UNIDAD DOS DE LEGISLACIÓN

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y

LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

U n i d a d D O S : L A A R C H I V Í S T I C A Y S U S D E C R E T O S

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UNIDAD DOS

LA ARCHIVÍSTICA Y SUS DECRETOS

Documento archivístico es toda expresión

testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte

(forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o

impresa, en lenguaje natural o codificado, en

cualquier soporte documental así como en

cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen

o electrónica), generalmente en ejemplar único,

(aunque puede ser multicopiado o difundido en

imprenta).

Francisco Fuster




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IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN

Un poco de Historia…

“La preocupación por organizar los archivos

históricos con las más modernas técnicas, para

conservar y dar a conocer las fuentes documentales,

que son los testimonios del pasado, se estimuló en

Colombia a partir de las dos últimas décadas del

siglo XX con la obra del historiador Jorge Palacios

Preciado (1940-2003).

Ante su obra estrella, el edificio y la organización técnica del Archivo General de la

Nación, uno de los más importantes de América Latina, que fue fundado en 1868 y

modernizado mediante la Ley 80 de 1989, los investigadores sentimos el alma de

la historia y el eco del pasado en el presente. Para la construcción de la nueva

sede tuvo el apoyo decisivo del presidente Barco y el diseño y realización del gran

maestro de grandes obras de la arquitectura, Rogelio Salmona, con asesoría de

expertos de Gran Bretaña, Francia y España.

En el 2003, el archivo superó los 44 mil volúmenes, cinco mil mapas y 36 mil

planos y dibujos, que han sido metódicamente clasificados, conservados y

restaurados con las más modernas técnicas de la archivística. Se han

microfilmado numerosos archivos parroquiales, municipales, departamentales e

institucionales, que son de significativa importancia para el conocimiento

documental de la historia de Colombia. Palacios fue, además, el ideólogo de la

Ley 594 del 2000, conocida como Ley General de Archivos, la cual ha dado las

orientaciones a Colombia para la organización definitiva de las instituciones que

guardan los testimonios del pasado a través de los documentos. En Boyacá, su

tierra natal, organizó y modernizó el Archivo Histórico Regional, fijando el nuevo

camino de esta institución que es orgullo archivístico regional en Colombia.”.1

1 1 Jorge Palacios y la ARCHIVÍSTICA. http://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-1541516

http://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-1541516




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CCOOMMPPEETTEENNCCIIAA GGEENNEERRAALL

El estudiante deberá, conocer, analizar e interpretar los postulados

constitucionales que guían y enmarcar la actividad del archivista para generar en

él un dominio cognitivo del conocimiento de la norma superior y de las leyes

derivadas de estas que le permitan, ordenar, relacionar y reproducir las

exigencias sobre la protección dada a la memoria histórica.

CCOOMMPPEETTEENNCCIIAA EESSPPEECCÍÍFFIICCAA

El futuro profesional en Ciencia de la Información, mediante el conocimiento de

estos decretos, adquiere en forma precisa competencias profesionales, que le

proporcionan las habilidades necesarias desarrollar procesos de archivo y

actividades profesionales dentro del marco legal.

OBJETIVO ESPECÍFICO

Proporcionar las herramientas necesarias, que permitan conocer y aplicar los

decretos requeridos, como parte fundamental de su práctica profesional en

cualquier unidad de información.

RESUMEN

A continuación se hace una presentación general de los diferentes decretos por los cuales se rige la ARCHIVÍSTICA:

Decreto 2527 de 1950: En este decreto Autoriza el uso del procedimiento de microfilmación en los archivos oficiales de la Administración Pública nacional, departamental y municipal, y también en los archivo particulares de las personas naturales o jurídicas, de acuerdo con las normas contenidas en este Decreto.




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Decreto 3354 de 1954: Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados.

Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza.

Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

El procedimiento de microfilm, deberá aplicarse en los archivos oficiales de la administración nacional, departamental y municipal, y en los de las instituciones de crédito y demás entidades sometidas a la supervigilancia del Estado, cumpliendo las disposiciones de este decreto y las que para cada caso establezca la correspondiente autoridad, sea ministerio, gobernación, comando de fuerza o arma, departamento administrativo, alcaldía, superintendencia o junta directiva.

Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico, monumentos.

Este decreto en conformidad con lo dispuesto en la Ley 163 de 1959, declara como patrimonio histórico, artístico y científico de la Nación, los monumentos y objetos arqueológicos, como templos, sepulcros y sus contenidos, estatuas, cerámicas, utensilios, joyas, piedras labradas o pintadas, ruinas, etc., lo mismo que todos aquellos que tengan interés especial para el estudio de las civilizaciones y culturas pasadas, para la historia del arte y para el estudio científico y la conservación de las bellezas naturales.

Decreto 960 de 1970: Por el cual se expide el Estatuto del Notariado.

Artículo 106°.Corresponde al notario llevar los siguientes libros que constituyen el archivo de la notaría: el libro de protocolo; el libro de relación; el índice anual; y el libro de actas de visita.

Artículo 107°. El protocolo es el archivo fundamental del notario y se forma con todas las escrituras que se otorgan ante él y con las actuaciones y documentos que se insertan en el mismo.

Tendrá vigencia desde el primero de enero hasta el treinta y uno de diciembre de cada año y constará del número de tomos que sea necesario formar procurando que no exceda de mil el número de hojas de cada tomo. Las escrituras se colocarán en el orden numérico sucesivo que les corresponda y se numerarán las hojas que las compongan y las de los documentos agregados.




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Artículo 113°. Los protocolos y libros de relación e índice serán custodiados con la mayor vigilancia por los notarios de cuyas oficinas no podrán sacarse. Si hubiere de practicarse inspección judicial sobre alguno de estos libros, el funcionario se trasladará con su secretario a la oficina del notario respectivo para la práctica de la diligencia.

Artículo 114°. Cualquiera persona podrá consultar los archivos notariales, con le permiso y bajo la vigilancia del notario o de personas autorizadas por éste.

Artículo 115°. El protocolo y los libros de relación e índice se mantendrán en las notarías hasta su envío al archivo oficial, según la reglamentación que sobre el particular se expida.

Decreto 1260 de 1970: Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas.

Articulo 8. Elementos Del Archivo. El archivo del registro del estado civil se compone de los siguientes elementos:

1. El registro de nacimientos.

2. El registro de matrimonios.

3. El registro de defunciones.

4. Los índices de los registros de nacimientos, matrimonios y defunciones.

5. El libro de visitas, y

6. El archivador de documentos.

Articulo 13. Los índices se llevarán por el sistema de tarjetas en estricto orden alfabético del primer apellido de los inscritos, con indicación de los números correspondientes al orden sucesivo de ellos en el archivo central y al orden interno de la respectiva oficina.

Articulo 14. Folios De Registro Índices y Archivo. Los folios de registro de nacimientos, matrimonios y defunciones, igual que los respectivos índices y las correspondientes tarjetas del archivador, se mantendrán en muebles especialmente diseñados para su mejor conservación y manejo, en el estricto orden numérico que los distinga.

Articulo 15. Libro De Visitas. En el libro de visitas se asentarán las actas de las visitas ordinarias y extraordinarias que practique la vigilancia registral al funcionario, que serán suscritas por éste y por quien las realice, con anotación de las deficiencias advertidas, así como de los puntos favorables que merezcan destacarse.




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Articulo 16. Documentos Que Sirven Para Inscripción. En el archivador se conservarán los documentos que hayan sido servidos para la inscripción, en carpetas numeradas con referencia a los folios respectivos

Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos.

Artículo 1° El Archivo Nacional elaborará el inventario del patrimonio documental, que hará parte integrante del archivo general de la Nación.

Artículo 2° Para los fines de este Decreto, dentro de los noventa (90) días siguientes, contados a partir de la fecha de su publicación, los funcionarios responsables de la Administración de los archivos de las entidades y organismos públicos, deberán informar al Archivo Nacional, por conducto del Secretario General o del funcionario que haga sus veces, el estado actual de sus archivos, el volumen de los documentos archivados y la metodología que están utilizando para cumplir su función.

El incumplimiento de esta obligación será causal de mala conducta.

Artículo 3° Para los fines de este Decreto, son oficinas públicas, además de las mencionadas en los artículos 14 y 27 de la Ley 57 de 1985, la Corte Suprema de Justicia, el Consejo de Estado, el Tribunal Disciplinario, los Tribunales y Despachos Judiciales, el Distrito Especial de Bogotá y sus entidades descentralizadas. Las anteriores disposiciones no comprenden los documentos calificados como reservados por las normas vigentes.

Artículo 4° Los Secretarios Generales de las oficinas públicas, pondrán a disposición del Archivo Nacional sus respectivos archivos, con el fin de que sobre ellos se practiquen las inspecciones necesarias y se verifique su clasificación y estado de conservación, con el objeto de determinar los procedimientos de selección y envío, de conformidad con las políticas establecidas para el efecto.

Artículo 5° El Instituto Colombiano de Cultura, COLCULTURA, le prestará al Archivo Nacional los recursos humanos y materiales que sean necesarios para cumplir la labor reglamentada en este Decreto.

Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnéticos en la información tributaria.

Artículo 633. INFORMACIÓN EN MEDIOS MAGNÉTICOS. Para efectos del envío de la información que deba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionales prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse.

Decreto 1798 de 1990: Conservación de libros y papeles de los comerciantes.




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Articulo 31. Termino de Conservación Los Libros Y Papeles de los Comerciantes. Podrán destruirse después de veinte (20) años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, podrán destruirse transcurridos el término de que trata el artículo 60 del Código de Comercio.

Articulo 32. Acta De Destrucción. Para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles del comerciante, de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, deberá acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.

Articulo 33. Conservación por el Liquidador. El liquidador de una sociedad conservará sus libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de la liquidación. Para tal efecto, deberá crearse un fondo para atender los gastos de conservación, guarda y destrucción.

Decreto 2126 de 1992: Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Articulo 51. Archivo General. -El Archivo General del Ministerio de Relaciones Exteriores no tiene carácter público y su consulta deberá ser autorizada en forma escrita por el Ministro, el Viceministro de Relaciones Exteriores, o el Secretario General, teniendo en cuenta la materia consultada y el objeto de la consulta.

Decreto 663 de 1993: Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración.

Articulo 96. Conservación de Archivos Y Documentos.

Artículo modificado por el artículo 22 de la Ley 795 de 2003. El nuevo texto es el siguiente: Los libros y papeles de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria deberán conservarse por un período no menor de cinco años (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.

Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.

Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros.




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Decreto 2649 de 1993: por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Articulo. 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean publicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

Articulo. 134. Conservación y destrucción de los libros. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por e] término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.




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Decreto 855 de 1994: por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993 en materia de contratación directa.

Decreto 856 de 1994: Por el cual se reglamenta el funcionamiento del registro de proponentes en las Cámaras de Comercio, Libros y archivo del Registro Único de Proponentes.

Articulo.11.- Libros y archivo del registro único de proponentes. La Superintendencia de Industria y Comercio determinará los libros necesarios para cumplir con la finalidad del registro de proponentes y dará las instrucciones que tiendan a que se lleve de acuerdo con la ley y los reglamentos que lo regulen.

Decreto 1584 de 1994: Por el cual se reglamenta la clasificación y calificación en el registro de proponentes y se dictan otras disposiciones. Documentación e información estrictamente indispensable.

Articulo 8. Documentación e información estrictamente indispensables. Para realizar la inscripción, las cámaras de comercio podrán exigir:

1. El formulario adoptado para el efecto en este decreto, diligenciado en debida forma y en el cual el representante legal o el proponente persona natural certifique la veracidad de la información suministrada.

2. En caso de solicitud de inscripción, renovación, modificación y actualización, según corresponda los siguientes documentos.

a. Prueba del acto de constitución y de las facultades de su representante legal.

b. Certificado respecto de la conformidad del sistema de calidad expedido por entidad autorizada para el efecto según las normas vigentes. Los proponentes cuyos datos no se encuentren en el registro mercantil, deberán informar los necesarios al momento de solicitar su inscripción en el de proponentes, sin que ello implique inscripciones adicionales, siguiendo para el efecto el procedimiento y debiendo mantener los soportes correspondientes por el tiempo señalado en el parágrafo de este artículo.

Parágrafo. Conservación de Documentos. En todo caso, el proponente deberá conservar los documentos de soporte de la información suministrada, por todo el tiempo durante el cual mantenga el dato respectivo afectando su inscripción y allegarla a la autoridad respectiva cuando ello sea preciso, de acuerdo con la Ley 80 de 1993 y las normas que la desarrollan.




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Decreto 1382 de 1995: Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.

Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos.

Articulo 1. Supresión de autenticaciones y reconocimientos. A las entidades que integran la Administración Pública les está prohibido exigir documentos originales autenticados o reconocidos notarial o judicialmente.

Articulo 13. Prohibición de exigir copias o fotocopias de documentos que se poseen. En todas las actuaciones públicas, queda prohibida la exigencia de copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal de acceder.

Articulo 16. Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición ciudadana, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar oficialmente a la entidad el envío de dicha información.

Articulo 18. Prohibición de retener documentos de identidad. Ninguna autoridad de la Administración Pública podrá retener la tarjeta de identidad, la cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería o el pasaporte. Si se exige la identificación de una persona, ella cumplirá la obligación mediante la exhibición del citado documento. Queda prohibido retenerlos para ingresar a cualquier dependencia pública o privada.

Articulo 19. Supresión de las cuentas de cobro. Para el pago de las obligaciones contractuales contraídas por las entidades públicas, no se requerirá la presentación de cuentas de cobro por parte del prestatario del servicio. La orden de trabajo, el contrato o el documento en el cual conste la obligación, acompañado si es del caso de la manifestación de recibo o cumplimiento a satisfacción suscrita por el funcionario competente de la entidad contratante, serán requisitos suficientes para el pago de la obligación contraída.

Articulo 26. Utilización de sistemas electrónicos de archivo y transmisión de datos. Las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de




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transmisión electrónica de datos para, que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración.

En ningún caso las entidades públicas podrán limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, sin perjuicio de los estándares tecnológicos que las entidades públicas adopten para el cumplimiento de algunas de las obligaciones legales a cargo de los particulares.

Articulo 29. Expedición de actos y comunicaciones de las entidades públicas. Todos los actos administrativos a través de los cuales se exprese la administración pública por escrito, deberán adelantarse en original y un máximo de dos copias. Una de éstas deberá ser enviada para su conservación y consulta al archivo central de la entidad.

Decreto 1748 de 1995: Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993. Archivos laborales informáticos.

Artículo 47º.- Archivos laborales masivos y otros archivos informáticos. Dentro de los treinta (30) días siguientes a la expedición de este decreto, el ISS deberá preparar y entregar a la OBP su archivo laboral masivo, acompañado por los demás archivos informáticos de apoyo que resulten necesarios a juicio de la OBP.

Cualquier empleador podrá preparar su propio archivo laboral masivo y entregarlo a la OBP.

Las cajas o fondos de previsión deberán entregar a la OBP un archivo informático con información sobre los pensionados a su cargo y sobre los empleadores que están o estuvieron afiliados a ellas.

La OBP señalará cuáles empleadores y entidades pagadoras de pensiones del sector público tienen obligación de preparar y entregar archivos informáticos masivos. También fijará el diseño, las características técnicas, plazos de entrega y periodicidad de las actualizaciones para todos estos archivos.

La información contenida en un archivo laboral masivo equivaldrá a una certificación expedida por el empleador. La información contenida en el archivo laboral masivo ISS equivaldrá a una certificación expedida por el ISS. De ello deberá quedar constancia suscrita por el representante legal de la entidad.

La OBP asesorará a los empleadores del sector público, sin costo alguno, en la preparación de sus archivos laborales masivos y establecerá procedimientos para velar por la seguridad de estos archivos.




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Derogado por el Art. 24, Decreto Nacional 1474 de 1997. Todo empleador del sector público que haya preparado y entregado debidamente su archivo laboral masivo a la OBP, podrá solicitar a esta oficina que le efectúe, sin costo alguno, la liquidación provisional de los bonos que le corresponda emitir. En estos casos, la OBP no será responsable por la veracidad de la información con base en la cual se liquida el bono. Igual prerrogativa tendrán las cajas o fondos de previsión del sector público cuando la OBP haya recibido archivos laborales masivos de todos los empleadores que están o estuvieron afiliados a ellos.

La OBP informará periódicamente a las entidades administradoras y a todos los emisores de bonos, usuarios de sus servicios, cuáles archivos laborales masivos tiene en su poder y con qué limitaciones, si es el caso.

Cualquier entidad que certifique información laboral respecto a un trabajador individualmente o a través de archivo laboral masivo, está, por ese solo hecho, aceptando pagar la cuota parte que le llegue a corresponder.

Artículo 49- Intercambio de información entre emisores y administradoras. Todo intercambio de información entre emisores y entidades administradoras, podrá realizarse a través de archivos informáticos cuyas características y diseños serán fijados por la OBP.

Artículo 62º.- Información a la entidad administradora. El emisor de cualquier bono informará a la entidad administradora cuál fue el tiempo t, el salario histórico SH y la historia laboral completa que se tuvo en cuenta para el cálculo del bono, aun si no hubo derecho a él.

Decreto 1094 de 1996: Por medio del cual se reglamenta el artículo 616-1 del Estatuto Tributario. Facturas Electrónicas.

Decreto 998 de 1997: Por el cual se reglamenta la transferencia de la Documentación Histórica de los Archivos de los organismos del orden Nacional, al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1985. Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.

Decreto 1725 de 1997: por el cual se organiza internamente y se distribuyen las funciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. División de documentos DIAN.

Artículo 54. División de Documentación. Conforme a las políticas e instrucciones de la Secretaría General, del Director Regional, o del Administrador Especial, según el caso o del Administrador Local, y de acuerdo con la naturaleza de la administración definida en este decreto, son funciones de la División de Documentación las siguientes:




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a) Recibir, radicar, seleccionar, entregar, controlar, archivar y prestar los servicios inherentes al manejo de los documentos bajo su responsabilidad, así como la correspondencia general de la Administración, conforme a los procedimientos que se establezcan;

b) Llevar bajo el archivo actualizado los documentos originados en los procesos del servicio aduanero, de fiscalización, determinación, recaudación, jurídica y cobro y las demás actuaciones de la administración, estableciendo los controles que garanticen la custodia y conservación de los mismos;

c) Expedir copias, certificaciones y autenticaciones de los documentos que reposen en los archivos de la Administración;

d) Notificar todos los actos proferidos por las distintas dependencias de la Administración, y

e) Las demás que le asigne el Administrador.

Parágrafo. En las Administraciones Locales cuando no exista división de documentación las funciones las ejercerás la División Financiera y Administrativa y en especial lo referente a las notificaciones de todos los actos proferidos por las distintas dependencias de la Administración.

Decreto 1474 de 1997: Por el cual se derogan, modifican y lo adicionan algunos artículos del Decreto reglamentario 1748 de 1995 y se dictan otras disposiciones. Certificaciones laborales de Empleadores.

ARTÍCULO 9. Certificaciones laborales de empleadores. El artículo 35 del Decreto 1748 de 1995, quedará así:

Siempre que un empleador deba certificar información laboral con destino a la expedición de un bono tipo B, especificará lo siguiente:

a) Nombre del trabajador, fecha de nacimiento, sexo, tipo y número de documento de identidad;

b) Nombre del empleador y su NIT;

c) Nombre y NIT de la entidad a la cual aporta o aportaba, o fondo territorial que responderá por los pagos derivados del bono, si es el caso. Si hubo más de una, especificará las fechas;

d) Fecha de ingreso y de retiro, si es el caso;

e) Número total de días de interrupción por suspensión o licencia no remunerada; opcionalmente, fechas de iniciación y terminación de las interrupciones;




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f) Edad y tiempo de servicios requeridos para la pensión, y monto porcentual de la misma, según el régimen pensional legal aplicable a este trabajador, si estaba vinculado en la fecha en que entró en vigencia el Sistema General de Pensiones;

g) Asignación básica, gastos de representación y prima técnica constitutiva de salario vigentes a FC, la de traslado al ISS, y el promedio de lo devengado por todos los demás conceptos salariales, durante los doce meses calendario anteriores a dicha fecha o durante todos los meses si fueren menos de doce. Lo dispuesto en este literal, sólo se aplicará al empleador al cual se encontraba vinculado el trabajador, en la fecha de traslado al ISS;

h) Fecha en la cual entró en vigencia para el empleador el Sistema General de Pensiones;

i) Fecha en !a cual se expide el certificado.

PARÁGRAFO. Si el empleador señala la duración del período de interrupción, pero no certifica las fechas de iniciación y terminación de las interrupciones, para efectos de los cálculos se desplazará hacia adelante la fecha de ingreso tantos días cuantos correspondan a la interrupción.

Decreto 254 de 2000: Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. Expide el régimen para la liquidación de las Entidades Públicas del Orden Nacional.

Artículo 39.-Archivos. Los archivos de la entidad en liquidación se conservarán conforme a lo dispuesto por el archivo general de la Nación.

Decreto 2170 de 2002: por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el Decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999Reglamenta.

Decreto 190 de 2003: Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11, Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia capítulo II “Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica”.

Artículo 11. Archivo. Sin perjuicio de lo establecido en la Ley 594 de 2000, con todas las actuaciones y documentos a que se refiere el presente capítulo, desde su inicio y hasta su terminación, se formarán dos (2) expedientes que reposarán en la secretaría general y en la dependencia o grupo responsable de la administración de personal de la respectiva entidad, la que haga sus veces o a la que se le asignen sus funciones.

Decreto 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de información administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida.




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Artículo 12. Guarda y custodia de las hojas de vida. Las hojas de vida de los empleados públicos, de los trabajadores oficiales y de los contratistas de prestación de servicios permanecerán en la unidad de personal o de contratos, o en la que haga sus veces, de la correspondiente entidad u organismo, aún después del retiro o de la terminación del contrato y su custodia será responsabilidad del jefe de la unidad respectiva, siguiendo los lineamientos dados en las normas vigentes sobre la materia.

Decreto 221 de 2004: Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades financieras sujetas a toma de posesión y liquidación forzosa administrativa.

Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los Archivos en Colombia.

Artículo 1º. Conságrese el nueve (9) de octubre como el Día Nacional de los Archivos en Colombia.

Artículo 2º. El Archivo General de la Nación será el encargado de celebrar el Día Nacional de los Archivos en Colombia promoviendo actividades educativas, formativas, instructivas, académicas, pedagógicas y culturales.

Artículo 3º. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

Decreto 4124 de 2004: Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

El Sistema Nacional de Archivos, orientado y coordinado por el Archivo General de la Nación, tiene como fin establecer y adoptar el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter archivístico para la gestión y manejo de los documentos y archivos en todo el territorio nacional, propiciando y contribuyendo a la organización técnica y normativa de los archivos y a la actualización de prácticas, procedimientos y servicios de archivo.

Decreto 1227 de 2005: por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998. Actualización en el Registro Público de Carrera Administrativa, deberá estar acompañada de los soportes documentales necesarios.

Artículo 49. Para todos los efectos se considera como empleados de carrera a quienes estén inscritos en el Registro Público de Carrera Administrativa y a quienes habiendo superado satisfactoriamente el período de prueba no se encuentren inscritos en él.




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Decreto 564 de 2006: Por el cual se reglamentan las disposiciones relativas a las licencias urbanísticas; al reconocimiento de edificaciones; a la función pública que desempeñan los curadores urbanos; a la legalización de asentamientos humanos constituidos por viviendas de interés social, y se expiden otras disposiciones.

Reglamenta disposiciones relativas a las Licencias Urbanísticas. (arts.18 a 23 documentos, Art.40 archivo expediente licencia urbanística otorgada).

Decreto 2474 de 2008: Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad, selección objetiva, y se dictan otras disposiciones

EEVVAALLUUAACCIIÓÓNN

Se efectuará una evaluación escrita con respuesta única la cual arrojará la nota al

finalizar el cuestionario y la respuesta correcta.

CCRROONNOOGGRRAAMMAA DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS

El estudiante deberá efectuar una lectura de los decretos, apropiarse de la

terminología, los conceptos efectuar la discusión en el foro y prepararse para la

evaluación.

BBIIBBLLIIOOGGRRAAFFÍÍAA

El estudiante deberá acudir a un motor de búsqueda en la web de las normas de

esta unidad y efectúe una lectura analítica preparándose para la evaluación.

Decreto 2527 de 1950

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=3345

Decreto 3354 de 1954 http://www.scarchivistas.org/decreto-3354-de-1954/


http://www.scarchivistas.org/decreto-3354-de-1954/




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Decreto 264 de 1963 http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1307

Decreto 960 de 1970 http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/decreto/1970/decreto_0960_1970.html

Decreto 1260 de 1970 http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=8256

Archivo general de la Nación. Decretos http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1213

Decreto 2274 de 1988 Decreto 624 de 1989 Decreto 1798 de 1990 Decreto 2126 de 1992 Decreto 663 de 1993 Decreto 2620 de 1993 Decreto 2649 de 1993 Decreto 855 de 1994 Decreto 1584 de 1994 Decreto 1382 de 1995 Decreto 2150 de 1995 Decreto 1748 de 1995 Decreto 1094 de 1996 Decreto 998 de 1997 Decreto 1725 de 1997 Decreto 1474 de 1997 Decreto 254 de 2000 Decreto 2170 de 2002 Decreto 190 de 2003 Decreto 1145 de 2004 Decreto 221 de 2004 Decreto 3666 de 2004 Decreto 4124 de 2004 Decreto 1227 de 2005 Decreto 564 de 2006 Decreto 2474 de 2008


http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/decreto/1970/decreto_0960_1970.html

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/decreto/1970/decreto_0960_1970.html


http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1213

UNIDAD DOS DE LEGISLACIÓN

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