Unidad 3

Diseño de Sistemas

Cristián Marchessi Durán

[email protected]

Unidad IIIAnálisis y diseño de algunos sistemas

operativos

OBJETIVO:

• Entregar la capacidad de entender al sector público, desde el enfoque de sus sistemas componentes, con sus interacciones y elementos y avanzar los instrumentos esenciales para diseño, operación y evaluación de dichos sistemas.

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DISEÑO DE SISTEMAS ORGANIZACIONALES

Manipulación de un conjunto de parámetros tendiente a alcanzar la división del trabajo y el logro de la coordinación en la organización.

ANÁLISIS Y DISEÑO DE ALGUNOS SISTEMAS OPERATIVOS

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1.- SISTEMA POLÍTICO

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• Desde la Antigüedad clásica existe interés en definir los sistemas políticos; fueron estudiados por Aristóteles, Polibio, Santo Tomás, Maquiavelo, Montesquieu, Rousseau, etc.

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• En la actualidad, varios son los teóricos que se han dedicado a analizar las formas de los Estados y tipificarlos, como por ejemplo Karl Loewentein, Georges Burdeau, Raymond Aron, Paolo Bisgaretti di Ruffia, Jiménez de Parga, etc.

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La división más común de los regímenes políticos es:

• Regímenes autocráticos• Regímenes democráticos

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Regímenes autocráticosSe dividen en :

Régimen totalitario: Los gobernados pueden participar en el proceso político a través de un solo canal o partido único, el cual está orientado por una ideología totalizante que controla y regula todos los aspectos de la vida de las personas. No se admiten ni toleran minorías discrepantes al orden establecido. El partido político único de gobierno desarrolla la educación y la propaganda que da sustento permanente al régimen establecido.

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Regímenes autocráticos

Régimen autoritario: Existe un pluralismo político limitado y no responsable. No existe una ideología elaborada que lo guíe como el totalitarismo, sino que existen "mentalidades" distintas, que más bien defienden y justifican la estructura política existente sustentada por las costumbres y la tradición. Estos regímenes se caracterizan por ser de élite, donde un grupo de elegidos resuelve los problemas públicos sin consultar al pueblo. De tal modo este grupo elítico busca la desmovilización de los miembros de la sociedad civil fomentando la apatía política, hasta donde no les sea contrario a sus intereses.En la mayoría de los casos estos regímenes son radicalmente transitorios pues

dependen de un líder carismático fundador y de la élite que lo rodea; desaparecido el líder pueden derivar a un sistema democrático o a uno totalitario.

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Caracterización

• El Estado participa de la condición esencial de toda Institución: Contar con una autoridad que decide, o a lo menos sanciona, las funciones esenciales para lograr el propósito o misión, que determina todos los demás sistemas, con atención permanente a la sociedad, a la que sirve y que es la fuente de su generación y evaluación.

• Asegura una claridad en cómo se está generando y usando el poder público

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Misión

Cautelar la vigencia permanente del respeto a la normativa que legitima la generación, uso y evaluación del Poder Público como depositario de las facultades para tomar decisiones mayores, que definen las cuestiones sustantivas de la organización y de la gestión que procura el bien común.

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Políticas públicas

Las políticas públicas de mayor trascendencia a nivel de Función pública son:

• Democracia. • Participación Ciudadana. • Legitimidad.

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Democracia. El poder político se encuentra distribuido en tres órganos, las autoridades son elegidas en elecciones libres, competitivas y limpias, la acción política de la oposición es aceptada e incentivada, existe un respeto y garantía por los derechos de las personas

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Participación Ciudadana. La participación ciudadana ocurre cuando los ciudadanos se involucran en la gestión pública, oportunidad que en el caso de Chile se concreta a través de los 4 procedimientos que establece nuestra Ley de Participación Ciudadana, como lo son acceso a la información relevante, consultas ciudadanas, cuentas públicas participativas y consejos de la sociedad civil.

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Legitimidad.La legitimidad es la capacidad de un poder para obtener la obediencia sin necesidad de recurrir a la coacción que supone la amenaza de la fuerza. Un modelo de Estado es legítimo si existe un consenso entre los miembros de su comunidad política para aceptar su autoridad.

Normas

• El Poder de decisión, cada vez que incide en los derechos humanos, patrimoniales o de seguridad ciudadana, debe estar definido por normas de derecho.

• En los demás casos, está normado por potestad reglamentaria o facultad normativa del Poder Ejecutivo.

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Productos o prestaciones y sus correspondientes usuarios

• Se expresan en Normas, Instrucciones, Planes, Proyectos y Estrategias, que dan el marco mayor dentro del cual se generan los instrumentos de aplicación, como procesos, instrucciones, Presupuestos y otros medios a través de los cuales se concretan las decisiones mayores.

• Los usuarios de estos productos, son los ciudadanos o personas favorecidos o afectados en cada caso.

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Estructura organizacional

• Corresponde a los primeros niveles de dirección de cada institución, pudiendo delegar poder a los niveles siguientes, en la medida que sea justificado por la operación de la cual son responsables.

• En el ámbito superior de Estado, hay atribuciones no delegables, como las que inciden en la gestión judicial, en temas de soberanía nacional o en funciones estratégicas determinantes para el bien común y la sustentabilidad social, como las atingentes a la educación, la salud o el trabajo.

• La estructura del Sistema Político se precisa con la caracterización de las dependencias que ejercen poder de decisiones, con las cartas de atribuciones y con las listas de las funciones relacionadas con el ejercicio del poder

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Recursos

PERSONALES:• Capacidad de los líderes que ejercitan el poder en cuanto a idoneidad en

conocimientos, atributos de sentido social y bien común.

• Grado de reconocimiento que tienen entre los dirigidos y condiciones personales, entre las que son relevante la capacidad de comprender y analizar objetos completos en su conjunto y condiciones de liderazgo.

ECONOMICOS Y FINANCIEROS:• En este sistema lo importante es determinar el peso o influencia que

tienen las decisiones políticas, sobre el total de recursos del objeto o institución en la cual el poder se ejerce.

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Articulación

• Sistema de Planificación; genera los medios de aplicación.

• Sistema de Operaciones o producción; genera los resultados a través del cual se logran las decisiones políticas.

• Sistema de Control; evalúa resultados. Compara con el ideal.

• Sistema Financiero; habilita o dificulta la concreción de las decisiones.

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Técnicas

• De Generación del Poder:

Electorales Sufragio

Campañas de candidaturas

Propaganda política

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Técnicas

• De ejercicio del Poder:

Programa Político

Liderazgo

Generación de Redes de Poder

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Técnicas

• De evaluación y cuenta:

Sondeos de Opinión Juicio Político

Investigaciones sobre actos concretos.

Cuenta Pública

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Contingencia

• Desvinculación de las decisiones políticas, expresadas en políticas públicas, con los niveles de ejecución y de evaluación;

• Debilidad de los poderes públicos en su limitada participación de los recursos financieros;

• Debilitación del Poder Público por la subsidiaridad que incorpora privatizaciones y externalizaciones;

• La existencia creciente de los Poderes Fácticos apoyados por las tendencias multiformes de la Globalidad.

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Proyección

• Participación ciudadana, bien definida en sus contenidos, en las condiciones requeridas del nuevo ciudadano y de una auténtica “política de estado entendida como un pilar de democracia”.

• Se deberá enfatizar el esfuerzo de parte de Buenos Administradores de Bien Común, para superar las características descritas en el punto de Contingencia.

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2.- SISTEMA PRODUCCIÓN

Caracterización

• Generación de los productos o prestaciones, materiales o culturales, a través de los cuales se logran los propósitos o misiones que justifican la existencia de la Institución. Todos los demás sistemas son complementarios.

• Materializar en productos las misiones institucionales con base en las necesidades de la colectividad

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Misión

• Diseñar, elaborar, entregar y evaluar todos los productos / servicios que contribuyen al logro del bien común.

• Asegurar a la población, individual y organizada, los bienes, servicios y condiciones necesarios para su vida, para su desarrollo individual y social, para la mejor convivencia y armonía y para cautelar el patrimonio, cultura e institucionalidad de la nación.

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• Subsidiaridad, el Estado debe hacer lo que los privados no hacen bien, en calidad, precio, oportunidad y consistencia con el bien común.

• Participación ciudadana real.• Transparencia.• Control efectivo.• Prestaciones hacia todos sin discriminaciones y privilegiando

los sectores vulnerables.

Normas

• Leyes, reglamentos e instructivos que sancionan y regulan las prestaciones/servicios.

• Establece los parámetros que determinan factores como calidad, cantidad, precio, costo, etc.

• Estipula las condiciones en que se llevan a cabo los procesos

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Prestaciones de Servicios en lugar de producción física.

• Productos propios de la función de coordinación, incluyendo formación de roles de actores; alianzas entre diversos prestatarios en el enfoque de “ventanillas únicas”.

• El medio ambiente y la seguridad como áreas nuevas de acción del Estado.

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Productos de Superintendencias.

• Usuarios son todos los sujetos activos como beneficiarios directos de la misión de cada Institución.

• Todas las personas naturales y jurídicas y otras, que son usuarios de la función pública.

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• Se privilegian estructuras de poco volumen que coordinan redes funcionales y sectoriales, tanto en nivel central como regional y local, e incorporan a los usuarios organizados.

• Las estructuras tradicionales de ministerios y servicios y las nuevas, de empresas.

• Comités, consejos. Las sociedades anónimas.

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Recursos

• Tendencia a generar más ingresos propios.

• El presupuesto consolidado como medio de fortalecer las prestaciones públicas.

• La estrategia de los créditos BID y otros internacionales para descentralizar el control financiero. Riesgos.

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Articulación

El sistema de producción, debe vincularse fuertemente con los sistemas:

• Político, • Financiero, • Abastecimiento y • RR.HH.

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Técnicas

• Se identifican, en parte importante, con lo relativo a programación y control del trabajo.

• Son específicas, según sea la institución en que se aplican.

• A modo de ejemplo se pueden citar: antigüedad de materiales (Sernageomin), Vendajes (Hospitales), Auditar contribuyentes (SII).

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Contingencia

En su nivel de función pública macro se pueden destacar:

• Descoordinación• Tecnología inconsistente• Economicismo• Globalización• Esfuerzos para fortalecer el mixteo y replantear política de

subsidiaridad.

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Proyección

Común para todos los macro sistemas públicos:

• Tendencia optimista y deseada de que el Estado fortalezca su rol en torno a un proyecto de Sociedad consensuado en el marco del bien común;

• Lograr la fuerza determinante de ciudadanos preparados para organizarse y participar efectivamente el la precisión de las acciones públicas.

Ello involucra organizaciones sociales como Colegios, Gremios, Universidades, organizaciones por áreas de prestaciones.

3.- SISTEMA PLANIFICACIÓN

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Caracterización

Prevención del entorno institucional para optimizar la contingencia en su especificidad y en su organización, en atención a los cambios de dicho entorno, a la realidad de los potenciales y a las directrices que entrega el sistema público.

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Misión

• Prever las readecuaciones organizacionales y de gestión que optimicen al Estado en consistencia con el proyecto realizable de sociedad que se postula y considerando los diferentes sectores y niveles en un todo coordinado.

• Asegurar la mejor organización y gestión de una entidad a partir de una relación entre propósitos u objetivos, cambios del medio susceptibles de prever y aspectos contingentes susceptibles de optimizar.

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• Consistencia con el propósito de Sociedad.

• Cobertura bipartita: Las funciones específicas y las de facilitación.

• Coherencia entre sectores y niveles.

• Proyección que considere variaciones del medio y del potencial de los recursos.

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Consistencia con el propósito de Sociedad.

Distintos propósitos pueden tener las personas cuando forman grupos, sin embargo cuando se quiere realizar una tarea en común es preciso converger hacia un fin que sea acordado y aceptado por todos para que éste se logre realizar. Esta idea está presente cuando se forma una sociedad, una organización de personas.

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Cobertura bipartita: Las funciones específicas y las de facilitación.

• Las funciones especificas deben ser apoyadas por las de facilitación, dentro de estas ultimas están las de financiamiento y la facilitación de la información.

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Coherencia entre sectores y niveles.

Salud

Medio ambiente

Educación

Seguridad

Nivel Provincial

Regional

Nacional

Niveles

Sectores

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Proyección que considere variaciones del medio y del potencial de los recursos.

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Normas• Normas de menor jerarquía para planes, proyectos y

programas.


Planes, Proyectos, Programas: Diagramaciones Como usuarios se encuentra la propia institución, que se

analiza y proyecta para lograr su misión, con consistencia a los cambios del entorno y con medios optimizados

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• Unidades Centrales como DIPRES, MIDESO y otras que formulan planes.

• Proyectos y programas. En cada Servicio hay dependencias específicas de Planificación.

• Existen, además, estructuras por la metodología de proyectos.

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Recursos

• Institucionales, son de nivel mínimo: limitados a personal y sus oficinas.

• Asignados a planes y proyectos específicos, son de mayor cuantía.

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Articulación

El sistema de planificación, debe vincularse fuertemente con los sistemas:

• Político, • Producción, • Financiero • Control

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TécnicasFormulación de Planes, Proyectos y Programas:

Pert

Gantt Estudios de factibilidad

CPM

Tablas de decisiones predeterminadas

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TécnicasEvaluación y control de avances y resultados

Medios de monitoreo

Tablas para evaluar avances

Tablas de medición de resultados e

impactos.

Indicadores

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TécnicasPlanificación estratégica.

Misión

Objetivos estratégicos

FODA

Plan estratégico

Ejecución

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Contingencia

• Presencia fraccionada carente de una visión de conjunto.

• Heterogeneidad en metodología y grado de importancia.

• El Sistema Político le asigna baja prioridad a este Sistema.

• Carencia de un marco de políticas públicas y de metas sectoriales armónicas

• Carencia de profesionales planificadores

• Énfasis en la racionalización cortoplacista

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Proyección

• Se espera que prosperen posiciones que demanden un Estado más fuerte, donde el Ministerio de Desarrollo Social u otro Organismo asuma la optimización integral de la Función Pública, aplicando un plan general para la institucionalidad pública, que considere propósitos, políticas, estrategias y procesos sustantivos.

• Plan que será el marco que asegure proyectos y programas con sentido integral y coordinado hacia una sociedad más equitativa, valórica y solidaria.

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¿Qué es la Planificación Estratégica y cómo se utiliza en el sector

público?

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¿Qué es la planificación estratégica?

“Es una herramienta de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas, en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro las organizaciones e instituciones, para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr el máximo de eficiencia y calidad de sus prestaciones”

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Proceso de producción públicay su relación con el proceso de planificación estratégica.

SociedadInstitucionalidad

Procesos

Recursos Productos Resultados Impacto

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Pasos para lograr la planificación estratégica

Análisis situacional

Análisis FODA

Definición de Misión

Definición de visión

Definición de

supuestos

Definición de indicadores

Definición de

productos estratégicos

Definición de

objetivos estratégic

os

Valores

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¿Qué es el análisis situacional?

El análisis situacional tiene por objetivo revisar la situación en la que se encuentra la institución (en el servicio público), tanto respecto del ambiente o entorno en el que se desenvuelve como en relación con su propio funcionamiento.

¿Qué bienes o servicios entrega el servicio

público?

¿A quiénes entrega esos bienes o

servicios?

¿A qué problemas críticos responde el

servicio público?

¿Qué capacidades tiene el servicio

público?

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¿Qué es el análisis FODA?

A partir del análisis situacional se facilita la realización del análisis FODA que permite detectar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que existen en el ambiente interno o en el entorno de la institución. Lo que debe orientar este trabajo es la obtención de conclusiones que nos permitan saber cuáles son nuestras potencialidades y desafíos, así como nuestras limitaciones y riesgos a enfrentar cuando se quiere cambiar la realidad actual por una situación deseada.

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¿Qué es el análisis FODA?Fortalezas Oportunidades Potencialidades

Debilidades Amenazas Limitaciones

Fortalezas Amenazas Nivel de Riesgo

Debilidades Oportunidades Desafíos

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¿Qué es el análisis FODA?

Fortalezas Oportunidades Potencialidades

Institución con capacidades y habilidades para entregar asistencia técnica agropecuaria

Tratado de Libre Comercio con EE.UU. asigna importante cuota de mercado fuera de estación para las paltas

Incorporar a al menos 12.500 productores medianos y grandes a la plantación de palta, con lo que aumentan los ingresos de las explotaciones en un 53%

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¿Qué es la misión?

Corresponde a la declaración fundamental que le da carácter constitutivo a la organización y a su acción. Establece su mandato y el impacto esperado en un horizonte de 10 años. Responde a la pregunta: ¿Quiénes somos como organización?

La misión determina los propósitos, fines y límites de la organización y su base de usuarios

¿Razón de ser?¿Por qué existe?

Los bienes, servicios y regulacionesque entrega o productos estratégicos

El aporte a que se compromete la organización ¿Cuál es la población-objetivo?

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¿Qué es la misión?

Una correcta misión debe contener

Misión ( Productos finales Usuarios Resultado esperado )

Bienes, servicios yregulaciones generados

y entregados en untiempo dado

Población o beneficiarios

pertenecientes a lapoblación-objetivo

Transformacióndeseada a partir de

situación inicial(resultado final)

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¿Qué es la visión?

Una vez definida la misión institucional, teniendo claro quiénes somos y qué se quiere entregar a la población-objetivo en el corto y mediano plazo, hay que preguntarse hacia dónde queremos llegar y cómo se espera que la gente (la ciudadanía) nos vea en el futuro

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¿Qué son los valores institucionales?

Los Valores son aquellos juicios éticos sobre situaciones imaginarias o reales a los cuales nos sentimos más inclinados por su grado de utilidad personal y social.Los Valores de una organización son sus pilares más importantes. Con ellos se define a sí misma, porque éstos corresponden a los Valores de sus miembros y, especialmente, a los de sus directivos.Los directivos públicos deben desarrollar virtudes como la templanza, la prudencia, la justicia y la fortaleza para ser transmisores de un verdadero liderazgo.

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¿Qué son los objetivos estratégicos?

Los logros que la organización persigue en un plazo determinado(1-5 años) y que deben ser coherentes con la misión y visión de la institución.Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una pregunta esencial: ¿Qué debemos tener en el corto y mediano plazo para lograr un accionar coherente con la misión institucional? Estos objetivos llevan la misión y la visión a términos concretos en cada nivel de la organización, la hacen operativa.

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¿Qué son los objetivos estratégicos?

Alcanzar niveles de excelencia en la calidad y prontitud con que se atiende al usuario,reduciendo los tiempos de espera en la tramitación y otorgamiento de beneficios.

Logro concreto: Excelencia y reducción de tiempos

Área de actividad:Atención de usuarios

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¿Qué son los productos estratégicos?

Objetivo estratégico 1:Mejorar la calidad de vida de todos los habitantes, especialmente de los usuarios de la ciudad, a través de la masa verde que administra, proporcionando espacios urbanos en contacto con la naturaleza.

Objetivo estratégico 2:Aumentar la igualdad de oportunidades a través de programas que tiendan a beneficiar con gratuidades a los sectores más desfavorecidos (extrema pobreza, discapacitados, grupos rurales, etnias, etc.)

PRODUCTOS ESTRATEGICOS1. Áreas verdes disponibles en buenas condiciones2. Zoológico3. Infraestructura para la diversión y esparcimiento de la población4. Educación medioambiental: Para valorar la naturaleza y su conservación5. Actividades culturales: Para los visitantes del parque6. Gratuidades: Para sectores de bajos recursos en el uso de los servicios ofrecidos

Contribuye aContribuye a

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Definición de indicadores y supuestos

Un Indicador corresponde a una relación entre dos variables o más, donde normalmente una está referida a la intervención realizada por la institución pública y otra sirve como referencia para comparar el desempeño institucional.

Por otra parte, cuando se definen los Objetivos Institucionales mediante la planificación estratégica, se hace sobre un conjunto de acontecimientos o condiciones que deben darse hipotéticamente en el tiempo en que se implementarán dichos objetivos. A estas condiciones o acontecimientos se le denominan supuestos.

4.- SISTEMA FINANCIERO

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Caracterización

• Determinación, generación, destinación, registro, evaluación y control de los recursos que se requieren para la organización y gestión de la Institución

• Aporta recursos para que los productos planificados y sancionados se realicen

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Misión

Obtener recursos financieros suficientes para acometer la función pública, que permita concretar la política fiscal en, cuanto a generar los ingresos públicos y darles el destino que contribuya al logro de los fines macro económicos, sociales e institucionales definidos por el Gobierno dentro de los marcos normativos correspondientes.

Incorpora los subsistemas monetario, tributario, presupuestario y de Tesorería

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• Universalidad de la gestión financiera, o visión de conjunto.

• Autofinanciamiento.• Disciplina Fiscal.• Asignación financiera en función de planes y

proyectos.• Registro on line con distintos niveles de acceso.

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Universalidad de la gestión financiera, o visión de conjunto.

Todos los aspectos definidos al interior del estado tienen algún tipo de relación con el área financiera.

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• Autofinanciamiento.

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• Universalidad de la gestión financiera, o visión de conjunto.

• Autofinanciamiento.• Disciplina Fiscal.• Asignación financiera en función de planes y

proyectos.• Registro on line con distintos niveles de acceso.

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Normas

• Constitución Política.• Ley de Bases Financieras• Ley de Presupuestos. • Leyes Orgánicas del Banco Central, Impuestos

Internos; otras diversas.• Instructivos de Hacienda.

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Se enuncian sólo algunos de los de nivel macro

• Presupuesto Fiscal y Programas de Caja.

• Balance de la Hacienda Pública.

• Política Monetaria.

• Leyes Tributarias y Operaciones de Fiscalización Tributarias.

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• Leyes Aduaneras y Operaciones de Fiscalización Aduanera.

• Operaciones de emisiones de valores de capital.

• Operaciones de cobranza.

• La propia organización que se esmera en obtener y aplicar los recursos y su financiamiento hacia el logro de su misión.

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• Queda referida al Sector Hacienda y sus relaciones funcionales con los Organismos Públicos en sus dependencias financieras y al Sector Privado en su rol de sujetos de tributación y actores de operaciones relacionadas con el sector financiero del Estado. ( Bancos, grandes empresas, etc).

• Elementos o subsistemas: monetario, tributario, patrimonial, presupuestario (ingresos-egresos)

• La estructura del sistema lo constituyen órganos de gobierno tales como: Banco Central, SII, Hacienda (DIPRES), Bienes Nacionales.

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Recursos

• El Estado maneja un % bajo de las inversiones públicas con un presupuesto fiscal anual de un total aproximado de $20 billones.

• 15.000 funcionarios de un total de 170.000.

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Articulación

• En instituciones donde hay productos, la articulación es inmediata con los sistemas de producción y comercial.

• Requiere una fuerte relación con los sistemas de control y planificación.

• El sistema financiero debiera ser un sincretizador de los demás.

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Técnicas

• 1. Presupuestarias: a) Formulación; b) Evaluación; c) Liquidación y cierre.

• 2. Contabilidad Pública: a) Registros de Educación; b) Registros de Liquidación; c) Registros de Cierre; d) Registros de Cuentas de Endeudamiento e) Registro de Patrimonio; f) Balance de Hacienda Pública.

• 3. Sistema Monetario: a) Determinación de Flujos; b) Emisiones; c) Encajes bancario: d) Técnicas bancarias de colocaciones y captaciones; e) determinación de tasas de interés.

• 4. Técnicas de tesoro público a) Endeudamiento; b)Pagos; c) Recaudaciones.

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Contingencia

• Poco poder directo, basado en las negociaciones para definir ingresos y decidir egresos.

• Recurre a endeudamiento como medio para descongestionar la carga de administración y control.

• Superávit generado por alza en el precio del cobre muestra una política que privilegia la disciplina fiscal, con lo cual se favorece a los sectores de mayor poder económico.

• No se advierte una relación entre la macroeconomía y lo social

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Proyección

• Negociaciones entre Gobierno y sector privado más fuerte económicamente para compatibilizar el desarrollo económico, la distribución del ingreso y la disciplina fiscal.

• La tendencia es privilegiar la educación, la microempresas e incrementar los gastos sociales de previsión y salud.

• Predominio del presupuesto por resultados y programas.

5.- SISTEMA PERSONAL

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Caracterización

• Determinar, obtener, administrar, controlar y desarrollar, el personal que debe trabajar en la Institución, conforme a su misión y a sus componentes fundamentales de políticas, normas, recursos y estrategias.

• Proporciona el mejor personal para llevar a cabo la misión del Estado

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Misión

• Dotar a la función pública del mejor funcionario posible para cada puesto, cargo y especialidad, considerando preparación, salud, atributos y valores, integrados en un sistema que asegure la aplicación objetiva y científica de las actividades de personal, en especial las de reclutamiento, selección, inducción, capacitación, evaluación, promoción y remuneración.

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• Profesionalización.

• Carrera funcionaria

• Concepción y tratamiento integral del funcionario.

• Plantas articulables para las promociones.

• Fronteras consistentes para lo externalizable.

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Normas

• Estatuto Administrativo y su jurisprudencia

• Leyes Orgánicas de los Servicios.

• Instrucciones sobre personal impartidas por DIPRES.

• Normas del Servicio Civil.

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• Los correspondientes a cada una de las actividades sustantivas de la Administración de Personal y los componentes propios del Sistema de Personal.

• La propia organización para contar con un personal idóneo, con vocación y motivado por su hacer y por las compensaciones que recibe.

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• Las unidades Centrales de Personal, Servicio Civil, DIPRES, Contraloría General;

• Los departamentos de personal y los administradores delegados.

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Recursos

• Subtítulo 21 del presupuesto de los Servicios.

• 170.000 funcionarios de la Administración Civil

• Infraestructura de las unidades respectivas.

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Articulación


• Político, • Planificación,• Producción, • Financiero

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Técnicas

• De Incorporación: a) Reclutamiento y selección; b) Inducción.• De Programación: a) Descripción y perfiles de cargos b) Definición y

administración de Carreras c) Determinación de rotaciones.• De Remuneraciones.• De Bienestar Integral: a) El distensionador; • De Administración: a) Rotación; b)Evaluación; c) Motivaciones; d)

Sanciones; e) Exclusiones; f) Investigaciones y Sumarios• De desarrollo: a) Capacitación; b) Promoción c) Sicología y clima laboral.

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Contingencia

• Exceso de externalización

• Ausencia de Carrera funcionaria

• Heterogeneidad

• Desmotivación

• Poco profesionalismo, cultura pública y poca participación

• Debilidad gremial.

• Dignificación de la función pública

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Proyección

• Visión positiva y optimista permite esperar cambios hacia carrera y profesionalismo para un funcionariado consistente con un Estado de mayor fortaleza.

• Dirección Nacional de Servicio Civil

• Gerencia Pública

6.- SISTEMA DE INFORMACIÓN

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Caracterización

• Generar, combinar, interpretar y editar los datos que se requieren para tomar decisiones.

• Realizar y documentar procesos.

• Comprender y proyectar situaciones de procesos, actos, planes y programas y ponerlos a disposición de los usuarios internos y externos de la Institución.

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Misión

• Generar la información suficiente en el ámbito de la organización, para tomar decisiones, operar procesos, planificar el desarrollo y cumplir las demás funciones que le son propias.

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Políticas públicasy normas

• Exactitud• Confiabilidad, hay fuentes que permiten verificar los datos y sus

tabulaciones.• Suficiencia, lo necesario, sin omisiones ni excesos.• Accesibilidad, la información está al alcance de capacidad y recursos de los

llamados a usarla.• Tecnología, se aplican instrumentos y medios consistentes con la realidad

y proyección del Organismo, en cuanto al nivel de sus recursos personales y no personales.

• Justa priorización, con relación a las otras funciones o sistemas.

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• Plan de Información.

• "Catálogo de Productos de Información", define cada producto, en cuanto a sus contenidos, generación, almacenamiento, usuarios con definición de nivel de acceso.

• Son usuarios los agentes llamados a ejecutar las diversas funciones de la Organización y, además, los entes relacionados con la Organización.

• Son usuarios en la medida de que lo justifica el rol que cumplen en la Organización.

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Articulación

• La unidad encargada debe estar inserta como parte del área de planificación y, centros de operación y uso, a todo nivel de la jerarquía y a toda la amplitud horizontal.

• Las tareas de alimentar, operar y usar el Sistema, se dan a lo largo de toda la estructura pero, con conexiones a una central, en niveles predeterminados de datos.

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Técnicas

• Preparación de planes y programas.

• Preparación de catálogo de productos de información.

• Diseño de registros, formularios y cuadros.

• Programación de sistemas computarizados.

• Estructuración de equipos y redes de terminales.

• Técnicas diversas propias de computación.

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Contingencia

• Tendencia a confundir Informática con el sistema de información computarizada, con lo cual se prioriza en demasía la tecnología por sobre las funciones específicas a las cuales la información está llamada a servir.

• Se condicionan relaciones personales para adecuarlas a las características y demandas de los equipos tecnológicos.

• En el PRYME se exageró la informática por sobre áreas que eran las esenciales, como educación salud, desarrollo organizacional del Estado.

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Proyección

• Alcanzar la correcta integración del Sistema de Información con los de Producción, Planificación, Político y de Dirección, de manera que exista en cada organización, a lo menos, un Plan de Información y un catálogo de productos de información.

• La generación de ambos, obliga a la necesaria integración

7.- SISTEMA NORMATIVO

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Caracterización

• Expresar los componentes organizacionales y de gestión de la Institución, en marcos de obligatoriedad en que deben encuadrarse las decisiones, los procesos, las relaciones, los actos y los sistemas

• Obligatoriedad a las partes que componen el sistema para cumplimiento de tareas

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Misión

• Asegurar el cumplimiento de cada uno de los elementos básicos de una organización.

• Generar normas con mayor o menor detalle según el nivel de capacitación de los destinatarios.

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Políticas públicas y normas

• Sigue una secuencia metodológica fundamental: política - misión - metas -normas.

• Se define como la obligatoriedad de una conducta impuesta por una autoridad y de carácter legitimo

• Existen tipos de normas: administrativas (Estatuto Adm.); técnicas (Dewey); legal. Combinadas. Ejemplo: Estatuto Administrativo

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• Leyes, Decretos, Instructivos, Reglamentos, Manuales de organización y gestión.

• Funcionarios que cumplen cualquiera de las funciones propias de la función pública

• Usuarios de las prestaciones públicas

• Entidades encargadas de fiscalizar, difundir o cumplir otras labores correlacionadas en materia de función pública

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Estructura Organizacional

• Unidades que generan, aplican y evalúan normas jurídicas, técnicas y administrativas.

• El coordinador normativo debiera ser la Unidad de metodología (Planificación)

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Recursos

• Profesionales de planificación, metodología, informática y de juridicidad.

• En menor importancia, instrumentos e infraestructura.

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Articulación

• La articulación se produce con elementos metodológicos (negocio-estructura-evaluación).

• Se vincula, también, con los sistemas operativos, a quienes cruza transversalmente.

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Técnicas

• Informes. Existe una normativa para elaborarlos.

• Clasificador. Técnica que ayuda a codificar las normas de la organización y permitir con ello un rápido y fácil acceso a quienes las necesitan.

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Contingencia

• Inconsistencia metodológica. No se da la secuencia metodológica fundamental.

• Inflexibilidad en la normativa que regula el desempeño de un gerente público

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Proyección

• Fomento de aprender a pensar en todos los niveles educacionales.

• Flexibilización. Aprobar como ley un marco para la mejor gestión

8.- SISTEMA CONTROL

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Caracterización

• Verifica que la realidad en el hacer y en los resultados institucionales, sean consistentes con las políticas, normas, planes y programas, recursos y estrategias, establecidas como ideal o deseable, que aseguran la fortaleza organizacional.

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Misión

• Vigilar, evaluar, fiscalizar y auditar la administración del patrimonio público, para promover su eficiente manejo, prevenir y combatir la corrupción, y propiciar el bienestar de la sociedad.

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Tipos de control:

• EX-ante, concomitante y ex-post.• General-parcial e Interno-externo• Es sinergético, planeado y consistente con la

metodología secuencial sustantiva.

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Productos y Usuarios

• Informes fundamentados y sistemáticos de cumplimiento de propósitos y de gestión en ámbitos de auditoría y gestión.

• Como usuarios se conciben la entidad y sus beneficiarios

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• Auditoría – control de gestión, como staff de la cúpula directiva

Recursos Profesionales especializados

Instrumentos e infraestructura en menor nivel de importancia

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Articulación

• Se articula especialmente con el sistema de planificación y la secuencia metodológica fundamental

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Técnicas

• Técnicas de Control de Gestión, a) Balance Integral de Gestión; b) Balances Parciales de Gestión.

• Técnicas de Auditoria; a) Método CASO; b) Auditorias Parciales como Conciliaciones Bancarias; Análisis de Cuentas diversas.

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Contingencia

• La Contraloría General de la República sólo ejerce un control legal, contable y técnico.

• La Contraloría no realiza un control de gestión específico.

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Proyección• Aplicación generalizada del Control de Gestión Integral

en reemplazo de las memorias.

• Menor legalización de la Contraloría.

• Debe consolidarse como instrumento eficaz de la sociedad para propiciar el mejoramiento continuo de su ejercicio y promover la productividad, la calidad, la responsabilidad y los valores éticos en la administración del patrimonio público.

9.- SISTEMA GERENCIA PÚBLICA

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Caracterización

• Conducción de la Institución hacia el logro de su misión, coordinando la gestión de todos los sistemas en concordancia con los delineamientos políticos y sus políticas públicas y las condiciones cambiantes del conjunto de usuarios.

• Si la política crea una misión y la norma formaliza una organización, corresponde a la Dirección articular a los sistemas en una integración recursiva para generar los productos y prestaciones a entregar a los usuarios, manteniendo una visión de futuro para el desarrollo sustentable

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Misión

• Asegurar la existencia y optimización permanente de la función directiva del más alto nivel, en cuanto al logro de los propósitos y políticas públicas, conducentes al Bien Común y al desarrollo integral de la Sociedad.

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• Formación profesional y expertiz en ciencias y disciplinas de función pública.

• Titulares en carrera, con estabilidad basada en el mérito, con preferencia a incorporaciones transitorias, obtenidas en el mercado.

• Carrera abierta que posibilita la destinación a diversos organismos en un sentido promocional.

• Consideración de las condiciones de liderazgo en la provisión, evaluación y desarrollo de carrera.

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Productos y Usuarios

• Definición sistematización y comunicación de decisiones;

• Planes, Programas y Proyectos de organización y gestión;

• Balances e instrumentos de evaluación; instructivos de trabajos y tareas.

• Instrumentos de comunicaciones y difusión: informes de avance, de estados de situación y de análisis y evaluación de unidades o cargos o personas; agendas y bitácoras de compromisos y realizaciones.

• La organización en sus usuarios y en su personal.

• Quienes reciben el beneficio de una buena gestión, la que es producto de la dirección

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Cúpulas organizacionales y jefaturas delegadas que administran en los niveles menores

RecursosPersonal especializado en dirección con conocimientos y expertiz en el tema especifico del organismo

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Normas

• Ley y reglamentos del Servicio Civil.

• Estatuto Administrativo.

• Constitución Política y Leyes Orgánicas de la Institucionalidad Pública.

• En cada cargo de gerencia, existen normas específicas para el área respectiva.

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Técnicas

• Todas las de programación, monitoreo, evaluación y control, información, control y comunicaciones, a un nivel propio de la conducción de gestión.

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Articulación

• Con las políticas públicas, estrategias y metas ministeriales del Gobierno, que se imparten desde MINSEGPRES.

• Con el Sistema de Personal y con el Sistema Financiero.

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Contingencia

• Directores provistos desde el mercado, con una selección a cargo del Servicio Civil para algunos casos, sobre base de definiciones heterogéneas.

• No existe carrera ni continuidad: consideración escasa a atributos de liderazgo.

• Debilidad en factores de vocación pública, en formación y expertiz consistentes con las áreas de Estado.

• Exceso de marketing, competitividad individualista; falta de lealtad y de solidaridad

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Proyección

• Se espera el fortalecimiento de la Función Pública sustentada por algunas Universidades del Estado y algunas organizaciones y agentes públicos dotados de vocación , inteligencia y tesón, aplicados al logro de un mejor Estado, como medio principal para generar una sociedad país, más desarrollada y solidaria

10.- ABASTECIMIENTO

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Caracterización

• Determinar, generar, administrar y controlar los recursos materiales que requiere la Institución para su gestión.

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Misión

• Que el Estado cuente con los mejores recursos no personales, necesarios para su gestión, dentro de las condiciones de mercado más favorables y con una Administración que asegure la oportunidad de las adquisiciones, la corrección en el uso y el menor costo.

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• Centralizar la negociación y descentralizar las operaciones.• Usar los insumos necesarios a cada aplicación, en calidad y

cantidad, primando el requerimiento por sobre las presiones de ofertas.

• Adquisiciones transparentes y control ágil, pero suficiente.• Relación sistematizada entre las adquisiciones y la cuantía y

calidad de los productos y prestaciones que las inhumaron.

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Productos y usuarios

• Todos los bienes no personales y servicios personales que se adquieren en el mercado externo con ventaja a la alternativa de generarlos o conservarlos al interior de las entidades públicas.

• La organización en sus usuarios y en su personal

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Unidad especializada en adquisiciones, distribución, almacenamiento, conectada a Chile Compras.

Recursos Personal. Bodegas de almacenamiento, instrumentos de distribución y de control de las especificaciones técnicas del producto.

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Normas

• Ley y reglamento de Chile- Compras.

• Ley e instructivos del Presupuesto Fiscal

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Técnicas

• Programación de compras; • Inventarios; • Almacenamientos y Bodegajes;• Administración y control de Infraestructuras y Servicios;• Procesamientos a través de Chile Compras;• Técnicas de análisis de productos y servicios alternativos.

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Articulación


• Planificación y desarrollo,• Producción, • Financiero

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Contingencia

• Sistema de Chile Compras enfatiza el control.

• Es débil aún, en flexibilizar para ampliar excepciones, responsabilizando a las direcciones superiores de las entidades.

• Débil aún, en agilización y en control de calidad de los productos y servicios adquiridos.

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Proyección

• Mejor situación, en la medida que se logre articular con buenos instrumentos, los sistemas de adquisiciones con los de producción y presupuesto.

• La idea orientadora es: Se ha comprado lo que se insumó a los productos y prestaciones generadas y con el costo considerado al asignar el presupuesto.

D.- DESARROLLO DE UN SISTEMA INTEGRAL.

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• Metodología para crear un servicio público, en su organización articulación y en sus sistemas operativos principales, enfatizando aspectos relevantes a tener presente desde el punto de vista del Director del Servicio como “Administrador Integral”.

• Asignación de trabajos por grupos en relación al contenido del punto anterior.

Unidad 3

Education

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