Transferencias documentales
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INTRODUCCION
El estudio de transferencia
documental veremos a fondo
como son los pasos y las
definiciones para mejorar la
organización y clasificación alos documentos al transferirlos.
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OBJETIVOS
El objetivo de estas diapositiva es conocer las operaciones de transferencia documentales hechas por ARCHIVO GENERAL DE LA NACION el cual rige todas las normas archivísticas y de Gestión Documental.
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Remisión de
documentos entre
las diferentes
etapas del Archivo,
del archivo central
al archivo de
gestión y de gestión
al histórico.
TRANFERENCIAS
DOCUMENTALES
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Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación
LAS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
PERMITEN:
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Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.
Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
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Contienen los documentos que se generan en el proceso de gestión Administrativa, y que están en constante consulta.
ARCHIVO DE GESTIÓN
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Se debe transferir las
series y subseries que
hayan cumplido con el
tiempo estipulado en las
TRD correspondiente.
Todas la transferencias
deben ir acompañadas
de un inventario en el que
se relacionan las series
documentales.
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Al recibirse los documentos en el archivo central se debe constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerden con el inventario.
La documentación permanecerá en el archivo el tiempo estipulado por las TRD.
ARCHIVO CENTRAL
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ARCHIVO CENTRAL
Los documentos transferidos al archivo
central son los que se entran en su
estado semiactivos, ósea que su consulta no es tan frecuente.
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ARCHIVO HISTÓRICO
La documentación transferida al
archivo histórico es la que pose un
valor investigativo, cultural o para la
ciencia.
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Existencia del Comité de Archivo en la entidad.
Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del AGN.
REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS
TRANSFERENCIAS
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PREPARACION FISICA DE LA
DOCUMENTACION
Limpieza de la documentación: los
elementos de trabajo apropiados
para la limpieza son :
overol, gorra, mascarilla y guantes.
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Limpieza de la documentación:
equipo como:
aspiradora, brochas, telas de
algodón, bayetilla
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ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO
Eliminar el material metálico:clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.
Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.
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Identificación del material afectado por biodeterioro.
Revisión y Foliación: Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante.
Unidades de conservación y re almacenamiento:
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La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados.
La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.
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Cajas: rótulos
CODIGO (de la entidad)________________
FONDO_________________
SECCION________________
SUBSECCION____________
NUMERO DE CARPETAS___________
CAJA N° __________
N° CONSECUTIVO _____
N° CORRELATIVO _______
FECHAS EXTREMAS DEL _________
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Carpetas
Fondo_____________
Sección_________
Subsección________
Serie ______________ Subseries__________
N° De Folios_______
N° De Carpeta ____
N° De Caja________
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Amarre: se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.
Embalaje: Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.
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CONCLUSIONES
Entendemos que el Archivo es una de las labores que implica estudio y esfuerzo, en ello nos documentamos de la guía Transferencia documentales en el cual nos aporto un concepto más claro y definiciones precisas para el buen manejo de transferencias documentales con conocimientos profundos de Gestión Documental
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GESTIÓN DOCUMENTAL
REGIONAL-CAUCA
SANTANDER DE QUILICHAO
04 DE OCTUBRE DE 2013
GRACIAS