ADMINISTRACIÓN AL DÍA

AÑO 12-NÚMERO 1-AGOSTO/SEPTIEMBRE.2012

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UNIVERSIDAD “FERMIN TORO”

DECANATO DE ADMINISTRACIÓN

CABUDARE ESTADO-LARA

JOHN GUILLEN.

C.I:13.645.841.

PROFESORA: MIRTA SUÁREZ

INFORMATICA APLICADA

CABUDARE, 5 De Agosto del 2012

Sistemas Administrativos y Contables Pág. 1

Software Pág. 2

Software Administrativo Pág. 3

Menús Pág. 4

Barra de Herramientas Pág. 6

Crear una Empresa Pág. 8

Estimados Lectores Les doy la Bienvenida a la revista Tutorial y

espero Que Las Siguiente S Informaciones Suministradas

En La Revista Referente A Los Sistemas Administrativos,

Sea De Mucha Utilidad Para Cada Uno De Ustedes,

Tanto A Lo Largo De La Carrera Universitaria Como También En El Campo Laboral.

Debido A Que Es De Mucha Ayuda Conocer Cada Sistema

Para Que Se Nos Haga Más Fácil El Trabajo.

Los Sistemas Administrativos y Contables representan en términos operativos los datos ingresados a la empresa y los que ella

misma genera, se conviertan en información relevante para la toma de decisiones estratégica u operativa.

Estos sistemas implican la expresión operativa de los criterios emanados de la Teoría de la Administración. Así los principios

administrativos y el proceso administrativos se conviertan en Manuales de Organización y de Normas, Procedimientos, en los cuales se

definen los objetivos, misión, visión, funciones, tareas, y el flujo de datos que deben ser procesados en la empresa necesarios para el

proceso de toma de decisiones y el registro de sus operaciones.

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El software es el equipamiento lógico o soporte de

un sistema informático, es aquel que comprende el conjunto

de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la

realización de tareas específicas, en contraposición a los

componentes físicos, que son llamados hardware.

Los componentes lógicos incluyen, entre muchos

otros, las aplicaciones informáticas; tales como el procesador

de texto, que permite al usuario realizar todas las tareas

concernientes a la edición de textos; el software de sistema,

tal como el sistema operativo, que, básicamente, permite al

resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando

también la interacción entre los componentes físicos y el

resto de las aplicaciones, y proporcionando una interfaz con

el usuario.

Considerando esta definición, el concepto de software

va más allá de los programas de computación en sus distintos

estados: código fuente, binario o ejecutable; también su

documentación, los datos a procesar e incluso la información

de usuario forman parte del software: es decir, abarca todo lo

intangible, todo lo «no físico» relacionado.

El término «software» fue usado por primera vez en

este sentido por John W. Tukey en 1957. En la ingeniería de

software y las ciencias de la computación, el software es toda

la información procesada por los sistemas informáticos:

programas y datos.

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Software administrativo:

Se puede decir que es un sistema que ayuda a las

empresas a contar con herramientas que se ajusten a sus

necesidades para aumentar sus ventas, controlar sus costos,

ser más competitivas, ofrecer un mejor servicio al cliente, dar

mejores rendimientos, consolidar operaciones, ser más

productivas y adaptarse a nuevas tecnologías, entre otros.

¿Cuál es el beneficio para instalar un software

administrativo en una empresa?

Es importante poder contar con los instrumentos

necesarios para administrar y evaluar nuestros procesos, un

software es una herramienta que nos ayuda a organizar y a

procesar la información que se genera a lo largo del

crecimiento de una empresa o negocio, gracias a la

información que se genere podemos tomar mejores

decisiones.

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Menú principal

La barra del menú principal del sistema está

compuesta por varios submenús:

Archivo: Este maneja las funciones de la barra de

herramientas y las opciones: seleccionar empresa,

seleccionar usuario, imprimir reportes y configurar

impresión.

Edición: Este maneja las funciones que típicamente se usan

para manipulación de texto: cortar, copiar, pegar, entre otros.

Módulos: Aquí se permite seleccionar los diversos módulos

del sistema.: inventario; ventas y cuentas por cobrar;

compras y cuentas por pagar; cajas y bancos; y

mantenimiento. Una vez seleccionado el módulo puede

seleccionar los submenús: procesos, tablas y reportes

correspondientes a cada módulo. El módulo activo se indica

en la línea superior de la ventana.

Procesos: Este submenú permite seleccionar los procesos del

módulo actual.

Tablas: Este submenú permite seleccionar las tablas del

módulo actual.

Reportes: Este submenú permite seleccionar los reportes del

módulo actual.

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Desplazamiento: Este maneja las funciones que permiten desplazarse entre los datos de la ventana activa, cuando esta es una tabla o

proceso. Estas funciones pueden ser activadas también desde la barra de herramientas.

Ventana: Este muestra en todo momento las ventanas que han sido abiertas y permite poner como activa la ventana asociada a la

opción seleccionada. Cuando una ventana es definida como la ventana activa el sistema la muestra en primer término en la pantalla.

Ayuda: Este permite:

1. Activar las ayudas electrónicas.

2. Hacer link con la página web del sistema administrativo utilizado.

3. Enviar un correo electrónico.

4. Activar la consola de comunicación.

5. Leer mensajes del sistema.

6. Activar la calculadora y el calendario del sistema.

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6

Buscar: Esta función busca el registro deseado en la ventana

activa. Si la ventana activa es un proceso, debe indicar el

número del registro y hacer clic en el botón “aceptar”. Si

desconoce el número del registro, presione la tecla F2 para

activar la búsqueda asistida. Si la ventana activa es una tabla,

debe indicar el código o la descripción del registro y hacer

clic en el botón “aceptar”. Si desconoce el código o la

descripción del registro, presione la tecla F2 para activar la

búsqueda asistida.

Nuevo: Esta función prepara la ventana activa sea una tabla

o proceso, para agregar un registro. Así por ejemplo, si la

ventana activa es el proceso facturas, debe ejecutar esta

función cada vez que desee incluir una nueva factura.

Eliminar: Esta función elimina el registro que está en

pantalla. Así por ejemplo si la ventana activa es la tabla

clientes, al ejecutar esta función eliminará el cliente que está

en pantalla. Nueva factura.

Guardar: Esta función graba los cambios que se han

efectuado sobre el registro que está en pantalla. Se debe usar

al modificar un registro o al incluir uno nuevo para que los

cambios queden registrados.

Restaurar: Esta función elimina los cambios que se han

efectuado sobre el registro que está en pantalla, si todavía no

se han grabado los mismos.

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Para crear una empresa use la opción empresas ubicada

en el submenú procesos del módulo mantenimiento. Dicha

opción le permite crear nuevas empresas así como buscar,

modificar y eliminar los datos de las empresas que ya están

registradas, haciendo uso de la barra de herramientas. Los datos

de cada empresa se guardan en directorios separados, que son

creados automáticamente por el sistema (debajo del directorio en

el que está instalado el sistema). Una vez creada la empresa, debe

configurar las características de funcionamiento de la misma

usando la opción parámetros de la empresa. Para crear una

empresa debe incluir los siguientes datos en la carpeta

“Generales”:

Código: alfanumérico de diversos caracteres que identifica a

cada empresa. No puede estar repetido y define el nombre del

directorio en donde se van a guardar los datos de la empresa.

Prioridad: Número entre 0 y 99 que define la prioridad que

debe tener un usuario para poder trabajar o seleccionar la

empresa.

Descripción: Nombre de la empresa. Puede contener hasta

cuarenta (40) caracteres alfanuméricos. Es mostrado en la parte

superior de la pantalla y en el encabezado de los reportes, cuando

la empresa está activa.

RIF: Registro de información fiscal de la empresa.

Responsable: Nombre de la persona que representa a la empresa

ante el fisco. Puede contener hasta sesenta (60) caracteres

alfanuméricos. Es mostrado en los reportes relacionados con las

retenciones del impuesto sobre la renta.

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Teléfonos: Teléfonos de la empresa. Puede contener hasta

sesenta (60) caracteres alfanuméricos. Es mostrado en los

reportes relacionados con las retenciones del impuesto sobre

la renta.

País: Seleccione de la lista desplegable, el país que

corresponda a la empresa que se está creando.

Fax: Número telefónico correspondiente para enviar

documentos para agilizar los procesos.

Dirección: Dirección fiscal de la empresa. Puede contener

hasta ciento veinte (120) caracteres alfanuméricos. Es

mostrado en los reportes relacionados con las retenciones del

impuesto sobre la renta.

E-mail: Indique una cuenta de correo electrónico que esté

asociada a su empresa

Web Site: Indique la dirección URL correspondiente la

página web de su empresa.

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