GESTIONAR LA INFORMACION GOBIERNO EN LINEA Paola Alejandra Martnez Barbosa Jeison Javier hurfano Bogot SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA BOGOTA CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA GESTION DOCUMENTAL 2015 GESTIONAR LA INFORMACION GOBIERNO EN LINEA Paola Alejandra Martnez Barbosa Jeison Javier hurfano Bogot Paola Tatiana Tovar reles SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA BOGOTA CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA GESTION DOCUMENTAL 2015 Contenido LISTA DE ILUSTRACIONES .......................................................................................................... 4 LISTA DE TABLAS........................................................................................................................ 5 INTRODUCCION ............................................................................................................................. 7 OBJETIVOS ................................................................................................................................. 8 Gobierno en lnea .......................................................................................................................... 9 3. PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL .............................................................. 10 DOCUMENTOS ELECTRONICOS ........................................................................................... 10 5. Control y seguimiento al programa y las medidas implementadas. Mejora Continua ........... 11 FR-1300-SIPG-21.......................................................................................................................... 11 1 FORMATO PLANTILLA DE CONTROL DE CONSUMO DE PAPEL................................................. 11 FR-1300-SIPG-22.......................................................................................................................... 11 FORMATO PLANTILLA DE CONSUMO DE PAPEL EN AREA DE IMPRESIONES Y FOTOCOPIADORA ..................................................................................................................................................... 11 FR-1300-SIPG-23.......................................................................................................................... 11 FORMATO DE PLANTILLA RESIDUOS DE PAPEL ........................................................................... 11 ASIGNACIN DE RECURSOS ................................................................................................ 11 EVOLUCION DEL PAPEL ....................................................................................................... 11 Ley 527 de 1999 reglamenta el acceso de uso de mensajes de datos por correos firmas digitales ETC ........................................................................................................................ 12 LEY 594 DE 2000 .................................................................................................................. 12 LEY 1151 DE 2008 detalla los lineamientos generales de gobierno en lnea ...................... 12 Ley 1437 .............................................................................................................................. 12 Decreto 019de 2012 ............................................................................................................ 12 Directiva presidencial 0042012 ........................................................................................... 12 Ley 1564 de 2012 (MINTIC, 2015) ....................................................................................... 12 Bibliografa .................................................................................................................................. 14 LISTA DE ILUSTRACIONES Ilustracin 1 ........................................................................................................................ 9 Ilustracin 2 ...................................................................................................................... 10 Ilustracin 3 ...................................................................................................................... 12 LISTA DE TABLAS Tabla 1 .............................................................................................................................. 11 Tabla 2 .............................................................................................................................. 11

INTRODUCCION Este trabajo hace referencia a una herramienta en lnea la cual nos ayuda a estar en contacto continuocontodaslasentidadesgubernamentalespoderhacertrmitesydemsesta herramientasellamagobiernoenlnea.Tambintratamostemasqueabordanla implementacinylaautomatizacindelosprocesosdegestindocumentalconestolograr oficinas sin papel. OBJETIVOS Adquirir conocimiento acerca de las facilidades que nos da el gobierno para conocer y agilizar los tramites dentro de nuestras unidades gubernamentales. Gobierno en lnea Gobierno en lneano es un espacio virtual, tambin implica una serie de espacios normativos socialesculturales.Estaincideyimplicauncambioorganizacionalparaunestadoensu mxima expresin que va encabezado por los ciudadanos. El gobierno en lnea impulsa una visin conjunta del estado, todo esto pretende que nosotros losciudadanostengamosmayorconocimientoypodamosinteractuarconelgobiernosin necesidad de desplazarnos alas diferentes sedes o entidades gubernamentales, por medio del ministro de tecnologa de la informacin y la comunicacin sea posible que sea en el lugar que seatengamosaccesibilidad a cualquier tipo deinformacin o tramitedel gobierno por medio de la web (DIGITAL, 2015) LAGENTENECESITADEUNAFORMCIONSOBRESUPAISYPODERLOCONFORMARY COMPRENDER COMUN INSTRUMENTO INFORMATIVO ATRAVEZ DE LA WEB (MARTINEZ, 2015). Ilustracin 1 Tendencias definimos lineamientos Acompaamiento mas servicios y mas tramites Monitoreamos y evaluamos Por medio de la web ingresaa las paginas de las entidades publicas correspondientes pormediodeserviciosalciudadanohaymasde500tramitesquepodemosrealizar por medio del gobierno en lnea. 3. PROGRAMAS DEGESTION DOCUMENTAL yahacebastantesaossellevacreandoanivelmundiallaimplementacindeprogramasde gestin documental, con esto lograr un cambio automatizado de la informacin con esto lograr oficinas sin papelmas eficientes productivas y con animo de ahorro. La oficina sin papel se traduce a un sistema que incrementa la productividad y estabiliza el mal manejo del papel. DOCUMENTOS ELECTRONICOS 4.eltratamientodelosdocumentoselectrnicosestainmersoenvariablesdetiempo, espaciodisponibilidadaccesibilidadpropsitoyfuncindelosmismosporloquesedebe tener en cuenta: Implementacin de mecanismos de seguridad para quesu versin final no pueda ser alterado modificada1 Establecer polticas de conservacin Temperatura entre los 16 y 20 grados Humedad en el 30y 40 % Estar al tanto de avances tecnolgicos Adquirir equipos de almacenamiento adecuados para almacenar la informacin Establecer polticas de migracin de la informacin Aseguraralaaccesibilidaddeestetipodedocumentosenformapermanentee independiente en los sistemas en los que se quieren reproducir Disponer su tratamiento final de conservacin temporal y permanente Certificar u autenticidad Ilustracin 2

1 Informacin pertinente 5. Control y seguimiento al programa y las medidas implementadas. Mejora Continua Tabla 1 FR-1300-SIPG-211 FORMATO PLANTILLA DE CONTROL DE CONSUMO DE PAPEL FR-1300-SIPG-22FORMATO PLANTILLA DE CONSUMO DE PAPEL EN AREA DE IMPRESIONES Y FOTOCOPIADORA FR-1300-SIPG-23FORMATO DE PLANTILLA RESIDUOS DE PAPEL ASIGNACIN DE RECURSOS Tabla 2 Ahorro en el consumo de tner. (1 (No. tner utilizados 2014 / No. tner utilizados 2013)) x 100 5% respecto al periodo anterior. Segundo semestre de 2014 Aumentar el nmero de usuarios de la base de datos de envos electrnicos. (No. usuarios envos electrnicos 2014 / No. usuarios envos electrnicos 2013) x 100 10% respecto al periodo anterior Segundo semestre de 2014 Difusin de eventos de la Entidad a travs de correos electrnicos (No. eventos con difusin electrnica 2014 / No. eventos total 2014) x 100 100 % de los eventos programados Segundo semestre de 2014 Reducir publicidad impresa de eventos de la Entidad (No. eventos con difusin fsica 2014 / No. eventos total 2014) x 100 50 % de los eventos programados Segundo semestre de 2014 EVOLUCION DEL PAPEL Durante toda la vida los sereshumanos han buscado plasmar sus pensamientos y actividades por medio del lenguaje y soportes fsicos. Para esto se han utilizado muchos materiales como lo son la piedra, papiro, papel hasta llegar a la tecnologa. El papel es originario en la chinaingreso aEuropa en el siglo ix y su usoseextendi hasta el sigloxifueutilizadoporreyesyburcratasparaalmacenarinformacindecontrolpolticoy comercial. FASE 1 : uso exclusivo de papel administracin manual FASE2: uso exclusivo de papel ,administracin apoyada en aplicaciones de tecnologa FASE3:combinacindedocumentosdigitalizadosadministracinapoyadaen aplicaciones de tecnologas FASE4: combinacin de papel y documentos digitalizados con documentos electrnicos administracin apoyada en aplicaciones de tecnologas FASE5:usoexclusivodedocumentoselectrnicoadministracinexclusivamediante aplicaciones tecnolgicas. 6. principales soportes normativos Ilustracin 3 Ley 527 de 1999 reglamenta el acceso de uso de mensajes de datos por correos firmas digitales ETC2 LEY 594 DE 2000 LEY 1151 DE 2008 detalla los lineamientos generales de gobierno en lnea Ley 1437 Decreto 019de 2012 Directiva presidencial 0042012 Ley 1564 de 2012 (MINTIC, 2015) 7. LINEAMIENTOS ladesignacindeunlderdeeficienciaadministrativayceropapelyhacerl formulacin de eficiencia administrativa.

2 Decretos y leyes que rigen la oficina sin papel Identificar y aplicar buenas practicas para reducir el consumo de papel. Implementarlasustitucindememorandosycomunicacionesinternasenpapelpor soportes electrnicos Implementarmecanismosparaintercambiodecorrespondenciaentrelasentidades por medios electrnicos. Indicar en el plan de eficiencia las actividades que permiten garantizar a sus usuarios el derechodeactuarantelasautoridadesutilizandomedioselectrnicos,de conformidad con lo previsto en a ley 1437 de 2011 Enviarmediantecorreoelectrnicoalaaltaconsejeraparaelbuengobiernoyla eficiencia administrativa a ms tardar 20 das. Aceptarevidenciasuficientedelarealizacindelasactividades,losdocumentos electrnicosdearchivoquecumplanconlosrequisitosdeautenticidad,fiabilidad, integridad y disponibilidad establecidos por la ley Sustituir en lo posible el uso de documentos en papel por documentos electrnicos Bibliografa DIGITAL, V. (2015). VIVE DIGITAL. BOGOTA. MARTINEZ, A. (2015). GEL. BOGOTA. MINTIC. (2015). GOBIERNOENLINEA.GOV.CO. BOGOTA.