TUTORIAL BASICO DE ACCESS

SERGIO ANDRES USME VALENCIA

Asesor: Dilly Dagnis Montes R

Envigado

Cefit

Centro de Formación Integral Para el trabajo

técnico en Sistemas

08/09/2016

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INTRODUCCION

El MICROSOT ACCESS es un software utilizado para el desarrollo de sistemas de Base de Datos. Él está basado en el argumento de las bases de datos relacionales en el cual el usuario/proyectista mantiene informaciones organizadas en forma tabular. No es el objetivo de esta apostilla detallar cualquier metodología de análisis de sistemas orientado a la especificación de soluciones basadas en el argumento relacional. Normalmente este análisis y reflexión previos, constituyen pasos importantes para la obtención de buenos sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación de informaciones.

A lo largo del texto, se emplea un ejemplo/modelo muy simple basado en apenas tres tablas. Lo que se desea automatizar es una nómina de empleados donde, además de las informaciones típicas de nombre y número, participan informaciones asociadas referentes al departamento del empleado, su cargo y su salario. Estas informaciones constan en otras dos listas. Estas listas son naturalmente tabulares y su exacto contenido queda evidente a lo largo del texto.

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CONTENIDOINTRODUCCION.........................................................................................................................................2

1.TEORIA......................................................................................................................................................4

1 TABLAS.....................................................................................................................................................5

1.2 Campos.................................................................................................................................................61.3 Registros.........................................................................................................................................71.4 Llave primaria...............................................................................................................................81.5 Foránea o Secundaria..............................................................................................................9

2 FORMULARIOS....................................................................................................................................102.1 Formularios......................................................................................................................................102.2 formularios con asistente....................................................................................................112.3 Botones de comando....................................................................................................................122.4 Herramientas de diseños.....................................................................................................14

3.Panel de control anidado.............................................................................................................15Otra de las funcionalidades de Access que nos ayudará a mejorar la forma en la que el usuario interactuará con nuestra base de datos es el Panel de control................................154. INFORMES............................................................................................................................................16

4.1 Informes............................................................................................................................................164.2 Asistentes para informes.....................................................................................................17

5. Consultas.............................................................................................................................................185.1 Consultas con parámetros...................................................................................................19

6. CONCLUSIONES.................................................................................................................................21Cibergrafia................................................................................................................................................22

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1.TEORIA

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.

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1 TABLAS

Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. En este artículo se ofrece información general sobre las tablas de las bases de datos de Access. Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus requisitos y decida cuántas necesita. Si desea ver una introducción sobre cómo planear y diseñar una base de datos, consulte Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Crear tabla

Ubicación de nueva tabla

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1.2 Campos

El campo primario de esta tabla será el campo ID Empleado el cual contendrá un texto de 5 caracteres que identificará de manera única a cada empleado.

Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el primer campo de la tabla y le ha puesto el nombre Id. Así que el primer paso será modificar el nombre de ese campo para que concuerde con la definición de la tabla. Para iniciar con este cambio debemos hacer clic derecho sobre el encabezado del campo para mostrar el menú emergente.

Clic en vista diseños campos

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1.3 REGISTROS

Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro, ...

Anotar los registros tipos de datos

Tamaño de registros

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1.4 LLAVE PRIMARIA

Access crea automáticamente un índice con el campo clave principal de una tabla y es utilizado para buscar registros y crear combinaciones entre tablas.

– No admite valores duplicados en los mismos,

– El orden de los campos en una clave principal de múltiples campos determina el orden predeterminado de la tabla.

– Si no se crea ninguna clave principal cuando se está guardando la tabla aparecerá automáticamente

– si se define Yes, creará un campo de tipo Auto numérico a la tabla y se establecerá dicho campo como clave principal, si se elige no, no se creará ninguna clave principal.

Llave principal

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1.5 FORÁNEA O SECUNDARIA

 La Llave Foránea también se determinar en el momento de las relaciones entre las tablas en la cual la Llave Primaria se realizar la unión con el otro campo de otra tabla y automáticamente se vuelve una llave foránea

Llave Foránea– Es llamada clave Externa, es uno o mas campos de un tabla que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla, una clave

externa indica como esta relacionadas las tablas.

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2 FORMULARIOS

2.1 FORMULARIOS Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión. Crear formulario

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2.2 formularios con asistente

Crea un formulario para la entrada de datos a partir de una sola tabla. El tamaño del formulario depende del valor del Área de diseño máxima en la ficha Formularios del cuadro de diálogo Opciones.Para ejecutar el Asistente para formularios

1. En el submenú Asistentes del menú Herramientas, seleccione la opción Formulario.

2. En el cuadro de diálogo de Selección de los asistentes, elija Asistente para formularios.

Si crea un formulario en una base de datos, el Asistente para formularios puede usar la máscara de entrada y la configuración del formato guardados en la base de datos. Una vez guardado el formulario, puede abrirlo y modificarlo como cualquier otro formulario, con el Diseñador de formularios

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2.3 BOTONES DE COMANDO

En este apartado hablaremos de los Botones de Comando, que con diferencia es uno de los controles que más nos ayudarán a realizar determinadas acciones.

Como su nombre indica estos controles sirven para ejecutar comandos cuando son pulsados.

Los usuarios avanzados de Access son capaces de concentrar muchísimas acciones en un solo botón gracias a la integración de este programa con el lenguaje de programación Visual Basic y al uso de macros. Pero nosotros nos centraremos en el uso de este control a

través del Asistente para controles  .

Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botón de Comando nos aparece una cuadro de diálogo. Veremos paso a paso cómo deberemos seguirlo para conseguir nuestro objetivo

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2.4 HERRAMIENTAS DE DISEÑOS

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En este apartado veremos las opciones más interesantes de la pestaña de Diseño que aparece cuando entramos en la Vista Diseño del formulario.

3.PANEL DE CONTROL ANIDADO

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OTRA DE LAS FUNCIONALIDADES DE ACCESS QUE NOS AYUDARÁ A MEJORAR LA FORMA EN LA QUE EL USUARIO INTERACTUARÁ CON NUESTRA BASE DE DATOS ES EL PANEL DE CONTROL.Crear un Panel de control nos ayudará a crear un formulario que podremos lanzar al inicio donde, por medio de Botones de comando, daremos acceso a los distintos Formularios e Informes de nuestra base de datos.

En esta imagen podemos ver una página del Panel de control justo después de haberlo creado con el Administrador:

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4. INFORMES

4.1 Informes

Un informe de Access es una especie de reporte que nos ayuda a presentar los datos de manera adecuada para su lectura. Antes de crear el informe debemos decidir adecuadamente la fuente de datos que utilizaremos.

El primer paso es seleccionar la tabla de Access de donde obtendremos los datos para el informe y posteriormente ir a la ficha Crear y dentro del grupo Informes hacer clic sobre el botón Informe.

Recuerda que debes seleccionar primero la tabla que servirá como base para el informe o de lo contrario el botón Informe estará deshabilitado. Access creará un informe básico que tendrá por columnas los campos de la tabla seleccionada.

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4.2 ASISTENTES PARA INFORMES

En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando el botón  .

Esta es la primera ventana que veremos

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5. CONSULTAS

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para conseguir información detallada de una base de datos.

Al crear una consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas.

¿Cómo se utilizan las consultas?Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que

puedes usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a información de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno

de ellos o un filtro en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente. Debes tener en cuenta que una

consulta bien diseñada te puede dar información que no podrías averiguar examinado cada uno de los registros de la tabla de datos.

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5.1 Consultas con parámetros

Un parámetro es una información que se proporciona a una consulta cuando esta se inicia. Se puede usar solo o como parte de una expresión mayor para formar un criterio en la consulta. Puede agregar parámetros a cualquiera de los siguientes tipos de consulta:

o Selección

o Tabla de referencias cruzadas

o Anexar

o Creación de tabla

o Actualización

Criterios   Los criterios son los "filtros" que se agregan a una consulta para especificar qué elementos se devolverán cuando se inicie la consulta.

Para más información sobre los tipos de consultas mencionados arriba, consulte Introducción a las consultas.

Crear un parámetro es parecido al hecho de agregar un criterio normal a una consulta:

Cree una consulta de selección y luego ábrala en la vista Diseño.

En la fila Criterios del campo al que desee aplicar un parámetro, escriba entre corchetes el texto que desee que aparezca en el cuadro de parámetro. Por ejemplo, [Especifique la fecha de inicio:]

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6. CONCLUSIONES

Microsoft Access es una herramienta de fácil manejo para la manipulación y

creación de base de datos ajustadas a microempresas, se encuentra incluida

dentro del paquete de Microsoft office es una herramienta a la cual cualquier

persona sin mucho conocimiento de bases de datos, puede utilizarla con el fin de

crear una simple plantilla o dos tablas relacionadas.

El manejo de información es utilizado constantemente en el mundo. La utilizamos desde el manejo de la información de una agenda hasta grandes cantidades de datos.

Gracias a la capacidad que tenemos, los seres humanos, de utilizar las computadoras para almacenar, utilizar y modificar esta información podemos mantener un orden de ella y solicitarla con facilidad y rapidez en cualquier momento.

Existen muchos programas hechos especialmente para la manipulación de la información. Entre ellos se encuentra, el muy conocido programa, Microsoft Access.

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CIBERGRAFIA

http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/introduccion.htm

http://access-laimportanciadeaccess.blogspot.com.co/

https://exceltotal.com/crear-una-tabla-en-access/

https://adsirepguatemala.wordpress.com/2011/02/08/llaves-primarias-y-foraneas/

https://exceltotal.com/crear-un-formulario-en-access/

https://msdn.microsoft.com/es-es/library/cc467821(v=vs.71).aspx

http://www.aulaclic.es/access-2010/t_15_4.htm

http://www.aulaclic.es/access-2010/t_12_1.htm

https://exceltotal.com/crear-informes-en-access-2010/

http://www.aulaclic.es/access-2010/t_11_1.htm

http://www.aulaclic.es/access2003/t_13_6.htm

http://www.aulaclic.es/access2007/t_11_4.htm

http://info-ecolba.blogspot.com.co/2015/05/g10-que-es-una-consulta-y-como.html

https://support.office.com/es-es/article/Usar-par%C3%A1metros-para-solicitar-informaci%C3%B3n-al-iniciar-una-consulta-c2806d3d-d500-45a8-8507-ec6af351b6ed

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http://adsiaccess.blogspot.com.co/2011/11/conclusion.html

http://html.rincondelvago.com/microsoft-access_7.html

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