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ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

ESCUELA DE INGENIERÍA AUTOMOTRIZ

UNIDAD I

INTRODUCCION A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS


FUNDAMENTOS

Un proyecto es un esfuerzo complejo, no rutinario, limitado

por el tiempo, el presupuesto, los recursos y las

especificaciones de desempeño y que se diseña para

cumplir las necesidades del cliente.

Es la suma de esfuerzos que

en forma temporal se utilizan

para generar un PRODUCTO

O SERVICIO en particular o

UNICO

¿Qué es un proyecto?

• Situación actual • Requerimientos • Objetivos

• P R O Y E C T O

• Resultados

Tie

mp

o

INICIO

FIN


FUNDAMENTOS

Características de un proyecto

1. Un objetivo establecido.

2. Un ciclo de vida definido, con un principio y un fin.

3. Por lo general implica que varios departamentos y

profesionales se involucren.

4. Es común hacer algo que nunca se ha realizado.

5. Tiene requerimientos específicos de tiempo, costo

y desempeño.

Como la mayoría de los esfuerzos de una organización, la

principal meta de un proyecto es satisfacer la necesidad del

cliente.

Más allá de esta similitud fundamental, las características de un

proyecto ayudan a diferenciarlo de otras tareas de la

organización.


EL OBJETIVO DE UN PROYECTO

Un proyecto debe tener un OBJETIVO definido, en el que debe quedar

establecido el resultado o producto que se espera a su término Por lo

general, el objetivo de un proyecto se define a partir de:

Alcance ( de qué se trata ).

Programa de actividades ( tiempos ).

Costos.

Por ejemplo: el objetivo de un proyecto podría ser :

Ampliar la mezcla de productos que la empresa ofrece al cliente por

medio de la introducción de un nuevo producto en el mercado de la zona

3.

En un plazo máximo de 10 meses.

Y sin rebasar un presupuesto de $ 10 000.00 dólares.

Con determinadas especificaciones de calidad.

Que aseguren la plena satisfacción del cliente.


CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Otra manera de ilustrar la naturaleza única del

trabajo en un proyecto es en términos de su ciclo de

vida.

Algunos gerentes de proyecto encuentran útil

emplearlo como la piedra angular para administrar

proyectos

El ciclo de vida reconoce que los proyectos tienen un

alcance limitado de vida y que hay cambios

predecibles en el nivel de esfuerzo y de enfoque a lo

largo de la vida del proyecto.



Definición

Planeación

Ejecución

Entrega


LOS ATRIBUTOS DE UN PROYECTO

1. OBJETIVO: Todo proyecto debe tener un objetivo definido con el cliente en

términos de: alcance, tiempo, costo y calidad.

2. ACTIVIDADES

INTERDEPENDIENTES:

Un proyecto se lleva a cabo mediante una serie de actividades

interdependientes, que han de cumplirse en secuencia

predeterminada ( programa), a fin de alcanzar el objetivo.

3.RECURSOS:

En un proyecto se utilizan diversos recursos humanos,

materiales, técnicos y financieros, cuyo costo tiene que ser

presupuestado.

4. MARCO TEMPORAL

ESPECIFICO:

Un proyecto tiene un marco temporal específico o vida útil

finita. Un tiempo de elaboración y una fecha en que debe

concluirse.

5. ESFUERZO UNICO O

DE UNA SOLA VEZ:

Un proyecto puede ser un esfuerzo único porque nunca antes

se ha intentado o porque las circunstancias en que debe

realizarse, no vuelven a repetirse de la misma forma.

6. TIENE UN CLIENTE: El cliente es aquel que aporta los fondos necesarios para su

realización y por lo tanto, es quien debe recibir sus beneficios.

7. SUPONE ALGO DE

INCERTIDUMBRE:

En la planeación del proyecto se debe considerar la

incertidumbre de los elementos y prever eficientemente las

contingencias.


EL PLAN PARA LA ADMINISTRACION DE

UN PROYECTO

1. Definir con claridad

el objetivo del

proyecto

Conocer a fondo la necesidad del cliente.

Explorar alternativas de solución en base a la solicitud del mismo

( solicitud de propuesta SDP).

Definir el objetivo del proyecto en términos de alcance, tiempo,

costo y calidad

2. Dividir o subdividir

el alcance del

proyecto en

paquetes de trabajo:

Definir una estructura de división del trabajo (EDT), paquetes de

tareas a realizar.

La estructura de división del trabajo describe la organización y

personas que serán responsables de cada paquete.

3. Cada paquete de

trabajo deberá ser

desmenuzado a

detalle para

describir todas las

actividades que

incluye.

Definir actividades a realizar.

Definir tiempos para cada actividad.

Establecer claramente actividades antecedentes, secuencias,

interrelaciones y posibles simultaneidades.

Verificar que el orden secuencial de operaciones que asegure el

menor tiempo y costo posibles, sin demérito de la calidad.

4. Graficar las

actividades.

Elegir el tipo de diagrama más adecuado para el proyecto.

Elaborar el diagrama general del proyecto.


EL PLAN PARA LA ADMINISTRACION DE

UN PROYECTO

5. Estimar costos y

elaborar presupuesto

Estimar el costo para cada actividad ( explosión de recursos), y

para cada paquete.

Elaborar el presupuesto total del proyecto

6. Aprobación del

proyecto.

Presentación del proyecto incluyendo, objetivo, especificaciones

de calidad, tiempo y presupuesto.

Aprobación y ajustes en su caso

7. Comunicar el

proyecto:

Determinar personas y organizaciones que deben estar

enteradas del proyecto.

Determinar los medios de comunicación más adecuados y

tiempos más convenientes para comunicar el proyecto a cada

público objetivo.

8. Poner en ejecución el

proyecto

Lanzar el proyecto.

Ejecutar el proyecto

9. Supervisar el avance

del proyecto

Determinar la metodología y frecuencia de control de avance.

Comparar lo real contra lo planeado ( acción, calidad, costo).

Determinar y poner en práctica acciones correctivas que hagan

necesarias, dentro del presupuesto

10. Término del proyecto

Presentar el proyecto concluido.

Evaluar proyecto contra lo realizado y analizar experiencias.

Documentar las experiencias y las mejores prácticas


LOS FACTORES DECISIVOS PARA

EL EXITO DE UN PROYECTO

Que tenga un objetivo bien definido en términos de

alcance, programa y costo, acordado con el cliente.

Desarrollar el proyecto completo antes de iniciarlo.

La Planeación y comunicación del proyecto son

fundamentales. Previenen la ocurrencia de problemas.

Involucrar al cliente como parte del resultado exitoso,

mediante su participación activa en el proyecto.

La clave del control eficaz del proyecto es comparar el

avance real del proyecto contra el que se planeó y

programó, implantando de inmediato las medidas

correctivas.

A la conclusión de un proyecto, debe ser evaluado su

desarrollo y resultados, a fin de aprender qué podría

mejorarse en proyectos similares


EJERCICIO PARA FIJACION DEL

CONOCIMIENTO

1. Defina el término Proyecto:

2. Explique cómo tiene que definirse el objetivo de un

proyecto:

3. Indique qué importancia tiene la comunicación

para el éxito de un proyecto:

4. Qué etapas se dan en el Ciclo de Vida de un

proyecto:

5. Describa sintéticamente los principales atributos

de un proyecto

6. Indique como debe llevarse a cabo el control de

un proyecto:

7. Mencione al menos cinco factores fundamentales

para el éxito de un proyecto


DEFINICIÓN

Se definen las especificaciones del

proyecto; se establecen sus

objetivos; se integran equipos; se

asignan las principales

responsabilidades.


PLANEACIÓN

Aumenta el nivel de esfuerzo y se

desarrollan planes para determinar qué

implicará el proyecto, cuándo se

programará, a quién beneficiará, qué nivel

de calidad debe mantenerse y cuál será el

presupuesto.


EJECUCIÓN

Una gran parte del trabajo del proyecto se realiza tanto

en el aspecto físico como en el mental. Se elabora el

producto físico (un puente, un informe, un programa

de software).Se utilizan las mediciones de tiempo,

costo y especificación como medios de control del

proyecto.

¿El proyecto está dentro de lo programado, Dentro de

lo presupuestado y cumple con las especificaciones?

¿Cuáles son los pronósticos para cada una de estas medidas? ¿Qué revisiones/cambios se necesitan?


ENTREGA

Comprende dos actividades: entregar el

producto del proyecto al cliente y volver a

desplegar los recursos del proyecto.

Lo primero puede comprender la capacitación

del Cliente y la transferencia de documentos.

Lo segundo implica, por lo general, la

liberación del equipo/materiales del proyecto

hacia otros proyectos y encontrar nuevas

asignaciones para los integrantes del equipo.


CASO PARA ESTUDIO

Al finalizar un año, el Consejo de Dirección de una organización no lucrativa

local que recolecta o compra alimentos y los distribuye a personas

necesitadas, en su última reunión de resultados, dieron a conocer que la

demanda de alimentos y la cocina de beneficencia habían estado

aumentando, por lo que era urgente pensar en cómo obtener más fondos.

Una Consejera, expresó que era necesario tener a la brevedad posible un

proyecto para obtener fondos.

Otro Consejero mencionó la imposibilidad de obtener más fondos oficiales o

gubernamentales, pues habían agotado presupuestos e incluso estaban en

una reducción de gastos.

No se hizo esperar la pregunta de otro Consejero, preguntando acerca de

cuál era la cantidad necesaria para pasar el siguiente año satisfactoriamente.

La respuesta fue que se calculaba la cantidad en alrededor de 8 mil dólares y

que se necesitaría empezar a utilizar parte de esa cantidad en unos dos

meses.


CASO PARA ESTUDIO

Otro Consejero mencionó que no se debería olvidar que se requerían

muchas otras cosas además de dinero, como más voluntarios, más espacio

para operar y almacenar, así como otras instalaciones adicionales.

La Presidenta del Consejo comentó que todo ello podría ser parte del

proyecto.

Sin embargo, una vez más otro Consejero mencionó que a lo mejor no se

necesitaba un proyecto, sino encontrar la manera de operar con menos

fondos y ahorrar en algunos gastos no necesarios.

La Presidenta le contestó que era muy buena su idea, que le pedía que

trabajara en ella, mientras otros trabajaban en ideas para conseguir fondos.

La junta terminó dentro de un ambiente de incertidumbre pues las opiniones

se dividieron y no estaba claro lo que debía hacerse en el futuro


CASO PARA ESTUDIO

Preguntas a resolver acerca del caso:

¿ Qué necesidades se han identificado ?

¿ Debe hacerse un proyecto ?

¿Cuáles supone usted que deberían ser en

términos generales los alcances del proyecto,

tiempo y costo ?

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