TUTORIAL DE CONTAPUB

MANUAL RESUMIDO DE CONTAPUB / SICALWIN

CONTABILIDAD PUBLICA PARA LA ADMINISTRACION LOCAL Y PUBLICA

¦COPYRIGHT (C) 1.992-2002 POR ALCAZABA INFORMATICA S.L. Versión 5.0

TUTORIAL. Pág. 2 TUTORIAL DE CONTAPUB

Copyright © Informática Alcazaba. 1992-2002 Todos los Derechos Reservados.

Notas:-

Este Manual fué hecho para la versión MS/DOS de Contapub, actualmente sustituída por la versión Windows, también llamada Sicalwin en Windows y está en fase de conversión al programa en Windows..

Rogamos pues disculpen las deficiencias que encuentren, las cuales serán subsanadas en corto plazo. La aplicación está sujeta a modificaciones sin previo aviso, dichos cambios se irán actualizando

posteriormente en los manuales.

Pág. 3 PREFACIO PREFACIO Contapub es una aplicación para la gestión de la Contabilidad Pública y de la Administración Local según la Instrucción para la misma aprobada por Orden de 17 de julio de 1.990.

Este manual le proporciona información específica sobre como utilizar Contapub para primeros usuarios .

Combina unas explicaciones generales en forma resumida con ejercicios prácticos para facilitar su uso. Fue confeccionado para la versión 2.1 de MS/DOS. Es posible que al comparar con la versión

específica de su programa actual, tenga diferencias, rogamos disculpen la falta de actualización de este tutorial.

Otra información o referencias bibliográficas disponible es la siguiente:

Introducción a Contapub.

Manual de Referencia de Contapub.

Manual de Aperturas de Contapub.

Manual de Cierres de Contapub.

Guía del Administrador de Sistema de Contapub.

TUTORIAL. Pág. 4

Página CAPITULO 1. TUTORIAL.................................................................................................................................... 6

Introducción. ............................................................................................................................................ 6 Visión General de la Aplicación............................................................................................................... 6

CAPITULO 2. INSTRUCCIONES DE INSTALACION. ..................................................................................... 7 CAPITULO 3. CASOS GENERALES A CONSIDERAR EN LA CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA.-.... 8

Caso 1 Inicio de un Expediente de Ingreso/Gasto: 8 Caso 2) Continuación del expediente ya iniciado de Ingreso/Gasto: 8

CAPITULO 3.Menú Principal.-............................................................................................................................. 9 3.1 Explicación breve de cada una de las opciones del menú- ............................................................... 9 3.2 Gastos.-............................................................................................................................................. 10 3.3 Otras ................................................................................................................................................. 11 3.4 Ingresos ............................................................................................................................................ 11 3.5 Tesorería........................................................................................................................................... 13 3.6 Informes ........................................................................................................................................... 14 3.7 Utilidades ......................................................................................................................................... 14 3.8 Administración ................................................................................................................................. 15 3.9 Visión General de la Configuración de la Contabilidad ................................................................... 16 3.10- Estructura de ficheros mayores ..................................................................................................... 17 3.11- Visión General del Mantenimiento de Ficheros ............................................................................ 18

CAPITULO 4. EJERCICIOS PRACTICOS MANTENIMIENTO . .................................................................... 19 4.1 Manejo de los ficheros de mantenimiento Ejemplo con el Fichero de Terceros.............................. 19 4.2 Campos de la ficha de terceros ......................................................................................................... 20 4.3 Mantenimiento de Ficheros. Uso de la barra de iconos .................................................................... 21 4.4 Procedimiento para crear las Partidas Gastos/Ingresos..................................................................... 22

4.4.1 Estructura y niveles de las partidas ................................................................................ 22 4.4.2 Comprobar configuración dígitos partidas operativas .................................................... 22 4.4.3 Alta de partidas de Gastos y/o Ingresos. ......................................................................... 23 4.4.4 Abrir conceptos económicos y/o funcionales atípicos..................................................... 24

4.5 Ejercicio Introducir Presupuestos a las Partidas de Gastos Ingresos ................................................ 25 4.6 Parámetros de Listados. Ejemplo con Listados de Presupuestos Iniciales. ..................................... 26

CAPITULO 5. EJERCICIOS PRACTICOS DE OPERACIONES . .................................................................... 28 5.1.-Efectuar una operación ADO (Autorizado, Dispuesto y Obligado). ............................................... 28 5.2.-Efectuar una operación P (Expedición de una Orden de Pago). ...................................................... 31

CAPITULO 6. OPERACIONES VARIAS .......................................................................................................... 33 6.1.-Operaciones Extrapresupuestarias................................................................................................... 33 6.2.-Operaciones Directas ...................................................................................................................... 33

Pág. 5 Indices.

Página 5 ILUSTRACIÓN 1 IDENTIFICACIÓN ACCESO USUARIO ................................................................................................. 8 ILUSTRACIÓN 2 MENÚ PRINCIPAL ......................................................................................................................... 10 ILUSTRACIÓN 3...................................................................................................................................................... 11 ILUSTRACIÓN 4...................................................................................................................................................... 11 ILUSTRACIÓN 5...................................................................................................................................................... 12 ILUSTRACIÓN 6...................................................................................................................................................... 13 ILUSTRACIÓN 7...................................................................................................................................................... 14 ILUSTRACIÓN 8...................................................................................................................................................... 15 ILUSTRACIÓN 9...................................................................................................................................................... 16 ILUSTRACIÓN 10.................................................................................................................................................... 16 ILUSTRACIÓN 11.................................................................................................................................................... 17 ILUSTRACIÓN 12.................................................................................................................................................... 19 ILUSTRACIÓN 13 MANTENIMIENTO DE TERCEROS ................................................................................................. 20 ILUSTRACIÓN 14.................................................................................................................................................... 21 ILUSTRACIÓN 15.................................................................................................................................................... 22 ILUSTRACIÓN 16.................................................................................................................................................... 23 ILUSTRACIÓN 17.................................................................................................................................................... 25 ILUSTRACIÓN 18.................................................................................................................................................... 26 ILUSTRACIÓN 19.................................................................................................................................................... 27 ILUSTRACIÓN 20.................................................................................................................................................... 28 ILUSTRACIÓN 21 BARRA ICONOS VISTA PREVIA..................................................................................................... 29 ILUSTRACIÓN 23.................................................................................................................................................... 30 ILUSTRACIÓN 24.................................................................................................................................................... 32 ILUSTRACIÓN 25.................................................................................................................................................... 34 ILUSTRACIÓN 26.................................................................................................................................................... 35

Comentario: Las definiciones de listas nºs. 6 a 10 se usan para incluir automáticamente: Ilustraciones, Tablas, Textos, Usuario y Ecuaciones.

TUTORIAL. Pág. 6 CAPITULO 1. TUTORIAL. 1.- Introducción

Nuestra intención con este tutorial es ofrecerle una visión lo más clara posible de las posibilidades y funcionamiento de la aplicación, sin ser demasiado prolijo y al tiempo que Vd. realice algún ejercicio práctico, para que de esa forma Vd. compruebe y se conforme una idea más real de ella.

Le recomendamos que utilice sin miedo todas las opciones del paquete, es la mejor manera para conocerlo, incluso realice apuntes, operaciones, altas de partidas, etc, siempre puede volver a reinstalar la aplicación además la mayoría de las operaciones que realice son reversibles, es decir se pueden borrar

En este manual puede que no refleje exactamente la última versión. Por tanto, es posible que algunas figuras/pantallas, etc no se correspondan con la versión que Vd. disponga.

Las revisiones se comunican oportunamente para la actualización de la aplicación por los usuarios y serán siempre compatibles con la información ya introducida en el ordenador.

Pág. 7 Instrucciones de Instalación. 2.- Visión General de la Aplicación.Visión General de la Aplicación.{TC \l 2 "Visión General de la Aplicación."}

La realización de operaciones están basadas en asientos patrón "pre-configurados" que el operador debe seleccionar a través de "menús" o repertorio de ellos.

El cómo se crea un asiento patrón, es tema que se sale de este tutorial, en principio le indicaremos que ya tenemos creados más de 200 asientos patrón base para las operaciones más corrientes y que un asiento patrón puede establecerse desde muy simple (un Cargo contra un Abono) al más complejo, conteniendo muchos asientos mixtos y multiaplicación, a la vez que se le puede indicar que cuentas pueden intervenir en ellas, qué documentos, etc.

Pero lo importante ahora es que Vd. vea que la función primordial del contable-operador es sencillamente saber elegir la correcta operación a efectuar de los menús de "ventanas" que se le ofrecen, pues la idea es hacer lo más fácil posible la gestión contable.

TUTORIAL. Pág. 8

CAPITULO 2. INSTRUCCIONES DE INSTALACION. Actualmente se utiliza una instalación específica de Visual dBASE la cual, arrancando con el programa Setup

desde el CD de instalación crea las carpetas para la base de datos de la aplicación normalmente en C:\IA\IACONTA , otra carpeta para el gestor de la base de datos en C:\IDAPI y otra carpeta para el lenguaje en C:\IA\VISUALDB

Acceso a la aplicación: Bien a través de Inicio->Programas->Sicalwin ó a través de un icono generado en el escritorio, se pedirá la identificación del usuario:

Ilustración 1 Identificación acceso usuario

El grupo siempre es ADMILOCA, el usuario y la contraseña es específico de

cada usuario, lo establece el administrador y en función del nivel de autorización que tenga asignado, accederá a más ó menos opciones en el menú principal.

Pág. 9 Instrucciones de Instalación. CAPITULO 3 CASOS GENERALES A CONSIDERAR EN LA CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA. Caso 1) Inicio de un Expediente de Ingreso/Gasto: Ejemplos en Ingresos:

Reconocimiento de Derecho Liquidado Directo ó Reconocimiento de Derecho Liquidado por Recibo.

Ejemplos en Gastos: Autorización de Gasto (A) ó Autorización y Compromiso de Gasto (AD) ó Autorización, Compromiso y Obligación de Gasto (ADO).1

En este primer caso al operador se le requerirá además de la fecha y comentario de la operación, a qué partida de

ingresos/gastos se le imputará, así como el código de tercero acreedor/deudor interesado (si es fase O). Una vez entrada ó seleccionada una partida podrá dar el importe de la aplicación, que deberá ser menor que el importe disponible de la presupuestaria vinculada.

Como resultado de estas operaciones, además de las oportunas anotaciones contables, generalmente se produce un documento, (una obligación reconocida, un autorizado, etc.), dicho documento se identificará por un número secuencial dentro del ejercicio presupuestario en que estemos trabajando y servirá de base para la continuación posterior de las sucesivas fases de gastos o ingresos. Caso 2) Continuación del expediente ya iniciado de Ingreso/Gasto:

En el segundo caso sólo necesitará dar el ejercicio y número de documento generado en la fase anterior, con lo cual se consigue la mayor exactitud e integridad de la información reduciendo al mínimo las posibilidades de error, puesto que el sistema controla qué tipos de documentos pueden actuar en cada momento, así como cuales son los únicos que tienen saldos pendientes. El resto de la información, generalmente ya se conserva en el documento, (partida, cuentas, etc) y sólo ocasionalmente deberá añadir alguna más.

En ciertas operaciones, el programa "detecta" que necesita más información, por ejemplo para llevar la contabilidad de inventario necesitará el código del bien en concreto a inventariar (opcional), o el código de deuda (opcional, para llevar el endeudamiento) o el ordinal bancario (-obligatorio- para llevar arqueos).

TUTORIAL. Pág. 10 CAPITULO 3. MENU PRINCIPAL. 3.1 Menú Principal.-

En primer lugar Vd. accede a la aplicación después de dar las palabras de paso específicas de su aplicación. (Consulte en las instrucciones de instalación, para saber cuáles son las suyas en concreto). Normalmente el Grupo será ADMILOCA. Una vez pasado el logotipo le aparecerá el menú principal de la aplicación:

Ilustración 2 Menú Principal

3.2 EXPLICACION BREVE DE LAS OPCIONES: Archivo: Salir. Sale de la aplicación. Gastos. Otras , Ingresos y Tesorería son opciones destinadas a realizar operaciones contables. Informes se usa para realizar listados, consultas, la rendición de cuentas, etc. Administración permite realizar funciones especiales.

Pág. 11 Menú Principal 3.3 GASTOS.- En primer lugar debe seleccionar si la operación a efectuar es de este ejercicio, del anterior o de futuros ejercicios

Ilustración 3

Una vez seleccionado el ejercicio, bien con el cursor o tecleando la combinación de teclas mostrada, se le informa de las operaciones posibles del mismo:

Ilustración 4

Las opciones Gastos e Ingresos son operaciones de presupuesto, de ingresos o gastos. Su actuación variará según si se trate del inicio de la fase del expediente de un ingreso/gasto

TUTORIAL. Pág. 12 3.4 OTRAS.-

Ilustración 5

En la opción Otras ->Extrapresupuestaria, se le pedirá un concepto extrapresupuestario como cuenta de Ingreso o de Pago, además de la cuenta de partida doble correspondiente al Deudor ó Acreedor no Presupuestario, etc. En la opción Otras ->Directas, juegan únicamente las cuentas de Partida Doble, como si fuesen una Contabilidad de empresa privada, con uno/varios Cargos a uno/varios Abonos. En la Opción Presupuestos le permite introducir los presupuestos provisionales ó definitivos. Anticipos de Caja Fija y Pagos a Justificar son como su nombre indica para dichos casos especiales.

Pág. 13 Menú Principal .3.5 INGRESOS Las operaciones de Ingresos Presupuestarios al igual que los gastos, comienzan por seleccionar el ejercicio al que se aplica la operación y luego se muestran las operaciones posibles a efectuar en dicho ejercicio (corriente en la figura)

Ilustración 6

Como se puede comprobar, las operaciones que se muestran, no implica entrada de dinero o masa monetaria en la contabilidad, (eso se deja para la tesorería), sino sólo la fase de Derechos Reconocidos o Compromisos de Ingresos.

TUTORIAL. Pág. 14 3.5 TESORERIA.- En esta opción se realizan todas las operaciones que implican movimiento en cuentas de tesorería sea caja ó bancos, y sean ingresos /o pagos

Ilustración 7

Muchas de estas opciones son a su vez submenús que despliegan otra serie de opciones. En el Manual de Referencia se explican con más detalle cada una de ellas.

Pág. 15 Menú Principal 3.6 INFORMES.- Para la impresión de los diversos informes, rendición de cuentas, consultas a seguimiento de operaciones, a mayores, etc.

Ilustración 8

Algunas opciones del menú son a su vez submenús, que van desplegandose, dando paso a otras opciones/submenús. Puede comprobarse que los Informes se dividen en 4 partes: La primera es útil para sacar copias de documentos, consultar el seguimiento de las operaciones y documentos. La segunda tiene los informes usuales de gestión, mayores, etc. La tercera tiene los listados de la rendición de cuentas (véase submenú, aunque pueden usarse en cualquier momento del ejercicio) La cuarta recupera listados/informes dirigidos/salvados en disco en vez de a impresora. La quinta es para consultas en pantalla. 3.7 UTILIDADES.- Para eliminar ficheros de trabajo, copias de seguridad, etc.

TUTORIAL. Pág. 16 3.8 ADMINISTRACION.-

Ilustración 9

En las opciones de Configuración se pueden establecer configuraciones generales para la aplicación, de Firmas para verse en los documentos, del Balance, de Menús para según qué usuarios y de Operaciones (para configurar asientos patrón) Administración. Revisar Ficheros:

Ilustración 10

Permite recuperar la correcta organización de ficheros para casos de corrupción de índices, etc.

Administración Mantenientos.- En esta opción le permite acceder a diversas tablas necesarias para el funcionamiento del programa. Consulte el Manual del Administrador para ver con más detalle el resto de opciones en Administración.

Pág. 17 Menú Principal 3.9 Visión General de la Configuración de la Contabilidad

Ilustración 11

Consta de 3 pantallas, cada una señalada por su correspondiente pestaña: Identificaciones: (Véase figura) donde ponemos los nombres descriptivos del organismo, cargos, etc. Opciones: (de la contabilidad) donde marcamos si queremos llevar inventario, endeudamiento, fechas mínimas y máximas, etc.

Dígitos: Definir el número de dígitos que llevarán obligatoriamente las partidas, las cuentas, etc. La definición de partida presupuestaria u operativa es una cuestión importante: Las partidas y/o cuentas operativas se refieren a aquellas que Vd. puede emplear para hacer operaciones en el

programa. Todas estas partidas usan siempre el mismo número de dígitos económicos y funcionales tal como se definen en la pantalla de configuración (Dígitos)

Las partidas presupuestarias, actúan a modo de bolsas de vinculación jurídica de las partidas operativas, tanto de Ingresos como de Gastos, el número de dígitos económicos y funcionales se determinan en función del nivel de vinculación jurídica de cada operativa. (Recomendamos que sean iguales para las de un mismo capítulo, para evitar inconsistencias)

Una partida operativa puede ser ella misma presupuestaria, o bien por el concepto de vinculación jurídica puede estar vinculada a otra presupuestaria de una mayor nivel de agrupación.

Naturalmente la confección de la Partida, sea Presupuestaria u Operativa es derecho propio de cada municipio y el programa ahí sólo se limita a ayudar a establecer las descripciones generales.

TUTORIAL. Pág. 18 3.10- Estructura de ficheros mayores.

Terminológicamente, usaremos la expresión "dígitos operativos" como el nº de dígitos que se usará obligatoriamente cada vez que se emplee un concepto económico ó funcional de una partida de gastos/ingresos. Por defecto está establecido en 5 para el concepto económico de gastos/ingresos y en 3 para el concepto funcional de gastos. Estos son independientes del nº de dígitos que a nivel de vinculación jurídica se establecen para el presupuesto. (3 por defecto). Naturalmente cada Administrador puede configurar dichos dígitos a su Organismo en particular. Las cuentas financieras del Plan General Público Contable se encuentran estructuradas según la terminología contable en grupos, subgrupos, nivel 1 y nivel 2 (según sus correspondientes dígitos de 1,2,3 ó 4), existen otros ficheros a los que llamaremos de "desglose" de cuentas, para llevar de forma pormenorizada las contabilidades de terceros, inventario, endeudamiento y la tesorería. (inventario y endeudamiento según opciones)

La operatoria contable de todos ellos es similar, y su justificación se explica con un ejemplo, por ejemplo en la contabilidad de terceros. Naturalmente la información que cada fichero de desglose contiene, es absolutamente distinta, no tiene nada que ver obviamente la información que se almacena por cada tercero (Nombre, dirección, Dni o Cif, etc.) con la de un bien del inventario municipal.

Pero en todos y cada uno de ellos se da la misma problemática, por ejemplo, para un código de acreedor puede darse que se le afecte la cuenta del PGPC 4000 o la 4100 ó la 4200 según sea obligación, expedición o pago e incluso otras. Asimismo un mismo desglose de inventario puede tener una cuenta (2000) u otra según la operación (cesión, amortiza-ción, depreciación, etc.), o un banco o c/c. concreto puede verse implicado en una distinta cuenta de tesorería, según operación, y algo similar ocurre con los desgloses de préstamo, crédito, etc.

Pág. 19 Menú Principal 3. 11 Visión General del Mantenimiento de Ficheros.- Con esta opción podemos mantener (es decir, dar altas, bajas y modificaciones) diversas tablas, ficheros ó planes de cuentas, partidas, códigos de terceros, etc., necesarios para su uso posterior en las operaciones contables.

Ilustración 12

Normalmente el Plan de Cuentas Contable de Partida Doble, estará ya introducido inicialmente, pero esta opcion le permite mantener dicho plan, dar altas, cambiar descripciones, etc. Y lo mismo se aplica al plan de partidas, de conceptos extrapresupuestarios, los códigos de terceros, etc.

TUTORIAL. Pág. 20 CAPITULO 4. EJERCICIOS PRACTICOS . 4.1 Mantenimiento de Ficheros. Ejemplo con Terceros.

A continuación se ejecuta un caso práctico de dar el alta de un tercero en su correspondiente fichero. Desde el menú principal seleccione la opción de:

Administración -> Mantenimiento de Ficheros -> Desglose de Terceros Le aparecerá la siguiente Pantalla:

Ilustración 13 Mantenimiento de Terceros Las opciones en el menú son las mismas para todos los ficheros en mantenimiento. Salir -> Para regresar al menú principal Altas-> Para dar altas. Editar->Para modificar cualquier campo(si pulsa esta opción para proteger de nuevo los campos pulse Consulta) Borrar-> Marca un registro para borrarse Buscar.- Buscar por clave o por cualquier campo dentro del fichero cualquier valor alfanumérico. Informe.-Lista el fichero Utilidades.-Ordena el fichero, filtra,etc., en algunos ficheros, realiza también funciones especiales.

Pág. 21 Menú Principal 4.2- Campos del fichero de terceros.

Cada Acreedor o Deudor tiene una clave específica que se añade a la cuenta correspondiente del P.G.P.C. según tipo de operación, en el Diario.

Las cuentas en general tienen 13 dígitos, 4 corresponden al Plan General de Contabilidad Pública y el resto es el desglose de terceros, inventario, endeudamiento, tesorería, etc.

En el caso de Terceros la clave se admite que pueda ser hasta de 9 dígitos alfanuméricos. Al pulsar la opción Altas, se añade un registro en blanco al fichero, aunque no se graba hasta que pulse el botón aceptar.

Teclee el código de tercero, no debe de existir ya que daría el mensaje "Duplicaciones no permitidas". Veamos algunos campos con más detalle. Nota. Muchas veces decimos teclear, cuando en realidad, se trata de

elegir una opción de un cuadro combinado. Si bien mantenemos la terminología MS/DOS porque también permitimos la introducción por teclado del valor.

Tipo de Tercero ó Interesado, el programa por defecto lo pone con la letra A (Acreedor), o bien teclear D para Deudor, etc.., tambien puede ser H habilitado, etc, en realidad, un tercero puede funcionar a la vez como deudor y acreedor. (véase opciones en cuadro combinado)

Tipo de persona es por defecto F (Persona Física), el operador podrá teclear J (Persona Jurídica) Apellidos/N.Empresa será el texto que introduce a continuación pulsando otra vez <INTRO>. Nombre de Persona será el texto a introducir en el caso de que sea Persona Física y se saltará si ha sido

seleccionado como Persona Jurídica C.I.F. Dirección, nro (número), Ciudad, Provincia y Teléfono son los campos autoexplicativos que siguen.

También podemos irnos a otra pantalla (la ficha lleva hasta 4 pantallas) donde podemos meter los códigos bancarios del tercero (útil si se paga con transferencias bancarias), información para modelo 347, etc.

Una vez rellenos los campos de la ficha, pulse el botón de Aceptar y el programa pedirá confirmación para grabar los datos en el fichero de terceros, el operador podrá teclear S o N para confirmar dicha operación. 4.3 Manejo de los ficheros de mantenimiento. Uso de la barra de iconos Pulsando los diversos iconos obtenemos las siguientes funciones: 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Ilustración 14

(véase la numeración de los iconos en la figura) 1.- Botón on/off ó de tipo pendular, pulsándolo la primera vez los datos se ven en formato tabla o browse, la

siguiente vez, vuelve al modo detalle (un solo registro por pantalla) 2.- Botón Buscar.- Para buscar (al igual que la opción de menú de mantenimientos) 3 a 8 Botones de desplazamiento por el fichero. 3: Tope inicial 4 Retroceso en grupo, 5 Retrocede uno, 5 avanza

uno, 7 Avanza un grupo 8 Ir al final. 9 Botón de ayuda. (presente en muchas otras pantallas) para ayuda en línea

Los programas de mantenimiento de diversos ficheros tienen una operatoria similar, una vez aprendido ésta, le servirá para los restantes mantenimientos.

TUTORIAL. Pág. 22 4.4 Procedimiento para Crear las Partidas Gastos/Ingresos. 4.4.1- Estructura y niveles de las partidas.

Las partidas de gastos/ingresos se pueden listar o visualizar a diferentes niveles de desglose: De vinculación jurídica, que como mínimo debe ser el capítulo. (es el presupuesto oficial que se aprueba en el

Pleno). De presentación, normalmente concepto económico y funcional, a efectos de presentarlas únicamente. Y a nivel operativo, que es al máximo desglose posible de la partida, aunque sólo sea para una función tan

importante como es el de operar con ellas, obteniendo la máxima información y control contable. (A efectos internos de la entidad únicamente, no tienen efectos "legales" los presupuestos desagregados de dichas partidas operativas). 4.4.1 Comprobar configuración dígitos partidas operativas.-

En primer lugar compruebe la configuración de las partidas de gastos/ingresos en su instalación particular. Para ello, acceda al menú del Administrador desde el menú principal Administración -> Configuración .> General Seleccione la pestaña dígitos de la pantalla (véase ilustración 11) y le aparecerá la pantalla donde se definen los

dígitos operativos de las partidas de gastos e ingresos, así como los dígitos que se usarán por defecto en forma general para las partidas vinculadas (que serán las presupuestarias) -pueden definirse exepciones a la regla general para determinadas partidas operativas-

Ilustración 15

Los dígitos operativos tanto económicos como funcionales se muestran en esta pantalla.

Pág. 23 s. 4.4.3 Alta de partidas de Gastos y/o Ingresos.

Desde el Menú Principal -> Administración -> Mantenimiento Ficheros -> Partidas Verá aparecer la pantalla de Mantenimiento de Partidas (Con el menú de mantenimientos) Pulse la opción A Altas

Ilustración 16

Introduccion de datos: Pulse Tecla de Tabular para saltar de campo en campo ó May Tab para retroceder entre campos en Tipo Teclee una G si la partida es de Gastos, I si de Ingresos en Organismo ponga siempre 00 en Año el que corresponda a la partida, dos últimos dígitos, (para ejercicios futuros si se le presenta el caso,

deberá dar de alta las partidas en los posteriores años, donde tenga que realizar operaciones.) El contenido del campo de Concepto Económico deberá de existir el fichero de conceptos económicos al igual

que el código de Concepto Funcional estará almacenado en el fichero de conceptos funcionales. Si no estuviera, se le preguntará si quiere darlo de alta en la tabla de conceptos económicos -o funcionales- para

no interrumpir el proceso, y luego posteriormente Vd. debe asignarle una descripción al concepto atípico que se ha dado de alta. (todos los conceptos típicos o normales, ya vienen cargados en la base de datos inicial de la aplicación)

TUTORIAL. Pág. 24

La descripción de la partida la puede modificar o respetar la que se propone. La información de si es operativa o no, se marca en las casillas de verificación correspondiente.

Asimismo seleccione la pestaña de Relaciones, para relacionar la partida con una o varias cuentas del Plan

General Contable Público (PGCP) Dicha cuenta se toma de los conceptos económicos y/o funcionales asociados de la Partida, según las recomendaciones de la Intervención General del Estado, aunque Vd. puede cambiar dichas cuentas. Por tanto puede respetar la que le propone Contapub o modificar la cuenta relacionada.

Por último puede introducir un presupuesto provisional si la partida es operativa, directamente en la pantalla de la pestaña importes.

Pág. 25 s.

4.4.4 Abrir conceptos económicos y/o funcionales atípicos. Si en el proceso de dar de alta a partidas, (o en cualquier momento, si hiciera falta), tuviera que dar conceptos económicos o funcionales atípicos (no contemplados en los propuestos por la Intervención General del Estado), puede hacerlo por Mantenimiento, -> Otros -> Conceptos Económicos ó Conceptos Funcionales.

Ilustración 17

Si el concepto

estuviera ya dado de alta, le saldrá un mensaje DUPLICACIONES NO PERMITIDAS y esperará a que Vd. teclee otra clave

El numero de cuentas de partida doble relacionadas con el citado concepto (máximo 2 cuentas) serán utilizadas para realizar automáti-camente los apuntes de partida doble.

En el ejemplo, puede comprobarse que el concepto económico de gastos

13000 (RETRIBUCIONES BÁSICAS) se le ha relacionado con la cuenta 6102 SUELDOS Y SALARIOS FUNCIONARIOS en el Plan General de Contabilidad Publica (en adelante PGCP)

Cuando se haga una operación en dicho concepto económico, automáticamente se producirá un apunte de partida doble en la cuenta del PGCP relacionada (En el Diario General de Operaciones) a la vez que en el Mayor de Gastos (en la Partida Presupuestaria).

Puede crear 2 cuentas relacionadas por concepto económico, y dos cuentas también por concepto funcional, además al dar de alta la partida puede añadir otra cuenta más, por lo tanto una partida en total puede llegar a tener hasta 5 cuentas de PGCP relacionadas, naturalmente a partir de más de una cuenta relacionada, el programa le pregunta a Vd. que discrimine en cada operación a cuál de las cuentas relacionadas debe imputar la operación de dicha partida.

Para efectuar una modificación, la operatoria es igual que en la opción de alta sólo que antes debemos tener en pantalla el registro que deseamos modificar, para esto podemos usar la opción de navegar con las flecha o de buscar con la opción del menú o pulsando en el icono buscar.

TUTORIAL. Pág. 26

4.5 Introducir Presupuestos Provisionales a las Partidas de Gastos/Ingresos.

El presupuesto se da ó introduce sólo a las partidas calificadas como Operativas. El programa mantiene los niveles de vinculación jurídica tal como se ha definido para cada partida de forma general (o individual). No obstante se puede listar los presupuestos a los distintos niveles (de presentación, de vinculación, etc.).

Como ya indicábamos algo anteriormente, las partidas operativas de gastos, necesitan que se les introduzca el presupuesto, antes de intentar hacer uso de ellas. (puede modificarse éste cuantas veces se desee entrando por la opción de Otras -> Presupuestos -> Provisionales mientras no se pasen a Definitivos.

Elija la opción de Otras -> Presupuestos -> Presupuestos Provisionales del Menú Principal.

Puede elegir el botón adecuado para introducir presupuestos provisionales de Gastos ó Ingresos

El Presupuesto se introduce des-glosado en las operativas, pero el programa tiene en cuenta las vinculaciones jurídicas, de forma que la gestión de disponibilidad presupuestaria se realiza siempre sobre las partidas vinculadas, que generalmente están a definidas a un mayor nivel de agrupación.

Se le muestran en formato Tabla o Browse todas las partidas operativas, Vd. sólo tiene que ir introduciendo los importes en las partidas correspondientes y al final cerrar la ventana

(o teclear <ctrl-W) Una vez que introduzca los

presupuestos de su entidad local, lo conveniente es que compruebe cómo es-tán introducidos a los distintos niveles, operativos, presupuestarios, etc, ello lo

puede hacer de varias maneras: Bien por informes o por el mismo submenú de Otras -> Presupuestos -> Listar Presupuestos Iniciales puede

obtener un listado de los presupuestos a nivel Provisional ó Definitivo. Y también puede en esta pantalla, una vez estén aprobados los presupuestos definitivos lo cual es muy

recomendable sobre todo cuando tenga que realizar modificaciones de créditos, debe de pasar los presupuestos a definitivos, si no, al lanzar el estado de liquidación de presupuestos, el programa entiende que el presupuesto inicial dela partida modificada es cero.

Ilustración 18

Pág. 27 s. 4.6 Parámetros de Listados. Ejemplo con Listados de Presupuestos Iniciales.

Bien por informes o por el mismo submenú de Otras -> Presupuestos -> Listar Presupuestos Iniciales puede lanzar este listado, a continuación explicamos algunas características de la pantalla que se muestra al listar, la cual es común en la inmensa mayoría de todos los demás listados.

Ilustración 19

A la izquierda siempre se muestran los parámetros propios del listado en cuestión. A la derecha los parámetros generales para imprimir. Estos siempre son los mismos. Parámetros del Listado de los presupuestos: Tipo Presupuesto. Selección alternativa con botones de radio (sólo se puede seleccionar uno) Gastos/Ingresos/Resumen Prov/Definitivos: Seleccionar una opción del control desplegable. Provisionales, ó Definitivos Nivel de Partidas: Operativas, Presentación, Vinculadas Ordenación en Listado: Por conceptos económicos ó Funcionales (Gastos únicamente) Actualizar Mayores Acumulados: Importante. Esta casilla indica que se actualizen las partidas de nivel superior para que éstas reflejen la situación actual. (Téngase en cuenta que las operaciones se hacen a nivel operativas, por ello, si se quiere un informe con un mayor grado de resumen, se deberá pasar la acumulación de mayores) Parámetros de Listados Común o General en todos los listados: Margen Superior: El que se deja arriba en la página sin imprimir. Margen Izquierdo, Desplazamiento Izquierdo. El del lado izquierdo de la página Margen Derecho: (el que se deja al borde derecho. Actualmente sólo se utiliza para impresoras especiales)

TUTORIAL. Pág. 28 Orientación: En forma Apaisada (Horizontal) o Retrato (Vertical) Selección de Fuente: Permite seleccione la fuente y el tamaño de ésta a su gusto. Antiguas Opciones MS/DOS: De momento no operativo en muchos listados. Moneda Presentación: Puede imprimir en euros o pesetas cualquier listado. Deseo Diálogo: Permite diálogo antes de enviar el informe a la impresora por defecto. Imprimir Directamente: En la Impresora por defecto. (si no, espera antes de imprimir una última opción de seleccionar impresora y el nro. de copias) Seleccionar Impresora: Inmediatamente. Opción Logos: En qué esquina del papel se imprime el logo del organismo. Una vez seleccionado los parámetros pulse Aceptar y comenzará la elaboración del informe. En cualquier momento, puede interrumpir dicha creación de las páginas del informe, (útil si el informe es muy largo y sólo quiere ver las primeras páginas) y visualizar hasta donde ha llegado, o cancelarlo definitivamente. Al final, el informe se visualiza por pantalla, antes de enviarse a la impresora (exepto si ha seleccionado imprimir directamente), y en esa previsualización, puede hacer lo siguiente:

Ilustración 20

Pág. 29 s. La barra de iconos superior, le permite:

Según la numeración arriba marcada: Icono 1.- Para enviar como e-mail a otro usuario de la red. Icono 2.- Abrir un fichero guardado anteriormente. Icono 3.- Guardar este informe como fichero en disco. Icono 4,5,6 y 7.- Para navegar entre las páginas del informe. Icono 8. Hace/deshace Zoom Acerca/Aleja la imagen. Icono 9.- Imprime en impresora. Icono 10.- Salir, abandonar. Igualmente se pueden utilizar las opciones del menú Prevista, para las mismas funciones.

Ilustración 21 Barra iconos vista previa

TUTORIAL. Pág. 30

5.1.- Ejercicio práctico .-Efectuar una operación ADO (Autorizado, Dispuesto y Obligado). Este ejercicio práctico es un ejemplo del primer caso, Inicio de un Expediente de Gastos, en él, un asiento patrón

realizará las 3 fases iniciales del gasto simultáneamente, el autorizado, dispuesto y obligación reconocida; El programa realiza todas las conversiones automáticas de cuentas a la contabilidad de partida doble desde que se le da la partida operativa, comprueba su disponible, efectúa los apuntes contables, etc, etc; como resultado se genera un documento "ADO" que tendrá su número de contraído de gasto u Obligación Reconocida.

Una vez en pantalla el Menú principal, escoja la opción Gastos y le aparecerá el menú de selección del ejercicio a que va a corresponderá la operación. Como se trata de un ADO, esta operación sólo le aparecerá al seleccionar el ejercicio corriente. (los anteriores y posteriores no permiten hacer ADO)

En general, las operaciones serán del ejercicio corriente, a menos que quiera expedir o pagar un contraído de años anteriores, o realizar un compromiso de gastos/ingresos con cargo a ejercicios futuros, en cuyo caso seleccionará Posteriores (P).

Entonces seleccione el presupuesto corriente y le aparecerá la pantalla tal como vimos en la ilustración 6. Seleccione la operación ADO y pulse Aceptar. Se le mostrará la pantalla para realizar una aplicación ADO a una

partida presupuestaria de Gastos: Nota. En el propio formulario de operaciones, existe un Icono INFO que le accede a una pantalla de ayudas on-line.

Ilustración 22

Pág. 31 s.

Explicación de campos: Fecha Mes y día: El que va a tener la operación Descripción: Breve explicación (34 caracteres) de la aplicación. En caso de ser una operación multiaplicación,

por ejemplo, recogida de varias facturas de un mismo proveedor, cada aplicación/factura, puede llevar su particular descripción, y la operación en la pantalla cabecera, llevará la descripcion de la primera aplicación u otra genérica que Vd. quiera darle.

Conceptos Económicos y Funcional. De la partida. Si Vd. pulsa con el ratón doble click bien en botón derecho del ratón ó izquierdo, accederá a una pantalla de ayuda, que le muestra todas las partidas disponibles operativas, para que Vd seleccione la que quiera.

Una vez seleccionada la partida, podrá acceder al campo importe, el cual no puede sobrepasar el disponible vinculado de la partida operativa seleccionada. Puede, pulsando el botón IVA, acceder a la pantalla de ayuda para el IVA.

Datos Tercero. Introduzca su código, o pulse doble click izquierdo ó derecho con el ratón sobre el campo códgio de tercero, para acceder a una pantalla de ayuda que le muestra los terceros dados de alta. Vd. puede en este momento dar de alta a un tercero que no estuviera registrado.

Datos Factura. Opcional. Una vez introducidos los datos de la aplicación/factura pulse Anotar, si todo ha sido correcto, tiene ahora dos

opciones: O seguir anotando facturas/aplicaciones del mismo tercero, o finalizar la introducción de las mismas. Cuando finalize la introducción de las aplicaciones, tiene otras opciones. Pulsando la página de la pestaña Bancos., introducir el código del banco así como otros datos financieros del

pago, (si ya se saben, y se quiere que figuren en el documento) Pulsando la página Descuentos, con la pestaña Descuentos, introducir los descuentos en los conceptos

extrapresupuestarios que se quieran, Y al final, obligatoriamente, ir a la página Documento, o cabecera Documento, donde podrá dar una descripción

general a la operación e introducir un “memo” explicación más extensa sobre dicha operación, reparo, observación, etc. el cual en sus primeras 8 o 9 líneas saldrá impreso en el documento cabecera. (un memo no tiene límite salvo el de la capacidad en disco del ordenador, termina cuando cierra vd. la pantalla con el ratón o pulsando ctrl-W

Para ir a la página cabecera, puede elegir entre la pestaña documento, que hay abajo o hacer uso de las opciones del menú que se exponen arriba.

También puede navegar por las distintas aplicaciones, cuando haya más de una, para realizar correcciones, etc, antes de aceptar la operación.

Al final, debe aceptar la operación completa, se le pide confirmación y entonces, sólo entonces, comienza la grabación de la misma, produciéndose al final un documento cabecera con los datos generales de la operación y un documento anexo (o anexos si muchos) con la información más relevante de cada una de las aplicaciones (facturas) introducidas. Estos documentos puede opcionalmente imprimirlos ó no. Al finalizar la operación se le muestra el número de la misma y el número de documento, esos números son importantes tanto para sacar un duplicado del documento, como para realizar una consulta de seguimiento de la operación (ver por qué fases va pasando el gasto, en qué estado o fase se encuentra, etc.) También, el administrador puede usar dichos números para hacer correcciones posteriores en la operación. ¡Ojo!, sólo en caso muy necesario, error informático, etc. pues podría alterarse la integridad contable. También se usarán o puede usarse estos números para la continuación de la fase de gastos, expedición, etc.

TUTORIAL. Pág. 32

5.2.- Ejercicio práctico .-Continuación de la Fase de Gasto. Efectuar una operación P Expedición de una Orden de Pago.

En este ejercicio práctico verá un ejemplo del 2º caso, se trata de expedir el mandamiento de pago correspondiente al contraído generado en el caso anterior. Para ello simplemente deberá indicar que número de contraído de gasto quiere expedir. Como resultado de la operación se expedirá un documento con su número de mandamiento de pago. (Así como los apuntes y actualizaciones contables).

De igual manera para realizar el pago, se deberá de indicar qué número de mandamiento quiere pagar, ésta es en pocas palabras, la filosofía general de la aplicación, tanto para ingresos como para gastos.

Desde el menú principal, Gastos -> Ejercicio Corriente -> Expedición de Mandamientos de Pago -> le muestra

las Obligaciones Reconocidas pendientes de ordenar el pago, y sólo éstas, por lo que es imposible un error de dar una orden de pago duplicada o sobre una Obligación no Reconocida aún.

Ilustración 23

Puede utilizar las flechas de navegación en la tabla (browse), usar el icono de búsqueda, etc, hasta posicionarse con el cursor en la línea de la obligación reconocida a expedir el pago. (que cambiará de color), pulse entonces Marcar

Pág. 33 s. para seleccionarla. Así puede seleccionar cualesquiera otro OR (del mismo tercero) hasta que pulsando Aceptar selecciones le pasa a la pantalla hacer Operación Orden de pago.

Esta pantalla es práctimente la misma que la ilustración nº 22, excepto que todos los datos de la operación ya están registrados salvo la fecha, y en su caso los datos bancarios, y/o descriptivos ó de descuentos que no quiso dar en la fase ADO. No permitirá el cambio del tercero en la aplicación desde el ADO al P, (sí el cambio de información bancaria, que también permite en la fase del pago realizado,) pero permite el poner un importe menor en la fase P, es decir el importe a ordenar el pago será menor que el reconocido, (el documento OR, quedará pendiente de ordenar el pago en el importe restante, debiéndose ordenar el pago posteriormente o bien efectuarle la operación inversa de anulación OR, o si no, pasará como resultas pendientes de pago al ejercicio siguiente.

El proceso es por tanto, exactamente igual que con el ADO, en la página documento, se le da aceptar, una vez

introducidos los datos de la operación, fecha, importes -si varían- etc. y se producirá la grabación y un documento P con su anexo multiaplicación en caso de tener más de una mostrando la opción de imprimir y los números de operación y documento. En la fase P, resaltamos la importacia de ciertos campos como son: (tenga presente el principio de que toda operación debe tener un soporte documental, y que al ser éste en la práctica el único soporte documental del pago, -el pago realizado, sólo necesita el documento bancario o en su defecto una mera relación de los mismos- deberá figurar en el documento orden de pago, los datos finales tanto del banco, como de descuentos, transferencias, endosos, etc.

El Código de Caja o Banco : Debería de saberse en este momento, porqué cuenta se realizará el pago, es muy conveniente que lo indique. (en caso de Pago, notará que es requerido desde el primer momento.) Página Bancos.

Sitúese en ese campo, comprobará que sólo admite una cuenta válida del grupo 5 (por ejemplo teclee la 5710) y automáticamente le saldrá su descripción: "Bancos e Instituciones de Créditos. Cuentas Operativas".

Puede dar sólo una cuenta de tesorería (la 5700, 5710 ó 5720 u 5730 ó especial) Además debe especificar además el ordinal concreto de cada banco o de caja -para determinar en concreto la

cuenta de banco y en su caso las distintas cajas que tenga la entidad.

Los descuentos deben estar obligatoriamente introducidos, puede dar hasta 8 descuentos. En el caso (un poco raro) de ser más los necesarios, deberá usar la cuenta genérica de descuento o regularización como la 5890, etc. y luego hacer las operaciones directas o extrapresupuestarias correspondientes para la imputación desglosada al resto de los descuentos al hacer el pago.

Nótese que los descuentos, se efectuarán automáticamente al hacer el pago (o el ingreso, caso de ingreso) real, sin necesidad de realizar operación extrapresupuestaria alguna como en el antiguo sistema contable. (salvo el caso anterior ya visto de ser más de 8 los descuentos, en la operación P)

El campo MEMO le aparecerá en mayúsculas pues contendrá el mismo "memorandum" que el contraído del que

procede. (naturalmente puede entrar en él y añadir o modificar lo que quiera).

TUTORIAL. Pág. 34

6.1- Operaciones Varias. 6.1.1.Operaciones Extrapresupuestarias.

Han venido a sustituir a las anteriores operaciones de Ingresos ó Pagos VIAP que ya no se contemplan en la actual Instrucción, y por tanto difieren en varias cosas de aquellas.

Se cargan/abonan a un concepto extrapresupuestario, Vd. puede dar de alta dichos conceptos en el Mantenimiento de Conceptos Extrapresupuestarias ó bien crearlo en el mismo momento que está realizando la operación.

Como contrapartida llevarán un abono/cargo de una cuenta del PGCP. según sea Acreedores No presupuestarios, ó Deudores, etc.

Generan siempre un documento de Ingreso o Pago Extrapresupuestario. Existen tabuladas muchas de las citadas Operaciones Extrapresupuestarias, no obstante, siempre existe la

posibilidad de que se necesite un operación de ingreso o pago (que necesita dos fases, primero la expedición de la orden de pago, y posteriormente la realización efectiva del mismo) con un concepto no predefinido y por ello, se permite la operación de una Operación en General.

Ilustración 24

En Tesorería, Ingresos, muchos de los mismos, (por ejemplo, Ingresos Pendientes de Aplicación) también generan operaciones Extrapresupuestarias.

En las operaciones extrap. ya tabuladas, generalmente o bien el concepto de cargo o bien el de abono, cuando no

ambos, ya se proponen (o se fijan) por el propio programa, sólo debe modificarlas si existe un buen motivo para ello, o introducirlas cuando es una operación general extrapresupuestaria.

Pág. 35 s. 6.1.2.Operaciones Directas.

Son las mismas que se pueden dar en una contabilidad de partida doble general. Sobre todo si usa el asiento

patrón 100 Operación General. Pues esta operación permite dar ilimitados apuntes al Debe con cualesquiera apuntes al Haber. El programa detecta siempre que exista cuadre y pide corrección en su caso.

En ningún caso estas operaciones afectan a los Diarios Presupuestarios.

Ciertos asientos patrón ya están establecidos, no requiriéndoles la entrada de los códigos de cuenta y solamente se limita a introducir los importes que le vaya solicitándole por pantalla.. Especialmente se aplica a las operaciones más frecuentes de este tipo. Las de Movimientos Internos de Tesorería, transferencias de líquido entre cuentas de tesorería, caja y/o bancos.

Ilustración 25

Tanto en los movimientos internos de tesorería como en la más general operación de apuntes directos, simplemente se trata de dar Cargos con importes a una cuenta con las contrapartidas con Abonos. En el caso de estar cuadrados los distintos cargos con los distintos abonos se habilita el botón Aceptar Operación para su anotación y como siempre impresión opcional del documento de la operación.

TUTORIAL. Pág. 36

Rogamos disculpen las deficiencias que existen en este manual, y le quedaremos agradecidos de todas las observaciones, rectificaciones, correcciones, etc., que pueda aportarnos para la mejora del mismo.

Informática Alcazaba. Año 2002