Grado en Relaciones Laborales y Recursos Humanos TRABAJO ...
TRABAJO RECURSOS HUMANOS
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JARA PARFUMS(ANÁLISIS ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL)
PRESENTADO POR: ANDREA CASTIBLANCO SERRATOGLORIA ESPERANZA RODRIGUEZ
ALEXANDRA ANTOLINEZERIKA GAITÁN SARMIENTO
ANA BEATRIZ RUBIANO
PRESENTADO A: PROF. JAVIER CUFIÑO C.
Facultad de Ciencias AdministrativasAdministración Comercial y Financiera Administración de Recursos Humanos
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LOS LIBERTADORESNOVIEMBRE DE 2008.
BOGOTÁ
GENERALIDADES
JARA PARFUMS es una empresa dedicada a la producción y comercialización de
perfumes inspirados en las fragancias más famosas del mercado.
La Empresa nació de la oportunidad de hacer negocio propio para conseguir
ingresos adicionales. Perfumes para Damas, Caballeros y Niños, inspiradas en las
fragancias de las casas perfumistas mas reconocidas entre ellas: Givenchi, Dior,
Carolina Herrera, Lacoste, Jean Paul Gaultier, Coco Chanel, entre otras.
La empresa es clasificada como un ente Manufacturero y Comercial y su actividad
económica se enfoca en la parte Industrial, ya que transforma Materias Primas
semiterminadas para elaborar un producto final que será disfrutado por el
consumidor.
La procedencia del capital es de carácter privado y para su constitución y
funcionamiento necesita aportes de personas o entidades particulares que quieran
invertir en el negocio. La empresa es de tipo Familiar, pero se espera a futuro la
entrada de socios accionistas para proyectar y lograr un crecimiento en corto
tiempo.
NOMBRE DE LA EMPRESA
“JARA PARFUMS”
RESPONSABLES DELA EMPRESA
Nidia Stella García Dávila
Andrea Lorena Leyva Ortiz
Paula Andrea Merchán P.
John Steev Cárdenas R.
DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO
PRODUCTO PRODUCTO: Perfume Jara Parfums
GENERALIDAD:Fragancia para Dama o Caballero por 1 oz. / 30 ml.
Empaque en frasco de vidrio con válvula spray y tapa.
Adicionalmente empaque en bolsa de terciopelo y etiqueta
DATOS FÍSICO QUÍMICOS:
COMPOSICIÓN: % CONT.Alcohol Etílico Desodorizado 45%Agua Destilada para perfumería 20%Fijador Exaltoide 2%Extracto 33%TOTAL 100%
APARIENCIA: Cristalino, sin vetas ni residuos
MODO DE USO:
Una vez adquirido el producto, aplicarlo en la piel en las zonas donde hay mayor flujo sanguíneo para lograr mayor perdurabilidad. Evite aplicarlo en los ojos o en zonas de la piel que se encuentren irritadas o con laceraciones
COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES:
Mantenga el frasco cerrado para evitar que la fragancia se Evapore Mantenga la fragancia en su bolsa original para evitar daños a causa del sol. Mantenga el producto en un ambiente seco y lejos de la Humedad.
MANO DE OBRA
Los perfumes son elaborados por un operario el cual gasta según el flujo de
producción, 30 minutos en la elaboración de un perfume. Los costos determinados
en la tabla siguiente, reflejan tanto el salario como la carga prestacional.
MANO DE OBRA DIRECTASalario
Mensual
Costo por Unidad
ProducidaOPERARIO DE PLANTA 450.000 336
MANO DE OBRA INDIRECTASalario
Mensual
Costo por Unidad
ProducidaSUPERVISOR DE PLANTA 600.000 764CONTROL DE CALIDAD 600.000 764
COSTOS FIJOS MENSUALES DE LA EMPRESAAlquiler de la bodega 1.000.000Servicios públicos Energía 270.000Agua 380.000Teléfono e Internet 250.000Gas 70.000Transporte 500.000Publicidad 300.000Papelería 150.000Mantenimiento 150.000Otros gastos 200.000Remuneración socios (con aportes sociales) 1.200.000Impuestos 1.300.000
TOTAL 5.770.000
BALANCE DE PERSONAL
JARA PARFUMS
NOMINA 01 AL 30 DE ABRIL DE 2008 PARA LA PARTE OPERATIVA
No DEVENGADO TOTAL DESCUENTOS
IDENTIFICACION NOMBRESALARI
O DIAS SUELDO H.
EXTRAS AUXIL. DEVENGADO SALUD PENSION OTROS TOTAL TOTAL A PAGAR
Y
VACAC. TRANSP 4% 3,875% DCTOS X EMPLEADO
1022339200 BARRAGAN VARGAS YURANI ANDREA 450.000 30 450.000 0 50.800 500.800 18.000 17.438 0 35.438 465.363
12962939 BENITEZ ORDOÑEZ HUGO MANUEL 450.000 30 450.000 0 50.800 500.800 18.000 17.438 0 35.438 465.363
51625954 CARDENAS RAMOS MARIA CONSUELO 450.000 30 450.000 0 50.800 500.800 18.000 17.438 0 35.438 465.363
52218807 CARDENAS RUBIANO SANDRA PATRICIA 450.000 30 450.000 0 50.800 500.800 18.000 17.438 0 35.438 465.363
79050761 CARVAJAL PARRA JOSE ALFREDO 450.000 30 450.000 0 50.800 500.800 12.600 12.206 0 24.806 475.994
52956296CASTAÑEDA NAVARRO MARCIA ELIZABETH 450.000 30 450.000 0 50.800 500.800 18.000 17.438 0 35.438 465.363
7701266 DIAZ VILLEGAS MANUEL GUILLERMO 450.000 30 450.000 0 50.800 500.800 18.000 17.438 0 35.438 465.363
51688973 GONZALEZ BUITRAGO CONSUELO 450.000 30 450.000 0 50.800 500.800 18.000 17.438 0 35.438 465.363
52209797 GONZALEZ RAMIREZ LADY MAITE 450.000 30 450.000 0 50.800 500.800 18.000 17.438 0 35.438 465.363
79649204 GRANADOS CARDENAS YOVANNY 450.000 30 450.000 0 50.800 500.800 18.000 17.438 0 35.438 465.363
52559587HERNANDEZ GUEVARA SANDRA ESPERANZA 450.000 30 450.000 0 50.800 500.800 18.000 17.438 0 35.438 465.363
19380300JIMENEZ VELASQUEZ SILVERIO ALFONSO 450.000 30 450.000 0 50.800 500.800 18.000 17.438 0 35.438 465.363
1026251661 LANDINEZ PARRAGA KAREN DAYANNE 600.000 30 600.000 0 50.800 650.800 24.000 23.250 0 47.250 603.550
80502824 LARA BLANCO LUIS ALEJANDRO 600.000 30 600.000 0 50.800 650.800 24.000 23.250 0 47.250 603.550
TOTALES 6.600.000 - 6.600.000 0 711.200 7.311.200258.60
0 250.519 0 509.119 6.802.081
En esta nómina se cuenta con 10 operarios, 2 supervisores y 2 personas
encargadas del control de calidad.
PLANEACIÓN ESTRATEGICA
Misión: Producir y Comercializar Perfumes inspirados en las mejores
fragancias de las casas perfumistas más reconocidas a nivel mundial, con el fin
de satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes a nivel
nacional, a muy bajo costo, ofreciendo la mejor calidad, asesoría personalizada
y servicio post venta, con el fin de ser líderes en el mercado Nacional.
Visión: En el 2015 seremos la empresa líder en la producción y
comercialización de perfumes a nivel Nacional para el mercado en general,
logrando una rentabilidad sostenida del 60%, con una óptima Calidad
generando constantemente valores agregados para nuestros clientes,
soportados en la riqueza interior de nuestra gente, en nuestro proceso de
mejoramiento continuo y en nuestra creciente capacidad tecnológica.
Objetivos:
Mejorar la Calidad de nuestros productos mediante la estandarización
de los procesos en la Compañía
Aumentar los niveles de ingresos en la Compañía en un 30%
Disminuir los egresos por costos de no calidad y los causados por
desperdicios en la parte productiva en un 5%
Mantener el portafolio de clientes actuales y aumentar la satisfacción de
los mismos en un 2%
Aumentar el portafolio de productos que ofreceremos a los clientes este
año para incrementar las ventas.
Estrategias:
Implementar un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2000, con el
fin de obtener la certificación de Calidad en nuestros procesos.
Incrementar el nivel de ventas en un 30%.
Reducir los costos operativos en un 5%.
Incrementar la satisfacción de nuestros clientes actuales en un 2%.
Conseguir nuevos clientes para la compañía en un 10%.
Desarrollar nuevos productos. Aumentar el nivel en un 5%.
Tácticas:
Contratar una compañía certificadora para que nos asesore en el
proceso de certificación de Calidad ISO 9001:2000.
Seleccionar personal perteneciente a la empresa para que participen en
el proyecto de implementación del SGC.
Asignar los recursos necesarios para la puesta en marcha del proyecto
de implementación del SGC.
Involucrar a todos los niveles de la Compañía en el proceso de
implementación del SGC.
Contratar nuevos vendedores para abarcar las porciones del mercado a
donde no hemos llegado con nuestros productos.
Apoyar la labor de ventas mediante estudios de mercadeo para
determinar nuevos target a donde queremos llegar con el portafolio de
productos.
Implementar un CRM para mejorar las relaciones con los clientes y tener
un mejor control y manejo de los mismos.
Brindar capacitación a los vendedores sobre estrategias de venta para
reforzar su gestión comercial.
Detectar aquellas partes del proceso productivo que generan
desperdicios y eliminarlos mediante la utilización de técnicas de
mejoramiento continuo.
Crear grupos multidisciplinarios en los procesos críticos en cuanto a
gastos se refieren, para controlarlos y minimizarlos.
Realizar campaña de ahorro y reciclaje de suministros de oficina.
Realizar estudios de tiempos y movimientos en los procesos críticos
para disminuir los desperdicios de tiempo que se generen.
Diseñar y aplicar la Encuesta de Satisfacción de Clientes 2007, con la
cual podremos diagnosticar el estado de satisfacción y las expectativas
de nuestros clientes.
Aplicar el CRM para el mejoramiento de las relaciones con los clientes e
incrementar su nivel de satisfacción.
Diseñar plan de incentivos y descuentos a los clientes según volúmenes
de ventas.
De acuerdo a los resultados de la Encuesta de Satisfacción, generar
acciones correctivas con el fin de mejorar los aspectos que no hayan
arrojado buenos resultados.
ORGANIZACIÓN
Organigrama:
JUNTA DE SOCIOS
AUDITORIA
GERENCIA GENERAL
DEPARTAMENTODE
SUPERVISION Y CONTROL
DE CALIDAD
Junta de Socios: son los principales socios de la empresa. Está constituida por
los socios Paula Andrea Merchán Padilla, Nidia Stella García Dávila, Andrea
Lorena Leyva Ortiz y John Steev Cárdenas Rubiano.
Auditoria: Es una compañía outsourcing encargada de la auditoria financiera y de
los procesos que conlleva al objeto social.
Gerencia General: Área encargada de llevar a buenos términos el objeto social
de la compañía además del aspecto legal de la misma.
Gerencia Comercial: es el área encargada de realizar las estrategias para la
colocación de productos y vigila el cumplimiento de cada una de las metas.
Departamento de Ventas: es el área encargada de la gestión comercial, es decir
el cumplimiento de metas propuestas por la Gerencia Comercial.
Gerencia de Producción: es el área encargada del control de la transformación
de la materia prima. También analiza sus procesos, tiempos y movimientos.
Laboratorio: se encarga del proceso de producción desde que entra la materia
prima hasta entregar el producto final.
Departamento de Supervisión y Control de Calidad: es la encargada del control
y verificación de la calidad de los procesos realizados en el laboratorio.
Gerencia Financiera y Administrativa: es el área encargada de la supervisión de
los procesos contables incluyendo los procedimientos del talento humano.
Contabilidad: es el área encargada de los procesos contables y financieros de la
compañía.
Talento Humano: se encarga de todo lo relacionado con el personal que labora
dentro de la compañía. Afiliaciones a salud, pensión, ARP, etc.
Perfil de Cargos
Para el perfil de cargos de la empresa JARA PARFUMS, se tienen en cuenta los
siguientes formatos para los diferentes niveles de la misma (Nivel operativo,
mandos medios y nivel gerencial).
NIVEL
2111111131111111
1
111111
INSTRUCTOR
REPORTA A: DIRECCION DE PRODUCCIÓN
Pilares del esquema y su definición.
Aplicación en la empresa
Aplicación en la empresa
Metodos de control preventivos
Aplicación en la empresa
Problemas evitados con la implemenatción del modelo
Fundamentos y variables.
Concepto
Aplicación en la empresaConcepto de desperdicios en la filosofia.
FORMACIÓN FORMAL REQUERIDA
Competitividad aplicada a nuestro negocio
*Entrenamiento en práctico en el puesto de trabajo.
MAQUINARIA O EQUIPO TEMAS DE ENTRENAMIENTO
Concepto
METROLOGIA BASICA Calibración de la Báscula de Pesaje
COMPETITIVIDAD
LINEA DE ENSAMBLEO - OBSERVACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:
Pesaje de materias primas, manipulación de los extractos, mezcla, empaque y buenas practicas
CONTROLES DE PROCESO Y
PRODUCCIÓN
Concepto Control de ProcesoReporte de anomalias
Aplicación en la empresa y reportes de producción
ENTRENAMIENTO EN EL PUESTO DE TRABAJO
POKA YOKE
FICHAS DE PROCESO
Operario Calificado Cabeza de Linea
PERFIL
NIVEL OPERATIVO
ENTRENAMIENTO CONCEPTUAL
AREA FORMACIÓN
NIVEL OPERATIVO 1
OPERARIO BASICO - LINEA DE MEZCLA DE PERFUMES
BACHILLERATO TECNICO O BACHILLER ACADEMICO
Utilización y contenido
LEAN MANUFACTURING
CALIDADSistemas de gestión de calidad ISO9000, ISO14000
KAIZENTecnica de solución de problemas 8D
5 "S"
CONOCIMIENTO DEL PRODUCTO
Clases de Perfumes, mezcla, empaque y distribuciónTrazabilidad del ProductoConceptos de Codificación
Perfil Mandos Medios
Orden Jerarquico
Director Jefe Depto X Facilitador OperativoGerente Rep. Ventas Analista Practicante
*Nivel de educación o capacitación formal minima requerida para el desempeño del cargo.
Bachiller Tecnico Area de profesión: Ingeniería X Administración X Humanidades_X_
Idiomas Especialización Profesión:
*Cursos complementarios o habilidades adquiridas por la experiencia.
NIVEL
3
33
3
33
3
3
2
21333332
NIVEL2212
KAIZEN - Grupos Interdisciplinarios 222222
PERFIL JEFE DE GESTION HUMANA
NIVEL DE FORMACIÓN
INGLES BÁSICO ING. INDUSTRIAL / PSICOLOGO / ADM. EMPRESAS
Manejo y administración del COPASO, Brigadas y comité de emergencias.
PMBOK
LEGISLACIÓN LABORAL
Contrato individual de trabajo, Periodo de prueba y apredizaje, salarios, jornada de trabajo, descansos obligatorios, prestaciones sociales.
Legislación laboral Seguridad social, y pensiones.
Clasificación e identificación de competencias organizacionales, especificas de cargo, de gestión.
Identificación unidades de competencias.
MS Project
Definición perfiles de cargo por competencias.
Manejo e implememtación OSHAS 18000 Conocimiento en riegos profesionales y analisis de vulnerabilidad.
CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS
AREA FORMACIÓN
Aplicación del modelo de competencias a planes de desarrollo (entrenamiento, formación, coaching).
Selección de personal basado en el modelo de competencias (pruebas situacionales y conductuales).Modelo de evaluación por competencias (360ª).
GESTION POR COMPETENCIAS
SEGURIDAD INDUSTRIAL
GESTION DE PROYECTOS
SISTEMAS DE GESTIÓN
IDIOMAS Ingles
HERRAMIENTAS DE CALIDAD
Filosofía 5 "S"Herramientas estadisticas ( Pareto, histogramas, analisis de correlación, espina de pescado, causa efecto, cartas de control, hoja de toma de datos)
Manejo QOSSistema de gestion OSHAS 18000
Tecnicas de solución de problemas (8D)Plan de acción 5W2H.
Modulo de Recursos Humanos
NORMAS TECNICAS
Six Sigma
TECNICAS DE MEJORAMIENTO
CONTINUO
Sistema de gestión de Calidad ISO 9001:2000Sistema de gestión ambiental ISO 14000
ERPModulo de Nomina
*Claridad y calidad de experincia minima requerida
Organización e innovación en eventos.SensibilizaciónComunicación
OrdenToma de decisiones bajo presión
Ejecución
NIVEL33333332211333333333
Ingles 2
REPORTA A: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA REVISADO Y APROBADO: DIRECCION ADMON Y FRA
Competencias organizacionales, capacidad de alineación con los objetivos de la compañía y la
cultura organizacional.
Alineación con la misión, visión y valoresServicio al cliente
Conocimiento del producto
Idiomas
Pensamiento creativo
Trabajo en equipoDesarrollo de personal
Competencias de gestión, es la capacidad de interactuar con otras personas con el proposito
de lograr metas y resultados más eficientes y de alta calidad.
Coaching
Pensamiento analitico
Analisis y solución de problemasOrientación al cambio
Preparaciòn de reuniones 2
Planeacion. 2
Concocimiento del negocio
Legislación laboral.Desarrollo de personal basado en competencias laboralesCompetencias específicas del cargo, capacidad
necesaria para lograr los objetivos del cargo.
HABILIDADES
EXPERIENCIA
EXPERIENCIA AÑOS
3
2
Jefe de Selección o Capacitacion o Desarrollo 2 años
3
HABILIDAD NIVEL
Hablar en publico 2
3
Proactividad
COMPETENCIAS GENERICAS
3
3
3
Manejo del tiempo 2
Optimización de recursos
Liderazgo
Gestión de proyectos
Gestión del desempeño basado en competencias laborales.Selección de personal basado en competencias.
Aseguramiento de calidad
Seguridad industrial
Orientación a resultados
CLASIFICACIÓN COMPETENCIA
2
Perfil Nivel Gerencial
Orden Jerárquico
Director X Jefe Depto. Facilitador OperativoGerente Rep. Ventas Analista Practicante
*Nivel de educación o capacitación formal mínima requerida para el desempeño del cargo.
Bachiller Técnico Área de profesión: Ingeniería __ Administración X Humanidades__
Idiomas Especialización MBA Gerencia de Proyectos Profesión:
*Cursos complementarios o habilidades adquiridas por la experiencia.0 Ningún conocimiento
R.C. Requerimiento del cargo 1 Conocimiento BásicoE.I. Estado Individuo 2 Conocimiento AvanzadoN.A. Necesidad Actual 3 Capacidad para enseñar o pleno conocimiento
NIVEL3333333
3
3
333
Coaching 2333333333333333
Planeación estrategica
Competitividad en el contexto de una economia globalizada
Impacto en los trabajadores de los diferentes estilos de direccion.
Vision antropologica
POLITICA DE EMPRESAImplementacion de estrategias competitivasVentajas competitivas sosternibles
GESTION ADMINISTRATIVA
Analisis de operaciones
Gestion y control de los sistemas administrativos.
Ejecucion de planes de accion
Sistemas de informacion gerencial.
Gestion por competencias
Logistica de almacenamiento y distribución
FORMACION ETICA
DIRECCION DE PERSONAS Y COACHING
Diagnostico y planeacion de la actividad productiva
Principios universales de la eticaResponsabilidad del directivo frente a la empresa y a la sociedad.Contexto economico nacionalImpacto de las politicas gubernamientales en las compañiasENTORNO ECONOMICO
POLITICO Y SOCIAL
Factores claves que influyen en la motivacion individualConstruccion y liderazgo de equipos.
ALTA DIRECCION EMPRESARIAL
ANALISIS DE DECISIONES Y NEGOCIACION
Tecnicas de negociacion
Analisis de problemas complejos
Formulacion de objetivos
Identificacion de problemasBusqueda y evaluacion de criterios de decisionPensamiento estrategico.Gestion organizacional.Planteamiento de alternativas de solucion
PERFIL DIRECTOR ADMINISTRATIVO & FINANCIERO
FORMACIÓN ACADEMICA
DOMINIO DE INGLES INGENIERO INDUSTRIAL/ ADMIN. EMPRESAS
CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS
AREA DE CONOCIMIENTO FORMACIÓN ACADEMICA
3333333333333333333333
Ingles 3R.C.
222222
Ciclo DEMING comprension y analisis PHVA 2Tecnicas de mejora continua 2Tecnicas de administracion del tiempo 3Gerencia por directrices 2
2
222
*Claridad y calidad de experincia minima requerida
GESTIÓN FINANCIERA
Valoracion de empresas y proyectos de inversion de alta complejidad.
Throughput AccountingVariaciones Estandart Vs. Ejecutado
Estructuras de financiacion en el corto plazoEstrategias de financiacion en el largo plazo
Conocimiento aplicación de EVA,EVITDA,UNAI D. DUPONT
lectura y analisis de estados financieros
Planeacion y formulación financieraIndicadores financieros.
Políticas y control de inventario.
SISTEMA CAMBIARIO Y BANCARIO
ERP
Estructura del costo de capital y optimizacion.Gestion de portafolios de inversion .
Proyeccion de divisas.Lineas de credito (Bancoldex, Cartera ordinaria, Creditos a largo y mediano plazo).Gestión bancaria.
Diagnostico y analisis financiero de las empresas.
AÑOS
FINANZAS
COSTEO ABCCosteo ABC
Legislacion tributaria.
Gerente Financiero y Administrativo. 5
Normas tecnicas de los productos terminados y de las materias primas
Manejo QOS
Legislacion bancaria internacional y manejo de movimientos de capital
Técnicas de mejoramiento continuo (Grupos kaizen, Grupos primarios, Sugerencias)
Gerencia de la rutina
IDIOMAS
Sistema de gestión ambiental ISO 14000
EXPERIENCIA
EXPERIENCIA
GESTION DE PROYECTOS
MS Project
SISTEMAS DE GESTIÓNSistema de gestión de Calidad ISO 9001:2000
PMBOK
Plan de acción 5W2H.
NORMAS TECNICAS
Sistema de gestion de la calidad SGC
5 "S"
HERRAMIENTAS DE CALIDAD
Herramientas estadisticas ( Pareto, histogramas, analisis de correlación, espina de pescado, causa efecto, cartas de control, hoja de toma de datos)Tecnicas de solución de problemas (8D) 5 porques,reportes de anomalias y otros
R.C.333333332233333
Gestion de proyectos. 333333333
Ingles 3
REPORTA A: GERENCIA GENERAL
Competencias de gestión, es la capacidad de interactuar con otras personas con el
proposito de lograr metas y resultados más eficientes y de alta calidad.
REVISADO Y APROBADO: GERENCIAL GENERAL
Analisis y solución de problemas
COMPETENCIAS GENERICAS
COMPETENCIA
3
Dirección Financiera
3
Dirección de personasFormacion ética
Competencias específicas del cargo, capacidad necesaria para lograr los
objetivos del cargo.
Entorno economico, politico y social
Trabajo en equipo
Gestión.
Comunicación
Orientación al cambio
Negociación
Planeación estrategicaPensamiento creativo
3
FinanzasCosteo ABCSistema cambiario y bancario.
Liderazgo
CLASIFICACIÓN
Competencias organizacionales, capacidad de alineación con los objetivos de la compañía y la cultura organizacional.
Alineación con la misión, visión y valores
Aseguramiento de calidadOrientación a resultados
Servicio al cliente
3
HABILIDAD
Pensamiento analitico
Politica de empresa.
Alta dirección empresarial.Analisis de desiciones y negociación.
Idiomas
Planeación estratégica 3
Gestion administrativa
Liderazgo
HABILIDADES
3
R.C.
Gestion de proyectos
Coaching 3
3Optimización de recursosGestion del tiempo
Descripción de Cargos
Descripción Funciones Nivel Operativo
REPORTA A: DIRECCION DE PRODUCCIÓN
METROLOGIA BASICA Calibración de la Báscula de Pesaje
Utilizar la herramienta de 5 "S" para el mejoramiento de las actividades a cargo
Evitar y reportar en dado caso los desperdicios de material en la línea de mezclado
Utilización de las Fichas de Proceso como guía para llevar a cabo las operaciones durante el proceso productivo
CONTROLES DE PROCESO Y
PRODUCCIÓN
Realizar control de proceso mediante la realización continua de monitoreo de calidad y el diligenciamiento de los formatos establecidosDiligenciar el Reporte de anomalias cuando sea necesario
Realizar los reportes de producción al finalizar el turno
FICHAS DE PROCESO
PERFIL
NIVEL OPERATIVO
ENTRENAMIENTO CONCEPTUAL
AREA FUNCIÓN
NIVEL OPERATIVO 1
OPERARIO BASICO - LINEA DE MEZCLA DE PERFUMES
BACHILLERATO TECNICO O BACHILLER ACADEMICO
FORMACIÓN FORMAL REQUERIDA
LEAN MANUFACTURING
CALIDAD Aplicar las políticas de Gestión de Calidad, Gestión Ambiental, Técnicas de solución de problemas y grupos KAIZEN al desarrollo de las actividades a cargo
5 "S"
PRODUCTO Identificar las clases de Perfumes, y realizar la mezcla de los mismos siguiendo el procedimiento definido Realizar la Trazabilidad del Producto mediante el Batch Récord
Descripción Funciones de Mandos Medios
Orden Jerarquico
Director Jefe Depto X Facilitador OperativoGerente Rep. Ventas Analista Practicante
F Función del CargoR Responsabilidad del Cargo
F R
X
X
X
X
X
X
X
X
XXXX
X
XX
REPORTA A: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA REVISADO Y APROBADO: DIRECCION ADMON Y FRA GESTIÓN HUMANA
Evaluación de riegos profesionales y realizar analisis de vulnerabilidad.
LEGISLACIÓN LABORAL
FUNCIONES JEFE DE GESTIÓN HUMANA
FORMACIÓN
Realizar la clasificación e identificación de competencias, organizacionales, especificas de cargo, de gestión.
Definir los perfiles de los diferentes cargos en la compañía y ejecutar el modelo de gestión por competencias.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
AREA
GESTION POR COMPETENCIAS
OBJETIVO DEL CARGO
Gestionar las actividades tendientes a mejorar el nivel de motivación de los empleados, su desarrollo, el adiestramiento y la capacitación necesaria para incrementar sus habilidades y tener el recurso humano óptimo en beneficio del empleado, sus familias y de la compañía
Diseñar los diferentes tipos de contratos de trabajo (contrato individual de trabajo, Periodo de prueba y apredizaje, salarios, jornada de trabajo, descansos obligatorios, prestaciones sociales)Vincular a los trabajadores a los régimenes de Seguridad social, y pensiones.
Aplicación del modelo de competencias a planes de desarrollo (entrenamiento, formación, coaching).
Sistema de gestion DE la CALIDAD SGC
Manejo de indicadores QOSParticipar en las actividades pertinentes al mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad en la CompañíaParticipar en las auditorías de 5 "S"
SISTEMAS DE GESTIÓN
Realizar la selección de personal basado en el modelo de competencias (pruebas situacionales y conductuales).Diseñar el Modelo de evaluación por competencias (360ª).
Manejo y administración del COPASO, Brigadas y comité de emergencias.
GESTION DE PROYECTOS Aplicar los modelos de gestión de proyectos para aquellos proyectos que se emprendan en la Compañía
ERP Gestión del proceso de nómina
SEGURIDAD INDUSTRIALManejo e implementación del Sistema de Gestión OSHAS 18000 para la Seguridad Industrial
Descripción Funciones Nivel Gerencial
Orden Jerárquico
Director X Jefe Depto. Facilitador OperativoGerente Rep. Ventas Analista Practicante
F Función del CargoR Responsabilidad del Cargo
F R
X
X
X
X
X
X
XX
X
X
X
X
XXXX
X
XX
XXX
X
XXX
XXX
XX
REPORTA A: PRESIDENCIA REVISADO Y APROBADO: PRESIDENCIAULTIMA ACTUALIZACIÓN: Marzo de 2007 JEFETURA GESTION HUMANA
Llevar a cabo el modelo de gestion por competencias en todos los niveles de la Organización
ENTORNO ECONOMICO POLITICO Y SOCIAL
SISTEMA CAMBIARIO Y BANCARIO Gestión bancaria.
Responsable de que la logistica de almacenamiento y distribución sea lo más eficiente, reduciendo costos y manteniendo la confiabilidad de los inventarios
GESTION ADMINISTRATIVA
Diagnostico y analisis financiero de las empresas del SectorDefinir estructuras de financiacion en el corto plazoDefinir estrategias de financiacion en el largo plazo
Analisis de operaciones Financieras de la Compañía a fin de reducir costos e incrementar la Rentabilidad
Realizar gestion y control de los sistemas administrativos de la Compañía, incrementando la eficiencia en los mismos
Diagnostico y planeacion de la actividad productiva
Monitorear diariamente las situaciones en el contexto economico nacional con el fin de definir estrategias y planes de contingencia ante situaciones que puedan afectar a la CompañíaEvaluar el impacto de las politicas gubernamentales en la Compañía y determinar planes de acción
Identificar los factores claves que influyen en la motivacion individual y definir estrategias para incrementar la motivaciónConstruir y liderar equipos primarios y multidisciplinarios, que aumenten la productividad y la integración
Analizar la competitividad en el contexto de una economia globalizada
Evaluar el impacto en los trabajadores de los diferentes estilos de direccion.
FINANZAS
COSTEO ABC
Realizar la planeacion y formulación financieraDefinir los Indicadores financieros.
DIRECCION FINANCIERA Definir estructura del costo de capital y optimizacion del mismo
Realizar gestion de portafolios de inversion con el fin de incrementar los ingresos de la compañía
DIRECCION DE PERSONAS Y COACHING
Realizar proyeccion de divisas.
Establecer políticas y control de inventarios
Responsable de la legislación tributaria de la Empresa
Verificar las variaciones del Estándar vs. Ejecutado y definir estrategias de mejora
Mediante la técnica de Costeo ABC, monitorear y gestionar las políticas de costos en la compañía a fin de reducirlos sin afectar la calidad del producto
Realizar la lectura, análisis e interpretación de los Estados Financieros
FUNCIONES DIRECTOR ADMINISTRATIVO & FINANCIERO
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
AREA
Analizar la legislacion bancaria internacional y manejo de movimientos de capital
Sistema de gestion DE la CALIDAD SGC
Participar en las auditorías de 5 "S"
OBJETIVO DEL CARGO
Gestionar y velar por que los recursos financieros de la compañía se utilizen en forma adecuada, con el fin de aumentar los ingresos y reducir los costos, asi obtener el mayor nivel de rentabilidad
Lineas de credito (Bancoldex, Cartera ordinaria, Creditos a largo y mediano plazo).
Manejo de indicadores QOSParticipar en las actividades pertinentes al mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad en la Compañía
Participar en el comité de Alta Dirección a principio del año a fin de realizar la formulación de objetivos corporativos, la planeación estretégica, identificar los problemas y buscar las soluciones a los mismos
ALTA DIRECCION EMPRESARIAL
PROCESO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CAPACITACIÓN
Reclutamiento
El reclutamiento de recursos humanos es el proceso mediante el cual una
organización reúne solicitantes de empleo, de manera oportuna, económica y con
suficiente cantidad y calidad, para que posteriormente concursen en la función de
la selección.
Dentro de las fuentes de reclutamiento que utiliza la empresa JARA PARFUMS, se
tiene la promoción interna, en la que se asciende o trasladan empleados. Se
hace una convocatoria interna para motivar a los mismos. Este tipo de
reclutamiento es muy importante para la empresa ya que se economiza mucho
tiempo y dinero trasladando a una persona que ya está bien enterada de lo que es
la estructura organizacional y su metodología, además que se descubren talentos
ocultos.
Otro método al que se recurre en JARA es el de la información verbal, porque es
una de las fuentes menos costosas y más rápidas de reclutar personal, ya que se
va pasando la voz entre empleados, amigos y familiares de las personas que
trabajan dentro de la organización.
Los avisos escritos, en periódicos, también son una alternativa muy importante
para el reclutamiento, aunque solo se utiliza para los cargos gerenciales y para los
mandos medios, para el personal que debe tener un perfil profesional.
Selección
Este proceso tiene como objetivo primordial proporcionar elementos adecuados a
la persona o personas encargadas de su desarrollo para lograr elegir el candidato
apropiado para el desempeño del cargo y ubicarlo de acuerdo con los
requerimientos del mismo. Este proceso de selección de personal consiste en
escoger la persona más adecuada para desempeñar un cargo; o, dicho de otro
modo, es la escogencia entre los candidatos reclutados más adecuados a los
cargos existentes en la empresa, con miras a mantener o aumentar la eficiencia y
el desempeño del personal.
En JARA PARFUMS una de las técnicas que se utiliza, es la entrevista. La
entrevista de selección es un proceso de comunicación verbal y no verbal que
pretende proporcionar al solicitante, información en relación con la empresa y la
plaza vacante, así como recopilar del mismo aquellos datos que sirvan como
elemento de juicio para la toma de decisiones en su contratación. Para este
proceso de la entrevista existe una preparación anteriormente, luego el
entrevistador revisa la hoja de vida, se destina un tiempo adecuado para la
entrevista, se prepara un ambiente adecuado, las preguntas apropiadas, etc.
Para seleccionar personas de nivel gerencial se hacen pruebas escritas o
pruebas psicotécnicas. Su objetivo es examinar experimentalmente del modo
más sencillo y en el menor tiempo posible, las aptitudes, los conocimientos y los
intereses de un individuo.
Luego se hace el examen medico, para, principalmente, conocer si el candidato
padece de enfermedades contagiosas. Además para saber si tiene alguna
enfermedad que pueda ser una contraindicación para el puesto que se le ofrece.
Se comprueban las referencias, para verificar con las personas y en los lugares
a los cuales hace referencia (referencias laborales, de educación y personales).
Por último, se toma la decisión de contratar, que es el último paso del proceso
de selección.
Capacitación
La capacitación se refiere a los métodos que se usan para proporcionar a las
personas dentro de la empresa las habilidades que necesitan para realizar su
trabajo, esta abarca desde pequeños cursos sobre terminología hasta cursos que
le permitan al usuario entender el funcionamiento del sistema nuevo, ya sea
teórico o a base de practicas o mejor aun, combinando los dos.
Es necesario capacitar porque existen varios problemas o necesidades especificas
que la organización quiere resolver apoyándose en la capacitación, pero la idea
principal de cualquier empresa independientemente de todos los problemas que
existan, la razón principal para capacitar es generar el cambio y este cambio por lo
tanto lleva a una modificación tecnológica por que estamos hablando de capacitar
cuando se implanten los sistemas de información.
Todo proceso, actividad, empresa etc. tiene un estándar de calidad es decir si yo
cuento con una maquina de hacer tortillas y se me indica que esta es capaz de
producir 5 kilos por minuto, es un estándar de calidad. Si logro alcanzar las ventas
para un periodo determinado eso también es un estándar. Entonces nos
encontramos en una situación ideal.
Para el caso de la capacitación será necesario establecer los estándares de
análisis en este sentido se dividirán en Recursos Materiales, actividades, Índices
de eficiencia, requerimientos, ambiente de trabajo físico, y medidas de seguridad.
Un factor de gran importancia es que la empresa no debe considerar al proceso de
capacitación, como un hecho que se da una sola vez para cumplir con un
requisito. La mejor forma de capacitación es la que se obtiene de un proceso
continuo, siempre buscando conocimientos y habilidades para estar al día con los
cambios repentinos que suceden en el mundo de constante competencia en los
negocios.
La capacitación continua significa que los trabajadores se deben encontrar
preparados para avanzar, hacia mejores oportunidades ya sea dentro o fuera de la
empresa
Este proceso se compone de 5 pasos que a continuación se mencionarán:
1. Analizar las necesidades. Identifica habilidades y necesidades de los
conocimientos y desempeño
2. Diseñar la forma de enseñanza: Aquí se elabora el contenido del
programa folletos, libros, actividades, etc.
3. Validación: Aquí se eliminan los defectos del programa y solo se presenta
a unos cuantos pero que sean representativos.
4. Aplicación: Aquí se aplica el programa de capacitación
5. Evaluación: Se determina el éxito o fracaso del programa.
Nómina JARA PARFUMS
JARA PARFUMS
NOMINA 01 AL 30 DE ABRIL DE 2008 PARA LA PARTE ADMINISTRATIVA
No DEVENGADO TOTAL DESCUENTOS IDENTIFICACIO
N NOMBRE SALARIO DIAS SUELDO H.
EXTRAS AUXIL. DEVENGADO SALUD PENSION OTROS TOTAL TOTAL A PAGAR
Y
VACAC.TRANS
P 4% 3,875% DCTOS X
EMPLEADO
52218807 MERCHÁN PADILLA PAULA ANDREA 3.000.000 30 3.000.000 0 0 3.000.000 120.000 116.250 -30.038 236.213 2.763.788
52506839 GARCÍA DÁVILA NIDIA STELLA 2.000.000 30 2.000.000 0 0 2.000.000 80.000 77.500 -20.025 157.475 1.842.525
52500847 LEYVA ORTÍZ ANDREA LORENA 2.000.000 30 2.000.000 0 0 2.000.000 80.000 77.500 -20.025 157.475 1.842.525
80219551 CÁRDENAS RUBIANO JOHN STEEV 2.000.000 30 2.000.000 0 0 2.000.000 80.000 77.500 -20.025 157.475 1.842.525
8310735 ORDOÑEZ GÓNZALEZ HUGO 1.500.000 30 1.500.000 0 0 1.500.000 42.000 40.688 0 82.688 1.417.313
39443363 GÓMEZ NAVAS LUIS ALFONSO 1.500.000 30 1.500.000 0 0 1.500.000 60.000 58.125 0 118.125 1.381.875
7701266 BERNAL CASTILLO HILDA JANETH 1.000.000 30 1.000.000 0 0 1.000.000 40.000 38.750 0 78.750 921.250
51688973 LEÓN GUERRERO NELSON 1.000.000 30 1.000.000 0 0 1.000.000 40.000 38.750 0 78.750 921.250
52209797GÓNZALEZ LOZANO JENNY EMPERATRIZ 800.000 30 800.000 0 50.800 850.800 32.000 31.000 0 63.000 787.800
TOTALES 14.800.000 - 14.800.000 0 50.800 14.850.800 574.000 556.063 -90.113 1.129.950 13.720.850