Tramo de control

El tramo de control se puede definir como el número de subordinados que un administrador puede dirigir con eficiencia y eficacia. Su importancia se refleja en que conforme un administrador asciende en una organización tiene que tratar con un mayor número de problemas no estructurados, de manera que los altos ejecutivos deben tener un tramo menor que los administradores de niveles medios.

En gran parte el tramo de control puede determinar el número de niveles y administradores que necesita una organización. Si todos los aspectos que se relacionan en el manejo de la empresa permanecen inmodificados, mientras más amplio sea el tramo de control, más eficiente es el diseño de la organización.

Para definir un eficiente y eficaz tramo de control se deben tener en cuenta aspectos como:

1. La capacitación del administrador debe estar de acuerdo al tipo de objetivos que se pretendan obtener.

2. La experiencia es de vital importancia, ya que esta puede asegurar en un momento determinado la aplicación de correctivos inmediatos.

3. El establecimiento de tareas y responsabilidades deben ser perfectamente expuestos a cada uno de los subordinados.

4. La complejidad de las tareas debe ser evaluada para la contratación del personal idóneo para su desarrollo.

5. El administrador debe ser uno de los que este más familiarizado con los sistemas de información dentro de la empresa.6. En el tramo de control debe definirse claramente los objetivos y los fundamentos de la cultura organizacional.7. Por último debe fijarse el tipo de administración a la cual se quiere someter la empresa.

En la fijación del tipo de administración y tramo de control se pueden presentar dos tipos que tienen sus ventajas y sus desventajas, a continuación se muestran:

Tramo de control estrecho

Ventajas Se presenta una supervisión estricta. Se realiza un control riguroso de las

operaciones. Existe una comunicación rápida

entre los subordinados y los superiores.

Desventajas Los superiores tienden a intervenir

en el trabajo de los empleados. Se establecen demasiados niveles

de administración. Se aumentan los costos por la gran

cantidad de niveles. Existe una distancia excesiva entre el

nivel inferior y el superior.

Tramos de control amplios

Ventajas Los superiores se encuentran obligados a

delegar funciones Deben planearse y establecerse políticas

claras en el manejo administrativo. Se seleccionan cuidadosamente los

subordinados.

Desventajas Se tiende a sobrecargar de trabajo a

los administradores. Se puede presentar pérdida temporal

del control superior. Se requiere de una gran calidad y un

excepcional manejo de la administración por parte de los gerentes.

R = n(2 + n - 1)n

2

R= relaciones

n = Número de trabajadores

R = 2(4/2 +1)

2(3) = 6

Los críticos sostuvieron que faltaron las relaciones organizacionales con terceras personas, y también que este es el número posible de relaciones pero no es verdadero; asume que las relaciones ocurren con igual frecuencia y presuponen que las relaciones tienen igual intensidad.

Pero lo que si demuestra Graicunas es que un aumento en el tramo de control provoca un aumento en las posibles relaciones organizacionales

RELACIONES POTENCIALES ENTRE UN GERENTE Y SUS SUBORDINADOSUn gerente M y dos subordinados (AyB)

Directas individuales: M A M B

Directas grupales: M A B M B A

Donde R = número de relaciones, N= número de subordinados asignados al grupo de mando del gerente; la fórmula nos muestra que el número de relaciones aumenta en forma geométrica, mientras el número de subordinados aumenta en proporción aritmética.El cálculo supone que los gerentes se enfrentan a tres tipos de relaciones: 1) directas individuales, 2) directas grupales, 3) cruzadas, como lo muestra la figura 1.

Cruzadas: A B B A

Figura 1, Relaciones potenciales en un tramo de administración

Número de subordinados

Número de relaciones

1 1

2 6

3 18

4 44

5 100

6 222

7 490

8 1,080

9 2,376

10 5,210

11 11,374

Hampton 1992:347, señala que en la serie de trabajos dedicados al estudio del tramo optimo se han identificado como elementos que influyen en su diseño los siguientes• Rutinización de las tareas• Formalización de las tareas• Número de ayudantes utilizados • Ubicación geográfica de los subordinados• Rotación de personal• Estabilidad de las operaciones• Necesidad de coordinación o de supervisión estrechas• Tareas ajenas a la supervisión efectuadas por ellos • Nivel de tecnología• Capacitación de los subordinados• Semejanzas de funciones cumplidas por los subordinados• Autoevaluación de los gerentes sobre sus capacidades generales y

globales como supervisores

Algo que se antoja relevante y que es señalado por el mismo Hampton, es la diferencia cultural en la delimitación del tramo de administración; “Un estudio de empresas japonesas en Estados Unidos reveló que los supervisores de primer nivel supervisaban un promedio de 15 empleados, las cifras de las compañías estadounidenses era de 30. Se ha interpretado que la diferencia refleja la importancia relativamente mayor que los japoneses le dan al hecho de conocer a cada empleado, proceso que exige mayor esfuerzo y contacto.“El tramo de control es un principio importante de la organización”; “Los que lo ignoran pagan a menudo un precio muy alto” L. F. Urwick

Mientras Koontz (1995: 249) considera que la amplitud

del tramo de administración depende de capacidades

personales del administrador tales como comprender

rápidamente, llevarse bien con los compañeros y ganarse

su lealtad y respeto, la condición más importante es la

habilidad del administrador para reducir el tiempo que

pasa con los subordinados, por supuesto esto va a

depender de cada administrador, personal y tareas, pero

de manera general, las condicionantes del tramo de control

son:

Tramos estrechos (se dedica mucho tiempo a los subordinados) relacionado con:

Tramos amplios(se dedica poco tiempo a los subordinados ) relacionado con:

Poca o ninguna capacitación Capacitación completa de los subordinados

Delegación autoridad inadecuada o confusa

Delegación clara para realizar tareas bien definidas

Planes confusos para operaciones no repetitivas

Planes bien definidos para operaciones repetitivas

Objetivos y estándares no verificables Objetivos verificables utilizados como estándares

Cambios rápidos en los ambientes internos y externos

Cambios lentos en los ambientes internos y externos

Subordinados inmaduros Subordinados maduros

Uso de técnicas de comunicación deficientes o inadecuadas incluyendo instrucciones vagas

Uso de técnicas apropiadas, tales como la estructura de organización apropiada, comunicación escrita y oral

Interacción ineficaz entre el supervisor y el subordinado

Interacción eficaz entre el superior y el subordinado

Reuniones ineficaces Reuniones eficaces

Mayor número de especialidades en los niveles inferiores y medios

Número de especialidades en los niveles superiores (los altos gerentes preocupados por el ambiente externo)

Administrador incompetente no capacitado

Administrador competente y capacitado

Tarea compleja Tarea sencilla

Renuncia de los subordinados a asumir responsabilidades y riesgos razonables

Buena disposición de los subordinados a asumir responsabilidades y riesgos razonable

Fuente: Koontz y Weihrich 1995:250

Con respecto al tramo optimo no existe acuerdo, y lo que aquí se

pretende es señalar que es de suma importancia el análisis del tipo de

puesto, la capacitación de los subordinados, la capacidad de solución

de problemas del supervisor, la claridad de los manuales de

comportamiento, etc.

En la época de Taylor y Fayol se pronunciaban por lo siguiente:

“ningún ejecutivo deberá tratar de supervisar directamente el trabajo

de más de cinco o al máximo seis subordinados directos cuyo trabajo

este interrelacionado”

Woodward encuentra que los tramos de administración dependen de

la tecnología por tanto, la estructura organizacional está determinada

por la variable tecnológica. Ella reporta que en las empresas de

producción unitaria el tramo era de 23 subordinados; en las de

producción masiva de 49 y en las de producción continua era de 13.