1

TÉRMINOS DE REFERENCIA

ORGANIZACIÓN Y PRODUCCIÓN DE LA CEREMONIA DE LANZAMIENTO DEL PROGRAMA SECUNDARIA RURAL “HORIZONTES”

1. Antecedentes y Justificación

La Oficina de UNESCO Lima y la Fundación Auxilium suscribieron un convenio para implementar el Programa Educación Rural de Escuelas Secundarias de Amazonas, Cusco, Ayacucho y Piura.

El objetivo principal de este programa es contribuir a que los y las adolescentes y jóvenes de zonas rurales de Perú completen su educación básica secundaria con un proyecto de vida basado en el desarrollo integral e intercultural de sus capacidades para fortalecer su ciudadanía y mejorar su inclusión productiva en sus comunidades. Para lograr el objetivo, el programa desarrollará tres componentes, cada uno con sus propios resultados e indicadores: (i) Calidad y pertinencia, (ii) Retención de adolescentes en la secundaria, y (iii) Conocimiento e incidencia.

• El primero, denominado Calidad y pertinencia, busca que los adolescentes culminen su secundaria desarrollando un conjunto de habilidades para la vida y una formación técnico-productiva, para lo cual implementa un currículo intercultural con enfoque Whole Child Development (WCD) y ofrece una doble certificación (secundaria y técnica productiva).

• El segundo componente, llamado Retención, busca reducir la deserción escolar interviniendo en las principales causas de la deserción en secundaria rural: trabajo adolescente, embarazo temprano y violencia, para lo cual establece una red de prevención, detección y atención de casos, y fortalece el trabajo con las principales instituciones locales vinculadas a estos temas, tales como centros de salud, juzgados, defensoría, comisarías, entre otros. Tanto en el componente 1 y 2, el programa despliega asistencia técnica para lograr cambios en los instrumentos de gestión y currículo, e instaurar estrategias, mecanismos, protocolos de derivación y atención a nivel de escuela; sensibilización y capacitación a nivel de los docentes y directivos; y consejerías, planes de vida y orientación vocacional a nivel de los estudiantes; y acciones sostenidas con las familias y la comunidad en general.

•El tercer componente tiene como objetivo contribuir con las decisiones de política sobre la educación rural en Perú, y aprovechar las oportunidades que ofrecen los enfoques para la inclusión y la transformación de la educación desde los actores educativos y sociales más relevantes. Para ello, se promoverán un Observatorio de Educación Rural y Coaliciones Nacionales y Regionales para la Educación Rural en una fuerte alianza con el Consejo Nacional de Educación.

En el Perú, los y las adolescentes y jóvenes de ámbito rural pertenecen a uno de los grupos poblaciones excluidos debido a la baja calidad y poca pertinencia de la educación que reciben, usualmente desvinculada de los circuitos socioeconómicos locales y con fuertes carencias sobre temas socioemocionales. Específicamente en Condorcanqui y Quispicanchi, provincias de Amazonas y Cusco respectivamente, los adolescentes enfrentan, además, desafíos educativos relacionados con la violencia, el fracaso y la deserción.

2

El Programa trabajará con dos grupos de escuelas. Un primer grupo de escuelas secundarias seleccionadas en cada territorio, denominadas “escuelas nodo” las mismas que cumplirán un rol demostrativo y en las cuales los componentes del Programa operarán de manera completa e intensiva hasta el nivel de los estudiantes. El segundo grupo de escuelas secundarias seleccionadas en cada territorio se definen como “escuelas red” en las cuales los componentes del Programa operarán hasta el nivel de escuela; es decir, a nivel de cambios institucionales.

Por lo descrito líneas arriba, se requiere visibilizar la puesta en marcha del Programa Secundaria Rural de Unesco, a través de una actividad de lanzamiento dirigida a decisores de políticas públicas así como aliados y potenciales aliados vinculados al sector educación.

2. Objeto de la convocatoria

2.1. Objetivo de la actividad: Informar a la opinión pública de la puesta en marcha del Programa de Educación Secundaria Rural “Horizontes” presentando información clave a los decisores de políticas públicas de los sectores involucrados y actores estratégicos, así como a los medios de comunicación.

2.2. Objetivos Específicos:

o Presentar los alcances del programa y establecer vínculos y compromisos de trabajo conjunto entre los actores políticos y sociales clave a partir de este primer contacto.

o Destacar el involucramiento y la participación de los estudiantes, representantes de las escuelas nodo, que estarán presentes en la ceremonia como protagonistas y beneficiarios directos del programa.

o Visibilizar la identidad cultural y diversidad como elementos fundamentales del programa

3. Actividades a desarrollar Para el cumplimiento de los objetivos, la empresa productora proveerá los siguientes servicios:

3.1. Etapa de organización y preproducción del evento

Convocar y llevar a cabo las reuniones de coordinación con el equipo de Comunicación de Unesco.

Gestionar los permisos que sean necesarios para la realización del evento ante las instituciones pertinentes y asumir el pago de derechos y de los costos que se requieran. (Apdayc, Indeci, Municipalidad, seguros, entre otros)

Preproducción del evento que incluye1: a) Creatividad y diseño del evento b) Ambientación: instalación y desinstalación de estructuras y adaptación del

branding del Programa a las distintas piezas de comunicación que se requieran para el evento.

c) Equipos audiovisuales y multimedia que se requieran para el servicio de mapping y circuito cerrado.

1 Ver anexo

3

d) Equipo de sonido complementario para acto cultural, luces, grupo electrógeno.

e) Catering para 150 personas y mobiliario. f) Impresión de folletería institucional. g) Elaboración de merchandising (bolsas, eco maceta/eco lápiz, entre otros) h) Atención protocolar y maestro de ceremonias i) Acto cultural (Show musical y show de danza) j) Servicio de seguridad k) Servicio de limpieza indispensable para después del evento

3.1.1. Gestión de Convocatoria a invitados:

Gestionar la convocatoria virtual vía mailing (oficios virtuales)

Hacer el seguimiento de la recepción de la invitación virtual y confirmación de invitados a través de llamadas telefónicas.

Entregar informes periódicos de los avances del servicio al equipo Unesco.

3.1.2. Cobertura del evento En coordinación con equipo de comunicación Unesco, la empresa se encargará cubrir el evento, ello implica:

Hacer el registro fotográfico de toda la actividad y entregará 50 fotografías en alta resolución de los momentos clave del evento.

Hacer el registro y edición en video (el video deberá llevar animaciones de texto para la identificación de entrevistados y otros aspectos que se consideren necesarios). Se entregará un video resumen de dos minutos de duración, incorporando al menos 2 a 3 entrevistas.

Hacer entrevistas a las personas que indique el equipo de comunicaciones

Generar una nota de prensa postevento.

3.2. Etapa de Producción

Producción y dirección general de la ejecución del evento en coordinación con el equipo de Comunicación de Unesco

Asegurar la calidad de los servicios requeridos.

Coordinación, articulación y control de los procesos para la ejecución del montaje del y desmontaje de los equipos y estructuras que requiere el evento (ambientación, mobiliario, equipamiento, operación de salas y de los servicios en general)

Supervisión de la instalación, montaje y desmontaje de los servicios requeridos en los plazos establecidos y de acuerdo con los planos aprobados por la Unesco hasta la clausura del evento.

Desarrollo de la reunión de coordinación y ensayo general. Las fechas serán definidas en coordinación con el personal de Unesco.

4. Resultados esperados (Outputs) Se espera que el proveedor contratado desarrolle el siguiente producto:

4

Producto único: Informe de realización del servicio de la producción de la ceremonia de lanzamiento del Programa Secundaria Rural: Horizontes, que se realizará el 04 de diciembre en el Hall Central del Ministerio de Cultura, ubicado en Av. Javier Prado Este 2465, San Borja, Lima.

5. Insumos proporcionados (Inputs) Se proveerá al contratista toda la documentación e información relacionada la actividad de lanzamiento.

6. Perfil Requerido A. De la empresa

Empresa nacional o internacional con experiencia en la realización/organización de eventos para instituciones del sector público o privadas por un monto mínimo de facturación de S/. 350 000 soles al año.

Experiencia en la producción/planificación/dirección de eventos para la conceptualización y/o implementación de mobiliario y equipos y/o la producción general del evento, lo que se acreditará con un mínimo de dos (02) constancias emitidas por clientes a quienes se les brindó estos tipos de servicios.

Experiencia realizando eventos utilizando tecnología interactiva, haber desarrollado video mapping, juegos interactivos, animación 3D y videos en 360, y haber desarrollado campañas utilizando tecnología interactiva.

Experiencia realizando productos audiovisuales.

B. Propuesta técnica Las propuestas técnicas recibidas que no cumplan los requisitos y no vengan acompañadas de toda la documentación exigida en estos Términos de Referencia, serán excluidas del proceso de evaluación. La Propuesta debe ser presentada en español, con el correspondiente índice o tabla de contenido que permita su fácil consulta, sin embargo, esto no será un criterio de elegibilidad. La propuesta técnica del postor deberá contener al menos los siguientes aspectos:

Propuesta creativa y plan de trabajo (incluye planos, diseño del evento) y cronograma de desarrollo general para un evento de ciento cincuenta (150) personas a realizarse en Lima en Hall Central del Ministerio de Cultura

Otros aspectos y/o servicios adicionales sugeridos por el postor que se considerarán como mejoras a la prestación del servicio.

Dos opciones de presupuesto o Escenario ideal con presupuesto ilimitado o Escenario austero con presupuesto limitado de hasta S/. 60 mil soles,

que deberá considerar todos los rubros descritos en el anexo.

5

Con base a la estructura propuesta, se analizará por parte de un comité evaluador cada uno de los aspectos enunciados y se calificará a los postores teniendo en cuenta la siguiente ponderación:

ASPECTOS PORCENTAJE

Propuesta creativa 24

Plan de Trabajo 18

Cronograma 18

Presupuesto 24

Servicios adicionales sugeridos por el postor

16

TOTAL 100%

Brief del evento

La ceremonia de lanzamiento en la ciudad de Lima del Programa Secundaria Rural de Unesco denominado “Horizontes” es parte del primer hito comunicacional de impacto público y se enmarca en una estrategia de mediano plazo que a su vez se articula a la estrategia de comunicación e información pública de Unesco. El hito de lanzamiento tiene dos momentos y espacios distintos, el primero se desarrolla en la ciudad de Lima en el mes de diciembre, y el segundo en los territorios focalizados por el programa durante el mes de marzo de 2019, con motivo del Buen Inicio del Año Escolar e involucrando la participación de la comunidad educativa de las escuelas. La actividad en Lima se plantea como un espacio de encuentro entre los actores involucrados en la implementación del Programa y las autoridades y decisores de políticas públicas (ministros, viceministros, funcionarios, autoridades, entre otros) de los distintos niveles de gobierno y sectores que se vinculan al servicio educativo de nuestras zonas de intervención, así como organizaciones aliadas y potenciales aliados que comparten los mismos objetivos y preocupación por la educación rural. Los participantes recibirán información de primera mano sobre los aspectos estratégicos del programa y como este impactará en la vida de los estudiantes. En ese sentido, se contará con la presencia de los adolescentes que representan a las escuelas nodo de cada territorio, la misma que cobra una relevancia especial, pues serán quienes expresen sus expectativas y compromisos para contribuir desde su rol y espacio a la mejora de la calidad educativa, destacando especialmente el valor de su identidad cultural en este proceso y convocarán a los asistentes a hacerlo de la misma manera. Asimismo, se ha previsto generar un vínculo de los participantes con el programa a través de la expresión escrita a modo de mensajes de sus compromisos por la mejora de la calidad de la secundaria rural. Estos mensajes se harán llegar a los estudiantes de las escuelas involucradas en el marco de los lanzamientos territoriales. Finalmente, la ceremonia transmitirá cercanía, identidad y dinamismo gracias a la participación de destacados jóvenes artistas que como parte de su desarrollo profesional promueven el reconocimiento y reencuentro con sus raíces.

6

Público objetivo: Decisores de políticas públicas de los sectores involucrados del nivel nacional, regional y local y actores estratégicos, aliados y potenciales aliados vinculados al sector Educación, así como a los medios de comunicación.

Número de personas mínimo a impactar: 150 (ministros, viceministros, funcionarios, representantes de academia, sociedad civil, empresa, cooperación internacional, docentes, estudiantes, entre otros)

Fecha: Martes 04 de diciembre de 2018.

Hora: 18:30 horas

Lugar: Hall Central del Ministerio de Cultura

Duración del evento: 2 horas 30 minutos aproximadamente

C. Del Personal Propuesto

El personal profesional a cargo de la organización del evento deberá ser el siguiente:

01 productor general senior/Jefe de Proyecto Experiencia mínima de tres (3) años como productor de eventos nacionales y/o

internacionales y/o desempeñando funciones o actividades relacionadas con protocolo y/o organización de eventos en instituciones públicas y/o privadas. De preferencia licenciado en Ciencias de la Comunicación.

Egresado de carreras de índole social, derecho, comunicaciones carreras de comunicación social, relaciones públicas, administración y/o turismo o afín.

Especializaciones en organización de eventos y/o en protocolo.

01 productor Técnico: Experiencia mínima de cuatro (4) años en la realización de producciones,

supervisión, ejecución y/o montajes en eventos y/o proyectos de arquitectura temporal.

01 profesional en comunicación audiovisual: Titulado en comunicación audiovisual con estudios en multimedia y con

especialización en animación 3D. Experiencia mínima 3 años Experiencia mínima de un (1) año en desarrollando proyectos digitales

interactivos con especificidad en video mapping 01 supervisor de producción: Experiencia mínima de seis (5) años como supervisor de producción de eventos

nacionales y/o internacionales. Experiencia mínima de cinco (5) años en la organización de eventos nacionales e

internacionales.

7

01 diseñador gráfico

7. Plazo de ejecución (Timing) El plazo de ejecución del presente servicio se iniciará al día siguiente de la suscripción del contrato y culminará el 19 de diciembre de 2018.

Etapa Plazo de Ejecución

Actividades previas y de organización A partir del día siguiente de la suscripción del contrato hasta el 2do día calendario (max 20 de noviembre)

Preproducción A partir del día siguiente de la suscripción del contrato hasta el 15 avo día calendario (max 3 de diciembre)

Producción y desmontaje A partir del día siguiente de la suscripción del contrato hasta el 30 avo día calendario (max 19 de diciembre), teniendo como referencia el día 04 de diciembre como día de realización del evento.

El servicio se realizará a todo costo, incluyendo impuestos, pago de derechos, autorizaciones y cualquier otro atributo relacionado con la prestación del servicio. 8. Forma de pago La forma de pago será la siguiente:

Ítem Informes o Productos % de Pago

Único pago

Producto Único: Único informe cuyo contenido describa brevemente las actividades realizadas de acuerdo a los alcances descritos en el Anexo, los cuales deberán ser acreditados con registros fotográficos. Asimismo, el informe deberá contener un acápite que dé cuenta de los gastos financieros y de la asistencia total de los participantes.

100% (hasta 30 días calendarios de

suscrito el contrato)

La presentación del producto se realizará en versión impresa y digital en mesa de partes de la Oficina de UNESCO –Lima. 9. Supervisión La institución contratada trabajará bajo la supervisión del equipo de Comunicación de Unesco Lima y la coordinación del Programa Secundaria Rural. 10. Confidencialidad y propiedad intelectual La institución contratada se compromete a mantener confidencialidad sobre el proceso y los resultados del servicio. Los productos no podrán ser utilizados sin autorización

8

escrita. Queda prohibido cualquier tipo de reproducción, publicación, disertación o divulgación pública o con terceros, por cualquier medio verbal, audiovisual y/o escrito del material que tenga acceso como parte de sus servicios. 11. Presentación de la propuesta técnica y económica Las instituciones interesadas en participar en la convocatoria deberán ingresar por recepción de la Oficina de UNESCO Lima, su propuesta técnica y económica, siguiendo los formatos de la UNESCO que se encuentran adjuntos, hasta el día lunes 12 de noviembre de 2018, a las 17:00 horas, indicando en la referencia: RFP-306-2018-ED - ORGANIZACIÓN Y PRODUCCIÓN DE LA CEREMONIA DE LANZAMIENTO DEL PROGRAMA SECUNDARIA RURAL “HORIZONTES”. Las propuesta técnicas y económicas se recibirán en papel, en sobres cerrados separados, y se deberá incluir, además, un CD con las propuestas en mención, archivadas en formato PDF. Las propuestas deberán ser remitidas a la siguiente dirección: Av. Javier Prado Este 2465, piso 7, San Borja. Lima – Perú. Solamente será contactada la institución seleccionada.

9

Anexo

N° Rubro Especificaciones y Detalles Cantidad

a Creatividad y diseño

Propuesta de concepto creativo y diseño del evento, así como adaptación del branding del Programa a las distintas piezas de comunicación que se requieran para el evento.

1

b Ambientación

Con Plantas naturales verdes tipo follaje con maceteros de cerámica medianos, forrados en tela color natural para pie de escenario.

8

Impresión de backing autosostenible para muro de compromisos. Medidas: 3.50 x 2.5 metros Material: MDF con soporte de base firme, impreso a full color en alta resolución sobre vinil mate.

1

Impresión de backing autosostenible para infografía del programa. Medidas: 3.50 x 2.5 metros Material: MDF con soporte de base firme, impreso a full color en alta resolución sobre vinil mate.

1

Impresión de backing tenzado para proyección de mapping Medidas: 8.00 m x 2.50 m en bastidor de madera Material: banner blackout 13 oz. impreso a full color mate Impresiones en lona banner de 13 onzas black out mate con tintas eco solventes a 720 dpi

1

Totems publicitarios Medidas 2.00 m alto x 0.60 m de cada lado. forma de cubo para ser colocado en el ingreso al hall y otros accesos. Brandeado con nombre y fotografías del Programa. Impresión a full color en alta resolución sobre vinil mate. Material: MDF autosostenible. Se aceptarán propuestas. Se requiere que sea material resistente y ligero para ser trasladado a otras regiones

4

Letras corpóreas volumétricas para escecario Troqueladas en MDF con el nombre del Programa. Medida: 60 cm de alto aproximadamente. (por definir color)

1

Tarima complementaria para escenario Medidas por pieza: 1.5x2.5 x 30 cm Forrada en tapizón plomo.

8

Banner roll scren Medida: 2.00 m x 1.00 m Impresión a full color en alta resolución

6

c

Equipos audiovisuales y multimedia para video mapping y circuito cerrado

Servicio de video mapping para proyección artística animada en 3D y efectos visuales Proyector de 20 mil lumenes. Equipo de holograma aéreo de 4 aristas. Piso interactivo.

1

Servicio de Circuito cerrado 2 cámaras profesionales con escalador reproductores y monitores. Incluye grabación del evento. Retorno: TV de 42 pulgadas.

1

Luces Servicio de iluminación complementaria 1

10

d

Hall central si lo requiere Totems de ingreso Escenario principal y/o letras gigantes con el nombre del programa Zona de coctel, escenario alterno para cantante

Sonido

Servicio de sistema de sonido complementario Parlantes y microfonería necesaria para zona de cóctel Incluye cableado, consola de control y personal especializado. Incluye AT para show de musical (cantante principal y cuatro acompañantes)

1

Grupo Electrógeno

Servicio de Grupo electrógeno de 100 kw y de 80 kw 1

e Catering y mobiliario para cóctel

Bocaditos dulces, salados con estilos regionales (amazonas, Ayacucho, Cusco, Piura), 1 brindis, jugos regionales, agua, según opciones.

150 p

Servicio de Mobiliario: Mesas altas con 04 banquetas y centros de mesa cada una.

20

Mesas de estación Mantelería hotelera y decoración de flores. Menaje de loza, vajilla hotelera y cristalería completa para el servicio.

2

Servicio de atención: Atención de doce (6) mozos profesionales correctamente uniformados Movilidad y transporte.

1

f Impresión y folletería

Impresión de tríptico informativo: Medida: 21x21 centímetro cerrado. Abierto 63x63 centímetros. Material: Papel couché brillante de 300 gramos en acabado plastificado mate. Full color tira y retira.

1000

Impresión de postales: 04 motivos distintos Medida: 10,5 alto ×15 cm. de largo. Impresión: tira y retira full color Material: foldcote 12

1000

Impresión de afiche infografía: Medida: 50x70 cm abierto Material: Papel couché brillante de 250 gramos en acabado plastificado mate. Full color tira.

1000

Impresión de tarjetas de notas adhesivas de colores tipo pos-it con el branding del programa Serán pegadas en el Muro de Compromisos Colores fosforescentes diversos Impresión a 1 color / tira (logo y pregunta) Papel bond grueso (gramaje a propuesta) con adhesivo en la parte superior Tamaño: A5

500

g Producción merchandising

Bolsa de tela material: Recitex Tamaño: 35x38 cm

150

Eco Maceta Material: Ekotex Tamaño: 6.5x7x10cm O Eco Lápiz con Semillas Semillas: Culantro, Paprika, Perejil, Tomillo, Eneldo, Albahaca, Alfalfa y Trébol blanco (Se elegirá la mejor alternativa)

150

h

Atención, protocolo y maestro de ceremonias

Personal de protocolo: 3 hombres /3 mujeres debidamente uniformados Con experiencia en la atención de eventos

6

Maestro de ceremonias 1

11

Profesional reconocido con amplia trayectoria, de preferencia vinculado a temas sociales y/o educativos

i

Acto cultural

Show con artista ayacuchana Renata Flores y su grupo (4 personas) 1

Show Semilla Crew (5 bailarines) 1

Derechos de APDAYC, UNIMPRO.

Autorización del APDAYC (20% del valor del contrato del alquiler del local y del equipo de sonido) y UNIMPRO (5% del valor del contrato del alquiler del local y del catering). (por confirmar)

12

Referencias:

Bolsa de Tela Macetero forrado y plato de cerámica

Eco Lápiz

Eco Maceta Totems

Tarjetas adhesivas para muro de compromisos

Letras volumétricas troqueladas para escenario