Unidad Didáctica 5 de Word

Unidad didáctica 5:

Edición de texto y gestión de archivos

Procesador de textos: Word


Presentación En la presente unidad didáctica comenzaremos a investigar con el texto que he-

mos escrito, ya que estudiaremos cómo éste se puede distribuir de otra forma,

copiándolo o moviéndolo hacia otra posición más correcta dentro del

documento, y por supuesto sin tener que volver a rescribirlo; también

aprenderemos a eliminar un bloque de texto de una sola acción, así como a

restaurar y recuperar un texto eliminado de forma equivocada. Aprenderás a trabajar con varios documentos a la vez, crear documentos nuevos a partir de algunos ya existentes, así como a localizar y reemplazar ciertas pala-bras por otras.

Objetivos de la Unidad Didáctica Conocer todos y cada uno de los pasos a seguir para lograr un correcto manejo del texto ya escrito en un documento. Aprender a modificar, eliminar y restaurar texto. Aprender a trabajar con más de un documento a la vez. Crear documentos a partir de archivos ya creados. Saber buscar, así como reemplazar, varias palabras de un texto de una sola vez.

Contenidos de la Unidad Didáctica 1. Trabajo con bloques. 2. Borrado y modificación de texto. 3. Restaurar el texto: deshacer, rehacer y repetir. 4. Mover y copiar un texto y bloques de texto. 5. Trabajar con varios documentos. 6. Combinación/separación de archivos. 7. Buscar y reemplazar. Resumen. Vocabulario. Ejercicios de repaso y autoevaluación. Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación. 198


1 Trabajo con bloques

Supongamos un caso en el que necesites duplicar un trozo del texto e

introducirlo en otra página diferente. Para evitar el tedioso proceso de volver a

escribir todo el bloque, Word permite seleccionar bloques de texto e incluso

bloques de texto que contengan otros elementos, como por ejemplo imágenes,

para operar con ellos, pudiendo así copiarlos, pegarlos en otra parte del

documento e incluso moverlos.

La selección de bloques de texto se puede realizar bien mediante el ratón o bien con el teclado. Para seleccionar un bloque de texto, aunque no contenga sólo texto, los pasos a seguir son siempre los mismos.

– Selección de bloques de texto mediante el ratón: para seleccionar un

bloque de texto mediante el ratón, haz clic sobre el comienzo del grupo

de caracteres que deseas seleccionar y, sin soltar el botón izquierdo del

ratón, lleva el cursor hasta el final del bloque deseado, donde soltarás el

botón del ratón. Como puedes ver, el bloque de texto que está

seleccionado cambiará de color (normalmente el fondo en azul y la letra

en blanco).

– Selección de bloques de texto mediante el teclado: para seleccionar un

bloque de texto mediante el teclado, vuelve a hacer clic en el comienzo

del grupo de caracteres que deseas seleccionar, seguidamente pulsa las

teclas MAYÚSCULAS + TECLAS_CURSOR (flechas) y desplázate por el texto

a seleccionar mediante los cursores; cómo puedes observar, el bloque de

texto seleccionado cambiará de color conforme se selecciona. Un punto

muy importante, es que la tecla MAYÚSCULAS se debe mantener pulsada mientras seleccionas el texto con los cursores.

Unidad Didáctica 5 Existen también ciertas combinaciones y atajos que permiten seleccionar un blo-que de texto determinado:

– MAYÚSCULAS+INICIO: selecciona el bloque de texto contenido entre el cursor y

el comienzo de la línea de texto donde se encuentre.

– MAYÚSCULAS+FIN: selecciona el bloque de texto contenido entre el cursor y el

fin de la línea de texto donde se encuentre.

– MAYÚSCULAS+REPÁG: selecciona el bloque de texto contenido entre el

cursor y el número de líneas que permita el retroceso en la ventana de texto el botón RePág.

– MAYÚSCULAS+AVPÁG: selecciona el bloque de texto contenido entre el

cursor y el número de líneas que permita el avance en la ventana de texto el botón AvPág.

– Para seleccionar una sola palabra, haz doble clic sobre ella. – Si necesitas seleccionar un párrafo completo, haz triple clic sobre él (en

cualquier parte dentro de él). – Si necesitas seleccionar una línea de texto completa, haz clic a su izquierda

fuera del margen. – Para seleccionar todo el documento, pulsa la combinación de teclas

CONTROL+E o Seleccionar todo del menú Edición. – Para seleccionar palabras completas, incluyendo los espacios en blanco que

las mantienen separadas, pulsa la siguiente combinación de teclas: CONTROL+MAYUSCULAS+CURSORES IZQ Y DERECHA. Con esta combinación

seleccionarás desde donde se encuentre el cursor, hasta el comienzo de la

palabra siguiente o anterior según pulses el cursor izquierdo o derecho.

– Para seleccionar desde donde se encuentre el cursor hasta el comienzo o fin de

párrafo, pulsa la combinación CONTROL+MAYUSCULAS+CURSORES ARRIBA O

ABAJO respectivamente.


Si lo que deseas es únicamente seleccionar un dibujo sin seleccionar texto, el

trabajo es aún más fácil, ya que sólo deberás hacer clic sobre la imagen. Una

vez hayas hecho clic sobre la imagen, ésta aparecerá rodeada por los puntos de

control o tiradores, indicando que el elemento está seleccionado.


2 Borrado y modificación de texto

Cuando se trabaja con un procesador de textos, es habitual hacer

modificaciones en la parte que hemos escrito anteriormente. Básicamente son

dos las acciones que puedes hacer al texto que contiene un documento:

eliminar caracteres y modificarlos. Si lo que deseas es eliminar caracteres, cuentas con dos teclas que realizan esta función, que aunque han sido descritas anteriormente, vamos a recordarlas de nuevo:

– La tecla SUPR (suprimir) elimina, cada vez que es pulsada, el carácter

situado a la derecha del cursor, desplazando, a su vez, el texto a la

izquierda.

– La tecla de RETROCESO análogamente a la tecla anterior, elimina el

carác-ter que esté situado a la izquierda del cursor.

Del mismo modo, si pulsas las teclas Ctrl + Supr eliminarás la palabra que se

encuentre a la derecha del cursor y si pulsas las teclas Ctrl + Retroceso,

elimina-rás la palabra que se encuentre a la izquierda del cursor.

Si lo que deseas es añadir caracteres al texto, sólo tienes que llevar el cursor a la posición en la que quieras comenzar a introducir el nuevo texto y escribir. El texto introducido desplazará al que ya hay o lo sobrescribirá, dependiendo del modo en el que se encuentre la tecla INSERT.

– La tecla INSERT funciona como un conmutador que activa el modo inser-

ción o el modo sobrescribir. En modo inserción, al introducir texto, el que

ya hay se desplazará haciendo sitio conforme vayas tecleando y en modo

sobrescribir, el texto que se teclee remplazará uno a uno los caracteres

que ya había mientras se escribe.

Antes de finalizar la pregunta, recordarte que para eliminar un bloque hay que

pulsar las mismas teclas, es decir, SUPR o RETROCESO, pero eso sí, con el bloque de texto seleccionado.


3

Restaurar el texto:

deshacer, rehacer y repetir

Cualquier programa de Office permite anular las operaciones que se vayan desa-rrollando. Generalmente, puedes utilizar estos comandos para los casos que, por equivocación, hayas realizado una operación incorrecta o que no te satisfaga.

Para deshacer la última modificación que se ha realizado sobre el texto y

dejarlo como estaba, tienes los siguientes caminos:

1. Seleccionar la opción Deshacer del menú.

2. Pulsar la combinación de teclas CONTROL+Z.

Pero a pesar de todo puedes decidir que la modificación que se ha deshecho es

correcta. En ese caso, puedes volver a rehacerla con la opción Rehacer (que se

encuentra en el menú Edición o en el botón de la barra de herramientas), que

anula la última acción del comando Deshacer. Cada uno de estos comandos tiene su correspondiente en la barra de herramien-tas de acceso rápido; estos botones se encuentran divididos en dos partes:

Botón Deshace Botón Rehacer

Unidad didáctica 5 Si haces clic en la parte derecha de alguno de los botones, aparece una relación

con las últimas funciones que has realizado para poder deshacerlas o rehacerlas

(dependiendo del botón que se pulse). Se pueden elegir varias funciones para

deshacer o rehacer, para ello sólo hay que seleccionarlas

desplazando el ratón por la lista y hacer clic en el

conjunto. Para repetir el último comando o acción, si fuese posible,

puedes hacer clic en la opción Repetir de la barra de

acceso rápido, o pulsar las teclas CONTROL+Y. La

diferencia entre Repetir y Rehacer está en que Rehacer

anula las modificaciones hechas con el comando Deshacer

y Repetir vuelve a aplicarle al texto la última acción

realizada. Por ejemplo, si pones en negrita una palabra, la acción que se realizará con el comando Repetir es poner en negrita otro texto seleccionado. El comando Repetir cambia de nombre a Imposible

Repetir si no se puede repetir la última acción. Y cuando

se utiliza el comando Deshacer para invertir una acción,

el comando Repetir cambia de nombre a Rehacer.

204


4

Mover y copiar un

texto y bloques de texto

Una vez el texto ha sido seleccionado podemos operar con él. Para ello haz uso

de una herramienta que ofrece Windows y aunque no es una herramienta visible,

siempre está ahí para servirnos: el Portapapeles. El portapapeles es una herramienta que siempre está activa (aunque oculta) y

que servirá de «saco» para transportar objetos de un sitio a otro. Mediante el

portapapeles puedes pasar texto, imágenes, datos, etc., de un lugar a otro del

documento, de un documento a otro e incluso de un programa distinto a Word. Una vez seleccionado el bloque de texto, para copiarlo al portapapeles puedes

utilizar las opciones Copiar del menú Inicio, pulsar las teclas CONTROL+C, o con

el ratón situado en la ventana de texto pulsar el botón derecho y hacer clic en la

opción Copiar.

Edición / Copiar 205

Botón derecho / Copiar

Unidad didáctica 5 Una novedad introducida en Word, es la de permitir introducir más de un bloque

de texto en el portapapeles. De hecho, cuando realizas la acción de copiar de

forma consecutiva dos veces (por ejemplo, pulsas CONTROL+C dos veces) sobre

el mismo texto seleccionado, se copiará y se abrirá el cuadro de diálogo del

portapapeles:

Cuadro de diálogo del Portapapeles 206


Como se muestra en la barra de título del cuadro de diálogo, el número de elementos permitidos son veinticuatro, luego si se introducen más de veinticuatro elementos, sustituirán a los primeros que se introdujeron. Cada icono representa un bloque de texto introducido: para ver el contenido sólo tienes que posicionar el ratón encima. El significado de los botones de la barra de herramientas es:

– Copiar: una vez seleccionado el texto, haciendo clic en este botón, lo

introduces en el portapapeles.

– Pegar Todo: saca el contenido de todos los elementos introducidos en el

portapapeles y los inserta (pega) en el documento. Para pegar el

contenido del portapapeles en un determinado lugar del documento,

debes hacer clic en dicho sitio previamente.

– Borrar Portapapeles: vacía el portapapeles.

Si deseas pegar uno de los elementos introducidos en el portapapeles, tienes las

siguientes opciones:

1. Hacer clic en el icono que lo representa en el cuadro de diálogo del

portapapeles.

2. Hacer clic en el botón Pegar de la barra de herramientas.

3. Con el cursor posicionado en la ventana de texto, hacer clic en el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Pegar.

4. Pulsar las teclas CONTROL+V o MAYÚSCULAS+INSERT.

5. Seleccionar la opción Pegar del menú Inicio. 207

Unidad didáctica 5 Con las cuatro últimas opciones se pegará el último elemento introducido en el portapapeles; para pegar otro anterior, debes seleccionarlo en el portapapeles y hacer clic en él. Hasta ahora has realizado copias de bloques de texto, seleccionado un bloque, lo

has copiado y pegado en otro sitio del documento, teniendo dos copias o más (si

se ha pegado más de una vez) de un mismo bloque. El siguiente paso es mover

bloques de texto; para ello, tendrás que cortar el texto y después pegarlo en el

documento.

La diferencia entre copiar y cortar estriba en que el texto cortado se introduce

en el portapapeles y desaparece del documento. A continuación, desplazándote

por el documento, debes seleccionar dónde quieres incluir el bloque de texto, y

para terminar, pegarlo en el documento. El texto pegado sigue estando en el

portapapeles, por lo que puede ser pegado las veces que quieras (hasta que se

vacíe el portapapeles).

Para cortar un bloque de texto, una vez seleccionado, tienes las siguientes opciones:

1. Pulsar el botón Cortar de la barra de herramientas.

2. La combinación de teclas CONTROL+X o MAYÚSCULAS+SUPR.

3. Con el cursor situado sobre el texto seleccionado, pulsar el botón derecho del ratón y elegir la opción Cortar.

Botón derecho / Cortar 208


También se pueden mover bloques de texto manualmente con el ratón. Para

ello, una vez seleccionado el bloque de texto, pulsa el botón izquierdo del ratón

en cualquier parte del texto seleccionado y sin soltarlo, desplázalo hasta el lugar

donde desees posicionar el texto. Conforme desplazas el ratón por el documento, éste cambiará de forma para

indicar que se está moviendo un bloque de texto; la posición exacta donde se

posicionará el texto dentro del documento está indicada por el cursor de líneas

discontinuas. Si el bloque de texto se quiere mover a una página o párrafo que no se muestra

en la ventana de texto de Word, desplaza el ratón hacia abajo (sin soltar aún el

botón izquierdo del ratón) o hacia arriba y podrás comprobar cómo la ventana

de texto se desplazará de forma análoga a como lo harías con la barra de

desplazamiento vertical.

4.1. Pegar especial Como ya sabes, cuando se ha cortado o co-

piado una información en el portapapeles,

está disponible para ser pegada con la opción

Pegar del menú Inicio. Pero además, tam-

bién puedes pegarla mediante la opción Pe-

gado especial del mismo menú. Para entenderlo mejor, te ayudaré con un

ejemplo. Supón que deseas incorporar una

imagen del Paint (el Paint es un programa in-

corporado por Windows para trabajar con

imágenes) a un texto escrito con Word. Para

ello abre el dibujo con el Paint, selecciona el

dibujo o la parte del dibujo que deseas

copiar en Word y cópialo con la opción

Copiar del menú Inicio.

Inicio / Pegado especial

209

Unidad didáctica 5 Ahora el dibujo está almacenado en el portapapeles. Acto seguido, vuelve a Word y selecciona la opción Pegado Especial del menú Edición. Al seleccionarla, obtendrás el cuadro de diálogo siguiente:

Cuadro de diálogo Pegado especial De las opciones que se presentan en la lista Como, puedes utilizar cualquiera

para pegar la imagen, aunque si deseas que se pegue siguiendo las normas OLE,

deberás elegir la opción Imagen de mapa de bits (o mapa de bits) y después

pulsar el botón Aceptar.

Ahora ya tienes una imagen OLE incorporada en Word, pero aunque la imagen

pertenezca a partir de ahora a Word, estará enlazada al Paint de tal forma que

si se hace doble clic en la imagen se abrirá el Paint dentro de Word pudiendo

modificarla con el mismo Paint (precisamente eso es lo que significa una imagen

OLE).


4.2. Transferir texto a otro documento Una de las peculiaridades de Word, como la mayoría de los programas que traba-jan con Windows, es que permite trabajar con varios documentos a la vez, cada uno en una ventana distinta. Transferir parte o todo un documento a otro distinto consiste en tener abiertos

ambos documentos, seleccionar el bloque de texto que vas a transferir, copiarlo

o cortarlo, abrir el documento en el que quieres colocar dicho bloque de texto y

pegarlo. La operación es básicamente la misma que cuando copias o cortas un

trozo de texto dentro de un documento, salvo que el texto pegado está en otro

documento y por lo tanto antes hay que abrirlo. Para dar por finalizado el estudio del trabajo con bloques de texto, te recuerdo

que cuando estudiaste la ventana de Imprimir, había una sección donde podías

elegir Imprimir texto seleccionado (bloque).


5 Trabajar con varios documentos

Una de las características de Word es que permite abrir varios documentos a la

vez, de tal forma que puedes albergar cada documento en una ventana distinta.

Para pasar de un documento a otro puedes pulsar las teclas CONTROL+F6 o

utilizar el menú Ventana de la barra de Vista. Cuando seleccionas el menú

Ventana, se muestran las opciones para la distribución de las distintas ventanas

abiertas y una lista con los documentos abiertos en cada ventana. La numeración que tiene cada documento en la lista muestra el orden en que

han sido abiertos, de tal modo que el 1 indica el primer documento que se ha

abierto, 2 el segundo y así sucesivamente. Para abrir la ventana de cada

documento, sólo tienes que seleccionar el menú Ventana y hacer clic en el

documento que desees abrir. Para indicar que ese documento es el activo, Word

lo etiquetará con una marca de verificación. 211

Unidad didáctica 5 Las tres primeras opciones del menú ventana son:

1. Nueva ventana: abre otra ventana con el mismo texto que el documento

que tengas abierto en ese momento. De este modo, puedes realizar cam-

bios distintos en ambos, aunque a la hora de grabarlos debes hacerlo sólo

con uno, ya que si se graba uno y a continuación el otro, el segundo

sobrescribirá al primero.

2. Organizar todo: divide la pantalla en tantos documentos como tengas en

la lista del menú ventana. El efecto es similar al que se obtiene pulsando

el botón Restaurar en la parte superior derecha de la ventana de texto.

Para volver al modo normal, pulsa el botón maximizar de cualquiera de las

ventanas.

3. Dividir: divide la ventana del documento que tengas abierto en dos mita-

des obteniendo dos copias del documento, cada una en una ventana.

Cuando esta opción está activa, la opción del menú Ventana cambia de

nombre a Quitar División, que deja la ventana como estaba antes de la

división.

Esta función también se puede realizar posicionando el cursor encima de la

barra de desplazamiento vertical, donde presentará el siguiente aspecto: En ese momento, haciendo clic y arrastrando el cursor, se variará el tamaño de

cada división de la ventana. Para volver a tener una sola ventana, posiciona el

cursor en la barra que divide ambas ventanas y muévela hasta la parte superior

de la ventana de texto (en su posición original). Una vez tengas abiertos varios documentos, puedes pasar de uno a otro median-

te la combinación de teclas ALT+TABULADOR. Cada vez que se teclee esta

combinación se abrirá una ventana que indicará, entre los documentos abiertos,

cuál se activará.


6

Combinación/

separación de archivos

En el párrafo anterior has visto que este procesador de textos permite trabajar

con varios documentos al mismo tiempo; pues bien, además Word tiene también

la facultad de poder combinar varios archivos con el texto del documento con el

que estés trabajando. La forma de realizar esta operación es tan fácil como comenzar a escribir en el

documento activo el texto que necesites y cuando requieras el texto de algún

documento existente, deberás abrir dicho documento, seleccionar el texto que

quieres utilizar y finalmente cerrarlo. En pantalla aparecerá el texto que estabas creando; como el texto seleccionado

es un bloque y Word lo mantiene en el portapapeles, tan sólo queda situar el

cursor en el sitio que estimes oportuno y finalmente, proceder a pegar este

bloque.

Los pasos detallados del proceso anterior, serían:

– Escribe un texto en un documento nuevo.

– El siguiente paso será añadir a este texto parte de un archivo ya existente, por tanto:

• Haz clic en el menú logo de Office.

• Haz clic en la opción Abrir.

• Selecciona el archivo que necesitas.

• Haz clic en el botón Aceptar.

• Selecciona el bloque de texto que necesites.

• Haz clic en el menú Inicio.

• Haz clic en la opción Copiar.

• Cierra el documento pulsando sobre la opción Cerrar del menú Archivo.

– Ahora el cursor vuelve al nuevo documento con el que comenzamos a

trabajar, y en este momento puedes realizar la combinación de archivos, así pues: • Haz clic en el menú Inicio.

• Haz clic en la opción Pegar.


– Llegados a este punto, ya aparecerá la parte seleccionada del archivo

abierto en el nuevo documento. Con este fácil y cómodo proceso podrás crear combinaciones de documentos. Al igual que se ha descrito el proceso para copiar texto de uno de los archivos ya existentes, podrás hacerlo con cuantos documentos guardados desees utilizar. Para realizar una separación o descomposición de un archivo o archivos,

procederás de la misma forma, sólo que optarás por pegar el texto seleccionado

en otro documento y para ello tendrás que utilizar la opción Cortar o se

procederá a su eliminación definitiva, con lo que tendrás que utilizar la tecla

Supr o la opción Borrar. 215


7 Buscar y reemplazar

Imagina el caso de que has escrito un docu-

mento de trescientas veintidós páginas y una

vez finalizado, vas a imprimirlo; pero te das

cuenta de que la palabra «estudio» hay que

sustituirla por «studio». Lógicamente es muy

tedioso ir buscando palabra por palabra y

tampoco puedes usar el corrector

ortográfico, ya que no la detectaría por no

ser correcta.

La única solución será usar la Búsqueda y

reemplazo de palabras, que permite loca-

lizar rápidamente cualquier grupo de

caracteres, palabras, símbolos especiales,

etc. en cualquier parte del documento.

Edición / Buscar

Para abrir el cuadro de diálogo de la búsqueda y sustitución de bloques de texto,

puedes seleccionar la opción Buscar del menú Edición o pulsar las teclas

CONTROL+B; obtendrás el siguiente cuadro de diálogo:

Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar 216


1. En la lista desplegable Buscar, puedes indicar la cadena de caracteres que

deseas encontrar en el documento. Si buscas algo que ya habías buscado

previamente, puedes desplegar la lista Buscar y seguidamente se mostra-rá un

listado con todas las palabras buscadas en ocasiones anteriores; únicamente

hay que hacer clic en una para volver a buscarla de nuevo.

También puedes utilizar los denominados Criterios de búsqueda avanzada para el

caso de no recordar el nombre exacto de una palabra. Puedes escribir las

primeras letras seguidas del símbolo «*» y como resultado, Word buscará todos

las palabras que empiecen por esos caracteres. Por ejemplo si escribes «ho*»,

mostrará palabras como «hola», «hora», «hormiga». Si no recuerdas una letra de

una palabra, puedes utilizar el símbolo «?» para sustituirla. Por ejemplo, si

escribes «d?do», mostrará palabras como «dedo» o «dado».

2. Una vez escrito el dato que quieres buscar, pulsa el botón Siguiente para dar comienzo la búsqueda.

3. Para especificar un poco más sobre el dato que buscas, pulsa el botón Más. Este botón ampliará el cuadro de diálogo con las siguientes opciones de búsqueda:

Pestaña Buscar del cuadro de diálogo Buscar

Unidad didáctica 5

En la lista desplegable Buscar, tendrás que indicar la dirección en la que

deseas buscar el texto.

– Todo: recorre todo el documento para realizar la búsqueda.

– Hacia delante: realiza la búsqueda desde la posición donde se encuen-

tre el cursor hasta el final del documento.

– Hacia atrás: realiza la búsqueda desde

la posición donde se encuentre el cursor

hasta el principio del documento.

Para buscar el texto tal y como se ha escrito en la lista desplegable Buscar,

diferenciando así entre mayúsculas y minúsculas, activa la opción Coincidir

mayúsculas y minúsculas.

Mediante la opción Sólo palabras completas se obliga a Word a indicar que se ha encontrado el texto sólo si lo que se escribió aparece en éste formando una sola palabra. Por ejemplo, si no se activa esta opción y en la lista desplegable Buscar se escribe la palabra «que»,

Word no sólo se detendrá en la palabra «que», sino

que lo hará también en la palabra «queso», ya que contiene todas las letras

(q, u, e,) que se buscan.

Si se activa la opción Usar caracteres comodín podrás utilizar los denominados

Criterios de búsqueda avanzada, que permitirán encontrar texto sin escribirlo

íntegramente. Por ejemplo, si escribes «m?m?», Word se detendrá en las pala-

bras «mama», «memo», etc ya que le estás indicando dos letras «m» y

desconoces lo que hay en los signos de interrogación.

La opción Suena como únicamente funciona si se está escribiendo el texto en

inglés, encontrando palabras que se parezcan a las que escribamos en la lista

Buscar. 218

Edición de texto y gestión de archivos Para sustituir una palabra por otra manteniendo la forma

(tiempo verbal, etc) de ésta, activa la casilla Todas las

formas de la palabra. Para especificar la búsqueda de un texto con un formato

específico, debes hacer clic en el botón Formato. En la

lista desplegable que ha surgido, podrás configurar el

tipo de letra, tamaño, etc., del texto que se busca. Si quieres eliminar el formato que se ha dado al texto que se busca, debes hacer clic en el botón Sin formato.

Desplegable del botón Formato

Análogamente al caso anterior, el botón Especial permite buscar caracteres es-

peciales en el texto, como tabulaciones, saltos de línea, etc. 219

Desplegable del botón Especial

Unidad didáctica 5 Volviendo al ejemplo anterior en el que quieres buscar la palabra «estudio» y

reemplazarla por «studio», puedes automatizar la sustitución de una palabra por

otra mediante la pestaña Reemplazar, en lugar de buscar automáticamente y

sustituir «a mano».

Puedes acceder a esta función de dos modos diferentes:

1. Mediante la opción Reemplazar del menú Edición.

2. O pulsando la combinación de teclas CONTROL+L. El cuadro de diálogo que se muestra a continuación; cómo puedes observar, es

similar a la búsqueda de palabras y su funcionamiento es también muy simple.

En la lista desplegable Buscar debes escribir el texto que deseas localizar para sustituir y en la lista desplegable Reemplazar, el texto que quieres que se sustituya por el de la lista Buscar. Desplegando ambas listas, como en el caso anterior, tienes una lista del texto buscado y sustituido anteriormente en el documento; para acceder a uno en concreto, sólo hay que hacer clic en algún elemento de la lista. En este punto tienes las siguientes posibilidades:

Pestaña Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar

1. Mediante el botón Reemplazar, Word situará el cursor en la palabra que

se busca. Para sustituirla, debes hacer clic nuevamente en este botón y

pasarás a la siguiente.

2. Para sustituir automáticamente el texto buscado en el documento sin que

Word pida ningún tipo de confirmación, haz clic en el botón Reemplazar

todos. Al finalizar se mostrará un cuadro de diálogo donde se te informará

del número de palabras que se han buscado y sustituido.

Edición de texto y gestión de archivos 221

3. Si utilizas el botón Reemplazar y una de las palabras encontradas en el

documento no deseas reemplazarla, tendrás que pulsar el botón Buscar

siguiente, con lo que Word no sustituirá el texto por ningún otro (lo deja

como está) y continúa la búsqueda de la siguiente palabra en el documen-

to. Lógicamente, si pulsas en Reemplazar todo el botón Buscar siguiente

no tiene ninguna validez, ya que reemplaza todas las coincidencias sin

pedir ningún tipo de información.

4. En esta pestaña también se encuentra el botón Más, donde una vez pulsa-

do, se muestran las mismas opciones de búsqueda de la pestaña anterior.

222


Resumen

Para evitar el tedioso proceso de volver a escribir todo el bloque, Word

permite seleccionar bloques de texto e incluso bloques de texto que

contengan otros elementos, como por ejemplo imágenes, para operar con

ellos, pudiendo así copiarlos, pegarlos en otra parte del documento e

incluso moverlos. La selección de bloques de texto se puede realizar bien mediante el ratón o bien con el teclado, aunque existen también ciertas combinaciones y atajos que nos permiten seleccionar un bloque de texto determinado. Cuando se trabaja con un procesador de textos, es habitual hacer modifica-

ciones en la parte que tenías escrita anteriormente. Básicamente son dos

las acciones que puedes hacer al texto que contiene un documento:

eliminar caracteres y modificarlos. Cualquier programa de Office permite anular las operaciones que se vayan

desarrollando. Generalmente, puedes utilizar los comandos Rehacer y Des-

hacer para los casos que, por equivocación, hayas realizado una operación

incorrecta o que no te satisfaga. Para repetir el último comando o acción, si fuese posible, puedes hacer clic

en la opción Repetir del menú Edición, o pulsar las teclas CONTROL+Y. La

diferencia entre Repetir y Rehacer, está en que Rehacer anula las modifica-

ciones hechas con el comando Deshacer y Repetir vuelve a aplicarle al

texto la última acción realizada. El portapapeles es una herramienta que siempre está activa (aunque oculta) y

que servirá de «saco» para transportar objetos de un sitio a otro. Mediante el

portapapeles podrás pasar texto, imágenes, datos, etc., de un lugar a otro del

documento, de un documento a otro e incluso de un programa distinto a

Word. 223

Unidad didáctica 5

Para copiar un bloque de texto al portapapeles, lo primero es seleccionarlo

y después podrás utilizar las opciones Copiar del menú Edición, pulsar las

teclas CONTROL+C, o con el ratón situado en la ventana de texto pulsar el

botón derecho y hacer clic en la opción Copiar.

Aunque existen distintas formas de pegar un bloque de texto en un docu-

mento de Word, quizás la manera más usual y fácil de hacerlo sea

utilizando la combinación de teclas CTRL + V o el botón Pegar de la barra

de herramientas estándar.

La diferencia entre copiar y cortar estriba en que el texto cortado se

introduce en el portapapeles y desaparece del documento. A continuación,

desplazándote por el documento, debes seleccionar dónde quieres incluir el

bloque de texto, y para terminar, pegarlo en el documento. El texto

pegado sigue estando en el portapapeles, por lo que puede ser pegado las

veces que quieras (hasta que se vacíe el portapapeles).

Se pueden mover bloques de texto manualmente con el ratón. Para ello,

una vez seleccionado el bloque de texto, pulsa el botón izquierdo del ratón

en cualquier parte del texto seleccionado y sin soltarlo desplázalo hasta el

lugar donde quieras posicionar el texto.

Como ya sabes, cuando se ha cortado o copiado una información en el

portapapeles está disponible para ser pegada con la opción Pegar del menú

Edición. Pero además, también puedes pegarla mediante la opción Pegado

especial del mismo menú. En el caso de que necesites transferir parte o todo un documento a otro

distinto tendrás que tener abiertos ambos documentos, seleccionar el

bloque de texto que vas a transferir, copiarlo o cortarlo, abrir el

documento en el que quieres colocar dicho bloque de texto y pegarlo. 224

Edición de texto y gestión de archivos Una de las características de Word es que permite abrir varios documentos

a la vez, de tal forma que puedes albergar cada documento en una ventana

distinta. Para pasar de un documento a otro puedes pulsar las teclas

Control+F6 o utilizar el menú Ventana. Cuando seleccionas el menú Venta-

na, se muestran las opciones para la distribución de las distintas ventanas

abiertas y una lista con los documentos abiertos en cada ventana. Word tiene también la facultad de poder combinar varios archivos con el

texto del documento con el que estés trabajando. La forma de realizar esta

operación es tan fácil como comenzar a escribir en el documento activo el

texto que necesites y cuando requieras el texto de algún documento

existen-te, deberás abrir dicho documento, seleccionar el texto que

quieres utilizar, y finalmente cerrarlo. Para realizar una separación o descomposición de un archivo o archivos, se

procederá de la misma forma, sólo que optará por pegar el texto

selecciona-do en otro documento y para ello tendrás que utilizar la opción

Cortar o se procederá a su eliminación definitiva con lo que tendrás que

utilizar la tecla Supr o la opción Borrar del menú Edición. Para localizar rápidamente cualquier grupo de caracteres, palabras, símbo-

los especiales, etcétera dentro de un documento, has de hacer uso de la

Búsqueda y reemplazo de palabras. Para ello hay que acceder al cuadro de

diálogo de la búsqueda y sustitución de bloques de texto, seleccionar la

opción Buscar del menú Edición, pulsar las teclas Control+B, o el botón

Buscar de la barra de herramientas. 225


Vocabulario

CARACTERES COMODÍN: Son dos

caracteres «*» y «?» que sustituyen

a uno o varios caracteres

respectiva-mente, cuando estás

buscando pala-bras que no se

conocen.

PORTAPAPELES: Es una utilidad de al-

macenamiento temporal, que guarda en

él el texto seleccionado y posteriormen-

te copiado o cortado, en espera de su

ubicación final dentro del documento.

227


E

Ejercicios de repaso y autoevaluación

1. ¿De cuántas formas puedes seleccionar un bloque?

Dos. Tres. Una. Cuatro.

2. Para seleccionar un párrafo completo hay que pulsar:

Doble clic.

El ratón y arrastrarlo hasta que seleccionemos el párrafo. Tres veces clic. Clic.

3. Con la combinación de teclas Ctrl.+ Supr eliminarás:

Un párrafo. Una frase. Un documento. Una palabra.

4. Para deshacer la última modificación realizada en el texto, se pulsa el

botón Deshacer o se pulsan las teclas:

CONTROL + Y. CONTROL + Z. CONTROL + D. ALT + Z.

229

Unidad didáctica 5

5. Para que aparezca la ventana del portapapeles en pantalla, tienes que pulsar dos veces seguidas las teclas:

CONTROL + P. CONTROL + C. ALT + P. ALT + C.

6. Para trabajar con varios documentos a la vez, utilizarás el menú:

Archivo. Edición. Ventana. Herramientas.

7. Se pueden hacer modificaciones en un texto buscado, utilizando la pes-taña:

Buscar. Ir a. Reemplazar. Ninguna anterior es correcta.

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SOLUCIONES A LOS EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN

1. Dos. 2. Tres veces clic. 3. Una palabra. 4. CONTROL + Z. 5. CONTROL + C. 6. Ventana. 7. Reemplazar.

Unidad Didáctica 5 de Word

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