TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIÓN Y LA GESTIÓN

DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE LOS

ARCHIVOS

   

13 de mayo de 2015

Leslie Montoya Riveros Unidad de Normativa y Regulación

ASPECTOS A TRATAR

Ø QUÉ ES LA RTA

Ø VINCULACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL A LA

TRANSPARENCIA Y AL ACCESO A LA INFORMACIÓN

PÚBLICA, SITUACIÓN DE ESTA TEMÁTICA EN AMÉRICA

LATINA

Ø  EXPERIENCIA CHILENA      

I. RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN (RTA)  

h#p://www.redrta.org/  

     

Generar un espacio permanente de diálogo,

cooperación e intercambio de conocimientos y

experiencias entre autoridades en materia de transparencia y derecho de

acceso a la información pública.

Misión

Visión

Lineamientos

estratégicos

Ser un referente en el intercambio y

aprendizaje en materia de transparencia y derecho de acceso a la información pública que contribuye a la rendición de cuentas y el

fortalecimiento de la gestión pública.

     

La   RTA   actualmente   cuenta   con   23   miembros  representantes   de   14   países,   entre   los   que   se  c uen t an   o r g an i smos   au t ónomos   d e  fisca l i zac ión ,   enFdades   de   gob ie rno  responsables   de   coordinar   la   implementación  de   legislación   de   acceso   a   la   información  pública  y  enFdades  internacionales.    PAÍSES Argentina Brasil Bolivia Costa Rica Chile Colombia Ecuador España El Salvador Guatemala Honduras México Perú Uruguay ORGANISMOS INTERNACIONALES Programa de Cooperación Regional EUROsociAL Organización de Estados Americanos, OEA

Sus miembros

1. Jurisprudenci

a

2. Capacitación

3. Archivos

4. Indicadores

Coordinado

r:  México  

Portal  de  

jurisprude

ncia  

con  fichas

 técnicas  

de  

criterios  

jurisprude

nciales.  

Coordinador:

 Uruguay  

Plan  de  difu

sión  y  

capacitación

 regional  y  

Plan  de  pasa

ntías.  

Coordinador:  Chile  Creación  de  un  Modelo  de  Gestión  de  Archivos  con  el  apoyo  de  EURO  social  

Coordinador:  Chile  Creación  de    un  indicador  de  transparencia  regional,  con  el  apoyo  de  EURO  social.  

Líneas de trabajo de la RTA

Mecanismos

alternativo

s de

resolución

Transparencia Partidos Políticos

Nuevos Proyectos de la RTA

I I . VINCULACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL CON LA TRANSPARENCIA Y EL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN  

Antecedentes

Ø  Transparencia

Ø  Ejercicio del derecho de acceso a la información

pública

Ø Causales de reserva

Ø  La causal de reserva de hecho “La pata coja de la

transparencia”

TEMA PRIORIZADO POR LA RTA

   

Contenido del principio de la transparencia

•  Respetar y cautelar la publicidad de los actos, r e s o l u c i o n e s , p r o c e d i m i e n t o s y d o c u m e n t o s d e l a Administración, así como la de sus fundamentos, y

•  Facilitar el acceso de cualquier persona a esa información, a través de l o s m e d i o s y p r o c e d i m i e n t o s q u e establece la ley

1.  Transparencia Activa

2.  Derecho de acceso a la información

         

 

 

   

Derecho de Acceso a la Información (DAI)

“El DAIP es un derecho establecido legal o constitucionalmente”

Límites  DAIP        è Interpretación  restric3va  

Presunción  publicidad      è    carga  de  la  prueba  

Objeto  sobre  el  cual  se  ejerce  el  derecho  de  acceso  o  respecto  del  cual  puede  exigirse  su  disposición  de  manera  permanente:    

q  Información   debe   “obrar   en   poder”   de   la  Administración    

q  Información  debe  encontrarse  en  un  “soporte”    q  No   existen   reglas   referidas   al   registro   /conservación/eliminación  

 

Aspectos que se debieron considerar

Causal de hecho para denegar la información

•  INFORMACIÓN NO EXISTE

•  INFORMACIÓN NO SE ENCUENTRA •  INFORMACIÓN FUE DESTRUIDA    

     

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Proyecto Archivos RTA

Ø 2014: Generación de un Modelo de

Gestión Documental para la RTA

Ø 2015: Proceso de Implementación del MGD

por los distintos países miembros de la RTA

Objetivo del Modelo de Gestión Documental de la RTA Ø  Desarrollar un Modelo de Gestión Documental con la finalidad de que

pueda ser implementado entre los países miembros de la Red como

una contribución a las comunidades de acceso a la información y

archivos.

Ø  Establecer con detalle, para su implementación, dimensiones o

ámbitos de acción, herramientas de gestión específicas, guías de

implementación y estándares de aplicación convenientes a las

diferentes realidades de los países miembros de la RTA en materia de

archivística y gestión documental.

Proyecto  en  alianza    Órganos  Garantes  –  Archivos  Nacionales  

•  Comisión de Alto Nivel Anticorrupción (CAN) y Archivo General de la Nación de Perú;

•  Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos (IFAI) y Archivo General de la Nación (AGN) de México;

•  Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP) y Archivo General de la Nación de Uruguay;

•  Comisión Presidencial de Transparencia y Gobierno Electrónico (COPRET) y Archivo General de Centro América de Guatemala;

•  Dirección Provincial de Anticorrupción y Transparencia del Sector Público Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Provincia de Santa Fe y Archivo General de la Provincia de Santa Fe, Argentina;

•  Contraloría General de la Unión (CGU) y Archivo General de la Nación de Brasil;

•  Consejo para la Transparencia (CPLT), Archivo Nacional y Ministerio Secretaría General de la Presidencia de Chile;

•  Dirección General de Política Pública de la Defensoría del Pueblo y Archivo Nacional de Ecuador;

•  Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP), Subsecretaría de Transparencia y Archivo General de la Nación de El Salvador;

•  Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y Archivo General de la Nación (AGN) de Colombia;

•  Subdirección General de Archivos Estatales de España y Organización de Estados Americanos (OEA).

Instituciones participantes en la iniciativa:

 Modelo de Gestión Documental de la RTA

   

Desafíos para el año 2015 Ø Difusión Ø Coordinación OEA: Presentación en

C o n s e j o P e r m a n e n t e d e O E A y Presentación en Reunión Anual de Capacitación para la Gestión Pública Efectiva (MECIGEP)

Ø  I n i c i a t i v a s d e i m p l e m e n t a c i ó n y adaptaciones

Disponibilizar los documentos

       SiFo  web:  hBp://mgd.redrta.org/mgd/site/edic/base/port/inicio.html    

Iniciativas de implementación de MGD

Procesos  de  implementación:  Ø  Implementación  piloto  del  MGD  (Ecuador,  Colombia,  México,  

Uruguay,  Guatemala  y  Chile)  Ø  Lineamientos  Gubernamentales  (El  Salvador)  Ø Nueva  Ley  de  Archivos  (Perú  y  Honduras)    AcFvidades:  Ø  Asistencia  técnica  de  expertos  españoles  Ø  Talleres  de  sensibilización  y  sociabilización  Ø  Capacitaciones  –  Mesas  técnicas  Ø  Visitas      

 

 

Modelo de Gestión Documental de la RTA Iniciativas de implementación

Productos:  Ø Metodología  de  implementación  Ø  Informes  y  guías  Ø  Recomendaciones  Ø  Propuestas  legisla3vas    Ø Manual  de  ges3ón  documental      

   

Modelo de Gestión Documental de la RTA

   

 Fase de seguimiento: Ø De todos los procesos de implementación

que se lleven a cabo Ø Reportar estado de avance en el próximo

Encuentro de la RTA Ø Informe final a diciembre de 2015 Ø Ajustes y/o modificaciones al MGD

III. EXPERIENCIA CHILENA

 

     

   

 Antecedentes previos a considerar

ARCHIVO NACIONAL

En Chile, es la institución pública que desde 1927 tiene por misión reunir, conservar y difundir la documentación generada por los organismos de Gobierno, Justicia y Auxiliares de la Administración de Justicia, consignados en el D.F.L. N º 5.200 de 1929. Está constituido por fondos documentales producidos por instituciones cuya jurisdicción abarca todo el territorio nacional.

NO SE DISPONE DE UNA NORMATIVA ACTUALIZADA

     

   

 Medidas adoptadas con ocasión de la Ley de Transparencia

Ø  Circular N° 51 de 9 de febrero de 2009, la que tuvo por objeto refundir las disposiciones y recomendaciones referentes a la conservación, transferencia y eliminación de documentos. Se señaló que el conocimiento y observancia de la Ley de Transparencia de los funcionarios públicos y los encargados de la gestión documental y archivos, incidirá en el cumplimiento de los objetivos fijados por dicha norma.

Ø  Informe sobre Política Nacional de Archivos de la Comisión de Probidad y Transparencia

Ø  Informe Diagnóstico Situación de los archivos institucionales en organismos del Estado.

                                                                                       

   

     

Principales hallazgos del estudio diagnóstico

•  Nivel  de  formación  archivís3ca  del  Encargado  de  Archivos      

     

 El  personal  que  trabaja  en  los  archivos  ins3tucionales,  ¿3ene  conocimiento  en  los  siguientes  aspectos?  

    ASPECTOS  RELATIVOS  A  LA  GESTIÓN  DE  ARCHIVOS SÍ NO NS/NR

Ley  de  Transparencia  y  Acceso  a  la  Información  Pública 72.3% 27.5% 0.3% Disposiciones   y   recomendaciones   referentes   a   eliminación   de  documentos

57.1% 42.6% 0.3%

Índice  de  actos  y  documentos  calificados  como  secretos  o  reservados 53.2% 46.5% 0.3% Protección  de  datos  de  carácter  personal 43.9% 55.8% 0.3% Cuadro  de  Clasificación 43.5% 56.5% 0% Transferencia  al  Archivo  Nacional 34.5% 64.8% 0.6% Norma   sobre   seguridad   y   confidencialidad   de   los   documentos  electrónicos

25.5% 74.2% 0.3%

Norma3va  de  documentos  electrónicos  y  firma  electrónica 23.5% 76.1% 0.3% Tabla  de  Retención  Documental 20.3% 79.4% 0.3% Normas  de  descripción  archivísFca  (ISO,  ISAD  G,  en  general  estándares  internacionales)

17.1% 82.6% 0.3%

Requisitos   del   método   de   microcopia   o   micro   grabación   de  documentos

11.0% 88.7% 0.6%

     

 Estado  jsico  de  los  documentos  en  soporte  papel:    

En  la  región  Metropolitana  existe  una  mayor  can3dad  de  documentos  en  buen  estado,  a  diferencia  de  lo  que  ocurre  en  regiones  en  las  que  se  concentra  el  estado  “regular”    

     

 Condiciones  de  seguridad  de  los  archivos  o  depósitos:    

En  poco  más  del  50%  hay  medidas  de  control  de  acceso  y  en  sólo  el  20%  de  los  casos  hay  planes  de  con3ngencias  frente  a  siniestros                                                                                            SÍ NO NS/NR

Existen   medidas   de  control   de   acceso   al  depósito

56,1% 31,9% 12%

P o s e e   p l a n e s   d e  c o n 3 n g e n c i a   p o r  siniestro

19,7% 61,9% 18,4%

     

 Existencia  de  normas,  polí3cas  e  instruc3vos  creados  al  interior  de  la  ins3tución  :    

       

                                                                                                                                                         PORCENTAJE   Acceso  y  seguridad  de  los  documentos 46,7% Eliminación  de  documentos 40,3% Conservación  documental 38,7% Criterios  de  ordenación  de  documentos 37,7% Digitalización  de  documentos 33,7% Búsqueda  y  recuperación  de  documentos 31,3% Creación  de  documentos 29,7% Cuadros  de  clasificación 26,7% Forma  de  describir  los  documentos 22,7% Transferencia  de  documentos 22,0% Tablas   de   retención   documental   o  calendario  de  conservación

15,7%

Tablas  de  valoración  documental 9,7% Otro 5,0% No  existen 28,3%

     

 Criterios  o  ac3vidades  para  la  eliminación  de  documentos:    

       

                                                                                                                                                                         PORCENTAJE                                                                                                                                                         Se  hace  un  acto  administra3vo  firmado  por  la  autoridad  que  corresponda

43,7%

Se  levanta  acta  sobre  la  eliminación 43,3%

Aplican  criterios  de  selección 22,9%

Aplican  valorización  documental 20,5%

Estado  de  los  documentos 17,7%

Otro 9,2%

No  se  hace  eliminación  de  documentos 34,1%  

     

 Causa  más  frecuente  de  denegación  de  documentos:    

La  causa  más  nombrada  es  que  es  imposible  localizarlos,  lo  que  sucede  en  un  cuarto  de  los  casos.          

                                                                                                                                                                                       PORCENTAJE

Es  imposible  localizarlos 25,4%

Son  secretos  o  reservados 20,1%

Fueron  eliminados  por  procedimiento  interno 14,4%

Otro 14,4%

Fueron  destruidos  por  fuerza  mayor 12,1%

Fueron  transferidos  al  Archivo  Nacional 7,6%

NS/NR 34,5%

Deficiencias detectadas por el Consejo para la Transparencia

•  Inexistencia de planes de contingencia ante siniestros Destrucción

• Que regula conservación y eliminación pero no va acorde a la Ley de Transparencia

Normativa  particular

• No existen medidas de resguardo ni conservación de datos con valor histórico

Información    histórica

• Estándares para su acreditación son de antigua data

Eliminación

PORQUÉ UN MODELO DE GESTIÓN MEJORARÍA LA SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA

   

Verificar el estado actual

• Identificar estándares internacionales

Mejorar los procesos

• Incorporar herramientas

Acciones para mejorar el Sistema de Gestión Documental en Chile

•  Implementación  Piloto  del  Modelo  de  Ges3ón  Documental  de  la  RTA  -­‐  Directrices  

•  Modificaciones  a  la  Ley  de  Transparencia  –  Dictación  de  un  Reglamento