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AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013
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AUDITORIA INTERNA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE INVESTIGACIÓN
Y ENSEÑANZA EN NUTRICIÓN Y SALUD
INFORME SOBRE EL ANALISIS DEL SISTEMA DE CONTROL DE LOS INGRESOS Y
EGRESOS
ENERO 2013
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013
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Tabla de contenido
1. Introducción ................................................................................................................. 4
1.1. Origen del estudio ................................................................................................. 4
1.2. Objetivo del estudio ............................................................................................... 4
1.3. Alcance del estudio ............................................................................................... 4
1.3.1. Con respecto a los egresos ...................................................................................... 4
1.3.2. Con respecto a los ingresos ..................................................................................... 4
1.4. Comunicación preliminar de los resultados del estudio ......................................... 4
1.5. Normativa que regula el registro de los ingresos y egresos ................................... 5
2. Resultados ................................................................................................................... 5
2.1. Con relación a los egresos .................................................................................... 5
2.1.1. Marco normativo y técnico sin aprobar por el Consejo Técnico ........................ 5
2.1.2. Firmas en los documentos ........................................................................................ 5
2.1.3. Documentación de respaldo sobre adelantos de viáticos .................................. 9
2.1.4. Documentación de respaldo por pago de planillas ............................................ 12
2.1.5. Observaciones sobre documentos de respaldo y los archivos ........................ 12
2.1.6. Observaciones sobre los registros contables...................................................... 16
2.2. Con relación a los ingresos ................................................................................. 18
3. Conclusiones ............................................................................................................. 20
4. Recomendaciones ..................................................................................................... 21
4.1. Con relación a los egresos .................................................................................. 21
4.1.1. A la Dirección Administrativa .................................................................................. 21
4.1.2. A la Unidad Financiera Contable ........................................................................... 21
4.2. Con relación a los ingresos ................................................................................. 23
4.2.1. A la Unidad Financiero Contable ........................................................................... 23
Anexos .............................................................................................................................. 24
Anexo N°1 ......................................................................................................................... 25
Anexo N°2 ......................................................................................................................... 26
Anexo N°3 ......................................................................................................................... 27
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1. Introducción
1.1. Origen del estudio
El estudio se realizó de conformidad con lo establecido en el plan de trabajo del 2012 de la Auditoría
Interna que dispone la auditoría financiera a la Unidad Financiera Contable, solicitada por la
Dirección General en oficio DG-439-11 del 06 de octubre del 2011 y de acuerdo con las
competencias conferidas a las Auditorías Internas en el artículo 22, incisos a) y b) de la Ley General
de Control Interno N° 8292. El presente es el primer informe parcial de la auditoría financiera.
1.2. Objetivo del estudio
El objetivo general consistió en evaluar la confiabilidad del sistema de control interno de los ingresos
y egresos y la aplicación de normativa técnica relacionada con esos registros.
1.3. Alcance del estudio
El estudio comprendió el análisis del sistema de control de los egresos entre el 1 de julio del 2011 al
31 de agosto del 2012 y los ingresos entre el 1 de julio del 2011 al 31 de mayo del 2012 y se
evaluaron las siguientes actividades:
1.3.1. Con respecto a los egresos
Que los cheques y las transferencias electrónicas cuenten con la documentación justificante original,
que los justificantes sean por el valor del cheque o transferencia electrónica, que los justificantes no
contengan borrones ni tachaduras y estén a nombre de Inciensa, que todos los documentos que
respaldan los pagos contengan el sello impreso de “Pagado con el cheque N° o transferencia N°”,
que los pagos sean girados a nombre del beneficiario, que el cheque contenga la firma de recibido
conforme o el recibo de dinero correspondiente y para las transferencias el informe de la Tesorería
Nacional del depósito en la cuenta del beneficiario, que el importe del cheque o transferencia esté
confirmado por la coordinadora del proceso contable, que las mercancías se hayan recibido según
consta por medio de sello, visto bueno u otra indicación del departamento de proveeduría, que por
cada pago existe una orden de pedido o “solicitud de emisión de cheques” debidamente firmada,
que el funcionario que realiza el cheque o transferencia sea diferente al funcionario que lo autoriza,
que cada pago contenga la codificación contable correspondiente, que los cheques y transferencias
estén firmados por dos personas designadas y acreditadas ante el banco, que contengan la
identificación de quien los realiza, quien revisa y quien aprueba y quien los recibe, esta última
condición para los cheques ya que en las transferencias no se aplica.
1.3.2. Con respecto a los ingresos
Que en todo ingreso exista un recibo de dinero, que la fecha del recibo y la fecha del depósito
bancarios difieran por razones lógicas, que el monto del recibo sea igual al del monto reportado en el
estado de cuenta emitido por el banco, que en todos los recibos de dinero se identifique quien los
confecciona y que contengan el sello de la Unidad Financiero Contable, que no contengan borrones
ni tachaduras y que en todos los casos contengan fecha, concepto e importe.
1.4. Comunicación preliminar de los resultados del estudio
La comunicación de todos resultados, conclusiones y recomendaciones producto de la auditoría a
que alude el presente informe, se efectuó el pasado 23 de enero del 2013 en las oficinas de la
Auditoría Interna y estuvieron presentes la licenciada Grettel Pereira Rivera, coordinadora de la
Unidad Financiero Contable, la licenciada Ileana Vargas Barrantes, encargada del proceso contable,
el licenciado Jacobo Vargas Alvarado, la señorita Ana Livia Zúñiga Noguera y la señora Alejandra
Umaña Arguello, estos tres últimos funcionarios involucrados en el proceso contable; actividad a la
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que se convocó mediante los oficios N°(s) AI-006-13, AI-007-13, AI-008-13, AI-009-13 y AI-010-13
del 18 de enero del 2013 y se les entregó una copia impresa del borrador del informe. En el acta de
discusión firmada por todos los presentes se anotan los acuerdos a las recomendaciones
formuladas y las observaciones a tres de los resultados y sus correspondientes recomendaciones.
También se convocó al máster German Picado García, director administrativo, por medio del oficio
AI-014-13, del 29 de enero del 2013, sin obtener resultados positivos.
En razón de lo anterior, una vez analizadas y verificadas las argumentaciones expuestas, se procedió
a realizar los ajustes pertinentes al informe, según la suficiencia y razonabilidad de los comentarios
de respaldo y la evidencia considerada por los funcionarios de la Auditoría Interna, lo que se incluye
en el Anexo N°.1 de este informe.
1.5. Normativa que regula el registro de los ingresos y egresos
Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.
Manual de Normas Generales de Control Interno.
Decreto N°34460-H Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense.
Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos
2. Resultados
La Ley General de Control Interno, en su artículo 16, establece como deberes de la administración
activa contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante,
pertinente y oportuna para el cumplimiento de sus responsabilidades. Complementariamente, el
Manual de Normas Generales de Control Interno establece la obligación de definir y asignar la
responsabilidad de cada proceso, actividad, operación, transacción o acción (norma 4.4); así como
establecer sistemas contables que brinden una garantía razonable de los registros realizados.
Para cumplir con estas obligaciones la institución deberá contar con un conjunto de principios,
normas y procedimientos técnicos que le permitan recopilar, procesar y controlar, en forma
sistemática, toda la información referente a las operaciones de la institución. Bajo los argumentos
anteriores se procedió a revisar el sistema de control de los ingresos y egresos obteniéndose los
siguientes resultados.
2.1. Con relación a los egresos
2.1.1. Marco normativo y técnico sin aprobar por el Consejo Técnico
Se carece de lineamientos y directrices que permitan definir y aplicar criterios uniformes y
consistentes, relacionados con el registro de los egresos, esto debido a que la Administración de la
Institución no ha presentado al Consejo Técnico el “Procedimiento de pagos mediante cheques y
transferencias” para su debida aprobación, este procedimiento es un resultado de la contratación de
un consultor que ha estado cooperando en la implementación de las NICSP. En el mes de noviembre
la Auditoría Interna participó en tres reuniones con el consultor para la presentación definitiva y
validación de los procedimientos, incluido el mencionado en esta sección.
2.1.2. Firmas en los documentos
2.1.2.1. Por no existir un procedimiento para la aprobación y revisión de documentos en ocasiones
no se logra determinar con exactitud cuál es el funcionario que realiza un proceso y esto se
debe a que con la firma no es suficiente para determinar la identidad del funcionario.
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2.1.2.2. Todas las copias de las transferencias tienen un espacio para firmas que dice “visto bueno” y
otro de “aprobado” y en esos aparecen firmas, pero no se establece quien la realizó. Según
el Procedimiento de Pagos Mediante Cheques o Transferencias Electrónicas, pendientes de
aprobación, debe existir espacios en donde quede registrado el funcionario que la realizó,
que la revisó y que la aprobó. Según lo indicado por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado,
en la reunión para discutir el informe, el formato de impresión fue corregido y actualmente
contiene los espacios para indicar quien realiza, revisa y aprueba las transferencias.
2.1.2.3. El formulario de cheque cuenta con una casilla para el recibido conforme, cuando el trámite
de depósito o cambio de cheque lo debe realizar el mensajero de Inciensa, en ese espacio
no aparece ningún nombre o firma. También como en el punto anterior, según el
Procedimiento de Pagos Mediante Cheques o Transferencias Electrónicas en estos
documentos deberían estar registrados el funcionario que lo realizó, que lo revisó y que lo
aprobó.
2.1.2.4. Existen pagos por servicios en donde la factura carece del visto bueno del encargado de la
unidad que solicitó el servicio o del funcionario que por su experiencia considere que el
monto del servicio a cancelar es el correcto, algunos ejemplos de esos casos son los
siguientes:
N° de
transferencia Fecha Proveedor Detalle de servicio
N° de factura o
recibo
2253 22/09/11
Instituto
Costarricense de
Acueductos y
Alcantarillados
Pago de agua
potable, set. 2011 F112011091156380
2263 28/09/11 William Sequeira
Solis
Contratación de
abogado 1140
2353 7/11/11
Instituto
Costarricense de
Electricidad
Pago servicios
telefónicos, set.
2011
2011-09-512
2463 19/12/11 Corporación Alfa
Durán
Reconstrucción de
tanques para pilas
y escurrideros
0000123
2790 20/06/12
Instituto
Costarricense de
Acueductos y
Alcantarillados
Pago de agua
potable, jun. 2012 F122012061000885
2809 4/07/12 City Courier, S.A. Envíos courier a
Colombia y Atlanta
041646
041649
041645
2818 4/07/12
Sistems
Enterprise Costa
Rica, S.A.
Arrendamiento
equipo telefónico,
mayo, 2012
0023720
2819 4/07/12 Aula Abierta JFA,
S.A.
Capacitación
funcionario de
Proveeduría
1399
2820 4/07/12 Aula Abierta JFA,
S.A.
Capacitación
funcionarias de
Proveeduría
1419
Este cuadro continuará en la página siguiente.
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Continuación del cuadro anterior.
N° de
transferencia Fecha Proveedor Detalle de servicio
N° de factura o
recibo
2887 8/08/12
Compañía
Nacional de
Fuerza y Luz, S.A.
Consumo de
servicios de
electricidad, julio
2012
22315476-0
2945 29/08/12 Errol Rojas
Ramírez
Consultoría o
asesoría en
mercadeo
0140
Cheque 151
dólares 1/08/12
Tecapro de Costa
Rica
Pago de servicio
para implementar
Bos Ht
0035438
Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.
2.1.2.5. Facturas sin firma o sello de proveeduría por ingreso a inventario o que por detalle de la firma
no está claro quien recibió la mercancía, lo mencionado se observó en las siguientes
transferencias:
N° de
transferencia Fecha Proveedor
Detalle de
servicio
N° de factura o
recibo
2764 7/06/12 In Vitro Diagnostic
Centroamericana, S.A.
Kits de
chagatest 14765
2766 13/06/12 Salazar y Velázquez S.A. Útiles de oficina 0302236
2833 11/07/12 Equitron, S.A.
Reactivos e
insumos
laboratorio
DMMA000202
2883 6/08/12 Praxair Costa Rica, S.A. Gases
industriales
2085392
2085503 Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.
2.1.2.6. En la compra de gas para la Unidad de Logística Técnica no se observa el sello y la firma de
recibido de la Proveeduría Institucional, la firma de recibido en la factura corresponde a los
diferentes funcionarios de esa Unidad, por ejemplo lo observado se presenta en las
siguientes transferencias:
N° de
transferencia Fecha Proveedor Detalle de servicio
N° factura
o recibo
2293 10/10/11 Gas Nacional Zeta S.A
Compra de gas para
Unidad de lavado y
esterilizado
457948
2762 07/06/12 Gas Nacional Zeta S.A
Compra de gas para
Unidad de lavado y
esterilizado
486024
2858 27/07/12 Gas Nacional Zeta S.A
Compra de gas para
Unidad de lavado y
esterilizado
481365
2899 10/08/12 Gas Nacional Zeta S.A
Compra de gas para
Unidad de lavado y
esterilizado
495937
2909 16/08/12 Gas Nacional Zeta S.A
Compra de gas para
Unidad de lavado y
esterilizado
498987
Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.
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2.1.2.7. En la transferencia #2776 del 13 de junio del 2012, a nombre de la Fundación de la
Universidad de Costa Rica, por ¢45,900.00 no se evidencia en su emisión la aprobación de la
encargada del proceso contable.
2.1.2.8. En las siguientes transferencias y cheque no se localizó la solicitud de emisión de pago, la
cual debería estar debidamente firmada:
N° de
transferencia Fecha Proveedor Detalle de servicio
N° de
factura
2413 15/12/11 DHL (Costa Rica) S.A. Envió a Chile 489809
2553 16/02/12 City Courier, S.A. Envío a Panamá y
Colombia 040598
153 cheque
dólares 6/08/12 City Courier, S.A.
Envío a Estados
Unidos 041938
Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.
2.1.2.9. Existen transferencias que no fueron aprobadas por la coordinadora del proceso contable y
que fueron aprobadas por otro funcionario, sin la indicación que se hace en ausencia del
titular, además en un mismo día dos funcionarios que no son el titular aprobaron
transferencias. Los detalles de estas transferencias son los siguientes:
N° de
transferencia Fecha Proveedor Detalle de servicio
Aprobado
por
2766 13/06/12 Salazar y Velázquez,
S.A. Útiles de oficina
Alejandra
Umaña A.
2767 13/06/12 I.S. Productos de
Oficina, S.A. Útiles de oficina
Alejandra
Umaña A.
2768 13/06/12 Ara Macaw Cien Por
Ciento, C.R. S.A.
Componentes
tecnológicos
Alejandra
Umaña A.
2769 13/06/12 Soni Visión, S.A. Mantenimiento de
sistema de la USEC.
Alejandra
Umaña A.
2770 13/06/12 Servicio de Monitoreo
Electrónico Alfa, S.A.
Seguridad y vigilancia
del 14/04/12 al
13/05/12
Alejandra
Umaña A.
2771 13/06/12 Laboratorio Químico
Arvi, S.A. Hipoclorito de sodio
Alejandra
Umaña A.
2772 13/06/12 Jessica Morera
Fernández
Servicios
profesionales
Alejandra
Umaña A.
2773 13/06/12 Fundevi sangre conejo Alejandra
Umaña A.
2774 13/06/12 Fundevi sangre de conejo Alejandra
Umaña A.
2775 13/06/12 Fundevi e sangre de conejo Alejandra
Umaña A.
2776 13/06/12 Fundevi sangre de conejo Alejandra
Umaña A.
2777 13/06/12 Fundevi sangre de conejo Alejandra
Umaña A.
2778 13/06/12 Fundevi sangre de conejo Alejandra
Umaña A.
Este cuadro continuará en la página siguiente.
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Continuación del cuadro anterior.
N° de
transferencia Fecha Proveedor Detalle de servicio
Aprobado
por
2779 14/06/12 SCM Metrología y
Laboratorios, S.A.
Calibración de
equipos de
laboratorio
José Miguel
Cordero R.
2780 14/06/12 Repuestos y
Reparaciones Naranjo
Mantenimiento de
vehículos
Alejandra
Umaña A.
2781 14/06/12 Fundauna Informe evaluación
SGC
Alejandra
Umaña A. Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.
2.1.3. Documentación de respaldo sobre adelantos de viáticos
2.1.3.1. Se encontraron muchas transferencias por adelanto de viáticos sin liquidación, se informó al
responsable de la coordinación financiero contable y la mayoría fueron localizadas dentro de
esa unidad. La omisión de presentación de esos documentos es considerada falta grave del
funcionario que realizó la gira, según se establece en el artículo 99, inciso 27 del Reglamento
Autónomo de Organización y Servicio del Inciensa, que se menciona a continuación:
“Artículo 99.-Faltas graves: Se considerarán faltas graves://27.No rendir cuentas sobre las sumas de dinero que reciban como adelanto por concepto de viáticos, según lo establece el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios o Empleados del Estado, aprobado por la Contraloría General de la República.”
El Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios o Empleados del
Estado dispone lo siguiente con respecto a la liquidación de los adelantos de viáticos:
“Artículo 10°.- Presentación de cuentas. El funcionario que haya concluido una gira deberá presentar, dentro de los siete días hábiles posteriores al regreso a su sede de trabajo o a su incorporación a éste, el formulario de liquidación del viaje y hacer el reintegro respectivo en los casos en que proceda,… //Cuando un funcionario no presente dentro del plazo establecido la respectiva liquidación, la Administración le requerirá su presentación por una única vez, para lo cual dará un término improrrogable de tres días hábiles, vencido el cual, autoriza a la Administración para exigir el reintegro inmediato, por parte del funcionario, de la totalidad de la suma recibida en calidad de adelanto. La Administración regulará la forma de hacer exigible dicho reintegro, de manera formal, previa y general.”
La ausencia observada de muchas liquidaciones de viáticos evidencia que no se ha
designado a un funcionario responsable de dar seguimiento a las liquidaciones de los
adelantos y de gestionar el cobro cuando corresponda. La Auditoría Interna solicitó veintiún
liquidaciones de viáticos, por medio del oficio AI-085-2012 del 30 de agosto del 2012 de las
cuales aún quedaron pendientes de entrega las siguientes:
N° de
Transferencia
Fecha de
Transferencia Beneficiario
Monto en
colones
2149 1 /08/2011 Marco Marín Meléndez 4,800.00
2385 17/11/2011 Karina Alvarado Mena 4,800.00
2390 28/11/2011 Rosalia Malavassi Alvarez 4,800.00
2506 25/01/2012 Venancio Salazar Artavia 4,800.00
2578 6/03/2012 Julio Monge Brenes 5,150.00 Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.
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2.1.3.2. Existen varias liquidaciones que son fotocopias al igual que las facturas de respaldo por
hospedaje, los documentos que respaldan los pagos deben ser originales para justificar la
autenticidad de los pago. En las siguientes transferencias se observaron esas características:
N° de
Transferencia
Fecha de
Transferencia Beneficiario
Monto en
colones
2099 13/07/2011 Louella Cunningham Lucas 67,800.00
2722 22/05/2012 Sara Rodríguez Aguilar 37,500.00
2723 22/05/2012 Adriana Benavides Lara 65,950.00
2724 22/05/2012 María de la P. Barboza Argüello 65,950.00
2725 22/05/2012 Lila Umaña Solís 65,950.00
2726 22/05/2012 Julio Monge Brenes 37,500.00
2727 22/05/2012 Ana Gabriela Murillo Muñoz 13,500.00
2731 25/05/2012 Yury Barahona Guillén 3,200.00
2733 25/05/2012 Marco Vinicio Marín Meléndez 83,350.00
2751 05/06/2012 Venancio Salazar Artavia 74,750.00
2752 05/06/2012 Julio Monge Brenes 65,650.00 Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.
2.1.3.3. Algunos documentos de adelantos y liquidaciones de viáticos están incompletos les faltan
firmas de autorización y visto bueno, esos casos se observaron en las siguientes
transferencias:
N° de
Transferencia
Fecha de
Transferencia Beneficiario
Monto en
colones
2058 30/06/2011 Adriana Benavides Lara 30,100.00
2059 30/06/2011 Yalile Jiménez Masis 39,400.00
2071 30/06/2011 María de la P. Barbosa Argüello 30,100.00
2090 04/07/2011 Venancio Salazar Artavia 40,900.00
2098 13/07/2011 Julio Monge Brenes 67,800.00
2099 13/07/2011 Louella Cunningham Lucas 67,800.00
2149 01/08/2011 Marco Marín Meléndez 4,800.00
2155 09/08/2011 Julio Monge Brenes 40,400.00
2162 09/08/2011 Venancio Salazar Artavia 62,000.00
2163 09/08/2011 Julio Monge Brenes 66,200.00
2166 11/08/2011 Marco Vinicio Marín Meléndez 69,300.00
2237 13/09/2011 Rafael Garita Alvarado 40,400.00
2300 10/10/2011 Marco Vinicio Marín Meléndez 45,200.00
2387 28/11/2011 Jorge Sequeira Soto 44,200.00
2388 28/11/2011 Adriana Benavides Lara 44,200.00
2560 24/02/2012 Venancio Salazar Artavia 78,950.00
2752 05/06/2012 Julio Monge Brenes 65,650.00
2753 05/06/2012 Marco Vinicio Marín Meléndez 45,850.00 Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.
2.1.3.4. La transferencia #2155 del 9 de agosto del 2011 por un monto de ¢40,400.00, depositada al
señor Julio Monge Brenes, chofer de la institución, por adelanto de viáticos, tiene como
respaldo dos adelantos de viáticos por el mismo monto, pero con fechas de gira diferentes.
2.1.3.5. En la mayoría de las facturas por gasto de hospedaje se incluye el impuesto de ventas y no
se observa ninguna evidencia de que se realice el trámite de exoneración. Las siguientes
transferencias son un ejemplo del pago de impuestos de ventas por el servicio de hospedaje
que utilizan los funcionarios en las diferentes giras:
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013
TTrreess RRííooss,, CCaarrttaaggoo,, CCeennttrrooaamméérriiccaa // tteell.. ((550066)) 22227799--99991111,, eexxtt..111144 yy 117722 // ffaaxx.. ((550066)) 22551188--00000044 Página 11 de 27
N° de
Transferencia
Fecha de
Transferencia Beneficiario
Monto de
impuesto en
colones
2069 30/06/2011 Lila Umaña Solís 1,461.00
2071 30/06/2011 María de la Paz Barboza Argüello 1,461.00
2072 30/06/2011 Marco Marín Meléndez 2,530.00
2073 30/06/2011 Venancio Salazar Artavia 1,461.00
2091 04/07/2011 Rafael Garita Alvarado 2,359.00
2098 13/07/2011 Julio Monge Brenes 3,221.60
2099 13/07/2011 Louella Cunningham Lucas 3,566.60
2127 21/07/2011 Marco Marín Meléndez 5,060.98
2153 04/08/2011 Venancio Salazar Artavia 2,530.98
2238 13/09/2011 Marco Marín Meléndez 2,300.00
2272 29/09/2011 Julio Monge Brenes 2,300.00
2724 22/05/2012 María de la Paz Barboza Argüello 3,520.35
2725 22/05/2012 Lila Umaña Solís 3,520.35
2726 22/05/2012 Julio Cesar Monge Brenes 2,761.06
2733 25/05/2012 Marco Vinicio Marín Meléndez 5,523.05
2751 05/06/2012 Venancio Salazar Artavia 4,026.00
2752 05/06/2012 Julio Monge Brenes 5,040.00
Total de impuestos pagados en ejemplos antes mencionados 52,642.97 Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.
2.1.3.6. En ocasiones los registros contables por adelanto de viáticos son diferentes, en algunos
casos se registran en la cuenta por cobrar 1-000103-00009 Empleados (Viáticos), en otras en
la cuenta por pagar 2-000101-00005 Empleados y también en un caso se utilizó la cuenta de
gastos 5-512204-10502 Viáticos dentro del país. A continuación se resumen los registros
hechos en la cuenta por cobrar “Empleados” y en la cuenta de gastos “Viáticos dentro del
país”.
N° de
Transferencia
Fecha de
Transferencia Beneficiario Cuenta utilizada
2149 01/08/2011 Marco Marín Meléndez Viáticos dentro del
país
2503 25/01/2012 Marco Vinicio Marín Meléndez Empleados
2504 25/01/2012 Venancio Salazar Artavia Empleados
2505 25/01/2012 Julio Monge Brenes Empleados
2506 25/01/2012 Venancio Salazar Artavia Empleados
2578 06/03/2012 Julio Monge Brenes Empleados
2710 16/05/2012 Louella Cunningham Lucas Empleados
2722 22/05/2012 Sara Rodríguez Aguilar Empleados
2723 22/05/2012 Adriana Benavides Lara Empleados
2724 22/05/2012 María de la Paz Barboza A. Empleados
2725 22/05/2012 Lila Umaña Solís Empleados
2726 22/05/2012 Julio Monge Brenes Empleados
2727 22/05/2012 Ana Gabriela Murillo Muñoz Empleados
2731 25/05/2012 Yury Barahona Guillén Empleados
2732 25/05/2012 Venancio Salazar Artavia Empleados
2733 25/05/2012 Marco Vinicio Marín Meléndez Empleados
2751 05/06/2012 Venancio Salazar Artavia Empleados
2752 05/06/2012 Julio Monge Brenes Empleados Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013
TTrreess RRííooss,, CCaarrttaaggoo,, CCeennttrrooaamméérriiccaa // tteell.. ((550066)) 22227799--99991111,, eexxtt..111144 yy 117722 // ffaaxx.. ((550066)) 22551188--00000044 Página 12 de 27
2.1.4. Documentación de respaldo por pago de planillas
2.1.4.1. Las planillas de respaldo de las transferencias y cheques por pagos de deducciones a
empleados tienen espacios para nombre y firma de la persona que las realiza, también tiene
esos espacios para la Coordinación de Recursos Humanos y para la Coordinación Financiera
y no se evidencia su uso. En los casos de los pagos del aporte patronal a la Asociación
Solidarista de Empleados de Inciensa, los respaldos también carecen de las firmas de
“hecho por” y “aprobado por”.
2.1.4.2. En el trámite de reconocimiento de la comisión del 1% que recibe el Inciensa del Instituto
Nacional de Seguros por la aplicación y posterior pago a esa institución de las retenciones a
empleados por pólizas de vida, vehículos, prestamos y otros se confecciona un cheque de la
cuenta de 660598-4 de Inciensa con el Banco Crédito Agrícola de Cartago que luego es
depositado en la misma cuenta bancaria.
2.1.4.3. A ningún documento de respaldo por los depósitos del salario neto a los funcionarios se le
ubica el sello que indique con cuál documento se canceló, todos esos pagos son registrados
en notas de débito de la cuenta de la Caja Única y eso no se establece en el documento, ese
procedimiento es importante ya que si algún documento se desprende del lugar que ocupan
en el archivo será fácil ubicarlo en la posición que corresponde.
2.1.5. Observaciones sobre documentos de respaldo y los archivos
2.1.5.1. Al revisar el consecutivo de los cheques y transferencias recibidos de la Unidad Financiero
Contable se observó que faltaban once documentos entre cheques y transferencias con los
respaldos, por lo que fueron solicitados a dicha Unidad por medio del oficios AI-85-2012 y
AI-89-2012 del 30 de agosto del 2012 y 7 de setiembre del 2012 respectivamente, la mayoría
fueron localizados, sin embargo faltó información de dos transferencias, las cuales se
detallan a continuación:
N° de cheque o
transferencia Fecha Beneficiario
Monto en
colones
N° de
cuenta
2461 19/12/2011
Corporación Rivas
Internacional Xochitl,
S.A.
1,481,137.66
Caja Única
2479 22/12/2011 Consultores Químicos
Internacionales, S.A. 1,140,864.75
Caja Única
Fuente: Registro del sistema de cómputo de Bos Ht.
2.1.5.2. En algunos periodos del año 2011 las transferencias se archivaron de acuerdo a los reportes
de pago enviados a la Tesorería del Ministerio de Hacienda, llamados solicitud de pago
masivo y bajo ese sistema en ocasiones el orden no coincide con el consecutivo que le
asigna a cada transferencia el módulo de bancos del Bos Ht, por tal razón se presentan
dificultades al localizar algunas transferencias. En el año 2012 se observó que se archivaron
siguiendo el orden consecutivo de las transferencias. Los siguientes ejemplos demuestran lo
mencionado para el año 2011:
El pago masivo 122 del 30 de junio del 2011 contiene las transferencias 2034, 2057, 2058 y
2059 y la transferencia anterior a estas es la 2074 y la siguiente es a 2075.
En el pago masivo 125 del 17 de julio del 2011 la transferencia 2129 está ubicada después
de la transferencia 2112 y antes de la 2081 que forma parte del pago masivo 126.
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013
TTrreess RRííooss,, CCaarrttaaggoo,, CCeennttrrooaamméérriiccaa // tteell.. ((550066)) 22227799--99991111,, eexxtt..111144 yy 117722 // ffaaxx.. ((550066)) 22551188--00000044 Página 13 de 27
En pago masivo 126 del 21 de julio del 2011 la transferencia 2181 está ubicada después de
la transferencia 2129 del pago masivo 125 y antes de la 2107.
En pago masivo 141 del 20 de setiembre del 2011 la transferencia 2245 está ubicada
después de la transferencia 2252 que pertenece al pago masivo 140 y antes de la
transferencia 2247.
En pago masivo 144 del 29 de setiembre del 2011 las transferencias 2272 y 2273 están
ubicadas después de la transferencia 2261 y antes de la 2265 que está agrupada en pago
masivo 145.
2.1.5.3. En noviembre del 2011 se realizó el pago de 21 facturas de diferentes proveedores por
medio de una opción que presenta el módulo de bancos del Bos Ht llamada transferencia
externa, esta forma de pago se utilizó solo una vez, pero por lo observado en esos registros
se presenta el inconveniente de que en los reportes del Bos Ht no aparecen los nombres de
los proveedores, además se archivaron en el ampo que contiene los respaldos de la otra
forma de pago que realiza un registro por cada proveedor y a cada pago se le asigna un
consecutivo, por lo cual se hace difícil la ubicación física de ese pago masivo de facturas y
además no aparece ninguna nota aclaratoria en el ampo de archivo. El detalle de esas
facturas y los montos retenidos y depositados es el siguiente:
N° de factura Beneficiario Retención
2%
Total
depositado en
colones
F1220111110002
54
Instituto Costarricense de Acueductos
y Alcantarillados 0.00 558,648.00
2075337 Praxair Costa Rica S.A. 545.30 26,719.70
2073825 Praxair Costa Rica S.A. 545.30 26,719.70
0010601 Servicios Integrales de Limpieza S.A. 8,021.68 393,062.70
0010600 Servicios Integrales de Limpieza S.A. 24,062.27 1,179,051.40
3385 Servicios Analíticos SASA S.A 0.00 38,175.00
0021999 Siemens Enterprise Comunications CA 1,942.92 95,203.08
024155 Representaciones GMG 5,072.10 248,532.90
8660 Comercializadora AT del Sur S. A. 11,649.20 570,810.80
19103 Seguridad y Vigilancia Sevin Ltda 20,000.00 980,000.00
P-19983 Prelab 10,772.00 527,828.00
180691450 Compañía Nacional de Fueza y Luz
S.A. 71,966.90 3,526,378.10
2011-10-
000000716 Instituto Costarricense de Electricidad 0.00 682,860.00
2011-10-
000000515 Instituto Costarricense de Electricidad 0.00 5,580.00
0041074 Inmunolab Costa Rica, S.A. 4,208.75 206,229.16
2574 Consultores Químicos Internacionales,
S.A. 8,587.58 420,791.36
039798 City Courier, S.A. 0.00 47,343.42
039700 City Courier, S.A. 0.00 10,260.09
039631 City Courier, S.A. 0.00 97,123.49
71013 Tecno Diagnostica, S.A. 825.65 40,456.32
43248 Tecno Diagnostica, S.A. 0.00 125,859.68 Fuente: Ampo con los documentos de egresos, noviembre 2011, suministrado por el licenciado
Jacobo Vargas Alvarado.
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013
TTrreess RRííooss,, CCaarrttaaggoo,, CCeennttrrooaamméérriiccaa // tteell.. ((550066)) 22227799--99991111,, eexxtt..111144 yy 117722 // ffaaxx.. ((550066)) 22551188--00000044 Página 14 de 27
2.1.5.4. Las facturas que respaldan la compra de sangre de conejo en la mayoría de los casos son
fotocopias escaneadas y debe ser las originales las que respalden los pagos para justificar la
autenticidad de los mismos, además en las facturas no se observa el visto bueno con el
nombre del responsable del Centro de Referencia Bacteriología, que son los que utilizan ese
producto.
2.1.5.5. Existen varios cheques y transferencias con documentos adjuntos que no tiene el sello de
pagado entre los que se incluyen algunas facturas. Las siguientes transferencias y cheques
son ejemplos de esa situación:
N° de cheque o
transferencia Fecha Beneficiario Cuenta bancaria
35519 30/04/2012 Patricia Solano Méndez 660598-4
35520 30/04/2012 Daleth Barrantes Cruz 660598-4
35521 30/04/2012 Medio de Pago MP, S.A. 660598-4
35522 30/04/2012 Instituto Nacional de Seguros 660598-4
35523 30/04/2012 I.N.S. Pensiones OPC 660598-4
35524 30/04/2012 Inciensa (Comisión 1% del INS) 660598-4
35532 31/05/2012 Patricia Kaver Chacón 660598-4
2003 06/06/2011 Compañía Nacional de Fuerza y
Luz, S.A. Caja Única
2013 09/06/2011 Taller de Extintores Carvajal Caja Única
2023 20/06/2011 Ambiderm de Centroamérica
S.A. Caja Única
2033 20/06/2011 Santa Barbara Technology S.A Caja Única 2043 27/06/2011 Tecno Diagnóstica S,.A Caja Única 2053 28/06/2011 Digital Suministros S.A. Caja Única 2063 30/06/2011 Coopeservidores Caja Única 2073 30/06/2011 Venancio Salazar Artavia Caja Única 2083 04/07/2011 Sur Color S.A Caja Única 2103 14/07/2011 Impresos La Carpintera S. A. Caja Única 2243 19/09/2011 Sen Sistems Enterprise Caja Única 2403 01/12/2011 Analytical Instruments, S.A. Caja Única 2463 19/12/2011 Corporación Alfa Duran S.A. Caja Única
2473 20/12/2011 Consultores Químicos
Internacionales S.A Caja Única
2756 06/06/2012 Praxair Costa Rica S.A. Caja Única 2757 06/06/2012 Praxair Costa Rica S.A. Caja Única 2762 07/06/2012 Gas Natural Zeta S.A. Caja Única
2763 07/06/2012 Manejo Profesional de
Desechos Caja Única
2764 07/06/2012 In Vitro Diagnostics S. A. Caja Única
2765 11/06/2012 Instituto Costarricense de
Electricidad Caja Única
2766 13/06/2012 Salazar y Velásquez S. A. Caja Única 2767 13/06/2012 I.S. Productos de Oficina S.A. Caja Única 2769 13/06/2012 Soni Visión S.A Caja Única
2770 13/06/2012 Servicio de Monitoreo
Electrónico ALFA S.A. Caja Única
2771 13/06/2012 Laboratorios Químicos Arvi S,A. Caja Única 2772 13/06/2012 Jessica Morera Fernández Caja Única
Este cuadro continuará en la página siguiente.
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013
TTrreess RRííooss,, CCaarrttaaggoo,, CCeennttrrooaamméérriiccaa // tteell.. ((550066)) 22227799--99991111,, eexxtt..111144 yy 117722 // ffaaxx.. ((550066)) 22551188--00000044 Página 15 de 27
Continuación del cuadro anterior.
N° de cheque o
transferencia Fecha Beneficiario Cuenta bancaria
2773 13/06/2012 Fundevi (Fundación
Universidad C. R ) Caja Única
2780 14/06/2012 Repuestos y Reparaciones
Naranjo S.A. Caja Única
2781 14/06/2012 Fundauna Caja Única
2795 21/06/2012 Servicios Técnicos
Especializados S.A Caja Única
2826 11/07/2012 Uniformes Jireh FJ S.A Caja Única 2827 11/07/2012 Inversiones la Rueca S.A Caja Única 2834 11/07/2012 Pava de Grecia S.A Caja Única
2835 11/07/2012 Cadena Comercial Cartaginesa
S.A. Caja Única
Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.
2.1.5.6. Existen pagos parciales de órdenes de compra que contienen muchas líneas y que además
en ocasiones están constituidas por varios folios y si el pago que se realiza incluye solo
algunas líneas, en la orden de compra, adjunta al pago, no aparece resaltado que es lo que se
está pagando. Las siguientes transferencias son un ejemplo de lo observado:
N° de
transferencia Fecha Proveedor
Monto orden
de compra
Monto de
pago parcial
2759 06/06/2012
Servicios Especializados
en Ingeniería de
mantenimiento
¢800,000.00 ¢600,000.00
2815 04/07/2012 G & H Steinvorh, Ltda $1,881.10 $1,573.10
2885 06/08/2012 Biocientífica Internacional
S D R L Ltda. ¢3,596,100.00 ¢350,448.00
Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.
2.1.5.7. La transferencia 2783 del 20 de junio del 2012 por ¢348,180.00 se giró a nombre del Colegio
de Microbiólogos y Químicos Clínicos por la regencia para habilitar el uso de los laboratorios
del Inciensa y en respaldo del pago solo aparecen un oficio de esa institución indicando el
monto que se debe cancelar pero no se localizó la factura ni recibo de dinero.
2.1.5.8. Por medio de la transferencia 2850 del 26 de julio del 2012 se pagó al proveedor Servicio de
Monitoreo Alfa la factura 0000169 por ¢1,352,860.11, correspondiente al pago de la
vigilancia institucional del 14/05/2012 al 16/06/2012 y en la orden de compra 23142 se
establece que la contratación es por 12 meses a un precio unitario de ¢1,314,547.03,
existiendo una diferencia de ¢38,313.00 entre la factura y la orden de compra que no está
respaldada por ningún documento.
2.1.5.9. En la transferencia 2877 del 1 de agosto del 2012, a nombre de Pharma Alliance Group, S.A,
se cancelan las facturas 000030 y 000031 por $18,348.41 y $56.00 respectivamente, está
respaldada por la orden de compra 0000023275 con fecha del 18 de abril del 2012 y de ese
documento existen dos versiones, una por un monto de $18,348.41 y otra por $18,404.41 y
no se establece un detalle claro de cual sustituye a la otra.
2.1.5.10. El cheque 220 del 6 de octubre del 2011, de la cuenta corriente 968052-1, en dólares con
el Banco Crédito Agrícola, por un monto de $229.85, fue girado a nombre de la funcionaria
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013
TTrreess RRííooss,, CCaarrttaaggoo,, CCeennttrrooaamméérriiccaa // tteell.. ((550066)) 22227799--99991111,, eexxtt..111144 yy 117722 // ffaaxx.. ((550066)) 22551188--00000044 Página 16 de 27
María de los Ángeles Montero Campos, para que cancelara la inscripción en el 9° congreso
internacional Food Data Conference que se celebró en el Reino Unido, como respaldo se
adjunta documento oficial del Instituto de Investigación en Alimentos del Reino Unido
indicando el costo de la matrícula, pero no se observa factura y recibo de dinero. Según los
documentos adjuntos al cheque el trámite de pago lo realizó la funcionaria.
2.1.5.11. El cheque 360 del 23 de diciembre del 2011, de la cuenta corriente 134-312-8, en colones
con el Banco Nacional, se giro a nombre del Banco de Costa Rica, por un monto de
¢20,116,228.75, para pagar a Labor Hospitaltechnik, por medio de transferencia
internacional, el 40% del costo de las puertas del laboratorio de tuberculosis y no existe
factura original que respalde el pago, no existe documento que indique que el proveedor
recibió el dinero y no existe un visto bueno por parte de la proveeduría que indique que el
producto cumplió con lo solicitado.
2.1.5.12. Los comprobantes de cheques de la cuenta en colones #134-312-8 con el Banco Nacional
de Costa Rica y de la cuenta en dólares #968052-1 con el Banco Crédito Agrícola de
Cartago son una impresión del registro en el módulo de bancos del Bos Ht, y en ese
documento no se observan las firmas de los funcionarios acreditados, ante los bancos,
como firmantes de los cheques, de igual forma no se establecen claramente los espacios
para las firmas de hecho por, revisado por, aprobado por y recibido conforme.
2.1.5.13. Se interrumpió el consecutivo de los cheques de la cuenta 968052-1, en dólares con el
Banco Crédito Agrícola de Cartago al utilizar el número 225 el 27 de julio del 2012 y
continuar con el número 151 el 01 de agosto del 2012 utilizando consecutivamente a partir
de este número. Igual situación se presentó con los cheques de la cuenta 134-312-8 en
colones del Banco Nacional de Costa Rica, porque se concluye con el número de cheque
360 el 23 de diciembre del 2011 y el siguiente cheque confeccionado fue el número 721 el
20 de enero del 2012. Por esos cambios en el consecutivo no se observa ninguna nota
aclaratoria. Por medio del oficio AI 89-2012 del 7 de setiembre del 2012 la Auditoría Interna
le solicita a la Unidad Financiera Contable explicación de esos cambios y en oficio UFC-
154-12 del 11 de setiembre del 2012 indican que los cambios en la cuenta 134-312-8
corresponde a un error de comunicación con el Banco Nacional para la confección de
nuevas chequeras y sobre la cuenta en dólares corresponde a un error humano.
2.1.6. Observaciones sobre los registros contables
2.1.6.1. Las multas cobradas a proveedores por incumplimiento de las condiciones de compra no
son registradas en el asiento de la transferencia. En los documentos de respaldo, de la
transferencia, se encuentra la indicación de la proveedora institucional sobre la aplicación de
la multa, pero no se encuentra ningún documento sobre su registro y en algunos casos se
comprobó que no fueron registradas. Según indicación del licenciado Jacobo Vargas
Alvarado, asistente contador de la Unidad Financiero Contable, si el registro se hace en el
asiento de la transferencia se presentan problemas con la información en el módulo de
presupuesto, ya que este se basa en los registros del módulo de bancos y en presupuesto
no se registran esas multas.
En las contrataciones cuyo monto sobrepase el salario base se deben efectuar las
retenciones del 2% de la renta, tal como se establece en el artículo 23 de la Ley del Impuesto
sobre la Renta, esas retenciones se deben calcular sobre el total de la facturas y se
observaron dos transferencias en las que la retención se calculó sobre el resultado de
restarle al monto de la factura la multa. El detalle de la transferencia donde se observaron los
detalles mencionados son las siguientes:
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013
TTrreess RRííooss,, CCaarrttaaggoo,, CCeennttrrooaamméérriiccaa // tteell.. ((550066)) 22227799--99991111,, eexxtt..111144 yy 117722 // ffaaxx.. ((550066)) 22551188--00000044 Página 17 de 27
N° de
transferencia Fecha Beneficiario Detalle observado
2093 04/07/2011 Formularios para Negocios
FN, S.A.
No se registra multa en
asiento de transferencia y
en la retención del 2% se
basa en total de factura
menos multa
2096 05/07/2011 Analytical Instruments, S.A.
No se registra multa en
asiento de transferencia y
en la retención del 2% se
basa en total de factura
menos multa
2193 24/08/2011 Servicios Analíticos, Sasa,
S.A.
No se registra multa en
asiento de transferencia
2273 29/09/2011 Analytical Instruments, S.A. No se registra multa en
asiento de transferencia
2403 01/12/2011 Analytical Instruments, S.A.
No se registra multa en
asiento de transferencia y
no se observó registro en
módulo de contabilidad.
2651 25/04/2012 Analytical Instruments, S.A. No se registra multa en
asiento de transferencia
2799 21/06/2012 BiocientÍfica Internacional
SDR LTDA
No se registra multa en
asiento de transferencia,
en este pago se cancelan
dos facturas la multa por
una aparece en módulo
de contabilidad, de la otra
no se observa el registro
contable
2941 29/08/2012 Analytical Instruments, S.A. No se registra multa en
asiento de transferencia Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.
2.1.6.2. Se solicitó a la Dirección General de Tributación la valoración de las facturas de tres
proveedores que respaldan la emisión de pagos realizados por el Inciensa para determinar si
están conforme a los requisitos establecidos en el Reglamento de la Ley de Impuesto
General sobre las Ventas y el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
El ente fiscalizador tributario manifestó que no cumplen con uno de los requisitos el cual es
“…que el monto de la operación debe ser expresado en moneda nacional,…”
En oficio de la Dirección General de Tributación DGT-1805-05 del 18 de noviembre del 2005,
se detalla el criterio citado de la siguiente forma:
“Sobre el particular esta Dirección General le indica, que la facturación debe realizarse en moneda nacional, es decir, que en la emisión de facturas los montos que se consignen en la misma deberán calcularse en colones / Lo anterior tiene su fundamento en el artículo 18 del Reglamento de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, en el Inciso A) acápite 10, que establece: “(…) 10) Detalle de mercancía transferida o naturaleza del servicio prestado, preció unitario y monto de la operación expresada en moneda nacional. (…)” (el resaltado no es del original) / Por su parte, el artículo 9 del Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta, en el Inciso b) acápite 4) obliga al contribuyente a consignar en la factura el monto de la operación
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013
TTrreess RRííooss,, CCaarrttaaggoo,, CCeennttrrooaamméérriiccaa // tteell.. ((550066)) 22227799--99991111,, eexxtt..111144 yy 117722 // ffaaxx.. ((550066)) 22551188--00000044 Página 18 de 27
expresada en moneda nacional, es decir en colones, al establecer: / “(…) 4. Detalle de la mercancía transferida o naturaleza del servicio prestado, precio unitario y monto de la operación, expresado en moneda nacional. (…)” (el subrayado es propio) / El artículo 42 de la Ley Orgánica del Banco Central, establece como la unidad monetaria de la República de Costa Rica “el colón”, siendo obligación de consignar los montos de las operaciones en colones. / En consecuencia, es criterio de esta Dirección General que la factura debe estar expresada en moneda nacional, tal como lo disponen los artículos citados.”
2.2. Con relación a los ingresos
2.2.1. Cuando los depósitos son realizados por el Gobierno Central y la Caja Costarricense de
Seguro Social en las cuentas del Inciensa en ocasiones existe mucha diferencia entre la
fecha del depósito en el estado bancario y la fecha del recibo de dinero confeccionado en la
Unidad Financiero Contable, lo que provoca que no se disponga en los registros del sistema
Bos Ht el dato exacto de efectivo con que cuenta la Institución, los siguientes registros son
una muestra de esa situación:
Depositante Fecha de
depósito
Monto
depositado
Número
recibo
Fecha
recibo
Caja Cost. de Seguro Social 14/07/2011 ¢29,166,666.00 7555 29/07/2011
Gobierno Central 09/09/2011 ¢234,941,666.67 7629 30/09/2011
Gobierno Central 17/01/2012 ¢234,941,666.67 7733 25/01/2012
Caja Cost. de Seguro Social 17/02/2012 ¢29,166,666.00 7764 23/02/2012
Caja Cost. de Seguro Social 17/02/2012 ¢29,166,666.00 7765 23/02/2012
Caja Cost. de Seguro Social 17/02/2012 ¢29,166,666.00 7766 23/02/2012 Fuente: Ampos con cierres de caja suministrados por la licenciada Ileana Vargas Barrantes.
2.2.2. Por lo observado la encargada de confeccionar los recibos de dinero es la señorita Ana Livia
Zuñiga Noguera, Encargada de la Caja General y la Caja Chica, se observó que cuando son
realizados por otros funcionarios la mayoría de las veces no imprimen el sello de la Unidad
Financiero Contable, un ejemplo de lo observado se presenta en los siguientes recibos:
Recibo hecho por Numero
de recibo
Fecha de
recibo Monto
Alejandra Umaña Arguello 7590 22/08/2011 ¢29,166,666.00
Alejandra Umaña Arguello 7581 19/08/2011 ¢29,530.00
Alejandra Umaña Arguello 7593 31/08/2011 ¢57,852.00
Alejandra Umaña Arguello 7603 13/09/2011 ¢43,900.80
Ileana Vargas Barrantes 7813 09/04/2012 ¢220.00
José Miguel Cordero Rojas 7819 10/04/2012 $85.00 Fuente: Ampos con cierres de caja suministrados por la licenciada Ileana Vargas Barrantes.
2.2.3. Los recibos disponen de espacio para ubicar la “cuenta corriente” en que se depositarán los
fondos, un espacio de “depósito”, para indicar la forma en que se reciben los fondos, que
puede ser en efectivo, cheques o transferencias y otro espacio llamado “según
comprobante” para establecer el número de boleta de depósito cuando el ingreso fue
recibido en la Tesorería o el número que asigna el Banco cuando el depósito es tramitado
por terceros. Los espacios mencionados anteriormente en la mayoría de los casos no son
utilizados y solo en unos pocos recibos se establece la cuenta corriente, no se utiliza el
espacio para ubicar el número de comprobante y en varios recibos en el espacio de
“Deposito” se ubica el número de comprobante.
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013
TTrreess RRííooss,, CCaarrttaaggoo,, CCeennttrrooaamméérriiccaa // tteell.. ((550066)) 22227799--99991111,, eexxtt..111144 yy 117722 // ffaaxx.. ((550066)) 22551188--00000044 Página 19 de 27
2.2.4. Los depósitos que se reciben diariamente son archivados adjuntos a un documento llamado
“Cierre diario de caja” y se observó que en algunos casos los documentos adjuntos al
resumen contiene ingresos que fueron recibidos dos o más días atrás. Esa situación se
observó en los siguientes cierres de caja diarios:
Fecha del
cierre
N° de
recibo
Fecha de
recibo Monto ¢
Observación
sobre cierre
Cierre de caja
realizado por
01/06/2011
7516 4/05/2011 80.00 En cierre de
caja diario se
incluyen
recibos de dos
días.
Ana Livia Zuñiga N.
7540 1/06/2011 450.00
11/08/2011
7569 10/08/2011 4,705.36 En cierre de
caja diario se
incluyen
recibos de dos
días.
Alejandra Umaña
Argüello 7570 10/08/2011 660.00
7571 11/08/2011 8,000.00
16/08/2011
7574 16/08/2011 16,000.00 En cierre de
caja diario se
incluyen
recibos de dos
días
Alejandra Umaña
Argüello 7575 16/08/2011 38,500.00
7576 17/08/2011 49,720.00
18/08/2011
7577 18/08/2011 35,000.00
En cierre de
caja diario se
incluyen
recibos de dos
días
Alejandra Umaña
Argüello
7578 18/08/2011 8,000.00
7579 19/08/2011 109,000.00
7580 19/08/2011 3,820.00
7581 19/08/2011 29,530.00
7582 19/08/2011 18,995.63
31/08/2011
7568 10/08/2001 42,857.85
En cierre de
caja diario se
incluyen
recibos de
seis días
Alejandra Umaña
Argüello
7587 25/08/2011 172,689.40
7588 26/08/2011 19128.75
7889 25/08/2011 69,300.00
7590 22/08/2011 29,166,666.00
7591 30/08/2011 38,232.75
7592 31/08/2011 43,070.35
7593 31/08/2011 57,852.00
30/09/2011
7625 29/09/2011 19,289.63 En cierre de
caja diario se
incluyen
recibos de dos
días
Ana Livia Zuñiga N.
7626 30/09/2011 8,000.00
7627 30/09/2011 8,000.00
7628 30/09/2011 175,076.20
7629 30/09/2011 234,941,666.67
Fuente: Ampos con cierres de caja suministrados por la licenciada Ileana Vargas Barrantes.
2.2.5. Todos los ingresos que se reciben en la Caja General de Inciensa son depositados en los
Bancos por el mensajero, se revisó el control físico que se lleva en la Caja General para el
envió de los fondos y las boletas de depósito y se observó que no todos son registrados y en
esas anotaciones no aparece la firma o nombre de la persona responsable de la Tesorería
que entrega los fondos y documentos y no se detalla las devoluciones de dinero que realiza
el mensajero cuando no puede realizar los depósitos o cuando existe algún sobrante,
además el control es confuso ya que los registros carecen de descripción y se utiliza para
otros fines como entrega de cheques por deducciones a empleados y reintegros de caja
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TTrreess RRííooss,, CCaarrttaaggoo,, CCeennttrrooaamméérriiccaa // tteell.. ((550066)) 22227799--99991111,, eexxtt..111144 yy 117722 // ffaaxx.. ((550066)) 22551188--00000044 Página 20 de 27
chica que el mensajero debe tramitar y hacer efectivos. La siguiente es una muestra de
depósitos tramitados por el mensajero que no fueron incluidos en ese control:
# de
depósito Fecha # Recibo Monto Cuenta
2885 12/01/2012 7723 ¢8,000.00 660598-4
2887 13/01/2012 7725 ¢16,000.00 660598-4
2889 16/01/2012 7727 ¢17,698.80 660598-4
2905 07/02/2012 7748 ¢19,166.63 660598-4
2918 01/03/2012 7772 ¢800.00 660598-4
2940 28/03/2012 7808 ¢17,733.45 660598-4
2956 20/04/2012 7835 ¢16,000.00 660598-4 Fuente: Ampos con cierres de caja suministrados por la licenciada Ileana Vargas Barrantes.
2.2.6. Para la cuenta 660598-4 en colones con el Banco Crédito Agrícola de Cartago y la cuenta
968052-1 en dólares con el mismo Banco se dispone de un consecutivo de boletas de
depósito, suministradas por el Banco, estas se utilizan para registrar los fondos recibidos en
la Caja General de la Institución y se observó que no en todos los casos son utilizadas. Los
siguientes son depósitos realizados por la Cajera General durante el periodo del 1 de junio
del 2011 al 31 de mayo del 2012 sin utilizar boletas de depósito:
# de recibo Monto # de depósito del
Banco Fecha
7626 y 7627 ¢16,000.00 5845681 3/10/2011
7698 y 7699 ¢221,914.00 7734813 8/12/2011
7737 ¢43,506.40 9176687 27/01/2012
7745 ¢19,168.88 9433209 6/02/2012 Fuente: Ampos con cierres de caja suministrados por la licenciada Ileana Vargas Barrantes.
Las boletas de depósito son utilizadas solamente en las cuentas de la institución con el
Banco Crédito Agrícola de Cartago, para la cuenta #134-312-8 con el Banco Nacional no se
utilizan, lo que implica que en los registros de depósitos del módulo de control bancario, que
corresponden a las cuentas del Banco Crédito, por la numeración de los depósitos, se puede
identificar claramente cuales son tramitados por la Cajera General de Inciensa y en la cuenta
del Banco Nacional no es posible.
3. Conclusiones
El análisis de los diversos aspectos relacionados con los procedimientos de control interno
establecido para el control de los egresos y ingresos, permitió determinar la existencia de
debilidades que afectan el adecuado respaldo de esos registros, situaciones que pueden ser
generadas por la ausencia de procedimientos debidamente aprobados por el Consejo Técnico, que
regulen la forma de proceder.
Con respecto a los egresos existen debilidades en los controles con relación a identificar
claramente quienes realizan, revisan y aprueban el proceso de pago después de recibidas las
facturas. También se presentan debilidades en el proceso de archivo de la documentación,
observándose la ausencia de algunos documentos y respaldos con fotocopias. No se establece el
seguimiento requerido a las cuentas por cobrar a empleados por adelantos de viáticos ya que no
se encontraron algunas liquidaciones de viáticos y pagos de hospedajes que incluyen impuesto de
ventas, del cual la institución está exenta y no se observa ningún trámite de exoneración, existen
otros pagos a favor de los empleados como inscripciones a cursos y seminarios donde no se
encontraron las facturas originales. También la existencia de registros contables sin el detalle
suficiente como son el registro de las multas a proveedores y la anulación de cheques y
transferencias.
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013
TTrreess RRííooss,, CCaarrttaaggoo,, CCeennttrrooaamméérriiccaa // tteell.. ((550066)) 22227799--99991111,, eexxtt..111144 yy 117722 // ffaaxx.. ((550066)) 22551188--00000044 Página 21 de 27
Con relación a los ingresos se observa la ausencia de un procedimiento que uniforme las labores
que realizan todos los funcionarios ya que existen diferencias en los registros dependiendo del
funcionario que las efectúe, además no existe uniformidad en el trámite de los depósitos, unos se
envían a los Bancos con boletas de depósito y otro no, también se observa un débil control con
relación a los fondos y documentación de respaldo que se le entrega al mensajero para que efectúe
los trámites en los diferentes bancos porque no se refleja la entrega de los sobrantes de dinero en
los depósitos por montos mayores al efectivo entregado, la fecha de entrega y de devolución.
4. Recomendaciones
4.1. Con relación a los egresos
4.1.1. A la Dirección Administrativa
4.1.1.1. Realizar los trámites necesarios para que se apruebe e implemente el procedimiento de
pagos mediante cheques o transferencias electrónicas. (Resultado 2.1.1.)
4.1.1.2. Establecer claramente y por escrito las delegaciones en ausencia del titular de los
diferentes procesos que se realizan en la Unidad Financiero Contable. (Resultado 2.1.2.9.)
4.1.1.3. Definir un procedimiento para que los gastos de hospedaje, en que incurren los
funcionarios por las giras que realizan, sean exonerados del pago de impuestos. (Resultado
2.1.3.5.)
4.1.1.4. Girar instrucciones escritas a la Unidad de Proveeduría Institucional para aceptar
únicamente las facturas con montos unitarios y totales en colones, además que en los
documentos para tramitar los pagos a los proveedores se adjunte la comunicación por
escrito de que el bien o servicio fue recibido a satisfacción por parte del usuario y
establecer cómo práctica que cuando el pago de una orden de compra sea parcial se
resalte en ese documento las líneas que están siendo canceladas y que son las incluidas en
las facturas. (Resultados 2.1.2.4., 2.1.2.5., 2.1.2.6., 2.1.5.6., 2.1.5.8., 2.1.5.9. y 2.1.6.2.)
4.1.1.5. Girar instrucciones al encargado de la Unidad de Servicios Generales para que previo al
trámite de pago de los recibos por servicios públicos de luz, agua y teléfono anote en esos
documentos su nombre como indicación de que se autoriza el pago. (Resultado 2.1.2.4.)
4.1.2. A la Unidad Financiera Contable
4.1.2.1. Asignar en un funcionario el control de las cuentas por cobrar a empleados por adelantos
de viáticos y por otros pagos por adelantado a funcionarios como son las inscripciones a
cursos y seminarios, para que sean registradas en las cuentas correspondientes y se
establezca un adecuado seguimiento de las liquidaciones y facturas originales, que deben
entregar los funcionarios al concluir las giras, cursos o seminarios, además que verifique
que tanto las solicitudes de pago como las liquidaciones contengan las autorizaciones que
se requieren. (Resultados 2.1.3.1., 2.1.3.2., 2.1.3.3., 2.1.3.4., 2.1.3.6. y 2.1.5.10.)
4.1.2.2. Establecer de manera escrita las directrices relacionadas con los siguientes aspectos:
Todos los documentos que requieran la evidencia escrita de “confección, revisión, visto
bueno, elaboración y solicitudes de emisión de pago” deben contar con el nombre del
funcionario y no la firma. (Resultados 2.1.2.1., 2.1.2.2., 2.1.2.3., 2.1.2.4., 2.1.2.5., 2.1.2.6.,
2.1.2.7., 2.1.2.8. y 2.1.4.1.)
En todos los cheques confeccionados en el Inciensa y que luego son entregados a los
encargados de mensajería (los conductores de vehículos o el mensajero) para el trámite de
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013
TTrreess RRííooss,, CCaarrttaaggoo,, CCeennttrrooaamméérriiccaa // tteell.. ((550066)) 22227799--99991111,, eexxtt..111144 yy 117722 // ffaaxx.. ((550066)) 22551188--00000044 Página 22 de 27
pago o el hacerlos efectivos, se debe dejar la evidencia de esa entrega en la copia de los
cheques, solicitando que registren el nombre y número de cédula en el espacio de esos
formularios llamado “recibido conforme”. (Resultado 2.1.2.3.)
Imprimir el sello que indique “pagado con” y completar la información que contiene como
es: “documento N°, entidad y Fecha” a todos los documentos a los que se ha realizado un
trámite de pago, tal como todos los depósitos del salario neto a los funcionarios, las
facturas por servicios o mercancías. (Resultados 2.1.4.3. y 2.1.5.5.)
Dejar evidencia de los cambios de procedimientos en los registros de pago de tal manera
que el usuario interno o externo interprete la información financiera contable de manera
más expedita. (Resultado 2.1.5.3.)
4.1.2.3. Girar las instrucciones para localizar y archivar en el lugar correspondiente las
transferencias N°2461 y N°2479 que no fueron suministradas a esta Auditoría Interna y
solicitadas en oficio AI-085-2012 del 30 de agosto del 2012, de igual forma las
liquidaciones de viáticos que deberían estar adjuntas a las transferencias N°2149, N°2385,
N°2390, N°2506, N°2578, que fueron solicitadas en mismo oficio. También continuar
archivando las transferencias de acuerdo al consecutivo que establece el módulo de
bancos del Bos Ht y no considerar el consecutivo de la solicitud de pago masivo.
(Resultados 2.1.3.1., 2.1.5.1. y 2.1.5.2)
4.1.2.4. Solicitar al Centro Nacional de Referencia de Bacteriología la entrega de las facturas
originales por la compra de la sangre de conejo y que estas contengan el nombre del
funcionario de ese laboratorio que recibió la mercancía. (Resultado 2.1.5.4.)
4.1.2.5. Gestionar ante las personas jurídicas y los funcionarios el documento que justifica el pago
(factura) y adjuntarlo a los comprobantes de cheques y transferencias para los siguientes
casos:
Personas físicas o
jurídicas
Cheque o
transferencia Cuenta Monto
Resultado en
el que se
menciona
Colegio de
Microbiólogos y
Químicos Clínicos
Transferencia
N° 2783 Caja Única ¢348,180.00 2.1.5.7.
María de los Ángeles
Montero Campos Cheque N° 220 968052-1 $229.85 2.1.5.10.
Empresa Labor
Hospitaltechnik Cheque N°360 134-312-8 ¢20,116228.75 2.1.5.11.
Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.
4.1.2.6. Establecer la práctica de registrar por medio de asiento contable el ingreso por comisión
del 1% que se recibe del Instituto Nacional de Seguros, al efectuar la retenciones del
salario de los empleados por pólizas de vida, vehículo, préstamos y otros, que algunos
funcionarios han contratado con esa institución aseguradora, Realizar esos registros tal
como se acostumbra realizar las retenciones del 2% del impuesto sobre la renta.
(Resultado 2.1.4.2.)
4.1.2.7. Reactivar el uso de los comprobantes de cheques de la cuenta 968052-1 en dólares con el
Banco Crédito y 134-312-8 en colones con el Banco Nacional en los cuales se establece
claramente los espacios para registrar qué funcionario lo confección, quien lo revisó, quien
lo aprobó y quien lo recibió, además con el uso del papel carbón asegurarse de que
queden registradas las firmas de los funcionarios acreditados ante el banco para la firma de
esos documentos. (Resultado 2.1.5.12.)
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013
TTrreess RRííooss,, CCaarrttaaggoo,, CCeennttrrooaamméérriiccaa // tteell.. ((550066)) 22227799--99991111,, eexxtt..111144 yy 117722 // ffaaxx.. ((550066)) 22551188--00000044 Página 23 de 27
4.1.2.8. Establecer la práctica de detallar claramente por escrito las interrupciones al consecutivo
de cheques, la cual debe contener la aprobación de la Encargada del Proceso Contable y el
visto bueno del Director Administrativo y archivar una copia de ese documento en el lugar
donde se produjo la alteración en el consecutivo. (Resultado 2.1.5.13.)
4.1.2.9. Registrar las multas por incumplimiento de los proveedores y dejar la evidencia de ese
registro en los documentos adjuntos a la transferencia indicando las cuentas contables que
se afectan. Asimismo en los casos en que además de la multa se deba aplicar la retención
del 2%, calcularla sobre el monto neto de la factura. (Resultado 2.1.6.1)
4.2. Con relación a los ingresos
4.2.1. A la Unidad Financiero Contable
4.2.1.1. Asignar a la encargada de la Caja General acceso de consulta por internet a los estados de
cuenta de las diferentes cuentas, con el objetivo de que se registren oportunamente todos
los depósitos que realizan terceros. (Resultado 2.2.1.)
4.2.1.2. Completar toda la información que se requiere en el formulario de recibo de dinero, como
son: “cuenta corriente, depósito y según comprobante N°”, ubicando el sello de la Unidad
Financiero Contable en todos ellos. (Resultados 2.2.2. y 2.2.3.)
4.2.1.3. Resumir en el documento llamado “Cierres de caja diarios” únicamente los ingresos
percibidos en un día. (Resultado 2.2.4.)
4.2.1.4. Modificar el control físico de entrega de fondos y boletas de depósito al mensajero, para el
trámite bancario, de tal manera que en dicho control se establezca claramente lo que se
entrega al mensajero, quien se lo entrega y las devolución de documentos o fondos que
efectúa el mensajero después del trámite. En anexo N° 2 se presenta una propuesta de los
aspectos que debe contener el control de depósitos y en anexo N° 3 se presenta una
propuesta del control de los cheques que son entregados al mensajero para pago de
deducciones a empleados y cambios de reintegros de caja chica, ya que el control actual
no hace la separación entre los depósitos y trámites por cheques. (Resultado 2.2.5.)
4.2.1.5. Realizar todos los depósitos que tramita la Tesorería utilizando boletas de depósito y
solicitar para la cuenta 134-312-8 con el Banco Nacional boletas, esto con el fin de llevar
un control consecutivo de los depósitos que tramita la Encargada de Caja General de
Inciensa en todas las cuentas bancarias. (Resultado 2.2.6.)
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013
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Anexos
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TTrreess RRííooss,, CCaarrttaaggoo,, CCeennttrrooaamméérriiccaa // tteell.. ((550066)) 22227799--99991111,, eexxtt..111144 yy 117722 // ffaaxx.. ((550066)) 22551188--00000044 Página 25 de 27
Anexo N°1
Ajustes y comentario producto de la discusión del borrador del informe
1. Eliminación de resultados y recomendaciones
1.1. Se elimina el resultado del borrador del informe 2.1.5.12, que genero la recomendación 4.1.2.5.
en ese borrador, en el sentido de gestionar ante María Carranza Maxera el documento que
justifica el pago con el cheque 225 de la cuenta 968052-1 por $100.00. Se elimina esta
recomendación ya que la actividad que se pagaba no se realizó y la funcionaria devolvió el
cheque sin cambiar. En la Auditoría interna no se detectó la reversión contable ya que se realizó
por un monto diferente al original y en los documentos recibidos de la Unidad Financiero
Contable no se encontró evidencia de la devolución del cheque.
1.2. Se elimina el resultado del borrador del informe 2.1.6.2. que generó la recomendación 4.1.2.10.
en ese borrador, que establecía anular las transferencias y cheques, directamente del módulo
de control bancario y utilizar el método de anular mediante nota de crédito solo para los casos
en que el documento a anular esté registrado como un documento pendiente en la conciliación
bancaria. Se elimina esta recomendación por la explicación de la licenciada Ileana Vargas
Barrantes en el sentido de que el consultor contratado para la implementación de las NICSP
recomendó anular de la forma recomendada solo los movimientos realizados el mismo día y en
la mayoría de los casos las causas de la anulación no pueden ser detectadas el mismo día.
1.3. Se elimina el resultado del borrador del informe 2.1.6.3. que generó la recomendación 4.1.2.11.
en ese borrador, que establecía registrar las transferencias al Ministerio de Agricultura y
Ganadería, para los trámites de desalmacenaje, en una cuenta por cobrar, la cual se debe
descontar cada vez que realicen estos trámites. Se elimina esta recomendación al explicar la
licenciada Ileana Vargas Barrantes y la señora Alejandra Umaña Argüello que esas
transacciones ya no las registran en una cuenta por cobrar, sino que las registran como
mercadería en tránsito por desalmacenaje y posteriormente cuando ingresa la mercadería el
gasto incurrido en el desalmacenaje se suma al valor de la mercadería y se acredita la cuenta de
mercadería en tránsito
2. Comentario
En la discusión del informe el licenciado Jacobo Vargas Alvarado, indica, con relación al resultado
2.1.2.2. del borrador del informe y que también está presente en informe definitivo, que el formato
de impresión de las transferencias fue corregido y actualmente contiene los espacios para indicar
quien realiza, revisa y aprueba las transferencias.
AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013
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Anexo N°2 Propuesta para el control de entrega de fondos a depositar por mensajero
Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud
Tesorería
Control de depósitos tramitados por mensajero de Inciensa y recibo de comprobantes
Entrega de documentos a mensajero Mensajero entrega comprobantes
Fecha de
entrega
Número de
depósito
Descripción de
documentos
Monto por
depositar
Efectivo
entregado
Firma de
Mensajero
Firma de
Tesorero
Fecha de
entrega
Descripción de
documentos
Efectivo
devuelto
Firma de
Mensajero
Firma de
Tesorero
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Anexo N°3 Propuesta para el control de entrega de cheques que debe tramitar el mensajero
Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud
Tesorería
Control de entrega de cheques por deducciones a empleados y cambios de reintegros de Caja Chica
Tramitados por mensajero de Inciensa y recibo de comprobantes
Entrega de documentos a mensajero Mensajero entrega comprobantes
Fecha de
entrega
Número de
cheque Descripción de documentos Monto
Firma de
Mensajero Firma de Tesorero
Fecha de
entrega
Descripción de
documentos
Efectivo
entregado
Firma de
Mensajero
Firma de
Tesorero