Unidad V MANEJO DE SOFTWARE PARA DOCUMENTAR

Asignatura: Documentación Técnica

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Unidad V: Manejo de software para documentar

Semana 13

A. PRESENTACIÓN

Para la construcción del documento el siguiente paso es elegir el programa de cómputo en el que se realizará,

este tema es relevante pues de las posibilidades y uso que se haga del programa los resultados serán los que

se esperaban al establecer los objetivos del mismo.

En los siguientes párrafos se presentará una breve descripción de algunos de los programas más empleados

para la elaboración de documentos, cada uno de ellos tiene características específicas que los hacen más o

menos adecuados para cada necesidad; la elección dependerá de elementos ya conocidos como el objetivo,

tipo de elementos a utilizar, el mensaje, el lector y la forma de transmisión del contenido.

Debe tomarse en cuenta que en la elaboración de documentos técnicos es importante que el formato o la

apariencia sea agradable y clara a la vista, pero esto no es más relevante que la estructura y coherencia del

contenido.

B. OBJETIVO ESPECÍFICO

El alumno describirá los distintos programas para la elaboración de documentos, distinguiendo los usos de

cada uno para la presentación final del documento.

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C. TEMA Y SUBTEMAS

5. MANEJO DE SOFTWARE PARA DOCUMENTAR

5.1 FrameMaker.

5.2 InDesign.

5.3 Writer.

5.4 Word.

5.5 LaTex.

D. MAPA MENTAL: UNIDAD V

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E. CONTENIDO

5. Manejo de software para documentar

Existen varios tipos de software a elegir para la realización de documentos, en

particular para la realización de documentos técnicos, entre ellos se encuentra

FrameMaker, InDesign, Write y Word. Enseguida se presentan sus

características más importantes, algunos aspectos de su utilización y la

extensión de sus archivos.

5.1 FrameMaker

Adobe FrameMaker es un programa desarrollado por la empresa Adobe para la

creación y publicación de documentos, dirigido a escritores de contenido

técnico.

Características

Funciona a través de flujos de trabajo y un entorno basado en plantillas, con lo

que se busca simplificar la elaboración del contenido y mantener la uniformidad

y características que den coherencia al formato final.

Frame Maker ofrece soporte para la creación basada en estándares, entre ellos

para Darwin Information Typing Architecture (DITA), estándar basado en XML

para crear, producir y entregar información técnica.

A través de sus opciones, permite la creación de contenido que puede ser

publicado en varios formatos como XML/HTML, impresión en papel o PDF.

Utilización

Es especialmente útil a los documentadores técnicos para crear, estructurar,

revisar y publicar con facilidad contenido extenso y complejo, en el que además

se utilice simbología específica.

¿Conoces los diversos tipos de software que existen para realizar

documentos?

¿Para qué tipo de documento utilizarías FrameMaker?

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FrameMaker puede incluir distintos tipos de contenido y posibilita el acceso a

contenido almacenado para ahorrar tiempo en búsqueda e intercambio de

información a incluir en el documento.

Entre otras opciones, FrameMaker ofrece soporte para la impresión de alta

calidad, el uso de del formato de documentos PDF y la integración de gráficos

vectoriales escalables.

La siguiente imagen muestra la ventana principal de FrameMaker.

Figura1: Fuente: http://blogs.adobe.com/techcomm/2013/01/part-1-on-reasons-to-

upgrade-from-framemaker-7-x-to-framemaker-11.html)

Esta herramienta ofrece además del tratamiento de textos, la posibilidad de

emplear opciones de XML para estructurar, almacenar e intercambiar

información. Además permite elaborar documentos interactivos mediante la

incorporación de elementos multimedia.

Extensión del archivo

Los archivos realizados en FrameMaker tienen la extensión .fm.

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5.2 InDesign

InDesign es un programa de la empresa Adobe para la creación de

composiciones profesionales para la edición digital e impresa.

Características

Entre sus características se incluyen las posibilidades múltiples opciones para

el uso de la tipografía y la aplicación del color. Otras características son sus

opciones de presentación o reproducción, que puede ser desde una impresión

de alta calidad hasta la visualización en Adobe Flash Player y en formato PDF,

lo que le da cierto nivel de interactividad.

Utilización

InDesign es útil para crear composiciones para revistas, publicaciones

periódicas y folletos, con opciones de PDF y documentos interactivos.

Los documentos resultantes pueden convertirse en originales para impresión en

alta resolución o para consultarse a través de Internet.

La imagen siguiente presenta la pantalla de trabajo del programa.

Figura 2: Fuente: http://www.adobe.com/accessibility/products/indesign.html)

¿Qué tipo de documento realizarías con InDesign relacionado con tus asignaturas?

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Extensión del archivo

Los archivos que resultan del empleo de InDesign tienen la extensión .indd.

5.3 Writer

Writer es un procesador de textos que parte de la suite de ofimática Apache

OpenOffice de la Apache Software Foundation (ASF).

Características

Este programa puede correr en cualquier sistema operativo (multiplataforma,

entre ellos Linux, Mac OS y Microsoft Windows, y soporte para varios idiomas.

Writer se integra con otras aplicaciones de Apache OpenOffice, entre las que se

encuentran programas para presentaciones, hoja de cálculo, bases de datos y

publicación de documentos.

En Writer es posible exportar la información a más de 20 formatos de archivo de

texto, entre ellos PDF o XML, además de que es editor de HTML.

Writer es compatible con diversos programas y formatos, entre ellos con

Microsoft Word; su estructura y apariencia es muy parecida también a dicho

programa, aunque tiene sus particularidades, una de ellas es que Writer es

software libre.

El entorno de Writer presenta, entre otros, los siguientes elementos:

Barra de Menú.

Barra de Herramientas.

Regla Vertical.

Regla Horizontal.

Barra de Estado.

¿Qué ventaja encuentras en Writer respecto a otros programas?

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En la siguiente imagen se observa la pantalla de trabajo de Writer:

Figura 3: Fuente: http://www.openoffice.org/product/pix/writer-big.png)

Utilización

Writer es útil para la elaboración de documentos en general, se trata de un

procesador de textos como cartas, proyectos, informes o folletos. Cuenta con

plantillas predeterminadas y opciones para personalizar formatos.

Se emplea para elaborar documentos donde la mayor parte del contenido sea

texto, pero con las opciones de integrar elementos de apoyo como gráficos,

imágenes, tablas y uso de colores y tipografía específica.

Writer es recomendable para todo tipo de documentos, incluso posee un editor

de fórmulas (Math) gratuito para el caso de que se requiera utilizar simbología

de matemáticas. No es un sistema de especializado en diseño editorial, es

práctico para la documentación técnica, donde lo que se requiere es de

opciones para presentar un contenido estructurado, claramente definido, legible

y coherente, donde no es preciso de un diseño muy elaborado que pueda

distraer del objetivo del texto.

Extensión del archivo

Los archivos de Writer tienen la extensión .odt.

Barra de estado

Marco de Límite de texto

Reglas

Barras de desplazamiento

Barras de herramientas estándar y de formato Barras de menú

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5.4 Word

Word de la empresa Microsoft es un procesador de textos que permite crear

documentos de diversos tipos, como informes, cartas, invitaciones, artículos, y

textos que en general no sean demasiado extensos ni requieran de diseño

avanzado.

Características

Este programa se apoya para su funcionamiento en barras de trabajo y

opciones que disminuyen la necesidad de utilizar otro tipo de software ya que

posee opciones para gráficos, manejo de referencias bibliográficas, diseño de

página, y es compatible con una gran cantidad de programas que se integran

como complementos, como convertidores de formatos, administradores de

referencias o los propios programas de la misma suite Office (para elaborar

presentaciones, gráficas y cálculos, publicaciones, etc.).

Entre los principales elementos que lo conforman están las barras y cinta de

opciones, esta última formada por pestañas principales y pestañas de

herramientas, organizadas en grupos según su función, y que se encuentran en

la parte superior de la pantalla (versión 2013).

Cada pestaña y grupo; tiene un nombre específico que orienta sobre las

herramientas que se encontrarán en cada sección.

Una vez que se selecciona alguna pestaña aparecen sus herramientas

específicas representadas por íconos acompañados de texto que da idea de la

función que realiza.

¿Qué encuentras en común en la pantalla inicial de InDesig, Writer y Word?

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En la siguiente imagen se aprecia la barra de acceso rápido a herramientas y la

cinta de opciones con sus pestañas principales.

En la siguiente imagen se observa el área de trabajo del programa y sus

elementos generales.

Word ofrece opciones para el formato del documento, que incluye opciones de

tipografía, colores, fondos, inserción de elementos como gráficos, imágenes,

tablas y estilos, así como opciones para incluir referencias en el texto, diseñar la

página en cuanto a tamaño y márgenes, además de opciones de visualización,

impresión y formato de salida.

Cinta de opciones

Pestañas principales de herramientas

Barra de acceso rápido a herramientas

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Utilización

Es un programa de amplio uso en todos los ámbitos, desde el casero y

académico hasta el comercial o empresarial.

Se utiliza en la elaboración de documentos en general, donde es posible elegir

entre una variedad de formatos de salida y opciones de presentación

predeterminados y de creación por parte del usuario.

Word no es un propiamente un programa para diseño de publicaciones

profesionales, pues si bien permite el uso de diferentes elementos como

imágenes, gráficas e hipervínculos, no tiene un soporte para documentos

científicos complejos o textos muy grandes. Por otra parte, su amplio uso y

constante actualización, lo hace un programa atractivo por su compatibilidad

tanto entre los mismos programas de Microsoft Office como de otros sistemas y

amplias posibilidades para la documentación técnica que no requiere de

extensa simbología especializada o de textos muy grandes.

Extensión del archivo

La extensión de los documentos creados en Word es .doc o .docx.

5.5 LaTex

Características

Si bien hay muchos programas en el mercado para el diseño de textos, LaTex

se ha mantenido vigente desde hace más de 10 años en el ámbito académico y

científico de todo el mundo. Algunos de los factores que lo han permitido es el

que los mismos científicos y técnicos pueden generar directamente materiales

con calidad profesional, sin la intervención de diseñadores e impresores. A

través de LaTeX se puede realizar un proceso integral de edición de materiales

listos para su impresión final.

Entre sus características está el que se distribuye bajo distintos sistemas ope-

rativos, entre ellos Windows®. Éste es un programa de código abierto, gratuito,

que permite anexarle otros programas para incluir la simbología científica

deseada.

¿Con qué elementos se podrían comparar en la documentación técnica el preámbulo y cuerpo en LaTex?

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LaTeX es un lenguaje, elemento de un sistema de tratamiento de textos cien-

tíficos que se complementa, en principio, por un compilador. Uno de los

compiladores más utilizados es TecNic Center, a través del cual se edita y

visualiza el texto para finalmente exportarlo a un formato de impresión, como

.pdf, .dvi o .ps.

Procedimiento para

LaTex

Su sistema tiene un procedimiento parecido al de html, pues no va presentando

el formato final al momento que se escribe, sino que primero elabora un código

fuente y después se procesa para observar el texto del documento.

Partes del documento

LaTex

De manera general, un documento en LaTeX se compone de dos partes esen-

ciales:

Preámbulo. Se trata de la selección de un conjunto de macros con los

que se especifica cuál será el aspecto general y el estilo del

documento, también se establecen las reglas gramaticales del idioma

seleccionado.

Cuerpo. Se colocan el texto, los gráficos y la simbología que se

utilizarán, como es el caso de las expresiones matemáticas.

En la siguiente imagen se observa el preámbulo y cuerpo de un texto en LaTeX:

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Utilización de LaTex

LaTeX es un sistema de preparación orientado principalmente a la elaboración

de documentos científicos y técnicos de alta calidad que serán publicados de

forma impresa, no es propiamente un procesador de textos y es empleado

principalmente por matemáticos, físicos e informáticos. No es el más adecuado

para textos sencillos que no requieran simbología, sino que es útil precisamente

para incluir fórmulas matemáticas, químicas, físicas y diagramas, entre otras.

De ahí que LaTeX es una herramienta por excelencia para la documentación

técnica. Está diseñado para trabajar a través de un mapa inicial del material,

organizado en secciones bien delimitadas y características específicas de

formato desde el inicio.

Extensión de LaTex

La extensión de los archivos LaTeX es .tex.

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F. CONCLUSIÓN

En función del tipo de documento técnico que se necesite elaborar es la elección de la herramienta de

cómputo que resultará adecuada. Así, si el documento es largo con una gran cantidad de información y

secciones, posiblemente FrameMaker resulte adecuado; si se trata de una publicación que tendrá amplio

contenido gráfico posiblemente InDesign resulte la mejor opción; si el documento es sobretodo texto y no es

demasiado extenso, la propuesta es Write o Word; y si no se cuenta con presupuesto para un procesador de

textos, entonces definitivamente Write es recomendable.

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G. LECTURAS COMPLEMENTARIAS

Adobe (2013) Adobe InDesign, Ayuda y tutoriales. Consultado en:

http://helpx.adobe.com/es/pdf/indesign_reference.pdf

Adobe (s/f) FrameMaker11 and FrameMaker Publishing Server 11 Reviewer´s Guide. Consultado en:

http://wwwimages.adobe.com/www.adobe.com/content/dam/Adobe/en/products/framemaker/pdf/FRA

MEMAKER11_REVIEWERS_GUIDE.PDF

Microsoft Office (s/f). Guía de inicio rápido en Microsoft Word 2013. Consultado en:

http://office.microsoft.com/es-es/support/guia-de-inicio-rapido-de-word-2013-

HA103673715.aspx?CTT=1

Open Office Writer (s/f) Manual de Apache Open Office. Consultado en: http://wiki.open-

office.es/Writer

Sánchez M., J. (s/f) Software libre para diseñar. Consultado en: http://foroalfa.org/articulos/software-

libre-para-disenar

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H. GLOSARIO

Término Significado

Extensión de un

archivo

Son los caracteres asociados al nombre de un archivo que se

escriben después de un punto. La extensión normalmente está

integrada por 2 a 4 caracteres que identifican su formato.

HTML El HTML o HyperText Markup Language, es un lenguaje de

programación con el que se escriben documentos que pueden

accederse desde Internet mediante otros programas llamados

navegadores (Safari, Firefox, Chrome, Explorer).

PDF Portable Document Format (PDF) o formato de documento portátil,

que se integra con texto, imágenes vectoriales e imágenes de

mapa de bits.

Software libre Software en el que los desarrolladores del mismo permiten utilizar,

copiar modificar y redistribuir el programa en cuestión. Este tipo de

software generalmente es gratuito aunque no en todos los casos.

XML Lenguaje de Etiquetado Extensible simple y estricto que interviene

en el intercambio de una gran variedad de datos. XML es un

formato que permite la lectura de datos a través de diferentes

aplicaciones. Se trata de un lenguaje muy similar a HTML pero con

la función principal es describir datos y no de mostrarlos.

Las tecnologías XML son un conjunto de módulos que ofrecen

servicios para estructurar, almacenar e intercambiar información.

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I. FUENTES DE INFORMACIÓN

a) Cibergráficas

Adobe (s/f). Adobe FrameMaker11. Consultado en diciembre de 2013 en:

http://www.adobe.com/es/products/framemaker.html

Adobe (s/f). InDesign CC. Consultado en diciembre de 2013 en:

http://www.adobe.com/mx/products/indesign.html:

Apache Open Office. (s/f). The Free and Open Productivity Suite. Consultado en diciembre de 2013 en:

http://www.openoffice.org/

IES Gaviota (s/f). El Lenguaje HTML. Consultado en diciembre de 2013 en:

http://www.juntadeandalucia.es/averroes/iesgaviota/informatica/html.html