Trabajo final presentado como requisito previo a la...

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA

SEDE SAN PABLO DE LA TRONCAL

UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y

EMPRESARIALES

FACULTAD DE INGENIERIA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA

TITULO:

“EVALUACION DE CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE ADQUISICION Y

PAGOS DE MERCADERIA EN LA FERRETERIA EL HIERRO DEL

CANTON LA TRONCAL, PERIODO:

1 ENERO - JUNIO DEL 2009

.

AUTOR:

DARWIN ANTONIO PEÑAFIEL AVAREZ

Trabajo final presentado como requisito previo a la obtención del título de:

INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA – CPA

AÑO: 2013

1I1



UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y

EMPRESARIALES


TITULO:

“EVALUACION DE CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE ADQUISICION Y

PAGOS DE MERCADERIA EN LA FERRETERIA EL HIERRO DEL

CANTON LA TRONCAL, PERIODO:

1 ENERO - JUNIO DEL 2009

.

AUTOR:

DARWIN ANTONIO PEÑAFIEL AVAREZ

Trabajo final presentado como requisito previo a la obtención del título de:

INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA – CPA

AÑO: 2013

1I1



UNIDAD ACADEMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y

EMPRESARIALES


DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD

Darwin Peñafiel Álvarez

DECLARO QUE:

El proyecto de grado denominado, “Evaluación de control interno del proceso de

adquisición y pagos de mercadería en la Ferretería el Hierro del Cantón la

Troncal”, periodo: Enero - Junio del 2009, ha sido desarrollado con base a una

investigación exhaustiva, respetando derechos intelectuales de terceros, conforme las

citas que constan el pie de las páginas correspondiente, cuyas fuentes se incorporan en

la bibliografía.

Consecuentemente este trabajo es mi autoría.

En virtud de esta declaración, me responsabilizo del contenido, veracidad y alcance

científico del proyecto de grado en mención.

La Troncal, Noviembre del 2013


1I1




EMPRESARIALES


CERTIFICADO

Eco. Remigio Vásquez

CERTIFICAN:

Que el trabajo titulado “Evaluación de control interno del proceso de adquisición y

pagos de mercadería en la Ferretería el Hierro del Cantón la Troncal”,

periodo: Enero - Junio del 2009, realizado por Darwin Peñafiel Álvarez, ha sido

guiado y revisado periódicamente y cumple normas estatuarias establecidas por la

Universidad Católica de Cuenca, Sede San Pablo de la Troncal, en el Reglamento de

Estudiantes de la Universidad Católica.

Debido a que guarda una estrecha relación con la carrera y es un trabajo realizado con el

carácter investigativo con servicio practico a la entidad en la cual fue realizada, procedo

a aprobar el trabajo final.

El mencionado trabajo consta de un documento empastado y un disco compacto el cual

contiene los archivos en formato portátil de Acrobat (PDF). Autorizan a, que lo

entregue al Abg. Karina Campoverde, en su calidad de Secretario de la Sede.


Eco. Remigio Vásquez

TUTOR

1I1




EMPRESARIALES


AUTORIZACIÓN

Yo, Darwin Peñafiel Álvarez

Autorizo a la Universidad Católica de Cuenca, Sede San Pablo de La Troncal la

publicación, en la biblioteca virtual de la Institución del trabajo “Servicio del

laboratorio de computación” de la Universidad Católica Sede. “SAN PABLO” La

Troncal, Enero – Diciembre 2009”, cuyo contenido, ideas y criterios son de mi

exclusiva responsabilidad y autoría.


_____________________________


1I1

DEDICATORIA

Dedico mi tesis con mucho amor y orgullo a mi madre, la señora Elina Álvarez

Arichabala, quien ha sido el pilar fundamental en mi vida, aquella mujer luchadora que

ha estado atenta desde mis primeros pasos en mis estudios y siempre supo darme

buenos consejos y compartir mis logros personales y profesionales. A mis hermanas y

a mi esposa, las cuales en los últimos años me han apoyado e impulsado a alcanzar la

meta que hoy e alcanzado, gracias por ser mi soporte para no darme por vencido.

A Dios uno de los primeros promotores y guía en mi vida espiritual, personal y

profesional.

1I1

AGRADECIMIENTO

Esta tesis es el comienzo de otra etapa de mi vida como profesional , y con la ayuda de

Dios que ha sido mi guía, después a mi tutor , decano de la universidad el Economista

Remigio Vásquez López y a todos y cada uno de los catedráticos que me han inculcado

todo sus conocimientos quienes con su colaboración ha sido posible culminar mi tesis

sin dejar de mencionar a mi madre quien me ha apoyado de una manera u otra para

que yo haya podido culminar mis estudios .

1

Auditor: Darwin Peñafiel Álvarez

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 4

CAPÍTULO I ....................................................................................................................... 7

1. ASPECTOS GENERALES .............................................................................................. 7

1.1 ANTECEDENTES ......................................................................................................... 7

1.1.1. Base legal .................................................................................................................... 7

1.1.2. Objetivos de la empresa .............................................................................................. 8

1.2. LA EMPRESA ............................................................................................................... 8

1.2.1. Reseña histórica .......................................................................................................... 8

1.2.2. ORGANIGRAMA ...................................................................................................... 9

CAPÍTULO II ..................................................................................................................... 12

2. ANÁLISIS SITUACIONAL .......................................................................................... 12

2.1. ANALISIS INTERNO ................................................................................................. 12

2.1.1.1. Sección Contabilidad ............................................................................................. 13

2.1.1.2. Sección Administración ......................................................................................... 13

2.1.1.3. Sección Servicio y Mantenimiento ........................................................................ 13

2.2. ANALISIS EXTERNO ................................................................................................ 13

CAPÍTULO III .................................................................................................................... 15

3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO .................................................................... 15

3.1. MISION ....................................................................................................................... 15

3.2. VISION ........................................................................................................................ 15

3.3. OBJETIVOS ................................................................................................................ 15

3.3.1. Objetivo general ........................................................................................................ 15

2


3.3.2. Objetivo especifico ................................................................................................... 15

CAPÍTULO IV .................................................................................................................... 17

4.1. METODOLOGÍA COSO – ERM ................................................................................ 17

4.5. TÉCNICAS DE EVALUACIÓN ................................................................................ 28

4.6. DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO Y TIEMPO ESTIMADO .................................... 29

4.6.1 Requerimientos del personal técnico ......................................................................... 29

4.6.2. Equipos y materiales técnicos a utilizarse. .............................................................. 30

CAPÍTULO V ..................................................................................................................... 32

5 .EJECUCION DEL TRABAJO DE CAMPO SEGÚN EL COSO ERM ........................ 32

5.1.1. Funciones pago a proveedores. ................................................................................. 32

5.2. NATURALEZA Y FUNCIONES DE LA SECCIÓN COMPRAS…………………32

5.2.1. Funciones del área de compras……………………………………………………..32

5.3. OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO DE LA SECCION COMPRAS Y PAGOS

A PROVEEDORES. ........................................................................................................... 33

5.3.1. Objetivos operativos………………………………………………………………..33

5.3.2. Objetivos financieros……………………………………………………………….34

5.3.3. Objetivos de cumplimiento………………………………………………………...34

5.4 DIAGRAMA DE PROCESO ACTUAL DE LA SECCIÓN DE COMPRAS Y

PAGOS A PROVEEDORES…………………………………………………………….34

5.5 NARRATIVA DE LA SECCION DE COMPRAS Y PAGOS A PROVEEDORES.35

5.6 FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO COMPRAS Y PAGOS

PROVEEDORES…………………………………………………………………………37

3


5.7 DEBILIDADES DETECTADAS EN EL AREA DE COMPRAS Y PAGOS A

PROVEEDORES…………………………………………………………………………39

5.8 PROPUESTA DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO DEL SERVICIO DE LA

FERRETERÍA EL HIERRO: COMPONENTES………………………………………..40

5.8.1 RIESGO DE CONTROL………………………………………………………….44

5.9 HALLAZGOS DE AUDITORIA ................................................................................ 46

CAPÍTULO VI .................................................................................................................... 52

6. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ........................................................................ 52

Dictamen de auditoria ......................................................................................................... 52

BIOGRAFIA ....................................................................................................................... 56

4


INTRODUCCIÓN

El control interno de una auditoria en toda organización es esencial para determinar las

falencias encontradas y a su vez proponer mejoras para los problemas encontrados.

En consecuencia la importancia de la auditoria a realizarse se remite a el proceso de

adquisición y pagos de mercadería, es decir a determinar los procedimientos realizados en

el negocio dependiendo del grado de complejidad del mismo.

El primer capítulo contiene los aspectos legales de la empresa, es decir todo lo que tiene

establecido el negocio.

Se debe mencionar que este negocio carece de misión, visión, políticas y objetivos

establecidos por cuanto se propone implementar tales acciones con el fin de proporcionar

un mejoramiento continuo para el buen funcionamiento de la entidad.

El segundo capítulo abarca el análisis situacional que tiene el negocio.

El tercer capítulo muestra el direccionamiento estratégico que tiene o falta de proponer.

Existe una necesidad de realizar una evaluación y un informe de los acontecimientos

revisados para ello debe acogerse a principios .establecidos, por cuanto se debe conocer

los principios a aplicarse en cada informe, también debe tener la capacidad suficiente para

determinar que dichos principios han sido aplicados de manera correcta en cada situación.

El cuarto capítulo cuenta con toda la metodología aplicable al control interno

administrativo mediante el método COSO-ERM

Esta auditoria se realiza con el fin de establecer la problemática existente en la mercadería

adquirida y pagos respectivos, analizando la cartera de crédito y por consiguiente a los

5


Proveedores a fin de obtener la información necesaria para implementar los debidos

procedimientos requeridos.

El quinto capítulo menciona el caso práctico aplicable al proceso a evaluar por medio del

método COSO-ERM.

Por último el sexto capítulo que contiene las recomendaciones y conclusiones del caso.

INTRODUCTION

Internal control audit in any organization is essential to determine the shortcomings found

and at the same time propose improvements to the problems encountered.

Therefore the importance of the audit to be made refers to the acquisition process and

payments of goods, i.e. to determine the procedures performed in the business depending

on the degree of complexity of the same.

The first chapter contains the legal aspects of the company, i.e. everything that has

established the business.

It should be mentioned that this business does not have mission, vision, policy and

objectives as intends to implement such actions in order to provide a continuous

improvement for the proper functioning of the entity.

The second situational analysis that has the business chapter covers.

The third chapter shows addressing strategic having or missing propose.

There is a need for an assessment and a report of the events reviewed this must embrace

principles. Established, as you must meet the principles applied in each report, must also

have sufficient capacity to determine that these principles have been applied correctly in

every situation.

6


The fourth chapter has all the methodology applicable to administrative internal control

COSO-ERM method.

This audit is carried out in order to establish the existing problems in the acquired goods

and respective payments, analyzing the portfolio of credit and therefore providers in order

to obtain the information needed to implement the proper procedures required.

The fifth chapter mentions the case practice applicable to the process to be evaluated by

the COSO-ERM method.

Finally, the sixth chapter containing recommendations and conclusions of the case.

7


CAPÍTULO I

1. ASPECTOS GENERALES

1.1 ANTECEDENTES

Siendo necesaria la elaboración de una Auditoria Operativa en determinada empresa

previa a la obtención del título de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría – Contador

Público Autorizado, se ha considerado realizar la misma en la Ferretería El Hierro.

Con el pasar de los años y con los resultados obtenidos de empresas que han fracasado por

la mala administración de sus directivos y otras empresas que por el contrario han

adquirido prestigio y solidez en el mercado, se ha confirmado la necesidad imperiosa de

implantar auditorias operativas en especial en la PYMES, que examinen y evalúen el

control interno en sus procesos, previendo de esta manera la desviación de metas y

objetivos planteados.

Por lo que el presente trabajo pretende la aplicación de los conocimientos adquiridos en la

vida estudiantil, desarrollando las actitudes de investigación y criticidad.

1.1.1. Base legal

FERRETERIA EL HIERRO, está regulada por:

Inspectoría de Trabajo.

Seguro Social

Ley del consumidor.

Código de Trabajo.

Código Tributario.

Ley de Régimen Tributario.

8


La Constitución

1.1.2. Objetivos de la empresa

Verificar que se cumplan las normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas.

Determinar si hay o no continuidad dentro de las normas aplicadas de un periodo a

otro.

Permitir evaluar el sistema el control interno contable por medio de cuestionarios,

entrevista y flujo gramas.

1.2. LA EMPRESA

1.2.1. Reseña histórica

Hace 36 años se comenzó a poblar y por ende a urbanizar el que en la actualidad es el

Cantón La Troncal, se encontró la necesidad de abastecer de materiales de construcción a

las personas que llegaban con ansias de realizar sus casas con el fin de establecer un hogar

, por lo que se procede a instalar o crear La Ferretería el Hierro, por medio de la gestión

realizada por el Sr. Galo Peñafiel Rojas en compañía de su esposa la Sra. Elina Álvarez

Arichavala, quienes por medio del Gobierno municipal obtuvieron la autorización para

establecer el negocio, cuya actividad es la venta de todo tipo de materiales de construcción

y para el hogar.

Para el inicio de la actividad comercial comenzaron alquilando un local, donde se obtuvo

gran acogida por parte de la población, envista de la considerable demanda se obtuvieron

9


ingresos que generaron grandes utilidades que alcanzo para comprar un terreno y

establecer el negocio en el local que funciona hasta la actualidad.

El 21 de diciembre del 2000, por medio de los debidos trámites realizados se procedió a

determinar como dueño absoluto del negocio a la Sra. Elina Álvarez Arichavala la cual

se desempeña como gerente en la actualidad.

1.2.2. ORGANIGRAMA

1.2.1.1. Estructural

GERENTE PROPIETARIO

ADMINISTRADOR

VENDEDOR DESPACHADOR

CLIENTE

10


1.2.1.2. Funcional

Gerente Propietario.- Es la persona que toma las decisiones con respecto al

funcionamiento de la Ferretería, ya que en calidad de propietaria es la responsable de la

organización general del establecimiento.

Administrador.- Es la persona encargada de llevar el control operativo del establecimiento

como control de stock, compras, mercaderías, ventas y despacho y manejo de personal.

Vendedor.- Es la persona que se encarga de tomar los pedidos al público.

Despachador.- Es la persona que se encarga de entregar los productos solicitados.

1.2.1.3. Personal

PERSONAL

Gerente General: Sra. Elina Álvarez A.

Administrador: Sr. Darwin Peñafiel A.

Vendedor: Sr. Ronald Castillo A.

Despachador: Sr. Armando Cajas

11


1.2.1.4. Por procesos

.

12


CAPÍTULO II

2. ANÁLISIS SITUACIONAL

2.1. ANALISIS INTERNO

Infraestructura.- La ferretería cuenta con local propio ubicado en la Av. 25 de Agosto y

24 de Mayo calle céntrica de nuestro Cantón, dotado con toca la infraestructura necesaria

para este negocio.

13


2.1.1.1. Sección Contabilidad

En el tema tributario la ferretería no es sujeta a llevar contabilidad por lo que solamente

tiene que pagar el IVA mensual con el formulario 104 A, se lleva un control de compras y

ventas en base a facturas y notas de venta.

2.1.1.2. Sección Administración

El personal que labora en la ferretería (vendedor y despachador) está en relación de

dependencia y está plenamente capacitado y apto para desempeñar el proceso al cual ha

sido asignado, sus sueldos lo cobran de manera quincenal, poseen contrato legalizado,

aporte al IESS, y más los de beneficios de ley.

2.1.1.3. Sección Servicio y Mantenimiento

Tanto el vendedor como despachador son las personas encargadas para realizar el

mantenimiento, organización y limpieza del local, para tener una mejor organización de la

ferretería.

2.2. ANALISIS EXTERNO

2.2.1 Influencias Macro ambientales

Exceso de lluvias y sequías

Con el exceso de lluvias no permite la construcción al aire libre por lo que baja el

nivel de ventas.

Con las sequías existe apagones de energía lo que limita las construcciones con

maquinaria eléctrica.

14


2.2.1.1. Factor político

Aranceles y altos impuestos a la importación.

Impuestos especiales a los materiales de construcción.

Alza de impuestos por el SRI.

2.2.1.2. Factor económico

Limitación en las importaciones de productos extranjeros

Poco desarrollo de industrias nacionales

No apoyo al desarrollo de empresas nacionales

2.2.1.3. Factor social

Alzas de sueldos frecuentes por el gobierno

Nuevos beneficios otorgados a los trabajadores.

15


CAPÍTULO III

3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

3.1. MISION

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes, ofreciendo materiales de óptima calidad a

precios competitivos, fortaleciendo con personal capacitado que garantizan la

confiabilidad y calidad de los materiales brindados, sostener la relación de nuestros

clientes actuales y buscar un crecimiento constante.

3.2. VISION

La ferretería el Hierro es y será un almacén competitivo en el ámbito local y dispuesto a

brindar materiales de alta calidad así como una atención oportuna.

3.3. OBJETIVOS

3.3.1. Objetivo general

Verificar si el sistema de control interno del proceso de adquisición y pago de mercaderías

del negocio es el adecuado.

3.3.2. Objetivo especifico

o Revisar o Implementar la base de datos de los proveedores de mercadería.

o Capacitar permanentemente al personal mediante programas y proyectos

necesario, acorde al avance y desarrollo institucional.

o Disminuir gastos y costos generales.

o Verificar si los registros y documentos dan un soporte razonable a la transacción.

16


3.4. POLITICAS

Integridad Personal.- como expresión de disciplina, orden, respeto, honestidad y

entusiasmo.

Creatividad e Innovación.- Como parte del reto diario para el mejoramiento

continuo.

Consciencia.- En la práctica de un trabajo libre de errores y en el compromiso

leal con la institución y con las realizaciones de calidad.

Compromiso.- en ofrecer un servicio oportuno y de calidad.

Espíritu de Servicio.- como valor cultural maestro.

Pulcritud.- en la presentación personal y de las instalaciones físicas.

Identificación.- como sentido de relación y pertenencia con la empresa.

3.5. PRINCIPIOS Y VALORES

Integridad, honestidad y lealtad a la empresa en el ejercicio de las funciones.

Transparencia en la gestión administrativa.

Profesionalismo, creatividad y eficiencia en todas las labores y actividades.

Compromiso con el respeto al medio ambiente.

17


CAPÍTULO IV

4.1. METODOLOGÍA COSO – ERM

DEFINICION DE ERM

Hacia fines de Septiembre de 2004, como respuesta a una serie de escándalos, e

irregularidades que provocaron pérdidas importante a inversionistas, empleados y otros

grupos de interés, nuevamente el Committee of Sponsoring Organizations of the

Treadway Commission, publicó el Enterprise Risk Management - Integrated Framework y

sus Aplicaciones técnicas asociadas, el cual amplía el concepto de control interno,

proporcionando un foco más robusto y extenso sobre la identificación, evaluación y

gestión integral de riesgo.

Este nuevo enfoque no intenta ni sustituye el marco de control interno, sino que lo

incorpora como parte de él, permitiendo a las compañías mejorar sus prácticas de control

interno o decidir encaminarse hacia un proceso más completo de gestión de riesgo.

Adicionalmente, dado que COSO Enterprise Risk Management - Integrated Framework se

encuentra completamente alineado con el Internal Control - Integrated Framework, las

mejoras en la gestión de riesgo permitirán mejorar, aún más, sobre la inversión ya

realizada en control interno bajo las disposiciones de la Ley Sarbanes-Oxle.( Modulo;

Gest. Operativa. Seminario).

Para la evaluación del control interno (CORRE) existen tres métodos:

1. Cédulas Descriptivas

2. Cuestionarios; y,

3. Diagramas de Flujo

18


Cabe señalar que con mucha frecuencia se puede aplicar en forma conjunta los tres

métodos en una evaluación de control interno, llamándose a esto matrices.

4.1. ENFOQUE Y FILOSOFÍA DE COSO – ERM

Con el afán de promover la adopción de estrategias que permitan el logro de los objetivos

institucionales y de todos los niveles de la organización en un ambiente de transparencia y

honestidad, COSO, con el apoyo de varias agrupaciones profesionales de contabilidad y

auditoría, en al año 2004 emitieron un segundo informe COSO, con el nombre de

“Gestión de Riesgos Empresariales-Marco Integrado” que podríamos denominarlo COSO

II, incorporando los siguientes aspectos relevantes:

Incorpora objetivos estratégicos como una nueva categoría de objetivos

institucionales, pero mantiene las tres restantes categorías de objetivos que contiene el

informe COSO; esto es: operativos, de información y de cumplimiento.

Incrementa de cinco a ocho, el número de componentes mediante la incorporación

de los tres siguientes: establecimiento de objetivos, identificación de eventos y respuesta a

los riesgos.

Pone especial énfasis en el establecimiento de estrategias y en la administración de

los riesgos, con la participación permanente de todos los miembros de la organización,

mediante el uso de herramientas que permitan evitarlos, disminuirlos, compartirlos o

aceptarlos.

Sin embargo en el año 2006, dentro del proyecto anticorrupción “Si se puede” del

Ecuador, se emitió el Marco Integrado de “Control de los Recursos y los Riesgos -

19


Ecuador” (CORRE) que se fundamenta en el COSO II. (Modulo; Gest. Operativa.

Seminario).

4.2. CONCEPTOS MODERNOS DE CONTROL INTERNO

Proceso efectuado por el directorio la gerencia y los otros miembros de la

organización, diseñado para proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto al

logro de objetivos de las siguientes categorías;

Honestidad y responsabilidad

Eficacia y eficiencia en las operaciones

Fiabilidad de la información

Salvaguarda de los recursos; y

Cumplimiento de las leyes y normas

Es un sistema integrado que tiene por objeto asegurar la eficiencia y eficacia, seguridad y

orden de la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa.

El control interno garantiza cada uno de los procesos, políticas, metas y actividades se

cumplan de acuerda a lo establecido.

El control interno aporta seguridad razonable a la máxima autoridad de la organización,

respecto del cumplimiento de los objetivos y la existencia de errores o irregularidades en

las operaciones, consecuentemente no aporta seguridad total o absoluta. (Modulo; Gest.

Operativa. Seminario).

20


4.3. COMPONENTES Y FACTORES BÁSICOS DEL CONTROL INTERNO

(COSO - ERM)

El ambiente interno de control (o entorno de control como lo denomina el informe

COSO), se explica de la siguiente forma: “El entorno de control marca las pautas de

comportamiento de una organización y tiene una influencia directa en el nivel de

compromiso del personal respecto al control. Constituye la base de todos los demás

elementos del control interno, aportando disciplina y estructura. Entre los factores que

constituyen el entorno de control se encuentran la honradez, los valores éticos y la

capacidad del personal; la filosofía de la dirección y su forma de actuar; la manera en que

la dirección distribuye la autoridad y la responsabilidad y organiza y desarrolla

profesionalmente a sus empleados, así como la atención y orientación que proporciona el

consejo de administración.” (Modulo; Gest. Operativa. Seminario).

Los siguientes factores integran el componente Ambiente Interno de Control, cuyo estudio

detallado se realiza en este capítulo:

1. Integridad y Valores Éticos

21


2. Filosofía y Estilo de la Alta Dirección

3. Consejo de Administración y Comités

4. Estructura Organizativa

5. Autoridad Asignada y Responsabilidad Asumida

6. Gestión del Capital Humano

7. Responsabilidad y Transparencia.

4.3.1. Establecimiento de Objetivos

Se deben establecerse los objetivos antes que se puedan identificar los eventos en su

consecución

Cada entidad se enfrenta a una gama de riesgos procedentes de fuentes externas e internas

y una condición previa para la identificación eficaz de eventos, la evaluación de sus

riesgos y la respuesta a ellos es fijar los objetivos, que tienen que estar alineados con el

riesgo aceptado por la entidad que orienta a su vez los niveles de tolerancia al riesgo de la

misma.

Los objetivos se clasifican en cuatro categorías.

1. Objetivos Estratégicos

2. Objetivos Específicos

3. Relación entre Objetivos y Componentes del CORRE

4. Consecución de Objetivos

5. Riesgo Aceptado y Niveles de Tolerancia

4.3.2. Identificación de Eventos

“La gestión de riesgos corporativos es un proceso efectuado por el consejo de

administración de una entidad, su dirección y personal restante, aplicable a la definición

22


de estrategias en toda la empresa y diseñado para identificar eventos potenciales que

puedan afectar a la organización, gestionar sus riesgos dentro del riesgo aceptado y

proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos.

Los eventos abarcan desde lo evidente a lo desconocido y sus efectos, desde lo que no

trae mayores consecuencias a lo muy significativo.

Este componente será tratado con los siguientes elementos:

1. Factores Externos e Internos

2. Identificación de Eventos

3. Categorías de Eventos

4.3.3. Evaluación de Riesgos

La evaluación de los riesgos permite a una entidad considerar la forma en que los eventos

potenciales impactan en la consecución de objetivos. La dirección evalúa estos

acontecimientos desde una doble perspectiva – probabilidad e impacto – y normalmente

usa una combinación de métodos cualitativos y cuantitativos. Los impactos positivos y

negativos de los eventos potenciales deben examinarse, individualmente o por categoría,

en toda la entidad. Los riesgos se evalúan con un doble enfoque: riesgo inherente y riesgo

residual. (Modulo; Gest. Operativa. Seminario).

Este componente incluye los siguientes factores:

1. Estimación de Probabilidad e Impacto

2. Evaluación de Riesgos

3. Riesgos Originados por los Cambios.

23


4.3.4. Respuestas a los Riesgos

La dirección para decidir la respuesta a los riesgos evalúa su efecto sobre la probabilidad e

impacto del riesgo, así como los costos y beneficios, y selecciona aquella que sitúe el

riesgo residual dentro de la tolerancia del riesgo establecida. En la perspectiva de riesgo

global de la entidad (cartera de riesgos), la dirección determina si el riesgo residual global

concuerda con el riesgo aceptado por la entidad.

1. Categoría de Respuestas

2. Decisión de Respuestas

4.3.5. Actividades de Control

Las actividades de control son las políticas y procedimientos establecidos por la dirección

y otros miembros de la organización con autoridad para emitirlos, como respuesta a los

riesgos que podrían afectar el logro de los objetivos. Los procedimientos son las acciones

de las personas para implantar las políticas, directamente o a través de la aplicación de

tecnología, y ayudar a asegurar que se llevan a cabo las respuestas de la dirección a los

riesgos.

El componente actividades de control establece los siguientes factores:

1. Integración con las Decisiones sobre Riesgos

2. Principales Actividades de Control

3. Controles sobre los Sistemas de Información

4.3.6. Información y Comunicación

El componente dinámico del CORRE es la “información y comunicación”, que por su

ubicación en la pirámide comunica el ambiente de control interno (base) con la

supervisión (cima), con la evaluación del riesgo y las actividades de control, conectando

24


en forma ascendente a través de la información y descendente mediante la calidad de

comunicación generada por la supervisión ejercida.

Los principales factores que integran el componente información y comunicación son:

1. Cultura de Información en todos los Niveles

2. Herramienta para la Supervisión

3. Sistemas Estratégicos e Integrados

4. Confiabilidad de la Información

5. Comunicación Interna

6. Comunicación Externa

4.3.7. Supervisión y Monitoreo

“Resulta necesario realizar una supervisión de los sistemas de control interno, evaluando

la calidad de su rendimiento. Dicho seguimiento tomará la forma de actividades de

supervisión continua, de evaluaciones periódicas o una combinación de las anteriores.

La supervisión continua se inscribe en el marco de las actividades corrientes y comprende

unos controles regulares efectuados por la dirección, así como determinadas tareas que

realiza el personal en el cumplimiento de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las

evaluaciones puntuales se determinarán principalmente en función de una evaluación de

riesgos y de la eficacia de los procedimientos de supervisión continua.

Las deficiencias en el sistema de control interno, en su caso, deberán ser puestas en

conocimiento de la gerencia y los asuntos de importancia serán comunicados al primer

nivel directivo y al consejo de administración.” Cita del Informe COSO. (Modulo; Gest.

Operativa. Seminario).

El componente supervisión y monitoreo se integra de los siguientes factores:

25


7. Supervisión Permanente

8. Supervisión Interna

9. Evaluación Externa

4.3.8. Responsabilidad por el diseño y aplicación del control interno COSO – ERM

La responsabilidad se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de rendir

cuenta ante una autoridad superior y ante la comunidad, por los fondos o bienes del Estado

a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado. Constituye un concepto

que tiene relación directa con la moral del individuo que guía su propia conciencia y se

refleja en las creencias y compromisos sociales, culturales, religiosos, fraternales, cívicos

e ideológicos, adquiridos durante su existencia. De allí se deriva la obligación de cada

persona de ser responsable.

La máxima autoridad de cada entidad u organismo establecerá por escrito las políticas

que promuevan la responsabilidad en los funcionarios o empleados y la obligación de

rendir cuenta de sus actos ante una autoridad superior y comunicará a los servidores

respecto de sus deberes, grado de autoridad, responsabilidad, importancia de sus

funciones y relaciones jerárquicas dentro de la estructura organizativa; y, aplicará

sistemas de seguimiento e información para verificar si se cumplen estas disposiciones,

a base de lo cual tomará las medidas correctivas que exijan las circunstancias.

Además, la máxima autoridad, conjuntamente con los empleados que desempeñan

funciones de jerarquía, son los encargados de vigilar el cumplimiento de las

responsabilidades de los servidores, con la finalidad de aplicar las acciones correctivas que

fueren necesarias. (Modulo; Gest. Operativa. Seminario).

Al diseñar la organización se considerarán los factores siguientes:

26


- La organización será flexible para permitir sincronizar los cambios en su

estructura. Resultantes de modificaciones en los objetivos, planes y políticas.

- La estructura de la organización será lo más simple posible.

- Las unidades orgánicas diseñarán para obtener el máximo de efectividad con el

menor costo posible.

Corresponde a cada entidad pública organizarse internamente de acuerdo con sus fines, las

disposiciones legales y administrativas existentes y los principios generales de

organización, todo lo cual constará en el reglamento orgánico de funciones y en el

organigrama estructural correspondiente.

4.4. HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN

4.4.1. Método de evaluación

Para la evaluación del control interno se utiliza diversos métodos, los cuales se detallan a

continuación:

4.4.1.1. Cuestionarios.- Consiste en diseñar interrogatorios a base de preguntas que deben

ser contestadas por los funcionarios y el personal responsable de las distintas áreas de la

empresa bajo examen, en las entrevistas que expresamente se mantienen con este

propósito.

Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto

óptimo en la estructura de control interno y que una respuesta negativa indique una

debilidad y un aspecto no muy confiable; algunas preguntas probablemente no resulten

aplicables, en ese caso, se utilizan las letras NA “no aplicable”.

27


De ser necesario a más de poner las respuestas, se puede completar las mismas con

explicaciones adicionales en la columna de observaciones del cuestionario o en hojas

adicionales.

En las entrevistas, no solo se procura obtener un Si, No, NA, sino que se trata de obtener

el mayor número de evidencias; posterior a la entrevista, necesariamente debe validarse

las respuestas y respaldarlas con documentación probatoria.

4.4.1.2. Flujo gramas.- Consiste en narrar imparcialmente la estructura orgánica de las

áreas relacionadas con la auditoria, así como, los procedimientos a través de sus distintos

departamentos y actividades.

Este método es más técnico y remediable para la evaluación, tiene ventaja frente a otros

métodos porque permite efectuar el relevamiento siguiendo una secuencia lógica y

ordenada, admite ver de un solo golpe el circuito en su conjunto y facilita la identificación

o ausencia de controles.

Para la preparación, se debe seguir los siguientes pasos:

1.- Determinar la simbología.

2.- Diseñar el flujo grama.

3.- Explicar cada proceso junto al flujo o en hojas adicionales.

4.4.1.3. Descriptiva o Narrativo.- Consiste en descripción detallada de los

procedimientos más importantes y las características del sistema que se está evaluando;

estas explicaciones se refieren a las funciones, procedimientos, registros, formularios,

28


4.5. TÉCNICAS DE EVALUACIÓN

Para el cumplimiento de los objetivos del presente examen de auditoria operativa y la

aplicación de los procedimientos previstos, se utiliza las siguientes técnicas.

Técnica de Verificación ocular

Técnica de Verificación verbal

Técnica de verificación documental

Técnica de verificación Física

4.5.1. Técnicas de verificación ocular

Comparación: Observar la similitud o diferencia de los procesos operativos que constan

en el reglamento interno de la universidad.

Observación: Se considera la técnica general de auditoría y su aplicación es de utilidad

en todo el proceso de auditoría. La aplicación de esta técnica permite al equipo de

auditoría cerciorarse de hechos o circunstancias relacionadas con la ejecución de las

actividades operativas desarrolladas en la Universidad Católica de Cuenca Sede - San

pablo de la Troncal.

4.5.2. Técnicas de verificación verbal

Indagación: Es la obtención de información en forma verbal, esto es a través de la

realización de preguntas y de conversaciones.

29


4.5.3. Técnicas de verificación documental

Comprobación: Es cerciorarse de la veracidad de un hecho; esto es la verificación de una

evidencia, demostrando autoridad y legalidad.

4.5.4 Técnicas de verificación física

Inspección: Es la constatación física de la realización de actividades, documentos para

demostrar su existencia y autenticidad, de las funciones operativas desarrolladas en la

Universidad.

4.6. DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO Y TIEMPO ESTIMADO

El tiempo para cumplir con la Auditoria Operativa al área Compras y pagos a

proveedores., se ha estimado en 44 horas hábiles distribuidas del archivo, empleados, y

departamentos que intervienen en el sistema. El relevamiento se los hace en entrevistas y

observaciones de actividades, documentos y registros.

4.6.1 Requerimientos del personal técnico

Para ello es necesario considerar algunos criterios:

Competencia académica que posee cada miembro del grupo.

Experiencias vividas.

Complejidad, importancia y requerimientos de cada tarea.

Dirección del equipo, siempre debe ser ejercida por profesionales que tengan alta

capacidad técnica, humana y conceptual de acuerdo a labor que se efectúe.

Los objetivos de una apropiada ejecución y control de trabajo son:

Optimizar la coordinación y las relaciones humanas entre el equipo.

Supervisar las actividades.

30


Analizar los avances del programa solucionando en el momento adecuado las

dificultades existentes.

Evaluar las situaciones relevantes que se hayan detectado, ya sean negativas o

positivas.

Que las evidencias obtenidas sean evaluadas por el profesional con más

experiencia, para que los juicios emitidos sean los más acertados.

La Auditoria Operativa en el área de bodega se realizara con un solo integrante:

AUDITOR OPERATIVO Darwin Peñafiel Álvarez

El auditor deberá cumplir con las NEAS (Normas ecuatorianas de Auditoria), de

necesitarlo; las personas que nos colaboren en aspecto jurídico deberían tener especialidad

en derecho tributario.

4.6.2. Equipos y materiales técnicos a utilizarse.

Para esta auditoría se solicitará los siguientes materiales:

Nº DESCRIPCION PRECIO TOTAL

2 Hojas resmas $4.00 $8.00

500 Copias $0.05 $0.25

50h Servicio de computación $18.00 $90.00

1 Caja de esferos $2.00 $2.00

1 Cartucho a color de tinta $40.00 $40.00

2 Anillados $5.00 $10.00

1 Empastado $30.00 $30.00

Total $99.05 $180.25

31


4.6.3. Programación del trabajo de auditoria

ACTIVIDADES A REALIZARCE

HO

RA

S

PL

AN

IFIC

AD

AS

HO

RA

S R

EA

LE

S

RE

F.

P/T

EL

AB

OR

AD

O P

OR

RE

VIS

AD

O P

OR

EMPRESA: FERRETERIA EL HIERRO.

CONOCIMIENTO PRELIMINAR

Visitar las instalaciones donde se desarrollan las

actividades de bodega (compras).

1 1 D.P

Entrevista con el gerente general para confirmar la

iniciación de la Auditoria Operativa.

1 1 D.P

Evaluación del riesgo inherente 2 2 D.P

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

AL ÁREA OPERATIVA

Preparar cuestionarios de Control Interno del Área

de Bodega.

3 3 D.P

Aplicación de Cuestionarios de Control Interno. 1 1 D.P

Evaluación del Riesgo de Control 2 3 D.P

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS A

EVALUAR

Adquisición de materiales de construcción y pago a

proveedores.

Comparación del registro en facturas con lo que

se recibe.

4 4 C.G.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

C.G.

Revisar que los controles existentes en el área

responsable de la administración y manejo de los

inventarios y almacenes, aseguren la conservación..

7 D.P

32


CAPÍTULO V

5 .EJECUCION DEL TRABAJO DE CAMPO SEGÚN EL COSO ERM

Se procederá a realizar un profundo análisis de los sistemas de control interno de la

ferretería, analizando detalladamente cada paso de los proceso compras y pagos a

proveedores en la entidad auditada.

5.1 SECCIÓN: PAGOS A PROVEEDORES

Consiste en el proceso del pago a proveedores de acuerdo a los procesos claramente

definidos y bien conocidos.

5.1.1. Funciones pago a proveedores.

Una vez recibida los materiales de construcción se procede al pago del proveedor,

basados en las facturas o notas de venta, se realiza el pago en cheque a 15 días plazo o de

cobro inmediato, o a su vez dependiendo del monto se lo hace un efectivo, incluso en

algunas facturas de paga 50% en efectivo y la diferencia con cheques, las facturas son

acumuladas para luego ser ingresados para el pago de impuestos el fisco. Existe solo un

control del pago de los cheques y valores pendientes por pagar.

5.2 NATURALEZA Y FUNCIONES DE LA SECCIÓN COMPRAS.

Para el cumplimiento del tema planteado se analizara el área operativa de la Ferretería El

Hierro. Centrado su análisis en los proceso de compras y pagos a proveedores.

5.2.1. Funciones del área de compras.

Lo hace el administrador, persona encargada de revisar junto con el despachador el stock

33


de los materiales de construcción, dependiendo de los desfases o necesidades se realiza el

pedido a los proveedores vía telefónica para realizar la compra.

Guarda y Almacena: La mercadería una vez llegada al almacén son contados y revisados

su calidad y especificaciones de compra por el despachador y administrador y ser

guardados en sus respectivas perchas, bodegas según su peso o tamaño.

Registro de Ingreso: Una vez ingresado los materiales estos no son registrados en ningún

formato específico o cuaderno de control lo que es un punto crítico ya que el control es

bajo.

5.3. OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO DE LA SECCION COMPRAS Y

PAGOS A PROVEEDORES.

5.3.1. Objetivos operativos

Una adecuada segregación de funciones, con personas independientes para cada una de las

áreas que intervienen.

Autorización de compras.

Verificación de factura.

Recepción de productos.

Contabilización.

Verificar la existencia de recibos de entrada pre numerado.

Existencia de un control en el momento de recepción de la mercancía

Registro y control de las mercancías recibidas, comprobando que se acompaña la

documentación correspondiente.

34


Constataciones físicas de los inventarios registrados en los libros.

5.3.2. Objetivos financieros

Reducir los costos innecesarios para la Ferretería el Hierro, aprovechando los

materiales de construcción en su vida útil.

5.3.3. Objetivos de cumplimiento

Dar cumplimiento a las disposiciones y resoluciones emitidas por los propietarios

del establecimiento.

5.4 DIAGRAMA DE PROCESO ACTUAL DE LA SECCIÓN DE COMPRAS Y

PAGOS A PROVEEDORES.

35


5.5 NARRATIVA DE LA SECCION DE COMPRAS Y PAGOS A

PROVEEDORES

NARRATIVA DE CONTROL INTERNO

ETAPA DE RECEPCION DE COMPRAS

Procedimientos: RECEPCIÓN DE INSUMOS Y MATERIALES

Cliente: FERRETERIA EL HIERRO

Nombre y cargo del personal entrevistado:

SRA. ELINA ALVAREZ

FECHA DE CORTE DE AUDITORIA: Junio del 2009

Las actividades de recepción de los materiales de construcción se lo hace en

cualquier día a la semana no hay un día especifico, esto se recepta, se revisa las

características, cantidades, calidad, del pedido y luego se procede a guardarlo en

sus respectivas perchas y bodegas de acuerdo a su tamaño y peso.

Los materiales no son ingresados e ningún tipo de registro manual o magnético,

no hay un kardex de control de inventario, se basan en intuición y verificación

al momento de hacer un nuevo pedido a sus proveedores.

Preparado por: Darwin Peñafiel Fecha: 15/04/2009 Rev. Ger: Eco. Remigio

Vázquez. Fecha: ____Rev. Sénior: _______________ Fecha: ________ Rev.

Socio: ______ Fecha: ____

36


NARRATIVA DE CONTROL INTERNO

ETAPA DE PAGOS A LOS PROVEEDORES

Procedimientos: PAGO A PROVEEDORES



SRA. ELINA ALVAREZ


Los pagos que se realizan a los proveedores se los hace al momento de la

entrega de los materiales, basados en las facturas o notas de venta, los valores

a pagar se los hace en efectivo según el monto, y por lo general se lo hace

pago con cheques cruzados a la fecha, y ocasionalmente se paga 50% en

efectivo y la diferencia en cheque.

Las facturas y las notas de venta son guardas únicamente para los procesos de

pagos de impuestos al SRI y son clasificados como facturas por pagar y

pagados no existe ningún otro control.

Preparado por: Darwin Peñafiel Fecha: 25/04/2009 Rev. Ger: Eco. Regio

Vázquez. Fecha: _______ Rev. Sénior: _______________ Fecha: ________

Rev. Socio: ______ Fecha: ____

37


5.6 FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO COMPRAS Y PAGOS

PROVEEDORES

5.1.4. F

L

U

J

O

G

R

A

M

A

D

FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO

ETAPA DE RECEPCION DE MATERIALES

Procedimientos: RECEPCIÓN DE INSUMOS Y MATERIALES



SRA. ELINA ALVAREZ


BODEGA

Preparado por: Darwin Peñafiel A. Fecha: 02/05/2009 Rev. Ger: Eco. Remigio

Vázquez. Fecha: ____ Rev. Sénior: _______________ Fecha: ________ Rev. Socio:

______ Fecha: ____

Entrega del chofer de

los proveedores

INICIO

Colocación de

los materiales

en sus

respectivas

perchas

FIN

FIN

Recepción y

verificación

de la

mercadería

38


FLUJOGRAMA DE CONTROL INTERNO

ETAPA PAGO A PROVEEDORES

Procedimientos: PAGO DE PROVEEDORES



SR. GONZALO SANCHEZ


BODEGA

Preparado por: Darwin Peñafiel A. Fecha: 20/05/2009. Rev. Ger: Eco. Remigio

Vázquez. Fecha: ____ Rev. Sénior: _______________ Fecha: ________ Rev. Socio:

______ Fecha: ____

Gerente propietario o

Administrador

Prove

edore

s

INICIO

Solicitud

verbal de

materiales Pago en efectivo o

cheque post fechado

Verificación de

factura o nota

de venta

FIN

Proveedores

39


5.7 DEBILIDADES DETECTADAS EN EL AREA DE COMPRAS Y PAGOS A

PROVEEDORES.

Después de haber analizado el proceso de compras y recepción de mercaderías se observó

las siguientes debilidades:

No existe un reglamento interno que guie los procesos tanto de compras y pagos

como de otras áreas en general

No existe una segregación de funciones con su personal, ya que como son pocos

todos pueden hacer el mismo trabajo y pueden distorsionar la información o procesos.

Para realizar las compras no llevan un control de stock para pedir con tiempo y

evitar inconformidad con los clientes y mala imagen, por lo que los pedidos se los hace

con intuición, costumbre o cuando ya no lo tienen en bodega.

Hay algunos materiales que están en desorden, sin una clasificación ordenada por

tipo, tamaño o peso, porque algunos con el paso del tiempo el óxido contamina a otro y

produce el deterioro de algunos materiales o por ende la pérdida económica para la

ferretería El Hierro.

No se han realizado constataciones físicas del inventario con anterioridad.

No existe evidencia documental de ingreso ni salida de productos de las bodegas.

Se pudo observar que no existe vigilancia permanente en la ferretería para

salvaguardar los materiales de construcción a la venta.

En lo que concierne el área de pago no existe una mayor anomalía, ya que solo se

limitan a cancelar una vez recibido el material solicitado a sus proveedores.

Las facturas únicamente son conservadas para las declaraciones del mes

correspondiente y no tienen una custodia segura y ordenada.

40


5.8 PROPUESTA DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO DEL SERVICIO DE

LA FERRETERÍA EL HIERRO: COMPONENTES

Componentes. CORRE N

º PREGUNTAS

SI NO Pond

. Cal.

1.Ambiente Interno de

Control

1 ¿La Ferretería cuenta con un código

de ética?

X 10 1

2 ¿Posee la Ferretería un reglamento

interno que guíe el buen

funcionamiento de las actividades

de la empresa?

X 10 0

3 ¿Tiene establecido un proceso de

planificación para la selección y

contratación de personal?

X 10 2

4 ¿Existe una estructura organizativa X 10 3

5 ¿Se aplican políticas para la

adquisición de mercaderías?

X 10 1

1. Establecimiento de

objetivos.

6

¿ En el organigrama se establece la

existencia de Departamentos,

secciones, unidades u oficinas de:

- Compras o adquisiciones

-Bodegas o Almacén

-Ventas

X 10 7

7 ¿Se toman acciones disciplinarias

contra los empleados?

X 10 8

8 ¿La Gerencia verifica de forma

constante el cumplimiento de los

objetivos de la empresa en el área

de compras y bodega?

X 10 9

41


9 ¿Existen reuniones de gerencia y

el personal responsable de las

áreas auditadas para analizar

novedades ocurridas dentro del

periodo?

X 10 1

10 ¿Se cuenta con una guía las

actividades a realizar?

X 10 1

3.Identificacion de

eventos

11 ¿Existe un organigrama

actualizado y aprobado?

X 10 0

12 ¿Existen objetivos claramente

definidos?

X 10 1

13 ¿Existe segregación de funciones

en el área de compras y bodega?

X 10 4

14 ¿Existe un buen Clima

organizacional entre la gerencia y

los empleados de esta área?

X 10 9

15 ¿Existe una Misión? ¿Es

comprendida por los trabajadores?

X 10 10

4.Evaluacion de riesgos

16 ¿ Se analizan los niveles de

riesgos dentro de los procesos

X 10 3

17 ¿Considera usted que hay

insuficiencia de personal en el

área de compras y bodega?

X 10 5

18 ¿Realizan estudios de los niveles

de riesgos internos dentro del área

de compras y bodega?

X 10 0

19 ¿Se revisa la bodega

semanalmente para prevenir que

se pierda mercadería?

X 10 10

42


20 ¿Son adecuadas las precauciones

contra el robo? ¿Se conservan

las existencias en almacenes

bajo llave a las que solo tienen

acceso las personas autorizadas?

X 10 9

5.Respuesta a los riesgos

21 ¿Cuándo existen anomalías se

busca evidencia suficiente que

respalde dicho riesgo?

X 10 0

22 Falta personal que facilite las

actividades diarias a realizarse

X 10 10

23 Se realizan cada seis meses los

estudios de niveles de riesgos

X 10 10

24 El administrador semanalmente

revisa las bodegas e informa los

acontecimientos al gerente.

X 10 2

25 Solo el administrador y dueño

cuentan con todas las llaves del

negocio.

X 10 0

6.Actividades de control

26 ¿ Existen mecanismo en la toma

de decisiones

X 10 4

27 Se realizad un control de riesgo

de la mercadería?

X 10 10

28 Se lleva un adecuado control de

las existencias a fin de no tener

volúmenes inadecuados que

permitan que éstas se vuelvan

obsoletas o se deterioren?

X 10 0

29 ¿Se lleva un registro de

inventario perpetuo, tanto en

cantidades como en valores?

X 10 10

43


30 ¿Se controla el movimiento de

existencias mediante el uso de formas

pre-impresas y renumeradas,

aprobadas por funcionarios

responsables y firmados por quienes

los reciben?

X 10 0

7.Informacion y

comunicación

31 ¿La ferretería vende sus productos de

acuerdo a las exigencias de los

clientes?

X 10 10

32 ¿La ferretería cuenta con una línea de

denuncias?

X 10 0

33 ¿El trabajador es portador de ideas

para mejoras de la ferretería

X 10 2

34 ¿Se implementa recursos suficientes

para mejoras y desarrollo de nuevos

sistemas de información y

comunicación?

X 10 0

35 ¿El gerente comunica a los

trabajadores sobre cambios

reglamentarios?

X 10 9

8.Supervicion y

monitoreo

36 ¿Verifican los encargados de compras

y bodega las cantidades recibidas

contra las facturas, órdenes de

compra?

X 10 10

37 ¿Están protegidas las existencias

contra el deterioro físico?

x

10 9

44


5.8.1 RIESGO DE CONTROL

Con la finalidad de evaluar el Control Interno del área de compras, bodega y pagos de la

Ferretería El Hierro, se aplicó un cuestionario de 41 preguntas de los cuales los resultados

son los siguientes: (Modulo de Gestión de Auditoria Operativa)

Negativas: 22 preguntas

Positivas: 19 preguntas

NIVEL DE CONFIANZA

FORMULA:

NC = Nivel de Confianza

CT = Calificación Total

38 ¿Se revisa constantemente la

calidad y manejo adecuado de

la ferretería?

x 10 10

39 ¿Existen políticas establecidas

para dar de baja a los

inventarios obsoletos o en mal

estado?

x 10 7

40 ¿Se efectúan tomas físicas de

inventarios al cierre de cada

período y se comparan con el

registro permanente?

X 10 2

41 ¿Existe un comité de auditoría

dentro de la institución?

X 10 0

SUMA TOTAL 410 189

45


PT = Ponderación Total

NC = CT x 100 NC=189 x 100 NC = 46.10%

PT 410 NC= 46%

NIVEL DE RIESGO

FORMULA:

NR = Nivel de Riesgo

NR= 100% - NC

NR = 100% - 46%

NR= 54%

Riesgo Confianza

Rojo

15%-

50% Alto Baja

Rosado

51%-

59% Moderado Alto Moderada Baja

Amarillo

60%-

66% Moderado Moderado Moderada Moderada

Verde

67%-

75% Moderado Bajo Moderada Alta

Azul

76%-

95% Bajo Alta

46


Ubicación de los resultados obtenidos según los niveles de confianza y riesgo.

RESULTADOS:

Se recomienda que se realice un archivo tipo kardex para llevar un inventario general de

todas las compras y registrar los materiales en la bodega, para evitar desfases o excesos y

no brindar una mala imagen a los clientes por no disponer de materiales de venta o de

tener en malas condición.

5.9 HALLAZGOS DE AUDITORIA

HALLAZGO 1.

Nivel de Riesgo = MODERADO ALTO

Nivel de Confianza = BAJA

Nivel de Confianza = MODERADA BAJA

47


Compras realizadas sin procesos establecidos.

Condición:

Las ordenes de compras se los hace verbalmente, no existe un adecuado proceso para la

adquisición de las mercaderías destinadas a la venta.

Criterio:

Se incumplió con lo que determina la Norma ISO (9004:2000) 7.4. Compras; 7.4.1.

Proceso de compras: “La organización debe asegurarse que el producto adquirido

cumple los requisitos de compras especificados. El tipo y alcance del control aplicado al

proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en

la posterior realización del producto o sobre el producto final.”

Causa:

Las compras no son planificadas y a veces se compran materiales innecesarios o fuera de

tiempo.

Efecto:

Las compras no planificadas provocan stocks innecesarios, que genera pérdidas para la

ferretería El Hierro.

Conclusión.

Recomendación:

Al administrador:

48


Elaborar un informe para poder realizar planes de compra de materiales e insumos en base

a la cantidad de ventas del producto.

HALLAZGO 2.

No existe un procedimiento escrito y establecido para el control, manejo y supervisión

del inventario de mercadería.

Condición:

La mercadería que ingresa a la ferretería no es ingresada en un inventario por lo que no se

puede controlar los materiales que ingresan y quedan en stock.

Criterio:

Para el ingreso del bien al Sistema de Inventarios: se dejara constancia escrita de la

conformidad de la documentación con la verificación física del bien adquirido, y se

dispondrá el ingreso del bien al Sistema de Inventarios,

Causa:

Inconsistencia al momento de realizar las órdenes de compra para la adquisición de nueva

mercadería.

Efecto:

No existe control de la mercadería que ingresa y sale de la ferretería, por no haber

establecido los procedimientos adecuados.

Recomendación:

Al Gerente:

49


Implementar procedimientos y realizar un inventario donde se ingrese y registre toda la

mercadería que se compra y vende.

HALLAZGO 3.

No existe el correcto almacenamiento y cuidado de los materiales en bodega.

Condición:

En la parte posterior de la ferretería existe un patio que sirve como bodega para materiales

grandes como: correas metálicas, tubos en diferentes medidas galvanizadas entre otros, los

cuales están a la intemperie, dado así a que el óxido natural contamine gran parte de los

materiales, originando así un desgaste o deterioro, provocando pérdidas innecesarias y

pésima calidad de materiales para la venta.

Criterio:

Según disponen las “Normas de Gestión de Calidad” ISO 9000

5.15 Manipulación, Almacenamiento, Embalaje, Conservación Y Entrega. “Muchas

pérdidas en la empresa se evitan si se mejoran el almacenamiento y la manipulación de

los materiales. Por ello, en el sistema de calidad se estandariza todo lo relacionado con

esta temática, con el fin de divulgarlo por toda la empresa y conseguir que todos actúen

de una forma determinada. Este punto cobra especial importancia en caso de que el

producto producido por la empresa, necesite un tipo de conservación especial, sea

delicado o pueda deteriorarse en caso no recibir un tratamiento adecuado”.

Causa:

Mala distribución de las áreas de bodega.

50


Efecto:

Pérdida económica por deterioro de materiales y mala imagen al vender productos en estas

condiciones.

Recomendación:

Al Gerente:

Mejorar la estructura física de la bodega ya que deben estar en un lugar adecuado algunos

de los materiales metálicos para evitar corrosión o daños colaterales de la mercadería y

mejorar así su presentación y procurar vender productos de alta calidad.

HALLAZGO 4.

Se receptan comprobantes de compra no autorizados.

Condición:

Los proveedores entregan en ocasiones notas de venta no autorizadas por el SRI,

ocasionando evasión de impuestos al fisco, debido a que no se las puede hacer validar para

realizar las declaraciones cada mes. Dado así vulnerabilidad a sanciones por el SRI y

cierres eventuales del negocio lo que generaría perdida involuntaria.

Criterio:

Por lo expuesto se ha inobservado lo que dispone el artículo 64 del Código Tributario

que en su parte pertinente manifiesta: “Facturación del impuesto, Los sujetos pasivos

del IVA tienen la obligación de emitir y entregar al adquirente del bien o al beneficiario

del servicio facturas, boletas o notas de venta, según el caso, por las operaciones que

efectúe, en conformidad con el reglamento.”

51


Causa:

No existe el debido cuidado al recibir notas y facturas que estén debidamente autorizados

por el SRI

Efecto:

Pueden existir sanciones o cierres del negocio por el SRI

Recomendación:

Al gerente:

Dispondrá al encargado de las adquisiciones exija los documentos como facturas o notas

de ventas autorizadas por el SRI, ya que esto evitaría las evasiones tributarias y se

cumpliría con la ley y se evitaría cualquier tipo de sanción que pueda ocasionar perdidas

futuras.

52


CAPÍTULO VI

6. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Dictamen de auditoria

Auditores Externos

General Propietario

FERRETERIA EL HIERRO

1. Hemos auditado la documentación correspondiente al área de compras y pagos a

proveedores, por el periodo comprendido entre el 1 de Enero del 2009 y al 30 de Junio

del 2009, y los correspondientes documentos que evidencien el desempeño de dichos

procesos. La administración de la Ferretería responsable de establecer y mantener el

sistema de control interno. Para cumplir con esta responsabilidad se requiere de

estimaciones y opiniones de la dirección de la Empresa, para determinar y evaluar los

beneficios esperados y costos relacionados de las políticas y procedimientos del sistema

de control interno.

2. En el planeamiento y ejecución de la auditoria a los documentos de respaldo de las

solicitud de materiales en las compras y pagos a proveedores, para el mes terminado 30

de Junio del 2009, consideramos su sistema de control interno para determinar nuestros

procedimientos de auditoría, con el propósito de expresar una opinión sobre tales

documentos, mas no para proporcionar una seguridad del funcionamiento del control

interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos relacionados con el funcionamiento de

dicho sistema, que consideramos debe ser incluidos en este informe por estar de acuerdo

53


con las normas ecuatorianas de auditoría. Los asuntos que nos llaman la atención y que

están relacionados con deficiencias y operación del control interno, en nuestra opinión,

podrían afectar de forma negativa la capacidad de la Empresa para registrar, procesar,

resumir y reportar información operativa consistente. Los objetivos del control interno son

proporcionar a la administración de la empresa una base razonable, pero no absoluta de

seguridad, que los activos están protegidos contra pérdidas debido al uso o disposiciones

no autorizada, y que las transacciones de ingreso y egreso son ejecutadas y respaldadas de

acuerdo con autorizaciones de la administración de la Empresa y registradas

adecuadamente para permitir la preparación de los estados de financieros de la empresa.

Debido a las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control, pueden ocurrir errores

o irregularidades y no ser detectados.

Notamos ciertos aspectos que involucran el sistema de control interno y sus operaciones,

que consideramos como hallazgos de auditora bajo las normas ecuatorianas de auditoría.

Los hallazgos de auditoría comprenden aspectos relacionados con deficiencias en el

diseño u operación del Sistema de control interno, que a nuestro juicio, podrían afectar en

forma negativa la habilidad de la Ferretería El Hierro. Los hallazgos de auditoría están

descritos a continuación:

Para realizar las compras de materiales no existen presupuestos elaborados ni informes

previos al agotamiento del mismo, solo se realiza los pedidos una vez terminados o por

intuición y experiencia de acuerdo al nivel de ventas.

54


a. Las ordenes de compras se los hace verbalmente, no existe un adecuado proceso

para la adquisición de las mercaderías destinadas a la venta.

b. La mercadería que ingresa a la ferretería no es ingresada en un inventario por lo

que no se puede controlar los materiales que ingresan y quedan en stock.

c. En la parte posterior de la ferretería existe un patio que sirve como bodega para

materiales grandes como: correas metálicas, tubos en diferentes medidas galvanizadas

entre otros, los cuales están a la intemperie, dado así a que el óxido natural contamine gran

parte de los materiales, originando así un desgaste o deterioro, provocando pérdidas

innecesarias y pésima calidad de materiales para la venta.

d. Los proveedores entregan en ocasiones notas de venta no autorizadas por el SRI,

ocasionando evasión de impuestos al fisco, debido a que no se las puede hacer validar

para realizar las declaraciones cada mes. Dado así vulnerabilidad a sanciones por el SRI y

cierres eventuales del negocio lo que generaría perdida involuntaria.

A continuación presentamos nuestras recomendaciones para mejorar el control interno de

la empresa.

a. Delegar al responsable de presupuestos elabore planes de compra de materiales e

insumos en base al nivel de ventas.

b. Todo material que ingresa por compras tiene que ser registrado y guardar

documento que respalde cada acción. Implementar tarjetas kardex manuales en bodega y

55


consecuentemente asesorar al encargado sobre el manejo y buen cuidado de las mismas al

momento de recibir las compras

c. Adecuar una bodega para la guarda de los materiales que ya no son vendibles o en

desuso se debe indicar a la administración y hacer constar en el inventario, para dar de

baja y aprovechar el espacio y evitar vender productos en mal estado.

d. Todo material que ingresa por compras tiene que ser registrado y guardar

documento que respalde cada acción e implantar un sistema de vigilancia constate para

precautelar los bienes de la Ferretería.

e. Exigir a los proveedores de la mercadería los documentos autorizados ( facturas,

notas de ventas), para realizar los respectivos trámites correspondientes cada mes.

3. El presente informe ha sido elaborado únicamente como reporte informativo para la

administración de la Ferretería El Hierro. Esta restricción no pretende limitar la

distribución de este informe que, con autorización de la propia del negocio, se considere

un asunto de interés público.

La Troncal, Noviembre del 2013.

Atentamente

__________________________

DARWIN PEÑAFIEL ALVAREZ

56


BIOGRAFIA

Módulo de gestión de Auditoria (Seminario de graduación)

Normas de Gestión de Calidad ISO: 9000

Normas de Gestión de Calidad ISO ( 9004:2000)

Código Tributario

Manual de Procedimientos de Inventarios.

Código de trabajo

Trabajo final presentado como requisito previo a la...

Documents

Transcript of Trabajo final presentado como requisito previo a la...