OBJETIVOS

Cuando haya terminado de estudiar esta unidad, usted podr:

1. Explicar la evolucin histrica que ha conducido a la necesidad de que existan los departamentos de recursos humanos.

2. Identificar los procesos bsicos de la administracin de recursos humanos tales como: planificacin de recursos humanos, reclutamiento, seleccin y adiestramiento.

3. Explicar las responsabilidades bsicas de todos los gerentes o supervisores respecto a los recursos humanos.

4. Analizar las competencias que debe tener todo administrador de recursos humanos para lograr que su empresa obtenga ventaja competitiva a travs de los recursos humanos.

Qu es la Administracin de Personal?

Antes de comenzar el curso BADM 3330 y lo que comprende, debemos entender primero qu es la administracin de personal?

Dessler, en su libro Administracin de Personal, 8va edicin, lo define de la siguiente forma:

La administracin de personal se refiere a las polticas y las prcticas que se requieren para cumplir con los aspectos relativos al personal o recursos humanos que competen a un puesto de administracin, que incluyen reclutar, seleccionar, capacitar, compensar y evaluar.

Todos los gerentes cumplen con algunas funciones bsicas:

Planificar

Organizar

Proveer de personal

Dirigir

Controlar.

Estas representan lo que se conoce, normalmente como el proceso de administracin.

Puede encontrar la descripcin de estas funciones en el libro de texto.

En este curso, nos centraremos en una de las 5 funciones, el de dotar de personal o (como se conoce hoy en da) la funcin de administracin de personal o administracin de recursos humanos. Proveer de personal, administrar el personal o administrar los recursos humanos en la funcin que aborda este curso y otros ms del programa de Administracin de Recursos Humanos. Incluye actividades como reclutar, seleccionar, capacitar, compensar, evaluar y desarrollar. En el libro de texto hay una lista de prcticas que deben de realizar el personal de recursos humanos.

Para lograr que las compaas sacaran ms provecho de sus recursos humanos y fsicos se deben concentrar en instituir prcticas de planificacin, reclutamiento, seleccin, capacitacin y compensacin dentro de la administracin de personal, de modo que se creara una fuerza de trabajo dedicada y comprometida.

La administracin de personal forma parte de las obligaciones de todo gerente. Estas obligaciones incluyen situar a la persona indicada en el puesto correcto y, despus, orientarla, capacitarla y compensarla de modo que mejore su desempeo laboral. Como les haba escrito en la Introduccin, nos situaremos en el lugar del gerente de recursos humanos para poder entender mejor su rol y entender mejor el curso y cmo aplicar lo aprendido en cada unidad.

Favor de cotejar en el libro de texto donde encontrar una lista de responsabilidades del gerente de lnea en la administracin de personal y las responsabilidades de administracin de personal del departamento de personal; Captulo 1.

Introduccin

Quermoslo o no, las grandes empresas dominan nuestras vidas. Nos proveen los automviles que conducimos, los barcos y los aviones en que viajamos, el alimento que comemos, la ropa que vestimos, los medicamentos, la diversin, los peridicos que leemos, la informacin que nos suministran y hasta el trabajo que a su vez nos proporciona el dinero para poder continuar adquiriendo y consumiendo los bienes y servicios de cuya venta viven las grandes empresas.

El concepto gerencial no es nada nuevo, se ha practicado por millones de aos. Los sumerios, babilonios y los romanos y otras civilizaciones que llegaron al poder a travs de los siglos, usaron el concepto administrativo para lograr sus objetivos.

El papel de la administracin de personal ha ido evolucionando hasta alcanzar su forma actual. Analizando esta evolucin, se ve el modo en que los esfuerzos de los precursores condujeron a los mtodos ms preactivos de la actualidad. Tambin se detecta la novedad y la importancia creciente de la direccin de personal.

Evolucin de la Gerencia de Recursos Humanos[1]:

La administracin de recursos humanos comienza en Inglaterra, donde los albailes, carpinteros, curtidores y otros artesanos se organizaban en gremios y aprovechaban su unidad para mejorar sus condiciones de trabajo.

A finales del siglo XVIII, lleg la Revolucin Industrial, la cual hizo que creciera an ms la ARH. Aqu empez una sociedad industrial nueva y compleja. Las mquinas de vapor sustituyeron el trabajo manual. Aqu surgi el jefe, quien no necesariamente era el dueo de la compaa, sino un empleado. Se convirti en una relacin mucho ms que el de propietario y trabajadores.

Al principio del siglo XIX, comenz la a administracin cientfica y el trabajo benefactor los cuales se unieron a la psicologa industrial. La administracin cientfica represent un esfuerzo por resolver las ineficacias tanto de la mano de obra como de la administracin a travs de mtodos de trabajo, estudios de tiempos y movimientos, y especializacin. Se enfocaba en el trabajo y en hacerla eficiente. La psicologa industrial aplicaba principios psicolgicos enfocados a acrecentar la capacidad de los trabajadores para desempearse en forma eficaz y eficiente[2].

Frederick W. Taylor es considerado el padre de la administracin cientfica. Como ingeniero, estudi la eficacia de los trabajadores y trat de encontrar la "nica mejor manera" y la ms rpida de hacer un trabajo.

Resuma su administracin cientfica como:

1. ciencia, no reglas empricas

2. armona, no discordia

3. cooperacin, no individualismo,

4. produccin mxima, no restringida.

La psicologa industrial se centraba en el trabajador y las diferencias entre individuos; su objetivo era el mayor bienestar del trabajador. Hugo Munsterberg inici en 1913 el campo de la psicologa industrial con su libro Psychology and Industrial Efficiency, que fue un estmulo y un modelo para el fomento de esta disciplina en Estados Unidos y Europa.

Los cambios tecnolgicos drsticos, el crecimiento de las organizaciones, el surgimiento de los sindicatos, as como el inters y la intervencin del gobierno en los asuntos de los trabajadores dieron origen a los departamentos de personal. No hay una fecha exacta de la aparicin del primer departamento de personal, pero ya en la dcada de 1920 cada vez ms organizaciones tomaban nota y se ocupaban de los conflictos entre empleados y directores. Los primeros directores de personal se denominaban secretarios de bienestar, cuyo trabajo consista en tender un puente sobre la brecha entre administracin y operarios (trabajadores); en otras palabras, deban hablar a los trabajadores en su propio idioma y luego recomendar a la direccin lo que deba hacerse para obtener de ellos los mejores resultados.

Otro pionero de la ARH fue el movimiento de las relaciones humanas. Dos investigadores de Harvard, Elton Mayo y Fritz Roelthisberger, incorporaron factores humanos en su obra. El movimiento surgi de varios estudios realizados en las instalaciones de Hawthorne de la Western Electric de Chicago, entre 1924 y 1933. La finalidad de los estudios era determinar los efectos de la iluminacin en los trabajadores y su produccin. En los estudios se revel la importancia del trato social y el trabajo en grupo para la produccin y la satisfaccin. Con el paso del tiempo, a mediados de la dcada de 1960 el movimiento de las relaciones humanas se convirti en una rama y un aporte al campo del comportamiento organizacional.

Los primeros tiempos del departamento de personal todava oscurecen la importancia de la funcin de ARH para la direccin. Hasta la dcada de 1960 la funcin de personal se consideraba dedicada slo a los obreros. Era tenida como una unidad de archivo que reparta botones de 25 aos de antigedad y coordinaba el da de campo anual de la compaa. El respetado estudioso y asesor de la administracin Peter Drucker hizo una declaracin sobre la administracin del personal que manifestaba su concentracin en los obreros. Drucker afirm que el trabajo de personal era "en parte labor de archivista, en parte de ama de casa, en parte de trabajador social y en parte de bombero que sofoca los problemas sindicales".

[1] Ivancevich, John M. Administracin de Recursos Humanos. Mxico, D.F.: MacGraw-Hill Interamericana Editores, 9na. edicin, 2005, pg. 6-8.

Introduccin

La administracin de personal debe participar en la formulacin de las estrategias de la compaa y en su aplicacin, dada la necesidad que tiene la empresa e inspirar a los empleados para crear una ventaja competitiva.

El Papel Cambiante de la Administracin de Personal: Las Personas y el Desempeo

El papel de la administracin de personal est cambiado para ayudar a las compaas es sus cambios de estructura y de cultura. La administracin de personal ha sufrido varios cambios de por s. A principios de 1900, los encargados de personal primero les quitaron a los supervisores las contrataciones y los despidos, manejaron el departamento de nminas y administraron los planes de prestaciones. Su labor consista, mayormente, en vigilar el cumplimiento de los procedimientos. A medida que empez a surgir la tecnologa en cambos como las pruebas y las entrevistas, el departamento de personal fue desempeado una funcin ms importante en la seleccin, la capacitacin y los ascensos de los empleados.

El surgimiento de la legislacin sindical, en los aos treinta, condujo a la segunda fase de la administracin de personal y a un nuevo hincapi en proteger a la empresa en su interaccin con los sindicatos. Las leyes contra la administracin de los aos 60 y 70 activaron la tercera fase. Debido a las grandes sanciones que las demandas judiciales podan acarrear a una compaa, las prcticas de personal efectivas adquirieron gran importancia. En esta fase, igual que en la segunda, el personal sigui aportando su experiencia en campos como reclutamiento, la seleccin y la capacitacin, aunque en una funcin ms de empleo, personal gan una posicin, tanto por lo que haca para proteger a la organizacin, como por su contribucin positiva a la efectividad de la empresa.

En la actualidad, el departamento de personal est pasando aceleradamente por una cuarta fase y su papel est cambiando de protector y selector a socio estratgico y agente de cambio. La metamorfosis de administracin de personal a administracin de recursos humanos refleja una realidad de la vida actual de las compaas: en las organizaciones de hoy, ms planas, de menor tamao y de alto rendimiento, los empleados muy calificados y comprometidosen lugar de las mquinassuelen ser la clave de la competitividad de la empresa. De hecho, hoy los gerentes reconocen que los empleados son la clave.

El Carcter de la Planificacin Estratgica

Los directores participan en 3 niveles de la toma de decisiones estratgicas dentro de sus empresas. Muchas necesitan una estrategia corporativa (Ej. Warner Music, Warner Pictures, etc.). La estrategia corporativa de una empresa, identifica la cartera de todos los negocios que constituirn la organizacin y la forma en que stos se relacionarn entre s.

En el siguiente nivel inferior, cada uno de estos negocios (como Warner Music) se gua sujeto a una estrategia competitiva al nivel de negocio. La estrategia competitiva identifica la forma de crear y fortalecer, a largo plazo, la posicin competitiva del negocio en el mercado.

Cada negocio est constituido por departamentos, por ejemplo, de produccin, ventas y administracin de personal. Las estrategias funcionales sealan los cursos de accin bsicos que seguir cada uno de los departamentos del negocio para que ste alcance sus metas de libre competencia.

La siguiente grfica demuestra lo antes explicado:

Si bien las compaas cuentan con tres niveles de estrategias, el trmino planificacin estratgica suele estar reservado para el proceso de planeacin estratgica que abarca a toda la organizacin y es para toda la compaa. Concretamente, la planeacin estratgica describe qu clase de negocio ser la empresa, dadas sus amenazas y oportunidades externas y sus amenazas y debilidades internas.

El plan estratgico de un administrador, en un plano ideal, pretender equilibrar dos bloques de fuerzas: las amenazas y oportunidades externas de la empresa, y sus fuerzas y debilidades internas. Sea como fuere, los tres niveles de la toma de decisiones estratgicas deben estar relacionados y apoyarse entre s. La funcin de la administracin de personal tambin tendr que cumplir con su parte. Por ejemplo, algunas instalaciones se cerrarn, otras nuevas requerirn personal y habr que reclutar y contratar a los diseadores de los nuevos programas de redes.

CONSTRUIR UNA VENTAJA COMPETITIVA. Las compaas tratan de conseguir ventaja competitiva en todos sus negocios. La ventaja competitiva se puede definir como todo factor que permite que la organizacin diferencie su producto o servicio de los de sus competidores, con objeto de aumentar su participacin en el mercado.

Hay varias formas de conseguir ventaja competitiva. Una de ellas es el liderazgo en costos, que quiere decir que la empresa pretende convertirse en lder de una industria, en razn de sus bajos costos. Por ejemplo, Wal-Mart es lder en costos en su industria; conserva una ventaja competitiva por medio de su sistema de distribucin va satlite y porque, por lo general, mantiene al mnimo los costos de ubicacin de sus tiendas colocando la mayor parte de stas en terrenos de bajo costo, en las afueras de poblaciones pequeas y medianas del sur de Estados Unidos.

La diferenciacin es otro ejemplo de una estrategia competitiva. En el caso de una estrategia de diferenciacin, una empresa pretende ser nica en su industria en algunas dimensiones que los compradores valoran mucho. Ejemplos: Apple (valor prctico de sus computadores) y Mercedes Benz (calidad y seguridad).

EL PERSONAL COMO UNA VENTAJA COMPETITIVA. Hemos visto que en el competido mercado global de hoy, el hecho de tener una ventaja competitiva impone una prima por tener una fuerza de trabajo comprometida y competente. Los autos de gran calidad y bajo costo, como los Toyota y los Saturn, no slo son producto de complejas mquinas automatizadas. Por el contrario, son resultado de empleados comprometidos, que se esfuerzan todos por producir los mejores autos que pueden, al costo ms bajo posible.

La Administracin de Personal Estratgica

El hecho de que, en la actualidad, los empleados puedan representar una ventaja competitiva ha desembocado en el crecimiento de un campo nuevo, llamado administracin de personal estratgica. La administracin de personal estratgica se ha definido como "la unin de la administracin de personal con las metas y los objetivos estratgicos, a efecto de mejorar el desempeo del negocio y de desarrollar una cultura de la organizacin que propicie la innovacin y la flexibilidad".

En otras palabras, es "el patrn del plan de las actividades y el despliegue de personal que permitir que la organizacin alcance sus metas". Administracin de personal estratgica quiere decir aceptar que la funcin del departamento de personal es una parte estratgica, tanto para formular las estrategias de la compaa, como para aplicar dichas estrategias, por medio de actividades de administracin de personal, como reclutar, seleccionar, capacitar y premiar al personal.

El trmino estrategias de administracin de personal se refiere a los cursos de accin especficos de administracin de personal que la compaa usa para alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, uno de los objetivos bsicos de Federal Express es alcanzar mejores niveles de servicio al cliente y mayor rentabilidad, por medio de una fuerza laboral sumamente comprometida. Por consiguiente, la estrategia global de administracin de personal est dirigida a crear una mano de obra comprometida, de preferencia en un contexto no sindicalizado.

La siguiente figura ilustra la relacin existente entre la estrategia de administracin de personal y los planes y los resultados de los negocios de la compaa. En un plano ideal, el departamento de personal y la direccin superior trabajan juntos para formular la estrategia general de los negocios de la compaa; a continuacin, esa estrategia sirve de marco para elaborar las actividades de administracin de personal, como reclutar y evaluar. Si se hace bien, habr de producir competencias y conductas de los empleados que, a su vez, le servirn al negocio para aplicar sus estrategias y para realizar sus metas.

Ventaja Competitiva

Las compaas tratan de conseguir ventaja competitiva en todos sus negocios. La ventaja competitiva se puede definir como todo factor que permite que la organizacin diferencie su producto o servicio de los de sus competidores, con objeto de aumentar su participacin en el mercado.

Varias formas de conseguir una ventaja competitiva son: liderazgo en costos (la empresa pretende convertirse en lder de una industria, bajando sus costos, Ej. Wal-Mart); diferenciacin (una empresa pretende ser nica en su industria en algunas dimensiones que los compradores valoran mucho, Ej. Apple)

El tener una ventaja competitiva en el mercado global de hoy impone que se una fuerza de trabajo comprometida y competente adems por el equipo, mquinas, etc.

El Papel del Departamento de Personal como Socio Estratgico

Una visin que se tiene sobre las actividades de administracin de personal era que tan slo consistan en apagar incendios pequeos, asegurarse de que el personal reciba su sueldo el da que deben cobrar; cuidar que el anuncio de oferta de empleo llegue antes de la hora de cierre del peridico; reclutar a un supervisor adecuado para el turno nocturno para cuando ste arranque, y que el mismo gerente recuerde que debe observar el proceso correspondiente antes de despedir al nuevo representante que no funcion.

Otra visin ms sofisticada de la administracin de personal (pero con toda probabilidad no ms acertada) es que su papel consiste simplemente en "adaptarse" a la estrategia de la compaa. Segn esta posicin, el papel estratgico del departamento de personal consiste en adaptar las prcticas individuales de administracin de personal (reclutar, premiar, etctera) para que se adapten a las estrategias competitivas especficas de la compaa.

Una tercera visin de la administracin de personal es que se trata de un socio, igual a otros, dentro del proceso de la planificacin estratgica. En este caso, la funcin de la administracin de personal no consiste slo en adaptar sus actividades a las exigencias de la estrategia del negocio, ni tampoco, por supuesto, slo realizar las tareas operativas diarias, como asegurarse de que los empleados reciban su sueldo. En cambio, segn esta tercera posicin, la necesidad de forjar una fuerza de trabajo de la compaa para que represente una ventaja competitiva significa que la administracin de personal debe estar en igualdad de condiciones para formular y aplicar las estrategias competitivas y las de organizacin de una compaa.

El Papel de la Administracin da Personal al Formular Estrategias

Formular el plan estratgico general de una compaa requiere que se identifiquen, analicen y equilibren dos bloques de fuerzas: por una parte, las amenazas y las oportunidades externas de la compaa y, por la otra, sus fuerzas y debilidades internas.

ste es un campo en el que los departamentos de personal estratgicos pueden desempear una funcin. Por ejemplo, la administracin de personal puede desempear una funcin en lo que los planificadores estratgicos llaman escrutar el entorno, es decir identificar y analizar las amenazas y oportunidades externas que seran cruciales para el xito de la compaa.

La administracin de personal tambin puede aportar inteligencia competitiva que sera til cuando la compaa formula sus planes estratgicos. Algunos ejemplos seran detalles relativos a los nuevos planes de incentivos que usan los competidores, datos de encuestas de opinin de los empleados que ofrecen informacin acerca de quejas de los clientes, as como informacin acerca de leyes pendientes, como leyes laborales o el seguro mdico obligatorio.

El departamento de personal tambin participa en el proceso de formular estrategias cuando proporciona informacin acerca de las fuerzas y debilidades internas de la compaa. Algunas empresas crean sus estrategias en torno a la ventaja competitiva basada en la administracin de personal.

El Papel de la Administracin de Personal al Ejecutar la Estrategia

La ejecucin de la estrategia ha sido siempre "el pan nuestro" de la funcin estratgica de la administracin de personal. Por ejemplo, la estrategia competitiva de Federal Express consiste en diferenciarse de sus competidores ofreciendo un servicio superior a sus dientes y la garanta de entregas puntuales. Como las mismas tecnologas bsicas estn al alcance de UPS, DHL Y los dems competidores de FedEx, la fuerza de trabajo de FedEx, o sea su personal, es lo que le da a esta compaa una ventaja competitiva crucial. Esto impone un estmulo a los procesos de administracin de personal de FedEx, como se dijo antes, y a la capacidad de la empresa para crear un equipo de trabajadores sumamente comprometidos, competentes y orientados al cliente.

La administracin de personal apoya la aplicacin de estrategias en otros sentidos. Por ejemplo, el departamento de personal participa en la ejecucin de las estrategias de casi todas las empresas para reducidas de tamao y reestructurarse, para colocar a empleados fuera de la empresa, para instituir planes de pagos por buen desempeo, para reducir los costos de salud y para conservar a los empleados.

Las Prcticas de la Administracin de Personal: Hay un Cambio Mejor?

El cambio que est surgiendo sobre la administracin de personal como agente estratgico hace que nos preguntemos lo siguiente: existe un conjunto universal de prcticas mejores de administracin de personal (ejemplo: una forma particular de evaluar o compensar a los empleados) que pueda aplicarle a varias compaas y estrategias o hay que disear una prctica de administracin de personal que se adapte a la estrategia de cada compaa?

Primero, hay estudios que sugieren que existen algunas filosofas o principios generales para la administracin de personal que, al parecer se pueden aplicar de forma universal a todas, o casi todas las compaas.

Ej. Es el fomentar las relaciones informales entre los empleados con el propsito de propiciar la comunicacin mundial.

Otros recomiendan organizar el sistema de administracin de personal de una empresa para que se adapte a su estrategia y para apoyar las iniciativas estratgicas y operativas de la empresa.

Lo que no se recomienda es introducir una prctica en una empresa simplemente porque funcin en otra.

El mejor consejo para los gerentes presentes y futuros sera que aprendan todo lo posible acerca de las prcticas de administracin de personal y luego que diseen una prctica congruente con lo que la compaa quiere lograr. Se aconseja flexibilidad ya que toda prctica de administracin de personal tendr que ir cambiando a medida que las condiciones competitivas requieran que cambie la estrategia de la empresa.

El Futuro Estratgico del Departamento de Personal

Es irnico que aun cuando la necesidad de administracin de personal est en auge evidente, el futuro del departamento de personal, en ocasiones, parece estar en duda. Un estudio mostr una disminucin del 18% en el gasto de administracin de personal por empleado, que baj de 1,418 dlares en 1980 a 1,153 dlares por empleado de tiempo completo en 1995. La razn promedio del personal administrativo de administracin de personal por cada 100 empleados subi un poco entre 1996 Y 1997, pero no ha repuntado. "La dotacin de personal para el departamento de personal con relacin al empleo total podra ser incluso ms conservador", como concluye una encuesta. Un experto dice que los departamentos de personal estarn sometidos a la contraccin y a la "reingeniera" de nueva cuenta, "cuando afronten la presin de la alta direccin para que agreguen valor a la organizacin o, de lo contrario, sus funciones quedarn canceladas".

El apretn del cinturn para el departamento de personal sera reflejo de varias causas: la reingeniera, la contraccin del tamao y la subcontratacin. La subcontratacin tambin ha tenido consecuencias (Ej.: contratacin de personal temporero, reclutamiento, administracin de prestaciones, nmina o capacitacin). Qu se puede hacer para evitar la subcontratacin? El departamento de personal debe concentrarse ms en actividades que agreguen valor, en forma clara, a la lnea de fondo de la compaa; actividades como la planificacin estratgica, la administracin del cambio, la transicin de cultura de la compaa y el desarrollo de capital humano.

Las tendencias, entre otras, la globalizacin, la desregulacin y la innovacin tecnolgica, han provocado que se requieran organizaciones mejores, ms rpidas y ms competitivas.

El desempeo y la conducta de los empleados suelen ser la clave para conseguir una ventaja competitiva en tales condiciones. El departamento de personal est en una posicin nica para contribuir a crear organizaciones mejores, ms rpidas y ms competitivas, en razn de su int1uencia en la conducta de los empleados. Los resultados de algunas investigaciones demuestran que una administracin efectiva del personal se traduce, de hecho, en mayor productividad y valor de mercado.