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Colegio B.V.M. Irlandesas Nuestra Señora de Loreto

Francisco Suárez Balbuena

Tratamiento de una

Base de Datos

4º E.S.O.

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BASE DE DATOS ACCESS

Microsoft Access es la aplicación de base de datos relacional de Microsoft

Office.

Una base de datos es una colección de información organizada, agrupada

como un todo. En realidad, las bases de datos son herramientas que utilizamos casi todos los días,

muchas veces sin tener conciencia de ello. El ejemplo más típico de uso de las bases de datos es

una agenda telefónica.

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito

particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de

música.

Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están

almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de

los proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en una hoja de cálculo

que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría

que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario

modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se actualiza

automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único

archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

Tablas para almacenar los datos.

Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.

Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.

Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.

Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde

Internet o desde una intranet.

Se almacenan los datos una vez en una tabla y se pueden ver desde varios lugares. Cuando se

actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.

Un sistema de gestión de base de datos (SGBD) computerizado es un programa de

ordenador que le ayuda a almacenar, recuperar, ordenar, analizar e imprimir la información

contenida en una base de datos. Microsoft Access es un SGBD relacionales, es decir, permite la

creación de relaciones entre conjuntos de datos semejantes.

En una base de datos la información es almacenada en una tabla, que presenta un aspecto

similar a una hoja de cálculo, distribuida en filas y columnas. En la jerga de las bases de datos, las

filas reciben el nombre de registros, las columnas el de campos y los encabezados de las columnas

se conocen como nombres de campo. Un registro es un conjunto de campos relacionados entre sí.

Un archivo está formado por la unión de varios registros.

Las tablas son estructuras muy sencillas y comprendidas por todos. Se denomina base de

datos simple a la comprendida por una sola tabla de datos. Muchas veces una base de datos simple

solucionará nuestros problemas, como por ejemplo en el caso de la agenda telefónica. Sin

embargo, en otros casos no será suficiente, por ejemplo, en el caso de una empresa cualquiera que

tenga que realizar una facturación, necesitará una tabla para los clientes, otra para los artículos que

venda y en una tercera tendrá las facturas emitidas. Así, si un cliente cambia de domicilio, por

ejemplo, no tendremos que modificar todas sus facturas, sino simplemente modificaremos el

campo correspondiente en la tabla clientes. Estas tablas además deben de estar relacionadas o

enlazadas entre sí, surgen de este modo las bases de datos relacionales.

Microsoft Access no es más que un programa informático con el que podremos gestionar

bases de datos relacionales. La posibilidad de emplear más de una base de datos simultáneamente

y relacionarlas entre ellas, supone una enorme ventaja en el momento de trabajar con bases de

datos.

http://www.aulaclic.es/access-2013/index.htm

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OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS 1. TABLA: Almacena la información en un formato de filas y columnas similar a una hoja de

cálculo.

2. CONSULTA: Extrae los datos de una tabla en base a los criterios especificados por el usuario.

Permite examinar campos de diferentes tablas dentro de un mismo registro.

3. FORMULARIO: Muestra la información de una tabla en un formato personalizado por el usuario.

Permiten examinar, editar e imprimir datos. Puede mostrar información procedente de más de

una tabla o consulta.

4. INFORME: Muestra e imprime los datos de una tabla o consulta en un formato personalizado,

definido por el usuario. No es posible editar los datos de un informe. Pueden contener

información procedente de más de una tabla o consulta.

5. MACRO: Automatiza las acciones comunes de una base de datos en base a una serie de

comandos y acciones especificados por el usuario.

6. MÓDULO: Automatiza operaciones complejas que no pueden ser llevadas a cabo mediante

macros. Son procedimientos escritos en Access Basic (“Visual Basic”).

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MANTENIMIENTO DE UNA BASE DE DATOS

A medida que vayamos utilizando nuestra base de datos, necesitaremos realizar diversas

tareas que nos permitan proteger y mantener actualizada la información de la base de datos. Para

ello es conveniente realizar:

1. COPIAS DE SEGURIDAD.

Podemos evitar la pérdida de información de vital importancia.

2. COMPACTAR Y REPARAR:

Los archivos de base de datos pueden crecer en tamaño rápidamente conforme se utilizan,

lo que puede llegar a afectar al rendimiento. También pueden resultar dañados en algún momento.

Puede utilizar el comando Compactar y reparar base de datos de Microsoft Office Access para

prevenir o solucionar estos problemas.

Los archivos de base datos son cada vez más grandes

A medida que agrega y actualiza los datos y cambia su diseño, aumenta el tamaño del archivo de

base de datos. Este aumento se produce por la incorporación de nuevos datos, pero también por

otros motivos:

Access crea objetos temporales ocultos para realizar diversas tareas. Algunas veces, esos

objetos temporales permanecen en la base de datos cuando Access ya no los necesita.

Cuando elimina un objeto de base de datos, el espacio en disco que ocupaba el objeto no

se recupera automáticamente: el archivo de base de datos sigue utilizando ese espacio en

disco aunque se haya eliminado el objeto.

Cuando el archivo de base de datos se llena con los restos de los objetos temporales y eliminados,

su rendimiento podría verse reducido. Es posible que los objetos se abran más lentamente, que las

consultas tarden más de lo normal en ejecutarse y que las operaciones habituales duren más tiempo.

Nota: Cuando se compacta una base de datos, los datos no se comprimen, sino que se reduce el

tamaño del archivo de base de datos al eliminar el espacio no utilizado.

Los archivos de base de datos pueden resultar dañados

En algunas circunstancias, puede que un archivo de base de datos resulte dañado. Si un archivo de

base de datos se comparte a través de una red y varios usuarios trabajan directamente con el archivo

al mismo tiempo, es muy poco probable que ese archivo resulte dañado. Pero las posibilidades de

que se dañe el archivo aumentan ligeramente si los usuarios modifican frecuentemente los datos

en los campos Memo, y el riesgo cada vez es mayor. Puede mitigar ese riesgo con el comando

Compactar y reparar base de datos.

Considere las siguientes acciones antes de compactar y reparar una base de datos:

Realice siempre una copia de seguridad Durante el proceso de reparación, Access

puede truncar algunos datos de tablas que están dañadas. A veces es posible recuperar estos

datos de una copia de seguridad. Además de la estrategia habitual de copia de seguridad,

debe hacer una copia de seguridad antes de usar el comando Compactar y reparar base

de datos. Para ello, puede usar el comando Realizar copia de seguridad de la base de

datos:

o Haga clic en el botón de Office. Aparece el Espacio de comandos contextuales.

o Elija Guardar y, a continuación, en la categoría Avanzadas, haga clic en Realizar

copia de seguridad de la base de datos.

Compactar y reparar automáticamente. A menos que comparta un archivo de base de

datos determinado con otros usuarios a través de una red, debe configurar la base de datos

para que se compacte y repare automáticamente.

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Registre la tabla de errores de recuperación del sistema Cuando Access no es capaz

de reparar todos los objetos de un archivo de base de datos dañado, los objetos que no se

pueden recuperar se registran en una tabla denominada MSysCompactErrors. Si hay

errores, Access abre la tabla MSysCompactErrors en la vista Hoja de datos.

Si dispone de una copia de seguridad de la base de datos realizada antes de que la base de

datos resultara dañada, puede usar la tabla MSysCompactErrors para determinar los objetos

que desea importar de la copia de seguridad a la base de datos reparada.

Obtenga acceso exclusivo a la base de datos cuando use el comando Compactar y

reparar base de datos Si usted es la única persona que usa la base de datos, puede omitir

el resto de esta sección e ir directamente a Compactar y reparar una base de datos.

Una operación Compactar y reparar requiere acceso exclusivo al archivo de base de datos,

porque la operación puede interrumpir el trabajo de los demás usuarios. Cuando vaya a

ejecutar una operación Compactar y reparar, deberá notificárselo a los demás usuarios para

que no utilicen la base de datos durante ese tiempo.

Indique a los usuarios durante cuánto tiempo no deben usar la base de datos. Si ejecuta

operaciones Compactar y reparar periódicamente, mantenga un registro de cuánto tarda la

operación. Podrá realizar cálculos más precisos que orienten a los demás usuarios sobre

cuánto tiempo deben evitar usar la base de datos.

Obtenga permisos suficientes para ejecutar una operación Compactar y reparar Si

usa un archivo de base de datos de una versión anterior y trabaja en un grupo de trabajo,

tal vez desee compactar y reparar la base de datos usted mismo. Si no tiene permisos

suficientes y necesita compactar y reparar una base de datos, póngase en contacto con el

administrador del grupo de trabajo para solicitar asistencia.

Más información en el siguiente enlace:

Compactar y reparar bases de datos

3. CIFRAR CON CONTRASEÑA

Se cifra una base de datos de Microsoft Office Access cuando se necesita conciliar los datos y

evitar que usuarios no deseados la abran. Cuando desee evitar el uso no autorizado de una base de

datos de Access, considere cifrar la base de datos mediante una contraseña. Si conoce la contraseña

de una base de datos cifrada, también puede descifrar la base de datos y quitar su contraseña.

La herramienta de cifrado impide que otras herramientas puedan leer los datos y establece una

contraseña que se requiere para usar la base de datos.

1. Abra la base de datos en modo exclusivo.

¿Cómo abro una base de datos en modo exclusivo? a. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir.

b. En el cuadro de diálogo Abrir, busque y seleccione el archivo que desee abrir.

c. Haga clic en la flecha que aparece junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic

en Abrir en modo exclusivo. La figura siguiente es una representación del menú.

2. En la pestaña Archivo, haga clic en Información y después en Cifrar con contraseña.

Aparece el cuadro de diálogo Establecer contraseña para la base de datos.

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3. Escriba la contraseña en el cuadro Contraseña, vuelva a escribirla en el cuadro

Comprobar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Use contraseñas seguras en las que se combinen mayúsculas, minúsculas, números y símbolos.

Más información en el siguiente enlace:

Cifrar una base de datos utilizando una contraseña de base de datos

TABLAS

Una vez que se ha planificado y creado una base de datos Access, el siguiente paso es generar las

tablas que nos permitan almacenar los datos. Son el fundamento de una base de datos. Los demás

objetos de la base de datos (Consultas, Formularios e Informes) dependen de los datos contenidos

en las tablas.

Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es donde se conserva

toda la información o los datos. Así, una base de datos de una empresa puede tener una tabla

Contactos que almacene los nombres de los proveedores, las direcciones de correo electrónico y

los números de teléfono.

Las bases de datos relacionales, como Access, acostumbran a tener varias tablas relacionadas. En

una base de datos bien diseñada, cada tabla conserva datos de un tema en concreto, como

empleados o productos. Una tabla está formada por registros (filas) y campos (columnas). Los

campos contienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

1. Un registro: contiene datos específicos, al igual que información sobre un empleado en

particular o un producto.

2. Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de tabla, como el nombre o dirección

de correo electrónico.

3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo, Contoso, Ltd. o

someone@example.com.

PROPIEDADES DE TABLA Y CAMPO

Las características y comportamiento de las tablas y los campos se definen y controlan mediante

propiedades. Las propiedades de una tabla se establecen en la hoja de propiedades de dicha tabla;

así, puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una tabla para indicar el modo en que

la tabla se va a mostrar de forma predeterminada. La propiedad de un campo define un aspecto del

comportamiento del campo en cuestión. Las propiedades de campo también se pueden establecer

en la vista Diseño por medio del panel Propiedades del campo. Cada campo presenta un tipo de

datos, que define la clase de información almacenada. Un tipo de datos pueden ser varias líneas de

texto o una moneda.

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RELACIONES DE TABLA

Aunque cada tabla de una base de datos almacena datos acerca de un asunto específico, las tablas

de una base de datos relacional como Access almacenan datos sobre asuntos conectados entre sí.

Por ejemplo, es posible que una base de datos contenga:

Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.

Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de

cada artículo.

Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.

Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, se crean relaciones. Una relación es una

conexión lógica entre dos tablas que tienen campos en común.

Claves

Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por

lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de

claves:

Clave principal: una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal

está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla

de forma exclusiva. Access proporciona automáticamente un número de identificación

único (denominado número de Id.), que funciona como la clave principal. Para más

información, vea Agregar o cambiar la clave principal de una tabla.

Clave externa: una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene

valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo,

puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de

cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador

de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La

relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo,

suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se

identifica por el campo de clave principal (identificador).

Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos

correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y, a continuación, se crea una

relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el

identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información acerca del cliente

de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden

los registros de la tabla Pedidos.

1. Una clave principal se identifica mediante el icono de llave junto al nombre del campo.

2. Una clave externa, observe la ausencia del icono de llave.

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Ventajas de las relaciones

Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:

Coherencia Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla,

existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el

nombre de un cliente solamente una vez en una tabla acerca de clientes en lugar de hacerlo

en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos

de pedidos.

Eficacia Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en

disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente

que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes,

especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos,

estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento.

Comprensibilidad El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los

asuntos está separados en tablas de manera apropiada.

AGREGAR UNA TABLA A UNA BASE DE DATOS DE ESCRITORIO DE ACCESO Cree una tabla si tiene un origen de datos nuevo que no pertenezca a ninguna de las tablas

existentes. Son varias las opciones para agregar una tabla a la base de datos de Access, como crear

una base de datos, insertar una tabla en una base de datos existente o importar o establecer un

vínculo a una tabla de otro origen de datos (como un libro de Microsoft Excel, un documento de

Microsoft Word, un archivo de texto, un servicio web u otra base de datos). Cuando se crea una

base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede

introducir datos en la tabla para empezar a definir los campos.

Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una base de datos de escritorio, vea

el artículo Agregar un campo a una tabla.

CREAR UNA TABLA EN UNA NUEVA BASE DE DATOS DE ESCRITORIO

1. En Archivo, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de

datos.

3. Para guardar la base de datos en otra ubicación, haga clic en el icono de carpeta.

4. Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos con una nueva tabla denominada Tabla1. Cambie el nombre de la

tabla en función del tipo de datos que almacena.

CREAR UNA TABLA EN UNA BASE DE DATOS EXISTENTE

1. Haga clic en Archivo >Abrir y haga clic en la base de datos si figura en Reciente. Si no

aparece, seleccione una de las opciones de exploración para encontrarla.

2. En la pestaña Crear, haga clic en Tabla.

Se añade una nueva tabla y se abre en la vista Hoja de datos.

Más información en los siguientes enlaces:

Introducción a las tablas

Tareas básicas para una base de datos de escritorio de acceso

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CREACIÓN DE UNA NUEVA TABLA (VISTA DISEÑO) – PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Nos aparecerá el panel de la cuadrícula de diseño de tablas, que permite definir los nombres de

campos, tipos y descripción de los mismos.

NOMBRE DEL CAMPO: Pueden contener hasta un total de 64 caracteres (letras, números y

espacios). No puede haber dos campos con el mismo nombre.

DESCRIPCIÓN DE CAMPOS: Proporciona al usuario información acerca del objetivo del campo.

Es opcional y aparecerá en la barra de estado cuando el cursor de edición se encuentra situado

sobre el campo.

TIPO DE DATOS: Determina la clase de información que almacena un campo. Access dispone de

los siguientes tipos de datos:

Texto corto: Caracteres alfanuméricos hasta un total de 255 bytes (1 byte por carácter).

Texto largo: Caracteres alfanuméricos hasta un total de 64.000 bytes.

Número: Cualquier tipo de número.

Fecha/Hora: Datos de fecha y hora (8 bytes)

Moneda: Números redondeados con una precisión de 15 dígitos a la izquierda de la coma

decimal y 4 posiciones decimales.

Autonumeración: Número de secuencia que se incrementa de forma automática a medida

que se añaden nuevos registros (es Entero Largo)

Sí/No: Valores lógicos (Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado)

Objeto OLE: Gráficos o cualquier otra información en formato binario.

Hipervículo: Está relacionado con la inclusión de vínculos a archivos y direcciones de

páginas Web. Datos adjuntos Calculado Asistente para búsquedas

CLAVE PRINCIPAL No es obligatoria establecerla, pero es recomendable que cada tabla tenga una clave

principal. La clave principal ayuda a Access a realizar su trabajo de forma más eficiente, ya que

identifica a cada registro de forma inequívoca. Los valores del campo Clave Principal no se pueden

repetir.

Para establecer Clave Principal en más de un campo (por ejemplo en una factura pueden

ser los campos “Nº de Factura” y “Cliente”) hay que usar la tecla Control y el ratón.

Los beneficios de la Clave Principal son:

a) Velocidad: Permite mejorar los procesos de consulta y otras funciones.

b) Ordenación: Access ordena y muestra automáticamente los registros de una tabla según la clave

principal.

c) Prevención de duplicados: Access no permite introducir dos registros con el mismo valor en el

campo clave principal.

d) Vinculación: Access mantiene las relaciones entre tablas vinculadas en base a un campo Clave

Principal común.

Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control

adicional sobre la forma de funcionar del campo.

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseño cuando tenemos un

campo seleccionado.

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Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las

características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de

valores válidos para el campo.

Las propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que

las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.

Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber

introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.

A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentes tipos de

datos.

Tamaño del campo

- Para los campos Texto corto, esta propiedad determina el número máximo de caracteres

que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 255 caracteres y valor máximo

de 255.

- Para el campo número estas son las opciones:

Byte:

(1 byte) De 0 a 255 (sin fracciones)

Entero:

(2 bytes) De -32.768 a 32.767 (sin fracciones)

Entero largo:

(4 bytes) De -2.147.483.648 a 2.147.483.647 (sin fracciones)

Simple:

(4 bytes) Números de 6 dígitos de precisión.

Negativos: -3’402823E38 a -1’401298E-45

Positivos: 1’401298E-45 a 3’402823E38

Doble:

(8 bytes) Números con 10 dígitos de precisión.

Neg: 1’79769313486232E308 a 4’94065645841247E-324

Pos: 4’94065645841247E-324 a 1’79769313486232E308

Id. de

replicación se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas

Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y

10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números

entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos

.accdb)

- Los campos Autonumeración son Entero Largo.

- A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

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Formato del campo

Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un

informe.

Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos adjuntos e

Hipervínculo.

- Para los campos Autonumeración, Numérico y Moneda, las opciones son:

o Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

o Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo

monetario asignado en Windows como puede ser €.

o Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.

o Fijo: presenta los valores sin separador de millares.

o Estándar: presenta los valores con separador de millares.

o Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).

o Científico: presenta el número con notación científica.

- Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

o Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor

es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de

los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93

05:34:00 PM.

o Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo.

Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.

o Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-

2000.

o Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo:

01/08/00. El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el

1/1/00 y el 31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las

fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años

entre 1930 y 1999.

o Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.

o Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.

o Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.

- Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y

Activado/Desactivado. Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo

son No, Falso y Desactivado.

Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por lo que

en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla de verificación

y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar

el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de las propiedades del campo, en la

propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a continuación.

- Los campos Calculado pueden ser de cualquiera de los formatos indicados anteriormente,

ya que el cálculo puede ser tanto sobre fechas, como sobre valores monetarios u

operaciones lógicas de verdadero/falso.

- Los campos Texto corto y Texto largo no disponen de formatos predefinidos, se tendrían

que crear formatos personalizados.

Si deseas más información sobre la personalización de formatos haz clic aquí.

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Lugares decimales

Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato

Número, Autonumeración o Moneda.

Máscara de entrada

Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que

los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo

Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___)

___-____.

Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta

propiedad, y al cual accederemos desde la pestaña General, al hacer clic sobre el botón que

aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad. Sólo funciona

para los tipos de datos Texto o Fecha.

Si deseas más información sobre la personalización de máscaras de entrada haz clic aquí.

Título

Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.

Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor en la

propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.

Valor predeterminado

El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si no

introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener

la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cuál va

a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en el campo a la hora de introducir los

datos de la tabla.

Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la

provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor predeterminado del campo

Provincia y así a la hora de introducir los diferentes clientes, automáticamente aparecerá el valor

Valencia y no lo tendremos que teclear.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos

adjuntos, Calculado y Autonumeración.

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Regla de validación

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay

que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido

correctamente.

Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se puede

especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, Datos

adjuntos, Calculado y Autonumeración.

Para ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el generador de expresiones que se abre

al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad cuando hacemos clic en

ella. Para conocer un poco más sobre él pulsa aquí.

Texto de validación

En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en

un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior.

Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos sepa

el porqué de su error y pueda solucionarlo. Poe ejemplo, "La fecha de nacimiento no puede ser

menor de 1900, ni mayor que la fecha actual".

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el

Autonumeración.

Requerido

Si queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el

valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el

Autonumeración.

Permitir longitud cero

Los campos Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores

de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.

Indexado

Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las

consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones

de ordenación y agrupación.

Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un

índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Pero el indexado no es la panacea, tiene sus inconvenientes. No es recomendable crear índices en

tablas que contiene un gran volumen de datos y que además se actualizan constantemente, porque

el proceso interno de actualización de los índices puede ralentizar mucho las consultas sobre la

tabla.

Esta propiedad dispone de tres valores:

No: Sin índice.

Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados

(dos filas con el mismo valor en el campo).

Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

Si quieres saber más sobre los índices haz clic aquí.

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UTILIZAR VARIAS TABLAS: RELACIONES

Como ya hemos dicho, Access es un gestor de bases de datos relacionales. Veamos ahora

qué tipos de relaciones pueden existir entre tablas, cómo podemos crearlas y cómo modificarlas.

Nuestro objetivo es enlazar la información existente en distintas tablas sin necesidad de

duplicar datos, y, a la vez, disponiendo de toda la información existente en la base de datos.

Una vez que sepamos definir relaciones entre tablas, podremos crear consultas, formularios

e informes de varias tablas. Estos elementos son los que dotan de verdadera potencia a nuestra

base de datos.

Las bases de datos relaciones se caracterizan fundamentalmente por:

- Distribuyen toda la información en varias tablas, en lugar de condensar toda la información

en una sola tabla. Ello tiene la ventaja del ahorro de trabajo que supone no tener que

introducir información repetida.

- Al no duplicar información se ahorra no solo trabajo, sino también espacio.

- Facilitan el mantenimiento de los datos.

CREAR RELACIONES

Para crear relaciones entre dos tablas de una base de datos, ambas tablas deben tener un campo

común, y éste debe cumplir lo siguiente:

- Debe ser del mismo tipo en ambas tablas, aunque no es necesario que se llamen igual.

- Si el campo común es del tipo Numérico, la propiedad Tamaño del campo deberá estar

definida de la misma forma en ambos campos.

- En el caso de que la tabla primaria tenga el campo común del tipo Autonumérico, la tabla

secundaria debe tenerlo definido del tipo Numérico y con la propiedad Tamaño del

campo establecida como Entero largo.

- El campo común que corresponde a la tabla primaria debe ser un campo clave.

Para crear relaciones en Access debemos:

- Pulsar el botón Relaciones de la pestaña Herramientas de base

de datos.

- O bien, desde el botón de Archivo > Información.

En caso de que tengas una tabla abierta, también encontrarás este botón en:

- La pestaña Herramientas de tabla > Diseño > grupo Relaciones, si estamos en Vista Diseño.

- La pestaña Herramientas de tabla > Tabla > grupo Relaciones, si estamos en la Vista Hoja de

datos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla y en él deberemos

indicar qué tablas queremos relacionar.

1. Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relación

haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla remarcada.

También puedes seleccionar varias a la vez pulsando

CTRL.

2. Hacer clic sobre el botón Agregar.

3. Repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las

tablas sobre las cuales queramos efectuar relaciones.

4. Hacer clic sobre el botón Cerrar.

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Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

Para crear la relación:

Ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso código de Película de la

tabla Alquiler).

Pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar hasta el campo código

de Película de la tabla secundaria (Películas).

Soltar el botón del ratón.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar

relaciones siguiente:

En la parte superior deben estar los nombres

de las dos tablas relacionadas (Películas y

Alquiler) y debajo de éstos el nombre de los

campos de relación (Código de Película en

ambos casos en este ejemplo, aunque no

tienen por qué llamarse igual). Ojo! La

información de ambos campos se debe corresponder, por lo tanto han de ser del mismo tipo de

datos. No puedes relacionar, por ejemplo una fecha de nacimiento con un apellido. En cambio no

es necesario que el nombre del campo sea el mismo.

Observa en la parte inferior el Tipo de relación que se asignará dependiendo de las

características de los campos de relación (en nuestro caso uno a varios porque una misma

película puede ser alquilada más de una vez).

Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre éste.

Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y

Eliminar en cascada los registros relacionados.

Si quieres saber más sobre integridad referencial y operaciones en cascada haz clic aquí.

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Para terminar, hacer clic sobre el botón Crear.

Se creará la relación y ésta aparecerá en la ventana Relaciones:

http://www.aulaclic.es/access-2013/t_6_1.htm

TIPOS DE RELACIONES En Access podemos definir tres tipos de relaciones:

- Relación de uno a muchos: Este es el tipo de relación más común. En este tipo de relación,

cada registro de la tabla A (tabla principal) puede tener más de un registro en la tabla B

(tabla secundaria), pero cada registro de la tabla B, sólo puede tener un registro enlazado

en la tabla A. Por ejemplo la tabla A puede ser la de Clientes y la tabla B la de Pedidos, ya

que cada cliente puede hacer varios pedidos.

- Relación de muchos a muchos: Cada registro de la tabla A puede tener más de un registro

enlazado en la tabla B y viceversa. Una película suele tener más de una actor, y, a la vez,

un actor puede interpretar más de una película.

- Relación de uno a uno: Es la más extraña, y en ella cada registro de la tabla A solamente

puede tener un registro enlazado de la tabla B y viceversa.

LA INTEGRIDAD REFERENCIAL Lo normal al crear relaciones de uno a muchos es obligar a que se cumplan en esa relación

las reglas de la integridad referencial. Estas reglas sirven para asegurarse de que los datos se

mantendrán correctamente relacionados una vez establecida la relación y de que no se eliminarán

datos accidentalmente. Estas reglas se pueden resumir en:

- No puede haber registros en una tabla secundaria que no estén enlazados a la tabla primaria.

- No se puede borrar un registro de la tabla principal si tiene enlazados registros en la

secundaria.

ELIMINACIÓN Y ACTUALIZACIÓN EN CASCADA Una vez pedida integridad referencial, Access nos permite activar estas operaciones, que sirven

para que Access realice de forma automática estas operaciones con registros relacionados.

Activándolas podremos realizar aquellas operaciones que no estarían permitidas en la integridad

referencial, esto se debe a que Access se encargará de mantenerla.

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Actualizar en cascada los campos relacionados: Siempre que modifiquemos un valor

en la clave principal de un registro de la tabla principal, Access cambiará

automáticamente el valor del campo correspondiente al nuevo dato en todos los

registros relacionados de la tabla secundaria.

Eliminar en cascada los campos relacionados: Siempre que eliminemos registros de

la tabla principal, Access eliminará automáticamente los registros relacionados en la

tabla secundaria.

Cuando queramos ver o modificar las relaciones creadas anteriormente, hay que abrir el

cuadro Relaciones. Para editar una relación existente basta hacer doble clic sobre la línea de la

relación. Para borrarla hay que seleccionarla y pulsar Supr. Para agregar tablas se realiza mediante

el comando Relaciones, Mostrar tabla.

Esto nos servirá a la hora de usar varias tablas en consultas, formularios e informes.

CONSULTAS

Una consulta es una sentencia que le indica a Access qué clase de información necesitamos

extraer de una o más tablas. Son similares a los filtros en las listas de Excel, ya que permiten ver

sólo los datos que cumplen ciertas condiciones.

Antes de crear una consulta hay que planificarla, saber cuál es su objetivo, para ello hay

que identificar la tabla o tablas en la que podemos obtener la información y señalar cuál será la

información exacta que necesitamos (los campos).

CREACIÓN DE UNA NUEVA CONSULTA Hay varios tipos de consultas que se pueden crear en Access. Para crear una consulta

Access proporciona un asistente para crear consultas sencillas, pero

nosotros lo vamos a hacer desde el modo Diseño de consulta (menú

crear):

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Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará

los datos con un cuadro de diálogo parecido al anterior.

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.

Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas.

Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar.

Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas.

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas

añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE

definimos la consulta. Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo.

Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación:

- Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a

visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo

calculado.

- Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos

consultas basadas en varias tablas.

- Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.

- Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el

resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta

pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si queremos que se muestren

sólo los coches vendidos de una determinada marca, no es necesario mostrar el campo

marca, porque sería repetitivo y no aportaría información adicional.

- Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una

condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta.

Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores

Y (AND) y O (OR).

- O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

- Total: En principio no aparece. Para verla, Menú Ver y Totales o pulsar el botón

correspondiente: Σ. Nos sirve para agrupar por un campo determinado y además podemos

aplicarle alguna función: suma, promedio, máximo, mínimo, cuenta, …

Para añadir campos a la cuadrícula podemos:

- Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se

colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.

- Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón

del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la

columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.

- Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha

la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la

zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista

seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, así en la lista desplegable sólo aparecerán

campos de la tabla seleccionada.

- También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una

columna vacía de la cuadrícula.

- Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta

podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').

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DEFINIR CAMPOS CALCULADOS

Al igual que podemos definir en una tabla un campo cuyo tipo de datos sea Calculado también

podemos incluir campos calculados en las consultas.

¿Cuándo incluir la expresión en una tabla y cuándo en una consulta? La respuesta dependerá de

cada caso concreto. Si el resultado de la expresión se va a utilizar frecuentemente en consultas,

listados o estadísticas, puede ser más interesante guardar el dato en la propia tabla. Si en cambio

se trata de un cálculo más específico puede ser preferible no utilizar espacio en el disco para

conservar estos valores, definiendo un campo calculado en la consulta.

Para definir un campo como calculado, simplemente deberemos escribir una expresión en el

espacio reservado para indicar el campo. La sintaxis será:

Nombre del campo: expresión

Por ejemplo,

a) Si disponemos de un campo Precio, podríamos realizar la siguiente expresión: Precio con

IVA: Precio * 1,21. Al pulsar INTRO se guardará la expresión y se aplicarán ciertos

cambios, como encerrar entre corchetes los campos referenciados o eliminar espacios

innecesarios, etc.: Precio con IVA: [Precio]*1,21

b) Otro ejemplo NOM:[NOMBRE]& “ ” &[APELLIDOS] En este caso hemos llamado al

nuevo campo NOM y en el aparecerá el NOMBRE y los APELLIDOS de una misma

persona en el mismo campo y separados por un espacio en blanco, aunque en la tabla

correspondiente los tengamos por separado. Vemos que el carácter & nos sirve para añadir

más cosas a una misma orden.

Puedes ver cómo formar expresiones de forma manual pulsando aquí.

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CRITERIOS DE CONSULTA

La fila “Criterios” y la fila “o” de la cuadrícula QBE permiten especificar los criterios que

deben cumplir los registros que serán incluidos en el resultado de la consulta. Los criterios son

condiciones utilizadas para seleccionar registros. Probablemente esta característica es la más

utilizada con diferencia. Para generar un criterio o expresión podemos utilizar el botón Generar de

la barra de herramientas (o del menú que aparece pulsando el botón derecho del ratón).

Aunque las expresiones se pueden introducir en Access en muy diversos lugares, siempre

siguen las mismas normas:

- Los nombres de campos, tablas, consultas, formularios, informes y controles deben

escribirse entre corchetes ([ ]).

- Las fechas deben escribirse entre almohadillas (#).

- El texto debe escribirse entre comillas (“ ”).

- Las expresiones de los controles calculados deben ir precedidas del signo igual (=).

Las consultas complejas implican el uso de varias condiciones a la vez, estas condiciones

múltiples implican el uso de operadores especiales. Existen las siguientes condiciones:

a) Coincidencia Exacta.

b) Coincidencia con caracteres comodín:

* Cualquier número de caracteres.

? Un carácter individual.

# Un dígito individual.

[ ] Especifica un número de caracteres válidos encerrados entre corchetes.

(Ejemplo: B[AIU])

! Lograr coincidencias con cualquier carácter que no esté en la lista.

(Ejemplo: B[!AIU])

- Buscar un carácter en un rango de caracteres. (Ejemplo: B[A-U])

COMO Busca coincidencia con cualquier número de caracteres.

(Ejemplo: Como “[A-D]*” busca que comiencen por A, B, C, D)

c) Coincidencia por eliminación: NEGADO

d) Coincidencia de fechas (Ejemplo: Ahora(), 19/05/99,…)

e) Valores en blanco: NULO, NEGADO NULO (Hay que tener cuidado con los espacios

en blanco, ya que el ordenador los cuenta como caracteres).

f) Operadores de comparación: <, >, >=, <=, =, <>

g) Valores Sí/No.

h) Criterios Múltiples. Operadores lógicos:

Y: Busca los registros que coinciden con todos los criterios.

O: Busca los registros que coinciden con alguno de los criterios.

NO: Busca los registros que no coinciden con los criterios.

ENTRE: Busca los registros que coinciden con un determinado rango de valores.

EN: Busca los registros con valores en el mismo campo.

AGRUPACIÓN DE REGISTROS Y TOTALES

Para terminar con las consultas veremos un tipo especial de consultas llamadas consultas

de agrupación y de totales.

Implican dos operaciones:

- Agrupar los registros de nuestras tablas por algún concepto (normalmente el valor de un

campo).

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- Realizar alguna operación de tipo estadístico, como contar, sumar, calcular medias,...

Para crear una consulta de agrupación o de totales, basta pulsar el botón Totales Σ de la

barra de herramientas en la ventana de diseño de la consulta (así aparece la fila Total en la

cuadrícula QBE), añadiremos los campos correspondientes a la cuadrícula QBE y utilizaremos las

distintas opciones de la fila Total.

La fila Total mediante un menú desplegable, nos permite seleccionar las siguientes

opciones:

a) Suma: Calcula la suma de un valor numérico.

b) Promedio: Realiza la media aritmética.

c) Min: Localiza el valor mínimo de un campo.

d) Máx: Halla el valor máximo

e) Cuenta: Cuenta el número de registros que no están en blanco.

f) Primero: Muestra el valor del campo de primer registro.

g) Último: Muestra el valor del campo del último registro.

h) DesvEst: Calcula la desviación típica de los valores numéricos.

i) Var: Calcula la varianza de los valores numéricos.

Situaciones que se nos pueden presentar:

- Si deseamos realizar algún cálculo sobre todos los registros de la tabla. Simplemente

tenemos que seleccionar la operación que deseemos realizar sobre todos los registros de la

tabla en la fila Total.

- Si deseamos realizar una operación de subtotales por grupos de registros. Seleccionaremos

la opción Agrupar por en la fila Total correspondiente a los campos que deseemos agrupar

y seleccionaremos la operación de total que queramos en otro campo.

- Que además de calcular un total y de realizar una agrupación, deseemos incluir

condiciones. Para ello simplemente tendremos que usar las filas de criterios para indicar

las condiciones como si se tratara de cualquier otra consulta.

IMPRIMIR Podemos imprimir cualquier consulta con las órdenes habituales de Office: Vista

Preliminar, Configurar Página e Imprimir del menú Archivo.

PROPIEDADES DE UNA CONSULTA

Es posible mostrar y modificar las propiedades de una consulta, de las listas de campos que

utiliza dicha consulta, o de los campos individuales de la hoja de respuestas. Para editar las

propiedades de cualquiera de estos objetos, hay que ejecutar el comando Propiedades del Menú

Ver.

Propiedades de la Consulta:

Debemos hacer clic en la zona de datos de la consulta y presionar el botos de Propiedades.

a) Descripción: Esta opción se utiliza para crear un comentario sobre la operación que

realiza la tabla.

b) Mostrar todos los campos: Permite indicar si tienen que aparecer todos los campos

de la tabla seleccionada en la zona de datos.

c) Valores superiores: Permite indicar los valores más altos o más bajos del campo

situado en la primera columna de la izquierda de la cuadrícula QBE.

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Base de Datos. Microsoft Access. Página 23

d) Valores únicos: Utilizando esta opción se le puede indicar a la consulta que nos

muestre registros cuyos datos de los campos sean iguales. Por defecto toma el valor

NO, indicando que se mostraran los registros duplicados existentes que coincidan con

los criterios de la consulta. Para excluir los valores duplicados hay que introducir el

valor SI.

e) Registros Únicos: Es una opción muy similar a la anterior pero en este caso podemos

omitir los registros que contengan en todos sus campos los mismos datos que en otro

registro.

f) Permiso de Ejecución: Permite asignar autorizaciones de lectura, escritura o

modificación.

g) Base de Datos origen: Podemos seleccionar otra base de datos distinta.

h) Cadena de conexión del origen: Especifica el nombre de la aplicación utilizada para

crear una base de datos externa.

i) Bloqueos del registro: Se utiliza para bloquear registros.

j) Tipo Recordset: Determina qué tipo de tablas se pueden modificar y posee tres

opciones:

- Dynaset: Permite editar controles dependientes basados en una tabla o en

varias tablas con relaciones de uno a uno. No es posible editar campos

vinculados a tablas que tengan el tipo de relación de una a varios.

- Dynaset (Actualizaciones): Con esta opción podemos editar todas las tablas y

controles vinculados de los campos.

- Snapshot: No permite editar las tablas, tampoco los controles dependientes.

k) Intervalo ODBC: Permite cambiar el número de segundos que esperará ACCESS,

antes de que nos muestre un mensaje de error de la consulta.

l) Filtro: Sirve para especificar que se muestren unos registros determinados cuando se

les aplique un filtro.

m) Ordenar por: Permite asignar el tipo de ordenación que deseamos aplicar.

n) Número máximo de registros: Asigna el número máximo de registros que devuelve

el origen de datos ODBC.

Propiedades del Campo:

Hacer clic en uno de los campos de la consulta y Propiedades.

a) Descripción: Podemos añadir un comentario, describiendo la función que realiza el

campo.

b) Formato: Permite especificar un formato idéntico al formato que se utiliza al diseñar

la tabla.

c) Máscara de entrada: Se utiliza para dar un formato determinado basado en la

introducción o visualización de datos.

d) Título: Se utiliza para cambiar el encabezado de la columna y designar otro que no sea

el nombre del campo. Esta opción funciona en el modo Vista Hoja de Datos.

Propiedades de Lista de Campos:

Hacer clic en la tabla correspondiente y pulsar Propiedades.

a) Alias: Esta opción indica el nombre de la tabla.

b) Origen: Permite indicar a qué base de datos pertenece la tabla, ya sean bases de datos

creadas con el propio Access o creadas con otros programas.

http://www.aulaclic.es/access-2013/t_7_1.htm

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Base de Datos. Microsoft Access. Página 24

FORMULARIOS

http://www.aulaclic.es/access-2013/t_11_1.htm

Los formularios proporcionan un método alternativo para examinar las informaciones contenidas

en una o varias tablas. Access permite crear formularios para introducir, mantener, examinar e

imprimir datos.

Dado que los formularios representan un segundo procedimiento para examinar los datos

de una tabla, el primer paso en el diseño de un formulario es la creación de dichas tablas o la

revisión de su diseño. Después de completar el diseño de las tablas (y verificar su correcto

funcionamiento), podremos comenzar a diseñar formularios.

Los formularios ofrecen varias ventajas en comparación con el modo de hoja de datos que

utilizan las tablas:

- Pueden mostrar un único registro cada vez.

- Pueden ser diseñados para simular los formularios de papel de uso habitual.

- Permiten reordenar los campos para facilitar y hacer más segura la entrada de datos.

- Pueden contener campos procedentes de más de una tabla.

- Disponen de funciones especiales para la presentación de campos, tales como listas

desplegables, opciones de alineación de texto y creación de campos calculados.

- Pueden contener imágenes.

- Pueden automatizar tareas y mostrar menús personalizados.

Un formulario bien diseñado debe ser fácil de utilizar. Deben ser diseñados con vistas a facilitar

la entrada de datos. Por ello debería tener en cuenta:

- Simplificar el formulario. Utilizar fuentes y colores fáciles de leer. No saturar el formulario

con demasiados objetos.

- Si va a ser impreso en una impresora en blanco y negro, ajustar los colores y el diseño para

obtener una salida suficientemente clara.

- Ser cuidadoso con los colores que se utilizan en la presentación en pantalla.

- Sea consistente con todos sus formularios. Por ejemplo, utilice el mismo diseño para los

formularios de entrada de clientes y entrada de pedidos.

- Muestre claramente dónde deben ser introducidos los datos y de qué forma debe hacerse.

TIPOS DE FORMULARIOS - Formulario de Columna Simple: Muestra los valores de los registros en una sola

columna, incluyendo cada campo en una línea distinta. Los registros de la base de datos

son presentados individualmente.

- Formulario Tabular: Muestra los valores de los registros utilizando el formato de filas y

columnas, apareciendo en cada fila un registro distinto y en cada columna los distintos

campos de cada registro. En la ventana se muestran varios registros a la vez.

- Formulario Hoja de Datos: Presenta el mismo diseño que el modo “Presentación Hoja

de Datos” de una tabla.

- Formulario Gráfico: Los datos son mostrados en formato gráfico, pudiendo éste estar

representado mediante diagramas de barras, de puntos, de tarta, de tres dimensiones, etc.

- Formulario Principal / Subformulario: Muestra la relación existente entre los registros

del Formulario Principal y los registros del Subformulario. Presenta la relación de Uno a

Varios apareciendo en el formato de una sola columna los registros en el Formulario

Principal y el formato Hoja de Datos los registros pertenecientes al Subformulario.

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Base de Datos. Microsoft Access. Página 25

- Formulario Automático: Es la manera más rápida y sencilla de crear un formulario. El

formato de éste es muy similar al Formulario de columna y presenta todos los datos campo

de los registros de la tabla o consulta en que esté basado.

CREACIÓN DE UN FORMULARIO Access dispone de diferentes procedimientos para la creación de formularios:

- Formulario Automático: Crea un formulario simple basado en la tabla o consulta actual.

El botón Formulario Automático está en la barra de herramientas.

- Vista Diseño: Access permite diseñar un formulario personalizado.

- Asistente para formularios: Se construye el formulario respondiendo a una serie de

preguntas que plantea el asistente, con las que podremos elegir entre distintas opciones.

Este método proporciona un mayor control sobre el formulario creado.

- Autoformulario en columnas, tabular, hoja de datos: Crea automáticamente un

formulario en columnas, tabular o de hoja de datos respectivamente.

- Asistente para gráficos: Crea un formulario gráfico.

- Asistente para tablas dinámicas: Crea un formulario con una tabla dinámica de Excel.

PRESENTACIÓN DE DISEÑO DE FORMULARIOS La modificación de los elementos de un formulario se realiza en la presentación de diseño.

Las secciones disponibles en un formulario son las siguientes:

- Encabezado del formulario: Aparece en el borde superior de la pantalla. Cuando se

imprime el formulario, la información contenida en el encabezado de formulario aparecerá

en el borde superior de la primera página.

- Encabezado de página: Aparece solamente en el borde superior de cada una de las páginas

impresas.

- Detalle: Muestra los datos del formulario.

- Pie de página: Aparece solamente en el borde inferior de cada una de las páginas impresas.

- Pie de formulario: Aparece en el borde inferior de la pantalla. Cuando se imprime el

formulario, la información contenida en el pie de formulario aparecerá en el borde inferior

de la última página.

Las modificaciones que se pueden realizar en cada una de estas secciones se van a ver en

las prácticas correspondientes. Se verá la barra de herramientas del modo diseño de formularios,

la caja de herramientas, la paleta para mejorar el aspecto del formulario, color de texto, fondo y

bordes (En Menú Ver, ejecutar comando Paleta).

Veremos:

- Insertar una imagen (Menú insertar o botón de la barra de herramientas). Modificar su

tamaño (Seleccionar, Botón derecho del ratón, Propiedades, Modo de cambiar tamaño,

Extender).

- Introducir texto: Botón “Aa”(Etiqueta) de la barra de herramientas.

- Introducir un nuevo campo: Botón “ab|” (cuadro de texto) de la barra de herramientas.

- Insertar líneas

- Cambiar el nombre de un campo a la hora de presentarse en pantalla

- Modificar el tipo, tamaño y color de la letra

- Modificar el pie de formulario

- Borrar objetos. (Seleccionar y tecla Supr)

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Base de Datos. Microsoft Access. Página 26

PROPIEDADES DE LOS CONTROLES Cada campo en un formulario tiene asignados dos tipos de controles:

- Control de etiqueta: Sólo define el título que asignamos en el campo.

- Control de campo: En este control se muestran los datos que contiene el campo en la

tabla.

El aspecto final de un formulario depende de cada control por el que está formado. Los

pasos que deberíamos realizar para modificar las propiedades de un control serían los siguientes:

- Seleccionar la opción Vista Diseño

- Hacer clic en el control que tengamos que modificar.

- En el menú Ver, opción Propiedades.

Las propiedades que nos aparecen son las siguientes:

Nombre: Identifica de forma única a cada control. No puede haber dos controles con el

mismo nombre.

Origen del control: Indica de dónde obtiene su valor el control.

Formato: Formato usado para imprimir el contenido de ese control, ya sea numérico,

fecha, hora o texto.

Lugares decimales: Número de posiciones decimales del control en caso de que sea

numérico.

Máscara de entrada: Modelo para todos los datos introducidos en este campo.

Valor predeterminado: Valor introducido automáticamente para nuevos registros.

Regla de validación: Expresión que se evalúa cuando se agregan o cambian datos.

Texto de validación: Mensaje que se imprime si los datos no concuerdan con la propiedad

anterior.

Texto de la barra de estado: Texto que aparece en la barra de estado al seleccionar un

control de campo. Sirve como una pequeña ayuda.

Tabulación automática: Si está activado permite que el cursor salte automáticamente al

siguiente campo cuando el actual se rellena por completo.

Comportamiento de la tecla Entrar: Determina el efecto al pulsar la tecla Retorno

(Intro). Si tiene el valor predeterminado salta a un nuevo campo de la base de datos, en

cambio si tiene el valor Nueva línea de campo, se crea una nueva línea en el cuadro de

texto.

Permitir autocorrección: Se utiliza para especificar si un control de cuadro de texto o de

cuadro combinado corregirá automáticamente las entradas hechas por el usuario.

Visible: Permite seleccionar si deseamos que esta sección sea visible o no.

Mostrar cuando: Permite seleccionar cuando deseamos que esta zona sea visible.

Activado: Determina si se pueden hacer cambios en ese control si está activado. De lo

contrario sólo muestra la información almacenada en él.

Bloqueado: Determina si se pueden editar los datos en un campo haciéndolos de sólo

lectura.

Buscar por filtro: Se utiliza para especificar si los valores deben aparecer en un control

del cuadro de texto dependiente cuando se utilice la ventana Filtro por formulario.

Tabulación automática: Se utiliza para especificar si se produce una tabulación

automáticamente al escribir el último carácter permitido por la máscara de entrada en un

cuadro de texto. Una tabulación automática mueve el enfoque al siguiente control en orden

de tabulación del formulario.

Punto de tabulación: Si está activado se puede cambiar de control con la tecla Tab. De

no ser así hay que hacerlo con el ratón.

Índice de tabulación: Especifica la posición de un control en el orden de tabulación. Los

valores estarán comprendidos entre 0 y una unidad menos que el número de controles del

formulario.

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Base de Datos. Microsoft Access. Página 27

Barras de desplazamiento: Determina si aparecen barras de desplazamiento en un

formulario o cuadro de texto. Los valores que puede tomar son Ninguna, Horizontal,

Vertical o Ambas.

Autoextensible: Determina si el tamaño de una sección o control aumenta para que todos

sus datos se impriman.

Autocomprimible: Determina si el tamaño de una sección o control disminuye

verticalmente para ajustarse a la cantidad de datos.

Izquierda: Posición horizontal relativa a la parte izquierda del formulario o informe.

Superior: Posición vertical relativa a la parte superior del formulario o informe.

Anchura: Determina la anchura del control en cm.

Altura: Determina la altura del control en cm.

Estilo de fondo: Especifica si el control será o no transparente.

Color de fondo: Determina el color de fondo de la sección o control.

Efecto especial: Determina si un control o sección debe presentar un aspecto Normal,

Sobre relieve o Bajo relieve.

Estilo de los bordes: Permite que el borde del control sea Visible o Invisible.

Color de los bordes: Selecciona el color de los bordes.

Color de texto: Determina el color del texto que aparece en el interior del control.

Nombre de la fuente: Tipo de letra en que aparece el texto del control.

Tamaño de la fuente: Tamaño de la letra en que aparece el texto del control.

Espesor de la fuente: Determina el espesor de las líneas del texto en el control.

Fuente en cursiva: Texto en cursiva o no.

Fuente subrayada: Texto subrayado o no.

Alineación del texto: General, Izquierda, Centro o Derecha.

Barra de menús contextuales: Especifica qué macro de barra de menú utiliza para mostrar

un menú de método abreviado cuando se presiona el botón secundario en un formulario o

control.

Texto de ayuda del control: Especifica el texto que aparece en una sugerencia de pantalla

cuando se mantiene el puntero del ratón sobre el control.

ID del contexto del ayuda: Número de identificador para el tópico en el archivo

personalizado de Ayuda.

Información Adicional: Almacena cualquier información adicional que pueda necesitar

la base de datos.

Antes de actualizar: Macro o función que se ejecuta antes de que el campo o registro sea

actualizado.

Después de actualizar: Macro o función que se ejecuta después de que el campo o registro

se ha actualizado.

Al cambiar: Macro o función que se ejecuta cuando se cambian los datos en un cuadro

combinado o cuadro de texto.

Al entrar: Macro o función que se ejecuta en cuanto el control consigue el enfoque.

Al salir: Macro o función que se ejecuta cuando el control pierde el enfoque en el mismo

formulario.

Al recibir enfoque: Macro o función que se ejecuta cuando el control o formulario recibe

el enfoque.

Al perder el enfoque: Macro o función que se ejecuta cuando el control o formulario

pierde el enfoque.

Al hacer clic: Macro o función que se ejecuta al hacer clic con el ratón.

Al bajar el mouse: Macro o función que se ejecuta cuando se presiona el botón del ratón.

Al mover el mouse: Macro o función que se ejecuta al mover el ratón.

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Base de Datos. Microsoft Access. Página 28

Al subir el mouse: Macro o función que se ejecuta al soltar el botón del ratón.

Al bajar una tecla: Macro o función que se ejecuta cuando se comienza a presionar una

tecla.

Al subir una tecla: Macro o función que se ejecuta cuando se suelta una tecla.

Al presionar una tecla: Macro o función que se ejecuta cuando se ha presionado una tecla.

IMPRIMIR Para imprimir un formulario podemos hacerlo desde la orden Imprimir del menú Archivo,

indicándole después al ordenador las páginas del formulario que queremos imprimir. Además

disponemos de las opciones Vista Preliminar y Configurar Página.

INFORMES

Los informes constituyen otro de los objetos esenciales del uso de Access. Ya sabemos que

podemos imprimir cualquiera de nuestros objetos por medio del comando Imprimir del menú

Archivo, pero lo normal es utilizar los informes para imprimir los datos almacenados en nuestras

tablas.

Los informes tienen la misión de presentar en papel los datos que tenemos almacenados en

las tablas. Un Informe es un conjunto de información organizada, a la que aplicamos un formato

determinado, con la finalidad de poder presentar los datos, como información que se pueda usar y

distribuir.

Las características de un informe son:

- Presenta la información deseada y de la manera como se quiera ver.

- Puede agrupar registros en varios niveles, calculando totales y promedios de los valores

de múltiples registros a la vez.

- Es personalizable, pues podemos controlar el tamaño y la apariencia de todas sus

partes.

Con Access se pueden crear informes para:

Organizar y presentar los datos en grupos.

Calcular:

Totales parciales

Totales de grupos

Sumar totales

Porcentajes de totales

Incluir subformularios, subinformes y Gráficos.

Presentar los datos con un formato profesional mediante líneas y fuentes especiales.

CREAR UN INFORME

Para crear un informe debemos ir a la ficha Informe, pulsando la pestaña correspondiente

en la ventana de la base de datos. Después pulsamos el botón Nuevo para abrir el cuadro de diálogo

Nuevo Informe. A continuación elegiremos la tabla o consulta de donde provendrán los datos.

Hay distintos procedimientos para crear un informe:

Vista Diseño: Permite crear un nuevo informe sin utilizar asistentes.

Asistente para informes: Nos ayuda a crear informes planteando preguntas sobre el

informe que deseamos crear.

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Base de Datos. Microsoft Access. Página 29

De columna simple: Crea un informe que presenta los campos en una columna simple.

Es similar al formulario de columna simple.

Tabular: Crea un informe que presenta cada registro como una fila de campos,

apareciendo cada campo en una columna diferente. Encima de cada columna aparece

una etiqueta.

Gráfico: Crea un informe donde los datos son mostrados en formato gráfico, pudiendo

éste estar representado mediante diagramas de barras, de puntos, de tarta, de tres

dimensiones, …

Etiquetas: Crea etiquetas postales de tipo Avery. Este formato está pensado

principalmente para realizar mailing o cartas personalizadas.

Podemos además crear otros tipos de informes con el asistente:

De Grupos/Totales: Crea un informe que agrupa los registros por grupos y los presenta

utilizando el formato tabular (filas y columnas), mostrando totales por cada grupo.

De Resumen: Crea un informe que presenta totales para grupos de registros. Puede

incluir un subtotal para cada grupo y una suma total para todos los grupos.

Estos asistentes, al igual que en los formularios, crean un informe partiendo de una tabla o

consulta, utilizando todas las opciones por omisión.

VENTANAS DE LOS INFORMES

Para trabajar con los informes disponemos de dos ventanas: la ventana de presentación de

informes (ventana de presentación) y la ventana de diseño.

La ventana de diseño se usa para indicar a Access cómo deseamos que sea el informe, qué

datos ha de presentar, si deseamos objetos incrustados… Tiene un gran parecido con la ventana de

diseño de los formularios, de hecho funciona de una manera muy similar en la mayoría de las

operaciones: usar el cuadro de herramientas, modificar las propiedades de los controles para

establecer su apariencia (color, tamaño,…), etc.

La ventana de presentación nos mostrará cómo quedará el informe según el diseño que

hayamos definido.

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Base de Datos. Microsoft Access. Página 30

MACROS

Podemos definir el concepto Macro como un conjunto de tareas. A cada una de las tareas

se la denomina acción. Cada acción realiza algo en concreto (como por ejemplo abrir un

formulario o imprimir un informe). Las macros se utilizan para automatizar tareas comunes, lo

cual nos ayudará a trabajar mejor y ahorrar tiempo.

Si realizamos tareas con Access que son repetitivas o rutinarias, es probable que podamos

escribir una macro que las efectúe automáticamente.

Cuando se ejecuta una macro las acciones siguen el mismo orden en que han sido escritas,

es decir, secuencialmente desde la primera a la última.

Las macros permiten:

- Que los formularios e informes funcionen conjuntamente. Por ejemplo podríamos

utilizar un formulario para ver los datos personales de un socio y añadirle un botón de

comando donde hubiese una macro que imprimiese un informe con todas las películas que

ha alquilado ese socio.

- Buscar y filtrar registros automáticamente. Permiten acelerar el proceso de búsqueda

de los registros que cumplan una determinada condición. Por ejemplo añadir en un

formulario un botón con el que listar todos los alquileres de un mes en concreto.

- Establecer valores en controles. Permiten asignar al control de un formulario el valor

resultante de un cálculo procedente de otra tabla o consulta, de forma que éste se actualice

automáticamente al hacer cualquier cambio en la anterior tabla o consulta.

- Asegurar la exactitud de los datos. Son útiles para el manejo de datos y para la validación

de los mismos. Por ejemplo podemos hacer que se ejecute una macro determinada cuando

se introduzca un valor incorrecto.

- Establecer propiedades de formularios, informes y controles. Se puede usar una macro

para ocultar un formulario, cuando no sea necesario visualizarlo en pantalla pero, en

cambio, se utilicen los datos contenidos en él.

- Automatizar transferencia de datos. Es útil para importar o exportar automáticamente

los datos a otros formatos de archivo.

- Crear su propio entorno de trabajo personalizado. Se puede crear una macro para abrir

automáticamente un grupo de consultas, formularios o informes al abrir una base de datos.

También permiten personalizar las barras de menús de los formularios.

CREAR UNA MACRO

Para ello pulsaremos en el botón Nuevo de la pestaña Macros. A continuación nos

aparecerá una pantalla en la que se nos presentarán las siguientes opciones:

Acción: Se utiliza para agregar acciones: AbrirTabla, AbrirConsulta, AbrirFormulario,

AbrirInforme, AgregarMenú, AplicarFiltro, Bip (emitir pitido), …

Comentario: Se utiliza para incluir un comentario sobre lo que realiza la acción que hay

tecleada en la parte izquierda. No es obligatorio.

Argumentos de acción: Proporcionan información adicional sobre cómo realizará una

acción. Como por ejemplo el nombre de la tabla sobre la que actúa la macro.

Descripción: Describe la acción o el argumento de ésta.

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Base de Datos. Microsoft Access. Página 31

DEFINICIÓN DE LAS ACCIONES AbrirConsulta: Abre una consulta de selección, de tabla de referencias cruzadas o ejecuta una

consulta de acciones. La consulta puede abrirse en el modo presentación Diseño, presentación

Hoja de Datos o Presentación Preliminar.

AbrirFormulario: Abre un formulario en el modo Presentación Formulario, Presentación

Diseño, Presentación Hoja de Datos o Presentación Preliminar.

AbrirInforme: Abre un informe en el modo Presentación Diseño o Presentación Preliminar.

También imprime el informe inmediatamente.

AbrirMódulo: Abre en el modo Presentación Diseño el módulo de Access Basic especificado

en un procedimiento. El procedimiento puede ser un procedimiento Sub, un procedimiento

Function o un procedimiento Evento.

AbrirTabla: Abre una tabla en el modo presentación Diseño, presentación Hoja de Datos o

Presentación Preliminar.

AgregarMenú: Agrega un menú a una barra de menús personalizada para un Formulario o

Informe. Cada menú sobre la barra de menús requiere una acción de AgregarMenú separada.

AplicarFiltro: Aplica un filtro, consulta o una cláusula SQL WHERE, a una tabla, Formulario

o Informe, para limitar u ordenar los registros de una tabla, o los registros de la tabla o consulta

base de un Formulario o Informe.

Bip: Hace que el equipo emita un sonido. Debe usarse esta acción para señalar condiciones de

error o cambios visuales importantes.

BuscarRegistro: Busca el primer registro que coincide con el criterio especificado. Puede

buscar registros en el formulario u Hoja de datos.

BuscarSiguiente: Busca el siguiente registro que coincide con los criterios especificados con

la acción BuscarRegistro más reciente o en el cuadro de diálogo Buscar. Esta acción sirve para

moverse sucesivamente por los registros que coinciden con los mismos criterios.

CambiarNombre: Cambia el nombre del objeto seleccionado en la ventana de la base de

datos.

CancelarEvento: Cancela el evento de Access que causó que se ejecute la macro que contiene

esta acción.

Cerrar: Cierra la ventana especificada o la ventana activa si no se especifica ninguna. Si el

objeto en la ventana no ha sido guardado Access muestra el cuadro de diálogo Guardar.

CopiarObjeto: Copia un objeto de la base de datos especificada a otra base de datos Access

o de la misma base de datos pero con un nuevo nombre.

CuadroMsg: Presenta un cuadro de mensaje que contiene un mensaje de advertencia o de

información.

DesplazarTamaño: Desplaza y/o cambia el tamaño de la ventana activa. Si dejamos un

argumento en blanco, Access usa el valor actual.

DetenerMacro: Detiene la macro que se está ejecutando.

DetenerTodasMacros: Detiene todas las macros que están ejecutándose. Esta acción activa

el Eco nuevamente si éste fue desactivado.

Eco: Oculta o muestra los resultados de una macro mientras se ejecuta. Los mensajes de error

se muestran siempre.

EjecutarAplicación: Inicia otra aplicación para Windows o MS-DOS.

EjecutarCódigo: Ejecuta un procedimiento de función Access Basic. Para ejecutar un

subprocedimiento, debemos crear un procedimiento de función que llame al subprocedimiento.

EjecutarElementoMenú: Ejecuta un comando de Menú de Access. El comando debe ser

adecuado para la presentación que se encuentra activa cuando la macro ejecute el comando.

EjecutarMacro: Ejecuta una macro.

EjecutarSQL: Ejecuta la instrucción SQL especificada para una consulta de acciones.

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Base de Datos. Microsoft Access. Página 32

EliminarObjeto: Elimina el objeto especificado, o si no se especifica ninguno, el objeto

seleccionado en la ventana de la base de datos.

EnviarObjeto: Incluye el objeto especificado en un mensaje de correo electrónico, donde

puede ser examinado y enviado a otros usuarios.

EnviarTeclas: Envía pulsaciones de teclas a Access o a otra aplicación activa. Estas

pulsaciones se ejecutan como si las presionara en la aplicación.

EstablecerAdvertencias: Activa o desactiva todos los mensajes del sistema. Evita que los

mensajes modales detengan la macro.

EstablecerElementoDelMenú: Establece el estado de los elementos del menú en la barra de

menú personalizada o en la barra de menú general de la ventana activa.

EstablecerValor: Establece un valor para un control, campo o propiedad en un formulario,

formulario de hoja de datos o en un informe.

Guardar: Guarda siempre el objeto especificado activo en la base de datos en que el objeto

fue creado.

Imprimir: Imprime el objeto de la base de datos activa.

IrAControl: Mueve el enfoque a un campo específico o a un control dentro del formulario u

hoja de datos activo.

IrAPágina: Mueve el enfoque al primer control de la página especificada del formulario

activo.

IrARegistro: Hace que el registro especificado se convierta en el registro activo en un

formulario u hoja de datos.

Maximizar: Maximiza la ventana activa y oculta la ventana de Access.

Minimizar: Minimiza la ventana activa y se convierte en un icono en la parte inferior de la

ventana de Access.

MostrarBarraDeHerramientas: Muestra u oculta una barra de herramientas incorporada o

una barra de herramientas personalizada.

MostrarTodosRegistros: Elimina cualquier filtro aplicado a la tabla, consulta o formulario

activo y muestra todos los registros.

NuevaConsulta: Efectúa una nueva consulta de un control especificado en el objeto activo a

una nueva consulta del objeto si no se especifica ningún control.

RelojDeArena: Cambia el puntero del ratón a un reloj de arena mientras se ejecuta la macro.

RepintarObjeto: Completa cualquier actualización de la pantalla pendiente o cálculos de

controles pendientes en el objeto especificado o en el objeto activo si no se especifica ninguno.

Restaurar: Restaura la ventana activa maximizada o minimizada al tamaño anterior.

SalidaHacia: Envía los datos del objeto especificado hacia la salida en formato de Excel

(XLS), Rich Text Format (RTF) o texto de MS-DOS (TXT).

Salir: Sale de Access.

SeleccionarObjeto: Selecciona el objeto de base de datos especificado. Después puede

ejecutar una acción que se aplique sobre ese objeto.

TransferirBaseDatos: Importa datos desde otra base de datos a la base de datos activa,

exporta datos desde la base de datos activa a otra base de datos o adjunta una tabla en otra base

de datos a la base de datos activa.

TransferirHojaCálculo: Importa los datos desde un archivo de hoja de cálculo especificado

hacia la base de datos Access activa, o exporta datos desde la base de datos activa hacia un

archivo de hoja de cálculo.

TransferirTexto: Importa datos desde un archivo de texto hacia la base de datos Access

activa, o exporta datos desde la base de datos Access activa hacia un archivo de texto.

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Base de Datos. Microsoft Access. Página 33

DETECTAR ERRORES EN LAS MACROS

A veces las macros no se ejecutan de la forma que uno esperaba, esto puede ser debido a

que el orden de las acciones no el correcto, o también a que se haya equivocado al indicar alguna

de las acciones que componen la macro.

Para subsanar estos errores disponemos de dos características:

- Ejecutar paso a paso: Con esta acción la macro se ejecuta paso a paso, es decir, acción por

acción, haciendo una pausa entre cada una de ellas. Para elegir esta opción debemos abrir el

menú Ejecutar y seleccionar la opción Paso a paso. Así nos aparecerán distintos apartados:

- Nombre de la Macro: Muestra el nombre de la macro que se está ejecutando en ese

momento.

- Condición: Muestra si se cumple la condición que actúa sobre la acción. Si se cumple o

no hay ninguna condición muestra el mensaje Verdadero, si no se cumple muestra el

mensaje Falso.

- Nombre de la acción: Muestra el nombre de la acción de la macro que se está ejecutando

en ese momento.

- Argumentos: Muestra la lista de los argumentos relacionados con el Nombre de la acción.

- Además nos aparecen los botones Paso a Paso, Detener y Continuar que sirven para

realizar la acción mostrada en el cuadro de diálogo, detener la acción de la macro y

desactivar el modo paso a paso y ejecutar el resto de las acciones, respectivamente.

- Cuadro de Diálogo Falló la acción: Se muestra cuando se produce un error al ejecutarse una

macro. Este cuadro de diálogo indica la acción que ha causado el error, y los argumentos que

dependen de ella.

Práctica - Vamos a crear una macro muy sencilla, únicamente abrirá una tabla y emitirá un pitido una

vez la haya abierto para indicarnos que ha finalizado dicha tarea. Para ello crearemos una

macro con las acciones AbrirTabla, con la tabla SOCIOS con el comentario “Abre la tabla

Socios”, y la acción Bip, con el comentario “Emite un pitido”. La guardaremos con el

nombre “Abre la tabla Socios”. Para ejecutar la macro podemos hacerlo con el botón !, o

haciendo doble clic sobre su nombre.

- Abrir la macro anterior en vista Diseño, añadir la acción Maximizar, con el comentario

“Maximiza la ventana de la tabla socios”. Ejecútala.

- Abrir la macro anterior y mover la acción Bip a la última fila. Ejecútala.

- Abrir la macro anterior y eliminar la acción Maximizar (tecla Supr o Edición Eliminar). Para recuperar la acción podemos utilizar la orden Deshacer del menú

Edición).

- Ejecutar la macro “Abre la tabla Socios” paso a paso.

- Vamos a crear una nueva macro con errores. Para ello incluiremos las acciones AbrirTabla

con el comentario “Abre la tabla Alquiler”, MostrarBarraDeHerramientas con el

comentario “Muestra la barra de herramientas Macro”, en el apartado Nombre barra de herramientas seleccionar Diseño de macro, y en el apartado Mostrar escoger la opción

Sí. Guardar la macro con el nombre “Macro de error”. Desactivar la acción Paso a Paso y

ejecutar la macro. El error lo solucionaremos añadiendo el nombre de tabla a abrir:

ALQUILER.