UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES

CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO

MACHALA2016

SANCHEZ PINEDA PRISCILLA ESTEFANIA

PROFESIONALISMO QUE PROYECTA LA SECRETARIA EN EL DOMINIODE TECNICAS DE PRESENTACION Y ADMINISTRACION DEL ARCHIVO

UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS EMPRESARIALES

CARRERA DE SECRETARIADO EJECUTIVOCOMPUTARIZADO

MACHALA2016

SANCHEZ PINEDA PRISCILLA ESTEFANIA

PROFESIONALISMO QUE PROYECTA LA SECRETARIA EN ELDOMINIO DE TECNICAS DE PRESENTACION Y

ADMINISTRACION DEL ARCHIVO

Nota de aceptación: Quienes suscriben JIMENEZ VILLAMAR BIRMANIA AGRIPINA, PERALTA MOCHA MARIA BEATRIZ y PIZARRO ROMERO JOHANNA MICAELA, en nuestra condición de evaluadores del trabajo de titulación denominado PROFESIONALISMO QUE PROYECTA L A SECRETARIA E N E L DOMINIO DE TECNICAS DE PRESENTACION Y ADMINISTRACION DEL ARCHIVO, hacemos constar que luego de haber revisado el manuscrito del precitado trabajo, consideramos que reúne las condiciones académicas para continuar con la fase de evaluación correspondiente.

JIMENEZ VILLAMAR BIRMANIA AGRIPINA 0701661324

V E R D E Z O T Q R S I T N I

ES

lANA DEL ROCIO

LISTA SUPLENTE

Máchala, 29 de septiembre de 2016

Urkund Analysis Result Analysed Document: SANCHEZ PINEDA PRISCILLA ESTEFANIA.pdf (D21194571)Submitted: 2016-07-25 09:47:00 Submitted By: priscysanchez1985@hotmail.com Significance: 4 %

Sources included in the report:

JohannaVega.docx (D16170720) http://www.cens.com.co/Portals/0/PROGRAMA%20DE%20GESTION%20DOCUMENTAL.pdf

Instances where selected sources appear:

2

U R K N DU

CLÁUSULA DE CESIÓN DE DERECHO DE PUBLICACIÓN E N E L REPOSITORIO DIGITAL INSTITUCIONAL

El que suscribe, SANCHEZ PINEDA PRISCILLA ESTEFANIA, en calidad de autor del siguiente trabajo escrito titulado PROFESIONALISMO QUE P R O Y E C T A L A S E C R E T A R I A E N E L DOMINIO DE T E C N I C A S DE P R E S E N T A C I O N Y A D M I N I S T R A C I O N D E L A R C H I V O , otorga a la Universidad Técnica de Máchala, de forma gratuita y no exclusiva, los derechos de reproducción, distribución y comunicación pública de la obra, que constituye un trabajo de autoría propia, sobre la cual tiene potestad para otorgar los derechos contenidos en esta licencia.

El autor declara que el contenido que se publicará es de carácter académico y se enmarca en las dispociones definidas por la Universidad Técnica de Máchala.

Se autoriza a transformar la obra, únicamente cuando sea necesario, y a realizar las adaptaciones pertinentes para permitir su preservación, distribución y publicación en el Repositorio Digital Institucional de la Universidad Técnica de Máchala.

El autor como garante de la autoría de la obra y en relación a la misma, declara que la universidad se encuentra libre de todo tipo de responsabilidad sobre el contenido de la obra y que él asume la responsabilidad frente a cualquier reclamo o demanda por parte de terceros de manera exclusiva.

Aceptando esta licencia, se cede a la Universidad Técnica de Máchala el derecho exclusivo de archivar, reproducir, convertir, comunicar y/o distribuir la obra mundialmente en formato electrónico y digital a través de su Repositorio Digital Institucional, siempre y cuando no se lo haga para obtener beneficio económico.

Máchala, 29 de septiembre de 2016

SANCHEZ PINEDA PRISCILLA ESTEFANIA 0704703586

7

DEDICATORIA

Principalmente a Dios por darme la vida, por estar siempre conmigo en cada paso que

doy, a mis padres; por siempre brindarme el apoyo incondicional durante mi carrera

estudiantil, ya que ellos son mi motor y pilar fundamental para salir adelante y así cumplir mis metas trazadas. Con cariño y aprecio dedico el siguiente trabajo.

Priscilla Sánchez

8

AGRADECIMIENTO

A mis padres y hermanos por el apoyo que me brindaron durante mi carrera

universitaria, al personal docente de la Carrera de Secretariado Ejecutivo

Computarizado por sus enseñanzas y de manera especial a la Lic. Birmania Jiménez

por ser una guía, quien influyo con sus conocimientos en mi formación profesional

para la elaboración del presente trabajo.

Priscilla Sánchez

9

ÍNDICE DE CONTENIDOS

CARÁTULA……………………………………………………………………………………...I

PORTADA………………………………………………………………………………………II

DEDICATORIA…………………………………………………………………………….......III

AGRADECIMIENTO………………………………………………………………………….IV

ÍNDICE DE CONTENIDOS…………………………………………………….……………..V

1.RESUMEN…………………………………………………….…………………….…....…VI

2.INTRODUCCIÓN………………………………………………………………….…………7

3.DESARROLLO……………………………………………………………..........................8

4.CONCLUSIONES………………………………………....………………..…………..….12

5.BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………..……....13

6.ANEXOS…………………………………………………………………………………….15

10

1. RESUMEN

PROFESIONALISMO QUE PROYECTA LA SECRETARIA EN EL DOMINIO DE TÉCNICAS DE PRESENTACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO

Hoy en día el personal secretarial se caracteriza por la multifunción de su trabajo

dentro de las empresas, por lo que es necesario que cuente con los conocimientos

necesarios en diversas áreas que le permitan desarrollar su trabajo eficientemente, de

esta manera, va a poder realizar en el menor tiempo posible y de forma correcta las

labores que le sean encomendadas. Una de las tareas que realiza la secretaria es la

organización y administración de archivos, tarea que si lo realiza adecuadamente y

teniendo bases sobre cómo realizarlo le permitiría ahorrar mucho tiempo para poder

realizar otras actividades. El profesionalismo que debe proyectar la secretaria en

cuanto a técnicas de presentación y administración de archivos es muy beneficioso

para la empresa por cuanto va a poder localizar los documentos que le soliciten o que

necesite con mayor rapidez y eficacia, manteniendo el orden y escatimando tiempo y

dinero a la organización. Existen diferentes sistemas o métodos de clasificación y

organización de archivos por lo que se debe utilizar el que la empresa considere

necesario. La instrucción metodológica aplicada es el método sistemático que nos

permite recopilar datos para investigar y analizar el contenido de la investigación. Para

ello, las organizaciones deben implementar programas de capacitación y orientación

sobre el manejo de los archivos dirigido al personal secretarial que les ayude a mejorar su productividad laboral.

Palabras claves: Técnicas de presentación, administración de archivos, secretaria,

orden, rapidez, eficacia, ahorro de tiempo.

11

2. INTRODUCCIÓN

La secretaria debe estar preparada para cumplir distintas y variadas funciones;

para ello, necesita estar dotada de conocimientos, habilidades y actitudes que le

ayuden a desempeñarse eficazmente, la preparación con la que cuente en diversos

temas relacionados con su trabajo le va a permitir tener una mejor visión sobre las

tareas que realiza, tal es el caso de la administración de archivos de documentación, a

medida que las empresas van creciendo económicamente, aumenta la documentación

que utilizan para la realización de sus actividades, estos documentos tienen que ser

conservados, custodiados y archivados de manera sistemática y ordenada para que

en el futuro puedan ser encontrados por la persona que lo requieran de forma rápida y eficaz.

El presente ensayo pretende analizar la importancia del dominio que debe poseer el

personal secretarial sobre técnicas de presentación y administración del archivo,

justificándose en la necesidad de que el personal secretarial pueda recopilar,

conservar, difundir e informar, así como administrar el archivo de una forma competente.

Esta investigación se basa en un marco teórico que explica lo relevante que es contar

con un archivo de documentación ordenado, los diferentes métodos y técnicas para

archivar documentos de acorde a las necesidades de la empresa, las funciones que

cumple un archivo organizado y los beneficios que representa para la secretaria poder desarrollar esta actividad con conocimientos apropiados sobre este tema.

El archivo ha ido adquiriendo progresiva importancia dentro de las empresas y solo a

través de programas de capacitación, y orientación en el personal secretarial se va a poder cumplir con los objetivos planteados en esta propuesta.

12

3. DESARROLLO

El rol que cumple la secretaria dentro de las empresas abarca muchas funciones de

vital importancia para el crecimiento organizacional, por lo que la preparación,

conocimientos y habilidades que tenga le van a permitir desarrollar de la mejor manera

sus labores. Una de las funciones principales que debe cumplir es la administración de

archivos, toda la documentación que se genere en el ámbito de trabajo debe estar bien

respaldada, conservada y custodiada por la secretaria, con el fin de poder dar un

buen servicio a los clientes que soliciten información.

Un buen control en el manejo de la información y documentación de los archivos da

como resultado una optimización en el trabajo para el personal secretarial, por lo que

el tener a cargo documentos importantes de la empresa es una gran tarea porque de

la forma de como estén conservados, en donde estén guardados y la pronta

accesibilidad para ubicarlos, demostraran la eficiencia que tiene la secretaria en este

ámbito. Con respecto al concepto de archivo, (RÍOS BELTRAN & PABÓN

VILLAMIZAR, 2012, pág. 165) Afirman: “La noción de archivo como depósito o lugar

donde se almacenan documentos, se llama archivo al conjunto de papeles y

materiales que circulan en la gestión administrativa, directiva, judicial y educativa, entre otras muchas”.

Existen diversos métodos para cumplir con el objetivo de tener un archivo organizado,

sistemático, eficiente y seguro, para que el personal secretarial pueda tener un mejor

control sobre la documentación que maneja; para ello, puede utilizar técnicas como

archivar la documentación de manera cronológica, alfabética y numérica de acuerdo a

la importancia que tenga el documento. (CABRERA MORALES & CAMPILLO

TORRES, 2011, pág. 79) Refieren: “En las propias organizaciones existe una

dispersión de datos e información que, en ocasiones, duplica tareas y hace imposible

su recuperación por parte de quienes la necesitan en el momento oportuno”.

De allí radica la importancia de tener una buena administración de los archivos, que

permitan tener un fluido control de los documentos de forma rápida y oportuna; para

13

eso es necesario contar con varias herramientas que ayuden a tener un mejor manejo

de la información. (ROSQUETE MARTÍNEZ, y otros, 2012, pág. 17) Mencionan: “Se

considera que la información interna y externa es un elemento estratégico dentro de

las organizaciones que aporta competitividad para las mismas”.

A medida que avanza la tecnología, los entes empresariales van actualizando e

incorporando nuevos métodos de técnicas de presentación y administración de

archivo de documentos, ya no solo se archiva con documentos físicos y en grandes

bodegas sino también, se puede guardar la información de manera electrónica dentro

de cada computador que lo requiera; por lo tanto, es fundamental que las empresas

brinden el personal secretarial todo el apoyo referente al dominio de técnicas de

presentación y administración de los archivos. (SIERRA ESCOBAR, 2012, pág. 244)

Refiere:

La gestión de documentos y la administración de archivos, como ciencias auxiliares de la archivística que todos conocíamos y aceptábamos, tampoco pueden quedar aisladas de los avances y grandes progresos del ámbito informático y de la administración.

Por consiguiente, el personal secretarial debe estar a la vanguardia de la tecnología a

través de capacitaciones constantes en documentación tecnológicas de archivos; por

ello, es indispensable que las empresas cuenten con personal preparado y capacitado

sobre este tema, que demuestren ante los usuarios que soliciten información, agilidad,

veracidad, control y dominio de los documentos que manejan, ofreciendo un servicio

de calidad a los usuarios. (JURADO, 2011, pág. 54) Menciona: “Como documento

electrónico puede definirse a toda aquella representación del pensamiento y de la

voluntad del hombre materializada en soportes magnéticos, de acceso inmediato y

capaz de trasladarse de un lugar a otro por medio de redes informáticas”.

Una de las cualidades que debe tener la secretaria profesional es brindar un servicio

de calidad a los usuarios, la correcta administración de documentos dará como

resultado un servicio eficiente, y esto lo podrá hacer si tiene las herramientas

necesarias para hacerlo, en efecto el hecho de atender amablemente a los clientes no

garantizan su satisfacción, ni el objetivo de las empresas. (VIVAS MORENO, 2011,

pág. 47) Afirma: “Los programas de gestión de documentos son de una gran utilidad

para la empresas, dado que con ellos se puede llegar a dominar la documentación que se genera, disponiendo la información contenida en los mismos de forma eficaz”.

14

Otro aspecto primordial se refiere a la veracidad y confiabilidad de los documentos

archivados por cuanto responden a la capacidad que tiene la secretaria para generar

confianza con su trabajo. (DEL CASTILLO GUEVARA & MENA MUJICA, 2011, pág. 54) Refieren:

En correspondencia con algunos autores, MacNeil, desde el dominio archivístico, define la veracidad como su cualidad para constituir una declaración precisa de los hechos y una manifestación genuina de esos mismos hechos, y agrega que este concepto "se compone de otras dos cualidades que son la confiabilidad y la autenticidad.”

Por eso, es importante que el personal secretarial tengan nociones sobre organización

de archivo de documentos, deben elaborar listas de procedencias de los archivos,

asignar un lugar para cada documento que reciba, ubicarlos por fechas o secciones,

revisar la documentación enumerarlos y guardarlos en lugares donde puedan estar

conservados y cuidados. (RUDNEY DA SILVA, JOANES FIABANI, MORELLI MATOS, & VALDIVIA ARAANCIBIA, 2012, pág. 259) Mencionan:

La implementación de un programa de gestión documental pueda permitir el control sobre la información generada o recibida, determinando significativamente la economía de los recursos mediante la reducción de la abundancia de documentos al mínimo indispensable y la optimización y racionalización de los espacios físicos de almacenamiento de los documentos, así como acelerar la recuperación de la información procesada.

La forma de cómo se registre la documentación, el lugar en donde este archivada la

información y la agilidad con la que la secretaria encuentre los archivos van a reflejar

el profesionalismo que ella tiene y su dominio en el área en la que se desempeña,

determinando a su vez la calidad y la eficiencia de los documentos custodiados.

(SANABRIA RANGEL, ROMERO CAMARGO, & FLORES LIZCANO, 2014, pág. 160)

Refieren:

Se evidencia que el concepto de calidad no solo involucra aspectos tangibles, como habitualmente se considera, sino también componentes intangibles de la organización. Estos, en realidad, son tan importantes como aquellos. Entre los primeros se encuentran elementos como los registros, las herramientas y los recursos.

15

Las ventajas que tendrán las empresas que incluyan dentro sus organizaciones un

adecuado sistema y técnicas de control de archivos son las siguientes: Incremento de

la eficiencia del personal secretarial, mejor control en el manejo de la información,

reducción de gastos, ahorro de tiempo para poder encontrar rápidamente los

documentos, papeles bien custodiados, aumentan la productividad, disminuye

tenciones, confiabilidad en el entorno laboral, satisfacción al cliente y en las secretarias al realizar un buen trabajo.

Las empresas tienen la gran responsabilidad de establecer políticas y normas sobre el

manejo de los archivos, tanto físicos como electrónicos, que aporten de forma

beneficiosa para los objetivos de la empresa a través de leyes y regulaciones

documentales que permitan garantizar la confiabilidad y autenticidad de los

documentos, teniendo como fiscalizadores a personas capacitadas que

periódicamente supervisen el adecuado control y manejo de los archivos. (HERRERA,

2012, pág. 190) Menciona:” Se reclamó el reconocimiento del valor profesional de la

actividad archivística y se reconoció la urgencia de promover la capacitación en todos los niveles”.

Le compete a la empresa de dotar al personal secretarial, de las herramientas

necesarias como mobiliarios y útiles de oficina que necesite para poder desarrollar

esta tarea exitosamente. Por ello, es necesario implementar programas de gestión

documental en las empresas y desarrollar con el personal secretarial talleres

constantes de capacitación y orientación en cuanto a la administración de archivos y su adecuada presentación, con miras al crecimiento organizacional.

16

4. CONCLUSIONES

Como conclusión tenemos que la función de archivos de documentos es muy

importante dentro de la estructura organizativa de las empresas porque nos permite controlar de una manera organizada los datos que han sido almacenados.

Además gracias a un buen manejo de la documentación la secretaria puede

encontrar los documentos que le soliciten de forma rápido, ahorrando tiempo y dinero para la empresa.

Es muy importante contar con personal capacitado para el área de archivo, por lo

que se debe contar con talleres de orientación y capacitación para el personal secretarial a fin de mejorar su productividad.

Un buen desempeño y pronta respuesta en la búsqueda de documentación le

brinda confianza y credibilidad a los documentos y a la persona encargada de la misma.

La empresa debe dotar de todos los instrumentos necesarios como equipos y

útiles de oficina para que la secretaria pueda aplicar las técnicas de presentación y administración de archivos y así poder desarrollar su trabajo eficientemente.

17

5. BIBLIOGRAFÍA

CABRERA MORALES, I. M., & CAMPILLO TORRES, I. (Enero-Abril de 2011). Propuesta

organizacional de un archivo de gestión para organizaciones empresariales. Ciencias de

la Informacion, 40(1), 77-84.

DEL CASTILLO GUEVARA, J., & MENA MUJICA, M. M. (2011). Gestión de documentos de archivo

en el actual contexto organizacional y la introducción a la norma ISO 15489. Revista

Cubana de ACIMED, 22(1), 47 - 59. Obtenido de http://scielo.sld.cu

HERRERA, J. M. (Mayo-Agosto de 2012). Reloj de archivos. Desacatos, Centro de

Investigaciones y Estudios Superiores en Antropología Social(39), 187-192.

JURADO, A. (Enero-junio de 2011). Valor probatorio del documento electrónico. Cuestiones

Jurídicas, Universidad Rafael Urdaneta, 5(1), 51-68.

RÍOS BELTRAN, R., & PABÓN VILLAMIZAR, S. (Abril de 2012). Memoria de Archivo / Memoria

Digital: Reflexiones sobrel los archivos pedagógicos en la perspectiva digital. Nómadas

36, 36, 161-177.

ROSQUETE MARTÍNEZ, R. J., PALOMINO PALOMINO, M., LEGAÑOA FERRÁ, D., CANO INCLÁN,

A., CABRERA MORALES, I., & CAMPILLO TORRES, I. (2012). Estructura organizativa del

Sistema de Gestión Integral de Documentos de archivo (SiGeID 1.0)1. Palabra Clave,

1(2), 13-28.

18

RUDNEY DA SILVA, C., JOANES FIABANI, K., MORELLI MATOS, J., & VALDIVIA ARAANCIBIA, B.

(2012). Reflexiones sobre la gestión documental frente a los principios bioéticos en la

investigación científica en Brasil. Acimed., 23(3), 250-262.

SANABRIA RANGEL, P. E., ROMERO CAMARGO, V., & FLORES LIZCANO, C. I. (julio-diciembre de

2014). El concepto de calidad en las organizaciones: una aproximación desde la

complejidad. Universidad & Empresa, 16(27), 165-213.

SIERRA ESCOBAR, L. F. (2012). Gestión Documental enfocada a procesos: una mirada desde la

administración pública distrital. Revista Interamericana de Bibliotecología, 35(3), 243-

255.

VIVAS MORENO, A. (Octubre de 2011). Archivos y empresas un consenso ineludible. Palabra

clave(La Plata en linea, 1(1), 40 - 58.

19

PAPER 1: RÍOS BELTRAN, R., & PABÓN VILLAMIZAR, S. (Abril de 2012). Memoria

de Archivo / Memoria Digital: Reflexiones sobrel los archivos pedagógicos en la perspectiva digital. Nómadas 36, 36, 161-177.

20

21

PAPER 2: CABRERA MORALES, I. M., & CAMPILLO TORRES, I. (Enero-Abril de

2011). Propuesta organizacional de un archivo de gestión para organizaciones empresariales. Ciencias de la Informacion, 40(1), 77-84.

22

23

PAPER 3: ROSQUETE MARTÍNEZ, R. J., PALOMINO PALOMINO, M., LEGAÑOA

FERRÁ, D., CANO INCLÁN, A., CABRERA MORALES, I., & CAMPILLO

TORRES, I. (2012). Estructura organizativa del Sistema de Gestión Integral de Documentos de archivo (SiGeID 1.0)1. Palabra Clave, 1(2), 13-28.

24

25

PAPER 4: SIERRA ESCOBAR, L. F. (2012). Gestión Documental enfocada a

procesos: una mirada desde la administración pública distrital. Revista Interamericana

de Bibliotecología, 35(3), 243-255.

26

27

PAPER 5: JURADO, A. (Enero-junio de 2011). Valor probatorio del documento

electrónico. Cuestiones Jurídicas, Universidad Rafael Urdaneta, 5(1), 51-68.

28

29

30

PAPER 6: VIVAS MORENO, A. (Octubre de 2011). Archivos y empresas un consenso ineludible. Palabra clave(La Plata en linea, 1(1), 40 - 58.

31

32

33

PAPER 7 : DEL CASTILLO GUEVARA, J., & MENA MUJICA, M. M. (2011). Gestión de

documentos de archivo en el actual contexto organizacional y la introducción a la

norma ISO 15489. Revista Cubana de ACIMED, 22(1), 47 - 59. Obtenido de

http://scielo.sld.cu

34

35

PAPER 8: RUDNEY DA SILVA, C., JOANES FIABANI, K., MORELLI MATOS, J., & VALDIVIA

ARANCIBIA, B. (2012). Reflexiones sobre la gestión documental frente a los principios

bioéticos en la investigación científica en Brasil. Acimed., 23(3), 250-262.

36

37

PAPER 9: SANABRIA RANGEL, P. E., ROMERO CAMARGO, V., & FLORES LIZCANO, C. I. (julio-

diciembre de 2014). El concepto de calidad en las organizaciones: una aproximación

desde la complejidad. Universidad & Empresa, 16(27), 165-213.

38

39

PAPER 10: HERRERA, J. M. (Mayo-Agosto de 2012). Reloj de archivos. Desacatos, Centro de

Investigaciones y Estudios Superiores en Antropología Social(39), 187-192.

40

41