Unidad11.ConceptosavanzadosdeExccel

7/25/2019 Unidad11.ConceptosavanzadosdeExccel

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Unidad 11. Conceptos avanzados de Exccel.

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UNIDAD 11

CONCEPTOS AVANZADOS DE EXCCEL

Introducción

En la Unidad VI aprendimos las funciones básicas de Excel. En esta unidad

estudiaremos algunos aspectos avanzados de esta aplicación:

Aprenderemos a mejorar la presentación de las hojas de cálculo, dando

formato a las celdas e insertando dibujos e imágenes.

Veremos como rellenar rápidamente celdas utilizando el controlador de

relleno.

Trabajaremos con Excel como si fuera una base de datos.

Profundizaremos en el uso de gráficos, funciones y fórmulas.

Aprenderemos a proteger nuestros trabajos con Excel.

Llenando celdas

Cuando estemos creando una hoja de cálculo que contenga operaciones similares,

podremos utilizar el llenado automático para introducir en las celdas la misma

operación en vez de repetirla en cada una de ellas.

En la figura tenemos una hoja de cálculo para calcular el presupuesto de una obra. El

total para cada tarea se calcula multiplicando el precio por hora por el número de

horas. En la primer celda (25000) hemos calculado el resultado para la primera tarea.

Este resultado proviene de la fórmula =C7*D7 (en este caso 2500*10). Podríamos

rellenar el total del resto de las tareas manualmente pero es mucho más rápido utilizar

el llenado automático

En los siguientes apartados veremos cómo realizar este tipo de operaciones que se

realizan utilizando las siguientes herramientas:




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Control de relleno

Llenar series

Utilizando el controlador de relleno

En la esquina inferior derecha de la celda activa aparece el controlador de relleno paraintroducir datos automáticamente en celdas contiguas.

Cuando se sitúa el puntero del ratón en el controlador de relleno de la celda, el ratón

cambia de forma y se convierte en una cruz. Al arrastrar el ratón, sin soltar, aparece un

borde alrededor de las celdas que se van a llenar. Al soltar el ratón aparecen los

valores resultantes. Lo que hace Excel es ajustar la fórmula al resto de las celdas.

Veamos cómo utilizar el Controlador de relleno.

1. Introduce una fórmula en una celda

2. Haz clic sobre el controlador de relleno y arrástralo hasta la celda donde

desees introducir automáticamente la fórmula.

Señala a que se llama control o controlador de relleno en exccel.

a)A un botón de la barra de herramientas que se usa para rellenar una celda

con valores repetidos.

b) A un botón especial que aparece cuando se edita una fórmula.

c) A una opción de un menú que sirve para rellenar celdas.

d)

A un cuadrado negro que hay en la esquina inferior derecha de la celda

activa o de la selección y que se arrastra para rellenar con valores repetidos

o series las celdas adyacentes.

e)

A una opción de un cuadro de diálogo que sirve para rellenar de color una

celda.




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Llenando series

En una hoja de cálculo se pueden llenar series de datos como meses, años, etc. Esto se

realiza automáticamente utilizando los procesos de autollenado de Excel 2000.

Para iniciar el proceso de llenado se selecciona la primera celda del rango que se deseerellenar y, a continuación, se introduce el valor inicial de la serie. Después se

selecciona la segunda celda del rango y se le introduce el segundo valor de la serie. La

diferencia entre los dos elementos iniciales determinará la cifra de incremento de la

serie. Por último, se seleccionan las dos celdas que contienen los valores iniciales y se

arrastra el controlador de relleno sobre el rango de celdas que se desee rellenar.

Para rellenar en orden ascendente, se arrastra hacia abajo o hacia la derecha y para

hacerlo en orden descendente, se arrastra hacia arriba o hacia la izquierda.

Por ejemplo, si escribimos en una celda 1991 y en la celda siguiente 1992,seleccionamos ambas celdas y arrastramos el botón de llenado, Excel

automáticamente llenará las celdas con 1993, 1994,…

Lo que hace Excel es intuir qué datos debe llenar. Por ejemplo, si ponemos 1/1/97 en

una celda y 1/2/97 en la siguiente y arrastramos el botón de llenado, obtendremosen las restantes 1/3/97, 1/4/97, etc.

Demo: Veamos un ejemplo.

1. Introduce el primer valor de la serie.

2. Introduce el segundo valor de la serie en la celda contigua de la misma fila.

3. Selecciona ambas celdas.

4. Haz clic sobre el controlador de relleno y arrástralo hasta la celda deseada.

También existe el comando Rellenar : Series... del menú Edición. Seleccionamos elrango que queremos rellenar, y al utilizar este comando, aparecerá una ventana en




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la que podemos determinar el intervalo entre las celdas de la serie, y el tipo de

tendencia.

Dando formato a celdas

Un formato siempre irá aplicado a una celda o rango de celdas, por lo tanto, se podrá

aplicar antes de introducir información en celdas o posteriormente cuando ya haya

datos en ellas. Esto último es lo que generalmente se hace para ajustar el tamaño de la

fuente, el ancho de las columnas, etc.

Siempre habrá que seleccionar previamente el rango al que queramos aplicar el

formato. Este rango puede ser disjunto. Como regla general, se utilizarán los comandos

del menú Formato, los comando del menú contextual o bien con los botones de las

barras de herramientas Formato.

Para seleccionar un rango disjunto de la hoja, por ejemplo para aplicar rápidamente unformato a todas las celdas que lo componen, hay que seleccionar la primera celda que

se quiera incluir en el rango, arrastrar el ratón hasta seleccionar la última celda

contigua, mantener pulsada la tecla y arrastrar el ratón sobre el siguiente grupo de

celdas que se quieran incluir en el rango. Se deben repetir los pasos anteriores hasta

haber seleccionado todos los rangos.

Generalmente es mucho más rápido utilizar la barra de herramientas Formato para

aplicar un formato disponible en dicha barra.

Cuando se aplica un formato a una celda, en la barra de herramientas Formato aparecerá el botón correspondiente a dicho formato "activado".

Si una celda contiene texto, podemos aplicar varios formatos en ella. Esto es muy útil

cuando, por ejemplo, queremos poner subíndices o superíndices o bien resaltar un

título, etc. Para aplicar un formato de este tipo puede ir aplicando el formato a medida

que escribe o bien, una vez escrita la celda completamente, seleccionar el trozo de

texto al cual se quiere dar formato arrastrando el ratón.

Dando formato de número

Podemos cambiar la forma en la que Excel 2000 muestra números, fechas y horas. A

esto es a lo que se le denomina dar formato de número y es muy importante a la hora

de mejorar la presentación y legibilidad de los datos de la hoja de cálculo.

Para cambiar el formato de número utilizado en una celda o rango de celdas debemos

seleccionarla y, después, escoger el comando Celda... del menú Formato. A

continuación, en la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas, podremos

seleccionar la categoría (estilo) que deseemos utilizar. Esto resulta muy útil, por

ejemplo, cuando se están poniendo precios en las celdas y queremos que aparezcan

los símbolos de las únidades, como el euro (€).




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El formato de número que se aplique, no afectará al valor real de la celda que utiliza

Microsoft Excel para ejecutar las operaciones. El valor de la celda activa se muestra

en la barra de fórmulas.

Según la categoría (estilo) que seleccionemos aparecerán a la derecha del cuadro de

diálogo una serie de opciones para variar el formato de presentación dentro de dicha

categoría. Además, en la parte inferior del cuadro de diálogo aparecerá un texto

explicativo.

En la barra de herramientas Formato aparecen varios botones que permiten aplicar

más rápidamente un estilo determinado a las celdas seleccionadas. Estos estilos son:Moneda, Porcentaje y Millares. Además se podrá aumentar o disminuir el número de

cifras decimales que aparecen representados en las celdas mediante los botones

Aumentar decimales y Disminuir decimales de la barra de herramientas Formato.


1. Selecciona la celda cuyo formato de número desees cambiar.

2. Ejecuta Formato / Celdas.

3. Selecciona una categoría, por ejemplo Moneda.

4.

En el campo Posiciones decimales introduce un 2.5. Selecciona la última opción en Número negativos.

6. Pulsa Aceptar.

Estableciendo bordes, tramas y color de fondo

Otro de los aspectos de formato mejorado en Excel 2000 es la aplicación de bordes a

las celdas: podemos seleccionar el formato y observar el resultado en una muestra

antes de aplicarlo.

Para cambiar los bordes primero habrá que seleccionar las celdas y, después, hay queir a la ficha Bordes del cuadro de diálogo Formato de Celdas, al cual se puede acceder




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de dos formas: una es seleccionando el comando Formato de celdas... del menú

contextual y otra es seleccionando el comando Celdas... del menú Formato.

En la ficha Bordes podemos elegir un color y un estilo de línea y después aplicarlo a

cualquiera de los bordes haciendo clic en los botones que aparecen en el apartado

Bordes o en Preestablecidos. También se puede hacer clic directamente con el ratónen las áreas de la muestra para aplicar el borde directamente.

Demo: Veamos cómo poner border a las celdas.

1.

Seleccina la celda a la que vas a poner bordes.2. Ejecuta Formato / Celdas.

3. Activa la pestaña bordes.

4. En el desplegable Color, selecciona, por ejemplo, el gris 40%.

5. Haz clic sobre el botón de borde superior, izquierdo y derecho.

6. Selecciona el color blanco.

7. Haz clic sobre el botón de borde inferior.

8. Pulsa Aceptar.

También podemos utilizar el botón Bordes de la barra de herramientas Formato para

aplicar rápidamente un formato de bordes a las celdas. Haciendo clic en la flecha hacia

abajo que aparece en el botón Bordes obtenemos varias muestras de bordes

aplicables directamente a las celdas seleccionadas. Aparecen únicamente bordes de

uso común, para escoger alguno no listado aquí debe utilizar el comando explicado

anteriormente.

Si al desplegar el menú del botón Bordes pulsamos sobre la pequeña barra de color

de la parte superior y arrastramos, conseguiremos que este menú aparezca como

una ventana adicional en Excel, y que por lo tanto estará presente en pantalla: no

necesitaremos desplegar el menú de bordes cada vez que tengamos que utilizarlo.




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Es posible cambiar el color de fondo

de un rango de celdas e incluso poner

tramas. También es posible cambiar el

fondo de toda la hoja.

Para cambiar el color o poner tramasprimero habrá que seleccionar las

celdas y, después, hay que ir a la ficha

Tramas del cuadro de diálogo

Formato de Celdas, al cual se puede

acceder de dos formas: una es

seleccionando el comando Formato

de celdas... del menú contextual y

otra es seleccionando el comando

Celdas... del menú Formato.

En la ficha Trama podremos elegir el color de fondo de las celdas haciendo clic sobre el

que deseemos.

Para poner una trama hay que hacer clic sobre la flecha que aparece al lado del cuadro

Trama y, a continuación, seleccionar el estilo de la trama y el color que se desee. En el

cuadro Muestra se podrá visualizar una vista previa de la trama.

Una forma más rápida de aplicar un color de fondo a las celdas es usar el botón Color

de relleno de la barra de herramientas Formato. Si hacemos clic sobre la flecha que

aparece a la izquierda podremos cambiar de color de fondo.

Para ponerle un fondo a toda la hoja de cálculo seleccione el comando Hoja del menú

Formato y, a continuación, haga clic sobre el subcomando Fondo. Después, elija el

archivo de gráficos que va a utilizar como fondo y haga clic sobre el botón Aceptar. El

gráfico seleccionado se repetirá para rellenar la hoja.

Demo: Veamos cómo poner tramas a celdas y fondos a toda la hoja.

1. Selecciona la celda a la que deseas poner una trama.

2.

Ejecuta Formato / Celdas.3. Haz clic sobre la pestaña Tramas.

4. Selecciona un color de los que aparecen.

5. En el desplegable Trama, selecciona una de las opciones que aparecen.

6. Selecciona un color del desplegable Trama.

7. Pulsa el botón Aceptar.

8. Ejecuta Formato / Hoja / Fondo.

9. Selecciona una de las imágenes que aparecen en el cuadro de diálogo.

10. Pulsa Aceptar.




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Utilizando el autoformato

Excel 2000 incorpora una serie de formatos predefinidos que pueden aplicarse de

manera automática a un rango de celdas. Estos formatos automáticos se conocen

como autoformatos e incorporan formatos de fuentes, números, bordes, alineación,

tramas, altos de fila y anchos de columna, etc.

Para aplicar un autoformato, se selecciona un rango de celdas y, a continuación, el

comando Autoformato del menú Formato. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que

podrá seleccionar el formato más adecuado para las celdas.

Puede aplicar sólo determinados formatos seleccionándolos de entre los que

aparecen en la parte inferior del cuadro de diálogo. Si en la pantalla no aparece el

apartado Formatos a aplicar, se puede hacer clic en el botón Opciones.

Excel 2000 aplicará los formatos de modo automático, según convenga.

Demo: Veamos cómo aplicar autoformatos.

1. Selecciona una celda del rango al que deseas dar formato.

2. Ejecuta Formato / Autoformato.

3. Selecciona uno de los formatos que aparecen en el cuadro de dialogo.

4. Haz clic sobre el botón Opciones.

5. Desmarca la casilla Ancho y Alto.

6. Pulsa el botón Aceptar.




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Los Autoformatos en Excel se usan para...

a) Dar el mismo formato automáticamente a todas las hojas del libro.

b) Dar formato a un rango de una hoja.

c) Dar formato a las ventanas.

d) Dar formato a las barras de herramientas.

e) Dar formato a los menús.

Funciones y fórmulas avanzadas

Las fórmulas realizan operaciones con los valores de las hojas de cálculo y almacenan

los resultados en celdas. Dichos resultados cambiarán automáticamente en el

momento en que se modifiquen los valores originales usados en la fórmula, de ahí la

importancia de la hoja de cálculo. Para cálculos complejos, Excel incluye fórmulas

incorporadas que se denominan funciones.

En la Unidad Didáctica V vimos como introducir fórmulas en las celdas utilizando

distintos tipos de operadores y referencias relativas. También aprendimos a copiar y a

mover fórmulas. En esta unidad aprenderemos a utilizar el otro tipo de referencias: las

referencias absolutas. También aprenderemos a utilizar el pegado especial. Por último

aprenderemos a trabajar con rótulos de campos y nombres de rangos en fórmulas.

Funciones matemáticas y trigonométricas:

http://www.monografias.com/trabajos16/funciones-matematicas/funciones-

matematicas.shtml [Versión PDF]

Utilizando referencias absolutas en las fórmulas

En Excel, para hacer una referencia a una celda, hay que introducir la letra de columna

seguida del número de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la

intersección de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas,

hay que introducir la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos

puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha delrango. Estas referencias son referencias relativas, de forma que al copiar una fórmula

a otra celda, las referencias utilizadas cambiarán y se ajustarán a la nueva posición de

la fórmula. Por ejemplo, supongamos que la celda B6 contiene la fórmula =A5, que usa

una referencia relativa, entonces, Microsoft Excel buscará el valor una celda por

encima y una celda a la izquierda de B6. Al copiar esta fórmula en la celda C7 se

actualizará la referencia relativa según la nueva posición de la celda y la formúla

pasaría a ser = B6, que hace referencia a la celda que está una celda por encima y a la

izquierda de la celda C7.

Si no se desea que cambien las referencias cuando se copie una fórmula en una celdadiferente habrá que utilizar las referencias absolutas. Para crear referencias absolutas

http://www.monografias.com/trabajos16/funciones-matematicas/funciones-matematicas.shtml


http://www.juntadeandalucia.es/educacion/elearning/cursos/file.php/68/unidad11/mas03.pdf









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hay que añadir el símbolo dolar ('$') delante de las partes de la referencia que no

cambian. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda A10 tendriamos

que escribir: $A$10.

Usando el pegado especial

El comando Pegar sirve para copiar datos de una localización a otra, mientras que

Pegado especial, del menú Edición o del menú contextual, permite pegar datos con

opciones avanzadas. Sólo está disponible cuando copiamos, no cuando cortamos

rangos.

El cuadro de diálogo Pegado especial

presenta las siguientes opciones:

Todo: equivale a elegir el comando

Pegar. Pega fórmulas y formatos.Fórmulas: pega únicamente

fórmulas o valores constantes pero no

formatos. Es interesante cuando el

área destino tiene su propio formato y

no queremos sobreescribirlo.

Valores: si el rango origen

contiene fórmulas, sólo pega los

valores devueltos por dichas fórmulas.

Es realmente interesante esta opción

cuando queramos fijar valores en la hoja de cálculo para ahorrar tiempo derecálculo sobre fórmulas que no se van a volver a actualizar. En este caso el

área de copiado y pegado sería el mismo.

Formatos: pega únicamente los formatos del área origen en el área destino.

Comentarios: pega únicamente los comentarios del rango origen.

Validación: pega las reglas de validación del rango origen en el área destino.

Todo excepto bordes: pega todo excepto los formatos de bordes. Igual que

antes, de esta forma no cambiamos el formato de bordes que pudiera tener el

área destino.

Saltar blancos: no pega celdas en blanco del área de copia en el área de

pegado, de tal forma que si ha seleccionado celdas en blanco en el áreaoriginal, Excel respetará el contenido de la celda correspondiente en el área de

pegado.

Transponer: cambia la orientación de los datos cuando se pegan.

Las opciones de la sección Operación del cuadro de diálogo Pegado especial son muy

útiles cuando se quieren llevar a cabo operaciones entre rangos. Por ejemplo, si

tenemos valores numéricos en los rangos A1:A10 y B1:B10, podemos seleccionar el

rango A1:A10, copiarlo y pegar con Pegado especial sobre B1:B10 realizando las

operaciones que nos ofrece el comando: Suma, sumará los valores celda a celda A1

con B1, etc.; igual con el resto de operaciones. Un cálculo común que podemos realizar

mediante las opciones de Pegado Especial es cuando queremos incrementar en un

porcentaje un rango de celdas; para ello, haríamos lo siguiente: escribir en una celda




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en blanco dicho porcentaje, por ejemplo 10%. Seleccionar la celda y copiarla.

Seleccionar a continuación el rango al que queremos aplicarle el tanto por ciento y, del

cuadro de diálogo Pegado especial, seleccionar multiplicar.

El botón Pegar vínculos que aparece en el cuadro de diálogo Pegado especial se utiliza para

realizar una copia vinculada de un rango de celdas en otro lugar de tal forma que,modificando el rango origen, se cambia automáticamente el rango destino.

Demo: Veamos cómo utilizar el pegado especial.

1. Selecciona la celda cuyo formato quieras copiar.

2. Haz clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar.

3. Selecciona la celda donde quieras pegar el formato.

4. Ejecuta Edición / Pegado especial.

5. Marca la opción Formatos en el cuadro de diálogo que aparece.

6.

Pulsa el botón Pegar.

La orden Pegado especial sirve para...

a) Pegar de forma selectiva el formato, los valores, las fórmulas, etc.

b) Pegar sólo los campos no numéricos.

c) Pegar todo en modo texto.

d) Pegar filas y columnas completas.

e) Pegar los gráficos asociados a los datos.

Insertando rótulos de campos y nombres de rangos en las fórmulas

Normalmente, las hojas de cálculo contienen rótulos en la parte superior de cada

columna y a la izquierda de cada fila que describen los datos de la hoja. También se le

pueden asignar nombres a celdas o a rangos de celdas. Estos rótulos y nombres

pueden utilizarse dentro de fórmulas cuando se desee hacer referencia a los datos,

evitando así tener que escribir las referencias de las celdas concretas.

Un rótulo no es más que una celda con una cadena de caracteres que describe los

datos que hay en las celdas inferiores, si es un rótulo de columna, o bien, describe los

datos que hay en las celdas de la derecha, si es un rótulo de fila.

Para asignar un nombre a una celda o rango de celdas, debemos seleccionarla y,

después, hacer clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la Barra

de fórmulas. A continuación, escribiremos el nombre que queremos darle a las celdas

y pulsaremos la tecla <Intro>. También se puede insertar un nombre a un conjunto de

celdas seleccionándolas y eligiendo el subcomando Definir del comando Nombre del

menú Insertar. Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Definir nombres en el que

escribiremos el nombre en el apartado Nombres en el libro y después haremos clic

sobre el botón Aceptar. Para eliminar un nombre abriremos el cuadro de diálogo




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Definir nombres, seleccionaremos el nombre que deseemos eliminar de la lista y

haremos clic sobre el botón Eliminar.

Los nombres están disponibles en cualquier hoja de cálculo dentro del libro, mientras

que los rótulos solo se pueden usar dentro de la hoja de cálculo en la que están.

Cuando se crea una fórmula que hace referencia a los datos de una hoja de cálculo,

pueden utilizarse los rótulos de las columnas y filas en la hoja y los nombres de celdas.

Demo: Veamos cómo utilizar rótulos y nombres en las fórmulas.

1. Introduce en una celda una fórmula que utilice los rótulos de las filas de una

tabla.

2. Utiliza el Control de relleno para pasarla a otras celdas contiguas.

3. Selecciona una celda y dale un nombre escribiéndolo en el Cuadro de nombres.

4.

Introduce en una celda una fórmula que utilice el nombre que acabas de crear.

En las hojas de cálculo pueden coexistir nombres y rótulos . Esto puede dar lugar a

algún problema cuando utilicemos la misma palabra para ambos. Las reglas por las que

Excel 2000 se va a regir para manejar esta situación serán las siguientes:

Si usamos el mismo término para un nombre y para un rótulo, al hacer una

referencia, el nombre siempre tiene preferencia frente al rótulo , es decir, la

referencia será al nombre.

En este caso, si queremos hacer referencia al rótulo, hay que poner comillas

simples al principio y al final del rótulo.

Otra cuestión que podemos plantearnos es cuándo debemos utilizar nombres y

cuándo rótulos en nuestras hojas de cálculo. Por norma general, para referirnos a

celdas individuales es aconsejable la utilización de nombres puesto que los rótulos

no siempre nos van a funcionar correctamente.

Trabajar con datos en Excel (Excel como base de datos)

Cuando queramos introducir datos en la hoja de cálculo para trabajar con ellos a modo

de base de datos, hay que hacerlo de una manera específica. A esta estructuración de

los datos se le denomina lista.

Una lista es una serie etiquetada de

filas de la hoja de cálculo que

contiene datos relacionados, como

una base de datos de facturas o un

conjunto de nombres y teléfonos de

clientes. Una lista puede utilizarse

como una base de datos en la que lasfilas corresponden a los registros y las




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columnas a los campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos de columnas

(nombres de los campos). Hay que tener en cuenta lo siguiente para poder trabajar

con listas en Excel 2000:

Cada campo irá en una celda independiente y el nombre del campo no puede

estar en blanco ni ser un valor de error.No puede haber separaciones entre los nombres de los campos y los datos. Si

se quiere simular la separación con una fila en blanco, se amplía el tamaño de

la fila que contiene los campos y se aplican formatos de alineación de datos.

Las celdas que contienen los nombres de los campos deben poseer un formato

distinto al de las celdas que contienen los datos correspondientes a ese campo,

por ejemplo utilizando negrita, subrayados, etc. para distinguirlos.

El contenido de los campos puede ser constante o calculado.

No se puede introducir ningún espacio en blanco al principio de un dato para

que la ordenación sea correcta. Esto dará lugar a errores.

No debe haber más de una lista en la misma hoja de cálculo y ésta debe estarseparada por, al menos, una fila y una columna en blanco del resto de los datos

de la hoja.

Aunque existen aplicaciones específicas para la gestión de datos como Microsoft

Access, muchas veces no es necesario recurrir a ellas debido a que los datos que

tenemos que introducir se pueden gestionar en Excel y además necesitamos llevar a

cabo cálculos más o menos complejos con ellos.

En este capítulo vamos a ver las potentes herramietas que posee Microsoft Excel para

la gestión y el proceso de datos en una hoja de cálculo. Excel 2000 ha incluido, además,nuevos asistentes de búsqueda y de cálculo para bases de datos.

Hay que tener en cuenta que muchas de las herramientas de las que hablaremos en

este capítulo se pueden utilizar en muchos otros casos que no sean en trabajo

específico con bases de datos.

Aspectos que trataremos en este capítulo:

Formularios de introducción de datos

Criterios de ordenación de datos

Filtros

Utilizando los formularios de introducción de datos

Podemos editar, añadir, modificar y agregar datos a una lista utilizando el formulario

de datos. En el formulario vemos cada registro en una ficha independiente.

Para ver el formulario de datos, se selecciona cualquier celda dentro del rango de la

lista y, a continuación, el comando Formulario del menú Datos. Aparecerá la ficha

correspondiente al primer registro.




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El formulario será tan grande como campos tenga la lista y como resolución admita su

pantalla.

Con la barra de desplazamiento vertical podemos

movernos a través de los registros. Cada campo aparece

como un cuadro de edición independiente y permitecambiar los datos. Si existieran campos calculados no

aparecería dicho cuadro de edición ya que su valor

dependería del valor de otros campos.

Los botones de la derecha permiten añadir un nuevo

registro, eliminar el registro activo, pasar al siguiente o

al anterior o establecer criterios de búsqueda. Haciendo

clic en el botón Nuevo aparecerá un registro con todos

los campos en blanco para rellenar. Este nuevo registro

se añadirá automáticamente en la lista dentro de la hoja de cálculo. Para irrápidamente de un campo a otro, puede pulsar la tecla <Tab>. Cuando se haya

terminado de introducir los datos del nuevo registro, se pulsa<Intro> o bien se hace

clic en el botón Nuevo.

El botón Restaurar permite deshacer los cambios realizados sobre un determinado

registro y recuperar los valores originales.

Demo: Veamos cómo utilizar el formulario de datos.

1.

Selecciona una celda de la lista.2. Ejecuta Datos / Formulario.

3. Pulsa el botón Criterios.

4. Introduce el rótulo de una de las filas y pulsa Buscar siguiente.

5. Modifica uno de los campos encontrados, introduciendo un valor y pulsando

Intro.

6. Haz clic sobre el botón Nuevo y rellena los datos necesarios para crear un

nuevo registro.

7. Pulsa Intro para terminar.

¿Qué son los formularios de Excel?

a) Cuadros de diálogo para introducir datos.

b) Cada una de las hojas que contienen fórmulas.

c) Documentos que se preparan para la impresión de datos.

d) El conjunto de fórmulas de la hoja.

e) Cuestionarios para obtener resultados estadísticos.




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Estableciendo los criterios de ordenación de datos

Para ordenar una lista, basta seleccionar cualquier celda dentro de ella y elegir el

comando Ordenar del menú Datos. Excel 2000 selecciona automáticamente todo el

rango de la lista.

Si se ha seleccionado más de una celda, antes de presentar el cuadro de diálogo con

las opciones de ordenación, deberá elegir si quiere mantener la selección o bien

ampliarla a toda la lista.

En el cuadro de diálogo Ordenar se puede elegir por qué campo queremos ordenar y

más de un criterio de ordenación, además de poder elegir si queremos orden

ascendente o descendente.

Demo: Veamos cómo ordenar los registros de una lista.

1. Selecciona un registro de la lista.

2. Ejecuta Datos / Ordenar.

3. Seleciona en Ordenar por, la columna por la que deseas ordenar los datos.

4. Pulsa Aceptar.

5. Cambiar la ordenación del mismo modo, pero seleccionando otras columnas.

Usando filtros

Para habilitar los filtros automáticos o autofiltros, se selecciona una celda dentro del

área de la lista y, a continuación, se elige el subcomando Autofiltro del comando Filtro

dentro del menú Datos. Aparecerán unas flechas desplegables en cada celda que

contenga los nombres de campo. Haciendo clic en estas flechas saldrán todos y cada

uno de los valores que contiene dicho campo para cada registro.

Como su propio nombre indica, los autofiltros se utilizan para filtrar rápidamente la

información de una lista y mostrar aquellos registros que cumplan determinados

criterios. Los registros filtrados se mostrarán en el mismo área de la lista.




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Seleccionando un valor de la lista únicamente se mostrarán aquellos registros que

cumplen que el valor en su campo es el seleccionado, el resto de registros quedan

ocultos. Cuando se selecciona un segundo campo para el filtro, Excel sólo mostrará

aquellos valores de los registros que cumplen las dos condiciones de filtrado. Con esto

se consigue un aumento muy considerable de rendimiento cuando se utilizanAutofiltros.

Microsoft Excel presenta en azul los indicadores del número de fila para los registros

que cumplen las condiciones. También aparecerá en azul la flecha desplegable de

aquellos campos sobre los que se ha aplicado un filtro. Para mostrar todos los registros

tiene dos opciones: o bien seleccionar la opción (Todas) del desplegable del campo, en

este caso mostraría todos los registros para ese campo, o bien seleccione el

subcomando Mostrar todo del comando Filtro del menú Datos. Para quitar los

autofiltros completamente, vuelva a seleccionar el subcomando Autofiltros.

Demo: Veamos cómo utilizar los autofiltros.

1. Selecciona una celda de la lista.

2. Ejecuta Datos / Filtro / Autofiltro.

3. Selecciona diversos valores en los desplegables que aparecen en los rótulos de

las columnas.4. Ejecuta Datos / Filtro / Autofiltro para desactivar el filtro.

¿Para qué sirven los filtros en Excel?

a) Depurar los formatos incorrectos.

b) Resumir los datos numéricos mediante sumas, porcentajes, etc.

c) Suprimir datos superfluos.

d) Depurar los errores de las fórmulas.

e) Seleccionar datos.




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Gráficos avanzados

En la Unidad Didáctica VI aprendimos a crear gráficos a partir de los datos recogidos en

tablas de Excel. Vimos los diferentes tipos de gráficos y las partes que lo componen.

Ahora aprenderemos a modificar algunas de las características de un gráfico existente:

Dar formato a las series de datos y al área de trazado

Añadir textos explicativos, líneas de división y ejes

Insertar tablas de datos y cambiar el tamaño y posición del gráfico

Galería de ejemplos de gráficos:

http://office.microsoft.com/es-es/assistance/HA010346073082.aspx [Versión PDF]

Dando formato a las series de datos y al área de trazado

Si seleccionamos cualquiera de las series de datos de un gráfico y elegimos el comando

Serie de datos seleccionada... del menú Formato, aparece un cuadro de diálogo con

varias fichas. Estas fichas pueden variar dependiendo del tipo de gráfico que tengamos

seleccionado.

Para seleccionar una serie de un gráfico tenemos que hacer clic sobre ella.

La primera de las fichas, Tramas, permite cambiar diversas propiedades de los

elementos utilizados como marcadores de datos, como son el color del área, el estilode línea,...

http://office.microsoft.com/es-es/assistance/HA010346073082.aspx





http://office.microsoft.com/es-es/assistance/HA010346073082.aspx




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La siguiente ficha es Formas. Desde aquí se puede cambiar la forma de nuestro gráfico

a otro de una apariencia similar: por ejemplo, convertir las columnas en pirámides,

conos o cilindros.

La ficha Rótulos de datos es la misma del proceso de realización de un gráfico con el

asistente. La única diferencia está en que en ese caso, Excel presenta una vista del

gráfico en la parte derecha del cuadro de diálogo y en esta ocasión no es así. Se

explicará más adelante.

La ficha Orden de las series nos permite cambiar el orden en el que nuestros datos

están representados. Esta facilidad es especialmente útil cuando se representan datos

en tres dimensiones y queremos resaltar en primer plano alguno en concreto que se

vea ocultado por otra serie.

La última es la ficha Opciones. Dependiendo de si el gráfico está en dos o tres

dimensiones, presentará diferentes posibilidades. En el caso de un gráfico en tres

dimensiones, las que muestra serán las siguientes:

Profundidad del rango define la distancia entre los marcadores de datos en

todos los gráficos 3-D con perspectiva, excepto en los gráficos de superficie.

Ancho del rango determina el espacio entre las categorías de datos.

Profundidad del gráfico determina la profundidad de un gráfico con relación a

su ancho.

Demo: Veamos cómo cambiar el formato de las series de datos.

1. En un gráfico, selecciona una serie de datos.

2. Ejecuta Formato / Serie de datos seleccionada.

3.

En la pestaña Tramas, marca la opción Personalizada.4. En el desplegable Color selecciona el amarillo.




19

5. En la pestaña Orden de las series, pulsa el botón Mover hacia arriba.

6. Haz clic sobre el botón Aceptar.

Añadiendo textos explicativos, líneas de división y ejes

Podemos distinguir dentro de un gráfico dos tipos de texto: el libre introducido parahacer hincapié en algún dato y el relacionado con algún elemento del gráfico, como

puede ser el título del gráfico o los de los ejes.

Para introducir el primer tipo basta con seleccionar el área del gráfico, escribirlo y

pulsar <Intro> al terminar. El texto, que aparecerá en la parte central del gráfico,

podremos moverlo haciendo clic sobre uno de sus bordes y arrastrando el puntero

hasta donde nos interese, manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón mientras

se arrastra. Una vez hecho esto, podremos aplicar un formato seleccionando el cuadro

de texto y, después, eligiendo el comando Cuadro de texto... del menú Formato. El

tratamiento que Excel hace de este cuadro de texto es el mismo que el de un objeto.

Excel permite incluir en los gráficos líneas de división que ayudan a ver los valores que

alcanzan los datos y a separar una serie de otra. Hay que tener en cuenta que la

inclusión de líneas secundarias a veces sobrecarga la representación de los datos pero

puede ser interesante para saber entre qué valores se hallan los mismos.

Dependiendo del tipo de gráfico que hayamos realizado, tendremos dos o tres ejes en

nuestro gráfico. En el caso de un gráfico en dos dimensiones habrá dos ejes: categorías

y valores. En el caso de un gráfico en tres dimensiones habrá un eje más llamado eje

de series.

Para cambiar el formato de los ejes y de las líneas de división tendremos que

seleccionar el eje que deseemos, haciendo clic sobre el y, después, elegir el comando

Eje seleccionado... del menú Formato. Las fichas del cuadro de diálogo que Excel va a

presentar, llamado Formato de Ejes, son las mismas para cualquiera de los ejes, sin

embargo, el contenido de una de ellas, Escala, dependerá del eje seleccionado.




20

Las fichas del cuadro de diálogo Formato de Ejes son las siguientes:

Tramas permite definir la forma y el color del eje, así como la posición de las marcas

de graduación en las líneas de división del eje seleccionado.

En Escala podemos definir el número de nombres de categorías (por defecto todas) y

el número de marcas que se visualizan en el eje. Si seleccionamos el eje de valores, el

contenido de la etiqueta Escala es el siguiente:

Mínimo/Máximo: representan el máximo y el mínimo valor de los datos que

representemos. Es importante dimensionar bien estos valores para que nuestro

gráfico sea comprensible.

Unidad mayor: es el intervalo entre las líneas divisorias principales

Unidad menor: es el intervalo entre las líneas divisorias secundarias.

Plano inferior cruza en: determina el corte entre los ejes X e Y.

Escala logarítmica: cambia la escala aritmética por otra logarítmica.

Valores en orden inverso: invierte el orden de presentación de los puntos de

datos.

Plano inferior (x,y) cruza en ordenada mínimo: hace que el eje de abscisas

corte al de ordenadas en el valor máximo de este.

La ficha Fuente nos permite cambiar todas las propiedades relativas al texto como tipo

de letra, estilo, tamaño, color, etc.

La ficha Número permite cambiar el formato de los números que aparecen en el eje

seleccionado.




21

Por último, la de Alineación permite definir la orientación que tendrá el texto que

acompaña a los ejes. Excel 2000 nos permite rotar el texto desde -90º a 90º. Cero

grados supone texto horizontal.


1. Selecciona una de los ejes de un gráfico.

2. Ejecuta Formato / Eje seleccionado.

3. En la pestaña Fuente, cambia el tamaño de la fuente.

4. En la pestaña Alineación, selecciona una inclinación de 45º

5. Pulsa Aceptar.

Insertar tablas de datos y cambiar el tamaño y posición del gráfico

En Excel 2000, los datos pueden aparecer realmente como una parte del gráfico. Las

Tablas de datos utilizan los nombres de las categorías de los ejes como cabeceras delas columnas y los nombres de las series como cabeceras de las filas.

Una de las opciones que presenta el asistente para gráficos es mostrar la tabla de

datos. En cualquier caso, si se desea hacer que esta tabla aparezca sobre un gráfico ya

creado, basta con hacer clic en el botón Tabla de datos de la barra de herramientas

Gráfico.

Los datos contenidos en las tablas de datos no pueden ser editados sobre el gráfico.

Sin embargo, cualquier cambio que se produzca en la hoja de cálculo será

automáticamente reflejado en la tabla. Si se cambia el tamaño del gráfico, el tamaño

de la tabla de datos cambiará con él. No es posible mover o cambiar el tamaño de la

tabla de datos independientemente.

Hay que tener en cuenta también que, si la tabla contiene gran cantidad de datos,

puede que no se muestren todos. Si los datos son demasiado grandes, pueden

aparecer en formato exponencial. Además, cuando se está mostrando la tabla dedatos, la mayor parte de las opciones para aplicar formato a los ejes no están

activadas.

Si seleccionamos la tabla de datos, se puede elegir la opción Tabla de datos

seleccionada del menú Formato. Al hacerlo, aparece un cuadro de diálogo que

presenta dos fichas. Una de ellas es Trama, que permite seleccionar, entre otras

opciones, el tipo de línea y su color, a la vez que nos da una muestra de la apariencia

de la tabla a medida que hacemos modificaciones sobre ella. La otra es Fuente y

permite cambiar el formato de la fuente utilizada en la tabla.




22

Se debe tener en cuenta que no se modifica el formato de las cabeceras de filas y

columnas de manera independiente y que el fondo de la tabla es transparente. Hay

que recordar también que sólo se puede utilizar un tipo de letra dentro de la tabla de

datos.

Para mover un gráfico debemos hacer clic sobre el área del gráfico y arrastrarlo,manteniendo pulsado el botón izquierdo, hasta la posición deseada. También es

posible mover y copiar un gráfico utilizando los comandos Cortar, Copiar y Pegar, que

conocemos.

Para cambiar un gráfico de tamaño debemos seleccionarlo y hacer clic en uno de los

cuadrados negros que aparecen el el borde. Entonces arrastraremos, manteniendo el

botón pulsado, hasta que el gráfico tenga las dimensiones deseadas.

Demo: Veamos cómo copiar, mover y cambiar el tamaño de un gráfico.

1. Selecciona un gráfico.

2. Haz clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar.

3. Selecciona una hoja distinta y haz clic sobre el botón Pegar.

4. Haz clic sobre el gráfico y arrástralo hasta su nuevo posición sin soltar el ratón.

5. Haz clic sobre una de las agarraderas y arrástrala sin soltarla hasta que el gráfico

tenga el tamaño deseado.

Objetos e imágenes

Excel incorpora herramientas para mejorar la presentación de nuestras hojas decálculo y hacerlas más llamativas.

A lo largo de este apartado veremos cómo realizar dibujos dentro de nuestras hojas de

cálculo, así como insertar y tratar imágenes externas o elementos de WordArt.




23

Insertando dibujos e imágenes

En Excel disponemos de una barra de herramientas denominada Dibujo que es igual

para todas las aplicaciones de Office. Esta barra combina menús con botones y

presenta mejoras que hacen más sencilla su utilización. Con ella podrá insertar y

modificar una serie de dibujos predefinidos, como flechas, elipses, cuadros de texto yotras formas.

Para hacer que aparezca en su pantalla debe seleccionar el comando Barras de

herramientas del menú Ver y, después, elegir el subcomando Dibujo.

Para insertar cualquier dibujo hay que pulsar sobre el botón correspondiente de la

barra Dibujo, hacer clic sobre la hoja de cálculo y arrastrar manteniendo el botónizquierdo pulsado hasta que el objeto alcance el tamaño deseado. Una vez hecho esto,

puede proceder a darles el formato que se quiera bien mediante los botones de la

barra de herramientas Dibujo o bien mediante el cuadro de diálogo Formato de

autoforma que se abre haciendo doble clic sobre la autoforma o ejecutando Formato /

Autoforma.




24

DEMO: Veamos la forma de crear unas flechas.

1. Ejecuta Ver / Barras de herramientas / Dibujo.

2. Haz clic sobre el botón Flecha de la barra de herramientas Dibujo.

3. Haz clic en el punto donde deseas que comience la flecha en la hoja de cálculo

y arrastra, sin soltar el botón izquierdo del ratón, hasta la posición final.

4.

Ejecuta Formato / Autoforma, para cambiar las propiedades de la flecha.

5. En el desplegable Color selecciona el rojo.

6. En el desplegable Estilo final selecciona el Flecha invisible.

7. En la casilla grosor introduce un 1.

8. Pulsa Aceptar.

Es posible cambiar la posición de cualquier autoforma. Para eso, haga clic sobre ella

con el botón izquierdo del ratón y arrastre, manteniendo pulsado el botón, hasta la

nueva posición.

Para cambiar el tamaño de una autoforma seleccionela, haga clic sobre uno de loscuadrados que aparecen en el borde y arrastre, manteniendo pulsado el botón

izquierdo, hasta que la autoforma tenga el tamaño deseado. También puede cambiar

el tamaño mediante la pestaña Tamaño del cuadro de diálogo Formato de autoforma.

En las autoformas con relleno puede insertar texto seleccionándolas y escribiendo el

texto a continuación.

DEMO: Veamos cómo insertar y modificar una autoforma.

1.

Haz clic sobre el botón Autoforma de la barra de herramientas Dibujo.2. Selecciona Formas básicas / Cubo.




25

3. Haz clic sobre la hoja de cálculo y arrastra, sin soltar el botón izquierdo del

ratón, hasta que el tamaño del cubo sea el deseado.

4. Quita el relleno del cubo mediante el botón Relleno de la barra de

herramientas Dibujo.

5. Escribe texto en el cubo.

6.

Selecciona el borde del cubo y ejecuta Formato / Autoforma.7. Centra horizontal y verticalmente el texto introducido mediante la ficha

Alineación.

8. Utilizando las opciones de la ficha Colores y líneas, aumenta el grosor de las

líneas del cubo.

9. Pulsa Aceptar.

Para insertar una imagen, se selecciona el comando Imagen del menú Insertar. Desde

aquí se pueden insertar tanto imágenes prediseñadas como autoformas y otros

objetos.

Seleccionando la opción Imágenes prediseñadas aparecerá un cuadro de diálogo con

tres pestañas.

La primera, Imágenes, nos presenta una serie de categorías, en las cuales se ordenan

las imágenes prediseñadas. Si hacemos clic sobre una categoría veremos las imágenes

que contiene. Para insertarlas en la hoja de cálculo, pulsa sobre la imagen y, en el

menú que aparece, haz clic sobre el botón insertar clip.

Si queremos volver a visualizar todas las categoría una vez que estemos dentro de una

de ellas, debemos pulsar el botón Todas las categorías que aparece en la parte

superior del cuadro de diálogo Insertar imagen prediseñada.




26

DEMO: Veamos cómo insertar una imagen prediseñada.

1. Ejecuta Insertar / Imagen / Imagenes prediseñadas.

2.

En el cuadro de diálogo que aparece selecciona una categoría.3. Pulsa sobre el botón Todas las categorías que aparece en la parte superior.

4. Selecciona una nueva categoría.

5. Haz clic sobre una imagen.

6. Pulsa sobre el botón Insertar clip.

Hay que observar que cada vez que se inserta una imagen de las anteriores, se activa

la barra de herramientas Imagen.

Las fichas Sonido y Video permiten insertar sonidos y videos prediseñados, aunque por

defecto están vacías.

Para insertar una imagen guardada en un archivo se selecciona el comando Imagen del

menú Insertar y se elige el subcomando Desde Archivo... Se abrirá un cuadro de

diálogo llamado Insertar imagen en el cual podremos buscar el archivo moviéndonos

por las carpetas. Una vez encontrado lo seleccionamos y hacemos clic sobre el botón

Insertar.

En Excel podemos insertar imágenes prediseñadas, pero no podemos insertar otro tipo

de archivos de imagen que no procedan de las bibliotecas de Office.

a) Verdadero.

b) Falso.




27

Insertando WordArt

La Herramienta WordArt sirve para crear textos con formatos especiales (objetos de

WordArt), que proporcionana una gran vistosidad a las hojas de cálculo.

Existe una barra de herramientas llamada WordArt que permite insertar y modificar laspropiedades de los objetos de WordArt. Para visualizarla hay que seleccionar el

comando Barras de Herramientas del menú Ver y elegir el subcomando WordArt

Para insertar un ojeto de WordArt hay que hacer clic sobre el botón Insertar de la barra de

herramientas WordArt. Entonces se abre un cuadro de diálogo en el cual tenemos que elegir

un estilo para el texto que va a introducir. Se hace clic en una de las opciones y luego en el

botón Aceptar, o doble clic sobre una de las opciones. Una vez terminado, aparecerá un

cuadro de diálogo en el cual debe introducir el texto que desea resaltar, asi como el tipo de

letra y su tamaño.

Una vez introducido se hace clic en el botón Aceptar y el texto aparecerá insertado en

la hoja de cálculo. Otra forma de crear un objeto de WordArt es seleccionar el

comando Imagen del menú Insertar y elegir el subcomando WordArt.




28

Si desea modificar el texto introducido, sólo tiene que hacer clic en el botón

Modificar texto... de la barra de herramientas WordArt. También puede modificar el

estilo haciendo clic en el botón Galería de WordArt.

DEMO: Veamos la forma de utlizar WordArt.

1. Ejecuta Ver / Barras de herramientas / WordArt.

2. Pulsa el botón Insertar WordArt de la barra de herramientas WordArt.

3. En el cuadro de diálogo que aparece, selecciona el diseño que más te guste y

pulsa Aceptar.

4. Introduce el texto del WordArt.

5. Cambia el tamaño del texto y ponlo en negrita.

6. Pulsa Aceptar.

7. Haz clic sobre el botón Modificar texto de la barra de herramientas WordArt.

8. Cambiar el texto.

9.

Haz clic sobre el botón Galería de WordArt de la barra de herramientas

WordArt.

10. Selecciona un nuevo diseño y pulsa Aceptar.

Protección del trabajo

Con frecuencia, algunos datos que manejamos son confidenciales o, al menos, su uso

está restringido a un grupo de personas. Excel permite proteger libros y hojas de

trabajo para que nadie no autorizado los pueda leer o modificar.

Una vez creado un libro de trabajo, puede restringir el acceso al mismo o a su

contenido. Excel le brinda la posibilidad de:

Impedir que otros usuarios abran un libro de trabajo.

Permitir que abran un libro pero que no hagan ningún tipo de modificación.

Permitir que abran un libro y hagan modificaciones pero no que las guarden

sobre el original.

Permitir que abran un libro y hagan cambios sólo en algún rango de celdas.

Ocultar un libro de trabajo para que otros usuarios puedan tener acceso al

mismo pero no verlo.

Ocultar hojas seleccionadas en un libro abierto.Ocultar algunos elementos de una hoja para que unos usuarios puedan verlos

pero otros no.

Impedir que las fórmulas aparezcan en la barra de fórmulas.




29

Protegiendo los documentos, hojas y libros de trabajo.

La protección de un libro de trabajo se realiza al guardar el documento, en el cuadro

de diálogo Guardar como, mediante la opción Opciones generales del menú

Herramientas.

Haciendo clic sobre dicha opción, aparece otro cuadro de diálogo con las siguientes

opciones:

Crear siempre una copia de

seguridad: crea una copia

de seguridad de un libro de

trabajo cada vez que lo

guarda. La copia de

seguridad es la versión

previa del libro de trabajo,que ha recibido un nuevo

nombre con una extensión

.XLK.

Contraseña de protección: si se introduce aquí alguna contraseña, está le será

preguntada cuando vaya a abrir el libro; de esta forma se asegurará que nadie

que no sepa la contraseña lo abra. Recuerde siempre la contraseña que elige,

porque en caso contrario no podrá abrir el fichero nunca más. Al escribirla y

hacer clic sobre el botón Aceptar se le pedirá que confirme la contraseña.

Contraseña contra escritura: si se escribe aquí alguna contraseña, esta, le será

pedida al abrir el fichero, de forma que si no se introduce, se podrán realizarcambios en el libro pero se obligará al usuario que los realice a guardar el

archivo con otro nombre. De esta forma el libro se podrá ver, pero no

modificar.

Se recomienda sólo lectura: si se activa esta casilla, al abrir el libro se mostrará

un mensaje solicitando que abra el archivo en la modalidad de sólo lectura, con la cual

no se pueden realizar modificaciones en el mismo, aunque también le dará la opción

de abrirlo en modo normal (lectura-escritura).

Excel permite proteger hojas de cálculo individuales. Para hacerlo, se selecciona la

opción Proteger hoja... del comando Proteger que se encuentra en el menú

Herramientas.

El cuadro de diálogo que aparece presenta las

siguientes casillas de verificación:

Contenido: impide que se hagan cambios

en las celdas de la hoja de cálculo y en los

elementos de los gráficos.

Objetos: impide que otros usuarios

eliminen, muevan, modifiquen o cambien

el tamaño de los objetos gráficos de unahoja de cálculo o de un gráfico.




30

Escenarios: impide que se hagan cambios en las definiciones de los escenarios de una

hoja de cálculo.

Como se puede ver, la contraseña de protección es opcional y si se introduce, entonces

a la hora de desproteger la hoja de cálculo se pedirá dicha contraseña. Hay que tener en

cuenta en la contraseña se distingue entre mayúsculas y minúsculas.

Para desproteger un libro hay que seleccionar el comando Proteger del menú

Herramientas y elegir Desproteger hoja...

DEMO: Veamos cómo proteger una hoja.

1. Ejecuta Herramientas / Proteger / Proteger hoja.

2. Introduce una contraseña y pulsa Aceptar.

3. Vuelve a escribir la contraseña y pulsa Aceptar.

4. Intenta modificar el contenido de la hoja.

5. Para desprotegerla ejecuta Herramientas / Proteger / Desproteger hoja.

6. Introduce la contraseña y pulsa Aceptar.

Los libros de trabajo también pueden protegerse. Para ello hay que seleccionar el

comando Proteger del menú Herramientas y elegir Proteger libro...

En el cuadro de diálogo que aparece, en el apartado Proteger en el libro tenemos las

siguientes casillas de verificación:

Estructura: protege la estructura de un

libro para que no se puedan borrar,mover, ocultar, mostrar, cambiar el

nombre de las hojas ni insertar hojas

nuevas.

Ventanas: protege las ventanas de un

libro para que no se puedan mover,

cambiar de tamaño, ocultar, mostrar o

cerrar.

Podemos introducir una contraseña de forma que cuando vayamos a desproteger el

libro se nos pida dicha contraseña.

DEMO: Veamos cómo proteger libros.

1. Ejecuta Herramientas / Proteger / Proteger libro.

2. Marca la casilla ventana en el cuadro de diálogo que aparece.

3. Pulsa Aceptar.

Para desproteger un libro hay que seleccionar el comando Proteger del menú

Herramientas y elegir Desproteger libro... Si al proteger el libro se escribió alguna

contraseña, aparecerá un cuadro de diálogo pidiéndonos dicha contraseña paradesprotegerlo.




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Autoevaluación

La protección de un libro de trabajo se realiza...

a) desde el menú Ver.

b)desde el mismo cuadro de diálogo que se guarda el documento,

mediante la opción Opciones generales del menú Herramientas.

c) desde el menú Edición.

d) desde el menú Formato.

e) desde el menú Archivo-Proteger.




32

ACTIVIDAD

Grupo A

Observa la tabla que tienes debajo, con el nombre de "Tabla1". Como verás, se trata

de una factura de compra, muy similar a la de otras actividades del curso. En estafactura, las características particulares son:

La columna Total-Dto. Los resultados de esa columna provienen de restar a los

datos de la columna Total Arti el tanto por ciento de descuento que

corresponda.

Al lado del tanto por ciento de IVA que se aplicará a la factura, nos aparece

otro dato variable: Descuento.

o Este dato, al igual que el IVA, insistimos en que será un dato variable, o

sea, al cambiarlo los resultados en las fórmulas correspondientes de

abajo serán distintos.o Para poner en práctica los conocimientos adquiridos en esta Un.

Temática, las celdas donde se introduce el dato de IVA y Descuento (en

el ejemplo de la Tabla1 las celdas que tienen los valores "16" y "3")

deberás nombrarlas, y este nombre te servirá después como referencia

absoluta a la hora de introducir las fórmulas correspondientes.

Tabla 1:




Introduce los datos variables correspondientes y las fórmulas que sean necesarias en

una hoja de trabajo de Excel (puedes partir de un archivo de una actividad anterior o

iniciar de nuevo con los datos que se te indican en ésta). Si las fórmulas introducidas

son correctas, los resultados serán los mismos que los que aparecen arriba para un

16% de IVA y un 3% de descuento, y los que aparecen abajo (Tabla 2) para un 7% de

IVA y un 5% de descuento.

Tabla 2:

Manda la hoja de cálculo. Utiliza como nombre del archivo tu nombre, las iniciales del

módulo, el número de la unidad didáctica y de la tarea, por ejemplo:

tunombreAIOTunidad11tarea1. No utilices la letra ñ o tildes en el nombre del archivo

Unidad11.ConceptosavanzadosdeExccel

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