Semana Trece

Implementación del

Rediseño de procesos

Estadística para Negocios con SPSS

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3

Mapeo de Procesos

Pasos para realizar un Mapeo de Procesos

1. Definir el Mapa de Procesos

2. Realizar el despliegue del Mapa de Procesos

3. Elaborar la Caracterización de los Procesos

4. Elaborar el Inventario y Flujo de Procesos

Estadística para Negocios con SPSS

4

1. Mapa de Procesos – Entidad Educativa

ESTRATEGICOS

SOPORTE

Diagnostico de

Necesidades

Solicitud de

inscripciónResolución de

Graduación y

Titulación

Prestación de

Servcio

Solicitud de

Servicio

DIAGRAMA ESTRATÉGICO DE PROCESOS SISE (ASOCIACIÓN CULTURAL LATINOAMÉRICA)

Re

qu

isito

s d

e

Usu

ario

Usu

ario

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Eva

lua

ció

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e

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cció

n

Recursos

Humanos

Administración

GeneralInformática

Administración

Contable y

Financiera

Inscripción y

MatriculaDiseño Curricular

Formación

Academica

Extensión

Profesional

Graduación y

Titulación

OPERATIVOS

Diagnostico de

Necesidades

Planificación Marketing

Procesos

Estratégicos

Procesos

Operativos

Proceso

Soporte

LEYENDA

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5

2. Despliegue o descomposición del Mapeo

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6

Entradas Salidas

CMI y Plan Operativo de la unidad

Informes de control anteriores

Informe de control y seguimiento

Proveedores Clientes

Unidades

Consejo Directivo (CD)

Unidades

Entrada Descripción de Actividades Participante Salida

CMI de

Unidad 1

Revisa las actividades del CMI relacionadas a lo académico y coordina reunión con la dirección académica de la unidad

Dirección Central Académica

2 Prepara y expone respecto a la planificación para el desarrollo del CMI y otras actividades académicas

Dirección Académica de Unidad

3 Realiza de ser el caso, sugerencias para el desarrollo del CMI

Dirección Central Académica

4

Desarrolla las actividades según lo planeado

e informa de los avances conseguidos ha

determinada fecha.

Dirección Académica

de Unidad

5 Recibe información y elabora informe de

seguimiento de las actividades de la unidad.

Dirección Central

Académica

6 Envía informe de seguimiento y expone ante

el CD el referido informe.

Dirección Central

Académica

7

Analiza informe, sugiere mejoras de las

actividades de la unidad y expone

conclusiones.

Consejo Directivo

8 Informa a la unidad las conclusiones de la

reunión y las acciones a considerar.

Dirección Central

Académica

9 Recibe sugerencias y las aplica de ser el caso.

Dirección Académica de Unidad

Informe de seguimiento y control

Documentos Indicadores

CMI, Plan Operativo

Informes de seguimiento anteriores

Índice de cumplimiento de actividades pedagógicas

Recursos

Ambiente e infraestructura para reuniones y exposiciones.

Nombre del Proceso: CONTROL DEL CMI Y DE LA GESTION PEDAGÓGICA

Propósito / Objetivo

Realizar el seguimiento a los departamentos homólogos respecto al cumplimiento de las actividades

establecidas en el CMI y otras relacionadas con la gestión pedagógica.

Límites

Desde:

Revisión del CMI de la unidad

Hasta:

Entrega del informe de control a la unidad

Dueño/Líder Participantes

Responsable de la Dirección Central

Académica

Dirección Central Académica

Dirección Académica de la Unidad

Consejo Directivo

3. Descripción del Proceso – Ficha

Estadística para Negocios con SPSS

7

4. Inventario o matriz de Procesos

Nº PROCESOS Nº SUBPROCESOS Nº ACTVIDADES

A1.1.1 Elaboración de Estados Financieros

A1.1.2 Gestión de caja chica

A1.2.1 Captación de Recursos Financieros

A1.2.2Colocación y Balance de Recursos

Financieros

A1.2.3 Pago de Obligaciones

A2.1.1Recepción y derivación de documentos

externos

A2.1.2Recepción de documentos internos para

derivación externa

A2.1.3 Archivo de Documentos

A2.1.4 Préstamo de documentos en custodia

A2.2.1 Atención de usuarios

A2.2.2 Atención de salas de reuniones

A3.1 Compras y Abastecimiento A3.1.1 Compra de bienes y servicios

A3.2.1 Administración de Viáticos

A3.2.2 Prestación de servicios Generales

A3.3.1 Alta de activos fijos y existencias

A3.3.2 Movimiento de activos fijos y existencias

A3.3.3 Baja de activos fijos y existencias

A3.4.1Asignación de llave y clave de seguridad de

puerta ingreso

A3.4.2 Apertura y cierre de sede institucional

A3.4.3 Evacuaciones de emergencia

A3.4.4 Mantenimiento de dispositivos de seguridad

A4.1 Gestión de Planeamiento de TI A4.1.1 Elaboración del Plan y Politicas de TI

A4.2.1 Atención de requerimientos informáticos

A4.2.2 Mantenimiento del sistema eléctrico

A4.3 Gestión de Proyectos de TI A4.3.1 Desarrollo de Proyectos de TI

E1.1 Gestión del Plan Estratégico E1.1.1 Definición del Plan estratégico institucional

E1.2 Gestión de Lineamientos y Politicas E1.2.1Establecimiento de lineamientos y/o

politicas

E2.1 Gestión del Plan Institucional E2.1.1Elaboración y seguimiento al plan

institucional

E2.2 Mejora de Procesos E2.2.1 Desarrollo de Mejora de Procesos

E3.1.1 Plan anual de auditoría de proyectos

E3.1.2 Auditoría concurrente de proyectos

E3.1.3 Auditoría de cierre de proyectos

E3.1.4 Auditoría preventiva de proyectos

E3.1.5Selección y contratación de Auditores y/o

Consultores externos

E3.2.1Formulación del plan anual de auditoría

interna

E3.2.2Ejecución y segumiento del plan anual de

auditoría interna

A2

A2.1

Gestión de TesoreríaA1.2

A3.3

A2.2 Atención al Usuario

Gestión Documentaria

Gestión de Comunicaciones

A3

MATRIZ GENERAL DE PROCESOS - ONG PROYECTOS

DE APOYO O SOPORTE

A1 Gestión Financiera

A1.1 Gestión Contable

A4.2 Gestión de Servicios InformáticosGestion de Tecnologías de la

Información

Gestión de Servicios

A3.2Administración de Viaticos y Servicios

Generales

A3.4 Gestión de Seguridad

Control Patrimonial

ESTRATEGICOS

E1 Gestión Estratégica

E2Gestión de Planeamiento y

Procesos

E3 Gestión de Control Interno

E3.1 Auditoria de Proyectos

E3.2 Auditoría Interna

A4

Estadística para Negocios con SPSS

8

4. Diagrama de Flujo de actividades del Proceso

Elaboración del Presupuesto de Gastos de Publicidad

Ge

ren

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Pre

su

pu

esto

s

Ge

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e

Ma

rca

Dire

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ote

cn

ia

Inicio

Recibe calendario

de premisas

Recibe

presupuesto de

ventas

Elabora

presupuesto de

Mercadotecnia

por línea de

producto

Establece

estrategias por

línea de producto

Envía

presupuesto

validado por el

Director de

Mercadotecnia

Valida

presupuestoAprobado?

No

Si Fin

Estadística para Negocios con SPSS

9

Ejercicio

Elaborar la ficha de procesos del proceso en el cual está involucrado, tomando como base el formato adjunto.

Nombre del Proceso:

Propósito/Objetivo:

Limites

Desde:

Hasta:

Dueño /Líder :

Participantes:

Entradas:

Salidas:

Proveedores (Procesos de Entrada):

Clientes (Procesos de Salida):

Entrada Descripción de Actividades Participante Salida

1

2

3

4

5

6

7

8

Documentos:

Indicadores:

Recursos:

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10

Ejercicio

El Jefe de Logística de una empresa textil solicita al Supervisor de Compras

cotizar en el mercado limeño una máquina remalladora, inmediatamente este

cotiza y luego prepara informe, dicho informe es analizado por el Jefe de

Logística y luego es sometido a evaluación, de no ser aprobado, se solicitará al

Supervisor de Compras que realice una nueva cotización, que luego seguirá el

mismo trámite. De ser aprobada el Supervisor de Compras solicita el pedido. El

Proveedor de la máquina remalladora recibe el pedido y lo prepara, para luego

Elaborar la factura y enviar. El Almacenero recibe el pedido y luego informa al

Jefe de Logística de su llegada, finalmente el Jefe de Logística ordena su

traslado a Producción, donde el Jefe de Remallado recibe la máquina.

Elabore el Diagrama de Flujo del Proceso de Compra de una máquina

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11

Implementación del Rediseño de Procesos

5. Implementación de los cambios propuestos (solución)

Definir el horizonte del tiempo de la implementación

Definir la forma de implementación (piloto o masivo)

Planificar la Gestión del cambio

Establecer la forma de seguimiento al rediseño y el ciclo o

plan de mejora continua.

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12

Implementación de los cambios propuestos

Gestión del Cambio Requisitos que debe tener la empresa para emprender un proceso de cambio.

Presencia de un liderazgo respetado y efectivo, capaz de motivar y mantener alineadas a las personas con el proceso de cambio.

Motivación de las personas para producir el cambio, surge como resultado de su nivel de insatisfacción con el status quo. Están dispuestas a realizar un esfuerzo y aceptar los riesgos inherentes al proceso de cambio.

Estructura organizacional poco jerárquica, la presencia de una estructura muy vertical puede constituir una barrera para la implementación de un proceso de cambio

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13

Implementación de los cambios propuestos

Gestión del Cambio

Tácticas para promover el cambio y aceptación de la propuesta.

Alianza con el dueño del proceso

Reuniones con los intervinientes del proceso

Hacerlos participes de la solución y obtener su aprobación

Contar con alternativas de reubicación de recursos

Charlas de concientización del cambio

Verificar disponibilidad de presupuesto

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14

Implementación de los cambios propuestos

Gestión del cambio de las personas

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15

Ciclo de Mejora Continua

Metodología práctica aplicable al mejoramiento de procesos en

consecuencia al proyecto.

Está compuesta por 4 etapas.

Planear (P)

Hacer (H)

Verificar (V)

Actuar (A)

Plan de actividades del proyecto de rediseño de procesos

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16

Ciclo de Mejora Continua

Definir: “OBJETIVOS”

Establecer: “METODO”

Definir: “PUNTOS DE

CONTROL Y VERIFICACION”

Elaborar: “PLAN DE

ACTIVIDADES”

(5W2H)

CAPACITAR al personal

EJECUTAR lo planeado

VERIFICAR el cumplimiento

de las actividades

VERIFICAR el

cumplimiento del

objetivo

TOMAR acción

apropiada en función

al resultado de la

Verificación

VERIFICAR HACER

ACTUAR PLANEAR

Repetir el ciclo

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17

Aplicación del PHVA al Proyecto de Rediseño o Reingeniería

Planificar

Establecer los objetivos del proyecto de acuerdo con las estrategias y

políticas de la organización.

Determinar el nivel de cumplimiento de los objetivos y metas

Definición de equipo responsable del proyecto

Definición de recursos para alcanzar objetivos y el plan de actividades

Hacer

Implementación de la mejora al proceso.

Ejecución de las tareas exactamente previstas en el plan.

Recolección de datos para la verificación del proceso

Plan de actividades del proyecto de rediseño de procesos

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18

Aplicación del PHVA al Proyecto de Rediseño o Reingeniería

Verificar

Realizar el seguimiento y la medición del proceso respecto a los

objetivos e informar los resultados

Monitorear los indicadores del proceso y auditar el cumplimiento de las

acciones.

Actuar

Tomar acciones para evitar desvíos y para mejorar continuamente el

desempeño de los proceso.

Si no se alcanzaron los objetivos tomar acciones correctivas.

Si se alcanzaron los objetivos estandarizar y cerrar el proyecto.

Plan de actividades del proyecto de rediseño de procesos

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19

Objetivo

Responsable Actividad Punto de Verificación F. Inicio F. Térm. Método

1 Jefe de Agencia Diagnosticar situación actual del subproceso de revisión de

expediente y verificación de referencia y proponer mejorasInforme aprobado 02/04/2009 30/04/2009

Diagrama causa efecto, sistémico, pareto,

estratificación

2 Evaluador A Diagnosticar situación actual del subproceso devaluación comercial

y verificación domiciliara y proponer mejorasInforme aprobado 02/04/2009 30/04/2009 Diagrama causa efecto, pareto, Ing. de Métodos

3 Jefe de Agencia

/Jefe Regional

Diagnosticar situación actual del subproceso de aprobación del

crédito y proponer mejorasInforme aprobado 02/04/2009 30/04/2009 Diagrama causa efecto, sistémico, Ing. de Métodos

4Jefe de Procesos /

Jefe de Sistemas

Definir cambios a los sistemas de información y establecer las

especificaciones funcionalesPlan de trabajo 02/05/2009 30/05/2009 Técnicas y metodologías de sistemas

5 Jefe de Sistemas Desarrollar del sistema de información y efectuar las pruebas Plan de trabajo 01/06/2009 30/08/2009 Técnicas y metodologías de sistemas

6 Jefe de Agencia Implementación piloto de mejoras al proceso Informe aprobado 01/09/2009 30/09/2009 Técnicas de implementación

7 Jefe de RRHH Desarrollar un programa de capacitación en el nuevo proceso Plan de Capacitación 01/09/2009 30/10/2009 Técnicas de capacitación

8 Jefe de RRHH Efectuar un análisis de liderazgo y clima organizacional Informe aprobado 01/09/2009 30/09/2009 Técnicas de capacitación

9 Jefes de Procesos Elaborar el MOF y manual de procedimientos Manuales aprobados 01/09/2009 30/09/2009 Técnicas de organización y métodos

10 Jefe de RRHHDesarrollar programa de sensibilización en liderazgo y trabajo en

equipo

% personal capacitado y

aprobado01/11/2009 30/11/2009 Técnicas de capacitación

11 Jefes de áreas Implementar las mejoras en el proceso a nivel general Mejoras implementadas 01/10/2009 30/11/2009 Técnicas de organización y métodos

12 Jefes de áreas Verificar la mejora en los procesos Indicador de medición de tiempo 30/10/2009 30/12/2009 Ing. de Métodos, estadísticas

Reducir los tiempos y costos del proceso de evaluación crediticia al 30% al 30/12/09

Equipo de trabajo Puntos de Control Descripción Meta Inicial V1 V2 V3

Grado de Severidad: Reducir en un 30% el tiempo de Grado de severidad 40 55 50 45 40

evaluación de solicitud de crédito, lo que implica 40 minutos al 30/12/09. Fechas: 30/12/2009 01/10/2009 30/10/2009 30/11/2009 30/12/2009Jefes de áreas

Aplicación del PHVA al Proyecto de Rediseño o Reingeniería

Plan de actividades del proyecto de rediseño de procesos

Estadística para Negocios con SPSS

Muchas gracias