TUTORIAL DE ACCES

JOSE LUIS MONTOYA CANO

Asesor: Dilly Dagnis Montes R

Centro de formación integral para el trabajoCefit

Técnica laboral en sistemas nocturnoEnvigado

2016

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INTRODUCCION.

Una vez comenzó el despegue de los programas informáticos se empezaron a

almacenar datos en los archivos de los programas, lo cual era más cómodo, pero

aun así tenían grandes dificultades a la hora de querer modificar registros,

estructuras o simplemente buscar información.

A finales de los años sesenta nacen las bases de datos. En estas bases de datos

se guardan los datos utilizados por los usuarios, empresas, etc. Y los programas

que los utilizan no se tienen que preocupar de su mantenimiento ni almacenaje por

lo que un cambio en la base de datos no tiene por qué afectar en principio a los

programas que la utilizan.

Como definición de base de datos entendemos que se trata de un conjunto de

datos interrelacionados y almacenados sin redundancias innecesarias, los cuales

sirven a las aplicaciones sin estar relacionados de una manera directa entre ellos.

Una base de datos puede ser utilizada por varias aplicaciones y usuarios. Toda

base de datos debe permitir insertar, modificar y borrar datos por lo que en las

bases de datos se guarda información de dos tipos:

Los datos de usuarios (datos usados por las aplicaciones)

Los datos de sistema (datos que la base de datos utiliza para su gestión. Ej. Datos

de los usuarios que tienen acceso a la base de datos)

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CONTENIDO

INTRODUCCION..........................................................................................................................................2

1. TEORIA..................................................................................................................................................4

2. TABLAS..................................................................................................................................................6

Tabla de clientes en Access que muestra el diseño de los registros y los campos........................6

a. Campos..........................................................................................................................................7

b. Registros........................................................................................................................................7

c. Llave primaria................................................................................................................................7

d. Llave foránea.................................................................................................................................8

3. FORMULARIOS..................................................................................................................................11

a. Formularios......................................................................................................................................11

b. Formulario con asistente................................................................................................................12

2.3 Botones de comando..................................................................................................................13

2.4 Herramientas de diseño.............................................................................................................14

4. PANEL DE CONTROL ANIDADO....................................................................................................16

5. INFORMES..........................................................................................................................................19

a. Informes............................................................................................................................................19

b. Asistente para informes:.................................................................................................................20

6. CONSULTAS.......................................................................................................................................21

a. Asistente para Consultas:..............................................................................................................21

b. Consultas con Parámetros.............................................................................................................24

Consulta de parámetros con dos parámetros.....................................................................................26

7. CONCLUSIONES...............................................................................................................................28

8. CIBERGRAFIA....................................................................................................................................29

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1. TEORIA

Durante nuestra sesión inicial aprendimos sobre los usos que se dan a las bases de

datos en distintas empresas. Aunque parezca increíble, hoy en día es imposible encontrar

a una pequeña, mediana o gran empresa que no cuente con al menos una base de datos

-sin importar su formato- que les apoye en algún proceso de negocio como repositorio de

datos.

Como bien sabes, las bases de datos están dentro de los sistemas de información y

comunicación que se emplean de manera cotidiana. Cohen y Asín (2000) afirma que las

empresas han cambiado la forma de operar debido al uso efectivo de los sistemas de información,

ya que les ha permitido automatizar la operación, y por si fuera poco, los sistemas de información

valga la redundancia, les proporciona información más que valiosa para la toma de decisiones, lo

que sin duda les provee de una ventaja competitiva.

Estoy casi seguro que Herman Hollerith no imaginaba hasta donde llevaría el procesamiento

automático de la información cuando creo la máquina tabuladora.

Las bases de datos proveen de varias ventajas a las empresas, entre las más importantes se

encuentran la globalización de la información, la compartición de información entre los distintos

niveles de la organización (Cohen & Asín, 2000).

Por ejemplo, analicemos cómo funciona la base de datos en un proceso de inventarios de una

determinada empresa y veremos su impacto en la organización.

Caso: Administración de inventarios

La empresa X cuenta con una bodega donde almacenan todos los artículos que manejan, así que

básicamente guardan datos sobre existencias. Los datos que requieren mantener son: el código

con el que identifican el artículo y su nombre, la cantidad que tienen disponible y su precio

unitario, así como el proveedor que les proporciona dicho artículo.

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Existen varias maneras que aumente su existencia un determinado artículo, tal cual sería el caso

del ingreso de mercancía por el concepto de compras esto quiere decir que previamente se

realizó una solicitud de compra. Otra manera en cómo puede incrementar el inventario es

recibiendo un traspaso desde otra bodega. Un traspaso significa que la mercancía que se

encontraba en una bodega en determinada ubicación pasa a reubicarse en una nueva bodega.

Un concepto importante dentro del traspaso de mercancía entre bodegas es el de transito de la

mercancía, esto se refiere al tiempo que tarda la mercancía entre que salió de una bodega y llego

a la otra bodega. Si analizas bien este concepto te percataras que en la base de datos se registra

una disminución en el inventario de la bodega que envío la mercancía sin que esto signifique un

aumento en el inventario de la mercancía de la bodega que la recibirá. Así que la base de datos

también deberá almacenar datos referentes a la mercancía en tránsito enviada y por recibir.

Aumentado el transito cada vez que se envía la mercancía y disminuyendo el transito cuando se

recibe, lo que invariablemente repercutirá en el aumento del inventario de la bodega receptora.

Una segunda forma de disminuir el inventario es cuando se vende la mercancía de una de las

bodegas.

Ya una vez explicado de manera breve cómo se comportan los inventarios, es importante que

tengas presente que de los datos almacenados por cada uno de los movimientos en la base de

datos se podrán emitir reportes tales como Existencia actual y valor de inventario o un reporte

sobre la rotación del inventario.

Si acaso te preguntas el qué tiene que ver el proceso de inventarios con la base de datos, déjame

decirte que para toda empresa que maneje inventarios es importante registrar a detalle cada uno

de los movimientos que sean efectuados con el inventario, ya que, en conjunto con una aplicación

de base de datos, la empresa puede administrar su inventario de una manera más eficiente.

Si te interesa conocer más a fondo sobre el tema de inventarios te invito a leer el libro

Fundamentos de Administración de Inventarios de Max Müller el cual puedes encontrarlo en

Google Books.

.

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2. TABLAS

Una tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos sobre un

tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla consta de registros y

campos.

Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un

empleado en particular. Un registro también se denomina normalmente una fila o

una instancia.

Cada campo contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el

nombre o la dirección de correo electrónico. Un campo también se denomina

normalmente una columna o un atributo.

Un registro se compone de valores de campo, como Contoso, Ltd. o

alguien@example.com. Un valor de campo también se denomina normalmente un

hecho.

Tabla de clientes en Access que muestra el diseño de los registros y los campos

1. Un registro

2. Un campo

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3. Un valor de campo

Una base de datos puede contener muchas tablas, cada una almacena

información sobre un tema diferente. Cada tabla puede contener muchos campos

de diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

a. Campos

Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con

una persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar

un registro. En una base de datos, donde se almacena la información con

respecto a información de los empleados de una empresa, un registro sería la

información relacionada a un solo empleado. Un campo, por ejemplo, sería la

información específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de

contratación o el número de seguridad social.

b. Registros

Cada fila de una tabla representa un registro que reúne la información de un

elemento es decir que es el conjunto de información referida a una misma

persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha de datos

relacionado

c. Llave primaria

Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas de modo que

cada tabla se corresponda a un tema, como por ejemplo Clientes o Pedidos.

Esto ayuda a evitar datos redundantes y contradictorios.

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Por ejemplo, cada cliente puede tener muchos pedidos. En lugar de almacenar

la dirección del cliente en cada registro de la tabla Pedidos, esa información se

almacena una sola vez en un registro de la tabla Clientes. Para combinar la

información del cliente con el resto de la información sobre el pedido, puede

crear una relación entre las dos tablas, mediante el uso de campos de clave.

Claves principales

Una tabla solo puede tener una clave principal. Una clave principal es un

campo o un conjunto de campos que:

*Tiene un valor único para cada registro

*Está indexada

*Identifica el registro

d. Llave foránea

Llave Foránea o Clave externa en una tabla puede tener una o más claves

externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los

valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla

Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente

que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de

identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la

relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar

datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla

Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica

por el campo de clave principal (identificador).

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Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a

la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes

y luego se crea una relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la

tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes.

Siempre que desee ver información sobre el cliente de un pedido, usa la

relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden los

registros de la tabla Pedidos.

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Clic en Crear y posteriormente en Tabla

Tabla Creada

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Aquí quedaría el Registro

Clic en Vista de Hoja de Datos

3. FORMULARIOS

Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más

fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es

importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o

visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los

usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos

formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con

precisión.

Existen diversos modos de crear un formulario en una base de datos de escritorio

de Access. En este artículo se indican algunos de ellos.

a. Formularios

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b. Formulario con asistente

Access ofrece varias herramientas para la creación rápida de formularios en la

pestaña Crear, que permiten crear un formulario con un solo clic. No obstante,

si desea ser más selectivo en relación con los campos que aparecerán en el

formulario, puede usar el Asistente para formularios. El asistente también

permite definir cómo se agruparán y ordenarán los datos; asimismo, puede

usar campos de más de una tabla o consulta, siempre y cuando defina

previamente las relaciones entre las tablas y las consultas.

En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en la opción Más

formularios y, a continuación, haga clic en Asistente para formularios.

Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para formularios.

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2.3Botones de comando

Un botón de comando se usa en un formulario para iniciar una acción o un

conjunto de acciones. Por ejemplo, se puede crear un botón de comando que

abra otro formulario. Para que un botón de comando realice una acción, se

escribe una macro o un procedimiento de evento que se asocia a la propiedad

Al hacer clic del botón de comando. Asimismo, se puede incrustar una macro

directamente en la propiedad Al hacer clic del botón de comando. De este

modo, se puede copiar el botón a otros formularios sin que se pierda la

funcionalidad del botón.

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Clic aquí para crear Botón

2.4Herramientas de diseño

En este apartado veremos las opciones más interesantes de la pestaña de Diseño que

aparece cuando entramos en la Vista Diseño del formulario.

Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño (la que estamos

describiendo ahora) y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del

formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseño.

Además, disponemos de la Vista Presentación que nos permite trabajar casi del

mismo modo en que lo hacemos con la Vista Diseño, pero con las ventajas de la

Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que

nos hagamos una idea aproximada de cómo será su aspecto final.

También podremos acceder a las vistas Tabla dinámica, Hoja de datos y Gráfico

dinámico, que ya hemos comentado.

En el grupo Temas encontrarás herramientas para dar un estilo homogéneo al

formulario. Lo veremos más adelante.

En la parte central puedes ver el grupo Controles en el que aparecen todos los

tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como

veremos más adelante. También encontramos algunos elementos que podemos

incluir en el encabezado y pie de página.

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En el grupo Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos existentes

entre otros, que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que

aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo

añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.

Todo formulario tiene asociada una página de código en la que podemos

programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para

Aplicaciones), se accede a esta página de código haciendo clic sobre el botón

Botón Página de código.

Con el botón Botón hoja de propiedades hacemos aparecer y desaparecer el

cuadro Propiedades del control seleccionado. Puedes ver cómo funciona la hoja de

propiedades en el siguiente básico Básico. Si lo que quieres es profundizar en las

propiedades del formulario haz clic aquí Avanzado.

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4. PANEL DE CONTROL

ANIDADO

Si tenemos una base de datos de Access que va a ser utilizada por usuarios, nos

será realmente útil crear un panel de control o formulario de acceso, que permita al

usuario manejar la aplicación de forma sencilla.

Lo más cómodo para que el usuario maneje la base de datos con facilidad es ir

crear formularios para las acciones más habituales, como introducción de registros

en las tablas, búsqueda de información, creación de informes y etiquetas, etc. Una

vez creados estos formularios creamos un panel de control que enlace con los

formularios que va a utilizar el usuario. Estos formularios pueden ser a su vez,

paneles de control secundarios.

El panel de control principal permitirá la entrada a los demás formularios.

Access dispone de un asistente para crear el Panel de Control, en el menú

Herramientas – Utilidades de la base de datos – Administrador del panel de

control.

Si aún no hemos creado ningún panel de control aparece un cuadro de diálogo,

preguntándonos si queremos crearlo en este momento. Contestamos Sí.

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Crear un panel de control para una base de datos de Access:

Pulsamos en el botón Nueva para ir agregando cada una de las páginas

(formularios, en nuestro ejemplo) a los que queremos acceder mediante el panel

de control.

Así, vamos agregando uno a uno los enlaces que va a tener nuestro panel de

control principal.

En nuestro ejemplo hemos añadido enlaces a los formularios Búsqueda, Entrada

de datos, Etiquetas e Informes.

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Una vez creados los enlaces, seleccionamos el primero (búsqueda) y pulsamos en

Modificar para enlazarlo realmente con el formulario Búsqueda, que permite al

usuario buscar registros. En Comando seleccionamos Abrir el formulario en modo

Edición y seleccionamos el formulario Búsqueda. Pulsamos Aceptar para finalizar.

De esta forma vamos seleccionando cada uno de los enlaces y los vamos

asociando al formulario indicado en cada caso, mediante la opción comando y

formulario.

El resultado de nuestro ejemplo será un panel de control con la siguiente

apariencia:

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5. INFORMES

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información

contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear

un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del

total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.

En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en

Access. Aquí aprenderá las nociones básicas para crear un informe y a usar

opciones como ordenar, agrupar y resumir datos, además de a obtener una vista

previa de un informe e imprimirlo.

a. Informes

Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero para el

objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está enlazado a un

origen de datos como una tabla o consulta. El diseño de un informe se divide

en secciones que se pueden ver en la vista Diseño. Para crear mejores

informes, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la

sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula

Access los resultados. En la siguiente lista se muestra un resumen de los tipos

de sección y sus usos.

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b. Asistente para informes:

Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles

de ordenación y agrupación y opciones de diseño.

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Crear InformeClic e Crear

Informe Creado

Clic en Asistente para Informes

6. CONSULTAS

Con las consultas, es más fácil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de datos de

Access. Otros motivos para usar consultas:

Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos

(condiciones)

Calcular o resumir datos

Automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar de vez en

cuando los datos más actuales.

Obtiene un conjunto más sólido de opciones de consulta cuando trabaja con una base de datos

de escritorio de Access, pero las aplicaciones web de Access ofrecen algunas de las opciones de

consulta que se muestran a continuación. Para más información sobre las aplicaciones web de

Access, sobre el nuevo tipo de base de datos que diseña con Access y sobre la publicación en

línea, vea Crear una aplicación de Access.

a. Asistente para Consultas

Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir a la

ficha Crear y pulsar el botón Asistente para consultas que se

encuentra dentro del grupo Consultas.

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Se mostrará el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el

tipo de consulta que deseamos crear. En este ejemplo crearé una

consulta sencilla.

En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que contiene

la información que necesitamos. Además podremos elegir todas o

algunas de las columnas de la tabla seleccionada, solamente será

necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la

derecha.

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El último paso del Asistente para consultas nos permite asignar un

título a la consulta.

Por ahora dejaré seleccionada la opción Abrir la consulta para ver

información y pulsaré el botón Finalizar. Esto cerrará el Asistente para

consultas y mostrará el resultado de la consulta:

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En el panel izquierdo podrás observar la lista de consultas que hayas

creado. Si no ves la lista de Consultas es probable que estés

observando algún otro tipo de objeto de Access, solamente haz clic

sobre el título del panel izquierdo y selecciona la opción Consultas.

b. Consultas con Parámetros

Puede usar criterios en una consulta en Microsoft Access para restringir el

conjunto de registros que devuelve la consulta. Para consultar registros

diferentes cada vez que ejecuta una consulta determinada, puede que desee

la consulta que solicite criterios indicar la, por ejemplo, "fecha desde" a "una

fecha a". Una consulta que pida criterios se denomina una consulta de

parámetros. En este artículo se muestra cómo crear consultas de parámetros

en Microsoft Access. Para que una consulta en las bases de datos de escritorio

de Access pida criterios cuando la inicie, cree una consulta de parámetros.

Esto le permite usar la misma consulta una y otra vez sin tener que abrirla

constantemente en vista Diseño para cambiar los criterios.

Antes de empezar el proceso paso a paso que aparece más abajo, resulta útil

entender estos términos:

Parámetro Un parámetro es una información que se proporciona a una

consulta cuando esta se inicia. Se puede usar solo o como parte de una

expresión mayor para formar un criterio en la consulta. Puede agregar

parámetros a cualquiera de los siguientes tipos de consulta:

Selección

Tabla de referencias cruzadas

Anexar

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Creación de tabla

Actualización

Criterios Los criterios son los "filtros" que se agregan a una consulta para

especificar qué elementos se devolverán cuando se inicie la consulta.

Para más información sobre los tipos de consultas mencionados arriba,

consulte Introducción a las consultas.

Crear un parámetro es parecido al hecho de agregar un criterio normal a una

consulta:

Cree una consulta de selección y luego ábrala en la vista Diseño.

En la fila Criterios del campo al que desee aplicar un parámetro, escriba entre

corchetes el texto que desee que aparezca en el cuadro de parámetro. Por

ejemplo, [Especifique la fecha de inicio:]

5.3 Consulta de parámetros simple.

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Repita el paso 2 para cada campo en el que desee agregar parámetros.

Cuando inicie la consulta, el indicador aparecerá sin los corchetes.

Indicador de parámetro con el texto "Especifique la fecha de inicio:"

Escriba el valor que busca y haga clic en Aceptar.

Puede usar varios parámetros en un criterio. Por ejemplo, Entre [Especifique la

fecha de inicio:] y [Especifique la fecha de finalización:]generará dos

indicadores cuando inicie la consulta.

Consulta de parámetros con dos parámetros.

Agregar un parámetro a una consulta de unión

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Como no se puede ver una consulta de unión en la cuadrícula de diseño de la

consulta, tendrá que hacer las cosas de una forma un poco distinta:

Abra la consulta de unión en la vista SQL.

Agregue una cláusula WHERE que contenga los campos a los que desee

agregar parámetros.

Si ya existe una cláusula WHERE, compruebe si los campos a los que desee

agregar parámetros ya están incluidos en la cláusula. En caso contrario,

agréguelos.

Escriba el indicador de parámetro en la cláusula where, por ejemplo, WHERE

[FechaDeInicio] = [Especifique la fecha de inicio:]

Tenga en cuenta que tiene que agregar el mismo filtro a cada sección de la

consulta. En la imagen anterior, la consulta incluye dos secciones (separadas

por la palabra clave UNION), por lo que se tiene que agregar el parámetro dos

veces. Pero cuando se inicia la consulta, el indicador solo aparece una vez

(siempre que lo haya escrito exactamente igual en cada sección).

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7. CONCLUSIONES

Las bases de datos nos permiten registrar datos sobre cualquier proceso de la empresa,

aunque también aplica para los procesos de contabilidad, compras, punto de ventas o

producción. Y a partir de los datos registrados nos permite emitir reportes que nos

servirán para tomar decisiones.

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete

ofimático denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor de datos que recopila

información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos

de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etcétera. Está pensado en

recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etcétera) y manejarlos por medio

de las consultas e informes.

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8. CIBERGRAFIA

https://support.office.com/

https://exceltotal.com

http://jldexcelsp.blogspot.com.co/2012/03/pasar-parametros-una-consulta-en-ms.html

http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/manualdeaccess/consultas.htm

http://www.aulaclic.es/access-2010/

https://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/access_2010/

trabajar_con_bases_de_datos/1.do

https://support.office.com/es-es/article/Tutoriales-y-v%C3%ADdeos-de-Access-2013-

a4bd10ea-d5f4-40c5-8b37-d254561f8bce

http://es.slideshare.net/JoseMendozaCastillo/manual-access-2013-43224627

https://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access

https://basededatosi.wordpress.com/2012/07/21/la-importancia-de-las-bases-de-datos-en-

las-empresas/

http://slideplayer.es/slide/5493016/

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