Jornada 10 de julio de 2009

“Trabajo en equipo y colaboración”

El Centro de Innovación en Productividad

y las Tecnologías de la iProductividad

TIC, Productividad y Organizaciones

ESTRUCTURADO

AUTOMATIZAR

NO

ESTRUCTURADO

AMPLIFICAR

El mundo de las personas

Correo

Reuniones

Edición

Análisis

Estructurado

>85%

<15%

La productividad de las personas

El trabajador de la información y el conocimiento

Nuevos modelos de trabajo - Oficina flexible

Espacios de

colaboraciónProductividad

móvilProductividad

Individual

Búsqueda

Nuevas

Interfaces

Análisis de la

Información

Gestión de

Procesos /Proyectos

Comunicaciones

eficientes

Redes

Sociales

Gestión de

Contenidos

Herramientas y Tecnologías

Ingredientes

Ej. escenario : reunión simple

Siempre comunicados…Dentro y fuera de la empresa

“

¿Con quién y cómo nos comunicamos?

Herramientas de comunicación

Mensajería instantanea

Audioconferencia

Videoconferencia

Mensajería corporativa

Telefonía fija

Telefonía móvil

Presencia

Integración centralita...

Video

Nuevas maneras de trabajarInterfaces para gestionar la información

Nuevos interfaces

Reconocimiento de escrituraVozContactoAlertas y avisosSuscripcionesSistemas de información geográficaAsistentes digitales

Trabajo en equipoPara colaborar juntos de manera eficente

0

20

40

60

80

100%

2000 2005 2010

Diferente tiempo, diferente lugar

Mismo tiempo,diferente lugar

Mismo tiempo, mismo lugar

Tabaja solo

Estilos de trabajo

Porcentaje del trabajo que depende de la colaboración con nuestro equipo

Ya no trabajamos solos

(Source: Gartner - http://www.datapro.com/teleconferences/attributes/attr_103789_115.ppt)

¿Con quién y cómo colaboramos?

Herramientas colaborativas (I)

Las herramientas colaborativas ofrecen unos

servicios básicos:

• Una manera de comunicarse

• Mecanismos de intercambio de documentos

• Diferentes maneras de encontrar otros miembros

de la comunidad

Estos servicios puedes ser complementados con

funcionalidades como calendarios online,

herramientas de búsqueda de perfiles y áreas de

conocimiento, sistemas de recomendación, pizarras

compartidas, así como múltiples canales de

comunicación como la mensajería instantánea, y web,

audio y video conferencia.

Herramientas colaborativas (II)

• Estos entornos colaborativos (intranets-extranets, espacios

colaborativos,…) permiten que los equipos elaboren, editen y revisen

materiales de manera colaborativa y online en espacios de trabajo,

gestionen flujos de trabajo, controlen el acceso a los materiales,

puedan tener una trazabilidad de las publicaciones y cambios

ocurridos, …

• Tanto los portales como las herramientas de ‘groupware’ ofrecen un rico

conjunto de herramientas de colaboración, como las comentadas

anteriormente, además de áreas con los perfiles de los miembros de

los equipos, áreas de discusión online, de intercambio de ficheros y

documentos, calendarios integrados y aplicación de autoría

colaborativa.

• También pueden incorporar canales RSS junto con funcionalidades para

elaborar documentos con herramientas wikis y crear y mantener blogs,

aplicaciones enmarcadas bajo el término web 2.0.

Herramientas colaborativas (III)

• Correo electrónico y listas de

correo electrónico.

• Foros de debate.

• Mensajería instantánea.

• Herramientas de ‘control de

presencia’.

• Sistemas de audio y video

conferencia.

• Repositorios documentales.

• Portales y herramientas de

trabajo en grupo.

• Suites de software colaborativo.

• Herramientas de comunicación.

• Distribución de información.

• Intercambio de información.

• Captura de información.

• Wikis.

• Feeds RSS y otras tecnologías

‘Push’.

Herramientas colaborativas

Pizarra compartida

Acceso remoto a herramientas,

aplicaciones, escritorio

Compartición calendarios

Reuniones virtuales

Espacios colaborativos

Intranet, extranet

Offline-online

“Cloud computing”

Acceso a calendarios,

agendas, documentos,...

Web 2.0 para la colaboración

Blogs y microblogging

Wikis, Fuentes RSS,

Redes sociales,...

Beneficios

• Permiten que los equipos creen, editen y revisen

materiales, de manera colaborativa.

• Facilitan el almacenamiento, acceso e intercambio de

documentación.

• Facilitan el flujo de información, la gestión de proyectos e

integran diferentes fuentes de información en un solo

punto.

• Proporcionan control y acceso a los diferentes contenidos.

• Permiten conocer quen ha publicado, cuando y qué y

quién lo ha revisado, modificado,...

• Facilitan la convocatoria y gestión de reuniones

• Mejoran la productividad y eficiencia de los equipos y

facilitan el intercambio de conocimiento y su acceso.

• Reducen la carga de correos electrónicos.

Implantación y adopción

Cultura y entorno de trabajo de la organización

destinataria:

• ¿Qué infraestructura de TI está disponible incorporar?

• ¿Tenemos recursos financieros y humanos para adquirir,

instalar y mantener una aplicación?

• ¿Quiénes serán los usuarios de la herramienta? ¿Cuáles son

sus requisitos?

• ¿Tienen una actitud abierta (early adopters) a la hora de

introducir nuevas herramientas? ¿Invertirán tiempo en su

adopción? ¿Son escépticos? ¿Cuál es su tolerancia al riesgo?

• ¿Debemos empezar con una aplicación sencilla y fácil de

utilizar o nos están requiriendo una mayor granularidad,

seguridad y opciones de workflow?

• ¿Quiénes serán los principales stakeholders? ¿Pueden

comunicar el valor de la nueva herramienta de colaboración?

Implantación y adopción

Tres requisitos clave a la hora de elegir la mejor herramienta:

• Comunicación. ¿Con qué frecuencia la personas necesitan comunicarse? ¿Qué

tipo de comunicación prefieren, asíncrona o síncrona? ¿En qué formato, texto,

voz, video,…?

• Intercambio. ¿Cuán frecuentemente comparten documentos y/o otros tipos de

contenidos los grupos? ¿Requieren hacerlo en tiempo real o se puede hacer a

través de respositorios documentales? ¿Es una comunidad de confianza?

¿Todo el mundo puede ver y editar los materiales o debemos definir permisos

más granulares? ¿Se requiere un proceso de aprobación complejo o es simple?

¿Se crearán los documentos colaborativamente? ¿En un entorno online o a

través de herramientas de escritorio? ¿Se necesita un control de versiones?

• Gestión. ¿Cuántos usuarios estarán involucrados en más de un grupo o

espacio colaborativo? ¿Qué grado de estandarización se requiere para cada

grupo de trabajo?

Implantación y adopción

“Análisis de necesidades” para la aplicación en proyectos:

• ¿Qué tareas debo cumplir? Se requiere analizar los tipos de resultado que se

tienen que crear en el proyecto y los miembros del equipo que tienen que recibir

esos resultados.

• ¿Cuáles son nuestras capacidades actuales? Hacer un inventario del hardware

y software que está utilizando el equipo, así como la infraestructura disponible

para permitir tecnologías de colaboración (conexión a Internet para utilizar

mensajería instantánea o audio y video conferencia, intranet o extranet en donde

poder incorporar aplicaciones wiki o blogs,…)

• ¿Qué herramienta es apropiada para cada tarea? En función de los diferentes

resultados requeridos, del número de personas intervinientes en su elaboración

y de la sincronía/asincronía del proceso, se podrá decidir qué herramientas son

necesarias para por ejemplo elaborar los entregables del proyecto, elaborar los

informes de estado del, discusiones una-a-uno (conferencias telefónicas, audio o

video conferencia, mensajería instantánea,…) o para la recogida de información

del equipo.

• ¿Quién forma parte del equipo? Tener en cuenta es el conocimiento y

adecuación de las herramientas consideradas al equipo de trabajo.

Web 2.0 para la colaboración

Blogs y microblogging

Wikis, Fuentes RSS,

Redes sociales,...

Caso Práctico: CIP 2.0

Objetivos

Uso Externo• Utilizar el máximo número de canales para divulgar las

actividades, proyectos y conocimiento del centro.

• Estar presentes en Internet y en las principales

herramientas sociales para incrementar visibilidad, crear

marca y prestigio del centro y sus profesionales.

• Ofrecer más servicios (canales de divulgación) a los

partners y socios.

• Establecer conversaciones con nuestra comunidad.

Uso Interno• Mejorar la comunicación interna

• Reforzar la gestión del conocimiento

Evolución

Enero 2007

Febrero 2008

Octubre 2008

Febrero 2009

Web Corporativahttp://www.productivitycenter.org

Blog Corporativohttp://innovacionyproductividad.spaces.live.com

Blog Interno

Microblog interno

Usuario y página corporativa Facebook

Microblog corporativohttp://twitter.com/MICProductivity

Canal Vídeos Corporativohttp://www.youtube.com/user/MICProductivity

Espacio de materiales / presentaciones

http://slideshare.net/group/MICProductivity

www.productivitycenter.org