UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUALINEAMIENTOS CONTABLES PARA LA DETERMINACIÓN DE COSTOS OPERATIVOS EN LAS INSTITUCIONES PRIVADAS DE EDUCACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO ARAGUA.
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
DIRECCIÓN DE POSTGRADO
LINEAMIENTOS CONTABLES PARA LA DETERMINACIÓN DE COSTOS OPERATIVOS EN LAS INSTITUCIONES PRIVADAS DE EDUCACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO ARAGUA.
Autor: Lcda. Dilia Terán
DIRECCIÓN DE POSTGRADO
LINEAMIENTOS CONTABLES PARA LA DETERMINACIÓN DE COSTOS OPERATIVOS EN LAS INSTITUCIONES PRIVADAS DE EDUCACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO ARAGUA.
Tutor (a): Lcdo. Oswaldo Gomez
C.I. Nro. 7.593.025
DIRECCIÓN DE POSTGRADO
LINEAMIENTOS CONTABLES PARA LA DETERMINACIÓN DE COSTOS OPERATIVOS EN LAS INSTITUCIONES PRIVADAS DE EDUCACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO ARAGUA.
Tutor: Lcdo. Oswaldo Gomez
Área de Estudios de Postgrado
Maestría en Ciencias Contables
DEDICATORIA
Agradecida con Dios por siempre estar presente y guiar mis pasos e iluminarme el camino para lograr esta meta.
A mi madre por siempre estar presente y apoyarme en todas mis decisiones y por darme buenos valores, a ella agradezco lo que hoy soy.
A mi Esposo un Agradecimiento especial por ser partícipe de este logro por apoyarme en todo momento de mi carrera, aunque tuvo que partir y está en el cielo, siempre estarás presente en mi corazón y en nuestras vidas, este título es tuyo mi Amor.
A mis Hijos Dilibel y Armando por ser lo que yo mas amo en esta vida e iluminan mi vida cada día.
A mi Sobrino Víctor que es como mi hijo gracias por el apoyo y estar siempre dispuesto a ayudarme en todo.
A la Universidad de Carabobo por darme la oportunidad de participar en la Maestría en Ciencias Contables y así contribuir con mi crecimiento personal y profesional.
A mi Tutor Prof. Oswaldo Gómez por ser un Angelito que me mando Dios para que me apoyara de manera incondicional gracias por su dedicación y consideraciones.
A mis Compañeros de la Cohorte por tantas experiencias y conocimientos compartidos en especial a Yelitza y Francia, gracias por ser tan excelente compañeras.
Y a todas las personas que contribuyeron en la ejecución de este Trabajo especial de Grado.
AGRADECIMIENTO
A Dios por iluminarme el camino y darme la fortaleza y la voluntad para lograr esta meta.
A mi Madre, por ser fuente de inspiración y guiar mis pasos para ser quien soy.
A mis Hijos Dilibel y Armando por la paciencia y por el apoyo incondicional
A mi sobrino Víctor por ser parte de mi vida gracias por tu compañía y afecto.
A mi esposo por formar parte de este triunfo porque contribuyo al cuidado de nuestros hijos mientras yo asistía a clases, este título es tuyo mi Amor, se que desde el cielo estas celebrando mi Alegría!
A mi Tutor por ser una persona con gran calidad humana y tener un corazón lleno de bondad, por lo cual merece todas mis consideraciones. Te Felicito Grandemente!
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
MAESTRÍA EN CIENCIAS CONTABLES
LINEAMIENTOS CONTABLES PARA LA DETERMINACIÓN DE COSTOS OPERATIVOS EN LAS INSTITUCIONES PRIVADAS DE EDUCACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO ARAGUA.
Autor: Lcda. Dilia Terán
Tutor: Lcdo. Oswaldo Gomez
Fecha: Mayo 2015
El presente estudio tuvo como objetivo proponer lineamientos contables para la determinación de costos operativos en las instituciones privadas de educación superior del Estado Aragua, C.A., el mismo se tuvo como investigación la modalidad de proyecto factible, apoyado en una investigación de tipo de campo, con un nivel descriptivo y apoyado en una revisión documental, con una muestra poblacional conformada por cuarenta y dos (42) empleados del área de administración de las Universidades e institutos Privados de educación Superior objeto de estudio, a la cual se le aplicando como técnica la encuesta y como instrumento el cuestionario del modelo escala de licker, contentivo de veintiocho ítems, para el cual se utilizó el juicio de expertos para su validación y el coeficiente de alfa de crombach para su confiabilidad. Se pudo concluir que existen muchas deficiencias en cuanto al control de los costos de producción del servicio en estas instituciones, lo cual imposibilita la toma de decisiones financieras y contables, así como una base real para la asignación de la matrícula de los semestres que se equiparen a los costos reales originados por estas casas de estudio.
Descriptores: Costos, contabilidad, lineamientos contables, información financiera contable.
ÍNDICE GENERAL
37
Población…………………………………………………………………
39
Muestra…………………………………………………………………...
40
41
45
Resultados y Análisis del Cuestionario…………………………………...
47
90
51
06
52
07
53
08
54
09
55
10
Utilización de Planillas Estándar para el Registro de los Costos .
56
11
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58
13
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60
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Distribución de los Gastos de los Departamentos de Apoyo a los Departamentos de Servicios ……………………………………....
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Utilización de Planillas Estándar para el Registro de los Costos .
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INTRODUCCIÓN
Una economía competitiva es aquella que obliga a las organizaciones a mantenerse actualizadas en sus procesos, para poder sobrevivir ante el competidor; adjunto a este proceso de actualización, las organizaciones necesitan tener control interno de sus operaciones, lo cual les llevaría a tomar decisiones financieras acordes con la realidad de la organización. Uno de los elementos más importantes del proceso de toma de decisiones es la información financiera, sin ella las organizaciones trabajarían sin base sólida y segura.
En este orden de ideas, la información financiera debe estar soportada por los costos operativos de la organización, información que le permita al gerente tomar decisiones importantes, relacionadas con el principio de empresa en marcha y la planificación estratégica de la organización.
El objetivo principal de la presente investigación es proponer un lineamientos contables para la determinación de costos operativos que permita a los gerentes de las instituciones privadas de educación superior del Estado Aragua tomar decisiones financieras en relación al valor de la matricula y a determinar los ingresos presupuestarios, herramientas necesarias para mantenerse económicamente competitivos en la Venezuela de hoy.
Estos lineamientos contables para la determinación de costos operativos para las instituciones privadas de educación superior del Estado Aragua es la propuesta que servirá de herramienta para la toma de decisiones financieras, tendente a lograr que estas decisiones sean tomadas con bases más sólidas y que los resultados sean absolutamente positivos.
La investigación se desarrolló mediante la modalidad de proyecto factible apoyado en una investigación de campo de carácter descriptiva que conlleva a la formulación de los lineamientos contables para la determinación de costos operativos para los institutos privados de educación superior, para la toma de decisiones financieras, que permitan optimizar los procedimientos en la asignación de la matricula del semestre y de todos los servicios que presten estas organizaciones.
La investigación se estructuró en seis (06) capítulos, de la siguiente manera:
El capítulo primero, está referido al planteamiento del problema, el cual se inicia con el diagnóstico de la problemática socio-económico de Venezuela y el desarrollo de la educación, específicamente la educación superior en el Estado Aragua, el cual tiene como finalidad introducir al lector en el tema, de manera que pueda tener un panorama más amplio de la necesidad que tienen los institutos privados de educación superior del estado Aragua de contar con un modelo de costos operativos para la toma de decisiones financieras. En este capítulo se incluye los objetivos de la investigación cuyo desarrollo conduce al establecimiento del modelo propuesto y por último el alcance y limitaciones.
En el segundo capítulo, se muestran los aspectos teóricos, en los cuales se basó el autor para construir la secuencia lógica de la investigación y se explica además algunos de los criterios y decisiones tomadas para el desarrollo del modelo que se propone.
En el tercer capitulo, se expone la metodología empleada en la investigación, allí se indica el tipo de investigación efectuada, población, muestra, instrumentos, técnicas de análisis, así como las fases de la investigación.
El cuarto capítulo: señala el análisis del diagnóstico producto de la aplicación del instrumento de investigación y las conclusiones del diagnostico
El quinto capítulo: Se refiere a la propuesta, donde se destacan los lineamientos estratégicos que solucionarían la problemática existente
El sexto capítulo: Donde se desarrollan las recomendaciones pertinentes con la problemática y la propuesta diseñada.
Y finalmente referencias bibliográficas y los anexos.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
La inflación está considerada como un fenómeno mundial que en los últimos tiempos se encuentra presente en la realidad económica de muchos países; cada vez son más los países y las personas afectados por este problema y pese a los avances de la ciencia económica, las medidas para combatirla pierden efectividad; el fenómeno inflacionario no es nuevo, Indacochea (1992), indica que en la actualidad se ha demostrado que factores como el incremento demográfico sin una política adecuada y la misma naturaleza humana, que busca siempre mejorar su nivel de vida se traduce en un aumento desmedido del consumo, son causas responsables de la Inflación. En este sentido, el proceso inflacionario se refleja principalmente en los costos de los productos y servicios.
Cabe destacar que en época de inflación, las realidades son cambiantes, por lo que el pasado de una empresa o institución e inclusive su trayectoria evolutiva poco cuenta. Cobra importancia el futuro a corto y a mediano plazo y el acierto de la alta gerencia en las decisiones que tome en sus modelos de costos, los cuales deben responder a esa realidad.
En épocas inflacionarias la forma tradicional de fijar los costos, se convierte en un paradigma; cobra importancia el manejo de la situación económica del país de manera que las realidades negativas se conviertan en ventajas competitivas que eviten a las instituciones o empresas una descapitalización. Es por ello que la alta gerencia invierte gran parte de su tiempo en establecer estrategias futuras que las conduzcan de manera efectiva en un mercado competitivo. A la situación comentada no escapan las instituciones de educación superior tanto pública como privada. Según Romero (1999):
El sistema de Educación Superior en Venezuela, ha venido evolucionando en las últimas décadas, mediante un acelerado y sostenido proceso de crecimiento, caracterizado por bruscos saltos de aumentos cuantitativos más que cualitativos. Se pueden señalar como muestra, la evolución de algunas variables significativas del sector universitario. (CNU – OPSU Boletín Estadístico, p.199).
En este sentido, el crecimiento económico y tecnológico de Venezuela, exige profesionales más competitivos y preparados que puedan aportar la creatividad que permita a las empresas mantenerse en el mercado globalizado; en este proceso los institutos privados de educación superior han jugado un papel importante, siendo generadores de soluciones para la problemática de escasez de cupos en las universidades públicas y a la inadecuada administración del presupuesto para la educación superior.
Estudios realizados por el Instituto Nacional de Estadística (2010), indican que la población estudiantil universitaria en Venezuela se ha incrementado en los últimos quince (15) años significativamente en un 25% contante, esto trajo como consecuencia un crecimiento insostenible de la población flotante en el sector de educación superior. El Estado Venezolano se ve imposibilitado de solucionar el problema de la demanda de cupos de la educación superior, esto debido a la deficiencia en instalaciones físicas y presupuestarias de las universidades públicas. Con la finalidad de cubrir estas necesidades de la población flotante, el numero de institutos privados se ha incrementado a nivel nacional y muy particularmente en el Estado Aragua, donde se han incrementado estos institutos en un setenta por ciento (70%), en los últimos doce (12) años.
En el mismo orden de ideas, los sistemas administrativos y financieros aplicados en los institutos universitarios privados de educación superior se pueden catalogar como eficientes, sin embargo, han carecido de información básica a la hora de tomar decisiones de los costos por el servicio prestado, esto debido a la ausencia de un método de costos adecuado que permita tomar decisiones en la asignación de costos por el servicio, procediendo el instituto a determinar la matrícula aplicando el porcentaje (%) de inflación sobre el costo ejecutado de la matricula anterior y en otros aplican el costo del presupuesto realizado para cada período o semestre. Esta forma de determinar los costos por concepto de matrícula no es recomendables, ya que no se aplican los principios contables para determinar los costos operativos por semestre.
En este sentido, las instituciones privadas de educación superior del estado Aragua, aun cuando sus indicadores económicos son positivos, no se asegura que la matricula asignada al semestre, viene a contribuir con el aseguramiento de un superarvit económico, ya que la asignación de los costos para la matricula se hace de manera estimada, lo cual podría en cualquier momento causar una variación negativa.
Cabe destacar, que el costo de los servicios de las instituciones privadas de educación superior, debe ser determinado con la finalidad de tomar decisiones gerenciales en materia de inversión, ya que éstas deben estar dirigidas al mejoramiento continuo de la educación y a la actualización de su tecnología con la finalidad de ofrecer un servicio óptimo y eficiente que permita agregar valor al egresado de estas casas de estudios mediante una educación de excelencia, calidad y competitividad, que pueda cubrir las expectativas del mercado de trabajo y del país. Sin embargo, actualmente las decisiones de inversión son tomadas sin un adecuado análisis del flujo de caja, el cual puede determinar la necesidad de financiamiento, de allí la importancia de la determinación de los costos, ya que estos permiten determinar el excedente en el flujo de caja.
Al respecto, Max y Urri (1999), indican que “Los costos son la base para determinar la utilidad a obtener en la prestación del servicio” (p. 135). De allí que si no se determina el costo del servicio prestado, se podría estar trabajando con bases falsas para determinar la posibilidad o no de inversión, o de solicitud de financiamiento externo. Según lo expresa Maurera (1997):
La contabilidad es el proceso de elaboración de cuentas contables diseñadas están obligadas, por la ley, a llevar a cabo un registro contable para que los accionistas y acreedores conozcan la situación real de la para proporcionar la información a gestores de las compañías. Todas las empresas empresa. Pero también necesitan una contabilidad financiera diaria que les permita conocer con detalle su situación frente a clientes y proveedores. Pero esta contabilidad financiera permite obtener una información sobre el estado de las cuentas en un momento puntual, por lo que por sí sola, no basta para tomar decisiones administrativas o de gestión. (p.173).
Desde la perspectiva más general, la llamada Contabilidad de Costos, tiene como función principal proporcionar información que les permita a los gerentes controlar las operaciones que dirigen. También puede proporcionar cualquier tipo de datos de las actividades de las empresas o instituciones, pero suelen centrarse en analizar los ingresos y costos de cada actividad, la cantidad de recursos utilizados, así como la cantidad de trabajo o la amortización de la maquinaria, entre otras.
En este sentido, la carencia de una adecuada información que permita tomar decisiones en el caso específico de los costos por servicios prestados por las instituciones privadas de educación superior, requiere de lineamientos de costos operativos que permita a la alta gerencia fijar la asignación de la matrícula para garantizar la toma de decisiones acertadas al respecto.
En este mismo orden de ideas, la ausencia de una base contable coherente para determinar los costos operativos para la toma de decisiones en los institutos privados de educación superior del Estado Aragua es producto de varios factores, entre los cuales se destacan, el tiempo de creación de los institutos de educación superior, el costo que origina la puesta en marcha de un departamento de costos, la falta de presupuestos anuales y la fluctuación de las variables macroeconómicas, siendo estas últimas las tomadas en cuenta para la fijación de la matrícula del servicio prestado.
Por consiguiente, la ausencia de las bases contables para determinar el costos operativos que permita la fijación de la matrícula del servicio para la toma de decisiones financieras en los institutos de educación superior, puede originar consecuencias graves, inclusive hasta llegar a la descapitalización de la institución, lo cual se podría evitar manteniendo el control de los gastos que proporcionaría la puesta en marcha de un modelo de costos operativos.
En vista de la situación planteada, se formulan las siguientes interrogantes:
¿ Cuál es la situación actual en la determinación contables de los costos operativos utilizados en los institutos privados de educación superior del estado Aragua?.
¿Cuáles son los procesos aplicados para el registro y control de los gastos operativos en las instituciones privadas de educación superior del estado Aragua.?.
¿Cuáles son los elementos básicos en la determinación de los gastos operativos en las instituciones privadas de educación superior del Estado Aragua?.
Para dar respuesta a las interrogantes mencionadas, el autor propondrá el desarrollo y ejecución de un modelo de costos operativos para la toma de decisiones financieras en las instituciones privadas de educación superior del Estado Aragua.
Objetivos de la Investigación
Proponer lineamientos contables para la determinación de Costos Operativos en las Instituciones Privadas de Educación Superior del Estado Aragua.
Específicos
1. Diagnosticar la situación actual en la determinación contables de los costos operativos en los institutos privados de educación superior del estado Aragua.
2. Identificar los procesos aplicados para el registro y control de los gastos operativos en las instituciones privadas de educación superior del estado Aragua.
3. Describir los elementos básicos en la determinación de los gastos operativos en las instituciones privadas de educación superior del Estado Aragua.
4. Diseñar lineamientos contables para la determinación de Costos Operativos en las Instituciones Privadas de Educación Superior del Estado Aragua
Justificación de la Investigación
El gerente financiero ante los cambios de las variables macroeconómicas debe mantenerse alerta para preveer los cambios que permitan a la organización mantener el equilibrio en la ecuación costo - beneficio, ante esto la información confiable y oportuna que brindará el modelo de costos operativos permitirá utilizarlo como una herramienta indispensable para la acertada toma de decisiones y un adecuado sistema de control administrativo a fin de lograr este objetivo.
Por lo anteriormente expuesto, los institutos privados de educación superior del Estado Aragua, se ven obligados a mantener mejores controles sobre sus costos y gastos dada la crisis económica - financiera por la que atraviesa el país, la cual se ha caracterizado por ser inflacionaria, cerrada y con pocas posibilidades de inversión. La presente investigación propone lineamientos de costos operativos que incidirá en la toma de decisiones en relación con la asignación de la matrícula por el servicio educativo, capaz de enfrentar las dificultades antes mencionadas.
A su vez, esta investigación contribuye con la alta gerencia en la toma de decisiones exitosas en la asignación de la matrícula por servicios, anticipándose así a posibles situaciones que comprometan financieramente a las instituciones privadas de educación superior debido a efectos externos como la inflación, transformando situaciones adversas en ventajosas, es decir, en oportunidades que permitan a estas instituciones ser competitivas y exitosas.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación
De acuerdo con Tamayo y Tamayo (1989 ), Todo hecho anterior a la formulación del problema que sirve para aclarar, juzgar e interpretar el problema planteado, constituye los antecedentes del problema. En los antecedentes se trata de hacer una síntesis conceptual de las investigaciones o trabajos realizados sobre el problema formulado, con el fin de determinar el enfoque metodológico de la misma investigación. El antecedente puede indicar conclusiones existentes en torno al problema planteado. (pp. 72 – 73).
En el mismo orden de ideas, Arias (1999), plantea que los antecedentes de la investigación:
Se refieren a los estudios previos y tesis de grado relacionadas con el problema planteado, es decir, investigaciones realizadas anteriormente y que guardan alguna vinculación con el problema en estudio. En este punto se deben señalar, además de los autores y el año en que se realizaron los estudios, los objetivos y principales hallazgos de los mismos. (pp. 38 – 39).
Los antecedentes que se exponen en esta sección, están referidos a trabajos anteriores e investigaciones inherentes al tópico de investigación realizados en varias Universidades Nacionales.
Soto (2011), presentó un trabajo de grado titulado “Propuesta de Estrategias Gerenciales para la optimización del Proceso de Planificación Presupuestaria y Control de los Costos de Manufactura de la Empresa Ford Motor de Venezuela, S.A.”, en el cual: en Ford Motor de Venezuela, S. A., la planificación y el control presupuestario de costos de manufactura son en la actualidad funciones que no presentan un grado de integración y eficiencia que proporcione a la gerencia de la organización información precisa, confiable y pertinente que contribuya a una mejor toma de decisiones y por medio de este estudio, se proponen soluciones que corregirán la problemática planteada.
Con relación al control presupuestario de gastos de manufactura hay que indicar que esta organización no cuenta con procesos o procedimientos claramente definidos, que permitan ejecutar un control preciso, a través del cual se identifiquen de forma oportuna las desviaciones con respecto a los planes y objetivos previamente definidos, dificultando que se tomen medidas y acciones correctivas en el momento indicado.
Se evidencia la necesidad de implementar acciones que mejoren la eficiencia de los procesos de planificación y control presupuestario de los costos de manufactura. Por lo tanto, la necesidad de aplicar estrategias gerenciales que conduzcan a una optimización de los mencionados procesos, ya que a través de los cuales se logre una mejor vinculación de las áreas de planta y manufactura con el proceso de planificación y control de los costos incurridos por cada una de las unidades que la conforman, logrando de ésta manera una gestión más eficiente de las mismas, consiguiendo a su vez descentralizar en gran medida las funciones de control presupuestario realizadas por el Departamento de Finanzas, alcanzando de ésta forma una participación activa de cada una de las áreas de manufactura, orientando la función de la Gerencia de Finanzas a la asesoría y apoyo de los planes presupuestarios trazados.
El aporte de este trabajo para esta investigación, se centra en el control e integración que debe existir entre los procesos de producción y los procesos de control financiero a mantener en la empresa, de tal manera de obtener una gestión eficiente que provea información precisa, confiable y pertinente que contribuya a una mejor toma de decisiones.
Pereira (2011), a través de un proyecto para optar al título Magister en Gerencia Mencion Finanzas en la Universidad Bicentenaria de Aragua, titulado: “Un sistema de contabilidad por costos de producción para el sector ganadero del estado Mérida”; el cual fue presentado bajo la modalidad de proyecto factible de tipo de campo, al respecto, la muestra que estuvo constituida por empresarios ganaderos, determinaron que no utilizan sistema contable alguno, consideran que el gasto ocasionado por ello es innecesario, no obstante llevan un control de bastante tradición, que consiste en llevar en un cuaderno común sus operaciones, cuando se les consultó si el cuaderno referido los orienta en la toma de decisiones financieras, la mayoría respondió negativamente, aun así consideran que es el sistema más confiable y económico para ellos. Durante la investigación se evidencio los beneficios de la implementación de un modelo de costos, dando a conocer que este le permitirá mantener un control de los gastos, y la asignación del precio de venta de la producción, por ende asegurara los ingresos de la empresa.
De esta investigación, en tanto que se tomaron aspectos técnicos para el diseño de la propuesta, así como aspectos teóricos resaltantes por la vinculación de la tema tica de estudios.
Ferreira (2010), presentó un trabajo especial de grado en la Universidad Bicentenaria de Aragua (UBA) titulado: Propuesta de un Método para Optimización del Costo Generado en el Proceso de Tratamiento del Agua en la Empresa Presaragua, C.A., ubicada en Villa de Cura, Estado Aragua; para optar al título de Magister en Gerencia Mención Finanzas, la investigación se realizó mediante la modalidad de proyecto factible apoyada en una investigación de campo de tipo descriptiva; la misma tenia como finalidad proponer a la empresa Presaragua, C.A., un método para optimización de costos basado en actividades, el cual permitiría a la empresa conocer con anticipación el costo real de su producto, por cuanto se producen asignaciones indirectas de costos incurridos en el proceso de tratamiento del agua, siendo que el agua tratada es una materia prima; se llegó a la conclusión de que es importante la implementación de un método de costos basado en actividades operativas para una determinación correcta del costo final del producto.
El aporte de este trabajo a la investigación está circunscrito en la importancia que tiene el adecuado manejo de un sistema de costos; esto debido a que el proceso productivo se podría ver afectado y ello tendría efecto en el precio del producto.
León A. (2010), presentaron un trabajo especial de grado en la Universidad José María Vargas titulado: Calculo de Costos Reales de Producción de la Fábrica de Alimentos Le Biscuit, C.A., para optar al título de Magister en Administración de Empresas, dicha investigación fue de campo de tipo descriptivo. Su objetivo general consistió en establecer y tabular los costos reales para la empresa mediante un estudio de costos, concluyendo que existen diferencias entre los costos aplicados y los costos reales del producto; igualmente permitió evidenciar que para determinar los costos en un proceso productivo, se requiere integrar tanto los conocimientos sobre la teoría de costos de producción como las técnicas necesarias para el análisis de dicho proceso.
Su vinculación con la presente investigación está sustentada en que permite conocer los elementos que se deben tomar en cuenta para el calculo del costo y las técnicas de análisis para la toma de decisiones.
Bravo (2010), presentó un trabajo especial de grado en la Universidad Bicentenaria de Aragua (UBA) titulado: Diseño de un Sistema de Contabilidad de Costos para la Empresa Metalmecánica Marca Tecnología, C.A., para optar al título de Magister en Gerencia Mención Finanzas, la investigación se enmarcó dentro de la modalidad de proyecto factible, apoyada en una investigación de tipo descriptivo. Su objetivo general estuvo basado en diseñar un sistema de contabilidad de costos por proceso para la empresa, concluyendo que la empresa Metalmecánica Marca Tecnología, C.A., carece de un sistema de costos por proceso que le permita identificar y determinar los costos directos por departamento, con la finalidad de aportar controles eficientes para el logro de la toma de decisiones.
La relación con el tema de investigación, es que se dio respuesta a la necesidad que tiene la empresa de poner en práctica un sistema de costos definido, para lograr una mayor productividad y eficiencia y, en consecuencia, poder contar con controles eficientes para el logro de la toma de decisiones.
Bases Teóricas
De acuerdo con Arias (1999), las bases teóricas:
Comprenden un conjunto de conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar el fenómeno o problema planteado. Esta sección puede dividirse en función de los tópicos que integran la temática tratada o de las variables que serán analizadas. (p.39).
Las bases teóricas que le dieron sustento y apoyo a la presente investigación son las relacionadas fundamentalmente con: Modelo, Contabilidad, Contabilidad Especializada, Sistema de Costos, Toma de decisiones.
Contabilidad
La contabilidad es el proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una organización o empresa, con el fin de que las personas interesadas puedan evaluar la situación de la entidad. La teneduría de libros se refiere a la elaboración de los registros contables, por lo que es la que permite obtener los datos, ajustados a dichos principios contables, utilizados para evaluar la situación y obtener la información financiera relevante de una entidad. Al respeto Freites (1995), señala lo siguiente:
Cuando se lleva a cabo una contabilidad personal se suele utilizar un sistema simple mediante el cual se van registrando las cantidades de los gastos en columnas. Este sistema refleja la fecha de la transacción, su naturaleza y la cantidad desembolsada. Sin embargo, cuando se lleva a cabo la contabilidad de una organización, se utiliza un sistema de doble entrada: cada transacción se registra reflejando el doble impacto que tiene sobre la posición financiera de la empresa y sobre los resultados que ésta obtiene. La información relativa a la posición financiera de una empresa se refleja en el llamado balance de la empresa, mientras que los resultados obtenidos por la empresa aparecen desglosados en la cuenta de pérdidas y ganancias. Los datos que reflejan los cambios en la estructura financiera de la empresa y la situación de sus ingresos. El estado de liquidez se refleja en el informe económico-financiero de la empresa, en una memoria a parte. Esta información financiera permite estudiar los resultados obtenidos en el pasado al tiempo que permite realizar prospecciones y proyectos para planificar el crecimiento y la actividad en el futuro. (p. 301).
Información Contable
 
La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los sindicatos y los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también tiene mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez (es decir, las posibilidades que tiene para obtener con rapidez dinero en efectivo), y sobre la rentabilidad de la empresa.
Reinoza (1999), señala que la contabilidad de costos, estudia las relaciones costos-beneficios-volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política de capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económico-financiera de la empresa, la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.
Contabilidad Especializada
  Freites (1995), indica que de las diversas áreas de la contabilidad especializada, hay tres de especial relevancia: auditoria, fiscalidad y la contabilidad de las organizaciones sin ánimo de lucro. La auditoria consiste en la evaluación, por parte de un auditor independiente, de los datos financieros, los registros contables y los documentos de la empresa, así como de otro tipo de documentación sobre la empresa que permita verificar la validez de sus registros contables. Las grandes empresas y las empresas públicas suelen, además, tener un equipo de auditores para que evalúen las cuentas, pero a veces se ocupan más de controlar la eficiencia operativa y de la administración que de verificar la veracidad de los datos contables. Freites (1995), indica que:
La segunda área especializada de la contabilidad se refiere a la fiscalidad (Impuesto sobre la renta). La preparación de las declaraciones de la renta impositiva requiere la recogida previa de información, y la presentación de los datos de una forma coherente; para ello, tanto los individuos particulares como las empresas contratan a profesionales especializados, o contadores públicos nacionales, para hacerles la declaración de la renta, tanto de personas físicas como de sociedades. (p. 65).
Sin embargo, las reglas que determinan cómo se han de pagar los impuestos rara vez coinciden con la teoría y práctica de la contabilidad. Los reglamentos impositivos surgen a partir de leyes dictadas por políticos, son interpretadas por los tribunales y reguladas por determinadas instituciones administrativas. Sin embargo, la mayor parte de la información necesaria para calcular la base impositiva suele utilizarse también en la contabilidad, pública y privada, de las empresas. Muchas técnicas son comunes a las dos áreas.
Una tercera área de la contabilidad especializada está constituida por la contabilidad específica de las organizaciones sin ánimo de lucro, como las universidades públicas, los hospitales, las iglesias, las fundaciones, los sindicatos y las asociaciones patronales, y las agencias especializadas de los gobiernos.
Estas organizaciones difieren de las empresas de negocios en que reciben recursos sin prestar a cambio un servicio específico, es decir, sus recursos no proceden de proporcionar un bien o un servicio a un individuo en concreto; además, son organizaciones sin ánimo de lucro y por lo tanto no tienen intereses particulares. Por ello, estas organizaciones llevan un registro contable distinto, así como criterios de medición y cuentas financieras diferentes.
Sistema de Costos
Es el conjunto de procedimientos y registros estructurados con base a la teoría contable, que tienen como característica básica la determinación de costos unitarios de producción y/o venta, así como un mayor y mejor control contable, con lo cual se amplía la información analítica para que los funcionarios estén en condiciones de tomar mejores decisiones, tales como: elección de alternativas de producto de partida a niveles de los presupuestos (que es una herramienta indispensable en los negocios modernos).
Mendieta (1999), sostiene que el Sistema de Costos debe ceñirse estrechamente a la estructura orgánica de la empresa, al proceso de producción y al tipo de información deseada y requerida por los ejecutivos. Hay numerosas clases de sistemas de costos y cada una tiene sus propias ventajas y desventajas.
Por su parte, Velásquez (1999), define el Sistema de Costos como la “Parte de toda la información que posee la empresa, y una de sus principales funciones es controlar las fuentes de insumos". (p. 22).
Estos autores acotan la importancia del sistema de costo enfocándose en la información que posee la empresa, además de las funciones establecidas para controlar las fuentes de insumos que ingresan a la organización.
Costos históricos y sus desventajas. Importancia de la predetermina-ción y estandarización de los costos
Los cargos indirectos son el conjunto de erogaciones heterogéneas que no guardan relación directa con el producto y como consecuencia se dificulta su aplicación al producto y sus estimaciones.
Calles (1998), sostiene que cuando se esté operando los costos históricos, se aplican las cantidades de materia prima directa y mano de obra directa que se emplean en cada orden o proceso específico, en el momento mismo en que se efectúa la operación y producción; no así al referirnos a los cargos indirectos o gastos de fabricación, en tanto que no es fácil identificarlos plenamente con el proceso u orden correspondiente, originando que deba esperarse hasta el fin del mes para poder en primer término acumularlos en la cuenta de cargos indirectos o gastos de fabricación y posteriormente, mediante los prorrateos convenientes, aplicarlos a los procesos u órdenes correspondientes, lo que origina atrasos para obtener el costo unitario oportunamente y en consecuencia no hay información oportuna, siendo ésta su principal desventaja.
La predeterminación de los cargos indirectos es importante para obtener la información oportunamente, además facilita la presupuestación a clientes así como la elaboración de listas de precios y, en la medida en que este registro se estandariza, mejora el control interno.
Mecanismo de las cuentas de costos dentro del sistema de órdenes de producción
Según Huicochea (1994), las principales cuentas son:
· Almacén de Materia Prima.
· Cargos Indirectos reales o históricos.
· Cargos Indirectos predeterminados aplicados.
Registro y Controles Contables
Mendieta (1999), explica que para determinar cualquier actividad productiva se requiere emitir una orden de producción la que establecerá claramente, entre otras cosas, la cantidad y la característica de los artículos que se producirán.
Cada orden de producción significa en estas condiciones, una partida concreta de artículos por elaborar; constituye por lo tanto el documento en el que se acumulan los costos de materias primas, mano de obra directa, cargos indirectos y finalmente el costo unitario de producción.
Los registros que se llevan serán de acuerdo con los elementos del costo de producción correspondiente a:
· La Materia Prima.
· Los Cargos Indirectos.
Control de Inventario
Con base en éste, el departamento de almacén se encarga de establecer una coordinación estrecha de necesidades de consumo de materias primas y su abastecimiento oportuno en cantidades adecuadas para evitar sobre inversiones o faltantes.
Control de Entradas y Salidas de Almacén
Este incluye registro de anaquel y el registro de unidades y valores. En el registro de anaquel, el almacenista lleva un control de tarjetas en las que registran las entradas y salidas de mercancías dependiendo de la compra y su magnitud. En el registro de unidades y valores se lleva un control de las mercancías indicando las unidades y sus respectivos costos.
Registro de Mano de Obra
Dentro del registro se lleva un control del individuo que puede ser mediante su currículo, en el caso de obreros fabriles mediante su control de asistencia, así como sus controles departamentales por operación y por orden de producción.
Cargos Indirectos
Los cargos indirectos se acumulan en la cuenta especial de cargos indirectos o gastos de fabricación posteriormente se prorratean a los departamentos productivos y de servicios, y finalmente a la orden de producción.
Contabilidad de Costos
Amengual (2000), afirma que la contabilidad de costos es un proceso ordenado que usa los principios generales de contabilidad para registrar los costos de operación de un negocio de tal manera, que con datos de producción y ventas, la gerencia pueda usar las cuentas para determinar los costos de producción y los costos de distribución, ambos por unidades y en total de una o de todos los productos fabricados o servicios prestados, y los costos de otras funciones diversas de la negociación, con el fin de lograr una operación económica, eficiente y productiva.
Los objetivos principales de la contabilidad de costos son los de informar analíticamente el comportamiento de la función de producción, así como de su actividad específica y su actividad económica en general. Para Gómez (1999), el término es el siguiente:
La Contabilidad de Costos no es más que una de las ramas de la Contabilidad General especializada en el control, análisis e interpretación de todas las partidas de los costos necesarios para fabricar y vender la producción de una empresa industrial cualquiera la prestación de un servicio. (p. 11).
Según la definición anterior se deduce que la Contabilidad de Costos es el
proceso mediante el cual se analiza, se mide y se calcula la rentabilidad y la ejecución de las operaciones efectuadas en una empresa, además podría decirse que la Contabilidad de Costos configura una aplicación o extensión de los métodos usuales de Contabilidad General, orientándose hacia el logro de una meta especifica, que en éste caso es la determinación y control de los costos de producir y vender.
Sus características son:
· Conocimientos de Costos Unitarios para normar políticas de dirección.
· Control en toda amplitud.
· Contribución a la planificación de utilidades y elección de alternativas.
· Núcleo mismo de la técnica presupuestal, en sus aspectos de planificación y control.
Usos de la Contabilidad de Costos
Amengual (2000), indica que la Contabilidad de Costos proporciona informes sobre costos, inventarios, costos de ventas, costos de distribución, ventas y ganancias de cada una de las diversas líneas de productos. Estos informes se extienden o pueden extenderse en detalle para abarcar cada una de las partidas u órdenes que conforman un producto. La contabilidad de costos proporciona también informes detallados sobre los gastos en relación con las funciones de operación del negocio. En esta forma, con un sistema de costos, el costo de operar un departamento o realizar cualquiera otra actividad en la negociación podrá conocerse explícitamente y con detalle. El mismo autor añade:
Estos datos informativos son útiles, pues muestran lo que se ha hecho, la forma en que se hizo, lo que costó hacerlo, en cuánto se vendió y la utilidad que se obtuvo. Con estos datos como guía, es posible frecuentemente aumentar la producción, implantar métodos más eficientes, reducir costos y aumentar las utilidades. Por esta razón la contabilidad de costos sirve para un fin útil, pues ayuda a acelerar y aumentar la producción y proporciona un registro completo y fidedigno de las transacciones comerciales. (p. 76).
Además, aumenta el valor del sistema contable proporcionando mayores informes sobre las transacciones internas de una negociación que sería posible obtener con un sistema general de contabilidad solamente.
Estudio de la Contabilidad de Costos
El estudio de la contabilidad de costos, difiere de la contabilidad general en los aspectos siguientes:
· La forma de analizar el problema contable que se le presenta.
· El significado de los costos y la forma de usarlos en la dirección de una empresa, y
· La aplicación de principios económicos de dirección por medio del uso de las cifras de costos.
Clasificación de los costos
Según Lawrence (1994), los costos se clasifican en varias formas y en diferentes ocasiones en el proceso contable. Las clasificaciones principales usadas en la Contabilidad de Costos son:
· Elementos de Costos.
Elementos de Costos
Amengual (2000), indica que todos los costos son susceptibles de clasificarse en tres elementos distintos: (1) Material, (2) Mano de Obra, y (3) Costos Indirectos. El material es considerado como el primer elemento del costo, pues sin material para trabajar no puede manufacturarse nada.
Se considera como segundo elemento en los costos la mano de obra, pues sin ésta no puede cambiarse la forma, apariencia o naturaleza del material para aumentar su utilidad. Todos los otros costos de manufactura están clasificados como tercer elemento, pues a menos que se incurran otros costos determinados, la mano de obra no podrá trabajar con los materiales. La clasificación de los costos de acuerdo con sus elementos es importante, pues resulta necesario conocer el costo de cada elemento que entra a formar parte de un producto, tanto con el objeto de valuarlo o valorarlo, como para el control administrativo de las operaciones.
Costos Directos e Indirectos
Calles (1998), refiere que los elementos del costo de producción pueden sub-clasificarse en costos directos e indirectos. Los costos directos son los incurridos primeramente y pueden identificarse como parte del costo de un producto determinado. Los costos indirectos son los de naturaleza más general que no puede identificarse como parte primordial del costo de un producto determinado, pero sin los cuales este último no podría fabricarse. Los costos directos pueden cargarse directamente al costo de un producto determinado, pero no puede hacerse lo mismo con los costos indirectos que deben asignarse o distribuirse al producto usando algún método equitativo aproximado. La clasificación en costos directos e indirectos es importante porque proporciona el medio de cargar los costos a diferentes clases de producción: Ejemplos de la clasificación de los elementos de costos directos e indirectos:
· Material Directo.
· Cargos Directos.
· Costos Indirectos.
· Material Indirecto.
Mendieta (1999), asegura que un establecimiento industrial, como cualquier empresa, puede fácilmente visualizarse como varios departamentos separados de operaciones, cada uno de los cuales tienen ciertas características que lo distinguen de los otros.
Los costos indirectos son usados por la operación de estos departamentos. Lógicamente, los costos indirectos pueden clasificarse de acuerdo con los departamentos que los ocasionan. Una vez hecho esto, cuando se combina el resultado con la mano de obra directa departamental se obtiene el costo de operación de cada departamento. El principio de los costos departamentales es una de las características distintivas de la contabilidad de costos y hace posible la asignación de los costos indirectos a los diferentes productos fabricados.
Costos Unitarios
Por su parte, Calles (1998), aduce que la producción de una fábrica puede medirse en unidades o medidas normalizadas de producción. Así, una mina de carbón produce toneladas de mineral; un molino de harina, barriles de harina; una fábrica de zapatos, pares de zapatos, entre otros, siendo cada una de las denominaciones la unidad de producción de cada industria. Igualmente en una fábrica cada departamento podrá tener su producción medida en unidades de la producción departamental. La unidad de producción de un departamento podrá ser diferente de los demás, y las unidades departamentales podrán ser diferentes de la unidad de producción del artículo acabado. El tema de los costos unitarios se refiere a la determinación de los costos de una unidad de producto en cada departamento y la combinación de estos costos unitarios. El costo unitario, por lo tanto, según la opinión de Amengual (2000):
Es el Costo de una unidad de producto en un departamento y, por extensión, el costo de una unidad del producto terminado. Los costos unitarios se averiguan en parte subclasificando los costos directos y departamentales, o los costos departamentales únicamente, de acuerdo con la naturaleza del negocio y parcialmente por cálculo aritmético. Los costos unitarios constituyen una característica importante de la contabilidad de costos porque permiten medir los costos, la producción y la eficiencia en una forma que permite a la gerencia del negocio ejercer control sobre las operaciones de fabricación (p.545).
Una clasificación divisional de los costos es su reagrupación dentro de las divisiones funcionales principales del negocio.
Estas divisiones son fabricación, ventas, administración y financiamientos. Esta clasificación no se usa en la contabilidad general y se ejemplifica en la disposición del estado de pérdidas y ganancias. En la contabilidad de costos las dos clasificaciones de ventas, administración y financiamiento, se hallan frecuentemente combinadas, ofreciendo en esta forma las clasificaciones divisionales principales.
1. Costos de fabricación, o costos de fabrica, y
2. Gastos de venta y administración.
La primera gran clasificación divisional de los costos de fabricación, tiene por objeto facilitar la preparación de la sección de fabricación en el estado de pérdidas y ganancias y determinar la valuación en inventario de la materia prima, trabajo parcialmente terminado, artículos terminados y el costo de las mercancías vendidas. Esto proporciona a la gerencia completo control sobre todas las operaciones de fabricación y le permite lograr el grado más alto de eficiencia y economía.
La segunda clasificación divisional principal de costo, ventas y administración, tiene como fin facilitar la preparación de las secciones de gastos de ventas y gastos generales en el estado de pérdidas y ganancias y proporcionar a la gerencia control sobre los métodos de ventas y los gastos generales. Podrá observarse que, como resultado de la clasificación divisional el sistema de contabilidad de costos produce estados financieros a la manera de la contabilidad general, proporcionando además informes útiles parta el control administrativo de las actividades de fabricación y distribución.
Control de Costo
Calles (1998), arguye que la palabra control, para los efectos de este estudio, significa la adaptación de las operaciones a los planes prefijados. El control de la producción se refiere esencialmente a la cantidad en la fabricación de artículos y vigilia que se haga como se planeó; es decir, el control se refiere a la verificación para que se cumpla con lo planeado, reduciendo al mínimo las deficiencias del plan original, por los resultados y práctica obtenidos.
La producción en gran escala y la cerrada competencia han originado la necesidad de un control riguroso de la producción a fin de lograr la máxima efectividad en la fabricación. Una vez que se ha decidido lo que va a fabricarse, cuándo, dónde y en qué orden, se necesita verificar cómo se está llevando a cabo la producción comparando los resultados reales con lo planeado inicialmente y, cuando sea necesario, tomar las medidas preventivas o correctivas procedentes. Un buen control de la producción sirve también para detectar un programa defectuoso y permite tomar las medidas correctivas necesarias.
El objetivo del control de la producción en forma general, es planificar la corriente de materias primas que lleguen a la fabrica, regulándola de tal forma que se alcance la posición óptima en cuanto a beneficios, dentro de los objetivos que la empresa se ha fijado. En otras palabras, se desea fabricar el producto en la cantidad, calidad y tiempo adecuados, empleando los mejores métodos y los menores costos.
El control de la producción se hace mediante la documentación contable necesaria. Es conveniente que el programa de producción se divide en períodos y que estos períodos coincidan con el que se ha establecido en el sistema de costos.
Toma de decisiones
El proceso de toma de decisiones es fundamental en la estructura y funcionamiento de las organizaciones y este proceso refleja la estructura de poder en y alrededor de la organización. En el aspecto práctico el Gerente, como responsable de una unidad administrativa, constantemente toma decisiones sin que exista una guía o norma que le sirva de modelo para decidir ante la variedad de situaciones que pueden presentársele, a juicio de Requeijo y Lugo (1988), “… es una verdad incontrovertible que quien no sabe decidir, no sabe dirigir”.( p. 49 ).
De acuerdo con Robbins (1994), “… las decisiones de grupos, exigen transmitir mensajes entre sus miembros y la eficacia de este proceso comunicativo repercutirá profundamente en la calidad de las decisiones colectivas. Igualmente que se toman por grupos o comités, existiendo comités permanentes de ejecutivos que se reúnen periódicamente, grupos de trabajo creados especialmente para analizar determinados problemas, proyectos, etc.” ( p. 189 ). Las decisiones colectivas tienen sus propias ventajas, las cuales son resumidas por Robbins (1987 ) en la siguiente forma: información y conocimiento más completo, aumento de la diversidad de puntos de vista, mayor aceptación de una solución, mayor legitimidad.
La Toma de Decisiones en Grupo tiene lugar en aquellos grupos que interactúan directamente, los cuales a menudo se censuran a si mismos y presionan a sus integrantes para que haya unanimidad de opinión; para evitar esto existen varias técnicas para obtener decisiones, entre ellas, Pérez y García (1989) señalan como las más utilizadas: técnica del grupo nominal, tormenta de ideas, técnica Delphi, decisión por consenso y decisión por votación. Igualmente opinan que los grupos representan un excelente medio para realizar muchos de los pasos en el proceso de toma de decisiones y cuando se llega a una solución definitiva, hay más personas en la toma de decisiones colectivas que apoyan la determinación y ponen en práctica lo que conlleva a que la persona se sienta comprometida, participe e integrada en la realización de la tarea, propiciándose la presencia de un clima organizacional adecuado.
Definición de Términos Básicos
Entre los términos básicos relacionados con la presente investigación se pueden mencionar:
Análisis Costo-Beneficio: Es el que compara los beneficios y los costos de un programa o proyectos, y si los primeros exceden a los ingresos, se dispone de un primer juicio que indica su aceptabilidad, si los costos superan los beneficios, el proyecto se rechaza. (Ander- Egg, 1996, p.115).
Análisis de Efectividad de Costos: Básicamente es igual al analizar costo-beneficio, con la diferencia de que los beneficios no están expresados en unidades monetarias, sino en unidades de resultados. (Ander- Egg, 1996, p.188).
Aranceles: Consisten en importes por unidad de bien o servicio. (Rosenberg, 1998, p. 515).
Control de Gestión: Disciplina que tiene como meta permitir que los principales responsables de una organización, dominen la gestión de sus respectivos centros de decisión. (Rosenberg, 1998, p.545).
Costo de Oportunidad: Son los ingresos no percibidos en que incurre el estudiante por el hecho de ir a la universidad y está constituido por el salario que él y su familia pudieran percibir sí en vez de estudiar el alumno trabajara. (Marturet, 1992, p.155).
Costo Marginal: Es el aumento de costos en que incurre la empresa para aumentar su producción en una unidad. (Rosenberg, 1998, p.745).
Costo Neutro: Es cuando el costo y beneficios recibidos están en equilibrio. (Rosenberg, 1998, p.755).
Costo Progresivo: Es cuando el costo es mayor que los beneficios recibidos. (Rosenberg, 1998, p.751).
Costo Regresivo: Es cuando el costo es menor que los beneficios recibidos. (Rosenberg, 1998, p. 751).
Demanda: Es la voluntad y capacidad para adquirir bienes y servicios. (Rosenberg, 1998, p.735).
Diversificación: Es la serie de inversiones realizadas en varias empresas, con diferentes actividades económicas. (Rosenberg, 1998, p.891).
Eficacia: Es el grado de cumplimiento de la misión u objetivo de la empresa. (Avellaneda, 1996, p.199).
Eficiencia: Es la que refleja la relación entre los resultados y los costos involucrados en los procesos a través de los cuales se persigue el objetivo. (Avellaneda, 1996, p. 398).
Objetivo: Meta o cualquier otra cosa específica que se desea alcanzar, también puede ser un fin o designio. (Avellaneda, 1996, p. 98).
Organización: Estructura administrativa global que consiste en departamentos a través de los cuales se llevan las operaciones de control. (Rosenberg, 1998, p.889).
Sistemas de Variables
De acuerdo con Hernández, Fernández y Baptista (1998), “Una variable es una propiedad que puede variar y cuya variación es susceptible de medirse”. (p.77).
8
Objetivo General: Proponer lineamientos contables para la determinación de Costos Operativos para la Toma de Decisiones Financieras en las Instituciones Privadas de Educación Superior del Estado Aragua
Objetivos
Variables
Dimensión
Indicadores
Instrumento
Ítems
Diagnosticar la situación actual en la determinación contables de los costos operativos en los institutos privados de educación superior del estado Aragua.
Determinación contables de los costos operativos
Proceso de la estructura de costos
- Matricula
Cuestionario
Identificar los procesos aplicados para el registro y control de los gastos operativos en las instituciones privadas de educación superior del estado Aragua.
procesos aplicados para el registro y control de los gastos operativos
Información Contable de Gastos
- Actualización de la matrícula.
Cuestionario
Describir los elementos básicos en la determinación de los gastos operativos en las instituciones privadas de educación superior del Estado Aragua.
elementos básicos en la determinación de los gastos operativos
Gastos operativos
Tipo de Investigación
La presente investigación se enmarca en la modalidad de Proyecto Factible, el cual según la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (1998), se define como aquel que “Consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales”. (p.7). La presente propuesta pretende diseñar un modelo de costos operativos para la toma de decisiones financieras en las instituciones privadas de educación superior del Estado Aragua.
Este proyecto factible está apoyado en una investigación de campo de tipo descriptiva según Sierra Bravo (1985), citado por Ramírez (1993), afirma que “La investigación de campo es aquel tipo de investigación a través de la cual se estudia los fenómenos sociales en ambiente natura” (p.56). Se recolectaron datos e información a través de la observación directa y el cuestionario lo cual permitió realizar el diagnóstico de la situación actual en las instituciones privadas de educación superior del Estado Aragua en lo referente a la aplicación de un modelo de costos operativos para la toma de decisiones financieras.
El apoyo de la investigación documental, tiene como base la revisión bibliográfica que realizó el autor de los textos y trabajos de grado para sustentar la investigación, las bases teóricas, la definición de términos básicos. Méndez (1995), la investigación documental consiste “En la revisión, evaluación y síntesis de la información referente a fenómenos expresados en documentos” . (p.125).
Población y Muestra
Población
Según Morles, (1994), la población es “El conjunto para el cual serán válidas las conclusiones que se obtengan: a los (elementos o unidades, personas, instituciones o cosas), a los cuales se refiera la investigación”. (p.17).
La población objeto de estudio de la presente investigación está constituida por los empleados en el área gerencial de los catorce (14) instituciones privadas de educación superior localizadas en el Estado Aragua la cual alcanzo la cantidad de sesenta y ocho (68) empleados, dichas instituciones por sus principales características objeto de estudio son:
· Institutos Tecnológicos y Universidades Privadas del Estado Aragua
· Inscritos en el Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.).
· Fundamentalmente cubren la demanda educativa del mercado regional.
La población que conforma la presente investigación es la que a continuación se especifica:
Cuadro 02
Instituto Universitario de Tecnología “Antonio José de Sucre” (IUTAJS).
Instituto Universitario de Tecnología “Juan Pablo Pérez Alfonso” (IUTEPAL).
Instituto Universitario de Tecnología de Administración Industrial (IUTA).
Instituto Universitario de Tecnología Industrial (IUTY)
Instituto Universitario de Tecnología “”Antonio Ricaurte” (IUTAR).
Instituto Superior Universitario de Mercadotecnia (ISUM).
Instituto Universitario “Carlos Soublette” (IUCS).
Instituto Universitario de Ciencias Administrativas y Fiscales (IUCAF)
Instituto Universitario de Tecnología PASCAL.
Instituto Universitario POLICOM.
10
08
07
07
03
06
05
03
05
02
03
03
03
03
Total
68
Muestra
Sabino (1994), afirma que “Una muestra, en un sentido amplio no es más que eso, una parte respecto al todo constituido por el conjunto llamado universo”. (p.104). La muestra para la realización de la presente investigación fue intencional, es decir, esta fue seleccionada según criterio del investigador se consideró para ello que la institución de educación superior tuvieses una sede en el Municipio Girardot del Estado Aragua, que se tuviese acceso a la información requerida y sobre todo donde la investigadora se involucrara con la problemática de estudio, de acuerdo a lo señalado por Ander Egg (1996):
Muestreo intencional u opinàtico: La persona selecciona la muestra procurando que sea representativa, pero haciéndola de acuerdo a su intención u opinión. En el muestreo intencional u opinàtico podemos distinguir: las muestras por cuotas y las muestras razónal o intencionadas. (p. 185-186). Muestras razonadas o intencionadas. Este tipo de muestras supone exige un cierto conocimiento del universo a estudiar; su técnica consiste en que el investigador escoge intencionalmente y no al azar algunas características que el considera típicas o representativas del fenómeno a estudiar. (p.186)
La muestra fue escogida en forma intencional por cuanto las instituciones privadas de educación superior del Municipio Girardot del Estado Aragua no poseen un departamento específico de costos y, por lo tanto, se seleccionó a los representantes de las instituciones ubicadas en el Municipio Girardot del Estado Aragua representadas por los gerentes de cada institución educativa. La muestra se presenta en el Cuadro 3.
Cuadro 03
Instituto Politécnico “Santiago Mariño” (IUPSM)
Instituto Universitario de Tecnología “Antonio José de Sucre” (IUTAJS).
Instituto Universitario de Tecnología “Juan Pablo Pérez Alfonso” (IUTEPAL).
Instituto Universitario de Tecnología “”Antonio Ricaurte” (IUTAR)
Instituto Universitario “Carlos Soublette”. (IUCS)
Instituto Universitario de Tecnología Industrial (IUTY
Colegio Universitario de Administración y Mercadeo (CUAM).
02
08
07
07
05
05
06
02
Total
42
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
Arias (1999), define que “Las técnicas de recolección de datos son las distintas formas o maneras de obtener la información. Son ejemplos de técnicas; la observación directa, la encuesta en sus dos modalidades (entrevista o cuestionario), el análisis documental, análisis de contenido, etc”. (p.53).
Los datos e información recolectada en esta investigación se obtuvieron a través de la técnica de la encuesta y la observación.
Para Hernández, Fernández y Baptista, (1998), “La Observación consiste en el registro sistemático, válido y confiable de comportamientos o conducta manifiesta” (p. 316).
Sabino (1994), plantea que “Un instrumento de recolección de datos es, en principio, cualquier recurso de que pueda valerse el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información”. (p.129).
Los instrumentos aplicados para obtener datos e información fueron el cuestionario y el registro de campo.
El cuestionario le permitió al investigador obtener los datos e información de la muestra seleccionada, el cual está estructurado de ítems de alternativas simples, que el encuestado podrá seleccionar de acuerdo con su experiencia en relación al tema de investigación.
El instrumento utilizado para aplicar la técnica de observación fue el registro de campo, en este sentido, Sabino (1994), explica que “Resulta indispensable registrar toda observación que se haga, para poder organizar luego lo percibido en un conjunto coherente”. (p. 129). El registro de campo lo realizó el investigador en forma participativa, por pertenecer a la muestra seleccionada.
La finalidad de los instrumentos de investigación es recabar información sobre la situación presupuestaria, contable , costos y toma de decisión, así como también conocer las alternativas del modelo de costos operativos para la toma de decisiones financieras en las instituciones de educación superior del Estado Aragua.
El instrumento de recolección de datos quedó conformado de la siguiente forma:
1. Carta de presentación del instrumento de recolección de datos.
2. Instrucciones para responder las preguntas formuladas en el instrumento de recolección de datos.
3. Información general y específica sobre los ítems contenidos en el instrumento,
Validez y Confiabilidad del Instrumento
Validez
Hernández, Fernández y Baptista (1998), establecen que, “La validez, en términos generales, se refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir.”(p.243).
Para obtener una opinión imparcial sobre la validez del contenido del instrumento diseñado, se sometió a la consideración de tres expertos en las especialidades de contenido en el área de estudio, diseño de instrumentos de recolección de datos y metodología de la investigación, quienes trabajaron en forma independiente y emitieron sus opiniones sobre la pertinencia entre los objetivos e ítems. Este proceso permitió la optimización del instrumento de recolección de datos.
Los expertos calificaron cada una de las preguntas del instrumento de recolección de datos, de acuerdo con la siguiente escala:
Optimo = 4
Bueno = 3
Regular = 2
Malo = 1
Para ello se diseñó un formato en el cual se puede determinar el juicio de los expertos, una vez determina la media aritmética, el resultado fue de 3.5, lo cual indica que el instrumento es válido para ser aplicado
Confiabilidad
Según Hernández, Fernández y Baptista (1998), “La confiabilidad de un instrumento de medición, se refiere al grado en que su aplicación repetida al mismo sujeto o objeto produce iguales resultados.”(p.242).
Para determinar la confiabilidad de los instrumentos se utilizó el Coeficiente Alfa de Cronbach, el cual según Hernández, Fernández y Baptista (1998), “Este coeficiente desarrollado por J. L. Cronbach requiere una sola administración del instrumento de medición y produce valores que oscilen entre 0 y 1. Su ventaja reside en que no es necesario dividir en dos mitades a los ítems del instrumento de medición, simplemente se aplica la medición y se calcula el coeficiente” (p.251).
A continuación la fórmula del Coeficiente Alfa de Cronbach.
Rtt = K * 1 - Si2
K-1 St2
La ecuación del Coeficiente Alfa de Cronbach representa un coeficiente de consistencia interna del instrumento, la fórmula se discrimina de la siguiente forma:
K = Representa el número de ítems del instrumento
Si2 = Es la sumatoria de los datos correspondientes a la variables
St2 = Es la suma de las frecuencias del cuadro de cada ítems
La media aritmética, resultado de la aplicación de Coeficiente Alfa de Cronbach, resulto 0,95, lo cual indica que el instrumento tienes una confiabilidad muy alta, según la escala pertinente.
Fases de la Investigación
Para el desarrollo del proceso de la investigación, el autor aplicó las siguientes fases:
1. Diagnóstico de la situación: se describió el problema objeto de estudio, sus causas y consecuencias, se plantearon las interrogantes de la investigación y la alternativa para solucionar el problema.
2. Se realizó la justificación de la investigación, el objetivo general, los objetivos específicos, el alcance y las limitaciones.
3. Mediante una revisión bibliogràfica y documental se establecieron los antecedentes de la investigación, las bases teóricas, la definición de términos básicos y la operacionalización de las variables.
4. Se estableció el tipo de investigación, al igual que la población y muestra.
5. Elaboración del instrumento de recolección de datos. El cuestionario fue el instrumento que se consideró más adecuado para el logro de los objetivos. El cuestionario fue sometido a las pruebas de validez y confiabilidad.
6. Recolección y procesamiento de los datos e información: recopilados los datos, estos se clasificaron, registraron y posteriormente se codificaron.
7. Graficación, análisis e interpretación de los resultados: los datos recolectados fueron transformados en información cuantitativa y cualitativa, utilizando para ello la estadística descriptiva y el análisis de contenido.
8. Planteamiento de la propuesta: se desarrollaron cada uno de los elementos que comprenden la propuesta, tales como: presentación, justificación, fundamentación, estructura, administración y factibilidad. La propuesta se formuló con base a las necesidades, exigencias y requerimientos de las instituciones privadas de educación superior del Estado Aragua.
9. Establecimiento de las recomendaciones: desarrollada la investigación y de acuerdo con lo obtenido en el análisis de los resultados del diagnóstico se establecieron recomendaciones que conllevarán a la solución del problema planteado.
Técnicas de Análisis de Datos
Arias (1999), plantea que “En lo referente al análisis, se definirán las técnicas lógicas (Inducción, deducción, análisis, síntesis), o estadísticas (descriptivas o inferenciales), que serán empleadas para descifrar lo que revelan los datos que sean recogidos.” (p.53).
Los datos recolectados fueron procesados, procediéndose posteriormente a su análisis e interpretación mediante la aplicación de técnicas de análisis de datos cuantitativas y cualitativas.
El análisis cuantitativo se hizo mediante la aplicación de la estadística descriptiva, en lo referente a porcentajes, cuadros y gráficos. Al respecto, Sabino (1994), plantea:
Este tipo de operación se efectúa, naturalmente, con toda la información numérica resultante de la investigación. Esta luego del procedimiento sufrido, se nos presentará como un conjunto de cuadros, tablas, y medidas, a las cuales habrá que pasar en limpio, calculando sus porcentajes y otorgándoles forma definitiva (p.172)
El análisis cualitativo se llevó a cabo mediante la interpretación de las cualidades que arrojaron las respuestas emitidas por los empleados administrativos de las instituciones privadas de educación superior del Estado Aragua. Al respecto, Sabino (1994), plantea:
Se refiere al que podemos a hacer con información de tipo verbal que, de un modo general, aparece en fichas... Una vez clasificadas estas, es preciso tomar cada uno de los grupos formados para analizarlos. El análisis se efectúa cotejando los datos que se refieren a un mismo especto y tratando de evaluar la fiabilidad de cada información. Si los datos, al ser comparados, no arrojan ninguna discrepancia seria y si cubren todos los aspectos previamente requeridos, habrá que tratar de expresar lo que ellos nos dicen redactando una pequeña nota donde se sinteticen los hallazgos. (p.175).
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS DIAGNÓSTICO
Análisis de los Resultados
Para el análisis e interpretación de los resultados obtenidos, el autor utilizó como técnicas de recolección de datos la encuesta y la observación, empleando como instrumentos de recolección de datos un cuestionario y la observación personal directa.
El cuestionario estuvo compuesto por veintiocho (28) items y se aplicó al personal directivo y administrativo de las Instituciones Privadas de Educación Superior del Estado Aragua. Posteriormente se procedió a organizar, categorizar, codificar y tabular cada una de las respuestas, lo cual permitió determinar las frecuencias absolutas y relativas de los aspectos estudiados por las categorías de análisis.
Para efectos de la presentación, análisis e interpretación de los resultados producto de la aplicación del cuestionario y la observación directa encuestados, se asumieron los siguientes criterios:
El Diagnóstico que sustenta la propuesta en esta investigación se centró en el desarrollo de los objetivos específicos que a su vez conducen al objetivo general.
Se asumió un “nivel de significación” del cincuenta porciento (50%) de frecuencia, en las respuestas obtenidas, debido a que las responsabilidades de los estratos muéstrales utilizados en la investigación, varían de acuerdo con las responsabilidades desempeñadas. Este nivel, fue asumido por el investigador en correspondencia con la opinión de los expertos, que validaron el instrumento de recolección de datos.
Se utilizó como criterio “La Pertinencia de Términos”, de manera de orientar la correspondencia entre los resultados obtenidos y los objetivos propuestos en cada uno de los factores y/o aspectos tratados en el cuestionario con pertinencia en el problema.
Se estableció una “consistencia en la observación aplicada”, entre los argumentos referenciales que apoyan cada respuesta y su congruencia en los términos de conformidad y solidez dados en las respuestas de los cuestionarios.
Los resultados fueron presentados a través de cuadros con tabulaciones por distribución de frecuencia simples absolutas y relativas de los diferentes items, que conforman el instrumento de recolección de datos y los cuales contemplan los aspectos y/o elementos de análisis derivados de las variables de investigación, en correspondencia con el problema de estudio.
A continuación se presentan los resultados extraídos del cuestionario, producto de la aplicación del mismo al personal que conforma la muestra; así como su correspondiente análisis.
Ítem 01. Se planifican los costos para la fijación de la matricula en las instituciones privadas de educación superior.
Cuadro 04
Planificación de los Costos
Fuente: La Investigadora (2015)
El setenta y nueve porciento (79%) de los encuestados contestaron que las instituciones privadas de educación superior, casi siempre planifican los costos para fijar la matricula del semestre, y el diez porciento (10%) respondieron que siempre se planifican los costos para la fijación de la matricula, el cuatro porciento (04%) respondieron que siempre se planifican los costos para fijar la matricula, de lo cual podemos inferir que un paso tan importante para el cumplimiento de los proceso administrativos-financieros, se cumplen en estas organizaciones.
Ítem 02: Se planifica el costo de la mano de obra del personal docente para la fijación de la matricula en las instituciones privadas de educación superior
Cuadro 05
Frecuencia
Frecuencia
Alternativas
Absoluta
Relativa
Siempre
3
7%
Fuente: La Investigadora (2015)
Un setenta y siete porciento (77%) de los encuestados consideran que estos institutos casi nunca planifican este renglón del costo, y el siete porciento (7%), consideran que nunca planifican el costo del personal docente, en estos institutos, la decisión del gasto es tomado a medida que ocurra el servicio, la erogación de dinero por este concepto se realiza sin tomar en cuenta el flujo del efectivo.
Ítem 03. Se planifica el costo de la mano de obra del personal administrativo para la fijación de la matricula en las instituciones privadas de educación superior.
Cuadro 06
Frecuencia
Frecuencia
Alternativas
Absoluta
Relativa
Siempre
1
2%
Fuente: La Investigadora (2015)
Analizando los resultados de las encuestas un setenta y nueve porciento (79%) de los encuestados respondieron que los institutos de educación superior del Estado Aragua casi nunca planifican este gasto, un siete porciento (7%) consideran que los institutos nunca planifican este gasto, un siete porciento (7%) respondieron que algunas veces estas instituciones planifican el gasto de mano de obra del personal administrativo, es decir, que el análisis se interpreta igual al ítem que antecede.
Ítem 04: Se planifica el costo de la mano de obra del personal obrero para la fijación de la matricula en las instituciones privadas de educación superior.
Cuadro 07
Frecuencia
Frecuencia
Alternativas
Absoluta
Relativa
Siempre
2
5%
Fuente: La Investigadora (2015)
Al analizar los resultados de la encuesta aplicada, un setenta y nueve porciento (79%) de los encuestados contestaron que casi nunca de planifica este gasto y un siete porciento (7%) contestaron que nunca lo planifican, Esto indica que estas organizaciones están trabajando sin el análisis del flujo del efectivo, más aun sin la planificación presupuestaría, herramienta financiera importante para la supervivencia de la economía actual, un cinco porciento (5%) consideran que siempre se planifica el gasto de mano de obra del personal obrero, y otro cinco porciento (5) consideran que casi siempre se planifica este gasto, y otro cinco porciento (5%) considera que algunas veces se planifica este gasto, de lo cual podemos inferir que algunas instituciones se ven en la necesidad de planificar los gastos de mano de obra del personal obrero, con la finalidad de hacer algunos ajustes en la nomina, pero que su planificación continua no se realiza
Ítem 05: Se planifica el consumo del material didáctico, de limpieza y servicios en las instituciones privadas de educación superior
Cuadro 08
Frecuencia
Frecuencia
Alternativas
Absoluta
Relativa
Siempre
3
7%
Fuente: La Investigadora (2015)
Un setenta y cuatro porciento de los encuestados respondieron que los institutos privados de educación superior casi nunca planifican este gasto y un diez