UNIVERSIDAD NACIONAL DEL NORDESTEFACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

Contabilidad BásicaUNIDAD VII

DISPONIBILIDADES E INVERSIONES TRANSITORIAS

RUBRO CAJA Y BANCOSRUBRO CAJA Y BANCOS

CONCEPTO: incluye el dinero en efectivo en caja y bancos del país y del exterior y otros

valores de poder cancelatorio y liquidez similar

PARTIDAS REPRESENTATIVASPARTIDAS REPRESENTATIVASCUENTAS QUE INTEGRAN EL RUBROCUENTAS QUE INTEGRAN EL RUBRO

CAJA y BANCOS:CAJA y BANCOS: Caja o Cobranzas a depositar Fondo Fijo Moneda extranjera (Si se la mantiene para pagar pasivos corrientes) Bancos del Chaco Cuenta corriente Bancos del Chaco Caja de ahorro

COBRANZASCOBRANZASEntrada de dinero por cualquier concepto.

Dinero = Efectivo + cheques de terceros a la vista + giros

Cobranza por ventas al contado Cobranza a a un deudor (Cliente) por cancelación parcial o total de su saldo esté documentado o no. Cobranza de un préstamo otorgado con anterioridad. Cobranza de un prestamos recibidos Cobranza de anticipos de clientes Cobranza de comisiones Cobranza de alquileres Cobranza de intereses

DESTINOS POSIBLES DE LAS COBRANZASDESTINOS POSIBLES DE LAS COBRANZASDISPOSICION DE LOS FONDOSDISPOSICION DE LOS FONDOS

MANTENERLOS EN EL ENTE.DEPOSITARLOS INTEGRAMENTE.(Alternativa mas recomendable, impone la emisión de un cheque para cada pago posterior -cobranzas a depositar-)COMBINACIÓN DE AMBAS ALT.Mantener los cheques y depositar el efectivo.

DOCUMENTACION DOCUMENTACION RESPALDATORIARESPALDATORIA

Las cobranzas sueles estar respaldadas por duplicados de recibos preparados por motivo de ella.• RECIBOExcepcionesFacturas o Tickets de ventas al contado (respalda la venta y la cobranza)Notas de Créditos Bancarias o Resúmenes de Cuentas Corrientes Bancarias (Si la venta fue hecha con tarjeta de crédito o de Débito)

REGISTRO CONTABLE DE LAS REGISTRO CONTABLE DE LAS COBRANZASCOBRANZAS

Se deben considerar:Se deben considerar:Importe recibido Importe recibido Incremento de la cobranza por percepciones de Incremento de la cobranza por percepciones de

impuestos efectuadas a 3ºimpuestos efectuadas a 3ºDeducciones (Retenciones de impuestos Deducciones (Retenciones de impuestos

efectuadas por terceros, descuentos de caja)efectuadas por terceros, descuentos de caja)Importe recibido (neto)Importe recibido (neto)

CUENTAS A UTILIZAR CUENTAS A UTILIZAR Deudoras Efectivo Cobranzas a depositar Valores a depositar o (cheques de cobro diferido recibidos)Acreedora: Dependerá de la cobranza realizada.

MOMENTO DE LA REGISTRACIÓNMOMENTO DE LA REGISTRACIÓN- VENTA Y COBRANZA -- VENTA Y COBRANZA -

•EFECTIVOEFECTIVO•BONOSBONOS•CHEQUES A LA VISTACHEQUES A LA VISTA

LA VENTA Y LA COBRANZA COINCIDEN

EN EL TIEMPO

•TARJETA DE DÉBITOTARJETA DE DÉBITO•DÉBITOS BANCARIOSDÉBITOS BANCARIOS

ENTRE LA VENTA Y LA COBRANZA EXISTE UN

BREVE PERÍODO DE ACREDITACIÓN

En las ventas al contado el momento de la cobranza coincide con el momento de la venta

EFECTIVO BONOS TARJETAS DE DÉBITOS DÉBITO EN CUENTAS BANCARIAS CHEQUES A LA VISTA

CONTABILIZACIÓNCONTABILIZACIÓNCobranza de ventas al contadoCobranza de ventas al contado

(A)Cobranzas a depositar 1.220 (Y) Ventas 1.000 (M) I.V.A. D.F. 200

(P) Percepciones IG efectuadas 20S/Dup. FacturaSI SE USAN CUENTAS MOVIMIENTO(M) Ventas Contado 1.220

(Y) Ventas 1.000 (M) I.V.A. D.F. 200 (P) Percepciones IG efectuadas 20S/Duplicado Factura(A) Cobranzas a depositar 1.220

(M) Ventas ContadoA fin de mes (Minuta) 1.220

Las cobranzas PUEDEN HACERSE EN :Efectivo o Cheques • DINERO EFECTIVO Cobranzas a depositar• CHEQUES DE 3º C/ CARGO MISMO BANCO (Cobranzas a depositar – Rubro Caja y Banco)• CHEQUES DE 3º C/ CARGO OTROS BANCOS (C/CLEARING) (Cobranzas a depositar – Rubro Caja y Banco)• CHEQUES DE 3º C/ CARGO OTROS BANCOS (S/CLEARING) .(Valores al cobro – Rubro Créditos por ventas)• CHEQUES DE 3ª COBRO DIFERIDO (Cheques de cobro diferido-Rubro Crédito por ventas)

Cobranza a un cliente de cuenta Cobranza a un cliente de cuenta corrientecorriente

(a) Cobranzas a depositar 70(A) Ret.y perc. IG efectuadas por 3º 10

(A) Clientes 80Cobranza a un cliente documentadoCobranza a un cliente documentado

Cobranzas a depositar 160Ret.y perc. IG efectuadas por 3º 20

(A) Documentos a cobrar 180

s/Duplicado recibo

Cobranzas VariasCobranzas VariasCobranzas a depositar 324.

Anticipos de clientes 75.Alquileres ganados 90.Comisiones ganados 60Deudores varios 99

Cobranza a un cliente al que se le otorga un descuento por Cobranza a un cliente al que se le otorga un descuento por pronto pagopronto pago

Debe motivar la emisión de la correspondiente Nota de Debe motivar la emisión de la correspondiente Nota de crédito y se debe cancelar los intereses no devengados a la crédito y se debe cancelar los intereses no devengados a la

fecha de la cobranzafecha de la cobranzaCobranzas a depositar 680Int. (+) adelantados 100I.V.A. C.F. 20

Clientes 800

PAGOSPAGOSSalida de dinero por cualquier conceptoSalida de dinero por cualquier concepto

Pagos por compras al contado de bienes o servicios en general. Pago al proveedor (parcial o total) esté documentado o no. Pago de un préstamo obtenido con anterioridad. Pago de impuestos. Etc.

FORMAS DE PAGOFORMAS DE PAGOCon dinero en efectivo.Con dinero en efectivo.Con Cheques a la vista.Con Cheques a la vista.

DOCUMENTACION DOCUMENTACION RESPALDATORIARESPALDATORIA

Los pagos sueles estar respaldadas por original de recibos.• RECIBOExcepcionesFacturas o Tickets de compras al contado

REGISTRO CONTABLE DE LAS REGISTRO CONTABLE DE LAS COBRANZASCOBRANZAS

Se deben considerar:Se deben considerar:Importe de la operación Importe de la operación Retenciones practicadas a terceros que Retenciones practicadas a terceros que

disminuyen el importe a pagar.disminuyen el importe a pagar.Percepciones practicadas por terceros que Percepciones practicadas por terceros que

incrementan el importe a pagar.incrementan el importe a pagar.Importe (neto)Importe (neto)

CUENTAS A UTILIZAR CUENTAS A UTILIZAR Deudoras Proveedores. Sueldos y jornales. Alquileres. Impuestos etc.AcreedorasEfectivo Cobranzas a depositar Banco del chaco cuenta corriente.

FONDO FIJOFONDO FIJOSi se depositan diaria e íntegramente las cobranzas, los pagos se hacen con cheques, pero hay pagos menores que deben hacerse en efectivo, para ello se debe crear un fondo fijo.

MomentosMomentos CONSTITUCION DEL F. FIJO UTILIZACION DEL F. FIJO REPOSICION DEL FONDO FIJO

Documentación RespaldatoriaDocumentación RespaldatoriaDE LA CONSTITUCIONOrden de pago autorizada (Interna)DE LA UTILIZACION Facturas, Tickets, Rend. de gtos. Estampillas, Otros comprobantes.DE LA REPOSICIONOrden de pago autorizada (Interna)Planilla de reposición (Interna)

CONTABILIZACIONCONTABILIZACION

SEPARADA LA CONSTITUCION, DE CADA SEPARADA LA CONSTITUCION, DE CADA UTILIZACION Y DE LA REPOSICION.UTILIZACION Y DE LA REPOSICION.CONJUNTA DE TODOS LOS PAGOSCONJUNTA DE TODOS LOS PAGOSCONJUNTA DE PAGOS Y REPOSICIONES.CONJUNTA DE PAGOS Y REPOSICIONES.

MomentosCONSTITUCION DEL F. FIJO UTILIZACION DEL F. FIJO REPOSICION DEL FONDO FIJO

CONTABILIZACION SEPARADACONTABILIZACION SEPARADAConstitución del fondo fijoConstitución del fondo fijo

Variación PermutativaVariación Permutativa

Fondo fijo 1.500Banco “xx” cta. cte. 1.500

CONTABILIZACION CONTABILIZACION SEPARADASEPARADA

Utilización del fondo fijo Utilización del fondo fijo (V.M.)(V.M.)01-07-2001

Gastos Varios 15.Anticipos al personal 50.

Fondo Fijo 65.15-07-2001

Limpieza 18.Útiles de oficina 35.

Fondo Fijo 53.

CONTABILIZACION CONTABILIZACION SEPARADASEPARADA

Reposición del Fondo Fijo Reposición del Fondo Fijo (V.P.)(V.P.)

Fondo fijo 118.-Banco “xx” cta. cte. 118.-

FONDO FIJO1500 65.- 53.-

1.500 118.-

31-07-2001Gastos Varios 15.Anticipos al personal 50.Limpieza 18.Útiles de oficina 35.

Fondo Fijo 118.

Contabilización de todos los pagos juntos:Cuando las compras al contado se efectúan por medio de un fondo fijo, resulta práctico diferir su registración hasta el momento en que se efectúa la reposición del fondo (ó finaliza el período).

CONTABILIZACION CONTABILIZACION Reposición del Fondo Fijo Reposición del Fondo Fijo

(V.P.)(V.P.)

Fondo fijo 118.-Banco “xx” cta. cte. 118.-

FONDO FIJO1500 118.- 1.500 118.-

CONTABILIZACION CONJUNTA DE PAGOS Y REPOSICIONES CONTABILIZACION CONJUNTA DE PAGOS Y REPOSICIONES (Var.Modific.) (Var.Modific.)

31-07-2001Gastos Varios 15.Anticipos al personal 50.Limpieza 18.Útiles de oficina 35.

Banco “xx” c/c 118.

Efectuar un único asiento por los desembolsos pagados con el fondo fijo y su reposición, pero esto:a) Debilita los controles, que son mas fuertes cuando los datos provenientes de fuentes independientes se procesan separadamente.b) No deja (en la cuenta fondo fijo) rastros sobre los importes y frecuencias de las reposiciones, que son útiles para evaluar periódicamente si el monto asignado al fondo es adecuado.

EtapasEtapas

CONSTITUCION DEL F. FIJO UTILIZACION DEL F. FIJO REPOSICION DEL FONDO FIJO

Controles

Para detectar eventuales errores y omisiones contables, periódicamente debe llevarse a cabo actividades de control: Los controles para el DINERO incluyen las comparaciones de los datos contables, con los resultados del recuento físico del dinero, que pueden poner en evidencia diferencias. A ESTE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DEL DINERO , se lo denomina comúnmente ARQUEO DE CAJA

Periodicidad

Los controles deben hacerse por lo menos una vez por mes, y en el caso particular del DINERO debe hacerse muy frecuentemente, (una vez por día), ya que es de rotación muy rápida, su apropiación indebida es muy fácil y la tarea de recontarlos no es compleja.

Si el control está a cargo de una persona distinta al custodio de los fondos:• Diariamente para las cobranzas a depositar.• Semanalmente para el fondo fijo.Si el control está a cargo del custodio de los fondos:• Diariamente para las cobranzas a depositar.• Semanalmente para el fondo fijo.

ARQUEO DE CAJA

Es un procedimiento útil, para verificar la razonabilidad del saldo de las siguientes cuentas:

• Caja • Cobranzas a depositar• Fondo fijo• Moneda extranjera

Es el procedimiento por el cual se realiza el recuento físico de dinero, cheques de terceros a la vista, giros y valores asimilables existentes en

la caja a un momento determinado.

•Existencia real del dinero y valores asimilables•El DATO se toma del ARQUEOARQUEO

•Saldo contable del dinero y valores asimilables•El DATO se toma del MAYORMAYOR

Se comparan DATOSDATOS

Si hay diferencias, éstas pueden tener distintas causas

CAUSAS HABITUALES

COMPROBANTES DE PAGO NO CONTABILIZADOSVALES DE ANTICIPO DE SUELDO AL PERSONALCHEQUES DIFERIDOS RECIBIDOS

Sellados 40Gastos Varios 15.Combustibles 50.Limpieza 18.Útiles de oficina 35.Tasas Municipales 27.Refrigerio 36.Franqueos 9.

Efectivo 230

RESPONDEN A PAGOS MENORES. CONSTITUYEN UNA OMISIÓN DE REGISTRACIÓN. ORIGINAN ASIENTOS DE AJUSTE. EJEMPLOS: Combustibles, Sellado, Pasajes de colectivo, Limpieza, Reparaciones, etc.

COMPROBANTES DE PAGO NO CONTABILIZADOSCOMPROBANTES DE PAGO NO CONTABILIZADOS

VALES DE ANTICIPO DE SUELDO AL PERSONALVALES DE ANTICIPO DE SUELDO AL PERSONAL•Son comprobantes internos por retiros que realiza el

personal en relación de dependencia a lo largo del mes.•Origina una asiento de ajuste

(A) Anticipos al personal 50. (A) Cobranzas a depositar 50.

CHEQUES DIFERIDOS RECIBIDOSCHEQUES DIFERIDOS RECIBIDOS

POR SER CHEQUES DE TERCEROS DE COBRO DIFERIDOS, DEBEN FORMAR PARTE DEL RUBRO CREDITOS POR VENTAS.Origina una asiento de ajuste

(A) Cheques de cobro diferido 150. (A) Cobranzas a depositar 150.

•Existencia real del dinero y valores asimilables•El DATO se toma del ARQUEOARQUEO

•Saldo contable del dinero y valores asimilables•El DATO se toma del MAYOR ajustadoMAYOR ajustado

Con los AJUSTES Registrados y Mayorizados

nuevamente se comparan DATOSDATOS

Si persisten las diferencias éstas pueden ser:SOBRANTES FALTANTES

SI EL ARQUEO ES MAYOR QUE EL SALDO CONTABLEHAY UN SOBRANTE DE CAJA

(a) Cobranzas a deposita 50. (i) Sobrante de Caja 50.

(a) Anticipo al personal 50 (a) Cobranzas a dep. 50

SI EL ARQUEO ES MENOR QUE EL SALDO CONTABLEHAY UN FALTANTE DE CAJA

Si es político de la empresa RESPONSABILIZAR AL

CAJERO por el faltante de caja se usará una cuenta

de Activo

• Si la empresa asume el faltante, esto afecta los

RESULTADOS DEL EJERCICIO . Y usará una

cuenta de pérdida.

(per) Faltante de caja 50 (a) Cobranzas a dep. 50

ARQUEO DE COBRANZAS A DEPOSITAR :• DINERO EN EFECTIVO 400• ORIGINAL FACTURA MERCADERÍAS (IVA 30) 300• FACTURA COMBUSTIBLE ($90;IVA 10) 100• VALES POR ANTICIPOS AL PERSONAL 100• CHEQUES A LA VISTA 760• TOTAL DEL ARQUEO 1660

EJERCICIO DE APLICACION

SALDO DEL MAYOR DE LA CUENTA COBRANZAS A DEPOSITAR 1560

DIFE

RENCIA

$ 100

AJUSTES CONCEPTO Debe Haber Anticipo al personal 100 Mercaderías 270 Combustibles y lubricantes 90 IVA Crédito fiscal 40 Cobranzas a Depositar 500

Elementos ARQUEADOS que deben considerarse efectivo

• Dinero en efectivo 400• Cheques a la vista 760• TOTAL 1160

1560 5001060

Cobranzas a Depositar DIFE

RENCIA

$ 100

CONCEPTO Debe Haber Cobranzas a Depositar 100 A Sobrante de Caja 100

DEBE HABER1560 1560

500 1060100 1160

Saldo Deud.Cobranzas a Depositar