Transferencias documentales
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INTRODUCCION
El estudio de transferencia
documental veremos a fondo
como son los pasos y las
definiciones para mejorar la
organización y clasificación alos documentos al transferirlos.
OBJETIVOS
El objetivo de estas diapositiva es conocer las operaciones de transferencia documentales hechas por ARCHIVO GENERAL DE LA NACION el cual rige todas las normas archivísticas y de Gestión Documental.
Remisión de
documentos entre
las diferentes
etapas del Archivo,
del archivo central
al archivo de
gestión y de gestión
al histórico.
TRANFERENCIAS
DOCUMENTALES
Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación
LAS TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
PERMITEN:
Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.
Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
Contienen los documentos que se generan en el proceso de gestión Administrativa, y que están en constante consulta.
ARCHIVO DE GESTIÓN
Se debe transferir las
series y subseries que
hayan cumplido con el
tiempo estipulado en las
TRD correspondiente.
Todas la transferencias
deben ir acompañadas
de un inventario en el que
se relacionan las series
documentales.
Al recibirse los documentos en el archivo central se debe constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerden con el inventario.
La documentación permanecerá en el archivo el tiempo estipulado por las TRD.
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO CENTRAL
Los documentos transferidos al archivo
central son los que se entran en su
estado semiactivos, ósea que su consulta no es tan frecuente.
ARCHIVO HISTÓRICO
La documentación transferida al
archivo histórico es la que pose un
valor investigativo, cultural o para la
ciencia.
Existencia del Comité de Archivo en la entidad.
Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del AGN.
REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS
TRANSFERENCIAS
PREPARACION FISICA DE LA
DOCUMENTACION
Limpieza de la documentación: los
elementos de trabajo apropiados
para la limpieza son :
overol, gorra, mascarilla y guantes.
Limpieza de la documentación:
equipo como:
aspiradora, brochas, telas de
algodón, bayetilla
ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO
Eliminar el material metálico:clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.
Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.
Identificación del material afectado por biodeterioro.
Revisión y Foliación: Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante.
Unidades de conservación y re almacenamiento:
La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados.
La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.
Cajas: rótulos
CODIGO (de la entidad)________________
FONDO_________________
SECCION________________
SUBSECCION____________
NUMERO DE CARPETAS___________
CAJA N° __________
N° CONSECUTIVO _____
N° CORRELATIVO _______
FECHAS EXTREMAS DEL _________
Carpetas
Fondo_____________
Sección_________
Subsección________
Serie ______________ Subseries__________
N° De Folios_______
N° De Carpeta ____
N° De Caja________
Amarre: se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.
Embalaje: Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.
CONCLUSIONES
Entendemos que el Archivo es una de las labores que implica estudio y esfuerzo, en ello nos documentamos de la guía Transferencia documentales en el cual nos aporto un concepto más claro y definiciones precisas para el buen manejo de transferencias documentales con conocimientos profundos de Gestión Documental
GESTIÓN DOCUMENTAL
REGIONAL-CAUCA
SANTANDER DE QUILICHAO
04 DE OCTUBRE DE 2013
GRACIAS