

transporte ya sea a nivel local o nacional, dando siempre una atención amable, cordial,

aseada, responsable y brindando seguridad en los servicios prestados, que funciona a

base a los conocimientos del personal tanto administrativo como financiero, que le

permita a la organización establecer políticas, métodos, procedimientos y mecanismos

de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo.

1.1.1.1. Ubicación de la Empresa

Digmasur S.A. está ubicada en el sur de la ciudad de Quito, en las calle Chicaña OE5-

458 y Huigra en donde tiene en funcionamientos sus oficinas Administrativas -

Financieras y de carga en la que se desarrolla la actividad económica.

Figura 2 Macro-Localización de la Empresa

En: Imágenes de Google, 2016

6

Figura 3 Micro-Localización de la Empresa

En: (Google Maps, 2016)

Figura 4 Instalaciones de la Empresa

En: Google Maps, 2016

1.1.1.2. Principales Mercados de Digmasur S.A.

Digmasur S.A. se dedica exclusivamente al transporte de carga pesada en todas las

actividades de carga por carretera, incluido en camionetas de: troncos, ganado,

transporte refrigerado, carga pesada, carga a granel; incluido el transporte en camiones

cisterna, automóviles, desperdicios y materiales de desecho, sin recogida ni eliminación.

La principal actividad que ha venido llevando estos años la empresa es transporte de

lácteos, siendo estas recogidos de haciendas, por rutas que son marcadas por su

7

principal cliente que es Pasteurizadora Quito S.A., llevando así una gran

responsabilidad y con seguridad de un buen aseo de sus vehículos dentro y fuera de sus

tanques; de igual forma de muestras que permitan conocer la calidad de la mercancía

que está llevando a la planta.

Unidad PQ 22 Unidad PQ 16

Unidad PQ 08 Unidad PQ 10

Figura 5 Unidades de Transporte de la Empresa


1.1.2. Base Legal de la Empresa

La empresa se rige bajo leyes, reglamentos en las que comprende el cuerpo legal que

regula su actividad económica para el caso de Digmasur S.A. son las siguientes:

Ley de Compañías

Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno

Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial

1.1.2.1. Ley de Compañías

Digmasur S.A. (Sociedad Anónima), y en la que se rige bajo en esta denominación

específicamente en la “SECCIÓN VI DE LA COMPAÑÍA ANÓNIMA” de la Ley de

8

Compañías, en las que se señalan obligaciones, responsabilidades, capital y demás

aspectos específicos de éste tipo de compañías. Toda la normativa a la que hace

referencia el mencionado capítulo de la Ley de Compañías se cumple a cabalidad por la

empresa, desde el día de su constitución hasta la presente fecha.

A continuación un resumen de los artículos que más se destacan en la Ley de

Compañías y sobre todo cuáles están siendo aplicados y se rige este tipo de empresa:

“Art. 143.- La sociedad anónima es una sociedad cuyo capital, dividido en acciones

negociables, está formado por la aportación de los accionistas que responden

únicamente por el monto de sus acciones”. (Superintendencia de Compañías, Valores y

Seguros, 1999)

“Art. 144.-… No podrá adoptar una denominación que pueda confundirse con la de una

compañía preexistente. Los términos comunes y aquellos con los cuales se determine la

clase de empresa, como “comercial”, “industrial”, “agrícola”, “constructora”, etc.”.

(Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, 1999)

“Art. 145.- Para intervenir en la información de una compañía anónima en calidad de

promotor o fundador se requiere de capacidad civil para contratar, Sin embargo, no

podrán hacerlo entre cónyuges ni padres e hijos no emancipados”. (Superintendencia de

Compañías, Valores y Seguros, 1999)

“Art. 149.- Serán fundadores, en el caso de constitución simultánea, las personas que

suscriban acciones y otorguen la escritura de constitución; serán promotores, en el caso

de una constitución sucesiva los iniciadores de la compañía que firmen la escritura de

promoción”. (Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, 1999)

Figura 6 Extracto Constitución de la Compañía

En: SUPERCIAS, Diario La Hora, 2016

9

Art. 151.- Otorgada la escritura de constitución de la compañía, se procederá al

Superintendente de Compañías tres copias notariales solicitándole, con firma de

abogado, la aprobación de la constitución. La Superintendencia la aprobará, si se

hubieran cumplido todos los requisitos legales y dispondrá su inscripción en el Registro

Mercantil y la publicación, por una sola vez, de un extracto de la escritura y de la razón

de su aprobación”. (Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, 1999)

El capital suscrito mínimo para constituir una Sociedad Anónima es de ochocientos

dólares de Estados Unidos de América, en el que se debe suscribir de manera íntegra y

pagarse al menos un 25% del total del capital. La aportación del capital puede integrarse

en dinero o en bienes muebles e inmuebles, intangibles o en especies, siempre y cuando

correspondan al género de actividad de la sociedad.

1.1.2.2. Ley de Régimen Tributario Interno

La empresa Digmasur S.A. desarrolla oportunamente sus declaraciones de impuesto

tanto del Impuesto al Valor Agregado (IVA), e Impuesto a la Renta, bajo los parámetros

establecidos y tiempos que se señalan en la ley y su reglamento respectivo.

IMPUESTO A LA RENTA

La declaración del Impuesto a la Renta es obligatoria para todas las personas naturales,

secesiones indivisas y sociedades, aun cuando la totalidad de sus rentas estén

constituidas por ingresos exentos, a excepción de:

Los contribuyentes domiciliados en el exterior, que no tengan representante en el

país y que exclusivamente tengan ingresos sujetos a retención en la fuente.

Las personas naturales cuyos ingresos brutos durante el ejercicio fiscal no

excedieren de la fracción básica no gravada. (Servicio de Rentas Internas, 2004)

IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA)

El Impuesto al Valor Agregado (IVA) grava al valor de la transferencia de dominio o a

la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas de

comercialización, así como a los derechos de autor, de propiedad industrial y derechos

10

conexos; y al valor de los servicios prestados. Existen básicamente dos tarifas para este

impuesto que son 12% y tarifa 0%.

La base imponible de este impuesto corresponde al valor total de los bienes muebles de

naturaleza corporal que se transfieren o de los servicios que se presten, calculado sobre

la base de sus precios de venta o de prestación del servicio, que incluyen impuestos,

tasas por servicios y demás gastos legalmente imputables al precio. Del precio así

establecido sólo podrán deducirse los valores correspondientes a descuentos y

bonificaciones, al valor de los bienes y envases devueltos por el comprador y a los

intereses y las primas de seguros en las ventas a plazos. (Servicio de Rentas Internas,

2004)

1.1.2.3. Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial

Transportes Digmasur S.A. acata netamente las disposiciones establecidas en la Ley

Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial y su respectivo

Reglamento, estando con los permisos de funcionamiento de las unidades al día, de

igual forma en revisiones hechas por la Agencia Nacional de Tránsito y manteniendo la

sanidad, como también pasando los controles en sus tanques para el correcto transporte

y manejo en la carga de lácteos.

Las compañías y cooperativas que vayan a prestar servicios de transporte terrestre

público o comercial, antes de constituirse, deberán obtener un informe previo favorable

emitido por la ANT. El departamento técnico correspondiente realizará los estudios de

factibilidad, que serán puestos a consideración del Director Ejecutivo de la Agencia

para la emisión del informe previo, el mismo que será remitido al Directorio de la

Agencia para su aprobación final, en caso de ser procedente. (Agencia Nacional de

Tránsito, 2012)

Art. 57.- Se denomina servicio de transporte comercial el que se presta a terceras

personas a cambio de una contraprestación económica, siempre que no sea servicio de

transporte colectivo o masivo. Para operar un servicio comercial de transporte se

requerirá de un permiso de operación, en los términos establecidos en la presente Ley y

su Reglamento. (Agencial Nacional de Tránsito, 2008)

“Art. 15.- Habilitación para transportar leche cruda desde los hatos.- Toda persona

natural o jurídica que transporte leche cruda, se registrará en el Ministerio de

Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca a través de AGROCALIDAD, para lo cual

dicha institución emitirá el procedimiento para el registro”. (Agrocalidad , 2013)

11

1.2. Direccionamiento Estratégico

1.2.1. Misión de la Empresa

Según Thompson & Stricklan: “Lo que una compañía trata de hacer en la actualidad por

sus clientes a menudo se califica como la misión de la compañía. Una exposición de la

misma a menudo es útil para ponderar el negocio en el cual se encuentra la compañía y

las necesidades de los clientes a quienes trata de servir” (Thompson & Stricklan, 2010)

Por otra parte Fred nos manifiesta: “Una declaración de misión identifica el alcance de

las operaciones de una empresa en términos del producto y del mercado. La misión

definida como una declaración describe los valores y las prioridades de una empresa”

(Fred, 2011)

La misión de una empresa se constituye como el propósito de la organización en el

tiempo, es decir, es su razón de ser que hace énfasis en los negocios a participar,

delimitando su campo de acción, mercados potenciales, y su crecimiento futuro.

Es necesario destacar la importancia de una adecuada declaratoria de misión, la misma

que debe ser efectiva, debe comunicar las emociones y sentimientos para desarrollar el

interés en la organización, destacando una imagen exitosa ante sus clientes

La misión de la empresa Digmasur S.A., es la siguiente:


Brindar un servicio de excelente calidad en la transportación de carga

pesada, cumpliendo con los estándares de seguridad, sanidad, garantía y así

satisfacer las expectativas de nuestros clientes, contando con un eficiente

equipo humano logrando así relaciones a largo plazo con servicios de

calidad.

12

1.2.2. Visión de la Empresa

Para el autor Fleitman: “La visión se define como el camino al cual se dirige la empresa

a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones estratégicas de

crecimiento junto a las de competitividad” (Fleitman, 2010)

La visión se constituye como llevar los sueños a la acción, dicho de otra forma es hacia

dónde quiere llegar la organización. La visión también se traduce como los anhelos de

la alta gerencia, fundadores y socios en el largo plazo.

La visión de la empresa Digmasur S.a. es la siguiente:


1.2.3. Valores de la Empresa

Los principios y valores son lineamientos para todos quienes forman parte de la

organización y norman el comportamiento de cada individuo con la finalidad de

construir un ambiente laboral armónico.

Los valores que son empleados en la empresa Digmasur S.A. aplican al momento de

entregar el servicio a los clientes son los siguientes:

RESPONSABILIDAD SOCIAL: Realizaremos nuestro trabajo con eficiencia

y eficacia satisfaciendo las demandas de nuestros clientes, mandantes y la

sociedad civil.

Ser una de las mejores empresas de Transporte de carga pesada en la ciudad de

Quito y a nivel nacional, por poseer un trabajo en equipo capacitado, motivado y

colaborador para satisfacer todas las expectativas a los clientes, brindando un

servicio seguro, innovador, eficiente y con las responsabilidades en las

actividades realizadas, manteniendo a nuestros clientes satisfechos para que nos

consideren como su mejor proveedor.

13

PUNTUALIDAD: Entregaremos la mercadería, en el lugar y la hora pactados,

evitando pérdidas para nosotros y para nuestros clientes.

EXCELENCIA: Haremos nuestro trabajo con calidad y rigurosidad, dando

nuestra mejor capacidad para cumplir la misión institucional que nos hemos

fijado.

TRABAJO EN EQUIPO: Fortaleceremos la integración y la colaboración en

el trabajo, privilegiaremos el compañerismo y el compromiso institucional en

pos de alcanzar objetivos organizacionales e individuales.

PERSEVERANCIA: Seremos tenaces en la superación de los obstáculos y nos

enfrentaremos unidos aún a los más complicados escenarios, teniendo presente

nuestra misión y el orden de las prioridades para su cumplimiento.

COMPROMISO: Trabajamos con responsabilidad sentido de pertenencia y

profesionalismo cumpliendo con las normas organizacionales establecidas.

1.2.4. Objetivos de la Empresa

Los objetivos se definen como aquel anhelo institucional hacia el cual se dirigen todos

los esfuerzos de manera individual y colectiva, mediante una interrelación total de la

organización, con la finalidad de cumplirlos en el tiempo establecido y bajo las

condiciones planteadas en un inicio.

Objetivo General

Proporcionar un servicio de transporte pesado de calidad, utilizando recurso

humano calificado y recurso tecnológico innovado que permita cumplir con las

necesidades y requerimientos de los clientes.

Objetivos Específicos

Elaborar, ejecutar y controlar la implementación del plan estratégico.

Adoptar las TIC´s que permitan ofrecer un servicio de transporte de carga de

lácteos de calidad a nuestros clientes, con responsabilidad cumpliendo las rutas

adecuadas dentro del país.

14

Mejorar el desempeño de las actividades financieras estableciendo

procedimientos de control y justificación, que vayan de la mano con la

normativa legal, sanitaria, contable y tributaria aplicable a la compañía.

Desarrollar un plan de comunicación que informe a nuestros clientes el buen

mantenimiento, correcta transportación y entrega oportuna de la carga en si las

actividades que desarrolla la empresa.

1.2.5. Estrategias para el 2016 -2017

Desarrollar planes operativos anuales enfocados en el cumplimiento del plan

estratégico.

Desarrollar un plan de implementación para adoptar las tecnologías de nueva

generación que ayuden a la industria del transporte de carga de lácteos por

carretera cumpliendo rutas destinadas.

Implementar herramientas de inteligencia de negocios con énfasis en el área

financiera, cumpliendo con la ley.

Utilizar la publicidad y el marketing directo como herramientas de uso continuo

para informar de las actividades que realiza la empresa.

15

1.2.6. Matriz Estratégica

Tabla 2 Matriz Estratégica de Digmasur S.A.

Matriz Estratégica de la Empresa de Transportes Digmasur S.A

No. Objetivo Estrategia Indicadores Fuente de

Verificación

Supuestos

1 · Elaborar, ejecutar y controlar la

implementación del plan estratégico.

· Desarrollar planes operativos anuales

enfocados en el cumplimiento del plan

estratégico.

Porcentaje de

cumplimiento de

las actividades

programadas en el

POA.

Informe anual de

actividades

realizadas vs

actividades

programadas.

Manejo de la

resistencia al

cambio por parte de

los empleados.

2 · Adoptar las TIC´s que permitan ofrecer un

servicio de transporte de carga de lácteos de

calidad a nuestros clientes, con responsabilidad

cumpliendo las rutas adecuadas dentro del país.

· Desarrollar un plan de

implementación para adoptar las

tecnologías de nueva generación que

ayuden a la industria del transporte de

carga de lácteos por carretera

cumpliendo rutas destinadas.

Número de

clientes que se

incrementan

gracias a la nueva

tecnología.

Informe anual de

rastreo satelital.

Mejora de la

eficiencia del

servicio a los

clientes.

3 · Mejorar el desempeño de las actividades

financieras estableciendo procedimientos de

control y justificación, que vayan de la mano

con la normativa legal, sanitaria, contable y

tributaria aplicable a la compañía.

·Implementar herramientas de

inteligencia de negocios con énfasis en

el área financiera, cumpliendo con la

ley.

Aplicación de

razones

financieras.

Análisis financiero. Mejora del control

financiero de la

empresa.

4 ·Desarrollar un plan de comunicación que

informe a nuestros clientes el buen

mantenimiento, correcta transportación y

entrega oportuna de la carga en si las

actividades que desarrolla la empresa.

· Utilizar la publicidad y el marketing

directo como herramientas de uso

continuo para informar de las

actividades que realiza la empresa.

Porcentaje de

efectividad de

gasto publicitario.

Informe de

incremento en

prestación de

servicio vs gasto en

publicidad y

comunicación.

Se generará un

incremento en la

prestación del

servicio a través de

una campaña de

comunicación.

16

1.3. Estructura Organizacional

Hace referencia al acto de agrupar de forma lógica y sistémica a todas las actividades

que guardan relación dentro de la organización, esta actividad se la hace por medio de

cuadros que conforman el denominado organigrama.

Digmasur S.A., cuenta únicamente con el organigrama estructural y el funcional, los

mismos que serán material de estudio y se los revisan más adelante.

1.3.1. Organigrama Estructural

Un organigrama comprende la composición resumida de la empresa en todos los niveles

jerárquicos existentes y dejando evidencia de un ordenamiento lógico de actividades,

atribuciones, autoridad en los diferentes escalones comprendidos dentro del mismo.

Digmasur S.A., desarrolla la siguiente estructura con el fin de tener una manera óptima

de trabajo y delegar tareas que permitan alcanzar metas fijadas.

Figura 7 Organigrama Estructural Digmasur S.A.


CONSEJO DE ACCIONISTAS

GERENCIA

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO

FINANCIERO

PRESIDENCIA

TÉCNICO-

OPERATIVO

TESORERÍA CONTABILIDAD ADMINISTRACIÓN

17

1.3.2. Organigrama Funcional

El organigrama funcional incluye las principales funciones que se tienen asignadas a

cada área de la organización.

La distribución de autoridad y responsabilidad permite tener el control de los procesos

que se manejan y encausar las iniciativas de los empleados desde la posición que

ocupan.

En base a la información requerida al personal de la empresa respecto de las funciones

que realizan, el organigrama funcional de la empresa es el siguiente:

Figura 8 Organigrama Funcional Digmasur S.A.


JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS (14)

GERENTE GENERAL (1)

ADMINISTRATIVO FINANCIERO

OPERATIVO (1)

PRESIDENTE (1)

OPERATIVO (2)

CONTADOR (1) TESORERO (1) SECRETARIA (1)

18

Junta General de Accionistas

Funciones:

La Asamblea General de Socios es la máxima autoridad de la empresa y sus

decisiones son obligatorias tanto para los demás organismos directivos, como

para los socios y empleados de la empresa.

Entre las principales funciones están: Dirigir, controlar y evaluar el desempeño

de cada uno de los directivos que conforman la empresa y todo en cuanto se

refiere a la misma.

Presidente y Representante Legal (Sr. Marco Edelberto Ramírez Mayanquer)

Funciones:

Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar por medio de sus subordinados

todas las actividades de la Empresa.

Coordinar el trabajo para lograr los objetivos de la Empresa.

Asegurarse de que las actividades de la Empresa se lleven correctamente.

Revisar mensualmente los informes emitidos de las diferentes áreas de la

Cooperativa.

Gerente General (Sr. Jorge Guillermo Andrade Vinueza)

Funciones:

Velar por el cumplimiento de los estatutos establecidos por la Asamblea de

Socios.

Planificar, organizar, dirigir y controlar todas las actividades inherentes al objeto

social de la empresa.

Cumplir con los objetivos de la Empresa.

Generar valor para los socios de la Empresa.

19

Mantener un clima organizacional que permita el desempeño de las funciones en

todas las áreas de la Empresa.

Tiene que velar por los intereses de la empresa, de sus ingresos egresos y sobre

todo de su rentabilidad.

Manejar todos los recursos de la Empresa.

Autoriza créditos y pagos.

Departamento Financiero:

Cargo: Contador (Lcdo. Jaime Ángel Lozada Zambrano)

Funciones:

Elaborar estados financieros oportunos y confiables.

Llevar archivo de la información contable.

Dirigir y controlar las actividades contables de la empresa.

Revisar, preparar y declarar impuestos generados.

Asesorar a la administración en cuestiones legales como: seguro social,

impuestos al fisco, procesos laborales entre otros.

Planificar el movimiento económico de acuerdo a la duración del ejercicio

contable.

Actualizarse con las Leyes Tributarias, laborales y legales, cuando estas hayan

tenido cambios.

Cargo: Tesorero

Funciones:

Recaudar, custodiar y depositar los bienes financieros de la Empresa.

Vigilar que la documentación soporte de la salida de efectivo cumpla con los

requisitos de carácter fiscal y de control interno.

Elaborar los informes periódicos sobre el estado de posición financiera de la

cuenta bancaria y de los flujos de caja.

Coordinar las actividades del personal habilitado para pago de nóminas.

20

Coordinar, orientar y apoyar las actividades del contador de la empresa.

Departamento Administrativo:

Cargo: Secretario/a

Funciones:

Se encarga del manejo de las comunicaciones verbales y escritas, la preparación de

documentos, la organización de la oficina, la gestión de proyectos, además de

solucionar problemas legales y/o jurídicos, dirigir, coordinar y supervisar la asesoría

legal de la empresa.

Cargo: Operativo 1

Operativo 2

Funciones:

Hacer el lavado general del tanquero y atender las observaciones que la misma

haga en el momento de la supervisión de su trabajo.

Desinfectar en su totalidad el tanquero para una nueva ruta de recolección.

Apoyar cuando se le solicite, las labores asignadas a otro compañero de su grupo

de trabajo.

Adelantar, cuando se le solicite, labores de apoyo de la logística de los diferentes

eventos que organice la empresa.

Las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato.

1.4. Análisis Situacional

Consiste en el análisis del estado actual de la empresa Digmasur S.A., dónde se realiza

un estudio de los factores tanto internos como externos, que pueden influir de manera

positiva o negativa en el desarrollo de las actividades comerciales de la empresa, que

21

nos permitirá evidenciar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que

intervienen en la organización y en su entorno.

La información obtenida de dichos componentes será sometida a un análisis posterior,

lo cual permitirá elaborar una matriz denominada FODA.

Figura 9 Análisis Situacional de la Empresa

1.4.1. Ambiente Externo

La empresa DIGMASUR S.A., desafía un mercado competitivo, dado que varias

empresas con la misma actividad manejan logística, lo que obliga a la empresa a estar

en persistente innovación y tener estándares de calidad altos en el servicio que ofrece.

Por lo antes mencionado en necesario revisar todas las variables del macro-ambiente y

microambiente que afectan a la empresa de forma directa e indirecta.

1.4.1.1. Macro-Ambiente

La empresa Digmasur S.A., enfrenta un mercado competitivo, dado que varias

empresas con la misma actividad manejan una alta logística, lo que obliga a la Empresa

a estar en constante innovación y tener estándares de calidad altos en los servicios que

otorga.

22

Es por ello que se toma necesario revisar las variables del macro y microambiente que

afectan a la empresa de forma directa o indirecta.

Incluyendo la unión de factores que afectan de manera externa a la empresa. Por lo

general, los directivos de las empresas no pueden intervenir en los cambios que se

provoquen dentro de este ambiente, por lo que podría darse una serie de resultados ya

sean estos positivos o negativos.

Es necesario realizar el análisis externo con la finalidad de identificar los factores

externos claves que influyen directamente en el desarrollo de la empresa, los cuales son

los económicos, políticos, sociales y tecnológicos los cuales influyen externamente

estableciendo situaciones de amenaza u oportunidad.

OPORTUNIDADES: Factores que representan una ocasión de mejora de la empresa,

son positivos y con posibilidad de ser explotados por parte de la empresa.

AMENAZAS: Factores que pueden poner en peligro la supervivencia de la empresa, si

se las identifica con suficiente antelación se las puede evitar.

A continuación se desarrolla el análisis externo de la empresa Digmasur S.A.,

detallando cada uno de los factores que les afecta.

Figura 10 Macro Ambiente

MACROENTORNO

FACTOR ECONÓMICO

FACTOR SOCIAL

FACTOR TECNOLÓGIC

O

FACTOR POLÍTICO

23

1.4.1.1.1. Factor Social

El entorno socio está compuesto por instituciones y otros elementos que afectan los

valores, las preferencias y los comportamientos básicos de la sociedad. Las personas al

crecer es una determinada sociedad absorben una visión del mundo que define sus

relaciones con los demás y consigo mismo.

Las personas, los grupos y la sociedad cambian constantemente en función de lo que

consideran formas deseables y aceptables de vida y de comportamiento. Tales

modificaciones pueden incidir profundamente en las actitudes de los individuos hacia

los productos o servicios, por lo que es de suma importancia que la empresa pueda

comprender y predecir los cambios individuales y sociales que sufran los grupos de

consumidores.

NÚMERO DE HABITANTES. Según el censo, Ecuador tiene 16 366 984 habitantes.

Tabla 3 Número de habitantes en Ecuador

En: (INEC, 2016)

24

Figura 11 Población del Ecuador

En: (INEC, 2016)

Figura 12 Tasa de Crecimiento

En: (INEC, 2016)

TASA DE DESEMPLEO

Hace referencia a la población que estando en edad, condiciones y disposición de

trabajar (Población Económicamente Activa) carece de un puesto de trabajo.

25

Tabla 4 Tasa de Desempleo

En: (Banco Central del Ecuador, 2016)

Digmasur S.A. está relacionada con esta tasa de desempleo, debido a que esta

organización crea fuentes de trabajo conforme a su crecimiento. Ante la sociedad este

factor se considera una OPORTUNIDAD.

1.4.1.1.2. Factor Político

Este factor se compone por un conjunto de leyes, dependencias del gobierno que

influyen y limitan tanto las actividades de las organizaciones como la de los individuos

de la sociedad. La existencia de leyes y regulaciones trata de fomentar la competencia

protegiendo a las empresas unas de otras; asegurar mercados justo para los bienes y

servicios, reguardando a los consumidores, y salvaguardando los intereses de la

sociedad como un todo, y a otras empresas de negocios contra las prácticas poco éticas

que perjudican a la sociedad.

El gobierno es el responsable de crear políticas públicas que guíen el comercio así como

establece un conjunto de leyes y regulaciones que limitan los negocios en beneficio de

la sociedad, para asegurarse que las empresas asuman la responsabilidad de los costos

sociales por sus actos.

26

Es por esto que la empresa debe ajustarse a la legislación del país de manera

permanente, lo que resulta difícil sin la adecuada planeación y uso de estrategias que

permitan cambios oportunos que afecten de manera significativa al desarrollo de la

organización.

Debido a los cambios constantes que se realizan en el país para Digmasur S.A., el factor

político representa una AMENAZA.

1.4.1.1.3. Factor Tecnológico

Representa uno de los factores más sobresalientes que actualmente determinan el

destino y la productividad de las empresas. El entorno de las organizaciones se presenta

día a día con nuevas tecnologías que reemplazan métodos menos sofisticados y, crean

nuevos mercados y oportunidades de comercialización.

Los cambios en la tecnología pueden afectar seriamente las clases de productos o

servicios disponibles en una empresa, y las clases de procesos que los empleados

utilicen para producir un producto o brindar un servicio. Además, la tecnología puede

afectar los valores y estilos de vida del consumidor.

Las empresas sobreviven, en gran medida, diferenciando sus productos o servicios de

los de los competidores, y esto lo logran sólo con innovaciones y tecnología que se

puede manifestar creando o mejorando un proceso y aumentando la productividad del

talento humano.

Para DIGMASUR S.A. el factor tecnológico representa una OPORTUNIDAD.

1.4.1.1.4. Factor Económico

El factor económico representa la base fundamental para la correcta planificación

estratégica, debido a que no solo incurre en el tamaño y atractivo de los mercados que la

empresa atiende, sino en la capacidad de ésta para atenderlos rentablemente.

27

Afectan de manera general y por igual a todas las empresas, por lo cual los gerentes

deben tomar decisiones tales como ahorrar sus ingresos, invertirlos o acudir a una fuente

de financiamiento.

Los Factores Económicos que tenemos en el Ecuador son:

INFLACIÓN

Es medida estadísticamente a través del Índice de Precios al Consumidor del Área

Urbana (IPCU) a partir de una canasta de bienes y servicios demandados por los

consumidores de estratos medios y bajos, establecida a través de una encuesta de

hogares. (Banco Central del Ecuador, 2016)

Tabla 5 Inflación Anual

Año Porcentaje

2007 3,32%

2008 8,83%

2009 4,31%

2010 3,33%

2011 5,41%

2012 4,16%

2013 2,70%

2014 3,67%

2015 3,38%

May-16 1,63%

En: Banco Central del Ecuador, 2016

Figura 13 Inflación Anual


3,32%

8,83%

4,31% 3,33%

5,41%

4,16%

2,70% 3,67% 3,38%

1,63%

0,00%

1,00%

2,00%

3,00%

4,00%

5,00%

6,00%

7,00%

8,00%

9,00%

10,00%

20

07

20

08

20

09

20

10

20

11

20

12

20

13

20

14

20

15

may

-16

Inflación anual

28

De acuerdo a los datos proporcionados por el Banco Central del Ecuador la inflación en

el año 2014 – 2015 – 2016 se mantiene constante.

Este indicador permite comprender de mejor manera la fijación de precios dentro de la

empresa a la hora de ofrecer un producto o prestar un servicio, en este punto se tiene

una OPORTUNIDAD.

PRODUCTO INTERNO BRUTO

El PIB es una medida macroeconómica expresada en valores monetarios que engloba el

valor total de la producción de los bienes y servicios productos por una nación durante

un período de tiempo.

Este índice permite determinar el crecimiento o decrecimiento económico de un país. A

su vez, suministra información sobre la riqueza de una nación y el valor que tiene cada

sector de su economía.

Tabla 6 Producto Interno Bruto (PIB)

Año PIB

2009 62.519.686

2010 69.555.367

2011 79.276.664

2012 87.924.544

2013 94.776.170

2014 100.917.372


29

Tabla 7 Producto Interno Bruto por Industria


Figura 14 Producto Interno Bruto (PIB)


De acuerdo a datos del Banco Central del Ecuador en el año 2009 y 2010 la economía

ecuatoriana registra una importante recuperación al alcanzar un crecimiento del PIB de

3.6% y 3.2%.

4.3.2 PRODUCTO INTERNO BRUTO POR INDUSTRIA

Millones de USD, millones de USD, 2007=100; tasa de variación anual, porcentaje

Período /

IndustriasComercio

Alojamiento y

servicios de

comida

Transporte Otros Servicios

TOTAL VALOR

AGREGADO

BRUTO

OTROS

ELEMENTOS DEL

PIB

PIB

Millones de USD

2009 6.523,5 1.182,4 3.548,4 4.600,6 59.013,3 3.506,4 62.519,72010 7.241,1 1.312,4 3.700,3 4.767,9 66.499,5 3.055,9 69.555,42011 8.399,8 1.427,9 3.696,3 5.063,8 76.536,2 2.740,4 79.276,72012 9.053,7 1.631,8 3.859,5 5.351,6 83.856,2 4.068,4 87.924,52013 9.976,6 1.877,6 4.299,6 5.592,6 90.533,9 4.595,8 95.129,72014 (sd) 10.554,9 2.060,9 4.523,0 6.028,1 97.316,9 4.975,3 102.292,32015 (p) 10.501,4 2.139,8 4.468,5 6.364,3 92.746,4 7.430,4 100.176,8

Tasa de variación anual, porcentaje

2009 -3,9 8,8 6,5 0,1 1,6 -19,7 0,62010 3,4 4,2 2,1 0,2 3,7 0,2 3,52011 5,8 6,0 5,5 3,9 7,7 12,7 7,92012 4,7 4,0 6,1 0,3 5,7 5,1 5,62013 6,8 4,8 10,2 3,4 5,1 0,2 4,92014 (sd) 3,3 0,8 5,0 4,0 4,4 -5,1 4,02015 (p) -0,8 -1,3 -2,1 0,5 0,6 -12,1 0,2

(sd) semi-defini tivo

(p) provis ional

0

20.000.000

40.000.000

60.000.000

80.000.000

100.000.000

120.000.000

2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014

Producto Interno Bruto (PIB)

30

Durante el año 2014 el Producto Interno Bruto (PIB) tuvo una variación anual positiva

de 3.8%. En el cuarto trimestre de 2014 la economía creció en 0.5%, respecto al

trimestre anterior; y, en 3.5 % comparada con igual período de 2013. Mientes que el

Valor Agregado no Petrolero creció en 4.3% entre el cuarto trimestre de 2014 y el

cuarto trimestre de 2013, y contribuyó con 3.71 puntos porcentuales al crecimiento total

de la economía (3.5 %), esto se le considera como una OPORTUNIDAD.

TASA DE INTERÉS

“La tasa de interés es la cantidad de dinero que hay que pagar por los créditos

adquiridos”. (Obando, 2010)

Las tasas de interés determinan la inversión productiva estas en conjunto con una

inflación baja y estable contribuyen al crecimiento de la economía de un país.

Figura 15 Tasa de Interés


TASA DE INTERÉS ACTIVA

“Es la tasa de interés que reciben los intermediarios financieros de los demandantes por

los préstamos otorgados. Es decir, es la tasa que cobra el banco por el dinero que

presta.” (Banco Central del Ecuador, 2016)

0,00%

2,00%

4,00%

6,00%

8,00%

10,00%

Tasa de interés

La Tasa Activa Efectiva Referencial

La Tasa Pasiva Efectiva Referencial

31

Tabla 8 Tasa Activa Efectiva Referencial


Fecha Valor

Mayo-31-2016 8,89%

Abril-30-2016 9,03%

Marzo-31-2016 8,86%

Febrero-29-2016 8,88%

Enero-31-2016 9,15%

Diciembre-31-2015 9,12%


Figura 16 Tasa Activa Efectiva Referencial


Para el mes de mayo del 2016 la tasa de interés activa en el Ecuador se encuentra en un

8,89% lo cual representa para la empresa una OPORTUNIDAD.

TASA DE INTERÉS PASIVA

“Es la tasa de interés que pagan los intermediarios financieros a los oferentes de

recursos por el dinero captado.” (Banco Central del Ecuador, 2016) Es decir, es la tasa

de interés que paga la entidad financiera por los depósitos o colocaciones de dinero por

parte de los clientes. Al mes de mayo del 2016, la tasa pasiva referencial en el Ecuador

se encuentra en 5,47% según datos del Banco Central del Ecuador.

8,70%8,75%8,80%8,85%8,90%8,95%9,00%9,05%9,10%9,15%9,20%


32

Tabla 9 Tasa Pasiva Efectiva Referencial


Fecha Valor

Mayo-31-2016 5,47%

Abril-30-2016 5,85%

Marzo-31-2016 5,95%

Febrero-29-2016 5,83%

Enero-31-2016 6,62%

Diciembre-31-2015 5,14%


Figura 17 Tasa Pasiva Efectiva Referencial


Al ser este valor por concepto de intereses, se convierte en una ganancia para los

depositantes y un gasto para la Institución Financiera. Para DIGMASUR S.A. este

indicador constituye una AMENAZA.

RIESGO PAÍS

El riesgo país es un concepto económico que ha sido abordado académica y

empíricamente mediante la aplicación de metodologías de la más variada índole, desde

la utilización de índices de mercado como el índice EMBI de países emergentes hasta

sistemas que incorpora variables económicas, políticas y financieras. El EMBI se define

como un índice de bonos de mercados emergentes, el cual refleja el movimiento en los

precios de sus títulos negociados en moneda extranjera. (Banco Central del Ecuador,

2016)

0,00%1,00%2,00%3,00%4,00%5,00%6,00%7,00%


33

Tabla 10 Riesgo País

FECHA VALOR

Mayo-31-2016 855.00

Mayo-30-2016 861.00

Mayo-29-2016 861.00

Mayo-28-2016 861.00

Mayo-27-2016 861.00

Mayo-26-2016 868.00

Mayo-25-2016 870.00


Figura 18 Riesgo País


Siendo que al mes de Mayo del 2016 el riesgo país ha tenido una disminución, para

DIGMASUR S.A., al estar en baja representa una AMENAZA.

1.4.1.2. Micro-Ambiente

Los factores que conforman el micro-ambiente son aquellas variables que están

relacionadas con el negocio o que nacen del giro del mismo; es decir, influyen directa e

inmediatamente en la gestión de la Sociedad estableciendo situaciones de fortaleza o

debilidad sobre los cuales se tiene control con el objeto de satisfacer las necesidades del

mercado.

A continuación se desarrolla el análisis interno de la Empresa Digmasur S.A.,

detallando cada uno de los factores que se involucran.

845,00850,00855,00860,00865,00870,00875,00

May

o-3

1-

20

16

May

o-3

0-

20

16

May

o-2

9-

20

16

May

o-2

8-

20

16

May

o-2

7-

20

16

May

o-2

6-

20

16

May

o-2

5-

20

16

Riesgo País

34

Figura 19 Micro-entorno

1.4.1.2.1. Clientes

“Cliente es la persona, empresa u organización que adquiere o compra de forma

voluntaria productos o servicios que necesita o desea para sí mismo, para otra persona o

para una empresa u organización; por lo cual, es el motivo principal por el que se crean,

producen, fabrican y comercializan productos y servicios.

Algunas consideraciones que se deben tener con los clientes son:

Si no prestan atención a sus clientes, alguna otra empresa lo hará.

Las empresas deben considerar a sus clientes como un activo que debe ser gestionado

como cualquier otro activo de la empresa.

Los productos van y vienen. El reto de las empresas se centra en que sus clientes duren

más que sus productos. Tienen que considerar más los conceptos ciclo de vida del

mercado y ciclo de vida del cliente en lugar del concepto ciclo de vida del producto”.

(Klotler, 2010)

Los clientes son aquellas personas naturales o jurídicas que consumen los bienes o

servicios a partir de un pago que ofrece la empresa.

La Empresa Digmasur S.A. en sus inicios incorporó su único cliente

PASTEURIZADORA QUITO que hasta la actualidad se mantiene con excelentes

relaciones, como una necesidad del cliente que maneja un gran volumen de rutas y

requiere el servicio de varias empresas, esto se le considera una OPORTUNIDAD.

35

Al depender de un solo cliente como PASTEURIZADORA QUITO se considera que es

una AMENAZA.

Depender de una línea de servicio, se considera como una DEBILIDAD.

1.4.1.2.2. Proveedores

“El término Proveedor designa a toda la entidad que pone a disposición de otra entidad

un determinado producto o servicio. De acuerdo con este concepto, el proveedor puede

ser el productor de bienes y servicios o de sus distribuidores (por ejemplo, un

importador o representante)”. (Nuñes, 2012)

La industria de transportes pesados si es un cliente importante para el grupo de

proveedores, ya que el parque automotor de vehículos pesados no es tan extenso en

comparación con otros segmentos.

Para la Empresa Digmasur S.A., los principales proveedores son:

Llantas: Tedasa, Auto Stock

Aceites y Lubricantes: Lubricadora Castro

Repuestos: Motransa

Talleres: Técnicos locales calificados y de confianza

En la Industria de proveedores es bien organizada por lo que pueden negociar los

precios de sus productos y servicios, ante esto es una AMENAZA.

1.4.1.2.3. Competencia

“Son aquellos conjuntos de empresas que ofrecen productos iguales y comercializan los

mismos que una determinada empresa.

Pero la competencia no se limita al caso de las empresas que compiten con la nuestra

directamente (con los mismos productos). También se considera competencia a las

empresas que ofrecen productos que pueden sustituir a los nuestros. Evalúa el

36

posicionamiento de los productos para saber el lugar que ocupa el producto en el

mercado”. (Arias, 2010)

Tabla 11 Compañías de Carga Pesada

En: Agencia Nacional de Tránsito, 2015

La competencia comprende empresas, personas u organizaciones con características

similares a la nuestra, mismos que puedan afectar a la estabilidad económica al intentar

atraer a nuestros clientes potenciales compradores de nuestro producto, eso representa

una AMENAZA.

37

1.4.2. Análisis Interno

Figura 20 Ambiente Interno

1.4.2.1. Planificación

La planificación comprende el investigar y analizar las condiciones futuras para escoger

un curso de acción que la organización va a seguir, tomando en cuenta el medio

ambiente externo y las capacidades internas de la organización.

Para lograrlo se debe fijar la visión y la misión así como determinar los objetivos de la

organización, formular e implemente las estrategias para obtener los objetivos tomando

en cuenta el medio ambiente externo y las capacidades internas para poder posicionar la

organización en forma ventajosa y competitiva frente a la competencia. (Thompson B. ,

1970)

La empresa de transportes Digmasur S.A. no cuenta con una planificación explícita

dentro de la estructura, es por ello que surge la necesidad de elaborar un plan estratégico

que guíe el accionar de la empresa en el tiempo, por lo tanto es una DEBILIDAD.

La empresa al no poseer instalaciones propias para guardar los vehículos, así como para

el stock de llantas y repuestos en general, se lo considera como DEBILIDAD.

La falta de compromiso por parte de los empleados ya que no tienen claro cuál es la

misión de la empresa, la misma es un pilar fundamental de la cultura organizacional, se

lo considera como una DEBILIDAD.

AMBIENTE INTERNO

PLANIFICACIÓN

ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN

CONTROL

38

Tener una débil planificación, que el primer punto a identificar debe ser cual es la visión

estratégica que tiene la empresa, se lo toma como una DEBILIDAD.

La falta de objetivos claros ocasiona rendimientos deficientes, y se lo toma como una

DEBILIDAD.

1.4.2.2. Organización

Se refiere a la forma como se asignan, se agrupan y se relacionan las personas, los

recursos y la tecnología para formas sistemas y subsistemas con el objeto de poder

implementar la estrategia seleccionada y así poder obtener los objetivos y la misión de

la institución. (Thompson B. , 1970)

Actualmente, Digmasur S.A. no cuenta con una estructura organizacional bien definida,

por este motivo, como parte de este trabajo se proponen los organigramas básicos para

cualquier empresa, es decir, estructural, funcional y posicional.

La administración de los recursos, en sus diferentes dimensiones, constituye otra

debilidad al interior de la empresa; ya que la organización de los mismos no es la

adecuada. No hay una adecuada administración de los recursos materiales y financieros,

la mala organización ocasiona que estos no sean utilizados de forma eficiente.

El no contar con una organización bien definida dificulta la administración reduciendo

así la eficacia y la eficiencia con que se desarrollan las actividades, siendo esto una

DEBILIDAD.

1.4.2.3. Dirección

Comprende el motivar y guiar a las personas para que utilicen los recursos asignados y

la tecnología propia del sistema y logren que los subsistemas puedan implementar la

estrategia seleccionada para así obtener los objetivos y la misión de la organización.

Para ello, se debe estudiar y comprender el comportamiento de las personas y grupos

dentro de un contexto organizacional. (Thompson B. , 1970)

La dirección de la empresa de transportes Digmasur S.A. se ve debilitada ya que el

gerente no se encuentra comprometido con la empresa y esto desestabiliza a la

organización como tal y afecta al clima laboral.

39

Dentro de la empresa la dirección no está acorde a las necesidades de la misma, por lo

tanto es una DEBILIDAD.

Al desempeñar el presidente funciones de representación legal de la empresa, agilitando

trámites y de forma correcta, esto se lo toma como una FORTALEZA.

1.4.2.4. Control

El control trata de determinar si la estrategia seleccionada se implementa tal como se ha

formulado, que dificultades se encuentran, comparar resultados obtenidos contra

resultados propuestos, y realizar los ajustes y correcciones necesarios para que se la

rediseñe. (Thompson B. , 1970)

Al interior de la empresa de transportes Digmasur S.A., se necesita implantar procesos

de control que permitan conocer cómo marchan los diferentes aspectos; se necesita

mejorar el control a los conductores y llevar un registro adecuado del gasto que se

incurre en los diferentes insumos como carga, combustible, repuestos, etc.

Al no existir un debido control del personal y de los gastos en los que incurre cada

unidad de transporte, esto es una DEBILIDAD.

La empresa Digmasur S.A. no cuenta con un sistema de control interno, por lo que

representa para la misma una DEBILIDAD.

1.4.3. Matriz Resumen FODA

El FODA, es una metodología usada para conocer la situación de una empresa o

proyecto específico, que considera el análisis de factores tanto internos como externos.

Esta herramienta es utilizada a nivel mundial, la misma que permite trazar cursos de

acción sobre la base del diagnóstico obtenido de la organización.

40

Matriz Resumen FODA

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

1. El liderazgo con el que cuentan los

directivos de la empresa, permite que las

decisiones que se toman en reuniones

sean oportunas y precisas.

2. Flota vehicular (activos) no más de 4 años de

fabricación.

3. Amplio conocimiento de rutas que cada

unidad hace su recorrido.

4. Cabezales y tanques calificados con sus

respectivos permisos para su operación en el

transporte pesado por carretera.

5. Socios dueños de vehículos de transporte de

carga.

1. Producto Interno Bruto

2. Tasa de Interés Activa

3. Tasa de Desempleo

4. Innovación Tecnológica

5. Necesidades del Cliente

6. Inflación

DEBILIDADES AMENAZAS

1. Depender de una línea de servicio.

2. No cuenta con una estructura de

planificación de la empresa Digmasur S.A.

3. Falta de procedimientos contables que opere

dentro de la empresa.

4. La posibilidad de que una unidad de

transporte se dañe en el transcurso del

viaje.

5. Falta de Sistema de Control Interno

6. Bajo nivel tecnológico en la empresa.

7. No gozar con instalaciones propias para

guardar los vehículos, así como para el stock

de llantas y repuestos en general.

8. Falta de capacitación e incentivos al

personal.

9. Enfoque estratégico con debilidades.

10. Falta de control en los gastos que incurre

cada unidad de transporte.

1. Tasa de Interés Pasiva

2. Riesgo País

3. Constantes cambios en la

Política

4. Competencia

5. Depender de un solo

cliente

6. Escasez de combustible

41

1.4.4. Matriz Estratégica FODA

Matriz de Estrategias FODA

EMPRESA DIGMASUR S.A.

MATRIZ DE ESTRATEGIAS FODA

EXTERNOS

INTERNOS

OPORTUNIDADES AMENAZAS

O1. El crecimiento económico, donde

su principal indicador es el PIB, viene

acompañado de una gran inversión

pública, donde la empresa de transportes

desarrolla sus actividades.

A1. Tasa de Interés Pasiva

O2. Tasa de Interés Activa A2. Riesgo País

O3. Tasa de Desempleo A3. Constantes cambios en la Política

O4. Innovación Tecnológica A4. Competencia

O5. Necesidades del Cliente A5. Depender de un único cliente.

O6. Inflación A6. Escasez de combustible.

FORTALEZAS FO FA

F1. El liderazgo con el que cuentan los directivos de la empresa, permite que las

decisiones que se toman en reuniones sean oportunas y precisas.

Fortalecer el crecimiento en el mercado

nacional de la empresa, aprovechando

que los directivos toman decisiones

oportunas y precisas. (F1;O1)

Buscar nuevos clientes en otras industrias

que pueden utilizar el servicio de

transporte pesado por carretera, apoyados

en nuestra experiencia y los recursos con

los que se cuenta. (F2, F3;A5)

F2. Flota vehicular (activos) no más de 4 años de fabricación.

F3. Amplio conocimiento de rutas que cada unidad hace su recorrido.

42

F4. Cabezales y tanques calificados con sus respectivos permisos para su operación

en el transporte pesado por carretera.

Potenciar los recursos de la empresa

utilizando las nuevas tecnologías

aplicadas a la industria del transporte

pesado. (F2, F4;04)

El amplio conocimiento de rutas que cada

unidad hace su recorrido permite

contrarrestar el ingreso de nuevos

competidores. (F3;A4) F5. Socios dueños de vehículos de transporte de carga.

DEBILIDADES DO DA

D1. Depender de una línea de servicio.

Utilizar la única línea de servicio que

tiene la empresa aprovechando al

máximo las necesidades que tiene el

cliente. (D1;O5)

Utilizar la innovación tecnológica para

mejorar el control del personal. (D9;O4)

Implementar una política de expansión en

infraestructura, que sea defensiva, para

poder reaccionar en caso de cambios

políticos o fiscales, negativos para la

empresa. (D6;A3)

Disminuir la posibilidad que una unidad de

transporte se dañe en el transcurso del

viaje, para que no exista la posibilidad de

nuevos competidores que pueden afectar a

la empresa. (D4;A4)

Contar con un Sistema de Control Interno

adecuado, permite estar alertas en las

variaciones de la tasa de interés pasiva.

(D5;A1)

D2. No cuenta con una estructura de planificación de la empresa Digmasur S.A.

D3. Falta de procedimientos contables que opere dentro de la empresa.

D4. La posibilidad de que una unidad de transporte se dañe en el transcurso del

viaje.

D5. Falta de Sistema de Control Interno

D6. No gozar con instalaciones propias para guardar los vehículos, así como para el

stock de llantas y repuestos en general.

D7. Falta de capacitación e incentivos al personal.

D8. Enfoque estratégico con debilidades.

D9. Falta de control de personal y de los gastos en los que incurre cada unidad de

transporte.

D10. Falta de control en los gastos que incurre cada unidad de transporte.

43

1.4.5. Análisis Matriz Estratégica FODA

Tabla 12 Análisis Matriz Estratégica FODA

EMPRESA COINFER

ANÁLISIS MATRIZ ESTRATEGIAS FODA

FACTORES ANÁLISIS

FO

Fortalecer el crecimiento en el mercado nacional de la

empresa, aprovechando que los directivos toman

decisiones oportunas y precisas. (F1;O1)

Potenciar los recursos de la empresa utilizando las

nuevas tecnologías aplicadas a la industria del

transporte pesado. (F2, F4;04)

FA

Buscar nuevos clientes en otras industrias que pueden

utilizar el servicio de transporte pesado por carretera,

apoyados en nuestra experiencia y los recursos con los

que se cuenta. (F2, F3;A5)

El amplio conocimiento de rutas que cada unidad hace

su recorrido permite contrarrestar el ingreso de nuevos

competidores. (F3;A4)

DO

Utilizar la única línea de servicio que tiene la empresa

aprovechando al máximo las necesidades que tiene el

cliente. (D1;O5)

Utilizar la innovación tecnológica para mejorar el

control del personal. (D9;O4)

DA

Implementar una política de expansión en

infraestructura, que sea defensiva, para poder reaccionar

en caso de cambios políticos o fiscales, negativos para

la empresa. (D6;A3)

Disminuir la posibilidad que una unidad de transporte se

dañe en el transcurso del viaje, para que no exista la

posibilidad de nuevos competidores que pueden afectar

a la empresa. (D4;A4)

Contar con un Sistema de Control Interno adecuado,

permite estar alertas en las variaciones de la tasa de

interés pasiva. (D5;A1)

44

2. MARCO TEÓRICO DEL CONTROL INTERNO

Este capítulo engloba todo lo referente al control interno que servirá posteriormente de

guía para el desarrollo del capítulo III y IV, los modelos de evaluación citados

permitirán el desarrollo de la aplicación práctica.

2.1. Introducción

Por mucho tiempo el alcance del sistema de Control Interno estuvo limitado a las áreas

económicas, se hablaba de Control Interno y se tenía la cultura de que era inherente a

las actividades de contabilidad y finanzas; el resto de las áreas operacionales y de hecho

sus trabajadores no se sentían involucrados. No todos los directivos de nuestras

organizaciones veían en el sistema de Control Interno un instrumento de gestión capaz

de ser utilizado para lograr la eficiencia y eficacia de las operaciones que se habían

propuesto. Otro elemento que atentaba contra la eficiencia de los sistemas de Control

Interno era que las actividades de control ya venían establecidas de forma global para

todas las entidades del país, minimizando la creatividad de los directivos en el diseño de

los objetivos y actividades de control que fueran más eficaces según las características

de su entidad. Además, no se contaba con elementos generalizadores que le sirvieran de

base a la organización para poder diseñar un sistema de Control Interno a la medida de

sus necesidades. (Del Toro Ríos, Vizcaino Fonteboa Vizcaino, Armada Trabas, &

Santos Cid, 2005)

2.2. Definición

El Control Interno “es el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección

y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al

logro de los objetivos siguientes:

- Confiabilidad de la información.

- Eficiencia y eficacia de las operaciones.

- Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas.

- Control de recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad”. (Del Toro Ríos,

Vizcaino Fonteboa Vizcaino, Armada Trabas, & Santos Cid, 2005)

El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y

los métodos adoptados en el negocio para proteger los activos, verificar la exactitud y

45

confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia en las operaciones y

estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia. (Estupiñán Gaitán, 2015)

Es el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos adoptados por la

gerencia de una entidad tendientes a: proteger los activos, obtener información oportuna

y confiable, lograr la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de políticas

establecidas. (Freire Hidalgo & Freire Rodríguez, 2011)

Es un proceso diseñado y efectuado por quienes tienen a cargo el gobierno, la

administración y otro personal; y, que tiene la intención de dar seguridad razonable

sobre el logro de los objetivos de la entidad con relación a la confiabilidad de la

información financiera, la efectividad y la eficacia de las operaciones. (Mantilla R. ,

1984)

Es un proceso efectuado por el cuerpo colegiado más alto (Consejo de administración,

directorio) la gerencia y por el personal de una entidad, diseñado para dar una seguridad

razonable de cumplimiento de los objetivos institucionales, comprendidos en uno o más

de los siguientes grupos: efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la

información financiera y administrativa y observancia de las leyes y reglamentos

aplicables. (Fonseca Borja, 2004)

Como se puede apreciar es importante tener en cuenta que el control interno crea valor

para las partes interesadas, es un proceso que encierra a un todo en el cual existen

medidas que se diseñan e implantan para asegurar que la organización logre cumplir los

objetivos institucionales, generando eficiencia y eficacia en las funciones y tareas de las

actividades financieras, contables, administrativas y operativas precautelando la

conservación y protección de los recursos disponibles.

Figura 21 El Control Interno

En: (Auditool, 2015)

46

2.3. Importancia

El Control Interno es global e integrado por tal razón reviste de mucha importancia en

cualquier empresa independientemente de su tamaño, nada queda fuera del mismo, es

decir, que no hay operación que no se controle incluyendo al talento humano. Entonces

se hace referencia a una cadena de acciones que se extiende a todas las actividades

inherentes a la gestión y a los procesos de planificar, organizar, ejecutar y supervisar.

Tomando en cuenta que el control interno es un proceso, el mismo puede ser evaluado

en cualquier punto de su desarrollo y en consecuencia, el talento humano que compone

la organización debe tener conciencia de la necesidad de evaluar los riesgos, aplicar

controles y estar en condiciones de responder adecuadamente ante ciertas

eventualidades.

Además es importante porque le permite a la organización tomar decisiones, cumplir los

objetivos y metas, medir los resultados para tomar acciones correctivas de las

irregularidades y errores detectados identificando las causas, efectos y riesgos que se

pueden generar si no existe un control oportuno.

2.4. Características

El Control Interno cumple con las siguientes características:

- Es un proceso evaluado en cualquier punto de su desarrollo, integrado por un

conjunto de acciones estructuradas, coordinadas y un medio para lograr un fin.

- Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles de la organización

y no se trata únicamente de manuales de organización y procedimientos internos.

- En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es

responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los

niveles de autoridad establecidos; y en su cumplimiento participan todos los

trabajadores de la entidad independientemente de su categoría ocupacional.

- Aporta un grado de seguridad razonable, con relación al logro de los objetivos

fijados.

47

- Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas u

operaciones en la entidad.

- Debe fortalecer el autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la autoridad así

como la responsabilidad de los colectivos.

2.5. Objetivos

El Control Interno tiene una relación directa con los objetivos institucionales ya que le

permite a la institución tener una seguridad razonable de que se logren tales objetivos. A

continuación se menciona los siguientes objetivos:

Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la Institución causados por

fraudes y negligencias.

Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y

administrativos usados para la toma de decisiones.

Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.

Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.

Promover la aplicación de reglamentos y procedimientos en todos los niveles

jerárquicos de la organización.

Generar información útil, oportuna, confiable y razonable.

2.6. Principios

Para un adecuado Control Interno es importante tomar en cuenta los siguientes

principios:

- Equilibrio en la delegación de responsabilidad, incluyendo la dotación de los

recursos de control respectivos para asegurar el debido cumplimiento de las

mismas.

- Orientación al logro de objetivos estableciendo medidas de desempeño para

evaluar su cumplimiento.

48

- Mantener un sentido de la oportunidad con la que se realizan las actividades,

para que un control sea eficiente, es necesario que sea suficiente y oportuno.

- Prevenir las desviaciones para anular o disminuir su efecto adoptando medidas

preventivas, con la debida anticipación a su ocurrencia.

- Aplicar el principio de excepción que se dirige específicamente hacia los puntos

realmente necesarios, lo que genera reducción de costos y tiempo.

2.7. Ventajas y desventajas

2.7.1. Ventajas

- Apoya a la entidad a lograr su desempeño.

- Previene la pérdida de sus recursos.

- Ayuda a garantizar una seguridad razonable de los informes financieros.

- Garantiza que la entidad cumpla con las leyes y reglamentos vigentes.

- Evita que la entidad sufra de sorpresas inesperadas a lo largo del camino.

2.7.2. Desventajas

- Los directivos y personal de la entidad tienen a creer que el control interno

garantiza totalmente el éxito de la entidad, el seguro logro de los objetivos y

asegurar la supervivencia.

2.8. Responsabilidad

La responsabilidad del control interno recae sobre los miembros de la dirección, pero en

sí todo el personal cumple algina función del control interno, los cuales pueden sugerir

algún cambio en el estilo del control interno. Es necesario que los miembros de la

organización tomen conciencia de que el control interno no es ajeno a ellos, sino que

todos están implicados.

Los auditores externos informan los estados financieros, representan adecuadamente la

situación financiera patrimonial, los resultados del período y los motivos de fondos, los

49

reguladores emiten normativas, inspeccionan y controlan la información mientras que

los clientes y proveedores como otros terceros aportan informaciones útiles.

2.9. Elementos

Definición de niveles de autoridad y responsabilidad

“Dependerá del tipo de empresa, pues en negocios pequeños no será de mucha

importancia tener niveles de autoridad extensos, puesto que en estos casos quien

controla y autoriza el ciento por ciento de transacciones es el dueño o administrador de

la empresa. En industrias o negocios de gran magnitud, es necesario que este claramente

definido los deberes y funciones de los niveles de autoridad y responsabilidad en los

departamentos operativos y pernal que toman decisiones.

Segregación adecuada de funciones

Este elemento de control interno hace relación a que siempre deberá existir una

separación adecuada entre las funciones de operaciones y contabilidad en otras palabras

que el control físico ejecute una persona diferente a la que realiza el control contable.

Existencia de medidas de comprobación y pruebas independientes

Comprende todas aquellas medidas que puede desarrollar el personal de las distintas

áreas de una empresa tendientes a comprobar que todas las transacciones físicas se vean

reflejadas en los registros contables. Ejemplo: estadísticas de venta, recuperaciones,

niveles de producción, confirmaciones a clientes, proveedores, bancos, entre otros.

Existencia de auditoría interna

Este elemento de control es de mucha importancia en empresas de gran magnitud,

puesto que la auditoría interna velara por el cumplimiento de las medidas de control

establecido por la alta gerencia y efectuará verificaciones posteriores a las transacciones

y precautelará en todo momento los intereses de la empresa.

50

Políticas y prácticas sanas

Dentro de este elemento se incluyen todas las medidas de control adicionales que la

empresa pueda adoptar para lograr los objetivos previstos por la administración.

Ejemplo: protección de activos, rotación de funciones, reclutamiento de personal, cruce

de información, entre otros”. (Freire Hidalgo & Freire Rodríguez, 2011)

2.10. Clasificación

2.10.1. Por la función

2.10.1.1. Administrativo

Lo conforman el plan de organización, procedimientos y registros relacionados con los

procesos de decisión para poder autorizar las actividades comerciales de la dirección

quien debe alcanzar los objetivos establecidos, cual es el principio para establecer un

control contable.

2.10.1.2. Financiero o Contable

Consiste el plan de organización, los procedimientos y los registros referentes a la

salvaguarda de los activos y a la fiabilidad de los registros financieros y en

consecuencia, está diseñado para proporcionar una razonable seguridad de que:

a) Las transacciones se efectúan de acuerdo con la autorización general o específica de la

dirección.

b) Las transacciones se registran, según sea necesario:

- Para permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con los Principios de

Contabilidad Generalmente Aceptados u otros criterios aplicables a tales estados; y,

- Para mantener el control sobre los activos.

c) El acceso de los activos está permitido únicamente con la autorización de la dirección.

d) El activo contabilidad se compara con el existente a intervalos de tiempo razonables y

adoptan medidas correspondientes en el caso de que existan diferencias. (Del Toro Ríos,

Vizcaino Fonteboa Vizcaino, Armada Trabas, & Santos Cid, 2005)

51

2.10.2. Por la acción

2.10.2.1. Previo

Se aplican antes de que las operaciones se lleven a cabo o de que los actos

administrativos queden en firme para tutelar su corrección y pertinencia. Está

constituido por el conjunto de normas, procedimientos, políticas, reglas implantados

para evitar errores en el proceso de las transacciones.

2.10.2.2. Concurrente

El control concurrente está inmerso en el proceso de las operaciones, se aplica

simultáneamente a la ejecución de las operaciones y desempeño de los funcionarios se

debe concentrar en la obtención de los mejores resultados con los menores esfuerzos y

recursos, es ineludible la responsabilidad de verificar la corrección de las operaciones.

2.10.2.3. Posterior

Examen de las operaciones financieras y administrativas que se efectúan después de que

estas se han producido, con el objetivo de verificarlas, revisarlas, analizarlas y, en

general, evaluarlas de acuerdo a la documentación y resultados de las mismas. Las

funciones del control posterior en medianas y grandes organizaciones son ejercidas por

regla general, por la auditoría interna, sin perjuicio de los exámenes profesionales que

prestan las auditorías externas o independientes, o en forma combinada. (Dávalos

Arcentales, 2005)

2.11. Tipos de Controles

Los tipos de controles atendiendo al momento de su aplicación tenemos los siguientes:

2.11.1. Control Previo

Está constituido por el conjunto de normas, procedimientos, políticas, reglas,

implantados para evitar errores, con el propósito de determinar la veracidad y legalidad

de las operaciones. El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada

organización como parte integrante de sus propios sistemas de control interno.

52

Por tal razón, se dice que este control siempre es interno, ya que los administradores de

cada empresas son responsables de asegurar que el control preventivo este integrado

dentro de los sistemas administrativos y financieros y sea efectuado por el personal

interno responsable de realizar dicha labor.

2.11.2. Control Concurrente

“Está constituido por el conjunto de normas, procedimientos, políticas, reglas,

implantados con la finalidad de detectar errores o desviaciones en el proceso de las

transacciones, que no hubieran sido determinados en los controles previos.” (Dávalos

Arcentales, 2005)

El control concurrente o concomitante se realiza mientras se desarrolla una actividad.

La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión directa.

2.11.3. Control Posterior

Es el examen a las operaciones financieras y administrativas que se efectúa luego de que

estas han sido ejecutadas por la entidad, con el objeto de verificarlas, revisarlas,

analizarlas, en general evaluarlas de acuerdo a la documentación y resultado de las

mismas.

Son los controles que se llevan a cabo después de la acción, de esta forma se determinan

las causas de cualquier desviación del plan original y los resultados se aplican a

actividades futuras similares.

Figura 22 Tipos de Controles

Control Previo

Control Concurrente

Control Posterior

53

2.12. Métodos de Evaluación

La evaluación del control interno puede ser efectuada por un auditor como parte de su

examen, para lo cual se debe realizar un estudio y evaluación adecuada del control

interno existente, que le sirva de base para determinar la naturaleza, extensión y

oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoría.

Los métodos más conocidos y utilizados para evaluar el control interno de una

organización son:

Método descriptivo o narrativo

Método de cuestionario

Método de flujogramas o gráficos

2.12.1. Método Narrativo o Descriptivo

“Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las

características del sistema de control interno para las distintas áreas de la cooperativa,

mencionando los registros y formularios que intervienen en cada proceso”. (Mantilla B.

S., 2005)

Con este método el investigador describe con detalle los principales procesos que son

motivo de evaluación en cada una de la áreas dela entidad, en el cual se detalla por

medio de un formulario pre-elaborado los procedimientos, los responsables, los

documentos utilizados, niveles de aprobación.

Las narrativas presentan las siguientes ventajas:

Son muy útiles.

Son de fácil uso u comprensión.

Dejan abierta la iniciativa del investigador.

Se basa en la observación directa de los implicados.

54

Las desventajas que presenta este método son:

No siempre las ideas expresadas por los implicados son claras y precisas.

Su uso es ilimitado para empresas grandes.

El uso de palabras inadecuadas podría dar como resultado malas

interpretaciones.

2.12.2. Método de Cuestionario

Se elabora previamente una serie de preguntas en forma técnica y por áreas de

operaciones. Estas preguntas deben ser redactadas en una forma clara y sencilla para

que sean comprensibles por las personas a quiénes se les solicitará que las respondan.

Una respuesta negativa advierte debilidades en el control interno. (Cabrera Rivera &

Jiménez Salazar, 2013)

“El diseño de cuestionarios se prepara considerando aspectos conceptuales, asociados

con la rigidez metodológica y aspectos prácticos, asociados con la experiencia

profesional”. (Enrique Benjamín, 2007)

Para la aplicación de cuestionarios se labora un banco de preguntas, las cuales deben ser

contestadas por los responsables de las distintas áreas motivo de estudio de la empresa.

Por medio de las respuestas obtenidas y una vez analizadas se podrá obtener evidencia

sustancial de la buena o mala operatividad de los controles internos de la empresa.

Una adecuada aplicación de los cuestionarios ayudará a determinar con mayor

precisión las áreas críticas de manera confiable y uniforme.

El cuestionario presenta como ventajas las siguientes:

Se pueden detectar con mayor rapidez las deficiencias.

Los cuestionarios son de carácter estándar.

Los cuestionarios buscan siempre una respuesta.

Además presenta las siguientes desventajas:

55

Al tener preguntas pre-elaboradas limita la inclusión de nuevas preguntas.

Las preguntas que se plantean en muchos casos no abordan toda la problemática

en cuestión.

2.12.3. Método de Flujograma o Gráfico

Los flujogramas o gráficos, consisten en revelar o describir la estructura orgánica de las

áreas que están siendo evaluadas y de los procedimientos aplicados en cada una de

ellas, utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea general de

los procedimientos de la cooperativa. (Mantilla B. S., 2005)

Las ventajas de ésta técnica son:

Diagramación de todos los procesos, paso a paso, de las transacciones de cada

ciclo, facilitado así su comprensión y conocimiento del circuito administrativo y

contable.

Esquematización de la documentación física, que se tiene en los sistemas de

información administrativa de cada flujo operacional.

Identificación de los controles establecidos y de cualquier deficiencia en el

entendimiento del sistema.

Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre

asuntos contables o financieros.

La evaluación realizada busca asegurar la integridad y exactitud de las operaciones

realizadas por la Empresa.

Se denominan también diagramas de secuencia y constituyen una herramienta para

levantar la información y evaluar una forma preliminar las actividades de control de los

sistemas funcionales que operan en una organización.

56

Los símbolos utilizados en el diagrama de flujo son los siguientes:

SÍMBOLO SIGNIFICADO

Operación: Representa las fases del proceso, método o procedimiento.

Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo en donde se

debe tomar una decisión entre dos o más alternativas

Conector de página: Representa una conexión o enlace con otra hoja

diferente, en la que continúa el diagrama de flujo

Inicio o término: Indica el principio o el fin del flujo, puede ser

acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o

persona

Documento: Representa un documento utilizado.

Archivo: Representa documentos archivados.

Conector de actividades: Indicando dentro del procedimiento el paso

siguiente a una operación (lleva el interior la letra de la actividad).

Líneas de flujo: Flecha utilizada para indicar la continuidad de las

actividades dentro del procedimiento.

Figura 23 Símbolos del Flujograma

En: Flujogramas ISO 9001-2008

2.13. Riesgos

2.13.1. Definición de Riesgo

El riesgo es la probabilidad de que ocurran situaciones adversas que afectan de manera

global a la entidad. La posibilidad de existencia de riesgo puede presentarse en distintos

niveles, por lo tanto se debe analizar de varias formas posibles las soluciones y así se

puedan mitigar los mencionados riesgos.

57

2.13.2. Origen de los Riesgos

Los riesgos surgen por amenazas externas y debilidades internas existentes en la

organización. Algunos riesgos pueden ser cuantificables y otros no, debido a que son

originados por una inadecuada estructura organizacional, la competencia desleal, la

mala calidad de los productos o servicios, nuevos impuestos, pérdida de imagen

corporativa, entre otros.

Se pueden clasificar los diferentes riesgos de gestión en:

Riesgos Estratégicos y del Negocio

Riesgos Financieros

Riesgos Generales o de Apoyo

2.13.3. Categorías de los Riesgos

Dentro del campo de la auditoría se determina tres tipos de riesgos, los cuales son:

Riesgo inherente

Riesgo de control

Riesgo de detección

2.13.3.1. Riesgo inherente

Este tipo de riesgo tiene que ver exclusivamente con la actividad económica o negocio

de la empresa, independientemente de los sistemas de control interno que estén

aplicando. Este tipo de riesgo está fuera del control de un auditor por lo que difícilmente

se puede determinar o tomar decisiones para mitigar este riesgo. Los factores que llevan

a la existencia del tipo de riesgo es la naturaleza de las actividades económicas así como

tiene relevancia la parte gerencial y la calidad de recurso humano con el que cuenta la

entidad.

58

“Es el riesgo que se relaciona directamente con la actividad económica de la empresa,

independientemente del sistema de control interno con el que se cuente”. (IFRS

Foundation and the IASB, 2012)

2.13.3.2. Riesgo de control

“Es aquel que se da por la falta de control a las actividades de la empresa que pueden

generar deficiencias, es decir el sistema de control interno es insuficiente o inadecuado

para la detección oportuna de irregularidades”. (IFRS Foundation and the IASB, 2012)

El riesgo de control es el riesgo de que los sistemas de control estén incapacitados para

detectar o evitar errores e irregularidades significativas de manera oportuna. Es por esto

que la administración de la entidad tenga en constante revisión, verificación y ajustes de

los procesos del control interno.

Entre los factores relevantes que determina este tipo de riesgo son los sistemas de

información, contabilidad y control.

2.13.3.3. Riesgo de detección

Este tipo de riesgo se caracteriza porque se encuentra directamente relacionado con los

procedimientos de auditoría por lo que se trata de la no detección de la existencia de

errores en el proceso realizado.

Una vez que se ha trabajado el riesgo existente, se procede a la Evaluación del Riesgo

de Auditoría, que es un “proceso por el cual, partir del análisis de la existencia e

intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel procedente en cada caso”.

(Santillana González, 1997)

La evaluación del nivel de riesgo es un proceso totalmente subjetivo y depende

exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor, ya que éste determina

el enfoque de auditoría a aplicar así como la cantidad de satisfacción que se espera de la

misma, por tanto debe ser un proceso cuidadoso y realizado por quienes posean la

mayor capacidad y experiencia en un equipo de trabajo.

59

2.13.4. Calificación de la Confianza y Riesgo

La evaluación del riesgo es un proceso que se analizan considerando su probabilidad e

impacto como base para ser gestionados y se mide el nivel presente en cada cuestionario

a realizar, que se lo evaluará mediante el modelo COSO III y los grados se detallan más

adelante.

Nivel de Confianza Riesgo

Alta 76 – 95% Bajo

Moderada 51 – 75% Moderado

Baja 15 – 50% Alto

𝑵𝒊𝒗𝒆𝒍 𝒅𝒆 𝑪𝒐𝒏𝒇𝒊𝒂𝒏𝒛𝒂 =Calificación Ponderada

Ponderado

𝑹𝒊𝒆𝒔𝒈𝒐 = Ponderado − Nivel de Confianza

Para poder evaluar el nivel de riesgo, se debe tomar en cuenta:

La significatividad del componente (saldos y transacciones).

La existencia de factores de riesgo y su importancia relativa.

La existencia de ocurrencia de errores o irregularidades básicamente obtenida

del conocimiento, la experiencia anterior de ese ente.

Por lo tanto, podemos combinar diferentes elementos los cuales son:

Un nivel de riesgo mínimo estaría conformado cuando en un componente poco

significativo no existan factores de riesgo, donde la probabilidad de ocurrencia

de errores o irregularidades sea remota.

Cuando en un componente significativo existen factores de riesgo pero no

demasiado importantes y la probabilidad de existencia de errores o

irregularidades sea baja – improbable, ese componente tendrá una evaluación de

riesgo bajo.

60

Un componente claramente significativo, donde existan varios factores de riesgo

y es posible que se presenten errores o irregularidades, será de un riesgo medio.

Por última, un componente tendrá un nivel de riesgo alto cuando sea claramente

significativo, con varios factores de riesgo, algunos de ellos muy importantes y

donde sea totalmente probable que existen errores o irregularidades.

La tabla siguiente tabla nos resume lo anteriormente mencionado:

Tabla 13 Niveles de Riesgo

Nivel de riesgo Significatividad Factores de Riesgo Probabilidad de

ocurrencia de

errores

Mínimo No significativo No existen Remota

Bajo Significativo Existen algunos

pero poco

importantes

Improbable

Medio Muy significativo Existen algunos Posible

Alto Muy significativo Existen varios y son

importantes

Probable

Por: (Maldonado, 2006)

2.14. Modelos

Cada modelo de control interno presenta procesos ordenados y sistemáticos que

permiten llegar a un resultado para realizar una o varias tareas con el fin de alcanzar un

objetivo determinado.

2.14.1. Control Interno según modelo COSO (Committee of Sponsoring

Organizations of the Treadway)

El denominado “Informe COSO” sobre control interno publicada en Estados Unidos en

1992, surgió como una respuesta a una infinita de inquietudes que planteaba la

diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática

referida.

61

El Control Interno fue sometido a un riguroso estudio desarrollado por Committee of

Sponsoring Organizations of the Treadway Commision (COSO) para definir una

metodología con el propósito de revisar el control interno de una organización.

La redacción del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand. Se trataba entonces

de materializar un objetivo fundamental que era definir un nuevo marco conceptual del

control interno que sea capaz de integrar las diversas definiciones sobre este tema para

que se cuente con un marco conceptual común, con una visión integradora que satisfaga

las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados.

La comisión de COSO es proporcionar liderazgo intelectual a través del desarrollo de

marcos generales y orientaciones sobre la Gestión del Riesgo, Control Interno y

Disuasión del Fraude, diseñado para mejorar el desempeño organizacional y reducir el

alcance del fraude en las organizaciones.

2.14.1.1. Definición

El control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados

mecanismos burocráticos añadidos a los mismo, efectuado por el consejo de la

administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el

objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las

siguientes categorías. (Ladino, 2011)

2.14.1.2. Objetivos

- Ayudar a las entidades a evaluar y mejorar sus sistemas de control interno,

facilitando un modelo en base al cual pudieran valorar sus sistemas de control

interno.

- Eficacia y eficiencia de las operaciones.

- Confiabilidad de la información financiera.

2.14.1.3. Componentes del Control Interno según el modelo COSO

El Control Interno según el modelo COSO consta de cinco componentes relacionados

entre sí y están integrados en el proceso de dirección, los cuales son:

62

- Ambiente de Control

- Evaluación de Riesgos

- Actividades de Control

- Información y Comunicación

- Supervisión

Estos elementos generan una agrupación y forman un sistema integrado que va

adecuándose conforme a las circunstancias cambiantes del entorno, la función es

aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que

la administración obtenga la información necesaria para seleccionar alternativas y

mejorar los intereses de la empresa.

Figura 24 COSO I

En: (COSO Cube, 1992)

2.14.1.3.1. Ambiente de Control

El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de

una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes

del grado en que los principios de este último imperan sobre conductas y

procedimientos organizacionales.

63

Los principales factores del ambiente de control son:

- La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.

- La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de

procedimientos.

- La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de

todos los componentes de la organización así como su adhesión a las políticas y

objetivos establecidos.

- Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo

del personal.

- El grado de documentación de políticas, decisiones y de formulación de

programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.

2.14.1.3.2. Evaluación de Riesgo

El Control Interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan

las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los

riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se evalúa la

vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la

entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los

riesgos tanto a los niveles de la organización (internos y externos) como de la actividad.

El establecimiento de Objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien aquellos

no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo para el

funcionamiento del mismo.

Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la información financiera y con el

cumplimiento), pueden ser explícitos o implícitos, generales o particulares.

Estableciendo objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar los

factores críticos del éxito y determinar los criterios para medir el rendimiento.

64

Mencionado lo anterior, cabe recordar que los objetivos de control deben ser

específicos, así como adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la

institución.

Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:

- Una estimación de su importancia / trascendencia.

- Una evaluación de la probabilidad / frecuencia.

- Una definición del modo en que habrán de manejarse.

Existen circunstancias que pueden merecer una atención especial en función del

impacto potencial que plantean:

- Cambios en el entorno.

- Redefinición de la política institucional.

- Reorganizaciones o reestructuraciones internas.

- Ingreso de empleados nuevos, o rotación de los existentes.

- Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.

- Aceleración del crecimiento.

- Nuevos productos, actividades o funciones.

2.14.1.3.3. Actividades de Control

Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un reaseguro

para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y

neutralización de los riesgos.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada

una de las etapas de la gestión, donde se elabora un mapa de riesgos que se conocen los

riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales

pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén

relacionados:

65

- Las operaciones.

- La confiabilidad de la información financiera.

- El cumplimiento de leyes y reglamentos.

En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar

también a otros: las operaciones pueden contribuir a los relacionados con la

confiabilidad de la información financiera, éstas al cumplimiento normativo, y así

sucesivamente.

A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control:

- Preventivo

- Manuales/Automatizados o informáticos

- Gerenciales o directivos

Es necesario remarcar la importancia de contar con buenos controles de las tecnologías

de información, éstas desempeñan un papel fundamental en la gestión, destacándose al

respecto al centro de procesamiento de datos, adquisición, implantación y

mantenimiento del software, la seguridad en el acceso a los sistemas, proyectos de

desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones.

2.14.1.3.4. Información y Comunicación

Así como es necesario todos los agentes conozcan el papel que les corresponde

desempeñar en la organización (funciones, responsabilidades), es imprescindible que

cuenten con la información periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus

acciones en conformidad con los demás, hacia el mejor logro de los objetivos.

La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que

llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades

individuales.

66

La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema para

posibilitar la dirección, ejecución y control de las operaciones.

La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben

conocer a tiempo las responsabilidades de gestión y control. Cada función ha de

especificarse con claridad, entendiendo en ello los aspectos relativos a la

responsabilidad de los individuos dentro del sistema de control.

Los informes deben transferirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz.

Esto es, en el más amplio sentido, incluyendo una circulación multidireccional de la

información: ascendente, descendente y transversal.

2.14.1.3.5. Supervisión

Incumbe a la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea y

eficiente, así como su revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel

adecuado. Procede la evaluación de las actividades de control de los sistemas a través

del tiempo, pues toda la organización tiene áreas donde los mismos están en desarrollo,

necesitan ser reforzados o se impone directamente su remplazo debido a que perdieron

su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios

internos y externos a la gestión que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos

a afrontar.

El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de dos

modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales.

Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes que,

ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas dinámicas a las

circunstancias sobrevivientes.

2.14.2. Control Interno según el modelo COSO II

El COSO II ha desarrollado una estructura conceptual para la administración del riesgo

empresarial denominado ERM, para el entendimiento de la formulación y seguimiento

de un proceso básico en la administración del riesgo como apoyo al buen gobierno

67

corporativo y mejores medidas de control en una organización, sin que se entienda

como reemplazo a la estructura conceptual integrada del COSO I sino que se incorpora

estas formalidades de metodologías en la forma que las empresas puedan implementar

la necesidad de administrar los riesgos para satisfacer las necesidades de control interno

como para moverse hacia un proceso más estructurado de la gestión de riesgos.

La definición define los conceptos fundamentales que son claves sobre la manera como

las compañías y otras organizaciones administran el riesgo proveyendo una base para la

aplicación a través de diferentes tipos de organizaciones y sectoriales. Se centra

directamente en el logro de los objetivos de la compañía y ésta, a su vez provee una

base para definir la efectividad de la administración del riesgo empresarial. (Estupiñán

Gaitán, 2015)

2.14.2.1. Componentes del Control Interno según el modelo COSO II

En 2004, se publicó el estándar “Enterprise Risk Management – Integrated Framework”

(ERM), Marco Integrado de Gestión de Riesgos que amplía el concepto de control

interno a la gestión de riesgos implicando necesariamente a todo el personal, incluidos

los directores y administradores. COSO II (ERM) amplía la estructura de COSO I a

ocho componentes:

- Ambiente de control: son los valores y filosofía de la organización, influye en la

visión de los trabajadores ante los riesgos y las actividades de control de los

mismos.

- Establecimiento de objetivos: estratégicos, operativos, de información y de

cumplimientos.

- Identificación de eventos, que pueden tener impacto en el cumplimiento de

objetivos.

- Evaluación de Riesgos: identificación y análisis de los riesgos relevantes para la

consecución de los objetivos.

- Respuesta a los riesgos: determinación de acciones frente a los riesgos.

- Actividades de control: Políticas y procedimientos que aseguran que se llevan a

cabo acciones contra los riesgos.

- Información y comunicación: eficaz en contenido y tiempo, para permitir a los

trabajadores cumplir con sus responsabilidades.

- Monitoreo: para realizar el seguimiento de las actividades.

68

Figura 25 COSO II ERM

2.14.2.1.1. Ambiente de Control

El ambiente interno de la compañía es la base sobre la que se sitúan el resto de

elementos, e influye de manera significativa en el establecimiento de los objetivos y de

la estrategia. En el entorno de ese ambiente interno, la dirección establece la filosofía

que pretende establecer en materia de gestión de riesgos, en función de su cultura y su

“apetito” de riesgo.

2.14.2.1.2. Establecimiento de objetivos

Los objetivos deben establecerse con anterioridad a que la dirección identifique los

posibles acontecimientos que impidan su consecución. Deben estar alineados con la

estrategia de la compañía, dentro del contexto de la visión y misión establecidas.

2.14.2.1.3. Identificación de eventos

La incertidumbre existe y, por tanto, se deben considerar aspectos externos

(económicos, políticos, sociales) e internos (infraestructuras, personal, procesos,

tecnología) que afectan a la consecución de los objetivos del negocio. Resulta

69

imprescindible dentro del modelo la identificación de dichos acontecimientos, que

podrán ser negativos (que implican riesgos), o positivos (que implican oportunidades e

incluso mitigación de riesgos).

2.14.2.1.4. Evaluación de riesgos

Para poder establecer el efecto de determinados acontecimientos consideramos tener en

cuenta la consecución de los objetivos impuestos por la dirección, es necesario

evaluarlos desde la doble perspectiva de su impacto económico y de la probabilidad de

ocurrencia de los mismos.

Para ello es necesaria una adecuada combinación de técnicas cuantitativas y cualitativas.

La evaluación de riesgos se centrará inicialmente en el riesgo inherente (riesgo existente

antes de establecer mecanismos para su mitigación), y posteriormente en el riesgo

residual (riesgo existente tras el establecimiento de medidas de control).

2.14.2.1.5. Respuesta al riesgo

La dirección debe evaluar la respuesta al riesgo de la compañía en función de cuatro

categorías: evitar, reducir, compartir, y aceptar. Una vez establecida la repuesta al riesgo

más adecuada para cada situación, se deberá efectuar una reevaluación del riesgo

residual.

2.14.2.1.6. Actividades de control

Se trata de las políticas y procedimientos que son necesarios para asegurar que la

respuesta al riesgo ha sido adecuada. Las actividades de control deben estar establecidas

en toda la organización, a todos los niveles y en todas sus funciones.

2.14.2.1.7. Información y comunicación

La adecuada información es necesaria a todos los niveles de la organización, de cara a

una adecuada identificación, evaluación y respuesta al riesgo que permita a la compañía

la consecución de sus objetivos. Además para conseguir que ERM funcione de manera

70

efectiva es necesario un adecuado tratamiento de los datos actuales e históricos, lo que

implica la necesidad de unos sistemas informáticos adecuados. Por su parte, la

información es la base de la comunicación que implica una adecuada filosofía de

gestión integral de riesgos.

2.14.2.1.8. Monitoreo

Es una actividad que se realiza en todas las etapas de ejecución de las actividades, con

el fin de evaluar la efectividad del control interno y en caso de existir desviaciones

tomar las correcciones del caso.

2.14.3. Modelo MICIL

En la Conferencia Interamericana de Contabilidad San Juan Puerto Rico en 1999, se

recomendó un Marco Latinoamericano de Control Similar al COSO en español., en base

a las realidades de la región se nombró representantes de las Asociaciones

Interamericana de Contabilidad y a la Federación Latinoamericano de Auditores

Internos para iniciar el desarrollo del marco.

2.14.3.1. Componentes del MICIL

Incluye los 5 componentes del control interno que constituyen la base para construir la

pirámide, en una demostración de la solidez del control interno institucional para el

funcionamiento participativo, organizado, sistematizado y disciplinado del recurso

humano para el logro de objetivos.

Los componentes son los requisitos básicos para el diseño y funcionamiento del MICIL

y son aplicables a toda empresa:

- Ambiente de Control

- Evaluación de Riesgos

- Actividades de Control

- Información y Comunicación

71

- Supervisión

Figura 26 Componentes del Modelo MICIL

En: (Aguirre & Silva, 2004)

2.14.4. Modelo CORRE

El Método CORRE es una recopilación del informe COSO (Committee of Sponsoring

Organization), del estudio Gestión de Riesgos Corporativos, Marco Integrado (COSO

II) y del Marco Integrado de control Interno (MICIL).

Figura 27 Modelo CORRE

En: (Wesberry, 2006)

2.14.4.1.1. Definición

Control de los Recursos y los Riesgos – Ecuador (CORRE), este modelo procura la

adaptación a la realidad ecuatoriana simplificando los contenidos con el objetivo de

72

facilitar su comprensión y aplicación. A continuación se presenta una comparación de

los componentes del sistema de control y gestión de riesgos, según el COSO, COSO II y

MICIL.

2.14.4.2. Componentes del CORRE

El CORRE toma como base los tres informes enunciados; sin embargo, su presentación

se fundamenta en COSO II y sus componentes, agrupados en el siguiente orden:

- Ambiente de control

- Establecimiento de objetivos

- Identificación de eventos

- Evaluación de riesgos

- Respuesta a los riesgos

- Actividades de control

- Información y comunicación

- Supervisión y monitoreo

Figura 28 Componentes del CORRE

En: (Wesberry, 2006)

2.14.5. Modelo COSO III

En mayo del 2013 se ha publicado la tercera versión COSO III. Las novedades que

introducirá este Marco Integrado de Gestión de Riesgos son:

73

- Mejora de la agilidad de los sistemas de gestión de riesgos para adaptarse a los

entornos.

- Mayor confianza en la eliminación de riesgos y consecución de objetivos.

- Mayor claridad en cuanto a la información y comunicación.

Este modelo presentado por COSO (Committee of Sponsoring Organization) ha

enfocado la atención hacia al mejoramiento del control interno y del gobierno

corporativo, y responde a la presión pública para un mejor manejo de los recursos

públicos o privados en cualquier tipo de organización, como consecuencia de los

numerosos escándalos, la crisis financiera y los fraudes presentados.

Un sistema de control interno efectivo requiere la toma de decisiones y es diseñado con

el fin de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de

los objetivos en relación con la eficacia y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad

de la información financiera, y el cumplimiento de leyes y normas aplicables.

En mayo de 2013 el Comité COSO publicó la actualización del Marco Integrado de

Control Interno, cuyos objetivos son: aclarar los requerimientos de control interno,

actualizar el contexto de la aplicación del control interno a muchos cambios en las

empresas y ambientes operativos, y ampliar su aplicación al expandir los objetivos

operativos y de emisión de informes. Este nuevo Marco Integrado permite una mayor

cobertura de los riesgos a los que se enfrentan actualmente las organizaciones.

Algunos de los factores más relevantes que atribuyeron a la actualización del Marco

Integrado de Control Interno son:

74

Figura 29 Evolución del COSO

En: Auditool, 2015

Variación de los modelos de negocio como consecuencia de la globalización.

- Mayor necesidad de información a nivel interno debido a los entornos

cambiantes.

- Incremento del número y complejidad de las normativas aplicables al mundo

empresarial a nivel internacional.

- Nuevas expectativas sobre la responsabilidad y competencias de los gestores de

las organizaciones.

- Incremento de las expectativas de los grupos de interés (inversores, reguladores)

en la prevención y detección del fraude.

- Aumento del uso de las nuevas tecnologías, y su desarrollo constante.

- Exigencias en la fiabilidad de la información reporta.

El modelo de control interno COSO 2013 actualizado está compuesto por los cinco

componentes establecidos en el marco anterior, y 17 principios y puntos de enfoque que

presentan las características fundamentales de cada componente. Se caracteriza por

tener en cuenta los siguientes aspectos y generar diferentes beneficios:

- Mayores expectativas del gobierno corporativo.

- Globalización de mercados y operaciones.

- Cambio continuo en mayor complejidad en los negocios.

75

- Mayor demanda y complejidad en leyes, reglas, regulaciones y estándares.

- Uso y mayor nivel de confianza en tecnologías que evolucionan rápidamente.

- Expectativas relacionadas con prevenir, desalentar y detectar el fraude.

La efectividad del sistema de control interno depende de estas características, y de esta

manera se puede obtener certeza razonable del logro de los objetivos de la entidad.

Un sistema de control interno efectivo reduce a un nivel aceptable el riesgo de no

alcanzar un objetivo de la entidad y puede hacer referencia a las categorías de objetivos.

Para esto es indispensable que los componentes y principios estén presentes y en

funcionamiento.

Esto quiere decir que los componentes y principios relevantes existen en el diseño e

implementación del sistema de control interno para alcanzar los objetivos específicos.

Además, los componentes y principios deben ser aplicados en el sistema de control

interno y funcionar de manera integrada. Cuando se determina que el Sistema de

Control Interno es efectivo la lata dirección y Junta Directiva tiene una seguridad

razonable acerca del cumplimiento de las tres categorías de objetivo.

2.14.5.1. Componentes y Principios del Control Interno según COSO III

Figura 30 Modelo COSO III

76

2.14.5.1.1. Entorno de Control

- Se recogen en cinco principios, la relevancia de la integridad y los valores

éticos, la importancia de la filosofía de la administración y su manera de operar,

la necesidad de una estructura organizativa, la adecuada asignación de

responsabilidades y la importancia de las políticas de recursos humanos.

- Se explican las relaciones entre los componentes del Control Interno para

destacar la importancia del Entorno de Control.

- Se amplía la información sobre el Gobierno Corporativo de la organización,

reconociendo diferencias en las estructuras, requisitos, y retos a lo largo de

diferentes jurisdicciones, sectores y tipos de entidades.

- Se enfatiza la supervisión del riesgo y la relación entre el riesgo y la respuesta al

mismo, donde se hace la evaluación y calificación del riesgo.

Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos

- Establece el tono de la gerencia, la Junta Directiva.

- Establece estándares de conducta.

- Evalúa la adherencia a estándares de conducta.

- Aborda y decide sobre desviaciones en forma oportuna.

Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión

- Establece la responsabilidad de supervisión de la dirección.

- Aplica experiencia relevante.

- Conserva o delega responsabilidades de supervisión.

- Brinda supervisión sobre el Sistema de Control Interno.

Entorno de Control: establece integridad y valores éticos, estructuras de supervisión,

autoridad y responsabilidad, expectativas de competencia, y rendición de cuentas a las

Junta.

77

Evaluación de Riesgos: monitorea las evaluaciones de riesgos de la administración

para el cumplimiento de los objetivos, incluyendo el impacto potencial de los cambios

significativo, fraude, y la evasión del control interno por parte de la administración.

Actividades de Control: provee supervisión a la Alta Dirección en el desarrollo y

cumplimiento de las actividades de control.

Información y Comunicación: analiza y discute la información relacionada con el

cumplimiento de los objetivos de la entidad.

Actividades de Supervisión y Monitoreo: evalúa y supervisa la naturaleza y alcance

de las actividades de monitoreo y la evaluación y mejoramiento de la administración de

las deficiencias.

Principio 3: Establece estructura, autoridad y responsabilidad

- Considera todas las estructuras de la entidad.

- Establece líneas de reporte.

- Define, asigna, delimita autoridades, responsabilidades y segregar funciones

según sea necesario en varios niveles de la organización:

Junta Directiva: conservar autoridad sobre las decisiones significativas y

revisar las evaluaciones de la administración y las limitaciones de autoridades y

responsabilidades.

Alta Dirección: establece instrucciones, guías, y control habilitando a la

administración y otro personal para entender y llevar a cabo sus

responsabilidades de control interno.

Administración: guía y facilita la ejecución de las instrucciones de la Alta

Dirección dentro de la entidad y sus subunidades.

Personal: Entiende los estándares de conducta de la entidad, los riesgos

evaluados para los objetivos, y las actividades de control relacionadas con sus

78

respectivos niveles de la entidad, la información esperada y los flujos de

comunicación, y las actividades de monitoreo relevantes para el cumplimiento

de los objetivos.

Proveedores de servicios externos: cumple con la definición de la

administración del alcance de la entidad y la responsabilidad para todos los que

no sean empleados comprometidos.

Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia

- Establece políticas y prácticas.

- Evalúa la competencia y direcciona las deficiencias.

- Atrae, desarrolla y retiene profesionales.

- Planea y se prepara para sucesiones.

- Hace cumplir la responsabilidad a través de estructuras, autoridades y

responsabilidades.

Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad

- Establece medidas de desempeño, incentivos y premios.

- Evalúa medidas de desempeño, incentivos y premios para la relevancia en curso.

- Considera presiones excesivas.

- Evalúa el desempeño y premios o disciplina en los individuos.

2.14.5.1.2. Evaluación de Riesgos

- Se amplía la categoría de objetivos de Reporte, considerando todas las tipologías

de reportes internos y externos.

- Se aclara que la evaluación de riesgos incluye la identificación, análisis y

respuesta a los riesgos.

- Se incluyen los conceptos de velocidad y persistencia de los riesgos como

criterios para evaluar la criticidad de los mismos.

79

- Se considera la tolerancia al riesgo en la evaluación de los niveles aceptables de

riesgo.

- Se amplía la consideración del riesgo al fraude.

Principio 6: Especifica objetivos relevantes

- Objetivos Operativos:

Refleja las elecciones de la administración.

Considera la tolerancia al riesgo.

Incluye las metas de desempeño operativo y financiero.

Constituye una base para administrar los recursos.

- Objetivos de Reporte Financiero Externo:

Cumple con los estándares contables aplicables.

Considera la materialidad.

Refleja las actividades de la entidad.

- Objetivos de Reporte no Financiero Externo:

Cumple con los estándares y marcos externos establecidos.

Considera los niveles de precisión requeridos.


- Objetivos de Reporte Interno:

Refleja las elecciones de la administración.

Considera el nivel requerido de precisión.


80

- Objetivos de Cumplimiento:

Refleja las leyes y regulaciones externas.

Considera la tolerancia al riesgo.

Principio 7: Identifica y analiza los riesgos

- Incluye la entidad, sucursales, divisiones, unidad operativa y niveles

funcionales.

- Evalúa la consideración de factores externos e internos en la identificación de

los riesgos que puedan afectar a los objetivos.

- Envuelve niveles apropiados de administración.

- Analiza la relevancia potencial de los riesgos identificados y entiende la

tolerancia al riesgo de la organización.

- Determina la respuesta a los riesgos. La evaluación de riesgos incluye la

consideración de cómo el riesgo debería ser gestionado y si aceptar, evitar,

reducir o compartir el riesgo.

Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude

- Considera varios tipos de fraude: La evaluación del fraude considera el

Reporting fraudulento, posible pérdida de activos y corrupción. La evaluación

del riesgo de fraude evalúa incentivos y presiones.

- La evaluación de riesgo de fraude tiene en consideración por adquisiciones no

autorizadas, uso o enajenación de activos, alteración de los registros de

información, u otros actos inapropiados.

- La evaluación del riesgo de fraude considera como la dirección u otros

empleados participan en, o justifican, acciones inapropiadas.

Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes

- Evalúa cambios en el ambiente externo. El proceso de identificación de riesgos

considera cambios en los ambientes regulatorio, económico, y físico en los que

la entidad opera.

81

- Evalúa cambios en el modelo de negocios.

- Evalúa cambios en liderazgo.

2.14.5.1.3. Actividades de Control

- Se indica que las actividades de control son acciones establecidas por políticas y

procedimientos.

- Se considera el rápido cambio y evolución de la tecnología.

- Se enfatiza la diferenciación entre controles automáticos y controles generales

de tecnología.

Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control

- Se integra con la evaluación de riesgos.

- Considera factores específicos de la entidad.

- Determina la importancia de los procesos de negocio.

- Considera en qué nivel las actividades son aplicadas.

- Direcciona la segregación de funciones.

Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología

- Determina la relación entre el uso de la tecnología en los procesos del negocio y

los controles generales de tecnología.

- Establece actividades de control para la infraestructura tecnológica relevante.

- Establece las actividades de control para la administración de procesos

relevantes de seguridad.

- Establece actividades de control relevantes para los procesos de adquisición,

desarrollo y mantenimiento de la tecnología.

Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos

- Establece políticas y procedimientos para apoyar el despliegue de las directivas

de la administración.

82

- Establece responsabilidad y rendición de cuentas para ejecutarlas políticas y

procedimientos.

- Funciona oportunamente.

- Toma acciones correctivas.

- Trabaja con personal competente.

- Reevalúa políticas y procedimientos.

Principio 13: Usa información relevante

- Identifica los requerimientos de información.

- Captura fuentes internas y externas de información.

- Procesa datos relevantes dentro de la información.

- Mantiene la calidad a través de procesamiento.

- Considera costos y beneficios.

2.14.5.1.4. Sistemas de Información

- Se enfatiza la relevancia de la calidad de información dentro del Sistema de

Control Interno.

- Se profundiza en la necesidad de información y comunicación entre la entidad y

terceras partes.

- Se enfatiza el impacto de los requisitos regulatorios sobre la seguridad y

protección de la información.

- Se refleja el impacto que tiene la tecnología y otros mecanismos de

comunicación en la rapidez y calidad del flujo de información.

Principio 14: Comunica internamente

- Comunica la información de control interno.

- Se comunica con la Junta Directiva.

- Proporciona líneas de comunicación separadas.

- Selecciona métodos de comunicación relevantes.

83

Principio 15: Comunica externamente

- Se comunica con grupos de interés externos.

- Permite comunicaciones de entrada.

- Se comunica con la Junta Directiva.

- Proporciona líneas de comunicación separadas.

- Selecciona métodos de comunicación relevantes.

2.14.5.1.5. Supervisión del Sistema de Control – Monitoreo

- Se clarifica la terminología definiendo dos categorías de actividades de

monitoreo: evaluaciones continuas y evaluaciones independientes.

- Se profundiza en la relevancia del uso de la tecnología y los proveedores de

servicios externos.

Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes

- Considera una combinación de evaluaciones continuas e independientes.

- Uso de personal capacitado.

- Se integra con los procesos del negocio.

- Ajusta el alcance y la frecuencia.

- Evalúa objetivamente.

Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias

- Evalúa resultados.

- Comunica deficiencias.

- Supervisa acciones correctivas.

84

2.15. Evolución del Marco Integrado de Control Interno COSO (Committee of

Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)

EVOLUCIÓN DEL MARCO INTEGRADO DE CONTROL INTERNO COSO

COSO I COSO II COSO III

Este modelo se lo aplica a

reportes financieros externos,

especializado a esa materia.

Considera los cambios

ocurridos en los negocios, el

entorno y las operaciones desde

COSO I de 1992.

En septiembre del 2014 se pone

énfasis en la estrategia, la

identificación de los riesgos, su

administración como un

proceso, el establecimiento de los

riesgos y lograr la seguridad

razonable para alcanzar los

objetivos.

Este modelo es

fundamentalmente para

Administración de riesgos,

incluyendo a COSO en lo

relativo a Control Interno.

En mayo de 2013 el Comité COSO publicó

la actualización del Marco Integrado de

Control Interno, cuyos objetivos son: aclarar

los requerimientos del control interno,

actualizar el contexto de la aplicación del

control interno a muchos cambios en las

empresas y ambientes operativos, y ampliar

su aplicación al expandir los objetivos

operativos y de emisión de informes. Este

nuevo Marco Integrado permite una mayor

cobertura de los riesgos a los que se

enfrentan actualmente las organizaciones.

*Articular principios para

facilitar el desarrollo de un

control interno efectivo.

*Reflejar los cambios en el

ambiente de negocio y en

las operaciones.

*Expandir las operaciones y

los objetivos de reporte

*Aclaración de Requisitos.

*Actualización de contenido.

*Ampliación de su aplicación.

Facilita su uso y aplicación

- Teniendo en cuenta los cambios en el

negocio y el entorno en el que operan.

- Articulando los principios que deben estar

presentes y clarificando los

requisitos de un control interno efectivo.

- Animando a los usuarios a aplicar el

control interno en objetivos adicionales.

Contiene los siguientes 5

elementos potenciales:

Ambiente De control

Evaluación de Riesgos

Actividades de Control

Información y Comunicación

Supervisión y Monitoreo

En este modelo se buscó la

mejora en los elementos

potenciales, como resultado de

ello se integra a 8 elementos

potenciales

Ambiente Interno

Establecimiento de Objetivos

Identificación de Eventos


Respuesta al Riesgo




En este modelo se simplificó a los 5

primeros elementos potenciales del COSO I,

como consecuencia de una búsqueda en la

implementación del elemento de Roles y

Responsabilidades, el cual al final se

reconoció su exclusión del modelo

establecido.

Ambiente De control





85

3. ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA

3.1. Análisis del Control Interno Administrativo

Se realiza un análisis orientado a las políticas administrativas de la empresa, a los

métodos y procedimientos que están relacionados; en primer lugar, con el debido

cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias, la adhesión a las políticas de

los niveles de dirección y administración; y en segundo lugar con la eficiencia de las

operaciones que son establecidas por la empresa.

Esta autorización es una función de la administración asociada directamente con la

responsabilidad de lograr los objetivos de la organización y es el punto de partida para

establecer el control de las operaciones.

Al análisis del Control Interno Administrativo se incluye estadísticas, informes de

actuación, programas de entrenamiento del personal y controles de calidad del servicio,

y así de forma precisa se obtenga resultados para el correcto funcionamiento del área

administrativa.

3.1.1. Análisis al Área Administrativa

En la administración de la empresa se encargan de toda la logística, creación de

objetivos, actividades y programas que permitirán crecer como empresa, buscando

alcanzar una parte significativa del mercado de la competencia. Por lo tanto es

significativo que el área sea evaluada ya que su control interno debe ser eficiente y

eficaz en cada uno de los procesos que realiza.

86

A continuación se presenta el cuestionario realizado:

Cuestionario Área Administrativa


CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

ÁREA ADMINISTRATIVA (ADMINISTRACIÓN)

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

OBJETIVO: Identificar el comportamiento y aspectos que influyen en la Organización, para lograr un

entorno de Control apropiado.

N° CUESTIONARIO RESPUESTA

OBSERVACIÓN SI NO N/A

1 ¿Los directivos se sienten comprometidos para cumplir los

objetivos propuestos? 1

2 ¿La empresa posee políticas administrativas escritas? 0

3 ¿Se aplica dentro de la empresa la estructura organizacional? 1

4 ¿El personal que labora en la empresa conoce a la misión, visión

de la empresa? 0

No se socializa

dentro de la

empresa el

direccionamiento

estratégico.

5 ¿En la empresa existen procedimientos, que permiten el

desarrollo de cada función? 0

No cuentan con

procedimientos

escritos.

6

¿Conocen los directivos y el personal del área los plazos en que

debe ser entregada determinada información a entidades

reguladoras?

1

7

¿Los canales de comunicación entre la administración y el

personal que trabaja en la institución se desarrollan

correctamente?

1

Se mantiene una

buena

comunicación con

el personal.

8 ¿La administración analiza los riesgos internos y externos del

servicio para la toma de decisiones? 1

87

9 ¿El desempeño de la producción del empleado es evaluado y

revisado periódicamente? 0

Lo realiza

Pasteurizadora

Quito por

Agrocalidad.

10 ¿Se capacita al personal? 0

11 ¿Existe un flujograma que guíe los procedimientos de cada

área? 1

En esta área solo

está la secretaria.

12 ¿La gerencia acepta propuestas del personal para el

mejoramiento en las actividades? 1

13 ¿Los objetivos de la empresa van direccionados a las

estrategias? 1

Se cumple a la par

con las estrategias

trazadas.

14 ¿La gerencia analiza la información recibida de las áreas de la

empresa antes de tomar decisiones institucionales? 0

15 ¿La gerencia acepta propuestas del personal para el

mejoramiento en las actividades? 1

Elaborado por: Diego Mena

Revisado por: Ing. Mónica Jimbo

Fecha: 23/01/2017

Escala de

Calificación

SI NO

1 0

3.1.1.1. Resultados del Análisis del Área Administrativa

Finalizado el cuestionario al Área de Administración de Digmasur S.A., se establece

las siguientes debilidades:

La empresa no posee políticas establecidas ni reglamentadas, por lo que solo se

han manejado verbalmente.

La gerencia no analiza los informes que las diferentes áreas de la empresa emite,

para que se tomen decisiones.

88

Dentro de la empresa no se socializa el direccionamiento estratégico, es por ello

el desconocimiento del personal.

La Empresa no posee procedimientos escritos en los que se puedan tener

conocimiento de su correcto manejo de las funciones del personal, esto se lo

hace repetitivamente.

No se toma una evaluación al desempeño del personal. No existe una

capacitación al mismo, es por esto que las actividades que se realizan son por

capacidad propia del personal de la empresa.

No se realizan informes de cada área, ya que no la recibe porque la directiva no

la solicita o les obligan en hacer.

Tabla 14 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Administración

OPCIÓN DE RESPUESTA SI NO

FRECUENCIA ABSOLUTA

FRECUENCIA

RELATIVA

9

60%

6

40%

Figura 31 Evaluación del Control Interno Área de Administración

89

3.1.2. Análisis al Área Técnico-Operativo

En el área técnico-operativa se realiza la limpieza del tanquero en su totalidad, para

realizar nuevas rutas de recolección del lácteo encomendada al personal; y de igual

forma se realiza actividades de logística en los diferentes eventos que organice la

empresa. Por lo tanto es significativo que el área sea evaluada ya que su control interno

debe ser eficiente y eficaz en cada uno de los procesos que se efectúan.

A continuación se presenta el cuestionario realizado:

Tabla 15 Cuestionario Área Técnico-Operativo



ÁREA TÉCNICO-OPERATIVO


OBJETIVO: Identificar el comportamiento y aspectos que influyen la Organización, para lograr un




1

¿Se da a conocer al trabajador por escrito sobre los deberes y

derechos que internamente posee el Área Técnico-Operativo? 0

Se les ha dado a

conocer sus

actividades en

forma verbal para

ser realizadas.

2

¿Cuenta la empresa con equipos propios para realizar

efectivamente su trabajo? 0

El cliente les

provee con los

equipos técnicos.

3

¿Se realizan capacitaciones constantes sobre las funciones que

se realizan y demás actividades que se desempeñan en esta

área?

0

El personal tiene

su conocimiento

por cuenta propia.

4

¿Dispone de algún sistema de retribución por méritos e

incentivos? 0

5

¿Se ejecutan con frecuencia evaluaciones de desempeño de

todos los empleados de esta área de trabajo? 1

Mensualmente se

aplica una

evaluación de

desempeño.

90









6

¿Las actividades de apoyo de la logística de los diferentes

eventos que realiza la empresa están debidamente autorizados

por el Gerente?

1

7

¿Cuenta con equipos de seguridad y de higiene que son

necesarios para el mantenimiento y buen estado de los

vehículos?

0

Cada chofer o

dueño del

vehículo da su

propio

mantenimiento y

su adecuado

lavado.

8

¿Existe sanciones por la infracción de disposiciones oficiales en

el área? 1

9

¿Existen procedimientos para prevenir situaciones de

emergencia y/o siniestro? 0

10

¿Cuenta la organización con vehículos propios para realizar su

actividad de recolección de lácteos? 0

No son propios de

la empresa, pero

son de los socios.

11 ¿Existe control al uso de los vehículos? 1

12

¿Se ha sancionado a la empresa por causa de vehículos en mal

estado o incumplimiento de alguna disposición normativa? 1



Fecha: 23/01/2017

Escala de

Calificación

SI NO

1 0

91

3.1.2.1. Resultados del Análisis del Área Técnico-Operativo

La Empresa no posee manuales de funciones, las actividades a realizar, deberes

y derechos se les ha dado a conocer sus actividades en forma verbal para ser

realizadas.

La empresa no cuenta con equipos técnicos para realizar la actividad de

recolección de lácteos, ya que los mismos les provee el cliente.

No se realizan capacitaciones para el manejo, uso del tanquero y actividades que

se desarrollen dentro del área, es decir, el personal lo hace por conocimiento e

intuición propia.

No existe reconocimientos a su trabajo, como por ejemplo su buen manejo en las

actividades encomendadas y entrega al realizar sus labores.

No cuenta con equipos de seguridad y de higiene para el tanquero.

No existe algún tipo de plan o procedimientos en momentos de emergencia y/o

siniestro, solo se ha distribuido volantes informativos.

Los vehículos que se utilizan para ejercer la actividad mencionada, les

corresponde a cada uno de los socios.

Tabla 16 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área Técnico-Operativo


FRECUENCIA ABSOLUTA

FRECUENCIA RELATIVA

5

41,67%

7

58,33%

92

Figura 32 Evaluación del Control Interno Área Técnico-Operativo

3.2. Análisis del Control Interno Financiero

El área financiera de una organización es la encargada de desarrollar los diferentes

procesos referentes a temas contables, financieros y presupuestarios de acuerdo a los

lineamientos y normas establecidas bajo el marco legal del país en el que ésta se

encuentre vigente. Por lo tanto, esta área es una unidad de apoyo que asegura una

excelencia operacional en el cumplimiento de funciones, una adecuada gestión de las

relaciones con los grupos de interés externos e internos así como la colaboración en la

elaboración de planes estratégicos de la institución.

Se puede notar que el área financiera tiene un papel importante dentro de la una

organización, ya que en base al buen manejo de los recursos e información se toman

decisiones que permitan el desarrollo de la misma, por lo cual es de vital importancia

que se establezca un control continuo por parte de cada una de las personas que

conforman el equipo de trabajo de la organización.

3.2.1. Análisis al Área de Contabilidad

Establecer los controles que maneja la DIGMASUR S.A. en el Área de Contabilidad, y

comprobar que todos los módulos estén íntegramente conectados, a fin de conocer su

situación real para evitar posibles errores o fraudes.

93

A continuación se detalla el cuestionario realizado:

Tabla 17 Cuestionario al Área de Contabilidad

EMPRESA DIGMASUR S.A

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO FINANCIERO

ÁREA DE CONTABILIDAD






1

¿Existen medidas de control en caso de pérdida de la

información del sistema contable? 1

Se cuenta con

respaldos, se tiene

memoria externa y

un computador de

servidor.

2

¿En el Área de Contabilidad están definidas las

responsabilidades que tiene cada trabajador? 0

La secretaria

realiza varias

funciones.

3

¿Las fechas de los impuestos a pagar se realizan de acuerdo a

las mismas que son emitidas por el SRI? 1

4

¿Los documentos contables se encuentran archivados en forma

consecutiva y ordenada? 1

5

¿Todas las transacciones realizadas mensualmente son

registradas en el sistema contable de forma oportuna? 0

6

¿Se controla que las transacciones ingresadas al sistema

contable cuenten con los documentos de soporte? 1

7

¿En caso de existir errores o cambios en las transacciones se

realiza notificaciones preventivas? 0

8

¿Se da a conocer el nivel de cumplimiento de objetivos del

área? 0

9

¿Existe un proceso de comunicación entre los miembros del

área de contabilidad? 1

10

¿La empresa se encuentra al día en presentación y pago de sus

impuestos? 1

11 ¿Existe mejoramiento dentro del área de contabilidad? 1

94









12

¿La dirección apoya en la participación de los colaboradores en

la toma de decisiones? 0

No existe apoyo

de los directivos

para la aplicación

de controles.

13

¿Los directivos promueven actividades de control que ayuden

con el cumplimiento de objetivos y decisiones, enfocándose en

minimizar los riesgos?

0

La directiva no

promueve

actividades de

control.

14

¿Los directivos supervisan al personal del área en forma

permanente? 1

15 ¿La emisión de cheques se realiza en forma secuencial? 1

16 ¿La emisión de cheques tiene seguridad dual? 1

17

¿En la empresa existe un control de los talonarios de las

chequeras y los comprobantes de transferencia? 1

18

¿La persona que autoriza los cheques y las transferencias es la

misma que realiza el registro contable respectivo? 0

Las únicas

personas que

autorizan los

cheques y

transferencias son

Presidente y

Gerente General.

19

¿El sistema contable permanece en constante actualización en

base a los cambios que presenta el SRI de manera inesperada? 0

Existen demoras

en la

actualización.

20

¿Hay fechas definidas para efectuar transacciones a las cuentas

de los empleados y socios? 1



Fecha: 23/01/2017

Escala de

Calificación

SI NO

1 0

95

3.2.1.1. Resultados del Análisis del Área de Contabilidad

Ya finalizado el análisis del área de Contabilidad de la Empresa DIGMASUR S.A.,

podemos determinar las siguientes debilidades:

No se definen las funciones, por ejemplo la secretaria realiza varias tareas

dentro de la empresa.

Debido al exceso y acumulación de trabajo el registro de la contabilidad se halla

retrasada; es decir, no se registra oportunamente.

No se da a conocer el nivel de cumplimiento de los objetivos del Área de

Contabilidad.

No existe funciones por parte de la directiva para la aplicación de controles

internos para el mejor funcionamiento de la empresa.

No promueve actividades de control en el área por parte de la directiva, por lo

que no se cumplen en totalidad los objetivos establecidos por la empresa.

El Presidente y Gerente General son quiénes autorizan la salida de cheques y

transferencias, y quién se encarga del registro contable es el contador de la

empresa.

Al no existir una capacitación constante del sistema al personal del área de la

empresa, existen demoras en la actualización del mismo, en base a los cambios

que presenta el Servicio de Rentas Internas de manera inesperada.

96

Tabla 18 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Contabilidad


FRECUENCIA ABSOLUTA

FRECUENCIA RELATIVA

12

60%

8

40%

Figura 33 Evaluación del Control Interno Área de Contabilidad

3.2.2. Análisis en el Área de Tesorería

Esta área es la encargada de los pagos realizados, además tiene bajo su control la

captación del efectivo que se realiza en la empresa DIGMASUR S.A., abarcando las

operaciones más significativas, convirtiéndose en importante para el desarrollo normal

de sus actividades, se cuenta para la evaluación al ser un área sensible de riesgos.

97

A continuación se presenta la evaluación realizada:

Tabla 19 Cuestionario al Área de Tesorería



ÁREA DE TESORERÍA






1 ¿Existe una persona encargada del fondo de caja chica? 1

2

¿Se cuenta con un formato establecido para realizar la

reposición de caja chica? 0

3

¿Existen políticas que establezcan los mínimos y máximos en

retiros y depósitos? 1

El Presidente hace

cumplir con los

montos

permitidos.

4 ¿Existen políticas para el pago de cheques? 0

5

¿Todos los documentos emitidos por el área cuentan con firmas

de autorización (seguridad dual)? 1

6

¿Se concilia diariamente las operaciones de depósito respecto a

las recaudaciones realizadas? 0

7

¿En el área de Tesorería se encuentran establecidas las

funciones del personal? 1

8

¿Se efectúan controles o revisiones internas de las operaciones

realizadas dentro del área? 0

Personal

administrativo

ayuda en las

actividades.

9 ¿Se cumple fielmente los objetivos del Área de Tesorería? 0

Los objetivos del

área no siempre se

cumplen.

10 ¿Existe en la empresa un fondo de caja chica? 1

11

¿Existe un control adecuado para salvaguardar el efectivo

recibido? 0

98



ÁREA DE TESORERÍA






12

¿Se verifica que los anticipos otorgados a los empleados se

descuenten vía rol en la quincena o fin de mes? 1

13

¿Existe control en el detalle mensual de los documentos por

cobrar? 0

14

¿Se firman documentos de crédito, letras de cambio o pagarés

los socios o empleados por los préstamos recibidos? 1

Se lo hace en

forma de

constancia para la

empresa del

crédito realizado.



Fecha: 23/01/2017

Escala de

Calificación

SI NO

1 0

3.2.2.1. Resultados del Análisis del Área de Tesorería

No existen formatos establecidos para realizar la reposición de caja chica.

No se han desarrollado políticas para el pago respectivo de cheques.

No se han establecido políticas para que se concilie diariamente las operaciones

de depósito respecto a las recaudaciones realizadas.

Al no existir un control interno, la administración se involucra en las actividades

del área.

No existe un control de cada actividad del personal, por lo tanto no se cumplen

los objetivos del área.

No existe una cadena de seguridad para salvaguardar el efectivo recibido.

No se lleva detalladamente los documentos por cobrar que se tiene con el

cliente, lo que causa inconvenientes al querer realizar algún reclamo.

99

Tabla 20 Escala de Evaluación del Control Interno en el Área de Tesorería


FRECUENCIA ABSOLUTA

FRECUENCIA RELATIVA

7

50%

7

50%

Figura 34 Evaluación del Control Interno Área de Tesorería

3.3. Matriz de Evaluación del Control Interno aplicado al Departamento

Administrativo y Financiero

3.3.1. Matriz de Riesgos aplicada a la Empresa Digmasur S.A.

Realizado la evaluación de los departamentos administrativo y financiero de la Empresa

Digmasur S.A., se determinó en que la gran mayoría de resultados de “BUENO” y

“MUY BUENO” por lo cual se deduce que los controles internos existentes no brindan

100

una seguridad razonable sobre la veracidad y transparencia de la información

administrativa y financiera.

Por este motivo, se realizará una matriz de riesgos que nos permita evaluar la

efectividad de la empresa, para que ésta sea adecuada y administrar así los riesgos que

pueden impactar en los resultados deseados y que permitan lograr o analizar los

objetivos propuestos.

3.3.2. Ponderación de las preguntas aplicadas a la Matriz de Riesgos

Para determinar el nivel de riesgo que existe en la Empresa Digmasur S.A., es necesario

establecer y detallar la ponderación, así como la concerniente calificación que se van

aplicar a los procesos de los departamentos administrativo y financiero.

Tabla 21 Ponderación Matriz de Riesgo

NIVELES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN

1 No Significativo El control interno está establecido para el proceso no existe

y/o no funciona de manera efectiva.

2 Baja El control interno establecido para el proceso tiene

deficiencias menores que no afectan en mayor grado a la

efectividad del mismo. Estas deficiencias se deben debido

a la segregación de funciones, niveles de responsabilidad o

autorización así como la falta de descripción o explicación

del procedimiento escrito.

3 Moderado Bajo El control interno establecido para el proceso tiene

deficiencias importantes que pueden ser corregidas a través

de otros procesos compensatorios dentro del mismo

componente.

4 Moderado Alto El control interno establecido para el proceso tiene

deficiencias importantes que no pueden ser a través de

otros procesos compensatorios dentro del mismo

componente.

5 Significativo El control interno establecido para el proceso existe y

funciona de manera efectiva.

Ya establecido los niveles de calificación así como las respectivas ponderaciones, se

procede a realizar la Matriz de Riesgos aplicada a la Empresa Digmasur S.A., por tanto,

se tiene lo siguiente:

101

Matriz de Evaluación de Riesgos Departamento Administrativo

EMPRESA COINFER S.A.

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

OBJETIVO: Establecer mecanismos de identificación y seguimiento a los posibles riesgos que influyan en la organización para el logro de sus actividades.

N° CUESTIONARIO

RESPUEST

A PONDERACIÓ

N

CALIFICACIÓ

N OBSERVACIÓN

SI NO N/A

ÁREA ADMINISTRATIVA (ADMINISTRACIÓN)

1

¿Los directivos se sienten comprometidos para cumplir

los objetivos propuestos? X 5 5

2 ¿La empresa posee políticas administrativas escritas? X 5 1

3

¿Se aplica dentro de la empresa la estructura

organizacional? X 5 4

4

¿El personal que labora en la empresa conoce a la

misión, visión de la empresa? X 5 2

No se socializa dentro de

la empresa el

direccionamiento

estratégico.

5

¿En la empresa existen procedimientos, que permiten

el desarrollo de cada función? X 5 1

No cuentan con

procedimientos escritos.

6

¿Conocen los directivos y el personal del área los

plazos en que debe ser entregada determinada

información a entidades reguladoras?

X 5 4

102





N° CUESTIONARIO

RESPUEST

A PONDERACIÓ

N

CALIFICACIÓ

N OBSERVACIÓN

SI NO N/A

7

¿Los canales de comunicación entre la administración

y el personal que trabaja en la institución se desarrollan

correctamente?

X 5 5

Se mantiene una buena

comunicación con el

personal.

8

¿La administración analiza los riesgos internos y

externos del servicio para la toma de decisiones? X 5 5

9

¿El desempeño de la producción del empleado es

evaluado y revisado periódicamente? X 5 3

10 ¿Se capacita al personal? X 5 2

11

¿Existe un flujograma que guíe los procedimientos de

cada área? X 5 4

En esta área solo está la

secretaria.

12

¿La gerencia acepta propuestas del personal para el

mejoramiento en las actividades? X 5 5

13

¿Los objetivos de la empresa van direccionados a las

estrategias? X 5 4

Se cumple a la par con las

estrategias trazadas.

103





N° CUESTIONARIO

RESPUEST

A PONDERACIÓ

N

CALIFICACIÓ

N OBSERVACIÓN

SI NO N/A

14

¿La gerencia analiza la información recibida de las

áreas de la empresa antes de tomar decisiones

institucionales?

X 5 2

15

¿La gerencia acepta propuestas del personal para el

mejoramiento en las actividades? X 5 4


16

¿Se da a conocer al trabajador sobre los deberes y

derechos que internamente posee el Área Técnico-

Operativo?

X 5 1

Se les ha dado a conocer

sus actividades en forma

verbal para ser realizadas.

17

¿Cuenta la empresa con equipos propios para realizar

efectivamente su trabajo? X 5 2

El cliente les provee toda

la equipación.

18

¿Se realizan capacitaciones constantes sobre las

funciones que se realizan y demás actividades que se

desempeñan en esta área?

X 5 2

El personal tiene su

conocimiento por cuenta

propia.

104





N° CUESTIONARIO

RESPUEST

A PONDERACIÓ

N

CALIFICACIÓ

N OBSERVACIÓN

SI NO N/A

19

¿Dispone de algún sistema de retribución por méritos e

incentivos? X 5 2

20

¿Se ejecutan con frecuencia evaluaciones de

desempeño de todos los empleados de esta área de

trabajo?

X 5 4

Mensualmente se aplica

una evaluación de

desempeño.

21

¿Las actividades de apoyo de la logística de los

diferentes eventos que realiza la empresa están

debidamente autorizados por el Gerente?

X 5 4

22

¿Cuenta con equipos de seguridad y de higiene que son

necesarios para el mantenimiento y buen estado de los

vehículos?

X 5 2

Cada chofer o dueño del

vehículo da su propio

mantenimiento y su

adecuado lavado.

23

¿Existe sanciones por la infracción de disposiciones

oficiales en el área? X 5 4

24 ¿Existen procedimientos para prevenir situaciones de X 5 2

105





N° CUESTIONARIO

RESPUEST

A PONDERACIÓ

N

CALIFICACIÓ

N OBSERVACIÓN

SI NO N/A

emergencia y/o siniestro?

25

¿Cuenta la organización con vehículos propios para

realizar su actividad de recolección de lácteos? X 5 2

No son propios de la

empresa, pero son de los

socios.

26 ¿Existe control al uso de los vehículos? X 5 5

27

¿Se ha sancionado a la empresa por causa de vehículos

en mal estado o incumplimiento de alguna disposición

normativa?

X 5 5

TOTAL 135 86



Fecha: 23/01/2017

106

3.3.3. Calificación Global de Riesgo en la Empresa Digmasur S.A.

Una vez que ya se realizó la Matriz de Riesgos en el Área Administrativa en la Empresa

Digmasur S.A., se procede a calcular el nivel de riesgo existente dentro de la empresa,

el mismo que será evaluado en la siguiente tabla:

Tabla 22 Clasificación del Riesgo

RIESGO CALIFICACIÓN

Bajo

Los controles existentes en el proceso tienen un diseño

adecuado, lo que permite mitigar los riesgos en forma

razonable. Los controles nos permiten identificar y detectar

posibles errores y/o fraudes significativos.

Moderado

Los controles existentes en el proceso tienen deficiencias que

pueden ser corregidos oportunamente para mitigar los riesgos

en forma razonable para detectar errores y/o fraudes

significativos.

Alto

Los controles existentes en el proceso no tienen un diseño

adecuado, lo cual no permite mitigar los riesgos en forma

razonable y por tanto, no identificar ni detectar errores y/o

riesgos significativos.

% NIVEL DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA

0% - 35% ALTO BAJO

36% - 70% MODERADO MODERADO

71% - 100% BAJO ALTO


107

IMPACTO

PROBABILIDAD BAJO MODERADO ALTO

ALTO Considerar Planificar

Respuesta

Planificar

Respuesta

MODERADO Desatender pero

monitorizar

Considerar Planificar

Respuesta

BAJO Desatender pero

monitorizar

Desatender pero

monitorizar

Considerar


Departamento Administrativo

En base a la información anteriormente detallada, se realiza el cálculo para determinar

el nivel existente en el Departamento Administrativo de la Empresa Digmasur S.A.,

para lo cual se va a utilizar la siguiente fórmula:

𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎

𝐏𝐓

𝐍𝐂 =𝟖𝟔 × 100

𝟏𝟑𝟓

𝐍𝐂 = 𝟔𝟑, 𝟕𝟎%

Y para calcular el nivel de riesgo, utilizaremos la siguiente fórmula:

𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂

𝐍𝐑 = 100% − 63,70

𝐍𝐑 = 𝟑𝟔, 𝟑𝟎%

Simbología de la fórmula:

NC = Nivel de Confianza

NR = Nivel de Riesgo

CT = Calificación Total

PT = Puntaje Total

108

Tabla 23 Evaluación del Riesgo Departamento Administrativo

IMPACTO


ALTO

MODERADO Departamento

Administrativo

BAJO

3.3.4. Resultado del riesgo existente en los Departamentos Administrativo de la

Empresa Digmasur S.A.

En base a los resultados obtenidos y la aplicación de las fórmulas para determinar tanto

el nivel de riesgo, así como el nivel de confianza del Departamentos Administrativo de

la Empresa Digmasur S.A., se establece que el nivel de riesgo y la probabilidad se halla

en un Rango MODERADO así mismo el nivel de confianza e impacto en un Rango

MODERADO; es decir, se observa que en los controles internos establecidos en la

Empresa existen deficiencias que pueden ser corregidas oportunamente, las mismas que

corresponden: al cumplimiento de objetivos, segregación de funciones, etc.

No obstante cabe acentuar que, al encontrarse en los referidos niveles, no se debe

confiar en que la información administrativa revelada muestre una seguridad razonable,

por lo cual se debe llegar entonces a un nivel de riesgo BAJO y a un nivel de confianza

ALTO.

109

Matriz de Evaluación de Riesgos Departamento Financiero



DEPARTAMENTO FINANCIERO

OBJETIVO: Establecer mecanismos de identificación y seguimiento a los posibles riesgos que influyan en la

organización para el logro de sus actividades.


PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN SI NO N/A


1 ¿Existen medidas de control en caso de pérdida de la

información del sistema contable? X 5 4

Se cuenta con respaldos,

se tiene memoria externa

y un computador de

servidor.

2 ¿En el Área de Contabilidad están definidas las

responsabilidades que tiene cada trabajador? X 5 2

La secretaria realiza

varias funciones.

3 ¿Las fechas de los impuestos a pagar se realizan de

acuerdo a las mismas que son emitidas por el SRI? X 5 4

4 ¿Los documentos contables se encuentran archivados

en forma consecutiva y ordenada? X 5 4

5 ¿Todas las transacciones realizadas mensualmente son

registradas en el sistema contable de forma oportuna? X 5 1

6 ¿Se controla que las transacciones ingresadas al sistema

contable cuenten con los documentos de soporte? X 5 5

110








7 ¿En caso de existir errores o cambios en las

transacciones se realiza notificaciones preventivas? X 5 2

8 ¿Se da a conocer el nivel de cumplimiento de objetivos

del área? X 5 1

9 ¿Existe un proceso de comunicación entre los

miembros del área de contabilidad? X 5 4

10 ¿La empresa se encuentra al día en presentación y pago

de sus impuestos? X 5 4

11 ¿Existe mejoramiento dentro del área de contabilidad? X 5 4

12 ¿La dirección apoya en la participación de los

colaboradores en la toma de decisiones? X 5 2

No existe apoyo de los

directivos para la

aplicación de controles.

111








13

¿Los directivos promueven actividades de control que

ayuden con el cumplimiento de objetivos y decisiones,

enfocándose en minimizar los riesgos?

X 5 2 La directiva no promueve

actividades de control.

14 ¿Los directivos supervisan al personal del área en

forma permanente? X 5 4

15 ¿La emisión de cheques se realiza en forma secuencial? X 5 4

16 ¿La emisión de cheques tiene seguridad dual? X 5 4

17 ¿En la empresa existe un control de los talonarios de las

chequeras y los comprobantes de transferencia? X 5 4

18

¿La persona que autoriza los cheques y las

transferencias es la misma que realiza el registro

contable respectivo?

X 5 2

Las únicas personas que

autorizan los cheques y

transferencias son

Presidente y Gerente

112








General.

19

¿El sistema contable permanece en constante

actualización en base a los cambios que presenta el SRI

de manera inesperada?

X 5 2 Existen demoras en la

actualización.

20 ¿Hay fechas definidas para efectuar transacciones a las

cuentas de los empleados y socios? X 5 5

ÁREA DE TESORERÍA

21 ¿Existe una persona encargada del fondo de caja chica? X 5 5

22 ¿Se cuenta con un formato establecido para realizar la

reposición de caja chica? X 5 2

23 ¿Existen políticas que establezcan los mínimos y

máximos en retiros y depósitos? X 5 4

El Presidente hace

cumplir con los montos

permitidos.

24 ¿Existen políticas para el pago de cheques? X 5 1

25 ¿Todos los documentos emitidos por el área cuentan X 5 5

113








con firmas de autorización (seguridad dual)?

26 ¿Se concilia diariamente las operaciones de depósito

respecto a las recaudaciones realizadas? X 5 2

27 ¿Se verifica que el monto de las recaudaciones se haya

depositado íntegramente en las cuentas bancarias? X 5 4

28 ¿En el área de Tesorería se encuentran establecidas las

funciones del personal? X 5 4

29 ¿Se efectúan controles o revisiones internas de las

operaciones realizadas dentro del área? X 5 2

Personal administrativo

ayuda en las actividades.

30 ¿Se cumple fielmente los objetivos del Área de

Tesorería? X 5 1

Los objetivos del área no

siempre se cumplen.

31 ¿Existe en la empresa un fondo de caja chica? X 5 5

32 ¿Existe un control adecuado para salvaguardar el

efectivo recibido? X 5 2

33

¿Se verifica que los anticipos otorgados a los

empleados se descuenten vía rol en la quincena o fin de

mes?

X 5 4

34 ¿Existe control en el detalle mensual de los documentos X 5 1

114








por cobrar?

35

¿Se firman documentos de crédito, letras de cambio o

pagarés los socios o empleados por los préstamos

recibidos?

X 5 4

Se lo hace en forma de

constancia para la

empresa del crédito

realizado.

TOTAL 175 110



Fecha: 23/01/2017

115

Departamento Financiero


el nivel existente en el Departamento Financiero de la Empresa Digmasur S.A., para lo

cual se va a utilizar la siguiente fórmula:

𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎

𝐏𝐓

𝐍𝐂 =𝟏𝟏𝟎 × 100

𝟏𝟕𝟓

𝐍𝐂 = 𝟔𝟐, 𝟖𝟔%


𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂

𝐍𝐑 = 100% − 62,86%

𝐍𝐑 = 𝟑𝟒, 𝟔𝟒%





PT = Puntaje Total

Tabla 24 Evaluación del Riesgo Departamento Financiero

IMPACTO


ALTO

MODERADO Departamento

Financiero

BAJO

116

3.3.5. Resultado del riesgo existente en los Departamentos Financiero de la

Empresa Digmasur S.A.

En base a los resultados obtenidos y la aplicación de las fórmulas para determinar tanto

el nivel de riesgo, así como el nivel de confianza del Área Financiera de la Empresa

Digmasur S.A., se establece que el nivel de riesgo y probabilidad para las áreas

mencionadas se halla en un Rango MODERADO, así mismo el nivel de confianza e

impacto en un Rango MODERADO; es decir, se observa que en los controles internos

establecidos en la Empresa existen deficiencias que pueden ser corregidas

oportunamente, las mismas que corresponden: al nivel de responsabilidad y/o

autorización así como la explicación y aplicación de los procedimientos, etc.

No obstante cabe acentuar que, al encontrarse en los referidos niveles, no se debe

confiar en que la información administrativa y financiera revelada muestre una

seguridad razonable, por lo cual se debe llegar entonces a un nivel de riesgo BAJO y a

un nivel de confianza ALTO.

117

4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVO-FINANCIERO BASADO EN EL MODELO COSO III

Teniendo en cuenta lo detallado en los capítulos anteriores se expone la propuesta del

sistema de control interno administrativo-financiero aplicable al Departamento

Administrativo y Departamento Financiero de la Empresa Digmasur S.A., con el fin de

precautelar posibles errores, malversaciones, fraudes y mala utilización de los recursos

todo esto con el objeto de hacer posible alcanzar los objetivos, metas empresariales y

generar información fiable.

Tomando en cuenta que el sistema de control interno es de vital importancia ya que promueve la

eficacia, asegura la efectividad, previene que se vulneren las normas y principios contables de

general aceptación. Es por esto que el Gerente de la empresa debe crear un ambiente de control,

un conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control interno.

Los posibles riesgos existentes en la empresa se pueden dar debido a la falta de control en las

operaciones realizadas cotidianamente para evitar inconvenientes futuros. Por lo tanto es

necesario proponer e implementar un sistema de control interno financiero, el mismo que debe

ser claro y preciso para que sea puesto en práctica por todos los miembros de la empresa.

Por todo lo descrito anteriormente se sugiere implementar el Área de Talento Humano y de

apoyo Auditoría Externa, con la finalidad de mejorar el desempeño y funcionalidad de la

empresa.

118

Organigrama funcional propuesto a la Empresa Digmasur S.A. es:

Figura 35 Organigrama funcional propuesto

En: Digmasur S.A.

4.1. Objetivos del Control Interno

El Control Interno permite asegurar las políticas y procedimientos a través de una serie

de acciones en las actividades diarias que realiza la empresa Digmasur, que proporcione

seguridad razonable de alcanzar los objetivos y metas establecidos además de gestionar

los riesgos de manera que la empresa está dispuesta a aceptar.

4.1.1. Objetivo General

El objetivo general es Proponer un Sistema de Control Interno basado en el modelo

COSO III. De tal manera que se utilice las herramientas necesarias, en el ambiente que

se pretende la empresa a través de la aplicación de políticas y procedimientos de control

interno en las áreas Administrativa-Financiera de la empresa así como las matrices de

riesgos que se deben aplicar para evaluar los procesos que se lleven a cabo en cada área.

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

GERENTE GENERAL

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO

PRESIDENTE

DEPARTAMENTO

FINANCIERO

CONTABILIDAD

TESORERÍA

AUDITORÍA

EXTERNA

SECRETARÍA GENERAL

TÉCNICO-

OPERATIVO

TALENTO

HUMANO ADMINISTRACIÓN

119

4.1.2. Objetivos Específicos

Proporcionar una herramienta de apoyo para la gestión administrativa y

financiera que proporcione seguridad razonable para alcanzar los objetivos y

metas de la empresa.

Identificar el nivel de los riesgos internos y externos que la empresa está

dispuesta a aceptar, prevenir, mitigar o compartir a través de acciones suficientes

y relevantes.

4.2. Mapa de Procesos

Un mapa de procesos es un diagrama de valor, un inventario grafico de los procesos de

una organización. (Macías García, Alvarez Delgado, & Rojas Fernández, 2007)

Los recursos que se utilizan dentro de la empresa dependen de la habilidad y motivación

que posea el talento humano implicado en los procedimientos que lleve a cabo la

organización.

Para la elaboración del mapa de procesos de la empresa Digmasur, se utilizó como

técnica de investigación la entrevista a las personas responsables de los procesos que

mantiene la entidad, y por ende se procedió a recopilar información a través de las

siguientes actividades:

Identificación de Procesos

Inventario de Procesos

Clasificación de Procesos

Para la identificación de los procesos que se realizan en cada área de la empresa se

entrevistó al Sr. Marco Edelberto Ramírez Mayanquer, responsable del área

administrativa y al Lcdo. Jaime Ángel Lozada Zambrano, responsable del área

financiera, quien facilito la información necesaria de las actividades que se realizan en

cada área.

120

Todas las actividades se muestran a continuación:

PROCESO: ÁREA DE GERENCIA

RESPONSABLE: Sr. Jorge Guillermo Andrade Vinueza

Actividades

* Revisa que se cumplan los objetivos de manera mensual.

* Realiza control presupuestario

* Generar valor para los socios de la Empresa.

* Manejar todos los recursos de la empresa

* Autoriza créditos y pagos.

* Mantener un clima organizacional que permita el desempeño de las funciones en todas

las áreas de la Empresa.

PROCESO: ÁREA ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE: Sr. Marco Edelberto Ramírez Mayanquer

Actividades

* Selecciona y controla al personal

* Coordina y aplica las políticas de RRHH

* Elabora y efectúa el seguimiento de la ejecución presupuestaria

* Prepara el informe anual de actividades

PROCESO: DEPARTAMENTO TÉCNICO-OPERATIVO

Actividades

* Realiza el lavado general del tanquero, atender las observaciones que la misma haga

en el momento de la supervisión de su trabajo.

* Desinfectar en su totalidad el tanquero para una nueva ruta de recolección.

* Apoyar cuando se le solicite, las labores asignadas a otro compañero de su grupo de

trabajo.

* Adelantar, cuando se le solicite, labores de apoyo de la logística de los diferentes

eventos que organice la empresa.

121

PROCESO: ÁREA FINANCIERA

RESPONSABLE: Lcdo. Jaime Ángel Lozada Zambrano

Actividades

* Control de cartera

* Control de la conciliación bancaria

* Recibe las facturas y retenciones

* Gestiona los recursos financieros

* Envía los Estados Financieros al Gerente

* Control de los flujos de caja.

PROCESO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD


Actividades

* Registro de la información

* Realizar la conciliación bancaria mensualmente

* Declaración de impuestos mensuales

* Elaboración de flujos de caja

* Ajustes

* Reclasificación de las cuentas contables

* Cierre de Balances.

PROCESO: DEPARTAMENTO DE TESORERÍA


Actividades

* Recaudar, custodiar y depositar los bienes financieros de la Empresa.

* Vigilar que la documentación soporte de la salida de efectivo cumpla con los

requisitos de carácter fiscal y de control interno.

* Elaborar los informes periódicos sobre el estado de posición financiera de la cuenta

bancaria y de los flujos de caja.

* Coordinar las actividades del personal habilitado para pago de nóminas.

* Coordinar, orientar y apoyar las actividades del contador de la empresa.

122

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

PROCESO Estratégico Operativo Apoyo

Área de Gerencia √

Departamento Administrativo √ √

Área Administrativa √ √

Área Técnico-Operativo √ √

Departamento Financiero √

Área de Contabilidad √ √

Área de Tesorería √ √ En: Datos Empresa Digmasur S.A.

Una vez identificados los procesos con las personas responsables en las cuales se

refirieron las actividades a través de la entrevista aplicada, se procedió a clasificar cada

proceso, permitiendo de esta manera, obtener una visión global de los procesos que se

llevan a cabo en la empresa y a través de ello proponer un mapa de procesos que

permita a la organización conocer sus actividades influyentes en cada área o

departamento y para ello se considera lo siguiente:

Procesos Estratégicos Procesos Operativos Procesos de Apoyo

Gerencia

Administración

Planificación

Estratégica

Recolección de leche

Entrega de leche a

Pasteurizadora

Limpieza del

vehículo

Asesoría Legal

Auditoria Externa

Contabilidad

Tesorería

El presente mapa de procesos permitirá a los empleados de la empresa Digmasur, tener

una visión global de cómo opera la organización, permitiendo identificar el proceso que

necesite de mejora para actuar con acciones que deban aplicarse en conjunto con todos

los empleados que realizan sus actividades en cada área y departamento de la empresa.

123

MAPA DE PROCESOS PROPUESTA PARA LA EMPRESA DIGMASUR S.A.

Figura 36 Mapa de Procesos

PROCESOS ESTRATÉGICOS

Gerencia Administración Planificación

PROCESOS OPERATIVOS

PROCESOS DE APOYO

Asesoría Legal Promoción y Ventas Contabilidad Auditoría

1. RECOLECCIÓN DE

LECHE

* Elaboración de Rutas.

* Presentación de rutas.

* Firma del documento de

3. LIMPIEZA DEL VEHÍCULO

* Llenado de solicitud.

* Realizar limpieza.

* Desinfectar el vehículo.

* Revisión del vehículo

* Salida del vehículo.

2. ENTREGA DE LECHE A

PASTEURIZADORA

* Entrega de muestras.

* Aceptación o rechazo de la

leche.

124

AMBIENTE

DE CONTROL

•5 PRINCIPIOS

•20 PUNTOS DE INTERÉS

EVALUACIÓN

DE RIESGOS

•4 PRINCIPIOS


ACTIVIDADES

DE CONTROL

•3 PRINCIPIOS


INFORMACIÓN Y

COMUNICACIÓN

•3 PRINCIPIOS


ACTIVIDADES

DE MONITOREO

•2 PRINCIPIOS


4.3. Evaluación de componentes COSO III

Para el levantamiento de procesos de la empresa Digmasur S.A., se aplicara el método

del cuestionario.

Figura 37 Componentes del Modelo Coso III

Entorno de control

Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos.

Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión.

Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad.

Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia.

Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad.

Evaluación de riesgos

Principio 6: Especifica objetivos relevantes.

Principio 7: Identifica y analiza los riesgos.

COMPONENTES DEL

MODELO COSO III

125

Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude.

Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes.

Actividades de control

Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control.

Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología.

Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos.

Sistemas de información

Principio 13: Usa información Relevante.

Principio 14: Comunica internamente.

Principio 15: Comunica externamente.

Supervisión del sistema de control – Monitoreo

Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes.

Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias.

126

4.3.1. Cuestionarios del Componente Entorno de Control


CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN

COMPONENTE: ENTORNO DE CONTROL

DEPARTAMENTO: FINANCIERO

OBJETIVO: Comprobar el conocimiento del personal en el área acerca de las actividades que

realizan dentro de la empresa.

Nº PREGUNTA SI NO Pond. Calif. OBSERVACIÓN


1 ¿La compañía posee un

código de ética donde se

especifique el

comportamiento que deben

tener los colaboradores

dentro de la misma?

X 10 6

Si existe pero no se

ha dado a conocer.

2 ¿El código de ética ha sido

difundido mediante

reuniones?

X 10 0

Los empleados no

conocen el código de

ética


3 ¿El área contable-financiera

cuenta con políticas y

procedimientos descritos en

un manual?

X 10 5

No existe el manual

Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad

4 ¿El personal del área presta

colaboración para cumplir

con las exigencias que

demanda el negocio?

X 10 9

5 ¿Existe un manual donde se

describan adecuadamente las

funciones específicas y

continuas de cada puesto de

trabajo?

X 10 6

El manual se

encuentra

desactualizado


127





OBJETIVO: Comprobar el conocimiento del personal en el área acerca de las actividades que



6 ¿Se considera la competencia

del personal del área al

momento de presentarse

cambios significativos en el

negocio?

X 10 8

7 ¿Se capacita periódicamente a

los integrantes del área para

que realicen con calidad las

tareas que les han sido

asignadas?

X 10 8


8 ¿Se realiza en el área un

análisis del ambiente de

trabajo?

X 10 8

9 ¿Se encuentra diseñado un

flujograma donde detalle

procesos de pago, cobranzas,

impuestos, entre otros?

X 10 3

No existen

flujogramas de los

procesos del área.

PUNTAJE TOTAL 90 53



Fecha: 18/02/2017

Escala de

Calificación

SI NO

Ponderación 1

Calificación 0 1

128


el nivel existente en el componente Entorno de Control Departamento Financiero de la

Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar la siguiente fórmula:

𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎

𝐏𝐓

𝐍𝐂 =𝟓𝟑 × 100

𝟗𝟎

𝐍𝐂 = 𝟓𝟖, 𝟖𝟗%


𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂

𝐍𝐑 = 100% − 58,89%

𝐍𝐑 = 𝟒𝟏, 𝟏𝟏%





PT = Puntaje Total

DEFICIENCIAS ENCONTRADAS:

El código de ética no ha sido difundido entre los empleados de la empresa.

No existen en el área contable-financiera políticas y procedimientos descritos en

un manual.

No existen flujogramas donde detalle procesos de pago, cobranzas, impuestos,

entre otros.

129

Tabla 25 Entorno de Control Área Financiera

OPCIÓN DE

RESPUESTA

FRECUENCIA

ABSOLUTA

FRECUENCIA RELATIVA

SI 6 67%

NO 3 33%

TOTAL 9 100%

Figura 38 Entorno de Control

ANÁLISIS

De acuerdo a la aplicación del cuestionario del componente evaluación de riesgos se

obtuvo lo siguiente:

Nos indica que el 67% de la organización si demuestra un ambiente de gestión en las

actividades cotidianas que realiza la entidad.

El 33% indica que el entorno de control donde se desenvuelve, el gobierno corporativo

conformado en la empresa por la Junta Directiva, el presidente y el gerente general, y

grupos de interés (empleados), no demuestran un compromiso y disciplina adecuado

frente a la organización.

67%

33%

ENTORNO DE CONTROL

SI

NO

130




DEPARTAMENTO: ADMINISTRATIVO

OBJETIVO: Comprobar el conocimiento del personal del área acerca de las actividades que




1 ¿La empresa posee políticas

definidas?

X 10 6 Si existe pero no se

ha dado a conocer.

2 ¿La estructura

organizacional es adecuada?

X 10 0


3 ¿La administración analiza

los riesgos internos y

externos del servicio para la

toma de decisiones?

X 10 0

No existe el análisis

de riesgos.

Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad

4 ¿Existen normas y

procedimientos para la

contratación del personal?

X 10 9


5 ¿El desempeño de cada

empleado es evaluado y

revisado periódicamente?

X 10 9

6 ¿Se elabora programas de

capacitación para el

personal?

X 10 9


7 ¿Existe preocupación por

parte de la administración

sobre la custodia y cuidado de

la información?

X 10 0

No existe toma de

decisiones referente a

la información.

PUNTAJE TOTAL 70 56



Fecha: 18/02/2017

Escala de

Calificación

SI NO

Ponderación 1

Calificación 0 1

131


el nivel existente en el componente Entorno de Control Departamento Administrativo

de la Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar la siguiente fórmula:

𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎

𝐏𝐓

𝐍𝐂 =𝟓𝟔 × 100

𝟕𝟎

𝐍𝐂 = 𝟕𝟑, 𝟔𝟖%


𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂

𝐍𝐑 = 100% − 73,68%

𝐍𝐑 = 𝟐𝟔, 𝟑𝟐%





PT = Puntaje Total


La empresa no posee políticas bien definidas.

La administración no analiza los riesgos internos y externos del servicio para la

toma de decisiones.

La administración no se preocupa sobre la custodia y cuidado de la información.

132

Tabla 26 Entorno de Control Área Administrativa

OPCIÓN DE

RESPUESTA

FRECUENCIA

ABSOLUTA

FRECUENCIA RELATIVA

SI 4 57%

NO 3 43%

TOTAL 7 100%

Figura 39 Entorno de Control

ANÁLISIS



Nos indica que el 57% de la organización si demuestra un ambiente de gestión en las

actividades cotidianas que realiza la entidad.

El 43% indica que el entorno de control donde se desenvuelve, el gobierno corporativo

conformado en la empresa por la Junta Directiva, el presidente y el gerente general, y

grupos de interés (empleados), no demuestran un compromiso y disciplina adecuado

frente a la organización.

57% 43%

ENTORNO DE CONTROL

SI

NO

133

4.3.2. Cuestionarios del Componente Evaluación de Riesgos



COMPONENTE: EVALUACIÓN DE RIESGOS


OBJETIVO: Verificar que exista una respuesta inmediata a los riesgos identificados.


Principio 6: Especifica Objetivos Relevantes

1 ¿Los objetivos de la

empresa están establecidos

de forma clara de modo que

permitan identificar riesgos

relacionados al giro del

negocio?

X 10 5

No existe un

documento

administrativo.

2 ¿Los objetivos de

información financiera

externa permiten que los

informes reflejen

claramente las actividades

que se desarrollan en la

organización?

X 10 8

3 ¿Los reportes no

financieros externos se

encuentran establecidos de

acuerdo a las normas y

leyes aplicables a la

empresa?

X 10 7

Las normas no

están claramente

definidas

4 ¿Se establecen políticas y

procedimientos que

otorguen una seguridad

razonable para la

X 10 6

Se las realiza

empíricamente

134







presentación de reportes

internos?

5 ¿Existen procedimientos

adecuados para analizar y

adquirir los recursos que

permitan alcanzar los

objetivos de la empresa?

X 10 3

Los procedimientos

se realizan de

manera empírica.

Principio 7: Identifica Y Analiza Los Riesgos

6 ¿Se identifica y evalúan los

riesgos que puedan influir en

la consecución de sus

objetivos establecidos en la

empresa?

X 10 7

7 ¿Para la valoración de

riesgos en la empresa se tiene

en cuenta factores internos y

externos?

X 10 6

8 ¿La administración evalúa la

efectividad de los

mecanismos de identificación

de riesgos para los diferentes

procesos que se realizan en

la empresa?

X 10 5

Se lo hace

empíricamente

9 ¿La administración cuanta

con políticas de gestión de

riesgos que permitan la

X 10 0

La empresa no

cuenta con políticas

establecidas en un

135







evaluación de riesgos en la

empresa?

documento

administrativo.


definidos en la empresa para

gestionar los riesgos?

X 10 3

La gestión de

riesgos se realiza

de forma empírica.

Principio 8: Evalúa El Riesgo De Fraude

11 ¿Existen medidas para

prevenir y gestionar los

riesgos de fraude que se

puedan presentar en la

empresa?

X 10 6


para identificar, evaluar y

analizar el riesgo de fraude

que pueden presentarse en

los incentivos que otorga la

empresa?

X 10 5

13 ¿Se realizan controles para

los procesos susceptibles de

fraude en los activos de la

empresa?

X 10 6

Se los revisa

ocasionalmente

14 ¿Se desarrollan controles en

todos los niveles de la

organización a fin de evitar

los riesgos de fraude?

X 10 5

Se desarrollan

controles

empíricamente.

Principio 9: Identifica Y Analiza Cambios Importantes

136







15 ¿Existen métodos de gestión

de riesgos para todos los

niveles de la empresa?

X 10 5

Los métodos de

gestión de riesgos

se los realiza

empíricamente.

16 ¿Se tiene definidos procesos

de gestión de riesgos para los

cambios que puedan

presentarse en el ambiente

externo de la empresa?

X 10 0

17 ¿Se consideran los riesgos

relacionados al cambio de la

filosofía empresarial por

parte de la dirección de la

empresa?

X 10 0

No se han realizado

cambios de

filosofía.

PUNTAJE TOTAL 170 77



Fecha: 18/02/2017

Escala de

Calificación

SI NO

Ponderación 1

Calificación 0 1

137


el nivel existente en el componente Evaluación de Riesgos Departamento Financiero de

la Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar la siguiente fórmula:

𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎

𝐏𝐓

𝐍𝐂 =𝟕𝟕 × 100

𝟏𝟕𝟎

𝐍𝐂 = 𝟒𝟓, 𝟐𝟗%


𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂

𝐍𝐑 = 100% − 45,29%

𝐍𝐑 = 𝟓𝟒, 𝟕𝟎%





PT = Puntaje Total


No existen procedimientos adecuados para analizar y adquirir los recursos que

permitan alcanzar los objetivos de la empresa.

La administración no cuenta con políticas de gestión de riesgos que permitan la

evaluación de riesgos en la empresa.

No existen procedimientos definidos en la empresa para gestionar los riesgos.

No se tiene definidos procesos de gestión de riesgos para los cambios que

puedan presentarse en el ambiente externo de la empresa.

No se consideran los riesgos relacionados al cambio de la filosofía empresarial

por parte de la dirección de la empresa.

138

Tabla 27 Evaluación de Riesgo Área Financiera

OPCIÓN DE

RESPUESTA

FRECUENCIA

ABSOLUTA

FRECUENCIA RELATIVA

SI 12 71%

NO 5 29%

TOTAL 17 100%

Figura 40 Evaluación del Riesgo

ANÁLISIS



La empresa actúa frente a los riesgos en un 71% en todas sus operaciones tanto internas

como externas, mientras que un 29% la entidad carece de una gestión de riesgos, debido

a que no se han establecido mecanismos que identifiquen, analicen y disminuyan los

riesgos a los cuales puede enfrentarse la organización, manteniendo una incertidumbre

al gobierno corporativo y grupos de interés.

71%

29%

EVALUACIÓN DEL RIESGO

SI

NO

139







Principio 6: Especifica Objetivos Relevantes

1 ¿La administración

establece normas

correctivas a los riesgos

detectados de forma

oportuna?

X 10 7


para evaluar situaciones

de cambio que puedan

afectar el normal

desenvolvimiento de la

empresa?

X 10 7

Principio 7: Identifica Y Analiza Los Riesgos

3 ¿La evidencia recopilada

en el estudio de los riesgos

es oportuna y de calidad?

X 10 6

Principio 8: Evalúa El Riesgo De Fraude

4 ¿Se cuenta con un

mecanismo para evaluar

riesgos? X 10 0

No existen

mecanismos para la

evaluación de los

riesgos.

5 ¿La empresa cuenta con el

personal adecuado para

realizar la evaluación de

riesgos?

X 10 4

140







Principio 9: Identifica Y Analiza Cambios Importantes

6 ¿Son analizados los

diferentes tipos de riesgos

que podrían existir por

parte de la institución?

X 10 5

Los riesgos se

analizan pero no se

los hace

oportunamente.

7 ¿Se analizan las posibles

oportunidades para

alcanzar los objetivos y

mitigar riesgos

institucionales?

X 10 0

No se mitigan los

riesgos dentro de la

empresa.

8 ¿Los canales de

comunicación entre la

administración y el

personal que trabaja en la

institución es el adecuado?

X 10 0

No existe

comunicación

adecuada entre el

personal con la

administración.

PUNTAJE TOTAL 80 29



Fecha: 18/02/2017

Escala de

Calificación

SI NO

Ponderación 1

Calificación 0 1

141


el nivel existente en el componente Evaluación de Riesgos Departamento

Administrativo de la Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar la siguiente

fórmula:

𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎

𝐏𝐓

𝐍𝐂 =𝟐𝟗 × 100

𝟖𝟎

𝐍𝐂 = 𝟑𝟔, 𝟐𝟓%


𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂

𝐍𝐑 = 100% − 36,25%

𝐍𝐑 = 𝟔𝟑, 𝟕𝟓%





PT = Puntaje Total


No se cuenta con un mecanismo para evaluar riesgos.

No se analizan las posibles oportunidades para alcanzar los objetivos y mitigar

riesgos institucionales.

No existe los canales de comunicación adecuados entre la administración y el

personal que trabaja en la institución.

142

Tabla 28 Evaluación de Riesgo Área Administrativa

OPCIÓN DE

RESPUESTA

FRECUENCIA

ABSOLUTA

FRECUENCIA RELATIVA

SI 5 62%

NO 3 38%

TOTAL 8 100%

Figura 41 Evaluación del Riesgo

ANÁLISIS



La empresa actúa frente a los riesgos en un 62% en todas sus operaciones tanto internas

como externas, mientras que un 38% la entidad carece de una gestión de riesgos, debido

a que no se han establecido mecanismos que identifiquen, analicen y disminuyan los

riesgos a los cuales puede enfrentarse la organización, manteniendo una incertidumbre

al gobierno corporativo y grupos de interés.

62%

38%

EVALUACIÓN DEL RIESGO

SI

NO

143

4.3.3. Cuestionarios del Componente Actividades de Control



COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL


OBJETIVO: Ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directrices

administrativas necesarias para manejar los riegos.


Principio 10: Selecciona Y Desarrolla Actividades De Control

1 ¿Existen planes para

afrontar los riesgos que se

han identificado en la

empresa?

X 10 5

Los riesgos se

afrontan

empíricamente.

2 ¿Existe métodos que

proporcionen seguridad

sobre la integridad, exactitud

y validez de la información

dentro de la empresa?

X 10 6

Se realiza de

forma empírica.

3 ¿Se establecen actividades de

control para los procesos

relevantes de la empresa?

X 10 5

4 ¿Se determinan controles

adecuados a los diferentes

procesos de la empresa para

mitigar los riesgos en todos

los niveles?

X 10 5

Los controles se

los realiza de

manera empírica

5 ¿Existen mecanismos para

restringir el acceso a los

sistemas de información por

personas no autorizadas?

X 10 6

Los sistemas

cuentan con

claves de acceso

144








6 ¿La empresa cuenta con

políticas en las que se

establecen actividades de

control para los procesos que

se realizan en la empresa?

X 10 5

Las políticas

establecidas

formalmente

Principio 11: Selecciona Y Desarrolla Controles Generales Sobre Tecnología

7 ¿Existen actividades de

control orientadas a mitigar

los riesgos referentes a los

sistemas tecnológicos en la

empresa?

X 10 5

Se realizan

actividades de

control de forma

práctica.

8 ¿Existen actividades de

control para evitar posibles

daños en la infraestructura

tecnológica?

X 10 5

La infraestructura

tecnológica se

maneja de manera

empírica.

9 ¿Existe alguna política de

seguridad de la información

en la que se establezcan

limitaciones de acceso a la

información de la empresa?

X 10 4

Las políticas no

están establecidas

formalmente.

10 ¿Se desarrollan actividades

de control que asegure el

mantenimiento adecuado de

los sistemas de información?

X 10 6

Se realiza de

forma ocasional

145








Principio 12: Se Implementa A Través De Políticas Y Procedimientos

11 ¿Existe políticas y

procedimientos establecidos

que ayude a mitigar los

riesgos que pudiesen ser

críticos en la empresa?

X 10 0

12 ¿Las políticas y

procedimientos de

mitigación de riesgos se

encuentran documentados en


empresa?

X 10 0

Faltan

documentos

formales.

13 ¿Las actividades de control a

los procesos de la empresa se

las realizan de acuerdo a

tiempos establecidos en un

documento administrativo?

X 10 4

Faltan

documentos

formales.

14 ¿Se cuenta con mecanismos

establecidos para llevar a

cabo las actividades

correctivas en los procesos

que se realizan en la

empresa?

X 10 5

Se establecen los

mecanismos

correctivos de

manera empírica.

15 ¿La administración de la

empresa supervisa

X 10 3 Las actividades

de control se

146








periódicamente si se lleva a

cabo las actividades de

control para los diferentes

procesos?

realizan de

manera ocasional.

16 ¿Se analiza continuamente

las políticas y

procedimientos referentes a

las actividades de control son

adecuadas para cada nivel de

la empresa?

X 10 0




Fecha: 18/02/2017

Escala de

Calificación

SI NO

Ponderación 1

Calificación 0 1


el nivel existente en el componente Actividades de Control Departamento Financiero de

la Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar la siguiente fórmula:

147

𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎

𝐏𝐓

𝐍𝐂 =𝟔𝟒 × 100

𝟏𝟔𝟎

𝐍𝐂 = 𝟒𝟎, 𝟎𝟎%


𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂

𝐍𝐑 = 100% − 40,00%

𝐍𝐑 = 𝟔𝟎, 𝟎𝟎%





PT = Puntaje Total


No existe políticas y procedimientos establecidos que ayude a mitigar los riesgos

que pudiesen ser críticos en la empresa.

No existen políticas y procedimientos de mitigación de riesgos se encuentran

documentados en todos los niveles de la empresa.

La administración de la empresa no supervisa periódicamente si se lleva a cabo

las actividades de control para los diferentes procesos.

No se analiza continuamente si las políticas y procedimientos referente a las

actividades de control son adecuadas para cada nivel de la empresa.

148

Tabla 29 Actividades de Control Área Financiera

OPCIÓN DE

RESPUESTA

FRECUENCIA

ABSOLUTA

FRECUENCIA RELATIVA

SI 12 75%

NO 4 25%

TOTAL 16 100%

Figura 42 Actividades de Control

ANÁLISIS

El resultado obtenido en el componente actividades de control refleja que la

organización cuenta con el 75% de políticas y procedimientos definidos en todos sus

niveles, de manera que el 25% de las actividades que realiza la entidad no cuentan con

la definición de políticas y procedimientos dificultando la ejecución de las tareas que

deben realizar los empleados, además de limitar el cumplimiento de los objetivos

debido a que este elemento en la empresa no contribuye de manera oportuna que

minimice los riesgos que pueda enfrentar la organización.

75%

25%

ACTIVIDADES DE CONTROL

SI

NO

149








Principio 10: Selecciona y Desarrolla Actividades De Control

1 ¿Existe una matriz donde

se relacionan los riesgos

con los controles

establecidos del área?

X 10 5

Existe la matriz

pero no se

relaciona con los

riesgos de

controles.

2 ¿Se establecen actividades

de control para la detección

de errores o

irregularidades?

X 10 7

Se establecen los

controles pero no

se aplican.

Principio 11: Selecciona Y Desarrolla Controles Generales Sobre Tecnología

3 ¿Ha establecido la gerencia

procedimientos para

prevenir acceso no

autorizado a, o la

destrucción de documentos

o registros dentro del

sistema?

X 10 5

4 ¿La empresa cuenta con un

sistema automatizado para

el registro de sus

transacciones?

X 10 8

Principio 12: Se Implementa A Través De Políticas Y Procedimientos

5 ¿Dicho sistema cuenta con

una clave de seguridad,

X 10 3 No se cuenta con

claves de seguridad

150








con el propósito de evitar

que el mismo sea manejado

por personas externas a la

institución?

para ingresar al

sistema.

6 ¿La administración solicita

a sus empleados la

presentación de informes

detallando las actividades

realizadas?

X 10 0

La administración

no solicita informes

a los empleados.

PUNTAJE TOTAL 60 28



Fecha: 18/02/2017

Escala de

Calificación

SI NO

Ponderación 1

Calificación 0 1


el nivel existente en el componente Actividades de Control Departamento


fórmula:

151

𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎

𝐏𝐓

𝐍𝐂 =𝟐𝟖 × 100

𝟔𝟎

𝐍𝐂 = 𝟒𝟔, 𝟔𝟕%


𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂

𝐍𝐑 = 100% − 46,67%

𝐍𝐑 = 𝟓𝟑, 𝟑𝟑%





PT = Puntaje Total


Dicho sistema no cuenta con una clave de seguridad, con el propósito de evitar

que el mismo sea manejado por personas externas a la institución.

La administración no solicita a sus empleados la presentación de informes

detallando las actividades realizadas.

152

Tabla 30 Actividades de Control Área Administrativa

OPCIÓN DE

RESPUESTA

FRECUENCIA

ABSOLUTA

FRECUENCIA RELATIVA

SI 5 83%

NO 1 17%

TOTAL 6 100%

Figura 43 Actividades de Control

ANÁLISIS

El resultado obtenido en el componente actividades de control refleja que la

organización cuenta con el 83% de políticas y procedimientos definidos en todos sus

niveles, de manera que el 17% de las actividades que realiza la entidad no cuentan con

la definición de políticas y procedimientos dificultando la ejecución de las tareas que

deben realizar los empleados, además de limitar el cumplimiento de los objetivos

debido a que este elemento en la empresa no contribuye de manera oportuna que

minimice los riesgos que pueda enfrentar la organización.

83%

17%

ACTIVIDADES DE CONTROL

SI

NO

153

4.3.4. Cuestionarios del Componente Sistemas de Información



COMPONENTE: SISTEMAS DE INFORMACIÓN


OBJETIVO: Asegurar que la información relevante sea identificada y comunicada de

manera oportuna.


Principio 13: Usa Información Relevante

1 ¿Existen procesos para la

capacitación y difusión de

las políticas en la empresa

respecto a la gestión de

información?

X 10 5

Se informan las

políticas

verbalmente

2 ¿Existe una política de

actualización para los

sistemas de información

que requiere la empresa?

X 10 6

Se actualización de

los sistemas de

información

ocasionalmente

3 ¿Los sistemas de

información en la empresa

sirven para obtener,

captar y procesar los datos

relevantes de las fuentes

internas y externas?

X 10 6

4 ¿Los sistemas de

información cuentan con

controles que ayudan a

verificar si la información

procesada será de

importancia para la

empresa?

X 10 4

Los sistemas no se

analizan y verifican

según la

importancia de la

información.

5 ¿Se verifica que la

información obtenida sea

X 10 5 Existen objetivos

establecidos pero

154






manera oportuna.


importante para la

consecución de los

objetivos de la empresa?

no se formalizan.

Principio 14: Comunica Internamente

6 ¿Se actualiza

periódicamente los

mecanismos para la

comunicación de

información relevante en

la empresa?

X 10 4 No actualizan

periódicamente.


establecidos para la

comunicación de la

información que se

considera relevante a la

máxima autoridad de la

empresa?

X 10 4

La comunicación

de la información

relevante se la

realiza sin contar

con procedimientos

establecidos.

8 ¿Existes políticas en las

cuales se establecen

canales de comunicación

para distribuir la

información relevante en

la empresa?

X 10 5

La distribución de

la información no

se realiza con

canales, es decir,

personalmente.

9 ¿Existe algún encargado

de revisar periódicamente

que los canales de

X 10 4 Se revisa de forma

empírica.

155






manera oportuna.


información se encuentren

funcionando

correctamente?

Principio 15: Comunica Externamente

10 ¿Existen políticas

establecidas que permitan

con la información

obtenida identificar

problemas que puedan

afectar los objetivos

empresariales?

X 10 7

No existen políticas

establecidas

formalmente.

11 ¿Existe procedimientos

establecidos que permitan

aprovechar la información

externa relevante para la

empresa?

X 10 3 Faltan documentos

administrativos.

12 ¿Se verifica continuamente

si los procedimientos de

información y

comunicación funcionan

adecuadamente en la

empresa?

X 10 4

No existen

procedimientos

establecidos

formalmente para

la información y

comunicación

13 ¿Existe un responsable de

analizar las denuncias que

X 10 8

156






manera oportuna.


se reciben en la empresa?

14 ¿Existen métodos

establecidos para

seleccionar canales de

comunicación útiles en la

empresa?

X 10 4 Se lo realiza de

forma práctica.




Fecha: 18/02/2017

Escala de

Calificación

SI NO

Ponderación 1

Calificación 0 1


el nivel existente en el componente Sistemas de Información Departamento Financiero

de la Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar la siguiente fórmula:

𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎

𝐏𝐓

𝐍𝐂 =𝟔𝟗 × 100

𝟏𝟒𝟎

𝐍𝐂 = 𝟒𝟗, 𝟐𝟗%

157


𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂

𝐍𝐑 = 100% − 49,29%

𝐍𝐑 = 𝟓𝟎, 𝟕𝟏%





PT = Puntaje Total


No cuenta con un documento administrativo donde se especifiquen los

requerimientos de información necesarios para apoyar al control interno de la

empresa.

Falta de confianza en los sistemas de información y comunicación para apoyar la

toma de decisiones.

Carencia de un sistema de información eficaz.

Falta de procesos que ayuden a identificar la información importante para la

entidad.

Métodos insuficientes para procesar la información y convertirla en relevante

para la empresa.

Los métodos de información no apoyan a la toma de decisiones.

Falta de planes de comunicación externa en la empresa.

No cuenta con canales de comunicación externa.

Falta de métodos para la evaluación de la información externa.

158

Tabla 31 Sistemas de Información Área Financiera

OPCIÓN DE

RESPUESTA

FRECUENCIA

ABSOLUTA

FRECUENCIA RELATIVA

SI 13 93%

NO 1 7%

TOTAL 14 100%

Figura 44 Sistemas de Información

ANÁLISIS

La evaluación al componente sistema de información y comunicación, se ha obtenido de

los datos del cuestionario aplicado a la empresa, determina que el 93% de las áreas que

tiene la empresa, si capturan e intercambian información adecuada para gestionar y

controlar sus operaciones, de manera que la información contenga datos fieles y de

calidad para su respectiva comunicación interna como externa permitiendo así tomar

decisiones de mejora para la entidad.

Mientras que un 7% indica que la comunicación no es asertiva por la falta de métodos

de comunicación más efectivas para que la información que se obtenga implique una

oportunidad para mejorar la efectividad y acceso de información a los usuarios.

93%

7%

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SI

NO

159





OBJETIVO: Asegurar que la información relevante sea identificada y comunicada de manera

oportuna.


Principio 13: Usa Información Relevante

1 ¿Existen mecanismos para

conseguir información

externa e interna necesaria

para cumplir los objetivos de

la institución?

X 10 5

Se informan las

políticas

verbalmente.

2 ¿La información recopilada

está vinculada y ayuda al

cumplimiento con las metas y

objetivos de la institución?

X 10 4

La información que

se recopila no está

vinculada con el

cumplimiento de

objetivos.

Principio 14: Comunica Internamente

3 ¿Existen planes de acción

correctiva para las

irregularidades encontradas y

son informadas

oportunamente?

X 10 4 Se lo realiza

prácticamente.

4 ¿Se suministra al personal de

la información necesaria para

cumplir con sus

responsabilidades? X 10 5

Falta de procesos de

comunicación que

ayuden a que el

personal de la

empresa lleve a cabo

actividades de

control.

Principio 15: Comunica Externamente

5 ¿El personal que trabaja y los

clientes pueden presentar sus

denuncias fácilmente acerca

de cualquier irregularidad en

la empresa?

X 10 5

No se establecen

bien los canales de

comunicación

externamente.

PUNTAJE TOTAL 50 23



Fecha: 18/02/2017

160

Escala de

Calificación

SI NO

Ponderación 1

Calificación 0 1


el nivel existente en el componente Sistemas de Información Departamento


fórmula:

𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎

𝐏𝐓

𝐍𝐂 =𝟐𝟑 × 100

𝟓𝟎

𝐍𝐂 = 𝟒𝟔, 𝟎𝟎%


𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂

𝐍𝐑 = 100% − 49,29%

𝐍𝐑 = 𝟓𝟒, 𝟎𝟎%





PT = Puntaje Total


Carencia de un sistema de información eficaz.

Falta de procesos que ayuden a identificar la información importante para la

entidad.

161

Métodos insuficientes para procesar la información y convertirla en relevante

para la empresa.

Los métodos de información no apoyan a la toma de decisiones.

Falta de procesos de comunicación que ayuden a que el personal de la empresa

lleve a cabo actividades de control.

Falta de comunicación entre la administración y la junta directiva.

Canales de comunicación internos no establecidos formalmente.

Tabla 32 Sistemas de Información Área Administrativa

OPCIÓN DE

RESPUESTA

FRECUENCIA

ABSOLUTA

FRECUENCIA RELATIVA

SI 4 80%

NO 1 20%

TOTAL 5 100%

Figura 45 Sistemas de Información

ANÁLISIS

La evaluación al componente sistema de información y comunicación, se ha obtenido de

los datos del cuestionario aplicado a la empresa, determina que el 80% de las áreas que

tiene la empresa, si capturan e intercambian información adecuada para gestionar y

controlar sus operaciones, de manera que la información contenga datos fieles y de

calidad para su respectiva comunicación interna como externa permitiendo así tomar

decisiones de mejora para la entidad.

80%

20%

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SI

NO

162

Mientras que un 20% indica que la comunicación no es asertiva por la falta de métodos

de comunicación más efectivas para que la información que se obtenga implique una

oportunidad para mejorar la efectividad y acceso de información a los usuarios.

4.3.5. Cuestionarios del Componente Supervisión del sistema de control –

Monitoreo



COMPONENTE: SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE

CONTROL – MONITOREO


OBJETIVO: Evaluar la calidad del desarrollo del control interno.



1 ¿Existe políticas

establecidas para la

supervisión continua en


organización?

X 10 5 No se encuentran

políticas

establecidas

formalmente

2 ¿Existen actualizaciones

continuas para el

mejoramiento del sistema

de control interno en la

empresa?

X 10 4 Se realiza de forma

empírica.

3 ¿Se realiza evaluaciones

para verificar el

funcionamiento de las

actividades de supervisión

en la empresa?

X 10 0

163








4 ¿Se realizan evaluaciones

al personal para verificar

su adherencia a los

procedimientos y políticas

de la empresa?

X 10 5 La administración

evalúa al personal

ocasionalmente

5 ¿Existen sistemas de

información en la empresa

que ayuden a un

monitoreo continuo del

sistema de control interno?

X 10 5 Se lo maneja de

forma práctica.

6 ¿Se realiza evaluaciones

independientes para

detectar objetivamente las

deficiencias que pudieran

presentarse en la empresa?

X 10 5 De forma ocasional

7 ¿Existe periodos

establecidos para la

realización de evaluaciones

independientes en la

empresa?

X 10 4 No existen

periodos

establecidos para

dichas

evaluaciones


8 ¿Existe una unidad de

auditoría independiente

que realiza evaluaciones

X 10 0

164








periódicas en la empresa

acorde a estándares

establecidos

anteriormente?

9 ¿Se comunica a las partes

interesadas las deficiencias

encontradas en la empresa

para efectuar acciones

correctivas

oportunamente?

X 10 6 Se comunica

personalmente

10 ¿La administración se

encarga de supervisar si

las deficiencias son

corregidas

oportunamente?

X 10 4




Fecha: 18/02/2017

Escala de

Calificación

SI NO

Ponderación 1

Calificación 0 1

165


el nivel existente en el componente Supervisión del Sistema de Control-Monitoreo

Departamento Financiero de la Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar la

siguiente fórmula:

𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎

𝐏𝐓

𝐍𝐂 =𝟑𝟖 × 100

𝟏𝟎𝟎

𝐍𝐂 = 𝟑𝟖, 𝟎𝟎%


𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂

𝐍𝐑 = 100% − 38,00%

𝐍𝐑 = 𝟔𝟐, 𝟎𝟎%





PT = Puntaje Total


No se realizan evaluaciones continuas en la empresa.

No existe un punto de referencia para los controles en la empresa.

No se cuenta con un control interno definido formalmente.

Las evaluaciones al personal no se las realiza de forma periódica.

Falta de un sistema de información definido para la empresa.

166

Tabla 33 Supervisión del sistema de Control – Monitoreo Área Financiera

OPCIÓN DE

RESPUESTA

FRECUENCIA

ABSOLUTA

FRECUENCIA RELATIVA

SI 8 80%

NO 2 20%

TOTAL 10 100%

Figura 46 Supervisión del Sistema de Control – Monitoreo

ANÁLISIS

La evaluación al componente Supervisión del Sistema de Control-Monitoreo, determina

que el 80% de las actividades que realiza la entidad son monitoreadas, mientras que el

20% de las actividades no son supervisadas, además de no contar con un sistema de

control interno que le permita a la organización aplicar procedimientos de monitoreo y

supervisión que identifique cualquier deficiencia detectada que pueda afectar al control

interno de la empresa Digmasur S.A.

80%

20%

SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL – MONITOREO

SI

NO

167









1 ¿Existe supervisión interna

para verificar el

cumplimiento de los

objetivos propuestos?

X 10 6 No se verifica el

cumplimiento de

los objetivos

propuestos

2 ¿Existe integración de la

información entre todos los

departamentos?

X 10 0 No se integra la

información entre

departamentos.

3 ¿La gerencia acepta

propuestas del personal

para el mejoramiento en

las actividades?

X 10 4

4 ¿Se realizan

comparaciones periódicas

de los resultados obtenidos

en cada etapa del servicio

prestado?

X 10 5 La administración

evalúa al personal

ocasionalmente

5 ¿Se da soluciones a los

reclamos de los clientes,

con la finalidad de brindar

un mejor servicio a los

mismos?

X 10 5 Se realiza

ocasionalmente no

siempre.


6 ¿Se verifica y compara los X 10 4

168








resultados económicos y

del servicio prestado

periódicamente?

7 ¿Se verifica el

cumplimiento de las

disposiciones legales y

reglamentarias?

X 10 6 Se comunica

personalmente mas

no se verifica

8 ¿Se entrega la información

necesaria y oportuna a las

instituciones reguladoras?

X 10 8

PUNTAJE TOTAL 80 38



Fecha: 18/02/2017

Escala de

Calificación

SI NO

Ponderación 1

Calificación 0 1


el nivel existente en el componente Supervisión del Sistema de Control-Monitoreo

Departamento Administrativo de la Empresa Digmasur S.A., para lo cual se va a utilizar

la siguiente fórmula:

169

𝐍𝐂 =𝐂𝐓 × 𝟏𝟎𝟎

𝐏𝐓

𝐍𝐂 =𝟑𝟖 × 100

𝟖𝟎

𝐍𝐂 = 𝟒𝟕, 𝟓𝟎%


𝐍𝐑 = 𝟏𝟎𝟎% − 𝐍𝐂

𝐍𝐑 = 100% − 38,00%

𝐍𝐑 = 𝟓𝟐, 𝟓𝟎%





PT = Puntaje Total


Las evaluaciones del control interno en la empresa no se las realizan de forma

periódica.

No se ha delegado formalmente una persona para la realización de las

actividades de control en la empresa.

La administración no establece periodos para realizar acciones correctivas en la

empresa.

170

Tabla 34 Supervisión del sistema de Control – Monitoreo Área Administrativa

OPCIÓN DE

RESPUESTA

FRECUENCIA

ABSOLUTA

FRECUENCIA RELATIVA

SI 7 87%

NO 1 13%

TOTAL 8 100%

Figura 47 Supervisión del sistema de Control – Monitoreo

ANÁLISIS

La evaluación al componente Supervisión del Sistema de Control-Monitoreo, determina

que el 87% de las actividades que realiza la entidad son monitoreadas, mientras que el

13% de las actividades no son supervisadas, además de no contar con un sistema de

control interno que le permita a la organización aplicar procedimientos de monitoreo y

supervisión que identifique cualquier deficiencia detectada que pueda afectar al control

interno de la empresa Digmasur S.A.

87%

13%

SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL – MONITOREO

SI

NO

171

4.3.6. Análisis Componentes COSO III

Tabla 35 Resultado de Evaluación por Componente

No. COMPONENTE

FINANCIERO

RESPUESTA

(SI)

%

FINANCIERO

RESPUESTA

(NO)

%

ADMINISTR.

RESPUESTA

(SI)

%

ADMINISTR.

RESPUESTA

(NO)

%

1 ENTORNO DE

CONTROL 6 12% 3 20% 4 16% 3 33%

2 EVALUACIÓN

DEL RIESGO 12 24% 5 33% 5 20% 3 33%

3 ACTIVIDADES DE

CONTROL 12 24% 4 27% 5 20% 1 11%

4

SISTEMA DE

INFORMACIÓN Y

COMUNICACIÓN

13 25% 1 7% 4 16% 1 11%

5

SISTEMA DE

CONTROL -

MONITOREO

8 16% 2 13% 7 28% 1 11%

TOTAL 51 100% 15 100% 25 100% 9 100%

Figura 48 Respuesta por componente evaluado

0%5%

10%15%20%25%30%35%

ENTORNO DECONTROL

EVALUACIÓNDEL RIESGO

ACTIVIDADES DECONTROL

SISTEMA DEINFORMACIÓN YCOMUNICACIÓN

SISTEMA DECONTROL -

MONITOREO


RESPUESTA POR COMPONENTE EVALUADO

SI

NO

172

Figura 49 Respuesta por componente evaluado

ANÁLISIS

En los resultados mostrados por componentes, nos manifiesta que la Empresa Digmasur

S.A., en los cinco componentes evaluados mantiene un riesgo y la presencia de estos es

evidente, para lo cual el control interno que lleva a cabo la empresa no es eficaz.

Evaluados los cinco componentes nos da los siguientes resultados:

Entorno de Control:

Nos presenta en lo financiero nos muestra el 12% y en lo administrativo el 16%

actúan frente a los posibles riesgos que puede enfrentar cada área de la entidad.

Evaluación de Riesgos:

Nos presenta en lo financiero tiende a desarrollarse un 24% y en lo

administrativo el 20% que nos indica la falta de herramientas que ayuden a

gestionar y a tolerar el riesgo.


Nos presenta lo financiero nos indica un 24% y en lo administrativo un 20%, lo

que dificulta mantener un control adecuado en las actividades asignadas a los

0%5%

10%15%20%25%30%35%

ENTORNO DECONTROL

EVALUACIÓNDEL RIESGO

ACTIVIDADES DECONTROL

SISTEMA DEINFORMACIÓN YCOMUNICACIÓN

SISTEMA DECONTROL -

MONITOREO


RESPUESTA POR COMPONENTE EVALUADO

SI

NO

173

empleados, de igual manera estos no son evaluados para garantizar el resultado

que obtendrá la empresa.

Sistema de Información y Comunicación

Nos presenta en lo financiero un 25% y en lo administrativo un 16%, donde no

es óptimo para la empresa para tener acceso a una información suficiente, rápida

y relevante para cualquier grupo de interés que requiera la misma.

Sistema de Control y Monitoreo

Nos presenta el 25% en lo financiero y el 16% en lo administrativo, lo cual

indica, que no existe la supervisión ni control de lo que se realiza en cada uno de

los departamentos en la organización, dificultando a los directivos conocer lo

que realmente pasa en la entidad, disminuyendo así la probabilidad de que se

cumplan los objetivos, al igual que la misión de la organización, frente a

cambios complejos que pueda presentarse.

Se mantiene la incertidumbre de lo que pueda suceder a futuro debido al inadecuado

sistema de control interno administrativo-financiero que lleva la empresa

DIGMASUR S.A.

4.3.6.1. Mapa de Riesgos y Matriz de Riesgos

MAPA DE RIESGOS

Es una herramienta que nos permite identificar los riesgos que presenta la entidad de

manera cualitativa y cuantitativa en las actividades de cada departamento., permitiendo

adoptar estrategias adecuadas para su mejora.

Una vez analizados los 5 componentes y los 17 principios del COSO III, a través de los

cuestionarios aplicados a la empresa, se procede a elaborar un mapa de riesgos de

acuerdo a los resultados obtenidos en la evaluación; para identificar los riesgos que

presenta la empresa Digmasur S.A., en los Departamentos Administrativo y Financiero.

174

Con el fin de detectar las desviaciones que afectan a la organización, lo cual permitirá

adoptar medidas correctivas para prevenir el riesgo, así como tomar decisiones

oportunas de acuerdo a la inclinación de riesgo (aceptación del nivel de riesgo).

Para la elaboración de esta herramienta útil se tomó en cuenta la probabilidad y el

impacto que se menciona a continuación:

Tabla 36 Probabilidad

DESCRIPCIÓN % VALOR CATEGORÍA

Probabilidad de ocurrencia muy alta 100 5 CIERTAMENTE

PROBABLE

Probabilidad de ocurrencia casi alta 76-95 4 PROBABLE

Probabilidad de ocurrencia media 51-75 3 POSIBLE

Probabilidad de ocurrencia baja 26-50 2 IMPROBABLE

Probabilidad de ocurrencia muy baja 1-25 1 REMOTA

IMPACTO

De acuerdo a la siguiente tabla se categorizará el impacto frente a los riesgos que

puedan suscitarse en la empresa.

Tabla 37 Impacto

DESCRIPCIÓN VALOR CATEGORÍA

Riesgo que influye directamente en el cumplimiento

de los objetivos operativos, de información/reporting

y de cumplimiento en la entidad.

5 CATASTRÓFICO

Riesgo que causa significativamente daño en el logro

de los objetivos operativos, de información/reporting

y de cumplimiento en la entidad.

4 MAYOR

Riesgo que causa un deterioro significativo en

cualquiera de los objetivos de la entidad: operativo,

de información y de cumplimiento.

3 MODERADO

Riesgo que se puede corregir en un corto plazo y que

no afecta al cumplimiento de los objetivos

operativos, de información/reporting y de

cumplimiento de la entidad.

2 MENOR

Riesgo que puede tener un efecto nulo en la entidad. 1 INSIGNIFICANTE

175

La elaboración del siguiente mapa de riesgos que se representará a continuación,

permitirá obtener una información detallada del riesgo que mantiene la empresa,

permitiendo de esta manera aplicar propuestas de mejora basado en los 5 componentes y

17 principios del COSO III.

En el mapa de riesgos se procederá a realizar la matriz de riesgos, la cual detalla la

probabilidad y el impacto en los departamentos administrativo y financiero, donde

permitirá identificar el nivel de riesgo, al igual que la inclinación del riesgo que debe

mantener la entidad.

176

Matriz de Riesgos

No.

CO

MP

ON

EN

TE

S

DEFICIENCIAS (MATRIZ DE EVALUACIÓN DE PRINCIPIOS)

ÁREAS/DEP

ARTAMENT

OS

CAUSA TIPOS DE

TIESGO

PR

OB

AB

ILI-

DA

D

IMP

AC

TO

VALORES

1

EN

TO

RN

O D

E

CO

NT

RO

L

Financiero

1. El código de ética no ha sido difundido entre los empleados de la empresa.

2. No existen en el área contable-financiera políticas y procedimientos descritos en un manual.

3. No existen flujogramas donde detalle procesos de pago, cobranzas, impuestos, entre otros.

Administrativo

4. La empresa no posee políticas bien definidas.

5. La administración no analiza los riesgos internos y externos del servicio para la toma de decisiones.

6. La administración no se preocupa sobre la custodia y cuidado de la información.

GERENCIA

CONTABLE-

FINANCIERA

La falta de

gestión y

compromiso

por parte de la

Gerencia y la

área Contable-

Financiera.

FINACIERO

REPUTACION

AL

OPERATIVO

5 5

2

EV

AL

UA

CIÓ

N D

EL

RIE

SG

O

Financiero

7. No existen procedimientos adecuados para analizar y adquirir los recursos que permitan alcanzar

los objetivos de la empresa.

8. La administración no cuenta con políticas de gestión de riesgos que permitan la evaluación de

riesgos en la empresa.

9. No existen procedimientos definidos en la empresa para gestionar los riesgos

10. No se tiene definidos procesos de gestión de riesgos para los cambios que puedan presentarse en el

ambiente externo de la empresa.

11. No se consideran los riesgos relacionados al cambio de la filosofía empresarial por parte de la

dirección de la empresa.

Administrativo 12. No se cuenta con un mecanismo para evaluar riesgos.

13. No se analizan las posibles oportunidades para alcanzar los objetivos y mitigar riesgos

institucionales.

14. No existe los canales de comunicación adecuados entre la administración y el personal que trabaja

en la institución.

ADMINISTR

ATIVO

CONTABLE-

FINANCIERA

Los

inadecuados

procedimientos

no permiten

alcanzar los

objetivos de la

empresa.

FINANCIERO

OPERATIVO

Y FRAUDE

4 5

177

No. C

OM

PO

NE

NT

ES

DEFICIENCIAS (MATRIZ DE EVALUACIÓN DE PRINCIPIOS) ÁREAS/DEP. CAUSA

TIPOS DE

TIESGO

PR

OB

AB

I-

LID

AD

IMP

AC

TO

VALORES

3

AC

TIV

IDA

DE

S D

E C

ON

TR

OL

Financiero 15. No existen políticas y procedimientos establecidos que ayude a mitigar los riesgos que pudiesen

ser críticos en la empresa, ya que carece de tecnología.

16. No existen políticas y procedimientos de mitigación de riesgos se encuentran documentados en

todos los niveles de la empresa.

17. La administración de la empresa no supervisa periódicamente si se lleva a cabo las actividades de

control para los diferentes procesos.

18. No se analiza continuamente si las políticas y procedimientos referente a las actividades de control

son adecuadas para cada nivel de la empresa.

Administrativo 19. Dicho sistema no cuenta con una clave de seguridad, con el propósito de evitar que el mismo sea

manejado por personas externas a la institución.

20. La administración no solicita a sus empleados la presentación de informes detallando las

actividades realizadas.

GERENCIA

CONTABLE-

FINANCIERO

La falta de

innovación

tecnológica y

seguridad a la

información.

OPERATIVO

Y FRAUDE 4 3

178

No. C

OM

PO

NE

NT

ES

DEFICIENCIAS (MATRIZ DE EVALUACIÓN DE PRINCIPIOS)

ÁREAS/DEP

ARTAMENT

OS

CAUSA TIPOS DE

TIESGO

PR

OB

AB

I-

LID

AD

IMP

AC

TO

VALORES

4

SIS

TE

MA

DE

IN

FO

RM

AC

IÓN

Y

CO

MU

NIC

AC

IÓN

Financiero 21. No cuenta con un documento administrativo donde se especifiquen los requerimientos de

información necesarios para apoyar al control interno de la empresa.

22. Falta de procesos que ayuden a identificar la información importante para la entidad.

23. Métodos insuficientes para procesar la información y convertirla en relevante para la

empresa.

24. Falta de planes de comunicación externa en la empresa.

25. No cuenta con canales de comunicación externa.

26. Falta de métodos para la evaluación de la información externa.

Administrativo 27. Carencia de un sistema de información eficaz.

28. Métodos insuficientes para procesar la información y convertirla en relevante para la

empresa.

29. Los métodos de información no apoyan a la toma de decisiones.

30. Falta de procesos de comunicación que ayuden a que el personal de la empresa lleve a cabo

actividades de control.

31. Falta de comunicación entre la administración y la junta directiva.

32. Canales de comunicación internos no establecidos formalmente.

GERENCIA

CONTABLE-

FINANCIERO

ADMINISTRA

TIVO

El uso de datos

pocos fiables y

métodos de

comunicación

poco efectivas

en todos los

Departamentos.

OPERATIVO

Y

FINANCIERO 3 2

5

SU

PE

RV

ISIÓ

N D

EL

SIS

TE

MA

DE

CO

NT

RO

L-

MO

NIT

OR

EO

Financiero 33. No existe un punto de referencia para los controles en la empresa.

34. No se cuenta con un control interno definido formalmente.

35. Las evaluaciones al personal no se las realiza de forma periódica.

36. Falta de un sistema de información definido para la empresa.

Administrativo 37. Las evaluaciones del control interno en la empresa no se las realizan de forma periódica.

38. No se ha delegado formalmente una persona para la realización de las actividades de control

en la empresa.

39. La administración no establece periodos para realizar acciones correctivas en la empresa.

ADMINISTRA

TIVO

CONTABLE-

FINANCIERO

La no

aplicación de

evaluaciones

continúas a los

procesos y la

medición de

desempeño

hacia los

empleados.

OPERATIVO

Y

FINANCIERO 2 3

179

Figura 50 Matriz de Riesgos

Figura 51 Calificación de Riesgos

4.4. Procedimientos de Control Interno al Departamento Administrativo

4.4.1. Control Interno en el Área de Talento Humano

4.4.1.1. Descripción General

El Área de Recursos Humanos es quién se encarga de la selección, reclutamiento y

contratación del personal de manera integral, además de gestionar la capacitación

Entre (81-100%)

Valor5

5 10 15 20 25ENTORNO DE

CONTROL

Entre (61-80%)

Valor4

4 8 12 16 20EVALUACIÓN DE

CONTROL

Entre (41-60%)

Valor3

3 6 9 12 15ACTIVIDADES DE

CONTROL

Entre (21-40%)

Valor2

2 4 6 8 10 SISTEMA DE

INFORMACIÓN Y

COMUNICACIÓN

Entre (1-20%)

Valor1

1 2 3 4 5 SUPERVISIÓN DEL

SISTEMA DE CONTROL-

MONITOREO

1 2 3 4 5

INSI

GN

IFIC

AN

TE

MEN

OR

MO

DER

AD

O

MA

YO

R

CA

TAST

RÓ

FIC

O

PR

OB

AB

ILID

AD

IMPACTO

A, B

B, CA, B

A, B, C

B, C

GERENCIA A

CONTABLE/FINANCIERO B

ADMINISTRATIVO C

Calificación ÁREAS/DEPART.

Riesgo Bajo 1-5

Riesgo Medio 6-10 A,B, C

Riesgo Alto 12-16 A, B

Riesgo Crítico 20-25 A,B, C

ÁREAS/DEPARTAMENTOS

Nivel de Riesgo

180

continua del mismo, donde se cumplan los requisitos de conocimientos, formación

académica, teniendo en cuenta siempre temas de importancia para ser competitivos y

cumplir las exigencias del mercado.

Por lo tanto es importante que se implemente el área y exista un control interno eficiente

y eficaz en cada uno de los sub procesos a proponer.

4.4.1.2. Procedimientos de Control para Selección de Personal

4.4.1.2.1. Descripción

Comprende un conjunto de acciones que evaluarán los conocimientos y experiencia de

los postulantes, a fin de determinar al más idóneo para ocupar una vacante en la

empresa.

4.4.1.2.2. Objetivo

Proveer de talento humano con conocimientos, capacidades y habilidades acorde a los

perfiles de los puestos solicitados a fin de desarrollar las operaciones de la empresa.

4.4.1.2.3. Políticas

El proceso de selección únicamente lo realizará el Área de Talento Humano de

la empresa.

Para el proceso de selección se debe tener en cuenta el perfil pre-establecido.

Se tendrá como prioridad a los empleados de la empresa para la selección de

personal cuando exista posibilidad de ascenso o promoción.

Para el proceso de selección se tendrá presente el nivel de estudio y la

experiencia en puestos semejantes.

Todos los candidatos deberán rendir pruebas de técnicas y psicológicas.

Las referencias personales y laborales de los candidatos pre-seleccionados deben

ser comprobadas, si existe falsedad en la información serán descartados.

181

Al finalizar el proceso de selección se deberá informar al candidato de la

entrevista final.

Al candidato seleccionado se le deberá indicar el día en que debe presentarse a la

empresa para iniciar las actividades y continuar con el proceso.

4.4.1.2.4. Procedimiento

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

N. ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Determina la necesidad de cubrir una vacante y emite la Solicitud de

Personal.

Jefe de Talento

Humano

2. Recibe y revisa la Solicitud de Personal y envía al Gerente General para

aprobar la Solicitud de Personal.

Jefe de Talento

Humano

3. Recibe la Solicitud de Personal y aprueba para iniciar proceso. Gerente General

4. Elabora el perfil del puesto para la vacante solicitada. Jefe de Talento

Humano

5. Redacta el anuncio para reclutar personal y solicita cancelación del

anuncio al Contador.

Jefe de Talento

Humano

6. Efectúa el pago por el anuncio realizado e informa para continuar. Contador

7. Publica el anuncio en medios de comunicación. Jefe de Talento

Humano

8.

Recibe las hojas de vida de los aspirantes y analiza cada uno de ellas

para realizar una pre-selección de aquellos que cumplan con los

principales requisitos de la vacante.

Jefe de Talento

Humano

9. Informa a los candidatos pre-seleccionados para ejecutar las pruebas

técnicas y psicológicas.

Jefe de Talento

Humano

10 Entrevista a los candidatos en Gerencia. Gerente General

11. Selecciona al mejor candidato y se procede a la contratación. Jefe de Talento

Humano

182

4.4.1.2.5. Flujograma


Área: Talento Humano

Proceso: Selección del Personal

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

TALENTO HUMANO GERENCIA CONTABILIDAD

Figura 52 Flujograma de Selección de Personal

Por: Diego Mena


INICIO

Cubrir vacante

Emitir solicitud

de personal

Solicitar pago de

anuncio Pagar el anuncio

Recibir

solicitudes

Elaborar el perfil

Redactar el

anuncio

Aplicar pruebas Entrevistar a

pre-seleccionados

Seleccionar al más

idóneo

Contratar

FIN

183

4.4.1.3. Procedimientos de Control para Inducción del Personal


Consiste en informar al nuevo personal de la empresa en sus funciones y para integrarlo

en su entorno, su puesto de trabajo, sus jefes y a la empresa en general.

4.4.1.3.2. Objetivo

Preparar al personar recién incorporado para que se adapten al nuevo ambiente de

trabajo.


El Área de Talento Humano deberá contar con un programa de inducción para el

personal nuevo, para darle a conocer el entorno de la empresa y las funciones a

desarrollar dentro de la misma, que debe incluir una presentación con los

siguientes aspectos.

1. Información básica de la empresa:

Misión de la empresa.

Visión de la empresa.

Objetivos de la empresa.

Organigramas de la empresa.

Actividad o giro de la empresa.

2. Aspectos Generales:

Derechos y deberes del personal.

Indicaciones del trabajo a desarrollar por parte de su jefe inmediato.

Uso y manejo de las herramientas de trabajo.

184

El departamento que solicitare el personal, deberá indicar al nuevo empleado las

actividades a desarrollar y los pendientes en caso de existir.


PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN DEL PERSONAL


1. Inducción al nuevo empleado para indicar de manera

general el puesto que ocupará en la empresa.

Jefe de Talento

Humano

3. Entrega el direccionamiento estratégico y reglamento

interno de la empresa

Jefe de Talento

Humano

4. Explicar al nuevo empleado las funciones a desempeñar. Jefe de Talento

Humano

5.

Entrega de documentación, suministros, maquinarias y

herramientas al nuevo empleado por medio del

documento acta de entrega-recepción.

Jefe de Talento

Humano

185




Proceso: Inducción del Personal

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

TALENTO HUMANO

Figura 53 Flujograma de Inducción al Personal

Por: Diego Mena


Funciones a

desempeñar

Inducción al

nuevo empleado

Entregar de

manuales

FIN

INICIO

Entregar de

suministros

Acta de Recepción

186

4.4.1.4. Procedimientos de Control para Capacitación del Personal


Comprende los programas de capacitación dirigidos todos los trabajadores y

encaminados a desarrollar nuevas habilidades, en mejorar las destrezas personales,

incrementar la capacidad individual o en equipo, mejorar los servicios; promoviendo el

desarrollo integral tanto personal como organizacional.

4.4.1.4.2. Objetivo

Desarrollar en los trabajadores mejores habilidades y destrezas como parte de un

proceso de cambio, crecimiento, adaptación y actualización de conocimientos o

tendencias del mercado, donde se involucra la actividad o giro de la empresa.


Toda solicitud de capacitación deberá hacerse por escrito dirigida al Gerente

General, con copia al Gerente de Talento Humano.

El Gerente General será el encargado de autorizar los programas de capacitación

para el personal.

El Área de Talento Humano previa autorización del Gerente General será el

encargado de realizar la gestión necesaria para llevar a cabo la capacitación.

Los trabajadores que intervengan en la capacitación serán notificados con 5 días

de anticipación por el departamento de Talento Humano.

Los cursos de capacitación se llevarán a cabo fuera del horario normal de

trabajo.

Se deberá mantener una hoja de registro de las personas que asistan a las

capacitaciones.

El Área de Talento Humano al final de cada programa de capacitación realizará

una evaluación de conocimientos adquiridos.

187

4.4.1.4.4. Procedimientos

PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN DEL PERSONAL


1. Identificar el área para capacitación del personal. Jefe de Talento

Humano

2. Elabora el programa de capacitación del personal. Jefe de Talento

Humano

3. Aprueba el programa elaborado de capacitación del

personal. Gerente General

4. Elabora el financiamiento para el programa de

capacitación.

Jefe de Talento

Humano

5. Realiza el pago para la capacitación. Contador

6. Ejecuta el programa de capacitación del personal. Jefe de Talento

Humano

188




Proceso: Capacitación del Personal

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

TALENTO HUMANO GERENCIA CONTABILIDAD

Figura 54 Flujograma de Capacitación del Personal

Por: Diego Mena


Identificar área

FIN

INICIO

Elaborar

programa

Aprobar

programa

Elaborar

financiamiento

Realizar pago

Ejecutar

Capacitación

189

4.4.1.5. Procedimiento de Control para Evaluación del Personal


Consiste en medir el rendimiento del empleado frente a las actividades encomendadas y

objetivos alcanzados, dentro del cumplimiento y porvenir de la empresa.

4.4.1.5.2. Objetivo

Conocer el rendimiento del personal de la empresa, con el fin de identificar cuáles son

las debilidades, tener un seguimiento y mejorarlas.


El Gerente General es quién solicitará la evaluación del personal mediante

formato escrito y pre-elaborado.

El Área de Talento Humano es el encargado de realizar la evaluación del

personal.

La evaluación del personal se basará en ponderaciones cuantitativas desde el 1 al

10.


PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL PERSONAL


1. Elabora el documento evaluación del personal. Gerente General

2. Aprueba el documento de la evaluación del personal. Jefe de Talento

Humano

3. Elabora el cronograma de evaluación del personal. Jefe de Talento

Humano

4. Aprueba la evaluación a realizar. Gerente General

5. Difunde el análisis de evaluación del personal. Jefe de Talento

Humano

190

6. Se desarrolla la evaluación a los empleados de la

empresa.

Jefe de Talento

Humano

7. Conformar un Comité de Evaluación de desempeño. Gerente General

8. Elabora un informe de la evaluación efectuada al

personal.

Supervisor de

Evaluación

9. Se difunde el informe de evaluación. Jefe de Talento

Humano

10. Se registra los resultados de la evaluación Jefe de Talento

Humano

191




Proceso: Evaluación del Personal

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

GERENCIA TALENTO HUMANO COMITÉ DE

EVALUACIÓN

Figura 55 Flujograma de Evaluación del Personal

Por: Diego Mena


INICIO

Aplicar evaluación

Elaborar documento

de evaluación

Aprobar documento

Difundir análisis de

evaluación

Difundir informe

FIN

Elaborar cronograma

de evaluación

Aprobar evaluación

Conformar comité

de evaluación

Elaborar informe de

evaluación

Registrar resultados

192

4.4.2. Control Interno en el Área Técnico-Operativo

4.4.2.1. Descripción General

El Área Técnico- Operativo es quién se encarga del funcionamiento logístico de la

empresa, es decir, fijar o alternar rutas de recolección del lácteo para cada socio, tener

en correcto funcionamiento el vehículo y revisar que cada vehículo cuente con equipos

de sanidad, de seguridad y equipo de trabajo adecuado.

4.4.2.2. Objetivos

Controlar y supervisar el ingreso y salida de los vehículos.

Coordinar actividades logísticas emitidas por la directiva.

Emitir reportes periódicos de rutas, entregas al cliente y de limpieza del

vehículo.

4.4.2.3. Políticas

El Operario tiene la obligación de cumplir con responsabilidad y disciplina al

momento de realizar sus rutas.

Realizar y entregar los documentos de respaldo al cliente, y así quede constancia

de la actividad que realizó.

El operario que desee tomar sus vacaciones, lo deberá solicitar con 1 mes de

anticipación y especificando su reemplazo.

Se debe dar aviso 1 semana de anticipación para cambio de turno o ruta.

El Operario tiene la obligación de mantener limpio el vehículo después de cada

ruta realizada.

193

4.4.2.4. Procedimiento

Recolección de leche

PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN DE LECHE


1. Realizar la ruta. Transportista

2. Organizar cronograma de rutas Transportista

3. Visitar hacienda Transportista

4.

Realizar prueba de acidez a la leche con el instrumento

“pistola de acidímetro” para verificar si está en buenas

condiciones.

Transportista

5.

Si pasa la prueba se recolecta, si se detecta que está ácida

se rechaza la leche y se lleva una muestra para confirmar

en el laboratorio.

Transportista

6. Recolección de muestra. Transportista

7. Se mide la cantidad. Transportista

8. Se conecta la manguera al tanque de la hacienda y se hace

la recolección. Transportista

9. La medida que se recolectó, se realiza la guía de revisión,

que indica la cantidad que hay en la hacienda. Transportista

10. Se dirige a otra hacienda, hasta llenar el tanquero (desde

11.500 hasta 17.000 litros dependiendo el vehículo). Transportista

11. Retorno a Pasteurizadora. Pasteurizadora

194

Entrega de leche a Pasteurizadora

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE LECHE A

PASTEURIZADORA


1. Llega a Pasteurizadora, luego de cumplir la ruta. Transportista

2. Entrega las muestras de cada hacienda al laboratorio. Laboratorista

3. Hace el análisis para calificar la calidad de leche de

cada hacienda. Laboratorista

4. Entrega las guías de revisión a recepción. Pasteurizadora

5. Suman la cantidad exacta y la que se debe descargar

de acuerdo a lo que se ha cargado. Pasteurizadora

6. Se dispone a descargar. Pasteurizadora

Limpieza del Vehículo

PROCEDIMIENTO LIMPIEZA DEL VEHÍCULO


1. Realizar la limpieza del tanquero. Empleado

2. Es verificado y revisado por el Jefe de Logística de la

empresa. Pasteurizadora

3. Sale el vehículo de Pasteurizadora. Transportista

195

A

4.4.2.5. Flujogramas

Recolección de Leche


Área: Técnico-Operativo

Proceso: Recolección de leche

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

TRANSPORTE HACIENDAS PASTEURIZADORA

Figura 56 Flujograma de Recolección de leche

Por: Diego Mena


Organizar cronograma de

rutas

Terminar la ruta

Llegada del

tanquero

Tomar la muestra

INICIO

Realizar prueba de

acidez

Pasa la

prueba

SI

Rechazar y llevar

muestra a

laboratorio

NO

Realizar rutas

Visitar hacienda

Medir la cantidad

Recolectar de leche

Llenar guía de

revisión

Lleno

tanquero (11.500- 17.00

litros)

SI

NO

FIN

196

Entrega de leche a Pasteurizadora



Proceso: Entrega de leche a Pasteurizadora

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

TRANSPORTE PASTEURIZADORA

Figura 57 Flujograma de Entrega de leche a Pasteurizadora

Por: Diego Mena


Llegar de ruta

Entregar muestras

INICIO

FIN

Entregar las guías

Análisis para

calificar la calidad

Sumar la cantidad

exacta

Descargar cantidad

fijada

197

Limpieza del Vehículo



Proceso: Limpieza del Vehículo

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

TRANSPORTE PASTEURIZADORA

Figura 58 Flujograma de Limpieza del Vehículo

Por: Diego Mena


INICIO

Limpieza del

tanquero

Verifica jefe de

logística

FIN

Salida del

vehículo

198

4.5. Procedimientos de Control Interno al Departamento Financiero

El área contable de la Empresa Digmasur S.A. carece de procedimientos específicos

para cada una de las cuentas que se encuentran reflejadas en el estado de situación

general, atendiendo a las características y a las necesidades de la empresa, es importante

que cada una de las actividades que se realizan en las cuentas, estén diseñados manuales

de procedimientos, es por ello que se procederá a realizar los procedimientos de cuentas

que se detallan a continuación.

4.5.1. Procedimientos de Control para Caja Chica

4.5.1.1. Descripción

Compone un fondo de dinero que tiene la empresa, el mismo que se encuentra bajo

custodia de un responsable, el mismo que sirve para cubrir gastos menores.

4.5.1.2. Objetivo

Aseverar el manejo correcto del fondo de caja chica bajo los parámetros establecidos y

los casos necesarios.

4.5.1.3. Políticas

El responsable del fondo de caja chica será la secretaria.

El monto designado para el fondo de caja chica será de $150,00.

El responsable de caja chica no podrá encomendar el manejo del fondo a otra

persona.

El Gerente General será el único que autorice la creación, aumento o

disminución del fondo de caja chica.

Para efectuar la reposición del fondo ce caja chica se deberá adjuntar la

documentación necesaria y el reporte de gastos respectivos.

Se prohíbe el pago de anticipo de empleados con el fondo de caja chica.

199

En caso de existir faltantes de dinero en el fondo de caja chica, se descontará al

responsable previo envío de memorándum.

Se prohíbe el cambio de cheques con el fondo de caja chica.


Creación del fondo de caja chica

PROCEDIMIENTO PARA LA CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA

CHICA


1. Solicita al Gerente General la creación del fondo de caja

chica para cubrir gastos menores de la empresa.

Secretaria

2. Aprueba creación de fondo de caja chica y solicita realizar el

desembolso respectivo.

Gerente General

3. Realiza desembolso de dinero para caja chica por medio de

cheque y entrega a la secretaria.

Contador

4. Recibe dinero y verifica la cantidad. Secretaria

5. Registra el valor recibido en anexo de gastos de caja chica. Secretaria

Reposición del fondo de caja chica

PROCEDIMIENTO PARA LA REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA

CHICA


1. Realiza informe de gastos Secretaria

2. Realiza el ingreso de facturas y recibos de los gastos del fondo de

caja chica. Secretaria

3. Una vez con todos los documentos envía solicitud e informe para

reposición de caja chica. Secretaria

4. Recibe solicitud y solicita la reposición del fondo de caja chica. Gerente General

5. Emite egresos para el fondo de caja chica. Contador

6. Reposición de caja chica Contador

200


Creación del fondo de caja chica


Área: Contabilidad

Proceso: Creación del fondo de caja chica

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

SECRETARÍA

GENERAL GERENCIA CONTABILIDAD

Figura 59 Flujograma de Creación de Fondo de Caja Chica

Por: Diego Mena


Crear caja chica

FIN

INICIO

Realizar el

desembolso

Aprobar caja chica Solicitar creación

Registrar gastos de

caja chica

Sustentar gastos de

caja chica

201

Reposición del fondo de caja chica


Área: Contabilidad

Proceso: Reposición del fondo de caja chica

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

SECRETARÍA GENERAL GERENCIA CONTABILIDAD

Figura 60 Flujograma de Reposición del Fondo de Caja Chica

Por: Diego Mena


Enviar solicitud de

reposición

FIN

INICIO

Informar Gastos

Se ha

consumido

70% de

fondo

SI

NO

Solicitar

reposición Emitir egresos

Reponer caja chica

202

4.5.2. Procedimientos de Control para Bancos


Es el dinero existente de la empresa en cuentas bancarias de ahorros o corrientes, en

bancos locales o extranjeros.

4.5.2.2. Objetivo

Crear medidas que permitan el control adecuado de los valores disponibles en las

cuentas bancarias que tiene la empresa Digmasur S.A.

4.5.2.3. Políticas

El Gerente General será el encargado de autorizar los egresos.

El Gerente General será el encargado de revisar los pagos a realizarse.

La copia de cheques y de comprobantes de transferencia efectuados deben ser

archivados.

Se deberá llevar un registro diario en el libro bancos de los egresos realizados.

Las transferencias bancarias se registrarán en la fecha en que ocurran.

Las conciliaciones bancarias se realizaran de forma mensual y de ser necesario

en tiempos menores.

203


Procedimiento de Ingreso de Bancos

PROCEDIMIENTO DE BANCOS - INGRESOS


1. Recibe el detalle de las recaudaciones efectuadas, revisa y

envía al contador. Secretaria

2. Revisa detalle de recaudaciones junto con la

documentación. Contador

3. Verifica que los valores se encuentren en la cuenta

bancaria de la empresa. Contador

4. Realiza el registro contable y archiva los documentos. Contador

Procedimientos de Egreso de Bancos

PROCEDIMIENTO DE BANCOS - EGRESOS


1. Revisa datos del requerimiento de pago. Contador

2. Envía lista de pagos al Gerente General para que revise. Contador

3. Recibe lista de pagos, revisa y envía a Gerente para

autorización. Gerente General

4. Autoriza los pagos. Gerente General

5. Elabora los egresos y envía al Gerente para firma

respectiva. Contador

6. Firma los egresos. Gerente General

7. Realiza los pagos correspondientes. Contador

8. Recibe documentos y registra en el sistema contable. Contador

9. Archiva lo documento correspondientes a la transacción. Contador

204


Ingreso de Bancos


Área: Contabilidad

Proceso: Ingreso de Bancos

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

SECRETARÍA GENERAL CONTADOR

Figura 61 Flujograma de Bancos-Ingresos

Por: Diego Mena


INICIO

Valores

están en la

cuenta

bancaria

NO

SI

Recibir detalle de

recaudaciones

Realizar el registro

contable

Revisar

documentación

Archivar

documentos

FIN

Enviar al contador

205

Egreso de Bancos


Área: Contabilidad

Proceso: Egreso de Bancos

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

CONTABILIDAD GERENCIA

Figura 62 Flujograma de Bancos-Egresos

Por: Diego Mena


INICIO

Elaborar listas de pagos

Correctos

NO

SI

Revisar requerimientos

de pago

Elaborar egresos

Recibir lista de pagos

Archivar

documentos

FIN

Recibir egresos

Firmar los egresos

Efectuar los pagos

Registrar pagos

Revisar listas

Autorizar los pagos

206

4.5.3. Procedimientos de Control para Cuentas por Cobrar


Es una cuenta que pertenece al grupo del activo en la cual se registran los valores que la

empresa Digmasur S.A., conserva con sus clientes por motivo de las ventas del servicio

a crédito.

4.5.3.2. Objetivo

Implantar actividades de Control que permitan identificar los créditos concedidos por la

Empresa Digmasur S.A., desde su creación hasta su debido cobro.

4.5.3.3. Políticas

El Gerente General será quien autorice los créditos.

Se deberá realizar una provisión para cuentas incobrables de acuerdo a la Ley

vigente.

Para conceder un crédito el solicitante (cliente) deberá mantener relación

comercial con la empresa por lo menos 1 año.

Para conceder créditos se ejecutara el respectivo análisis de capacidad de pago

del cliente.

Verificar que el potencial cliente no conste en la lista que emita la Central de

Riesgo.

El tiempo máximo del crédito que se otorgue será de 90 días.

El encargado de cuentas por cobrar deberá informar de manera oportuna sobre

aquellos créditos que sean considerados como difíciles en cobrar.

207


PROCEDIMIENTO PARA CUENTAS POR COBRAR


1. Solicita crédito para adquirir el servicio. Cliente

2. Llena el formulario de solicitud y remite a la secretaria con

todos los documentos necesarios. Cliente

3. Recibe los documentos y verifica que los mismos se

encuentren completos. Secretaria

4. Envía los documentos al Contador para verificar que no

tenga créditos vigentes y revisar historial crediticio. Secretaria

5. Recibe solicitud verifica que no tenga créditos vigentes y

remite a Gerente General para su aprobación. Contador

6. Revisa los documentos y aprueba crédito de ser factible,

envía autorización a contabilidad. Gerente General

7. Recibe autorización y elabora factura para el cliente. Contador

8. Firma la factura. Cliente

9. Ingresar factura en el sistema contable. Contador

208



Área: Contabilidad

Proceso: Cuentas por Cobrar

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

CLIENTE SECRETARÍA

GENERAL CONTABILIDAD GERENCIA

Figura 63 Flujograma de Cuentas por Cobrar

Por: Diego Mena


FIN

INICIO

Solicitar crédito

Revisar historial

crediticio

Enviar

autorización

Verificar no tener

créditos vigentes

Remitir informe

para aprobación Aprobar

crédito

SI

NO

Llenar solicitud

Remitir

documentos

Recibir

documentos

Revisar

Enviar

documentos

Revisar

documentos

Elaborar factura Firmar factura

Ingresar factura

en sistema

209

4.5.4. Procedimientos de Control para Servicios


Es una cuenta donde se realiza el ingreso por la prestación del servicio por parte de la

empresa Digmasur S.A. al cliente (Pasteurizadora Quito).

4.5.4.2. Objetivo

Realizar procedimientos de Control, donde se pueda verificar las fuentes de ingreso a

las arcas de la empresa Digmasur S.A., con su debido sustento.

4.5.4.3. Políticas

La cuenta únicamente se deberá respaldar con facturas de ingresos que se

obtenga por el servicio realizado.

Se deberá entregar la documentación del servicio realizado al Contador, cada 15

días y de forma continua en su numeración.


PROCEDIMIENTO PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS


1. Se realiza el servicio. Transportista

2. Presenta al contador la documentación para sustentar el

ingreso a la empresa. Transportista

3. Revisa la documentación y envía al cliente. Contador

4. Verifica la documentación que esté acorde con el servicio

realizado. Financiero

5. Realiza el pago. Financiero

6. Verifica el pago en cuenta bancaria de la empresa. Contador

7. Realiza el registro contable. Contador

210

4.5.4.5. Flujograma


Área: Contabilidad

Proceso: Prestación de Servicios

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

TRANSPORTE CONTABILIDAD PASTEURIZADORA

Figura 64 Flujograma de Prestación de Servicios

Por: Diego Mena


Entregar facturas

FIN

INICIO

Realizar el servicio

Revisar facturas

Verificar facturas

Realizar registro

contable

Enviar para su

cobro

Realizar el pago Verificar el pago

211

4.5.5. Procedimientos de Control para Impuestos


Es el cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa mediante el pago

mensual del Impuesto al Valor Agregado en el Formulario 104 y por concepto de

Retenciones a la Fuente en el Formulario 103 de manera mensual.

4.5.5.2. Objetivo

Cancelar pertinentemente y de manera correcta los impuestos con el propósito de no

incidir en multas o intereses que representan gastos extraordinarios no planificados y

que a su vez afectan a la imagen institucional de la Empresa.

4.5.5.3. Políticas

El Contador deberá verificar la existencia de la documentación que avale las

transacciones realizada diariamente en la empresa.

Examinar que la documentación contable y tributaria cumpla con los requisitos

legales.

Comprobar que el procesamiento informático contable y tributario se lleve a

cabo de manera adecuada.

Evidenciar que las declaraciones de impuestos cuadran con los mayores

generales y con los formularios que reportan el sistema contable.

212


PROCEDIMIENTO PARA DECLARAR IMPUESTOS


1. Identificar la fecha de pago del impuesto. Contador

2 Preparar la declaración de impuestos. Contador

3 Revisar movimientos contables y libros auxiliares. Contador

4. Identificar hechos relevantes inadecuados. Contador

5. Elaborar la declaración de impuestos en medio

magnético (DIMM). Contador

6. Revisar la información contenida en las

declaraciones. Contador

7. Cargar la información a la página web del SRI. Contador

8. Pagar los impuestos mediante débito bancario. Contador

9. Registra la operación en el sistema contable. Contador

10. Archiva los documentos resultantes de la transacción. Contador

213

4.5.5.5. Flujograma


Área: Contabilidad

Proceso: Declaración de Impuestos

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

CONTABILIDAD

Figura 65 Flujograma de Declaración de Impuestos

Por: Diego Mena


Identificar fecha de

pago

FIN

Preparar declaraciones

de impuestos

Preparar notas para

registrar el ajuste

Revisar movimientos

contables

Elaborar declaración de

impuestos

INICIO

Identifican

hechos

importantes

incorrectos

Cargar la información a

la página web del SRI

Pagar los impuestos

mediante débito

bancario

Registrar

contablemente

Archivar

NO

SI

214

4.5.6. Procedimientos de Control para Cuentas por pagar


Las cuentas por pagar es una Pasivo, en la que representan obligaciones contraídas por

la empresa Digmasur S.A., como resultado de adquisición de bines o servicios.

4.5.6.2. Objetivos

Establecer políticas y procedimientos para el pago de las obligaciones que se

hayan adquirido.

Garantizar un pago pertinente en base a la negociación pactada.

Aplicar las normas tributarias vigentes.

4.5.6.3. Políticas

La emisión de cheques serán los días jueves previa revisión y aprobación del

gerente.

Mantener los comprobantes de egreso pre-numerados y pre-impresos que

justifican la transacción de pago.

Todos los cheques girados de cualquier monto deberán llevar seguridad dual, es

decir, llevará firma del gerente y contador.

Se deberá colocar un sello de cancelado a las facturas que se hayan presentado y

que ya hayan sido canceladas.

215


PROCEDIMIENTO PARA CUENTAS POR PAGAR

N. ACTIVIDAD RESPONSABL

E

1. Verifica datos de factura y tiempo de crédito concedido. Contador

2 Registra en el sistema. Contador

3 Revisa las cuentas que están por vencer. Contador

4. Envía informe para efectuar pagos de cuentas q están

por vencer. Contador

5. Recibe informe, revisa y aprueba para realizar los

egresos.

Gerente

General

6. Realiza egresos y envía al gerente para firma. Contador

7. Revisa documentos, verifica que se encuentren

correctos y los firma.

Gerente

General

8. Realiza pagos. Contador

9. Registra en el sistema. Contador

10. Archiva documentos. Contador

216

4.5.6.5. Flujograma


Área: Contabilidad

Proceso: Cuentas por Pagar

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

CONTABILIDAD GERENCIA

Figura 66 Flujograma de Cuentas por Pagar

Por: Diego Mena


INICIO

Registrar en sistema

Verificar datos de factura

Revisar cuentas a vencer

Revisar documentos

Archivar

documentos

FIN

Efectuar los pagos

Registrar pagos

Revisar informe

Aprueba egresos

Elaborar informe de

cuentas por vencer

Realizar egresos

Correctos

Firmar

SI

217

4.5.7. Procedimientos de Control para Provisiones


Reservas que tiene la empresa para hacer frente a las obligaciones futuras que se pueden

ir presentando de acuerdo al giro del negocio.

4.5.7.2. Objetivo

Reconocer el valor estimado de las contingencias de pérdidas generadas como resultado

del riesgo de incobrabilidad, de acuerdo con el análisis general de las cuentas que

integran el grupo de deudores y de todas las provisiones necesarias para amortizar

futuros gastos o costos en los estados financieros.

4.5.7.3. Políticas

El Contador deberá provisionar de acuerdo con las necesidades de la empresa.

Tener siempre en cuenta el saldo de la cuenta de deudores al 31 de Diciembre

para provisionar.

La provisión se calcula de acuerdo a lo establecido en Reglamento de cartera.

218


PROCEDIMIENTO PARA PROVISIÓN DE CARTERA

N

.

ACTIVIDAD RESPONSABLE

1.

Se realiza una vez por año teniendo como base el saldo

de la cuenta de deudores al 31 de Diciembre, ya

realizado la contabilización definitiva de la facturación

y recaudos del año dando como resultado el valor real

de los deudores al finalizar el periodo contable.

Contador

2 Una vez ya se tenga los saldos de la cuenta de deudores

se realiza la clasificación. Contador

3 Calcular de acuerdo a lo establecido en el Reglamento

de cartera. Contador

4.

Contabilización de la provisión de cartera obtenida, que

se realiza mediante una nota de contabilidad afectando

las cuentas de gastos contra la cuenta de provisión de

cartera.

Contador

219

4.5.7.5. Flujograma


Área: Contabilidad

Proceso: Provisión de Cartera

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

CONTABILIDAD

Figura 67 Flujograma de Provisión de Cartera

Por: Diego Mena


Realizar clasificación

FIN

Calcular de la provisión

INICIO

Registrar contablemente

Archivar

220

4.5.8. Procedimientos de Control para Costos Indirectos de Producción


En esta cuenta se toma como Costo Indirecto de Producción a los Gastos por efecto de

combustible, lubricantes, repuestos y mantenimiento para el sigilo del transporte de la

empresa Digmasur S.A.

4.5.8.2. Objetivo

Establecer procedimientos de Control de los Gastos Indirectos que se tenga como

empresa con documentos sustentables, para el funcionamiento del transporte.

4.5.8.3. Políticas

El Contador será el encargado de verificar la existencia de la documentación que

avale los gastos indirectos que se realicen en la empresa.

El Gerente General es quién apruebe los pagos de las facturas que se realicen por

gastos indirectos y que deberán cotejarse con documentos justificativos.

Se presentarán todas las partidas de gastos reconocidas en el periodo en un único

Estado de Resultados Integral.


PROCEDIMIENTO PARA COSTOS INDIRECTOS DE

PRODUCCIÓN


1. Realiza la carga de combustible y pide factura. Transportista

2. Presenta todas las facturas de gasto indirecto al

contador. Transportista

3. Recibe facturas y solicita la autorización de pago. Contador

4. Autoriza pago. Gerente General

5. Realiza el pago. Contador

6. Registra el gasto indirecto. Contador

221

4.5.8.5. Flujograma


Área: Contabilidad

Proceso: Costos Indirectos de Producción

Página: 1/1

DIAGRAMA DE FLUJO

TRANSPORTE CONTABILIDAD GERENCIA

Figura 68 Flujograma de Costos Indirectos de Producción

Por: Diego Mena


Solicitar facturas

FIN

INICIO

Cargar combustible

Recibir facturas

Autorizar pago

Registrar

contablemente

Solicitar

autorización de

pago

Realizar pago

Entregar facturas

222

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Por lo expuesto anteriormente en la actual investigación sobre la propuesta de un

Sistema de Control Interno Administrativo-Financiero, basado en el modelo COSO III a

la empresa Digmasur S.A., se prescribe y concluye que:

1. Se realizó un análisis del FODA de la empresa llegando a determinar el crecimiento

en el mercado nacional de la empresa, por lo tanto ayuda a los directivos a tomar

decisiones oportunas y precisas, del potencial de los mismos mediante una

aplicación de los recursos de la empresa utilizando las nuevas tecnologías aplicadas

a la industria del transporte pesado.

2. La generación y la necesidad de obtener nuevos clientes en otras industrias que

pueden utilizar el servicio de transporte pesado por carretera ha incrementado y esto

apoya a la experiencia y los recursos con los que se cuenta la empresa, este amplio

conocimiento de rutas en cada unidad ha generado una amplia experiencia, lo cual

genera contrarrestar el ingreso de nuevos competidores.

3. Implementar una política de expansión en infraestructura, que sea defensiva, para

poder reaccionar en caso de cambios políticos o fiscales, negativos para la empresa.

4. Se trabaja en la posibilidad de tener un seguro o auxilio de emergencia en el caso de

que una unidad de transporte se dañe en el transcurso del viaje, así no perder la

confianza del cliente y no exista la posibilidad de nuevos competidores que pueden

afectar a la empresa.

5. En base a la evaluación del control interno que se realizó en los departamentos

administrativo y financiero, nos muestra el siguiente análisis:

223

En el departamento administrativo en la evaluación realizada nos indica

que el nivel de confianza está en 63,70% (Alto), esto nos indica que los

procesos no tienen un diseño aplicable y que no permite mitigar los

riesgos en forma razonable, y el nivel de riesgo en 36,30%(Bajo), esto

nos indica que los procesos que se maneja tiene un funcionamiento

estable y permite detectar los posibles errores, por lo cual el nivel de

riesgo y la probabilidad se halla en un rango Moderado, así mismo el

nivel de confianza e impacto en un rango Moderado y que se observa que

en los controles internos establecidos por la empresa existen deficiencias

que pueden ser corregidas oportunamente.

En el departamento financiero en la evaluación realizada nos indica que

el nivel de confianza está en 62,86%(Alto), esto nos indica que los

procesos no tienen un diseño aplicable y que no permite mitigar los

riesgos en forma razonable y el nivel de riesgo en 34,64%(Bajo), esto

nos indica que los procesos que se maneja tiene un funcionamiento

estable y permite detectar los posibles errores, por lo cual el nivel de

riesgo y la probabilidad se presenta en un rango Moderado, de igual

forma en el nivel de confianza e impacto en un rango Moderado.

6. Los cuestionarios son herramientas de auditoría que se aplicaron en cada una de las

áreas de la empresa y con cada uno de los componentes y principios, se mantiene la

incertidumbre de lo que pueda suceder a futuro debido a los errores del sistema de

control interno administrativo-financiero que lleva la empresa Digmasur S.A.

7. En el trabajo de investigación realizado se realizó procedimientos de control interno

con sus respectivos objetivos, políticas, procesos y actividades que se lleva a cabo

en cada uno de los departamentos administrativo y financiero.

Se generó procedimientos administrativos de control interno para la

nueva área de Talento Humano, que se divide en: Selección, Inducción,

Capacitación, Evaluación del Personal y para el área Técnico-Operativo

se generó procedimientos como; Recolección de leche, Entrega de leche

a Pasteurizadora y Limpieza del vehículo.

224

Revisado el Balance General de la empresa, se generó procedimientos de

control para las cuentas; Caja Chica, Bancos, Cuentas por Cobrar,

Servicios, Impuestos, Cuentas por Pagar, Provisiones y Costos Indirectos

de Producción.

Recomendaciones

Después de analizar y determinar las conclusiones para la presente tesis, procedemos a

recomendar lo siguiente:

1. Teniendo ya establecido las conclusiones de la Matriz FODA se puede

recomendar lo siguiente:

De acuerdo el análisis de la Matriz FODA se recomienda implementar

las estrategias, ejecutar los objetivos, la visión del direccionamiento

estratégico que son establecidos en la organización y determinar la

cultura organizacional, convirtiendo las debilidades en fortalezas y las

amenazas en oportunidades para la Empresa Digmasur S.A.

El apoyo de la Gerencia y de toda la empresa Digmasur S.A. para que se

ejecute el mapa estratégico para lograr los objetivos que se han planteado

en este trabajo, para ayudar a la empresa a fortalecer su presencia ante

los clientes internos y externos.

Se recomienda efectuar un seguimiento y verificación del cumplimiento

de cada uno de los procedimientos que se desarrollaron en el presente

trabajo.

2. Teniendo como base la conclusión de la evaluación de Control Interno usando la

metodología del COSO III se recomienda lo siguiente:

Estructurar una base Legal y normativa clara y completa, designando

atribuciones y competencias a las diferentes áreas contribuyendo así el

cumplimiento eficiente de las funciones y responsabilidades de cada

empleado de la Empresa Digmasur S.A.

225

Establecer Controles Internos con responsabilidades que permitan

evaluar el funcionamiento y cumplimiento de las actividades que realiza

cada área dentro de la Empresa Digmasur S.A., y permita a la directiva

tomar decisiones.

3. En el Departamento Administrativo se obtuvo como resultado de la evaluación

un nivel de confianza Alto y un nivel de riesgo Bajo, presentando el mismo nivel

de confianza Alto y nivel de riesgo Bajo en el Departamento, se recomienda lo

siguiente:

En la planificación se debe definir lo que pretende realizar la empresa en

el futuro y como debe realizarlo. Por lo tanto en esta se planteó

soluciones de problemas y la toma de decisiones para el futuro de la

empresa.

Se recomienda que las responsabilidades en cada uno de los

procedimientos establecidos, la gerencia debe designar recursos

necesarios, generar cronogramas de implementación y de capacitación

para el cumplimiento de las mismas.

Se debe capacitar a cada uno de los integrantes de la empresa para

alcanzar los objetivos organizacionales.

Realizar un monitoreo y evaluación del desempeño organizacional para

verificar si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planificado.

4. Se debe diseñar y documentar un código de ética y gobierno corporativo, el cual

debe ser socializado en la empresa. De esta manera se tendrá un soporte ético

que cumpla con los parámetros de los empleados y de los socios de la empresa.

5. Implementar en el área Técnico-Operativo todos los procedimientos que se

establecieron para la mejora en su rendimiento de actividades y permita a la

directiva tomar decisiones.

6. La empresa aplica un sistema contable básico, pero este no cubre todas las

necesidades de los procedimientos que se establecieron en este trabajo de

investigación, por lo tanto se recomienda que se adquiera o que se diseñe un

226

nuevo procedimiento para que pueda cumplir todas las necesidades, para

alcanzar los objetivos que se ha planificado.

7. Se recomienda incorporar indicadores para la medición de los procesos

establecidos en la organización, siguiendo los lineamientos de las actividades y

procedimientos que se realizan en cada área que cuenta la empresa Digmasur

S.A.

227

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230

ANEXOS

231

ANEXOS

Anexo A Constitución de la Empresa Digmasur S.A.

232

Anexo B Estado de Situación Inicial de Digmasur S.A.

1 ACTIVO 24.590,38

1.01. ACTIVO CORRIENTE 24.590,38

1.01.01. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 1.882,56

1.01.02. ACTIVOS FINANCIEROS 4.280,91

1.01.03. INVENTARIOS 0,00

1.01.04. SERVICIOS Y OTROS PAGOS ANTICIPADOS 18.015,91

1.01.05. ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES 411,00

1.02. ACTIVO NO CORRIENTE 0,00

1.02.01. PROPIEDADES. PLANTA Y EQUIPO 0,00

1.02.02. (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 0,00

1.02.06. ACTIVOS FINANCIEROS NO CORRIENTES 0,00

2 PASIVO -21.168,80

2.01. PASIVO CORRIENTE -21.168,80

2.01.03. CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR-PROVEEDORES -19.250,00

2.01.04. OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS 0,00

2.01.05. PROVISIONES -301,67

2.01.07. OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES -1.617,13

2.01.08. CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS/RELACIONADAS 0,00

2.01.09. OTROS PASIVOS FINANCIEROS 0,00

2.01.10. ANTICIPOS DE CLIENTES 0,00

2.02. PASIVO NO CORRIENTE 0,00

2.02.03. OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS 0,00

2.02.04. CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS/RELACIONADAS 0,00

2.02.07. PROVISIONES POR BENEFICIOS A EMPLEADOS 0,00

2.02.10. OTROS PASIVOS NO CORRIENTES 0,00

3 PATRIMONIO -3.421,58

3.01. CAPITAL -800,00

3.02. APORTES PARA FUTURA CAPITALIZACIÓN 0,00

3.04. RESERVAS -161,21

3.06. RESULTADOS ACUMULADOS -1.450,86

3.07. RESULTADOS DEL EJERCICIO -1.009,51

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO -24.590,38

__________________ ___________________

MARCO RAMIREZ Q. JAIME LOZADA Z.

GERENTE GENERAL CONTADOR GENERAL

DIGMASUR S.A.

ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL


233

Anexo C Estado de Resultados de Digmasur S.A.

4 VENTAS -34.332,01

4.01. SERVICIOS PRESTADOS -34.332,01

5. COSTO PRODUCCION 23.056,84

5.03. COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCION 23.056,84

6. GASTOS OPERACIONALES 9.414,98

6.01. GASTOS COMERCIAL 0,00

6.02. GASTOS ADMINISTRATIVOS 9.414,98

UTILIDAD OPERACIONAL -1.860,19

OTROS INGRESOS / EGRESOS 0,00

4.03. OTROS INGRESOS 0,00

6.03. GASTOS FINANCIEROS 0,00

UTILIDAD BRUTA -1.860,19

15% Participación trabajadores -279,03

Utilidad antes de impuestos -1.581,16

22% Impuesto a la renta -571,65

Utilidad Neta -1.009,51

__________________ ___________________

MARCO RAMIREZ Q. JAIME LOZADA Z.

GERENTE GENERAL CONTADOR GENERAL

DIGMASUR S.A.

ESTADO DE RESULTADOS

ACUMULADO A DICIEMBRE DEL 2016

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