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Eventos I

Solís Mariana

TRABAJO PRÁCTICO FINAL

“DÍA DE LOS MUERTOS”

Josefina Ayvazov Organización de eventos

Carolina Giordanengo Organización de eventos

Gonzalo Ruiz, Ignacio Cordarini Organización de eventos

Rocio Balbiani, Maria Orieta

Guillermo Guerrero Nicolás Spada

caro_giordanengo@hotmail.com 73968

47963903

Final 12/07/16

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Índice

Planificación académica…………………………………………………………………………………………………..3

Ficha técnica……………………………………………………………………………………………………………….8

Consigna……………………………………………………………………………………………………………………9

Objetivos…………………………………………………………………………………………………………………....9

Sinopsis del evento………………………………………………………………………………………………………..9

Conclusiones……………………………………………………………………………………………………………...42

Agradecimientos especiales…………………………………………………………………………………………….44

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Planificación Académica

1. Ubicación en el plan de estudio

2. Objetivos

3. Índice de contenidos básicos

4. Desarrollo de contenidos básicos

5. Producción y creación del estudiante

6. Fuentes documentales y bibliografía

(Organización de Eventos I - 021821)

Esta asignatura integra el proyecto pedagógico Eventos Palermo

2016

Acerca de Organización de Eventos I (021821)

1) Ubicación en el Mapa del Plan de Estudios

La asignatura Organización de Eventos I tiene contenidos equivalentes con Taller de Comunicación II (021822)

La materia se cursa en el primer cuatrimestre del primer año. La asignatura no posee correlativas. Organización

de Eventos I se ubica -dentro del Plan de Estudios- en el eje troncal de la carrera Organización de Eventos. Este

eje se estructura en cuatro asignaturas que se dictan en dos años: Organización de Eventos I (021821) es la

primera. Sigue Organización de Eventos II (022117) que se focaliza en el universo de los eventos

empresariales. Organización de Eventos III (022141) se acerca a la lógica de los eventos sociales y culturales.

Por último Organización de Eventos IV (022190) es la materia que plantea la estructura de los megaeventos.

Simultáneamente al cursado de Organización de Eventos I, el estudiante cursa Taller de Comunicación I en

donde se plantea un acercamiento al mundo de la comunicación visual, conociendo los elementos que

componen el lenguaje de las imágenes y de qué manera actúan sobre el espectador. También cursa Relaciones

Públicas I, que es la asignatura donde el alumno aprende a manejar los vínculos profesionales y entender las

funciones principales de las Relaciones Públicas. En el mismo cuatrimestre cursa Introducción a la

Investigación que inicia al estudiante en la construcción del conocimiento científico y profesional, planteando

una investigación como eje de la cursada. La asignatura Organización de Eventos I participa del Proyecto

Pedagógico Eventos Palermo, en donde el alumno tiene la posibilidad de poner en práctica lo aprendido. Este

ciclo de eventos es una oportunidad para que los estudiantes realicen una práctica pedagógica donde puedan

poner de manifiesto sus habilidades y competencias. Esto implica creación y compromiso, así como la

integración de recursos y conocimientos durante el desarrollo de un simulacro profesional. Esta materia es

obligatoria para los estudiantes que siguen la carrera de Organización de Eventos, pero puede ser elegida por

otros estudiantes como materia electiva dentro de su Plan de Estudios. En este sentido, la materia resulta útil

para alumnos de las carreras: Comunicación Audiovisual, Dirección cinematográfica, Dirección de arte

publicitario, Dirección teatral, Diseño de espacios comerciales, Diseño de espectáculos, Diseño de imagen

empresaria, Diseño de imagen y sonido, Diseño de interiores, Diseño de moda, Diseño de packaging, Diseño

editorial, Diseño industrial, Fotografía y Publicidad, ya que les sirve para ampliar su campo de reflexión sobre

la manera en que se organizan y diseñan diferentes eventos de una institución, empresa o persona. Este plan de

electivas se puede completar con asignaturas afines al tema (ver electivas página web).

2) Objetivos

destinatario.

3) Índice de Contenidos Básicos

Módulo 1: La importancia del diseño de imagen en la organización de eventos Módulo 2: La organización de

eventos: conceptos, clasificación, tipologías

Módulo 3: Los eventos como medio de comunicación publicitaria

Módulo 4: La creatividad como factor de alto impacto en eventos

Módulo 5: Eventos empresariales e identidad corporativa

Módulo 6: La empresa productora de eventos integrales

Módulo 7: El contexto de trabajo

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Módulo 8: El organizador de eventos y el trabajo con el cliente. El rol del profesional

Módulo 9: El proceso organizativo

4) Desarrollo de Contenidos Básicos

Módulo 1: La importancia del diseño de imagen en la organización de eventos Dicen que no existe segunda

oportunidad para causar una primera impresión, en tal sentido la imagen no es, como pudiera parecer, un

aspecto frívolo de la comunicación sino que es una arista fundamental en el desempeño de un organizador de

eventos, quien tendrá a su cargo la intransferible responsabilidad de, en primer lugar, impactar favorablemente

ante los ojos de su potencial cliente para ganar su confianza y respeto, y en segunda instancia tendrá que

trabajar en la construcción de una imagen favorable y enaltecedora para su cliente ante la mirada de sus

invitados. Diseñar un evento es diseñar la imagen del anfitrión.

Módulo 2: La organización de eventos: conceptos, clasificación, tipologías Para poder comprender el universo

de posibilidades que ofrece el mundo de los eventos debemos comenzar por conocer de qué se trata el concepto

de evento. A partir de allí avanzaremos con: Definición. Clasificación de eventos: según la entidad

organizadora; según el carácter; según la procedencia de los participantes. Tipos de eventos. Sus objetivos. Los

propósitos de un evento; según el público; según la inscripción; según el objetivo económico. Micro, macro y

mega eventos. Ferias, exposiciones y congresos. Acontecimientos especiales. Eventos temáticos, espectáculos

especiales y eventos virtuales.

Módulo 3: Los eventos como medio de comunicación publicitaria Podemos considerar el evento publicitario

como un medio de comunicación en sí mismo, ya que su principal función es dirigir la atención de los medios

de comunicación hacia un hecho que por sí solo carece de naturaleza noticiosa. A través de él vehiculizamos el

mensaje con fines publicitarios y nos orientamos a tres tipos de públicos: los asistentes, la prensa invitada y a

través de ambos al target de la marca.

Módulo 4: La creatividad como factor de alto impacto en eventos Comprender qué es la creatividad e

identificar nuestro propio caudal creativo no ayudará a emprender eventos desde un nuevo lugar. La creatividad

es un mundo inacabable y cada profesión cuenta con sus propias armas para asirse de ella en su beneficio. En el

caso de los eventos es fundamental descubrir como funcionan las percepciones humanas, como se despiertan las

emociones y apelar a todos los sentidos para concebir un evento experiencial de alto impacto que permita

alcanzar el objetivo propuesto, generando recordación, pregnancia y efectividad. Nuestro ingenio creativo le

aportará un valor diferencial a nuestros eventos que incluso podría mejorar su rentabilidad y nuestro

posicionamiento como organizadores.

Módulo 5 Eventos empresariales e identidad corporativa El desayuno de trabajo. Tipos de desayuno. Espacio

de trabajo. Brunch. Almuerzos y comidas de negocios. Buffet, Cocktel, vino de honor, coffe break.

Presentaciones o entretenimientos. Recibir en la empresa. Visitas a la empresa. Las demostraciones.

Retroalimentación para la empresa. Distribución de material de promoción. La prensa. Traslados y

estacionamiento. Equipamiento. Identificación del personal. Los obsequios. Despedida y agradecimiento. La

agenda de temas a tratar. Planificación de la agenda del organizador. Entrega de la agenda a los participantes.

El rol del anfitrión y la recepción de visitas. El anfitrión como conductor de la reunión. Recepción, presentación

y despedida o cierre.

Módulo 6: La empresa productora de eventos integrales Una empresa organizadora o productora de eventos

integrales es una empresa de servicios orientada a hacer realidad los sueños de las personas. Es importante

conocer cómo se organizan y cómo se desempeñan. Para ello analizaremos: Organigrama de una empresa

organizadora de eventos, funciones, roles y vínculos de las áreas que las integran. Función del comité

organizador. Coordinación general y por áreas. Coordinación técnica, administrativa y financiera. El trabajo

independiente e interdependiente. Los proveedores para eventos. Las relaciones contractuales.

Módulo 7: El contexto de trabajo La organización de eventos se nutre y se retroalimenta permanentemente a

partir de su interacción con otras áreas. Por esta razón es necesario conocer cómo se vinculan los eventos con

disciplinas tales como la publicidad, las promociones, las relaciones públicas, el periodismo, el turismo, la

fotografía, el diseño gráfico y multimedial, el marketing directo e interactivo, entre otras. En este módulo

descubriremos ciencias, artes, técnicas y nuevas tecnologías dispuestas al servicio de la organización de

eventos. En este módulo también analizaremos a los eventos como herramientas estratégicas de las empresas.

Eventos y relaciones públicas. Historia, análisis y evaluación de las reuniones previas. Los objetivos de los

participantes. Internet y redes sociales.

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Módulo 8: El organizador de eventos y el trabajo con el cliente. El rol del profesional El momento más

importante del trabajo del organizador de eventos es aquel en el que debe ser intérprete de la necesidad de su

cliente y diseñador de sus fantasías. Hay rasgos de personalidad que definen al buen organizador. Desde su

sensibilidad para captar y transmitir conceptos, pasando por la habilidad para contener la angustia del cliente

hasta su capacidad racional y detallista para no dejar nada librado al azar. Evaluaremos todas aquellas

características que lo definen en su rol profesional. Veremos también: Entrevista con el cliente. Evaluación de

necesidades según el tipo de cliente. Confección del brief del evento. Determinación conjunta de objetivos y

estrategias. Determinación de una cotización a medida. El vínculo entre el organizador, el cliente, los

proveedores y los asistentes al evento. El concepto de servicio. El cliente directo e indirecto.

Módulo 9: El proceso organizativo En este módulo evaluaremos las tres etapas en la organización de un evento:

El pre-evento o etapa preliminar; el desarrollo del evento; y el post-evento. Analizaremos las tareas

concernientes a cada etapa.

A- Etapa de pre-producción:

Variables controlables e incontrolables. Confección del timetable o calendarización del evento. Cartera y

elección de proveedores. Planificación de eventos subsidiarios. Desarrollo del material para presentaciones.

Alquiler de equipos de comunicación y traducción simultanea. Contrataciones varias: locaciones, mobiliario,

decoración, ambientaciones temáticas, gastronomía, alojamientos y traslados, shows, entretenimientos y mini

Recursos humanos: Determinación del equipo de trabajo, la indumentaria y la capacitación. La coordinación

operativa por áreas. Roles y funciones. Preparación para el manejo responsable de las emociones y las

realizar eventos. El alquiler del salón. La sala para el evento. La climatización de la sala. Los planos.

Utilización de salón o sector VIP. Los eventos al aire libre. Los eventos en restaurantes: ventajas y desventajas.

El estilo en un evento. Qué significa definir el estilo. La música. La ambientación y la decoración. Los arreglos

reunión, o en el receso. El menú. El personal de servicio. El personal de recepción. El servicio de bebidas,

público invitado. Los montajes de sala más frecuentes para reuniones: mesa de directorio, mesa redonda y mesa

en U o herradura. Otros montajes para reuniones: mesas T, mesas peine y mesas cuadradas con múltiples

cabeceras. La mesa en U o herradura: ubicación del orador, del anfitrión y de los asistentes. La mesa en U para

nto Recibir y ser recibido: los anfitriones y

los invitados. La cantidad de invitados. Invitados y público. Preparación de la lista de invitados. La lista de

invitados por orden alfabético. Los invitados alternativos. Los invitados confirmados. Participación.

Comunicación. Las invitaciones: cómo invitar y cómo contestar una invitación. Invitaciones formales e

informales. Sistemas de envíos y confirmaciones. Invitados especiales y celebridades. Inscripciones y pre

acreditaciones. El programa del evento. Web del evento, aplicaciones y beneficios. Cartelería y señalética en el

evento. Aportes de nuevas tecnologías. Relaciones con la prensa. Selección de medios y periodistas invitados.

Redacción de comunicados y gacetillas de prensa. Confección del press-kit. Repercusiones en la prensa /

Clipping de prensa. Conferencias de prensa. Publicidad. Auspicios y PNT (publicidad no tradicional).

B- Etapa de producción: Del dicho al hecho. El día “D” Durante el evento: ejecución, control, evaluación.

Programación del evento. Seguimiento del timing por áreas de trabajo. Logística aplicada a los armados y al

desarme. Imponderables durante el evento.

C- Etapa de post-producción: Evaluaciones, agradecimientos y repercusiones. Agradecimientos. Recolección de

información y medición de resultados. Evaluación del trabajo interno. Confección de bases de datos.

Publicaciones. Merchandising. Negocios vinculados al post-evento. Feedback y evaluación de satisfacción del

cliente.

5) Producción y creación del estudiante

1. Menú de Trabajos Prácticos sugeridos

Forma de presentación de los Trabajos Prácticos En todos los casos los TP’s deberán ser presentados con

carátula y rótulo según las normas de presentación de la facultad, con índice, cuerpo principal del informe y

bibliografía. Hojas blancas tamaño A4, numeradas. Tipografía Arial. Cuerpo: 11. Interlineado: 1,5 Solo en la

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carpeta de presentación de “Propuesta de Evento”, se podrá aplicar libre creatividad en el diseño gráfico, como

así también en toda la estética de la presentación oral.

TP Nº 1: Proveedores de Eventos (Trabajo introductorio)

Realización individual. Objetivos: Este primer trabajo busca aproximar a los alumnos a los diversos rubros y

servicios que integran el mercado de los eventos, proveyéndolos de información real y actualizada de las

empresas proveedoras de productos y servicios. Asimismo promueve la elaboración de una base de datos

conjunta de consulta permanente. Consignas: Asignado uno o varios rubros por alumno, este deberá realizar

una investigación sobre proveedores.

La investigación se desarrollará en dos etapas: 1) Investigación en la web, para compilar y confeccionar base de

datos. 2) Investigación de campo, para la cual el alumno seleccionará proveedores que visitará y del cual

obtendrá información complementaria que anexará a su trabajo.

Forma de presentación: 1) Para investigación en la web: Planilla Excel. Tipografía Arial. Cuerpo 11.

Información a consignar en las columnas, según el ejemplo que se explica a continuación:

Rubro: Souvenirs Empresa Servicio Dirección Teléfono Mail Web Contacto Observac. La Canastita Souvenir

personalizados. Melincué 3174 Villa del Parque 4504-6711 info@lacanastita .com.ar www.lacanastita.c om.ar

Sr. Perez Solicitar entrevista The Great Secret Rose Souvenirs flotantes Lavalle 2275 Once 4-371-2346 No se

informa www.fiestasinolvid No se informa Abierto hasta 18hs.

Etc.

2) Para investigación de campo: El informe correspondiente a la investigación de campo debe realizarse en

Word.

TP Nº 2: Brief del Evento (1ra. Parte del Role Playing)

Realización grupal. Objetivo: Este trabajo busca posicionar a los alumnos como clientes de una empresa

organizadora de eventos. Constituye la primera instancia del Rol Playing. Consigna: Dada en clase la guía

referencial, cada grupo confeccionará un informe llamado “Brief del Evento” en el cual incluirán información,

objetivos y requerimientos concernientes al evento solicitado (social, empresario o publicitario). Al concluir

este trabajo, cada grupo quedará constituido como un cliente solicitante de un evento. Luego de su corrección

los Brief serán intercambiados entre los grupos y serán resueltos en el siguiente trabajo grupal (TPNº3)

TP Nº 3: Propuesta para el Evento (2da. Parte del Role Playing)

Realización grupal. Objetivos: Este trabajo tiene por finalidad que los alumnos confeccionen y presenten una

propuesta para la realización de un evento real. Que desarrollen habilidades para la presentación oral, escrita y

multimedia. Y que a través de la metodología de Role Playing los grupos interactúen representando el rol de

cliente (defendiendo la petición que hicieron), y el rol de empresa organizadora (defendiendo y vendiendo su

propuesta). Consignas: Quizá este sea el momento que exija el mayor compromiso de los alumnos con la

propuesta de Role Play, dado que bajo la consigna de “presentación al cliente” cada grupo deberá presentar,

defender, argumentar y vender su proyecto. Cada grupo contará con 30 minutos, aproximadamente, y durante

ese tiempo dispondrá del espacio áulico (tematizado como sala de reuniones a cargo de cada equipo) como así

también de los recursos tecnológicos para realizar su presentación. Ambos equipos serán evaluados por su

participación y la defensa de su rol. La evaluación estará a cargo, en primer lugar, del docente (como

observador externo) y en segundo lugar, del grupo cliente, quien al concluir la exposición entregará una grilla

de evaluación grupal. Para procurar la imparcialidad del equipo cliente, éste también será evaluado por su

interacción, la defensa de Brief, su capacidad de interrogar, proponer mejoras y por su mirada crítica como

posible comprador del proyecto. La empresa organizadora entregará dos carpeta de presentación + cd o dvd con

la presentación en power point (una para el docente y otra para el cliente) En dicha carpeta deberán consignarse

las primeras definiciones destinadas al evento de cierre de la cursada.

Definir el recorte temático del evento. Desarrollar los objetivos del mismo. Definir la tipología correspondiente.

Propuesta espacial y estilística: Relevar los posibles espacios físicos en los que se desarrollará el evento

(contemplar toma de medidas, accesos, características generales de su emplazamiento). Definir y desarrollar

una propuesta estilística. Plantear el tipo de imagen definida. Realizar una lámina en la que se grafiquen el

poner una agenda de reuniones de trabajo. Proponer

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trabajo y mesas de comida. Relevar diversos servicios de catering. Desarrollar un presupuesto. Argumentar las

TP Nº 4: Investigación Bibliográfica (Trabajo complementario)

Realización grupal. Objetivos: A partir de este trabajo se pretende que los alumnos lean bibliografía referente a

la materia. Que sean capaces de elaborar un informe y arribar a una conclusión a partir de la investigación del

tema asignado. Que sean diestros para presentar el tema desde una redacción personal. Consigna: Se asignará

un tema concerniente a la materia a cada grupo a partir del cual indagarán la bibliografía propuesta por el

docente, realizarán lecturas exploratorias complementarias, consultarán a fuentes externas especialistas en la

materia, analizarán críticamente los datos obtenidos, confeccionarán un texto argumentativo y finalmente

elaborarán a una conclusión grupal.

2. Trabajo Práctico Final

Mes de los eventos Materializar el evento planificado durante el cuatrimestre. Podrá referirse a cualquier

temática y deberá contemplar una propuesta espacial y estilística, una agenda de trabajo, la elección del catering

y la realización de la papelería y la prensa del evento. (Ver en la web: Proyectos Pedagógicos – Eventos

Palermo)

6) Fuentes documentales y bibliografía

a- Bibliografía Obligatoria

-Papers docente: Prof. Lic. Mariana Solis. Apunte de Organización de Eventos (guía de clases). Es una guía

para facilitar el seguimiento de las clases.

-Buendía, Juan (1991) Organización de reuniones. México: Trillas. (659, 2BUE) No es un libro de cómo hacer

un evento. El autor nos propone una guía completa de planificación y gestión de un evento. Desde la puesta en

escena, la búsqueda de los recursos y los recursos económicos. Todo el proceso de planificación está en este

pequeño, pero acabado texto. Los alumnos tendrán una guía muy completa sobre cómo llevar a cabo un evento,

cualquiera sea su tipología y cualquiera sea el lugar donde se realice.

-Jijena Sánchez, Rosario (2003) Eventos: cómo organizarlos con éxito. Buenos Aires: Nobuko. (060.68 JIJ) El

libro introduce en el paso a paso para la producción, gestión y evaluación de un evento. La autora desarrolla de

forma sencilla un índice para elaborar un programa efectivo para la realización de un evento, teniendo en cuenta

esos momentos factibles de sufrir impedimentos u obstrucciones por factores eventuales, no previstos.

-Deal Terrence & Key (1999) Celebraciones en las empresas. Granica (658.314 DEA) El autor solo habla de

cómo llevar a cabo un evento empresarial. Un almuerzo, una reunión de trabajo, la llegada de accionistas.

Todos los recursos a tener en cuenta para que una celebración en la empresa esté alineada a la identidad de la

compañía. Los alumnos tendrán una sintética guía de cómo preparar un evento empresarial.

-Musumeci, G. Bonina, A (2001) Como organizar eventos. Buenos Aires: Valletta. (060.68 MUS) La obra

plantea reglas básicas para pensar y llevar a cabo un evento empresarial o institucional. Acerca a los alumnos

de forma rápida, sencilla y amena a las herramientas básicas para que una empresa, un organismo del Estado

pueda realizar paso a paso un evento de forma profesional.

-Cortelezzi, Edith (2009). Buenos modales, buenos negocios. Buenos Aires: Editorial Sudamericana. (395.52

COR) La obra plantea reglas básicas de cortesía y buenos modales; acerca a los alumnos al fenómeno social de

ser una figura pública desde el rol de funcionario; profundiza en el conocimiento del origen del ceremonial y las

fórmulas de 7 Cortesía destinadas a ordenar las situaciones públicas.

b- Bibliografía Recomendada

-Fleitman Schvarcer, Jack (1997) Eventos y Exposiciones, una organización exitosa. Ed. Mc Graw Hill (060.68

FLE)

-Castex, Jorge – Grassi, Juan (2005) Puntos de encuentro. La industria de las convenciones. Ed. Ferias y

Congresos. Buenos Aires (068.68 CAS)

-del Carril, Alicia-Gill, Elisa (2006) De buena educación. Ed. Aguilar. Buenos Aires.

-Thomsett, Michael (1995) Las reuniones de trabajo. Ed. Norma.

-Musumeci, G. Bonina, A (2001) Como organizar eventos. Valletta. Buenos Aires (060.68 MUS)

c- Referencias Sitios Web

-Guía de organizaciones de eventos http://miguiaargentina.com.ar/organizacion-de-eventos/empresas-guia.html

-Organización Argentina de proveedores y organizadores de Exposiciones y Congresos

http://www.aoca.org.ar/

-Federación de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de América Latina http://www.cocal.org/

-The Global Association of the Exhibition Industry http://www.ufi.org/

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Ficha técnica

Nombre del evento: Día de los muertos

Tipo de evento: cultural

Autores: Josefina Ayvazov Ocampo, Gonzalo Ruíz, Giordanengo Carolina, Codarini Ignacio, Spada Nicolás,

Guillermo Guerrero, Rocío Balbiani y Maria Orieta.

Nombre de la asignatura: Organización de eventos I

Comisión y turno de cursada: martes turno noche

Fecha de la cursada y fecha del examen final: 12 de julio de 2016

Nombre del profesor: Mariana Solís

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Consigna

Realizar un evento para dar a conocer, en Argentina, la celebración del día de los muertos que se realiza en

México. Resaltar la cultura y las tradiciones que cuenta este país para dicha festividad. Revertir la idea de que

la muerte es un acontecimiento triste y contar la creencia popular de que las almas de los difuntos regresan a

la Tierra y durante este día las personas colocan ofrendas para recibirlas.

Objetivos

Objetivos del cliente:

1- Dar a conocer “el día de los muertos”, la celebración más popular que se realiza en México, mostrando su

cultura, sus costumbres y su identidad nacional.

2- Es un festejo solemne, un culto y devoción a los que ya no están aquí, cuyo objetivo es recordarlos

haciéndoles una fiesta con las comidas y bebidas que más disfrutaban, con sus objetos favoritos; con la

decoración floral se pretende mostrarles el camino para que logren llegar a su altar y de demostrarles que no

los hemos olvidado..

3- Contribuir al rescate de una de las principales tradiciones del pueblo mexicano.

Objetivos del organizador:

1- Organizar un evento acorde a las característica que el cliente solicito basado en la tradicional celebración

del día de los muertos mexicana.

2- Lograr una ambientación que haga revivir a esta festividad.

3- Sobrepasar las expectativas del cliente.

Sinopsis que resuma la producción del evento

Rol playing

Hicimos la presentación del brief del evento en donde expusimos al cliente toda la organización y la

realización del evento, en el cual nos dio su punto de vista y su devolución fue muy positiva. Llegamos a

varios acuerdos y ambas partes quedamos satisfechas y motivadas con la proximidad del evento a realizar.

En todo momento la comunicación con el cliente fue satisfactoria y con muy buen feedback.

Perfil de los invitados y Concepto temático

Perfil de los invitados

Invitados VIP: Embajador México en Buenos Aires, Fernando Castro Trenti, junto a su comitiva.

Invitados Especiales: Representantes en argentina de nuestras marcas auspiciantes, como tequila “Don Max”

Publico general: Interesados en aventurarse en el mundo de la cultura mexicana.

Concepto temático

El evento se va a basar en el día de los muertos, festividad que se lleva a cabo los días 1 y 2 de Noviembre

en México. No faltara el tequila que, junto con los sorteos, la música típica de la región y los mariachis, harán

de esta fiesta una experiencia inolvidable.

Acciones programadas para el post evento

Se van a subir fotos en las redes sociales y vamos a hacer un sorteo para todos aquellos que hayan asistido

al evento y suban una foto con el hashtag #DíaDeLosMuertos.

Recomendamos consolidar una base de datos de público asistente, interesado en la cultura mexicana. A los

mismos se les enviaría información turística y promociones de pasajes aéreos o estadías en México.

Agradecimiento para empresas participantes

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Agradecemos a las autoridades de Tequila Don Max por acompañarnos en este proyecto. También

agradecemos al Sr. Embajador de México en Buenos Aires.

Ambientación y Decoración

El evento será decorado de una manera única. Cada espacio estará lleno de color y las guirnaldas colmarán

cada sector del evento.

En estas ofrendas no faltan el pan de muerto un pan dulce que se hornea en diferentes figuras aunque suele

ser redondeado y espolvoreado con azúcar.

Alrededor de los altares las paredes y los techos de decoran con papel picado en el que se han recortado

figuras de esqueletos y calaveritas.

Por supuesto aquí no pueden faltar las calaveritas de dulce con los nombres de los difuntos, o como una

broma, de personas todavía vivas.

La ofrenda del Día de los Muertos es una festividad que hunde sus raíces en las creencias del México

prehispánico cuando existía la costumbre de colocar alimentos, joyas, armas y otros objetos en las tumbas de

los fallecidos. También se solían conservar las calaveras convertidas en símbolo de muerte y renacimiento. ”

Las ventanas hablaran por ellas mismas.

TIMING

El evento comenzará alrededor de las 19hs.

A la llegada de los invitados, Catrina estará dándoles la bienvenida. Se les pedirá que completen una base de

datos, para poder mandarle información adicional del evento y que posteriormente pueda contestar una

encuesta basada en el evento. También un cupón para sorteos posteriores.

Una vez que los invitados ingresen al nivel superior una segunda Catrina le entregará a cada invitado un

“shot” y le explicará que cada vez que suene la campana se podrán acerar a la barra para poder ser parte del

“tequilazo”.

Un Orador constantemente nos estará contando parte de esta hermosa tradición, su comienzos y animando

durante todo el evento.

Una maquilladora nos acompañará durante todo el evento para hacer que nuestros invitados sean participes

de esta “Cultura Viva”.

Una vez llegada gran parte de los invitados se comenzará el “bandejeo” con típica y deliciosa comida

mexicana.

Cada media hora las campanas sonarán dando comienzo a las rondas de tequila. Luego de la primera ronda,

música de Mariachis nos hará transportar a esta mágica cultura.

La segunda ronda de tequila no se hará esperar, y permitirá dar apertura del segundo show donde la Catrina

se llevará todas las miradas junto a una espectacular performance.

La última campanada se oirá y la tercera ronda de tequila dará comienzo del último show donde invitados

elegidos podrán romper la piñata, donde se representa como la destrucción del mal y el triunfo del bien.

Por último realizaremos el sorteo, de muchos premios para nuestros invitados. A las 21 cerraremos el evento

agradeciendo a todos.

Artística para el evento

La idea es que los invitados se transporten por un rato a una verdadera fiesta mexicana, por lo tanto va a

haber una personas lookeadas de calacas, ya que pintarse la cara es una forma de expresar y honrar de

manera artística a los seres amados. Esta estará filtrada entre los invitados.

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Ya que el día de los muertos es un día festivo en donde la gente se toma un tiempo para recordar a sus

familiares y amigos difuntos, es fundamental, para convertir este día triste en una oportunidad para acordarse

de los buenos momentos la presencia de los mariachis.

Premios y suvenir.

A medida que los invitados vayan ingresando al salón, se les dará un vaso de tequila, vacio con un tira para

que se lo puedan colgar y no tengan que estar con el vaso en la mano. Se lo podrán llevar a la casa como

recuerdo del evento, al igual que las calaveras pintadas.

Tipos de prensa y Medios de comunicación a convocar.

Tipos de prensa

Grafica (diarios, revistas)

Grafica por internet (diarios online, blogs, foros)

Televisión

Medios de comunicación a convocar

CNN en español

El trece.

Servicio de prensa de la UNESCO (Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la

Cultura).

Clarín.

Radio Cultura | FM 97.9

Obsequios para la prensa

Cuaderno con diseño de calaca.

Bolígrafo.

Llavero metálico.

Carpeta de prensa y gacetilla

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¡A festejar la muerte!

La embajada de México llevará a cabo el próximo 21 de junio de 2016, en el Palacio Sans Souci, una

celebración relacionada con el “Día de los Muertos”, donde se festejara la muerte de una forma poco

común. La misma contara con la presencia del embajador Fernando Jorge Castro Trenti.

El evento tiene como meta lograr que la gente se informe sobre esta festividad haciéndolos sentir en una

celebración real, acompañado de una correcta ambientación y un servicio de catering que ofrecerá comidas y

bebidas tradicionales.

Se realizara en el Palacio Sans Souci, ubicado en Paz 705, Victoria. Horario de entrada 19 hs. Entrada con

invitación y gratuita.

Para realizar consultas sobre el evento:

Embajada de México en Argentina

Arcos 1650, Barrio de Belgrano

1426, Buenos aires

Fax: 4118-8837

embajadaarg@sre.gob.mx

Agradecemos difusión

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Luz, imagen y sonido

Con esta planta de luces se implementará los colores característicos de lo que sería el día de los muertos en

México, junto con los diferentes elementos decorativos se espera que se simule de la mejor forma el tributo

cultural.

Además de lo que son los colores, se tiene distribuido espacialmente y estratégicamente los par led para que

sean más fáciles de percibir los hazes de luz.

El sonido, el cual siempre es importante en un evento. En este caso tendremos música de México que será

puesta durante toda la noche en intervalos de tiempo. Debido a que los invitados y participantes tienen que

conocer la cultura, pero no es probable que soporten todo el tiempo música y ambientación sonora que no

conocen.

Producción fotográfica y de video

Sesión de fotos, donde cada participante podrá obtener un recuerdo de lo que fue el evento en un lugar de la

ambientación, para así representar el momento de lo que fue su experiencia en el día de los muertos en

buenos Aires, es decir en nuestra representación de esa fecha especial en México.

En cuanto al video habrá un cubrimiento el cual plasme los momentos especiales y representativos de la

celebración, para que después del festejo las personas que no pudieron asistir puedan ver lo que fue y del

mismo modo las que asistieron puedan recordar de algún modo lo que vivieron y experimentaron.

Musicalización

La musicalización para el evento será por medio de un Disc Jockey El DJ pertenece a una compañía llamada

D’Aiello DJS. De la empresa se seleccionó al más acorde a las necesidades de flexibilidad musical del

evento, su nombre es Agustín D’aiello. El cual se encargará de mantener el ritmo cardíaco de los invitados.

Ya que la idea es que sea una fiesta de celebración con mucha alegría para recibir una nueva etapa. Pasará

por ritmos musicales variados, desde música cachengue a un poco de electrónica tranquila. También se

incluirá por momentos música típica de México acorde al evento.

Gastronomía y bebidas

En cuanto a la parte gastronómica se celebrará con comida tradicional mayormente. Se ofrecerá un buffet

estilo finger food.

En un principio, en la recepción tendremos opción dulce o salada. Habrá por un lado nachos, con salsas

picantes y huacamole, y por el otro galletitas en forma de calavera.

Como plato caliente tendremos un pernil de cerdo, el cual se presentará en sándwich acompañado con salsas

tradicionales.

Por otro lado, se incluirá como principal bebida alcohólica el Tequila. Será Tequila importado, traído

directamente de México. También contaremos con cervezas y fernet Branca, entre otras. Y por supuesto

bebidas sin alcohol, gaseosas y agua.

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Piezas gráficas

AFICHE

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INVITACIONES

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Fotos de armado del evento

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Fotos del evento

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Presupuesto del evento

Producto Precio

Cocas 627

Cervezas 1520

Fernets 508

Hielo 105

25 calaveras, imanes y calcos 1054

Calaveras madera 320

Dj 3000

Ataúd 300

Mariachis 1300

Nachos y cheddar 637

Flete barra 400

Pernil 2000

Flores 1000

Alquiler de vasos 300

Impresiones 314

estola de pluma 85

vasos y piñatas 300

florcitas artificiales 44

Cervezas extra 340

Cajón grande 700

Pinturas banderines 130

Pinturas banderines 60

Vasos rotos 120

Galletitas y pan dulce 174

Guirnaldas 45,74

Maquillaje 240

Rifas 24

Friselina 40

Ploteado 474

15 calaveras 435

TOTAL 16596,74

Conclusiones

El ciclo de eventos nos permitió poder poner en práctica los conocimientos adquiridos durante la cursada y

poder vivir de una manera más cercana lo que realmente cuesta y lleva la organización de un evento.

Creemos que la organización grupal fue fundamental, por suerte nos pudimos entender y respetar todos mas

allá de los condicionamientos que se nos fueron presentando, siempre pudimos resolverlos de la mejor

manera y fuimos compañeros entre todos. Aprendimos de nuestros aciertos y errores. Disfrutamos todos

mucho del evento sin dejar de estar atentos a cualquier detalle o problema que se nos fue presentando.

Todos concluimos que la experiencia fue más que enriquecedora y que para poder organizar un evento se

necesita no solo de tiempo, sino de entusiasmo, responsabilidad y una buena y ordenada planificación.

Josefina Ayvazov Ocampo

Personalmente sentí mucha alegría, entusiasmo y nervios el día del evento. Nos encontramos en el aula de la

facultad a las 14:00hs con algunos de los del grupo para comenzar a decorar y armar todo, fueron 5 horas

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que se me pasaron volando pero que disfrute muchísimo. Me quede súper contenta por como salió todo, mis

invitados no querían irse, se vivió un muy lindo clima de alegría que era a lo que pretendíamos llegar. Por

momentos hasta te olvidabas que estábamos en un aula de la facultad. Estoy contentísima con esta nueva

experiencia.

Carolina Giordanengo

Al comienzo del cuatrimestre, no tenía mucho conocimiento de cómo era la organización de un evento, tenía

una idea muy general. En el transcurso de los meses aprendí la cantidad de variables y pasos que hay que

tener en cuenta para lograr que un evento se pueda realizar con éxito. Cada vez que salía de clase pensaba

en todo lo que había que hacer y el poco tiempo que teníamos, quedaba estresada. Desde el brief donde se

conoce al cliente hasta negociar con proveedores, armar las piezas gráficas, la producción del armado del

evento, ambientación, solucionando imprevisto, todo era una locura. El día del evento, durante su desarrollo

donde se presentan variables incontrolables, como el público, que era incierto ya que no se sabía cómo iba a

ser su comportamiento, que aunque se planifique todo, hay ciertas cosas que no salen como uno espera. Por

suerte fue muy gratificante ver como el evento se convertía en realidad, como todo el trabajo realizado

durante el cuatrimestre dio frutos y fue un verdadero éxito. Hubo cosas que fueron pensadas y mientras

transcurría el evento decidimos no hacerlas ya que no las creíamos necesarias y cortarían con el clima que

habíamos logrado. El trabajo en equipo fue un elemento fundamental para lograr el evento. Fue una

experiencia enriquecedora, que me permitió vivir la organización de un evento desde sus inicios, me lleno de

aprendizajes, tanto personales como académicos.

Rocio Balbiani

Como estudiante de Publicidad, tuve la experiencia del trabajo por un lado diferente a los alumnos de la carrera en sí. Adquirí conocimientos extras por el lado de la realización del trabajo. Siempre que un trabajo de mi carrera nombró la realización de un evento lo vi más por el lado de la repercusión que el mismo puede darle a una empresa o servicio, ósea la post producción y no las etapas anteriores como la pre-producción y producción de este. En cuanto a experiencia me parece un final en el cual se implementan todos los contenidos adquiridos durante la cursada de la materia, por lo tanto lo viví como una experiencia clara de cómo sería realizar un evento el día de mañana en cuanto al tiempo y esfuerzo lleva.

Por otro lado, me parece que deberían de ver la manera de hacer que los alumnos no tengan que invertir tanta plata, o por lo menos facilitar más cosas ya que teníamos pensadas varias y por más de que conseguimos bastantes por movernos y tener contactos no pudimos realizar todos por un tema de presupuesto. Y sino avisar cuando los alumnos la eligen como materia optativa que es una materia que requiere para el final invertir bastante plata.

Igualmente me encantó como experiencia y creo que logramos varios de nuestros objetivos. Por la repercusión y comentarios que recibí durante y después del evento, les encantó y lo disfrutaron tanto que a la hora de finalización ninguno quería irse. Asique por mi lado estoy satisfecha.

Gonzalo Ruiz

Este primer cuatrimestre me enseño varias cosas tanto teóricas como prácticas. En primer lugar, en cuanto a la teoría, aprendí a que conviene dividir un grupo en áreas. Opinar todos de todos los temas a veces complica las cosas. El Brief si bien es laborioso, sirve mucho para empezar a darle forma al evento. En cuanto a lo práctico aprendí sobre el trabajo en equipo. A trabajar con gente que no opina lo mismo que uno, entendiendo que tenemos un objetivo común. Llegar con tiempo el día del evento con todo lo que se pueda preparar con anterioridad es fundamental! Es un punto en el que estuvimos bastante fuerte e igualmente corrimos a último momento con algunas cosas. Con respecto a los imprevistos, nos pasó que vino bastante gente y a pesar del día de semana se tomó bastante. Eso implico que nos quedemos sin cerveza, y tengamos que salir a comprar más. En ese sentido, el grupo actuó con bastante rapidez y efectividad. Por último, y por ahí lo más importante, aprendí que los detalles hacen de un evento, una experiencia distinta.

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Guillermo Guerrero

Para mí el evento que realizamos fue algo muy gratificante , ya que fue un espacio donde aprendí muchas cosas nuevas de una carrera a la cual no pertenezco , pero que sin lugar a duda pude darme cuenta que es una profesión donde se debe tener mucha responsabilidad , trabajo duro y proyección.

Agradecimientos especiales

-Fernando Jorge Castro Trenti Embajador de México por brindarnos información de la festividad.

- Marianne Sáez por encargarse de las fotos del evento.

- Sonia Baran por encargarse del maquillaje.

-Universidad de Palermo por brindarnos las instalaciones y mobiliario para realizar el evento.

-Mabel Scalella, por haberse disfrazado de calaca y haberle puesto tanta buena onda

- Laureano Romani por ayudarnos con ideas para la decoración y armado del aula.

- Mariana Solís, porque sin su ayuda y paciencia no hubiésemos podido haber llevado a cabo el evento