Administración De Empresas Computación VI Sistema Administrativo:

Es el conjunto organizado de procedimientos, Software, bases de datos y dispositivos para suministrar información rutinaria a los administradores o tomadores de decisiones. El sistema administrativo busca la eficiencia operativa y genera informes administrativos “los sistemas administrativos comenzaron a desarrollarse en la década de 1960 y se caracterizaron por utilizar sistemas de información para producir informes administrativos” (pg.25) RALPG M. STAIR, GEORGE W. REYNOLDS (2000) “Principios de Sistemas de Información Enfoque Administrativo” (Cuarta edición) México. International Thomson Editores.

VA: un sistema administrativo es el conjunto de elementos que interactúan entre si con la finalidad de brindar resultados positivos y facilitar la toma de decisiones que lleven a la organización o empresa a cumplir con las metas propuestas con eficiencia y eficacia.

Sistemas Administrativos Actuales:

En la actualidad el desarrollo tecnológico es constante, y por estas variaciones dinámicas en el ambiente en el que se desarrollan las organizaciones modernas, se plantea la necesidad de adaptarse a transformaciones de manera inmediata.

No obstante, la gran mayoría de las empresas están conscientes de que para obtener mejores resultados se necesita adaptarse constantemente a las nuevas condiciones del entorno, un entorno que ha dejado de ser estable para convertirse en turbulento.(http://cruzramon.blogspot.com/2009/01/tipos-de-sistemas-administrativos.html)

VA: Con los constantes cambios sociales, económicos y tecnológicos es necesario que las empresas se adapten a estos cambios por los tanto los sistemas administrativos deben adaptarse a las condiciones actuales para poder seguir brindado a las empresas y organizaciones la facilitación de ciertas tareas y procesos.

Podemos mencionar sistemas administrativos como el “Profit Plus” y el “SAP” los cuales son utilizados en una gran cantidad de empresas a nivel mundial.

Los Modelos Administrativos:

Son aquellos que las empresas toman como guía, adaptándolos y generalizándolos a las necesidades de las mismas, estos se representan a través de técnicas, procesos, modelos y sistemas administrativos.

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Administración De Empresas Computación VI (http://modelosadministrativos2008-2re.blogspot.com/2009/01/modelosadministrativosgrupo1informatica.html)

VA: los modelos administrativos son sistemas que según las necesidades de la empresa le brindan la estructura y herramientas básicas para que estas desarrollen sus funciones de la manera más eficiente posible y los resultados sean positivos

Tipos De Modelos Administrativos:

Modelo Administrativo Centralizado: Este modelo administrativo se parece a un centro de datos en el que todas las tareas de administración las realiza un único grupo de tecnologías de la información. Este modelo administrativo es habitual en pequeñas o medianas empresas, pero también puede utilizarse en organizaciones de mayor tamaño que tengan una conexión de ancho de banda alto a todas las oficinas regionales.

Modelo Administrativo Descentralizado: En un modelo administrativo descentralizado, el control completo de la administración del sistema está distribuido entre las regiones o divisiones geográficas de la empresa. En este tipo de modelo, cada región o división controla sus activos y desarrolla su propio sistema de administración. Este tipo de organización suele tener al menos un grupo administrativo en cada división o grupo.

Modelo Administrativo Mixto: Se crean grupos administrativos especializados para restringir la administración de determinadas funciones y se crean otros grupos para delegar la administración siguiendo criterios geográficos. El modelo administrativo mixto suele utilizarse en organizaciones grandes con muchas divisiones u oficinas en numerosas ubicaciones geográficas. El modelo mixto también puede aplicarse cuando una empresa adquiere otra empresa.

(http://maperez-modelos.blogspot.com/2009/04/definicion-y-tipos-de-modelos.html)

VA: los modelos administrativos se dividen en 3 tipos; 1) Modelo Centralizado: El cual esta conformado por un único centro administrativo que se encarga de distribuir, dirigir, planificar y vigilar los objetivos2) Modelo Descentralizado: generalmente es empleado por empresas muy grandes y con sucursales ya que permite que el control de la empresa se distribuya por departamentos que poseen su administración autónoma. 3) Modelo Mixto: permite la creación de departamentos especializados y grupos de acuerdo a la posición geográfica de la organización.

Organización:

Es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un

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Administración De Empresas Computación VI organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.(http://biblioteca.itson.mx/oa/ciencias_administrativa/oa15/organizacion_de_la_naturaleza_del_proyecto/o1.htm)

VA: La organización es el orden que deben asumir diferentes elementos con la finalidad de lograr que trabajen en conjunto para llevar a cabo un mismo fin en común.

Principales Tipos De Organizaciones:

Organizaciones Según Sus Fines:

1. Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como uno de sus principales fines generar una determinada ganancia o utilidad para su propietario y/o accionistas.

2. Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado rol o función en la sociedad sin pretender una ganancia o utilidad por ello.

Organizaciones Según su Formalidad:

1. Organizaciones Formales: se caracterizan por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. comprenden estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos, rutinas y procedimientos de la organización con la finalidad de que sus objetivos sean alcanzados y su equilibrio interno se mantenga

Pueden a su vez, tener uno o más de los siguientes tipos de organización:

Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y antigua, existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ahí su formato piramidal es una forma de organización típica de pequeñas empresas.

Organización Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa.

Organización Línea-Staff: Es el resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y funcional, buscando

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Administración De Empresas Computación VI incrementar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas.

2. Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organización.

Organizaciones Según su Grado de Centralización:

1. Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores.

2. Organizaciones Descentralizadas: En una organización descentralizada, la autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible. La descentralización es característica de organizaciones que funcionan en ambientes complejos e impredecibles.

(http://www.promonegocios.net/empresa/tipos-organizaciones.html)

VA: Organización Según Sus Fines: 1) Con Fines De Lucro: Su Finalidad es conseguir beneficios para los

propietarios.2) Sin Fines De Lucro: tiene fines para beneficios sociales.

Organización Según Su Formalidad: 1) Formales: se rigen por una estructura y sistema oficial con la finalidad

de cumplir eficazmente los objetivos propuestos.2) Informales: No se guían por medios oficiales pero operan bajo los

parámetros de una organización normal.

Organización Según Su Grado De Centralización: 1) Centralizada: No se delega la toma de decisiones en la organización. 2) Descentralizada: Se compone una sucesión de mandos para delegar

la toma de decisiones.

Sistemas Abiertos:

Presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa.(http://informatica-colegiom.foroactivos.net/t13-sistemas-tipos-y-clasificacion)

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Administración De Empresas Computación VI VA: Un sistema es abierto cuando funciona mediante el intercambio de elementos con el medio que lo rodea. En un sistema abierto se da el proceso de salida y entrada de elementos.

Características De Los Sistemas Abiertos:

Propósito u Objetivo: Todo sistema tiene uno o varios fines. Las relaciones entre los elementos que componen el sistema se establecen de tal manera que permitan alcanzar esos fines.

Globalismo o Totalidad: Un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa / efecto.

Entropía: La entropía es la tendencia al desorden, al desgaste, al aumento de la aleatoriedad derivada de los continuos ajustes que sufre el sistema. El incremento de la entropía en un sistema conduce a su descomposición En los sistemas abiertos, gracias a los recursos que se obtienen del ambiente, esta tendencia puede ser corregida y transformada en entropía negativa: un proceso hacia una organización más completa y capaz.

Homeóstasis: Es un concepto estrechamente relacionado con el de entropía negativa, pues también tiene que ver con los ajustes continuos del sistema. Describe un estado de equilibrio dinámico al que un sistema abierto puede llegar gracias a un correcto control del intercambio de materiales, energía e información.

Sinergia: El sistema en sí supera a la simple adición de sus componentes y solamente puede ser explicado como totalidad -enfoque holístico- y no por el mero análisis de sus elementos. El todo es más que la suma de las partes.

Retroalimentación: Es la información que recibe el sistema sobre los resultados de su propia acción. En cibernética, suele emplearse la retroalimentación negativa, que es una entrada de información que avisa al sistema de que se está desviando de su objetivo.

Modelo de Entrada-Transformación-Salida: El sistema abierto puede ser considerado como un modelo de transformación. En una relación dinámica con su medio ambiente recibe varias entradas, las modifica de alguna manera y emite productos o elabora planes de actuación.

(http://s3a2.wordpress.com/2012/11/12/caracteristicas-basicas-de-un-sistema-abierto/)

VA: Los Sistemas Abiertos se caracterizan por ser conformados como un todo por lo elementos del sistema, que busca un objetivo, también son capaces de disminuir su descomposición o entropía convirtiendo esta en entropía negativa gracias a lo que toman de su medio ambiente, pueden ajustar las entradas y salidas de elementos para su buen funcionamiento, los sistemas abiertos utilizan

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Administración De Empresas Computación VI los resultados que brindan para su retroalimentación, y son capaces de recibir datos transformarlos y emitirlos en forma de resultados.

El Diagnostico Del Sistema Organizacional:

En el diagnóstico se examinan y mejoran los sistemas y prácticas de la información interna y externa de una organización en todos sus niveles. En el diagnóstico se está evaluando el comportamiento de la organización.

Existen tres factores importantes en un Diagnóstico Organizacional:

1. La situación de la organización respecto a la rama económica productiva donde se desarrolla.

2. La etapa del ciclo de vida de la organización por la que transita.3. El estilo organizacional que prevalece en la organización.

Estos factores son importantes tanto para determinar la problemática como para aportar soluciones.

El principal objetivo de un Diagnóstico Organizacional es someter a la  organización a un autoanálisis, mediante exámenes periódicos que permitan identificar los problemas que presenta, y las acciones para resolverlos. Los sistemas de información adquieren un rol protagónico en el diagnóstico, pues son los que van a suministrar todos los datos que permitan detectar las fallas y corregirlas.

El tratamiento con enfoque sistémico de la información interna que brota de los procesos de la organización, es capaz de identificar la ineficacia de los procesos internos y dar todos los elementos requeridos para diseñar un sistema de gestión de información que se adecue a las características propias de la organización y su interrelación con el entorno.

(http://www.eumed.net/libros-gratis/2012a/1169/diagnostico_organizacional.html)

VA: El diagnostico de un sistema organizacional es el autoanálisis que se realiza a profundidad tomando en cuenta la situación económica, ciclo de vida y organización que posee la empresa, con el fin de encontrar posibles errores o problemas en el sistema y al mismo tiempo determinar las mejores opciones para abordarlos y luego mejorar el sistema ya existente en la organización de acuerdo a sus necesidades y alcances.

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Administración De Empresas Computación VI Modelo Del Sistema De Rensis Likert:

Educador americano y psicólogo de la organización, nacido en Cheyenne, Wyoming USA, en el año 1903, fue más conocido por sus investigaciones sobre los estilos de gestión en las organizaciones.

En 1967, Likert utilizó el término sistema 4 para denominar lo que él consideró como el nivel estándar para que una organización fuese eficaz. La variable básica que define un sistema eficaz es la participación en la toma de decisiones, o el poder compartido. Esto es, la medida en que los sujetos pueden participar en las decisiones que les afectan, es un indicador del grado en que la organización está más o menos dotada para cumplir eficazmente su misión.

El sistema 4 presenta las siguientes características:

a) Las decisiones se delegan a los diferentes niveles organizacionales. Aunque la cúpula directiva define las políticas y los resultados, ésta únicamente controla los resultados, dejando las decisiones a cargo de los diferentes niveles jerárquicos.

b) Las comunicaciones fluyen en todos los sentidos y la organización lleva a cabo inversiones para mejorar los sistemas de información, ya que se consideran básicas para mejorar la eficiencia.

c) El trabajo se realiza casi totalmente en equipos. Las relaciones interpersonales se basan principalmente en la confianza mutua entre las personas y no en esquemas formales. El sistema permite que las personas se sientan responsables por lo que deciden y hacen en todos los niveles.

d) Existe un énfasis en las recompensas, notoriamente simbólicas y sociales, aunque no se omiten las recompensas materiales.

Likert, constató que cuanto más próximo al sistema 4 esté situado el estilo de dirección de la empresa, mayor será la probabilidad de que sea más eficaz (alta productividad, buenas relaciones laborales y elevada rentabilidad).

Rensis Likert categoriza las organizaciones en 4 tipos diferentes de estilos de liderazgo;

Sistema 1: Administración autocrática: imperativa, explotadora. Sistema 2: Autocracia benevolente: incluso imperativa, pero no

exploradora. Sistema 3: Administración consultiva: consulta a los empleados con

respecto a problemas y decisiones, pero es ella quien toma las decisiones. Sistema 4: Administración participativa: las decisiones de políticas clave

se toman en grupo, por consenso.

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Administración De Empresas Computación VI

(http://dounesr.blogspot.com/2008/07/modelo-de-desarrollo-organizacional.html)

VA: Rensis Likert fue un educador y psicólogo organizacional que dedico tiempo a estudiar la mejor forma organizacional para que las organizaciones o empresas puedan conseguir resultados positivos de sus procesos. El se baso en un sistema que define el nivel en que se permite la opinión de los trabajadores para la toma de decisiones

El sistema 4 es el de la administración participativa y propone que para la toma de decisiones e tome en cuenta las opiniones de todo el grupo el cual debe llegar a una opinión común.

Likert hace énfasis en que es importante que todas las personas se sientan parte importante de la empresa u organización y así creen responsabilidad en su trabajo, también habla de que dar recompensas materiales o sociales incentiva a que el trabajador sea mas eficiente.

Según Rensis Likert entra mas próxima este la organización de la empresa al sistema 4 esta estará en el camino correcto hacia el cumplimiento positivos de sus objetivos.

La Importancia De La Planificación Para Un Administrador:

Las organizaciones o empresas funcionan como un sistema, por sistema entendemos al conjunto de partes que trabajan en conjuntos para lograr un objetivo, si uno de los elementos del sistema no cumple su función de manera eficiente se genera un error o fallo en todo el sistema.

Una de las maneras de prevenir errores que traigan consecuencias negativas en la empresa es la planeación que debe llevar el administrador ya que sobre el recae la distribución y seguimiento del trabajo que levan a cabo todos y cada uno de los elementos que conforman la empresa.

El administrador planifica los procesos que se llevaran a cabo y estudia las posibles variables que puedan presentarse para poder preparar un plan de acción para resolver los problemas o mejor aun para evitarlos.

Sobre el administrador recae la responsabilidad de utilizar sus habilidades para planificar el camino de la empresa u organización hacia el éxito.

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