MARCO FUNCIONAL DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

SANDRA VIVIANA BALCEROS

LUIS FELIPE GÓMEZ

DIANA PATRICIA GUERRA

MYRIAN YANETH MOSTACILLA

MARY ESPERANZA ROMERO MARTINEZ

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

2017

CONTENIDO

• Gestión de la Información Detallado• Misión y objetivos de la Gestión dela Información• Principios Gestores• Funciones • Elementos Ambientales

Gestión de Información

La información se usa para responder a las necesidades de una

organización, ya sea para tomar decisiones, para los procesos o para

los grupos de interés.

Para apoyar las decisiones, basadas en la información que se extrae de

las fuentes habilitadas, es necesario fomentar el desarrollo de la

capacidad de análisis en las personas que definen las políticas,

estrategias y mecanismos de seguimiento, evaluación y control.

Además, para dicho proceso se debe contar con herramientas

orientadas al seguimiento, análisis y a la presentación y publicación de

información según sus ciclos de vida y de acuerdo con los diversos

públicos o audiencias. La gestión de la información debe tener en

cuenta las siguientes premisas…

Información desde la fuente única: Con Fuente única de información, no pasará por alto ningún recurso de información. De las normas,

regulaciones y estándares nacionales e internacionales más actuales a información sobre la evolución del mercado y de la competencia

Información de calidad: Un Sistema de Información de la Calidad (SIC), es un método organizado para recolectar, almacenar y reportar

la información sobre la calidad para ayudar a los tomadores de decisiones en todos los niveles.

La entrada para un Sistema de Información de la Calidad incluye: Información de investigación de mercado sobre la Calidad: Son las opiniones

de los clientes sobre el producto o servicio que se proporciona y los resultados de la experiencia de los clientes que sugieren oportunidades para

mejorar la adecuación para el uso.

- Datos de pruebas del diseño del producto: son los datos de pruebas de desarrollo, datos sobre partes y componentes bajo consideración de varios

proveedores y datos sobre el medio ambiente en el que el producto debe encontrarse.

- Información sobre la evaluación del diseño para la Calidad: Son todas aquellas juntas de revisión del diseño, predicciones de confiabilidad y

análisis crítico de modo y efecto de falla.

- Información sobre partes y materiales comprados: Son todos aquellos datos de inspección, datos sobre las pruebas realizadas por un laboratorio

independiente sobre un artículo obtenido, información sobre la investigación y tasa de un proveedor.

- Datos de proceso: Estos datos cubren el sistema de inspección de la manufactura en la planta, desde el principio de la manufactura hasta el final.

También incluye los datos de control de proceso y datos de la habilidad del mismo.

- Datos de inspección final: Son los datos de la rutina en una inspección final. Datos de desempeño de campo: Incluyen el tiempo medio entre

fallas (TMEF) y otros datos de pruebas de una compañía y la información obtenida de los clientes sobre garantías y reclamaciones.

- Resultados de la medición de la calidad: Estos incluyen datos de las actividades funcionales, auditorias de producto, de sistemas y datos sobre el

control administrativo.

El alcance de un sistema de información de la calidad puede variar desde un sencillo sistema que cubre los datos de la inspección en proceso a un

amplio sistema que cubre toda la información sobre la efectividad global de los productos y procesos importantes.

Información como bien público: la información se focaliza en aquella que es socialmente

valiosa. Es decir, no se preocupa por la información en su sentido más general puesto que

quienes la requieren son seres humanos concretos. Por otra parte, la acumulación de

información indiscriminada resulta caótica y por ello no sirve a ningún propósito. De lo

anterior resulta que la valía de la información implica procesos de apropiación y

reconocimiento social por parte de los individuos y las comunidades, y también su producción,

descripción, clasificación y acceso.

Dada su naturaleza acumulativa y comunitaria, el conocimiento científico y la cultura son

bienes primarios, imprescindibles para el desarrollo social y personal. De igual modo, es

importante destacar que lo anterior se define a partir de los sujetos que tal conocimiento y

cultura producen, y las condiciones en que lo generan, así como el uso social que de él se

hace. En consecuencia, tanto la información socialmente valiosa como la cultura, son bienes

que permiten la satisfacción de necesidades de modo mediato o inmediato, pero también

directa o indirectamente, y gran parte del valor que adquieren depende de si hubo necesidades

satisfechas o problemas solucionados.

Toda vez que la información socialmente valiosa se ha generado se produce también la

diferencia. Aunque el conocimiento no culmine en su aplicación, sabemos que es susceptible

de transformar un estado de cosas. Y el retroceso solo es posible si esta información no cuenta

con registro, o bien si no pertenece a una memoria o archivo institucional e incluso personal.

Sin embargo, iría contra la naturaleza de la empresa científica y cultural buscar

deliberadamente una actuación retrógrada; empero, aun en tal escenario, sabríamos que la

actuación es retrograda o bien que se trata de conocimiento obsoleto gracias a la existencia de

la diferencia.

Información en tiempo real: La palabra tiempo significa que el

correcto funcionamiento del sistema, depende no solo del resultado

lógico sino también depende del tiempo en que se produce un cambio o

un resultado. Y la palabra real dentro de los sistemas se refiere a la

reacción q esta tiene a eventos externos que se realizan durante su

funcionamiento.

En otras palabras se puede decir tiempo real a recibir un dato,

información, en el menor tiempo posible, por ejemplo:

Tiempo real en Internet

Los datos en tiempo real en Internet no necesariamente significan que

la información está disponible en el momento en el que se recopila o en

el momento en el que se envía, sino que todo dato y/o información que

se actualiza en forma regular que cambia con frecuencia.

Por ejemplo las imágenes satelitales nuevas se actualizan cada hora se

le conoce como “datos en tiempo real”. Pero los datos de temperatura

recolectados desde 1972 hasta 1986 por medio de globos

meteorológicos no se consideran datos en tiempo real porque esos

datos no cambian.

Información como servicio: es un conjunto de actividades que buscan

responder a las necesidades de un cliente y/o usuario por medio de un

cambio de condición en los bienes informáticos (llámese activos),

potenciando el valor de estos y reduciendo el riesgo inherente del

sistema.

Este servicio IT se plasma como metodología de subcontratación

laboral, muy común en la actualidad y consistente en que una empresa

provea de forma fija o por un tiempo determinado de recursos humanos

especializados en informática a otra empresa más grande y con más

recursos económicos.

Los servicios son maneras de entregar valor a los clientes, como

soporte de los resultados que ellos mismos pueden obtener sin incurrir

en costos y riesgos específicos. Estos servicios no son bienes

intangibles.

La información disponible para apoyar la toma de una decisión debe cumplir con los siguientes criterios:

Relevancia

Es un elemento basado en el juicio. Usualmente para establecer la relevancia debes determinar qué información necesitas, que tipo de fuentes vas a

utilizar y cómo utilizarás la información (ensayo, monografía, presentación). Es importante determinar la relevancia en torno al tema que estas

investigando.

Alcance

Para conocer si el documento que has seleccionado tiene el alcance adecuado, debes examinar el contenido de la información si tiene un balance

entre los datos y las opiniones. Como marco de comparación debes consultar otras fuentes que presenten otros puntos de vistas a favor y en contra

del tema. Esto te ayudará a enfocar tu proyecto desde varias perspectivas.

Autoridad / Credibilidad

Para determinar la autoridad de la fuente se toman en consideración varios aspectos. Al comparar un documento de una base de datos versus un

documento que aparece en la Internet, se puede inferir que los documentos contenidos en las bases de datos incluye elementos esenciales tales

como: nombre del autor, el título de la publicación, la fecha de publicación y más. Por otro lado, en la Internet muchas veces los documentos no

presentan estos datos esenciales. En cambio, los documentos que aparecen en las bases de datos, pasan por un proceso de revisión ya que está en

juego la reputación de la empresa, mientras que los documentos publicados en la Internet no tienen ningún mecanismo de control de calidad y

cualquier persona puede publicar en este medio sin tener experiencia o peritaje en el tema.

En las fuentes impresas (libros) y audiovisuales, las casas publicadoras establecen criterios para determinar la autoridad, ya que el seleccionar los

mejores autores le da prestigio a la institución. Si la información no incluye el nombre del autor, entonces se debe evaluar la institución o agencia

que auspicia la publicación y determinar si ésta cuenta con la autoridad y el peritaje necesario sobre el tema. Para determinar la autoridad en la

Internet se puede tomar en consideración los dominios o direcciones electrónicas (Ej. http://ponce.inter.edu). Las más recomendables son: .edu

(instituciones educativas), .gov (agencias del gobierno), .org (organizaciones), .mil (agencias militares). Las menos recomendadas son las que

terminan en .com (comercial) y .net (network).

Actualidad

Para determinar la actualidad se toma en consideración la fecha de publicación del documento. Hay tres escenarios principales al momento de

buscar información que son: información actualizada (al día), información de los últimos tres (3) años e información publicada que excede los

últimos tres años (en algunos casos históricos). Entre la información actualizada están los temas científicos, negocios y mercadeo, la política,

algunos temas sociales de actualidad, la medicina y más. En los demás casos usualmente se acepta la información de los últimos tres a cinco años.

En la mayoría de los casos cualquier información de los últimos seis (6) años o más se considera obsoleta. La excepción son los temas de historia y

literatura, donde las fechas de publicación no es un factor relevante. Es importante recordar que la publicación de un libro puede tomar años, el

publicar un artículo en una revista puede tomar meses y que la información contenida en estas fuentes será más antigua que la fecha de

publicación.

Objetividad

Se define como la verdad basada en datos comprobables sin tomar en consideración las reacciones que esto provoque en otros. (aceptación o no

aceptación de la información). Si partimos de la premisa que la información nunca es totalmente objetiva, entonces debemos prestar mucha

atención a este criterio. Existen varios factores que impiden que la información pueda ser objetiva y estos son: las necesidades, la forma en que

perciben los hechos, los valores e intereses de los autores. Otros factores son el contexto social que refleja las actitudes y valores de la época en

que se escribe el documento. Para cumplir con este criterio debes evaluar y cuestionar los diferentes puntos de vista sobre un tema, la verdad y la

exactitud de la información.

Exactitud

La exactitud se mide a base de información correcta y exacta. Usualmente se recomienda que para validar la exactitud se compare la información

con otra ya investigada y verificar los datos en fuentes impresas. Es importante considerar que la información no actualizada tiende a no ser

exacta. Por otro lado, las páginas electrónicas que pertenecen a una organización son estables y que las páginas electrónicas que pertenecen a un

individuo se consideran inestables, en cuyo caso es mejor no utilizarla.

La estrategia de información se fundamenta en el ciclo de vida de la información,

que desarrolla los siguientes procesos:

Definición de información: La información está constituida por un grupo de datos

ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un

cierto fenómeno o ente. La información permite resolver problemas y tomar

decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.

Recolección: La noción de recolección refiere al proceso y el resultado de

recolectar (reunir, recoger o cosechar algo). Un dato, por su parte, una información

que permite generar un cierto conocimiento.

Esto quiere decir que la recolección de datos es la actividad que consiste en la

recopilación de información dentro de un cierto contexto

Validación: También es una evaluación del sistema o componentes, pero

solo se efectúa en el transcurso o al final del proceso del desarrollo para

determinar si cumple con lo especificado. Responde la pregunta ¿Estamos

construyendo el producto correcto?, entonces el software debería hacer lo

que el cliente realmente quiere que haga.

Consolidación de información para el análisis: Agrupación y

conformación solida de la información, ya prevista.

Publicación de información: consiste en llevar la información directo al

conocimiento del público, o sea hacerla divulgarla a las personas. De esta

manera, se hace usual el compartir conocimiento.

Como resultado de la gestión de información se obtienen mecanismos de

usos y accesos disponibles, información de calidad, generación de valor a

partir de la información, apoyo a la toma de decisiones e instrumentos de

análisis de la información disponible para los usuarios especializados.

MISIÒN Y OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión de la información se puededefinir como el conjunto de actividadesrealizadas con el fin de controlar,almacenar y, posteriormente, recuperaradecuadamente la informaciónproducida, recibida o retenida porcualquier organización en el desarrollode su actividades.

Tomado de : http://www.intercontact.com.ar/comunidad/archivos/Gestion_del_Conocimiento-BusteloRuesta-AmarillaIglesias.pdf Mary Romero

………. DIFERENCIACIÓN

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Nivel superior, relacionado con laspolíticas de información, ademásimplicaría su asimilación por partede los individuos que operan en lainstitución

GESTIÒN DE LA INFORMACIÓN

Explotación de la información parala consecución de los objetivos de laentidad. Su creación, adquisición,procesamiento y difusión

GESTIÓN DE CONTENIDOS

Serie de acciones y destrezas profesionales que permite la creación y administración de contenidos

….Gestión de la Información /GESTIÓN DOCUMENTAL

En el centro de la gestión de la información se encuentra la gestión de la documentación (la información que queda plasmada en documentos) y que pude ser de tres tipos:

Interna : Documentacióngenerada o recibida por laorganización en el ejerciciode sus funciones, es decir,son documentos que surgende la actividad diaria de esainstitución.

Externa : Fuentes de información externas : libros revistas, B.D., Internet

Pública: Es aquelladocumentación que laorganización produce de cara alpúblico, para comunicarleshechos, actividades,acontecimientos,...por ejemplo,las memorias, los catálogos deproductos y servicios, la páginaweb,...

Mary Romero

• La MISIÓN de la Gestión de la información es ofrecer mecanismos quepermitieran a la organización adquirir, producir y transmitir, al menor costeposible, datos e informaciones con una calidad, exactitud y actualidadsuficientes para servir a los objetivos de la organización. En términosperfectamente entendibles sería conseguir la información adecuada, para lapersona que lo necesita, en el momento que lo necesita, al mejor precioposible para toma la mejor de las decisiones.

…..MISIÓN

Encargado de seleccionar Procesar y

Distribuir la información procedente de los ámbitos interno, externo y corporativo.

Objetivo de la Gestión de la Información.

1. Determinar las necesidades de información en correspondencia a sus funciones y actividades2. Mejorar los canales de comunicación y acceso a la información.3. Mejorar de los procesos informativos 4. Emplear eficiente de los recursos En este contexto, la información es considerada un recurso,

un producto y un activo - La información como activo tiene un coste y debe tener un rendimiento - La información como producto deberá tener unas exigencias de calidad - La información como activo implica que la organización se preocupe por poseerla, gestionarla y utilizarla

…….Funciones

Principios Gestores de la Gestión de la Información

Trata del aprovechamientode la información para laconsecución de los objetivosde las organizaciones para lacreación, adquisición,procesamiento y difusión dela información.

Gestores de la Gestión de la Información

El Gestor de Información es el especialista encargado de satisfacer lasnecesidades informativas de la comunidad de usuarios a la cual sirve.Debe estar preparado para asumir con eficiencia y eficacia el reto de laorganización, para lo que resulta imprescindible el conocimiento delambiente empresarial.

Gestores de la Gestión de la Información

Para un exitoso desarrollo de los procesos que dependen delgestor de información, impone un conocimiento de la realidadempresarial, una familiarización con sus costos, eficacia,eficiencia, procesos y políticas, tanto empresariales comode comunicación, como punto de partida para entender primerola organización y garantizar después su oportuna participaciónen la estrategia institucional.

Gestores de la Gestión de la Información

El gestor de la información debe realizar el análisis y laevaluación de la información, seleccionar la informaciónnecesaria dentro y fuera de la empresa, compararla e integrarlaen función de cada área y conseguir que cada trabajador oejecutivo disponga de la información que requiere para elejercicio de sus funciones.

Los nuevos gestores de la información

Ofrecen el acceso a la información existente, no solamente, en elmarco de la biblioteca, sino también orienta la posibilidad de otrosrecursos disponibles, que han sido publicados desde el principio dela imprenta, en otras áreas o instituciones de información.

• Datos. Se trataría de una medición objetiva

• Información. Conjunto de datos relacionados e interpretados

• Conocimiento. Conjunto de información desarrollada, que permite prever yplanificar

• Determinar las necesidades de inteligencia externa de la organización y satisfacerlas competitivamente.

• Desarrollar la base informacional de la organización y garantizar su accesibilidad.

• Optimizar el flujo organizacional de la información y el nivel de las comunicaciones.

•Desarrollar la estructura informacional de laorganización y garantizar su operatividad.

•Manejar eficientemente los recursos institucionalesde información, mejorar las inversiones sucesivas enellos, y optimizar su valor y su aprovechamientoorganizacional.

•Garantizar la integridad y accesibilidad a la memoriacorporativa.

• Evaluar periódicamente la calidad e impacto del soporte informacional para la gestión y el desarrollo de la organización.

• Optimizar el aprovechamiento de la base y la estructura informacionales de la organización para incrementar su productividad o el rendimiento de la inversión.

• Establecer, aplicar y supervisar los procedimientos relativos a la seguridad de la información organizacional.

• Entrenar a los miembros de la organización en el manejo ola utilización, de los Recursos informacionales de laorganización.

• Contribuir a modernizar u optimizar las actividadesorganizacionales y los procesos administrativos,relacionados con ellas.

• Garantizar la calidad de los productos informacionales de laorganización, y asegurar su dimensión efectiva.

Elementos Ambiental en la Gestión de la Información

El incremento por la innovación, por el crecimiento y el desarrollo tecnológico, como también elconsumo parece no tener fin; por eso en este espacio también vamos a tratar el tema del ambientefrente a la gestión de la información. A nivel mundial se producen millones de dispositivos y parteselectrónicas que facilitan nuestra vida, por otro lado el consumo impresionante de papel en lasorganizaciones que sin reparar en las consecuencias ambientales y sociales que esto conlleva,generando un conflicto medio ambiental.

Elementos Ambiental en la Gestión de la Información

TIC verde

son los sistemas y herramientas basados en las nuevas tecnologías de la información quecontribuyen a reducir el impacto medioambiental de nuestros procesos de negocio en donde sequiere fusionar dos conceptos: sostenibilidad y productividad. Con esta finalidad, podemosdiferenciar tres subtipos dentro de las TIC verdes que afrontan el reto desde una óptica distinta:

• Tecnologías de optimización de procesos existentes haciendo un mejor uso de los recursos quese poseen. Esto puede conllevar un importante ahorro tanto económico como ambiental ejemplocuando gastamos menos luz ayudamos al medio

• Tecnologías que cambian la gestión de procesos: este punto se refiere principalmente a lairrupción de la nube y la virtualización en este punto principalmente lo que se anhela es acabarcon las impresiones y que todo lo manejemos en una nube digitalmente requiriendo así firmasdigitalales, aquí ahorraríamos papel, tóner tiempo etc.

• Tecnologías que generan nuevas oportunidades de negocio: principalmente se trata de aquellasque facilitan la digitalización de modelos de negocio clásicos como la banca. Así, aparecenlos bancos y comercios electrónicos o la prensa digital, que ahorran en materiales y energías y,por ende, en dinero

Elementos Ambiental en la Gestión de la Información

y como lo podemos hacer ?

1. Adopción de buenas prácticas - cero papel Porcentaje de reducción en el consumo de papel

2. Cantidad de lineamientos desarrollados e implementados en relación con el reciclaje dedispositivos electrónicos. Contribuir a la sostenibilidad ambiental con la prevención y mitigación deimpactos negativos de las TIC a través de la gestión de donaciones de terminales obsoletos

3. Nivel de reducción en el consumo de energía por parte del datacenter es un centro deprocesamiento de datos, una instalación empleada para albergar un sistema de información decomponentes asociados, como telecomunicaciones y los sistemas de almacenamientos

ROLES DEL PROFESIONAL DE LA INFORMACIÓN

• Mediar. Como profesional de la información, usted asume el rol de mediador entre las fuentes de información y los usuarios

• Desarrollar y administrar productos y servicios para responder a las necesidades de los usuarios.

• Apoyar los procesos de innovación y aprendizaje continuo.

• Promover la generación de redes de conocimiento en un contexto globalizado.

ROLES

BIBLIOGRAFIA

- Buonocore, D. (1976). Diccionario de bibliotecología. Chile: Marymar Ediciones.

- Burkhardt, J.M.; MacDonald, M. & Rathemacher, A. (2003). Teaching information literacy. Chicago: Illinois.

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- Fernández Calvo, R. (2003). Glosario básico inglés-español para usuarios de Internet. Recuperado el 25 de

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- https://esamuelm.wordpress.com/2009/01/15/%C2%BFque-es-tiempo-real/

- Reece, W. (2005). Evaluating information. Recuperado el 25 de junio de 2007, de

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• http://images.slideplayer.es/32/10140978/slides/slide_1.jpg

• https://www.ecured.cu/Archivo:Gestor_de_informaci%C3%B3n.jpg