TÉRMINOS DE REFERENCIA SELECCIÓN ABREVIADA DE …

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TÉRMINOS DE REFERENCIA

SELECCIÓN ABREVIADA DE OFERTAS PROCESO 0320 DE 2013

CONSULTORÍA PARA ESTRUCTURAR LOS ESQUEMAS METODOLÓGICOS, TECNOLÓGICOS Y ORGANIZACIONALES DEL CIO SECTORIAL.

Bogotá, D.C., octubre de 2013

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RECOMENDACIONES GENERALES Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar la labor de evaluación de las propuestas:

a) Leer cuidadosamente el documento de condiciones técnicas necesarias, antes de elaborar la propuesta.

b) Entender que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las condiciones estipuladas en los presentes Términos de Referencia.

c) Presentar la totalidad de la propuesta, en orden para facilitar su estudio, con índice y debidamente foliados.

d) La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que se estudiaron completamente las especificaciones, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que los Términos de Referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los bienes y servicios que se contratarán.

e) La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir su oferta económica y las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará-

f) La UPME podrá aplazar, suspender o terminar el presente proceso por fuerza mayor o caso fortuito o cualquier otro hecho no imputable a la UPME sin que tales hechos se puedan aducir por los oferentes o participantes para solicitar el reconocimiento y pago de algún tipo de indemnización..


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TERMINOS DE REFERENCIA

CAPÍTULO I. OBJETO Y GENERALIDADES DE LA CONTRATACIÓN

1.1 ANTECEDENTES

Según la Presidencia de la República mediante Ley 1151 de 2007 cada sector deberá contar con un coordinador de información sectorial que deberá entre otros aspectos:

Ser responsable por todos los aspectos de tecnología de la información (TICs) y sistemas en su sector Dirigir el uso de TICs para el logro de los objetivos sectoriales.

Alinear la gestión de su sector con su estrategia de tecnología, para garantizar la distribución más eficiente posible de información con el conocimiento de la tecnología y los procesos de negocios, y desde una perspectiva interdisciplinaria.

Dentro de los propósitos del CIO del sector minero energético están:

Garantizar el adecuado flujo de información intersectorial, intrasectorial, y con la finalidad de brindar acceso de los ciudadanos a la información correspondiente a los asuntos mineros y energéticos del país.

Creación (formulación) de planes sectoriales e institucionales de TICs: estos planes deberán contar con el concurso de las diferentes entidades adscritas y vinculadas del sector, apoyados especialmente por las direcciones generales y de sistemas (o quien haga sus veces) en la cada entidad. Estos planes sectoriales e institucionales de TICs requieren la aprobación de la Comisión Intersectorial de Sistemas.

Asistir trimestralmente al Comité Técnico de la Comisión Intersectorial de Sistemas y proponer los planes de TIC´s del sector.

Adicionalmente a lo anterior, La Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, ha sufrido un proceso de transformación mediante el cual se han asignado competencias a la nueva Oficina de Gestión de Información y que se encuentran definidos en detalle en el art. 10 del Decreto 1258 de 2013, el Decreto 4130 del 2010 y la Resolución Minminas 181836 del 28 de Octubre de 2008. Lo mencionado anteriormente evidencia nuevos retos y requerimientos para poder atender adecuadamente las necesidades de información sectoriales a través de la Oficina de Gestión de la información TI, identificando de manera clara y acorde con las realidades: su estructura organizacional, los aspectos metodológicos y la ruta tecnológica y los de corto y mediano plazo.


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En este sentido, se hace necesario que la UPME contrate los servicios de consultoría especializada, con lo cual se pretende se den lineamientos del CIO para administrar, ordenar, clasificar, respaldar y en general gestionar de manera óptima los activos de información del sector, como parte de la misión que tiene la UPME. 1.2 OBJETO Y CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN

1.2.1 OBJETO Y CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN

Estructurar los esquemas metodológicos, tecnológicos y organizacionales en el marco de las nuevas funciones de la Oficina de Gestión de Información de la UPME. 1.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Los objetivos específicos esperados en este estudio son los siguientes:

Evaluar integralmente la gestión de información que hace la UPME en comparación con mejores prácticas que sean afines a sus funciones en otros organismos y bajo metodologías reconocidas.

Recomendar esquemas de gobernabilidad de TIC para gestionar la información minera y energética.

Proponer la estructura funcional de la oficina de Gestión de la Información, acorde con las nuevas funciones.

Construcción de mapa de tendencias tecnológicas acorde con los requerimientos internos y externos que sean identificados en la evaluación.

Recomendar la estrategia de TI y su arquitectura tecnológica y evaluar los esquemas de seguridad y riesgos que se están definiendo actualmente.

Realizar un estimativo de inversiones para atender los requerimientos del CIO del sector minero-energético para los próximos cinco años.

Formulación estratégica del modelo de CIO requerido para el sector minero-energético que incluya recomendaciones sobre el escenario más adecuado, y la hoja ruta a seguir.

Revisar los estudios sobre TIC en los últimos cinco años realizados por el Ministerio de Minas y Energía, para conocer el estado en las TI del sector y sus flujos de información sectoriales y relacionados.

1.3 ALCANCE DEL ESTUDIO

Para cumplir con el objeto antes expresado, el consultor deberá tener en cuenta las actividades, sin limitarse a éstas que están contempladas en el formato de Características técnicas ofrecidas y garantizadas, que se detallan en el Anexo No. 1, el cual debe ser diligenciado por todos los proponentes, así como los objetivos específicos y entregables. 1.4 RESULTADOS ESPERADOS e INFORMES

El primer informe de avance: se deberá presentar a los 15 días de iniciado el contrato, Se deberán realizar reuniones para revisar los avances establecidos en el acta de inicio.


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El documento deberá incluir la definición del CIO para la UPME, respondiendo a los cuestionamientos de qué, cómo, cuándo, quien, donde y porque en relación a la información que gestiona y sus Tecnologías asociadas, sus roles, así como los resultados de la evaluación del estado actual de las TI en la Entidad en relación a sus flujos internos y externos.

El segundo informe representa el 50%, deberá presentar el cumplimiento del primer mes después de iniciado el contrato, que incluya análisis de brechas en: arquitectura tecnológica, proceso de gestión de información (que incluye desde la captura hasta la divulgación de la información), tecnologías, y servicios

brindados asociadas al concepto de CIO que se determine, conforme a los acuerdos en su conceptualización. Debe incluir escenarios de gobernabilidad y estrategias para abordar las nuevas funciones (ej. Decreto 4130 de 2011). Dentro de este informe deberá presentarse una propuesta de estructura organizacional de la oficina de gestión de información.

El informe final que representa el otro 50%, se deberá presentar al finalizar el plazo del contrato y deberá incluir: la hoja de ruta a seguir, la propuesta de arquitectura tecnológica óptima y las versiones finales de todos los entregables los demás documentos y resultados de conformidad con los objetivos específicos y el

alcance total de la presente contratación. Deberá incluir un estimativo de inversiones para atender los requerimientos del CIO del sector minero-energético para los próximos cinco años. Entregar un

documento ejecutivo con las conclusiones, acciones y recomendaciones del modelo propuesto.

Con el ánimo de cumplir con los estándares de la UPME en materia de información, el proponente deberá entregar los

productos bajo las siguientes especificaciones:

Informes escritos: Los informes, tanto los de avance como el final, deberán seguir las Normas ICONTEC para la

presentación de informes técnicos.

Formato Digital: El informe final debe ser entregado en formatos DOC, WEB, PDF, las tablas y datos de origen de las

gráficas del informe deben ser entregados en un archivo anexo en formato .xlsx. Dicho informe deberá ser entregado

en CD o DVD y probado de tal manera que pueda ser ejecutado y leído en los medios que dispone la UPME.

En todos los casos el producto se dará por recibido cuando esté integrado y operando en la plataforma tecnológica de

la UPME.

Los documentos que el consultor produzca en desarrollo del contrato deberán proporcionar información clara,

completa, actualizada, aplicable y verificable en forma sencilla sin redundancias ni procesamiento adicional.

1.5 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

Este proceso de contratación se rige por los principios contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política, por la Resolución UPME No 0036 del 1º de marzo de 2013 y por lo contenido en estos Términos de Referencia


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1.6 PRESUPUESTO ASIGNADO

El presupuesto asignado por la Unidad de Planeación Minero Energética para este proceso es de CIENTO SESENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS M/CTE ($ 165.000.000,oo), según certificado de disponibilidad presupuestal número 24613 del 10 de agosto de 2013, presupuesto que incluye todos los costos asociados directos e indirectos, IVA, retención en la fuente, garantías y cualquier otro costo o impuesto y los impositivos de ley en que incurra el proponente seleccionado para la ejecución del presente trabajo. 1.7 FORMA DE PAGO

La Unidad de Planeación Minero Energética realizará los pagos referentes a la presente consultoría contra entrega de los informes parciales y final. En consecuencia no se realizarán anticipos ni pagos anticipados. Los pagos se harán de la siguiente manera: La Unidad de Planeación Minero Energética realizará los pagos referentes al presente proyecto contra entrega de los

informes de avance y final de la siguiente manera:

Primer pago: 50% a la aprobación del segundo informe de avance de ejecución al vencimiento del primer

mes.

Segundo pago: 50% a la aprobación del informe final al vencimiento del término del contrato.

Los pagos se harán previa presentación del informe objeto de pago acompañado del certificado de cumplimiento de aportes parafiscales y seguridad social integral, certificación del cumplimiento expedida por el supervisor del contrato dando cumplimiento a los entregables del numeral 6.1 Anexo 1. Formato de características técnicas mínimas ofrecidas y garantizadas. Las facturas deben estar acompañadas de las copias legibles de los pagos efectuados al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, de acuerdo con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, o en su defecto del certificado expedido por el representante legal o revisor fiscal de la persona jurídica, según fuere el caso. Por cierre contable únicamente se recibirá facturación hasta el día 20 de cada mes, siempre y cuando el informe objeto de pago se encuentre aprobado por parte del supervisor del contrato. El contratista asumirá todos los impuestos, tasas o similares, que se deriven de la ejecución del mismo, de conformidad con las normas vigentes en la materia. 1.8 TERMINO DE DURACIÓN DEL CONTRATO

Se establece como periodo de ejecución hasta el 16 de diciembre de 2013, contado a partir de la fecha de suscripción del Acta de Iniciación, previa aprobación de las garantías exigidas en el respectivo contrato. 1.9 VALOR DE LA PROPUESTA

El proponente deberá indicar un único valor de la propuesta en pesos colombianos, el cual incluye todos los costos relacionados con ello. Se deberá precisar el valor correspondiente al IVA y el valor de la propuesta antes de IVA.


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Se rechazarán las propuestas parciales o alternas, o propuestas que superen el valor del presupuesto oficial asignado para este proyecto. 1.10 MODALIDAD DE CONTRATACIÓN

El artículo 43.3 de la Resolución UPME 0036 del 1º de marzo de 2013, dispone que se tramita bajo el procedimiento de solicitud abreviada de ofertas las contrataciones para “…La adquisición de bienes y servicios en cuantía superior a 100 SMMLV e igual o inferior a 300 SMMLV, se adelantarán mediante el procedimiento de Solicitud Abreviada de Ofertas”, y se seguirá el trámite previsto en los numerales 43.3.1 a 43.3.8 …” 1.11 CRONOGRAMA DEL PROCESO

ACTIVIDADES Desde Hasta

APERTURA Y PUBLICACION DE TÉRMINOS DEFINITIVOS 09 octubre de 2013

RECEPCIÓN ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS 09 octubre de 2013 15 octubre de 2013

RESPUESTA A LAS ACLARACIONES 16 octubre de 2013

CIERRE (ENTREGA DE PROPUESTAS) 22 octubre de 2013 03:00 p.m.

PUBLICACIÓN DE EVALUACIÓN EN PAGINA WEB O DISPONIBILIDAD EN SECRETARIA GENERAL

25 octubre 2013

RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES A LOS INFORMES DE EVALUACIÓN

28 octubre-2013 29 octubre-2013

RESPUESTA A OBSERVACIONES DE EVALUACIÓN EN PÁGINA WEB o SECRETARIA GENERAL

30 octubre-2013

SELECCIÓN PROPUESTA FAVORABLE PARA LA UPME 31 octubre2013

En el evento en que no se formulen observaciones al informe de evaluación, la selección se realizará en la fecha posterior al vencimiento del término de ésta actividad. 1.12 CONSULTAS DE LOS PROPONENTES

Los Términos de Referencia pueden ser consultados en la Secretaría General de la UPME, ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C. y en la página Web www.upme.gov.co;, podrán formular aclaraciones a dicho documento dentro de los dos días siguientes a la publicación en la página Web del mismo.. 1.13 ADENDAS

En el evento en que se efectúen cambios al presente documento, éstos se realizarán mediante adendas escritas, las cuales pasarán a formar parte del mismo. 1.14 INFORMES DE EVALUACIÓN



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La UPME deberá preparar informe detallados sobre el análisis y comparación de las propuestas, exponiendo las razones precisas en que se fundamenta la selección de la propuesta. Esta será comunicada a través de la página Web además permanecerá, para su consulta, en la Secretaría General de la UPME ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C., dentro del plazo establecido en el cronograma del proceso 1.15 TÉRMINO DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

El contratista se obliga a firmar el contrato dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la comunicación que le envíe la Unidad, acerca de la disponibilidad del contrato para la firma. Si el proponente favorecido no suscribe el contrato dentro del término indicado, el Ordenador del Gasto de la Unidad de Planeación Minero Energética mediante podrá seleccionar al proponente que ocupó el segundo lugar en orden de elegibilidad en la evaluación, siempre que su oferta sea favorable para la entidad y considerada como elegible. 1.16 PARTES QUE INTERVIENEN

1.17 LA UPME

Es la entidad con quien se firmará el contrato 1.18 FIDUCIARIA

Es la entidad que maneja los recursos de la Unidad y con quien se realiza los pagos y los actos que se deriven del mismo 1.19 SUPERVISOR

La supervisión de este contrato será ejercida por el Jefe de la oficina de Gestión de Información o a quien este designe. El Supervisor velará por los intereses de la misma y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza del contrato le sean propias. El Supervisor tendrá, entre otras, las siguientes funciones: a. Adoptar las medidas de control e intervención necesarias que garanticen la ejecución del contrato. b. Expedir la certificación sobre el cumplimiento del objeto contratado. c. Hacer seguimiento a las labores de EL CONTRATISTA. d. Verificar permanentemente que el CONTRATISTA cumpla con el pago de los aportes parafiscales y mantener vigente y al día los aportes de sus empleados y dependientes destinados al cumplimiento del presente contrato al sistema General de Salud y Pensión. e. Suscribir el acta de inicio. Corresponde al supervisor, expedir las aprobaciones y certificaciones a que haya lugar, respecto al cumplimiento de las obligaciones por parte de EL CONTRATISTA, en un término no mayor a ocho (8) días hábiles. Dentro del mismo plazo podrá realizar y remitir las objeciones, observaciones y/o solicitar las aclaraciones respecto de los informes presentados por EL CONTRATISTA, las cuales deberán ser atendidas por éste último en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles; igual término tendrá el supervisor, una vez recibida la respuesta por parte de EL


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CONTRATISTA, para expedir las aprobaciones y certificaciones a que haya lugar, o comunicar a la Dirección General sobre los motivos de su negativa. 1.20 CONDICIONES DEL CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN

Este contrato requiere para su perfeccionamiento: 1) Acuerdo sobre el objeto y contraprestación. 2) Que se eleve a escrito. 3) Que exista el respectivo registró presupuestal. Se considera perfeccionado el presente contrato cuando los anteriores requisitos queden cumplidos a entera satisfacción. Para su ejecución se requerirá aprobación de las garantías y firma de la respectiva acta de iniciación. 1.21 FIRMA DEL CONTRATO

Para la tramitación y legalización del contrato, el proponente favorecido deberá tener en cuenta lo siguiente: Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si el proponente seleccionado no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará a favor de la UPME, en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía. En este caso, igualmente la UPME podrá optar entre abrir un nuevo proceso o seleccionar, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la Entidad.. 1.22 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA

En caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales se pacta como clausula penal una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato 1.23 CESIÓN DEL CONTRATO

Se prohíbe al oferente seleccionado ceder total o parcialmente, a cualquier título, el contrato que se suscriba, salvo expresa aceptación de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME. 1.24 FORMAS DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO

Podrá darse por terminado el contrato suscrito por mutuo acuerdo entre las partes, o en forma unilateral por cualquiera de ellas como consecuencia del incumplimiento debidamente comprobado de cualquiera de las obligaciones derivadas del contrato. Igualmente si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control de EL CONTRATISTA o de LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-, la continuación de los servicios se hiciera imposible, las partes podrán dar por terminado el contrato que suscriban. Si por cualquier causa de fuerza mayor o caso fortuito que se encuentre fuera del control del oferente seleccionado o de LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA -UPME-, la continuación de los servicios se hiciera impracticable temporalmente, las partes podrán suspender el contrato por el tiempo que resulte


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estrictamente necesario para restablecer las condiciones normales del mismo, teniendo presente que de ninguna manera el tiempo total de duración del contrato podrá ser superior al término de duración del contrato. 1.25 GARANTIA ÚNICA A FAVOR DE LA UPME

La garantía única que presentará EL CONTRATISTA avalará el cumplimiento por parte suya de las obligaciones a su cargo surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante la vida del contrato y su liquidación y se ajustará a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado La garantía única se formalizará en una póliza de seguro o garantía bancaria constituida por EL CONTRATISTA a favor de la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGÉTICA y para particulares. Esta póliza se distribuirá en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecución del contrato:

Clase de Riesgos % Sobre el valor Vigencia

Cumplimiento del Contrato 20 Del Contrato La del contrato y seis (6) meses más.

Calidad del servicio 20 Del Contrato La del contrato y un año más

Salario y Prestaciones sociales 5 Del Contrato La del contrato y tres años más

1.26 ENTREGA Y RECIBO DEL OBJETO DEL CONTRATO

Los productos resultados del contrato, se recibirán en las instalaciones de la Unidad, ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C., o en el sitio en que se ubiquen las oficinas de la Unidad. No obstante el objeto del contrato deberá ser desarrollado por el contratista en sus propias instalaciones. 1.27 CORRESPONDENCIA

Toda la correspondencia que los proponentes envíen a la UPME, en virtud del presente proceso contractual, deberán dirigirla a la Secretaría General - Contratación - ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20 en Bogotá D.C. o vía correo electrónico a la Dirección: [email protected]. 1.28 PROPIEDAD DE LOS ESTUDIOS

Serán de propiedad de la UPME los productos objeto de la contratación. Lo relacionado con los derechos de autor se sujetará a lo establecido por la Ley 23 de 1.982 y demás normas complementarias. En el evento de requerirse el contratista deberá previo al pago final suscribir documento de transferencia de derechos de autor. Igualmente el contratista liberará a la UPME de toda responsabilidad por las acciones que inicien terceros en razón de las transgresiones de Derechos de autor, marca o patente como consecuencia de los productos o servicios que se contraten y que sean utilizados por el contratista para la ejecución del objeto de la contratación. En los eventos en que la UPME entregue para el desarrollo del objeto del contrato información considerada confidencial, el contratista deberá suscribir a la iniciación del contrato el respectivo acuerdo de confidencialidad. consecuencia de los productos o servicios que se contraten y que sean utilizados por el contratista para la ejecución del objeto de la contratación. En los eventos en que la UPME entregue para el desarrollo del objeto del


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contrato información considerada confidencial, el contratista deberá suscribir a la iniciación del contrato el respectivo acuerdo de confidencialidad. 1.29 INDEMNIDAD EN LOS SUBCONTRATOS

Queda expresamente entendido que no habrá vínculo laboral alguno entre la UPME y el oferente seleccionado o el personal que éste contrate para la realización de las actividades que constituyen objeto del contrato a suscribir. El contratista mantendrá indemne a la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME- contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por responsabilidad de cualquier naturaleza, ocasionados por el Contratista, sus subcontratistas (grupo de profesionales o sus proveedores), durante la ejecución de los servicios que se contraten. 1.30 VISITAS

La Unidad de Planeación Minero Energética se reserva el derecho a efectuar visitas al lugar donde desarrollan su actividad económica los oferentes y en la ejecución del contrato al respectivo contratista. 1.31 REVALUACION DEL CONTRATISTA (PROVEEDOR)

Para dar cumplimiento a lo establecido en la norma NTC 1000:2004, al vencimiento del término del contrato se realizará la reevaluación de proveedores por parte del supervisor del contrato siguiendo los siguientes criterios:

CRITERIOS REVALUACIÓN PROVEEDOR CALIFICACIÓN MÁXIMA

1. Calidad del producto o servicio 10, así: Excelente 10, bueno 8; regular 5 y malo 2

2. Oportunidad (cumplimiento Tiempo de entrega)

10, así: Excelente 10, bueno 8; regular 5 y malo 2

4. Reclamos sobre el producto o servicio 10, así: 0 quejas 10; de 1 a 5 , 5 y más de 6 se asigna 0 puntos

Nota: Promedio mínimo 6 puntos Promedio

1. La calidad del producto se tomará con base en la certificación expedida por el supervisor del contrato. 2. La de oportunidad con base en la fecha de entrega del producto ( fecha de radicación o acta de entrega) 3. Reclamos de productos para ello se tendrá en cuenta la información que al respecto señale el supervisor

del contrato. Esta reevaluación se dará a conocer por escrito al proveedor (contratista). Los parámetros para la calificación se establecen así:

Calidad o reclamos sobre el producto

10 puntos Ningún reclamo

8 puntos 1 a 2 reclamos

5 puntos 3 a 4 reclamos

2 puntos Más de 5 reclamos


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Oportunidad (cumplimiento tiempo de entrega)

Oportunidad (cumplimiento tiempo de entrega)

10 puntos Entrega en la fechas establecidas en el contrato

8 puntos Entrega entre 5 y 10 días después de la fecha establecida en el contrato

5 puntos Entrega entre 11 y 15 días después de la fecha establecida en el contrato

2 puntos Entrega después de 15 días de la fecha establecida en el contrato

1.32 ESTIMACION DE RIESGOS

RIESGO PROBABILIDAD DE

OCURRENCIA ASIGNADO (100%)

Variaciones o alteraciones sustanciales del mercado, en lo relacionado con mano de obra

Alta Contratista

Cambio en la concepción o alcance del estudio o análisis objeto del Contrato, por cualquier motivo

baja Contratista

Cambios regulatorios o normativos relacionados con la actividad que debe desempeñar el contratista

Baja Contratista

Incrementos en los tributos existentes

baja Contratista

Fijación de nuevos tributos Media Contratista


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2 CAPÍTULO II.

2.0 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Los interesados deberán presentar oferta y radicar su propuesta en la sede de la Unidad de Planeación Minero Energética ubicada en la Carrera 50 # 26 - 20, hasta el día y la hora señalada en el cronograma del proceso . Se tomará como hora oficial de entrega de la propuesta, la hora y fecha indicada en el reloj de radicación de la Unidad, a falta de esta, la hora legal que indique el reloj de la página Web de la Unidad. Vencido el plazo de presentación de ofertas, se procederá a abrir y verificar las propuestas presentadas, proceso del cual se levantará un acta. Si se presentan discrepancias entre el original y alguna copia prevalecerá el original. 2.1 FORMA DE PRESENTACIÓN

La propuesta deberá presentarse en idioma español, sin tachaduras ni borrones, en sobres separados debidamente cerrados, foliadas en orden ascendente (el original y la copia) , contestando en forma clara y precisa cada uno de los datos que se solicitan y anexando todos los documentos y formatos que se exigen y que son requisitos indispensables para la evaluación de la oferta; cualquier enmendadura que contenga la propuesta deberá ser aclarada y validada con su firma por el oferente en la misma propuesta. Adicionalmente, si fuere necesario la UNIDAD podrá solicitar que los oferentes aporten los formatos solicitados en este documento, diligenciados tanto en forma impresa como en medio digital. El original y las copias presentarán idéntica información, marcando claramente en cada sobre y carátula el nombre del proponente, dirección, números de teléfono, fax y correo electrónico. Los sobres que contienen las propuestas se marcarán así:

UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA, UPME SELECCIÓN ABREVIADA DE OFERTAS No. 320 de 2013

Propuesta para la contratación de: CONSULTORÍA PARA ESTRUCTURAR LOS ESQUEMAS METODOLÓGICOS, TECNOLÓGICOS Y ORGANIZACIONALES DEL CIO SECTORIAL.

Nombre del proponente: Dirección: Teléfono: Fax: E-mail: Original / copia 1


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Cada una de las partes que componen la propuesta, se llenará teniendo en cuenta las instrucciones y formatos contenidos en las presentes condiciones técnicas necesarias, sin efectuar cambios en su redacción original y conservando el orden establecido. Si el proponente quisiera adicionar alguna explicación o aclaración, deberá hacerla en carta separada y consignarla dentro de anexo debidamente numerado y foliado. Si se advierte alguna diferencia entre el original de una propuesta y su copia, prevalecerá la información consignada en el original. 2.2 DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA

Para ser evaluada la propuesta es requisito indispensable la presentación de los documentos descritos a continuación, los cuales serán objeto de verificación de cumplimiento más no de calificación, razón por la cual se consideran subsanables a título de adición, modificación o complementación. 2.2.1 DOCUMENTOS JURÍDICOS 2.2.1.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La carta de presentación de la propuesta se elaborará de acuerdo con el modelo establecido en el Formato anexo. En esta carta el oferente deberá indicar, de la información suministrada en su propuesta, cual es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter. 2.2.1.2 GARANTÍA DE SERIEDAD Los proponentes deberán presentar una garantía de seriedad de la propuesta para entidades estatales, a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética, -UPME- Nit. 830.000.282-1 por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial asignado para la presente contratación. La vigencia |de esta garantía será de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha del cierre de este proceso concursal inclusive. Igualmente se debe adjuntar el recibo de pago correspondiente a la prima por concepto de seguro de la respectiva póliza. Para el efecto deberá adjuntar a la propuesta el original del mismo. Dicha garantía deberá ser expedida por una compañía legalmente establecida en Colombia. La seriedad de la oferta también podrá ser garantizada por una entidad bancaria. La garantía deberá ser expedida por el Representante Legal de la entidad bancaria. En todo caso no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral. En el evento en que la oferta se presente en representación de una persona jurídica, la garantía de seriedad deberá ser expedida a nombre del proponente, vale decir la persona representada. En el evento de presentación conjunta de propuestas, la garantía de seriedad deberá expedirse a nombre de todos los integrantes del consorcio o de la unión temporal según el caso, debiéndose indicar en la respectiva garantía el nombre de las personas naturales o jurídicas que integran esta clase de conformación.


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En el evento de prórroga en el plazo de adjudicación, o para la suscripción del contrato o para la constitución de garantías o para el perfeccionamiento del mismo, el proponente deberá ampliar, por el periodo de la prórroga, el de la garantía de seriedad sí la vigencia inicial no cubre este nuevo término. El original de la garantía de seriedad y las copias de las ofertas les serán devueltas, previa solicitud, a todos los proponentes, cuando el proceso de evaluación termine sin la aceptación de oferta alguna. De la misma manera a los oferentes no favorecidos con la selección. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el seleccionado o contratista no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en estos Documentos de Condiciones Técnicas Necesarias, especialmente las relacionadas con la suscripción del contrato, constitución de las pólizas, contribución al perfeccionamiento del contrato dentro del término señalado y mantener lo ofrecido en su propuesta, se hará efectiva a favor de la UPME la póliza de seriedad de la propuesta. Lo anterior sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados a la UPME y no cubiertos por la cuantía de esta póliza y sin perjuicio de que la UPME pueda optar por seleccionar, dentro de los 15 días hábiles siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, si la propuesta presentada es favorable para la Entidad.. 2.2.1.3 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR Los documentos solicitados en este capítulo y otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en el Artículo 259 del Código de Procedimiento Civil, en concordancia con el Artículo 480 del Código de Comercio. Por lo tanto, deberán autenticarse por funcionarios competentes del país de origen, a su vez por el Cónsul Colombiano o Agente Diplomático, al autenticar los documentos el Cónsul o Agente Diplomático hará constar que la sociedad existente ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país, la firma del Cónsul o Agente Diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Apostilla: Cuando se trate de documentos que provienen de países que hacen parte de la convención sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos se extranjeros, se aplicará lo dispuesto en ésta convención. 2.2.1.4 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL Las Personas Jurídicas nacionales o extranjeras con sucursal o agencia en Colombia deberán presentar el certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anterior a la fecha de cierre del proceso contractual, donde acredite que su duración es mayor a la de la vigencia del contrato y un (1) año más. El objeto de la sociedad deberá permitir realizar el objeto de la presente contratación. Tratándose de personas jurídicas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia deberán aportar los siguientes documentos

i. Documento que acredite su existencia y su representación o su equivalente en el pais de origen, en donde se determine claramente el objeto y facultades del representante legal así como las limitaciones establecidas a este para poder contratar, el cual deberá tener fecha de expedición no


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mayor de treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del proceso contractual, donde acredite que su duración es mayor a la de la vigencia del contrato y un (1) año más.

ii. Documento de constitución de apoderado domiciliado en Colombia debidamente facultado para presentar la propuesta y celebrar el contrato cuando participe a título de oferente, así como para representarla extrajudicialmente, mediante la presentación del respectivo poder debidamente otorgado y legalizado.

iii. Los documentos otorgados en el exterior, deberán presentarse debidamente traducidos al idioma español, consularizados y refrendados por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia (Art. 259 del C. de P. Civil).).

Apostilla: Cuando se trate de documentos que provienen de países que hacen parte de la convención sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, se aplicará lo dispuesto en ésta convención. En caso de Consorcio ó Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado. Cuando el proponente pertenezca a otro tipo de asociación (que no sea comercial), deberá aportar el certificado equivalente expedido por la entidad competente. 2.2.1.5 ACTA DE JUNTA DE SOCIOS De conformidad con el certificado de existencia y representación legal, cuando el proponente sea persona Jurídica y su Representante Legal se encuentre limitado en razón a la cuantía u otro factor para representar debidamente a la sociedad en este proceso contractual, deberá presentar el acta o extracto de junta de socios, en la cual se le autoriza para presentar la oferta y celebrar el correspondiente contrato en caso de que sea seleccionado. 2.2.1.6 DOCUMENTO ORIGINAL DE CONSTITUCION DE CONSORCIO O UNION TEMPORAL Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante. Mediante un documento se designará la persona que los representará, señalando las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. En caso de unión temporal, se indicará a la UPME la participación que tendrá cada uno de sus integrantes. Los consorcios o uniones temporales constituidas se comprometen a permanecer consorciados durante el término de la vigencia del contrato sus prórrogas y término de liquidación del contrato. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integren el consorcio o unión temporal. Los términos y extensión de la participación en la Unión Temporal no podrán ser modificados. Si la propuesta es conjunta, deberá ser presentada por la persona que represente el consorcio o la unión temporal. En todo caso, a la propuesta deberá anexarse el documento original de conformación de consorcio o unión temporal. La responsabilidad de los miembros del consorcio o la unión temporal se regirá por las normas vigentes en la materia.


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Toda la información y documentación solicitada acerca de los proponentes debe ser presentada por cada una de las personas que integran el consorcio o unión temporal. En el evento de suscribir contrato la Unión Temporal o Consorcio deberá solicitar el número de Registro Único Tributario- RUT - ante la DIAN y la facturación deberá realizarla la modalidad conformada. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más. Cuando se obre en ejercicio de poder especial, es necesario que en el mismo se exprese concretamente que se otorga la facultad de participar en el presente proceso contractual, suscribir el contrato o contratos que de ella se deriven, para su ejecución, representación judicial y extrajudicial, por lo menos por el término del contrato y un (1) año más. Las ofertas deberán estar suscritas por el representante legal o su equivalente de la firma, consorcio o unión temporal, quien debe tener facultades específicas y vigentes para contratar y estar autorizado para comprometerla en cuantía igual o superior al valor de la oferta. 2.2.1.7 FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CEDULA DE CIUDADANIA DE LA PERSONA NATURAL O REPRESENTANTE LEGAL DE LA PERSONA JURÍDICA O UNION TEMPORAL O CONSORCIO 2.2.1.8 FOTOCOPIA DEL RUT DE LA PERSONA JURÍDICA y /o NATURAL 2.2.1.9 CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL Para las personas jurídicas, el Revisor Fiscal cuando este exista de acuerdo a los requerimientos de ley y/o el Representante Legal si no estuviere obligado a tener aquel, deberá presentar una certificación en la cual conste que la firma se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y seguridad social, cuyo periodo debe comprender un término no inferior a seis (6) meses (ley 789 del 2002). En el evento en que el proponente sea un consorcio o unión temporal, cada una de las personas naturales o jurídicas que lo integren deberá acreditar que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta. Tratándose de personas naturales deberán allegar la última planilla de pago de aportes a la seguridad social integral. 2.3 CAPACIDAD FINANCIERA. La UPME declarará la viabilidad o no viabilidad de los proponentes, en lo referente al conjunto de indicadores financieros que a continuación se enuncian Que el proponente posea como mínimo un capital de trabajo equivalente al veinticinco por ciento ( 25%) del valor del presupuesto oficial. El capital de Trabajo se calculará como el resultado de la siguiente fórmula: Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente. Que el proponente dispone de una solvencia (liquidez), mayor o igual a uno (>=1). La solvencia se calculará como el resultado de la siguiente fórmula: Solvencia (liquidez) = Activo Corriente / Pasivo Corriente.


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Que el proponente tiene un nivel de endeudamiento inferior al 70%. El endeudamiento se calculará como el resultado de la siguiente fórmula: Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total. 2.3.1 El proponente deberá suministrar en la propuesta, el Balance General detallado, Estados de Resultados

del año 2012 y Notas a los Estados Financieros del mismo periodo, estos documentos deben estar suscritos por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal si el proponente está obligado a tenerlo. De la misma manera, estos documentos serán objeto de verificación, mas no de calificación. Tratándose de personas naturales deberán presentar estos documentos suscritos por un Contador Titulado con Tarjeta profesional.

2.3.2 El proponente deberá adjuntar fotocopia de la Tarjeta Profesional del contador y revisor fiscal en caso de requerirse éste último; de igual forma se debe anexar el certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores. Dichos certificados deberán encontrarse vigentes al momento de la fecha de cierre de este proceso.

Para el caso del estudio financiero de los consorcios o uniones temporales, se sumarán los respectivos activos, pasivos y patrimonios y cada uno de los integrantes deberá anexar la documentación aquí solicitada. Tratándose de personas jurídicas extranjeras, la acreditación se realizará conforme al régimen legal del país, respectivo. 2.4 OFERTAS CONSIDERADAS HÁBILES Se entiende que las ofertas presentadas son hábiles si cumplen con la totalidad de los requisitos señalados en los documentos de Condiciones Técnicas Necesarias., no se aceptan propuestas parciales, condicionadas ni propuestas alternativas técnicas o económicas. 2.5 RETIRO DE LAS OFERTAS Los originales de las ofertas, una vez sean entregadas en la sede de la UPME, no podrán ser retiradas por los oferentes. La copia de las mismas, junto con la póliza de seriedad de la oferta, podrá ser retirada por los oferentes no favorecidos, una vez adjudicado o declarado desierto el concurso. 2.6 PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCIÓN DE ERRORES PRODUCTO DE OPERACIONES ARITMÉTICAS En la evaluación de la oferta se determinará si existen errores en el producto de las operaciones aritméticas de los precios de la misma, caso en el cual la UPME hará las correcciones correspondientes. Las correcciones establecidas en las ofertas, serán de forzosa aceptación para el proponente en relación con los precios en caso de que se le adjudique el contrato. Si el oferente rehúsa aceptarlas, se hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en cuyo caso se celebrará el contrato con el oferente calificado en segundo lugar, si la propuesta resulta conveniente para la entidad.


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3 CAPÍTULO III.

RECHAZO DE PROPUESTAS 3.1 CAUSALES DE RECHAZO Una propuesta será rechazada cuando se presente al menos cualquiera de las siguientes causales:

a) Cuando se compruebe confabulación entre los oferentes. b) Cuando el oferente haya tratado de interferir, influir o informarse indebidamente del análisis de las

propuestas. c) Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con

nombres diferentes. d) Cuando la propuesta sea presentada en forma extemporánea. e) Cuando el plazo máximo de ejecución exceda el exigido en este documento. f) Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual

condición en otra u otras entidades diferentes, que también estén participando en el presente proceso g) Cuando el proponente presente información que no coincida con la realidad, una vez la Entidad haya

verificado la información y consultado su veracidad. h) En consorcios ó uniones temporales cuando en el documento de constitución se omita la firma de uno

de sus integrantes. i) El encontrarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en la ley. j) No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos en el presente

documento. k) Cuando no se presente los documentos indicados en el capítulo II. y/o su presentación o

diligenciamiento no cumpla con lo exigido en cada documento, o no se subsanen dentro del término indicado por la UPME, o en la forma solicitada por la UPME.

l) Cuando se trate de Consorcios o Uniones temporales se aplicarán todas las anteriores a cada uno de sus integrantes.

m) Cuando la propuesta exceda el presupuesto oficial estipulado. n) No cumplir con las especificaciones técnicas mínimas exigidas en el capítulo IV o) Presentar propuestas alternas, parciales o establezca condiciones contractuales diferentes a las

indicadas en el presente documento p) Las demás contempladas en la Constitución, la Ley y en el presente documento.


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4 CAPÍTULO IV.

ANÁLISIS, COMPARACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS 4.1 ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS La UPME analizará y comparará todas las ofertas que cumplan las condiciones exigidas y que por lo tanto no hayan sido descartadas, de acuerdo con lo establecido en el presente documento de Términos de Referencia. Se procederá a la comparación de las propuestas, con el propósito de seleccionar el proponente más favorable para la entidad, teniendo en cuenta todos los criterios de evaluación estipulados en el presente documento de términos de referencia. El ofrecimiento más favorable es aquél que, teniendo en cuenta los factores de escogencia indicados en el presente capítulo, obtenga el mayor puntaje. Para hallar el puntaje total se sumarán los puntajes de las evaluaciones técnica y económica resultantes. El Comité Evaluador hará un informe indicando un orden de elegibilidad de las propuestas con destino al Director de la Unidad. Previamente a la selección, el informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la Secretaría General de la UPME y en la página Web de la Unidad, por el término indicado en el cronograma del proceso, para que los proponentes conozcan los resultados y presenten las observaciones que estimen pertinentes en el plazo que se indique, plazo en el cual no se podrá completar, adicionar o mejorar las propuestas. Las observaciones debidamente radicadas dentro del término previsto, serán resueltas y según sus resultados se seleccionará. 4.2 CRITERIOS DE DESEMPATE En caso de presentarse igualdad de puntajes entre dos o más proponentes, se escogerá aquél que tenga el

mayor puntaje en el factor nivel académico y experiencia del grupo básico de profesionales, si persistiere el

empate se escogerá aquel que si aún continúa el mismos el mismo, se escogerá a la propuesta que cumpla con el

mayor porcentaje de participación en el grupo básico de profesionales para apoyo a la industria nacional de

conformidad con lo previsto en la Ley 816 de 2003 ; continuando el mismo se escogerá a quien haya ofertado

menor valor, en su defecto la escogencia se realizará en audiencia pública mediante sorteo con la utilización de

balotas, para lo cual se señalará fecha y hora.

4.3 CRITERIOS, DEFINICIONES Y PUNTAJES PARA LA EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA


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Los factores que se tendrán en cuenta para la evaluación de ofertas, representan un puntaje máximo de 1000

puntos, distribuidos así:

Tabla

FACTORES DE EVALUACIÓN PUNTAJE PARCIAL

PUNTAJE TOTAL

OFERTA TÉCNICA 800

1. Nivel académico y experiencia del grupo básico de profesionales

400

2. Experiencia del proponente 400

OFERTA ECONOMICA 200

Valor de la propuesta 200

PUNTAJE TOTAL 1000

4.4 DEFINICIONES BÁSICAS PARA EVALUACIÓN DE EXPERIENCIA Y NIVEL ACADÉMICO

4.4.1 EXPERIENCIA ESPECÍFICA

4.4.1.1 DEL PROPONENTE

Estimada en número de contratos. Corresponde al número de contratos certificados elaborados en la temática objeto de la presente consultoría. El número mínimo de contratos específicos exigidos al proponente para poder participar es de dos (2) y el término de duración de los mismos tiene que ser igual o superior a tres (3) meses. La temática de los proyectos exigidos debe estar relacionada directamente con:

1. Planeación estratégica sectorial de TICS (obligatorio). 2. Arquitectura empresarial (obligatorio). 3. Implementación de metodologías de gobernabilidad en TICS.

4.4.1.2 DEL GRUPO BÁSICO DE PROFESIONALES

Está constituido por el grupo de profesionales temáticos que define la UPME como el equipo mínimo de trabajo

para la ejecución del proyecto. A continuación la Unidad especifica el perfil mínimo requerido en materia de

educación y experiencia. La síntesis de la experiencia específica y estudios de los profesionales que conforman el

Grupo Básico debe relacionarse en el Formulario No. 3.


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La calificación del grupo básico de profesionales será de cuatrocientos (400) puntos. El grupo básico de profesionales que se presente no podrá ser cambiado sin previa autorización del supervisor del contrato nombrado por la UPME para tal fin. El grupo básico de profesionales estará conformado por los perfiles básicos del personal solicitado y relacionados en la siguiente tabla, cuyo cumplimiento es de carácter obligatorio, es decir, de no cumplirse como mínimo con este perfil profesional y experiencia, se rechaza la propuesta: Tabla N°

Cargo Perfil Profesional Experiencia

Un (1) Experto en arquitectura

empresarial (Director o

Coordinador de Grupo).

1) Ingeniero con Postgrado en

Sistemas de Información o

profesiones afines o con Máster en

sistemas de información.

Además debe acreditar al menos dos de las

siguientes certificaciones

PMI

COBIT

CGEIT

TOGAF

ZACHMAN Institute

Diez (10) años de

experiencia en

Gerencia de Proyectos,

Informáticos

estratégicos, ó, VTeIC

(Vigilancia Tecnológica

e Inteligencia

Competitiva) o

gobernabilidad TICS.

Un (1) Experto en arquitectura

de información: Ingeniero de Sistemas o Afines, con

Posgrado en Sistemas de Información o Arquitectura Empresarial de Software, o

certificado en una de las siguientes

certificaciones:

SOA Architect Professional

Sun Certified Enterprise Architect

Microsoft Certified Architect

Open Group Certified Architect

IBM Certified Solution Designer -

Rational Software Architect

Business Intelligence-BI

ITIL

Cobit

Cinco (5) años de

experiencia profesional,

relacionada con alguna

de las siguientes

actividades:

Análisis, diseño e

Implementación

de sistemas de

información ó

Arquitecto de

proyectos de TI

Implementación de

metodologías de

gobernabilidad

TICS

Un (1) Experto en sistemas de

información

Ingeniero, Economista o Administrador, con

postgrado en sistemas de información o afines

Cinco (5) años de experiencia relacionada con diseño, desarrollo e


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implementación de sistemas de información.

Un (1) Experto en

aseguramiento de la calidad

Cualquier profesional con certificación de

auditoría en calidad ISO 9000 o en sistemas

de seguridad de información ISO 27000.

Cinco (5) años de experiencia relacionada en sistemas de aseguramiento de calidad y/o auditorias de calidad

4.4.2 NIVEL ACADÉMICO DEL GRUPO BÁSICO DE PROFESIONALES

Se clasifica según las categorías descritas en la tabla de puntuación. Para que el profesional sea evaluado según

estos niveles académicos, debe haberse graduado y acreditar su nivel académico anexando copia del título

obtenido o de la respectiva acta de grado.

4.5 CERTIFICACIONES

La experiencia específica del proponente y el nivel académico y experiencia específica del Grupo Básico de

Profesionales, deben certificarse debidamente para ser evaluadas. Las certificaciones de experiencia deben ser

legibles y especificar la labor desarrollada y/o el objeto del contrato, así como la fecha de iniciación y finalización de

labores. Igualmente, las certificaciones deben ser suscritas por la dependencia encargada de estos trámites, o en

su defecto por el representante legal de la entidad o empresa. Las certificaciones para acreditar experiencia

podrán ser objeto de verificación. De igual manera, la información suministrada en los formularios anexos que no

esté certificada no será evaluada.

Así no se tenga en cuenta el título profesional (pregrado) para efecto de calificación, se debe presentar copia del

mismo como constancia de la formación profesional. Los trabajos realizados para la Unidad no requieren

certificación pero debe informarse el número de orden o contrato y la fecha de realización. No se aceptarán otros

documentos irrelevantes, tales como certificaciones de asistencia a seminarios, talleres, congresos, simposios, etc.

Toda la documentación aportada para demostrar experiencia o estudio, debe ser presentada en idioma castellano

o acompañada de traducción oficial al idioma castellano efectuada por traductor público autorizado conforme a las

leyes vigentes.

4.6 EVALUACIÓN DE LA OFERTA TÉCNICA

El comité evaluador valorará el componente técnico de las propuestas y aquella(s) que no obtenga(n) un puntaje

igual o superior al 80% del máximo puntaje técnico no serán consideradas para evaluar el puntaje económico.

El desglose de estos factores es el siguiente:


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4.6.1 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DE LA FIRMA PROPONENTE

Este factor evalúa la experiencia específica del proponente. El proponente deberá diligenciar la información

solicitada en el Formulario No. 2 del Anexo 1, relacionando la experiencia específica del proponente en contratos

finalizados. Se debe adjuntar en la propuesta copia digital en formato Word o Excel del formulario diligenciado

para el proponente.

Los datos registrados en el Formulario No. 2 deberán tener las respectivas certificaciones, en las cuales se

especificarán el objeto del contrato, la fecha de finalización y/o iniciación y la duración en años y fracciones.

Contratos no certificados no serán evaluados.

Cuando la experiencia específica provenga de actividades de docencia universitaria en temática relacionada con

la experiencia específica únicamente, la valoración se calculará así: el tiempo completo será equivalente al

tiempo total certificado en meses, medio tiempo corresponderá al 50% del tiempo total certificado y profesor de

cátedra equivaldrá al 25% de tiempo total certificado, en meses. En caso de que la experiencia provenga de

vinculación laboral, la certificación deberá indicar además de la fecha de ingreso y retiro, las funciones

desempeñadas por el profesional en el ejercicio de su cargo.

Para el caso de consorcios o uniones temporales, la valoración de este factor corresponde a la experiencia

demostrada por cada firma, ponderada según la participación dentro de la Unión Temporal o Consorcio.

Tabla N°

Distribución del puntaje para la evaluación de la experiencia del proponente:

No. De proyectos 1 2 3 4 5 6 o

más

Puntaje SE

RECHAZA

CUMPLE.

0 PUNTOS 250 300 350 400

4.6.2 NIVEL ACADÉMICO Y EXPERIENCIA DEL GRUPO BÁSICO DE PROFESIONALES

En este factor únicamente se evaluará al grupo básico de profesionales, con base en la información que debe

diligenciar el proponente en los Formularios No. 3 y 4.

Para la evaluación de este factor, el proponente deberá adjuntar para cada uno de los integrantes del grupo básico

de profesionales y en el orden aquí indicado las siguientes certificaciones:

i. Fotocopia del título profesional universitario o acta de grado


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ii. Matrícula profesional de los profesionales que de la ingeniería lo requieran (artículo 11 de la ley 842 de

2003).

iii. Certificaciones de su experiencia específica, expedida por el contratante, indicando objeto del contrato,

fecha de finalización e iniciación y duración del mismo (año y fracción).

iv. Fotocopia de los títulos o actas de grado de estudios superiores realizados de pregrado y postgrado.

Cuando la experiencia específica provenga de actividades de docencia universitaria en temática relacionada

únicamente con la experiencia específica, la valoración se hará así: el tiempo completo será equivalente al tiempo

total certificado en meses, medio tiempo corresponderá al 50% del tiempo total certificado y profesor de cátedra

equivaldrá al 25% de tiempo total certificado, en meses. Lo anterior procederá siempre que la certificación no

exprese tácitamente el tiempo total laborado. Si el tiempo es dado en horas, cien (100) horas se tomarán como

equivalentes a un mes.

En caso de que la experiencia provenga de vinculación laboral, la certificación debe indicar la fecha de inicio y

finalización del contrato, o la duración del mismo, indicando el cargo y las funciones o actividades desempeñadas

por el profesional en el ejercicio de su cargo.

Cuando presenten experiencias de trabajo simultaneas en un espacio de tiempo determinado NO SE SUMARAN

LOS TIEMPOS en la evaluación.

Los datos registrados en los Formularios No.3 y 4 deben tener las respectivas certificaciones, en las cuales se

especificarán el objeto del contrato y la duración en años y fracciones y la fecha de finalización. Contratos no

certificados no serán evaluados.

Para el ejercicio de las diferentes profesiones acreditadas por el Ministerio de Educación Nacional, la experiencia profesional se computará a partir de la terminación y aprobación del pensum académico de educación superior. Todo lo anterior de conformidad con lo establecido (ARTICULO 229 DEL DECRETO 19 DEL 2012, Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública). Se exceptúa de la aplicación de éste Decreto las profesiones que se rigen por la ley 842 de 2003 sobre la cual se deberá tener en cuenta el concepto emitido por la Sala de Consulta y Servicio Civil.- Radicación 11001-03-06-000-2008-00048-00.

Tabla

Un (1) Experto en Arquitectura Empresarial (Director o Coordinador de Grupo), (160 puntos)

NIVEL ACADEMICO/AÑOS 10 11 12 13 14 15 16 o

más

MAESTRIA o DOCTORADO 80 100 120 140 160 160 160

ESPECIALIZADO 60 80 100 120 140 160 160

UNIVERSITARIO 40 60 80 100 120 140 160

Un (1) Experto en Arquitectura de Información, (80 puntos)


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más


ESPECIALIZADO 30 40 50 60 70 80 80

UNIVERSITARIO 20 30 40 50 60 70 80

Un (1) Experto en sistemas de información, (80 puntos)


más


ESPECIALIZADO 30 40 50 60 70 80 80

UNIVERSITARIO 20 30 40 50 60 70 80

Un (1) Experto en aseguramiento de la calidad, (80 puntos)


más


ESPECIALIZADO 30 40 50 60 70 80 80

UNIVERSITARIO 20 30 40 50 60 70 80

NOTA: En caso de acreditarse estudios de especialización, maestría o doctorado, este título

debe estar relacionado con alguna de las siguientes temáticas: Ingenierías de sistemas o afines, electrónica o afines. Así mismo con cada uno de los perfiles exigidos en el numeral 4.4.1.2

Sólo se considerarán contratos certificados con una duración igual o mayor a tres (3) meses. La valoración del

Nivel académico y experiencia del Grupo Básico de Profesionales se hará con base en los años de experiencia

específica y en el nivel académico, debidamente certificados.

El personal propuesto no puede ser cambiado sino en la ejecución del contrato pero siempre y cuando sea como

resultado de circunstancias de fuerza mayor caso fortuito, previa autorización del supervisor, quien dado el caso

verificará que el profesional o grupo de profesionales propuestos cumplan con los mismos requisitos exigidos en

los términos de referencia.

4.7 EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA

El valor total de la propuesta económica no podrá ser superior al presupuesto oficial asignado a este proyecto

ni inferior al 95% del mismo incluido IVA.


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En su oferta, el proponente debe incluir el valor de la propuesta desagregando el valor del IVA y sin cifras

decimales.

Se asignarán 200 puntos a la propuesta económica que oferte el menor valor antes de IVA y en forma

inversamente proporcional a las demás propuestas, siempre y cuando satisfagan en su totalidad los objetivos y

alcances del trabajo. De lo contrario, le será asignado un puntaje de cero por lo defectuosa.

4.8 EVALUACIÓN TOTAL DE LA PROPUESTA

El puntaje total de evaluación de cada propuesta corresponde a la sumatoria de los puntajes parciales obtenidos

en la evaluación de la propuesta técnica y la propuesta económica. El comité evaluador se reserva la facultad de

verificar la información suministrada por los proponentes y solicitar aclaraciones respecto de la documentación

aportada sin que dicha solicitud implique mejora en la propuesta.

Precio Propuesta de menor valor, antes de IVA Precio Propuesta del proponente i, antes de IVA

Puntaje Propuesta Económica del Proponente i = x 200


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CAPÍTULO V. FORMATOS

5.1 FORMATO CARTA DE PRESENTACIÓN

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Señor DIRECTOR UPME Ciudad __________________________________, mayor de edad, vecino de _______________ identificado con la cédula de ciudadanía número ________ expedida en _____________, en mi calidad de representante legal (o suplente o apoderado) de la sociedad (unión temporal, consorcio) _________, legalmente constituida y domiciliada en ___________ de conformidad con las condiciones que se estipulan en los términos de referencia, presento la siguiente propuesta para el proyecto CONSULTORÍA PARA ESTRUCTURAR LOS ESQUEMAS METODOLÓGICOS, TECNOLÓGICOS Y ORGANIZACIONALES DEL CIO SECTORIAL.

En caso de que sea aceptada, la firma (o consorcio o unión temporal) se compromete a firmar el contrato correspondiente. Declaramos así mismo: 1. Que tengo (tenemos) el poder legal para firmar y presentar la propuesta, comprometiendo únicamente

al proponente. 2. Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni

en el contrato probable que de ella se derive. 3. Que no nos hallamos incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad para suscribir el contrato.

Igualmente, no estamos incursos en prohibiciones especiales para contratar. 4. Que conozco las especificaciones técnicas y garantizo (garantizamos) que los servicios ofrecidos

cumplen con los requisitos en ellas exigidas. 5. Que conocemos el contenido de los términos de referencia y sus anexos y que aceptamos sus

condiciones. 6. Que el término de duración de la presente Consultoría es de ___________ meses 7. Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las Garantías requeridas, dentro de los

tres ( 3 ) días hábiles siguientes a la firma de éste. 8. Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente Contratación. 9. Que el valor total de mi oferta es de : $ ______________________ discriminado así: 10. Valor total antes de impuestos $ ______________ IVA $ ______ 11. Que la presente propuesta consta de _________ folios debidamente numerados.


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El (los) suscrito (s) señala(n) como dirección comercial, número de teléfono y Fax a donde se puede remitir o enviar por correo , realizar notificaciones y comunicaciones relacionadas con esta propuesta, los siguientes: Nombre de la Empresa ______________________________________ Dirección _________________________________________________ Teléfono _________________________________________________ Fax ________________ Ciudad ______________ Correo Electrónico _______________ Atentamente, ___________________________________ Nombre del Representante Legal ____________________________________ Firma del Representante Legal


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5.2 FORMULARIO No. 2 EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROFESIONAL PROPONENTE (1) Nombre del proponente: _____________ _

Nombre del proyecto

Entidad Contratante Objeto del contrato Duración

(años y/o fracción)

Fecha de:

Iniciación Finalización

(1): Ver definición de experiencia específica del proponente.


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5.3 FORMULARIO No. 3 RELACIÓN DEL GRUPO BÁSICO DE PROFESIONALES PROPUESTO PARA EL ESTUDIO (Diligenciar la información solicitada en este formulario, para EL GRUPO BÁSICO DE PROFESIONALES asignado al proyecto Nombre del proponente: _______________________________________________

NOMBRE DE LOS

PROFESIONALES

CARGO EN EL

PROYECTO

TÍTULO

PROFESIONAL

Año

GRADO

ESTUDIOS DE POSGRADO

EXPERIENCIA ESPECIFICA(1) (en meses)

Esp

ecia

lizac

ión

Mae

strí

a

Doc

tora

do

(1): Ver definición de experiencia específica de los profesionales. Indicar la experiencia específica de cada uno de los profesionales (en años y fracción). El detalle de esta experiencia específica se consignará en el formulario No. 4.


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5.4 FORMULARIO No. 4

EXPERIENCIA ESPECÍFICA (1) DEL GRUPO BÁSICO DE PROFESIONALES

NOMBRES Y APELLIDOS:

CARGO A OCUPAR:

DOMICILIO: DIRECCION:

TELEFONO: FAX:

CÉDULA N°: PASAPORTE N°:

LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO:

EXPERIENCIA ESPECÍFICA (1)

NOMBRE DEL PROYECTO

ENTIDAD Actividad desempeñada FECHA DE Duración

(años y/o fracción) Iniciación Terminación

TOTAL EXPERIENCIA ESPECÍFICA EN MESES

suma experiencia específica3

Certifico mi intención y compromiso de participar en el estudio en caso de resultar elegida la propuesta.

___________________________________

Firma del profesional

(1): Ver definición de experiencia específica

(2): Diligenciar este formato para cada uno de los profesionales del GRUPO BÁSICO DE PROFESIONALES.

(3): Debe ser coherente con la información del formato No. 3


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5.5 FORMULARIO No. 5

RAZONES FINANCIERAS AÑO ANTERIOR (2012)* CTAS QUE LO CONFORMAN BALANCE Miles $

Resultado %

CAPITAL DE TRABAJO (Igual al 25% del valor del presupuesto

Activo Corriente - Pasivo Corriente

Activo corriente $

Pasivo corriente $

LIQUIDEZ ( >=1 )

Activo Corriente / Pasivo Corriente

Activo corriente $

Pasivo corriente $

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO ( < 70% )

Pasivo Total / Activo Total

Pasivo Total $

Activo Total $

Firma, _________________________ __________________________ El contador y/o Revisor Fiscal Representante Legal Nombre Nombre


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CAPITULO VI 6.1 ANEXO 1. FORMATO DE CARACTERISTICAS TÉCNICAS MINIMAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS DE OBLIGATORIO DILIGENCIAMIENTO

No. Características Mínimo Exigido por la UPME OFRECIDO Y GARANTIZADO (si o no)

1. Evaluar integralmente la gestión de información que hace la UPME en comparación con mejores prácticas que sean afines a sus funciones en otros organismos y bajo metodologías reconocidas

Documento donde analice los aspectos tecnológicos y organizacionales y de gestión de información de la UPME. Revisar los estudios sobre TIC en los últimos cinco años realizados por el Ministerio de Minas y Energía, para conocer el estado en las TI del sector y sus flujos de información sectoriales y relacionados.

2 Proponer la estructura funcional de la oficina de Gestión de la Información, acorde con las nuevas funciones

Propuesta de estructura organizacional de la Oficina de Gestión de Información.

3. Recomendar los esquemas de gobernabilidad de TIC de la gestión de la información minera y energética

Documento que incluya evaluación del grado de madurez TI, los grupos temáticos y su intervención en la recopilación y sus flujos de información que llegan a la UPME y sus entidades, analizando proceso QA/QC de los datos Recomendaciones sobre lo qué se debe hacer, cuándo y cómo debe hacerse, con quienes con información sectorial estratégica y soportada bajo TI adecuada. En otras palabras, como aplicar las metodologías recomendadas.

4. Recomendar la estrategia de TI y su arquitectura tecnológica.

Documento que contenga la estrategia de TI y su arquitectura, la infraestructura dentro de las mejores prácticas, esquemas de seguridad y riesgos en la UPME.


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5. Construcción de mapa de tendencias tecnológicas

Análisis de Tecnologías utilizadas en la UPME y el sector, posibilidades de integración y sus flujos de información Esquemas funcionales, recursos humanos y técnicos para garantizar la sostenibilidad de flujos de información eficientes. Alineación del Plan Estratégico de Sistemas de la UPME con el proyecto de implementación de sistemas misionales sectoriales.

6. Estimativo de inversiones de la Oficina de gestión de información para atender el CIO del sector minero-energético

Deberá incluir un estimativo de inversiones para atender los requerimientos del CIO del sector minero-energético para los próximos cinco años.

7. Formulación estratégica del modelo de CIO requerido para el sector minero-energético que incluya recomendaciones sobre el escenario más adecuado, y la hoja ruta a seguir

Consolidación de todas las evaluaciones y recomendaciones realizadas en el desarrollo del proyecto que lleven a la caracterización del modelo a seguir, los tiempos y las fases en que se debe implementar.

8. Entrega Final Dos copias del Informe final del documento que contenga todos los tópicos y soportes sobre el desarrollo de la Consultoría en medio magnético e impresos, así mismo un resumen ejecutivo.

9. Recomendaciones para los entregables.

Tener en cuenta los siguientes factores para la elaboración de los documentos como principios generales:

Alinear la estrategia TI con la estrategia del negocio.

• Dar a conocer la estrategia y metas de la UPME en todos los niveles de la organización. • Establecer estructuras organizacionales que faciliten la implementación de las estrategias y el logro de las metas. • Insistir en el establecimiento de una metodología para la Gobernabilidad TI. • Medir la performance de las TI en uso en la empresa El PROPONENTE deberá llevar a cabo el desarrollo del plan del proyecto (De acuerdo a la metodología del PMI u otras metodologías actuales sobre el tema

El proponente deberá diligenciar este formulario el cual no deberá estar condicionado a requerimientos inferiores, en tal evento se rechazará la propuesta.


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MINUTA ORDEN DE CONSULTORIA No. XXXXXXX Entre los suscritos, ANGELA INES CADENA MONROY, mayor de edad, identificada con la cédula de ciudadanía No. 41.749.946 expedida en Bogotá, quien actúa como Directora General de la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGETICA “UPME”, designada Decreto de nombramiento No. 1708 del 15 de agosto de 2012 y acta de posesión 000085 del 16 de agosto del mismo año; e incorporada nuevamente según Decreto No. 1413 del 2 de julio de 2013 y acta de posesión 000081 de la misma fecha, con base en la modificación de la estructura de la Unidad de Planeación Minero Energética, adoptada mediante Decreto 1258 del 17 de junio de 2013, de una parte, y por otra XXXXXXXXXX mayor de edad, domiciliad- y residente en esta ciudad , identificad- con la cédula XXXXXXX ,quien en su condición de XXXXX, obra en nombre y representación de la xxxxxxxxxx, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá D.C., Nit No. xxxxxxx, encontrándose debidamente facultad- para suscribir el presente documento y quien en adelante se denominará el CONTRATISTA, hemos convenido celebrar la presente orden de consultoría contenida en las siguientes cláusulas y previas las consideraciones que a continuación se expresan: CONSIDERACIONES: 1. Que según la Presidencia de la República mediante Leyes 1151 de 2007 y 2008 (cada sector deberá

contar con un coordinador de información sectorial que deberá entre otros aspectos: Ser responsable por todos los aspectos de tecnología de la información (TICs) y sistemas en su sector; dirigir el uso de TICs para el logro de los objetivos sectoriales y alinear la gestión de su sector con su estrategia de tecnología, para garantizar la distribución más eficiente posible de información con el conocimiento de la tecnología y los procesos de negocios, y desde una perspectiva interdisciplinaria.

2. Que los propósitos del CIO del sector minero energético están: Garantizar el adecuado flujo de información intersectorial, intrasectorial y con la finalidad de brindar acceso de los ciudadanos a la información correspondiente a los asuntos mineros y energéticos del país; la creación (formulación) de planes sectoriales e institucionales de TICs, estos planes deberán contar con el concurso de las diferentes entidades adscritas y vinculadas del sector, apoyados especialmente por las direcciones generales y de sistemas (o quien haga sus veces) en cada entidad, igualmente estos planes sectoriales e institucionales de TICs requieren la aprobación de la Comisión Intersectorial de Sistemas, por lo que se deberá asistir trimestralmente al Comité Técnico de la Comisión Intersectorial de Sistemas y proponer los planes de TIC´s del sector.

3. Que adicionalmente a lo anterior, la Unidad de Planeación Minero Energética –UPME-, ha sufrido un proceso de transformación mediante el cual se han asignado competencias a la nueva Oficina de Gestión de Información y que se encuentran definidos en detalle en el artículo 10 del Decreto 1258 de 2013, el Decreto 4130 del 2010 y la Resolución Minminas 181836 del 28 de Octubre de 2008.


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4. Que dado lo anterior se evidencian nuevos retos y requerimientos para poder atender adecuadamente las necesidades de información sectoriales a través de la Oficina de Gestión de la información TI, identificando de manera clara y acorde con las realidades: su estructura organizacional, los aspectos metodológicos y la ruta tecnológica y los de corto y mediano plazo.

5. Que en tal sentido, se hace necesario que la UPME contrate los servicios de consultoría especializada, con lo cual se pretende se den lineamientos del CIO para administrar, ordenar, clasificar, respaldar y en general gestionar de manera óptima los activos de información del sector, como parte de la misión que tiene la UPME.

6. Que la UPME, de conformidad con el Manual Interno de Contratación de UPME y teniendo en cuenta que son de obligatorio cumplimiento para las entidades de orden nacional, para la celebración de esta contratación , ha dado estricto cumplimiento en la aplicación de los principios de transparencia, economía, responsabilidad y selección objetiva tal como se acredita con la documentación que a ese respecto respalda la gestión administrativa que ha ejecutado la UPME, la cual reposa en sus dependencias por lo tanto, dio apertura al proceso de solicitud abreviada de ofertas No. xxxxx de 2013, a través de la página Web de la Unidad

7. Que según consta en Acta de Apertura del XXXXX del año en curso, presentaron propuesta dentro del término indicado en el cronograma de fechas del proceso xxxxxx de 2013: XXXXX

8. Que la Dirección General de la UPME, acogiendo la recomendación del Comité Evaluador, SELECCIONA la propuesta presenta por xxxxxxxx, teniendo en cuenta técnica y económicamente resulta ser la más favorable para la Unidad.

9. Que por las razones anteriormente expuestas, se celebra la presente orden de consultoría la cual se regirá por las siguientes

CLÁUSULAS: PRIMERA: NATURALEZA - La presente orden de consultoría se rige por las disposiciones comerciales y civiles que le resulten aplicables.

SEGUNDA: OBJETO- El contratista se obliga a estructurar los esquemas metodológicos, tecnológicos y organizacionales del CIO sectorial dentro del nuevo rol de la oficina de gestión de información de la UPME, todo de conformidad con la propuesta y los Términos de Referencia los cuales forman parte integral

de la orden de consultoría. PARÁGRAFO PRIMERO: Queda expresamente entendido por las partes de la presente Orden que el mismo no genera ningún tipo de relación laboral entre ellas. PARÁGRAFO SEGUNDO: El resultado objeto la orden de consultoría será de propiedad exclusiva de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME. En consecuencia, el CONTRATISTA se abstendrá de divulgarlo u obtener provecho económico en nombre propio y/o de terceros. TERCERA: DURACIÓN - El término de duración de la orden será hasta el 16 de diciembre de 2013, término contado a partir de la firma del Acta de iniciación, previo registro presupuestal y aprobación de las garantías solicitadas CUARTA: VALOR.- El valor de la presente orden es de XXXX PESOS M/CTE ($ XXX) de los cuales XXXXXX PESOS M/cte ($ XXXX) corresponde al valor de la Consultoría y xxxxxxx PESOS M/cte ($ xxxxxx) al IVA. QUINTA: FORMA DE PAGO- El CONTRATANTE, previa autorización de la UPME, realizará los pagos de la siguiente manera: a. La suma de XXXXXX PESOS M/cte ($ XXXX) correspondiete al 50%; al vencimiento


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del primer mes de ejecución previa presentación del primer informe de avance, certificado de cumplimiento y recibo a satisfacción expedida por el supervisor, b. La suma de xxxxxxxxx PESOS M/cte ($ xxxxxx) equivalente al otro 50 %; al vencimiento, al vencimiento del término de ejecución del mismo, previa aprobación del informe final, certificado de cumplimiento y recibo a satisfacción expedido por el supervisor. PARÁGRAFO PRIMERO: Para realizar los pagos acordados, se deberá presentar la facturación acompañada de los comprobantes de pago al sistema de seguridad social integral en la forma y términos señalados en el parágrafo 2º del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, y normas modificatorias. PARÁGRAFO SEGUNDO: Las facturas o cuentas de cobro se deberá expedir a nombre del Patrimonio Autónomo No. 310504 con Nit 830.053.105-3, PARÁGRAFO TERCERO: Para efectuar el último pago, el Supervisor deberá además certificar sobre el cumplimiento por parte del CONTRATISTA de los aportes parafiscales y seguridad social integral durante la vigencia la orden de consultoría, así como certificar que el CONTRATISTA cumplió con lo previsto en el objeto la orden de consultoría y demás obligaciones aquí estipuladas. PARÁGRAFO CUARTO: El CONTRATISTA por medio del presente documento acepta someterse a los procedimientos establecidos en el contrato de fiducia para su pago, especialmente que el CONTRATANTE solamente efectuará los pagos a que hacer referencia la presente cláusula, con recursos del Patrimonio Autónomo, previa instrucción de pago por parte de la UPME.

SEXTA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.- El CONTRATISTA deberá cumplir con las obligaciones que surjan del desarrollo de las actividades relacionadas con el objeto de esta contratación y

particularmente, con las siguientes: 1. Evaluar integralmente la gestión de información que hace la UPME en comparación con mejores prácticas que sean afines a sus funciones en otros organismos y bajo metodologías reconocidas., 2. Recomendar esquemas de gobernabilidad de TIC para gestionar la información minera y energética, 3. Proponer la estructura funcional de la oficina de Gestión de la Información, acorde con las nuevas funciones, 4. Realizar la construcción de mapa de tendencias tecnológicas acorde con los requerimientos internos y externos que sean identificados en la evaluación, 5. Recomendar la estrategia de TI y su arquitectura tecnológica y evaluar los esquemas de seguridad y riesgos que se están definiendo actualmente., 6. Realizar un estimativo de inversiones para atender los requerimientos del CIO del sector minero-energético para los próximos cinco años, 7. Formulación estratégica del modelo de CIO requerido para el sector minero-energético que incluya recomendaciones sobre el escenario más adecuado, y la hoja ruta a seguir, 8. Revisar los estudios sobre TIC en los últimos cinco años realizados por el Ministerio de Minas y Energía, para conocer el estado en las TI del sector y sus flujos de información sectoriales y relacionados. 9. . El contratista debe realizar los siguientes informes: i) Primer informe: se deberá

presentar a los 15 días de iniciado la orden de consultoría, Se deberán realizar reuniones para revisar los

avances establecidos en el acta de inicio.El documento deberá incluir la definición del CIO para la UPME, respondiendo a los cuestionamientos de qué, cómo, cuándo, quien, donde y porque en relación a la información que gestiona y sus Tecnologías asociadas, sus roles, así como los resultados de la evaluación del estado actual de las TI en la Entidad en relación a sus flujos internos y externos, ii) El segundo informe representa el 50%, deberá presentar el cumplimiento del primer mes

después de iniciado la orden de consultoría, que incluya análisis de brechas en: arquitectura tecnológica, proceso de gestión de información (que incluye desde la captura hasta la divulgación de la información), tecnologías, y servicios brindados asociadas al concepto de CIO que se determine, conforme a los acuerdos

en su conceptualización. Debe incluir escenarios de gobernabilidad y estrategias para abordar las nuevas funciones (ej. Decreto 4130 de 2011). Dentro de este informe deberá presentarse una propuesta de estructura organizacional de la oficina de gestión de información, iii) El informe final


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que representa el otro 50%, se deberá presentar al finalizar el plazo del contrato y deberá incluir: la hoja de ruta a seguir, la propuesta de arquitectura tecnológica óptima y las versiones finales de todos los entregables los demás documentos y resultados de conformidad con los objetivos específicos y el alcance total de la

presente contratación. Deberá incluir un estimativo de inversiones para atender los requerimientos del CIO del sector minero-energético para los próximos cinco años. Entregar un documento ejecutivo con

las conclusiones, acciones y recomendaciones del modelo propuesto.10. Presentar todos los documentos escritos, tanto los de avance como el final, siguiendo las Normas ICONTEC para la presentación de informes técnicos, 11. Presentar en formato digital el informe final, el cual debe ser entregado en formatos DOC, WEB, PDF, las tablas y datos de origen de las gráficas del informe será entregado en un archivo anexo en formato .xlsx. Dicho informe deberá estar contenido en CD o DVD y probado de tal manera que pueda ser ejecutado y leído en los medios que dispone la UPME, 12 La UPME dará por recibido a satisfacción, en todos los casos cuando el producto esté integrado y operando en la plataforma tecnológica de la Unidad, 13. Asegurar que todos los documentos producidos en desarrollo de la Orden de consultoría, proporcionen información clara, completa, actualizada, aplicable y verificable en forma sencilla sin redundancias ni procesamiento adicional, 14. El contratista deberá utilizar en el desarrollo del objeto la orden de consultoría el grupo de profesionales propuestos el cual no se podrá cambiar sino por circunstancias de fuerza mayor y caso fortuito, debidamente demostradas y previa autorización y aceptación del Supervisor la orden de consultoría, quien dado el caso verificará que el profesional o grupo de profesionales propuestos cumplan con los mismos requisitos exigidos en los términos de referencia y con el puntaje mínimo asignado en la evaluación de la propuesta presentada, 15. Atender sin dilación y responder a la UPME por todo reclamo laboral o contractual que surja durante la vigencia o con posterioridad a la terminación la orden de consultoría, que se origine directa o indirectamente en la orden de consultoría, 16 El contratista deberá garantizar el personal que destinará para la prestación del servicio de qué trata la presente contratación de conformidad con la Ley 789 de 2002 y 828 de 2003, permanecerá afiliado al sistema de seguridad social integral, 17. Mensualmente el CONTRATISTA deberá demostrar ante el supervisor el pago de aportes parafiscales y seguridad social integral, 18. Responder ante terceros por los daños generados a personas y bienes por causas imputables al CONTRATISTA, 19. Ejecutar la orden de consultoría con autonomía administrativa, técnica y financiera, quedando entendido que no habrá vínculo laboral alguno entre el personal utilizado por el CONTRATISTA y EL CONTRATANTE, 20. En caso que la UPME sea objeto de cualquier reclamación judicial o extrajudicial, basada en el hecho que algún material suministrado por el CONTRATISTA, bajo los términos la orden de consultoría, constituya cualquier forma de violación alguna de patente, o de derechos de autor, el CONTRATISTA asumirá la defensa de la Unidad a sus expensas y, si hubiere lugar a ello, reembolsará a ésta cualquier cantidad que hubiere pagado por dicha reclamación. En ningún caso el CONTRATANTE aceptará la responsabilidad por los daños indirectos o consecuenciales, lucro cesante, pérdida de economías o por cualquier reclamación formulada contra la fiduciaria por terceras partes, costos que serán en todo caso por cuenta del contratista. 21. Todas las demás relacionadas con el objeto la orden de consultoría e incluidas en la propuesta y Términos de Referencia PARÁGRAFO En el evento en que cualquier elemento suministrado por el CONTRATISTA en virtud de la presente contratación sea o pueda ser, objeto de una reclamación por violación de patente o de derechos de autor, el contratante podrá por su exclusiva cuenta y elección del CONTRATANTE obtener a favor de ésta el derecho a continuar usándolo, o realizar en él las modificaciones necesarias para que, llenando su finalidad técnica, no siga constituyendo violación de derechos de terceros. SEPTIMA: REQUISITOS ESPECIALES PARA EL PAGO- Corresponderá a la UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGETICA – UPME ordenar oportunamente la cancelación del valor de esta contratación, de conformidad con lo previsto en el presente documento o, en el contrato de fiducia y las demás que le correspondan en su calidad de ordenador del gasto y las de ley


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OCTAVA: IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL El valor de la presente orden se pagará con cargo a la Sección 2109: UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA –UPME- PROGRAMA 520: ADMINISTRACION, CONTROL Y ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL PARA APOYO A LA ADMINISTRACION DEL ESTADO; SUBPROGRAMA 1000: INTERSUBSECTORIAL GOBIERNO PROYECTO 003 MEJORAMIENTO, ACTUALIZACION Y SOSTENIBILIDAD DE LA PLATAFORMA TECNOLOGICA SISTEMAS Y GESTION DE INFORMACION Y MEDIOS DE DIVULGACION DE LA UPME; RECURSOS 21: Otros recursos de Tesorería , del presupuesto de inversión aprobado en la vigencia 2013. NOVENA: GARANTÍAS- El CONTRATISTA se compromete a constituir a su costa, una garantía expedida por una Entidad Bancaria o Compañía de Seguros legalmente constituida en el país, que ampare: a) CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del presente contrato, con una vigencia igual al término de duración del mismo y seis (6) meses más. b) CALIDAD DEL SERVICIO, por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del Contrato y con una vigencia igual al término de duración del mismo y un (1) año más. c) SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES, por un monto equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato con una vigencia igual al término de duración del mismo y tres años más PARÁGRAFO PRIMERO: Para los pagos pactados el CONTRATISTA deberá constituir la póliza aquí prevista. PARÁGRAFO SEGUNDO: La póliza de seguro deberá ser la existente en el mercado a favor de ENTIDADES ESTATALES. PARÁGRAFO TERCERO: El beneficiario o asegurado de tales pólizas deberá ser UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGÉTICA UPME Nit. 830.00.282-1 DECIMA: CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA- En caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales se pacta como cláusula penal una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor de la Orden . Este valor podrá ser tomado directamente del saldo que exista a favor del CONTRATISTA, en caso de incumplimiento por parte de éste, quien autoriza a la UPME para efectuar los descuentos señalados en esta cláusula sin necesidad de requerimiento alguno a los cuales renuncia expresamente. DÉCIMA PRIMERA: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES- El CONTRATISTA manifiesta bajo la gravedad del juramento que no se encuentra incurso en causal alguna de Incompatibilidad o Inhabilidad señalada en la Ley. DÉCIMA SEGUNDA: RELACIÓN JURÍDICA- Queda expresamente entendido que no habrá vínculo laboral alguno entre la UPME. y el CONTRATISTA o el personal que éste contrate para la realización de las actividades que constituyen objeto de la presente Orden. PARÁGRAFO. CONTRATISTA INDEPENDIENTE- El CONTRATISTA actuará con plena autonomía técnica, financiera, administrativa y directiva en el desarrollo y ejecución de la Orden de consultoría, y no será agente, ni mandatario o representante de la UPME, ni la obligará con terceros, salvo los casos expresamente indicados en esta Orden . Por consiguiente, como único empleador de los trabajadores que ocupe en el cumplimiento de las obligaciones derivadas de esta contratación , al CONTRATISTA le corresponde cumplir con todos los pagos que se originen por dichas obligaciones, y asumirá sus propios riesgos, utilizará sus propios medios y recursos. Consecuentemente, en desarrollo y ejecución de la Orden de consultoría no habrá vínculo laboral alguno entre el personal utilizado por el CONTRATISTA y la UPME. PARÁGRAFO.- El CONTRATISTA será exclusivamente responsable de la obtención de las licencias o permisos laborales necesarios exigidos por la ley para la ejecución de los servicios.


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DÉCIMA TERCERA: CESION DE LA ORDEN DE CONSULTORIA- Ninguna de las partes podrá ceder, ni transferir, ni hacerse sustituir por un tercero, en la totalidad o en parte de las relaciones derivadas de la presente orden , salvo autorización previa, expresa y escrita de la otra parte y de la UPME. En todo caso, el CONTRATISTA podrá utilizar parcialmente los servicios de terceros para la prestación de los servicios aquí contratados actuando como único responsable ante el Patrimonio Autónomo No. 3-1-19547 y ante la UPME. DÉCIMA CUARTA: SUPERVISIÓN- La supervisión de ésta Orden estará a cargo Jefe de Oficina de Gestión de Información de la UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME o a quien este (a) designe, la cual deberá constar por escrito. El Supervisor tendrá entre otras las siguientes funciones: 1. Adoptar las medidas de control e intervención necesarias que garanticen la ejecución de la orden . 2. Suscribir el acta de inicio de ejecución de la Orden con el CONTRATISTA. 3. Expedir la certificación sobre el cumplimiento del objeto contratado. 4. Dirigir las labores del CONTRATISTA. 5. Las demás que se requieran para la supervisión de la Orden . PARÁGRAFO PRIMERO: El supervisor de que trata el presente artículo, expedirá las aprobaciones y certificaciones a que haya lugar, respecto del cumplimiento de las obligaciones por parte del CONTRATISTA, en un término no mayor a ocho (8) días hábiles siguientes al recibo del respectivo informe. Dentro del mismo plazo podrá realizar y remitir las objeciones, observaciones y/o solicitar las aclaraciones respecto de los informes presentados por el CONTRATISTA, las cuales deberán ser atendidas por éste último en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles; igual término tendrá el supervisor, una vez recibida la respuesta por parte del CONTRATISTA, para expedir las aprobaciones y certificaciones a que haya lugar, o comunicar a la Dirección General sobre los motivos de su negativa. PARÁGRAFO SEGUNDO: Sólo se entenderán como tales, las instrucciones que por escrito imparta al CONTRATISTA el Supervisor de que trata el presente artículo. PARÁGRAFO TERCERO: En ningún caso podrá el Supervisor exonerar al CONTRATISTA del cumplimiento o responsabilidad derivada de las obligaciones adquiridas contractualmente o por disposición legal, ni tampoco modificar los términos del presente instrumento. PARÁGRAFO CUARTO: La Dirección General de la UPME se reserva el derecho de dirimir las controversias que se presenten entre el supervisor y el CONTRATISTA en la ejecución de la orden , a través de los mecanismos de arreglo directo señalados en la ley. DÉCIMA QUINTA: PROPIEDAD DE LOS ESTUDIOS- Serán de propiedad de la UPME los resultados de los estudios, análisis, encuestas, programas y demás aplicaciones en computador y en general los trabajos realizados durante y para el desarrollo de la orden . Lo relacionado con los derechos de autor se sujetará a lo establecido por la Ley 23 de 1.982 y demás normas complementarias. Igualmente el contratista liberará a la UPME de toda responsabilidad por las acciones que inicien terceros en razón de las transgresiones de Derechos de autor, marca o patente como consecuencia de los productos o servicios que se contraten y que sean utilizados por el contratista para la ejecución del objeto de la contratación. DECIMA SEXTA. LIMITE DE LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: El CONTRATANTE no estará obligado a asumir con recursos propios financiación alguna derivada de la presente orden. DECIMA SEPTIMA. CONFIDENCIALIDAD: Las partes entienden que la totalidad de la información que reciba el CONTRATISTA en orden a cumplir los fines de la presente orden tiene carácter reservado, sin que pueda utilizarse por el CONTRATISTA para cualquier otro propósito. La infracción de lo previsto en la presente cláusula facultará al CONTRATANTE para ejercer las acciones legales a que haya lugar. PARÁGRAFO: Lo anterior se entenderá por el tiempo de duración de la orden y un (1) año más contado a partir de su vencimiento.


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DECIMA OCTAVA. CAUSALES DE TERMINACIÓN: La presente Orden se podrá dar por terminado antes del plazo señalado en la cláusula tercera del mismo, además de las causales legales por: 1. Por mutuo acuerdo entre las partes. 2. Por incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales a cargo del CONTRATISTA. 3. Por fuerza mayor o caso fortuito. 4. Por cumplimiento del objeto contractual. 5. Por las demás causales establecidas en la ley. DECIMA NOVENA. LIQUIDACIÓN de la ORDEN - Una vez expirado el término de duración del presente o acaecida alguna de las causales de terminación del mismo, se procederá a su liquidación, dentro de un término no superior a los seis (6) meses siguientes a su terminación. La fiduciaria presentará al CONTRATISTA el acta de liquidación de la Orden , quien deberá suscribirla dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo. Si el CONTRATISTA no presenta reparo alguno o no suscribe y remite el acta de liquidación, a través de la UPME o directamente a la CONTRATANTE, ésta entenderá que la acepta y podrá levantar el un acta de terminación y cumplimiento de la Orden con la cual se entenderá liquidado el mismo. VIGESIMA. DOMICILIO Y LEY APLICABLE: Esta Orden para sus efectos legales y contractuales, tendrá como domicilio la ciudad de Bogotá D.C. y aplicará la Ley Colombiana. VIGESIMA PRIMERA. COMUNICACIONES: Las notificaciones, comunicaciones y correspondencia entre las partes se enviarán a las siguientes direcciones: A. EL CONTRATISTA: XXXXXXXXXX. B. EL CONTRATANTE: Carrera 50 No. 26 20 de Bogotá D.C. VIGESIMA SEGUNDA: SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS- Las controversias o diferencias que surjan entre las partes con ocasión de la celebración, interpretación, ejecución, terminación o liquidación de esta Orden lo mismo que las relativas a su existencia, eficacia o validez, que no puedan ser resueltas directamente por ellas, serán sometidas a la decisión de la justicia ordinaria. VIGESIMA TERCERA: RESPONSABILIDAD E INDEMNIDAD- El CONTRATISTA responderá por los actos de sus subcontratistas como si hubiesen sido ejecutados por él y mantendrá indemne a la UPME de toda reclamación que pueda surgir en razón de la responsabilidad exclusiva del CONTRATISTA. VIGESIMA CUARTA. COSTOS- Las partes declararán que los costos en que incurra el CONTRATISTA para cumplir con las obligaciones de la Orden fueron contemplados por el contratista en su propuesta y por lo tanto el valor que se acuerda pagar por sus servicios incluye todos los costos relacionados con el objeto contractual. En consecuencia, la entidad contratante no contrae obligación alguna con terceros, tales como transporte, costos laborales, servicios públicos, en general, cualquier otra erogación derivada de las actividades del CONTRATISTA. VIGESIMA QUINTA. PERFECCIONAMIENTO Esta Orden se perfecciona con la firma de las partes. Las partes una vez leído el contenido de presente contrato, manifiestan su conformidad, aceptan todas y cada una de las condiciones expresadas aquí y como constancia de ello firman en Bogotá D.C.


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En constancia, se firma por las partes a los XXXXXX mes de XXXX de dos mil trece (2.013) Por la UPME, Por el contratista, ANGELA INES CADENA MONROY XXXXXXXX Directora General Rep. Legal Preparó mcl Revisó eaga TDR 110.14.1


TÉRMINOS DE REFERENCIA SELECCIÓN ABREVIADA DE …

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